Beschluss der Kommission

vom 5. Dezember 2001

zur Änderung ihrer Geschäftsordnung

(Bekannt gegeben unter Aktenzeichen K(2001) 3714)

(2001/937/EG, EGKS, Euratom)

DIE KOMMISSION DER EUROPÄISCHEN GEMEINSCHAFTEN -

gestützt auf den Vertrag zur Gründung der Europäischen Gemeinschaft, insbesondere auf Artikel 218 Absatz 2,

gestützt auf den Vertrag über die Gründung der Europäischen Gemeinschaft für Kohle und Stahl, insbesondere auf Artikel 16,

gestützt auf den Vertrag zur Gründung der Europäischen Atomgemeinschaft, insbesondere auf Artikel 131,

gestützt auf den Vertrag über die Europäische Union, insbesondere auf Artikel 28 Absatz 1 und Artikel 41 Absatz 1 -

BESCHLIESST:

Artikel 1

Die Durchführungsbestimmungen zur Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 30. Mai 2001 über den Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten des Europäischen Parlaments, des Rates und der Kommission(1), deren Wortlaut sich im Anhang zu diesem Beschluss findet, werden der Geschäftsordnung der Kommission als Anhang beigefügt.

Artikel 2

Der Beschluss 94/90/EGKS, EG, Euratom(2) wird aufgehoben.

Artikel 3

Dieser Beschluss tritt am Tag seiner Veröffentlichung im Amtsblatt der Europäischen Gemeinschaften in Kraft.

Brüssel, den 5. Dezember 2001

Für die Kommission

Der Präsident

Romano Prodi

(1) ABl. L 145 vom 31.5.2001, S. 43.

(2) ABl. L 46 vom 18.2.1994, S. 58.

ANHANG

Durchführungsbestimmungen zur Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 des Europäischen Parlaments und des Rates über den Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten des Europäischen Parlaments, des Rates und der Kommission

In Erwägung nachstehender Gründe:

(1) Gemäß Artikel 255 Absatz 2 EG-Vertrag haben das Europäische Parlament und der Rat die Verordnung (EG) Nr. 1049/2001(1) über den Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten des Europäischen Parlaments, des Rates und der Kommission angenommen,

(2) Gemäß Artikel 255 Absatz 3 EG-Vertrag legt diese Verordnung die allgemeinen Grundsätze und Beschränkungen dieses Zugangsrechts fest und sieht in Artikel 18 vor, dass jedes Organ seine Geschäftsordnung an die Bestimmungen dieser Verordnung anpasst.

Artikel 1

Zugangsberechtigte

Unionsbürger und natürliche oder juristische Personen mit Wohnsitz oder Sitz in einem Mitgliedstaat üben ihr Recht auf Zugang zu den Dokumenten der Kommission nach Artikel 255 Absatz 1 EG-Vertrag und Artikel 2 Absatz 1 der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 gemäß den in den nachfolgenden Bestimmungen genannten Verfahren aus. Dieses Zugangsrecht umfasst die Dokumente der Kommission, das heißt Dokumente die von ihr erstellt wurden oder bei ihr eingegangen sind und sich in ihrem Besitz befinden.

Gemäß Artikel 2 Absatz 2 der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 kann allen natürlichen oder juristischen Personen, die keinen Wohnsitz oder Sitz in einem Mitgliedstaat haben, Zugang zu den Dokumenten der Kommission unter den gleichen Voraussetzungen wie den in Artikel 255 Absatz 1 EG-Vertrag genannten Zugangsberechtigten gewährt werden.

Gemäß Artikel 195 Absatz 1 EG-Vertrag haben diese Personen jedoch nicht die Möglichkeit, eine Beschwerde beim Europäischen Bürgerbeauftragten einzureichen. Verweigert die Kommission allerdings nach einem Zweitantrag ganz oder teilweise den Zugang, können sie entsprechend den Bestimmungen von Artikel 230 Absatz 4 EG-Vertrag vor dem Gericht erster Instanz der Europäischen Gemeinschaften Klage erheben.

Artikel 2

Anträge auf Zugang zu einem Dokument

Anträge auf Zugang zu einem Dokument sind per Post, Fax oder elektronische Post an das Generalsekretariat der Kommission, die zuständige Generaldirektion oder den zuständigen Dienst zu richten. Die entsprechenden Anschriften werden in dem in Artikel 8 dieser Bestimmungen genannten Leitfaden veröffentlicht.

Die Kommission beantwortet die Erst- und Zweitanträge auf Zugang zu einem Dokument innerhalb von fünfzehn Werktagen ab dem Datum der Registrierung des Antrags. Bei komplexen oder umfangreichen Anträgen kann diese Frist um fünfzehn Werktage verlängert werden. Jede Fristverlängerung muss begründet sein und dem Antragsteller vorher mitgeteilt werden.

Bei einem Antrag, der, wie in Artikel 6 Absatz 2 der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 beschrieben, unpräzise formuliert ist, fordert die Kommission den Antragsteller auf, zusätzliche Informationen beizubringen, um die beantragten Schriftstücke ausfindig machen zu können; die Beantwortungsfrist beginnt erst zu dem Zeitpunkt, zu dem das Organ über diese Angaben verfügt.

Jeder, selbst teilweise, ablehnende Bescheid enthält eine Begründung der Ablehnung auf der Grundlage einer der in Artikel 4 der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 genannten Ausnahmen und unterrichtet den Antragsteller über die ihm zur Verfügung stehenden Rechtsmittel.

Artikel 3

Behandlung von Erstanträgen

Unbeschadet von Artikel 9 dieser Bestimmungen erhält der Antragsteller, sobald sein Antrag registriert wurde, eine Eingangsbestätigung, es sei denn, der Bescheid erging postwendend.

Die Eingangsbestätigung und der Bescheid werden schriftlich, eventuell per elektronische Post, versandt.

Der Antragsteller wird vom Generaldirektor oder dem Leiter des für den Antrag zuständigen Dienstes oder von einem zu diesem Zweck innerhalb des Generalsekretariats benannten Direktor bzw. von einem innerhalb des OLAF benannten Direktor, sofern sich der Antrag auf Dokumente im Zusammenhang mit in Artikel 2 Absätze 1 und 2 des Beschlusses 1999/352/EG, EGKS, Euratom der Kommission(2) zur Errichtung des OLAF vorgesehenen, von OLAF durchgeführten Maßnahmen bezieht, oder aber von dem Beamten, der zu diesem Zweck bestimmt wurde, darüber unterrichtet, wie sein Antrag beschieden wurde.

In jedem, selbst teilweise, ablehnenden Bescheid wird der Antragsteller über sein Recht informiert, innerhalb von 15 Werktagen nach Eingang des Bescheides einen Zweitantrag beim Generalsekretariat der Kommission oder beim Direktor des OLAF, sofern der Zweitantrag Dokumente im Zusammenhang mit in Artikel 2 Absätze 1 und 2 des Beschlusses 1999/352/EG, EGKS, Euratom vorgesehenen, von dem OLAF durchgeführten Maßnahmen betrifft, zu stellen.

Artikel 4

Behandlung von Zweitanträgen

Gemäß Artikel 14 der Geschäftsordnung der Kommission wird die Entscheidungsbefugnis über Zweitanträge dem Generalsekretär übertragen. Betrifft der Zweitantrag allerdings Dokumente im Zusammenhang mit in Artikel 2 Absätze 1 und 2 des Beschlusses 1999/352/EG, EGKS, Euratom vorgesehenen, von dem OLAF durchgeführten Maßnahmen, wird die Entscheidungsbefugnis dem Direktor des OLAF übertragen.

Die Generaldirektion oder der Dienst unterstützen das Generalsekretariat bei der Erarbeitung der Entscheidung.

Die Entscheidung wird durch den Generalsekretär oder den Direktor des OLAF nach Zustimmung des Juristischen Dienstes getroffen.

Der Bescheid wird dem Antragsteller schriftlich, gegebenenfalls in elektronischer Form, übermittelt und weist ihn auf sein Recht hin, beim Gericht erster Instanz Klage zu erheben oder beim Europäischen Bürgerbeauftragten Beschwerde einzulegen.

Artikel 5

Konsultationen

(1) Erhält die Kommission einen Antrag auf Zugang zu einem Dokument, in dessen Besitz sie zwar ist, das aber von einem Dritten stammt, prüft die Generaldirektion oder der Dienst, bei der bzw. dem sich das Dokument befindet, die Anwendbarkeit einer der in Artikel 4 der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 vorgesehenen Ausnahmen. Handelt es sich bei dem beantragten Dokument um eine Verschlusssache gemäß den Schutzvorschriften der Kommission, ist Artikel 6 dieser Bestimmungen anzuwenden.

(2) Gelangt die Generaldirektion oder der Dienst, bei der bzw. dem sich das Dokument befindet, nach dieser Prüfung zu der Auffassung, dass der Zugang zu dem beantragten Dokument entsprechend einer der in Artikel 4 der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 vorgesehenen Ausnahmen zu verweigern ist, wird die Ablehnung dem Antragsteller ohne Konsultation des Dritten zugestellt.

(3) Die Generaldirektion oder der Dienst, bei der bzw. dem sich das Dokument befindet, erteilt einen positiven Bescheid, ohne den externen Verfasser zu konsultieren, wenn:

a) das beantragte Dokument entweder durch seinen Verfasser bzw. aufgrund der Verordnung oder entsprechender Bestimmungen bereits verbreitet wurde;

b) die, möglicherweise auch teilweise Verbreitung seines Inhalts nicht wesentlich gegen eines der in Artikel 4 der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 vorgesehenen Interessen verstößt.

(4) In allen anderen Fällen wird der Urheber außerhalb der Organe konsultiert. Insbesondere in Fällen, in denen der Antrag auf Zugang zu einem Dokument eines Mitgliedstaates gestellt wird, konsultiert die Generaldirektion oder der Dienst, bei der bzw. dem sich das Dokument befindet, die Heimatbehörde, wenn:

a) das Dokument der Kommission vor dem Inkrafttreten der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 übermittelt wurde;

b) der Mitgliedstaat die Kommission ersucht hat, das Dokument gemäß den Bestimmungen von Artikel 4 Absatz 5 der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 nicht ohne seine vorherige Zustimmung zu verbreiten.

(5) Der konsultierte Dritte verfügt über eine Beantwortungsfrist, die mindestens fünf Werktage beträgt und es gleichzeitig der Kommission ermöglichen muss, ihre eigenen Beantwortungsfristen zu wahren. Geht innerhalb der festgesetzten Frist keine Antwort ein, oder ist der Dritte nicht auffindbar bzw. nicht feststellbar, entscheidet die Kommission entsprechend der Ausnahmeregelung von Artikel 4 der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 unter Berücksichtigung der berechtigten Interessen des Dritten auf der Grundlage der Angaben, über die sie verfügt.

(6) Sofern die Kommission beabsichtigt, gegen den ausdrücklichen Wunsch seines Verfassers den Zugang zu einem Dokument zu gewähren, unterrichtet sie den Verfasser über ihre Absicht, das Dokument nach einer Frist von zehn Werktagen freizugeben und verweist ihn auf die Rechtsmittel, die ihm zur Verfügung stehen, um diese Freigabe zu verhindern.

(7) Erhält ein Mitgliedstaat einen Antrag auf Zugang zu einem Dokument, das von der Kommission stammt, kann er sich zu Konsultationszwecken an das Generalsekretariat wenden, das die für das Dokument innerhalb der Kommission zuständige Generaldirektion oder den zuständigen Dienst benennt. Die Generaldirektion oder der Dienst, die bzw. der das Dokument verfasst hat, bearbeitet diesen Antrag nach Konsultation des Generalsekretariats.

Artikel 6

Behandlung der Anträge auf Zugang zu Verschlusssachen

Betrifft der Antrag auf Zugang zu einem Dokument ein sensibles Dokument entsprechend der Definition in Artikel 9, Absatz 1 der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 oder eine andere Verschlusssache gemäß den Schutzvorschriften der Kommission, wird er von Beamten geprüft, die befugt sind, dieses Dokument einzusehen.

Wird der Antrag auf Zugang zu einer Verschlusssache ganz oder teilweise abschlägig beschieden, so ist dies auf der Grundlage der in Artikel 4 der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 genannten Ausnahmeregelungen zu begründen. Stellt sich heraus, dass der Zugang zu dem beantragten Dokument auf der Grundlage dieser Ausnahmeregelungen nicht abgelehnt werden kann, sorgt der Beamte, der diesen Antrag prüft, für die Freigabe des Dokumentes, bevor es dem Antragsteller übermittelt wird.

In jedem Fall ist für den Zugang zu einem sensiblen Dokument das Einverständnis der Heimatbehörde erforderlich.

Artikel 7

Ausübung des Zugangsrechts

Die Dokumente werden je nach Art des Antrags schriftlich, per Fax oder gegebenenfalls per E-Mail versandt. Bei umfangreichen oder schwer handzuhabenden Dokumenten kann der Antragsteller gebeten werden, die Dokumente vor Ort einzusehen. Diese Einsichtnahme ist kostenlos.

Ist das Dokument veröffentlicht worden, so sind in dem Bescheid Hinweise zur Veröffentlichung bzw. zu der Stelle zu geben, wo das Dokument verfügbar ist, sowie gegebenenfalls die Internet-Adresse des Dokumentes auf dem Server EUROPA.

Überschreitet der Umfang des beantragten Dokumentes 20 Seiten, kann dem Antragsteller eine Gebühr von 0,10 EUR je Seite zuzüglich Versandkosten in Rechnung gestellt werden. Über die Kosten im Zusammenhang mit anderen Hilfsmitteln wird von Fall zu Fall entschieden, ohne dass diese über einen angemessenen Betrag hinausgehen dürfen.

Artikel 8

Maßnahmen zur Erleichterung des Zugangs zu den Dokumenten

(1) Der Umfang des in Artikel 11 der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 vorgesehenen Registers wird schrittweise erweitert und auf der Startseite der EUROPA-Webseite angegeben.

Das Register enthält den Titel des Dokumentes (in den Sprachen, in denen es verfügbar ist), die Signatur und andere nützliche Hinweise, eine Angabe zu seinem Verfasser und das Datum seiner Erstellung oder seiner Verabschiedung.

Eine Hilfsseite (in allen Amtssprachen) unterrichtet die Öffentlichkeit darüber, wie das Dokument erhältlich ist. Handelt es sich um ein veröffentlichtes Dokument, erfolgt ein Verweis auf den Gesamttext.

(2) Die Kommission erarbeitet einen Leitfaden, der die Öffentlichkeit über ihre Rechte aufgrund der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 informiert. Dieser Leitfaden wird in allen Amtssprachen auf der EUROPA-Webseite sowie als Broschüre veröffentlicht.

Artikel 9

Unmittelbar öffentlich zugängliche Dokumente

(1) Die Bestimmungen dieses Artikels finden nur auf solche Dokumente Anwendung, die nach Inkrafttreten der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 erstellt oder erhalten wurden.

(2) Folgende Dokumente werden auf Anfrage automatisch zur Verfügung gestellt und, soweit möglich, unmittelbar in elektronischer Form zugänglich gemacht:

a) Tagesordnungen der Kommissionssitzungen;

b) gewöhnliche Protokolle der Kommissionssitzungen nach ihrer Genehmigung;

c) von der Kommission verabschiedete Texte, die zur Veröffentlichung im Amtsblatt der Europäischen Gemeinschaften bestimmt sind;

d) Dokumente Dritter, die bereits vom Verfasser oder mit seiner Zustimmung veröffentlicht worden sind;

e) Dokumente, die bereits im Zusammenhang mit einem früheren Antrag veröffentlicht wurden.

(3) Sofern eindeutig feststeht, dass keine der in Artikel 4 der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 vorgesehenen Ausnahmen auf sie Anwendung findet, können folgende Dokumente, soweit möglich in elektronischer Form, verbreitet werden, vorausgesetzt, sie geben keine persönlichen Meinungen oder Stellungnahmen wieder:

a) nach Verabschiedung eines Vorschlags für einen Rechtsakt des Rates bzw. des Europäischen Parlaments und des Rates die vorbereitenden Dokumente zu diesen Vorschlägen, die dem Kollegium während des Verfahrens der Annahme vorgelegt wurden;

b) nach Verabschiedung eines Rechtsakts der Kommission aufgrund der ihr verliehenen Ausführungsbefugnisse die vorbereitenden Dokumente zu diesen Rechtsakten, die dem Kollegium während des Verfahrens der Annahme vorgelegt wurden;

c) nach Verabschiedung eines Rechtsakts aufgrund ihrer eigenen Befugnisse, einer Mitteilung, eines Berichts oder eines Arbeitsdokumentes durch die Kommission, die vorbereitenden Dokumente zu diesen Dokumenten, die dem Kollegium während des Verfahrens der Annahme vorgelegt wurden.

Artikel 10

Interne Organisation

Die Generaldirektoren und Leiter der Dienste entscheiden über die Erstanträge. Zu diesem Zweck benennen sie einen Beamten, der die Anträge auf Zugang zu einem Dokument prüft und die Stellungnahme seiner Generaldirektion oder seines Dienstes koordiniert.

Dem Generalsekretariat wird zur Kenntnisnahme mitgeteilt, wie die Erstanträge beschieden wurden.

Der für den Erstantrag verantwortlichen Generaldirektion oder dem hierfür verantwortlichen Dienst wird mitgeteilt, dass ein Zweitantrag gestellt wurde.

Das Generalsekretariat sorgt für die reibungslose Koordinierung und einheitliche Anwendung dieser Vorschriften durch die Generaldirektionen und Kommissionsdienste. Hierzu stellt es alle notwendigen Leitlinien und Verhaltensmaßregeln zur Verfügung.

(1) ABl. L 145 vom 31.5.2001, S. 43.

(2) ABl. L 136 vom 31.5.1999, S. 20.