COMMISSION EUROPÉENNE
Bruxelles, le 29.6.2017
SWD(2017) 250 final
DOCUMENT DE TRAVAIL DES SERVICES DE LA COMMISSION
SYNTHÈSE DU DOCUMENT DE TRAVAIL DES SERVICES DE LA COMMISSION
ÉVALUATION DE L'AGENCE EU-LISA
accompagnant le document:
Rapport de la Commission au Parlement européen et au Conseil
sur le fonctionnement de l'Agence européenne pour la gestion opérationnelle des systèmes d'information à grande échelle au sein de l'espace de liberté, de sécurité et de justice (eu-LISA)
{COM(2017) 346 final}
{SWD(2017) 249 final}
1. Résultats de l’évaluation externe
L’évaluation externe de l’Agence européenne pour la gestion opérationnelle des systèmes d’information à grande échelle au sein de l’espace de liberté, de sécurité et de justice (l'«agence eu-LISA») a confirmé que l’Agence assure de manière efficace la gestion opérationnelle des systèmes d’information à grande échelle au sein de cet espace et s'acquitte des tâches prévues par les règlements ainsi que des nouvelles tâches qui lui ont été confiées. Elle a également conclu que l’agence eu-LISA contribue efficacement à la création d’un environnement informatique plus coordonné, efficace et cohérent pour la gestion des systèmes d’information à grande échelle facilitant la mise en œuvre des politiques dans le domaine de la justice et des affaires intérieures (JAI).
L’évaluation permet donc de disposer de l’assurance nécessaire que les raisons ayant conduit à la création de l’agence eu-LISA sont toujours valables et que son existence est toujours justifiée.
L’évaluation a cependant recensé certaines lacunes pour l’ensemble des critères d’évaluation, au niveau tant opérationnel qu’organisationnel, et a formulé un certain nombre de recommandations visant à y remédier. Dans ses actions, l’Agence pourrait (et devrait) être plus efficace, efficiente et cohérente et pourrait également renforcer son utilité et sa valeur ajoutée.
L’évaluation a également précisé comment l’Agence pourrait s’améliorer, notamment en ce qui concerne:
·sa mission, ses tâches et ses pratiques de travail;
·sa valeur ajoutée, et
·sa contribution en faveur de l’Union et des États membres à l’avenir.
Ces aspects sont d’autant plus pertinents compte tenu des difficultés en matière de migration et de sécurité auxquelles l’Union est actuellement confrontée. Cela souligne l’importance que revêtent les systèmes d’information à grande échelle dont la gestion opérationnelle est assurée par l'agence eu-LISA pour le fonctionnement fluide et sûr de l’espace Schengen.
L’évaluation a exposé des constatations et des recommandations concrètes, ainsi que leur incidence juridique, financière et organisationnelle attendue. Les recommandations ont été classées comme mineures (7), importantes (40), très importantes (12) et essentielles (7). Il peut être remédié à la plupart des lacunes sans modifier le cadre juridique applicable.
L’évaluation a également constaté le besoin potentiel de réviser/accroître les tâches confiées à l'agence eu-LISA et a formulé un ensemble restreint de recommandations de modifications législatives à apporter au règlement portant création de l’agence eu-LISA et à d’autres instruments s’y rapportant (par exemple, les instruments législatifs régissant les systèmes d’information à grande échelle gérés par l’Agence), notamment sur le transfert à l'agence eu-LISA des responsabilités assumées par la Commission en ce qui concerne l'infrastructure de communication. Ces modifications sont nécessaires afin d’améliorer le fonctionnement et l’efficacité opérationnelle de l’Agence.
La Commission tiendra compte des résultats de l’évaluation lorsqu’elle proposera des modifications du cadre juridique applicable.
2. L’évaluation externe de l’agence eu-LISA en bref
L'agence eu-LISA a été créée par le règlement (UE) nº 1077/2011 en 2011 et est devenue opérationnelle le 1er décembre 2012.
L'agence eu-LISA est chargée de la gestion opérationnelle au niveau central du système d’information sur les visas (VIS), du système d’information Schengen (SIS II) et d’Eurodac. L’Agence a commencé à exercer ses principales missions le 1er décembre 2012; elle gère le VIS depuis le 1er décembre 2012, le SIS II depuis le 9 mai 2013 et Eurodac depuis juin 2013. Il est également envisagé de confier à l’Agence le développement et la gestion opérationnelle de nouveaux systèmes au sein de l'espace de liberté, de sécurité et de justice, comme le système d’entrée/sortie
, l'ETIAS ou le système automatisé pour l’enregistrement et le suivi des demandes et pour le mécanisme de répartition des demandes de protection internationale, sous réserve de l’adoption des instruments législatifs pertinents. Le siège de l’Agence est situé à Tallinn et les systèmes sont gérés depuis le site technique de Strasbourg. Le site de secours est installé à St. Johann im Pongau, en Autriche.
Créée avec 120 postes inscrits au tableau des effectifs, l'agence eu-LISA a fonctionné avec un budget approuvé de 80 022 000 EUR alloués par l'UE en 2016. De manière générale, les propositions de la Commission concernant le système d’entrée/sortie, le système européen d’information et d’autorisation concernant les voyages (ETIAS) et Eurodac, ainsi que la proposition de réforme du système de Dublin prévoient un renforcement important de l’Agence.
En vertu de l’article 31 du règlement portant création de l’Agence, l’évaluation a analysé de quelle manière et dans quelle mesure l'agence eu-LISA contribue effectivement à la gestion opérationnelle de systèmes d’information à grande échelle au sein de l’espace de liberté, de sécurité et de justice et s’acquitte des tâches qui lui sont conférées par le règlement ainsi que des nouvelles tâches qui lui sont confiées. L’évaluation n’a pas pu examiner la contribution de l’agence eu-LISA à la stratégie de l’Union visant à créer un environnement informatique coordonné, efficace au regard des coûts et cohérent au niveau de l’Union car cette stratégie n’a pas encore été adoptée. Elle a donc analysé la contribution de l’Agence à la création d’un environnement informatique coordonné, efficace et cohérent pour la gestion des systèmes d’information à grande échelle facilitant la mise en œuvre des politiques dans le domaine de la JAI.
L’article 31, paragraphe 2, du règlement portant création de l’Agence prévoit qu'en se fondant sur l’évaluation et après consultation du conseil d’administration, la Commission formule des recommandations quant aux modifications à apporter audit règlement et les transmet, accompagnées de l’avis du conseil d’administration, au Parlement européen, au Conseil et au Contrôleur européen de la protection des données, en même temps que des propositions appropriées.
La Commission a commandé une évaluation externe tout en conservant son rôle moteur en tant que présidente du comité de pilotage. Conformément au règlement portant création de l’Agence, l'évaluation s'est déroulée en étroite consultation avec le conseil d’administration. L'agence eu-LISA a également été largement associée à cet exercice et a contribué à sa réussite. Le conseil d’administration et l'agence eu-LISA étaient aussi représentés dans le comité de pilotage. En outre, il existait un groupe de pilotage interservices spécifique, composé des représentants des services de la Commission concernés, à savoir la DG HOME, la DG JUST [+ SRD (direction des ressources communes)], la DG HR, la DG BUDG et la DG DIGIT.
L’évaluation externe a été effectuée entre mars et septembre 2015. Il a ensuite été procédé à l'analyse des données, à une collecte additionnelle de données si nécessaire, et à la rédaction et à la finalisation des documents finaux jusqu’en mars 2016. En avril 2016, le comité de pilotage a validé le rapport de l’évaluation externe et ses annexes.
La méthodologie de l’évaluation était fondée sur les quatre principaux critères d’évaluation énumérés ci-dessous et comportait une étape initiale, une étape de collecte et d’analyse des données et enfin une étape de conclusions.
Cette approche a permis d’évaluer les éléments suivants:
·la mesure dans laquelle l'agence eu-LISA a atteint ses objectifs (efficacité);
·les coûts (financiers, ressources humaines, temps, expertise) directement engagés par l’Agence pour atteindre les résultats et la manière dont ils sont répartis et gérés (efficience);
·la mesure dans laquelle les activités de coopération menées par l'agence eu-LISA sont articulées et harmonisées avec celles des principales parties prenantes, ainsi qu'avec les politiques et stratégies (cohérence), et
·la mesure dans laquelle la création de l’Agence s’est avérée bénéfique par rapport à l’organisation opérationnelle précédente (utilité et valeur ajoutée).
La logique d’intervention a été élaborée sur la base d’un examen documentaire préliminaire (notamment du cadre réglementaire) et des entretiens stratégiques ont eu lieu. Le questionnaire d’évaluation présenté dans le mandat pour l'évaluation a également été affiné. Un cadre analytique détaillé a ensuite été élaboré: pour chaque question d’évaluation, des critères d’évaluation, des indicateurs et des descripteurs précis ont été définis et les sources des données ont été précisées.
La consultation des parties prenantes dans le cadre d’entretiens et d’une enquête en ligne, accompagnés d’un examen documentaire poussé, a été complétée par cinq études de cas: les évolutions du VIS, le projet pilote relatif aux frontières intelligentes, les études sur les services communs partagés, la refonte d’Eurodac, et TESTA-ng.