ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ

1.   ΤΕΧΝΙΚΗ ΕΝΝΟΙΑ ΤΗΣ «ΙΔΙΟΚΤΗΣΙΑΣ»

Η τεχνική έννοια της «ιδιοκτησίας» εφαρμόζεται στη σχέση μεταξύ του κράτους μέλους που είναι υπεύθυνο για την εισαγωγή δεδομένων στο VIS και των δεδομένων αυτών.

Η σχέση «ιδιοκτησίας» υλοποιείται με τη σύνδεση των στοιχείων αναγνώρισης του υπεύθυνου κράτους μέλους με τα δεδομένα που εισάγονται στο φάκελο της αίτησης θεώρησης.

Η «ιδιοκτησία» μιας αίτησης θεώρησης και των σχετικών αποφάσεων που λαμβάνονται από τις αρχές θεώρησης καταχωρίζεται στο VIS κατά τη δημιουργία του φακέλου αίτησης ή την εισαγωγή της σχετικής απόφασης στο VIS και δεν μπορεί να μεταβληθεί μεταγενέστερα.

2.   ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ ΚΑΙ ΣΥΝΔΕΣΗ ΑΙΤΗΣΕΩΝ

2.1.   Εισαγωγή δεδομένων κατά την αίτηση

Σε περιπτώσεις όπου η αίτηση υποβάλλεται στην αρχή κράτους μέλους που εκπροσωπεί άλλο κράτος μέλος, η εισαγωγή των δεδομένων στο VIS και κάθε μεταγενέστερη γνωστοποίηση σχετικά με τον φάκελο αίτησης περιλαμβάνουν την αναγνώριση του εκπροσωπούμενου κράτους, η οποία τηρείται ως χαρακτηριστικό «represented User» (εκπροσωπούμενος χρήστης) και λαμβάνεται από πίνακα κωδικών ίδιο με εκείνον που εφαρμόζεται στο κράτος μέλος που εισήγαγε τα δεδομένα στο VIS.

Όλοι οι φάκελοι αίτησης που συνδέονται, σύμφωνα με το άρθρο 8 παράγραφος 4 του κανονισμού VIS, ανήκουν στην «ιδιοκτησία» του ίδιου κράτους μέλους.

Όταν ένα κράτος μέλος αντιγράφει δακτυλικά αποτυπώματα από φάκελο αίτησης που έχει καταχωριστεί στο VIS, αυτό το κράτος μέλος έχει την «ιδιοκτησία» του νέου φακέλου αίτησης στον οποίο αντιγράφηκαν τα δακτυλικά αποτυπώματα.

2.2.   Εισαγωγή δεδομένων μετά από την υποβολή της αίτησης

Σε περιπτώσεις όπου ένα κράτος μέλος το οποίο εκπροσωπεί άλλο κράτος μέλος λαμβάνει αποφάσεις για την έκδοση θεώρησης, τη διακοπή της εξέτασης της αίτησης, την άρνηση της θεώρησης, την ακύρωση, ανάκληση ή μείωση της διάρκειας ισχύος της ή την παράταση της θεώρησης, σύμφωνα με τα άρθρα 10 έως 14 του κανονισμού VIS, η γνωστοποίηση για την εισαγωγή δεδομένων στο VIS περιλαμβάνει τα στοιχεία αναγνώρισης του εκπροσωπούμενου κράτους μέλους, που λαμβάνεται από πίνακα κωδικών ίδιο με εκείνον που εφαρμόζεται στο κράτος μέλος που εισήγαγε τα δεδομένα στο VIS.

Οι αποφάσεις για την έκδοση θεώρησης, για την παράταση θεώρησης με νέα αυτοκόλλητη θεώρηση και για τη μείωση της διάρκειας ισχύος θεώρησης με νέα αυτοκόλλητη θεώρηση εισάγονται στο VIS μαζί με τα δεδομένα της αυτοκόλλητης θεώρησης και υπάγονται στην ίδια «ιδιοκτησία».

Ο αριθμός της αυτοκόλλητης θεώρησης, που εισάγεται στο VIS σύμφωνα με το άρθρο 10 παράγραφος 1 στοιχείο ε) του κανονισμού VIS, αποτελείται, σύμφωνα με τις διατάξεις του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 856/2008 του Συμβουλίου (1), από συνδυασμό του εννεαψήφιου εθνικού αριθμού της αυτοκόλλητης θεώρησης (εάν αποτελείται από λιγότερα από εννέα ψηφία προστίθενται στην αρχή του τα αντίστοιχα μηδενικά) και του τριγράμματου κωδικού αναγνώρισης του κράτους μέλους έκδοσης (2).

2.3.   Σύνδεση αιτήσεων

2.3.1.   Σύνδεση αιτήσεων εάν έχει καταχωριστεί προηγούμενη αίτηση

Μόνο στο κράτος μέλος που έχει την «ιδιοκτησία» ενός φακέλου αίτησης επιτρέπεται η σύνδεση του φακέλου με άλλους φακέλους αίτησης του ίδιου αιτούντος, ή, για τους σκοπούς της διόρθωσης, η διαγραφή της σύνδεσης, σύμφωνα με το άρθρο 8 παράγραφος 3 του κανονισμού VIS.

Τα δακτυλικά αποτυπώματα αιτούντος αντιγράφονται, μόνο εντός προθεσμίας 59 μηνών, από τους συνδεδεμένους φακέλους του. Σε περίπτωση που τα δακτυλικά αποτυπώματα αιτούντος αντιγράφονται από προηγούμενο φάκελο αίτησης όχι παλαιότερο των 59 μηνών, η σύνδεση μεταξύ των φακέλων αίτησης δεν διαγράφεται.

2.3.2.   Σύνδεση αιτήσεων προσώπων που συνταξιδεύουν

Για τη σύνδεση φακέλων αίτησης προσώπων που συνταξιδεύουν, σύμφωνα με το άρθρο 8 παράγραφος 4 του κανονισμού VIS, οι αριθμοί αίτησης διαβιβάζονται στο VIS μαζί με την αξία που αντιστοιχεί στον τύπο της ομάδας που είναι είτε «οικογένεια» είτε «ταξιδιώτες». Η δημιουργία ομάδας ή, για τους σκοπούς διόρθωσης, η διαγραφή της σύνδεσης μεταξύ των μεμονωμένων μελών της ομάδας, μπορεί να πραγματοποιείται μόνο από το κράτος μέλος που έχει την «ιδιοκτησία» του ή των φακέλων αίτησης των μεμονωμένων αιτούντων εντός της ομάδας.

2.4.   Διαδικασίες όταν δεν απαιτείται η παροχή συγκεκριμένων δεδομένων εκ του νόμου ή είναι για αντικειμενικούς λόγους αδύνατο να δοθούν τα δεδομένα αυτά

Σύμφωνα με το άρθρο 8 παράγραφος 5 του κανονισμού VIS η μνεία «άνευ αντικειμένου» εισάγεται στα πεδία κειμένου διά χειρός, ή ενδεχομένως, με την επιλογή αξίας από πίνακα κωδικών. Εάν το πεδίο δεδομένων αποτελείται από περισσότερα από ένα στοιχεία, αυτή η μνεία πρέπει να χρησιμοποιείται για καθένα από αυτά τα στοιχεία.

Στην περίπτωση που δεν απαιτούνται δακτυλικά αποτυπώματα ή αυτά είναι αδύνατο να δοθούν, σύμφωνα με το άρθρο 8 παράγραφος 5 του κανονισμού VIS, συμπληρώνονται δύο Boolean πεδία στο VIS:

—	«fingerprintsNotRequired» (δακτυλικά αποτυπώματα — δεν απαιτούνται),

—	«fingerprintsNotApplicable» (δακτυλικά αποτυπώματα — άνευ αντικειμένου).

Τα πεδία αυτά συμπληρώνονται σύμφωνα με τον ακόλουθο πίνακα που καταγράφει τρεις πιθανές περιπτώσεις:

—	όταν απαιτείται η παροχή δακτυλικών αποτυπωμάτων,

—	όταν δεν απαιτείται η παροχή δακτυλικών αποτυπωμάτων εκ του νόμου,

—	όταν είναι για αντικειμενικούς λόγους αδύνατο να δοθούν τα δακτυλικά αποτυπώματα.

Πεδίο του VIS	Απαιτείται η παροχή δακτυλικών αποτυπωμάτων	Δεν απαιτείται η παροχή δακτυλικών αποτυπωμάτων εκ του νόμου	Είναι για αντικειμενικούς λόγους αδύνατο να δοθούν τα δακτυλικά αποτυπώματα
«fingerprintsNotRequired»	FALSE (ΛΑΘΟΣ)	TRUE (ΣΩΣΤΟ)	FALSE
«fingerprintsNotApplicable»	FALSE	TRUE	TRUE

Επιπλέον, το ελεύθερο κείμενο που αντιστοιχεί στο πεδίο «ReasonForFingerprintNotApplicable» (λόγος —δακτυλικά αποτυπώματα— άνευ αντικειμένου) περιλαμβάνει τον πραγματικό λόγο.

Όταν ένα κράτος μέλος διαβιβάζει μόνο δεδομένα που αναφέρονται στο άρθρο 5 παράγραφος 1 στοιχεία α) και β) του κανονισμού VIS, σύμφωνα με το άρθρο 48 παράγραφος 3, η απουσία δεδομένων που αναφέρονται στο άρθρο 5 παράγραφος 1 στοιχείο γ) σημειώνεται με την εισαγωγή της μνείας «άνευ αντικειμένου», σε συνδυασμό με αναφορά στο άρθρο 48 παράγραφος 3 του κανονισμού VIS, στο πεδίο ελεύθερου κειμένου που να σημειώνει ότι δεν απαιτείται η παροχή δακτυλικών αποτυπωμάτων εκ του νόμου. Στα σχετικά πεδία πρέπει να αναγράφεται «FingerprintsNotRequired» TRUE και «FingerprintsNotApplicable» TRUE.

3.   ΠΡΟΣΒΑΣΗ ΣΤΑ ΔΕΔΟΜΕΝΑ

Η ημερομηνία αίτησης ασύλου χρησιμοποιείται σε συνδυασμό με έρευνες και ανακτήσεις δεδομένων για τους σκοπούς που αναφέρονται στο άρθρο 21 παράγραφος 2 του κανονισμού VIS. Επιπλέον, η ανάκτηση αιτήσεων, που είχαν συνδεθεί μεταξύ τους σύμφωνα με το άρθρο 8 παράγραφος 4 του κανονισμού VIS, είναι δυνατή μόνο για τις ομάδες τύπου οικογένειας (σύζυγος ή/και τέκνα) που αναφέρονται στο σημείο 2.3.2.

4.   ΤΡΟΠΟΠΟΙΗΣΗ, ΔΙΑΓΡΑΦΗ ΚΑΙ ΠΡΟΩΡΗ ΔΙΑΓΡΑΦΗ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ ΣΥΜΦΩΝΑ ΜΕ ΤΟ ΑΡΘΡΟ 24 ΤΟΥ ΚΑΝΟΝΙΣΜΟΥ VIS

Τα ακόλουθα δεδομένα που έχουν καταχωριστεί στο VIS δεν μπορούν να τροποποιηθούν:

—	ο αριθμός της αίτησης,

—	ο αριθμός της αυτοκόλλητης θεώρησης,

—	ο τύπος της απόφασης,

—	το εκπροσωπούμενο κράτος μέλος (εάν ισχύει),

—	το κράτος μέλος που είναι υπεύθυνο για την εισαγωγή των δεδομένων στο VIS.

Εάν τα προαναφερθέντα δεδομένα πρέπει να διορθωθούν, ο φάκελος της αίτησης ή τα δεδομένα σχετικά με τις αποφάσεις που ελήφθησαν από τις αρχές θεώρησης διαγράφονται και δημιουργείται νέος φάκελος. Μόνο το κράτος μέλος που έχει την «ιδιοκτησία» των δεδομένων τα οποία περιλαμβάνονται στον φάκελο αίτησης μπορεί να τα διαγράψει.

5.   ΤΗΡΗΣΗ ΑΡΧΕΙΩΝ ΠΟΥ ΑΦΟΡΟΥΝ ΤΙΣ ΠΡΑΞΕΙΣ ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΑΣ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ ΚΑΙ ΠΡΟΣΒΑΣΗ ΣΤΑ ΑΡΧΕΙΑ ΑΥΤΑ

5.1.   Τήρηση αρχείων που αφορούν τις πράξεις επεξεργασίας δεδομένων

Κάθε πράξη επεξεργασίας δεδομένων στο πλαίσιο του VIS καταχωρίζεται ως εγγραφή ημερολογίου (log entry) με πεδίο «TypeOfAction» (τύπος πράξης), στην οποία συμπεριλαμβάνεται ο σκοπός της πρόσβασης σύμφωνα με το άρθρο 34 παράγραφος 1 του κανονισμού VIS.

Η εγγραφή ημερολογίου καταχωρίζεται με μνεία της ημερομηνίας και της ώρας παραλαβής. Αυτή η μνεία θα χρησιμοποιηθεί κατόπιν για τον εντοπισμό των εγγραφών ημερολογίου που πρέπει να διαγραφούν.

Για όλες τις πράξεις επεξεργασίας δεδομένων, η αρχή που εισήγαγε ή έλαβε τα δεδομένα καταχωρίζεται στην εγγραφή ημερολογίου. Ο χρήστης και το κεντρικό VIS προσδιορίζονται στην εγγραφή ημερολογίου είτε ως αποστολέας είτε ως αποδέκτης.

Στην εγγραφή ημερολογίου δεν περιλαμβάνονται άλλα δεδομένα για τις πράξεις εκτός από την αρχή που εισήγαγε ή έλαβε τα δεδομένα και τον αριθμό της αίτησης θεώρησης. Καταγράφεται ο τύπος των δεδομένων που διαβιβάσθηκαν ή χρησιμοποιήθηκαν για την έρευνα όπως αναφέρεται στο άρθρο 34 παράγραφος 1 του κανονισμού VIS.

Όταν ευρεθούν από το VIS αρχεία που αναφέρονται στο άρθρο 34 παράγραφος 2 του κανονισμού VIS, με πεδίο «TypeOfAction» (τύπος πράξης) στο οποίο αναγράφεται είτε «Delete Application» (διαγραφή αίτησης) είτε «Automatic Deletion» (αυτόματη διαγραφή), το σύστημα αυτό υπολογίζει εάν έχει παρέλθει ένα έτος από τη λήξη της προθεσμίας διατήρησης που αναφέρεται στο άρθρο 23 παράγραφος 1, και σε καταφατική περίπτωση προβαίνει στη διαγραφή τους. Όλα τα αρχεία των πράξεων επεξεργασίας δεδομένων που έχουν τον ίδιο αριθμό αίτησης διαγράφονται ταυτόχρονα, εφόσον δεν είναι αναγκαία για τον έλεγχο της προστασίας δεδομένων, σύμφωνα με το άρθρο 34 παράγραφος 2 του κανονισμού VIS.

Τα αρχεία των πράξεων επεξεργασίας δεδομένων δεν τροποποιούνται ούτε διαγράφονται πριν από την πάροδο ενός έτους από τη λήξη της προθεσμίας διατήρησης που αναφέρεται στο άρθρο 23 παράγραφος 1 του κανονισμού VIS.

5.2.   Πρόσβαση στα αρχεία που αφορούν τις πράξεις επεξεργασίας δεδομένων

Η πρόσβαση στα αρχεία [ημερολόγια (logs)] που τηρούνται από τη διαχειριστική αρχή, σύμφωνα με το άρθρο 34 παράγραφος 1 του κανονισμού VIS, περιορίζεται στους δεόντως εξουσιοδοτημένους διαχειριστές του VIS και τον Ευρωπαίο Επόπτη Προστασίας Δεδομένων. Η διάταξη αυτή εφαρμόζεται, τηρουμένων των αναλογιών, στα αρχεία πρόσβασης σε αρχεία.

---

(1)  ΕΕ L 235 της 2.9.2008, σ. 1.

(2)  Εκτός από τη Γερμανία: ο κωδικός χώρας για τη Γερμανία είναι «D».