Απόφαση της Επιτροπής

της 15ης Μαΐου 2003

για τη θέσπιση του εσωτερικού κανονισμού του Γραφείου της Ευρωπαϊκής Κοινότητας για το Energy Star

(2003/367/ΕΚ)

Η ΕΠΙΤΡΟΠΗ ΤΩΝ ΕΥΡΩΠΑΪΚΩΝ ΚΟΙΝΟΤΗΤΩΝ,

Έχοντας υπόψη:

τη συνθήκη για την ίδρυση της Ευρωπαϊκής Κοινότητας,

τον κανονισμό (ΕΚ) αριθ. 2422/2001 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου, της 6ης Νοεμβρίου 2001, σχετικά με κοινοτικό πρόγραμμα επισήμανσης ενεργειακής απόδοσης για γραφειακό εξοπλισμό(1), και ιδίως το άρθρο 8 παράγραφος 4,

Εκτιμώντας τα ακόλουθα:

(1) Σύμφωνα με το άρθρο 8 παράγραφος 1 του κανονισμού (EΚ) αριθ. 2422/2001, συστάθηκε, κατ' εφαρμογή της απόφασης 2003/168/EΚ της Επιτροπής(2) το Γραφείο της Ευρωπαϊκής Κοινότητας για το Energy Star ("ECESB").

(2) Σύμφωνα με το άρθρο 8 παράγραφος 4 του κανονισμού, είναι σκόπιμο να θεσπιστεί ο εσωτερικός κανονισμός του ECESB, λαμβάνοντας υπόψη τη γνώμη που εξέφρασαν οι εκπρόσωποι των κρατών μελών εντός του ECESB,

ΕΞΕΔΩΣΕ ΤΗΝ ΠΑΡΟΥΣΑ ΑΠΟΦΑΣΗ:

Άρθρο μόνο

Με την παρούσα απόφαση θεσπίζεται ο εσωτερικός κανονισμός του Γραφείου της Ευρωπαϊκής Κοινότητας για το Energy Star, ο οποίος παρατίθεται στο επισυναπτόμενο παράρτημα.

Βρυξέλλες, 15 Μαΐου 2003.

Για την Επιτροπή

Loyola De Palacio

Αντιπρόεδρος

(1) ΕΕ L 332 της 15.12.2001, σ. 1.

(2) ΕΕ L 67 της 12.3.2003, σ. 22.

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ

Εσωτερικός κανονισμός του Γραφείου της Ευρωπαϊκής Κοινότητας για το Energy Star

Άρθρο 1

Σύγκληση συνεδριάσεων

1. Οι συνεδριάσεις του ECESB συγκαλούνται από τον πρόεδρο, είτε με δική του πρωτοβουλία, είτε κατόπιν αιτήματος των μελών του ECESB, που αποφασίζουν με απλή πλειοψηφία.

2. Ο πρόεδρος, συνεπικουρούμενος από τη γραμματεία, είναι υπεύθυνος για την εκπόνηση και την διανομή των προσκλήσεων, της ημερήσιας διάταξης και των υποστηρικτικών εγγράφων, καθώς και για την καθαρογράφηση και διανομή των σχετικών πρακτικών και τη σύνταξη του καταλόγου των συμμετεχόντων.

3. Γενικώς, σε κάθε συνεδρίαση επιτρέπεται να συμμετέχουν το πολύ τρεις εκπρόσωποι κάθε μέλους του ECESB.

Άρθρο 2

Ημερήσια διάταξη

1. Ο πρόεδρος καταρτίζει την ημερήσια διάταξη και την υποβάλλει στο ECESB.

2. Στην ημερήσια διάταξη γίνεται διάκριση μεταξύ:

α) θεμάτων επί των οποίων ζητείται η γνωμοδότηση του ECES·

β) άλλων θεμάτων τα οποία υποβάλλονται στο ECESB ενημερωτικά, είτε με πρωτοβουλία του προέδρου, είτε έπειτα από γραπτό αίτημα μέλους του ECESB.

Άρθρο 3

Τεκμκηρίωση η οποία πρέπει να αποστέλλεται στα μέλη του ECESB

1. Ο πρόεδρος αποστέλλει την πρόσκληση για τη σύγκληση συνεδρίασης, την ημερήσια διάταξη και τα έγγραφα εργασίας στα μέλη του ECESB, σύμφωνα με το άρθρο 12 παράγραφος 2, ει δυνατόν το αργότερο δεκατέσσερις ημερολογιακές ημέρες πριν από την ημερομηνία σύγκλησης της συνεδρίασης.

2. Σε επείγουσες περιπτώσεις, ο πρόεδρος δύναται, είτε μετά από αίτημα μέλους του ECESB, είτε με δική του πρωτοβουλία, να επισπεύσει το χρονικό διάστημα που αναφέρεται στην παράγραφο 1 σε πέντε εργάσιμες ημέρες πριν από την ημερομηνία σύγκλησης της συνεδρίασης.

Άρθρο 4

Γνώμη του ECESB

Κατά τη διαμόρφωση της γνώμης του το ECESB πρέπει να αποσκοπεί στην επίτευξη της μεγαλύτερης δυνατής συναίνεσης.

1. Ο πρόεδρος συγκεντρώνει τις γνώμες των μελών του ECESB, όπως προβλέπεται στον κανονισμό (EΚ) αριθ. 2422/2001. Η γνώμη των μελών του ECESB διατυπώνεται από τα παρόντα μέλη ή από τους εκπροσώπους τους.

2. Έπειτα από σχετικό αίτημα μέλους, η συγκέντρωση των απόψεων επί ενός θέματος μπορεί να αναβληθεί, εάν δεν έχουν αποσταλεί στα μέλη τα έγγραφα σχετικά με το συγκεκριμένο σημείο της ημερήσιας διάταξης, εντός του χρονοδιαγράμματος που προβλέπεται στο άρθρο 3 παράγραφοι 1 και 2.

Άρθρο 5

Εκπροσώπηση και απαρτία

1. Κάθε αντιπροσωπεία κράτους μέλους θεωρείται ότι είναι μέλος του ECESB και η σύνθεσή της προβλέπεται από το άρθρο 2 παράγραφος 2 της απόφασης 2003/168/EΚ. Με την άδεια του προέδρου, οι αντιπροσωπείες δύνανται να συμπεριλαμβάνουν εμπειρογνώμονες, δαπάναις των σχετικών κρατών μελών.

Η αντιπροσωπεία ενός κράτους μέλους δύναται, εάν παραστεί ανάγκη, να εκπροσωπήσει ένα άλλο κράτος μέλος κατ' ανώτατο όριο. Η μόνιμη αντιπροσωπεία του εκπροσωπούμενου κράτους μέλους οφείλει να ενημερώσει επ' αυτού τον πρόεδρο γραπτώς.

2. Κάθε ενδιαφερόμενο μέρος, όπως ορίζεται στο μέρος Β του παραρτήματος της απόφασης 2003/168/EΚ (κατασκευαστές, έμποροι λιανικής πώλησης, ομάδες προστασίας του περιβάλλοντος, ενώσεις καταναλωτών) θεωρείται ότι αποτελεί ένα μέλος του ECESB.

Ένα ενδιαφερόμενο μέρος δύναται να εκπροσωπήσει κατ' ανώτατο όριο ένα άλλο ενδιαφερόμενο μέρος. Το εκπροσωπούμενο μέρος οφείλει να ενημερώσει επ' αυτού τον πρόεδρο γραπτώς.

3. Δεν απαιτείται απαρτία για τις συσκέψεις του ECESB.

Άρθρο 6

Ομάδες εργασίας

1. Το ECESB δύναται να συγκροτήσει ομάδες εργασίας περιορισμένης διάρκειας, υπό την προεδρία εκπροσώπου της Επιτροπής, για την εξέταση ειδικών θεμάτων.

2. Οι ομάδες υποβάλλουν την αναφορά τους στο ECESB. Για το σκοπό αυτό, δύνανται να ορίσουν εισηγητή.

Άρθρο 7

Προσχώρηση τρίτων μερών

Ο πρόεδρος δύναται να αποφασίσει να καλέσει εμπειρογνώμονες ή εκπροσώπους οργανισμών που δεν είναι μέλη του ECESB, κατόπιν αιτήματος μέλους ή με δική του πρωτοβουλία.

Άρθρο 8

Γραπτή διαδικασία

Η γνώμη του ECESB μπορεί να διατυπωθεί μέσω γραπτής διαδικασίας. Για το σκοπό αυτό, ο πρόεδρος αποστέλλει στα μέλη του ECESB τα έγγραφα επί των οποίων ζητείται η γνωμοδότησή τους, σύμφωνα με το άρθρο 12 παράγραφος 2. Το χρονικό διάστημα για να ανταποκριθούν δεν πρέπει να είναι μικρότερο από δεκατέσσερις ημερολογιακές ημέρες.

Άρθρο 9

Γραμματειακή υποστήριξη

Η Επιτροπή θα παράσχει γραμματειακή υποστήριξη στο ECESB και, εάν παραστεί ανάγκη, στις ομάδες εργασίας που συγκροτούνται σύμφωνα με το άρθρο 6.

Άρθρο 10

Πρακτικά συνεδριάσεων

1. Τα πρακτικά κάθε συνεδρίασης συντάσσονται υπό την επίβλεψη του προέδρου. Τα πρακτικά περιλαμβάνουν ειδικότερα τις γνώμες που έχουν εκφραστεί κατά την έννοια του άρθρου 2 παράγραφος 2 στοιχείο α). Τα πρακτικά διαβιβάζονται στα μέλη του ECESB εντός δεκαπέντε εργάσιμων ημερών.

2. Τα μέλη του ECESB δύνανται να διαβιβάσουν στον πρόεδρο οιεσδήποτε γραπτές παρατηρήσεις τους επί των πρακτικών. Το ECESB ενημερώνεται σχετικά· εάν υπάρχουν διαφωνίες, η προτεινόμενη τροποποίηση συζητείται από το ECESB. Εάν η διαφωνία εξακολουθεί να υφίσταται, η προτεινόμενη τροποποίηση επισυνάπτεται στα πρακτικά.

Άρθρο 11

Κατάλογος συμμετεχόντων

Σε κάθε συνεδρίαση, ο πρόεδρος καταρτίζει τον κατάλογο των συμμετεχόντων, προσδιορίζοντας τις αρχές ή τους φορείς στους οποίους ανήκουν τα πρόσωπα που έχουν οριστεί από τα κράτη μέλη ως εκπρόσωποί τους.

Άρθρο 12

Αλληλογραφία

1. Η αλληλογραφία που αφορά το ECESB απευθύνεται στην Επιτροπή, υπόψη του προέδρου του ECESB.

2. Η αλληλογραφία που αφορά τις εθνικές αντιπροσωπείες του ECESB απευθύνεται στα πρόσωπα που έχουν οριστεί ως εθνικοί αντιπρόσωποι, ενώ παράλληλα αποστέλλεται αντίγραφο στις μόνιμες αντιπροσωπείες, ει δυνατόν με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο.

3. Η αλληλογραφία που αφορά τα ενδιαφερόμενα μέρη του ECESB απευθύνεται στo επίσημο γραφείο της οργάνωσης που έχει οριστεί για να εκπροσωπεί το ενδιαφερόμενο μέρος ή, κατόπιν αιτήματος του ενδιαφερόμενου μέρους, στο πρόσωπο που έχει οριστεί για το σκοπό αυτό από το ενδιαφερόμενο μέρος.

Άρθρο 13

Διαφάνεια

Οι αρχές και οι όροι που αφορούν την πρόσβαση του κοινού στα έγγραφα του ECESB είναι οι ίδιοι με όσα ορίζονται στον κανονισμό (EΚ) αριθ. 1049/2001 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου(1). Η απόφαση επί αιτημάτων πρόσβασης στα εν λόγω έγγραφα εναπόκειται στην Επιτροπή. Εάν το αίτημα απευθύνεται σε κράτος μέλος, το εν λόγω κράτος μέλος εφαρμόζει το άρθρο 5 του προαναφερθέντος κανονισμού.

(1) ΕΕ L 145 της 31.5.2001, σ. 43.