Komission päätös,

tehty 18 päivänä joulukuuta 2001,

neuvoston päätöksen 2000/596/EY yksityiskohtaisista soveltamissäännöistä Euroopan pakolaisrahastosta yhteisrahoitettujen toimien hallinnointi- ja valvontajärjestelmien sekä rahoitusoikaisujen osalta

(tiedoksiannettu numerolla K(2001) 4372)

(2002/307/EY)

EUROOPAN YHTEISÖJEN KOMISSIO, joka

ottaa huomioon Euroopan yhteisön perustamissopimuksen,

ottaa huomioon Euroopan pakolaisrahaston perustamisesta 28 päivänä syyskuuta 2000 tehdyn neuvoston päätöksen 2000/596/EY(1), ja erityisesti sen ja 24 artiklan,

on kuullut päätöksen 2000/596/EY 21 artiklan 1 kohdalla perustettua neuvoa-antavaa komiteaa,

sekä katsoo seuraavaa:

(1) Euroopan pakolaisrahastosta (jäljempänä "rahasto") myönnettävien tukien moitteettoman hallinnoinnin varmistamiseksi jäsenvaltioiden olisi laadittava suuntaviivat yhteisrahoitettavien toimien täytäntöönpanosta vastaavan viranomaisen tehtävien järjestämiseksi.

(2) Sen varmistamiseksi, että yhteisön varoja käytetään moitteettoman varainhoidon periaatteiden mukaisesti, jäsenvaltioiden on otettava käyttöön riittävän kirjausketjun takaavat hallinnointi- ja valvontajärjestelmät ja tarjottava komissiolle apua tarkastusten toteuttamiseksi muun muassa pistokokein.

(3) Yhteisön varojen tehokkaan ja asianmukaisen käytön varmistamiseksi olisi laadittava yhdenmukaiset perusteet tarkastuksille, joita jäsenvaltiot toteuttavat päätöksen 2000/596/EY 18 artiklan mukaisesti.

(4) Sen varmistamiseksi, että päätöksen 2000/596/EY 17 artiklan 2 kohdan nojalla rahastosta suoritettavien maksujen perusteena olevia menoilmoituksia käsitellään yhdenmukaisesti, olisi laadittava menoilmoituksen malli.

(5) Aiheettomasti myönnettyjen summien perimiseksi takaisin päätöksen 2000/596/EY 18 artiklan 1 kohdan mukaisesti, on säädettävä, että jäsenvaltioiden on ilmoitettava komissiolle ilmenneistä väärinkäytöksistä ja annettava tietoja hallinnollisten ja oikeudellisten menettelyjen kulusta.

(6) Päätöksen 2000/596/EY 19 artiklan 1 kohdassa säädetään, että jäsenvaltioiden on tehtävä tarvittavat rahoitusoikaisut, jotka liittyvät yksittäisiin tai järjestelmällisiin väärinkäytöksiin, peruuttamalla yhteisön rahoitusosuus kokonaan tai osittain. Mainitun säännöksen yhdenmukaisen soveltamisen varmistamiseksi koko yhteisössä on määriteltävä säännöt tehtävien oikaisujen määrittämiseksi ja selvitysten antamisesta komissiolle.

(7) Jos jäsenvaltio ei täytä sille päätöksen 2000/596/EY 19 artiklan 1 kohdan tai 18 artiklan nojalla kuuluvia velvoitteita, komissio voi itse tehdä rahoitusoikaisut kyseisen päätöksen 18 artiklan 4 kohdan nojalla. Oikaisu on määrättävä mahdollisuuksien mukaan yksittäisiin tapauksiin liittyvän todistusaineiston perusteella, ja sen on oltava suhteellisuusperiaate huomioon ottaen saman suuruinen kuin rahastosta väärin perustein korvatut menot. Jos väärinkäytöksen vaikutusten tarkka laskeminen ei ole mahdollista tai toteutettavissa tai jos olisi kohtuutonta peruuttaa menojen korvaukset kokonaan, komissio tekee oikaisun ekstrapolaation perusteella tai kiinteämääräisesti sen väärinkäytöksen laajuuden ja vaikutusten perusteella, jonka ehkäisyn, tutkimisen ja oikaisun jäsenvaltio on laiminlyönyt.

(8) On tarpeen täsmentää joitakin yksityiskohtaisia sääntöjä päätöksen 2000/596/EY 19 artiklan 1 kohdassa tarkoitettujen rahoitusoikaisujen toteuttamiseksi ja säätää näiden sääntöjen soveltamisesta kyseisen päätöksen 18 artiklan 4 kohdan b alakohdassa tarkoitetuissa tapauksissa.

(9) On vahvistettava viivästyskorko, jota päätöksen 2000/596/EY 19 artiklan 3 kohdan mukaisesti on maksettava komissiolle kaikista aiheettomasti maksetuista ja palautettavista määristä.

(10) Tämän päätöksen soveltaminen ei rajoita valtiontukien takaisin perimistä EY:n perustamissopimuksen 93 artiklan soveltamista koskevista yksityiskohtaisista säännöistä 22 päivänä maaliskuuta 1999 annetun neuvoston asetuksen (EY) N:o 659/1999(2) 14 artiklan nojalla.

(11) Tämän päätöksen soveltaminen ei rajoita komission paikan päällä suorittamista tarkastuksista ja todentamisista Euroopan yhteisöjen taloudellisiin etuihin kohdistuvien petosten ja muiden väärinkäytösten estämiseksi 11 päivänä marraskuuta 1996 annetun neuvoston asetuksen (EY, Euratom) N:o 2185/96(3) säännösten soveltamista,

ON TEHNYT TÄMÄN PÄÄTÖKSEN:

I LUKU

SOVELTAMISALA JA MÄÄRITELMÄT

1 artikla

Tässä päätöksessä vahvistetaan neuvoston päätöksen 2000/596/EY yksityiskohtaiset soveltamissäännöt Euroopan pakolaisrahastosta (jäljempänä "rahasto") myönnettyjen tukien hallinnointi- ja valvontajärjestelmille, joita jäsenvaltiot ylläpitävät, sekä menettely, jota sovelletaan toteutettaessa kyseisiin tukiin määrättäviä rahoitusoikaisuja.

2 artikla

Tässä päätöksessä

a) "vastuuviranomaisella" tarkoitetaan viranomaista, jonka jäsenvaltio on nimennyt päätöksen 2000/596/EY 7 artiklan mukaisesti;

b) "välittäjäelimellä" tarkoitetaan julkisia viranomaisia tai valtiosta riippumattomia järjestöjä, joille vastuuviranomaiset ovat delegoineet täytäntöönpanovastuun päätöksen 2000/596/EY 7 artiklan mukaisesti.

II LUKU

HALLINNOINTI- JA VALVONTAJÄRJESTELMÄT

3 artikla

1. Päätöksen 2000/596/EY 18 artiklan 1 kohdan c alakohdan mukaisesti jäsenvaltiot laativat suuntaviivat vastuuviranomaiselle ja välittäjäelimille, joille täytäntöönpanovastuu on delegoitu.

Rajoittamatta päätöksen 2000/596/EY 18 artiklan 1 kohdan soveltamista, suuntaviivat koskevat hallinnointi- ja valvontajärjestelmien järjestämistä, jotka ovat tarpeen yhteisön tukea koskevien hakemusten aiheellisuuden, sääntöjenmukaisuuden ja tukikelpoisuuden varmistamiseksi, ja ne perustuvat liitteessä I esitettyihin ohjeisiin parhaista hallinnointikäytänteistä.

2. Jos kaikki tai määrätty osa vastuuviranomaisen tehtävistä on delegoitu välittäjäelimille, 1 kohdassa tarkoitetuissa suuntaviivoissa on tarkennettava yksityiskohtaiset säännöt erityisesti seuraavien seikkojen osalta:

a) tehtävien määrittely ja selkeä jako, erityisesti siltä osin kuin on kyse hallinnoinnista, maksamisesta, valvomisesta ja sen varmistamisesta, että noudatetaan

i) päätöksen 2000/596/EY 8 artiklassa tarkoitettujen yhteisrahoitushakemusten hyväksymistä koskevissa komission päätöksissä olevia vaatimuksia,

ii) komission päätöksen 2001/275/EY liitteeseen I sisältyviä menojen tukikelpoisuuden sääntöjä(4), ja

iii) yhteisön politiikkoja ja toimia kuten kilpailusääntöjä sekä julkisia hankintoja, ympäristönsuojelua, miesten ja naisten välisen eriarvoisuuden poistamista ja näiden välisen tasa-arvon lisäämistä koskevia sääntöjä;

b) tehokkaiden järjestelmien käyttöönotto sen takaamiseksi, että täytäntöönpanoelimet käyttävät toimivaltaansa asianmukaisella tavalla; ja

c) selvityksen antaminen vastuuviranomaiselle tehtävien hoitamisesta ja siinä käytetyistä keinoista.

3. Päätöksen 2000/596/EY 18 artiklan 1 kohdan b alakohdan mukaisesti jäsenvaltiot toimittavat komissiolle viimeistään kahden kuukauden kuluessa tämän päätöksen voimaantulosta ja täydennyksenä ensimmäiseen yhteisrahoitushakemukseen sisältyneisiin tietoihin kuvauksen hallinnointi- ja valvontajärjestelmistä ja niiden parantamissuunnitelmista ottamalla huomioon yleisesti tunnustetut ja liitteessä I esitetyt ohjeet parhaista hallinnointikäytänteistä.

Kustakin vastuuviranomaisesta on toimitettava seuraavat tiedot:

a) viranomaisen tehtävät;

b) tehtävien jakaminen vastuuviranomaisessa tai välittäjäelimessä siten, että hallinnointi-, maksu- ja valvontatehtävät on erotettu riittävästi toisistaan moitteettoman varainhoidon varmistamiseksi;

c) tiedot mahdollisista välittäjäelimistä;

d) rahoitushakemusten vastaanottamis-, tarkastus- ja vahvistusmenettelyt sekä menojen hyväksymis-, maksu- ja kirjaamismenettelyt;

e) sisäisiä tarkastuksia tai vastaavia menettelyjä koskevat määräykset.

4. Komissio tutkii yhteistyössä jäsenvaltion kanssa hallinnointi- ja valvontajärjestelmät ja ilmoittaa havaituista puutteista, jotka rajoittavat rahaston toiminnan tarkastusten läpinäkyvyyttä tai estävät komissiota suorittamasta sille perustamissopimuksen 274 artiklan nojalla kuuluvia tehtäviä.

4 artikla

1. Jäsenvaltioiden hallinnointi- ja valvontajärjestelmien on taattava riittävä kirjausketju.

2. Kirjausketjua pidetään riittävänä, jos sen avulla voidaan

a) tarkistaa, että komissiolle ilmoitetut menojen todennetut kokonaismäärät vastaavat yksittäisiä menoselvityksiä ja niihin liittyviä tositteita eri hallinnon ja tuensaajien tasoilla, myös hankkeet toteuttavien elinten tai yritysten tasolla; ja

b) valvoa käytettävissä olevien yhteisön ja jäsenvaltioiden varojen myöntämistä ja siirtämistä.

Liitteessä II on ohjeellinen kuvaus riittävän kirjausketjun tietoja koskevista vaatimuksista.

3. Vastuuviranomaisen on otettava käyttöön menettelyjä sen varmistamiseksi, että tietyn kansallisen täytäntöönpano-ohjelman osana suoritettuihin maksuihin liittyvien asiakirjojen säilytyspaikka tunnetaan ja että nämä asiakirjat voidaan toimittaa tarkastettavaksi seuraavien tahojen pyynnöstä:

a) rahoitushakemusten käsittelystä vastaavan viranomaisen henkilöstö;

b) kansalliset tilintarkastusviranomaiset, jotka suorittavat tämän päätöksen 5 artiklan 1 kohdassa tarkoitettuja tarkastuksia;

c) vastuuviranomaisen yksikkö tai elin, jonka tehtävänä on varmentaa päätöksen N:o 2000/596/EY 17 artiklassa säädetyt väli- ja loppumaksupyynnöt; ja

d) Euroopan komission ja tilintarkastustuomioistuimen toimeksiannon saaneet virkamiehet ja toimihenkilöt.

Tarkastuksista vastaavat viranomaiset tai tähän tehtävään valtuutetut henkilöt voivat vaatia, että heille toimitetaan jäljennökset tässä kohdassa tarkoitetuista asiakirjoista.

4. Vastuuviranomaisten on pidettävä komission saatavilla viiden vuoden ajan komission suorittamasta loppuerän maksusta kaikki kyseisen tukitoimen kustannuksiin ja valvontaan liittyvät asiakirjat joko alkuperäisinä tai yleisesti hyväksyttyjä tietojärjestelmiä käyttäen oikeaksi todistettuina jäljennöksinä. Kyseisen määräajan laskeminen keskeytyy oikeuskäsittelyn ajaksi tai komission perustellusta pyynnöstä.

5 artikla

1. Jäsenvaltioiden on järjestettävä riittävään otokseen perustuvia toimenpiteiden jälkitarkastuksia, joiden tarkoituksena on erityisesti

a) varmistaa käytössä olevien hallinnointi- ja valvontajärjestelmien tehokkuus;

b) tutkia riskianalyysiin perusteella valikoima eri tasoilla tehtyjä menoilmoituksia.

2. Tarkastuksissa on tarkastettava vähintään 20 prosenttia kunkin kansallisen täytäntöönpano-ohjelman kaikista tukikelpoisista menoista sekä 3 kohdan säännöksiin perustuva edustava otos hyväksytyistä hankkeista ja toimenpiteistä. Jäsenvaltioiden on varmistettava, että tarkastukset ja toimien täytäntöönpano- tai maksumenettelyt on erotettu toisistaan asianmukaisesti.

3. Valitut toimenpiteet on nimettävä, otantamenetelmä on kuvailtava ja toimitettujen tarkastusten sekä poikkeavuuksien ja sääntöjenvastaisuuksien osalta toteutettujen toimenpiteiden tuloksista on laadittava kertomus.

4. Tarkastettavia hankkeita koskevan otoksen on

a) sisällettävä riittävän suuri määrä riittävän erilaisia toimenpiteitä;

b) otettava huomioon kansallisissa tai yhteisön tarkastuksissa havaitut riskitekijät;

c) vastattava tuen keskittymistä tietyille tuensaajille niin, että tärkeimmät tuensaajat tulevat tarkastetuksi ainakin kerran ennen kunkin tukimuodon kansallisen täytäntöönpano-ohjelman loppuun saattamista.

6 artikla

Tarkastuksia toimittaessaan jäsenvaltioiden on varmistettava, että

a) hallinnointi- ja valvontajärjestelmiä sovelletaan tehokkaasti;

b) niiden välittäjäelinten, joille vastuuviranomainen on delegoinut tiettyjä tehtäviä, lopullisten tuensaajien ja mahdollisesti muiden hankkeita toteuttavien elinten tai yritysten hallussa on riittävästi tositteita kirjanpitoasiakirjoihin;

c) kirjausketju on riittävä;

d) menoja koskevat tiedot vastaavat laadultaan ja vaikutuksen ajoittumiselta yhteisön vaatimuksia, kansallisessa valintamenettelyssä vahvistettuja vaatimuksia, sopimuksen tai avustuksen myöntämissäädöksen määräyksiä ja toteutettuja toimia;

e) toimenpiteen kohde tai aiottu kohde vastaa päätöksen 2000/596/EY 8 artiklassa tarkoitetussa kansallisessa täytäntöönpano-ohjelmassa esitettyjä tavoitteita;

f) yhteisön rahoitusosuudet pysyvät päätöksen 2000/596/EY 13 artiklassa ja muissa rahoitusosuuksiin sovellettavissa yhteisön säädöksissä säädetyissä rajoissa ja että ne maksetaan lopullisille tuensaajille ilman vähennyksiä tai viivytyksiä;

g) asianmukainen kansallinen rahoitusosuus on annettu käyttöön;

h) yhteisrahoitetut hankkeet on toteutettu päätöksen 2000/596/EY 4 artiklan ja 9 artiklan 1 kohdan säännösten mukaisesti.

7 artikla

Tarkastuksissa on selvitettävä, ovatko mahdolliset ongelmat luonteeltaan järjestelmällisiä, jolloin niitä saattaa esiintyä myös muissa saman lopullisen tuensaajan toteuttamissa tai saman viranomaisen hallinnoimissa toimissa. Tarkastuksissa selvitetään myös tällaisten tilanteiden syyt ja mahdollinen tarve suorittaa lisätutkimuksia ja toteuttaa ennaltaehkäiseviä tai korjaavia toimenpiteitä.

8 artikla

Jäsenvaltioiden on laadittava komissiolle vuosittain päätöksen 2000/596/EY 20 artiklan 2 kohdassa tarkoitettu yhteenveto tämän päätöksen 5, 6 ja 7 artiklan soveltamisesta edeltävänä vuonna ja täydennettävä tai ajankohtaistettava tarvittaessa 4 artiklan 2 kohdassa tarkoitettua hallinnointi- ja valvontajärjestelmän kuvausta.

9 artikla

Kun kyseessä ovat sellaiset tukitoimenpiteet, joihin osallistuu useampia kuin yksi jäsenvaltio tai joiden edunsaajia on useammassa kuin yhdessä jäsenvaltiossa, kyseiset jäsenvaltiot ja komissio antavat toisilleen moitteettoman valvonnan varmistamiseksi tarvittavan hallinnollisen avun.

III LUKU

MENOILMOITUKSET

10 artikla

1. Menoilmoitukset varmentaa liitteessä IV olevan mallin mukaisesti maksuviranomaisen virkamies tai yksikkö, jonka toiminta on maksumääräyksen antavasta yksiköstä riippumatonta.

2. Vastuuviranomaisen on huolehdittava kaikkien komissiolle tekemiensä menoilmoitusten osalta siitä, että kansallisia täytäntöönpano-ohjelmia hallinnoidaan kaikkien asiaan sovellettavien yhteisön säädösten mukaisesti ja että varat käytetään moitteettoman varainhoidon periaatteita noudattaen. Menoilmoituksen olisi varmennettava, että yhteisrahoitushakemus koskee vain menoja, jotka

a) ovat aiheutuneet päätöksen 2001/275/EY 2 artiklan d kohdassa määritellyille tuensaajille yhteisrahoitushakemuksen hyväksymistä koskevassa päätöksessä määriteltynä ohjelman tukikelpoisuusaikana;

b) liittyvät kyseisen kansallisen täytäntöönpano-ohjelman valintaperusteiden ja valintamenettelyjen mukaisesti valittuihin yhteisrahoitettaviin hankkeisiin ja joissa on noudatettu yhteisön sääntöjä koko menokauden ajan.

3. Jäsenvaltion on esitettävä liitteessä IV tarkoitettu loppukertomus kuuden kuukauden kuluessa ohjelman saattamisesta päätökseen. Jos kertomusta ei ole toimitettu komissiolle määräajassa, komissio lopettaa ohjelman ja peruuttaa siihen liittyvät määrärahat ilman eri toimenpiteitä.

4. Ennen kuin vastuuviranomainen esittää komissiolle maksupyynnön, sen on varmistettava, että tarkastukset ovat olleet riittäviä. Toimien toteuttamista kuvaillaan yksityiskohtaisesti päätöksen 2000/596/EY 20 artiklan 3 kohdassa tarkoitetussa loppukertomuksessa. Tarkastukset kohdistuvat toimenpiteiden konkreettisiin tuloksiin ja tehokkuuteen sekä rahoitukseen ja kirjanpitoon.

LUKU IV

JÄSENVALTIOIDEN TEKEMÄT RAHOITUSOIKAISUT

11 artikla

1. Jos kyseessä on järjestelmällinen väärinkäytös, päätöksen 2000/596/EY 19 artiklan 1 kohdan mukaisesti tehtävien tutkimusten on katettava kaikki hankkeet, joihin väärinkäytöksillä on voinut olla vaikutusta.

2. Peruuttaessaan yhteisön rahoitusosuuden kokonaan tai osittain jäsenvaltioiden on otettava huomioon väärinkäytösten luonne ja vakavuus sekä rahastolle aiheutunut taloudellinen vahinko.

3. Jäsenvaltioiden on toimitettava komissiolle päätöksen 2000/596/EY 20 artiklan 2 kohdassa tarkoitetun yhteenvedon liitteenä luettelo edeltävänä vuonna aloitetuista tuen peruutusmenettelyistä.

12 artikla

1. Kun yhteisrahoitus peruutetaan päätöksen 2000/596/EY 18 artiklan 1 kohdan g alakohdan mukaisesti ja summat on perittävä takaisin, toimivaltainen yksikkö tai elin aloittaa takaisinperinnän ja ilmoittaa siitä vastuuviranomaiselle. Takaisinperintää koskevat tiedot toimitetaan komissiolle ja kirjanpidossa on noudatettava tämän päätöksen 13 artiklaa.

2. Jäsenvaltioiden on ilmoitettava komissiolle päätöksen 2000/596/EY 20 artiklan 2 kohdassa tarkoitetussa yhteenvedossa päätöksistään ja ehdotuksistaan käyttää peruutetut summat uudelleen.

13 artikla

Vastuuviranomaisen on pidettävä kirjaa jo suoritettuihin yhteisön tukimaksuihin liittyvistä takaisin perittävistä määristä ja varmistettava, että takaisinperintä toimitetaan viipymättä. Vastuuviranomaisen on takaisinperinnän jälkeen vähennettävä seuraavasta komissiolle osoitettavasta menoilmoituksesta takaisin perityt määrät tai, jos määrä ei riitä, suoritettava yhteisölle hyvitys. Takaisin perittäviin määriin lisätään korko, jota lasketaan eräpäivästä alkaen; korkokantana sovelletaan tiettyjen 21 päivänä joulukuuta 1977 annetun varainhoitoasetuksen säännösten soveltamista koskevista yksityiskohtaisista säännöistä 9 päivänä joulukuuta 1993 annetun komission asetuksen (Euratom, EHTY, EY) N:o 3418/93(5), sellaisena kuin se on viimeksi muutettuna asetuksella (EY) N:o 1687/2001(6), 94 artiklassa tarkoitettua, sen kuukauden ensimmäisenä arkipäivänä voimassa olevaa korkoa, jona eräpäivä on.

Päätöksen 2000/596/EY 20 artiklan 2 kohdassa tarkoitetun yhteenvedon yhteydessä jäsenvaltioiden on toimitettava komissiolle luettelo todetuista väärinkäytöksistä ja mainittava takaisin perityt tai perittävinä olevat määrät ja aloitetut hallinnolliset ja oikeudelliset menettelyt perusteettomasti maksettujen määrien perimiseksi takaisin.

V LUKU

KOMISSION TEKEMÄT RAHOITUSOIKAISUT

14 artikla

1. Komissio arvioi yksittäisiin tai järjestelmällisiin väärinkäytöksiin päätöksen 2000/596/EY 18 artiklan 4 kohdan b alakohdan nojalla määrättävän rahoitusoikaisun mahdollisuuksien mukaan yksittäisiin tapauksiin liittyvän todistusaineiston perusteella ja oikaisun on oltava suhteellisuusperiaate huomioon ottaen saman suuruinen kuin rahastosta väärin perustein korvatut menot.

2. Jos väärinkäytöksen aiheuttamien vaikutusten tarkka laskeminen ei ole mahdollista tai toteutettavissa tai jos olisi kohtuutonta peruuttaa kyseisten menojen korvaus kokonaan, komissio määrittää rahoitusoikaisun

a) ekstrapolaation perusteella, johon se käyttää edustavaa otosta yhdenmukaisia ominaispiirteitä sisältävistä toimista; tai

b) kiinteämääräisesti, jolloin se arvioi sääntöjen rikkomisen vakavuuden sekä todetun väärinkäytöksen laajuuden ja vaikutukset.

3. Kun komission kanta perustuu muiden kuin sen omien yksikköjen tilintarkastajien vahvistamiin seikkoihin, komissio tekee rahoitusvaikutuksista omat päätelmänsä tarkasteltuaan kyseisen jäsenvaltion päätöksen 2000/596/EY 18 artiklan 1 kohdan nojalla toteuttamia toimenpiteitä.

4. Kyseisellä jäsenvaltiolla on kaksi kuukautta aikaa vastata päätöksen 2000/596/EY 18 artiklan 3 kohdan mukaiseen pyyntöön. Asianmukaisesti perustelluissa tapauksissa komissio voi myöntää pidemmän määräajan.

5. Kun komissio ehdottaa ekstrapolaatioon perustuvaa tai kiinteämääräistä oikaisua, jäsenvaltiolla on mahdollisuus osoittaa kyseisten aineistojen perusteella, että väärinkäytös ei tosiasiassa ollut niin laaja kuin komissio arvioi. Sovittuaan asiasta komission kanssa jäsenvaltio voi rajoittaa tutkimuksensa asianmukaiseen aineiston osaan tai otokseen. Lukuun ottamatta asianmukaisesti perusteltuja tapauksia, tähän varattu aika saa olla korkeintaan toiset kaksi kuukautta 4 kohdassa mainitun kahden kuukauden määräajan kuluttua. Komissio ottaa huomioon kaikki jäsenvaltion kyseisten määräaikojen kuluessa toimittamat todisteet.

6. Jos komissio on keskeyttänyt maksusuoritukset päätöksen 2000/596/EY 19 artiklan 2 kohdan nojalla ja jos maksujen keskeytyksen syyt ovat edelleen olemassa 4 kohdassa tarkoitetun määräajan päättyessä, tai jos asianomainen jäsenvaltio ei ole ilmoittanut komissiolle väärinkäytösten oikaisemiseksi toteutetuista toimenpiteistä viiden kuukauden kuluttua, sovelletaan päätöksen 2000/596/EY 18 artiklan 4 kohtaa.

7. Tämän päätöksen liitteessä III esitetään yksityiskohtaisesti periaatteet, perusteet ja ohjeelliset asteikot, joita komission yksiköt soveltavat kiinteämääräisiin oikaisuihin.

15 artikla

1. Kaikki komissiolle päätöksen 2000/596/EY 19 artiklan 3 kohdan nojalla tehtävät palautukset on maksettava määräajassa, joka on vahvistettu 21 päivänä joulukuuta 1977 annetun Euroopan yhteisöjen yleiseen talousarvioon sovellettavan varainhoitoasetuksen 28 artiklan mukaisesti(7). Määräajan viimeinen päivä on perintämääräyksen antamista seuraavan toisen kuukauden viimeinen päivä.

2. Myöhässä maksetuista palautuksista peritään viivästyskorkoa, jota lasketaan 1 kohdassa tarkoitetun määräajan päättymispäivästä todelliseen takaisinmaksupäivään asti. Viivästyskorkona sovelletaan tämän päätöksen 13 artiklassa tarkoitettua korkoa.

3. Päätöksen 2000/596/EY 19 artiklan 2 kohdan mukainen rahoitusoikaisu ei vaikuta jäsenvaltion velvoitteeseen periä varat takaisin päätöksen 2000/596/EY 18 artiklan 1 kohdan g alakohdan ja tämän päätöksen 12 artiklan 1 kohdan mukaisesti eikä jäsenvaltion velvoitteeseen periä valtiontuet takaisin asetuksen (EY) N:o 659/1999 14 artiklan mukaisesti.

VI LUKU

LOPPUSÄÄNNÖKSET

16 artikla

Tämän päätöksen säännökset eivät estä jäsenvaltioita soveltamasta tätä päätöstä tiukempia kansallisia valvontasäännöksiä.

17 artikla

Tämä päätös on osoitettu kaikille jäsenvaltioille.

Tehty Brysselissä 18 päivänä joulukuuta 2001.

Komission puolesta

António Vitorino

Komission jäsen

(1) EYVL L 252, 6.10.2000, s. 12.

(2) EYVL L 83, 27.3.1999, s. 1.

(3) EYVL L 292, 15.11.1996, s. 2.

(4) EYVL L 95, 5.4.2001, s. 27.

(5) EYVL L 315, 16.12.1993, s. 1.

(6) EYVL L 228, 24.8.2001, s. 8.

(7) EYVL L 356, 31.12.1977, s. 1.

LIITE I

OHJEET PARHAISTA KÄYTÄNTEISTÄ EUROOPAN PAKOLAISRAHASTOSTA MYÖNNETYN TUEN HALLINNOINNISSA (3 ARTIKLA)

1 Jäsenvaltioiden ja yhteisön säännösten noudattaminen ja maksupyyntöjen oikeellisuus

Vastuuviranomaisten tai välittäjäelinten, joille tiettyjen tehtävien hoitaminen delegoidaan, on valvottava jäsenvaltioiden ja yhteisön lainsäädännön noudattamista ja etenkin sitä, miten komission hyväksymässä kansallisessa täytäntöönpano-ohjelmassa vahvistettuja edellytyksiä ja pakolaisrahastoon liittyvien menojen tukikelpoisuutta koskevia sääntöjä noudatetaan. Lisäksi niiden on tarvittaessa valvottava edellytysten noudattamista tapauksissa, jotka liittyvät kilpailusääntöihin, julkisiin hankintoihin, ympäristönsuojeluun ja ympäristön laadun parantamiseen, miesten ja naisten välisen eriarvoisuuden poistamiseen ja tasa-arvon edistämiseen, ja todennettava maksupyyntöjen perusteet ja paikkansapitävyys valvomalla mm. tarjouskilpailumenettelyjä, hankintasopimuksia, täytäntöönpanon edistymistä, maksuja ja urakoiden hyväksyntää.

Nämä seikat todennetaan valvontajärjestelmän avulla. Yksi vastuuviranomaisten päätehtävistä on tämän valvontajärjestelmän moitteettoman toiminnan seuranta.

2 Maksut ja saatavien perintä

2.1 Maksujen suorittamisesta tuensaajille vastaavan hallinnollisen yksikön käytettävissä on oltava asiakirjat, joilla todistetaan yksittäisten hankkeiden tukea koskevien maksupyyntöjen hyväksyminen sekä säädettyjen hallinnollisten ja fyysisten tarkastusten suorittaminen. Kirjanpitomenettelyillä on varmistettava, että ilmoitukset ovat täydellisiä, tarkkoja ja ajantasaisia ja että kaikki virheet tai laiminlyönnit havaitaan ja oikaistaan, mm. enintään kolmen kuukauden välein suoritettavin säännöllisin tarkistuksin ja täsmäytyksin.

Menettelyillä on varmistettava, että maksu suoritetaan ainoastaan tuensaajalle, tämän pankkitilille tai tämän nimeämälle edustajalle. Maksu suoritetaan viranomaisen pankin tai tarvittaessa valtiokonttorin välityksellä tai sekillä, joka on lähetettävä mahdollisuuksien mukaan viiden työpäivän kuluessa maksun kirjaamisesta. On vahvistettava menettelyt sen varmistamiseksi, että kaikki maksut, joita koskevia siirtoja ei ole suoritettu tai sekkejä lunastettu, palautetaan pakolaisrahastolle. Hyväksyvän virkailijan ja/tai tämän esimiehen hyväksyminen voidaan suorittaa elektronisesti, jos näiden välineiden riittävä turvallisuus varmistetaan ja allekirjoittajan henkilöllisyys kirjataan elektronisiin tallenteisiin.

2.2 Edellä olevaa kohtaa sovelletaan soveltuvin osin sellaisiin takaisinperittäviin määriin (esim. menetettyihin vakuuksiin, palautettuihin maksuihin jne.), jotka vastuuviranomaisten on perittävä pakolaisrahaston puolesta. Viranomaisen on otettava käyttöön järjestelmä pakolaisrahaston saatavien tunnistamiseksi. Tämä järjestelmä on tarkistettava säännöllisesti, jotta erääntyneiden saatavien perimiseksi tarvittavat toimet voidaan toteuttaa.

Vastuuviranomainen voi siirtää tietyn takaisinperittävien määrien ryhmän perinnän muille elimille 2 artiklan b kohdassa tarkoitetuin edellytyksin ja mahdollisesti tarvittavin muutoksin sekä sillä lisäedellytyksellä, että kyseinen toinen elin raportoi viranomaiselle säännöllisesti ja oikea-aikaisesti vähintään kuukausittain kaikista todetuista tuloista ja takaisin saaduista varoista.

Viranomaisen on varmistettava, että kaikki vastaanotetut rahoitushakemukset käsitellään viipymättä.

3 Menettelyjen ja tehtävien määrittely ja standardointi

3.1 Vastuuviranomaisen on vahvistettava hankkeen toteuttamisen seurantaa sekä rahoitushakemusten vastaanottoa, kirjaamista ja käsittelyä koskevat yksityiskohtaiset kirjalliset menettelyt, joihin sisältyy selostus kaikista käytettävistä asiakirjoista.

3.2 Jokaisen virkamiehen, toimeksiannon saaneen toimihenkilön tai valtuutetun henkilön tehtävät on määriteltävä kirjallisesti ja taloudellisen toimivallan rajat on vahvistettava.

3.3 Jokaisella menojen hyväksymisestä vastaavalla virkamiehellä, toimeksiannon saaneella toimihenkilöllä tai valtuutetulla henkilöllä on oltava käytettävissään yksityiskohtainen tarkistusluettelo niistä tarkistuksista, jotka hänen on suoritettava, ja maksupyynnön tositteisiin oli liitettävä todistus siitä, että nämä tarkistukset on suoritettu. Tällöin on osoitettava, että työtä on valvonut ylempi virkamies.

3.4 Jos rahoitushakemuksia käsitellään atk-järjestelmiä käyttäen, atk-järjestelmään pääsyä on suojattava ja valvottava siten, että

- kaikki järjestelmään tallennettava tieto varmennetaan asianmukaisesti sen varmistamiseksi, että syöttövirheet havaitaan ja korjataan,

- tietoja voivat tallentaa, muuntaa tai varmentaa ainoastaan siihen valtuutetut virkamiehet, toimeksiannon saaneet toimihenkilöt tai valtuutetut henkilöt, joilla on henkilökohtaiset salasanat,

- jokaisen tietoja tai ohjelmia tallentavan tai muuttavan virkamiehen, toimeksiannon saaneen toimihenkilön tai valtuutetun henkilön henkilöllisyys on tallennettava toimintolokiin.

LIITE II

OHJEELLINEN LUETTELO KIRJAUSKETJUA VARTEN TARVITTAVISTA TIEDOISTA (4 ARTIKLA)

Kirjausketju on riittävä 4 artiklan 2 kohdassa tarkoitetussa merkityksessä, kun kansallinen täytäntöönpano-ohjelma täyttää seuraavat edellytykset:

1) Kirjanpito hoidetaan soveltuvalla hallintotasolla ja sisältää tarkat tiedot aiheutuneista menoista kunkin sellaisen hankkeen osalta, jonka rahoitukseen tuensaajat osallistuvat. Niistä käy ilmi asiakirjojen päiväys, kunkin menoerän määrä, liiteaineiston luonne sekä maksupäivämäärä ja maksutapa. Kirjanpidossa on tarvittavat tositteet (laskut yms.).

2) Jos vain osa menoeristä koskee yhteisrahoitettua hanketta, kirjanpidossa on osoitettava, mikä on yhteisrahoitetun hankkeen tarkka osuus suhteessa muihin hankkeisiin. Sama pätee niihin menolajeihin, jotka ovat tukikelpoisia tietyissä rajoissa tai suhteessa muihin kuluihin.

3) Soveltuvalla hallintotasolla säilytetään myös hankkeen tarjouseritelmä ja rahoitussuunnitelma, hankkeen väliraportit sekä tuen myöntämistä, tarjouskilpailua ja julkisia hankintoja yms. koskevat asiakirjat.

4) Jotta toteutuneet menot voidaan ilmoittaa hankkeiden tuensaajan/tuensaajien ja päätöksen 2000/596/EY 7 artiklassa tarkoitetun vastuuviranomaisen väliselle välittäjäelimelle, 1 kohdassa tarkoitetuista tiedoista kootaan yksityiskohtainen menoselvitys; siinä esitetään kaikki kunkin hankkeen yksittäiset menoerät, joihin todennettu menojen kokonaismäärä voidaan perustaa. Nämä yksityiskohtaiset menoselvitykset toimivat välittäjäelinten kirjanpidollisena tositeaineistona.

5) Välittäjäelin säilyttää kirjanpitotiedot kustakin hankkeesta sekä tuensaajien todentamista menojen kokonaismääristä. Osana raportointiaan vastuuviranomaiselle välittäjäelimet laativat sille luettelon kuhunkin kansalliseen täytäntöönpano-ohjelmaan kuuluvista hankkeista ja ilmoittavat kunkin hankkeen osalta hankkeen ja tuensaajien tunnistetiedot, tuen myöntämispäivämäärän, sidotut ja maksetut määrät, menojakson sekä meno-osuudet toimenpidekokonaisuuksittain. Nämä tiedot toimivat vastuuviranomaisen kirjanpidollisena tositeaineistona ja ovat perustana komissiolle esitettävien menoilmoitusten valmistelussa.

6) Jos hankkeita toteuttavat tuensaajat raportoivat suoraan vastuuviranomaiselle, 4 kohdassa tarkoitetut yksityiskohtaiset menoselvitykset toimivat sen vastuuviranomaisen kirjanpidollisena tositeaineistona, joka on velvollinen laatimaan 5 kohdassa tarkoitetun luettelon yhteisrahoitetuista hankkeista.

7) Jos tuensaajan/tuensaajien ja päätöksen 2000/596/EY 7 artiklassa tarkoitetun vastuuviranomaisen välillä toimii useampi kuin yksi välittäjäelin, kunkin välittäjäelimen on omalla vastuualueellaan saatava yksityiskohtaiset selvitykset alemmalla organisaatiotasolla aiheutuneista menoista tositeaineistoksi omaan kirjanpitoonsa ja ilmoitettava ylemmälle organisaatiotasolle vähintään kyseisten menojen kokonaismäärä hankekohtaisesti.

8) Jos tiedot siirretään sähköisesti, kaikkien asianomaisten viranomaisten on saatava käyttöönsä alemmalta organisaatiotasolta tiedot, joihin ne voivat perustaa omat kirjanpitotietonsa ja ylemmälle organisaatio-tasolle ilmoittamansa määrät, jotta kirjausketju on riittävä komissiolle ilmoitetuista menojen kokonaismääristä yksittäisiin menoeriin ja täytäntöönpanosta huolehtivien tuensaajien tositeaineistoihin.

LIITE III

SUUNTAVIIVAT KOMISSION YKSIKÖIDEN SOVELTAMISTA PERIAATTEISTA, PERUSTEISTA JA OHJEELLISISTA ASTEIKOISTA PÄÄTÖKSEN 2000/596/EY 18 JA 19 ARTIKLAN MUKAISTEN RAHOITUSOIKAISUJEN MÄÄRÄÄMISEKSI

1 PERIAATTEET

Rahoitusoikaisujen tarkoituksena on palauttaa tilanne, jossa kaikki rahastosta korvattaviksi ilmoitetut menot ovat sovellettavien kansallisten ja EU:n sääntöjen mukaisia. Tämän perusteella voidaan määritellä seuraavat periaatteet, joita komission yksiköiden on sovellettava rahoitusoikaisujen määräämisessä:

a) Väärinkäytös määritellään asetuksen (EY) N:o 2988/95(1) 1 artiklan 2 kohdassa. Väärinkäytökset voivat olla yksittäisiä tai järjestelmällisiä.

b) Järjestelmällinen väärinkäytös on toistuva virhe, joka johtuu oikean tilinpidon sekä voimassa olevien sääntöjen noudattamisen varmistamiseksi luoduissa hallinnointi- ja valvontajärjestelmissä olevista vakavista puutteista.

- Rahoitusoikaisuja ei tarvitse tehdä, jos sovellettavia sääntöjä noudatetaan ja kaikki tarkoituksenmukaiset toimenpiteet petosten ja väärinkäytösten estämiseksi, paljastamiseksi ja korjaamiseksi toteutetaan.

- Jos sovellettavia sääntöjä noudatetaan, mutta hallinnointi- ja valvontajärjestelmissä on parantamisen varaa, komission tulee antaa asiaankuuluvia suosituksia, mutta rahoitusoikaisuja ei tarvitse tehdä.

- Jos löydetään virheitä, jotka liittyvät määriin, jotka ovat pienempiä kuin 4000 euroa, jäsenvaltiota kehotetaan korjaamaan virheet, mutta päätöksen 2000/596/EY 18 artiklan 4 kohdan mukaista rahoitusoikaisumenettelyä ei tarvitse aloittaa.

- Jos hallinnointi- tai valvontajärjestelmissä on vakavia puutteita, jotka voivat johtaa järjestelmällisiin väärinkäytöksiin, erityisesti puutteita sovellettavien sääntöjen noudattamisessa, rahoitusoikaisu on aina tehtävä.

c) Rahoitusoikaisu on määrättävä mahdollisuuksien mukaan yksittäisiin tapauksiin liittyvän todistusaineiston perusteella, ja se on oltava saman suuruinen kuin rahastosta väärin perustein korvatut menot. Yksittäisiä toimia koskevat täsmälliset oikaisut eivät kuitenkaan aina ole mahdollista tai toteutettavissa, tai saattaa olla kohtuutonta peruuttaa yksittäisestä toimesta syntyneiden menojen korvaukset kokonaan. Näissä tapauksissa komission on määrättävä oikaisut ekstrapolaation perusteella tai kiinteämääräisesti.

d) Jos on todisteita siitä, että yksittäisiä samantyyppisiä määrällisesti arvioitavissa olevia väärinkäytöksiä on tapahtunut useissa muissakin hankkeissa tai toimenpiteessä taikka ohjelmassa, mutta ei ole kustannuksiin nähden kannattavaa tutkia säännönvastaisia menoja erikseen kussakin hankkeessa, rahoitusoikaisu voi perustua ekstrapolaatioon.

- Ekstrapolaatiota käytetään vain, mikäli on mahdollista tunnistaa yhtenäinen, samankaltaisten toimien ryhmä, johon puutteiden voidaan osoittaa vaikuttaneen. Tällaisessa tapauksessa valitaan sattumanvaraisesti edustava otanta yksittäisiä toimia, jotka tutkitaan perusteellisesti, ja nämä tulokset ekstrapoloidaan kaikkiin määriteltyyn ryhmään kuuluviin toimiin yleisesti hyväksyttyjen tarkastusperiaatteiden mukaisesti.

e) Kiinteämääräisiä oikaisuja on sovellettava yksittäisissä rikkomistapauksissa tai järjestelmällisissä väärinkäytöksissä, joiden taloudellista vaikutusta ei liian monen siihen vaikuttavan muuttujan tai sen hajanaisuuden vuoksi voida arvioida täsmällisesti, esimerkiksi tapauksissa, jotka johtuvat väärinkäytösten estämiseen tai paljastamiseen pyrkivän valvonnan puutteellisuudesta tai siitä, että vaikka tukiehtoja tai yhteisön sääntöjä ei ole noudatettu, olisi kohtuutonta peruuttaa tuki kokonaan.

- Kiinteämääräiset oikaisut määritetään hallinnointi- ja valvontajärjestelmän puutteiden tai yksittäisen rikkomisen vakavuuden sekä väärinkäytöksen taloudellisten vaikutusten perusteella. Puutteiden vakavuuden arvioimisessa komissio luokittelee järjestelmien eri toiminnot pää- ja aputoimintoihin. Tämän luokittelun mukainen luettelo toiminnoista esitetään kohdassa 2.2 ja kiinteämääräisten oikaisujen ohjeellinen asteikko kohdassa 2.3. Kiinteämääräiset oikaisut määrätään koskemaan kaikkia kyseisestä toimenpiteestä tai kyseisistä toimenpiteistä aiheutuneita menoja, mikäli puutteet eivät rajoitu vain tiettyihin menoryhmiin (yksittäisiin toimiin tai toimityyppeihin), jolloin oikaisu koskee vain näitä menoryhmiä. Oikaisua ei yleensä määrätä samoille menoille kuin kerran.

f) Niissä tapauksissa, joissa rikkomisen vakavuuden arvioinnissa on harkinnan varaa, kuten silloin, kun ympäristönsuojeluun liittyviä sääntöjä ei ole noudatettu, oikaisut voidaan määrätä sillä edellytyksellä, että sääntöjen rikkominen on merkittävä ja on selvä yhteys EU:n rahoitusta saavaan toimintaan.

g) Komission ehdottamasta oikaisutyypistä riippumatta jäsenvaltiolle annetaan aina mahdollisuus osoittaa, että todellinen rahallinen tappio tai riski taikka väärinkäytöksen laajuus tai vakavuus on ollut komission yksiköiden arvioimaa pienempi. Rahoitusoikaisujen menettelyistä ja määräajoista säädetään tämän päätöksen 14 artiklan 4 ja 5 kohdassa.

h) Jäsenvaltioiden päätöksen 2000/596/EY 19 artiklan 1 kohdan mukaisesti tekemistä oikaisuista poiketen komission kyseisen päätöksen 19 artiklan 2 kohdan perusteella päättämiin rahoitusoikaisuihin liittyy aina tukitoimeen sidotun EU-rahoituksen nettovähennys.

i) Jos jäsenvaltion tilintarkastusjärjestelmä - tilintarkastustuomioistuin, sisäiset tai ulkoiset tarkastukset - paljastaa väärinkäytöksiä ja jäsenvaltio toteuttaa päätöksen 2000/596/EY 19 artiklan 1 kohdan mukaiset asianmukaiset korjaustoimenpiteet kohtuullisen ajan kuluessa, komissio ei voi päätöksen 2000/596/EY 19 artiklan 2 kohdan nojalla määrätä rahoitusoikaisuja ja jäsenvaltio voi käyttää varat uudelleen. Muissa tapauksissa komissio voi toimia kansallisten tilintarkastuselinten tekemien havaintojen perusteella, samalla tavoin kuin EU:n tilintarkastuselinten todetessa väärinkäytöksen. Jos komissio perustaa kantansa muiden EU:n tilintarkastuselinten toteamiin ja asiakirjoin todistamiin tietoihin, se tekee omat johtopäätöksensä taloudellisista seurauksista tarkasteltuaan jäsenvaltion mahdollisesti antamia vastineita.

2 KIINTEÄMÄÄRÄISTEN OIKAISUJEN MÄÄRÄÄMISESSÄ SOVELLETTAVAT PERUSTEET JA ASTEIKOT

2.1 Perusteet

Kuten edellä 1 kohdan c alakohdassa mainitaan, kiinteämääräisiä oikaisuja voidaan määrätä silloin, kun yksittäiseen tai useampaan väärinkäytöstapaukseen liittyvää taloudellista merkitystä ei ole mahdollista arvioida täsmällisesti tutkimuksesta saatujen tietojen perusteella soveltamalla tilastollisia keinoja tai käyttämällä muuta varmennettua aineistoa, mutta olemassa olevista tiedoista voidaan kuitenkin päätellä, että jäsenvaltio ei ole asianmukaisesti tarkastanut esitettyjen maksupyyntöjen tukikelpoisuutta.

Kiinteämääräisten oikaisujen määräämistä on harkittava silloin, kun komissio toteaa, että säännöksissä nimenomaan edellytettyä valvontatoimintoa tai epäsuorasti tietyn nimenomaisen säännön noudattamiseksi edellytettyä valvontatoimintoa (esimerkiksi silloin kun tuki on rajoitettu vain tiettyihin toimiin) ei ole suoritettu, ja sen puuttuminen saattaa johtaa järjestelmälliseen väärinkäytökseen. Oikaisun määräämistä on harkittava myös komission todettua vakavia puutteita hallinnointi- ja valvontajärjestelmissä, jotka johtavat sovellettavien sääntöjen laajaan rikkomiseen, tai kun se toteaa yksittäisiä säännönvastaisuuksia. Kiinteämääräisiä oikaisuja voidaan määrätä myös silloin, kun jäsenvaltioiden omat tilintarkastusyksiköt paljastavat tällaisia väärinkäytöksiä, mutta jäsenvaltio ei toteuta asianmukaisia korjaavia toimenpiteitä kohtuullisen ajanjakson kuluessa.

Päätettäessä siitä, onko kiinteämääräinen rahoitusoikaisu perusteltu, ja jos on, niin millä tasolla, tärkeimpänä perusteena on arvio tappioriskistä, jolle rahaston varat ovat altistuneet valvontatoiminnon puutteellisuuden johdosta. Oikaisua määrättäessä on sen vuoksi noudatettava suhteellisuusperiaatetta. Seuraavat tekijät tulee ottaa huomioon:

1) liittyykö väärinkäytös yksittäiseen tapaukseen, useisiin tapauksiin vai kaikkiin tapauksiin;

2) liittyvätkö puutteet hallinnointi- ja valvontajärjestelmän tehokkuuteen yleensä vai sen tehokkuuteen tiettyjen toimintojen osalta, jotka ovat tarpeellisia rahaston osarahoitettaviksi sovellettavien kansallisten ja yhteisön sääntöjen mukaisesti ilmoitettavien menojen laillisuuden, sääntöjenmukaisuuden ja tukikelpoisuuden varmistamiseksi (katso 2.2 kohta jäljempänä);

3) puutteen merkitys hallinnollisten, fyysisten ja muiden valvontatoimintojen kokonaisuuden kannalta;

4) toimenpiteiden alttius joutua petoksen kohteeksi, erityisesti taloudelliset vaikuttimet huomioon ottaen.

2.2 Hallinnointi- ja valvontajärjestelmien toimintojen luokittelu kiinteämääräisten oikaisujen määräämiseksi järjestelmällisissä tai yksittäisissä väärinkäytöstapauksissa

Rahaston hallinnointi- ja valvontajärjestelmät koostuvat monista osista tai toiminnoista, joilla on suurempi tai vähäisempi merkitys rahoitettaviksi esitettyjen menojen laillisuuden, sääntöjenmukaisuuden ja tukikelpoisuuden varmistamiselle. Hallinnointi- ja valvontajärjestelmän toiminnot on hyödyllistä luokitella pää- ja aputoimintoihin harkittaessa kiinteämääräisiä rahoitusoikaisuja järjestelmissä ilmenneiden puutteiden tai yksittäisten väärinkäytösten vuoksi.

Järjestelmien päätoiminnot ovat ne toiminnot, jotka varmistavat rahastosta rahoitettujen toimien laillisuuden, sääntöjenmukaisuuden ja toteutuksen ja jotka ovat siinä välttämättömiä. Aputoimintoja ovat ne toiminnot, jotka osaltaan parantavat hallinnointi- ja valvontajärjestelmän laatua siten, että se toimii päätoimintojen osalta hyvin.

Jäljempänä olevassa luettelossa esitetään ohjeellisesti tärkeimmät hyvän hallinnointi- ja valvontajärjestelmän ja hyvän tarkastuskäytännön toiminnot. Puutteiden ja yksittäisten rikkomisten vakavuus vaihtelee huomattavasti, joten komissio arvioi tapaukset ottaen huomioon erityisesti jäljempänä olevan 2.4 kohdan.

2.2.1 Päätoiminnot menojen tukikelpoisuuden varmistamiseksi

1. Tukihakemuksia koskevien menettelyjen laatiminen ja soveltaminen, hakemusten arviointi, rahoitettavien hankkeiden valinta ja urakoitsijoiden/hankkijoiden valinta, asianmukaiset tarjouspyynnöt ohjelman menettelyjen mukaisesti:

a) julkisuutta, yhtäläisiä mahdollisuuksia ja julkisia hankintoja koskevien sääntöjen noudattaminen soveltuvin osin, sekä perustamissopimuksen läpinäkyvyyttä, tasapuolista kohtelua ja syrjimättömyyttä koskevien sääntöjen ja periaatteiden noudattaminen, mikäli julkisia hankintoja koskevat direktiivit eivät ole sovellettavissa;

b) hakemusten arviointi ohjelman valintaperusteiden ja -menettelyjen mukaisesti, mukaan luettuna ympäristövaikutusten arviointia koskevien sääntöjen sekä yhtäläisiä mahdollisuuksia koskevan lainsäädännön ja politiikkojen noudattaminen;

c) rahoitettavien toimien valinta:

- valitut hakemukset vastaavat ohjelman tavoitteita ja ovat julkaistujen valintaperusteiden mukaisissa,

- hakemusten hyväksymisen tai hylkäämisen syyt esitetään selkeästi,

- valtiontukisääntöjä noudatetaan,

- tukikelpoisuussääntöjä noudatetaan,

- hyväksymispäätökseen liitetään rahoituksen ehdot.

2. Tuotteiden ja palvelujen toimittamisen ja ohjelmasta rahoitettavien menojen tukikelpoisuuden asianmukainen todentaminen päätöksen 2000/596/EY 7 artiklassa tarkoitetun vastuuviranomaisen sekä lopullisen edunsaajan ja vastuuviranomaisen välillä toimivien välittäjäelinten osalta:

a) suoritteiden (palvelut, urakat, toimitukset jne.) tosiasiallisuuden tarkastaminen suunnitelmiin, laskuihin, hyväksymisasiakirjoihin, asiantuntijaraportteihin jne. nähden sekä jos tarkoituksenmukaista paikan päällä;

b) rahoituksen hyväksymisehtojen noudattamisen tarkastaminen;

c) korvattaviksi ilmoitettujen menojen tukikelpoisuuden tarkastaminen;

d) kaikkien avointen kysymysten asiaankuuluva selvittäminen ennen maksujen hyväksymistä;

e) riittävän ja luotettavan kirjanpitojärjestelmän ylläpito;

f) kirjausketjun ylläpito kaikilla tasoilla lopulliselta edunsaajalta tai toimen toteuttavalta elimeltä tai yritykseltä läpi koko järjestelmän;

g) tarkoituksenmukaiset toimenpiteet sen varmistamiseksi, että vastuuviranomaisen komissiolle todentamat menoilmoitukset ovat moitteettomia seuraavien seikkojen osalta:

- menot ovat aiheutuneet tukikelpoisuusaikana toimista, jotka on tavanomaisten menettelyjen ja kaikkien sovellettavien ehtojen mukaisesti valittu yhteisrahoitettaviksi kyseessä olevasta tukitoimesta,

- rahoitettavat toimet on tosiasiallisesti toteutettu.

3. Toimia koskevien otantatarkastusten riittävä määrä ja laatu sekä asianmukainen seuranta

a) otantatarkastuksia suoritetaan vähintään 20 prosentissa tukikelpoisista kokonaiskustannuksista tämän päätöksen 5 artiklan mukaisesti ja tarkastuksista laaditaan tarkastuskertomukset;

b) otanta on edustava ja riskianalyysi riittävä;

c) toimintojen riittävä eriyttäminen riippumattomuuden takaamiseksi;

d) tarkastusten seuranta, jolla varmistetaan

- tulosten asianmukainen arviointi ja tarvittaessa rahoitusoikaisujen määrääminen,

- tarvittavat yleiset toimenpiteet järjestelmällisten väärinkäytösten korjaamiseksi.

2.2.2 Aputoiminnot

a) tyydyttävät hallinnolliset valvontamenettelyt vakiotarkastuslistojen tai vastaavien välineiden avulla ja valvonnan tulosten asianmukainen tallentaminen esimerkiksi sen varmistamiseksi, että

- rahoitushakemuksia ei ole aikaisemmin maksettu ja todisteaineisto (sopimukset, kuitit, laskut, maksut) ovat erikseen tunnistettavissa,

- ilmoitetut ja kirjatut menot on täsmäytetty kirjanpitojärjestelmässä;

b) rahoitushakemusten käsittely- ja hyväksymismenettelyjen asianmukainen valvonta;

c) tyydyttävät menettelyt tietojen antamiseksi EU:n säännöistä;

d) yhteisön rahoituksen viipymätön siirto edunsaajille.

2.3 Kiinteämääräisten oikaisujen ohjeelliset asteikot

100 %:n oikaisu

Oikaisu voidaan määrätä 100 %:ksi, jos puutteet jäsenvaltion hallinnointi- ja valvontajärjestelmässä tai yksittäinen väärinkäytös ovat niin vakavia, että yhteisön säännöt on jätetty täysin huomiotta, jolloin kaikki maksut ovat sääntöjenvastaisia.

25 %:n oikaisu

Jos hallinnointi- ja valvontajärjestelmän soveltaminen jäsenvaltiossa on huomattavan puutteellista ja on todisteita laajalle levinneistä väärinkäytöksistä ja välinpitämättömyydestä säännönvastaisten tai vilpillisten käytäntöjen kurissapidossa, on perusteltua määrätä 25 %:n oikaisu, koska tällöin voidaan kohtuudella olettaa, että vapaus esittää sääntöjenvastaisia maksupyyntöjä ilman seuraamuksia aiheuttaa rahastolle erityisen suuria tappioita. Tämän suuruinen oikaisu sopii myös yksittäisiin tapauksiin, joissa väärinkäytös on vakava, mutta ei tee koko tointa tukikelvottomaksi.

10 %:n oikaisu

Jos yksi tai useampi järjestelmän päätoiminnoista ei toimi tai toimii niin puutteellisesti tai niin harvoin, että se ei pysty varmistamaan maksupyyntöjen tukikelpoisuutta tai ehkäisemään väärinkäytöksiä, on perusteltua määrätä 10 %:n oikaisu, koska tällöin voidaan kohtuudella olettaa, että riski merkittävästä tappiosta rahastolle on suuri. Tämän suuruinen oikaisu sopii myös yksittäisiin suhteellisen vakaviin väärinkäytöksiin, jotka liittyvät järjestelmän päätoimintoihin.

5 %:n oikaisu

Jos kaikki järjestelmän päätoiminnot toimivat, mutta eivät kuitenkaan sääntöjen edellyttämällä jatkuvuudella, toistuvuudella tai perusteellisuudella, on perusteltua määrätä 5 %:n oikaisu, koska tällöin voidaan kohtuudella olettaa, että ne eivät anna riittävää varmuutta maksupyyntöjen asianmukaisuudesta ja että rahastoon kohdistunut riski on merkittävä. Tämä oikaisu voi tulla kysymykseen myös lievemmissä väärinkäytöstapauksissa, jotka liittyvät järjestelmän päätoimintoihin.

Se seikka, että järjestelmä ei toimi moitteettomasti, ei sinänsä riitä rahoitusoikaisun perusteeksi. Yhteisön nimenomaisten sääntöjen tai parhaiden hallinnointikäytänteiden noudattamisessa on oltava vakavia puutteita, ja puutteiden vuoksi rahastoon on kohdistuttava todellinen tappioiden tai väärinkäytösten riski.

2 %:n oikaisu

Jos toiminta järjestelmän päätoimintojen osalta on asianmukaista, mutta puuttuu kokonaan yhden tai useamman aputoiminnon osalta, on perusteltua määrätä 2 %:n oikaisu, koska rahastoon kohdistunut riski tai yksittäisen väärinkäytöksen vakavuus on lievempi.

Tämä 2 %:n oikaisu nostetaan 5 %:iin, jos sama puute todetaan aikaisemman oikaisun tekemisen jälkeen syntyneissä menoissa ja jäsenvaltio ei ole toteuttanut riittäviä korjaustoimenpiteitä sen järjestelmän toiminnon korjaamiseksi, jossa ensimmäiseen oikaisuun johtanut puute todettiin.

Mainittu 2 %:n oikaisu on määrättävä myös, kun komissio on oikaisua vaatimatta ilmoittanut jäsenvaltiolle tarpeesta korjata järjestelmän aputoimintoja, jotka ovat olemassa mutta toimivat huonosti, eikä jäsenvaltio ole toteuttanut tarvittavia toimenpiteitä.

Oikaisuja määrätään hallinnointi- ja valvontajärjestelmän aputoimintojen tehottomuuden vuoksi vain silloin, kun päätoiminnoissa ei ole havaittu puutteita. Mikäli sekä järjestelmän apu- että päätoiminnoissa on puutteita, oikaisu tehdään vain päätoimintoja koskevien prosenttiosuuksien mukaisesti.

2.4 Rajatapaukset

Jos näiden suuntaviivojen soveltamiseen perustuva oikaisu olisi selkeästi kohtuuton, voidaan harkita pienempää oikaisua.

Pienempi oikaisua tai oikaisusta pidättäytyminen voidaan ottaa harkittavaksi lieventävien seikkojen perusteella esimerkiksi silloin, kun puutteet johtuvat yhteisön sääntöjen tai vaatimusten tulkinnan vaikeudesta (paitsi jos voidaan kohtuudella odottaa, että jäsenvaltio ilmoittaa tällaisista vaikeuksista komissiolle) ja kansalliset viranomaiset ryhtyivät tehokkaisiin toimenpiteisiin puutteiden korjaamiseksi heti kun ne on havaittu. Vastaavasti on otettava huomioon oikeudellisen varmuuden vaatimukset, kun puutteista ei ole huomautettu komission yksiköiden aiempien tarkastusten tuloksena.

Puutteellisen hallinnointi- ja tarkastusjärjestelmän korjaamista heti, kun puutteista on ilmoitettu jäsenvaltiolle, ei kuitenkaan pidetä lieventävänä tekijänä, kun arvioidaan järjestelmällisten väärinkäytösten taloudellista vaikutusta ennen korjausten tekemistä.

2.5 Arviointiperusteet

Jos muiden jäsenvaltioiden tilanne tunnetaan, tietoja on vertailtava jäsenvaltioiden kesken, jotta tasapuolinen kohtelu oikaisun tason määräämisessä varmistettaisiin.

Sopiva oikaisun taso on määrättävä sille osalle menoja, johon riski kohdistui. Jos puute on aiheutunut siitä, että jäsenvaltio ei sovella asianmukaista valvontatoimintoa, oikaisu määrätään kaikille niille menoille, joihin kyseistä valvontatoimintoa olisi pitänyt soveltaa. Jos on syytä olettaa, että puute rajoittuu tiettyyn viranomaiseen tai alueeseen, joka soveltaa jäsenvaltion käyttöön ottamaa valvontajärjestelmää, oikaisu tulee rajoittaa vain kyseisen viranomaisen tai alueen valvomiin menoihin. Jos puute koskee esimerkiksi korkeamman tukiosuuden kelpoisuusperusteiden tarkastamista, oikaisu on määritettävä korkeamman ja alhaisemman tukimäärän erotuksen perusteella.

Oikaisu on yleensä määrättävä koko tarkastelujakson (esimerkiksi yhden budjettivuoden) aikana kyseiseen toimenpiteeseen liittyville menoille. Jos väärinkäytös aiheutuu järjestelmällisistä puutteista, jotka ovat selvästi pitkäaikaisia ja vaikuttavat menoihin useiden vuosien aikana, niin oikaisu on määrättävä kaikille jäsenvaltion ilmoittamille menoille siihen kuukauteen asti, jonka aikana puute korjataan.

Jos samasta järjestelmästä löydetään useita puutteita, kiinteämääräiset oikaisut eivät ole kumulatiivisia, vaan vakavinta puutetta pidetään osoituksena valvontajärjestelmän kokonaisuudessaan aiheuttamista riskeistä(2). Oikaisu määrätään sille menomäärälle, joka jää jäljelle yksittäisten väärinkäytöstapausten osalta hylättyjen rahamäärien vähentämisen jälkeen. Ellei jäsenvaltio sovella kansallisen lain määräämiä seuraamuksia, rahoitusoikaisun määrä on soveltamatta jääneiden seuraamusten määrä sekä 2 % jäljelle jäävistä ilmoitetuista menoista, koska seuraamusten soveltamatta jättäminen lisää väärinkäytöksiä sisältävien maksupyyntöjen riskiä.

3 NETTO-OIKAISUJEN SOVELTAMINEN JA VAIKUTUS

Jos jäsenvaltio suostuu tekemään päätöksen 2000/596/EY 19 artiklan 1 kohdan menettelyn mukaisesti ehdotetun rahoitusoikaisun, komission ei tarvitse tehdä nettomääräistä vähennystä ohjelman rahoitukseen, vaan jäsenvaltio voi sitoa vapautuneet varat uudelleen. Toisaalta päätöksen 2000/596/EY 19 artiklan 2 kohdan mukaisella, kyseisen päätöksen 18 artiklan 3 ja 4 kohdan mukaisen menettelyn jälkeen tehdyllä komission päätöksellä tehdyt komission rahoitusoikaisut aiheuttavat aina nettomääräisen vähennyksen ohjeelliseen rahoitukseen.

Netto-oikaisu on joka tapauksessa määrättävä, jos komissio katsoo, että jäsenvaltio ei ole toteuttanut riittäviä toimenpiteitä sen jälkeen, kun kansalliset tai yhteisön elimet ovat havainneet väärinkäytöksiä ja/tai jos väärinkäytöksen syynä on vakava puute jäsenvaltion tai hallinto- tai maksuviranomaisten hallinnointi- tai valvontajärjestelmissä.

Kaikista netto-oikaisujen johdosta komissiolle takaisin maksettavista summista peritään korkoa päätöksen 2000/596/EY 19 artiklan 3 kohdan ja tämän päätöksen 15 artiklan 2 kohdan mukaisesti.

(1) EYVL L 312, 23.12.1995, s. 1.

(2) Ks. myös 2.3 kohta (2 %:n oikaisu).

LIITE IV

>PIC FILE= "L_2002106FI.002402.TIF">

>PIC FILE= "L_2002106FI.002501.TIF">

Lisäys

>PIC FILE= "L_2002106FI.002602.TIF">

>PIC FILE= "L_2002106FI.002701.TIF">