Comunicación de la Comisión al Consejo, al Parlamento Europeo, al Comité Económico y Social y al Comité de las Regiones relativa a un nuevo marco para la cooperación en actividades referentes a la política de información y comunicación de la Unión Europea /* COM/2001/0354 final */
Comunicación de la Comisión al Consejo, al Parlamento Europeo, al Comité Económico y Social y al Comité de las Regiones relativa a un nuevo marco para la cooperación en actividades referentes a la política de información y comunicación de la Unión Europea Índice Introducción I. Cooperación entre las Instituciones y con los Estados miembros I.1. Un marco abierto para la cooperación entre la Comisión Europea y el Parlamento Europeo I.1.1 El Grupo Interinstitucional sobre la Información (GII) I.1.2 Los servicios operativos de la Comisión Europea y del Parlamento Europeo I.1.3 Cooperación sobre el terreno - Representaciones y Oficinas Exteriores I.2 Un nuevo marco para la cooperación con el Consejo, las demás Instituciones, los Estados miembros y los Parlamentos nacionales II. Servicios de información y comunicación de la Comisión II.1 Servicios de información de carácter general II.2 Tratamiento de la información sectorial II.3 Recursos y evaluación III. Seguimiento Anexo : Recursos y evaluación de actividades de información y comunicación Introducción El objetivo subyacente de la Comunicación es establecer una nueva relación interinstitucional basada en un nuevo tipo de cooperación para temas de interés común. Esto implicará ejecutar en común políticas de información, acuerdos de gestión de fácil aplicación, descentralizados y con la menor burocracia posible. Es evidente que todas las partes implicadas seguirán siendo responsables de la dirección específica de su propia estrategia política de comunicación e información. De igual modo, conservarán su autonomía en lo referente a la información política relativa a sus propias Instituciones y al logro de sus propias prioridades. El propósito de la Comunicación de la Comisión es crear un nuevo marco para la cooperación en materia de información y comunicación. Es una primera respuesta a las peticiones del Parlamento Europeo y del Consejo Europeo. En varias ocasiones, el Parlamento Europeo ha pedido a la Comisión el establecimiento de una estrategia común en el ámbito de la información y la comunicación. [1] Igualmente, el Consejo Europeo de Helsinki, en diciembre de 1999, invitó al Parlamento Europeo, al Consejo y a la Comisión a unir sus esfuerzos para facilitar información general coordinada sobre la Unión y optimizar el uso de los recursos. Se invitó a la Comisión a que estudiara "la cuestión general de la política de información de la Unión, incluidos la mejora de la coordinación con sus oficinas de información en los Estados miembros y los enlaces con las oficinas de información nacionales." [1] Resolución de 14/05/98 sobre la política de información y comunicación en la UE. Resolución de 14/03/01 sobre la estrategia de información y comunicación de la UE. Es una gran labor, que requiere una considerable aportación de todas las Instituciones y los Estados miembros para aplicar medidas que produzcan, en la medida de lo posible, resultados rápidos y persuasivos que necesitarán evaluarse regularmente. El éxito implica asignar recursos humanos y financieros adicionales. En el contexto de una auténtica revisión de la política de información, la Comunicación se propone: * Concebir un marco instrumental (definir, compartir y reunir las diversas herramientas); * Conseguir apoyo para los objetivos, entre ellos desarrollar un diálogo apropiado con el público, colmar el vacío entre la Unión y el público, asegurar que la gente tenga acceso a información correcta, transmitir mensajes claros y precisos, ser activos en vez de reactivos, crear una Europa cercana a los ciudadanos, que les sea familiar y que signifique algo para ellos. * Establecer acuerdos de asociación entre las Instituciones, los Estados miembros a nivel nacional, regional y local y la sociedad civil; acuerdos de asociación que ayuden a proporcionar información al nivel descentralizado de base. Esto corresponde a un nuevo entorno en una Unión donde ha habido cambios profundos. Las expectativas y peticiones del público, la necesidad de facilitar información a nivel de base y el debate sobre la gobernanza europea tienen el efecto combinado de requerir de todas las partes interesadas, tanto las Instituciones comunitarias como los Estados miembros, la intensificación de la cooperación entre sí y el desarrollo de nuevas maneras de trabajar juntas. También es necesario que un planteamiento interinstitucional asegure que la imagen que el público recibe de las Instituciones y sus actividades sea coherente, y no parcial y confusa. Dado lo que está en juego, la Comunicación llama naturalmente al debate, un debate abierto, pero estructurado, con un calendario claro y correctamente enfocado. La Comunicación misma es una invitación al debate, puesto que su único propósito es fijar un marco que pueda servirle de base. El marco no dice nada sobre el contenido. El objetivo del debate sería concentrarse principalmente en el contenido, dando consistencia al marco y adaptándolo. I. Cooperación entre las Instituciones y con los Estados miembros Las crecientes y legítimas expectativas ciudadanas de tener pleno y fácil acceso a información sobre los asuntos europeos, la gobernanza europea y el desarrollo de la Unión requieren una política de información moderna, eficiente y fiable. Para las Instituciones, en especial, la Comisión, el Parlamento y el Consejo, que están comprometidas con una política de franqueza, transparencia (acceso a documentos) y responsabilidad, este nuevo desafío es una buena ocasión para reforzar y revisar la cooperación entre ellas y con los Estados miembros. El propósito de esta Comunicación es sugerir un nuevo marco para las actividades de información y comunicación de la Unión Europea. Reconoce así las responsabilidades de las Instituciones y de los Estados miembros. El marco no es exclusivo; de hecho se invita a todas las Instituciones junto con los Estados miembros y los Parlamentos nacionales a contribuir al esfuerzo común de información y comunicación. El planteamiento elegido es sencillo, descentralizado y sin burocracia, y aspira a crear una base de confianza y fiabilidad mutuas entre Instituciones. Una Europa cercana al ciudadano El núcleo de la política de información y comunicación es la obligación de acercar Europa a sus ciudadanos. Las propias estructuras e Instituciones deben adaptarse a este imperativo de modo que Europa esté "a la vuelta de la esquina" con información clara, apropiada y en contacto con las preocupaciones reales. Esta materia está estrechamente relacionada con el actual debate sobre la gobernanza de la UE y, en particular, cómo equipar mejor las Instituciones para cumplir su deber de informar y comunicar. También es esencial que los ciudadanos se informen sobre la Carta de Derechos Fundamentales de la Unión Europea con el fin de beneficiarse plenamente de aquélla. De esta manera, la información y comunicación se convertirá en una herramienta estratégica de gobernanza para la Comunidad Europea y responde a las preocupaciones y deseos expresados por el Parlamento Europeo sobre la participación del público. Las Instituciones se enfrentan a muchas dificultades para alcanzar al ciudadano y no cabe esperar razonablemente que puedan iniciar y mantener un debate individualmente. Hay que encontrar maneras de superar las barreras a la comunicación, ya sean de tipo lingüístico, cultural, político o institucional y de tener plenamente en cuenta las diferencias entre Estados miembros: hoy en día para la mayoría de los fines no existe un Público Europeo. Por tanto, tenemos que adaptar el mensaje a las especificidades del público al que se dirige. Esto requiere recurrir plenamente a asociaciones a todos niveles, utilizando del mejor modo las nuevas técnicas y tecnologías de la comunicación y preparando mecanismos para recoger las reacciones del ciudadano. Responsabilidad Aunque debe haber un considerable grado de descentralización en la facilitación de la información, es igualmente necesario asegurar la coherencia y fiabilidad en el flujo de información. Las Instituciones son y siguen siendo responsables de sus acciones. Cuando sea razonable, debe lograrse la sinergia más plena entre las actividades y recursos de cada Institución. Igualmente las Instituciones - y sus miembros - siguen siendo totalmente responsables de sus respectivos contactos con la prensa y los medios de comunicación. El trabajo con la prensa es una gran prioridad en el mundo actual y es la clave de la inmediata presentación de nuevas informaciones, políticas y opiniones. Cuando sea posible, la estrategia de información y comunicación debe facilitar este trabajo con los medios de comunicación asegurando la fácil disponibilidad de información objetiva y al día sobre temas actuales. Sin embargo, las actividades relacionadas con la prensa no están directamente afectadas por esta estrategia sobre información y comunicación. Cada Institución sigue siendo responsable de sus actividades de prensa y de la presentación, promoción y defensa de sus propias políticas y acciones. Integridad de las Instituciones El nuevo marco respeta plenamente la autonomía e integridad de todas las Instituciones. En particular, la Comisión Europea es la única responsable de las actividades de comunicación e información relativas a su autoridad exclusiva, por ejemplo, el derecho de iniciativa, la tutela del Tratado o la ejecución del presupuesto bajo el control de la autoridad presupuestaria. El Parlamento Europeo, al actuar como legislador, autoridad presupuestaria o autoridad de control democrático, debe tener total independencia para expresar su opinión y sus miembros para hablar libremente de cualquier tema de su elección. Tratamiento de la información por las Instituciones Como es improbable que el ciudadano de la calle aprecie en todo detalle las distinciones trazadas entre las Instituciones europeas, y menos aún entre los diversos servicios de la Comisión, se requieren no sólo mecanismos mejorados de cooperación interinstitucional, especialmente entre la Comisión y el Parlamento, sino también continuas mejoras en la propia Comisión. La información puede clasificarse de tres maneras. La información general está dirigida al público en su conjunto, aunque incluye información a grupos prioritarios como las mujeres y la juventud. La Comisión, aparte de explicar su propio papel, políticas y actividades, debe también incluir los derechos y oportunidades de los ciudadanos de la UE y el efecto que las acciones a nivel de la UE tienen sobre ellos. Cubre, naturalmente, el propio proceso decisorio de la UE, la responsabilidad de las Instituciones ante el público en general y áreas de interés general como el gasto de fondos de la UE. La información especializada se destina a grupos específicos con necesidad de información pormenorizada sobre algunos aspectos muy particulares de la política de la UE. Por ejemplo, en la Comisión existen unidades en las DG para ayudar a quienes necesiten esta clase de información. La información para la prensa ofrece muchas noticias de "último minuto", pero también material de base especializado. Es una categoría propia separada de las otras dos, por la audiencia a quien se dirige en primera instancia, a pesar de su enorme importancia por lo que se refiere al público en su conjunto. La información debería considerarse comprendida dentro de una estrategia de comunicación más general, diseñada para estimular un debate informado sobre asuntos europeos. Esto no significa que los servicios informativos deban hacerse cargo del papel de los políticos responsables de presentar una postura particular hacia la Unión Europea. Sin embargo, el hecho de que la Comisión esté encargada de presentar las medidas necesarias para hacer realidad los artículos del Tratado implica la obligación de comunicar sus objetivos esenciales a los ciudadanos de la UE en su conjunto. Esta tarea debería realizarse en asociación con las otras Instituciones europeas, tanto nacionales como regionales. I.1. Un marco abierto para la cooperación entre la Comisión Europea y el Parlamento Europeo La alta prioridad política otorgada a las actividades de información y comunicación y a las estrategias por ambas Instituciones - prioridad que también se refleja en la asignación de recursos presupuestarios a las líneas presupuestarias pertinentes - es clara e indiscutible. El marco para la cooperación entre la Comisión y el Parlamento debería reflejar este alto nivel de compromiso político y servir de base para las decisiones operativas por cada sede institucional y para la cooperación práctica sobre el terreno. Es útil diferenciar los tres niveles de acción de este esfuerzo, ya que el marco les afectará de diversas maneras y establecerá modalidades precisas para la cooperación: * El nivel político, en forma de Grupo Interinstitucional sobre Información (GII), que definirá las pautas generales y las prioridades de la política global de información y comunicación respetando plenamente la competencia sectorial de las comisiones parlamentarias; * El nivel operativo, donde los servicios responsables (DG de Prensa y Comunicación para la Comisión, y DG Información y Relaciones Públicas (DG III) para el Parlamento) decidirán y supervisarán las actividades; * El nivel descentralizado en que tiene lugar la ejecución en los Estados miembros (Representaciones y Oficinas Exteriores). I.1.1 El Grupo Interinstitucional sobre Información (GII) [2] [2] El GII es un grupo mixto de trabajo con miembros de la Comisión y del Parlamento Europeo y copresidido por las dos Instituciones. Su mandato inicial se restringió a las medidas de información prioritarias (campañas PRINCE). Ahora se ha ampliado para cubrir todas las actividades de información y comunicación. El GII será el organismo central para la cooperación a nivel político entre las Instituciones. Tendrá dos funciones importantes: supervisar el correcto funcionamiento de la cooperación entre las Instituciones y, sobre una base anual, evaluar el progreso y fijar orientaciones sobre las actividades generales y específicas de información en las que el Parlamento Europeo y la Comisión cooperan. En una reunión anual, programada después de la primera lectura por el Parlamento Europeo del anteproyecto de presupuesto para el siguiente ejercicio presupuestario, el GII fijará prioridades para las futuras actividades y valorará el progreso sobre la base de un informe elaborado por la Comisión y otras contribuciones de otras Instituciones que puedan ser pertinentes. El GII tendrá a su disposición un proyecto de programa de trabajo sobre las actividades de información de los servicios de la Comisión y el Parlamento, incluidas las actividades previstas en cada Estado miembro. También elaborará directrices plurianuales sobre actividades de información y comunicación. Como parte de sus responsabilidades de la programación global de las actividades comunes, el GII adoptará las necesarias recomendaciones y hará sugerencias sobre la conducta y financiación de las principales campañas de información. Recibirá informes periódicos sobre la ejecución de las actividades de información emprendidas por las Instituciones con el fin de permitir una discusión política auténticamente informada de los resultados logrados y los objetivos futuros. La decisión de la estrategia del GII, basada en la evaluación de las actividades en curso, incluye la: * selección de áreas prioritarias para las actividades de información para el/los año/s siguiente/s; * definir, para cada prioridad seleccionada, los objetivos generales que deben alcanzarse y la estrategia a seguir; * determinar los instrumentos que deben utilizarse (PRINCE, otras campañas importantes, etc.); * recomendar acuerdos para el control y la evaluación de impacto. El GII podrá reunirse en otras ocasiones durante el año cuando se considere apropiado para examinar el progreso de actividades importantes y proponer sugerencias apropiadas para modificar y reorientar campañas en curso. La evaluación por el GII de la cooperación entre las Instituciones debería ser una actividad permanente y un punto fijo en el orden del día de la reunión anual. En este contexto, se considerará si es necesario revisar el código de conducta en el ámbito de la información y la comunicación. Cada Institución toma nota de las decisiones del GII y de las recomendaciones hechas, preservando al mismo tiempo su autonomía e integridad plenas. En especial, cada Institución declarará explícitamente cómo participarán sus miembros en campañas y actividades de información. I.1.2 Los servicios operativos de la Comisión Europea y del Parlamento Europeo Se encarga a los servicios de ambas Instituciones (DG de Prensa y Comunicación para la Comisión - DG PRESS - y DG Información y Relaciones Públicas -DG III- para el Parlamento Europeo) de la preparación, ejecución, supervisión y evaluación de las actividades de información de conformidad con las directrices establecidas y las instrucciones recibidas en el marco acordado. La cooperación, el intercambio de información y la ayuda mutua entre los servicios cubren todos estos pasos. Los Directores Generales de la Comisión y del Parlamento responsables de la información y comunicación asisten al GII en su trabajo. Estas DG o sus representantes se reunirán regularmente y, al menos, dos veces al año, para examinar los informes sobre la ejecución de actividades de información, intercambio de información sobre la planificación corriente de actividades y prepararán las discusiones del GII. Cualquier DG invitará rutinariamente a un representante de la otra Institución a participar como observador en sus comités editoriales de otros grupos similares a cargo de las actividades de información de carácter general. Estas DG también se esforzarán por asociar a las otras Instituciones y, en su caso, otros organismos, incluidos los representantes de los Estados miembros implicados en las actividades de información con su trabajo. Cuando los servicios operativos (DG PRESS y DG III) creen a nivel central un grupo o comité encargado de tareas editoriales u otras relacionadas con la información, invitarán a la otra a designar un observador. Las Direcciones Generales de ambas Instituciones deberían dar una mayor consideración a acuerdos para compartir los medios de comunicación, como ya es el caso, por ejemplo, del sitio EUROPA de Internet, las emisiones Europa por Satélite (EpS) y las Bibliotecas de las Instituciones. Los Directores Generales de PRESS y la DG III también deberían reunirse con sus homólogos de las otras Instituciones y ver el trabajo hecho por los comités de coordinación existentes (por ejemplo, en EUROPA o en Europa por Satélite). Deberían asegurar que las Instituciones aprovechen regularmente el potencial de las modernas tecnologías y proporcionen un fácil acceso del público a la información actualizada. Se examinará la posibilidad de crear un organismo consultivo sobre Información y Comunicación compuesto por representantes de las Instituciones, los Estados miembros, y con la posibilidad de invitar consejeros y especialistas externos para fines específicos (por ejemplo, las mejores prácticas en el uso de los instrumentos de comunicación, cómo pueden utilizarse juntos de la manera más eficaz posible, los criterios de evaluación y la estimación del impacto). I.1.3 Cooperación sobre el terreno - Representaciones y Oficinas Exteriores Las Representaciones de la Comisión y las Oficinas Exteriores del Parlamento Europeo en los Estados miembros están cooperando actualmente a nivel local sobre una base ad hoc. Ambas Instituciones han asignado considerables recursos a sus actividades y esperan las consiguientes reacciones sobre las tareas específicas definidas para las entidades locales. En el nuevo marco para la cooperación es necesario un alto grado de coordinación local, intercambio de información y cooperación para aumentar la eficacia de las acciones. Alcance y método de cooperación En el nuevo marco, las Representaciones y Oficinas deben considerarse los centros para toda la cooperación descentralizada en los Estados miembros. Se incluyen todas las áreas afectadas por las decisiones y directrices fijadas por el GII. Las actividades y acciones relativas a las áreas que son y siguen siendo responsabilidad exclusiva de una de las Instituciones no están comprendidas en el ámbito de la cooperación local en los Estados miembros. Los Jefes de Representación y Oficinas Exteriores serán responsables de la aplicación sobre el terreno de las actividades señaladas por el GII y puestas a punto por la DG PRESS y la DG III respectivamente. Por regla general, la cooperación debe basarse en contactos locales sistemáticos y un intercambio regular de planes e iniciativas. Siempre que sea posible, las Oficinas y las Representaciones deberían buscar soluciones comunes a problemas comunes. Los Jefes de la Representación y de la Oficina Exterior de cada Estado miembro son responsables de la cooperación sobre el terreno entre sus dos Instituciones. Se invitarán sistemáticamente a participar en grupos de dirección, comités editoriales, etc., a nivel local cuando el tema sea de interés común. Para facilitar la cooperación regular se aplicarán las siguientes disposiciones: * se celebrará una reunión mensual de los Jefes de Representación y de la Oficina de Información en el despacho de uno de ellos, alternando; * cada Jefe enviará a su Institución una copia del orden del día y del acta de cada reunión; * todos los Jefes de Representación y Oficinas Exteriores se reunirán dos veces al año; una de las reuniones dará prioridad a la preparación de la reunión anual del GII. La cooperación respetará todas las condiciones locales y circunstancias especiales del país anfitrión. Las Instituciones seguirán comprometidas con la búsqueda de un máximo de sinergia en sus operaciones, como tener en común locales, puntos de información o conexiones electrónica a sitios de Internet, etc., así como en todas las demás maneras prácticas de colaborar. Finalmente, los Jefes de Representación y las Oficinas Exteriores se comprometen a tomar en consideración, cuando proceda, en todas las acciones de información y comunicación concretamente cómo puede invitarse a los miembros de las dos Instituciones a participar. En todo caso, deben tomarse medidas apropiadas para promover el pluralismo y el debate abierto. Acciones conjuntas - declaraciones de misión y código de conducta La información básica sobre la UE y sus políticas debería ser una responsabilidad conjunta de la Comisión, el Parlamento Europeo, el Consejo, las demás Instituciones y los Estados miembros. Los enlaces y las redes adaptados a las circunstancias de los Estados miembros individuales son los que mejor llevan a cabo este trabajo. Estos proveedores de información deberían estar lo más cerca posible del ciudadano: la UE está a la vuelta de la esquina; no es un asunto de política exterior. Es particularmente importante encontrar en algunos Estados miembros portavoces de los mensajes que las Instituciones quieren transmitir fiables y creíbles a nivel local. Es también importante tener en cuenta que, aun trabajando juntas, las Instituciones no pueden alcanzar a todos los ciudadanos por sí mismas. Por lo tanto, las asociaciones con Estados miembros, la sociedad civil y las ONG son de crucial importancia. La información debe ser moderna y de fácil acceso, dirigida a las preocupaciones reales de gente. Las Representaciones tienen la responsabilidad de coordinar, formar y alimentar los enlaces y las redes con el apoyo de las unidades pertinentes en el centro. En este contexto hay buenas razones para revisar y, en caso necesario, modificar las declaraciones de misión de las Representaciones y Oficinas. La Comisión propone reexaminar sus disposiciones para tener en cuenta el nuevo marco para la cooperación; esto implica añadir disposiciones referentes a la información al "público en general" como prioridad que debe añadirse a las dos prioridades existentes relativas a los "medios de comunicación" y "contactos políticos". Otras enmiendas afectarían a las campañas y otras acciones adoptadas por el GII para asegurarse de que se les dé la prioridad apropiada sobre el terreno. De igual modo, se ha hecho una propuesta al Parlamento para modificar las declaraciones de misión de las Oficinas, en especial en relación con las actividades dirigidas a la prensa y medios de comunicación en las regiones. Podría considerarse incluir el "trabajo a través de los enlaces y las redes" entre las prioridades. Por último, podría preverse revisar el código de conducta entre las Representaciones de la Comisión Europea y las Oficinas del Parlamento Europeo en los Estados miembros (15 de enero de 1998) a la luz de los principios señalados en esta Comunicación, fijar las formalidades de las reuniones regulares propuestas y definir las áreas de cooperación. I.2 Un nuevo marco para la cooperación con el Consejo, las demás Instituciones, los Estados miembros y los Parlamentos nacionales La responsabilidad de la información y la comunicación corresponde a todas las Instituciones y Estados miembros. El marco de cooperación aquí descrito debe ser abierto y todas las Instituciones y Estados miembros deben ser invitados a participar siempre que sea procedente y factible. El Consejo El Consejo tiene una política diferente de información y comunicación de las del Parlamento Europeo y la Comisión Europea, por tener recursos presupuestarios limitados al respecto. Lleva sus propias relaciones con la prensa y los medios de comunicación y comparte algunos medios de comunicación con las demás Instituciones. Sin embargo el Consejo Europeo de Helsinki pidió al Consejo que participara en el esfuerzo de proporcionar información general coherente sobre la Unión Europea. El Consejo Europeo también solicitó a la Comisión que mejorara la coordinación entre las Representaciones en los Estados miembros y las autoridades de información nacionales. Actualmente el Consejo participa en el sitio EUROPA de Internet y en Europa por Satélite junto con las demás Instituciones. El Consejo está representado en los comités editoriales y directivos pero no participa de otro modo en la formulación de las políticas de información y comunicación. El Consejo no es actualmente miembro del GII. En el futuro podría incluirse información y comunicación del Consejo sobre cuestiones del segundo y tercer pilar. Esto implicaría la coordinación interinstitucional entre Comisión, Parlamento y Consejo más allá de compartir meramente medios de comunicación. Hasta ahora, el Consejo no ha presentado una estrategia global, pero el establecimiento de una unidad de alerta rápida y la creciente participación de la Unión en operaciones internacionales de mantenimiento de la paz puede ser una ocasión para cambiar esto. La Comisión invitará al Consejo a considerar cómo deben manejar estos problemas las Instituciones y cómo prevé el Consejo su participación en el GII. Es probable que los Gobiernos individuales consideren que tienen amplios modos de información y comunicación a su disposición. El alcance de acciones conjuntas a nivel de la Unión, con participación tanto del Consejo como de los Estados miembros, probablemente se limita a compartir modos de comunicación. Aparte de los medios electrónicos EUROPA y EpS, el establecimiento en Bruselas de un Centro común de información o para visitantes y una colaboración más estrecha entre bibliotecas está siendo objeto de consideración, aunque, de momento, sin conclusiones firmes. La cooperación entre las Instituciones en la producción conjunta de notas y críticas de prensa podría prestar un mejor servicio y economías de escala en un ámbito de interés común. Otras Instituciones y órganos Debería invitarse a todas las Instituciones a contribuir a las actividades de información de la Unión en sus áreas de responsabilidad específicas. La Comisión propone incluir actividades de información en todos los contactos normales entre Instituciones. Debería haber un entendimiento mutuo y una apropiada inclusión de la información de la Institución en el material divulgativo para uso público. Éste es ya el caso, por ejemplo, en las relaciones entre la Comisión y el Comité de las Regiones y el Comité Económico y Social. Las declaraciones comunes entre la Comisión y los dos Comités, que se están concluyendo actualmente, incluirán estos aspectos y el papel que pueden jugar frente a la sociedad civil y las regiones. La Comisión sigue abierta a cualquier propuesta de las demás Instituciones al respecto. Estados miembros y Parlamentos nacionales Como la estrategia de información debe implicar una amplia gama de modos y técnicas para poner la información a disposición del público, también es necesario que las Instituciones busquen y obtengan la plena cooperación de las autoridades de los Estados miembros a nivel nacional, regional y local. Está claro que una estrategia efectiva de información y comunicación debe asegurar que los mensajes sean recibidos por los ciudadanos al nivel más local. La Comisión debería reforzar la cooperación con las administraciones nacionales, regionales y locales, respetando naturalmente los equilibrios constitucionales de cada Estado miembro. Cuando las políticas estén acordadas y establecidas, los Estados miembros junto con los entes regionales y locales comparten directamente esta tarea y, a menudo están mejor situados para proporcionar un marco para la difusión de la información, particularmente a nivel local. Se llevarán a cabo esfuerzos para descentralizar la facilitación de la información al público mediante un acuerdo de asociación con los Estados miembros. Tales acuerdos existen ya en París y Lisboa y próximamente en Roma. En otros Estados miembros, podrían ser apropiadas diversas formas de asociación con la participación de órganos nacionales, regionales, locales y de la sociedad civil. En todo caso, se trata de facilitar información al público a través de una asociación entre las Instituciones de la UE y las propias instalaciones del Estado miembro, no solamente en las Representaciones u Oficinas Exteriores. Las opciones para las acciones comunes con organismos gubernamentales en los Estados miembros incluyen actividades conjuntas de información cofinanciadas y cogestionadas a través de un acuerdo firmado (convenio). Las actividades de información pueden afectar a centros de información permanentes como Sources d'Europe de París, el Centro Jacques Delors de Lisboa y el CIDE de Roma, o pueden referirse a prioridades políticas específicas como el euro o la ampliación. Aparte de la señal muy positiva de la cooperación, hay otras muchas ventajas de la unión de fuerzas, especialmente la implicación de los medios de comunicación, el recurso a personal especializado y la posibilidad de llegar a grupos de población a los que ninguna Institución europea podría llegar sola. Los Estados miembros han reaccionado diversamente a los progresos de la Comisión en materia de convenios. Algunos han acogido las propuestas con el entusiasmo y es probable que quieran extender y aprovechar la idea. Otros han acordado participar en objetivos estrictamente definidos (por ejemplo, la campaña de información del euro) y limitados en el tiempo; pueden estar dispuestos a considerar otras cuestiones como la ampliación. Solamente dos Estados miembros no han participado todavía en ningún convenio. Los organismos gubernamentales de información - donde existen - no han sido contactados de una manera sistemática por la Comisión. Se invitó a los Directores Generales de información (o sus equivalentes) a una reunión en Bruselas en 1999 para discutir posibles acciones comunes, en especial sobre el euro. Algunas Representaciones han mantenido contactos bilaterales con organismos nacionales, pero no existe un planteamiento general. La razón de esto es, sin duda, que hay diferencias significativas entre los Estados miembros: algunos tienen organismos centrales responsables de la información al público a gran escala; otros gestionan un sistema muy descentralizado de información pública con poca o nula coordinación central. Los ejemplos de cooperación se refieren a referencias y conexiones mutuas con sitios de Internet y similares referencias cruzadas. No hay ejemplos de pertenencia recíproca en consejos editoriales o publicaciones conjuntas. Sin embargo, debería ser posible asociar los entes nacionales - donde existan - a las campañas europeas generales, y ésa debería ser la regla si hay convenio. Por lo que se refiere a los Parlamentos nacionales, la cooperación con la Representación se considera un asunto puramente local. El Parlamento Europeo tiene experiencia similar. Algunos Estados miembros tienen Oficinas de Información en sus Parlamentos y la Representación está normalmente en contacto con ellas; en otros casos no hay ningún contacto formal con el Parlamento, solamente con parlamentarios y partidos políticos individuales. La Comisión no ha tomado ninguna iniciativa general de cara a los Parlamentos nacionales. Todas las iniciativas se emprenderán en estrecha cooperación con el Parlamento Europeo. II. Servicios de información y comunicación de la Comisión II.1 Servicios de información de carácter general DG de Pensa y Comunicación La Dirección General de Prensa y Comunicación es responsable de las relaciones de la Comisión con los medios de comunicación. El hecho de que los portavoces de la Comisión se especialicen en un ámbito particular de la política de la Comisión tiene como fin asegurar la facilitación de información de alta calidad en un marco global que implica a las otras Direcciones Generales. Dentro de la DG PRESS, la responsabilidad de la prensa se comparte con las Representaciones de la Comisión en los Estados miembros. A diferencia de sus colegas en Bruselas, el personal de la Representación que trata con la prensa normalmente habla con periodistas que pueden no ser especialistas en asuntos europeos, sino, por ejemplo, corresponsales políticos, económicos o industriales de la prensa nacional que cada vez más incluye aspectos europeos en su cobertura de asuntos nacionales. Además, las Representaciones tienen un papel vital en lo referente a la información a la prensa regional y local que no tienen entre su personal periodistas dedicados a informar de asuntos europeos. Un gran número de periódicos y revistas especializadas buscan a menudo ayuda de las Representaciones. Además, aparte de los periodistas, las Representaciones también tienen contactos con personal de editoriales y columnistas más destacados. Papel y prioridades de las Representaciones en el nuevo marco Las Representaciones de la Comisión Europea representan y están al servicio de la Institución en su conjunto. Sus tareas implican: * tratar directamente con los medios de comunicación en nombre de la Comisión, actuar dentro de las prioridades fijadas por la DG PRESS y detectar rápidamente problemas importantes; * establecer una red política y realimentar al Centro de Bruselas con información; * ayudar a facilitar información al público en general sobre temas prioritarios, en su caso en asociación con las autoridades del Estado miembro y el Parlamento Europeo. Esta función se lleva a cabo, bajo la autoridad de las Representaciones, principalmente a través de redes de proveedores de información establecidas en asociación con los Estados miembros y otros órganos regionales o locales. Explicar las políticas de la Comisión es un rasgo importante en las dos primeras de las tres prioridades que siguen siendo las actividades centrales de las Representaciones cuando actúan como representantes de la Institución. El nuevo marco debería implicar que la tercera prioridad recibe en el futuro igual trato, para reflejar la nueva cooperación con el Parlamento. Las Representaciones continuarán desempeñando un papel crucial en la ayuda a la realización de actividades importantes de información decididas por la Comisión dentro del marco de PRINCE [3] . [3] El Programa PRINCE, introducido en 1995 en gran parte a instancias del Parlamento Europeo, implica campañas prioritarias en asociación con las Instituciones y los Estados miembros. Ahora se aplica a la ampliación, al euro, al debate sobre el futuro de la Unión Europea y a la nueva campaña de creación de un ámbito de libertad, seguridad y justicia. Actualmente las Oficinas Exteriores del Parlamento solo están marginalmente asociadas con las redes. Hay mucho margen para que el PE se implique más de cerca, y ello de dos maneras: podría invitarse a las Oficinas a utilizar las redes para la información institucional del PE y en su momento deberían ser invitadas a reflexionar sobre la situación, el tamaño y la estructura de las redes. En segundo lugar, debería invitarse a los diputados del Parlamento Europeo a participar en acontecimientos locales organizados por o a través de las redes. Además de las actividades centrales, las Representaciones también se ocupan de otras tareas, como actuar a modo de extensión de los servicios en Bruselas. Los ejemplos incluyen la ayuda a la gestión de los programas de las DG, las averiguaciones en la contratación de personal, las licitaciones y las denuncias de ciudadanos. Las Representaciones ayudan en las visitas de alto nivel de la Comisión a Bruselas y prestan apoyo cuando el país anfitrión ostenta la Presidencia. Las Representaciones deberían desarrollar más las redes, también a nivel regional y local, e implicarlas como socios activos en las actividades de información de carácter general, en la organización de acontecimientos y en la formación para el personal de la red. Las Representaciones y las Oficinas tienen un papel clave en la cooperación interinstitucional sobre una base descentralizada. Las estrechas relaciones de trabajo entre Representaciones y Oficinas Exteriores del PE tendrán una importancia creciente en la planificación y realización de sus respectivas actividades. Por tanto, muchas actividades a cargo actualmente de las Representaciones se incluirán en su competencia de cooperación interinstitucional. El Anexo de esta Comunicación da una descripción de la posible evolución de estas actividades en el nuevo contexto de estrecha colaboración. Se propone que la definición anual de las prioridades en materia de información y comunicación tenga lugar con las Representaciones cada septiembre para el ejercicio presupuestario siguiente. Las propuestas de acción serán elaboradas por las Representaciones sobre la base de estas prioridades y se dará una copia a las Oficinas Exteriores para su información. El acuerdo definitivo tendría lugar a la luz de las conclusiones del GII y de las sesiones presupuestarias y decisiones internas de la Comisión. Debería invitarse a las Oficinas del Parlamento a seguir un procedimiento similar. Cada año, las Representaciones y Oficinas deberían presentar informes de actividad, como parte del ejercicio de evaluación, que incluyan las prioridades del intercambio de información. II.2 Tratamiento de la información sectorial Las Direcciones Generales y los servicios de la Comisión tienen unidades de información responsables de la información sectorial, por ejemplo: medio ambiente, competencia, comercio, política social, agricultura etc. Estos servicios tienen a su disposición líneas presupuestarias específicas con este fin, y no están cubiertos por la presente Comunicación. Las DG responsables de las relaciones exteriores también deben desempeñar un papel particular de proporcionar información a ciudadanos de terceros países, incluida la información para el público general en los Estados candidatos. Las solicitudes de otros terceros países serán a menudo de tipo especializado. Hay, por supuesto, muchos periodistas de terceros países en los órganos de prensa de Bruselas que reciben exactamente el mismo servicio que sus colegas de la UE. Estos aspectos tampoco están cubiertos por la presente Comunicación. Las unidades de información realizan un trabajo muy importante de elaboración de la política, decisiones y actividades de la Comisión conocidas por el público en grupos amplios o específicos de población. Los servicios utilizan con este fin medios impresos, electrónicos y otros, así como reuniones, conferencias, visitas y discursos. Esta actividad es imprescindible para el buen funcionamiento de las políticas; también es una manera efectiva y útil para que la Comisión como Institución llegue a una audiencia más amplia que la que alcanza a través de las actividades y campañas generales. Mientras que el trabajo de la DG PRESS y de las Representaciones se coordina en la misma Dirección General, no existe tal mecanismo directo por lo que se refiere a la facilitación de información por otras Direcciones Generales. Se reconoce cada vez más que la información es un elemento clave de la elaboración de políticas y que, en este campo, es vital para evitar la pérdida de impacto o los malentendidos. Que los portavoces sean responsables de un ámbito específico puede contribuir a asegurar la coherencia del mensaje de una manera [4] no burocrática. Sucede también que mientras las propias Representaciones guardan estrecho contacto con audiencias destinatarias clave como la industria, los sindicatos y las organizaciones no gubernamentales, los que tengan intereses muy especializados se mantendrán naturalmente en contacto con la unidad encargada de la información que atañe a su propio ámbito de actividad. [4] Declaración de Presidentes con un protocolo sobre cooperación en anexo. Como la información y la comunicación son los socios fundamentales de la formulación de políticas, la mejor manera de empezar sería identificar los principales acontecimientos políticos de trascendencia, haciendo de cuatro o cinco prioridades políticas fundamentales la base principal para las actividades de información y comunicación que proporcionará un fundamento firme para la coordinación entre política e información en su conjunto. La Comisión anuncia ahora sus prioridades políticas fundamentales y orientaciones financieras a través de la Estrategia Política Anual en primavera. El programa de trabajo anual de la Comisión sigue siendo un acontecimiento importante, ligado como está al debate del estado de la Unión a finales de año. Sin embargo, va a ser mucho más político y enfocado hacia las prioridades que en el pasado, lo que facilitará su uso con fines informativos y de comunicación. Otra nueva característica es la presentación por la Comisión de un informe anual sobre sus actividades, que debería convertirse en otro acontecimiento importante de información y comunicación. El Director General de PRESS debería encontrarse con otros Directores Generales para discutir las implicaciones para la política de información de estos acontecimientos y establecer mecanismos para realizar actividades apropiadas de información. Es evidente que esta coordinación mejorará la información de alta calidad facilitada por los diversos servicios. Surgirán otros asuntos en el transcurso del año en cuestión, pero haciendo de cuatro o cinco prioridades políticas fundamentales la base principal para las actividades de información y comunicación se proporcionará un fundamento firme para la coordinación entre política e información en su conjunto. La aplicación de estas prioridades implicará a las propias DG especializadas, a las Representaciones y, para la coordinación y presentación globales, a los servicios de la DG PRESS en Bruselas. Con una base firmemente establecida para la coordinación, la Comisión estará en mejor situación para tratar problemas inesperados a medida que surjan. También hay mecanismos como el Programa de Publicaciones Prioritario. Figura en el marco del programa de trabajo anual de la Comisión y sus publicaciones se dirigen al público en general. Es para proporcionar un mensaje estructurado y coherente y permitir obtener una visión general de la gama de materiales informativos de la Comisión en su conjunto. También existen otros mecanismos de coordinación, como la participación conjunta en el funcionamiento del sitio EUROPA de Internet y Europa por Satélite. Además, dentro del marco de las campañas de información del programa PRINCE sobre temas específicos, como la ampliación, hay mecanismos completos de coordinación no sólo dentro de la Comisión, incluidas las Representaciones, sino también con el Parlamento Europeo y, a menudo, los Estados miembros. II.3 Recursos y evaluación No puede desarrollarse correctamente una política de información o comunicación sin disponer de los recursos indispensables. En los últimos años la Comisión ha establecido un sistema cuya coherencia y visibilidad debe mantenerse. Junto con las actividades prioritarias de información (PRINCE), debe consagrarse un papel protagonista a las redes y enlaces, así como a los servicios de valor añadido: Europa en Directo, Eurojus, Servicio de Orientación al Ciudadano (Signpost Service). Éstos se basan en los diversos medios puestos a su disposición, como Europa por Satélite (EpS), la Biblioteca, los Centros de la Documentación, las publicaciones y las coproducciones audiovisuales, etc. Estos instrumentos y sus medios de evaluación se presentan en el Anexo de esta Comunicación, así como su uso dentro del marco de cooperación con las otras Instituciones y los Estados miembros. Este grupo particular se ha definido juntamente con el Parlamento Europeo. La cooperación con las otras Instituciones, los Estados miembros y la sociedad civil debe hacerse tangible en torno a todos estos instrumentos. La Comisión propone revisar cada instrumento con vistas a definir el nivel apropiado de cooperación. A tal efecto, la Comisión formula algunas sugerencias. Posibilidades de externalización Hoy en día algunas actividades corrientes de información de la Comisión están a cargo de servicios exteriores a la Institución. De esta manera, la información producida por la Comisión puede alcanzar al ciudadano más fácilmente, que estará también mejor servido. Al implicar a servicios exteriores podemos aumentar perceptiblemente la accesibilidad a la información, mientras la Comisión permanece plenamente responsable de la información de sus productos electrónicos e impresos. El establecimiento de una agencia interinstitucional de información merece considerarse en este contexto. El Consejo Europeo de Helsinki ha pedido al Consejo, al Parlamento Europeo y a la Comisión que estudien la creación de una agencia de esta naturaleza. Mientras que cada Institución continuaría siendo responsable de la información que produce, la agencia podría encargarse de varias actividades, por ejemplo, la Biblioteca central, las visitas a las Instituciones (sede); recortes de prensa y distribución, almacenamiento y reabastecimiento de todos los materiales en todos los puntos de información en los Estados miembros. Podría considerarse si la agencia debería también poder presentar materiales o publicaciones de naturaleza general. Se invitará a las Instituciones, sobre la base de un documento de la Comisión que presente las opciones, a considerar hasta qué punto las actividades de información están "externalizadas" y pueden estarlo más recurriendo a prestadores de servicios exteriores a nivel central y local. Más adelante podría considerarse si debe ponerse en marcha la creación de una agencia de información interinstitucional con este fin. En opinión de la Comisión, la creación de tal agencia debe basarse en necesidades derivadas solamente de la experiencia. III. Seguimiento La Comisión se propone aprovechar este nuevo marco para Información y Comunicación de una manera activa y constructiva. Resumiendo: el marco nos ofrece una organización para la cooperación, una gama de instrumentos y herramientas para actividades de información y comunicación y una serie de métodos para evaluar la información proporcionada por las Instituciones. De esta manera, la Comisión se esforzará por crear una política de información y comunicación: * Sostenida y permanente: el público debería saber que en todo momento hay información objetiva disponible. Esa información sobre asuntos europeos no es un privilegio exclusivo de la Comisión, sino una responsabilidad compartida entre todas las Instituciones y los Estados miembros. El propósito de la política de comunicación es presentar y transmitir mensajes de calidad adaptados a su audiencia y durables. * Descentralizada y basada en efectos multiplicadores; ante la imposibilidad de comunicar directamente con el público en general, la entrega de la información debe basarse en una multitud de mercados y operadores. La Comisión continuará desarrollando y consolidando sus acciones a través de periodistas y medios de comunicación, redes, organismos públicos y semipúblicos, sector privado, ONG y sociedad civil; * Adaptada y apropiada; en la masa de información actual es necesario asegurar que el mensaje y la vía por la que se entrega se adapta al público destinatario, que se recibe y se comprende, por tanto, las acciones están constantemente sujetas a exámenes y ajustes. La Comisión invita a las demás Instituciones y a los Estados miembros a unirse en este esfuerzo. ** * Acontecimientos recientes, tales como la baja participación en las elecciones europeas y los resultados de diversos referéndums, son prueba suficiente de una inquietud pública que hay que afrontar. Desde la adopción del Tratado de Maastricht, esta inquietud se ha manifestado como un desajuste por el que el público está generalmente bien dispuesto en relación con los principales ideales europeos que la Unión representa, pero desconfía de las Instituciones y lo que hacen a pesar de los efectos reales positivos evidentes, por ejemplo, la recuperación económica, la introducción del euro, la creación de un área de libertad, seguridad y justicia y la voz más audible de la Unión en el panorama mundial. La raíz de este descontento es el fracaso a la hora de transmitir los objetivos de las políticas realizadas, unido a menudo con una extendida sensación de que no se da suficiente información. La gente también encuentra difícil saber quién hace qué en la Unión y está convencida de que no se tienen adecuadamente en cuenta las realidades sobre el terreno. Es un círculo vicioso de desencanto, el desajuste entre expectativas y percepciones inmediatas, que hay que romper con ayuda de todas las partes interesadas tan pronto como sea posible: las Instituciones, los Estados miembros y la sociedad civil, dentro del marco de sus propias responsabilidades. Con este fin, esta Comunicación propone crear un marco para mejorar la información y las discusiones. En este contexto la estrategia de información y comunicación debe considerarse naturalmente en el marco de discusiones más amplias sobre la gobernanza y la necesidad de estimular un debate informado y un mayor compromiso público. El resultado del reciente referéndum irlandés sobre el Tratado de Niza hace más necesario que nunca reunir a todos los participantes en el esfuerzo de proporcionar información sobre la Unión Europea. "Bruselas" sola no puede explicar las políticas, las actividades y el futuro de la Unión. La información debe venir de aquéllos lo más cerca y directamente relacionados posible con el ciudadano: representantes elegidos y Gobiernos a todos niveles. Las Instituciones europeas, a nivel central y situadas en los Estados miembros, deben jugar su papel trabajando juntas para explicar lo que hacen y por qué. También deben ayudar a coordinar esfuerzos para proporcionar información sobre la UE en general. Este documento pretende crear un marco para una nueva estrategia coordinada. El contenido de esa estrategia debería debatirse urgentemente entre Instituciones europeas y loa Estados miembros en los próximos meses. Este debate tendrá lugar sobre la base de un planteamiento concertado, en especial la consideración de una serie de cuestiones que debe incluir: - cómo asegurar el respeto mutuo de las competencias específicas de cada Institución; - clarificación, en su caso, del papel de cada Institución, especialmente en relación con el Consejo, los Estados miembros y los Parlamentos nacionales; - una distinción clara entre información y comunicación, que son conceptos separados; - la búsqueda de un equilibrio apropiado entre la necesidad de coherencia global de los mensajes y la diversificación necesaria que tiene en cuenta las diferencias nacionales; - el uso de la especialistas externos siempre que sea deseable y posible, pero la evaluación debería permanecer en la Comisión en conexión con el GII; - la eliminación de todas las contradicciones o duplicaciones en relación con campañas ya en curso (euro, ampliación, el futuro de la Unión). La presente Comunicación permite que la Comisión acometa la próxima fase del proceso, que es el análisis de las reacciones de todas las Instituciones, así como de las Administraciones y Parlamentos de los Estados miembros. Además, también debe examinarse el resultado del debate más amplio, que se pondrá en marcha después del verano. A finales de este año la Comisión presentará sus conclusiones basadas en las discusiones y las propuestas presentadas con vistas a elaborar una Comunicación sobre el fondo. ANEXO RECURSOS Y EVALUACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN ÍNDICE 1. Actividades prioritarias de información (PRINCE) 2. Redes y Enlaces 3. EUROPA y publicaciones 4. Europa en Directo, Eurojus, Servicio de Orientación (Signpost) 5. Emisiones de televisión y radio y formación para periodistas 6. Biblioteca Central y red de centros de documentación 7. Visitas 8 Evaluación 1 Actividades prioritarias de información (PRINCE) PRINCE es sinónimo de sólida cooperación interinstitucional. Los programas establecen un planteamiento global con objetivos claros y precisos y mensajes dirigidos a audiencias específicas. PRINCE actúa con arreglo a los siguientes principios: * nivel de base y descentralización; * asociación; * flexibilidad y transparencia. Nivel de base y descentralización: con esta divisa, varios proyectos importantes financiados por PRINCE se han concebido, diseñado, ejecutado y supervisado "sobre el terreno" por las Representaciones de la Comisión en los Estados miembros, con la participación de las Oficinas Exteriores del Parlamento Europeo. Asociación: implica a los Estados miembros (sobre la base de los acuerdos concluidos) y a la sociedad civil (a través de las convocatorias de propuestas). Flexibilidad y transparencia: fija prioridades claras y visibles y permite a la Comisión y al Parlamento elaborar planes de futuro en un marco presupuestario sólido. Debido a que el GII está asociado con el programa PRINCE es también un punto crucial para el desarrollo de las prioridades de información y comunicación de ambas Instituciones. A través de la adecuada cooperación y el acuerdo sobre prioridades políticas debe asegurarse la disponibilidad de los recursos presupuestarios para las acciones. Algunas campañas sólo se proponen informar, como la campaña sobre el euro. Otras, como la campaña sobre el futuro de la Unión Europea, buscan estimular el debate, mientras que otras, por ejemplo, la nueva campaña sobre la ampliación, responden a ambos fines. El propósito de todas estas campañas es hacer llegar la información y estimular la discusión fuera del restringido círculo de especialistas. El programa PRINCE, introducido en 1995, en gran parte a instancias del Parlamento Europeo, se refería inicialmente a tres campañas prioritarias: "Los ciudadanos primero", "Construir Europa juntos" y "El euro". Actualmente se aplica a la ampliación, al euro, al debate sobre el futuro de la Unión Europea y a la nueva campaña sobre la creación de un área de libertad, seguridad y justicia. El programa de información sobre el euro se continuará en 2002 y posiblemente se prolongue, según las necesidades de los países precandidatos y/o candidatos. La estrategia de comunicación sobre la ampliación, adoptada el 10 de mayo de 2000 por la Comisión, estableció un programa de acción plurianual y definió los medios presupuestarios para permitir un planteamiento descentralizado, incluido el uso de asociaciones, especialmente con la sociedad civil. El debate sobre el futuro de la Unión comprende dos dimensiones separadas pero interactivas que se definieron en la Comunicación de la Comisión (COM/2001/178 final): - cada Estado miembro debería organizar y promover debates que tengan en cuenta sus condicionamientos nacionales específicos; - a medida que se desarrolle el debate sobre Europa debería tener en cuenta los debates nacionales y las discusiones entre los Estados miembros. La Comunicación especifica los medios prácticos (tipos de acciones y recursos) y la contribución de la Comisión. La presente Comunicación no altera esto en modo alguno. El área de libertad, seguridad y justicia fue claramente designada por el Tratado de Amsterdam como la próxima frontera política de la Unión. Introduce la libre circulación para quienes residen legalmente en el territorio de la Unión. Esta área de la libertad no puede aprovecharse plenamente a menos que en ella se salvaguarden la seguridad y la justicia para todos. La Carta de Derechos Fundamentales se presenta en un texto claro y fácilmente comprensible dirigido directamente al ciudadano. Como el debate sobre el futuro de la Unión, incluidas las preparaciones de la CIG 2004, está en marcha, sería lógico que uno de los temas principales fuera la campaña general sobre la dinámica y el método de la Carta. Finalmente, el papel de la Unión Europea en el mundo: tanto en lo referente a su papel político y económico como en el ámbito del desarrollo, de la ayuda humanitaria y de la prevención de conflictos, la Unión Europea se ha convertido en un jugador importante en la escena internacional. Igualmente, el papel de la Unión en la salvaguardia de la paz se afirma a través de la Política de Seguridad Común. Esta acción exterior de la Unión Europea, que está cada vez más establecida a los ojos de nuestros socios, sigue siendo desconocida por nuestros propios ciudadanos. Cualquier propuesta para una campaña en esta materia se ajustaría a las orientaciones generales de las actividades con arreglo al programa PRINCE. 2. Redes y Enlaces [5] [5] Las redes y enlaces especializados, creados para apoyar el desarrollo de las pequeñas y medianas empresas, la innovación y la investigación, etc. no están comprendidas en el ámbito de esta Comunicación. Los enlaces de información significan una estructura descentralizada con locales físicos situados a nivel local abiertos al público, creados y gestionados por un organismo. Como instrumentos poderosos para descentralizar la proporción de información, los enlaces aseguran que las actividades de información tengan una cara humana y se adapten a necesidades específicas muy variadas. Desarrollo del sistema de enlaces: * Está basado en el principio de subsidiariedad y el compromiso de emprender asociaciones activas con los órganos que están bien establecidos en la estructura socioeconómica de su región y, como tal, en contacto directo con el público. * Es parte de una estructura marco en estrecha cooperación con las Representaciones. * Se propone un reparto geográfico equilibrado de los centros a través de la Unión. Hay enlaces a tres niveles: nacional, interregional y local/regional. Centros a nivel nacional: Actualmente hay dos centros nacionales operativos: uno en París (Sources d'Europe) y otro en Lisboa (Centro de Información Jacques Delors). Se acaba de crear un tercero en Roma (Centro de Información y Documentación - CIDE). La Comisión y los Estados miembros están ligados por un acuerdo de asociación conforme al cual también comparten el coste económico equitativamente. Las Representaciones supervisan las actividades de los centros y los representantes de la Comisión participan en sus órganos de gestión junto con representantes del Estado miembro concernido. El propósito de los centros es desarrollar un sistema integrado de información sobre la Unión utilizando enlaces locales. Sus funciones principales son actuar como: * cúspide de la red nacional para todos los demás enlaces: Centros de Información Europea y, a nivel local, los "guías" (quioscos de información); otros centros de información; * centro documental y que produzca diversos materiales (prospectos, folletos, etc.) para la red. En términos específicos, los órganos de gestión de los centros permiten a cualquier organización o institución, ya sea pública o privada, y cualquier ente nacional o regional participar en los centros y trabajar junto con los miembros fundadores. Aquí, el Parlamento Europeo tendrá que clarificar sus intenciones relativas a su implicación con los centros a nivel nacional. Centros a nivel interregional [6] [6] "Casa Jean Monnet" en Berlín, el "Centro Tesalónica", y el "Centro Nápoles". Los enlaces de este tipo se han creado para atender regiones consideradas prioritarias desde un punto de vista socioeconómico (regiones cuyo desarrollo se está quedando atrás) y desde el punto de vista de su situación geográfica o geopolítica: por ejemplo, el sur de Italia, la dimensión septentrional, proximidad a áreas sensibles, como los Balcanes o la costa meridional de la cuenca mediterránea, o proximidad a las fronteras con los países candidatos a la adhesión. La Comisión no tiene ninguna responsabilidad de gestión en estos centros, pero se asegura de que se persiguen correctamente los objetivos fijados mediante el contacto regular con sus Representaciones y su administración central en Bruselas Nivel local/regional Los enlaces del nivel local son la piedra angular de la política de información descentralizada. Su tarea es transmitir información ajustada a la realidad diaria y al contexto económico local. Estos enlaces son los centros de información de base por excelencia. Son gestionados directamente por sus organismos anfitriones (los entes regionales o locales, los organismos públicos o semipúblicos, etc.). La Comisión no tiene ninguna responsabilidad en su gestión cotidiana, pero proporciona una subvención y contribuye a la asistencia técnica y documental sobre la base de un acuerdo firmado con el organismo anfitrión. Respetando la autonomía, iniciativas y diversidad de los enlaces, la Comisión asegura al mismo tiempo que se mantenga una cierta uniformidad y se salvaguarde su identidad compartida (logotipo compartido). Se ha introducido una instalación del servicio de asistencia técnica, que integra las funciones de ayuda, asistencia, coordinación y gestión. La Comisión también acaba de crear un sistema de supervisión permanente, que utiliza la tecnología moderna para permitir la supervisión y estar más familiarizado con las actividades de los diversos órganos. Hay dos tipos: Centros de Información Europea y Centros de Información Rural. * Los Centros de Información Europea están generalmente situados en la capital de la provincia o región y se ocupan de la información para la gente que vive en pueblos y ciudades. Hay 139 Centros de Información Europea y la gran mayoría de ellos (el 80%) se hospedan en entes regionales o locales y, a veces, en asociaciones especializadas; * Los CENTROS DE INFORMACIÓN RURAL se dirigen principalmente a la gente que vive en el campo; la red que los reagrupa consta de 130 Centros. Los Centros de Información Europeos y los Centros de Información Rural abarcan actualmente una amplia zona de Europa, pero siguen siendo insuficientes. De ahí que la Comisión proponga un plan quinquenal para lograr una cobertura más completa de las regiones de la UE. Se trata de que al final cada región cuente por lo menos con un centro de información. Esto requerirá obviamente recursos adicionales, pero hay que tener en cuenta que los fondos desembolsados por la Comisión se destinan fundamentalmente a generar un efecto palanca y a movilizar inversiones de sumas muy superiores. Este objetivo de ampliar las redes debe ser un objetivo compartido por las Instituciones, y de manera muy especial por el Parlamento Europeo. Así por ejemplo, puede invitarse sistemáticamente a los diputados del Parlamento Europeo de la región en que esté situado el Centro de Información a participar en los distintos eventos. Las Oficinas Exteriores del Parlamento Europeo podrían hacer uso de la red, y sus sugerencias relativas a la situación, el tamaño y la estructura de los Centros de Información serán acogidas con el mayor interés. Es una posibilidad a la que pueden también acogerse otras Instituciones y órganos de importancia, incluido el Comité de las Regiones. En lo sucesivo, evidentemente, esta expansión tendrá que tener en cuenta a los países candidatos a la adhesión. Un eslabón final en las cadena de instancias que proporcionan información de carácter general al público es la red experimental de 19 centros conocidos como los Foros Urbanos, cuyo papel es difundir información sobre el desarrollo urbano viable. En algunos Estados miembros, las Oficinas de Representación han organizado redes no financiadas por la Comisión (bibliotecas públicas, autoridades locales, Cámaras de Comercio, etc.). Las Oficinas les prestan todo el apoyo posible para que proporcionen una información fiable sobre Europa. La Comisión también presta apoyo financiero, documental y organizativo a actividades de información desarrolladas por amplias redes independientes, tales como la FIME (Fédération Internationale des Maisons de l'Europe) y el Movimiento Europeo. Por último, es preciso mencionar el considerable respaldo logístico proporcionado por la red de Centros de Documentación Europea (CDE). Equipo Europa y Groupeuro (red de conferenciantes) Paralelamente a las medidas adoptadas para establecer redes de información de carácter permanente, la Comisión ha instaurado una serie de redes de conferenciantes que están participando activamente en el debate sobre la Comunidad (en 2000, se contabilizaron 10.000 intervenciones y más de 700 apariciones en programas de radio y televisión). Estos conferenciantes operan a nivel local y actúan como multiplicadores de la información. El grupo Groupeuro de conferenciantes se creó en respuesta a las numerosas peticiones de información sobre la UEM y la introducción del euro. En algunos Estados miembros, existe asimismo un equipo denominado "Team Europe Junior" cuya función es facilitar información a los jóvenes. 3. EUROPA y publicaciones EUROPA se lanzó por iniciativa de la Comisión en 1995. En 1997, a propuesta del Parlamento Europeo, los Secretarios Generales de todas las Instituciones crearon un grupo de trabajo que posteriormente se convirtió en el Comité Editorial Interinstitucional de Internet, presidido por la Comisión. Uno de los resultados de esta labor de cooperación ha sido una visión común del contenido y presentación de los titulares de la página de acceso general y de las páginas subyacentes. Se ha configurado un gráfico con presentaciones generales y ayudas de navegación comunes o interconectadas con el fin de conseguir una uniformidad global. En el futuro, esta colaboración se irá adaptando gradualmente para centrarse en el contenido de los distintos sitios. Hoy por hoy, EUROPA es indudablemente el sitio más significativo a disposición del público y el más visitado de Europa. Puede compararse con algunos sitios de los Estados Unidos, tales como el del Congreso y la Presidencia. Cada día se registran 1.500.000 visitas a los documentos que integran el sitio. En la actualidad, el número de consultas se duplica de un año para otro; téngase en cuenta que el sitio incluye 1.500.000 documentos y 60 bases de datos, cada una de las cuales contiene varios cientos de miles de documentos. Esto significa que EUROPA es actualmente un sitio que se halla en un proceso de fuerte crecimiento y que maneja una información voluminosa, compleja, variada, cambiante y multilingüe. Debe responder a una creciente demanda multilingüe y a unas constantes exigencias de actualización para satisfacer a un número también creciente de usuarios de todo tipo, entre los cuales los no profesionales son cada vez más numerosos, de forma que su conducta, evidentemente, está empezando a constituirse en referencia. En respuesta a todo ello, la Comisión está preparando nuevos cambios que se traducirán en una significativa mejora de la calidad. Dichos cambios darán paso a una EUROPA de segunda generación, EUROPA II, que muy pronto se presentará ante el pleno de la Comisión. Las conclusiones justifican un debate a nivel interinstitucional en términos todavía por especificar. El objetivo de la Comisión es que EUROPA represente en el futuro las prácticas más actualizadas de la nueva gobernanza en Europa, simbolizadas por los términos "e-Comisión", "e-Europa" y "e-Gobernanza". Sus principales características son la interactividad, la rapidez y fiabilidad de las consultas, la evaluación del respaldo de la opinión pública y una práctica administrativa simplificada para todo el mundo. En este contexto, la entrada en vigor del Reglamento relativo al acceso del público a los documentos, cuyo objetivo es la aplicación del artículo 255 del Tratado de Amsterdam, representa un importante reto para la Comisión y requiere una respuesta rápida y efectiva con el fin de concienciar a los ciudadanos de sus derechos. La coordinación interinstitucional se reforzará mediante la implicación de los Directores Generales de los Servicios interesados (la DG PRESS por la Comisión y la DG III por el Parlamento Europeo, así como los Servicios competentes del Consejo y de las restantes Instituciones). Publicaciones Las publicaciones que ofrecen información básica sobre la Unión constituyen una actividad de primer orden. En el futuro, deberá realizarse un esfuerzo para dotar a todas las publicaciones de una presentación coordinada y, de este modo, desarrollar una presentación interinstitucional común. Así, podrá iniciarse una cooperación pragmática entre Instituciones. Los avances conseguidos han eliminado la distinción entre publicaciones tradicionales y electrónicas: los procesos de producción son ya los mismos en ambos casos. La Oficina de Publicaciones piensa introducir mecanismos de "print on request" (impresión por encargo) a través de un portal dedicado a las publicaciones de todas las Instituciones, órganos y agencias. Esto significa que las ONGs, los Servicios públicos nacionales, los centros de información, las oficinas de enlace, las Oficinas de Representación y el público en general podrán descargar las publicaciones que deseen e imprimirlas o hacer un pedido para que les sean remitidas a la dirección que prefieran. En el futuro, la cooperación entre Estados miembros podrá adquirir una nueva dimensión gracias a los servicios de información al ciudadano que se están desarrollando actualmente (e-Europa, el Programa IDA, etc.) 4 Europa en Directo, Eurojus y Servicio de Orientación de los Ciudadanos Existen actualmente tres Servicios que ofrecen respuesta a las preguntas planteadas por los ciudadanos. Europa en Directo Europa en Directo ayuda a los ciudadanos a informarse sobre sus derechos y a ejercitarlos, así como a identificar todas las oportunidades que ofrece la Unión Europea: por ejemplo, los programas comunitarios que financian la ejecución de proyectos. Este Servicio se instituyó en respuesta al deseo de las autoridades nacionales de que la Comisión Europea se situara en un plano más próximo y accesible a los ciudadanos y las empresas, deseo que se vio confirmado en el Consejo Europeo de Cardiff en 1998. Europa en Directo empezó siendo un simple Servicio de correo electrónico que luego, a medida que aumentó su poder, se vio en la necesidad de responder a las nuevas exigencias, lo que llevó a la constitución de un Centro de Llamadas Europa en Directo, que ha venido siendo operativo desde abril de 2000. Dicho Centro de Llamadas puede ofrecer respuestas por teléfono en 11 lenguas y es accesible gratuitamente por teléfono, correo electrónico, carta o fax. El Centro se gestiona en el marco de un contrato de servicios y durante el primer año de operaciones recibió 100.000 preguntas. Eurojus Eurojus es un complemento del Servicio Europa en Directo y proporciona asesoramiento y asistencia gratuitos sobre problemas legales relacionados con la interpretación o la aplicación del Derecho comunitario. Los asesores legales pueden contactarse a través de las Oficinas de Representación. Eurojus tiene una serie de ventajas: suministra respuestas rápidas a cuestiones legales específicas y está descentralizado, circunstancia a la que debe su proximidad con el ciudadano y su visibilidad en Europa. Resulta relativamente barato y fácil de gestionar, y se ajusta a la práctica de la mayoría de los Estados miembros de facilitar asistencia legal gratuita sobre aspectos del Derecho nacional. Cubre así una necesidad, al ofrecer asistencia gratuita en materia de Derecho comunitario. Servicio de Orientación de los Ciudadanos El Servicio de Orientación de los Ciudadanos se creó en 1996. Su misión es prestar un servicio similar al de Eurojus, pero centrado exclusivamente en los derechos de los ciudadanos o empresas en relación con el mercado interior. El contrato de servicios, adjudicado a una agencia exterior, acaba de expirar. En el ínterin, Europa en Directo se está encargando de la gestión. Es importante que la configuración y constitución de todos los instrumentos descritos en este capítulo sea tal que garantice su visibilidad e interconexión, de forma que su principal destinatario, el público en general, pueda usarlos de manera sencilla y efectiva. 1. Por lo que se refiere a Europa en Directo, la Comisión deberá evaluar el nivel de rendimiento de este nuevo Servicio durante su periodo inicial y operar los cambios necesarios. La Comisión no presentará una evaluación global sobre Europa en Directo hasta haber realizado un análisis completo de toda la información disponible y haberse confirmado el valor añadido del Servicio. 2. En cuanto a Eurojus, la Comisión está actualmente reexaminando el sistema. Hay que decidir si este tipo de asesoramiento legal es efectivamente una tarea que incumbe a las Instituciones o sería mejor confiar su gestión a los organismos nacionales de los Estados miembros. 3. En lo que atañe al Servicio de Orientación de los Ciudadanos, se está actualmente preparando una nuevo anuncio de licitación. 5. Emisiones de televisión y radio, y formación de periodistas Por razones obvias, una de las prioridades de las Instituciones europeas es desarrollar la difusión de la información dirigida a los ciudadanos a través de los medios audiovisuales. Se ha asignado una importante dotación presupuestaria a este objetivo. La definición de una nueva política es una prioridad importante pero, en razón de su complejidad, la amplia gama de instrumentos que se precisan y sus múltiples implicaciones y efectos secundarios, la planificación y ejecución de dicha política es un proyecto a largo plazo cuya culminación requiere un lento periodo preparatorio. Los distintos factores mencionados revisten, por lo tanto, un carácter transitorio. Tales factores se sitúan tanto a nivel centralizado como descentralizado. Acciones descentralizadas Durante 2001 deberán llevarse a cabo pruebas experimentales de coproducción descentralizada en los sectores de TV y radio (desarrolladas conjuntamente por las Oficinas de Representación y Oficinas Exteriores). La posterior evaluación de estas pruebas permitirá redefinir su futuro marco. Esta acción recibirá una dotación financiera adicional que le permita participar más eficazmente en proyectos de colaboración con los medios de comunicación nacionales y regionales. Acciones centralizadas * Paralelamente a las operaciones descentralizadas, se están realizando acciones centralizadas en el marco de las acciones prioritarias de información (PRINCE), que evidencian la disposición a colaborar de la Comisión y el Parlamento Europeo. Estas acciones se llevarán a cabo con medios audiovisuales multinacionales (radio y TV). * EuroNews La cooperación con EuroNews para producir diversos programas de información acaba de alcanzar una fase crucial coincidiendo con el tercer aniversario del contrato de producción. Tras una evaluación del contenido e impacto de los programas coproducidos por el Parlamento y la Comisión, se ha propuesto actualizar e identificar las áreas de futura cooperación para un nuevo período de tres años. La cooperación ya no se basará en una subvención, sino en un contrato específico de coproducción. Los fondos asignados a la difusión se irán reduciendo progresivamente, mientras que aumentarán los asignados a la producción (mayor obligación de difusión, más programas de noticias y menos programas de tipo magazine) y se elevará la calidad de todos los programas (mayor calidad de imagen y contenido editorial más variado). La contribución financiera global de la Comisión será cada vez más restringida. Los temas se seleccionarán sobre una base tripartita (Parlamento Europeo, Comisión, EuroNews), preservando no obstante la libertad editorial del canal. Europa por Satélite (EBS) Europa por Satélite es el instrumento informativo de televisión de las Instituciones de la UE. Europa por Satélite ofrece un servicio especialmente importante: fundamentalmente, una cobertura en directo del trabajo de las Instituciones (40% de todas las emisiones). También ofrece resúmenes informativos cuatro veces al día en horas fijas (20% de las emisiones). El tiempo restante se dedica a bibliotecas de imágenes temáticas que abordan diversos temas de actualidad (15% de las emisiones) y a programas realizados por canales asociados. La Comisión está decidida a mantener la estrecha cooperación editorial interinstitucional existente. Esto resulta enormemente importante en la medida en que la política de situar la línea editorial lo más cerca posible de los nuevos avances implica una elevada frecuencia de emisiones, acorde con el rápido ritmo de los acontecimientos. La cooperación interinstitucional se verá reforzada mediante la creación de una instancia de coordinación superior a nivel de los Directores Generales de los Servicios competentes de cada Institución, a semejanza de lo que ocurre con EUROPA. En el futuro no se escatimarán esfuerzos para garantizar el seguimiento de las materias que incluyan temas de actualidad o que se centren en las sucesivas Presidencias. Se brindará asistencia técnica específica con carácter prioritario a los periodistas de los países candidatos. Se organizarán asimismo ruedas de prensa interactivas - que contarán especialmente con la presencia de los Comisarios - con periodistas localizados fuera de la Sede de las Instituciones. Desde junio de 1999, EUROPA ha venido ofreciendo una conexión con el sitio EUROPARL, y ya existen páginas EBS (Europa por Satélite). Será preciso reforzar la presencia de EBS en EUROPA y se quiere desarrollar su contribución a la Oficina de Prensa Virtual, un sitio de la Comisión dirigido específicamente a los periodistas. Ayuda a la formación de periodistas Durante muchos años, la Comisión ha venido contribuyendo a la formación de periodistas como parte de su política. Su intervención no ha estado centrada en la formación general de éstos, sino en una especialización a la que no siempre se ha otorgado la importancia que merece en los cursos de periodismo. Entre los beneficiarios que han recibido diversas cantidades para distintos proyectos figuran el Centro Europeo de Periodismo (Maastricht), la Association pour la formation au journalisme européen (Burdeos), La Fondation journalisme en Europe (París) y la European Journalists' Association. De cara al futuro, la Comisión mantiene una actitud abierta y está dispuesta a debatir otros posibles cambios para su actuales acuerdos con las Instituciones y los Estados miembros. La Comisión no desea que ningún aspecto que deba formar parte integrante de la formación general se inscriba en una especialización a largo plazo. No obstante, es asimismo consciente de que, dada la notable complejidad y variedad de los asuntos comunitarios, éstos no pueden cubrirse si no es en el sólido marco de una avanzada preparación. Cabe asimismo mencionar la cooperación actualmente desarrollada entre las Oficinas de la Comisión y del Parlamento Europeo en la formación de periodistas sobre los problemas europeos (por ejemplo, en Portugal). 6. Biblioteca Central [7] y red de Centros de Documentación [7] Desde 1958, la Biblioteca Central viene adquiriendo, catalogando, gestionando financieramente y poniendo a disposición de los funcionarios de todas las Instituciones europeas y del público interesado numerosas colecciones de obras y revistas sobre la integración de la Unión Europea y sus políticas. Gestiona asimismo todos las publicaciones de las Direcciones Generales y de los Servicios de la Comisión, así como los diarios que llegan a la Comisión, y más concretamente al Servicio de Prensa. Es posible consultar en línea su catálogo completo a través del servidor EUROPA. En razón de su visibilidad natural y del interés público que despiertan, las bibliotecas pueden considerarse como la concretización de su Institución matriz. Por ello, los miembros del Grupo Interinstitucional de Información (IGI) han recomendado a la Comisión y al Parlamento cooperar en el desarrollo de una biblioteca interinstitucional virtual. Deberá realizarse un estudio de viabilidad sobre las opciones reales vinculadas a la creación de este proyecto. Hay que tener en cuenta que tradicionalmente la Biblioteca Central de la Comisión ha venido trabajando en estrecha colaboración con las bibliotecas de las otras Instituciones europeas, y desearía reforzar estos vínculos mediante una ulterior colaboración. Llegados a este punto, cabe asimismo señalar que durante los últimos treinta años se ha ido estableciendo una red de Centros de Documentación Europea (CDE). Esta red incluye más de 500 centros, entre los que figuran varias unidades para "especialistas" tanto dentro como fuera de la Unión, que han firmado un acuerdo con la Comisión sobre el suministro de documentación y formación. Los CDE son centros de información fundamentales, principalmente en las universidades e institutos de enseñanza superior. Su tarea es doble: ayudar a los estudiantes y al público en general a acceder a las fuentes de información y facilitar información junto con otros centros y redes. 7. Visitas En su permanente esfuerzo por lograr una proximidad entre los ciudadanos y las Instituciones, el Parlamento Europeo y la Comisión siempre han desarrollado una política de apertura hacia el gran público. Dicha apertura constituye una de las principales prioridades para el Parlamento, cuya infraestructura permitió en 2000 recibir a 300.000 visitantes en sus instalaciones de Estrasburgo y Bruselas. Por otra parte, el Servicio de visitas de la Comisión dedica la mayoría de sus recursos humanos y financieros a la organización de visitas prioritarias de grupos de alto nivel de multiplicadores de la información y formadores de opinión de los Estados miembros, cuya visita puede durar hasta dos días. Estas visitas de información prioritarias se organizan de forma selectiva en estrecha colaboración con las Oficinas de Representación en los Estados miembros y van especialmente dirigidas a los parlamentarios, periodistas y representantes de la sociedad civil organizada y del mundo académico. También se organizan visitas para grupos específicos de representantes de los países candidatos. De acuerdo con las Conclusiones de la Presidencia del Consejo Europeo de Helsinki, los Servicios competentes del Parlamento Europeo y de la Comisión elaboraron un informe preliminar (junio de 2000) en que sentaban las bases para una futura cooperación en materia de visitas, seminarios y actos públicos. Aun reconociéndose la necesidad de mantener separados los respectivos Servicios de organización y recepción de visitas informativas, se prevé una más estrecha colaboración en el marco del futuro Centro de Actos. Dicho Centro, situado en el corazón del Barrio Europeo de Bruselas, debería implicar a la mayor cantidad y variedad posible de grupos de interés y, de este modo, convertirse en el lugar de encuentro para un más amplio debate sobre Europa. 8. Evaluación Tanto el nuevo marco para la comunicación y la información como los diversos instrumentos descritos en la presente Comunicación sólo alcanzarán su máximo potencial si la eficacia e importancia de la labor desarrollada están sujetas a una evaluación permanente. La información obtenida también permitirá crear un sólido marco de decisión sobre la dirección que deba imprimirse a los futuros trabajos. La razón por la que la evaluación y la supervisión son tan importantes es que el grupo de trabajo interinstitucional de información tiene que presentar una evaluación general anual coincidiendo con la elaboración del programa para el año siguiente. Es precisamente la calidad de esta evaluación y supervisión lo que permite al grupo de trabajo extraer las conclusiones adecuadas y modificar, mantener, suprimir, reorientar o reforzar el significado y la naturaleza de los mensajes y la información que canaliza. La Comisión dispone de diversos instrumentos para evaluar el debate sobre las cuestiones europeas en los Estados miembros. La posibilidad de utilizar también estos instrumentos para medir el impacto de las actividades de información y comunicación de la Unión es una cuestión abierta que deberá abordarse dentro del nuevo marco. El nivel de actividad puede medirse en términos simples: cantidades y tipos de gasto, estadísticas sobre eventos, contactos, participantes, material difundido, público, etc. Aunque estos datos constituyen un punto de partida esencial, no son suficientes por sí solos. El impacto debe también evaluarse en términos cualitativos: si se han alcanzado los objetivos previstos, cuál es la opinión y el grado de satisfacción del público, etc. En términos metodológicos, la Comisión no tiene excesiva experiencia en la evaluación del impacto de sus campañas de información, pero sigue estando abierta a las sugerencias o consejos de los profesionales del sector. Los citados instrumentos pueden dividirse en dos grandes categorías: generales y específicos. Puede decirse que los instrumentos generales ofrecen una imagen de los debates y actitudes de carácter público, mientras que los instrumentos específicos se refieren a un tema concreto de la actividad informativa. En el primer grupo figuran las encuestas de opinión generales y los distintos análisis de prensa u otros medios de comunicación, incluidas las reuniones públicas y los debates en foros especializados. El segundo grupo está basado en las reacciones recibidas de usuarios o grupos específicos; tales reacciones pueden ofrecer pistas importantes en cuanto a la adecuación de la actividad de información al objetivo, sus efectos más allá del grupo específico original y la necesidad de adaptar o modificar el planteamiento. Instrumentos generales - Eurobarómetro, análisis de prensa y reuniones públicas Entre los instrumentos generales cabe destacar el Eurobarómetro (EB), que cuenta ya con treinta años de existencia. Esta publicación ofrece instantáneas periódicas de la opinión pública: las actitudes hacia la UE y sus principales políticas, el grado de sensibilización y la confianza en las Instituciones, las prioridades y calendarios políticos, las fuentes de información preferidas, etc. Estos datos se utilizan para preparar y valorar las acciones de información con vistas a la evaluación de campañas y como información general para el público. Se publican anualmente numerosos informes que luego aparecen ampliamente citados y comentados en los medios de comunicación, estimulando así el debate público en Europa. En un futuro próximo, la Comisión se propone desarrollar estudios similares en los países candidatos. Tanto las encuestas cualitativas como los estudios "flash", que pueden ser bastante detallados, se realizan entre el gran público o entre grupos específicos (PYMEs, agricultores, consumidores, etc.). Cada año se elaboran unos 50 estudios, que constituyen un riquísimo corpus informativo que es preciso aprovechar adecuadamente y cuyo uso debe estar sujeto a evaluación. Los análisis de prensa y otros medios de comunicación entran en la misma categoría de instrumentos y el razonamiento que acabamos de exponer también puede aplicarse a ellos. La Comisión otorga una enorme importancia a la observación tanto del impacto de las acciones de las distintas Instituciones y la intervención en todas sus formas de los Gobiernos y políticos, especialmente la de los miembros del Parlamento, como de la incidencia de los avances logrados en la sociedad general. Por eso mismo, la Comisión dedica considerables recursos a este ámbito: dos análisis de prensa diarios, gestión de la base de datos, cuatro despachos de agencias de prensa diarios... Aun habiendo un margen para la racionalización (fusión de los recortes de prensa existentes y de las actividades informativas de las distintas Instituciones), las mejoras parecen más difíciles de conseguir (mediante, por ejemplo, la ampliación de la cobertura a la prensa regional y especializada, o una difusión más amplia de los propios análisis y recortes de prensa), puesto que cualquier estrategia requeriría reconciliar toda una serie de consideraciones a menudo incompatibles, tales como la propiedad intelectual, la calidad (en caso de externalización), el coste y el presupuesto disponible. Una pista que habría que explorar sería la de la distribución de los análisis de prensa entre las redes y enlaces a cambio de una contribución por su parte en forma de cobertura de la prensa regional y especializada. Instrumentos específicos - reacciones del usuario La información procedente de los usuarios o de los grupos de población seleccionados como destinatarios de acciones específicas de información o comunicación ofrece un cuadro más preciso de la acogida dispensada a los esfuerzos de las Instituciones, aunque en la mayoría de los casos a escala muy limitada. Las distintas actividades mencionadas en el capítulo 2 de la presente Comunicación llegan a cientos de miles de usuarios al día (1.500.000 documentos al día consultados a través de EUROPA y 100.000 preguntas enviadas a Europa en Directo durante el pasado año). Estos sistemas manejan a diario una masa de información que en el futuro deberá analizarse de manera más sistemática, y aprovecharse en el marco del ejercicio de evaluación. El Servicio Europa en Directo se encarga de realizar averiguaciones y responder a cuestiones directamente procedentes de individuos. Las estadísticas sobre los temas y problemas planteados pueden evidenciar deficiencias en nuestras prioridades informativas de carácter general y apuntar directamente a las preocupaciones del ciudadano. Del mismo modo, el sistema EuroJus de asesoramiento legal gratuito al público ha destacado aquellos ámbitos, en particular el de la libre circulación de personas y el del derecho de establecimiento, en que se precisaba una mayor información. En el marco de los nuevos avances, Internet es también una fuente de información sobre la manera en que las Instituciones se adaptan a la demanda pública de información. El servidor EUROPA y las páginas de acceso nacionales gestionadas por las Oficinas de Representación reciben las reacciones y peticiones del público fundamentalmente de dos maneras: a través de los servicios directos de buzón, en que los usuarios pueden depositar sus preguntas, formular comentarios o solicitar publicaciones u otros materiales; y a través de las estadísticas de las páginas más visitadas de los distintos sitios. Es posible - y necesario - adaptar la oferta de la información a estas indicaciones procedentes del público. Por lo que más concretamente se refiere a las redes, el nuevo Sistema de Control Permanente (PMS) ya ha concluido su fase experimental y acaba de entrar en fase operativa. Dicho sistema representa una fusión de los planteamientos generales y específicos, y permite el control de los distintos puntos específicos y de la red como tal desde el punto de vista de la utilización, el contacto con el público y los niveles de actividad. Al mismo tiempo, permite la identificación de factores en las reacciones del usuario, tales como la frecuencia de las preguntas o los intereses del usuario por grupos temáticos, género, edad, etc. Esta supervisión se intensificará en el futuro, con especial atención a la perspectiva de ampliarla para cubrir otras actividades. Las reuniones públicas, especialmente si están bien preparadas y organizadas, pueden ofrecer una perspectiva adicional de la percepción del público y de sus reacciones ante la información procedente de las Instituciones. También contribuyen a un diálogo apropiado entre los proveedores de información (Instituciones y Estados miembros) y los beneficiarios de dicha información, pudiendo de este modo propiciar fructuosos intercambios en materia de estrategias y prioridades de comunicación. A través de las reuniones y debates públicos es asimismo posible vigilar la evolución a largo plazo tanto de la opinión como de los conocimientos públicos sobre algunas cuestiones importantes (por ejemplo, la ampliación). Es difícil establecer una comparación directa con una evaluación del impacto de las políticas de información de la Unión, puesto que intervienen otros muchos factores, pero la tendencia a largo plazo en el conocimiento (la sensación de estar informado) podría indicar si se requiere mayor (o menor) información sobre un problema particular. Las reuniones públicas podrían de este modo servir provechosamente de complemento al Eurobarómetro y los análisis de prensa; todas las fuentes podrían aprovecharse en mayor medida si se dispusiera de los recursos necesarios para el análisis de los abundantes datos. FICHA DE FINANCIACIÓN LEGISLATIVA Ámbito(s) político(s): COMUNICACIÓN Y MEDIOS DE COMUNICACIÓN Actividad(es): 01-02-20-21-22 Denominación de la medida: Comunicación relativa a un nuevo marco para la cooperación en actividades referentes a la Política de Información y Comunicación de la Unión Europea 1. LÍNEA(S) PRESUPUESTARIA(S) + DENOMINACIÓN B3-300; B3-300A; B3-301; B3301A; B3-303; B3-303A; B3-306; B3-306A; A0 -1112; A0-4200; A0-421; Título 7 2. DATOS GLOBALES EN CIFRAS 2.1 Dotación total de la medida (Parte B): 432,717 millones de EUR en CC durante todo el periodo de aplicación 2.2 Periodo de aplicación: Ejercicio 2002 y siguientes 2.3 Estimación global plurianual de los gastos: a) Calendario de créditos de compromiso/créditos de pago (intervención financiera) (véase el punto 6.1.1) En millones de EUR (cifra aproximada al 3er decimal) >SITIO PARA UN CUADRO> b) Asistencia técnica y administrativa (ATA) y gastos de apoyo (GA) (véase el punto 6.1.2) >SITIO PARA UN CUADRO> >SITIO PARA UN CUADRO> c) Incidencia financiera global de los recursos humanos y otros gastos de funcionamiento (excluidas las nóminas) >SITIO PARA UN CUADRO> >SITIO PARA UN CUADRO> 2.4 Compatibilidad con la programación financiera y las perspectivas financieras ( Propuesta compatible con la programación financiera existente ( Esta propuesta requiere una reprogramación de la rúbrica correspondiente de las perspectivas financieras, ( incluido, en su caso, un recurso a las disposiciones del acuerdo interinstitucional. 2.5 Incidencia financiera en los ingresos X Ninguna implicación financiera (se refiere a aspectos técnicos relacionados con la aplicación de una medida) 3. CARACTERÍSTICAS PRESUPUESTARIAS >SITIO PARA UN CUADRO> 4. FUNDAMENTO JURÍDICO Tareas que dependen de las prerrogativas institucionales de la Comisión 5. DESCRIPCIÓN Y JUSTIFICACIÓN 5.1 Necesidad de una intervención comunitaria 5.1.1 Objetivos perseguidos El objetivo de esta Comunicación es, por una parte, desarrollar una información cercana al ciudadano europeo y, por otra, mejorar la cooperación institucional con el fin de garantizar a la opinión pública una percepción común de las Instituciones. Estos objetivos globales se alcanzarán fundamentalmente mediante una mayor descentralización de las acciones de información general y un mayor despliegue de los enlaces y redes de información de la Comisión. 5.1.2 Disposiciones adoptadas en función de la evaluación ex ante La presente Comunicación proporciona una líneas directrices cuyas disposiciones de aplicación aún deberán en su mayoría precisarse. Las medidas relativas a la evaluación ex ante dependerán de la naturaleza y el alcance de tales disposiciones. 5.1.3 Disposiciones adoptadas en función de la evaluación ex post La evolución descrita en la Comunicación forma parte de una nueva orientación estratégica en materia de información. 5.2 Acciones previstas y modalidades de intervención presupuestaria El impacto presupuestario de la presente Comunicación se refiere principalmente al Capítulo B3 -3 tanto por lo que respecta a las líneas operativas como por lo que se refiere a las líneas relativas a los gastos técnicos y administrativos. Las acciones previstas se refieren esencialmente a las acciones generales de información, los enlaces informativos, las acciones de comunicación y los programas prioritarios de información (PRINCE). 5.3 Modalidades de ejecución La ejecución se refiere principalmente a las siguientes actividades: Acciones generales de información - Mejora cualitativa de la línea editorial de las publicaciones escritas y electrónicas - Refuerzo de los instrumentos para la obtención de respuesta en el marco de la política informativa - Acciones descentralizadas de información dirigidas a la opinión pública a través de las Oficinas de Representación sobre temas prioritarios - Informe de evaluación sobre el impacto de la acción combinada de los diferentes medios informativos desplegados en el marco de la nueva política de información (gastos de apoyo). Enlaces - La importancia concedida a la información de proximidad se refleja en el indispensable desarrollo de las redes y enlaces. He aquí las acciones previstas: Creación de un centro nacional complementario cada dos años (2003-2005). Instauración de un centro regional complementario todos los años. Creación anual de nuevos Centros de Información Rural y Centros de Información Europea complementarios. Teniendo en cuenta la amplitud geográfica y la densidad de población de las regiones, los Servicios de la Comisión estiman que se precisa un mínimo de 476 enlaces. Dado que la financiación comunitaria de los Centros de Información Europea y Centros de Información Rural asciende a un importe global de 20.000 EUR/enlace, esto implica, a largo plazo, una financiación anual global de 9.520.000 EUR Refuerzo de las reuniones de coordinación descentralizadas y generales. Intensificación de la animación de los enlaces Acciones generales de comunicación Las Oficinas asumirán un papel más importante en la labor de información y comunicación descentralizada. Se precisan medios adicionales con vistas, en particular, a desarrollar las publicaciones electrónicas, las acciones de comunicación directa, los seminarios y conferencias, etc. La evolución de las funciones de las Oficinas de Representación requiere recurrir a los servicios de especialistas en comunicación. Los medios disponibles deberán adaptarse en consecuencia. (ATA: coste estimado: 23 x 45.000 EUR) El recurso al servicio de «asesores Eurojus» supondrá un coste suplementario. Acciones prioritarias de información Las actividades de información PRINCE contempladas por esta Comunicación cubren: - La ampliación. - El futuro de la Unión. - El Espacio de libertad, seguridad y justicia, y la Carta de los Derechos Fundamentales - El euro - La acción de la Unión Europea en el mundo La evolución de los gastos inherentes a la aplicación del programa PRINCE depende de las decisiones u orientaciones que la Comisión haya adoptado o piense adoptar en el futuro. Los recursos necesarios para el despliegue de estas acciones de información se evaluarán a la luz de las medidas específicas que se adopten en su momento. 6. INCIDENCIA FINANCIERA 6.1 Incidencia financiera total en la Parte B (para todo el período de programación) Las necesidades adicionales resultantes de la presente Comunicación estarán mayoritariamente cubiertas por una redistribución de los medios dentro del Título B3 -3 (Información y Comunicación). Las cifras que figuran a continuación constituyen, en esta fase, las mejores estimaciones disponibles de los créditos suplementarios necesarios y podrán revisarse en el marco del procedimiento anual APS (Annual Policy Strategy) de la Comisión. 6.1.1 Intervención financiera CC en millones de EUR (cifra aproximada al 3er decimal) >SITIO PARA UN CUADRO> 6.1.2 Asistencia técnica y administrativa (ATA), gastos de apoyo (GA) y gastos de TI (créditos de compromiso) >SITIO PARA UN CUADRO> Líneas BA afectadas (punto 1 + 2) >SITIO PARA UN CUADRO> 6.2. Cálculo de los costes por medida prevista en la Parte B (para todo el período de programación) CC en millones de EUR (cifra aproximada al 3er decimal) >SITIO PARA UN CUADRO> 6. INCIDENCIA EN LOS EFECTIVOS Y EN LOS GASTOS ADMINISTRATIVOS (1) 7.1. Incidencia en los recursos humanos Para el año 2002, la DG PRESS no solicita ningún refuerzo de sus efectivos a título de la presente Comunicación. Durante el año 2002, la DG PRESS tiene previsto poner en marcha las actividades descentralizadas en cumplimiento de las nuevas orientaciones resumidas en la presente Comunicación con los efectivos que se le asignarán en 2002 en el marco de la asignación anual de efectivos de la Institución. No obstante, por lo que se refiere a las necesidades de recursos humanos para los años posteriores, a finales de 2001- principios de 2002 se procederá a una evaluación de los recursos necesarios en función de los recursos disponibles y de las necesidades identificadas, con vistas a incluir en el APS 2003 las eventuales peticiones necesarias de efectivos suplementarios. Por otra parte, deberá reforzarse el sistema de rotación de las Oficinas de Representación. Con este propósito, y para que dicho refuerzo resulte eficaz habida cuenta de las dificultades de gestión del cuadro de efectivos, la DG PRESS, de acuerdo con la DG BUDG y la DG ADMIN, elaborará una serie de procedimientos destinados a facilitar la reintegración del personal de las Oficinas de Representación al término de su periodo de destino en dichas Oficinas. 7.2 Incidencia financiera global de los recursos humanos >SITIO PARA UN CUADRO> 7.3 Otros gastos de funcionamiento que se derivan de la acción >SITIO PARA UN CUADRO> Los importes corresponden a los gastos totales de la acción durante 12 meses. * Misiones (A0 -7010) 300.000 Misiones para responder a las nuevas necesidades generadas por las actividades descentralizadas de comunicación e información de los funcionarios de las Oficinas de Representación hacia la Sede, de los funcionarios de las Oficinas de Representación en los Estados miembros y de los funcionarios de la Sede hacia las Oficinas de Representación en el marco de los controles internos * Reuniones (A0 -7030) 50.000 Importe correspondiente a la estimación previsible del número de reuniones en el marco de las nuevas actividades (5 reuniones suplementarias) * Estudios (A0 -7050) 50.000 Estudios y evaluaciones relativos al conjunto de las actividades desarrolladas por la DG PRESS en el marco de esta comunicación * Formación (A0 -706) 20.000 Deberán organizarse programas de formación específicos en materia de información, gestión y control * Oficinas en la Comunidad: edificios, material, funcionamiento (A0 -4200) 30.000 El importe es una estimación global de las necesidades eventualmente necesarias para financiar el incremento de las actividades de las Oficinas de Representación. Esta estimación se validará en el marco del procedimiento presupuestario normal. * Explotación de los estudios de radiodifusión y televisión, y equipamientos audiovisuales 200.000 Con el fin de permitir una mayor difusión de la información comunitaria a través de la Unión, está previsto aumentar el número de sitios, equipando, en particular, a los enlaces de información con el material necesario para la recepción y registro de las transmisiones por satélite de la Comisión a través de su agencia de información EBS (Europa por Satélite). Está asimismo previsto desarrollar el sitio EBS tanto en la Intranet como en Internet. Se calcula que el coste de estas dos acciones ascenderá a 200.000 euros. Este importe deberá validarse coincidiendo con la preparación del proyecto de presupuesto. I. Total anual (7.2 + 7.3) 850.000 II. Duración de la acción 4 III. Coste total de la acción (I x II) 3.400.000 // EUR Años (a partir de 2003) EUR 8. SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN 8.1 Sistema de seguimiento Los sistemas de seguimiento internos se reforzarán con el fin de tener en cuenta las nuevas dimensiones de la política de información: descentralización y cooperación interinstitucional. 8.2 Modalidades y periodicidad de la evaluación prevista Deberán crearse instrumentos adecuados que permitan disponer de una evaluación sistemática - como mínimo anual - de las acciones de información. 9. MEDIDAS ANTIFRAUDE Todos los contratos, convenios y compromisos jurídicos celebrados entre la Comisión y los beneficiarios contemplan la posibilidad, durante los cinco años siguientes al término del período contractual, de un control in situ del beneficiario directo de la subvención comunitaria (o del beneficiario en segundo grado, en el caso de una actividad gestionada de manera descentralizada por la Comisión) por parte de la Comisión o el Tribunal de Cuentas, así como la posibilidad de exigir cualquier justificante de los gastos realizados en el marco de dichos contratos, convenios y compromisos jurídicos. Los beneficiarios de las subvenciones están sujetos a la presentación de informes y estados de contabilidad financiera, cuyo análisis se efectuará tanto desde el punto de vista del contenido como de la subvencionabilidad de los gastos, de acuerdo con el objeto de la financiación comunitaria y teniendo en cuenta las obligaciones contractuales y los principios de economía y buena gestión.