—

cas 1: enregistrement d’organisations ayant des sites dans plusieurs États membres de l’Union européenne (enregistrement groupé dans l’Union européenne);

—

cas 2: enregistrement individuel ou groupé d’organisations ayant des sites dans les pays tiers (enregistrement dans les pays tiers) et

—

cas 3: enregistrement d’organisations ayant des sites à la fois dans les États membres de l’Union européenne et dans les pays tiers (enregistrement au niveau international).

—

la détermination de l’organisme compétent,

—

l’accréditation ou l’agrément des vérificateurs environnementaux opérant en dehors de l’Union européenne,

—

la coordination entre les États membres pour ces procédures,

—

le respect de la législation dans les pays tiers,

—

le renouvellement, la radiation et la suspension des enregistrements groupés.

Le siège central désigne l’entité de direction à la tête d’une organisation ayant des sites multiples, chargée de contrôler et de coordonner les principales fonctions de l’organisation telles que la planification stratégique, les communications, la fiscalité, les aspects légaux, le marketing, les finances, etc.

Le centre de management désigne un site, autre que le siège central de l’organisation à sites multiples, créé spécifiquement pour l’enregistrement au titre du règlement EMAS et dans lequel sont assurés le contrôle et la coordination du système de management environnemental.

L’organisme compétent principal désigne l’organisme compétent chargé de la procédure d’enregistrement au sein de l’Union européenne, dans les pays tiers et au niveau international.

—

dans le cas 1 (enregistrement groupé dans l’Union européenne), l’organisme compétent principal est l’organisme de l’État membre dans lequel est situé le siège central ou le centre de management de l’organisation demandeuse,

—

dans le cas de l’enregistrement dans les pays tiers et au niveau international, c’est l’organisme compétent de l’État membre qui enregistre les organisations situées hors de l’Union européenne et dans lequel le vérificateur a été accrédité. En d’autres termes, il faut d’abord que l’État membre permette l’enregistrement dans les pays tiers, puis que des vérificateurs accrédités ou agréés pour effectuer des contrôles dans ces pays tiers, où se trouvent les sites concernés par la procédure d’enregistrement, soient disponibles.

3.1.1.

Dans tous les cas, les organisations doivent respecter les exigences légales établies au niveau de l’Union européenne et des États membres, applicables aux sites inclus dans l’enregistrement EMAS.

3.1.2.

Conformément à l’annexe IV.B, point g) du règlement EMAS, la déclaration environnementale des organisations doit faire référence aux exigences légales applicables en matière d’environnement.

3.1.3.

Afin de produire des «preuves matérielles ou des documents démontrant» le respect de la législation, visés à l’article 4, paragraphe 4 du règlement EMAS, l’organisation peut présenter des déclarations émanant des autorités chargées de faire appliquer la législation et attestant qu’il n’existe aucune preuve de non-respect de la législation et/ou que la société ne fait pas l’objet de procédures d’exécution, de poursuites judiciaires ou de plaintes. Les vérificateurs doivent, lors de la procédure de vérification, contrôler tous les permis environnementaux relatifs à l’organisation ou tout autre élément de preuve conformément à l’ordre juridique en vigueur dans l’État membre où se trouve le site.

3.2.1.

En cas d’enregistrement groupé dans l’Union européenne, la situation géographique du siège central ou du centre de management (dans cet ordre) de l’organisation est primordiale pour déterminer qui est l’organisme compétent principal.

3.2.2.

En cas d’enregistrement groupé dans l’Union européenne, l’organisme compétent principal coopère uniquement avec tous les organismes compétents situés dans les États membres dans lesquels se trouvent les sites couverts par la procédure d’enregistrement groupé.

3.2.3.

L’organisme compétent principal est responsable de l’enregistrement et coordonnera la procédure avec les autres organismes compétents.

L’organisme compétent principal ne procède pas à l’enregistrement ou à la suspension, la radiation ou le renouvellement de l’enregistrement d’une organisation si l’organisme compétent d’un autre État membre, dans lequel se trouvent les sites de l’organisation couverts par l’enregistrement, n’approuve pas l’enregistrement, la suspension, la radiation ou le renouvellement en question (voir points 3.4 et 3.6 du présent document). Comme indiqué au point 3.4.6, l’organisme compétent principal peut également décider d’appliquer une procédure d’enregistrement groupé avec une portée limitée (par exemple, sans le site litigieux).

3.2.4.

Les organismes compétents doivent coordonner leurs activités avec les organismes d’accréditation et d’agrément dans leur État membre, afin de garantir une exécution coordonnée de leurs tâches respectives.

3.2.5.

Les principes généraux et les procédures de coordination spécifiques entre les organismes compétents doivent être définis et approuvés par l’Assemblée des organismes compétents dans un délai de six mois à compter de l’adoption du présent document d’orientation. Ils seront ensuite soumis pour adoption conformément à la procédure de réglementation avec contrôle visée aux articles 48, paragraphe 2, et 49, paragraphe 3, du règlement EMAS.

3.2.6.

L’Assemblée des organismes compétents élaborera des formulaires standardisés dans toutes les langues officielles de l’Union européenne en vue de mettre en œuvre les procédures de coordination susmentionnées. Afin de permettre une communication efficace tout en minimisant les malentendus d’ordre linguistique, les formulaires standardisés se composeront principalement de cases à cocher et d’un nombre très limité de champs à commentaires pouvant contenir du texte libre. Les preuves écrites de cette communication, assurée régulièrement par des courriers, courriers électroniques ou télécopies, seront conservées en cas de litige entre les organismes compétents.

Les formulaires susvisés doivent inclure, comme pièce jointe actualisable, une liste des droits applicables à tous les États membres.

3.3.1.

Les règles générales applicables aux vérificateurs environnementaux EMAS, à leur accréditation ou agrément et à la procédure de vérification sont établies aux chapitres V et VI du règlement EMAS.

3.3.2.

La vérification du système de management environnemental et la validation de la déclaration environnementale EMAS doivent être effectuées par un vérificateur EMAS accrédité ou agréé pour le domaine concerné, conformément aux codes NACE (2).

3.3.3.

En cas d’enregistrement d’une organisation ayant des sites et des activités multiples, l’accréditation du ou des vérificateurs doit couvrir tous les codes NACE correspondant aux sites et activités de l’organisation. Si un vérificateur n’est pas accrédité ou agréé pour tous les codes NACE pertinents, d’autres vérificateurs environnementaux accrédités participeront le cas échéant dans un cadre coopératif. Il appartient à l’organisation demandant l’enregistrement de décider si elle souhaite la participation de plusieurs vérificateurs accrédités aux fins de l’article 4 du règlement EMAS. Les organisations peuvent avoir différentes raisons de faire appel à plusieurs vérificateurs: absence de vérificateurs accrédités pour les codes NACE concernés, mais aussi expérience locale, connaissances linguistiques ou souhait de combiner la vérification EMAS avec la certification en appliquant d’autres normes. Tous les vérificateurs participants doivent signer la déclaration visée à l’article 25, paragraphe 9, du règlement EMAS ainsi que la déclaration environnementale EMAS. Chaque vérificateur participant est responsable du résultat de la ou des parties de la vérification qui relèvent de son domaine d’expertise (principalement associé à des codes NACE spécifiques). L’obligation pour tous les vérificateurs de signer la même déclaration permet à l’organisme compétent principal d’identifier tous les vérificateurs concernés. Cet organisme peut donc vérifier grâce à la coopération des organismes compétents (qui doivent de leur côté coordonner leurs activités avec les organismes d’accréditation et d’agrément) si tous les vérificateurs participants ont respecté l’obligation de notification préalable prévue à l’article 23, paragraphe 2, du règlement EMAS. Cela permet également à l’organisme compétent principal de vérifier si les codes NACE des vérificateurs concernés couvrent ceux de l’organisation en question.

3.3.4.

Les vérificateurs accrédités ou agréés dans un État membre sont autorisés à intervenir dans d’autres États membres. Au moins quatre semaines avant le début de leur intervention, ils envoient une notification à l’organisme d’accréditation ou d’agrément situé dans l’État membre concerné.

3.3.5.

L’organisme d’accréditation ou d’agrément supervisant le ou les vérificateurs intervenant dans son État membre envoie un rapport de supervision en cas de problèmes ou de conclusions négatives à l’organisme compétent dans cet État membre. Cet organisme compétent transfère ensuite le rapport de supervision à l’organisme compétent principal chargé de l’enregistrement groupé dans l’Union européenne.

3.3.6.

Si un vérificateur détecte un cas de non-respect de la législation lors de la vérification en vue d’un premier enregistrement, il ne signe ni la déclaration visée à l’article 25, paragraphe 9, du règlement EMAS ni la déclaration environnementale EMAS.

3.3.7.

Si un vérificateur constate un cas de non-conformité durant la période de validité de l’enregistrement ou au moment du renouvellement, il peut signaler à l’organisme compétent (principal) que l’organisation en question ne respecte plus les exigences EMAS. Lors du renouvellement de l’enregistrement EMAS, il ne peut signer la déclaration visée à l’article 25, paragraphe 9, et la déclaration environnementale EMAS actualisée que si l’organisation démontre qu’elle a pris des mesures (en coopération avec les autorités d’exécution) afin de rétablir le respect de la législation. Si l’organisation ne prévoit pas des mesures suffisantes pour résoudre le problème de non-respect, le vérificateur ne valide pas la déclaration actualisée et ne signe pas la déclaration et la déclaration environnementale EMAS. En d’autres termes, le vérificateur environnemental EMAS signe la déclaration et valide la déclaration environnementale EMAS uniquement si la législation est pleinement respectée.

3.4.1.

Les règles générales applicables à l’enregistrement sont établies aux chapitres II, III et IV du règlement EMAS.

3.4.2.

L’organisation doit communiquer sans tarder avec le ou les vérificateurs et l’organisme compétent principal pour clarifier les problèmes linguistiques touchant aux documents nécessaires à l’enregistrement, en tenant compte des exigences de l’article 5, paragraphe 3 et de l’annexe IV D du règlement EMAS.

3.4.3.

L’organisme compétent principal vérifie les informations contenues dans la demande et communique sur le sujet avec les autres organismes compétents concernés. L’organisme compétent principal est informé par les organismes compétents participants de la validité des informations sur les sites nationaux concernés.

3.4.4.

Les organismes compétents participants s’assurent, par l’intermédiaire de leurs organismes d’accréditation et d’agrément, pour leurs États membres respectifs, que le ou les vérificateurs intervenant dans la procédure d’enregistrement sont accrédités ou agréés pour tous les codes NACE concernés par ladite procédure. L’organisme compétent doit donc veiller à ce que le ou les vérificateurs aient envoyé une notification correcte et opportune (au moins quatre semaines avant chaque vérification dans un État membre), conformément à l’article 24, paragraphe 1, du règlement EMAS. Dans tous les cas, l’organisme compétent doit donc transmettre à l’organisme d’accréditation ou d’agrément de son État membre un simple message indiquant que des sites doivent être enregistrés sur la base d’activités de vérification/de validation des vérificateurs d’autres États membres. Si la compétence du vérificateur n’est pas approuvée par l’organisme d’accréditation ou d’agrément, ce dernier peut obliger le vérificateur à respecter les exigences applicables ou informer l’organisme compétent du problème. Sans cette communication minimale entre les organismes compétents et les organismes d’accréditation et d’agrément ainsi qu’entre les organismes compétents et l’organisme compétent principal, les activités de supervision pourraient perdre en efficacité.

3.4.5.

Tous les organismes compétents intervenant dans la procédure d’enregistrement appliqueront leurs procédures nationales pour vérifier, pour les sites se trouvant dans leur État membre, le respect du règlement EMAS. Ils informeront l’organisme compétent principal de leur décision (peut être enregistré/ne peut pas être enregistré). En cas de décision négative, l’organisme compétent informe l’organisme compétent principal du motif de la décision au moyen d’une déclaration. Cette déclaration étant contraignante, l’organisme compétent principal peut soit décider d’arrêter la procédure d’enregistrement jusqu’à ce que les exigences du règlement soient remplies (auquel cas aucun site ne sera enregistré dans l’EMAS), soit informer l’organisation qu’elle peut poursuivre la procédure d’enregistrement groupé en excluant le site litigieux.

3.4.6.

À la suite de la décision d’enregistrement, l’organisme compétent principal informe tous les organismes nationaux compétents qui informent à leur tour leurs autorités d’exécution respectives.

Remarque:

La Commission européenne encourage les organismes compétents concernés à échanger les coordonnées de leurs autorités d’exécution afin de faciliter les échanges d’informations entre les organismes compétents et les autorités d’exécution lorsque celles-ci ne sont pas informées de cas de non-respect de la législation.

3.4.7.

Le contrôle du non-respect de la législation au niveau national est assuré par les autorités nationales d’exécution et par les vérificateurs durant la procédure de vérification. Si ces autorités détectent un cas de non-respect, elles doivent informer l’organisme national compétent, qui informe à son tour l’organisme compétent principal.

3.4.8.

Si un organisme compétent de l’État membre où se trouve un site de l’organisation demandant l’enregistrement groupé constate une violation des exigences légales applicables, des plaintes ou toute autre information pertinente touchant aux exigences en matière d’enregistrement, de renouvellement, de suspension et de radiation, il adresse sans délai à l’organisme compétent principal un rapport de supervision exposant le problème.

3.4.9.

Certains États membres doivent faire payer des droits en application de leur législation nationale. L’organisme compétent principal n’est donc pas en mesure de décider de droits qui sont fixés conformément à la législation d’autres États membres. Le rôle de l’organisme compétent principal en matière de droits se limitera à informer l’organisation du montant total et des droits individuels à verser aux organismes nationaux compétents intervenant dans la procédure d’enregistrement. L’organisme compétent principal informera également l’organisation que tous les organismes compétents perçoivent les droits exigibles pour l’enregistrement de sites nationaux faisant l’objet d’une procédure d’enregistrement groupé, directement auprès des sites nationaux respectifs de l’organisation demandeuse.

Tous les organismes compétents concernés informent l’organisme compétent principal que les droits ont été effectivement acquittés avant l’enregistrement, comme l’exige l’article 5, paragraphe 2, point d), du règlement EMAS.

Remarque:

La Commission européenne encourage vivement tous les États membres à rechercher le moyen de diminuer les droits applicables aux organisations qui demandent un enregistrement groupé. Dans les cas d’enregistrement groupé, seul l’organisme compétent principal aura des coûts administratifs comparables à ceux d’un enregistrement normal, tandis que les organismes compétents participants seront moins engagés et auront donc des coûts moindres. Ces droits moins élevés rendront le système EMAS et l’enregistrement groupé plus attrayants.

3.4.10.

Il convient que tous les organismes compétents concernés perçoivent les droits liés à l’enregistrement de sites nationaux dans le cadre d’une procédure d’enregistrement groupé, directement auprès des sites nationaux concernés de l’organisation demandeuse.

3.5.1.

Si une organisation déjà enregistrée décide de demander un enregistrement groupé dans l’Union européenne, l’organisme compétent principal peut, à la demande de l’organisation, étendre la portée de l’enregistrement existant, conservant ainsi le numéro déjà inscrit dans le registre national. Il convient également que la mention soit portée dans le registre national avec le nouveau numéro d’enregistrement. Dans ces cas de figure, tous les autres organismes compétents concernés des États membres où l’organisation a déjà enregistré des sites veillent à ce que les enregistrements existants soient inscrits avec le nouveau numéro d’enregistrement dans leurs registres respectifs.

3.6.1.

Les règles générales relatives à la suspension et à la radiation prévues à l’article 15 du règlement EMAS sont applicables à cette procédure spécifique.

3.6.2.

Toute plainte concernant l’organisation enregistrée est notifiée à l’organisme compétent principal.

3.6.3.

Les organismes compétents sont chargés des procédures relatives aux sites de l’organisation dans leur État membre respectif. S’il arrive qu’une organisation doive être suspendue ou radiée du registre EMAS, l’organisme compétent coopérant transmet une déclaration à l’organisme compétent principal, dans laquelle il émet un avis. Les organismes nationaux compétents ne présentent des déclarations que pour leurs sites nationaux respectifs. Si l’une de ces déclarations confirme qu’un site national ne peut être enregistré, l’organisme compétent principal lance la procédure de radiation ou de suspension, en tenant compte des exigences de l’article 15 du règlement EMAS. Avant de prendre une décision définitive sur la radiation ou la suspension de l’organisation, l’organisme compétent principal informe les autres organismes compétents coopérants afin qu’ils connaissent les raisons de la suspension/radiation par un ou plusieurs organismes compétents. L’organisme compétent principal informe également le siège ou le centre de management de l’organisation de la décision adoptée et des motifs de la radiation ou de la suspension proposée. Par la suite, l’organisme compétent principal offre à l’organisation la possibilité de décider si l’ensemble de l’organisation sera supprimé du registre EMAS ou si seuls les sites litigieux seront retirés de l’enregistrement groupé.

3.6.4.

Les litiges entre organismes nationaux compétents intervenant dans la procédure d’enregistrement groupé sont réglés au sein de l’Assemblée des organismes compétents. Les litiges entre l’organisme compétent principal et l’organisation seront réglés selon la législation nationale du pays où se trouve l’organisme compétent principal. Les litiges entre l’organisation et les différents organismes compétents, concernant notamment le respect de la législation par chaque site national inclus dans la procédure d’enregistrement groupé, seront réglés selon la législation nationale applicable dans l’État membre concerné. Les litiges seront réglés conformément aux exigences de l’article 15 du règlement EMAS.

3.6.5.

Si aucun accord n’est trouvé entre les organismes compétents au sein de l’Assemblée des organismes compétents, la procédure d’enregistrement peut éventuellement se poursuivre sans les sites litigieux.

3.7.1.

La déclaration environnementale EMAS et d’autres documents pertinents sont soumis dans la ou l’une des langues officielles de l’État membre dans lequel se trouve l’organisme compétent principal (art. 5.3). Si une organisation présente une déclaration environnementale groupée contenant des informations sur certains sites, celles-ci doivent également être dans la ou les langues officielles des États membres où se trouvent les sites.

4.1.1.

Dans tous les cas, les organisations doivent respecter les exigences légales nationales des pays tiers où se trouvent les sites inclus dans l’enregistrement EMAS.

4.1.2.

Afin de maintenir le haut niveau d’ambition et de crédibilité du système EMAS, il convient que le niveau de performance environnementale d’une organisation d’un pays tiers se rapproche le plus possible de celui exigé des organisations de l’Union européenne par les législations européenne et nationale applicables. Outre leurs exigences nationales applicables en matière d’environnement, il est donc souhaitable que les organisations situées en dehors de l’Union européenne mentionnent dans la déclaration environnementale les exigences légales applicables dans ce domaine à des organisations similaires dans l’État membre où l’organisation entend demander l’enregistrement (article 4, paragraphe 4, du règlement EMAS). Les exigences environnementales figurant sur cette liste doivent servir de référence lors de la fixation éventuelle d’objectifs de performance supplémentaires plus élevés, mais elles ne sont pas contraignantes pour l’évaluation du respect de la législation par l’organisation.

4.1.3.

Conformément à l’annexe IV B, point g), du règlement EMAS, la déclaration environnementale des organisations fait référence aux exigences légales applicables en matière d’environnement.

4.1.4.

Pour les sites se trouvant dans des pays tiers, les documents justificatifs, visés à l’article 4, paragraphe 4, du règlement EMAS, devront être de préférence:

4.2.1.

Les États membres décident de permettre ou non l’enregistrement dans les pays tiers en fonction de leurs moyens et de leurs procédures opérationnelles. S’ils l’autorisent, les États membres veillent à ce que leurs organismes d’accréditation ou d’agrément nationaux prévoient l’accréditation ou l’agrément de vérificateurs environnementaux pour l’enregistrement EMAS dans les pays tiers. Seuls les États membres acceptant le principe d’«enregistrement dans les pays tiers» sont autorisés à enregistrer des organisations actives dans les pays tiers.

4.2.2.

Si un État membre décide de permettre l’enregistrement dans les pays tiers, conformément à l’article 3, paragraphe 3 du règlement EMAS, la possibilité d’obtenir un enregistrement de cet État membre dépendra en pratique de la disponibilité de vérificateurs accrédités. Le vérificateur potentiel devra être accrédité dans l’État membre qui permet l’enregistrement dans les pays tiers, pour le pays tiers en question et pour le ou les secteurs économiques concernés (sur la base des codes NACE) dans une procédure d’enregistrement déterminée.

Précision:

Le vérificateur effectuant la vérification dans un pays tiers donné doit donc être accrédité pour ce pays tiers par l’organisme d’accréditation et d’agrément de l’État membre qui procède à l’enregistrement dans les pays tiers et dans lequel l’organisation souhaite s’enregistrer.

4.2.3.

L’accréditation ou l’agrément que les vérificateurs peuvent obtenir pour des pays tiers doit préciser pour quels pays tiers elle/il est valable, de façon à ce que l’octroi de l’enregistrement soit conforme aux dispositions de l’article 22, paragraphe 2, du règlement EMAS. Il appartient aux États membres de décider s’ils souhaitent délivrer des certificats séparés pour chaque pays tiers ou délivrer un certificat d’accréditation global, avec une annexe géographique indiquant les pays dans lesquels les organismes de vérification sont accrédités.

Précision:

Il ressort clairement de l’article 22, intitulé «Exigences supplémentaires applicables aux vérificateurs environnementaux exerçant dans des pays tiers», que l’accréditation/l’agrément pour les pays tiers ne peut être qu’une accréditation/un agrément supplémentaire, venant s’ajouter à une accréditation/un agrément de base pour l’Europe. L’accréditation/l’agrément pour les pays tiers est accordé(e) en tant qu’exigence supplémentaire relative à l’accréditation/l’agrément général(e), avec une portée et des exigences déterminées. L’accréditation/l’agrément pour les pays tiers devra donc inclure l’accréditation/l’agrément pour un des États membres et dans certaines limites.

Lorsqu’un vérificateur est accrédité ou agréé dans un État membre, il est libre de mener des activités de vérification dans d’autres États membres conformément à l’article 24 du règlement.

4.3.1.

Un État membre comptant plus d’un organisme compétent doit désigner l’organisme compétent auprès duquel les demandes d’enregistrement dans les pays tiers peuvent être introduites; cet organisme doit être le même que celui désigné conformément au point 5.3.1.

4.3.2.

La demande d’enregistrement dans les pays tiers émanant d’organisations ayant des sites exclusivement dans les pays tiers est déposée auprès de tout organisme compétent désigné à cette fin dans les États membres remplissant les conditions suivantes:

4.3.3.

Les organismes compétents doivent coordonner leurs activités avec les organismes d’accréditation et d’agrément dans leur État membre, afin de garantir une exécution coordonnée de leurs tâches respectives chaque fois que les États membres permettent l’enregistrement d’organisations dans les pays tiers.

4.4.1.

Les règles générales applicables aux vérificateurs environnementaux EMAS, à leur accréditation ou agrément et à la procédure de vérification sont établies dans les chapitres V et VI du règlement EMAS.

4.4.2.

Les États membres permettant l’enregistrement dans les pays tiers doivent mettre en place un système spécifique pour accréditer ou agréer les vérificateurs pour les pays tiers. L’accréditation ou l’agrément du vérificateur sera accordé(e) sur une base nationale et viendra s’ajouter à l’accréditation ou l’agrément général(e), conformément aux spécifications présentées ici.

4.4.3.

Le ou les vérificateurs doivent être accrédités ou agréés pour tous les codes NACE correspondant aux activités de l’organisation menées dans les sites couverts par la procédure d’enregistrement. Du fait du champ potentiellement large des activités, les organisations peuvent faire appel librement à plusieurs vérificateurs accrédités. Il peut se révéler difficile, voire impossible, de désigner un seul vérificateur pour toutes les activités des grandes organisations. Si un vérificateur n’est pas accrédité ou agréé pour tous les codes NACE pertinents, d’autres vérificateurs environnementaux accrédités participent le cas échéant dans un cadre coopératif. Il appartient à l’organisation demandant l’enregistrement de décider si elle souhaite faire intervenir plusieurs vérificateurs accrédités/agréés, conformément à l’article 4 du règlement EMAS. Les organisations peuvent avoir différentes raisons de faire appel à plusieurs vérificateurs: absence de vérificateurs accrédités pour les codes NACE concernés, mais aussi expérience locale, connaissances linguistiques ou souhait de combiner la vérification EMAS avec la certification en appliquant d’autres normes.

4.4.4.

Tous les vérificateurs participants doivent signer la déclaration visée à l’article 25, paragraphe 9, du règlement EMAS ainsi que la déclaration environnementale EMAS. Chaque vérificateur participant est responsable du résultat de la ou des parties de la vérification qui relèvent de son domaine d’expertise (principalement associé à des codes NACE spécifiques). L’obligation pour tous les vérificateurs de signer la même déclaration permet à l’organisme compétent d’identifier tous les vérificateurs concernés. Cet organisme peut donc vérifier, grâce aux organismes d’accréditation et d’agrément, si tous les vérificateurs participants ont respecté l’obligation de notification préalable prévue à l’article 23, paragraphe 2, du règlement EMAS. Cela permet également à l’organisme compétent principal de vérifier si les codes NACE des vérificateurs concernés couvrent ceux de l’organisation en question.

4.4.5.

Les vérificateurs souhaitant intervenir dans les pays tiers doivent obtenir une accréditation ou un agrément spécial(e) pour le pays en question, qui vient s’ajouter à l’accréditation ou à l’agrément général(e), conformément aux dispositions prévues dans le règlement EMAS. Ils doivent donc posséder:

4.4.6.

Les vérificateurs doivent, lors de la procédure de vérification, contrôler tous les permis environnementaux relatifs à l’organisation ou tout autre élément de preuve conformément à l’ordre juridique en vigueur dans les pays couverts par la demande.

4.4.7.

Dans les pays tiers, le vérificateur doit, en plus de ses tâches habituelles, vérifier scrupuleusement que les organisations et leurs sites couverts par la procédure d’enregistrement respectent la législation. Ce faisant, et en tenant spécifiquement compte des dispositions de l’article 13, paragraphe 2, point c), du règlement EMAS, le vérificateur s’assure du plein respect de la législation en matière d’environnement. Il convient que les vérificateurs utilisent les constatations des autorités d’exécution et qu’ils contactent ces autorités pour obtenir des informations détaillées sur le respect de la législation. Le vérificateur doit s’estimer/se déclarer satisfait des éléments de preuve obtenus, notamment sous la forme d’un rapport écrit de l’autorité compétente en matière d’exécution. Si le vérificateur ne constate aucun cas de non-respect, il l’indique dans la déclaration environnementale sur la vérification et la validation des activités (annexe VII du règlement EMAS). Ladite déclaration doit être signée par le vérificateur. Le vérificateur a le devoir de s’assurer du respect des exigences du règlement EMAS en recourant aux techniques d’audit usuelles, qui doivent être appliquées conformément audit règlement. Afin de garantir un même niveau de qualité pour l’enregistrement de sites dans les pays tiers et celui de sites similaires dans l’Union européenne, le vérificateur peut envisager d’effectuer une évaluation des risques.

4.4.8.

Conformément à l’article 13, paragraphe 2, point d), du règlement EMAS, le vérificateur doit vérifier l’absence de plaintes des parties intéressées ou si les plaintes ont trouvé une issue positive.

4.4.9.

Les États membres permettant l’enregistrement dans les pays tiers doivent prévoir de mettre en place des mesures destinées à renforcer la procédure d’accréditation afin de garantir que les vérificateurs accrédités pour des pays tiers spécifiques soient à même de vérifier la conformité de l’organisation avec la législation nationale applicable dans le pays tiers.

4.4.10.

Les États membres permettant l’enregistrement dans les pays tiers peuvent envisager de mettre en place des dispositions facultatives spécifiques pour améliorer la vérification du respect de la législation et assurer une procédure d’enregistrement similaire à celle pratiquée dans l’Union européenne. Les États membres peuvent notamment étudier la possibilité de conclure des accords (accords bilatéraux, protocole d’accord, etc.). De tels accords pourraient inclure une procédure de communication sur le respect de la législation entre l’autorité d’exécution du pays tiers et celle de l’État membre et de communication à l’organisme compétent de l’État membre des violations des exigences légales applicables entre le moment de l’enregistrement initial ou du renouvellement et le renouvellement suivant.

4.4.11.

Au moins six semaines avant vérification ou validation dans un pays tiers, le vérificateur environnemental notifie à l’organisme d’accréditation ou d’agrément de l’État membre dans lequel l’organisation souhaite introduire une demande d’enregistrement ou dans lequel elle est déjà enregistrée les renseignements relatifs à son accréditation ou à son agrément, ainsi que le lieu et la date de la vérification ou validation prévue. L’organisme compétent de l’État membre dans lequel les sites doivent être enregistrés peut également recevoir une notification.

4.4.12.

Si un vérificateur détecte un cas de non-conformité lors de l’enregistrement, il ne signe ni la déclaration visée à l’article 25, paragraphe 9, du règlement EMAS ni la déclaration environnementale EMAS.

4.4.13.

Si un vérificateur détecte un cas de non-conformité durant la période de validité des enregistrements ou au moment du renouvellement, il peut signaler à l’organisme compétent que l’organisation en question ne respecte plus les exigences EMAS. Lors du renouvellement, il ne peut signer la déclaration visée à l’article 25, paragraphe 9, et la déclaration environnementale EMAS actualisée que si l’organisation démontre qu’elle a pris des mesures adéquates (en coopération avec les autorités d’exécution) pour rétablir le respect de la législation. Si l’organisation ne peut démontrer au vérificateur que des mesures suffisantes ont été prises, ce dernier ne valide pas la déclaration actualisée et ne signe ni la déclaration ni la déclaration environnementale EMAS.

4.5.1.

L’organisation doit communiquer sans tarder avec le ou les vérificateur(s) et l’organisme compétent pour résoudre les problèmes linguistiques touchant aux documents nécessaires à l’enregistrement, en tenant compte des exigences de l’article 5, paragraphe 3 et de l’annexe IV D du règlement EMAS.

4.5.2.

Avant que la demande d’enregistrement ne soit envoyée à l’organisme compétent, l’organisation fournit des preuves matérielles ou des documents démontrant le respect de la législation en vigueur en matière d’environnement, comme indiqué au point 4.1.4 du présent guide.

4.5.3.

Une fois les conditions EMAS remplies, en particulier celles applicables à la procédure d’enregistrement visées à l’annexe II du règlement, et après la validation de la déclaration environnementale EMAS par un vérificateur accrédité ou agréé, l’organisation envoie un formulaire de demande, ainsi que les documents s’y rapportant (notamment les annexes VI et VII), à l’organisme compétent en vue de l’enregistrement.

4.5.4.

L’organisme compétent vérifie les informations contenues dans la demande et communique à cette fin avec l’organisme national d’accréditation ou d’agrément.

4.5.5.

L’organisme d’accréditation ou d’agrément évalue les compétences du vérificateur environnemental à la lumière des éléments prévus aux articles 20, 21 et 22 du règlement EMAS. Si la compétence du vérificateur n’est pas approuvée, l’organisme d’accréditation ou d’agrément peut obliger le vérificateur à se conformer aux exigences applicables ou informer l’organisme compétent du problème. Pour sa part, l’organisme compétent doit communiquer en toute circonstance à l’organisme d’accréditation ou d’agrément un simple message indiquant qu’une demande d’enregistrement a été reçue concernant des sites à enregistrer dans des pays tiers. Après réception de ce type de message, l’organisme d’accréditation ou d’agrément doit communiquer à l’organisme compétent ses observations sur le ou les vérificateurs concernés. Il est ainsi plus aisé pour l’organisme compétent de vérifier si les vérificateurs participant à la procédure d’enregistrement sont accrédités ou agréés pour tous les codes NACE couverts par la demande d’enregistrement. Sans cette communication minimale entre l’organisme compétent et l’organisme d’accréditation ou d’agrément, l’efficacité des activités de supervision pourrait être amoindrie.

4.5.6.

L’organisme compétent chargé de l’enregistrement coordonnera la vérification du respect de la législation sur la base des informations fournies par l’organisation au vérificateur. Il ne peut vérifier le respect de la législation avec les autorités d’exécution directement dans les pays tiers que si l’État membre a mis en place des accords spéciaux avec les pays tiers, qui incluent des dispositions permettant à l’État membre de contacter les autorités d’exécution dans lesdits pays. Dans le cas contraire, l’organisme compétent doit compter sur le vérificateur et/ou l’organisation pour obtenir des preuves matérielles ou documentaires démontrant le respect des exigences légales applicables.

4.6.1.

L’organisme compétent respecte les règles générales établies dans le règlement EMAS en ce qui concerne la radiation et la suspension.

4.6.2.

Toute plainte concernant l’organisation enregistrée est notifiée à l’organisme compétent.

4.6.3.

Les organisations de pays tiers demandant un enregistrement EMAS et souhaitant entamer la procédure correspondante doivent accepter que le vérificateur puisse être invité par l’organisme compétent, avant qu’une décision ne soit adoptée, à vérifier les motifs éventuels de radiation ou de suspension qui pourraient exister dans le pays tiers où se trouvent les sites. L’organisation coopère et répond à toutes les questions concernant les motifs éventuels de suspension et de radiation posées par la vérification ou par l’organisme compétent. L’organisation doit également être disposée à prendre en charge les coûts des activités du vérificateur pour clarifier la situation.

4.6.4.

Les accords, éventuellement signés entre l’État membre responsable de l’enregistrement et le pays tiers, pourraient inclure des dispositions spécifiques visant à assurer le respect de la législation et une communication active des infractions par les autorités d’exécution du pays tiers à l’organisme compétent.

4.6.5.

En toute circonstance, lorsque de tels accords existent, le vérificateur est responsable de la vérification du respect de la législation. Les plaintes et les cas de non-respect qui pourraient entraîner la radiation ou la suspension de l’enregistrement doivent être inclus dans les vérifications du respect de la législation.

4.6.6.

Il convient que les ONG actives dans le pays tiers soient consultées et utilisées comme une source d’information. Dans tous les cas, le vérificateur communique à l’organisme compétent toute information pertinente obtenue durant la procédure de vérification.

4.7.1.

La déclaration environnementale EMAS et d’autres documents pertinents sont soumis aux fins de l’enregistrement dans la ou l’une des langues officielles de l’État membre dans lequel se trouve l’organisme compétent (art. 5.3). Si une organisation présente une déclaration environnementale groupée contenant des informations sur des sites se trouvant dans différents pays tiers, celles-ci doivent également être dans la ou les langues officielles des pays tiers en question

5.1.1.

Dans tous les cas, les organisations doivent respecter les exigences légales établies au niveau de l’Union européenne et des États membres, applicables aux sites inclus dans l’enregistrement EMAS.

5.1.2.

Afin de maintenir le haut niveau d’ambition et de crédibilité du système EMAS, il est souhaitable que la performance environnementale d’une organisation d’un pays tiers atteigne un niveau aussi proche que possible de celui exigé des organisations de l’Union européenne par la législation européenne et nationale applicable. Outre leurs exigences nationales applicables en matière d’environnement, il est donc souhaitable que les organisations ayant des sites en dehors de l’Union européenne mentionnent dans la déclaration environnementale les exigences légales applicables dans ce domaine à des organisations similaires dans l’État membre où l’organisation entend demander l’enregistrement (article 4, paragraphe 4, du règlement EMAS). Les exigences environnementales figurant sur cette liste doivent servir de référence lors de la fixation éventuelle d’objectifs de performance supplémentaires plus élevés, mais elles ne sont pas pertinentes pour l’évaluation du respect de la législation par l’organisation.

5.1.3.

Pour les sites situés dans des pays tiers, les documents justificatifs, visés à l’article 4, paragraphe 4, du règlement EMAS, devraient comprendre:

5.2.1.

Les dispositions visées au point 4.2 en ce qui concerne l’accréditation et l’agrément EMAS dans les pays tiers s’appliquent.

5.3.1.

Un État membre comptant plus d’un organisme compétent doit désigner l’organisme compétent auprès duquel les demandes d’enregistrement au niveau international peuvent être introduites; cet organisme doit être le même que celui désigné conformément au point 4.3.1.

5.3.2.

La demande d’enregistrement au niveau international, émanant d’organisations ayant des sites dans les États membres de l’Union européenne et dans les pays tiers, est introduite auprès de tout organisme compétent désigné à cet effet dans l’un des États membres remplissant les conditions suivantes:

5.3.3.

La détermination de l’État membre où sera situé l’organisme compétent chargé de la procédure s’effectue sur la base des conditions ci-après, par ordre de préférence:

5.3.4.

Si la demande couvre plus d’un État membre, il est indispensable d’appliquer la procédure de coordination entre les organismes compétents concernés, comme prévu au point 3.2. L’organisme compétent concerné sera l’organisme compétent principal pour les aspects de la procédure relatifs à l’enregistrement groupé dans l’Union européenne.

5.4.1.

Les règles générales applicables aux vérificateurs environnementaux EMAS, à leur accréditation ou agrément et à la procédure de vérification sont établies dans les chapitres V et VI du règlement EMAS.

5.4.2.

Les États membres permettant l’enregistrement dans les pays tiers doivent mettre en place un système spécifique pour accréditer ou agréer les vérificateurs pour les pays tiers. L’accréditation ou l’agrément du vérificateur sera accordée sur une base nationale et ajoutée à l’accréditation ou l’agrément général(e), conformément aux spécifications présentées ici.

5.4.3.

En cas d’enregistrement au niveau international d’une organisation ayant des sites et des activités multiples, l’accréditation du ou des vérificateurs doit couvrir tous les codes NACE correspondant aux sites et activités de l’organisation. Pour les sites se trouvant dans des pays tiers, le ou les vérificateurs doivent être accrédités ou agréés pour tous les pays tiers concernés et tous les codes NACE de tous les sites couverts par l’enregistrement au niveau international dans l’État membre où l’organisation entend demander l’enregistrement. Du fait du champ potentiellement large des activités, les organisations peuvent faire appel librement à plusieurs vérificateurs accrédités. Il peut se révéler difficile, voire impossible, de désigner un seul vérificateur pour toutes les activités des grandes organisations. Si un vérificateur n’est pas accrédité ou agréé pour tous les codes NACE ou les pays concernés, d’autres vérificateurs environnementaux accrédités participent le cas échéant dans un cadre coopératif. Il appartient à l’organisation demandant l’enregistrement de décider si elle souhaite la participation de plusieurs vérificateurs accrédités/agréés aux fins de l’article 4 du règlement EMAS. Les organisations peuvent avoir différentes raisons de faire appel à plusieurs vérificateurs: absence de vérificateurs accrédités pour les codes NACE concernés, mais aussi expérience locale, connaissances linguistiques ou souhait de combiner la vérification EMAS avec la certification en appliquant d’autres normes.

5.4.4.

Tous les vérificateurs participants doivent signer la déclaration visée à l’article 25, paragraphe 9, du règlement EMAS, ainsi que la déclaration environnementale EMAS. Chaque vérificateur participant est responsable du résultat de la ou des parties de la vérification qui relèvent de son domaine d’expertise (principalement lié à des codes NACE spécifiques). L’obligation pour tous les vérificateurs de signer la même déclaration permet à l’organisme compétent principal d’identifier tous les vérificateurs concernés. Cet organisme peut donc vérifier, grâce à la coopération des organismes compétents (qui doivent de leur côté coordonner leurs activités avec les organismes d’accréditation et d’agrément), si tous les vérificateurs participants ont respecté l’obligation de notification préalable prévue à l’article 23, paragraphe 2, du règlement EMAS. Cela permet également à l’organisme compétent principal de vérifier si les codes NACE des vérificateurs concernés couvrent ceux de l’organisation en question.

5.4.5.

Les vérificateurs souhaitant intervenir dans des pays tiers doivent obtenir une accréditation ou un agrément spécial(e) pour le pays concerné, qui vient s’ajouter à l’accréditation ou à l’agrément général(e), conformément aux spécifications établies dans le règlement EMAS. Ils doivent donc posséder:

5.4.6.

Les vérificateurs doivent, lors de la procédure de vérification, contrôler tous les permis environnementaux relatifs à l’organisation ou tout autre élément de preuve conformément au cadre juridique en vigueur dans les pays couverts par la demande.

5.4.7.

Dans les pays tiers, le vérificateur doit, en plus de ses tâches habituelles, vérifier scrupuleusement le respect de la législation de l’organisation et de ses sites couverts par la procédure d’enregistrement. Ce faisant, et en tenant spécifiquement compte des dispositions de l’article 13, paragraphe 2, point c), du règlement EMAS, le vérificateur s’assure du plein respect de la législation en matière d’environnement. Il convient que les vérificateurs utilisent les constatations des autorités d’exécution et qu’ils contactent donc ces autorités pour obtenir des informations détaillées sur le respect de la législation Le vérificateur doit s’estimer satisfait des éléments de preuve obtenus, notamment sous la forme d’un rapport écrit de l’autorité compétente en matière d’exécution. Si le vérificateur ne constate aucun cas de non-respect, il l’indique dans la déclaration environnementale sur la vérification et la validation des activités (annexe VII du règlement EMAS). Ladite déclaration doit être signée par le vérificateur. Le vérificateur a le devoir de s’assurer du respect des exigences du règlement EMAS en utilisant les techniques d’audit usuelles. Afin de garantir un même niveau de qualité pour l’enregistrement des sites dans les pays tiers et dans l’Union européenne, le vérificateur peut envisager d’effectuer une évaluation des risques.

5.4.8.

Conformément à l’article 13, paragraphe 2, point d), du règlement EMAS, le vérificateur doit vérifier l’absence de plaintes de parties intéressées ou si les plaintes ont trouvé une issue positive.

5.4.9.

Les États membres permettant l’enregistrement dans les pays tiers (et donc également au niveau international) doivent prévoir de mettre en place des mesures destinées à renforcer la procédure d’accréditation afin de garantir que les vérificateurs accrédités pour des pays tiers spécifiques soient à même de vérifier la conformité de l’organisation avec la législation nationale applicable dans le pays tiers.

5.4.10.

Les États membres permettant l’enregistrement au niveau international peuvent envisager de mettre en place des dispositions facultatives spécifiques pour améliorer la vérification du respect de la législation et assurer une procédure d’enregistrement similaire à celle pratiquée dans l’Union européenne. Les États membres peuvent notamment étudier la possibilité de conclure des accords (accords bilatéraux, protocole d’accord, etc.). De tels accords pourraient inclure une procédure de communication sur le respect de la législation entre l’autorité d’exécution du pays tiers et celle de l’État membre et de communication à l’organisme compétent de l’État membre des violations des exigences légales applicables entre le moment de l’enregistrement initial ou du renouvellement et le renouvellement suivant.

5.4.11.

Au moins six semaines avant vérification ou validation dans un pays tiers, le vérificateur environnemental notifie à l’organisme d’accréditation ou d’agrément de l’État membre dans lequel l’organisation souhaite introduire une demande d’enregistrement ou dans lequel elle est déjà enregistrée les renseignements relatifs à son accréditation ou à son agrément, ainsi que le lieu et la date de la vérification ou validation prévue. En outre, le ou les vérificateurs doivent notifier les détails de leur accréditation ou agrément à tous les organismes d’accréditation ou d’agrément des États membres où se trouvent les sites concernés.

5.4.12.

Si un vérificateur détecte un cas de non-conformité lors de l’enregistrement, il ne signe ni la déclaration visée à l’article 25, paragraphe 9, du règlement EMAS ni la déclaration environnementale EMAS.

5.4.13.

Si un vérificateur détecte un cas de non-conformité durant la période de validité des enregistrements ou au moment de leur renouvellement, il peut signaler à l’organisme compétent que l’organisation en question ne respecte plus les exigences EMAS. Lors du renouvellement, il ne peut signer la déclaration visée à l’article 25, paragraphe 9 et la déclaration environnementale EMAS actualisée que si l’organisation démontre qu’elle a pris des mesures adéquates (en coopération avec les autorités d’exécution) pour rétablir le respect de la législation. Si l’organisation ne peut démontrer au vérificateur que des mesures suffisantes ont été prises, ce dernier ne valide pas la déclaration actualisée et ne signe ni la déclaration ni la déclaration environnementale EMAS.

5.5.1.

L’organisation doit communiquer sans tarder avec le ou les vérificateur(s) et l’organisme compétent pour clarifier les problèmes linguistiques touchant aux documents nécessaires à l’enregistrement, en tenant compte des exigences de l’article 5, paragraphe 3 et de l’annexe IV D du règlement EMAS.

5.5.2.

L’organisation fournit des preuves matérielles de sa conformité avec la législation en vigueur, comme indiqué au point 5.1.3.

5.5.3.

Une fois les conditions EMAS remplies, en particulier celles applicables à la procédure d’enregistrement visées à l’annexe II du règlement, et après la validation de la déclaration environnementale EMAS par un vérificateur accrédité ou agréé, l’organisation envoie un formulaire de demande ainsi que les documents s’y rapportant (notamment annexes VI et VII) à l’organisme compétent en vue de l’enregistrement.

5.5.4.

L’organisme compétent vérifie les informations contenues dans la demande et communique à cette fin avec l’organisme national d’accréditation ou d’agrément et, le cas échéant, avec les autres organismes compétents concernés. Si nécessaire, le vérificateur responsable peut également participer à cet échange d’informations. L’envoi régulier de courriers, courriers électroniques ou télécopies est possible, mais il convient que des preuves écrites de cette communication soient conservées.

5.5.5.

Les organismes d’accréditation ou d’agrément de tous les États membres concernés évaluent les compétences du vérificateur environnemental à la lumière des éléments prévus aux articles 20, 21 et 22 du règlement EMAS. Si la compétence du vérificateur n’est pas approuvée, l’organisme d’accréditation ou d’agrément peut obliger le vérificateur à se conformer aux exigences applicables ou signaler le problème à l’organisme national compétent. Pour sa part, l’organisme compétent doit communiquer en toute circonstance à l’organisme d’accréditation ou d’agrément un simple message indiquant qu’une demande d’enregistrement a été reçue concernant des sites à enregistrer. Après avoir reçu ce type de message, l’organisme d’accréditation ou d’agrément doit communiquer à l’organisme national compétent ses observations sur le ou les vérificateurs concernés. Tous les organismes nationaux compétents transmettent ensuite ces informations à l’organisme compétent principal. Il est ainsi plus aisé pour les organismes compétents concernés et pour l’organisme compétent principal de vérifier si les vérificateurs participant à la procédure d’enregistrement sont accrédités ou agréés pour tous les codes NACE couverts par la demande d’enregistrement. Sans cette communication minimale entre les organismes compétents et les organismes d’accréditation ou d’agrément, l’efficacité des activités de supervision pourrait être compromise.

5.5.6.

L’organisme compétent chargé de l’enregistrement coordonnera la vérification du respect de la législation sur la base des informations fournies par l’organisation au vérificateur. Il ne peut vérifier le respect de la législation avec les autorités d’exécution directement dans les pays tiers que si l’État membre a mis en place des accords spéciaux avec les pays tiers, qui incluent des dispositions permettant à l’État membre de contacter les autorités d’exécution dans lesdits pays. Dans le cas contraire, l’organisme compétent doit compter sur le vérificateur et/ou sur l’organisation pour obtenir des preuves matérielles ou documentaires démontrant le respect des exigences légales applicables.

5.5.7.

Le cas échéant, une fois la décision d’enregistrement adoptée, l’organisme compétent principal informe tous les organismes nationaux compétents qui informent à leur tour leurs autorités d’exécution respectives.

5.5.8.

Lorsque plusieurs organismes compétents participent à la procédure d’enregistrement, les conditions relatives aux droits visées au point 3.4 s’appliquent.

5.6.1.

L’organisme compétent respecte les règles générales établies dans le règlement EMAS en ce qui concerne la radiation et la suspension.

5.6.2.

Toute plainte concernant l’organisation enregistrée est notifiée à l’organisme compétent.

5.6.3.

Les organisations de pays tiers demandant un enregistrement EMAS et souhaitant entamer la procédure correspondante doivent accepter que le vérificateur puisse être invité par les organismes compétents, avant qu’une décision ne soit adoptée, à vérifier les motifs éventuels de radiation ou de suspension qui pourraient exister dans le pays tiers où se trouvent les sites. L’organisation coopère et répond à toutes les questions concernant les motifs éventuels de suspension et de radiation posées par la vérification ou par l’organisme compétent. L’organisation doit également être disposée à prendre en charge les coûts des activités du vérificateur pour clarifier la situation.

5.6.4.

En toute circonstance, lorsque de tels accords existent, le vérificateur est responsable de la vérification du respect de la législation. Les plaintes et les cas de non-respect qui pourraient entraîner la radiation ou la suspension de l’enregistrement doivent être inclus dans les vérifications du respect de la législation.

5.6.5.

Il convient que les ONG actives dans le pays tiers soient consultées et utilisées comme une source d’information. Dans tous les cas, le vérificateur communique à l’organisme compétent toute information pertinente obtenue durant la procédure de vérification.

5.7.1.

La déclaration environnementale EMAS et d’autres documents pertinents sont soumis dans la ou l’une des langues officielles de l’État membre dans lequel se trouve l’organisme compétent principal (art. 5.3). Par ailleurs, si une organisation présente une déclaration environnementale groupée contenant des informations sur différents sites, les informations relatives aux sites UE sont dans la ou l’une des langues officielles des États membres où se trouvent les sites, tandis que les informations relatives aux sites se trouvant dans les pays tiers sont de préférence dans la ou l’une des langues officielles desdits pays tiers.