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Communication de la Commission au Conseil, au Parlement européen, au Comité économique et social, au Comité des régions sur un nouveau cadre de coopération pour les activités concernant la politique d'information et de communication de l'union européenne

/* COM/2001/0354 final */
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52001DC0354

Communication de la Commission au Conseil, au Parlement européen, au Comité économique et social, au Comité des régions sur un nouveau cadre de coopération pour les activités concernant la politique d'information et de communication de l'union européenne /* COM/2001/0354 final */


Communication de la Commission au Conseil, au Parlement européen, au Comité économique et social, au Comité des régions sur un nouveau cadre de coopération pour les activités concernant la politique d'information et de communication de l'union européenne

SOMMAIRE

Introduction

I. Coopération entre les institutions et avec les États membres

I.1. Un cadre ouvert de coopération entre la Commission européenne et le Parlement européen

I.1.1 Le groupe de travail interinstitutionnel d'information (GII)

I.1.2 Les services opérationnels de la Commission européenne et du Parlement européen

I.1.3 Coopération sur le terrain - Représentations et Bureaux extérieurs

I.2 Un nouveau cadre de coopération avec le Conseil et les autres institutions, les États membres et les Parlements nationaux

II. Services d'information et de communication de la Commission

II.1 Services d'information générale

II.2 Traitement de l'information sectorielle

II.3 Instruments, moyens et évaluation

III. Suivi

Annexe: Instruments, moyens et évaluation des activités

d'information et de communication

Introduction

L'objectif qui sous-tend la présente communication est d'établir une nouvelle relation interinstitutionnelle, fondée sur une nouvelle forme de coopération pour ce qui est des thèmes et des intérêts communs, avec une mise en oeuvre concertée des politiques d'information, caractérisée par une gestion légère, décentralisée et la moins bureaucratique possible. Bien entendu, chaque partenaire continuera à prendre ses responsabilités s'agissant de l'orientation spécifique de sa propre stratégie dans le domaine de la politique de la communication et de l'information. De même, chaque partenaire conservera son autonomie en ce qui concerne l'information politique relative à sa propre institution et la communication sur ses propres priorités.

Le but de la communication de la Commission est de créer un nouveau cadre de coopération en matière d'information et de communication. Il s'agit d'une première réponse aux demandes formulées par le Parlement européen et le Conseil européen. À plusieurs reprises, le Parlement européen a invité la Commission à mettre sur pied une stratégie commune dans le domaine de l'information et de la communication [1]. De même, le Conseil européen d'Helsinki en décembre 1999 avait demandé au Parlement européen, au Conseil et à la Commission d'unir leurs efforts pour diffuser des informations générales coordonnées sur l'Union et optimiser l'utilisation des ressources. La Commission était invitée à « étudier d'une manière générale la question de la politique de l'information de l'Union, en examinant notamment comment améliorer la coordination avec ses bureaux d'information dans les États membres et les liens avec les bureaux d'information nationaux ».

[1] Résolution du 14/05/98 sur la politique d'information et de communication dans l'UE.

La tâche est considérable et requiert des efforts de toutes les institutions et des États membres pour mettre en oeuvre des actions dont les résultats doivent être, dans la mesure du possible, rapides, convaincants et évalués régulièrement. Elle suppose, pour être menée à bien, l'allocation de ressources humaines et financières supplémentaires.

Dans le contexte d'une véritable refondation de la politique de l'information, la communication s'efforce de :

* dessiner un cadre de nature instrumentale (identification, partage et mise en synergie des différents outils) ;

* mobiliser pour des objectifs qui sont développer un dialogue adéquat avec les citoyens; réduire et gérer la distance séparant l'Union du citoyen; s'assurer que les citoyens ont accès aux informations appropriées; discipliner les messages; anticiper et non plus réagir; créer ainsi une Europe de proximité, familière et concrète.

* définir un partenariat avec les institutions, les États membres au niveau national, régional et local et la société civile, un partenariat au service d'une information décentralisée et de proximité.

Ceci répond à un nouvel environnement dans une Union qui a connu de profonds changements. Les attentes et les demandes des citoyens, l'obligation d'une information de proximité et le débat sur la gouvernance européenne conjuguent leurs effets pour que tous, institutions communautaires et États membres, renforcent leur coopération et en développent de nouvelles formes. En outre, l'approche interinstitutionnelle s'impose afin d'assurer auprès du grand public une perception commune des institutions et de leur action et non pas une perception confuse et fragmentée.

L'enjeu est tel que la présente communication appelle naturellement un débat; un débat ouvert mais aussi un débat organisé, circonscrit dans le temps et bien ciblé dans les thèmes. La nature même de la communication est un argument supplémentaire en faveur d'un tel débat puisqu'elle n'a d'autre ambition que de dessiner un cadre évolutif. Ce cadre ne préjuge pas le contenu. Un débat aurait pour but de le compléter et d'en modifier les contours, il se concentrerait principalement sur son contenu.

I. Coopération entre les institutions et avec les États membres

L'aspiration croissante et légitime des citoyens à accéder aisément à une information complète sur les affaires européennes, la gouvernance européenne et le développement de l'Union exigent une politique de l'information moderne, efficace et fiable. Pour les institutions, en particulier la Commission, le Parlement et le Conseil, qui sont attachées à une politique d'ouverture, de transparence (accès aux documents) et de responsabilité, ce nouveau défi est une excellente occasion de renforcer et de repenser la coopération entre elles et avec les États membres.

La présente communication a pour objet de proposer un nouveau cadre pour les activités d'information et de communication de l'Union européenne. Ce faisant, elle reconnaît les responsabilités des institutions et des États membres. Ce cadre n'est pas exclusif; toutes les institutions sont en fait invitées, avec les États membres et les Parlements nationaux, à contribuer aux efforts communs d'information et de communication.

L'approche choisie est simple, non bureaucratique et décentralisée et vise à créer une base de confiance mutuelle entre les institutions.

Une Europe proche des citoyens

L'obligation de rapprocher l'Europe de ses citoyens se trouve au coeur de la politique d'information et de communication. Les structures et institutions elles-mêmes doivent s'adapter à cet impératif afin que l'Europe soit une réalité proche, avec des informations claires, appropriées et en rapport avec les préoccupations réelles. Cette question est étroitement liée aux discussions actuelles sur la gouvernance de l'Union et en particulier sur la manière de mieux équiper les institutions afin qu'elles soient à même de remplir leur mission d'information et de communication. Il est également essentiel que les citoyens soient informés de la Charte de l'Union européenne sur les droits fondamentaux afin d'en tirer pleinement profit. L'information et la communication deviendront ainsi un outil stratégique de gouvernance pour la Communauté européenne et répondront aux préoccupations et aux souhaits exprimés par le Parlement sur la participation du public.

Les institutions éprouvent de grandes difficultés à parvenir jusqu'aux citoyens et on ne saurait attendre d'elles qu'elles soient en mesure de lancer et entretenir un débat à elles seules. Il faut trouver le moyen de surmonter les obstacles à la communication, qu'ils soient de nature linguistique, culturelle, politique ou institutionnelle, et prendre pleinement en considération les différences existant entre les États membres: à bien des égards, il n'existe pas aujourd'hui de véritable public européen.

Il nous faut donc adapter le message à transmettre en fonction des spécificités de l'audience concernée.

Cela suppose d'utiliser pleinement les partenariats à tous les niveaux, en exploitant au mieux les nouvelles techniques et technologies de la communication et en fournissant des mécanismes pour la rétro-information en provenance des citoyens.

Responsabilité

S'il est vrai qu'il doit y avoir un degré important de décentralisation dans la transmission de l'information, il est tout aussi nécessaire d'assurer la cohérence et la fiabilité du flux d'information. Les institutions sont et demeurent responsables de leurs actions. Une synergie maximale entre les activités et ressources de chaque institution devrait, dans la mesure du possible, être recherchée.

De même, les institutions - et leurs membres - resteront pleinement responsables de leurs contacts respectifs avec la presse et les médias. La collaboration avec la presse revêt une grande importance dans le monde d'aujourd'hui et constitue la clé de la présentation immédiate d'informations, politiques et opinions nouvelles. La stratégie d'information et de communication doit, chaque fois que possible, faciliter cette collaboration avec les médias en assurant la disponibilité d'informations factuelles et mises à jour sur les sujets d'actualité. Cependant, les activités liées à la presse ne sont pas directement concernées par cette stratégie d'information et de communication. Chaque institution demeure responsable de ses activités de presse et de la présentation, de la promotion et de la défense de ses propres politiques et actions.

Intégrité des institutions

L'autonomie et l'intégrité de toutes les institutions sont pleinement respectées dans le nouveau cadre. En particulier, la Commission européenne est la seule responsable des activités de communication et d'information relevant de son autorité exclusive, à savoir de son droit d'initiative, de son rôle de gardienne du traité ou de l'exécution du budget sous le contrôle de l'autorité budgétaire. Le Parlement européen, en sa qualité de législateur, d'autorité budgétaire ou d'autorité de contrôle démocratique, doit jouir d'une indépendance totale lorsqu'il s'agit de donner son opinion et ses membres doivent pouvoir s'exprimer librement sur tout sujet de leur choix.

Traitement de l'information par les institutions

Le citoyen ordinaire étant dans l'incapacité de saisir les nombreuses distinctions entre les institutions européennes, et encore plus entre les différents services de la Commission, il est indispensable non seulement d'améliorer les mécanismes de coopération interinstitutionnelle, notamment entre la Commission et le Parlement, mais également de poursuivre les améliorations au sein de la Commission elle-même.

Les informations peuvent être réparties en trois catégories. Les informations générales visent l'ensemble du public, bien qu'elles comprennent des informations destinées à des audiences prioritaires telles que les femmes et la jeunesse. La Commission ne doit pas se contenter d'expliquer son rôle, ses politiques et ses activités, mais également les droits et opportunités revenant aux membres du public en leur qualité de citoyens de l'Union et l'impact qu'ont sur eux les actions menées au niveau de l'Union. Cela englobe naturellement le processus de prise de décision de l'Union, la responsabilité des institutions vis-à-vis du grand public et certaines questions d'intérêt général telles que l'utilisation des ressources de l'Union.

Des informations spécialisées sont indispensables à des groupes spécifiques nécessitant des informations approfondies sur certains aspects très particuliers de la politique de l'Union. Par exemple, il existe dans les DG de la Commission des unités destinées à venir en aide à ceux qui ont besoin de ce type d'informations.

Les informations à la presse, constituées le plus souvent de nouvelles "de la dernière heure", mais comprenant aussi des informations de base spécialisées, se distinguent de ces deux catégories et appartiennent à une catégorie à part en raison de l'audience à laquelle elles sont destinées en premier lieu, en dépit de leur importance considérable pour l'ensemble du public.

L'information doit être située dans une stratégie de communication plus générale destinée à susciter un débat éclairé sur les questions européennes. Cela ne signifie pas que les services d'information doivent assumer le rôle des politiciens chargés de se positionner par rapport à l'Union européenne. Toutefois, le fait que la Commission soit chargée d'élaborer les mesures nécessaires pour traduire dans la réalité les articles du traité implique l'obligation de communiquer la teneur de ses objectifs à l'ensemble des citoyens de l'Union. Cette tâche doit être réalisée en partenariat avec les autres institutions européennes, ainsi qu'avec les institutions nationales et régionales.

I.1. Un cadre ouvert de coopération entre la Commission européenne et le Parlement européen

L'importante priorité politique accordée par les deux institutions aux activités et stratégies en matière d'information et de communication, priorité qui se reflète également dans l'affectation des ressources budgétaires aux postes concernés, est évidente et incontestée. Le cadre de la coopération entre la Commission et le Parlement doit traduire ce haut niveau d'engagement politique tout en fournissant la base des décisions opérationnelles du siège de chaque institution et de la coopération pratique sur le terrain.

Il convient d'identifier les trois niveaux de cette coopération puisque le cadre les concernera tous à divers titres et d'en définir les modalités précises:

* Le niveau politique sous la forme du groupe de travail interinstitutionnel d'information (GII), qui définira les grandes lignes et priorités de la politique générale d'information et de communication en respectant pleinement la compétence sectorielle des commissions parlementaires;

* Le niveau opérationnel de l'adoption et du suivi des activités par les services responsables (DG Presse et communication pour la Commission et DG Information et relations publiques - DG III - pour le Parlement);

* Le niveau décentralisé de la mise en oeuvre dans les États membres (Représentations et Bureaux extérieurs).

I.1.1 Le groupe de travail interinstitutionnel d'information (GII) [2]

[2] Le GII est un groupe paritaire composé de membres de la Commission et du Parlement européen, coprésidé par les deux institutions Son mandat initial était circonscrit aux actions prioritaires d'information (campagnes PRINCE). Il est désormais étendu à l'ensemble des activités d'information et de communication.

Le GII sera l'organe central de la coopération entre les institutions au niveau politique. Il aura essentiellement deux fonctions: surveiller le bon fonctionnement de la coopération entre les institutions et, sur une base annuelle, dresser le bilan de l'avancement et définir des orientations au sujet des activités générales et spécifiques d'information pour lesquelles il existe une coopération du Parlement européen et de la Commission .

Lors d'une réunion annuelle, convoquée après la première lecture par le Parlement européen de l'avant-projet de budget pour l'exercice budgétaire suivant, le GII devrait fixer les priorités des activités futures et suivre l'avancement sur la base d'un rapport élaboré par la Commission et de toutes autres contributions des autres institutions qui seraient jugées appropriées. Il disposera d'un projet de programme de travail sur les activités d'information des services de la Commission et du Parlement, y compris les activités prévues dans chaque État membre. Il élaborera également des orientations pluriannuelles sur les activités d'information et de communication.

Dans le cadre de sa tâche de programmation globale des activités communes, le GII adoptera, le cas échéant, des recommandations et formulera des suggestions pour la conduite et le financement des grandes campagnes d'information. Il recevra des rapports réguliers sur l'exécution des activités d'information menées par les institutions afin de permettre une discussion politique pleinement éclairée des résultats obtenus et des objectifs futurs.

La décision stratégique du GII, fondée sur l'examen des activités en cours, englobera:

* la sélection des domaines prioritaires pour les activités d'information de l'année ou des années suivantes;

* l'identification, pour chacune des priorités sélectionnées, des objectifs généraux à atteindre et de la stratégie à suivre;

* la définition des outils à utiliser (PRINCE, autres grandes campagnes, etc.);

* la recommandation de dispositions pour le suivi et l'évaluation de l'impact.

Le GII pourrait se réunir à d'autres occasions pendant l'année, si nécessaire, afin d'examiner l'avancement des principales activités et faire des propositions appropriées pour modifier et réorienter les campagnes en cours.

L'évaluation par le GII de la coopération entre les institutions devrait être une activité permanente et un point fixe de l'ordre du jour de la réunion annuelle. Dans ce contexte, on examinera s'il est nécessaire de revoir le code de conduite dans le domaine de l'information et de la communication.

Chaque institution prendra note des décisions du GII et des recommandations formulées tout en conservant pleinement son autonomie et son intégrité. En particulier, chacune devrait indiquer explicitement dans quelle mesure ses membres participeront aux campagnes et activités d'information.

I.1.2 Les services opérationnels de la Commission européenne et du Parlement européen

Les services des deux institutions (DG Presse et communication - DG PRESS - pour la Commission et DG Information et relations publiques - DG III - pour le Parlement européen ) sont chargés de préparer, mettre en oeuvre, suivre et évaluer les activités d'information, conformément aux lignes directrices définies et aux instructions reçues dans le cadre convenu. La coopération, l'échange d'informations et l'assistance mutuelle entre les services s'appliquent à toutes ces étapes.

Les directeurs généraux de la Commission et du Parlement qui sont responsables de l'information et de la communication assisteront le GII dans sa tâche. Ces directeurs généraux ou leurs représentants se réuniront régulièrement et au moins deux fois par an pour examiner les rapports sur l'exécution des activités d'information, échanger des informations sur la planification courante des activités et préparer les discussions du GII.

L'un ou l'autre directeur général invitera d'office un représentant de l'autre institution à participer en tant qu'observateur à ses comités de rédaction ou autres groupes similaires chargés des activités générales d'information. Ces directeurs généraux s'efforceront également d'associer à leurs travaux les autres institutions et, le cas échéant, d'autres organes, y compris des représentants des États membres, engagés dans des activités d'information.

Lorsqu'un groupe ou un comité chargé de tâches rédactionnelles ou autres tâches liées à l'information sera créé par les services opérationnels (DG PRESS et DG III) au niveau central, il invitera l'autre institution à désigner un observateur.

Les directeurs généraux des deux institutions devraient également s'efforcer de prendre des dispositions pour le partage des moyens de communication, comme c'est déjà le cas par exemple du site EUROPA, des émissions Europe par Satellite (EbS) et des bibliothèques des institutions.

Les directeurs généraux de la DG PRESS et de la DG III devraient également rencontrer leurs homologues des autres institutions et suivre les travaux réalisés par les comités de coordination existants (par exemple sur Europa ou Europe par Satellite). Ils devraient veiller à ce que les institutions exploitent de manière cohérente le potentiel des technologies modernes et fournissent au public un accès facile à des informations actualisées.

Il sera envisagé de créer un organe consultatif pour l'information et la communication comprenant des représentants des institutions, des États membres, et de coopter des conseillers extérieurs et des spécialistes pour des besoins spécifiques (tels que les meilleures pratiques en matière d'utilisation des instruments de communication, comment les utiliser ensemble de manière optimale, critères d'appréciation et évaluation d'impact).

I.1.3 Coopération sur le terrain - Représentations et Bureaux extérieurs

Les Représentations de la Commission et les Bureaux extérieurs du Parlement européen dans les États membres coopèrent actuellement au niveau local sur une base ad hoc. Ces deux institutions ont affecté des ressources considérables à leurs activités et espèrent recevoir une rétro-information en ce qui concerne les tâches spécifiques définies pour les entités locales. Le nouveau cadre de coopération exige un niveau élevé de coordination locale, d'échange d'informations et de coopération afin de renforcer l'efficacité des actions.

Portée et modalités de la coopération

Dans le nouveau cadre, les Représentations et les Bureaux extérieurs seront considérés comme étant au centre de toute coopération décentralisée dans les États membres. Tous les domaines concernés par les décisions et orientations définies par le GII sont inclus. Les activités et actions liées à des domaines qui sont et restent de la compétence exclusive de l'une ou l'autre institution ne relèvent pas du champ de la coopération locale dans les États membres.

Les chefs des Représentations et des Bureaux extérieurs seront chargés de la mise en oeuvre sur le terrain des activités définies par le GII et rendues opérationnelles par les DG PRESS et III respectivement. En règle générale, la coopération sera fondée sur des contacts locaux systématiques et des échanges réguliers de plans et initiatives à long terme. Chaque fois que possible, les Bureaux extérieurs et les Représentations devraient s'efforcer de rechercher des solutions communes aux problèmes communs.

Les chefs de la Représentation et du Bureau extérieur de chaque État membre seront chargés de la coopération sur le terrain entre leurs deux institutions. Ils s'inviteront systématiquement à participer à des groupes d'orientation, des comités de rédaction etc. au niveau local lorsque le thème sera d'intérêt commun. Afin de faciliter une coopération régulière, les dispositions suivantes seront prises:

* une réunion mensuelle aura lieu entre les chefs de la Représentation et du Bureau d'information dans les locaux de l'un d'entre eux, alternativement;

* une copie de l'ordre du jour écrit et du procès verbal succinct de chaque réunion sera transmise par chacun des chefs à son institution;

* les chefs de toutes les Représentations et de tous les Bureaux extérieurs se réuniront deux fois par an; l'une des réunions accordera la priorité à la préparation de la réunion annuelle du GII.

La coopération respectera toutes les conditions locales et circonstances spécifiques du pays d'accueil. Les institutions demeureront attachées à une mise en synergie maximale de leurs opérations, comprenant la mise en commun des locaux, des centres d'information, la mise en réseau électronique des sites Internet etc. de même que de tous les autres moyens pratiques de collaboration.

Enfin, les chefs des Représentations et Bureaux extérieurs examineront précisément, dans toutes les actions d'information et de communication, comment inviter les membres des deux institutions à participer, le cas échéant. Dans tous les cas, des mesures appropriées seront prises pour encourager le pluralisme et l'esprit d'ouverture.

Actions communes - mandats et code de conduite

L'information de base relative à l'Union et à ses politiques devrait être assurée conjointement par la Commission, le Parlement européen et les États membres. Des relais et réseaux adaptés aux circonstances dans les différents États membres permettront d'assurer au mieux cette mission.

Ces relais d'information devraient être aussi proches que possible des citoyens - l'Union est une réalité très proche et non une question de politique étrangère. Il est particulièrement important dans certains États membres de trouver des vecteurs localement fiables et crédibles pour les messages que les institutions souhaitent faire passer. Il est tout aussi important de garder à l'esprit que, même en travaillant ensemble, les institutions peuvent ne pas réussir à atteindre elles-mêmes tous les citoyens. C'est pourquoi les partenariats avec les États membres, la société civile et les ONG sont d'importance cruciale. L'information doit être moderne et conviviale, et porter sur les véritables préoccupations du public. Les Représentations sont chargées de coordonner, former et alimenter les relais et réseaux avec le soutien des unités compétentes du centre.

Dans ce contexte, il y a lieu d'examiner et, le cas échéant, de modifier les mandats des Représentations et Bureaux extérieurs. La Commission propose de réexaminer ses dispositions pour tenir compte du nouveau cadre de coopération; cela nécessite d'adopter des dispositions supplémentaires concernant l'information du "grand public" en tant que priorité à ajouter aux deux priorités existantes relatives aux "médias" et aux "contacts politiques". D'autres modifications concerneront les campagnes et autres actions adoptées par le GII pour faire en sorte qu'il leur soit accordé la priorité qui convient sur le terrain.

Une proposition a été présentée au Parlement pour modifier de la même manière les mandats des Bureaux extérieurs, en ce qui concerne notamment les activités destinées à la presse et aux médias dans les régions. On pourrait envisager d'inclure au nombre des priorités "le travail par l'intermédiaire des relais et réseaux".

Enfin, on pourrait envisager de revoir le code de conduite (du 15 janvier 1998) entre les Représentations de la Commission européenne et les Bureaux du Parlement européen dans les États membres à la lumière des principes décrits dans la présente communication, de définir les modalités des réunions régulières proposées et d'identifier les domaines de coopération.

I.2 Un nouveau cadre de coopération avec le Conseil, les autres institutions, les États membres et les Parlements nationaux

La responsabilité de l'information et de la communication incombe à toutes les institutions et aux États membres. Le cadre de coopération décrit dans le présent document devrait être ouvert et toutes les institutions et les États membres devraient être invités à participer chaque fois que cette participation est utile et faisable.

Le Conseil

Le Conseil a une politique d'information et de communication qui diffère de celles du Parlement européen et de la Commission européenne car il ne dispose pas de ressources budgétaires importantes à cet effet. Il gère ses propres relations avec la presse et les médias et partage certains moyens de communication avec les autres institutions. Le Conseil européen d'Helsinki a cependant demandé que le Conseil soit associé à l'effort de fourniture d'une information générale cohérente sur l'Union européenne. Le Conseil européen a également invité la Commission à améliorer la coordination entre les Représentations dans les États membres et les autorités nationales en matière d'information.

Pour l'instant, le Conseil participe au site web EUROPA et à Europe par Satellite aux côtés des autres institutions. Il est représenté dans les comités rédactionnels et de gestion, mais ne participe pas par ailleurs à la formulation des politiques d'information et de communication. Il n'est actuellement pas membre du GII.

L'évolution future pourrait comporter des informations et communications émanant du Conseil au sujet des questions relevant des deuxième et troisième piliers. Il faudrait à cet effet que la coordination interinstitutionnelle entre la Commission, le Parlement et le Conseil aille au-delà du simple partage de moyens de communication. Jusqu'à présent, le Conseil n'a pas présenté de stratégie globale, mais la création de la force de réaction rapide et la participation accrue de l'Union aux opérations internationales de maintien de la paix peuvent être l'occasion d'un changement. La Commission invitera le Conseil à examiner comment les institutions devraient traiter ces questions et comment il envisage sa participation au GII.

Il est probable que les différents États estiment qu'ils disposent de moyens d'information et de communication amplement suffisants. La possibilité d'actions communes au niveau de l'Union associant à la fois le Conseil et les États membres se limite sans doute au partage de moyens de communication. Outre les médias électroniques que constituent EUROPA et EbS, la création d'un centre commun d'information ou d'accueil des visiteurs à Bruxelles et une coopération plus étroite en ce qui concerne les bibliothèques sont activement envisagées sans que des conclusions fermes aient été atteintes jusqu'à présent. La coopération entre les institutions pour la production commune de coupures et revues de presse pourrait permettre un meilleur service et des économies d'échelle dans un domaine d'intérêt commun.

Les autres institutions et organes

Toutes les institutions devraient être invitées à contribuer aux activités d'information de l'Union, chacune dans son domaine spécifique. La Commission propose d'inclure les activités d'information dans tous les contacts ordinaires entre les institutions. Il devrait y avoir une compréhension mutuelle et des informations émanant de l'institution devraient être dûment incluses dans les matériels d'information à l'usage du public. Tel est déjà le cas, par exemple, dans les relations entre la Commission et le Comité des régions et le Comité économique et social.

Les déclarations communes à la Commission et aux deux Comités qui sont actuellement mises au point aborderont ces aspects et le rôle qu'ils peuvent jouer vis-à-vis de la société civile et des régions. La Commission reste ouverte à toute proposition des autres institutions à ce sujet.

Les États membres et les Parlements nationaux

Comme la stratégie d'information doit comprendre une large gamme de moyens et de techniques pour mettre l'information à la disposition du public, il est également nécessaire que les institutions cherchent à obtenir l'entière coopération des autorités des États membres aux niveaux national, régional et local. Il va de soi qu'une stratégie d'information et de communication efficace doit faire en sorte que les messages parviennent aux citoyens au niveau le plus local possible. La Commission devrait renforcer la coopération avec les administrations nationales, régionales et locales tout en respectant bien entendu les équilibres constitutionnels de chaque État membre.

Lorsque des politiques sont convenues et établies, les États membres et les autorités régionales et locales participent directement à cette tâche et sont souvent mieux placés pour fournir un cadre de diffusion de l'information, particulièrement au niveau local.

Les efforts de décentralisation de la fourniture d'informations au public vers un système de partenariat avec les États membres seront poursuivis. De tels systèmes existent déjà à Paris et à Lisbonne et seront bientôt mis en place à Rome. Dans d'autres États membres, diverses formes de partenariat réunissant des organismes nationaux, régionaux, locaux et de la société civile pourraient s'avérer appropriées. Dans tous les cas, le but essentiel de la politique est de fournir des informations au public au moyen d'un partenariat entre les institutions de l'Union européenne et les propres structures de l'État membre, et non pas seulement dans les Représentations ou les Bureaux extérieurs.

Les possibilités d'actions communes avec les organismes gouvernementaux des États membres comprennent des activités d'information conjointes, cofinancées et cogérées sur la base d'une convention. Il peut s'agir de centres d'information permanents comme Sources d'Europe à Paris, le Centre Jacques Delors à Lisbonne et le CIDE à Rome, ou d'actions en rapport avec des priorités politiques spécifiques comme les activités d'information sur l'Euro ou l'élargissement. Outre le signal très positif que constitue la coopération, cette conjonction des forces présente de nombreux autres avantages, notamment l'intérêt des médias, le recours à du personnel spécialisé et la possibilité de toucher des secteurs de la population qu'aucune institution européenne ne peut atteindre à elle seule.

Les États membres ont réagi diversement aux avances de la Commission concernant les conventions. Certains ont accueilli ces propositions avec enthousiasme et souhaiteront vraisemblablement développer et exploiter l'idée. D'autres ont accepté de participer dans le cadre d'objectifs étroitement circonscrits (par exemple, la campagne d'information sur l'Euro) et limités dans le temps; il se peut qu'ils acceptent d'envisager d'autres questions telles que l'élargissement. Seuls deux États membres n'ont encore accepté aucune convention.

Les organismes d'information nationaux - lorsqu'ils existent - n'ont pas été contactés systématiquement par la Commission. Les directeurs généraux de l'information - ou leurs équivalents - ont été invités à une réunion à Bruxelles en 1999 pour débattre des possibilités d'actions communes, notamment en ce qui concerne l'Euro. Certaines Représentations ont entretenu des contacts bilatéraux avec les organismes nationaux, mais ces contacts n'existent pas partout. Cela tient sans nul doute aux différences sensibles qui existent entre les États membres dont certains sont dotés d'un organisme central chargé de l'information du public à grande échelle, tandis que d'autres ont un système très décentralisé d'information du public dans lequel la coordination centrale est peu importante ou inexistante.

On trouve des exemples de coopération dans les renvois mutuels, les liens vers des sites Internet et les références croisées du même genre. Il n'y a pas d'exemples de participation réciproque à des comités rédactionnels ou de publications communes. Il devrait toutefois être possible d'associer les autorités nationales chargées de l'information - là où elles existent - aux campagnes européennes générales et cela devrait être la règle lorsqu'il existe une convention.

En ce qui concerne les Parlements nationaux, la coopération avec la Représentation est considérée comme une affaire purement locale. Le Parlement européen a une expérience similaire. Certains États membres possèdent des Bureaux d'information dans leurs Parlements et la Représentation est normalement en contact avec eux; dans d'autres cas, il n'y a pas de contacts formels avec le Parlement, mais seulement avec des parlementaires et des partis politiques. La Commission n'a pris aucune initiative générale pour pressentir les Parlements nationaux. Toutes ces initiatives seront entreprises en étroite coopération avec le Parlement européen.

II. Services d'information et de communication de la Commission

II.1 Services d'information générale

DG Presse et Communication

La direction générale Presse et communication est chargée des relations de la Commission avec les médias. La spécialisation du porte-parole de la Commission dans un domaine particulier de la politique de cette institution vise à assurer la fourniture d'informations de haute qualité dans un cadre général englobant les autres directions générales.

Au sein de la DG PRESS, la responsabilité de la presse est partagée avec les Représentations de la Commission dans les États membres. À la différence de leurs collègues de Bruxelles, les membres du personnel de la Représentation s'occupant de la presse s'adressent généralement à des journalistes qui ne sont pas toujours spécialistes des questions européennes, mais qui sont, par exemple, des correspondants politiques, économiques ou industriels de la presse nationale qui incluent de plus en plus les aspects européens dans leur couverture des affaires nationales. En outre, les Représentations jouent un rôle vital en ce qui concerne l'information des organes de presse régionaux et locaux, qui ne disposent pas de journalistes spécialistes des affaires européennes au sein de leur personnel.

Un grand nombre de journaux et magazines spécialisés demandent souvent de l'aide aux Représentations. Par ailleurs, outre les journalistes, les Représentations ont également des contacts avec la rédaction et les éditorialistes.

Le rôle et les priorités des Représentations dans le nouveau cadre

Les Représentations de la Commission européenne représentent et servent l'institution dans son ensemble. Leurs tâches comportent:

* Une action directe auprès des médias au nom de la Commission, dans le cadre des priorités définies par la DG Press, et une fonction d'alerte rapide pour les questions importantes;

* la mise en réseau politique et la fourniture de renseignements en retour au Centre à Bruxelles;

* une assistance dans la fourniture d'informations au grand public sur les thèmes prioritaires, au besoin en partenariat avec les autorités des États membres et le Parlement européen. Cette fonction s'exerce principalement, sous l'égide des Représentations, par le biais de réseaux de relais d'information, constitués en association avec les États membres et d'autres entités régionales ou locales.

L'explication des politiques de la Commission est une importante dimension des deux premières des trois priorités qui restent les activités clés des Représentations lorsqu'elles agissent en qualité de représentantes de l'institution. Le nouveau cadre devrait assurer l'égalité de traitement de la troisième priorité à l'avenir, afin de refléter la nouvelle coopération avec le Parlement. Les Représentations continueront à jouer un rôle capital en contribuant à la mise en oeuvre des grandes activités d'information décidées par la Commission dans le cadre de PRINCE [3].

[3] Le programme PRINCE, créé en 1995, essentiellement à la demande du Parlement européen, comprend des campagnes prioritaires en partenariat avec les institutions et les États membres : il est actuellement appliqué à l'élargissement, à l'Euro, au débat sur l'avenir de l'Union européenne et à la nouvelle campagne sur la création d'un espace de liberté, de sécurité et de justice.

Pour l'instant, les Bureaux extérieurs du Parlement européen ne sont que marginalement associés aux réseaux. Il existe de larges possibilités d'une association plus étroite du Parlement qui pourrait revêtir deux formes : d'une part, les Bureaux pourraient être invités à faire usage des réseaux pour l'information institutionnelle émanant du Parlement et, le moment venu, à réfléchir à la localisation, l'étendue et la structure des réseaux. D'autre part, les membres du Parlement européen devraient être invités à participer aux événements locaux organisés par les réseaux ou par leur intermédiaire.

En plus de leurs activités essentielles, les Représentations exercent également d'autres tâches, comme de faire office de prolongement des services de Bruxelles. Il s'agit, par exemple, de contribuer à la gestion des programmes des directions générales, de s'occuper des demandes de renseignements relatives aux recrutements, des appels d'offres et des plaintes déposées par les citoyens. Les Représentations apportent leur assistance lors des visites de haut niveau de la Commission de Bruxelles et fournissent un soutien lorsque le pays d'accueil assure la Présidence.

Les Représentations devraient développer davantage les réseaux, y compris aux niveaux régional et local, et en faire des partenaires actifs dans les activités générales d'information, dans l'organisation d'événements et dans la formation du personnel des réseaux.

Les Représentations et les Bureaux ont un rôle capital à jouer dans la coopération interinstitutionnelle sur une base décentralisée. Le resserrement des relations de travail entre les Représentations et les Bureaux extérieurs du Parlement européen revêtira une importance accrue dans la planification et l'exécution de leurs activités respectives. De nombreuses activités actuellement entreprises par les Représentations relèveront donc de leur mission de coopération interinstitutionnelle. L'annexe de la présente Communication donne un aperçu de l'évolution possible de ces activités dans le nouveau contexte d'étroite coopération.

Il est proposé que la définition annuelle des priorités en matière d'information et de communication soit effectuée en collaboration avec les Représentations en septembre de chaque année pour l'exercice budgétaire suivant. Les propositions d'action seront établies par les Représentations sur la base de ces priorités et une copie en sera remise aux Bureaux extérieurs pour information. L'accord final serait donné à la lumière des conclusions du GII et des auditions et décisions budgétaires internes de la Commission. Les Bureaux du Parlement devraient être invités à suivre une procédure analogue. Chaque année, les Représentations et Bureaux devraient remettre des rapports d'activité dans le cadre de l'exercice d'évaluation qui comportera l'échange de priorités en matière d'information.

II.2 Traitement de l'information sectorielle

Les directions générales et services de la Commission comptent des unités chargées de l'information qui sont responsables de l'information sectorielle; par exemple, environnement, concurrence, commerce, politique sociale, agriculture etc. Ces services disposent à cet effet de lignes budgétaires spécifiques qui ne sont pas couvertes par la présente communication. Un rôle particulier revient également aux directions générales responsables des relations extérieures qui doivent fournir des informations aux citoyens de pays tiers, y compris des informations destinées au grand public dans les pays candidats. La demande émanant d'autres pays tiers est souvent d'une nature plus spécialisée. Les correspondants de presse établis à Bruxelles comptent évidemment dans leurs rangs de nombreux journalistes de pays tiers qui reçoivent exactement le même service que leurs homologues de l'Union. Ces aspects ne sont pas non plus couverts par la présente communication.

Les unités chargées de l'information exercent une tâche très importante en faisant connaître les politiques, les décisions et les activités de la Commission au grand public ou à des secteurs particuliers de la population. Elles emploient à cet effet des imprimés, des moyens électroniques ou autres ainsi que des réunions, conférences, visites et discours. Cette activité est indispensable au bon fonctionnement des politiques; elle constitue également un moyen efficace et utile pour permettre à la Commission, en tant qu'institution, de toucher un public plus large qu'elle ne le pourrait par des activités et campagnes générales.

Alors que le travail de la DG PRESS et des Représentations est coordonné au sein de la même direction générale, il n'existe pas de mécanisme direct analogue en ce qui concerne la fourniture d'informations par d'autres directions générales. Il est de plus en plus largement admis que l'information est un élément clé de l'élaboration des politiques et qu'elle est essentielle dans ce domaine pour éviter la perte d'impact ou les malentendus. En étant chargés chacun d'un domaine spécifique, les porte-parole peuvent contribuer à assurer la cohérence du message d'une manière non bureaucratique [4]. En outre, si les Représentations entretiennent elles-mêmes des contacts étroits avec d'importantes audiences cibles, telles que l'industrie, les syndicats et les organisations non gouvernementales, les demandeurs d'information qui ont des intérêts très spécialisés se maintiennent évidemment en contact avec l'unité dont la mission d'information se rapporte à leur propre champ d'activité.

[4] Déclaration des Présidents avec un protocole sur la coopération en annexe.

L'information et la communication étant les corollaires essentiels de la formulation des politiques, le meilleur point de départ serait de cerner les événements politiques de premier plan, en faisant de quatre ou cinq priorités politiques clés le fondement principal des activités d'information et de communication afin de disposer ainsi d'une base solide de coordination entre la politique et l'information dans son ensemble. La Commission annonce désormais ses grandes priorités politiques et ses orientations financières au moyen de sa Stratégie politique annuelle de printemps. Son programme de travail annuel reste un événement important en ce qu'il est lié au débat de fin d'année sur l'état de l'Union. Il est cependant appelé à devenir beaucoup plus politique et axé sur des priorités qu'il ne l'était par le passé, ce qui devrait en faciliter l'utilisation à des fins d'information et de communication. Une autre innovation est la présentation par la Commission d'un rapport annuel sur ses activités qui a vocation à devenir un autre grand événement en matière d'information et de communication. Le directeur général de la DG PRESS devrait rencontrer les autres directeurs généraux pour discuter des implications de ces événements pour la politique de l'information et établir les mécanismes nécessaires à la mise en oeuvre d'actions d'information appropriées. Cette coordination conférera indubitablement une valeur ajoutée à l'information de haute qualité dispensée par les différents services.

D'autres questions surgiront certes au cours de l'année considérée, mais faire de quatre ou cinq priorités politiques clés le fondement principal des activités d'information et de communication permettra de disposer d'une base solide de coordination entre la politique et l'information dans son ensemble. La mise en oeuvre de ces priorités nécessitera la participation des DG spécialisées elles-mêmes, des Représentations et, pour la coordination et la présentation globales, des services de la DG PRESS à Bruxelles. Avec une base de coordination fermement établie, la Commission sera mieux à même de traiter des sujets inattendus à mesure qu'ils se présenteront.

Il existe également des mécanismes tels que le programme prioritaire de publications. Il s'inscrit dans le cadre du programme de travail annuel de la Commission et ses publications s'adressent au grand public. Son but est de faire en sorte que le message soit structuré et cohérent et de donner une vision synoptique de toute la gamme des matériels d'information de la Commission.

D'autres mécanismes de coordination sont déjà en place, dont la participation commune au fonctionnement du site web Europa et d'Europe par Satellite. Il existe en outre, dans le cadre de campagnes d'information au titre du programme PRINCE portant sur des sujets spécifiques tels que l'élargissement, des mécanismes de coordination bien développés, non seulement au sein de la Commission, Représentations incluses, mais aussi avec le Parlement européen et, souvent, les États membres.

II.3 Instruments, moyens et évaluation

Aucune politique d'information et de communication ne peut être valablement développée sans disposer des instruments et moyens nécessaires. Au cours des quelques dernières années, la Commission a mis en place un système dont la cohérence et la visibilité doivent être préservées. À l'instar des actions prioritaires d'information (PRINCE), il faut nommer au premier rang des instruments, les réseaux et relais ainsi que les services à valeur ajoutée : Europe Direct, Eurojus et Signpost Service. Ils s'appuient sur différents moyens mis à leur disposition: Europe par Satellite (EbS), la Bibliothèque, les Centres de documentation, les publications et les coproductions audiovisuelles, etc.

Ces instruments et leurs moyens d'évaluation sont présentés dans l'annexe de la présente communication de même que leur utilisation dans le cadre de coopération avec les autres institutions et les États membres. Ce groupe particulier a été sélectionné en collaboration avec le Parlement européen. C'est autour de tous ces instruments que doit se matérialiser la coopération avec les autres institutions, les États membres et la société civile. La Commission propose de les passer en revue afin de définir le niveau de coopération approprié. Elle présente certaines suggestions à cet effet.

Possibilités d'externalisation

Certaines activités d'information de la Commission sont actuellement prises en charge par des services extérieurs à l'institution. De cette manière, les informations produites par la Commission peuvent atteindre plus facilement le citoyen qui se trouve également mieux servi. Le recours à des services extérieurs permet d'accroître sensiblement l'accessibilité de l'information tout en laissant la Commission pleinement responsable du contenu de ses produits électroniques et imprimés.

La création d'une agence d'information interinstitutionnelle mérite d'être étudiée dans ce contexte. Le Conseil européen d'Helsinki a demandé au Conseil, au Parlement européen et à la Commission d'envisager la création d'une agence de cette nature. Tout en laissant chaque institution responsable de l'information qu'elle produit, l'agence pourrait être chargée d'un certain nombre d'activités, comme, par exemple, la bibliothèque centrale, les visites aux institutions (sièges); les coupures de presse et leur distribution ainsi que le stockage et le réassortiment de tous les matériels dans tous les points d'information dans les États membres. On pourrait également examiner si l'agence peut produire des matériels ou publications à caractère général.

Les institutions seront invitées, sur la base d'un document de la Commission recensant les options possibles, à examiner dans quelle mesure les activités d'information sont, et pourraient être davantage, "externalisées" par le recours à des prestataires extérieurs aux niveaux central et local. Une initiative plus poussée consisterait à examiner si la création d'une agence d'information interinstitutionnelle, ne devrait pas être lancée à cet effet. De l'avis de la Commission, la création d'une telle agence devrait se fonder exclusivement sur les besoins révélés par l'expérience.

III. Suivi

La Commission entend exploiter ce nouveau cadre d'information et de communication de manière active et constructive. Pour résumer : le cadre fournit une organisation de la coopération, une panoplie d'instruments et d'outils pour les activités d'information et de communication et un certain nombre de méthodes pour évaluer l'information dispensée par les institutions.

La Commission cherchera ainsi à mettre en place une politique d'information et de communication qui soit

* Soutenue et permanente: le public doit savoir que l'information factuelle est disponible à tout moment; que l'information sur les affaires européennes n'est pas l'apanage de la seule Commission, mais une responsabilité partagée entre toutes les institutions et les États membres. L'objectif de la politique de communication est, en effet, de produire et de faire passer des messages de qualité, adaptés aux publics visés et d'assurer leur pérennité.

* Décentralisée et fondée sur les effets multiplicateurs; vu l'impossibilité de communiquer directement avec le grand public, la fourniture de l'information doit s'appuyer sur une multitude de relais et d'opérateurs ; la Commission continuera à développer et à renforcer ses actions par le biais des journalistes et des médias, des réseaux, des organismes publics et semi-publics, du secteur privé, des ONG et de la société civile;

* Adéquate et adaptée ; vu la masse d'information actuelle, il est nécessaire de faire en sorte que le message et son mode de délivrance soient adaptés au public auquel il s'adresse et qu'il soit reçu et compris ; les actions font donc l'objet d'examens et d'ajustements constants.

La Commission invite les autres institutions et les États membres à s'associer à cet effort.

***

Des événements récents, tels que le faible taux de participation aux élections européennes et les résultats de diverses consultations référendaires, démontrent amplement l'existence d'un malaise parmi les citoyens européens auquel il faut répondre.

Ce malaise s'exprime depuis l'adoption du Traité de Maastricht par un décalage entre une sympathie globale des citoyens à l'égard des grands idéaux européens véhiculés par l'Union et la méfiance persistante à l'égard des institutions et de leur action en dépit d'une réalité visible positive : redressement économique, naissance de l'Euro, création d'un espace de liberté, de sécurité et de justice et une voix plus affirmée de l'Union dans le monde. À la source de cette insatisfaction se trouve le manque de lisibilité des objectifs poursuivis s'accompagnant souvent d'un sentiment diffus de manque d'information. S'y ajoutent la difficulté de donner un visage aux divers grands acteurs de l'Union, et aussi le sentiment fort que les réalités du terrain ne sont pas assez prises en compte. C'est ce cercle vicieux du désenchantement, d'un décalage entre les attentes et la perception immédiate qu'il faut rompre en engageant, sans délai, tout le monde, c'est-à-dire les institutions, les États membres et la société civile, chacun dans le cadre de ses propres responsabilités. Dans cette perspective, la présente communication cherche à mettre en place un cadre pour mieux informer et mieux débattre. Dans ce contexte, la stratégie d'information et de communication doit évidemment être envisagée au regard des discussions plus vastes sur la gouvernance et la nécessité de stimuler un débat éclairé et un plus grand engagement du public.

Le résultat du récent référendum irlandais sur le traité de Nice montre qu'il est plus que jamais nécessaire d'associer tous les participants à l'effort d'information sur l'Union européenne. "Bruxelles" ne peut expliquer à elle seule les politiques, les activités et l'avenir de l'Union. L'information doit venir de ceux qui sont le plus étroitement et le plus directement liés aux citoyens : leurs représentants élus et les gouvernements à tous les niveaux.

Les institutions européennes, tant au niveau central que sur le terrain dans les États membres, doivent jouer leur rôle en oeuvrant de concert pour expliquer la nature et les finalités de leur action. Elles doivent également contribuer à la coordination des efforts d'information au sujet de l'Union européenne en général. Le présent document a pour but de mettre en place le cadre d'une nouvelle stratégie coordonnée. Le contenu de cette stratégie devrait faire l'objet d'un débat urgent entre les institutions européennes et celles des États membres au cours des mois à venir.

Ce débat se fondera sur une approche concertée, et notamment sur l'examen d'une série de questions qui devrait comprendre :

- la façon d'assurer le respect mutuel des compétences propres à chaque institution;

- la clarification, en cas de besoin, du rôle de chaque institution, notamment en ce qui concerne le Conseil, les États membres et les Parlements nationaux;

- une distinction claire entre information et communication, chacune répondant à un concept particulier;

- la recherche d'un juste équilibre entre le besoin de cohérence globale des messages et la nécessaire diversification tenant compte des spécificités nationales;

- le recours à l'expertise externe chaque fois que c'est possible et souhaitable, l'évaluation appartenant cependant à la Commission en liaison avec le GII;

- l'élimination de l'ensemble des contradictions et doubles emplois dans les campagnes déjà engagées (Euro, élargissement, avenir de l'Union).

La présente Communication permet à la Commission d'engager la prochaine étape du processus, qui sera l'analyse des réactions de toutes les institutions ainsi que des administrations et Parlements des États membres. Il faudra également analyser les résultats du débat plus vaste qui sera lancé après l'été. À la fin de cette année, la Commission présentera ses conclusions fondées sur les discussions et les propositions formulées en vue de préparer une Communication portant sur le fond.

ANNEXE

INSTRUMENTS, MOYENS ET ÉVALUATION DES ACTIVITÉS D'INFORMATION ET DE COMMUNICATION

SOMMAIRE

1. Actions prioritaires d'information (PRINCE)

2. Réseaux et relais

3. EUROPA et publications

4. Europe Direct, Eurojus, Signpost Service

5. Diffusion TV et radio et formation des journalistes

6. Bibliothèque centrale et réseau des centres de documentation

7. Visites

8 Évaluation

1. Actions prioritaires d'information (PRINCE)

L'action PRINCE est synonyme de collaboration interinstitutionnelle forte. Les programmes définissent une approche globale avec des objectifs et des messages clairs et précis s'adressant à un public déterminé.

L'action PRINCE met en jeu les principes suivants :

* Proximité et décentralisation ;

* Partenariat ;

* Flexibilité et transparence

Proximité et décentralisation : à cet effet, un nombre important d'actions financées dans le cadre de PRINCE ont été conçues, définies, réalisées et suivies « sur place » par les Représentations de la Commission dans les États membres en associant le Parlement, par l'intermédiaire de ses Bureaux extérieurs.

Partenariat : il concerne à la fois les États membres (sur la base de conventions signées) et la société civile (par le biais des appels à propositions).

Flexibilité et transparence: l'action fixe des priorités claires et visibles et permet à la Commission et au Parlement d'établir une planification à l'intérieur d'un cadre budgétaire solide. Comme le GII est associé au programme, PRINCE est également un point de focalisation pour la définition des priorités en matière d'information et de communication des deux institutions.

Il convient, par une bonne coopération et un accord sur les priorités politiques, de faire en sorte que des ressources budgétaires soient disponibles pour les actions.

Certaines campagnes sont de nature informative (exemple : campagne sur l'Euro). D'autres, telles que la campagne sur l'avenir de l'Union européenne, sont destinées à stimuler le débat, tandis que d'autres encore, telle la nouvelle campagne sur l'élargissement, doivent servir les deux objectifs à la fois.

Toutes visent à faire sortir l'information et le débat du cercle confiné des spécialistes.

Le programme PRINCE, mis en place en 1995, largement à l'initiative du Parlement européen, portait initialement sur trois actions prioritaires : « Citoyens d'Europe», « Construire l'Europe ensemble », et « l'Euro ». Il est maintenant appliqué à l'élargissement, à l'Euro, au débat sur l'avenir de l'Union européenne et à la nouvelle campagne sur la création d'un espace de liberté, de sécurité et de justice. Le programme d'information sur l'Euro se poursuivra en 2002 voire au-delà en fonction des besoins des pays "pre-in" et/ou candidats.

La stratégie de communication sur l'élargissement, adoptée le 10 mai 2000 par la Commission, a prévu un programme d'action pluriannuel et défini les moyens budgétaires de permettre une approche décentralisée comportant le recours à des partenariats, notamment avec la société civile.

Le débat sur l'avenir de l'Union comprend deux dimensions distinctes, mais interactives, qui ont été définies dans la communication de la Commission (COM/2001/178 final):

- chaque État membre devrait organiser et stimuler le débat en tenant compte de ses contraintes nationales spécifiques;

- à mesure que le débat sur l'Europe avance, il devrait tenir compte des débats nationaux et des discussions entre les États membres.

La communication définit les moyens pratiques (types d'actions et de ressources) et la contribution de la Commission. La présente communication n'y change rien.

L'espace de liberté, de sécurité et de justice a été clairement désigné par le traité d'Amsterdam comme étant la prochaine frontière politique de l'Union. Il instaure la libre circulation des personnes résidant légalement sur le territoire de l'Union. Cet espace de liberté ne prendra toute sa valeur que si chacun y vit en toute sécurité et justice.

La Charte des droits fondamentaux revêt la forme d'un texte clair et aisément compréhensible directement adressé au citoyen. À mesure que progresse le débat sur l'avenir de l'Union, y compris les préparatifs de la CIG 2004, il serait logique d'accorder une place de premier plan à une campagne générale sur la dynamique et la méthode de la Charte.

Enfin, le rôle de l'Union européenne dans le monde. Qu'il s'agisse de son action politique et économique ou de ses interventions dans le domaine du développement, de l'aide humanitaire et de la prévention des conflits, l'Union européenne est devenue un acteur de premier plan sur la scène internationale. Son rôle dans le maintien de la paix s'affirme également par le biais de la politique de sécurité commune. Alors qu'elle s'impose de plus en plus aux yeux de nos partenaires, l'action extérieure de l'Union européenne reste méconnue de nos propres citoyens. Toute proposition de campagne dans ce domaine serait conforme aux orientations générales des activités au titre du programme PRINCE.

2. Réseaux et relais [5]

[5] Les réseaux et relais spécialisés, créés pour soutenir le développement des petites et moyennes entreprises, l'innovation, la recherche, etc., sont hors du champ de la présente communication.

Par relais d'information, il faut entendre une structure décentralisée, un lieu physique de proximité ouvert au public, créé par un organisme qui en assure le fonctionnement. Instruments privilégiés de la décentralisation de l'information, les relais sont les garants d'une activité d'information à visage humain et adaptée aux besoins les plus variés.

Le développement du système des relais :

* s'appuie sur le principe de subsidiarité et la volonté d'associer, dans un partenariat actif, des organismes bien implantés dans la réalité socio-économique de leur région et qui sont de ce fait en prise directe avec les citoyens;

* s'inscrit dans un cadre établi en étroite collaboration avec les Représentations;

* vise à une répartition équilibrée des centres sur l'ensemble du territoire de l'Union.

Ils se répartissent sur trois niveaux : national, interrégional, local ou régional.

Au niveau national: les Grands centres

Actuellement, deux Grands centres sont opérationnels à Paris (Sources d'Europe) et Lisbonne (Centre d'Information Jacques Delors) et un troisième vient d'être créé à Rome (Centre d'Information et de Documentation - CIDE). Commission et États membres sont liés par un accord de partenariat et, à ce titre, le coût financier est réparti à part égale. Les Représentations suivent leurs activités et les représentants de la Commission siègent dans leurs organes de gestion aux côtés de représentants de l'État membre concerné.

Leur finalité est de développer un système intégré d'information sur l'Union en s'appuyant sur les relais de proximité. À ce titre, leurs fonctions principales sont :

* tête de réseau nationale pour tous les autres relais: Info-Points et, localement, les « guides » (guichets de diffusion); centres d'information ;

* centre de ressources documentaires et producteur de matériels divers (fiches, brochures, etc.) destinés au réseau.

Les organes de gestion de ces centres permettent, à des conditions précises, à tout organisme, institution, de nature publique ou privée, à toute autorité nationale ou territoriale d'être associés aux destinées du centre et d'apporter sa collaboration aux côtés des membres fondateurs. A cet égard, le Parlement européen devra préciser ses intentions concernant son association aux grands centres.

Les centres au niveau interrégional [6]

[6] «Jean-Monnet-Haus» à Berlin, le «Centre de Thessaloniki», et le «Centre de Naples»

La création de ce type de relais correspond à un choix visant des régions considérées comme prioritaires, aussi bien du point de vue socio-économique (zones en retard) que du point de vue de leur situation géographique ou géopolitique : par exemple Mezzogiorno, dimension septentrionale ou proximité de zones sensibles comme les Balkans ou la rive sud de la Méditerranée ou encore proximité des frontières des États candidats.

La Commission n'a pas de responsabilité de gestion dans ces centres mais s'assure par un contact régulier via ses Représentations ou son administration centrale à Bruxelles que la réalisation des objectifs définis est bien respectée.

Au niveau local et/ou régional

Les relais au niveau local constituent l'élément fondamental sur lequel repose la politique de l'information décentralisée. Ils sont chargés de replacer l'information dans la réalité quotidienne et le contexte économique local. Ces relais sont par excellence des centres d'information de proximité.

Ils sont gérés directement par leurs organismes d'accueil (autorités régionales ou locales, organismes publics ou parapublics, etc.). La Commission n'a donc pas de responsabilité de gestion au quotidien, mais sur la base d'une convention signée avec l'organisme d'accueil, elle accorde une subvention et contribue à l'assistance technique et documentaire. La Commission respecte leur autonomie, leurs initiatives, leur diversité mais en même temps elle veille à ce qu'une certaine homogénéité soit préservée et leur identité commune sauvegardée (logo commun). Une fonction de Help Desk a été mise en place qui intègre les fonctionnalités d'aide et d'assistance, de coordination et de gestion. En outre, la Commission vient de mettre en place un "Système permanent de surveillance (Permanent Monitoring System)" qui permet de suivre et de mieux connaître les activités de chacun en faisant appel aux technologies modernes.

On distingue deux catégories : les Info-points Europe (IPE) et les Carrefours d'Information Rurale.

* les INFO-POINTS EUROPE sont généralement situés dans la capitale de la province ou de la région et couvrent l'information des populations urbaines. Au nombre de 139, ils sont dans leur grande majorité (80 %) hébergés par les autorités régionales ou locales et parfois par des associations spécialisées ;

* les CARREFOURS D'INFORMATION RURALE dont l'action est davantage orientée vers les populations rurales. Ils représentent un réseau de 130 centres.

Les IPE et les CARREFOURS forment désormais un maillage important du territoire européen, mais encore insuffisant. Aussi la Commission propose-t-elle un plan quinquennal visant à couvrir plus complètement les régions de l'UE. Chaque région devrait finalement disposer d'un point d'information central. Cela nécessitera évidemment des ressources supplémentaires, mais il est à considérer que la mise de fonds consentie par la Commission a principalement comme but de faire jouer pleinement «l'effet de levier» et de mobiliser des investissements généralement très supérieurs aux siens. Cette ambition d'élargir ces réseaux ne peut être que partagée par les institutions, et au premier rang par le Parlement européen. Par exemple, les parlementaires européens de la région de l'IPE pourraient être systématiquement invités aux diverses manifestations. Les Bureaux extérieurs du PE pourraient avoir recours au réseau et leurs suggestions concernant la localisation, la taille, la structure des IPE seront les bienvenues. Ces possibilités sont également offertes à d'autres institutions et à des organes importants, dont le Comité des régions.

Il va de soi que cette expansion doit dès maintenant prendre en considération la situation dans les pays candidats.

Un réseau expérimental de 19 centres appelés Forums urbains dont le rôle est de diffuser une information sur le développement durable des villes complète l'action des relais visant l'information générale au grand public.

Dans certains États membres, les Représentations ont organisé des réseaux non financés par la Commission (bibliothèques publiques, autorités locales, chambres de commerce, etc.). Les Représentations leur apportent tout le soutien possible pour qu'ils fournissent une information fiable sur l'Europe.

La Commission apporte également son soutien financier, documentaire et organisationnel aux activités d'information des grands réseaux indépendants tels que la FIME (Fédération internationale des Maisons de l'Europe) et le Mouvement européen.

Il convient de signaler enfin le support logistique considérable fourni par le réseau des Centres de Documentation européenne (CDE).

Team Europe et Groupeuro (réseau de conférenciers)

Parallèlement à l'effort consenti pour la mise en place des structures permanentes que sont les relais d'information, la Commission a également contribué à la mise sur pied de réseaux de conférenciers qui participent activement au débat communautaire (en 2000, 10 000 interventions et plus de 700 participations à des programmes de radio et de télévision). Ils interviennent au niveau local et jouent un rôle de multiplicateurs d'information.

Un groupe de conférenciers dénommé «Groupeuro» a été créé afin de répondre aux nombreuses sollicitations d'interventions sur l'UEM et l'introduction de l'Euro.

Dans certains États membres, il existe également un "Team Europe Junior" informant les jeunes.

3. EUROPA et publications

Les premiers développements d'EUROPA, à l'initiative de la Commission, remontent à 1995. Suite à une suggestion du Parlement européen, les Secrétaires généraux de toutes les institutions ont, en 1997, créé une Task Force qui, par la suite, devait évoluer en un Comité éditorial interinstitutionnel Internet (CEIII) dont la présidence est assurée par la Commission.

L'un des résultats de cette coopération a conduit à une vision commune concernant la présentation et le contenu des rubriques figurant sur la page d'accueil générale, ainsi que des pages suivantes. Une charte graphique commune a été établie; des présentations générales et des modes de navigation communs ou voisins ont été recommandés afin de donner à l'ensemble un « air de famille ». Dans les années à venir, l'objet de la collaboration doit progressivement s'infléchir pour se porter préférentiellement sur le contenu présent dans les différents sites.

À ce jour, EUROPA est, sans conteste, le site public le plus important et le plus fréquenté en Europe. Il peut se comparer à certains sites américains tels ceux du Congrès ou de la Présidence. On dénombre chaque jour 1,5 millions de consultations des documents qui le composent. Les consultations doublent actuellement chaque année; Le rythme de développement de sa consultation se poursuit actuellement sur la base d'un doublement annuel et cela pour un site qui comprend 1,5 million de documents auxquels s'ajoutent 60 bases de données qui, à leur tour, peuvent comprendre, chacune, plusieurs centaines de milliers de documents.

C'est dire qu'EUROPA est désormais confronté à la maîtrise d'une très forte croissance: une information volumineuse, complexe, diverse, changeante, multilingue. Il doit faire face aux exigences croissantes du multilinguisme, à des mises à jour régulières et plus nombreuses, à des utilisateurs eux aussi de plus en plus nombreux et divers, parmi lesquels la part des non-professionnels croît de façon importante : c'est leur comportement qui devient la norme de référence.

C'est pourquoi la Commission s'est d'ores et déjà engagée dans la préparation de mutations importantes, véritable saut qualitatif. Ces mutations produiront un EUROPA de la deuxième génération, EUROPA II, qui sera bientôt proposé au Collège des Commissaires. Les conclusions mériteront une discussion à un niveau interinstitutionnel, dans un cadre à définir.

L'objectif de la Commission est qu'EUROPA soit à la pointe des nouvelles pratiques qui caractérisent la nouvelle gouvernance en Europe et que symbolisent les termes de e-Commission, e-Europe, e-gouvernance. Leurs principaux ingrédients sont: interactivité, consultations rapides et authentiques, recherche de l'appui de l'opinion publique, vie administrative au quotidien simplifiée pour tous.

À cet égard, l'entrée en vigueur du règlement sur l'accès aux documents, conformément à l'article 255 du Traité d'Amsterdam, représente un défi d'une réelle ampleur pour la Commission et l'obligation, pour elle, d'agir rapidement et efficacement en vue de sensibiliser les citoyens à l'exercice de leurs droits.

La coordination interinstitutionnelle sera renforcée par l'adjonction de l'échelon des Directeurs généraux des services responsables (DG PRESS pour la Commission et DG III pour le Parlement européen, les services compétents du Conseil et des autres institutions).

Publications

Les publications présentant une information de base sur l'Union représentent une activité primordiale. A l'avenir, un effort doit être entrepris pour produire toutes les publications sous une présentation coordonnée et promouvoir ainsi une présentation interinstitutionnelle commune. Une coopération pragmatique entre les institutions pourra ainsi être mise sur pied.

L'évolution en cours rend obsolète la distinction entre publications au sens traditionnel et publications électroniques. Les processus de production sont désormais les mêmes. Dans ce domaine, l'OPOCE mettra en place des systèmes d'«impression à la demande» via un « portail » consacré aux publications de toutes les Institutions, organes et agences. Ainsi, ONG, administrations nationales, Info-Points, Relais, Représentations, grand public, etc., pourront soit « décharger » sur leur ordinateur la publication de leur choix et l'imprimer, soit commander en ligne les quantités qu'ils souhaitent voir livrer directement à l'adresse de leur choix.

À l'avenir, la coopération avec les États membres pourrait prendre une nouvelle dimension dans le cadre des services aux citoyens en cours de développement (e-Europe, programme IDA, etc.).

4. Europe Direct, Eurojus, Signpost Service

Il existe maintenant trois services fournissant des réponses aux questions des citoyens:

Europe Direct

Europe Direct a pour but d'aider les citoyens à connaître et à exercer leurs droits, ainsi qu'à identifier toute possibilité offerte par l'Union européenne : par exemple, les programmes communautaires permettant de concrétiser des projets. Il a été créé en réponse au souhait des autorités nationales de rendre la Commission européenne plus proche, plus accessible aux citoyens et aux entreprises, souhait confirmé par le Conseil européen de Cardiff de 1998.

Au départ simple service de courrier électronique, Europe Direct a dû faire face à de nouvelles exigences liées à sa montée en puissance, ce qui devait aboutir au lancement de son centre d'appels qui est opérationnel depuis avril 2000. Ce centre d'appels offre la possibilité de répondre par téléphone, dans les 11 langues, à partir d'un numéro d'appel gratuit, par courrier électronique, lettre ou fax. Il opère sur la base d'un contrat de service et pendant la première année de fonctionnement, 100 000 questions ont été posées.

Eurojus

Eurojus, outil complémentaire d'Europe Direct, est un service gratuit de conseil et d'assistance aux personnes confrontées à des problèmes juridiques liés à l'interprétation ou à l'application de la législation communautaire. Les conseillers juridiques sont accessibles par le biais des Représentations.

Le fonctionnement des Eurojus présente un certain nombre d'avantages : il donne des réponses rapides à des questions juridiques spécifiques; sa localisation décentralisée le rend proche des citoyens auprès desquels il contribue à la visibilité de l'Europe. Il est relativement peu coûteux, de gestion facile et correspond à la pratique majoritaire, dans les États membres, d'assistance juridique gratuite en matière de droit national. Eurojus comble une lacune en offrant un service gratuit d'assistance en droit communautaire.

Signpost Service

Signpost Service a été lancé en 1996. Il a assuré un service de nature voisine de celui assuré par les Eurojus, mais il était centré exclusivement sur l'exercice par le citoyen ou l'entreprise de ses droits dans le cadre du Marché intérieur. L'activité de ce service, confié à un prestataire extérieur, vient d'être arrêtée. Entre-temps, Europe Direct assure l'intérim.

Il est important que l'ensemble des outils décrits dans ce chapitre soient conçus et mis en place de manière à assurer leur visibilité, leur complémentarité et leur cohérence, afin que le grand public auquel ils s'adressent puisse y avoir recours facilement et efficacement.

1. En ce qui concerne Europe Direct, la Commission procédera à l'évaluation du fonctionnement de ce nouveau service au cours de la période initiale et apportera les changements nécessaires. Elle réserve son appréciation globale d'Europe Direct jusqu'à ce qu'une analyse approfondie de toutes les informations disponibles ait été faite et que la valeur ajoutée du service ait été confirmée.

2. En ce qui concerne Eurojus, la Commission réexamine actuellement le système. Il convient de déterminer si ce type de conseil juridique est véritablement une tâche qui revient aux institutions ou si elle ne serait pas mieux exercée par des entités nationales dans les États membres.

3. En ce qui concerne le Signpost Service, le lancement d'un nouvel appel d'offres est en cours de préparation.

5. Diffusion TV et radio et formation des journalistes

Pour des raisons évidentes, l'un des objectifs prioritaires des Institutions européennes est de développer l'information du citoyen par les médias audiovisuels.

Un budget important est alloué pour atteindre cet objectif. Définir une nouvelle politique est une priorité importante, mais, en raison de sa nature complexe, de l'ampleur des moyens à mettre en oeuvre, des diverses implications et retombées, la conception d'une telle politique et sa mise en oeuvre s'inscrivent dans la durée, s'agissant d'une politique à maturation lente. C'est pourquoi les éléments présentés ici sont ceux propres à une phase transitoire, intérimaire.

Ils concernent le niveau central et le niveau décentralisé.

Actions décentralisées

Des expériences pilotes de coproduction décentralisées dans le domaine de la TV et de la radio (gérées conjointement par les Bureaux extérieurs et les Représentations) seront menées dans le courant de l'année 2001. Un rapport d'évaluation de ces actions permettra de mieux définir leurs cadres futurs. Cette action s'accompagnera d'un apport complémentaire de moyens financiers, ce qui permettra ainsi de mieux participer à des projets en collaboration avec les médias nationaux et plus encore régionaux.

Actions au niveau central

* Parallèlement, et dans le cadre des actions prioritaires d'information (actions PRINCE), des opérations centralisées seront mises en oeuvre, symbolisant ainsi la volonté de collaboration entre la Commission et le Parlement européen. Ces actions seraient menées dans le domaine audiovisuel auprès de médias (radio et TV) pluri-nationaux.

* EuroNews

La collaboration avec EuroNews pour la réalisation de différents programmes d'information vient d'atteindre une phase cruciale au terme de trois années d'exécution du contrat de production. Suite à une évaluation portant sur le contenu et l'impact des programmes réalisée conjointement par le Parlement et la Commission, il est proposé de moderniser et de préciser le contenu de la collaboration future pour une nouvelle période de trois ans.

Sur le plan de la relation contractuelle, il ne s'agira plus d'une subvention, mais d'un véritable contrat de coproduction. Progressivement les montants alloués à la diffusion diminueront au bénéfice de la production (obligation de diffusions accrues, plus de « news » et moins de « magazines ») et de l'amélioration qualitative de l'ensemble des programmes (meilleure qualité de l'image, contenu rédactionnel plus riche). L'intervention financière de la Commission sera globalement et progressivement dégressive. Les thèmes seront identifiés de façon tripartite (Parlement européen, Commission, EuroNews), tout en préservant la liberté éditoriale de la chaîne.

Europe par satellite (EbS)

EbS est l'instrument d'information télévisée des institutions de l'UE.

Le service offert par EbS est particulièrement important : essentiellement la couverture des travaux des institutions en direct (40 % de l'ensemble des transmissions). Il transmet également des résumés d'actualité quatre fois par jour et à heures fixes (20 % des transmissions). Le temps restant est occupé par des banques d'images thématiques illustrant les sujets d'actualité (15 % des transmissions) et par des programmes des chaînes partenaires.

La Commission entend bien préserver une concertation éditoriale interinstitutionnelle étroite et constante. C'est d'autant plus nécessaire que la recherche d'une ligne éditoriale la plus proche possible de l'événement, impose une fréquence élevée des transmissions en raison de l'évolution rapide de l'actualité. La coopération interinstitutionnelle sera renforcée par l'adjonction, comme pour EUROPA, d'une enceinte supérieure de coordination au niveau des Directeurs généraux des services responsables de chaque institution.

À l'avenir, un effort sera réalisé pour poursuivre des dossiers comportant les points chauds de l'actualité ou centrés sur les présidences successives. Une assistance technique spécifique sera fournie prioritairement aux journalistes des pays candidats. Des conférences de presse interactives seront prises en charge, notamment pour les Commissaires, avec des journalistes situés en dehors des sièges des institutions. Sur Europa, depuis juin 1999, un lien entre le site EUROPARL et les pages EbS existe déjà. EbS verra d'ailleurs sa présence renforcée sur EUROPA et sa contribution au PO (Virtuel Press Office), site de la Commission destiné aux journalistes, développée.

Aides à la formation des journalistes

Depuis de nombreuses années, la Commission a eu le souci d'apporter sa contribution à la formation des journalistes, non pas dans leur formation générale et de base, mais au titre d'une spécialisation qui, comme telle, n'a pas toujours reçu spontanément la place qu'elle mérite dans le cursus ordinaire des études de journalisme. En bénéficient, à titres divers et pour des montants variables : European Journalism Centre (Maastricht), l'Association pour la formation au journalisme européen (Bordeaux), la Fondation journalisme en Europe (Paris) et l'Association des journalistes européens.

Pour l'avenir, la Commission reste ouverte et disposée à examiner tout nouvel aménagement du dispositif actuel, en concertation avec les institutions et les États membres. La Commission ne veut pas « enfermer » durablement dans une spécialisation un enseignement qui ne devrait plus être une spécialité mais rejoindre la formation générale de base. Mais en même temps, elle reste consciente que la complexité et la diversité des sujets à traiter font que tout ce qui touche l'UE ne peut être abordé facilement sans une solide préparation préalable.

Il faut également mentionner des expériences de coopération entre les Représentations et les Bureaux extérieurs du PE dans la formation des journalistes aux questions européennes (au Portugal, par exemple).

6. Bibliothèque centrale [7] et réseau des centres de documentation

[7] La bibliothèque centrale acquiert, catalogue, gère financièrement et met à la disposition des fonctionnaires de toutes les institutions européennes et du public intéressé de nombreuses collections d'ouvrages et de périodiques sur l'intégration de l'Union européenne et ses politiques depuis 1958. Elle gère également toutes les collections des directions générales et des services de la Commission ainsi que les quotidiens distribués à la Commission et plus particulièrement au service de presse. Son catalogue complet peut être consulté en ligne sur EUROPA.

Par sa visibilité naturelle, sa fréquentation, toute bibliothèque donne la mesure de l'institution à laquelle elle appartient.

Les membres du Groupe de Travail interinstitutionnel d'Information (GII) ont recommandé à la Commission et au Parlement de développer la collaboration dans le sens d'une bibliothèque interinstitutionnelle « virtuelle ».

Une étude de faisabilité portant sur les options concrètes de la réalisation d'un tel projet va être lancée.

Il est à noter que la bibliothèque centrale de la Commission a toujours travaillé en étroite collaboration avec les bibliothèques des autres institutions européennes et qu'elle souhaite renforcer encore cette coopération.

Il convient de mentionner ici l'existence d'un réseau de Centres de documentation européenne (CDE) mis en place au cours de ces trente dernières années. Ce réseau regroupe plus de 500 centres dont un certain nombre de centres «spécialisés», tant à l'intérieur qu'à l'extérieur de l'Union, qui ont conclu un accord avec la Commission au sujet de la fourniture de documentation et de la formation.

Ces centres constituent un point-clé d'information, essentiellement dans les universités et établissements d'enseignement supérieur. Leur mission est double : mettre les sources d'information à la disposition du monde académique et du public en général et informer, en synergie avec les autres relais et réseaux.

7. Visites

Dans un souci constant de matérialiser la proximité entre les citoyens et les institutions, le Parlement européen et la Commission ont toujours mené une politique d'ouverture à l'égard du grand public. C'est une priorité toute particulière pour le Parlement dont l'infrastructure a permis l'accueil de 300 000 visiteurs en 2000 dans ses installations de Stasbourg et Bruxelles. En revanche le service des visites de la Commission consacre la plupart de ses ressources humaines et financières à l'organisation de visites prioritaires de groupes de haut niveau composés de multiplicateurs d'information et de faiseurs d'opinion des États membres, dont la visite d'information peut durer jusqu'à deux jours. Ces visites d'information prioritaires sont organisées à l'intention d'audiences ciblées, notamment des parlementaires, des journalistes, des représentants de la société civile et des universités, en étroite coopération avec les Représentations dans les États membres. Des visites sont également organisées pour des audiences ciblées en provenance des pays candidats.

En plus des conclusions de la Présidence du Conseil européen d'Helsinki, les services compétents du Parlement européen et de la Commission ont établi un rapport préliminaire (juin 2000) définissant les bases de la coopération dans le domaine des visites, séminaires et manifestations publiques. Bien que ce rapport ait également conclu à la nécessité du maintien de services distincts pour l'organisation et la réception de visites d'information, une coopération plus étroite est prévue dans le contexte du futur centre de manifestations. Ce centre, situé au coeur du quartier européen de Bruxelles devrait, en faisant intervenir l'éventail le plus large possible de groupes d'intérêt, devenir un point de focalisation pour un large débat sur l'Europe.

8. Évaluation

Le nouveau cadre de communication et d'information et les différents instruments décrits dans la présente communication ne seront pleinement utiles que si la pertinence et l'efficacité de l'entreprise font l'objet d'une évaluation permanente; cette information permettra également de créer une base solide pour décider de la façon dont le travail doit être poursuivi au cours des années à venir.

L'importance donnée à l'évaluation et au suivi trouve sa concrétisation dans le fait qu'il revient chaque année au GII de faire un bilan global au moment de préparer le programme de l'année suivante. C'est la qualité du suivi et de l'évaluation qui permet de tirer les leçons utiles pour modifier, conserver, supprimer, infléchir, renforcer le sens et la nature de ses messages et informations.

La Commission a plusieurs instruments à sa disposition pour évaluer le débat sur les questions européennes dans les États membres. La question de savoir si ces instruments peuvent être également utilisés pour mesurer l'impact de l'information relative à l'Union et des activités de communication est une question ouverte qui doit être abordée dans le nouveau cadre.

Le niveau d'activité peut se mesurer à des indicateurs simples : montants et nature des dépenses, statistiques des événements organisés, des contacts, des personnes rencontrées, du matériel distribué, mesures d'audience, etc. Tout cela constitue un point de départ indispensable, mais reste insuffisant. L'impact doit également être mesuré en termes qualitatifs : les objectifs ont-ils été atteints - Quelle est la perception du public et son degré de satisfaction -

La Commission n'a pas une grande expérience du point de vue méthodologique de l'évaluation de l'impact de ses actions d'information mais elle reste ouverte à toute suggestion ou conseil de la part des professionnels en la matière.

Les instruments peuvent se subdiviser en deux grandes catégories: les instruments généraux et les instruments spécifiques. S'ils sont correctement interprétés, les instruments généraux peuvent être considérés comme donnant une image du débat public/des attitudes au sein de la population tandis que les instruments spécifiques se rapportent à un thème particulier de l'activité d'information. La première catégorie regroupe les sondages d'opinion généraux et les différentes revues de presse et de médias, y compris les auditions publiques et les discussions dans des enceintes créées à cet effet.

La seconde catégorie est fondée sur la rétro-information reçue d'utilisateurs ou de groupes-cibles; cette rétro-information peut fournir d'importants indices sur l'adéquation de l'activité d'information à l'objectif recherché, sur ses effets au-delà du groupe-cible initial et sur la nécessité d'ajuster ou de modifier l'approche.

Les instruments généraux - Eurobaromètre, revues de presse, auditions publiques

Parmi les instruments généraux, Eurobaromètre (EB) existe depuis trente ans. Il fournit régulièrement des instantanés de l'opinion publique : attitudes envers l'Union et ses principales politiques, connaissance des institutions et confiance qu'elles inspirent, priorités et calendriers politiques, sources d'information préférées. Ces données sont utilisées pour préparer et évaluer les actions d'information afin d'ajuster les campagnes ainsi que pour l'information générale du public. De nombreux rapports sont publiés chaque année; ils sont souvent largement cités et commentés par les médias et alimentent le débat public en Europe. La Commission entend procéder à des enquêtes similaires dans les pays candidats dans un proche avenir. Des études qualitatives et des études «flash», les unes et les autres pouvant être très détaillées, sont menées auprès du grand public ou de cibles spécifiques (PME, agriculteurs, consommateurs, etc.). On réalise chaque année une cinquantaine d'études qui produisent de très nombreuses informations qui doivent être correctement exploitées et dont l'usage doit être évalué.

Les revues de presse et de médias entrent dans la même catégorie d'outils et le raisonnement qui vient d'être développé ci-dessus peut s'y appliquer également. Il s'agit d'une activité à laquelle la Commission attache beaucoup d'importance s'agissant d'observer l'impact des actions des différentes institutions et des interventions de toute nature des gouvernements et des hommes politiques et tout particulièrement les parlementaires et d'une façon générale l'impact de l'actualité.

Elle y consacre, en conséquence, beaucoup de ressources : deux éditions quotidiennes de la revue de presse, gestion de la banque de données, quatre éditions quotidiennes de la revue des dépêches. Des rationalisations sont toujours possibles (fusion des activités coupures et revues de presse existant au sein de chaque institution). Des améliorations sont en revanche plus difficiles à réaliser (par exemple, extension de la couverture à la presse régionale et à la presse professionnelle, plus grande diffusion de la revue et des coupures elles-mêmes), toute stratégie devant intégrer plusieurs paramètres antagonistes : copyright, qualité (en cas d'externalisation), coûts, budget disponible. Une voie pourrait être explorée consistant à diffuser les revues de presse auprès des réseaux et relais en contrepartie d'une contribution de leur part pour couvrir la presse régionale et professionnelle.

Outils spécifiques - rétro-information émanant des utilisateurs

Les informations provenant d'utilisateurs ou de groupes de la population qui ont été la cible d'actions spécifiques d'information ou de communication donnent, quoique généralement sur une échelle très réduite, une image plus précise de la façon dont les efforts des institutions sont perçus. Les différentes activités mentionnées au chapitre 2 de la présente communication sont chaque jour en contact avec des centaines de milliers d'utilisateurs (1,5 million de documents consultés chaque jour sur Europa, 100 000 questions posées l'an dernier à Europe direct). Chaque jour, ces systèmes apportent un flot important d'informations qu'il faudra à l'avenir analyser plus systématiquement et exploiter dans le cadre de l'exercice d'évaluation.

Le service Europe Direct traite les demandes et questions émanant directement des particuliers. Les statistiques sur les thèmes et sujets couverts peuvent révéler des failles dans nos priorités générales en matière d'information et traduisent directement les préoccupations du citoyen. Le système EuroJus de conseil juridique gratuit aux particuliers a semblablement mis en évidence des domaines, notamment dans le secteur de la libre circulation des personnes et du droit d'établissement, où une information plus étoffée était souhaitable.

L'Internet, qui constitue un nouveau développement, est également une source d'enseignements sur la manière dont les institutions répondent à la demande d'information émanant du public. EUROPA et les pages d'accueil nationales gérées par les Représentations reçoivent les réactions et les demandes du public par deux grands canaux : les services directs de boîte aux lettres où les utilisateurs peuvent poser leurs questions, faire part de leurs commentaires ou commander des publications et autres matériels; et les statistiques des pages les plus visitées sur les sites. Il est possible - et nécessaire - d'adapter l'offre d'information à ces indications émanant du public.

En ce qui concerne plus particulièrement les réseaux, un nouveau Système permanent de surveillance (Permanent Monitoring System (PMS) vient de quitter la phase expérimentale et d'entrer dans la phase de fonctionnement. Il constitue un mélange des approches générale et spécifique : il permet de superviser l'ensemble des différents points et le réseau en tant que tel, sous l'angle de l'utilisation, du contact avec le public et des niveaux d'activité. Il permet en même temps l'identification d'éléments de rétro-information provenant des utilisateurs, tels que les questions fréquemment posées, l'intérêt manifesté par les utilisateurs selon le groupe thématique, le genre, l'âge etc. Son fonctionnement futur sera observé avec la plus grande attention et il fera plus particulièrement l'objet d'un examen attentif sous l'angle d'une éventuelle extension de son application à d'autres activités.

Les auditions publiques, particulièrement si elles sont bien organisées et préparées, peuvent donner une connaissance supplémentaire de la façon dont le public perçoit l'information émanant des institutions et y réagit. Elles permettent également un véritable dialogue entre les fournisseurs (institutions, États membres) et les récepteurs de l'information et peuvent ainsi donner lieu à de fructueux échanges sur les stratégies et les priorités de la communication. Les auditions et les débats publics permettent en outre de suivre l'évolution dans le temps du savoir et de l'opinion du public sur de grandes questions, telles que l'élargissement. Il est difficile d'assimiler directement cette connaissance à la mesure de l'impact des politiques d'information de l'Union car de nombreux autres éléments interviennent, mais la tendance à long terme en ce qui concerne le savoir (le sentiment d'être informé) pourrait indiquer s'il faut plus (ou moins) d'information sur une question donnée. Les auditions publiques pourraient ainsi compléter utilement Eurobaromètre et les revues de presse; toutes les sources pourraient être exploitées davantage si des ressources étaient disponibles pour l'analyse des nombreuses données.

FICHE FINANCIERE LEGISLATIVE

Domaine(s) politique(s): MEDIA ET COMMUNICATION

Activité(s): 01-02-20-21-22

Dénomination de l'action: Communication sur un nouveau cadre de coopération concernant les activités de la Politique de l'Information et de la Communication de l'Union européenne

1. LIGNE(S) BUDGÉTAIRE(S) + INTITULÉ(S)

B3-300 ; B3-300A ; B3-301 ; B3301A ; B3-303 ; B3-303A ; B3-306 ; B3-306A ; A0-1112- A0-4200 ; A0-421 ; Titre 7

2. DONNÉES CHIFFRÉES GLOBALES

2.1 Enveloppe totale de l'action (partie B): 432,717 MioEUR en CE sur toute la période d'application

2.2 Période d'application:

Exercices 2002 et suivants

2.3 Estimation globale pluriannuelle des dépenses:

a) Echéancier crédits d'engagement/crédits de paiement (intervention financière) (cf. point 6.1.1)

MioEUR (à la 3ème décimale)

>EMPLACEMENT TABLE>

b) Assistance technique et administrative (ATA) et dépenses d'appui (DDA) (cf. point 6.1.2)

>EMPLACEMENT TABLE>

>EMPLACEMENT TABLE>

c) Incidence financière globale des ressources humaines et autres dépenses de fonctionnement (hors masse salariale)

>EMPLACEMENT TABLE>

>EMPLACEMENT TABLE>

2.4 Compatibilité avec la programmation financière et les perspectives financières

( Proposition compatible avec la programmation financière existante

( Cette proposition nécessite une reprogrammation de la rubrique concernée des perspectives financières,

( y compris, le cas échéant, un recours aux dispositions de l'accord interinstitutionnel.

2.5 Incidence financière sur les recettes

X Aucune implication financière (concerne des aspects techniques relatifs à la mise en oeuvre d'une mesure)

3. CARACTÉRISTIQUES BUDGÉTAIRES

>EMPLACEMENT TABLE>

4. BASE LÉGALE

Tâches relevant des prérogatives institutionnelles de la Commission

5. DESCRIPTION ET JUSTIFICATION

5.1 Nécessité d'une intervention communautaire

5.1.1 Objectifs poursuivis

Cette communication vise d'une part, à développer une information de proximité du citoyen européen et d'autre part, à améliorer la coopération institutionnelle afin d'assurer au grand public une perception commune des institutions.

Ces objectifs globaux seront poursuivis principalement par le biais d'une plus grande décentralisation des actions d'information générale et par un déploiement accru des relais et des réseaux d'information de la Commission.

5.1.2 Dispositions prises relevant de l'évaluation ex ante

La communication fournit des axes d'orientation dont les dispositions de mise en oeuvre doivent, pour la plupart, être encore précisées. Les mesures relatives à l'évaluation ex- ante dépendront de la nature et de la portée de ces dispositions.

5.1.3 Dispositions prises à la suite de l'évaluation ex post

Les développements décrits dans la communication relèvent d'une nouvelle orientation stratégique en matière d'information.

5.2 Actions envisagées et modalités de l'intervention budgétaire

L'impact budgétaire de la présente communication concerne principalement le chapitre B3-3 tant pour les lignes opérationnelles que pour les lignes relatives aux dépenses techniques et administratives.

Les actions envisagées concernent essentiellement les actions générales d'information, les relais d'informations, les actions de communication et les programmes prioritaires d'information (Prince).

5.3 Modalités de mise en oeuvre

La mise en oeuvre concerne principalement les activités suivantes :

Actions générales d'information

- Amélioration qualitative de la ligne éditoriale des publications écrites et électroniques

- Renforcement des outils de feed-back pour la politique d'information

- Actions décentralisées d'information à destination du grand public via les bureaux de représentation sur des thèmes prioritaires

- Rapport d'évaluation sur l'impact de l'action combinée des différents moyens d'information déployés dans le cadre de la nouvelle politique d'information. (dépenses d'appui)

Relais

- L'importance accordée à l'information de proximité se reflète dans l'indispensable développement des réseaux et des relais.

Les actions envisagées sont :

Création d'un centre national supplémentaire tous les deux ans. (2003-2005)

Mise en place d'un centre régional supplémentaire tous les ans

Création de nouveaux Carrefours et Info Point Europe (IPE) supplémentaires par an. Compte tenu de l'étendue géographique et la densité de population des régions, les services de la Commission estiment qu'un seuil minimal de 476 relais est nécessaire. Etant donné que le financement communautaire des IPE et des Carrefours correspond à un montant forfaitaire de 20.000EUR/relais, ceci implique, à terme, un financement annuel global de 9.520.000EUR.

Renforcement des réunions de coordination décentralisées et générales.

Intensification de l'animation des relais

Actions generales de communication

Les bureaux voient s'accroître leur rôle dans l'information et la communication décentralisée.

Des moyens complémentaires sont nécessaires notamment pour développer les publications électroniques, les actions de communication directe, les séminaires et les conférences, etc.

L'évolution des missions des représentations nécessite le recours aux services de spécialistes en communication. Les moyens disponibles doivent être adaptés en conséquence. (ATA coût estimé : 23 x 45.000EUR)

Le recours au service des « consultants Eurojus »entraînerait un coût complémentaire.

Actions prioritaires d'information

Les activités d'information PRINCE visées par cette Communication couvrent :

- l'Elargissement

- l'Avenir de l'Union

- l'Espace de liberté, de Sécurité, de Justice et la Charte des droits fondamentaux

- l'Euro

- l'Action de l'Union européenne dans le monde

L'évolution des dépenses inhérentes à la mise en oeuvre du programme PRINCE sont dépendantes des décisions/orientations déjà prises par la Commission ou à prendre à l'avenir.

Les ressources nécessaires au déploiement de ces actions d'information seront évaluées à la lumière des mesures spécifiques qui seront décidées le moment venu.

6. INCIDENCE FINANCIÈRE

6.1 Incidence financière totale sur la partie B (pour toute la période de programmation)

Les besoins additionnels issus de la présente communication seront couverts majoritairement par un redéploiement des moyens au sein du titre B3-3 (Information et Communication).

Les chiffres ci-dessous constituent, à ce stade, les meilleures estimations disponibles des crédits supplémentaires nécessaires et pourront être revus dans le cadre de la procédure annuelle APS (Annual Policy Strategy) de la Commission.

6.1.1 Intervention financière CE en MioEUR (à la 3ème décimale)

>EMPLACEMENT TABLE>

6.1.2 Assistance technique et administrative (ATA), dépenses d'appui (DDA) et dépenses TI (crédits d'engagement)

>EMPLACEMENT TABLE>

Lignes BA concernées (point 1 + 2)

>EMPLACEMENT TABLE>

6.2. Calcul des coûts par mesure envisagée en partie B (pour toute la période de programmation)

CE en MioEUR (à la 3ème décimale)

>EMPLACEMENT TABLE>

7. INCIDENCE SUR LES EFFECTIFS ET LES DEPENSES ADMINISTRATIVES (1)

7.1. Incidence sur les ressources humaines

Pour l'année 2002, la DG PRESS ne demande aucun renforcement de ses effectifs au titre de la présente Communication.

Au cours de l'année 2002, la DG PRESS entend entamer les activités déconcentrées dans le respect des nouvelles orientations esquissées dans ladite Communication avec les effectifs qui lui seront alloués en 2002 au titre de l'allocation annuelle des effectifs de l'Institution.

Toutefois, en ce qui concerne les besoins en ressources humaines pour les années ultérieures, il sera procédé fin 2001- début 2002 à une évaluation des ressources nécesssaires face aux ressources disponibles et aux besoins identifiés, de façon à permettre l'inclusion dans l'APS 2003 d'éventuelles demandes d'effectifs supplémentaires nécessaires.

Par ailleurs le système de rotation dans les Représentations nécessite d'être redynamisé. A cette fin, et pour qu'il soit efficace compte tenu des contraintes de gestion du tableau des effectifs, la DG PRESS, en accord avec la DG BUDG, et la DG ADMIN, élaboreront des procédures visant à faciliter la réintégration du personnel des Représentations à la fin de leur affectation dans une Représentation.

7.2 Incidence financière globale des ressources humaines

>EMPLACEMENT TABLE>

7.3 Autres dépenses de fonctionnement découlant de l'action

>EMPLACEMENT TABLE>

Les montants correspondent aux dépenses totales de l'action pour 12 mois.

* Missions (A0-7010) 300.000

Missions pour faire face aux besoins nouveaux générés par les activités décentralisées de communication et d'information des fonctionnaires des Représentations vers le Siège, des fonctionnaires des Représentations à l'intérieur des Etats membres, des fonctionnaires du Siège vers les Représentations dans le cadre des contrôles internes

* Réunions (A0-7030) 50.000

Montant correspondant à l'estimation prévisible du nombre de réunions dans le cadre des nouvelles activités ( 5 réunions supplémentaires)

* Etudes (A0-7050) 50.000

Etudes et évaluations relatives à l'ensemble des activités déployées par la DG PRESS dans le cadre de cette communication

* Formation (A0-706) 20.000

Des programmes de formation spécifiques devront être organisés en matière d'information, de gestion et de contrôles

* Bureaux dans la Communauté : immeubles, matériel, fonctionnement (A0-4200) 230.000

Le montant est une estimation globale des besoins qui pourraient être nécessaires pour soutenir l'augmentation des activités des Représentations. Cette estimation sera validée dans le cadre de la procédure budgétaire normale.

* Exploitation des studios de radiodiffusion et de télévision et équipements audiovisuels 200.000

Afin de permettre une plus large diffusion de l'information communautaire à travers l'Union, il est prévu d'augmenter le nombre de sites notamment en équipant les relais d'information du matériel nécessaire à la réception et à l'enregistrement des transmissions par satellite de la Commission via son agence d'information EBS (Europe by satellite).

Il est également prévu de développer le site EBS tant sur l'Intranet que sur Internet.

Le coût pour ces deux actions est estimé à 200.000 euros. Ce montant devra être validé lors de la préparation du projet de budget.

I. Total annuel (7.2 + 7.3) 850.000

II. Durée de l'action 4

III. Coût total de l'action (I x II) 3.400.000 // EUR

Années (à partir de 2003)

EUR

8. SUIVI ET ÉVALUATION

8.1 Système de suivi

Les systèmes de reporting internes seront renforcés afin de prendre en compte les nouvelles dimensions de la politique d'information : décentralisation et coopération interinstitutionnelle.

8.2 Modalités et périodicité de l'évaluation prévue

Des outils adaptés devront être déployés afin de disposer d'une évaluation systématique au moins annuelle des actions d'information.

9. MESURES ANTI-FRAUDE

Tous les contrats, conventions et engagements juridiques conclus entre la Commission et les bénéficiaires prévoient la possibilité d'un contrôle sur place chez le bénéficiaire direct de la subvention communautaire (ou chez le bénéficiaire au second degré, dans le cas d'une activité gérée de manière décentralisée par la Commission) par la Commission ou la Cour des comptes, ainsi que la possibilité d'exiger toute pièce justificative des dépenses faites dans le cadre des contrats, conventions et engagements juridiques, cela pendant les cinq années qui suivent la fin de la période contractuelle. Les bénéficiaires de subventions sont soumis à des obligations de rapport et de décompte financier, qui sont analysés à la fois sous l'angle du contenu et de l'éligibilité des dépenses, conformément à l'objet du financement communautaire et en tenant compte des obligations contractuelles et des principes d'économie et de bonne gestion.

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