ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ I

ΕΣΩΤΕΡΙΚΟΣ ΚΑΝΟΝΙΣΜΟΣ ΤΟΥ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟΥ ΣΥΝΕΡΓΑΣΙΑΣ

Άρθρο 1

Γενικές διατάξεις

1.   Το Συμβούλιο Συνεργασίας που συγκροτήθηκε σύμφωνα με το άρθρο 268 παράγραφος 1 της συμφωνίας εκτελεί τα καθήκοντά του σύμφωνα με το άρθρο 268 της συμφωνίας.

2.   Σύμφωνα με το άρθρο 268 παράγραφος 5 της συμφωνίας, το Συμβούλιο Συνεργασίας απαρτίζεται από εκπροσώπους των μερών. Για τη σύνθεση του Συμβουλίου Συνεργασίας λαμβάνονται υπόψη τα ειδικά ζητήματα που πρόκειται να εξετασθούν σε κάθε συνεδρίαση. Το Συμβούλιο Συνεργασίας συνέρχεται σε υπουργικό επίπεδο.

3.   Σύμφωνα με το άρθρο 268 παράγραφος 2 της συμφωνίας και για την επίτευξη των στόχων της, το Συμβούλιο Συνεργασίας έχει την εξουσία να λαμβάνει δεσμευτικές για τα μέρη αποφάσεις. Το Συμβούλιο Συνεργασίας λαμβάνει τα κατάλληλα μέτρα για την εφαρμογή των αποφάσεών του, μεταξύ άλλων, εφόσον είναι αναγκαίο, μέσω της ανάθεσης εξουσιών σε ειδικά όργανα που έχουν συγκροτηθεί δυνάμει της παρούσας συμφωνίας, προκειμένου να ενεργούν εξ ονόματός του. Επίσης, το Συμβούλιο Συνεργασίας δύναται να διατυπώνει συστάσεις. Εκδίδει τις αποφάσεις και τις συστάσεις του κατόπιν συμφωνίας μεταξύ των μερών, μετά την ολοκλήρωση των αντίστοιχων εσωτερικών διαδικασιών. Το Συμβούλιο Συνεργασίας δύναται να μεταβιβάσει τις εξουσίες του στην Επιτροπή Συνεργασίας.

4.   Τα μέρη που υπόκεινται στον παρόντα εσωτερικό κανονισμό είναι εκείνα που ορίζονται στο άρθρο 285 της συμφωνίας.

Άρθρο 2

Προεδρία

Η προεδρία του Συμβουλίου Συνεργασίας ασκείται εκ περιτροπής από τα μέρη για περίοδο 12 μηνών. Η πρώτη περίοδος αρχίζει την ημερομηνία της πρώτης συνεδρίασης του Συμβουλίου Συνεργασίας και λήγει στις 31 Δεκεμβρίου του ίδιου έτους.

Άρθρο 3

Συνεδριάσεις

1.   Το Συμβούλιο Συνεργασίας συνεδριάζει τουλάχιστον μια φορά ετησίως και όποτε το απαιτούν οι περιστάσεις, με αμοιβαία συμφωνία των μερών. Εάν δεν συμφωνηθεί διαφορετικά από τα μέρη, το Συμβούλιο Συνεργασίας συνέρχεται στον συνήθη τόπο συνεδριάσεων του Συμβουλίου της Ευρωπαϊκής Ένωσης.

2.   Κάθε συνεδρίαση του Συμβουλίου Συνεργασίας διεξάγεται σε ημερομηνία που συμφωνείται από τα μέρη.

3.   Οι συνεδριάσεις του Συμβουλίου Συνεργασίας συγκαλούνται από κοινού από τους γραμματείς του Συμβουλίου Συνεργασίας, κατόπιν συμφωνίας με τον πρόεδρο του Συμβουλίου Συνεργασίας, το αργότερο 30 ημερολογιακές ημέρες πριν από την ημερομηνία της συνεδρίασης.

Άρθρο 4

Εκπροσώπηση

1.   Τα μέλη του Συμβουλίου Συνεργασίας είναι δυνατόν να εκπροσωπούνται σε περίπτωση κωλύματος. Αν ένα μέλος επιθυμεί να εκπροσωπηθεί, κοινοποιεί εγγράφως στον πρόεδρο του Συμβουλίου Συνεργασίας το όνομα του εκπροσώπου του πριν από τη συνεδρίαση.

2.   Ο εκπρόσωπος μέλους του Συμβουλίου Συνεργασίας ασκεί όλα τα δικαιώματα του εν λόγω μέλους.

Άρθρο 5

Αντιπροσωπείες

1.   Τα μέλη του Συμβουλίου Συνεργασίας είναι δυνατόν να συνοδεύονται από υπαλλήλους. Πριν από κάθε συνεδρίαση, ο πρόεδρος του Συμβουλίου Συνεργασίας ενημερώνεται, μέσω της Γραμματείας του Συμβουλίου Συνεργασίας, για την προβλεπόμενη σύνθεση της αντιπροσωπείας κάθε μέρους.

2.   Το Συμβούλιο Συνεργασίας έχει τη δυνατότητα, κατόπιν συμφωνίας μεταξύ των μερών, να προσκαλεί εκπροσώπους άλλων οργάνων των μερών ή ανεξάρτητους εμπειρογνώμονες σε ένα συγκεκριμένο θεματικό τομέα, για να συμμετάσχουν στις συνεδριάσεις του ως παρατηρητές ή να παράσχουν πληροφορίες επί συγκεκριμένων θεμάτων. Τα μέρη συμφωνούν σχετικά με τους όρους και τις προϋποθέσεις υπό τις οποίες οι εν λόγω παρατηρητές μπορούν να συμμετάσχουν στις συνεδριάσεις.

Άρθρο 6

Γραμματεία

Ένας υπάλληλος της Γενικής Γραμματείας του Συμβουλίου της Ευρωπαϊκής Ένωσης και ένας υπάλληλος της Δημοκρατίας του Καζαχστάν ασκούν από κοινού τα καθήκοντα των γραμματέων του Συμβουλίου Συνεργασίας.

Άρθρο 7

Αλληλογραφία

1.   Η αλληλογραφία που απευθύνεται στο Συμβούλιο Συνεργασίας διαβιβάζεται σε οποιονδήποτε από τους γραμματείς του Συμβουλίου Συνεργασίας, ο οποίος με τη σειρά του ενημερώνει τον έτερο γραμματέα.

2.   Οι γραμματείς του Συμβουλίου Συνεργασίας διασφαλίζουν ότι η αλληλογραφία που απευθύνεται στο Συμβούλιο Συνεργασίας προωθείται στον πρόεδρο του Συμβουλίου Συνεργασίας και διανέμεται, όταν κρίνεται σκόπιμο, στα μέλη του Συμβουλίου Συνεργασίας.

3.   Η αλληλογραφία του προέδρου του Συμβουλίου Συνεργασίας αποστέλλεται εξ ονόματός του στους παραλήπτες από τους γραμματείς του Συμβουλίου Συνεργασίας. Η εν λόγω αλληλογραφία διανέμεται, κατά περίπτωση, στα μέλη του Συμβουλίου Συνεργασίας.

Άρθρο 8

Εμπιστευτικότητα

Οι συνεδριάσεις του Συμβουλίου Συνεργασίας πραγματοποιούνται κεκλεισμένων των θυρών, εκτός εάν τα μέρη αποφασίσουν διαφορετικά. Όταν ένα μέρος υποβάλλει στο Συμβούλιο Συνεργασίας πληροφορίες που έχουν χαρακτηριστεί εμπιστευτικές, το άλλο μέρος αντιμετωπίζει τις πληροφορίες αυτές ως τέτοιες.

Άρθρο 9

Ημερήσια διάταξη των συνεδριάσεων

1.   Ο πρόεδρος του Συμβουλίου Συνεργασίας καταρτίζει προσωρινή ημερήσια διάταξη για κάθε συνεδρίαση του Συμβουλίου Συνεργασίας. Διαβιβάζεται από τους γραμματείς του Συμβουλίου Συνεργασίας στους παραλήπτες που αναφέρονται στο άρθρο 7 παράγραφος 3 το αργότερο 15 ημερολογιακές ημέρες πριν από τη συνεδρίαση.

Η προσωρινή ημερήσια διάταξη περιλαμβάνει τα σημεία που προτάθηκε στον πρόεδρο του Συμβουλίου Συνεργασίας να εγγραφούν στην ημερήσια διάταξη το αργότερο 21 ημέρες πριν από την έναρξη της συνεδρίασης. Τα σημεία αυτά εγγράφονται στην ημερήσια διάταξη μόνο εφόσον έχουν σταλεί τα σχετικά δικαιολογητικά έγγραφα στους γραμματείς του Συμβουλίου Συνεργασίας πριν από την ημερομηνία αποστολής της ημερήσιας διάταξης.

2.   Το Συμβούλιο Συνεργασίας εγκρίνει την ημερήσια διάταξη στην αρχή κάθε συνεδρίασης. Μπορεί να προστεθεί στην ημερήσια διάταξη οποιοδήποτε σημείο εκτός από αυτά που περιλαμβάνονται στην προσωρινή ημερήσια διάταξη, εάν συμφωνήσουν τα μέρη.

3.   Ο πρόεδρος του Συμβουλίου Συνεργασίας δύναται, κατόπιν διαβούλευσης με τα μέρη, να συντομεύει τα χρονικά διαστήματα που προβλέπονται στην παράγραφο 1, για να ληφθούν υπόψη ειδικές περιστάσεις.

Άρθρο 10

Πρακτικά

1.   Οι γραμματείς του Συμβουλίου Συνεργασίας συντάσσουν από κοινού σχέδιο πρακτικών κάθε συνεδρίασης του Συμβουλίου Συνεργασίας.

2.   Κατά γενικό κανόνα, για κάθε σημείο της ημερήσιας διάταξης τα πρακτικά περιλαμβάνουν:

α)	τα έγγραφα αναφοράς που υποβάλλονται στο Συμβούλιο Συνεργασίας,

β)	τις δηλώσεις των οποίων η καταχώριση στα πρακτικά ζητήθηκε από μέλος του Συμβουλίου Συνεργασίας και

γ)	τα ζητήματα που συμφωνήθηκαν από τα μέρη, όπως οι αποφάσεις που εκδόθηκαν, οι δηλώσεις που συμφωνήθηκαν και τυχόν συμπεράσματα.

3.   Το σχέδιο πρακτικών υποβάλλεται στο Συμβούλιο Συνεργασίας προς έγκριση. Το Συμβούλιο Συνεργασίας εγκρίνει το εν λόγω σχέδιο πρακτικών στην επόμενη συνεδρίασή του. Εναλλακτικά, το εν λόγω σχέδιο πρακτικών μπορεί να εγκριθεί γραπτώς.

Άρθρο 11

Αποφάσεις και συστάσεις

1.   Το Συμβούλιο Συνεργασίας λαμβάνει αποφάσεις και διατυπώνει συστάσεις με κοινή συμφωνία των μερών, μετά την ολοκλήρωση των αντίστοιχων εσωτερικών διαδικασιών τους.

2.   Το Συμβούλιο Συνεργασίας μπορεί επίσης να λαμβάνει αποφάσεις ή να διατυπώνει συστάσεις με γραπτή διαδικασία, εφόσον συμφωνούν τα μέρη. Προς τον σκοπό αυτόν, το σχέδιο απόφασης ή σύστασης διανέμεται γραπτώς από τον πρόεδρο του Συμβουλίου Συνεργασίας στα μέλη του, σύμφωνα με το άρθρο 7 παράγραφος 3, το αργότερο 21 ημερολογιακές ημέρες πριν από τη συνεδρίαση. Τα μέλη του Συμβουλίου Συνεργασίας γνωστοποιούν τυχόν επιφυλάξεις ή τροποποιήσεις που επιθυμούν να πραγματοποιήσουν εντός του εν λόγω χρονικού διαστήματος. Ο πρόεδρος του Συμβουλίου Συνεργασίας δύναται, σε διαβούλευση με τα μέρη, να επισπεύσει το χρονικό διάστημα, προκειμένου να ληφθούν υπόψη οι απαιτήσεις ειδικών περιπτώσεων.

3.   Οι πράξεις του Συμβουλίου Συνεργασίας, κατά την έννοια του άρθρου 268 παράγραφος 2 της συμφωνίας, φέρουν τον τίτλο «απόφαση» ή «σύσταση» αντίστοιχα, ο οποίος συνοδεύεται από αύξοντα αριθμό, την ημερομηνία έκδοσής τους και περιγραφή του αντικειμένου τους. Οι εν λόγω αποφάσεις και οι συστάσεις υπογράφονται από τον πρόεδρο του Συμβουλίου Συνεργασίας και επικυρώνονται από τους γραμματείς του Συμβουλίου Συνεργασίας. Οι εν λόγω αποφάσεις και συστάσεις διανέμονται σύμφωνα με το άρθρο 7 παράγραφος 3 του παρόντος εσωτερικού κανονισμού. Κάθε μέρος μπορεί να αποφασίσει για τη δημοσίευση των αποφάσεων και των συστάσεων του Συμβουλίου Συνεργασίας στην αντίστοιχη επίσημη εφημερίδα του.

4.   Κάθε απόφαση ή σύσταση του Συμβουλίου Συνεργασίας αρχίζει να ισχύει από την ημερομηνία έκδοσής της, εκτός εάν η απόφαση ή η σύσταση προβλέπει διαφορετικά.

Άρθρο 12

Γλώσσες

1.   Οι επίσημες γλώσσες του Συμβουλίου Συνεργασίας είναι οι επίσημες γλώσσες των μερών.

2.   Οι γλώσσες εργασίας του Συμβουλίου Συνεργασίας είναι η αγγλική και η ρωσική. Κατά τη διάρκεια των εργασιών του το Συμβούλιο Συνεργασίας χρησιμοποιεί τεκμηρίωση που έχει συνταχθεί στις εν λόγω γλώσσες, εκτός αν αποφασιστεί διαφορετικά.

Άρθρο 13

Έξοδα

1.   Κάθε μέρος αναλαμβάνει όλες τις δαπάνες τις οποίες συνεπάγεται η συμμετοχή του στις συνεδριάσεις του Συμβουλίου Συνεργασίας, τόσο όσον αφορά τα έξοδα προσωπικού, ταξιδιού και διαμονής, όσο και τα έξοδα ταχυδρομείου και τηλεπικοινωνιών.

2.   Οι δαπάνες διερμηνείας κατά τις συνεδριάσεις του Συμβουλίου Συνεργασίας, μετάφρασης και αναπαραγωγής των εγγράφων αναλαμβάνονται από την Ένωση.

3.   Οι λοιπές δαπάνες σχετικά με την υλική οργάνωση των συνεδριάσεων του Συμβουλίου Συνεργασίας βαρύνουν το μέρος που φιλοξενεί τις εν λόγω συνεδριάσεις.

Άρθρο 14

Επιτροπή Συνεργασίας και ειδικές υποεπιτροπές

1.   Σύμφωνα με το άρθρο 269 παράγραφος 1 της συμφωνίας, το Συμβούλιο Συνεργασίας επικουρείται κατά την εκτέλεση των καθηκόντων του από την Επιτροπή Συνεργασίας στους τομείς στους οποίους το Συμβούλιο Συνεργασίας έχει μεταβιβάσει εξουσίες σε αυτήν. Σύμφωνα με το άρθρο 269 παράγραφος 2 της συμφωνίας, η Επιτροπή Συνεργασίας απαρτίζεται από εκπροσώπους των μερών, κατά κανόνα σε επίπεδο ανώτερων υπαλλήλων.

2.   Η Επιτροπή Συνεργασίας προετοιμάζει τις συνεδριάσεις και τις εργασίες του Συμβουλίου Συνεργασίας, εφαρμόζει τις αποφάσεις του Συμβουλίου Συνεργασίας, κατά περίπτωση, και γενικότερα διασφαλίζει τη συνέχεια της σχέσης σύνδεσης και την ορθή λειτουργία της συμφωνίας. Η Επιτροπή Συνεργασίας εξετάζει κάθε ζήτημα που παραπέμπεται σε αυτήν από το Συμβούλιο Συνεργασίας, καθώς και οποιοδήποτε άλλο θέμα προκύπτει ενδεχομένως κατά την εφαρμογή της συμφωνίας. Η Επιτροπή Συνεργασίας υποβάλλει στο Συμβούλιο Συνεργασίας προτάσεις ή τυχόν σχέδια αποφάσεων ή συστάσεων προς έγκριση. Σύμφωνα με το άρθρο 268 παράγραφος 4 της συμφωνίας, το Συμβούλιο Συνεργασίας δύναται να μεταβιβάζει στην Επιτροπή Συνεργασίας οποιαδήποτε από τις εξουσίες του, περιλαμβανομένης της εξουσίας να λαμβάνει δεσμευτικές αποφάσεις.

3.   Η Επιτροπή Συνεργασίας λαμβάνει τις αποφάσεις και διατυπώνει συστάσεις για τις οποίες έχει εξουσιοδοτηθεί βάσει της συμφωνίας.

4.   Όταν η συμφωνία προβλέπει την υποχρέωση ή τη δυνατότητα διενέργειας διαβουλεύσεων ή όταν τα μέρη αποφασίσουν από κοινού να διαβουλεύονται μεταξύ τους, οι διαβουλεύσεις αυτές μπορούν να πραγματοποιούνται στο πλαίσιο της Επιτροπής Συνεργασίας, εκτός εάν ορίζεται διαφορετικά στη συμφωνία. Οι διαβουλεύσεις είναι δυνατόν να συνεχίζονται στο Συμβούλιο Συνεργασίας, εφόσον συμφωνούν αμφότερα τα μέρη.

5.   Σύμφωνα με το άρθρο 269 παράγραφος 6 της συμφωνίας, το Συμβούλιο Συνεργασίας δύναται να αποφασίσει τη σύσταση ειδικών υποεπιτροπών ή οποιωνδήποτε άλλων οργάνων που μπορούν να το επικουρούν κατά την εκτέλεση των καθηκόντων του και καθορίζει τη σύνθεση και τα καθήκοντα των εν λόγω επιτροπών ή οργάνων, καθώς και τον τρόπο λειτουργίας τους.

6.   Σύμφωνα με το άρθρο 25 παράγραφος 3 της συμφωνίας, το Συμβούλιο Συνεργασίας συγκροτεί υποεπιτροπή τελωνειακής συνεργασίας.

Άρθρο 15

Τροποποίηση του εσωτερικού κανονισμού

Ο παρών εσωτερικός κανονισμός δύναται να τροποποιηθεί σύμφωνα με το άρθρο 11.

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ II

ΕΣΩΤΕΡΙΚΟΣ ΚΑΝΟΝΙΣΜΟΣ ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ ΣΥΝΕΡΓΑΣΙΑΣ ΚΑΙ ΤΩΝ ΕΙΔΙΚΩΝ ΥΠΟΕΠΙΤΡΟΠΩΝ Ή ΟΠΟΙΩΝΔΗΠΟΤΕ ΑΛΛΩΝ ΟΡΓΑΝΩΝ ΠΟΥ ΕΧΕΙ ΣΥΓΚΡΟΤΗΣΕΙ ΤΟ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟ ΣΥΝΕΡΓΑΣΙΑΣ

Άρθρο 1

Γενικές διατάξεις

1.   Η Επιτροπή Συνεργασίας που συγκροτήθηκε σύμφωνα με το άρθρο 269 παράγραφος 1 της ενισχυμένης συμφωνίας εταιρικής σχέσης και συνεργασίας μεταξύ της Ευρωπαϊκής Ένωσης και των κρατών μελών της, αφενός, και της Δημοκρατίας του Καζαχστάν, αφετέρου («συμφωνία») επικουρεί το Συμβούλιο Συνεργασίας κατά την άσκηση των καθηκόντων του και εκτελεί τα καθήκοντα που προβλέπει η συμφωνία και της έχει αναθέσει το Συμβούλιο Συνεργασίας. Σύμφωνα με το άρθρο 269 παράγραφος 7 της συμφωνίας, το Συμβούλιο Συνεργασίας καθορίζει στον εσωτερικό κανονισμό του τα καθήκοντα και τη λειτουργία της Επιτροπής Συνεργασίας.

2.   Η Επιτροπή Συνεργασίας προετοιμάζει τις συνεδριάσεις και τις εργασίες του Συμβουλίου Συνεργασίας, εφαρμόζει τις αποφάσεις του Συμβουλίου Συνεργασίας, κατά περίπτωση, και γενικότερα διασφαλίζει τη συνέχεια της σχέσης σύνδεσης και την ορθή λειτουργία της συμφωνίας. Η Επιτροπή Συνεργασίας εξετάζει κάθε ζήτημα που παραπέμπεται σε αυτήν από το Συμβούλιο Συνεργασίας, καθώς και οποιοδήποτε άλλο θέμα προκύπτει ενδεχομένως κατά την εφαρμογή της συμφωνίας. Η Επιτροπή Συνεργασίας υποβάλλει στο Συμβούλιο Συνεργασίας προτάσεις ή τυχόν σχέδια αποφάσεων ή συστάσεων.

3.   Σύμφωνα με το άρθρο 269 παράγραφος 2 της συμφωνίας, η Επιτροπή Συνεργασίας απαρτίζεται από εκπροσώπους των μερών, κατά κανόνα σε επίπεδο ανώτερων υπαλλήλων. Οι εκπρόσωποι αυτοί είναι αρμόδιοι για τα ειδικά θέματα που πρόκειται να εξεταστούν σε κάθε συνεδρίαση της Επιτροπής Συνεργασίας. Σύμφωνα με το άρθρο 2 του παρόντος εσωτερικού κανονισμού, στην Επιτροπής Συνεργασίας προεδρεύει εκ περιτροπής ένας εκπρόσωπος της Ευρωπαϊκής Ένωσης και ένας εκπρόσωπος της Δημοκρατίας του Καζαχστάν.

4.   Σύμφωνα με το άρθρο 269 παράγραφος 5 της συμφωνίας, όταν η Επιτροπή Συνεργασίας συνεδριάζει σε ειδική σύνθεση για την εξέταση συναφών ζητημάτων που σχετίζονται με τον τίτλο III (Εμπόριο και επιχειρήσεις) της συμφωνίας («σύνθεση για εμπορικά θέματα»), απαρτίζεται από υπαλλήλους της Ευρωπαϊκής Επιτροπής και της Δημοκρατίας του Καζακστάν που είναι υπεύθυνοι για το εμπόριο και τα συναφή με το εμπόριο θέματα. Σύμφωνα με το άρθρο 2 του παρόντος εσωτερικού κανονισμού, ανώτερος εκπρόσωπος της Ευρωπαϊκής Επιτροπής ή της Δημοκρατίας του Καζαχστάν που είναι αρμόδιος για το εμπόριο και τα συναφή με το εμπόριο θέματα εκτελεί χρέη προέδρου της Επιτροπής Συνεργασίας, όταν συνεδριάζει στη σύνθεση για εμπορικά θέματα. Στις συνεδριάσεις συμμετέχει επίσης εκπρόσωπος της Ευρωπαϊκής Υπηρεσίας Εξωτερικής Δράσης.

5.   Σύμφωνα με το άρθρο 269 παράγραφος 4 της συμφωνίας, η Επιτροπή Συνεργασίας έχει την εξουσία να εκδίδει αποφάσεις στις περιπτώσεις που προβλέπονται στη συμφωνία και στους τομείς στους οποίους το Συμβούλιο Συνεργασίας έχει μεταβιβάσει εξουσίες σε αυτήν. Οι εν λόγω αποφάσεις είναι δεσμευτικές για τα μέρη, τα οποία λαμβάνουν τα αναγκαία μέτρα για την εκτέλεσή τους. Η Επιτροπή Συνεργασίας εκδίδει τις αποφάσεις της κατόπιν συμφωνίας μεταξύ των μερών, μετά την ολοκλήρωση των αντίστοιχων εσωτερικών διαδικασιών έγκρισης.

6.   Τα μέρη που υπόκεινται στον παρόντα εσωτερικό κανονισμό είναι εκείνα που ορίζονται στο άρθρο 285 της συμφωνίας.

Άρθρο 2

Προεδρία

Η προεδρία της Επιτροπής Συνεργασίας ασκείται εκ περιτροπής από τα μέρη για περίοδο 12 μηνών. Η πρώτη περίοδος αρχίζει την ημερομηνία της πρώτης συνεδρίασης του Συμβουλίου Συνεργασίας και λήγει στις 31 Δεκεμβρίου του ίδιου έτους.

Άρθρο 3

Συνεδριάσεις

1.   Η Επιτροπή Συνεργασίας συνεδριάζει τακτικά, τουλάχιστον μία φορά το έτος, εκτός εάν συμφωνηθεί διαφορετικά από τα μέρη. Ειδικές συνεδριάσεις της Επιτροπής Συνεργασίας μπορούν να πραγματοποιούνται με συμφωνία αμφότερων των μερών, κατόπιν αιτήματος ενός εξ αυτών.

2.   Οι συνεδριάσεις της Επιτροπής Συνεργασίας συγκαλούνται από τον πρόεδρό της σε τόπο και σε ημερομηνία που συμφωνούν τα μέρη. Η ανακοίνωση για τη σύγκληση της συνεδρίασης αποστέλλεται από τη γραμματεία της Επιτροπής Συνεργασίας το αργότερο 28 ημερολογιακές ημέρες πριν από τη συνεδρίαση, εκτός αν τα μέρη συμφωνήσουν διαφορετικά.

3.   Η Επιτροπή Συνεργασίας στη σύνθεση για εμπορικά θέματα συνέρχεται τουλάχιστον άπαξ ετησίως και όποτε το απαιτούν οι περιστάσεις, με αμοιβαία συμφωνία των μερών. Οι συνεδριάσεις συγκαλούνται από τον πρόεδρο της Επιτροπής Συνεργασίας στη σύνθεση για εμπορικά θέματα κατά τον τόπο, κατά την ημερομηνία και με τα μέσα που συμφωνούν τα μέρη. Η ανακοίνωση σύγκλησης της συνεδρίασης αποστέλλεται από τη γραμματεία της Επιτροπής Συνεργασίας στη σύνθεση για εμπορικά θέματα το αργότερο 15 ημερολογιακές ημέρες πριν από τη συνεδρίαση, εκτός αν τα μέρη συμφωνήσουν διαφορετικά.

4.   Οποτεδήποτε είναι εφικτό, οι τακτικές συνεδριάσεις της Επιτροπής Συνεργασίας συγκαλούνται εν ευθέτω χρόνω πριν από τις τακτικές συνεδριάσεις του Συμβουλίου Συνεργασίας.

5.   Κατ' εξαίρεση και εφόσον τα μέρη συμφωνούν, οι συνεδριάσεις της Επιτροπής Συνεργασίας μπορεί να πραγματοποιούνται μέσω των όποιων συμφωνηθέντων τεχνολογικών μέσων, όπως η βιντεοδιάσκεψη.

Άρθρο 4

Αντιπροσωπείες

Πριν από κάθε συνεδρίαση, τα μέρη ενημερώνονται, μέσω της γραμματείας της Επιτροπής Συνεργασίας, για την προβλεπόμενη σύνθεση των αντιπροσωπειών που θα συμμετάσχουν στη συνεδρίαση και από τις δύο πλευρές.

Άρθρο 5

Γραμματεία

1.   Ένας υπάλληλος της Ευρωπαϊκής Υπηρεσίας Εξωτερικής Δράσης και ένας υπάλληλος του Υπουργείου Εξωτερικών της Δημοκρατίας του Καζαχστάν ασκούν από κοινού τα καθήκοντα των γραμματέων της Επιτροπής Συνεργασίας. Εκτελούν τα γραμματειακά καθήκοντα από κοινού και σε πνεύμα αμοιβαίας εμπιστοσύνης και συνεργασίας, εκτός εάν προβλέπεται διαφορετικά από τον παρόντα εσωτερικό κανονισμό.

2.   Ένας υπάλληλος της Ευρωπαϊκής Επιτροπής και ένας υπάλληλος της Δημοκρατίας του Καζαχστάν που είναι αρμόδιοι για το εμπόριο και τα συναφή με το εμπόριο θέματα ασκούν από κοινού τα καθήκοντα των γραμματέων της Επιτροπής Συνεργασίας στη σύνθεση για εμπορικά θέματα.

Άρθρο 6

Αλληλογραφία

1.   Η αλληλογραφία που απευθύνεται στην Επιτροπή Συνεργασίας διαβιβάζεται σε οποιοδήποτε από τους γραμματείς της Επιτροπής Συνεργασίας, ο οποίος με τη σειρά του ενημερώνει τον έτερο γραμματέα.

2.   Οι γραμματείς της Επιτροπής Συνεργασίας διασφαλίζουν ότι η αλληλογραφία που απευθύνεται στην Επιτροπή Συνεργασίας προωθείται στον πρόεδρο της Επιτροπής Συνεργασίας και διανέμεται, όταν κρίνεται σκόπιμο, υπό μορφή εγγράφων που αναφέρονται στο άρθρο 7.

3.   Η αλληλογραφία του προέδρου της Επιτροπής Συνεργασίας αποστέλλεται εξ ονόματός του στους παραλήπτες από τους γραμματείς της Επιτροπής Συνεργασίας. Η εν λόγω αλληλογραφία διανέμεται, κατά περίπτωση, σύμφωνα με το άρθρο 7.

Άρθρο 7

Έγγραφα

1.   Τα έγγραφα διανέμονται μέσω των γραμματέων της Επιτροπής Συνεργασίας.

2.   Κάθε μέρος διαβιβάζει τα έγγραφά του στον γραμματέα του, ο οποίος διαβιβάζει τα εν λόγω έγγραφα στον γραμματέα του άλλου μέρους.

3.   Ο γραμματέας της Ένωσης διανέμει τα έγγραφα στους σχετικούς εκπροσώπους της Ένωσης και κοινοποιεί συστηματικά στον γραμματέα της Δημοκρατίας του Καζαχστάν την εν λόγω αλληλογραφία.

4.   Ο γραμματέας της Δημοκρατίας του Καζαχστάν διανέμει τα έγγραφα στους σχετικούς εκπροσώπους της Δημοκρατίας του Καζαχστάν και κοινοποιεί συστηματικά στον γραμματέα της Ένωσης την εν λόγω αλληλογραφία.

Άρθρο 8

Εμπιστευτικότητα

Οι συνεδριάσεις της Επιτροπής Συνεργασίας πραγματοποιούνται κεκλεισμένων των θυρών, εκτός εάν τα μέρη αποφασίσουν διαφορετικά. Όταν ένα μέρος υποβάλλει στην Επιτροπή Συνεργασίας πληροφορίες που έχουν χαρακτηριστεί εμπιστευτικές, το άλλο μέρος αντιμετωπίζει τις πληροφορίες αυτές ως τέτοιες.

Άρθρο 9

Ημερήσια διάταξη των συνεδριάσεων

1.   Η γραμματεία της Επιτροπής Συνεργασίας καταρτίζει προσωρινή ημερήσια διάταξη για κάθε συνεδρίαση της Επιτροπής Συνεργασίας, καθώς και σχέδιο επιχειρησιακών συμπερασμάτων, όπως προβλέπεται στο άρθρο 10, με βάση τις προτάσεις των μερών. Η προσωρινή ημερήσια διάταξη περιλαμβάνει σημεία για τα οποία η γραμματεία της Επιτροπής Συνεργασίας έλαβε αίτημα εγγραφής στην ημερήσια διάταξη από ένα μέρος. Τα σημεία της ημερήσιας διάταξης συνοδεύονται από τα σχετικά έγγραφα και υποβάλλονται το αργότερο 21 ημερολογιακές ημέρες πριν από τη συνεδρίαση.

2.   Η προσωρινή ημερήσια διάταξη και τα σχετικά έγγραφα διανέμονται σύμφωνα με το άρθρο 7 και το αργότερο 15 ημερολογιακές ημέρες πριν από τη συνεδρίαση.

3.   Η Επιτροπή Συνεργασίας εγκρίνει την ημερήσια διάταξη στην αρχή κάθε συνεδρίασης. Μπορεί να προστεθεί στην ημερήσια διάταξη οποιοδήποτε σημείο εκτός από αυτά που περιλαμβάνονται στην προσωρινή ημερήσια διάταξη, εάν συμφωνήσουν τα μέρη.

4.   Ο πρόεδρος της συνεδρίασης της Επιτροπής Συνεργασίας δύναται, κατόπιν συμφωνίας του έτερου μέρους, να προσκαλεί εκπροσώπους άλλων οργάνων των μερών ή ανεξάρτητους εμπειρογνώμονες σε ένα θεματικό τομέα σε ad hoc βάση να παρίστανται στις συνεδριάσεις της Επιτροπής Συνεργασίας, προκειμένου να παρέχουν πληροφορίες σχετικά με ειδικά θέματα. Τα μέρη διασφαλίζουν ότι οι εν λόγω εκπρόσωποι ή εμπειρογνώμονες τηρούν τυχόν απαιτήσεις εμπιστευτικότητας.

5.   Ο πρόεδρος της συνεδρίασης της Επιτροπής Συνεργασίας δύναται, κατόπιν διαβούλευσης με τα μέρη, να συντομεύει τα χρονικά διαστήματα που προβλέπονται στις παραγράφους 1 και 2, για να ληφθούν υπόψη ειδικές περιστάσεις.

Άρθρο 10

Πρακτικά και επιχειρησιακά συμπεράσματα

1.   Οι γραμματείς τηςΕπιτροπής Συνεργασίας συντάσσουν από κοινού σχέδιο πρακτικών κάθε συνεδρίασης της Επιτροπής Συνεργασίας.

2.   Κατά γενικό κανόνα, για κάθε σημείο της ημερήσιας διάταξης τα πρακτικά περιλαμβάνουν:

α)	κατάλογο των συμμετεχόντων στη συνεδρίαση, κατάλογο των υπαλλήλων που τους συνοδεύουν και κατάλογο παρατηρητών ή εμπειρογνωμόνων που συμμετείχαν στη συνεδρίαση,

β)	τα έγγραφα αναφοράς που υποβάλλονται στην Επιτροπή Συνεργασίας,

γ)	τις δηλώσεις των οποίων η καταχώριση στα πρακτικά ζητήθηκε από την Επιτροπή Συνεργασίας και

δ)	τα επιχειρησιακά συμπεράσματα της συνεδρίασης, όπως προβλέπεται στην παράγραφο 4.

3.   Το σχέδιο πρακτικών υποβάλλεται προς έγκριση στην Επιτροπή Συνεργασίας κατά την επόμενη συνεδρίασή της. Εναλλακτικά, το εν λόγω σχέδιο πρακτικών μπορεί να εγκριθεί γραπτώς. Το σχέδιο πρακτικών της Επιτροπής Συνεργασίας στη σύνθεση για εμπορικά θέματα εγκρίνεται εντός 28 ημερολογιακών ημερών έπειτα από κάθε συνεδρίαση. Σε όλους τους αποδέκτες που αναφέρονται στο άρθρο 7 αποστέλλεται αντίγραφο.

4.   Το σχέδιο επιχειρησιακών συμπερασμάτων κάθε συνεδρίασης της Επιτροπής Συνεργασίας συντάσσεται από τον γραμματέα της Επιτροπής Συνεργασίας του μέρους που ασκεί την προεδρία της Επιτροπής Συνεργασίας. Το εν λόγω σχέδιο επιχειρησιακών συμπερασμάτων διανέμεται στα μέρη μαζί με την ημερήσια διάταξη, κατά κανόνα το αργότερο 15 ημερολογιακές ημέρες πριν από την έναρξη της επόμενης συνεδρίασης. Το εν λόγω σχέδιο επιχειρησιακών συμπερασμάτων επικαιροποιείται κατά τη διεξαγωγή της συνεδρίασης, ώστε, στο τέλος της συνεδρίασης, εκτός εάν τα μέρη αποφασίσουν διαφορετικά, η Επιτροπή Συνεργασίας να εγκρίνει τα επιχειρησιακά συμπεράσματα, προσδιορίζοντας τις επακόλουθες δράσεις των μερών. Μόλις επέλθει συμφωνία επ' αυτών, τα επιχειρησιακά συμπεράσματα επισυνάπτονται στα πρακτικά και η εφαρμογή τους εξετάζεται κατά τη διάρκεια κάθε ακόλουθης συνεδρίασης της Επιτροπής Συνεργασίας. Για τον σκοπό αυτόν, η Επιτροπή Συνεργασίας εγκρίνει πρότυπο, που καθιστά δυνατό τον προσδιορισμό κάθε σημείου δράσης σε σχέση με συγκεκριμένη προθεσμία.

Άρθρο 11

Αποφάσεις και συστάσεις

1.   Σε ειδικές περιπτώσεις στις οποίες η συμφωνία παρέχει την εξουσία λήψης αποφάσεων ή διατύπωσης συστάσεων ή όταν εξουσιοδοτείται σχετικά από το Συμβούλιο Συνεργασίας, η Επιτροπή Συνεργασίας λαμβάνει τις εν λόγω αποφάσεις ή διατυπώνει τις εν λόγω συστάσεις. Η Επιτροπή Συνεργασίας λαμβάνει ι αποφάσεις και διατυπώνει συστάσεις κατόπιν κοινής συμφωνίας μεταξύ των μερών και μετά την ολοκλήρωση των αντίστοιχων εσωτερικών διαδικασιών. Κάθε απόφαση ή σύσταση υπογράφεται από τον πρόεδρο της Επιτροπής Συνεργασίας και επικυρώνεται από τους γραμματείς της Επιτροπής Συνεργασίας.

2.   Η Επιτροπή Συνεργασίας μπορεί να λαμβάνει αποφάσεις ή να διατυπώνει συστάσεις με γραπτή διαδικασία, εφόσον συμφωνούν τα μέρη. Η γραπτή διαδικασία συνίσταται σε ανταλλαγή υπομνημάτων μεταξύ των γραμματέων της Επιτροπής Συνεργασίας, οι οποίοι ενεργούν σε συμφωνία με τα μέρη. Προς τον σκοπό αυτόν, το σχέδιο απόφασης ή σύστασης διανέμεται γραπτώς σύμφωνα με το άρθρο 7 εντός 21 ημερολογιακών ημερών πριν από τη συνεδρίαση, χρονικό διάστημα εντός του οποίου γνωστοποιούνται τυχόν επιφυλάξεις ή τροποποιήσεις. Ο πρόεδρος της Επιτροπής Συνεργασίας δύναται, σε διαβούλευση με τα μέρη, να επισπεύσει τα χρονικά διαστήματα που ορίζονται στην παρούσα παράγραφο, για να ληφθούν υπόψη ειδικές περιστάσεις. Αφού συμφωνηθεί το κείμενο, η απόφαση ή η σύσταση υπογράφεται από τον πρόεδρο της Επιτροπής Συνεργασίας και επικυρώνεται από τους γραμματείς της Επιτροπής Συνεργασίας.

3.   Οι πράξεις της Επιτροπής Συνεργασίας φέρουν τον τίτλο «απόφαση» ή «σύσταση» αντίστοιχα. Κάθε απόφαση ή σύσταση της Επιτροπής Συνεργασίας αρχίζει να ισχύει από την ημερομηνία έκδοσής της, εκτός εάν προβλέπει διαφορετικά.

4.   Οι αποφάσεις και οι συστάσεις διανέμονται στα μέρη κατά το άρθρο 7.

5.   Κάθε μέρος μπορεί να αποφασίσει για τη δημοσίευση των αποφάσεων και των συστάσεων της Επιτροπής Συνεργασίας στην αντίστοιχη επίσημη εφημερίδα του.

Άρθρο 12

Υποβολή εκθέσεων

Η Επιτροπή Συνεργασίας υποβάλλει έκθεση στο Συμβούλιο Συνεργασίας σχετικά με τις δραστηριότητές της και τις δραστηριότητες των ειδικών υποεπιτροπών της ή οποιωνδήποτε άλλων οργάνων της σε κάθε τακτική συνεδρίαση του Συμβουλίου Συνεργασίας.

Άρθρο 13

Γλώσσες

1.   Οι επίσημες γλώσσες της Επιτροπής Συνεργασίας είναι οι επίσημες γλώσσες των μερών.

2.   Οι γλώσσες εργασίας της Επιτροπής Συνεργασίας είναι η αγγλική και η ρωσική. Κατά τη διάρκεια των εργασιών της η Επιτροπή Συνεργασίας χρησιμοποιεί τεκμηρίωση που έχει συνταχθεί στις εν λόγω γλώσσες, εκτός αν αποφασιστεί διαφορετικά.

Άρθρο 14

Έξοδα

1.   Κάθε μέρος αναλαμβάνει όλες τις δαπάνες τις οποίες συνεπάγεται η συμμετοχή του στις συνεδριάσεις της Επιτροπής Συνεργασίας, τόσο όσον αφορά τα έξοδα προσωπικού, ταξιδιού και διαμονής, όσο και τα έξοδα ταχυδρομείου και τηλεπικοινωνιών.

2.   Τις δαπάνες για τη διοργάνωση των συνεδριάσεων της Επιτροπής Συνεργασίας και την αναπαραγωγή εγγράφων αναλαμβάνει το μέρος που φιλοξενεί τις εν λόγω συνεδριάσεις.

3.   Οι δαπάνες διερμηνείας κατά τις συνεδριάσεις της Επιτροπής Συνεργασίας και μετάφρασης των εγγράφων από και προς τα αγγλικά και τα ρωσικά, όπως αναφέρεται στο άρθρο 13 παράγραφος 2, αναλαμβάνονται από το μέρος που φιλοξενεί τις εν λόγω συνεδριάσεις.

Η διερμηνεία και η μετάφραση από και προς άλλες γλώσσες καλύπτονται άμεσα από το αιτούν μέρος.

4.   Σε περιπτώσεις όπου η μετάφραση των εγγράφων στις επίσημες γλώσσες της Ένωσης είναι αναγκαία, οι δαπάνες αναλαμβάνονται από την Ένωση.

Άρθρο 15

Τροποποίηση του εσωτερικού κανονισμού

Ο παρών εσωτερικός κανονισμός μπορεί να τροποποιείται με απόφαση του Συμβουλίου Συνεργασίας σύμφωνα με το άρθρο 268 παράγραφος 1 της συμφωνίας.

Άρθρο 16

Ειδικές υποεπιτροπές ή άλλα όργανα

1.   Οι υποεπιτροπές συντίθενται από εκπροσώπους των μερών που εμπλέκονται στα συκεκριμένα ζητήματα που πρόκειται να αντιμετωπιστούν από κάθε εξειδικευμένη υποεπιτροπή. Εάν δεν προβλέπεται διαφορετικά στη συμφωνία ή δεν έχει συμφωνηθεί διαφορετικά στο πλαίσιο του Συμβουλίου Συνεργασίας, ο παρών εσωτερικός κανονισμός εφαρμόζεται τηρουμένων των αναλογιών για οποιαδήποτε υποεπιτροπή ή οποιοδήποτε άλλο όργανο.

2.   Οι υποεπιτροπές δύνανται, μεταξύ άλλων, στο πλαίσιο των αντίστοιχων αρμοδιοτήτων τους:

α)	να ανταλλάσσουν απόψεις επί παντός ζητήματος κοινού ενδιαφέροντος, συμπεριλαμβανομένων των μελλοντικών μέτρων και των πόρων που απαιτούνται για την υλοποίηση και εφαρμογή τους,

β)	να πραγματοποιούν τακτικές διαβουλεύσεις και να παρακολουθούν την εφαρμογή της συμφωνίας,

γ)	να θεσπίζουν πρακτικές ρυθμίσεις και μέτρα για θέματα που ορίζονται στη συμφωνία,

δ)	να διατυπώνουν συστάσεις,

ε)	εάν έχουν εξουσιοδοτηθεί από το Συμβούλιο Συνεργασίας, να ενεργούν για λογαριασμό του, για την εφαρμογή των αποφάσεών του σύμφωνα με το άρθρο 1 παράγραφος 3 του εσωτερικού κανονισμού του Συμβουλίου Συνεργασίας.

3.   Οι συνεδριάσεις των υποεπιτροπών ή οποιωνδήποτε άλλων οργάνων μπορούν να διοργανώνονται με ευέλικτο τρόπο, ανάλογα με τις ανάγκες που προκύπτουν, και να διεξάγονται με φυσική παρουσία, είτε στις Βρυξέλλες είτε στη Δημοκρατία του Καζαχστάν, ή, παραδείγματος χάριν, με τηλεδιάσκεψη. Οι υποεπιτροπές και κάθε άλλο όργανο λειτουργούν ως πλατφόρμα παρακολούθησης της προόδου, συζήτησης ορισμένων θεμάτων και προκλήσεων που προκύπτουν κατά τη διαδικασία αυτή και διατύπωσης συστάσεων και επιχειρησιακών συμπερασμάτων.

4.   Η γραμματεία της Επιτροπής Συνεργασίας λαμβάνει αντίγραφο όλης της σχετικής αλληλογραφίας, καθώς και των εγγράφων και ανακοινώσεων που αφορούν οποιαδήποτε υποεπιτροπή ή άλλο όργανο.

Άρθρο 17

Ο παρών εσωτερικός κανονισμός ισχύει, τηρουμένων των αναλογιών, για την Επιτροπή Συνεργασίας στη σύνθεση για εμπορικά θέματα, εκτός εάν προβλέπεται διαφορετικά.

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ

ΚΑΤΑΛΟΓΟΣ ΕΙΔΙΚΩΝ ΥΠΟΕΠΙΤΡΟΠΩΝ

1)	Υποεπιτροπή δικαιοσύνης, ελευθερίας και ασφάλειας

2)	Υποεπιτροπή για την ενέργεια, τις μεταφορές, το περιβάλλον και την κλιματική αλλαγή

3)	Υποεπιτροπή για την τελωνειακή συνεργασία