Sistemas de gestión y control de las ayudas concedidas a través de los Fondos Estructurales

Las disposiciones de este Reglamento están destinadas a velar por el buen funcionamiento de los sistemas de gestión y control de la ayuda concedida a través de los Fondos Estructurales, sistemas que son implantados por los Estados miembros. De esta forma cabe garantizar un nivel de calidad uniforme en lo que respecta a la certificación de los gastos para los cuales se solicita financiación de los Fondos Estructurales.

ACTO

Reglamento (CE) n° 438/2001 de la Comisión, de 2 de marzo de 2001, por el que se establecen disposiciones de aplicación del Reglamento (CE) n° 1260/1999 del Consejo en relación con los sistemas de gestión y control de las ayudas otorgadas con cargo a los Fondos Estructurales.

SÍNTESIS

La Comisión tiene el deber de ejecutar el presupuesto con arreglo a las normas de buena gestión financiera.

Gestión descentralizada

De cara al período 2000-2006, el Reglamento general sobre los Fondos Estructurales establece una gestión más descentralizada de las intervenciones. Esta descentralización implica que se perfeccionen los dispositivos de control, que son responsabilidad de los Estados miembros. La Comisión debe asegurarse de la eficacia y del correcto funcionamiento de los sistemas implantados.

El Reglamento contiene disposiciones que regulan la organización a nivel nacional, regional o local de las siguientes instancias:

• las autoridades de gestión (autoridades u organismos públicos o privados encargados de la gestión de una intervención);
• las autoridades pagadoras (autoridades u organismos públicos o privados encargados de expedir y presentar las solicitudes de pago y de recibir los pagos de la Comisión);
• los órganos intermedios (organismos o entidades de carácter público o privado que actúan por cuenta de una autoridad pagadora o de gestión ante los beneficiarios finales o los organismos o empresas que realizan las operaciones).

Sistemas de gestión y control:

Cada Estado miembro debe notificar a las autoridades de gestión, a las autoridades pagadoras y a los órganos intermedios una serie de orientaciones sobre la organización de los sistemas de gestión y control. Estos sistemas deben prever la definición, el reparto y la separación de las funciones dentro de la organización considerada, así como procedimientos para verificar:

• la entrega de los productos y servicios cofinanciados;
• la realidad de los gastos declarados;
• la conformidad de los gastos con las normas nacionales y comunitarias en materia de subvencionabilidad de los gastos, contratación pública, ayudas estatales, protección del medio ambiente e igualdad de oportunidades.

Los Estados miembros deben comunicar las citadas orientaciones a la Comisión, la cual comprueba la conformidad de todas las disposiciones con la legislación comunitaria vigente. Los Estados miembros informan a la Comisión sobre los procedimientos y medidas adoptados en relación con:

• la recepción, la verificación y la validación de las solicitudes de reembolso de gastos;
• la ordenación, la ejecución y la contabilización de los pagos a los beneficiarios;
• la auditoría de los sistemas de gestión y control.

Auditoría

Los sistemas de gestión y control de los Estados miembros deben garantizar una auditoría que permita:

• conciliar los importes totales certificados a la Comisión con los registros de gastos individuales y los justificantes de los mismos;
• verificar la asignación y las transferencias de los fondos comunitarios y nacionales disponibles;
• disponer de cierta información, por ejemplo, los registros contables de los gastos realmente efectuados por los beneficiarios finales en cada operación financiada.

La autoridad de gestión mantendrá a disposición de la Comisión todos los documentos contables durante un período de tres años, a partir del pago del saldo correspondiente a una intervención.

La autoridad de gestión o la autoridad pagadora llevará una contabilidad de los importes de las ayudas comunitarias ya abonadas que deban recuperarse y velará por la rápida recuperación de dichos importes.

Certificación de los gastos

Los certificados de las declaraciones de gastos intermedios y finales los expedirá una persona o un servicio de la autoridad pagadora que sea independiente de los servicios que aprueben las solicitudes de pagos.

La declaración de gastos comprenderá únicamente los siguientes gastos:

• los que se hayan realizado de forma efectiva durante el período subvencionable y correspondientes a gastos pagados por los beneficiarios finales y que estén justificados mediante facturas saldadas;
• los correspondientes a operaciones seleccionadas para recibir cofinanciación dentro de la intervención en cuestión;
• los correspondientes, en su caso, a medidas respecto de las cuales toda la ayuda estatal haya sido autorizada formalmente por la Comisión.

Control por muestreo

Los Estados miembros organizarán controles de las operaciones con vistas a verificar el buen funcionamiento de los sistemas de gestión y control vigentes.

Al definir una muestra representativa de las operaciones aprobadas se tendrán en cuenta la necesidad de controlar operaciones de diversa naturaleza, y los factores de riesgo identificados. Los principales órganos intermedios y beneficiarios finales se someterán a un control al menos una vez durante la totalidad del período.

Los Estados miembros verificarán:

• que se hayan implantado de forma efectiva sistemas de gestión y control y que funcionen correctamente;
• que exista una correspondencia entre los documentos contables y los justificantes;
• que la auditoría sea suficiente;
• que la naturaleza del gasto y su fecha de realización se atengan a los requisitos comunitarios, basándose en un número adecuado de gastos individuales;
• que el destino efectivo de la operación se ajuste a los objetivos de la solicitud de cofinanciación comunitaria;
• que se respeten las normas y políticas comunitarias (competencia, contratación pública, medio ambiente, igualdad entre hombres y mujeres) y, en particular, los porcentajes de participación de los Fondos Estructurales según la localización y naturaleza de la intervención;
• que exista una cofinanciación nacional y/o regional efectiva.

Declaración al término de una intervención

La persona o el servicio responsable de expedir la declaración de cierre de una intervención basará su decisión en un examen de los sistemas de gestión y control.

Si los fallos observados no permiten dar por válidos la solicitud de pago del saldo ni el certificado final de gastos, la declaración incluirá una estimación del alcance del problema y de su incidencia financiera.

Forma y contenido de la información contable

En la medida de lo posible, los registros contables deberán presentarse en forma de registros informáticos que sirvan para efectuar controles documentales y físicos. La Comisión acordará con cada Estado miembro el contenido de los registros, los medios de transmisión de los mismos y el período necesario para la implantación de los sistemas informáticos exigidos, y garantizará la confidencialidad y la seguridad de la información.

Previa solicitud por escrito de la Comisión, los Estados miembros le transmitirán los datos mencionados en un plazo de diez días hábiles a contar desde la recepción de la solicitud.

ACTOS CONEXOS

Comunicación de la Comisión al Parlamento Europeo y al Consejo, de 6 de septiembre de 2004, titulada «Responsabilidades respectivas de los Estados miembros y de la Comisión en la gestión compartida de los Fondos Estructurales y del Fondo de Cohesión - Situación actual y perspectivas para el nuevo período de programación después de 2006» [COM (2004) 580 - no publicada en el Diario Oficial].

Comunicación de la Comisión, de 25 de abril de 2003, sobre la simplificación, clarificación, coordinación y flexibilidad en la gestión de las políticas estructurales 2000-2006 [C(2003) 1255 - no publicada en el Diario Oficial].

Reglamento (CE) n° 448/2001 de la Comisión, de 2 de marzo de 2001, por el que se establecen disposiciones de aplicación del Reglamento (CE) n° 1260/1999 del Consejo en relación con el procedimiento para las correcciones financieras de las ayudas otorgadas con cargo a los Fondos Estructurales [Diario Oficial L 64 de 6.3.2001].

Este Reglamento determina el procedimiento para aplicar correcciones financieras a las ayudas otorgadas con cargo a los Fondos Estructurales. Dichas correcciones serán efectuadas bien por los Estados miembros, bien por la Comisión.

Última modificación: 20.12.2005