concernant un système de certification des entités chargées de l’entretien des wagons de fret et modifiant le règlement (CE) no 653/2007

vu la directive 2004/49/CE du Parlement européen et du Conseil du 29 avril 2004 concernant la sécurité des chemins de fer communautaires et modifiant la directive 95/18/CE du Conseil concernant les licences des entreprises ferroviaires, ainsi que la directive 2001/14/CE concernant la répartition des capacités d’infrastructure ferroviaire, la tarification de l’infrastructure ferroviaire et la certification en matière de sécurité (1), et notamment son article 14 bis,

vu la recommandation de l’Agence ferroviaire européenne du 8 juillet 2010 sur un système de certification des entités chargées de l’entretien,

1. Le présent règlement instaure un système de certification des entités chargées de l’entretien des wagons de fret tel que visé à l’article 14 bis de la directive 2004/49/CE.

2. Le système de certification a pour objet de fournir les preuves qu’une entité chargée de l’entretien a instauré son système d’entretien et peut satisfaire aux exigences posées dans le présent règlement afin de faire en sorte que tout wagon de fret dont elle a la responsabilité de l’entretien soit dans un état de marche assurant la sécurité.

1. Le système de certification s’applique à toute entité chargée de l’entretien des wagons de fret devant être utilisés sur le réseau ferroviaire de l’Union.

2. Les ateliers d’entretien ou toute organisation assumant une partie des fonctions spécifiées à l’article 4 peuvent appliquer le système de certification sur une base volontaire, selon les principes posés à l’article 8 et à l’annexe I.

3. Les références au gestionnaire de l’infrastructure figurant aux articles 5, 7 et 12 s’entendent comme renvoyant à l’utilisation de wagons de fret pour le transport de matériaux destinés à la construction ou à des activités d’entretien de l’infrastructure. Lorsqu’un gestionnaire de l’infrastructure exploite des wagons de fret à cette fin, il est réputé le faire en qualité d’entreprise ferroviaire.

1. Aux fins du présent règlement, les définitions figurant à l’article 3 de la directive 2004/49/CE s’appliquent.

2. L’entité chargée de l’entretien veille à ce que les fonctions visées au paragraphe 1 satisfassent aux exigences et aux critères d’évaluation énoncés à l’annexe III.

3. L’entité chargée de l’entretien remplit la fonction d’encadrement elle-même mais elle peut externaliser les fonctions d’entretien visées au paragraphe 1, points b) à d), ou des parties de ces fonctions, à d’autres parties contractantes sous réserve des dispositions de l’article 8. En cas d’externalisation, l’entité chargée de l’entretien veille à ce que les principes posés à l’annexe I soient respectés.

4. Indépendamment des dispositions arrêtées pour l’externalisation, l’entité chargée de l’entretien est responsable du résultat des activités d’entretien qu’elle encadre et instaure un système pour contrôler la réalisation de ces activités.

1. L’entreprise ferroviaire ou le gestionnaire de l’infrastructure veille à ce que les wagons de fret qu’il exploite aient, avant leur départ, une entité chargée de l’entretien certifiée et à ce que l’utilisation du wagon entre dans le champ d’application du certificat.

2. Toutes les parties intervenant dans le processus d’entretien se transmettent les informations pertinentes concernant l’entretien conformément aux critères énumérés aux parties I.7 et I.8 de l’annexe III.

3. Dans le cadre d’accords contractuels, une entreprise ferroviaire peut demander, pour des raisons opérationnelles, des informations sur l’entretien d’un wagon de fret. L’entité chargée de l’entretien du wagon de fret répond à ces demandes soit directement soit par l’intermédiaire d’autres parties contractantes.

4. Dans le cadre d’accords contractuels, une entité chargée de l’entretien peut demander des informations sur l’exploitation d’un wagon de fret. L’entreprise ferroviaire ou le gestionnaire de l’infrastructure répond à ces demandes soit directement soit par l’intermédiaire d’autres parties contractantes.

5. Toutes les parties contractantes échangent des informations sur les dysfonctionnements, accidents, incidents, survenus ou évités de justesse, et autres événements dangereux en matière de sécurité ainsi que sur les éventuelles restrictions d’utilisation des wagons de fret.

6. Les certificats des entités chargées de l’entretien sont acceptés comme preuve de l’aptitude d’une entreprise ferroviaire ou d’un gestionnaire de l’infrastructure à satisfaire aux exigences applicables à l’entretien et au contrôle des contractants et fournisseurs posées à l’annexe II, points B.1, B.2, B.3 et C.1, du règlement (UE) no 1158/2010 de la Commission du 9 décembre 2010 relatif à une méthode de sécurité commune pour l’évaluation de la conformité aux exigences pour l’obtention de certificats de sécurité ferroviaire (4), et du règlement (UE) no 1169/2010 de la Commission du 10 décembre 2010 relatif à une méthode de sécurité commune pour l’évaluation de la conformité aux exigences pour l’obtention d’un agrément de sécurité ferroviaire (5), à moins que l’autorité nationale de sécurité puisse démontrer l’existence d’un risque significatif sur le plan de la sécurité.

7. Si une partie contractante, notamment une entreprise ferroviaire, a une raison valable de penser qu’une entité chargée de l’entretien particulière ne satisfait pas aux exigences de l’article 14 bis, paragraphe 3, de la directive 2004/49/CE ou aux exigences de certification du présent règlement, elle en informe l’organisme de certification dans les meilleurs délais. L’organisme de certification prend les mesures qui s’imposent pour vérifier si l’allégation de manquement est fondée et informe les parties concernées (y compris l’autorité nationale de sécurité compétente le cas échéant) des conclusions de son enquête.

8. Lorsqu’il y a changement d’entité chargée de l’entretien, le titulaire de l’immatriculation visé à l’article 33, paragraphe 3, de la directive 2008/57/CE du Parlement européen et du Conseil (6) informe en temps utile l’entité d’enregistrement définie à l’article 4, paragraphe 1, de la décision 2007/756/CE de la Commission (7), de sorte que cette dernière entité puisse mettre à jour le registre national des véhicules.

L’entité chargée de l’entretien précédente remet la documentation d’entretien soit au titulaire de l’immatriculation soit à la nouvelle entité chargée de l’entretien.

L’entité chargée de l’entretien précédente est déchargée de ses responsabilités dès lors qu’elle est rayée du registre national des véhicules. Si, à la date de la radiation de l’entité chargée de l’entretien précédente, aucune nouvelle entité n’a indiqué qu’elle acceptait son statut d’entité chargée de l’entretien, l’immatriculation du véhicule est suspendue.

1. Le certificat ECE est accordé par tout organisme de certification compétent choisi par l’entité chargée de l’entretien postulante.

2. Les États membres veillent à ce que les organismes de certification respectent les critères et principes généraux énoncés à l’annexe II et tout système de certification sectoriel qui en découle.

3. Les États membres prennent toutes les mesures nécessaires pour faire en sorte que les décisions arrêtées par les organismes de certification fassent l’objet d’un contrôle juridictionnel.

4. Afin d’harmoniser les approches de l’examen des demandes, les organismes de certification coopèrent entre eux, tant dans les États membres que dans l’Union.

5. L’Agence organise et facilite la coopération entre les organismes de certification.

1. La certification se fonde sur une évaluation de l’aptitude de l’entité chargée de l’entretien à satisfaire aux exigences applicables de l’annexe III et à y répondre de façon cohérente. Elle comprend un système de surveillance visant à garantir que les exigences applicables sont toujours satisfaites après l’octroi du certificat ECE.

2. Les entités chargées de l’entretien font une demande de certification à l’aide du formulaire prévu à l’annexe IV et en fournissant les pièces justificatives des procédures spécifiées à l’annexe III. Elles remettent dans les meilleurs délais toutes les informations complémentaires demandées par l’organisme de certification. Lors de l’examen des demandes, les organismes de certification se réfèrent aux exigences et aux critères d’évaluation énoncés à l’annexe III.

3. L’organisme de certification prend sa décision au plus tard quatre mois après que toutes les informations requises et les éventuelles informations complémentaires demandées lui ont été remises par l’entité chargée de l’entretien qui fait la demande de certificat. Avant d’accorder le certificat, l’organisme de certification procède à l’évaluation nécessaire sur le ou les sites de l’entité chargée de l’entretien. La décision d’octroi de la certification est communiquée à l’entité chargée de l’entretien à l’aide du formulaire prévu à l’annexe V.

4. Un certificat ECE est valable cinq ans au maximum. Le titulaire du certificat informe sans retard l’organisme de certification de tout changement important par rapport à la situation qui prévalait au moment de l’octroi du certificat initial pour permettre à l’organisme de certification de décider s’il convient de le modifier, le renouveler ou le révoquer.

5. L’organisme de certification expose en détail les motifs qui fondent chacune de ses décisions. Il la notifie, ainsi que les motifs qui la fondent, à l’entité chargée de l’entretien en lui indiquant la procédure, le délai et les coordonnées de l’instance de recours.

6. L’organisme de certification effectue une surveillance au moins une fois par an, sur des sites sélectionnés et représentatifs, au niveau géographique et fonctionnel, de toutes les activités des entités chargées de l’entretien qu’il a certifiées, afin de vérifier que celles-ci satisfont toujours aux critères énoncés à l’annexe III.

7. Si l’organisme de certification constate qu’une entité chargée de l’entretien ne satisfait plus aux exigences en fonction desquelles il lui a accordé le certificat ECE, il convient d’un plan d’amélioration avec l’entité chargée de l’entretien, révoque le certificat ou en limite le champ d’application selon le degré de non-conformité.

En cas de manquement constant aux exigences de certification ou à un plan d’amélioration, l’organisme de certification révoque le certificat ECE ou en limite le champ d’application, en indiquant les motifs de sa décision ainsi que la procédure, le délai et les coordonnées de l’instance de recours.

8. Lorsqu’une entreprise ferroviaire ou un gestionnaire de l’infrastructure demande un certificat ou un agrément de sécurité, les dispositions suivantes s’appliquent aux wagons de fret qu’il utilise:

Dans tous les cas, les organismes de certification et les autorités nationales de sécurité procèdent à un échange de vues approfondi afin d’éviter toute répétition des évaluations.

1. Lorsque l’entité chargée de l’entretien décide d’externaliser une ou plusieurs des fonctions d’entretien visées à l’article 4, paragraphe 1, points b), c) et d), ou des parties de ces fonctions, la certification volontaire du contractant en vertu du système de certification du présent règlement crée une présomption de conformité de l’entité chargée de l’entretien aux exigences applicables énoncées à l’annexe III, pour autant que ces exigences soient couvertes par la certification volontaire du contractant. À défaut d’une telle certification, l’entité chargée de l’entretien démontre à l’organisme de certification comment elle satisfait à toutes les exigences énoncées à l’annexe III relativement aux fonctions qu’elle décide d’externaliser.

2. La certification concernant des fonctions d’entretien externalisées, ou des parties de ces fonctions, est délivrée par les organismes de certification suivant les mêmes procédures que celles indiquées aux articles 6 et 7 et à l'article 10, paragraphe 3, adaptées au cas particulier du demandeur. La certification est valable dans toute l’Union.

Lors de l’examen des demandes de certificat concernant des fonctions d’entretien externalisées, ou des parties de ces fonctions, les organismes de certification appliquent les principes posés à l’annexe I.

Si une autorité nationale de sécurité a une raison valable de penser qu’une entité chargée de l’entretien particulière ne satisfait pas aux exigences de l’article 14 bis, paragraphe 3, de la directive 2004/49/CE ou aux exigences de certification du présent règlement, elle prend immédiatement la décision qui s’impose et en informe la Commission, l’Agence, les autres autorités compétentes, l’organisme de certification et les autres parties intéressées.

1. Au plus tard le 30 novembre 2011, les États membres indiquent à la Commission si les organismes de certification sont des organismes accrédités, des organismes reconnus ou des autorités nationales de sécurité. Ils notifient également tout changement de cette situation à la Commission dans un délai d’un mois.

2. Au plus tard le 31 mai 2012, les États membres notifient à l’Agence les organismes de certification reconnus. Les organismes d’accréditation définis dans le règlement (CE) no 765/2008 notifient à l’Agence les organismes de certification accrédités. Tout changement est également notifié à l’Agence dans un délai d’un mois.

3. Les organismes de certification notifient à l’Agence tous les certificats ECE ou certificats concernant des fonctions spécifiques conformément à l’article 4, paragraphe 1, délivrés, modifiés, renouvelés ou révoqués, dans un délai d’une semaine à compter de la décision correspondante, à l’aide des formulaires figurant à l’annexe V.

4. L’Agence conserve un enregistrement de toutes les informations notifiées en vertu des paragraphes 2 et 3 et le met à la disposition du public.

L’annexe I du règlement (CE) no 653/2007 est remplacée par le texte figurant à l’annexe VI du présent règlement.

1. Les dispositions transitoires suivantes s’appliquent sans préjudice de l’article 9.

2. À partir du 31 mai 2012, tout certificat ECE est délivré aux entités chargées de l’entretien des wagons de fret conformément au présent règlement, sans préjudice de l’article 14 bis, paragraphe 8, de la directive 2004/49/CE.

3. Les certificats délivrés par un organisme de certification au plus tard le 31 mai 2012 selon des principes et critères équivalents à ceux du protocole d’accord posant les principes de base d’un système commun de certification des entités chargées de l’entretien des wagons de fret, signé par les États membres le 14 mai 2009, sont reconnus comme équivalents aux certificats ECE délivrés en vertu du présent règlement pendant leur période de validité initiale et jusqu’au 31 mai 2015 au plus tard.

4. Les certificats délivrés par un organisme de certification à des entités chargées de l’entretien au plus tard le 31 mai 2012 conformément à des législations nationales antérieures à l’entrée en vigueur du présent règlement et équivalentes à celui-ci, en particulier aux articles 6 et 7 et aux annexes I et III, sont reconnus comme équivalents aux certificats ECE délivrés en vertu du présent règlement pendant leur période de validité initiale et jusqu’au 31 mai 2015 au plus tard.

5. Les certificats délivrés à des ateliers d’entretien au plus tard le 31 mai 2014 conformément à des législations nationales antérieures à l’entrée en vigueur du présent règlement et équivalentes à celui-ci sont reconnus comme équivalents aux certificats délivrés aux ateliers d’entretien assumant la fonction d’exécution de l’entretien en vertu du présent règlement pendant leur période de validité initiale et jusqu’au 31 mai 2017 au plus tard.

6. Sans préjudice des paragraphes 3 à 5, les entités chargées de l’entretien des wagons de fret inscrites dans le registre national des véhicules au plus tard le 31 mai 2012 sont certifiées conformément au présent règlement au plus tard le 31 mai 2013. Au cours de cette période, les certifications volontaires de conformité des entités chargées de l’entretien aux exigences applicables du présent règlement ou du protocole d’accord posant les principes de base d’un système commun de certification des entités chargées de l’entretien des wagons de fret, signé par les États membres le 14 mai 2009, sont reconnues comme équivalentes aux certificats ECE délivrés en vertu du présent règlement.

7. Les entreprises ferroviaires et gestionnaires de l’infrastructure qui ont déjà été certifiés conformément aux articles 10 et 11 de la directive 2004/49/CE au plus tard le 31 mai 2012 n’ont pas besoin de demander de certificat ECE couvrant la période de validité initiale de leurs certificats pour assurer l’entretien des wagons dont ils sont responsables en tant qu’entité chargée de l’entretien.

Le présent règlement entre en vigueur le vingtième jour suivant celui de sa publication au Journal officiel de l’Union européenne.

ANNEXE III

Exigences et critères d’évaluation applicables aux organisations demandant un certificat ECE ou un certificat concernant des fonctions d’entretien externalisées par une entité chargée de l’entretien

I. Exigences et critères d’évaluation relatifs à la fonction d’encadrement

1. Rôle directeur – engagement à développer et mettre en œuvre le système d’entretien de l’organisation et à accroître constamment son efficacité

L’organisation doit avoir arrêté des procédures pour:

a)	instaurer une politique d’entretien adaptée au type de l’organisation et à l’étendue du service et approuvée par le directeur général de l’organisation ou son représentant;

b)	faire en sorte que soient fixés des objectifs de sécurité conformes au cadre juridique et compatibles avec le type d’organisation, l’étendue du service et les risques correspondants;

c)	évaluer ses performances de sécurité globales en fonction de ses objectifs d’entreprise en la matière;

d)	élaborer des plans et des procédures pour atteindre ses objectifs de sécurité;

e)	garantir la disponibilité des ressources nécessaires à tous les processus pour satisfaire aux exigences de la présente annexe;

f)	déterminer et maîtriser l’incidence d’autres activités de gestion sur le système d’entretien;

g)	faire en sorte que l’encadrement supérieur soit attentif aux résultats des contrôles et audits de performances et assume la responsabilité générale de la mise en œuvre des changements apportés au système d’entretien;

h)	faire en sorte que le personnel et ses représentants soient correctement représentés et consultés lorsqu’il s’agit de définir, de développer, de contrôler et d’analyser les aspects liés à la sécurité de tous les processus associés susceptibles de concerner du personnel.

2. Évaluation des risques – approche structurée pour évaluer les risques liés à l’entretien des wagons de fret, y compris ceux découlant directement des processus opérationnels et des activités d’autres organisations ou personnes, et pour définir les mesures appropriées de maîtrise des risques

2.1.

L’organisation doit avoir arrêté des procédures pour:

a)	analyser les risques correspondant à l’ampleur des opérations réalisées par l’organisation, y compris les risques découlant de défauts, de non-conformités de construction ou de dysfonctionnements tout au long du cycle de vie;

b)	évaluer les risques visés au point a);

c)	élaborer et arrêter des mesures de maîtrise des risques.

2.2.	L’organisation doit avoir arrêté des procédures et des dispositions répondant à la nécessité et traduisant la volonté de collaborer avec les détenteurs de wagons, les entreprises ferroviaires, les gestionnaires de l’infrastructure ou d’autres parties intéressées.

2.3.	L’organisation doit avoir arrêté des procédures d’évaluation des risques pour gérer les changements d’équipement, de procédures, d’organisation, de personnel ou d’interfaces, et appliquer le règlement (CE) no 352/2009 de la Commission (1).

2.4.

L’organisation doit avoir arrêté des procédures pour prendre en compte, lors de l’évaluation des risques, la nécessité de définir, fournir et préserver un environnement de travail approprié qui soit conforme à la législation nationale et de l’Union, en particulier à la directive 89/391/CEE du Conseil (2).

3. Contrôle – approche structurée pour faire en sorte que des mesures de maîtrise des risques soient arrêtées, qu’elles soient efficaces et qu’elles contribuent à la réalisation des objectifs de l’organisation

3.1.

L’organisation doit avoir arrêté une procédure pour recueillir, contrôler et analyser régulièrement les données utiles en matière de sécurité, notamment:

a)	les performances des processus pertinents;

b)	les résultats des processus (y compris de tous les services et produits sous-traités);

c)	l’efficacité des dispositions de maîtrise des risques;

d)	les informations sur les expériences, dysfonctionnements, défauts et réparations dans le cadre de l’exploitation et de l’entretien au quotidien.

3.2.	L’organisation doit avoir arrêté des procédures pour faire en sorte que les accidents, incidents, survenus ou évités de justesse, et autres événements dangereux soient signalés, consignés, étudiés et analysés.

3.3.

Aux fins de l’examen périodique de tous les processus, l’organisation doit avoir instauré un système d’audit interne qui soit indépendant, impartial et transparent. Ce système doit comporter des procédures pour:

a)	établir un plan d’audit interne pouvant être révisé en fonction des résultats d’audits et de contrôles des performances antérieurs;

b)	analyser et évaluer les résultats des audits;

c)	proposer et mettre en œuvre des mesures/actions correctrices spécifiques;

d)	vérifier l’efficacité des mesures/actions antérieures.

4. Amélioration constante – approche structurée pour analyser les informations recueillies par des contrôles et audits réguliers ou provenant d’autres sources pertinentes, et pour tirer un enseignement des résultats et arrêter des mesures préventives ou correctrices afin de maintenir ou de relever le niveau de sécurité

L’organisation doit avoir arrêté des procédures pour faire en sorte que:

a)	les défauts constatés soient corrigés;

b)	de nouvelles mesures de sécurité soient appliquées;

c)	les conclusions d’audit interne servent à apporter des améliorations au système;

d)	des mesures préventives ou correctrices soient appliquées, si nécessaire, pour garantir la conformité du système ferroviaire avec les normes et autres exigences tout au long du cycle de vie de l’équipement et des opérations;

e)	les informations utiles concernant les enquêtes et les causes des accidents, incidents, survenus ou évités de justesse, et autres événements dangereux servent d’enseignement et, si nécessaire, à arrêter des mesures afin de relever le niveau de sécurité;

f)	les recommandations applicables, formulées par l’autorité nationale de sécurité, par l’organisme d’enquête national ou au terme d’enquêtes réalisées en interne ou au niveau du secteur, soient évaluées et mises en œuvre le cas échéant;

g)	les rapports ou informations utiles provenant des entreprises ferroviaires, gestionnaires de l’infrastructure et détenteurs de wagons ou d’autres sources pertinentes soient examinés et pris en compte.

5. Structure et responsabilité – approche structurée pour définir les responsabilités individuelles et collectives afin de garantir la réalisation des objectifs de sécurité de l’organisation

5.1.	L’organisation doit avoir arrêté des procédures pour assigner des responsabilités concernant tous les processus pertinents au sein de l’organisation.

5.2.

L’organisation doit avoir arrêté des procédures pour définir clairement les domaines de responsabilité en matière de sécurité et la répartition des responsabilités entre les fonctions spécifiques qui y sont associées ainsi que leurs interfaces. Cela recouvre les procédures indiquées plus haut entre l’organisation et les détenteurs de wagons et, le cas échéant, les entreprises ferroviaires et les gestionnaires de l’infrastructure.

5.3.

L’organisation doit avoir arrêté des procédures pour faire en sorte que le personnel auquel des responsabilités sont déléguées au sein de l’organisation ait l’autorité, les compétences et les ressources nécessaires pour remplir sa fonction. Les responsabilités et les compétences doivent être cohérentes et compatibles avec le rôle attribué, et la délégation doit être établie par écrit.

5.4.	L’organisation doit avoir arrêté des procédures pour assurer la coordination des activités liées aux processus pertinents au sein de l’organisation.

5.5.	L’organisation doit avoir arrêté des procédures pour faire en sorte que ceux qui ont un rôle dans la gestion de la sécurité soient comptables de leurs performances.

6. Gestion des compétences – approche structurée pour faire en sorte que les employés aient les compétences requises afin de garantir la réalisation des objectifs de l’organisation, de façon sûre, effective et efficace, en toutes circonstances

6.1.

L’organisation doit instaurer un système de gestion des compétences prévoyant:

a)	de recenser les postes comportant des responsabilités pour ce qui est d’appliquer, au sein du système, tous les processus nécessaires pour satisfaire aux exigences de la présente annexe;

b)	de recenser les postes comportant des tâches relatives à la sécurité;

c)	d’affecter le personnel aux tâches relevant de sa compétence.

6.2.

Dans le cadre du système de gestion des compétences de l’organisation, les procédures de gestion des compétences du personnel doivent au moins couvrir:

a)	la détermination des connaissances, des aptitudes et de l’expérience requises par les tâches relatives à la sécurité, en fonction des responsabilités;

b)	les critères de sélection, dont la formation de base, les aptitudes mentale et physique;

c)	la formation et la qualification initiales ou la certification des compétences et aptitudes acquises;

d)	la garantie que tous les membres du personnel ont conscience de la pertinence et de l’importance de leurs activités et de la façon dont ils contribuent à la réalisation des objectifs de sécurité;

e)	la formation continue et l’actualisation régulière des connaissances et des aptitudes acquises;

f)	les contrôles périodiques des compétences et des aptitudes mentale et physique le cas échéant;

g)	les mesures spéciales en cas d’accident ou d’incident, ou d’absence de longue durée, si nécessaire.

7. Information – approche structurée pour faire en sorte que ceux qui émettent des jugements et prennent des décisions, à tous les niveaux de l’organisation, disposent d’informations utiles

7.1.

L’organisation doit avoir arrêté des procédures définissant des canaux de communication pour faire en sorte que, au sein de l’entité même et dans ses relations avec d’autres acteurs, y compris les gestionnaires de l’infrastructure, entreprises ferroviaires et détenteurs de wagons, les informations sur tous les processus pertinents soient dûment transmises, de façon rapide et claire, à la personne occupant la bonne fonction en son sein et au sein des autres organisations.

7.2.

Pour garantir un échange d’informations satisfaisant, l’organisation doit avoir arrêté des procédures concernant:

a)	la réception et le traitement d’informations spécifiques;

b)	l’identification, la production et la diffusion d’informations spécifiques;

c)	la mise à disposition d’informations fiables et actualisées.

7.3.

L’organisation doit avoir arrêté des procédures pour faire en sorte que les principales informations opérationnelles soient:

a)	pertinentes et valables;

exactes;

c)	complètes;

d)	dûment mises à jour;

e)	contrôlées;

f)	cohérentes et faciles à comprendre (y compris du point de vue de la langue utilisée);

g)	communiquées au personnel avant leur exploitation;

h)	aisément accessibles au personnel auquel, si nécessaire, des copies sont fournies.

7.4.

Les exigences énoncées aux points 7.1, 7.2 et 7.3 s’appliquent en particulier aux informations opérationnelles suivantes:

a)	contrôles de l’exactitude et de l’exhaustivité des registres nationaux des véhicules concernant l’identification (y compris les moyens) et l’immatriculation des wagons de fret dont l’organisation assure l’entretien;

b)	documentation d’entretien;

c)	informations sur l’aide apportée aux détenteurs de wagons et, le cas échéant, à d’autres parties, y compris les entreprises ferroviaires et gestionnaires de l’infrastructure;

d)	informations sur les qualifications du personnel et contrôles effectués ultérieurement lors du développement de l’entretien;

e)	informations sur les opérations (y compris le kilométrage, le type et l’ampleur des activités, les incidents et accidents) et les demandes des entreprises ferroviaires, détenteurs de wagons et gestionnaires de l’infrastructure;

registres de l’entretien exécuté, y compris informations sur les défauts constatés au cours des inspections et mesures correctrices prises par les entreprises ferroviaires ou gestionnaires de l’infrastructure telles que les inspections et contrôles entrepris avant le départ d’un train ou en cours de route;

g)	remise en service et remise en exploitation;

h)	commandes de travaux d’entretien;

i)	informations techniques à fournir aux entreprises ferroviaires, gestionnaires de l’infrastructure et détenteurs de wagons concernant les instructions d’entretien;

informations sur les situations d’urgence où l’état de marche assurant la sécurité est compromis, qui peuvent consister en:

restrictions d’utilisation ou conditions particulières d’exploitation imposées à des wagons de fret dont l’organisation assure l’entretien ou à d’autres véhicules de la même série même s’ils sont entretenus par d’autres entités, ces informations devant aussi être partagées avec toutes les parties concernées;

ii)	informations urgentes sur les problèmes de sécurité recensés au cours de l’entretien comme les défauts constatés sur un composant commun à plusieurs types ou séries de véhicules;

toutes les informations et données pertinentes nécessaires pour présenter le rapport annuel d’entretien à l’organisme de certification et aux clients concernés (y compris aux détenteurs de wagons), ce rapport devant également être mis à la disposition des autorités nationales de sécurité à la demande de ces dernières.

8. Documentation – approche structurée pour veiller à la traçabilité de toutes les informations pertinentes

8.1.	L’organisation doit avoir arrêté des procédures adéquates pour faire en sorte que tous les processus pertinents soient dûment étayés par des documents.

8.2.

L’organisation doit avoir arrêté des procédures adéquates pour:

a)	contrôler et mettre à jour régulièrement toute la documentation pertinente;

b)	assurer la mise en forme, la production, la distribution de l’ensemble de la documentation pertinente, ainsi que le contrôle des changements qui y sont apportés;

c)	recevoir, recueillir et archiver toute la documentation pertinente.

9. Activités de sous-traitance – approche structurée pour faire en sorte que les activités sous-traitées soient gérées de telle façon que les objectifs de l’organisation soient atteints

9.1.	L’organisation doit avoir arrêté des procédures pour faire en sorte que les produits et services relatifs à la sécurité soient recensés.

9.2.

Lorsqu’elle a recours à des contractants ou fournisseurs de produits et services relatifs à la sécurité, l’organisation doit avoir arrêté des procédures pour vérifier, au moment de la sélection, que:

a)	les contractants, sous-traitants et fournisseurs sont compétents;

b)	les contractants, sous-traitants et fournisseurs disposent d’un système d’entretien et de gestion qui soit approprié et étayé par des documents.

9.3.	L’organisation doit avoir arrêté une procédure pour définir les exigences auxquelles ces contractants et fournisseurs doivent satisfaire.

9.4.	L’organisation doit avoir arrêté des procédures pour vérifier que les fournisseurs ou contractants sont conscients des risques qu’ils font courir aux opérations de l’organisation.

9.5.	Lorsque le système d’entretien ou de gestion d’un contractant ou fournisseur est certifié, le processus de contrôle décrit au point 3 peut être limité aux résultats des processus opérationnels sous-traités visés au point 3.1 b).

9.6.

Il faut au moins que les principes de base applicables aux processus suivants soient clairement définis, connus et assignés dans le contrat entre les parties:

a)	responsabilités et tâches relatives aux problèmes de sécurité ferroviaire;

b)	obligations relatives à la transmission d’informations pertinentes entre les deux parties;

c)	traçabilité des documents relatifs à la sécurité.

II. Exigences et critères d’évaluation relatifs à la fonction de développement de l’entretien

1. L’organisation doit avoir arrêté une procédure pour recenser et gérer toutes les activités d’entretien ayant une incidence sur la sécurité et les composants essentiels à la sécurité.

2. L’organisation doit avoir arrêté des procédures pour garantir la conformité avec les exigences d’interopérabilité essentielles, y compris concernant les mises à jour tout au long du cycle de vie, en:

a)	assurant la conformité avec les spécifications relatives aux paramètres de base énoncés dans les spécifications techniques d’interopérabilité (STI) applicables;

b)	vérifiant, en toutes circonstances, la conformité du dossier d’entretien avec l’autorisation de mise en service (y compris avec toute exigence de l’autorité nationale de sécurité), les déclarations de conformité aux STI, les déclarations de vérification et le dossier technique;

c)	gérant tout remplacement au cours de l’entretien, conformément aux exigences de la directive 2008/57/CE et des STI applicables;

d)	déterminant si une évaluation des risques est nécessaire compte tenu de l’incidence potentielle du remplacement en question sur la sécurité du système ferroviaire;

e)	gérant la configuration de tous les changements techniques ayant une incidence sur l’intégrité du système du véhicule.

3. L’organisation doit avoir arrêté une procédure pour concevoir et faciliter la mise en œuvre des installations, équipements et outils nécessaires à l’exécution de l’entretien et spécialement mis au point à cet effet. L’organisation doit avoir arrêté une procédure pour vérifier que ces installations, équipements, et outils sont utilisés, stockés et entretenus conformément au calendrier et aux exigences d’entretien.

4. Lorsque les wagons de fret commencent à être exploités, l’organisation doit avoir arrêté des procédures pour:

a)	obtenir la documentation d’origine et recueillir assez d’informations sur les opérations prévues;

b)	analyser la documentation d’origine et fournir le premier dossier d’entretien, en tenant également compte des obligations contenues dans toute garantie associée;

c)	faire en sorte que le premier dossier d’entretien soit mis en œuvre correctement.

5. Pour tenir le dossier d’entretien à jour tout au long du cycle de vie d’un wagon de fret, l’organisation doit avoir arrêté des procédures pour:

recueillir au moins les informations pertinentes concernant:

i)	le type et l’ampleur des opérations effectivement réalisées y compris, mais pas uniquement, les incidents d’exploitation susceptibles d’avoir une incidence sur la sécurité et l’intégrité du wagon de fret;

ii)	le type et l’ampleur des opérations prévues;

iii)	l’entretien effectivement exécuté;

b)	définir les besoins de mise à jour en tenant compte des valeurs limites d’interopérabilité;

c)	faire des propositions de changement, approuver les changements et leur mise en œuvre, en vue d’une décision fondée sur des critères clairs, en tenant compte des conclusions de l’évaluation des risques;

d)	faire en sorte que les changements soient mis en œuvre correctement.

6. Lors de l’application du processus de gestion des compétences à la fonction de développement de l’entretien, il faut au moins prendre en compte les activités ayant une incidence sur la sécurité suivantes:

a)	évaluation de l’importance des changements apportés au dossier d’entretien et des remplacements proposés au cours de l’entretien;

b)	compétences d’ingénierie requises pour gérer l’établissement du dossier d’entretien et les changements qui y sont apportés ainsi que le développement, l’évaluation, la validation et l’approbation des remplacements au cours de l’entretien;

techniques d’assemblage (y compris soudure et collage), systèmes de freinage, essieux montés et appareils de traction, techniques d’essai non destructif et activités d’entretien sur des composants spécifiques des wagons de fret destinés au transport de marchandises dangereuses comme les citernes et les robinets-vannes.

7. Lors de l’application du processus de documentation à la fonction de développement de l’entretien, il faut au moins garantir la traçabilité des éléments suivants:

a)	la documentation relative au développement, à l’évaluation, à la validation et à l’approbation d’un remplacement au cours de l’entretien;

b)	la configuration des véhicules, y compris, mais pas uniquement, les composants liés à la sécurité;

c)	les registres de l’entretien exécuté;

d)	les résultats d’études sur les retours d’expérience;

e)	toutes les versions successives du dossier d’entretien, y compris l’évaluation des risques;

f)	les rapports sur les compétences et les contrôles en matière d’exécution de l’entretien et de gestion de l’entretien de la flotte;

g)	les informations techniques d’appui à fournir aux détenteurs de wagons, entreprises ferroviaires et gestionnaires de l’infrastructure.

III. Exigences et critères d’évaluation relatifs à la fonction de gestion de l’entretien de la flotte

1. L’organisation doit avoir arrêté une procédure pour contrôler les compétences, la disponibilité et les capacités de l’entité chargée de l’exécution de l’entretien avant de passer des commandes de travaux d’entretien. Cela implique que les ateliers d’entretien soient dûment qualifiés pour arrêter les exigences concernant les compétences techniques au titre de la fonction d’exécution de l’entretien.

2. L’organisation doit avoir arrêté une procédure pour constituer la liste des travaux ainsi que pour établir et passer la commande de travaux d’entretien.

3. L’organisation doit avoir arrêté une procédure pour envoyer les wagons de fret à l’entretien en temps voulu.

4. L’organisation doit avoir arrêté une procédure pour gérer le retrait des wagons de fret lorsqu’ils doivent passer à l’entretien ou lorsque des défauts ont été constatés.

5. L’organisation doit avoir arrêté une procédure pour définir les mesures de contrôle nécessaires concernant l’entretien exécuté et la remise en service des wagons de fret.

6. L’organisation doit avoir arrêté une procédure pour délivrer l’avis de remise en exploitation compte tenu des documents de remise en service.

7. Lors de l’application du processus de gestion des compétences à la fonction de gestion de l’entretien de la flotte, il faut au moins prendre en compte la remise en exploitation.

8. Lors de l’application du processus d’information à la fonction de gestion de l’entretien de la flotte, il faut au moins fournir à la fonction d’exécution de l’entretien les éléments suivants:

a)	les dispositions et spécifications techniques applicables;

b)	le plan d’entretien de chaque wagon de fret;

c)	une liste des pièces détachées, y compris une description technique suffisamment détaillée de chaque pièce pour permettre le remplacement par une pièce comparable avec les mêmes garanties;

d)	une liste des matériaux, y compris une description suffisamment détaillée de leur utilisation et les informations nécessaires en matière de santé et de sécurité;

e)	un dossier qui définit les spécifications applicables aux activités ayant une incidence sur la sécurité et précise les restrictions, en intervention et en utilisation, des composants;

f)	une liste des composants ou systèmes soumis à des exigences légales et la liste de ces exigences (y compris les réservoirs de frein et les citernes pour le transport de marchandises dangereuses);

g)	toutes les informations supplémentaires pertinentes en matière de sécurité, conformément à l’évaluation des risques réalisée par l’organisation.

9. Lors de l’application du processus d’information à la fonction de gestion de l’entretien de la flotte, il faut au moins transmettre aux parties intéressées les documents de remise en exploitation y compris les restrictions d’utilisation à l’intention des utilisateurs (entreprises ferroviaires et gestionnaires de l’infrastructure).

10. Lors de l’application du processus de documentation à la fonction de gestion de l’entretien de la flotte, il faut au moins consigner les éléments suivants:

a)	commandes de travaux d’entretien;

b)	documents de remise en exploitation y compris les restrictions d’utilisation à l’intention des entreprises ferroviaires et gestionnaires de l’infrastructure.

IV. Exigences et critères d’évaluation relatifs à la fonction d’exécution de l’entretien

1. L’organisation doit avoir arrêté des procédures pour:

a)	vérifier l’exhaustivité et l’adéquation des informations fournies par la fonction de gestion de l’entretien de la flotte en ce qui concerne les activités commandées;

b)	contrôler l’utilisation des documents d’entretien requis et des autres normes applicables à la fourniture des services d’entretien conformément aux commandes de travaux;

c)	faire en sorte que toutes les spécifications d’entretien contenues dans les commandes de travaux soient à la disposition de tout le personnel concerné (par exemple, qu’elles figurent dans les consignes de travail internes);

d)	faire en sorte que toutes les spécifications d’entretien, telles que définies dans la réglementation applicable et les normes indiquées dans les commandes de travaux, soient à la disposition de tout le personnel concerné (par exemple, qu’elles figurent dans les consignes de travail internes).

2. L’organisation doit avoir arrêté des procédures pour faire en sorte que:

a)	les composants (y compris les pièces détachées) et les matériaux soient utilisés comme indiqué dans les commandes de travaux d’entretien et la documentation du fournisseur;

b)	les composants et matériaux soient stockés, manipulés et transportés de façon à en éviter l’usure et la détérioration et comme indiqué dans les commandes de travaux d’entretien et la documentation du fournisseur;

c)	tous les composants et matériaux, y compris ceux fournis par le client, soient conformes aux dispositions nationales et internationales applicables ainsi qu’aux exigences des commandes de travaux d’entretien correspondantes.

3. L’organisation doit avoir arrêté des procédures pour déterminer, recenser, fournir, consigner et maintenir à disposition les installations, équipements et outils appropriés pour lui permettre de fournir les services d’entretien conformément aux commandes de travaux et aux autres spécifications applicables, en garantissant:

a)	l’exécution de l’entretien en toute sécurité, y compris pour le personnel et sa santé;

b)	l’ergonomie et la protection sanitaire, y compris des interfaces entre les utilisateurs et les systèmes informatiques ou le matériel de diagnostic.

4. Lorsque c’est nécessaire pour garantir la validité des résultats, l’organisation doit avoir arrêté des procédures pour faire en sorte que ses appareils de mesure soient:

a)	étalonnés ou vérifiés à une fréquence précise, ou avant utilisation, selon les normes de mesure internationales, nationales ou industrielles – si ces normes n’existent pas, la référence utilisée pour l’étalonnage ou la vérification doit être consignée;

b)	réglés autant de fois que nécessaire;

c)	identifiés comme permettant de déterminer leur statut d’étalonnage;

d)	protégés contre les réglages susceptibles d’invalider les résultats de la mesure;

e)	protégés contre tout dommage et détérioration au cours de leur manutention, entretien et stockage.

5. L’organisation doit avoir arrêté des procédures pour faire en sorte que les installations, équipements et outils soient tous correctement utilisés, étalonnés, conservés et entretenus, conformément à des procédures étayées par des documents.

6. L’organisation doit avoir arrêté des procédures pour vérifier que les tâches d’entretien effectuées sont conformes aux commandes de travaux et pour délivrer l’avis de remise en service comprenant d’éventuelles restrictions d’utilisation.

7. Lors de l’application du processus d’évaluation des risques (notamment du point 2.4 de la partie I) à la fonction d’exécution de l’entretien, l’environnement de travail à prendre en compte comprend non seulement les ateliers où l’entretien est effectué, mais aussi les voies à l’extérieur des ateliers et tous les endroits où des activités d’entretien sont réalisées.

8. Lors de l’application du processus de gestion des compétences à la fonction d’exécution de l’entretien, il faut au moins prendre en compte les activités ayant une incidence sur la sécurité suivantes:

a)	techniques d’assemblage (y compris soudure et collage);

b)	essai non destructif;

c)	essai final du véhicule et remise en service;

d)	activités d’entretien sur les systèmes de freinage, essieux montés et appareils de traction, et sur des composants spécifiques des wagons de fret destinés au transport de marchandises dangereuses comme les citernes, les robinets-vannes, etc.;

e)	autres domaines spécialisés ayant une incidence sur la sécurité.

9. Lors de l’application du processus d’information à la fonction d’exécution de l’entretien, il faut au moins fournir à la fonction de gestion de l’entretien de la flotte et à la fonction de développement de l’entretien les éléments suivants:

a)	travaux effectués conformément aux commandes;

b)	toute anomalie ou tout défaut concernant la sécurité qui est éventuellement constaté par l’organisation;

c)	remise en service.

10. Lors de l’application du processus de documentation à la fonction d’exécution de l’entretien, il faut au moins consigner les éléments suivants:

a)	une identification claire des installations, équipements et outils liés aux activités ayant une incidence sur la sécurité;

tous les travaux d’entretien effectués avec indication du personnel, des outils, équipements, pièces détachées et matériaux utilisés et compte tenu:

i)	des dispositions nationales applicables là où l’organisation est établie;

ii)	des exigences posées dans les commandes de travaux d’entretien, y compris des exigences concernant les registres;

iii)	de l’essai final et de la décision concernant la remise en service;

c)	les mesures de contrôle requises par les commandes de travaux d’entretien et la remise en service;

d)	les résultats de l’étalonnage et de la vérification. Lorsqu’un logiciel informatique est utilisé aux fins de contrôle et de mesure d’exigences précises, l’aptitude du logiciel à effectuer la tâche souhaitée doit être confirmée avant la première utilisation et reconfirmée si nécessaire;

e)	la validité des résultats de mesure antérieurs lorsqu’il est constaté qu’un instrument de mesure ne satisfait pas aux exigences.

(1) JO L 108 du 29.4.2009, p. 4.

(2) JO L 183 du 29.6.1989, p. 1.