Komission asetus (EY) N:o 2355/2002,

annettu 27 päivänä joulukuuta 2002,

neuvoston asetuksen (EY) N:o 1260/1999 soveltamista koskevista yksityiskohtaisista säännöistä rakennerahastoista myönnettävän tuen hallinto- ja valvontajärjestelmien osalta annetun asetuksen (EY) N:o 438/2001 muuttamisesta

EUROOPAN YHTEISÖJEN KOMISSIO, joka

ottaa huomioon Euroopan yhteisön perustamissopimuksen,

ottaa huomioon rakennerahastoja koskevista yleisistä säännöksistä 21 päivänä kesäkuuta 1999 annetun neuvoston asetuksen (EY) N:o 1260/1999(1), sellaisena kuin se on muutettuna asetuksella (EY) N:o 1447/2002(2), ja erityisesti sen 53 artiklan 2 kohdan,

on kuullut perustamissopimuksen 147 artiklan nojalla perustettua komiteaa,

on kuullut maatalouden rakenteiden ja maaseudun kehittämisen komiteaa,

on kuullut kalatalous- ja vesiviljelyalan rakenteiden komiteaa,

sekä katsoo seuraavaa:

(1) Asetuksen (EY) N:o 1260/1999 38 artiklan 6 kohdassa säädetään, että jäsenvaltioiden vastuullisten virkamiesten on kolmen vuoden ajan komission suorittamasta loppuerän maksusta säilytettävä komission saatavilla kaikki kyseisen tukitoimen kustannuksiin ja valvontaan liittyvät asiakirjat, ellei kahdenvälisissä hallinnollisissa sopimuksissa toisin päätetä.

(2) On suotavaa täsmentää tämän velvoitteen soveltamisalaan kuuluvien todistusasiakirjojen luokat ja asiakirjojen säilyttämismuoto sekä velvoite määritellä elimet, joiden olisi pidettävä niitä hallussaan.

(3) Koska asianomaiset asiakirjat ovat osa komission asetuksen (EY) N:o 438/2001(3) 7 artiklassa tarkoitettua jäljitysketjua, kyseiseen artiklaan on aiheellista lisätä tarvittavat asiakirjojen säilyttämistä koskevat säännökset.

(4) Asiakirjojen säilyttämistä koskevien säännösten soveltaminen ei rajoita muiden erityisten yhteisön tai kansallisten sääntöjen soveltamista.

(5) Tässä asetuksessa säädetyt toimenpiteet ovat aluekehityksen ja alueellisen uudelleenjärjestelyn komitean lausunnon mukaiset,

ON ANTANUT TÄMÄN ASETUKSEN:

1 artikla

Muutetaan asetuksen (EY) N:o 438/2001 7 artikla seuraavasti:

a) Lisätään 2 kohdan jälkeen uusi kohta seuraavasti:

"2 a. a) Asetuksen (EY) N:o 1260/1999 38 artiklan 6 kohdassa tarkoitetut kustannuksia ja valvontaa koskevat todistusasiakirjat ovat seuraavat:

- asiakirjat, jotka liittyvät aiheutuneisiin ja ilmoitettuihin yksittäisiin menoihin ja tuen osalta suoritettuihin maksuihin, sekä asiakirjat, joita edellytetään riittävän jäljitysketjun varmistamiseksi, mukaan luettuna yhteisrahoitettujen tuotteiden tai palvelujen tosiasiallista toimitusta koskevat todistusasiakirjat,

- kertomukset ja asiakirjat tämän asetuksen 4, 9, 10 ja 15 artiklan mukaisesti tehdyistä tarkastuksista.

Kansallisten toimivaltaisten viranomaisten on määriteltävä, minkä elimen on pidettävä asiakirjoja hallussaan niiden säilyttämiseksi vaaditun ajan.

b) Asiakirjat on säilytettävä joko alkuperäiskappaleina tai ne on tallennettava yleisesti hyväksyttyjä tietojärjestelmiä käyttäen.

Yleisesti hyväksyttyjä tietojärjestelmiä ovat erityisesti seuraavat:

- valokopiot alkuperäisistä asiakirjoista,

- mikrofilmit alkuperäisistä asiakirjoista,

- optisiin tietojärjestelmiin (kuten CD-romille, kovalevylle tai magneettilevykkeelle) tallennetut alkuperäisten asiakirjojen sähköiset versiot,

- ainoastaan sähköisessä muodossa olevat asiakirjat.

Kansallisten viranomaisten on vahvistettava menettely, jolla todistetaan yleisesti hyväksyttyjä tietojärjestelmiä käyttäen tallennettujen asiakirjojen yhdenmukaisuus alkuperäisen asiakirjan kanssa, ja tällä menettelyllä on taattava, että tallennetut versiot täyttävät kansallisen lainsäädännön velvoitteet ja että niihin voidaan luottaa tarkastuksia varten. Jos asiakirjat ovat saatavilla ainoastaan sähköisessä muodossa, atk-järjestelmän, johon sähköiset versiot on tallennettu, on täytettävä hyväksytyt turvastandardit, joilla taataan, että tallennetut versiot täyttävät kansallisen lainsäädännön velvoitteet ja että niihin voidaan luottaa tarkastuksia varten.".

b) Korvataan 3 kohdan a alakohta seuraavasti:

"a) että on menettelyt sen varmistamiseksi, että 2 a kohdassa tarkoitetut asiakirjat ovat asetuksen (EY) N:o 1260/1999 38 artiklan 6 kohdan vaatimusten ja tämän asetuksen liitteen I mukaiset;".

2 artikla

Tämä asetus tulee voimaan kahdentenakymmenentenä päivänä sen jälkeen, kun se on julkaistu Euroopan yhteisöjen virallisessa lehdessä.

Tämä asetus on kaikilta osiltaan velvoittava, ja sitä sovelletaan sellaisenaan kaikissa jäsenvaltioissa.

Tehty Brysselissä 27 päivänä joulukuuta 2002.

Komission puolesta

Michel Barnier

Komission jäsen

(1) EYVL L 161, 26.6.1999, s. 1.

(2) EYVL L 139, 29.7.2001, s. 1.

(3) EYVL L 63, 3.3.2001, s. 21.