ΕΥΡΩΠΑΪΚΗ ΕΠΙΤΡΟΠΗ
Βρυξέλλες, 11.10.2017
COM(2017) 590 final
ΕΚΘΕΣΗ ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ ΠΡΟΣ ΤΟ ΕΥΡΩΠΑΪΚΟ ΚΟΙΝΟΒΟΥΛΙΟ ΚΑΙ ΤΟ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟ
σχετικά με την αξιολόγηση του ευρωπαϊκού προτύπου για την έκδοση ηλεκτρονικών τιμολογίων, σύμφωνα με την οδηγία 2014/55/ΕΕ
1.Ιστορικό του φακέλου
Η οδηγία 2014/55/ΕΕ για την έκδοση ηλεκτρονικών τιμολογίων στο πλαίσιο των δημόσιων συμβάσεων 1 (εφεξής η «οδηγία) έχει στόχο την προώθηση της υιοθέτησης της ηλεκτρονικής τιμολόγησης στο πλαίσιο των δημοσίων συμβάσεων, διασφαλίζοντας τη διαλειτουργικότητα και βελτιώνοντας την ασφάλεια δικαίου. Εγκρίθηκε στις 16 Απριλίου 2014 από το Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο και το Συμβούλιο, ύστερα από διαδικασία ενδελεχούς προετοιμασίας με επικεφαλής την Επιτροπή και με τη συμμετοχή μεγάλου αριθμού ενδιαφερόμενων μερών.
Η οδηγία απαιτεί από τις αναθέτουσες αρχές να παραλαμβάνουν και να επεξεργάζονται ηλεκτρονικά τιμολόγια που συμμορφώνονται με το ευρωπαϊκό πρότυπο (EN) για την έκδοση ηλεκτρονικών τιμολογίων. Επίσης, η οδηγία προβλέπει ότι οι αρμόδιοι οργανισμοί τυποποίησης θα κινήσουν τη διαδικασία για τον σχεδιασμό αυτού του προτύπου. Η υποχρέωση αφορά μόνο τα τιμολόγια που σχετίζονται με τις δημόσιες συμβάσεις οι οποίες εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής των οδηγιών της ΕΕ για τις δημόσιες συμβάσεις.
Δεδομένου ότι το πρότυπο ΕΝ δεν υφίστατο τη στιγμή της έγκρισης, η οδηγία αναθέτει στην Επιτροπή (δυνάμει του άρθρου 3) την ευθύνη της αξιολόγησης του προτύπου όσον αφορά την πρακτικότητα, την ευκολία χρήσης και τα έξοδα εφαρμογής για τους τελικούς χρήστες, προτού τεθεί σε εφαρμογή το πρότυπο. Το πρότυπο EN εγκρίθηκε πρόσφατα από την Ευρωπαϊκή Επιτροπή Τυποποίησης (CEN) και η παρούσα έκθεση παρουσιάζει τα πορίσματα της διενεργηθείσας αξιολόγησης.
2.Η κατάρτιση του ευρωπαϊκού προτύπου για την έκδοση ηλεκτρονικών τιμολογίων
Σε συνέχεια της οδηγίας, στις 10 Δεκεμβρίου 2014 η Επιτροπή ανέθεσε 2 στην Ευρωπαϊκή Επιτροπή Τυποποίησης (CEN) την κατάρτιση του ευρωπαϊκού προτύπου για την έκδοση ηλεκτρονικών τιμολογίων, καθώς και των σχετικών παραδοτέων. Η Επιτροπή ανέθεσε στη CEN συγκεκριμένα τα ακόλουθα καθήκοντα:
-την κατάρτιση ενός ευρωπαϊκού προτύπου (EN) για το υπόδειγμα σημασιολογικών δεδομένων των βασικών στοιχείων του ηλεκτρονικού τιμολογίου·
-τον καθορισμό ενός περιορισμένου αριθμού συντακτικών δομών τιμολογίων οι οποίες συμμορφώνονται πλήρως με το ευρωπαϊκό πρότυπο·
-την κατάρτιση συντακτικών δεσμεύσεων, δηλαδή πληροφοριών που διευκρινίζουν τον τρόπο με τον οποίο το υπόδειγμα σημασιολογικών δεδομένων μπορεί να αναπαριστάται με τις καθορισμένες συντακτικές δομές, καθώς και των αντίστοιχων τεχνουργημάτων αυτόματης επικύρωσης·
-την κατάρτιση κατευθυντήριων γραμμών σχετικά με τη διαλειτουργικότητα των ηλεκτρονικών τιμολογίων στο επίπεδο της μετάδοσης· λαμβανομένης υπόψη της ανάγκης να εξασφαλίζεται η γνησιότητα της προέλευσης και η ακεραιότητα του περιεχομένου των ηλεκτρονικών τιμολογίων·
-την κατάρτιση κατευθυντήριων γραμμών σχετικά με την προαιρετική χρήση των επεκτάσεων τομέα ή χώρας σε συνδυασμό με το ευρωπαϊκό πρότυπο, συμπεριλαμβανομένης της μεθοδολογίας που πρέπει να εφαρμόζεται σε πραγματικό περιβάλλον·
-τη δοκιμή του ευρωπαϊκού προτύπου ως προς την πρακτική του εφαρμογή για τον τελικό χρήστη.
Η CEN, για να φέρει εις πέρας τα ανωτέρω καθήκοντα, συγκρότησε μια ειδική τεχνική επιτροπή (TC434) και έξι ομάδες εργασίας (μία για κάθε ένα από τα προαναφερθέντα ζητήματα). Η τεχνική επιτροπή αποτελείται από τεχνικούς εμπειρογνώμονες στην έκδοση ηλεκτρονικών τιμολογίων από τους εθνικούς οργανισμούς τυποποίησης (NSO) σε διάφορα κράτη μέλη. Συμμετείχαν επίσης εμπειρογνώμονες του ιδιωτικού τομέα, καθώς και εκπρόσωποι των δημόσιων διοικήσεων. Η ευρεία αυτή συμμετοχή πολλών ενδιαφερόμενων μερών συνιστά ασφαλές εχέγγυο ότι το πρότυπο EN ευθυγραμμίζεται με τις τελευταίες εξελίξεις της αγοράς και τις ανάγκες των χρηστών.
Ως αποτέλεσμα αυτής της διαδικασίας, η CEN εξέδωσε επίσημα το πρότυπο και τον κατάλογο των συντακτικών δομών στις 28 Ιουνίου 2017, με αριθμό αναφοράς EN 16931.
Το κύριο παραδοτέο της τεχνικής επιτροπής είναι το ίδιο το πρότυπο, στο οποίο αναπαριστώνται τα βασικά στοιχεία του τιμολογίου. Τον Μάρτιο του 2016 το πρότυπο αποτέλεσε το αντικείμενο δημόσιας διαβούλευσης με όλους τους εθνικούς οργανισμούς τυποποίησης, κατά την οποία υποβλήθηκαν 600 παρατηρήσεις. Στη συνέχεια, η τεχνική επιτροπή εξέτασε τις εν λόγω παρατηρήσεις και κατάρτισε το τελικό σχέδιο του προτύπου EN, το οποίο τέθηκε σε ψηφοφορία. Το πρότυπο EN εγκρίθηκε ομόφωνα από τους εθνικούς οργανισμούς τυποποίησης. Όλα τα υπόλοιπα παραδοτέα υποβλήθηκαν επίσης σε ψηφοφορία και η τελευταία ψηφοφορία, με θέμα τις τεχνικές προδιαγραφές για τις συντακτικές δεσμεύσεις, ολοκληρώθηκε στις 29 Ιουνίου 2017.
Μια περαιτέρω σημαντική πτυχή των εργασιών σχετίζεται με το ζήτημα των συντακτικών δομών, οι οποίες αναπαριστούν τις γλώσσες προγραμματισμού που μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την εφαρμογή του προτύπου EN. Τόσο στην οδηγία όσο και στην ανάθεση της Επιτροπής αναφέρεται ότι η CEN θα πρέπει να καθορίσει έναν «περιορισμένο αριθμό συντακτικών δομών», δεδομένου ότι υφίστανται ποικίλες συντακτικές δομές που χρησιμοποιούνται ως μορφότυπο για το πρότυπο EN. Η τεχνική επιτροπή κατάφερε ώστε η συντριπτική πλειονότητα των μελών να καταλήξει σε συμφωνία ως προς τη χρήση ενός πολύ περιορισμένου αριθμού συντακτικών δομών, συγκεκριμένα των εξής δύο: διεπαγγελματικό τιμολόγιο UN/CEFACT CII (Cross Industry Invoice) και UBL 2.1.
3.Αξιολόγηση του προτύπου
Το άρθρο 3 της οδηγίας 2014/55/ΕΕ ορίζει ότι προτού εισαχθεί στα κράτη μέλη το ευρωπαϊκό πρότυπο για την έκδοση ηλεκτρονικών τιμολογίων, η πρακτική εφαρμογή του προτύπου θα πρέπει να έχει υποβληθεί σε επαρκείς δοκιμές. Η εν λόγω αξιολόγηση θα πρέπει να πραγματοποιείται σε συνδυασμό με την κατάρτιση του προτύπου και σ’ αυτήν θα πρέπει να συμμετέχουν τελικοί χρήστες. Θα πρέπει να εξετάζονται ειδικότερα πτυχές της πρακτικότητας και της ευχέρειας χρήσης, καθώς και να καταδεικνύεται ότι το πρότυπο μπορεί να υλοποιηθεί κατά τρόπο οικονομικά αποδοτικό και αναλογικό.
Η παρούσα έκθεση παρουσιάζει τα πορίσματα της αξιολόγησης αυτής, με βάση δύο κύριες πηγές:
·την τεχνική έκθεση της CEN από την ομάδα εργασίας 6 (WG6) της TC434 με τίτλο «Test of the European standard with respect to its practical application for an end user» (Δοκιμή του ευρωπαϊκού προτύπου ως προς την πρακτική του εφαρμογή για τον τελικό χρήστη), η οποία αφορά κατά κύριο λόγο τη δοκιμή των τεχνικών πτυχών του προτύπου,
·μια συμπληρωματική μελέτη που εκπονήθηκε από εξωτερικό ανάδοχο, την PWC, για την Επιτροπή το διάστημα μεταξύ Μαρτίου 2017 και Ιουλίου 2017. Η μελέτη επικεντρώθηκε περισσότερο στον πρακτικό αντίκτυπο για τους τελικούς χρήστες και διατίθεται στον δικτυακό τόπο της Επιτροπής, DG GROW/ Public procurement/ Studies.
3.1Αποτελέσματα της δοκιμής που πραγματοποίησε η CEN
Η τεχνική έκθεση περιγράφει τις δοκιμές του προτύπου EN σε σημασιολογικό και συντακτικό επίπεδο. Περιλαμβάνει επίσης τη μεθοδολογία και τις δοκιμές για τα τεχνουργήματα επικύρωσης. Τα εν λόγω τεχνουργήματα επικύρωσης αναπαριστούν υποχρεωτικά στοιχεία και κανόνες του προτύπου ΕΝ σε ανοικτό κώδικα πηγής και εξασφαλίζουν ότι θα είναι δυνατόν να ελέγχεται αυτόματα η συμμόρφωση του τιμολογίου με το πρότυπο EN.
Η έκθεση περιλαμβάνει τρεις κύριες ενότητες. Η πρώτη ενότητα αφορά τη σημασιολογική δοκιμή και περιλαμβάνει μια επισκόπηση της μεθοδολογίας, καθώς και περιγραφή της δοκιμής και των αποτελεσμάτων. Ομοίως, η δεύτερη ενότητα καλύπτει τη μεθοδολογία των συντακτικών δομών, τη δοκιμή και τα αποτελέσματα. Η τελική ενότητα περιέχει δύο υποκεφάλαια στα οποία περιγράφονται οι δοκιμές που διενεργήθηκαν, ούτως ώστε να διασφαλιστεί ότι το πρότυπο EN είναι κατάλληλο για πληρωμές και αυτόματη επεξεργασία αντίστοιχα.
Δεν προέκυψαν σοβαρά προβλήματα κατά τη διάρκεια της διαδικασίας δοκιμής. Αυτό οφείλεται πιθανόν στο γεγονός ότι η ομάδα εργασίας της CEN η οποία είναι αρμόδια για το πρότυπο ΕΝ είχε ήδη πραγματοποιήσει τον δικό της έλεγχο διασφάλισης της ποιότητας. Επίσης, η δοκιμή διεξήχθη παράλληλα με την κατάρτιση του προτύπου EN, ούτως ώστε τα προβλήματα να εξετάζονται παράλληλα αντί να συσσωρεύονται.
Στο σημασιολογικό επίπεδο, χάρη στη διαδικασία αυτή πράγματι βελτιώθηκε το πρότυπο EN, δεδομένου ότι οι ενημερωμένοι ορισμοί και σημειώσεις χρήσης που προέκυψαν θα βοηθήσουν τους φορείς υλοποίησης και τους τελικούς χρήστες να κατανοήσουν ευκολότερα το πρότυπο.
Η δοκιμή των συντακτικών δομών εστιάστηκε κυρίως στο να διασφαλιστεί ότι τα τεχνουργήματα επικύρωσης ήταν κατάλληλα για τον έλεγχο συμμόρφωσης, και βασίστηκε επίσης στα διδάγματα που αντλήθηκαν από το πρόγραμμα CEN WS/BII (εργαστήριο της CEN με θέμα τις επιχειρηματικές διεπιφάνειες διαλειτουργικότητας για τις δημόσιες συμβάσεις στην Ευρώπη - Business Interoperability Interfaces for public procurement in Europe). Η διαθεσιμότητα των τεχνουργημάτων επικύρωσης είναι καίριας σημασίας για να διευκολυνθεί η ουσιαστική χρήση του προτύπου EN από τους φορείς υλοποίησης.
3.2Συμπληρωματική μελέτη σχετικά με τον πρακτικό αντίκτυπο για τους τελικούς χρήστες
Για να συμπληρωθούν τα τεχνικά αποτελέσματα των δοκιμών της CEN, η Επιτροπή αποφάσισε να προβεί σε συμπληρωματική μελέτη, η οποία διενεργήθηκε από την PWC. Στόχος της μελέτης της PWC ήταν να αξιολογηθεί το πρότυπο EN σε σχέση με τα τρία βασικά κριτήρια που απαριθμούνται στην οδηγία 2014/55/ΕΕ, ως εξής:
1.Πρακτικότητα: Το κριτήριο αυτό αφορά στοιχεία όπως είναι η αποτελεσματικότητα, η χρησιμότητα και η καταλληλότητα για συγκεκριμένο σκοπό ή συγκεκριμένη κατάσταση.
2.Ευκολία χρήσης: Το κριτήριο αυτό συνεπάγεται αξιολόγηση της ευκολίας όσον αφορά τη χρήση και την εφαρμογή του προτύπου, λαμβάνοντας ιδίως υπόψη υφιστάμενα συστήματα όπως το Enterprise Resource Planning (ERP).
3.Έξοδα εφαρμογής: Το κριτήριο αυτό αφορά τα έξοδα εφαρμογής που θα βαρύνουν τους τελικούς χρήστες (τις αναθέτουσες αρχές και τους προμηθευτές τους) για την υποστήριξη του προτύπου και καλύπτει το σύνολο των καθορισμένων σεναρίων.
Η μεθοδολογία που χρησιμοποιήθηκε για τη μελέτη ξεκίνησε από τον καθορισμό διαφορετικών σεναρίων εφαρμογής. Το τελικό σύνολο σεναρίων κάλυπτε έξι χώρες: Γαλλία, Ιρλανδία, Ιταλία, Κάτω Χώρες, Νορβηγία και Πολωνία. Για τους σκοπούς ενδελεχούς ανάλυσης επιλέχθηκαν οι συγκεκριμένες χώρες προκειμένου να αντικατοπτρίζεται η ποικιλομορφία των καταστάσεων στην ΕΕ, με βάση τους ακόλουθους τομείς:
·Τομέας 1: Επίπεδο αποκέντρωσης/συγκέντρωσης για την έκδοση ηλεκτρονικών τιμολογίων σε εθνικό επίπεδο
·Τομέας 2: Επίπεδο ωριμότητας στον τομέα της έκδοσης ηλεκτρονικών τιμολογίων
·Τομέας 3: Χρήση των προτύπων για την έκδοση ηλεκτρονικών τιμολογίων
Η δεύτερη φάση του έργου αυτού εστιάστηκε στη συλλογή και την ενοποίηση των στοιχείων που ήταν απαραίτητα για την αξιολόγηση του προτύπου ΕΝ και την ανάλυση των στοιχείων αυτών. Η μελέτη στηρίχθηκε στα αποτελέσματα των δοκιμών που παρουσιάζονται στην έκθεση της CEN, η οποία εξέτασε την πρακτική εφαρμογή (καταλληλότητα για τον επιδιωκόμενο σκοπό) του προτύπου EN από τεχνική άποψη. Επιπλέον, τα στοιχεία συγκεντρώθηκαν μέσω έρευνας τεκμηρίωσης. Η έρευνα αυτή διεξήχθη για να αποσαφηνιστούν τα υφιστάμενα μοντέλα για την έκδοση ηλεκτρονικών τιμολογίων, οι ικανότητες που προσφέρουν και τα μοντέλα τιμολόγησης.
Τέλος, πραγματοποιήθηκαν στοχευμένες συνεντεύξεις με κράτη μέλη, περιφερειακές αρχές και περιφερειακούς εκπροσώπους του κλάδου, παρόχους υπηρεσιών και πωλητές λογισμικού. Κατά τη διάρκεια των συνεντεύξεων αυτών, οι συμμετέχοντες κλήθηκαν να απαντήσουν σ’ ένα προκαθορισμένο σύνολο ερωτήσεων. Οι συναντήσεις αυτές ηχογραφήθηκαν και καταγράφηκαν στα πρακτικά, τα οποία εγκρίθηκαν από τους αντίστοιχους συμμετέχοντες.
4.Πορίσματα της αξιολόγησης
Τα τρία κριτήρια που περιέχονται στην οδηγία εξετάζονται ένα προς ένα παρακάτω.
1.Πρακτικότητα
Η πρακτικότητα του ευρωπαϊκού προτύπου για την έκδοση ηλεκτρονικών τιμολογίων όσον αφορά την καταλληλότητά του για τον επιδιωκόμενο σκοπό επιβεβαιώθηκε από τις συνεντεύξεις με τις αρχές των κρατών μελών και τα ενδιαφερόμενα μέρη. Δεν εντοπίστηκε κανένα σημαντικό τεχνικό πρόβλημα. Επιπλέον, το πρότυπο ΕΝ εγκρίθηκε ομόφωνα από όλους τους εθνικούς φορείς τυποποίησης.
Το πρότυπο EN για την έκδοση ηλεκτρονικών τιμολογίων βασίζεται σε υφιστάμενα διεθνή πρότυπα τα οποία χρησιμοποιούνται ευρέως στην Ευρώπη. Η απόφαση να περιοριστεί ο αριθμός των μορφότυπων για την υλοποίηση του σημασιολογικού μοντέλου δεδομένων των βασικών στοιχείων του τιμολογίου στους μορφότυπους UBL 2.1 3 και UNCEFACT/CII θα οδηγήσει σε περαιτέρω απλούστευση, δεδομένου ότι πρόκειται για δύο πολύ κοινές συντακτικές δομές που χρησιμοποιούνται ήδη στην αγορά. Οι περισσότερες από τις αναθέτουσες αρχές που ερωτήθηκαν για τους σκοπούς της μελέτης θα δώσουν προτεραιότητα στην υποστήριξη μίας μόνο συντακτικής δομής, της UBL 2.1.
2.Ευκολία χρήσης
Το σημασιολογικό μοντέλο δεδομένων των βασικών στοιχείων ενός τιμολογίου, δεδομένου ότι καθορίζει ένα κοινό σύνολο πληροφοριακών στοιχείων ενός τιμολογίου, τα οποία καλύπτουν την πλειονότητα των επιχειρησιακών και νομικών απαιτήσεων, έχει μεγάλη αξία για τη δημιουργία φιλικών προς τον χρήστη και οικονομικά αποδοτικών συστημάτων για την έκδοση ηλεκτρονικών τιμολογίων.
Οι κεντρικές, περιφερειακές και τοπικές αρχές θεωρούν ότι ο ρόλος των πωλητών ERP και λογισμικού έχει καθοριστική σημασία. Ειδικότερα, η εγγενής εφαρμογή του προτύπου EN στις λύσεις τους θα μειώσει την ανάγκη για μετατροπή του μορφότυπου και, κατά συνέπεια, θα μειώσει σημαντικά την πολυπλοκότητα και το κόστος για τους τελικούς χρήστες.
Το πρότυπο ΕΝ θεωρείται ότι είναι ευέλικτο διότι παρέχει τη δυνατότητα χρήσης προαιρετικών στοιχείων, στα οποία περιλαμβάνονται τα πεδία ελεύθερου κειμένου και οι κατάλογοι κωδικών. Ωστόσο, το πλεονέκτημα αυτό ενδέχεται να οδηγήσει σε υπερβολικό πολλαπλασιασμό των προδιαγραφών χρήσης των βασικών στοιχείων του τιμολογίου (CIUS) και των επεκτάσεων. Σκοπός των προδιαγραφών CIUS είναι να βοηθούν τους φορείς υλοποίησης ώστε να επιλύουν τις πρακτικές πτυχές του σχεδιασμού των συστημάτων ΤΠ με βάση το πρότυπο EN. Η χρήση των CIUS και των επεκτάσεων θα πρέπει να παρακολουθείται και να περιορίζεται, ενδεχομένως μέσω συντονισμένης ευρωπαϊκής πρωτοβουλίας, με σκοπό τη διασφάλιση της διαλειτουργικότητας σε διασυνοριακό επίπεδο.
3.Πιθανά έξοδα εφαρμογής
Τα έξοδα που συνεπάγεται η εφαρμογή της έκδοσης ηλεκτρονικών τιμολογίων εξαρτώνται σε μεγάλο βαθμό από τις δύο εξής βασικές μεταβλητές σε κάθε χώρα: το επίπεδο ωριμότητας και την αρχιτεκτονική που έχει επιλεγεί από τον δημόσιο τομέα για την έκδοση ηλεκτρονικών τιμολογίων.
Η ωριμότητα στον τομέα της έκδοσης ηλεκτρονικών τιμολογίων σε εθνικό επίπεδο προσδιορίζεται βάσει των ποσοστών της εφαρμογής της στον δημόσιο και τον ιδιωτικό τομέα, της ύπαρξης ανταγωνιστικής αγοράς υπηρεσιών και λύσεων για την έκδοση ηλεκτρονικών τιμολογίων, και του επιπέδου ετοιμότητας όσον αφορά την οργάνωση και την ΤΠ. Ο αντίκτυπος του προτύπου EN, όσον αφορά τα έξοδα και την πολυπλοκότητα, θα είναι χαμηλότερος στα κράτη μέλη με υψηλά επίπεδα ωριμότητας. Ο αντίκτυπος θα είναι υψηλότερος σε κράτη μέλη στα οποία η εφαρμογή της έκδοσης ηλεκτρονικών τιμολογίων είναι χαμηλή, ο αριθμός των παρόχων λύσεων και υπηρεσιών είναι περιορισμένος και η εθνική υποδομή ΤΠ δεν έχει είναι πολύ εξελιγμένη.
Ο αντίκτυπος του προτύπου EN θα εξαρτηθεί επίσης από την εθνική νομοθεσία, τις εθνικές πολιτικές και τις σχετικές απαιτήσεις. Οι κυβερνήσεις θα ωφεληθούν από την κατάρτιση μιας στρατηγικής για την εφαρμογή της οδηγίας 2014/55/ΕΕ (από την ελάχιστη συμμόρφωση με την οδηγία έως την πλήρη αυτοματοποίηση της διαδικασίας έκδοσης τιμολογίων) και την εκπόνηση σχεδίου για την καθιέρωσή της σε εθνικό επίπεδο. Πολλές χώρες αποκόμισαν θετικές εμπειρίες από την εφαρμογή ανάλογων στρατηγικών. Ενδέχεται να απαιτηθεί η χρήση της έκδοσης ηλεκτρονικών τιμολογίων για τους προμηθευτές του δημόσιου τομέα, συμπεριλαμβανομένης της χρήσης ειδικών μορφότυπων.
Διαπιστώθηκαν δύο διαφορετικές αρχιτεκτονικές για την έκδοση ηλεκτρονικών τιμολογίων στο πλαίσιο των δημοσίων συμβάσεων, οι οποίες χρησιμοποιούνται ήδη στα περισσότερα κράτη μέλη, και συγκεκριμένα:
·ένας κεντρικός κόμβος (ή συνδυασμός πολλών κόμβων) που λαμβάνει όλα τα ηλεκτρονικά τιμολόγια (eInvoices) από τους προμηθευτές και τα αποστέλλει στον οικείο αναθέτοντα φορέα / στην οικεία αναθέτουσα αρχή (κεντρικό σύστημα)· ή
·ένα κατανεμημένο σύστημα βάσει του οποίου οι προμηθευτές πρέπει να αποστέλλουν τα ηλεκτρονικά τιμολόγια απευθείας στον οικείο αναθέτοντα φορέα / στην οικεία αναθέτουσα αρχή (κατανεμημένο σύστημα).
Τα κράτη μέλη με υψηλό επίπεδο ωριμότητας στον τομέα της έκδοσης ηλεκτρονικών τιμολογίων χαρακτηρίζονται από υψηλά ποσοστά εφαρμογής, ανταγωνιστικό περιβάλλον για τους παρόχους υπηρεσιών και λύσεων για την έκδοση ηλεκτρονικών τιμολογίων, και αυξημένη ετοιμότητα ως προς την οργάνωση και την ΤΠ.
Τα κράτη μέλη με ώριμη και αποκεντρωμένη αρχιτεκτονική για την έκδοση ηλεκτρονικών τιμολογίων θα βασιστούν στους παρόχους υπηρεσιών και λύσεων στον τομέα της έκδοσης ηλεκτρονικών τιμολογίων για την αναβάθμιση των συστημάτων τους, ούτως ώστε αυτά να υποστηρίζουν το πρότυπο EN, καθώς αυτοί προσφέρουν ανταγωνιστικές λύσεις σε δημόσιες και ιδιωτικές οντότητες όλων των μεγεθών. Στο σενάριο αυτό ο αντίκτυπος της εφαρμογής του προτύπου EN αναμένεται να είναι χαμηλός ή μέτρια χαμηλός, ανάλογα με την κατάσταση. Τα έξοδα για την αναβάθμιση των συστημάτων θα καλυφθούν από τους παρόχους υπηρεσιών και, κατά συνέπεια, από τους τελικούς χρήστες (τις αναθέτουσες αρχές και τους προμηθευτές τους). Το κόστος θα είναι οριακό εάν οι πάροχοι υπηρεσιών υποστηρίζουν πρότυπα που ευθυγραμμίζονται ήδη με το πρότυπο EN, ενώ θα είναι σχετικά υψηλότερο στην αντίθετη περίπτωση. Όλοι οι πωλητές του συστήματος ERP και οι πάροχοι υπηρεσιών έκδοσης ηλεκτρονικών τιμολογίων που ερωτήθηκαν για τους σκοπούς της μελέτης δήλωσαν ότι θα προσφέρουν λύσεις που θα είναι σύμφωνες με το πρότυπο EN ανάλογα με τη ζήτηση της αγοράς. Ωστόσο, τα έξοδα για την εφαρμογή του προτύπου ΕΝ θα αυξηθούν εάν χρησιμοποιηθεί μεγάλος αριθμός επεκτάσεων σε εθνικό και τομεακό επίπεδο, με αποτέλεσμα να μειωθούν σημαντικά τα οφέλη που προκύπτουν από ένα κοινό πρότυπο.
Στα κράτη μέλη με ώριμη και κεντρική αρχιτεκτονική για την έκδοση ηλεκτρονικών τιμολογίων ο αντίκτυπος του προτύπου ΕΝ για τους τελικούς χρήστες θα είναι γενικά χαμηλός. Οι φορείς που διαχειρίζονται το κεντρικό σύστημα για την έκδοση ηλεκτρονικών τιμολογίων θα πραγματοποιήσουν τις απαραίτητες αλλαγές για την υποστήριξη του προτύπου EN και θα καλύψουν τα σχετικά έξοδα. Για παράδειγμα, στη Γαλλία, το σύστημα που χρησιμοποιείται από τον Ιανουάριο του 2017, το Chorus Pro, βασίζεται στην εφαρμογή μιας κοινής λύσης για όλους τους προμηθευτές (ιδιωτικούς και δημόσιους) του δημόσιου τομέα. Το πρότυπο EN δεν θα έχει αντίκτυπο για τις (μικρές) υπηρεσίες της δημόσιας διοίκησης, διότι το Chorus Pro παρέχεται χωρίς καμία επιβάρυνση για τη δημόσια διοίκηση ή τους προμηθευτές. Το πρότυπο EN δεν επηρεάζει ούτε τις ΜΜΕ, διότι εξακολουθούν να έχουν τη δυνατότητα να αποστέλλουν τα τιμολόγια σε μορφή PDF στις δημόσιες διοικήσεις.
Οι μικρές αναθέτουσες αρχές θα αποφασίσουν σχετικά με το ύψος των επενδύσεων και την αυτοματοποίηση των διαδικασιών στο πλαίσιο των υπηρεσιών και των λύσεων που θα χρησιμοποιήσουν για την έκδοση ηλεκτρονικών τιμολογίων, με βάση τις εθνικές απαιτήσεις και το επιχειρηματικό τους πλάνο. Το κόστος για την αγορά του προτύπου EN από τη CEN είναι σχετικά χαμηλό, αλλά η δωρεάν διαθεσιμότητα πληροφοριών μέσω του μηχανισμού «Συνδέοντας την Ευρώπη» και της CEN σχετικά με το ευρωπαϊκό πρότυπο και τα συμπληρωματικά παραδοτέα του θεωρείται σημαντική.
Τα κράτη μέλη με χαμηλά επίπεδα ωριμότητας στον τομέα της έκδοσης ηλεκτρονικών τιμολογίων και με αποκεντρωμένη αρχιτεκτονική θα αντιμετωπίσουν προκλήσεις προκειμένου να επιτύχουν την υιοθέτηση και την εφαρμογή του προτύπου ΕΝ. Ωστόσο, η κυβέρνηση μπορεί να μετριάσει τις προκλήσεις αυτές παρέχοντας σαφείς οδηγίες και κανόνες, όπως η χρήση προτύπων. Επιπλέον, η ενημέρωση, η ευαισθητοποίηση, η προώθηση, η κατάρτιση, τα κέντρα δεξιοτήτων και η χρήση κοινών υπηρεσιών θα διαδραματίσουν σημαντικό ρόλο όσον αφορά την υποστήριξη της χρήσης του προτύπου ΕΝ. Στο σενάριο αυτό, ο αντίκτυπος του προτύπου EN αναμένεται να είναι σημαντικός και το συνδεόμενο κόστος προβλέπεται ότι θα είναι υψηλό. Εάν οι αναθέτουσες αρχές δεν επιλέξουν να χρησιμοποιήσουν κοινές υπηρεσίες, πράγμα που θα μείωνε σημαντικά και θα κατένειμε το κόστος, ή να εφαρμόσουν πολιτική ανταλλαγής και επαναχρησιμοποίησης, θα υπάρξουν επιπτώσεις για τον προϋπολογισμό τους. Στα κράτη μέλη με μικρή ωριμότητα στον τομέα της έκδοσης ηλεκτρονικών τιμολογίων που επέλεξαν να εφαρμόσουν ένα κεντρικό σύστημα για την έκδοση ηλεκτρονικών τιμολογίων, ο αντίκτυπος του προτύπου EN θα εξαρτηθεί από τις εθνικές απαιτήσεις και το επίπεδο ετοιμότητας στον δημόσιο και τον ιδιωτικό τομέα. Οι χώρες που έχουν επιβάλει τη χρήση προτύπων που είναι ήδη εναρμονισμένα με το πρότυπο EN δεν θα αντιμετωπίσουν καμιά σημαντική τεχνική πρόκληση. Εάν το επίπεδο ετοιμότητας είναι υψηλό, η εφαρμογή της έκδοσης ηλεκτρονικών τιμολογίων θα αυξηθεί ανάλογα. Οι αναθέτουσες αρχές θα υποστηρίζονται και θα διευκολύνονται μέσω του κεντρικού συστήματος· ενώ οι προμηθευτές θα βασίζονται σε εμπορικές επιχειρήσεις και, σε ορισμένες περιπτώσεις, δωρεάν υπηρεσίες θα παρέχονται για περιορισμένο αριθμό τιμολογίων. Ωστόσο, για να υλοποιηθούν τα εν λόγω οφέλη, απαιτούνται επενδύσεις από τις κεντρικές αρχές, ούτως ώστε να τεθεί σε εφαρμογή ένα ανάλογο κεντρικό σύστημα.
5.Αντίκτυπος για συγκεκριμένα ενδιαφερόμενα μέρη
Αντίκτυπος για τις μικρές αναθέτουσες αρχές
Οι συνεντεύξεις με περιφερειακές και τοπικές αρχές καταδεικνύουν ότι:
·η χρήση του προτύπου είναι καθοριστικής σημασίας για τις τοπικές αρχές, ούτως ώστε να μειωθεί το κόστος·
·ο συνηθέστερος τρόπος εφαρμογής του προτύπου ΕΝ αναμένεται να είναι μέσω της αναβάθμισης των συστημάτων ERP (Entreprise Resource Planning) τα οποία υποστηρίζουν εγγενώς το πρότυπο·
·με την προϋπόθεση ότι οι επεκτάσεις μπορούν να αποφευχθούν, η εφαρμογή του προτύπου ΕΝ αναμένεται να είναι οικονομικά προσιτή για όλες τις δημόσιες διοικήσεις.
Ως εκ τούτου, τα οφέλη που προκύπτουν από την απλοποίηση των διαδικασιών πληρωμής θεωρείται ότι υπερτερούν έναντι των περιορισμένων δαπανών εφαρμογής.
Όπως προαναφέρθηκε, η οδηγία 2014/55/ΕΕ ισχύει μόνο για συμβάσεις με αξία ανώτερη των ορίων που έχει θέσει η ΕΕ και, ως εκ τούτου, περιορίζει τον αριθμό των μικρών αναθετουσών αρχών για τις οποίες ισχύει η υποχρέωση αυτή. Σε γενικές γραμμές, θα εναπόκειται σε κάθε αναθέτουσα αρχή να αποφασίσει σχετικά με το επίπεδο αυτοματισμού και πολυπλοκότητας των συστημάτων ΤΠ της, καθώς και σχετικά με το ύψος των επενδύσεων που είναι πρόθυμη να πραγματοποιήσει. Η απόφαση αυτή θα βασιστεί στο επιχειρηματικό της πλάνο και τις εθνικές απαιτήσεις. Η χρηματοδότηση που παρέχεται από τον τομέα τηλεπικοινωνιών του μηχανισμού «Συνδέοντας την Ευρώπη» (CEF Telecom) θεωρείται ότι αποτελεί χρήσιμο μέσο για την υποστήριξη της εφαρμογής του προτύπου ΕΝ.
Αντίκτυπος στις ΜΜΕ
Από την οδηγία δεν απορρέει καμία υποχρέωση για τους ιδιώτες όσον αφορά τη χρήση της έκδοσης ηλεκτρονικών τιμολογίων, μολονότι οι εθνικοί κανόνες ενδέχεται να την καταστήσουν υποχρεωτική. Ωστόσο, σε περίπτωση που αποφασίσουν να χρησιμοποιήσουν την έκδοση ηλεκτρονικών τιμολογίων στις δημόσιες συμβάσεις, το πρότυπο EN θα ωφελήσει τις ΜΜΕ, καθώς θα εμποδίσει τις δημόσιες διοικήσεις στις διάφορες χώρες να απαιτούν διαφορετικές προδιαγραφές για την έκδοση ηλεκτρονικών τιμολογίων. Σε ορισμένα κράτη μέλη, η έκδοση ηλεκτρονικών τιμολογίων παρέχεται δωρεάν στις ΜΜΕ για περιορισμένο αριθμό ηλεκτρονικών τιμολογίων. Στην Ιταλία, το Εμπορικό Επιμελητήριο παρέχει μια ανάλογη υπηρεσία, στην οποία συμπεριλαμβάνεται επίσης η ηλεκτρονική αρχειοθέτηση.
Τέλος, το πρότυπο EN δεν περιέχει κάποια δέσμευση ως προς τη χρήση ηλεκτρονικών υπογραφών. Στα κράτη μέλη όπου η χρήση των ηλεκτρονικών υπογραφών για την έκδοση ηλεκτρονικών τιμολογίων στον δημόσιο τομέα είναι υποχρεωτική, οι σχετικές δαπάνες θα πρέπει να προβλέπονται στους προϋπολογισμούς των ΜΜΕ.
6.Προκλήσεις για το μέλλον
Τα ενδιαφερόμενα μέρη πρότειναν μια σειρά μέτρων για την υποστήριξη της καθιέρωσης του προτύπου EN και τη μεγιστοποίηση των πλεονεκτημάτων. Οι εν λόγω προκλήσεις παρατίθενται στη συνέχεια ανάλογα με το πόσο συχνά επαναλήφθηκαν:
·το υφιστάμενο περιβάλλον δοκιμών, το οποίο είναι ελεύθερα προσβάσιμο (διότι δεν απαιτείται επαλήθευση της ταυτότητας), θα πρέπει να ενισχυθεί περαιτέρω (π.χ. με πιο ουσιαστικές εξηγήσεις για τα σφάλματα, με ενημερώσεις ανάλογα με την εξέλιξη των τεχνουργημάτων επικύρωσης) και θα πρέπει να παρέχει παραδείγματα περίπλοκων και απλών τιμολογίων·
·ένα κεντρικό ευρωπαϊκό μητρώο καταχώρισης όλων των παρόχων υπηρεσιών και λύσεων οι οποίοι υποστηρίζουν το πρότυπο EN ή τις προδιαγραφές CIUS, ως βασικό στοιχείο ενός συστήματος διακυβέρνησης·
·σαφής τεκμηρίωση σχετικά με το πρότυπο EN και την εφαρμογή του·
·μια τεχνική υπηρεσία υποστήριξης για την παροχή στήριξης κατά την εφαρμογή του προτύπου EN·
·τα τεχνουργήματα επικύρωσης για το πρότυπο EN πρέπει να είναι προσβάσιμα από το κοινό και οι υπηρεσίες δοκιμής που διατίθενται μέσω μιας διεπαφής προγραμματισμού εφαρμογών (API) θα πρέπει να προωθούνται σε ευρύτερο κοινό·
·χρηματοδοτική στήριξη για τους φορείς υλοποίησης·
·θα μπορούσαν ενδεχομένως να ληφθούν υπόψη τα βασικά λεξιλόγια και οι σχετικές σημασιολογικές προδιαγραφές του προγράμματος ISA².
Για την καθιέρωση του προτύπου ΕΝ θα απαιτηθούν επικαιροποίηση και διακυβέρνηση. Για παράδειγμα, θα πρέπει να τεθεί σε εφαρμογή ένα σύστημα διακυβέρνησης για την αξιολόγηση των επεκτάσεων τόσο σε σημασιολογικό όσο και σε συντακτικό επίπεδο και να αναζητηθούν τα κοινά σημεία μεταξύ χωρών και τομέων, με βάση ελεγχόμενη διαδικασία.
Επιπλέον, υπάρχουν οφέλη για τους προμηθευτές του δημοσίου που υιοθετούν μια «μέγιστη στρατηγική» με βάση την πλήρη αυτοματοποίηση της διαδικασίας. Για την προώθηση της πρωτοβουλίας αυτής, ο ρόλος της τεχνικής επιτροπής και της Ευρωπαϊκής Επιτροπής θα είναι κρίσιμης σημασίας όσον αφορά την παροχή της αναγκαίας στήριξης.
7.Συμπέρασμα
Με την παρούσα έκθεση ολοκληρώνονται οι εργασίες για την κατάρτιση του ευρωπαϊκού προτύπου για την έκδοση ηλεκτρονικών τιμολογίων. Τα τρία κριτήρια που αναφέρονται στην οδηγία (πρακτικότητα, ευκολία χρήσης και των πιθανά έξοδα εφαρμογής) αξιολογήθηκαν. Σύμφωνα με τις δύο κύριες πηγές, την τεχνική έκθεση της CEN και τη μελέτη της PWC, το πρότυπο EN κρίνεται κατάλληλο για τον επιδιωκόμενο σκοπό.
Παράλληλα με τη διαβίβαση της παρούσας έκθεσης στο Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο και το Συμβούλιο, τα στοιχεία αναφοράς του προτύπου EN θα δημοσιευθούν στην Επίσημη Εφημερίδα της Ευρωπαϊκής Ένωσης. Σύμφωνα με το άρθρο 11 της οδηγίας, η εν λόγω δημοσίευση αποτελεί το χρονικό σημείο έναρξης των προθεσμιών που προβλέπονται στο άρθρο 11 παράγραφος 2 πρώτο εδάφιο της οδηγίας 2014/55/ΕΕ.
ΕΕ L 133 της 6.5.2014, σ. 1-11.
M/528 ΕΚΤΕΛΕΣΤΙΚΗ ΑΠΟΦΑΣΗ ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ C(2014) 7912 final, της 10.12.2014, σχετικά με αίτημα τυποποίησης προς τους ευρωπαϊκούς οργανισμούς τυποποίησης όσον αφορά ένα ευρωπαϊκό πρότυπο για την έκδοση ηλεκτρονικών τιμολογίων, καθώς και μια σειρά από συμπληρωματικά παραδοτέα τυποποίησης, σύμφωνα με τον κανονισμό (ΕΕ) αριθ. 1025/2012 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου (COMMISSION IMPLEMENTING DECISION C(2014) 7912 final of 10.12.2014 on a standardisation request to the European standardisation organisations as regards a European standard on electronic invoicing and a set of ancillary standardisation deliverables pursuant to Regulation (EU) No 1025/2012 of the European Parliament and of the Council)
Με απόφασή της, η Επιτροπή έχει υποδείξει τη συντακτική δομή UBL 2.1 για χρήση στις δημόσιες συμβάσεις. 2014/771/ΕΕ: Εκτελεστική απόφαση της Επιτροπής, της 31ης Οκτωβρίου 2014 , σχετικά με τον καθορισμό της Universal Business Language, έκδοση 2.1, για χρήση στις δημόσιες συμβάσεις – Κείμενο που παρουσιάζει ενδιαφέρον για τον ΕΟΧ