Komisjoni määrus (EÜ) nr 2222/2000,

7. juuni 2000,

millega sätestatakse rahastamiseeskirjad nõukogu määruse (EÜ) nr 1268/1999 (ühenduse toetuse kohta ühinemiseelsetele meetmetele põllumajanduse ja maaelu arendamiseks Kesk- ja Ida-Euroopa taotlejariikides ühinemiseelsel perioodil) kohaldamiseks

EUROOPA ÜHENDUSTE KOMISJON,

võttes arvesse Euroopa Ühenduse asutamislepingut,

võttes arvesse nõukogu 21. juuni 1999. aasta määrust (EÜ) nr 1268/1999 ühenduse toetuse kohta ühinemiseelsetele meetmetele põllumajanduse ja maaelu arendamiseks Kesk- ja Ida-Euroopa taotlejariikides ühinemiseelsel perioodil, [1] eriti selle artikli 9 lõiget 2 ja artikli 12 lõiget 2,

ning arvestades järgmist:

(1) Nõukogu määruse (EÜ) nr 1266/1999 (taotlejariikidele ühinemiseelse strateegia raames antava toetuse kooskõlastamise kohta) [2] artikli 11 lõikega 1 nähakse ette, et komisjon rakendab ühenduse toetust vastavalt Euroopa Ühenduste üldeelarve suhtes kohaldatava finantsmääruse, [3] eelkõige selle artikli 114 sätetele, ning komisjoni määruse (EÜ) nr 1268/1999 artikli 9 lõikes 1 on sätestatud, et rahaline toetus peab vastama nõukogu 17. mai 1999. aasta määruses (EÜ) nr 1258/1999 (ühise põllumajanduspoliitika rahastamise kohta) [4] sätestatud põhimõtetele; asjaomane määrus on seotud Euroopa Põllumajanduse Arendus- ja Tagatisfondi tagatis- ja arendusrahastuga, kuid kehtestab eelkõige erisätted seoses tagatisrahastuga, mis kuulub finantsmääruse VIII jaotise reguleerimisalasse.

(2) eeldatakse, et SAPARDi rakendamine peaks tagama institutsioonide väljaarendamise asjaomastes riikides; põllumajanduse ja maaelu arendamise liitumiseelses programmis (SAPARD) on nõutud kõikidelt määruse (EÜ) nr 1268/1999 artikli 1 lõikes 1 osutatud 10 taotlejariikidelt mitmete projektide jätkamist, mis on üldiselt rahaliselt piiratud; on soovitav delegeerida haldusfunktsioon taotlejariigile ning määruse (EÜ) nr 1266/1999 artikli 12 lõikes 2 on sätestatud võimalus delegeerida kõnealune haldamine taotlejariigile; seega tuleks SAPARDi haldamine korraldada taotlejariigis asutuste kaudu vastavalt detsentraliseeritud lähenemisele.

(3) Määruse (EÜ) nr 1266/1999 artikli 12 lõikes 2 osutatud detsentraliseeritud haldamise kohaldamise miinimumkriteeriumid ja tingimused on sätestatud kõnealuse määruse lisas; need kriteeriumid ja tingimused kajastavad komisjoni määruse (EÜ) nr 1663/95 [5] (viimati muudetud määrusega (EÜ) nr 2245/1999) [6] lisas sätestatud Euroopa Põllumajanduse Arendus- ja Tagatisfondi tagatisrahastu eeskirjadega kooskõlas olevaid kriteeriume ja tingimusi, millele asjaomased makseasutused peavad vastama, ning eespool esitatut silmas pidades tuleks igas taotlejariigis asutatud asutuse töö korraldada vastavalt Euroopa Põllumajanduse Arendus- ja Tagatisfondi tagatisrahastu eeskirjadele.

(4) Määruses (EÜ) nr 1663/95 sätestatud Euroopa Põllumajanduse Arendus- ja Tagatisfondi tagatisrahastu eeskirjades käsitletakse peamiselt maksefunktsiooni; taotlejariikide asutustel on siiski lisaks sellele funktsioonile ka rakendusfunktsioon ning seepärast tuleb sätestada ka rakendusfunktsiooni jaoks vajalikud asjakohased kriteeriumid.

(5) On asjakohane, et vastavalt asjaomastele olulistele või miinimumkriteeriumidele võib akrediteerida ajutiselt.

(6) Taotlejariigis tuleks SAPARDi asutus riiklikult akrediteerida, et komisjon saaks määruse (EÜ) nr 1266/1999 artikli 12 lõikes 1 osutatud eelnevast heakskiidust loobuda, ning delegeerida toetuse haldamine taotlejariigile.

(7) Võimaluse korral on asjakohane kasutada taotlejariikides olemasolevaid struktuure teatavate finantsoperatsioonide jaoks; asjaomastes riikides on juba riiklik fond, mille kaudu kantakse üle Phare rahalisi vahendeid ning määruse (EÜ) nr 1266/1999 lisa lõike 2 punktis v on sätestatud, et siseriiklik eelarvevahendite käsutaja kannab kõnealuste fondide eest täielikku finantsvastutust; seepärast on asjakohane, et SAPARDi jaoks on riiklik fond igas taotlejariigis pädev asutus, mis akrediteerib SAPARDi asutuse ning teostab seejärel järelevalvet akrediteerimiskriteeriumide üle; siseriiklik eelarvevahendite käsutaja on finantsteabe vahendaja komisjoni ja taotlejariigi vahel.

(8) Nõukogu 21. juuni 1999. aasta määruse (EÜ) nr 1260/1999 (millega nähakse ette üldsätted struktuurifondide kohta) [7] artikli 31 lõikes 2 on sätestatud, et esimene kohustus võetakse, kui komisjon teeb otsuse toetuse kinnitamise kohta; seda meetodit võib kõnealustel tingimustel ning seoses ühenduse eelarvelise kulukohustuse käivitamisega käsitada asjakohasena, et seda SAPARDi suhtes kohaldada mutatis mutandis.

(9) Määruse (EÜ) nr 1266/1999 artikli 12 lõikega 2 nähakse ette, et komisjon teeb järelkontrolli; Euroopa Põllumajanduse Arendus- ja Tagatisfondi raamatupidamisarvestuse kontrolli- ja heakskiitmise kord on tõhus süsteem detsentraliseeritud asutuste maksete kontrollimiseks ning vajaduse korral valede või alusetult tehtud maksete tagasinõudmiseks taotlejariikidelt.

(10) SAPARDi rakenduseeskirjad tuleks kindlaks määrata komisjoni ja iga taotlejariigi vahel sõlmitavates kahepoolsetes lepingutes; komisjon ja iga taotlejariik peaksid seepärast sõlmima mitmeaastase rahastamislepingu, kus sätestatakse SAPARDi toetuste kasutamise tingimused; aastastes rahastamislepingutes peaks olema sätestatud ühenduse rahaline toetus.

(11) Ühenduse finantshuvide kaitsmiseks peaksid taotlejariikidel olema samalaadsed kohustused kui liikmesriikidel seoses ühenduse ametiisikute tehtava kontrolliga SAPARDi rahaliste vahendite kohta.

(12) Käesolevas määruses ettenähtud meetmed on kooskõlas Euroopa Põllumajanduse Arendus- ja Tagatisfondi (EAGGF) komitee arvamusega,

ON VASTU VÕTNUD KÄESOLEVA MÄÄRUSE:

1. PEATÜKK

ÜLDSÄTTED

Artikkel 1

Käesoleva määruse reguleerimisala

1. Käesolevas määruses on sätestatud tingimused, mille kohaselt delegeeritakse määruses (EÜ) nr 1268/1999 sätestatud toetuse haldamine asutustele kõnealuse määruse artikli 1 lõikes 1 osutatud kümnes taotlejariigis vastavalt määruse (EÜ) nr 1266/1999 artikli 12 lõike 2 sätetele.

2. Komisjon kavatseb nõuda taotlejariikidelt kõnealuste tingimuste järgimist, hõlmates need iga riigiga sõlmitavatesse rahastamislepingutesse.

Artikkel 2

Mõisted

Käesolevas määruses kasutatakse järgmisi mõisteid:

a) taotlejariigid – määruse (EÜ) nr 1268/1999 artikli 1 lõikes 1 loetletud riigid;

b) riiklik fond – taotlejariigi nimetatud ametiasutus, mis on siseriikliku eelarvevahendite käsutaja vastutusel, kes kannab fondi eest täielikku finantsvastutust, ning mis tegutseb pädeva asutusena. Siseriiklik eelarvevahendite käsutaja on finantsteabe vahendaja komisjoni ja taotlejariigi vahel;

c) pädev asutus – taotlejariigi asutus, mis:

i) akrediteerib SAPARDi asutuse, kontrollib akrediteeringut ja tühistab selle vastavalt määruse (EÜ) nr 1663/95 artikli 1 lõikele 2 ning

ii) määrab sertifikaate väljaandva asutuse;

d) SAPARDi asutus – taotlejariigi asutatud asutus, mis tegutseb omal vastutusel ja täidab kahte funktsiooni: rakendusfunktsiooni ja maksefunktsiooni. Igas taotlejariigis võib akrediteerida üksnes ühe SAPARDi asutuse;

e) sertifikaate väljaandev asutus – asutus, mis on oma töös SAPARDi asutusest sõltumatu ning tõendab raamatupidamisaruandeid, haldus- ja kontrollisüsteemide aruandeid ning kontrollib kaasfinantseerimist;

f) mitmeaastane rahastamisleping – leping, millega sätestatakse SAPARDi kaasfinantseerimisel järgitavad tingimused;

g) aastane rahastamisleping – leping, millega sätestatakse rahaeraldis asjaomaseks aastaks ühenduse eelarves ettenähtud assigneeringutest ning täiendatakse ja muudetakse vajaduse korral mitmeaastases rahastamislepingus sätestatud tingimusi;

h) SAPARDi eurokonto – siseriikliku eelarvevahendite käsutaja vastutusel rahaasutuses avatud konto, mis teenib tavapärase äritegevuse tingimustele vastavat intressi ning millele makstakse artiklis 8 osutatud maksed ning mida kasutatakse üksnes SAPARDi tehinguteks ning millel toimub arvestus eurodes;

i) majandusaasta – kalendriaasta alates 1. jaanuarist kuni 31. detsembrini.

2. PEATÜKK

HALDAMISE DELEGEERIMINE

Artikkel 3

Toetuse haldamise delegeerimine

1. Enne otsuse tegemist toetuse haldamise delegeerimise kohta taotlejariikidele kontrollib komisjon määruse (EÜ) nr 1266/1999 artikli 12 lõike 2 tingimuste täitmist (edaspidi "tingimused") ning käesoleva määruse artiklite 4–6 ja lisa sätete järgimist.

Esimeses lõigus nimetatud tingimuste täitmise ja sätete järgimise kindlakstegemiseks:

- kontrollib komisjon riiklike fondide tegevust käsitlevaid eeskirju ja fondide struktuuri, mis on seotud SAPARDi programmi rakendamisega, ning SAPARDi asutuse tegevust käsitlevaid eeskirju ja struktuuri ning vajaduse korral muude selliste asutuste tegevust käsitlevaid eeskirju ja struktuuri, millele on ülesanded delegeeritud vastavalt artikli 4 lõikele 4, artikli 5 lõikele 3 ja artikli 6 lõikele 2,

- viib komisjon läbi kohapealset kontrolli.

2. Otsuse haldamise delegeerimiseks teatavale asutusele võib teha ka ajutiselt, kui tingimused on täidetud ja järgitakse käesoleva määruse lisas esitatud funktsioone ja kriteeriume ning artiklite 4–6 sätteid.

3. Komisjon kontrollib, kas jätkuvalt järgitakse käesoleva määruse ja selle lisa tingimusi ning sätteid. Kui mis tahes etapil avastatakse, et neid ei järgita, tühistab komisjon viivitamata otsuse ning:

- peatab uute rahaliste kohustuste võtmise ühenduse poolt,

- peatab rahaliste vahendite ülekandmise taotlejariigile ning

- vajaduse korral teeb taotlejariigi suhtes finantskorrektsioone.

Artikkel 4

Pädeva asutuse ülesanded

1. Pädeva asutuse ülesanded hõlmavad mutatis mutandis määruse (EÜ) nr 1663/95 artikli 1 lõigetes 3, 4, 6 ja 7 sätestatud ülesandeid. Haldus- ja arvestusmeetodites vajalike muudatuste tegemise ajaks võib akrediteerida ka ajutiselt, kestus tuleb kindlaks määrata vastavalt probleemi tõsidusele.

2. Pädeva asutuse otsus SAPARDi asutuse akrediteerimise kohta tehakse haldus-, makse-, kontrolli- ja raamatupidamisarvestuse korra ja struktuuri kontrolli põhjal, mis hõlmab projektide valikut, pakkumismenetluste korraldamist, lepingute sõlmimist ning riigihangete eeskirjade järgimist, võttes arvesse lisas sätestatud kriteeriume. Kontroll viiakse läbi vastavalt rahvusvaheliselt tunnustatud auditistandarditele. Juhtudel, kui on ette nähtud ajutine akrediteering, peab olema nõuetekohaselt järgitud lisa sätteid, eelkõige kirjalike protseduurireeglite kohustuste osas, ülesannete segregeerimise osas, kontrolli osas enne projektide heakskiitmist ning maksete tegemist, maksekorra, raamatupidamise korra, arvutiturbe, siseauditi ning vajaduse korral riigihangete sätete osas.

3. Pädev asutus jälgib akrediteerimist ning tühistab selle viivitamata, kui akrediteerimise kriteeriume enam ei täideta, ning teavitab viivitamata komisjoni.

4. Pädev asutus võib lõikes 2 osutatud kontrollikohustuse delegeerida teistele asutustele. Kõikidel juhtudel on täielik vastutus siseriiklikul eelarvevahendite käsutajal.

Artikkel 5

SAPARDi asutuse ülesanded

1. SAPARDi asutuse rakendusülesanne hõlmab:

- taotluste vastuvõtmist,

- projektide valikut,

- taotluste kontrollimist projektide heakskiitmiseks seoses tingimustele vastavusega, abikõlblikkusega ning heakskiidetud SAPARDi põllumajanduse ja maaelu arengu programmiga (edaspidi "programm"), sealhulgas vajaduse korral riigihangete korraga,

- lepingujärgsete kohustuste sätestamist asutuse ja võimalike toetusesaajate vahel ning töö alustamise loa väljaandmist,

- kohapealset kontrolli nii enne kui pärast projekti heakskiitmist,

- järelmeetmeid rakendatavate projektide edenemise tagamiseks,

- aruandlust rakendatud meetmete edukuse kohta vastavalt näitajatele.

2. SAPARDi asutuse makseülesanne hõlmab:

- maksenõuete kontrolli,

- kohapealset kontrolli maksete abikõlblikkuse kindlakstegemiseks,

- maksete heakskiitmist,

- maksete tegemist,

- kohustuste ja maksete arvestust,

- vajaduse korral toetusesaajate kontrolli pärast toetuse maksmist, et teha kindlaks, kas toetuse saamise tingimusi täidetakse jätkuvalt.

3. Kui rakendus- ja makseülesandeid ei täideta ühes haldusstruktuuris, võivad neid täita ka muud isikud, tingimusel et järgitakse lisa lõike 2.3 sätteid. Siiski ei tohi delegeerida maksete tegemist ning kohustuste ja maksete arvestust. Projektide heakskiitmine, kohapealsed kontrollid ja maksekord peavad põhinema asjakohasel ülesannete segregeerimisel.

4. Mis tahes kavandatavad muudatused SAPARDi asutuse rakendus- ja/või maksekorras pärast selle akrediteerimist esitab pädev asutus komisjonile.

5. Kui SAPARDi asutus ei täida ka komisjoni määruse (EÜ) nr 2759/1999 [8] artiklis 9 sätestatud haldusasutuse ülesandeid, edastab ta sellele asutusele nimetatud funktsioonide täitmiseks vajaliku teabe.

Artikkel 6

Sertifikaate väljaandva asutuse ülesanded

1. Sertifikaate väljaandva asutuse ülesanded hõlmavad:

- SAPARDi asutuse aastaaruande ning SAPARDi eurokonto kinnitamise tõendi väljaandmist,

- iga-aastast aruandlust SAPARDi asutuse haldus- ja kontrollisüsteemide nõuetekohasuse kohta seoses nende võimega tagada kulutuste vastavus artikli 8 lõike 1 sätetele,

- artikli 9 lõikes 1 osutatud riikliku kaasfinantseerimise olemasolu ja nõuetekohasuse kontrollimist.

2. Nimetatud ülesannete täitmisel tegutseb sertifikaate väljaandev asutus vastavalt määruse (EÜ) nr 1663/95 artikli 3 sätetele ning komisjoni antud suunistele. Kui nimetatud asutus on riiklik audiitorbüroo või muu samaväärne asutus, võib see delegeerida määruse (EÜ) nr 1663/95 artikli 3 lõikes 1 osutatud teatavad või kõik kontrolliülesanded teistele asutustele, tingimusel et ülesandeid täidetakse nõuetekohaselt. Sertifikaate väljaandev asutus on täielikult vastutav.

3. Tõend määruse (EÜ) nr 1663/95 artikli 3 lõikes 1 ja artikli 13 lõikes 1 osutatud raamatupidamise aastaaruande ja audiitori otsuse kohta koostatakse enne järgmise aasta 15. aprilli ning edastatakse komisjonile hiljemalt 30. aprilliks.

3. PEATÜKK

MAKSED JA KONTROLL

Artikkel 7

Eelarvelised kulukohustused

1. Komisjoni otsusega, millega lubatakse sõlmida aastane rahastamisleping, alustatakse assigneeringute eraldamist ühenduse eelarvest.

2. Esimese aastase rahastamislepingu võib komisjoni nimel sõlmida üksnes järgmiste tingimuste täitmisel:

- komisjon on programmi heaks kiitnud ning

- mõlemad pooled on alla kirjutanud mitmeaastasele rahastamislepingule.

3. Komisjon vabaneb mis tahes kohustusest vastavalt määruse (EÜ) nr 1260/1999 artikli 31 lõike 2 teises lõigus kehtestatud eeskirjadele ning võttes arvesse artikli 10 nõudeid.

Artikkel 8

Komisjoni maksed

1. Ühendus kaasfinantseerib üksnes SAPARDi toetusi vastavalt komisjoni poolt heakskiidetud programmi, mitmeaastaste ja aastaste rahastamislepingute sätetele ning artikli 3 lõikes 1 osutatud komisjoni otsusele.

2. Maksed tehakse eurodes SAPARDi eurokontole ning vastavalt määruse (EÜ) nr 1260/1999 artikli 32 lõike 1, artikli 32 lõike 2 teisele lõigule, artikli 32 lõikele 3 (välja arvatud punktid a ja d ning tagant teine ja kolmas lõik) ning vastavalt artikli 32 lõike 4 punktide a ja b sätetele.

3. Komisjon teeb SAPARDi eurokontole esimese ettemakse. See makse, mida võib teha rohkem kui ühe osamaksena, ei ületa 49 % komisjoni otsuse (EÜ) 1999/595/EÜ [9] lisas sätestatud esimesest aastasest eraldisest asjaomasele taotlejariigile. Makse tehakse tingimusel, et SAPARDi asutus on akrediteeritud vastavalt artikli 3 lõikes 1 osutatud otsusele, ning pärast mitmeaastase rahastamislepingu ja esimese aastase rahastamislepingu sõlmimist. Makse makstakse tagasi, kui komisjon ei ole 18 kuu jooksul arvates sellest maksest saanud ühtegi maksetaotlust vastavalt artiklile 10.

4. Järgmised maksed tehakse vastavalt artiklis 10 sätestatud eeskirjadele.

5. Konverteerimiskulusid, pangale makstavaid tasusid ja valuutakursi muutuste kahjumit ühendus ei kaasfinantseeri.

Artikkel 9

SAPARDi asutuse maksed

1. SAPARDi asutuse maksed toetusesaajale:

- tehakse omavääringus ning debiteeritakse vastavalt vajadusele SAPARDi eurokontolt. Maksekorraldus(ed) toetusesaaja(te)le antakse reeglina välja viie päeva jooksul alates nimetatud debiteerimisest,

- põhinevad toetusesaaja kuludeklaratsioonidel. Kõnealused deklaratsioonid hõlmavad üksnes pärast artikli 3 lõikes 1 osutatud komisjoni otsuse kuupäeva valitud projekte ning tehtud kulutusi.

Ühenduse toetust makstakse koos riikliku toetusega. Avaliku sektori toetusesaajate korral võib riiklikku toetust maksta enne ühenduse toetust.

2. Kogu riiklik toetus eri meetmetele ning projekti tasandil peab olema SAPARDi asutuses selgelt identifitseeritav.

3. SAPARDi asutus peab kõikide maksete kohta arvestust, mis sisaldab vähemalt järgmist teavet:

- summa omavääringus,

- vastav summa eurodes.

4. SAPARDi asutuse avastatud mis tahes enammaksed, mis ületavad maksmisele kuuluva summa, registreeritakse viivitamata SAPARDi eurokontol ning arvatakse maha artiklis 10 osutatud komisjonile tehtavatest maksetaotlustest.

5. Toetuste lõppsumma makstakse vastavalt määruse (EÜ) nr 1260/1999 artikli 32 lõike 4 punktidele a ja b ning pärast artiklites 13 ja 14 osutatud otsuste vastuvõtmist.

6. SAPARDi asutus tagab toetusesaajate maksetaotluste õigeaegse käsitlemise. Juhtudel, kui kogu täiendava dokumentatsiooni saamise ja maksekorralduse väljaandmise vaheline ajavahemik ületab kolme kuud, võib ühenduse kaasfinantseerimist vähendada vastavalt määruse (EÜ) nr 296/96 [10] artikli 4 lõikele 2.

Artikkel 10

Ühenduse toetuse maksetaotlused

1. Komisjon võtab arvesse üksnes SAPARDi asutuse kord kvartalis koostatud maksetaotlusi, mis on esitatud komisjoni kehtestatud vormis ning mille on siseriiklik eelarvevahendite käsutaja edastanud komisjonile ühe kuu jooksul pärast iga kvartali lõppu. Täiendavaid taotlusi võib esitada üksnes siis, kui see on õigustatud, arvestades riski, et SAPARDi eurokonto saldo ammendatakse enne järgmise kvartali taotluse käsitlemist.

2. Taotlused sisaldavad vähemalt järgmist teavet:

- eelmisel kvartalil toetusesaajatele SAPARDi asutuse poolt makstud kulude summa, mis on esitatud nii omavääringus kui eurodes riikliku ja ühenduse toetusena meetmete kaupa,

- ühenduse rahaliste vahendite jääk SAPARDi eurokontol pärast viimast väljamakset,

- andmed sissenõutavate võlgade kohta.

3. Komisjon kontrollib maksetaotlusi, võttes arvesse määruse (EÜ) nr 1260/1999 artikli 32 lõike 3 punktides b, c, e ja f sätestatud tingimusi.

4. Maksetaotlustes deklareeritud kulud tasub komisjon põhimõtteliselt kahe kuu jooksul pärast nõuetele vastava maksetaotluse saamist ning pärast lõikes 3 osutatud kontrollimist.

Artikkel 11

Vahetuskurss ja intress

1. Euro ja omavääringu vahetuskurss on Euroopa Keskpanga avaldatud vahetuskurss, mis:

- on SAPARDi asutuse maksete korral SAPARDi asutuse raamatupidamises kulutuse registreerimise kuule eelneval kuul komisjoni eelviimasel tööpäeval kehtiv kurss. Maksekorralduse toetusesaajale andmise kuupäev on raamatupidamises esitatud kuupäev,

- on SAPARDi asutuse enammaksete korral enammakse esmakordse avastamise kuule eelneval kuul komisjoni eelviimasel tööpäeval kehtiv kurss,

- raamatupidamisarvestuse kontrollimise ja heakskiitmise ning nõuetekohasuse kontrollimise otsustes esitatud summade korral on otsuse vastuvõtmise kuule eelneval kuul komisjoni eelviimasel tööpäeval kehtiv kurss.

2. Kui artikli 13 lõikes 5 ja artikli 14 lõikes 4 esitatud tähtaegu ei järgita, koguneb tasumata summadele intressimäär, mis võrdub Euroopa Keskpanga avaldatud kolmekuuliste hoiuste EURIBORiga, millele on liidetud 1,5 protsendipunkti. Kõnealune intressimäär on selle kuu keskmine, millal on teatatud eespool nimetatud artiklites osutatud otsusest.

3. SAPARDi eurokontol teenitud intressi kasutatakse üksnes programmi jaoks. Kõnealust intressi ei vähendata nõutud tasude võrra, välja arvatud riigimaksud.

Artikkel 12

Komisjoni algatusmeetmed

Kui komisjon ei eralda taotlejariigile kõiki määruse (EÜ) nr 1268/1999 artikli 7 lõikes 4 sätestatud aastaseid eraldisi, otsustab komisjon eraldamata summa kasutamise eriotsustega.

Artikkel 13

Raamatupidamise kontrollimise ja heakskiitmise otsus

1. Ilma et see piiraks artiklis 14 osutatud otsuste kohaldamist, koostab taotlejariik igal majandusaastal komisjoni kehtestatud vormis aastaaruande koos sertifikaadiga ja audiitori aruandega vastavalt määruse (EÜ) nr 1258/1999 artikli 6 lõike 1 punktile b, määruse (EÜ) nr 1663/95 artiklile 4, artikli 5 lõike 1 punktidele a, c ja e ning artikli 5 lõikele 2 ning siseriiklike eelarvevahendite käsutaja edastab need komisjonile.

2. Komisjon peab saama lõikes 1 osutatud dokumendid asjaomasele majandusaastale järgneva aasta 30. aprilliks.

Kohaldatakse määruse (EÜ) nr 296/96 artikli 7 lõike 1 esimeses ja eelviimases lauses, artikli 7 lõike 2 punktis c ning artikli 7 lõigetes 3 ja 4 esitatud sätteid. Iga majandusaasta puhul võetakse arvesse kõiki sel majandusaastal SAPARDi asutuse kontodel kajastatud tehinguid.

3. Komisjon kontrollib ja kiidab heaks SAPARDi asutuse raamatupidamisarvestuse enne asjaomasele majandusaastale järgneva aasta 30. septembrit vastavalt määruse (EÜ) nr 1258/1999 artikli 7 lõike 3 ja määruse (EÜ) nr 1663/95 artikli 7 sätetele (edaspidi "raamatupidamisarvestuse kontrollimise ja heakskiitmise otsus"). Raamatupidamisarvestuse kontrollimise ja heakskiitmise otsus hõlmab ka SAPARDi eurokonto kontrolli ja heakskiitmist. See hõlmab ka summasid, mis kantakse SAPARDi eurokonto kreeditisse vastavalt artikli 9 lõikele 4 ja artikli 11 lõikele 3.

4. Komisjon edastab esitatud teabe kontrollimise tulemused asjaomasele taotlejariigile enne majandusaastale järgneva aasta 31. juulit. Kui asjaomasest taotlejariigist sõltuvatel põhjustel ei saa komisjon kontrollida ja heaks kiita taotlejariigi raamatupidamisarvestust enne 30. septembrit, teatab komisjon taotlejariigile edasistest uurimistest, mida ta kavatseb teha.

5. Raamatupidamisarvestuse kontrollimise ja heakskiitmise otsuses kindlaksmääratud summa lisatakse tavaliselt ühele järgmisele komisjoni poolt taotlejariigile tehtavale maksele või arvatakse sellest maha. Kui kõnealuses otsuses kindlaksmääratud mahaarvatav summa ületab võimaliku järgmise makse, kantakse puuduv summa komisjonile eurodes kahe kuu jooksul alates otsuse teatamisest. Komisjon võib siiski igal üksikjuhul otsustada, et mis tahes talle kantav summa tasaarveldatakse komisjoni poolt taotlejariigile tehtavatest maksetest mis tahes ühenduse meetme alusel.

Artikkel 14

Nõuetekohasuse kontrollimise otsus

1. Komisjon võtab vastu otsuse selle kohta, milliseid kulutusi ühendus ei kaasfinantseeri, kui ta leiab, et kulutused ei ole tehtud kooskõlas artikli 8 lõikes 1 osutatud eeskirjadega (edaspidi "nõuetekohasuse kontrollimise otsus").

2. Nõuetekohasuse kontrollimise kord võetakse vastu vastavalt määruse (EÜ) nr 1258/1999 artikli 7 lõike 4 ja määruse (EÜ) nr 1663/95 artikli 8 kohaldamise suhtes kehtivatele mehhanismidele ja korrale.

3. Finantskorrektsioon võib hõlmata ühtse määra alusel tehtud korrektsioonide kohaldamist, kui SAPARDi asutus ei ole kontrolli nõuetekohaselt korraldanud või teostanud, ning keeldumist muude projektide kulutuste eeldatava finantskorrektsiooni hüvitamisest.

4. Summa, mis nõutakse tagasi vastavalt nõuetekohasuse kontrollimise otsusele lõike 1 kohaselt, teatatakse siseriiklikule eelarvevahendite käsutajale, kes tagab, et summa kantakse komisjonile eurodes kahe kuu jooksul alates otsuse teatamisest. Otsuses märgitud summat ei eraldata uuesti SAPARDi programmi jaoks. Komisjon võib siiski igal üksikjuhul otsustada, et mis tahes talle kantav summa tasaarveldatakse komisjoni poolt taotlejariigile tehtavatest maksetest mis tahes ühenduse meetme alusel.

Artikkel 15

Registreerimis- ja kontrollisätted

1. SAPARDi asutus ja riiklik fond hoiavad dokumente komisjoni jaoks kättesaadaval viie aasta jooksul pärast toetusesaajale viimase makse tegemise kuupäeva.

2. Kui kontrollitakse vastavalt määruse (EÜ) nr 1268/1999 artiklile 9, kohaldatakse SAPARDi programmi rakendamisel mutatis mutandis määruse (Euratom, EÜ) nr 2185/96 [11] ning määruse (EÜ) nr 1258/1999 artikli 8 lõigete 1 ja 2 ning artikli 9 lõigete 1 ja 2 sätteid.

3. Taotlejariigid peavad kohaldama komisjoni määruse (EÜ) nr 1681/94 [12] sätteid eeskirjade eiramise ning infosüsteemi korraldamise kohta selles valdkonnas.

Käesolev määrus on tervikuna siduv ja vahetult kohaldatav kõikides liikmesriikides.

Brüssel, 7. juuni 2000

Komisjoni nimel

komisjoni liige

Franz Fischler

[1] EÜT L 161, 26.6.1999, lk 87.

[2] EÜT L 161, 26.6.1999, lk 68.

[3] EÜT L 356, 31.12.1977, lk 1.

[4] EÜT L 160, 26.6.1999, lk 103.

[5] EÜT L 158, 8.7.1995, lk 6.

[6] EÜT L 273, 23.10.1999, lk 5.

[7] EÜT L 161, 26.6.1999, lk 1.

[8] EÜT L 331, 23.12.1999, lk 51.

[9] EÜT L 226, 27.8.1999, lk 23.

[10] EÜT L 39, 17.2.1996, lk 5.

[11] EÜT L 292, 15.11.1996, lk 2.

[12] EÜT L 178, 12.7.1994, lk 43.

--------------------------------------------------

LISA

SAPARDI ASUTUSE ÜLESANDED JA AKREDITEERIMISE KRITEERIUMID

1. ÜLESANDED

SAPARDi asutusel on seoses SAPARDi kulutustega järgmised põhiülesanded.

1.1. Kohustuste ja maksete heakskiitmine: kõnealuse ülesande eesmärk on kehtestada summa, mis makstakse taotlejale või tarnijale vastavalt rahastamislepingu sätetele, eelkõige seoses heakskiitmistaotluste ning maksetaotluste tingimustele vastavusega, projektide heakskiitmisel võetud kohustuste täitmisega, pakkumismenetluse ja hankelepingutega ning tehtud tööde või osutatud teenuste kontrollimisega.

1.2. Maksete tegemine: selle ülesande eesmärgiks on anda asutuse pankadele või vajaduse korral riigikassaosakonnale korraldus kinnitatud summade maksmise kohta taotlejale või tarnijale (või nende volitatud isikule).

1.3. Kohustuste ja maksete arvestus: selle ülesande eesmärgiks on registreerida kõik kohustused ja maksed tavaliselt elektroonilise andmetöötlussüsteemi vormis eraldi peetavas asutuse raamatupidamisregistris SAPARDi kulutuste kohta ja perioodiliselt ette valmistada kulutuste kokkuvõtted, sealhulgas perioodilised ja aastaaruanded komisjonile. Raamatupidamisregistrites registreeritakse ka andmed tagasinõutavate võlgade kohta.

1.4. Kontroll: selle ülesande eesmärgiks on kontrollida fakte, millel põhinevad taotlused ja nõuded, et tuvastada nende vastavus rahastamislepingu sätetele ning kohustuse tingimustele. Kõnealune kontroll hõlmab vajaduse korral kontrolli enne projektide valimist, uuesti mõõtmist, tarnitavate kaupade või pakutavate teenuste koguse ja kvaliteedi kontrolli, analüüsi või proovide kontrolli, kontrolli enne maksete tegemist ning rahastamislepingu sätetes esitatud mis tahes erisätete järgimise kontrolli seoses kulutuste nõuetekohasusega jne. Nõuetekohasuse kindlaksmääramiseks tuleb kõnealuste kontrollide puhul vajaduse korral teha tehnilist laadi kontrolli, mis võib hõlmata majanduslikke rahalisi hinnanguid ning teatavaid põllumajanduslikke, tehnilisi või teaduslikke kontrollimisi.

1.5. Aruandlus: selle ülesande eesmärgiks on tagada, et eri projektide ning meetmete arengust teavitatakse viisil, mis võimaldab meetme tulemuslikku ja tõhusat rakendamist.

2. KRITEERIUMID

2.1. SAPARDi asutuse haldusstruktuuris tuleb ette näha kolme ülesande, kinnitamise, teostamise ja raamatupidamisarvestuse eraldamine ning nende tegevuste eest vastutavad eri allüksused, kelle ülesanded on määratletud organisatsioonilise struktuuri skeemis.

2.2. SAPARDi asutus võtab vastu järgmised korrad või samaväärsete tagatistega korrad:

2.2.1. SAPARDi asutus sätestab projektide heakskiitmise taotluste, nõuete, arvete ja täiendavate dokumentide ning kontrolliaruannete, sh kõikide kasutatavate dokumentide kirjelduste vastuvõtmise, registreerimise ja töötlemise üksikasjalikud kirjalikud protseduurireeglid.

Kõnealused protseduurireeglid peaksid tagama, et menetletakse üksnes kriteeriumidele vastavaid maksenõudeid või väljavalitud projekte;

2.2.2. ülesanded jaotatakse nii, et iga ametnik täidab mis tahes ajal ja projekti puhul projektide heakskiitmisel, maksete kinnitamisel, maksmisel või raamatupidamistoimingute teostamisel ainult ühte ülesannet ning et iga ametnik töötaks teise ametniku järelevalve all. Iga ametniku ülesanded ja tema otsustamisõiguse rahaline ülempiir määratakse kindlaks kirjalikult. Vastavalt vajadusele tuleb töötajaid koolitada ning ette näha strateegilistel ametikohtadel töötavate isikute korrapärane vahetamine või nende tegevuse tõhustatud järelevalve;

2.2.3. iga maksete kinnitamise eest vastutav ametnik saab kontroll-lehe, mis sisaldab üksikasjalikke andmeid läbiviidavate kontrollide kohta, ning peab nõuet tõendavatele dokumentidele lisama tõendi nende kontrollide läbiviimise kohta. Selle tõendi võib esitada elektroonilisel kujul vastavalt lõigus 2.2.6 kirjeldatud tingimustele.

Tõendil peab olema märge selle kohta, et tööd on kontrollinud kõrgemalseisev ametnik. Projektide analüüsi, hindamist ja kinnitamist tuleb tõendada kirjalikult. Projekti analüüsimisel tuleks järgida veatu ja usaldusväärse juhtimise põhimõtteid;

2.2.4. taotlus/nõue rahuldatakse üksnes siis, kui on piisavalt kontrollitud selle vastavust rahastamislepingu sätetele ja SAPARDi programmile. Nimetatud kontroll hõlmab toetuse taotlusega seotud konkreetset meedet käsitlevas eeskirjas ettenähtud kontrolli ning pettuste ja eeskirjade eiramiste vältimiseks ja avastamiseks ettenähtud kontrolli eelkõige seoses olemasolevate ohtudega.

Taotluste heakskiitmisel tuleb kontrollida ka nende tingimustele vastavust, nõuetekohasust, dokumentide täielikkust, täiendava dokumentatsiooni õigsust, vastuvõtmise kuupäeva jne.

Läbiviidavaid kontrolle kirjeldatakse kontroll-lehel ja nende läbiviimist tuleb tõendada iga taotluse/nõude või taotluste/nõuete rühma puhul.

Osutatavate teenuste või tarnitavate kaupade puhul peaks kontroll hõlmama:

- dokumentide kontrolli: arvel esitatud kaupade või teenuste koguse, kvaliteedi ja hinna tellimusele vastavuse tagamiseks,

- füüsilist kontrolli: kaupade või teenuste koguse ja kvaliteedi arvel/nõudes esitatule vastavuse tagamiseks.

Seda kontrolli saab teostada ka jooksvalt teenuseid osutades, st esimeste või vahemaksete tegemisel;

2.2.5. ettenähtud kord peaks tagama, et makse tehakse ainult makse taotlejale või makstakse tema arvelduskontole või selleks volitatud isikule. Makse tehakse asutuse panga kaudu või vajaduse korral riigikassaosakonna kaudu või posti teel saadetava tšekiga viie tööpäeva jooksul makse debiteerimisest SAPARDi pangakontolt. Tuleb ette näha kord, mis tagab, et kõik maksed, mille puhul ei ole ülekannet tehtud või tšekki sularahaks vahetatud, makstakse tagasi SAPARDi eurokontole. Sularahas makseid ei tehta. Maksete kinnitamise eest vastutava ametniku ja/või tema järelevaataja heakskiidu võib esitada elektroonilisel kujul, kui on tagatud selleks vajalike seadmete turvalisus, ning heakskiidu allkirjastanud isiku andmed säilitatakse elektroonilisel kujul;

2.2.6. kui taotlusi, nõudeid või arveid töödeldakse arvutisüsteemi abil, tuleb sellele ligipääsu kaitsta ja kontrollida nii, et oleksid täidetud järgmised tingimused:

- kogu sisestatav teave kinnitatakse asjakohaselt, et tagada sisestusvigade avastamine ja parandamine,

- andmeid ei või sisestada, muuta ja nende õigsust kontrollida muud isikud kui selleks volitatud ametnikud, kellel on isiklik parool,

- kõigi andmeid või programme sisestavate või muutvate ametnike isiku tuvastamist võimaldavad andmed säilitatakse operatsioonipäevikus. Väärkasutamise vältimiseks muudetakse paroole regulaarselt. Arvutisüsteeme kaitstakse kõrvaliste isikute ligipääsu eest füüsilise kontrolli abil ning andmete varukoopiaid hoitakse selleks ettenähtud turvalises kohas. Andmete sisestamisel püütakse loogilise kontrolli teel leida üles vastuolulised ja liigsed andmed;

2.2.7. kord peaks tagama, et toetusemäärade või toetuse andmise tingimuste muudatused registreeritakse ning juhiseid, andmebaase ja kontroll-lehti ajakohastatakse õigeaegselt.

2.3. Heakskiitmise ja kontrolli ülesanded võib osaliselt või täielikult delegeerida teistele organitele, kui on täidetud järgmised tingimused:

2.3.1. kõnealuste organite ülesanded ja kohustused, eelkõige need, mis on seotud rahastamislepingu sätete järgimise kontrollimise ja järelevalvega, on selgelt määratletud.

2.3.2. organitel on tõhus süsteem, mis aitab neil tagada ülesannete rahuldava täitmise.

2.3.3. organid kinnitavad asutusele selgesõnaliselt, et nad täidavad oma ülesandeid, ja annavad ülevaate selleks kasutatavatest vahenditest.

2.3.4. SAPARDi asutust informeeritakse läbiviidud kontrolli tulemustest regulaarselt ja õigeaegselt, nii et selle tõhusust saaks hinnata enne nõuete rahuldamist või arve maksmist. Tehtud tööd kirjeldatakse üksikasjalikult iga taotluse ja nõudega või taotluste ja nõuete rühmaga kaasas käivas aruandes või vajaduse korral kogu eelarveaastat hõlmavas aruandes. Aruandega koos esitatakse tõendused heakskiidetud taotluste ja nõuete põhjendatuse ning tehtud tööde laadi, ulatuse ja määrade kohta. Läbiviidud füüsiline ja/või halduskontroll täpsustatakse, meetodit kirjeldatakse ning lahknevuste ja eeskirjade eiramiste suhtes tehtud kõikide kontrollide ja võetud meetmete tulemuste kohta esitatakse aruanne. Asutusele esitatavad täiendavad dokumendid peavad andma piisava tagatise selle kohta, et kõigi heakskiidetud nõuete või arvete põhjendatust on kontrollitud.

2.3.5. SAPARDi asutusele tuleb enne projekti heakskiitmist ning kulutuste eest makse tegemist tõendada, et teised organid on järginud korda, mis vastab käesolevas lisas esitatud kriteeriumidele.

2.3.6. taotluste ja nende prioriteetsuse hindamise kriteeriumid esitatakse selgelt ning dokumenteeritakse.

2.3.7. kui heakskiidetud nõuete, tehtud kulutuste ja läbiviidud kontrollidega seotud dokumente säilitavad teised organid, näevad need organid ja asutus ette korra, millega tagatakse, et asutuse poolt tehtud makseid käsitlevate dokumentide asukoht registreeritakse ja neid dokumente võib asutuse ametiruumides inspekteerimiseks esitada selliste isikute ja organite taotluse korral, kellel on tavaliselt õigus neid inspekteerida; sealhulgas:

- asutuse töötajad, kes selle nõudega tegelevad,

- asutuse sisekontrollitalitus,

- sertifikaate väljaandev asutus, mis kinnitab asutuse aastaaruande õigsust,

- Euroopa Liidu volitatud ametnikud.

2.3.8. SAPARDi asutuse ja organite vahel, millele SAPARDi asutuse ülesanded on delegeeritud, tuleb sõlmida kirjalikud lepingud. Kõnealustes lepingutes tuleb selgelt kindlaks määrata organitele delegeeritud ülesanded ning SAPARDi asutusele kindlaksmääratud tähtaja jooksul saadetavate täiendavate dokumentide ja aruannete liigid. Kogu süsteem, sealhulgas delegeeritud ülesanded, mida täidavad teised asutused, tuleks esitada organisatsioonilise struktuuri skeemina.

Lepingus tuleks sätestada komisjoni ja Euroopa Kontrollikoja ametiisikute juurdepääs teabele, mida kõnealused volitatud asutused hoiavad, ning taotluste kontrollimine nimetatud ametiisikute poolt, sealhulgas projektide ja toetusesaajate kontroll.

2.4. Raamatupidamisarvestuse kord peab tagama, et komisjonile esitatavad kuludeklaratsioonid on terviklikud, korrektsed (õiged projekti- või rubriiginimetused) ja esitatakse õigel ajal ning et kõik vead ja puudujäägid avastatakse ja korrigeeritakse, eelkõige kontrolli ja võrdlemise kaudu vähemalt iga kolme kuu järel.

SAPARDi asutuse raamatupidamisarvestuse kord tagab, et raamatupidamissüsteemist saab eurodes ja omavääringus iga kohaliku asutuse kohta projekti, lepingu või meetme/osameetme kaupa andmeid kogukulude, tehtud kulutuste, osamaksete ja lõplike maksete kohta. Kohustuste tühistamiseks kehtestatakse tähtajad, kui kokkulepitud ajakava piires ei ole tööd alustatud. Nimetatud tühistamised tuleb nõuetekohaselt registreerida raamatupidamissüsteemis.

2.5. SAPARDi asutusel on sisekontrollitalitus. Nimetatud talituse või sellega samaväärse korra eesmärk on tagada asutuse tõhus sisekontrollisüsteem; sisekontrollitalitus ei sõltu asutuse teistest talitustest ja annab aru asutuse juhtkonnale. Sisekontrollitalitus peab kontrollima, kas asutuse poolt kehtestatud kord tagab, et programmi ja rahastamislepingu järgimist kontrollitakse ning et aruanded on korrektsed, terviklikud ja esitatakse õigel ajal. Kontrollimisel võib piirduda teatavate meetmetega/osameetmetega ja tehingute valimiga, kui kontrollikavas on ette nähtud, et kõiki olulisi valdkondi ja maksete kinnitamise eest vastutavaid asutusi/organeid ning asutusi, millele on ülesanded delegeeritud, kontrollitakse vähemalt iga kolme aasta järel. Talituse töö toimub kooskõlas rahvusvahelisel tasandil vastuvõetud auditistandarditega, töö käik dokumenteeritakse ning tulemused esitatakse aruannete ja soovitustena asutuse juhtkonnale. Kontrollikavad ja -aruanded peavad olema kättesaadavad sertifikaate väljaandvale asutusele ja Euroopa Liidu ametnikele, kes on volitatud tegema finantskontrolli, ning neid tohib kasutada ainult sisekontrolli tõhususe hindamiseks.

2.6. Avaliku võimu asutuste riigihanke eeskirjad teenuste, tööde ja tarnete saamiseks taotlejariigis peavad vastama komisjoni aastaraamatus "Service, supply and work contracts concluded within the framework of Community cooperation for the third countries" [1] sätestatud eeskirjadele, välja arvatud komisjoni eelneva heakskiitmise nõue.

2.7. Eraõiguslike ettevõtjate osutatavad teenused, tehtavad tööd, masinad ja tarned peavad olema pärit ühendusest või määruse (EÜ) nr 1268/1999 artikli 1 lõikes 1 osutatud riikidest. Sama kehtib ka ehitustöö- või teenuslepingu osapoole tarnete ja ostetavate seadmete korral, kui tarned ja seadmed kuuluvad lepingu täitmisel projekti juurde.

2.8. Eelkõige seoses minetatud tagatiste, hüvitatud maksetega jne peab asutus eelkõige sisse seadma süsteemi SAPARDi eurokontolt saadaolevate summade väljaselgitamiseks ja kõigi võlgade kandmiseks võlgnike arvestusraamatusse enne nende kättesaamist. Võlgnike arvestusraamat vaadatakse regulaarselt läbi, et võtta meetmeid tähtajaks tasumata võlgade sissenõudmiseks.

2.9. SAPARDi asutus avaldab andmed võimalike toetuste kohta võimalike projektide juhtidele/haldajatele, et tal oleks võimalikult suur võimalike projektide juhtide/haldajate valik. Taotluste vormid koos selgete juhistega nende täitmiseks ning tingimused koostatakse enne kava käivitamist.

2.10. Toetusesaajate taotluste õigeaegne töötlemine.

2.11. SAPARDi asutus paigaldab asjakohase süsteemi iga projekti ja meetme edenemise aruandluseks vastavalt kindlaksmääratud näitajatele. Vajaduse korral vaadatakse kõnealused näitajad kontrollikomitee heakskiidul üle.

Kui tekib viivitusi eelnevalt määratletud eesmärkide täitmisel, tuleb võtta meetmeid. Kõik võetud meetmed tuleb nõuetekohaselt registreerida.

Nõuetekohaste aruannete kiireks koostamiseks projektide ja meetmete kohta kasutatakse asjakohast juhtimise infosüsteemi. Kõnealused aruanded esitatakse taotluse korral korraldusasutusele, kontrollikomiteele ja komisjonile.

[1] SEC(1999) 1801 "Service, supply and work contracts concluded within the framework of Community cooperation for the third countries".

--------------------------------------------------