EUROPÄISCHE KOMMISSION

Brüssel, den 29.6.2017

SWD(2017) 250 final

ARBEITSUNTERLAGE DER KOMMISSIONSDIENSTSTELLEN

ZUSAMMENFASSUNG DER ARBEITSUNTERLAGE DER KOMMISSIONSDIENSTSTELLEN ÜBER DIE
EVALUIERUNG VON EU-LISA

Begleitunterlage zum

Bericht der Kommission an das Europäische Parlament und den Rat

über die Funktionsweise der Europäischen Agentur für das Betriebsmanagement von IT-Großsystemen im Raum der Freiheit, der Sicherheit und des Rechts (eu-LISA)

{COM(2017) 346 final}
{SWD(2017) 249 final}

1. Ergebnisse der externen Evaluierung

Bei der externen Evaluierung der Europäischen Agentur für das Betriebsmanagement von IT-Großsystemen im Raum der Freiheit, der Sicherheit und des Rechts (im Folgenden „eu-LISA“ oder „Agentur“) bestätigte sich, dass die Agentur das Betriebsmanagement von IT-Großsystemen in diesem Raum effektiv gewährleistet und sowohl die in den Verordnungen festgelegten Aufgaben als auch die ihr neu übertragenen Aufgaben erfüllt. Zudem führte die Evaluierung zu dem Ergebnis, dass eu-LISA wirksam zur Schaffung eines besser koordinierten, effektiveren und kohärenteren IT-Umfelds für das Management von IT-Großsystemen zur Unterstützung der Umsetzung der politischen Maßnahmen im Bereich Justiz und Inneres (JI) beiträgt.

Die Evaluierung lieferte daher die erforderliche Sicherheit in Bezug auf die weitere Gültigkeit der Gründe für die Schaffung von eu-LISA und ihr weiteres Bestehen.

Im Rahmen der Evaluierung wurden allerdings sowohl auf operativer als auch organisatorischer Ebene auch bestimmte Defizite hinsichtlich der Evaluierungskriterien ermittelt und eine Reihe von Änderungen zu deren Beseitigung empfohlen. Die Agentur könnte (und sollte) in ihren Tätigkeiten effizienter, effektiver und kohärenter sein und zudem ihre Bedeutung und ihren Mehrwert stärken.

Bei der Evaluierung wurde ferner ermittelt, in welchen Bereichen der Agentur Verbesserungen möglich sind; dies betraf insbesondere

·den Auftrag, die Aufgaben und die Arbeitsverfahren der Agentur

·ihren Mehrwert und

·ihren künftigen Beitrag für die EU und die Mitgliedstaaten.

Dies ist angesichts der derzeitigen sicherheits- und migrationspolitischen Herausforderungen, denen die EU gegenübersteht, umso mehr von Belang. Es zeigt, wie wichtig das von eu-LISA geleistete Betriebsmanagement von IT-Großsystemen für das reibungslose und sichere Funktionieren des Schengen-Raums ist.

Die Evaluierung führte zu konkreten Ergebnissen und Empfehlungen mit ihren erwarteten rechtlichen, finanziellen und organisatorischen Auswirkungen. Die Empfehlungen wurden eingestuft in unwesentlich (7), wichtig (40), sehr wichtig (12) und wesentlich (7). Der Großteil der Defizite lässt sich ohne Änderung des geltenden Rechtsrahmens beseitigen.

Bei der Evaluierung wurde des Weiteren die mögliche Notwendigkeit einer Überarbeitung oder Ausweitung der Aufgaben, mit der eu-LISA betraut ist, ermittelt und eine begrenzte Anzahl von Empfehlungen für legislative Änderungen der Errichtungsverordnung für eu-LISA 1 und anderer einschlägiger Instrumente (wie die Rechtsinstrumente zur Regelung der von der Agentur betriebenen IT-Großsysteme) vorgestellt, etwa die Übertragung der Zuständigkeiten der Kommission im Zusammenhang mit der Kommunikationsinfrastruktur auf eu-LISA Diese Änderungen sind erforderlich, um die Funktionsweise und die operative Effizienz der Agentur zu verbessern.

Die Kommission wird dem Ergebnis der Evaluierung in ihrem Vorschlag für Änderungen des geltenden Rechtsrahmens Rechnung tragen.

2. Die externe Evaluierung von eu-LISA auf einen Blick

Die Agentur eu-LISA wurde 2011 mit der Verordnung (EU) Nr. 1077/2011 eingerichtet und nahm ihre Tätigkeiten am 1. Dezember 2012 auf.

Die Agentur ist zuständig für das zentrale Betriebsmanagement des Visa-Informationssystems (VIS), des Schengener Informationssystems (SIS II) und von Eurodac. Sie nahm ihre Kernaufgaben am 1. Dezember 2012 auf; das VIS betreibt sie seit dem 1. Dezember 2012, das SIS II seit dem 9. Mai 2013 und Eurodac seit Juni 2013. Die Agentur soll zudem mit der Entwicklung und dem Betriebsmanagement neuer Systeme im Raum der Freiheit, der Sicherheit und des Rechts betraut werden, darunter das Einreise-/Ausreisesystem (EES) 2 , das EU-weite Reiseinformations- und genehmigungssystem (ETIAS) 3 und das automatisierte System für die Erfassung von Anträgen auf internationalen Schutz 4 , vorbehaltlich der Annahme der entsprechenden Rechtsinstrumente. Die Agentur hat ihren Sitz in Tallinn, und die Systeme werden vom technischen Standort in Straßburg aus betrieben. Das Backupsystem befindet sich im österreichischen St. Johann im Pongau.

Der eu-LISA mit ihren 120 Planstellen stand 2016 ein vereinbarter EU-Haushalt in Höhe von 80 022 000 EUR zur Verfügung. Im Allgemeinen ist in den Vorschlägen der Kommission zum EES, zum ETIAS und zu Eurodac sowie im Vorschlag zur Reform des Dublin-Systems 5 eine erhebliche Verstärkung der Agentur vorgesehen.

Nach Artikel 31 der Errichtungsverordnung wurde im Rahmen der Evaluierung untersucht, wie und in welchem Umfang die Agentur effektiv zum Betriebsmanagement von IT-Großsystemen im Raum der Freiheit, der Sicherheit und des Rechts beiträgt und die in der Verordnung festgelegten Aufgaben sowie die ihr neu übertragenen Aufgaben erfüllt. Im Rahmen der Evaluierung konnte nicht untersucht werden, inwieweit eu-LISA zur Unionsstrategie für eine koordinierte, kostenwirksame und kohärente IT-Umgebung auf EU-Ebene beiträgt, da diese Strategie noch nicht ausgearbeitet ist. Daher wurde der Beitrag der Agentur zur Einrichtung eines koordinierten, effektiven und kohärenten IT-Umfelds für das Management von IT-Großsystemen zur Unterstützung der Umsetzung der politischen Maßnahmen im Bereich Justiz und Inneres untersucht.

Artikel 31 Absatz 2 der Errichtungsverordnung sieht vor, dass die Kommission auf der Grundlage der Evaluierung nach Anhörung des Verwaltungsrats Empfehlungen zur Änderung der Verordnung ausspricht und diese zusammen mit der Stellungnahme des Verwaltungsrats und zweckdienlichen Vorschlägen an das Europäische Parlament, den Rat und den Europäischen Datenschutzbeauftragten weiterleitet.

Die Kommission gab eine externe Evaluierung in Auftrag, während sie als Vorsitzende des Lenkungsausschusses weiterhin die Lenkungsfunktion innehatte. Im Einklang mit der Errichtungsverordnung wurde der Verwaltungsrat während der gesamten Evaluierung umfassend konsultiert. Auch eu-LISA wurde eng in die Evaluierung einbezogen und leistete einen Beitrag zu deren Erfolg. Ferner waren sowohl der Verwaltungsrat als auch eu-LISA im Lenkungsausschuss vertreten. Zudem gab es eine dienststellenübergreifende Lenkungsgruppe, die sich aus Vertretern der zuständigen Kommissionsdienststellen  die Generaldirektionen Mitration und Inneres (HOME), Justiz und Verbraucher (JUST) (+Gemeinsame Direktion Verwaltungsdienstleistungen - SRD), Humanressourcen und Sicherheit (HR), Haushalt (BUDG) und Informatik (DIGIT)  zusammensetzte.

Die externe Evaluierung wurde von März bis September 2015 durchgeführt. Bis März 2016 erfolgten dann die Datenanalyse, die Erhebung zusätzlicher Daten (sofern erforderlich) sowie die Ausarbeitung und die Fertigstellung der endgültigen Ergebnisse. Der externe Evaluierungsbericht und seine Anhänge wurden im April 2016 vom Lenkungsausschuss validiert. 6

Die Evaluierungsmethode basierte auf den nachstehenden vier Hauptkriterien und bestand aus einer Anfangsphase, einer Phase der Datenerhebung und Datenanalyse und schließlich einer Beurteilungsphase.

Dieser Ansatz ermöglichte eine Evaluierung

·des Umfangs, in dem eu-LISA ihre Ziele erreicht hat (Effektivität),

·der Kosten (für finanzielle und personelle Ressourcen, Zeit und Fachwissen), die der Agentur unmittelbar bei der Sicherstellung der Ergebnisse entstehen, sowie die Zuweisung und Verwaltung der betreffenden Mittel (Effizienz),

·des Umfangs, in dem die Kooperationstätigkeiten der Agentur koordiniert und auf die Kooperationstätigkeiten der wichtigsten Interessenträger sowie auf die politischen Maßnahmen und Strategien ausgerichtet werden (Kohärenz), und

·der Vorteile, die die Schaffung der Agentur im Vergleich zu vorherigen operativen Vereinbarungen bewirkt hat (Bedeutung und Mehrwert).

Die Interventionslogik wurde auf der Grundlage einer vorläufigen Überprüfung der Unterlagen (insbesondere des Rechtsrahmens) entwickelt, und es wurden strategische Konsultationen durchgeführt. Zudem wurden die Evaluierungsfragen in der Leistungsbeschreibung verfeinert. Im Anschluss wurde ein ausführlicher Analyserahmen entwickelt: Für jede Evaluierungsfrage wurden genaue Evaluierungskriterien, Indikatoren, Deskriptoren sowie die zugrunde liegenden Datenquellen ermittelt.

Ergänzend zur Konsultation der Interessenträger (mittels Gesprächen und einer elektronischen Umfrage) und einer umfassenden Dokumentenprüfung wurden fünf Fallstudien (Themen: Weiterentwicklungen beim VIS, Pilotprojekt zu intelligenten Grenzkontrollsystemen, gemeinsame Studien über „Shared Services“, Eurodac-Neufassung und TESTA-ng) durchgeführt.

(1)

     Verordnung (EU) Nr. 1077/2011 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 25. Oktober 2011 zur Errichtung einer Europäischen Agentur für das Betriebsmanagement von IT-Großsystemen im Raum der Freiheit, der Sicherheit und des Rechts (ABl. L 286 vom 1.11.2011, S. 1).

(2)

     Vorschlag für eine Verordnung des Europäischen Parlaments und des Rates über ein Einreise-/Ausreisesystem (EES) zur Erfassung der Ein- und Ausreisedaten sowie der Einreiseverweigerungsdaten von Drittstaatsangehörigen an den Außengrenzen der Mitgliedstaaten der Europäischen Union und zur Festlegung der Bedingungen für den Zugang zum EES zu Gefahrenabwehr- und Strafverfolgungszwecken und zur Änderung der Verordnung (EG) Nr. 767/2008 und der Verordnung (EU) Nr. 1077/2011 (COM(2016) 194 final vom 6.4.2016).

(3)

     Vorschlag für eine Verordnung des Europäischen Parlaments und des Rates über ein Europäisches Reiseinformations- und -genehmigungssystem (ETIAS) und zur Änderung der Verordnungen (EU) Nr. 515/2014, (EU) 2016/399, (EU) 2016/794 und (EU) 2016/1624 (COM(2016) 731 final vom 16.11.2016).

(4)

     Vorschlag für eine Verordnung des Europäischen Parlaments und des Rates zur Festlegung der Kriterien und Verfahren zur Bestimmung des Mitgliedstaats, der für die Prüfung eines von einem Drittstaatsangehörigen oder Staatenlosen in einem Mitgliedstaat gestellten Antrags auf internationalen Schutz zuständig ist (Neufassung) (COM(2016) 270 final vom 4.5.2016).

(5)

     Angesichts der Reform des Dublin-Systems wurden zwar zusätzliche Haushaltsmittel für eu-LISA vorgeschlagen, doch zusätzliches Personal sieht der Vorschlag nicht vor.

(6)

    https://publications.europa.eu/de/web/general-publications/publications .