Décision no 1/2002

du 6 juin 2002

du comité mixte institué par l'accord de reconnaissance mutuelle entre la Communauté européenne et le Japon portant adoption de son règlement intérieur

(2002/618/CE)

LE COMITÉ MIXTE,

vu l'accord de reconnaissance mutuelle entre la Communauté européenne et le Japon, et notamment son article 8, paragraphe 2,

DÉCIDE:

1. Le règlement intérieur du comité mixte, qui figure à l'annexe de la présente décision, est adopté.

2. La présente décision, établie en double exemplaire, est signée par les coprésidents et prend effet à la date de la dernière signature.

Tokyo, le 21 mai 2002.

Bruxelles, le 6 juin 2002.

Au nom du Japon

Jun Shimmi

Au nom de la Communauté européenne

Philippe Meyer

ANNEXE

RÈGLEMENT INTÉRIEUR

du comité mixte institué par l'accord de reconnaissance mutuelle entre la Communauté européenne et le Japon

Article premier

Présidence

1. La présidence du comité mixte est exercée conjointement par un représentant du Japon et par un représentant de la Communauté européenne.

2. Les coprésidents sont responsables des communications entre les parties concernant les procédures visées dans le présent règlement intérieur et dans l'accord.

Article 2

Réunions

1. Le comité mixte se réunit à intervalles réguliers, et au moins une fois par an à une date mutuellement acceptable. Si une des parties estime que des réunions supplémentaires sont nécessaires, l'autre partie donne suite, dans toute la mesure du possible, aux demandes ainsi formulées. La téléconférence et la vidéoconférence peuvent être utilisées avec l'assentiment des parties.

2. Les réunions du comité mixte sont convoquées par les coprésidents. Les parties accueillent les réunions à tour de rôle, sauf accord contraire.

3. Les coprésidents fixent une date pour la réunion et s'échangent en temps utile tous les documents nécessaires à une préparation adéquate, si possible six semaines avant la réunion.

4. La partie hôte se charge des aspects pratiques. Les réunions se déroulant par vidéoconférence ou téléconférence sont organisées par le coprésident qui les demande.

Article 3

Délégations

Les parties se notifient, dans la mesure du possible, au moins une semaine avant la réunion, la composition prévue de leur délégation.

Article 4

Ordre du jour des réunions

1. Les coprésidents établissent un ordre du jour provisoire pour chaque réunion, si possible trois jours avant celle-ci. L'ordre du jour provisoire comporte les points dont l'inscription a été demandée à l'un des coprésidents au plus tard quatorze jours avant la réunion.

2. Chaque partie peut ajouter des points à l'ordre du jour provisoire à tout moment avant la réunion, avec l'accord de l'autre partie. Les demandes d'ajout de points à l'ordre du jour sont notifiées par écrit, si possible.

3. L'ordre du jour définitif est adopté par le comité mixte au début de chaque réunion. Un point autre que ceux figurant dans l'ordre du jour provisoire peut y être ajouté, avec l'accord des deux parties; il sera examiné dans toute la mesure du possible.

Article 5

Comptes rendus des réunions

1. Un projet de compte rendu est élaboré dès que possible par le coprésident hôte de la réunion.

2. Le compte rendu comprend en règle générale, pour chaque point de l'ordre du jour:

a) les documents soumis au comité mixte;

b) les déclarations dont une partie a demandé l'inscription, et

c) les décisions prises et les conclusions adoptées.

3. Le compte rendu comprend également la liste des participants à la réunion.

4. Le compte rendu est approuvé par le comité mixte et signé par les coprésidents.

Article 6

Décisions du comité mixte

1. Le comité mixte adopte ses décisions par consensus.

2. Le comité mixte peut adopter une décision par procédure écrite en dehors de ses réunions formelles, avec l'accord des deux parties.

3. Toutes les décisions du comité mixte portent l'intitulé "décision" suivi d'un numéro d'ordre et d'une description de leur objet. La date d'effet est également indiquée. Les décisions sont signées par les coprésidents. Elles sont établies en double exemplaire, chaque texte faisant également foi. Un modèle de décision du comité mixte figure à l'annexe I.

4. Les décisions relatives à l'agrément d'un organisme d'évaluation de la conformité sont en principe adoptées par procédure écrite. À cet effet, conformément à l'article 9 de l'accord, la procédure suivante s'applique:

a) une partie transmet sa proposition par écrit à l'autre partie, sous la forme d'un projet de décision du comité mixte portant agrément d'un organisme d'évaluation de la conformité (modèle figurant à l'annexe II). La proposition est accompagnée d'un formulaire de demande et des documents justificatifs nécessaires dont le format devra être convenu par les parties. La partie destinataire accuse réception de la proposition, en précisant la date de réception. Dans les quatre-vingt-dix jours suivant cette date, elle fait connaître son approbation ou son opposition, par écrit;

b) si la partie destinataire souhaite des informations supplémentaires, elle en informe l'autre partie par écrit en précisant les éléments requis et en justifiant sa demande. Une demande d'informations supplémentaires suspend le délai de quatre-vingt-dix jours, lequel reprend à compter de la réception des informations;

c) si nécessaire, les parties peuvent se consulter au sujet de l'agrément proposé;

d) en cas d'approbation de la proposition, la partie destinataire signe et date la décision du comité mixte et la transmet à l'autre partie. L'agrément de l'organisme d'évaluation de la conformité proposé prend effet à la date indiquée dans la décision du comité mixte;

e) si la partie destinataire d'une proposition d'agrément n'informe pas l'autre partie de son approbation ni de son opposition dans le délai de quatre-vingt-dix jours, le comité mixte est saisi;

f) lorsque le comité mixte n'est pas en mesure de décider de l'agrément d'un organisme d'évaluation de la conformité proposé, l'article 9, paragraphe 1, point c), de l'accord s'applique.

Article 7

Procédures de notification et de proposition

1. La notification de la suspension ou de la levée de la suspension de la désignation d'un organisme d'évaluation de la conformité agréé au titre de l'article 6 de l'accord et la proposition de retrait de l'agrément donné à un organisme au titre de l'article 9, paragraphe 4, de l'accord se font par écrit.

2. La partie destinataire accuse immédiatement, et au plus tard dans les trois jours ouvrables, réception de la notification ou proposition, en précisant la date de réception. La suspension, la levée de suspension ou le retrait de l'agrément d'un organisme d'évaluation de la conformité prend effet dès réception de la notification ou de la proposition par le coprésident de la partie destinataire, sauf si, conformément à l'article 9, paragraphe 4, de l'accord, le comité mixte en dispose autrement.

Article 8

Sous-comités

Le comité mixte peut établir des sous-comités et leur déléguer certaines tâches spécifiques. Les sous-comités ainsi établis informent le comité mixte et lui font rapport sur la mise en oeuvre des annexes sectorielles.

Article 9

Échanges d'informations

Sans préjudice de l'article 1er, paragraphe 2, les parties désignent et se communiquent un ou, au besoin, plusieurs point(s) de contact pour les échanges d'informations prévus par l'accord. Ces points de contact sont responsables de la transmission et de la réception des informations échangées dans le cadre de l'accord et, plus particulièrement, en vertu de son article 5, paragraphe 5, et de son article 8, paragraphe 8.

Article 10

Publication

Les listes d'organismes d'évaluation de la conformité agréés et d'installations confirmées, publiées en vertu de l'accord et des décisions du comité mixte en la matière, le sont conformément aux dispositions nationales respectives des parties. Les parties publient, régulièrement et en temps utile, ces listes actualisées sur leur site Internet respectif.

Article 11

Consultation d'experts

Le comité peut consulter des experts sur des points particuliers avec l'accord des deux parties.

Article 12

Dépenses

1. Chaque partie prend en charge les dépenses qu'elle expose en raison de sa participation aux réunions du comité mixte, en ce qui concerne tant les frais de personnel, de voyage et les indemnités journalières que les frais de port et de télécommunications.

2. Les autres frais découlant de l'organisation des réunions sont généralement couverts par la partie hôte.

Article 13

Procédures administratives

1. Sauf décision contraire, les réunions du comité mixte ne sont pas publiques.

2. Par souci de confidentialité, les comptes rendus et autres documents du comité mixte sont considérés comme des informations échangées au sens de l'article 13 de l'accord.

3. Des participants autres que des fonctionnaires des parties peuvent être invités, après accord des deux coprésidents; ils sont soumis aux mêmes exigences de confidentialité, conformément à l'article 13 de l'accord.

4. Les parties peuvent organiser des séances d'information publiques ou communiquer de toute autre manière au public intéressé les résultats des réunions du comité mixte, après s'être consultées, à la fin de chaque réunion, sur les résultats à communiquer.

Article 14

Langues

1. Les communications écrites entre les coprésidents, notamment en rapport avec les articles 4, 5, 6 et 7, sont rédigées en anglais.

2. La partie qui accueille la réunion du comité mixte prévoit et prend en charge l'interprétation entre le japonais et l'anglais.

3. Les décisions du comité mixte sont rédigées en anglais. Les parties s'engagent à traduire, lorsque cela s'avère nécessaire, ces décisions dans leur(s) langue(s) officielle(s) respectives.

Annexe I du règlement intérieur du comité mixte

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Annexe II du règlement intérieur du comité mixte

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