Sähköinen hallinto on yksi eEurope 2005 -toimintasuunnitelman painopistealoista. Se on merkittävä keino tarjota tehokkaampia ja laadukkaampia julkisia palveluja, lyhentää käyttäjien odotusaikoja ja lisätä palvelujen jäljitettävyyttä ja vastuullisuutta.

Sähköisen hallinnon tarjoamien mahdollisuuksien hyödyntämiseksi on tarpeen yksilöidä esteet, jotka hidastavat viranomaisten verkkopalvelujen käyttöönottoa jäsenvaltioissa, ja ehdottaa toimenpiteitä sähköisen hallinnon kehityksen nopeuttamiseksi. Tämä on jäljempänä kuvatun komission tiedonannon tarkoitus.

Komission tiedonanto neuvostolle, Euroopan parlamentille, Euroopan talous- ja sosiaalikomitealle sekä alueiden komitealle, annettu 26 päivänä syyskuuta 2003 - Sähköisen hallinnon merkitys huomisen Euroopassa [KOM(2003) 567 lopullinen - ei julkaistu Euroopan unionin virallisessa lehdessä].

Sähköisellä hallinnolla * tarkoitetaan tieto- ja viestintätekniikan hyödyntämistä * julkishallinnossa samalla kun uudistetaan palvelujen organisointia ja kehitetään uudenlaiseen palveluntarjontaan tarvittavia taitoja. Päämääränä on tarjota parempia julkisia palveluja sekä vahvistaa demokratian prosesseja ja tukea yhteiskunnan eri toimintoja.

Verkkopalvelujen kehittämisessä on edistytty kaikissa jäsenvaltioissa. Verkossa saatavilla olevien palvelujen osuus kaikista peruspalveluista kasvoi lokakuun 2001 ja lokakuun 2002 välisenä aikana 45 prosentista 65 prosenttiin.

Kansalaisille suunnatuissa palveluissa sähköinen hallinto on jo helpottanut kansalaisten arkea. Sen lisäksi että tiedon saanti viranomaisilta on entistä helpompaa, myös varsinainen asiointi on vaivattomampaa ja odotusajat lyhyempiä. Tämän lisäksi sähköinen hallinto edistää suoraa yhteydenpitoa kansalaisten ja päätöksentekijöiden välillä. Verkkokeskustelujen ja -äänestysten kautta kansalaiset voivat suoraan esittää kysymyksiä päätöksentekijöille ja tuoda esiin omia näkemyksiään yhteiskunnallisista asioista. Kansalaispalveluita on yhä useammin saatavana keskitettyjen "yhden luukun" palvelusivustojen * kautta.

Yrityksille suunnatuissa palveluissa viranomaisten palveluntarjonnan laadun parantuminen lisää yksityisen sektorin tuottavuutta ja kilpailukykyä, kun se alentaa itse palveluntarjonnan kustannuksia sekä alentaa myös yrityksille palvelujen käytöstä aiheutuvia kustannuksia (ne saavat palvelut nopeammin ja mutkattomammin). Esimerkiksi tulli- ja arvonlisäveromaksujen ja veroilmoitusten sähköisellä hallinnoinnilla voidaan nopeuttaa prosesseja parantaen samalla kokonaispalvelun laatua. Yrityspalvelujen puolella verkkopalvelujen vuorovaikutteisuus ja asiointitapahtumien valikoima on kehittynyt nopeammin kuin kansalaisille suunnatuissa palveluissa.

Viranomaisten keskinäisissä palveluissa sähköisellä hallinnolla voidaan vahvistaa yhteistyötä valtion-, alue- ja paikallisviranomaisten ja EU:n toimielinten välillä. Alue- ja paikallisviranomaiset ovat monissa tapauksissa kehittäneet verkkopalvelujaan jo varsin pitkälle. Sähköisen hallinnon kehittäminen alue- ja paikallistasolla onkin muodostunut painopisteeksi myös rakennerahastoissa; sähköiseen hallintoon suunnataan tietoyhteiskuntarahoituksesta noin 30 prosenttia tavoitteen 1 kohdealueilla ja noin 20 prosenttia tavoitteen 2 kohdealueilla.

Komissio on yksilöinyt joukon keskeisiä kysymyksiä, joihin on kiinnitettävä erityishuomiota, jotta viranomaisten verkkopalvelujen laajan saatavuuden ja käytön esteet voidaan poistaa.

Viranomaisten verkkopalvelujen tuominen kaikkien saataville on ehdoton edellytys sähköisen hallinnon yleistymiselle. Tämä on erityisen tärkeää kun otetaan huomioon ns. digitaalisen kahtiajaon riski - kaikilla ei ole yhtä hyviä mahdollisuuksia hyödyntää tietokoneita ja Internetiä. Tässä yhteydessä on erittäin tärkeää panostaa opetukseen ja koulutukseen, jotta kaikki saavat tarvittavat taidot sähköisen hallinnon tehokkaaseen hyödyntämiseen. Tällainen "tietotekniikan lukutaito" onkin yksi koulutusalan eLearning-ohjelman painopistealoista. Palvelujen saatavuuden laajentaminen edellyttää myös entistä laajempaa monikanava-ajattelua (palveluja voidaan käyttää monen päätelaitteen, kuten tietokoneen, digitaalitelevision, matkapuhelimen tai yleisöpäätteen kautta).

Julkisia palveluja voidaan tarjota verkossa vain, jos käyttö on tietoturvan kannalta täysin suojattua. Tästä syystä on äärimmäisen tärkeää panostaa henkilötietojen suojaan sekä asiointitapahtumien ja tiedonsiirron tietoturvaan. Sähköisen viestinnän tietoturvaa parantavien tekniikoiden kehitystä olisikin tuettava entistä vahvemmin esimerkiksi EU:n tutkimusohjelmissa. Yleisemmällä tasolla verkko- ja tietoturva, tietoverkkorikollisuuden ehkäisy (es de en fr) ja tietoverkkojen luotettavuus ovat perusedellytyksiä hyvin toimivalle tietoyhteiskunnalle, ja siksi Euroopan unionin kannalta olennaisia poliittisia kysymyksiä.

Julkisten hankintamenettelyjen kannalta tieto- ja viestintätekniikasta voi olla erityisen paljon hyötyä. Perinteisesti julkisten hankintojen menettelyt ovat olleet monimutkaisia, hitaita ja työläitä. Tieto- ja viestintätekniikan avulla voidaan kehittää julkisia hankintoja laadukkaammiksi ja kustannustehokkaammiksi. Toistaiseksi Euroopassa ei kuitenkaan ole ollut selkeitä EU:n yhteisiä sääntöjä sähköisille hankintamenettelyille. Tilanteen odotetaan korjaantuvan kun hyväksytään uusi julkisia hankintoja koskeva lainsäädäntöpaketti, joka sisältää erityissäännöksiä myös sähköisistä hankintamenettelyistä. Tästä uskotaan muodostuvan käännekohta sähköisten hankintamenettelyjen yleistymiselle Euroopassa.

Yleiseurooppalaiset palvelut ovat tärkeä keino tukea liikkuvuutta sisämarkkinoilla ja ajatusta Euroopan kansalaisuudesta. Tällä hetkellä onkin jo tarjolla monentyyppisiä yleiseurooppalaisia palveluja. Esimerkkeinä voidaan mainita EURES, yleiseurooppalainen työnvälityspalvelu, sekä PLOTEUS, joka tarjoaa tietoa opiskelumahdollisuuksista Euroopassa. Tällaisten palvelujen tarjontaan voi kuitenkin liittyä erityisiä ongelmia. Jos palvelu on esimerkiksi luotu tietyn yhden jäsenvaltion tarpeiden ja perinteiden pohjalta, sen käyttö voi olla vaikeaa muiden jäsenvaltioiden kansalaisille ja yrityksille (esim. kieliongelmat). Siksi on tärkeää varmistaa, että yleiseurooppalaisissa palveluissa otetaan huomioon muidenkin jäsenvaltioiden kansalaisten tarpeet ja luodaan todellista yhteistyötä jäsenvaltioiden hallintojen ja yhteentoimivien rakenteiden välille.

Yhteentoimivuus mahdollistaa järjestelmien, tiedon ja toimintatapojen todellisen yhteenliittämisen. Liittämällä tietojärjestelmiä yhteen voidaan tarjota palveluja "yhdeltä luukulta" * riippumatta siitä, miten monta erilaista hallintojärjestelmää tai -elintä kyseisen palvelukokonaisuuden tarjontaan osallistuu. Yhteentoimivuudessa ei kuitenkaan ole kyse pelkästä tietojärjestelmien yhteenliittämisestä, vaan myös organisaatioiden yhteensovittamisesta, kun sisäiset toimintonsa eri tavoin järjestäneet yhteistyökumppanit tekevät yhteistyötä. Yleiseurooppalaisten sähköisen hallinnon palvelujen aikaansaaminen edellyttää sopimista myös yhteisistä standardeista ja määritelmistä. Useimmissa jäsenvaltioissa onkin jo laadittu kansallisia yhteentoimivuusohjeistoja, joita ollaan täydentämässä Euroopan tason yhteentoimivuuteen tähtäävillä ohjeilla.

Komissio pitää edellä esitettyjä aihepiirejä painopistealoina kehitettäessä sähköistä hallintoa. Niihin suoraan liittyviä toimenpiteitä on kuitenkin täydennettävä laaja-alaisemmilla toimilla.

Parhaita toimintatapoja pyritään löytämään teknologian, organisoinnin ja koulutuksen aloilla. Tarvitaan kaikkien keskeisten toimijoiden pitkän aikavälin sitoutumista. Kokemustenvaihto ja parhaiden toimintatapojen kopiointi voi tuoda huomattavia kustannussäästöjä laajennettaessa sähköisen hallinnon käyttöä. Samalla se auttaa valmistautumaan tulevaan hallintojen väliseen yhteentoimivuuteen ja yhteistyöhön.

Meneillään on useita EU:n aloitteita ja ohjelmia sähköisen hallinnon edistämiseksi. Näihin kuuluvat tietyt kuudennen tutkimuspuiteohjelman osat, eTEN (es de en fr)- ja IDA -ohjelmat sekä rakennerahastojen investoinnit alueellisiin painopisteisiin. Komission mukaan nämä investoinnit ovat kuitenkin pieniä verrattuna EU:n tasolla tarvittaviin kokonaisinvestointeihin.

Julkisen hallinnon vuosittaiset tieto- ja viestintätekniikkainvestoinnit ovat noin 30 miljardia euroa, josta nopeasti kasvava osuus - tällä hetkellä noin 5 miljardia - kohdennetaan sähköiseen hallintoon. Komissio lisää, että näitä investointeja pitäisi täydentää paljon laajemmilla organisaatioon ja henkilöresursseihin tehtävillä investoinneilla. Näin ollen vuosittain tarvitaan todennäköisesti useiden kymmenien miljardien kokonaisinvestointeja. EU:n tuella pitäisi näin ollen pyrkiä luomaan edellytykset sille, että nämä paljon suuremmat investoinnit voidaan tehdä jäsenvaltioiden tasolla mahdollisimman tehokkaasti.

Keskeiset termit

Sähköinen hallinto: Sähköisen hallinnon tarkoituksena on käyttää hyväksi tieto- ja viestintätekniikkaa julkisten palvelujen laadun ja saatavuuden parantamiseksi. Sähköisen hallinnon käyttö voi pienentää yritysten ja viranomaisten kustannuksia ja helpottaa viranomaisten ja julkisten palvelujen käyttäjien välistä asiointia. Lisäksi se lisää julkisen sektorin avoimuutta, auttaa kansalaisia ymmärtämään viranomaisia ja lisää viranomaisten vastuullisuutta kansalaisten näkökulmasta katsottuna.
Tieto- ja viestintätekniikka: Tieto- ja viestintätekniikka kattaa suuren määrän palveluja, sovelluksia, tekniikoita, laitteistoja ja ohjelmistoja, joita hyödynnetään puhelintoiminnassa, Internetin toiminnassa, etäopiskelussa, televisiotoiminnassa, tietokoneiden käytössä sekä verkoissa ja ohjelmistoissa, jotka mahdollistavat kyseisten tekniikoiden käytön. Nämä tekniikat mullistavat yhteiskunta-, talous- ja kulttuurirakenteita ja luovat uusia toimintatapoja suhteessa tietoon, osaamiseen, työskentelyyn jne.
"Yhden luukun" palvelusivustot: Tällaiset Internet-palveluportaalit ovat tietyn aihealueen kokoomasivustoja. Niiden käyttö ei edellytä taustatietoa siitä, miten kyseisten palvelujen tarjontaan osallistuvat hallinnon yksiköt on todellisuudessa järjestetty.

Komission tiedonanto, annettu 25 päivänä huhtikuuta 2006 - i2010-aloitteeseen kuuluva sähköisen hallinnon toimintasuunnitelma: vauhtia sähköiselle hallinnolle Euroopassa kaikkien hyväksi [KOM(2006) 173 lopullinen - ei julkaistu Euroopan unionin virallisessa lehdessä].

Kyseisen vuonna 2006 hyväksytyn toimintasuunnitelman tavoitteena on tehostaa ja uudistaa julkisia palveluja sekä kohdentaa palvelut vastaamaan paremmin kansalaisten tarpeita. Suunnitelmassa esitellään painopistealueet sekä etenemissuunnitelma, joiden avulla pyritään nopeuttamaan sähköisen hallinnon kehittämistä Euroopassa. Toimintasuunnitelmassa mainitaan seuraavat viisi painopistealuetta:

Riippumaton kertomus, annettu 27 päivänä kesäkuuta 2005: "eGovernment in the Member States of the European Union" (GOPA-Cartermill).

Kertomukseen (EN) on koottu sähköisen hallinnon seurantakeskuksen laatimat maakohtaiset tietosivut. Tietosivuilla esitellään kunkin maan tilanne ja sähköisen hallinnon alalla tapahtunut edistys.

Komission toimeksiantona vuonna 2005 tehdyn tutkimuksen mukaan yli 90 % julkisten palvelujen tarjoajista on Internetissä ja 40 % julkisista palveluista on täysin vuorovaikutteisia. Tutkimuksesta käy selvästi ilmi, että sähköisten julkisten palvelujen kehittämisessä ja käyttöönotossa on edistytty merkittävästi koko EU:ssa. Myös uusien jäsenvaltioiden ja EU 15 -jäsenvaltioiden välinen ero palvelujen tarjoamisessa on kaventunut selvästi ja voi hävitä kokonaan hyvinkin nopeasti. Uusi haaste on saada mahdollisimman monet käyttäjät käyttämään sähköisen hallinnon palveluja mahdollisimman useasti, mikä yksinkertaistaisi yritysten ja kansalaisten hallintoasiointia.

Tammikuussa 2004 julkaistun laaja-alaisen selvityksen (pdf) (EN) tulosten mukaan yritykset ja kansalaiset arvostavat korkeammalle sellaiset julkishallinnot, joissa yhdistetään uudet palvelut mahdollistavan tieto- ja viestintätekniikan käyttö ja työtapojen uudelleenorganisointi.

Tämä selvitys, joka rahoitettiin osana eEurope-toimintasuunnitelman arviointia, toteutettiin kaikissa EU:n jäsenvaltioissa, ja siinä tarkasteltiin 20:ä perustavaa laatua olevaa julkishallinnon palvelua, joiden pitäisi toimintasuunnitelman perusteella olla saatavilla Internetistä. Selvitys sisälsi 29 parhaita käytäntöjä koskevaa perusteellista tapaustutkimusta, aiheina esim. korkeampaan koulutukseen ilmoittautumisen huomattavat säästöt Suomessa ja Yhdistyneessä kuningaskunnassa.

Komission mukaan paremmat tulokset johtuvat siitä, että uudelleenorganisointi ja tieto- ja viestintätekniikan käyttö julkishallinnossa vähentävät kustannuksia, parantavat tuottavuutta sekä tarjoavat joustavuutta ja yksinkertaisempia organisaatiorakenteita. Kansalaisia ja yrityksiä hyödyttäviä käytännön tuloksia ovat virastokäyntien väheneminen sekä nopeammat, edullisemmat, helpommin saatavat ja tehokkaammat palvelut mutta myös virheiden väheneminen, järjestelmien helppokäyttöisyys ja korkeampi käyttäjäystävällisyys.

See also