Simplificación, clarificación, coordinación y flexibilidad en la gestión de las políticas estructurales

1) OBJETIVO

Facilitar la gestión de los Fondos Estructurales para agilizar la utilización de los créditos.

2) ACTO

Comunicación de la Comisión, de 25 de abril de 2003, sobre la simplificación, clarificación, coordinación y flexibilidad en la gestión de las políticas estructurales 2000-2006 [C(2003) 1255 - No publicado en el Diario Oficial].

3) SÍNTESIS

La Comisión y los Estados miembros han llevado a cabo un ejercicio de simplificación de los procedimientos de gestión de los Fondos Estructurales que permitirá agilizar la utilización de los créditos. Esta simplificación se incluye entre las disposiciones vigentes sobre los Fondos Estructurales que no requieren ninguna modificación. Las medidas presentadas se centran en diez ámbitos diferentes. Se refieren a la preparación de los programas de los futuros Estados miembros en el próximo periodo de programación.

Los diez ámbitos de que se trata son los siguientes:

• Modificación de los programas
• Controles
• Revisión intermedia
• Informes
• Indicadores de resultados y repercusiones
• Reserva de eficacia
• Reunión anual de la Comisión y las autoridades de gestión
• Función de la Comisión en el Comité de seguimiento
• Gestión financiera
• Agilización de los procedimientos internos en la Comisión

MEDIDAS ACORDADAS Y DE APLICACIÓN INMEDIATA

Modificación de los programas

La modificación de los programas es posible por razones de buena gestión, incluso financiera. En ese caso, implica un solo cambio del complemento del programa (documento en el que se detallan las medidas anunciadas en los documentos de programación) o bien una modificación de las decisiones de aprobación de los programas.

Se puede modificar únicamente el complemento del programa cuando:

• se hayan modificado el contenido y la asignación financiera (contribuciones comunitaria y nacional) de las medidas sin efectos retroactivos;
• se haya modificado el reparto de las financiaciones públicas entre los ámbitos nacional / federal, regional y local;
• se haya modificado la distribución de los importes de cofinanciación nacional entre pública y privada, incluida la introducción ex novo de una financiación privada.

La necesidad de mejorar la gestión puede justificar la modificación de las decisiones de aprobación de los programas. También se inscriben en este contexto la posible liberación automática que puede derivarse de la aplicación de la «regla n+2».

Los cambios importantes en las condiciones económicas y sociales pueden dar lugar también a la modificación de los programas. Efectivamente, si se da una situación excepcional, como las inundaciones de 2002 en Europa central, es necesario revisar la estrategia de desarrollo y reorientar las intervenciones hacia las necesidades más urgentes.

Controles

La Comisión debe presentar un informe comparativo de los sistemas nacionales de gestión y control financieros y señalar las «mejores prácticas».

A finales de 2002 se modificó el Reglamento (CE) n° 438/2001, sobre los sistemas de gestión y control de las ayudas otorgadas con cargo a los Fondos Estructurales, que actualmente incluye normas muy claras en lo que respecta a la conservación de los documentos.

Gracias a algunas nuevas medidas se podrán coordinar mejor los controles. A partir de 2003, la Comisión publica anualmente en la página CIRCA (EN) su programa de auditoría de los Fondos Estructurales. Se pueden seguir efectuando auditorías ad hoc o sin previo aviso. La Comisión está actualizando el Manual de Auditoría de los Fondos Estructurales. Cuando pueda apoyarse en el trabajo de auditoría de los organismos nacionales, dispondrá de un margen de maniobra suficiente para limitar sus propias inspecciones sobre el terreno. Para evitar repeticiones se ha pedido a los Estados miembros que elaboren sus programas de auditoría antes del inicio del año civil siguiente y los presenten a la Comisión. A partir de 2004 los Estados miembros tendrán acceso a SYSAUDIT, la base de datos destinada a recopilar todas las auditorías de los órganos comunitarios y nacionales. Se ha solicitado también la participación del Tribunal de Cuentas con el objetivo final de conseguir una estrategia realmente coordinada.

Revisión intermedia

A finales de agosto de 2003, la Comisión publicó sus orientaciones revisadas para los programas del periodo 2000-2006, que no darán lugar a una nueva negociación de las intervenciones.

La reunión anual de otoño de 2003 entre la Comisión y las autoridades de gestión dará la ocasión de debatir la posibilidad de una revisión intermedia de los programas. En su caso, en la primera reunión del Comité de seguimiento en 2004 se estudiará y aprobará un complemento de programa modificado y se adoptará una propuesta formal de modificación de la intervención. En un plazo de dos semanas, el Comité presentará a la Comisión el nuevo complemento de programa, a título informativo, y la propuesta oficial de modificación de la intervención para su adopción. En abril de 2004, el Estado miembro y la Comisión deberán llegar a un acuerdo. Según la cláusula de flexibilidad, la decisión de la Comisión no está supeditada al dictamen de los comités de expertos. En la medida de lo posible, debe adoptarse en un plazo de dos meses a partir de la recepción de la solicitud.

Informes

Para reducir la multiplicidad de los informes, el Estado miembro puede decidir incorporar el informe anual de control en el capítulo «acciones de control» del informe anual único. El contenido de la información debe limitarse al seguimiento, el control y la evaluación de las medidas aplicadas y a las medidas adoptadas para solucionar los problemas surgidos.

Indicadores de resultados y repercusiones

En colaboración con los Estados miembros, la Comisión examinará los indicadores de seguimiento y evaluación de las intervenciones, particularmente para los programas de varios fondos. Para reducir la carga administrativa, propone que los indicadores financieros se utilicen en tiempo real y los indicadores de realizaciones y de resultados anualmente. También se propone utilizar la función de evaluación (intermedia y final) para las estimaciones de los indicadores de repercusiones.

Reserva de eficacia

Los Estados miembros deben procurar establecer un sistema simplificado de indicadores con vistas a la asignación de la reserva de eficacia. El número adecuado de indicadores representativos está entre ocho y doce.

Se tomará una sola decisión para la adaptación intermedia del programa y la reserva de eficacia.

Reunión anual de la Comisión y las autoridades de gestión

En la gestión de los Fondos Estructurales, la «autoridad de gestión» es el organismo público o privado nacional, regional o local (o el propio Estado miembro cuando ejerce esta función) que gestiona una intervención. El «Comité de seguimiento» de un programa es un órgano de seguimiento de las intervenciones que reúne a todos los interlocutores, es decir, las administraciones y los agentes económicos, sociales y de medio ambiente. La Comisión sólo participa con carácter consultivo.

La reunión anual de la Comisión y las autoridades de gestión tiene un carácter más político que una simple reunión del Comité de seguimiento. En él, la Comisión está representada a un nivel jerárquico más alto que en el Comité de seguimiento. Es conveniente evitar las posibles duplicaciones respecto a la reunión anual de control entre la Comisión y el Estado miembro. En el caso de los programas que funcionan mejor, la reunión anual puede sustituirse por un simple intercambio de correspondencia sobre la ejecución de la intervención. En un contexto como el del periodo 2000-2006, en el que se están ejecutando 500 programas, la Comisión se plantea la posibilidad de organizar reuniones anuales por videoconferencia a fin de ahorrar tiempo y dinero.

Función de la Comisión en el Comité de seguimiento

Una condición esencial para la obtención de resultados positivos es la preparación eficaz del Comité de seguimiento. Las autoridades de gestión deben facilitar, con antelación suficiente, un calendario indicativo de sus reuniones. En el Comité de seguimiento, la delegación de la Comisión está formada por un funcionario de cada una de las Direcciones Generales (DG) relacionadas con los Fondos Estructurales y presidida por el representante de la DG responsable de la intervención, que es responsable de las relaciones oficiales de la Comisión con el Comité de seguimiento y presenta la posición de la institución europea. Después de cada reunión, elabora un breve informe sobre los principales temas y las medidas internas que deben adoptarse.

El Comité de seguimiento debe centrarse en las cuestiones de seguimiento general. Ha de tratar las cuestiones de subvencionabilidad relacionadas con la intervención y favorecer el intercambio de experiencias, concretamente invitando a representantes de otros Estados miembros. El Comité de seguimiento se reúne al menos una vez al año y no toma decisiones sobre proyectos individuales.

Gestión financiera

Las propuestas de clarificación abarcan los cuatro ámbitos siguientes:

• «Regla N+2»La regla de la liberación automática significa que los importes que no han sido objeto de pago dentro de los dos años siguientes a su compromiso se liberan. La simplificación de esta norma se centra en las normas prácticas de aplicación y el cálculo de los importes (fechas y documentos de referencia, procedimiento de información preventiva de los Estados miembros y asignación de las contribuciones financieras a intervenciones más prometedoras). En cambio, es imposible efectuar el cálculo de la liberación por programas ya que el compromiso es específico de cada Fondo.
• Regla de reembolso del anticipoSi, en un plazo de 18 meses a partir de la fecha de decisión de participación de los Fondos, no se ha presentado ninguna solicitud de pago, hay que reembolsar a la Comisión la totalidad o una parte del anticipo inicial del 7%. Para reducir estos riesgos, los servicios de la Comisión han puesto a punto un sistema de alerta precoz.
• Cálculo de los reembolsos intermediosLa Comisión propone que las solicitudes de pagos intermedios (basadas en los importes pagaderos a los beneficiarios finales) se reembolsen ya sea al porcentaje de cofinanciación de la medida, ya sea en función de la contribución comunitaria. En el primer caso, la norma ya es aplicable. En lo que respecta al reembolso de la contribución comunitaria a nivel de operaciones, el Estado miembro debe notificar explícitamente los programas y el Fondo (o los Fondos) para el cual (los cuales) solicita la aplicación.Cualquiera que sea el sistema elegido, las autoridades nacionales no deben cambiarlo durante el periodo de aplicación. No es necesaria ninguna modificación jurídica. No obstante, si no hay declaración oficial de los Estados miembros, la Comisión debe aplicar la opción del reembolso de los pagos al tipo de cofinanciación de la medida.

Procedimientos internos en la Comisión

Las delegaciones nacionales en los Comités de los Fondos Estructurales aceptan que no se las consulte formalmente sobre las modificaciones intermedias de los documentos de programación.

OTROS PUNTOS DEL DEBATE

«Contrato de confianza» en lo que respecta a los controles

La Comisión ha propuesto un nuevo «contrato de confianza» basado en una coordinación eficaz de los controles nacionales y comunitarios. Este «contrato» se basa en tres elementos:

• Cumplimiento de las disposiciones del Reglamento (CE) n° 438/2001 sobre los sistemas de gestión y control de las ayudas otorgadas con cargo a los Fondos Estructurales.
• Definición de una estrategia de auditoría satisfactoria para el periodo 2000-2006 por parte de las autoridades nacionales.
• Presentación de informes que permitan evaluar la eficacia de la aplicación de la estrategia de auditoría.

El «contrato de confianza» será aplicable por un sistema de gestión y control que podrá referirse a una región, un fondo o un programa. Como contrapartida, se simplificarán los controles comunitarios y se reducirá el periodo de retención de los documentos justificativos (tres años).

Última modificación: 27.06.2006