1.9.2009   

ES

Diario Oficial de la Unión Europea

L 228/3

(1)

Debido al uso generalizado de las nuevas tecnologías de información y comunicaciones por la Comisión y los Estados miembros, especialmente en los contactos con las autoridades nacionales competentes responsables de la ejecución de la política agrícola común (PAC), los documentos que obran en poder de la Comisión y los Estados miembros son cada vez más a menudo electrónicos o digitalizados.

(2)

La Comisión ha intensificado sus esfuerzos por establecer sistemas de información que faciliten la gestión electrónica de documentos y trámites en sus propios procedimientos de trabajo internos y en sus relaciones con las autoridades interesadas en la PAC. Paralelamente, los Estados miembros han creado sistemas de información nacionales para ajustarse a los requisitos de la gestión compartida de la PAC.

(3)

En este contexto y en vista de la necesidad de garantizar una gestión uniforme y armonizada de la CAP por todos los interesados, debe establecerse un marco jurídico y han de contemplarse normas comunes aplicables a los sistemas de información establecidos a efectos de la notificación de información y documentos a la Comisión por parte de los Estados miembros y las autoridades u organismos designados por ellos en el marco de la PAC.

(4)

Para cumplir eficazmente estos objetivos, el ámbito de aplicación de este marco jurídico debe definirse tanto desde el punto de vista de la legislación como de las partes interesadas.

(5)

En lo que respecta a la legislación, los Reglamentos (CE) no 247/2006, (CE) no 1405/2006, (EC) no 1234/2007, (CE) no 3/2008 y (CE) no 73/2009 y sus disposiciones de aplicación (denominados en los sucesivo «los Reglamentos de la PAC») prevén una amplia serie de obligaciones de los Estados miembros de notificar a la Comisión la información y los documentos necesarios para la aplicación de dichos Reglamentos. Por consiguiente, deben tenerse en cuenta de acuerdo con sus características específicas.

(6)

En lo que respecta a las partes interesadas, los derechos y obligaciones dispuestos en los Reglamentos de la PAC, tanto para la Comisión como para los Estados miembros y sus autoridades y organismos competentes, precisan la identificación exacta de las personas y autoridades responsables de las actuaciones y medidas adoptadas.

(7)

Los Reglamentos de la CAP contemplan en general que la información debe transmitirse por vía electrónica o mediante un sistema de información, pero no especifican necesariamente los principios aplicables. Para garantizar la coherencia y la buena gestión y simplificar los trámites para los usuarios y las autoridades responsables de los sistemas, conviene por lo tanto establecer principios comunes aplicables a todos los sistemas de información establecidos.

(8)

Para que los documentos puedan ser reconocidos como válidos a efectos de la Comisión y en los Estados miembros, debe ser posible garantizar la autenticidad, integridad y legibilidad con el paso del tiempo de los documentos y metadatos en todo el período en que deban conservarse.

(9)

Con vistas a facilitar esta garantía, las autoridades o las personas deben estar identificadas en los sistemas de información instalados, en virtud de las atribuciones que se les hayan otorgado. El proceso de identificación debe ser responsabilidad de las autoridades competentes contempladas en cada uno de los Reglamentos de la PAC. Sin embargo, en aras de la buena gestión, hay que dejar a la discreción de los Estados miembros y de la Comisión la determinación de la condiciones de designación de las personas facultadas, contemplando la designación a través de una entidad única de enlace. Además, se deben determinar las condiciones de concesión de derechos de acceso a los sistemas de información establecidos por la Comisión.

(10)

Dada la amplia serie de obligaciones de notificación consideradas dentro del ámbito de aplicación del presente Reglamento, los sistemas de información deben ponerse gradualmente a la disposición de las autoridades competentes de los Estados miembros. La obligación de notificación mediante esos sistemas de información debe aplicarse cuando las disposiciones correspondientes de los Reglamentos de la PAC contemplen la aplicación del presente Reglamento.

(11)

Los documentes deben gestionarse de conformidad con las normas de protección de datos personales. A este efecto serán de aplicación las normas generales del Derecho comunitario, especialmente la Directiva 95/46/CE del Parlamento Europeo y del Consejo, de 24 de octubre de 1995, relativa a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos (6), la Directiva 2002/58/CE del Parlamento Europeo y del Consejo, de 12 de julio de 2002, relativa al tratamiento de los datos personales y a la protección de la intimidad en el sector de las comunicaciones electrónicas (Directiva sobre la privacidad y las comunicaciones electrónicas) (7), el Reglamento (CE) no 1049/2001 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 30 de mayo de 2001, relativo al acceso del público a los documentos del Parlamento Europeo, del Consejo y de la Comisión (8) y el Reglamento (CE) no 45/2001 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 18 de diciembre de 2000, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales por las instituciones y los organismos comunitarios y a la libre circulación de estos datos (9).

(12)

Las medidas previstas en el presente Reglamento se ajustan al dictamen del Comité de gestión de pagos directos y del Comité de gestión de la organización común de mercados agrícolas.

—

Reglamento (CE) no 247/2006 y sus normas de aplicación,

—

Reglamento (CE) no 1405/2006 y sus normas de aplicación,

—

Reglamento (CE) no 1234/2007 y sus normas de aplicación,

—

Reglamento (CE) no 3/2008 y sus normas de aplicación,

—

Reglamento (CE) no 73/2009 y sus normas de aplicación.

a)

designará una entidad única de enlace encargada de lo siguiente:

b)

informar a la Comisión de la identidad y las señas de la entidad de enlace que haya designado.

a)

permitirán la identificación inequívoca de cada usuario e incorporarán medidas de control eficaces de los derechos de acceso para proteger contra el acceso, la eliminación, la alteración o la circulación ilícitos, dolosos o no autorizados de documentos, archivos, metadatos y fases del procedimiento;

b)

estarán equipados con sistemas de protección física contra las intrusiones y los incidentes medioambientales, así como de protección de los programas informáticos contra los atentados cibernéticos;

c)

prevendrán por medios diversos cualquier modificación no autorizada e incorporarán mecanismos de integridad para comprobar si un documento no se ha alterado con el paso del tiempo;

d)

mantendrán una pista de auditoría en cada fase esencial del procedimiento;

e)

salvaguardarán los datos almacenados en un medio que sea seguro tanto física como informáticamente conforme a lo dispuesto en la letra b);

f)

facilitarán procedimientos fiables de migración y conversión de formatos al efecto de garantizar la legibilidad y accesibilidad de los documentos durante todo el período de almacenamiento necesario;

g)

dispondrán de documentación técnica y funcional actualizada y suficientemente detallada sobre el funcionamiento y las características del sistema y las entidades organizativas responsables de las especificaciones técnicas o funcionales podrán consultar en todo momento esta documentación.