Simplification, clarification, coordination et flexibilité de la gestion des politiques structurelles

1) OBJECTIF

Faciliter la gestion des Fonds structurels afin d'accélérer la consommation des crédits.

2) ACTE

Communication de la Commission, du 25 avril 2003, sur la simplification, la clarification, la coordination et la flexibilité de la gestion des politiques structurelles 2000-2006 [C(2003) 1255 - Non publié au Journal officiel].

3) SYNTHÈSE

La Commission et les États membres ont procédé à un exercice de simplification des procédures de gestion des Fonds structurels qui permettra d'accélérer la consommation des crédits. Cet allègement s'inscrit dans le cadre des dispositions en vigueur sur les Fonds structurels qui ne nécessitent aucune modification. Les mesures présentées interviennent dans dix domaines distincts. Elles concernent la préparation des programmes des futurs États membres de la prochaine période programmation.

Dix domaines sont concernés:

• la modification des programmes;
• les contrôles;
• la révision à mi-parcours;
• les rapports;
• les indicateurs de résultat et d'impact;
• la réserve de performance;
• la rencontre annuelle entre la Commission et les autorités de gestion;
• le rôle de la Commission au sein du comité de suivi;
• la gestion financière;
• l'accélération des procédures internes à la Commission.

MESURES AGRÉÉES ET D'APPLICATION IMMÉDIATE

La modification des programmes

La modification des programmes est possible pour des raisons de bonne gestion, y compris financière. Dans ce cas, elle implique soit un changement seul du complément de programmation (document détaillant les mesures annoncées dans les documents de programmation), soit une modification des décisions d'approbation des programmes.

La modification seule du complément de programmation est possible lorsque:

• le contenu et l'allocation financière (contributions communautaire et nationale) des mesures ont évolué sans effet rétroactif;
• la répartition des financements publics entre les niveaux national/fédéral, régional et local est modifiée;
• la distribution entre les apports publics et privés d'un cofinancement national évolue, y compris par l'inclusion ex novo d'un financement privé.

Un besoin d'amélioration de la gestion peut justifier la modification des décisions d'approbation des programmes. Les éventuels dégagements automatiques qui découleraient de l'application de la "règle N+2" s'inscrivent également dans ce cadre.

Des évolutions importantes des conditions économiques et sociales peuvent aussi entraîner la modification des programmes. Une situation exceptionnelle, comme les inondations de 2002 en Europe centrale, nécessite en effet la révision de la stratégie de développement et de réorienter les interventions vers les besoins les plus urgents.

Les contrôles

La Commission doit publier un rapport comparatif sur les systèmes nationaux de gestion et de contrôle financier, et mettre en évidence les bonnes pratiques.

Le règlement (CE) n° 438/2001 sur les systèmes de gestion et de contrôle du concours octroyé au titre des Fonds structurels a été modifié fin 2002. Il inclut désormais des règles très claires en matière de conservation des documents.

De nouvelles mesures permettront une meilleure coordination des contrôles. À partir de 2003, la Commission publie annuellement sur le site CIRCA (EN) son programme d'audit sur les Fonds structurels. Les missions d'audit ad hoc ou inopinées restent envisageables. La Commission met à jour son manuel d'audit des Fonds structurels. Lorsqu'elle pourra s'appuyer sur le travail d'audit des organismes nationaux, elle disposera d'une marge de manœuvre suffisante pour limiter ses propres inspections sur place. Les États membres sont encouragés à établir leurs programmes d'audit avant le début de l'année civile suivante et à les soumettre à la Commission afin d'éviter les doubles emplois. À partir de 2004, ils auront accès à SYSAUDIT, la base de données destinée à contenir l'ensemble des audits des organes communautaires et nationaux. La Cour des comptes est également invitée à collaborer, l'objectif final étant d'aboutir à une stratégie véritablement coordonnée.

La révision à mi-parcours

Fin août 2003, la Commission a publié ses orientations révisées pour les programmes de la période 2000-2006. Ces orientations ne conduiront pas à une renégociation des interventions.

La réunion annuelle d'automne 2003 entre la Commission et les autorités de gestion doit permettre de discuter d'une éventuelle révision à mi-parcours des programmes. Le cas échéant, la première réunion du comité de suivi en 2004 examinera et approuvera un complément de programmation modifié et adoptera une proposition formelle de modification de l'intervention. Dans les deux semaines, le comité transmettra à la Commission le nouveau complément de programmation pour information et la proposition formelle de modification de l'intervention pour adoption. En avril 2004, l'État membre et la Commission devront parvenir à un accord. Selon la clause de flexibilité, la décision de la Commission n'est pas conditionnée à l'avis des comités d'experts. Dans la mesure du possible, elle intervient dans les deux mois suivant la réception de la demande.

Rapports

Afin de réduire la multiplicité des rapports, l'État membre peut décider d'incorporer le rapport annuel de contrôle dans le chapitre "actions de contrôle" du rapport annuel unique. Le contenu des informations se limitera au suivi, au contrôle et à l'évaluation des actions mises en œuvre ainsi qu'aux mesures prises pour résoudre les problèmes rencontrés.

Les indicateurs de résultats et d'impact

En partenariat avec les États membres, la Commission examinera les indicateurs de suivi et d'évaluation des interventions, notamment pour les programmes multifonds. Afin de réduire la charge administrative, elle propose d'utiliser les indicateurs financiers en temps réel et les indicateurs de réalisations et de résultats de manière annuelle. Il est également proposé d'utiliser la fonction de l'évaluation (mi-parcours et finale) pour les estimations relatives aux indicateurs d'impact.

La réserve de performance

Les États membres s'efforceront de mettre en place un système simplifié d'indicateurs en vue de l'allocation de la réserve de performance. Un nombre situé entre huit et douze indicateurs représentatifs est approprié.

La réserve de performance et la révision des programmes à mi-parcours feront l'objet d'une seule et même décision.

La rencontre annuelle entre la Commission et les autorités de gestion

Dans la gestion des Fonds structurels, "l'autorité de gestion" est l'organisme public ou privé national, régional ou local (ou l'État membre lui-même lorsqu'il exerce cette fonction) qui gère une intervention. Le "comité de suivi" d'un programme est un organe de suivi des interventions qui rassemble tous les partenaires: administrations, acteurs économiques/sociaux/environnementaux. La Commission y participe avec une voix consultative.

La rencontre annuelle entre la Commission et les autorités de gestion a une nature plus politique qu'une simple réunion du comité de suivi. Lors de cette rencontre, la Commission est représentée à un niveau hiérarchiquement plus élevé que dans le comité de suivi. Il convient d'éviter les doubles emplois potentiels avec la réunion annuelle de contrôle entre la Commission et l'État membre. Pour les programmes qui fonctionnent le mieux, un simple échange de lettres portant sur la mise en œuvre de l'intervention peut remplacer la rencontre annuelle. Dans un contexte où 500 programmes sont mis en œuvre pendant la période 2000-2006, la Commission envisage même d'organiser des rencontres annuelles par le biais de vidéoconférences et ce, dans un souci d'économie.

Le rôle de la Commission dans le comité de suivi

Une préparation efficace du comité de suivi est une condition essentielle à l'obtention de résultats positifs. Les autorités de gestion fourniront suffisamment tôt un calendrier indicatif des réunions du comité de suivi. Au comité de suivi, la délégation de la Commission comprend un fonctionnaire de chaque Direction générale (DG) des Fonds structurels concernée. À sa tête, le représentant de la DG "chef de file" est responsable des relations officielles de la Commission avec le comité de suivi. Il présente la position de l'institution européenne. Après chaque réunion, il établit un rapport succinct sur les principaux points et les mesures à prendre en interne.

Le comité de suivi se concentrera sur les questions relatives au suivi général. Il abordera les questions d'éligibilité liées à l'intervention et favorisera les échanges d'expériences, notamment en invitant des représentants d'autres États membres. Réuni au moins une fois par an, le comité de suivi ne prend pas de décision sur des projets individuels.

La gestion financière

Les propositions de clarification couvrent les quatre domaines suivants:

• la "règle N+2";La règle des dégagements automatiques implique que des montants sont dégagés s'ils n'ont pas fait l'objet de paiement dans les deux ans suivant leur engagement. La simplification de cette règle porte sur les modalités pratiques d'application et le calcul des montants concernés (dates et documents de référence, procédure d'information préventive des États membres, allocation des contributions financières vers les interventions les plus prometteuses). Par contre, il est impossible d'effectuer le calcul des dégagements par programme car l'engagement est spécifique à chaque Fonds.
• la règle de remboursement de l'acompte;Tout ou partie de l'acompte initial de 7% est remboursé(e) à la Commission si aucune demande de paiement n'a été adressée dans un délai de 18 mois à compter de la date de décision de participation des Fonds. Pour réduire les risques, les services de la Commission ont notamment mis au point un système d'avertissement précoce.
• le calcul des remboursements intermédiaires;La Commission propose de rembourser les demandes de paiements intermédiaires (basées sur les montants dus aux bénéficiaires finaux) soit au taux de cofinancement de la mesure, soit sur la base de la contribution communautaire. Dans le premier cas, cette modalité est d'ores et déjà applicable. Concernant le remboursement de la contribution communautaire au niveau des opérations, l'État membre doit notifier explicitement les programmes ainsi que le (ou les) Fonds pour lesquels il en demande l'application.Quel que soit le système qu'elles choisissent, les autorités nationales ne devront pas en changer au cours de la période de mise en œuvre. Aucune modification légale n'est nécessaire. Cependant, sans déclaration officielle des États membres, la Commission appliquera l'option du remboursement des paiements au taux de cofinancement de la mesure.

Les procédures internes à la Commission

Les délégations nationales aux comités des Fonds structurels acceptent de ne plus être consultées formellement sur les modifications à mi-parcours des documents de programmation.

AUTRES POINTS EN DISCUSSION

Un "contrat de confiance" pour les contrôles

La Commission a proposé un nouveau "contrat de confiance" qui se fonde sur une coordination efficace des contrôles nationaux et communautaires. Ce "contrat de confiance" repose sur trois éléments:

• le respect des dispositions législatives du règlement (CE) n° 438/2001 sur les systèmes de gestion et de contrôle du concours octroyé au titre des Fonds structurels ;
• la définition par les autorités nationales d'une stratégie d'audit satisfaisante qui couvre la période 2000-2006;
• la présentation de rapports permettant d'évaluer l'efficacité de la mise en œuvre de la stratégie d'audit.

Le "contrat de confiance" sera applicable par un système de gestion et de contrôle qui pourra couvrir une région, un fonds ou bien un programme. En contrepartie, les contrôles communautaires seront allégés et la période de rétention des pièces justificatives réduite (3 ans).

Dernière modification le: 27.06.2006