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Verordnung (EG) Nr. 2222/2000 der Kommission vom 7. Juni 2000 mit finanziellen Durchführungsbestimmungen für die Verordnung (EG) Nr. 1268/1999 des Rates über eine gemeinschaftliche Förderung für Maßnahmen in den Bereichen Landwirtschaft und Entwicklung des ländlichen Raumes zur Vorbereitung des Beitritts der Bewerberländer in Mittel- und Osteuropa während eines Heranführungszeitraums

OJ L 253, 7.10.2000, p. 5–14 (ES, DA, DE, EL, EN, FR, IT, NL, PT, FI, SV)
Special edition in Czech: Chapter 11 Volume 034 P. 156 - 165
Special edition in Estonian: Chapter 11 Volume 034 P. 156 - 165
Special edition in Latvian: Chapter 11 Volume 034 P. 156 - 165
Special edition in Lithuanian: Chapter 11 Volume 034 P. 156 - 165
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32000R2222

Verordnung (EG) Nr. 2222/2000 der Kommission vom 7. Juni 2000 mit finanziellen Durchführungsbestimmungen für die Verordnung (EG) Nr. 1268/1999 des Rates über eine gemeinschaftliche Förderung für Maßnahmen in den Bereichen Landwirtschaft und Entwicklung des ländlichen Raumes zur Vorbereitung des Beitritts der Bewerberländer in Mittel- und Osteuropa während eines Heranführungszeitraums

Amtsblatt Nr. L 253 vom 07/10/2000 S. 0005 - 0014


Verordnung (EG) Nr. 2222/2000 der Kommission

vom 7. Juni 2000

mit finanziellen Durchführungsbestimmungen für die Verordnung (EG) Nr. 1268/1999 des Rates über eine gemeinschaftliche Förderung für Maßnahmen in den Bereichen Landwirtschaft und Entwicklung des ländlichen Raumes zur Vorbereitung des Beitritts der Bewerberländer in Mittel- und Osteuropa während eines Heranführungszeitraums

DIE KOMMISSION DER EUROPÄISCHEN GEMEINSCHAFTEN -

gestützt auf den Vertrag zur Gründung der Europäischen Gemeinschaft,

gestützt auf die Verordnung (EG) Nr. 1268/1999 des Rates vom 21. Juni 1999 über eine gemeinschaftliche Förderung für Maßnahmen in den Bereichen Landwirtschaft und Entwicklung des ländlichen Raumes zur Vorbereitung des Beitritts der Bewerberländer in Mittel- und Osteuropa während eines Heranführungszeitraums(1), insbesondere auf Artikel 9 Absatz 2 und Artikel 12 Absatz 2,

in Erwägung nachstehender Gründe:

(1) Nach Artikel 11 Absatz 1 der Verordnung (EG) Nr. 1266/1999 zur Koordinierung der Hilfe für die Bewerberländer im Rahmen der Heranführungsstrategie(2) führt die Kommission die Gemeinschaftshilfe gemäß der Haushaltsordnung für den Gesamthaushaltsplan der Europäischen Gemeinschaften(3), insbesondere Artikel 114, durch. Gemäß Artikel 9 Absatz 1 der Verordnung (EG) Nr. 1268/1999 des Rates muss die finanzielle Unterstützung mit den Grundsätzen der Verordnung (EG) Nr. 1258/1999 vom 17. Mai 1999 über die Finanzierung der Gemeinsamen Agrarpolitik(4) im Einklang stehen. Diese Verordnung gilt für beide Abteilungen, Garantie und Ausrichtung, des Europäischen Ausrichtungs- und Garantiefonds für die Landwirtschaft, enthält jedoch in erster Linie Sonderbestimmungen für die Abteilung Garantie, die unter Titel VIII der Haushaltsordnung fällt.

(2) Die Durchführung von Sapard soll in den betreffenden Ländern zum Auf- und Ausbau der Institutionen beitragen. Im Rahmen des Sonderprogramms zur Vorbereitung der Bewerberländer auf den Beitritt in den Bereichen Landwirtschaft und ländliche Entwicklung (Sapard) werden in jedem der in Artikel 1 Absatz 1 der Verordnung (EG) Nr. 1268/1999 genannten zehn Bewerberländer zahlreiche Projekte begleitet werden müssen, die in der Regel mit begrenzten finanziellen Mitteln ausgestattet sind. Es ist wünschenswert, Verwaltungsaufgaben an das Bewerberland zu delegieren. Artikel 12 Absatz 2 der Verordnung (EG) Nr. 1266/1999 sieht die Möglichkeit vor, das Bewerberland mit solchen Verwaltungsaufgaben zu beauftragen. Infolgedessen sollte die Verwaltung von Sapard nach dem Konzept der dezentralen Verwaltung mittels entsprechender Stellen in den Bewerberländern organisiert werden.

(3) Die Mindestkriterien und -voraussetzungen für die dezentrale Verwaltung gemäß Artikel 12 Absatz 2 der Verordnung (EG) Nr. 1266/1999 sind im Anhang der genannten Verordnung festgelegt. Diese Kriterien und Voraussetzungen entsprechen denjenigen, die nach den Bestimmungen des Anhangs der Verordnung (EG) Nr. 1663/95(5), zuletzt geändert durch die Verordnung (EG) Nr. 2245/1999(6), für die EAGFL-Garantie von den Zahlstellen erfuellt werden müssen. Infolgedessen müssen die einzelnen Bewerberländer ihre Stellen entsprechend den Bestimmungen der EAGFL-Garantie aufbauen.

(4) Die in der Verordnung (EG) Nr. 1663/95 enthaltenen Bestimmungen für die EAGFL-Garantie betreffen vor allem die Funktion der Zahlstelle. Die Stellen in den Bewerberländern müssen jedoch zusätzlich auch als Durchführungsstelle fungieren. Infolgedessen sind auch geeignete Kriterien für diese Funktion festzulegen.

(5) Es empfiehlt sich, die Zulassung vorläufig zu gewähren, sofern wesentliche Kriterien/Mindestkriterien eingehalten werden.

(6) Damit die Kommission auf die vorherige Genehmigung gemäß Artikel 12 Absatz 1 der Verordnung (EG) Nr. 1266/1999 verzichten und ein Bewerberland mit der Verwaltung der Fördermittel beauftragen kann, muss die nationale Zulassung der Sapard-Stelle im Bewerberland genehmigt werden.

(7) Es empfiehlt sich, für bestimmte Finanzoperationen die bestehenden Strukturen in den Bewerberländern soweit wie möglich zu nutzen. Jedes dieser Länder verfügt bereits über einen Nationalen Fonds, über den die PHARE-Mittel weitergeleitet werden. Gemäß Punkt 2 Ziffer v) des Anhangs der Verordnung (EG) Nr. 1266/1999 übernimmt der nationale Anweisungsbefugte die volle finanzielle Verantwortung und Haftung für die Mittel. In Bezug auf Sapard sollte daher der Nationale Fonds in jedem Bewerberland als die zuständige Behörde fungieren, die die Sapard-Stelle zulässt und sicherstellt, dass diese auch weiterhin den Zulassungskriterien genügt. Der nationale Anweisungsbefugte fungiert als Anlaufstelle für den Austausch von finanziellen Auskünften zwischen der Kommission und dem Bewerberland.

(8) Laut Artikel 31 Absatz 2 der Verordnung (EG) Nr. 1260/1999 des Rates vom 21. Juni 1994, mit allgemeinen Bestimmungen über die Strukturfonds(7) wird die erste Mittelbindung vorgenommen, wenn die Kommission die Entscheidung über die Genehmigung der Intervention erlässt. Im Hinblick auf die Mittelbindung im Haushaltsplan der Gemeinschaften kann dieses Modell unter den gegebenen Umständen als geeignet angesehen und mutatis mutandis auf Sapard angewendet werden.

(9) Gemäß Artikel 12 Absatz 2 der Verordnung (EG) Nr. 1266/1999 führt die Kommission Ex-post-Kontrollen durch. Das Rechnungsabschlussverfahren des EAGFL ist ein effizientes System, mit dem die von den dezentralen Stellen getätigten Zahlungen geprüft und gegebenenfalls unregelmäßige oder unrechtmäßige Zahlungen von den Bewerberländern wiedereingezogen werden.

(10) Die Durchführungsbestimmungen für Sapard sollten in bilateralen Vereinbarungen zwischen der Kommission und den einzelnen Bewerberländern festgelegt werden. Die Kommission sollte daher mit jedem Bewerberland eine mehrjährige Finanzierungsvereinbarung schließen, in der die Bedingungen für die Verwendung der Sapard-Mittel festgehalten sind. Der Finanzbeitrag der Gemeinschaft sollte in jährlichen Finanzierungsvereinbarungen festgelegt werden.

(11) Zum Schutz der finanziellen Interessen der Gemeinschaft sollten für die Bewerberländer ähnliche Verpflichtungen in Bezug auf die Kontrollen der Sapard-Mittel durch Gemeinschaftsbedienstete gelten wie für die Mitgliedstaaten.

(12) Die in dieser Verordnung vorgesehenen Massnahmen entsprechen der Stellungnahme des Ausschusses des Europäischen Ausrichtungs- und Garantiefonds für die Landwirtschaft (EAGFL) -

HAT FOLGENDE VERORDNUNG ERLASSEN:

KAPITEL 1

ALLGEMEINE BESTIMMUNGEN

Artikel 1

Anwendungsbereich dieser Verordnung

(1) Diese Verordnung enthält die Bedingungen, unter denen gemäß Artikel 12 Absatz 2 der Verordnung (EG) Nr. 1266/1999 Stellen in den zehn in Artikel 1 Absatz 1 der Verordnung (EG) Nr. 1268/1999 genannten Bewerberländern mit der Verwaltung der im Rahmen der letztgenannten Verordnung gewährten Finanzhilfe beauftragt werden.

(2) Die Kommission beabsichtigt, diese Bedingungen in die mit jedem Bewerberland ausgehandelte Finanzierungsvereinbarung aufzunehmen und so zu gewährleisten, dass die Bewerberländer diese Bedingungen beachten.

Artikel 2

Definitionen

Für die Zwecke dieser Verordnung gelten als

a) "Bewerberländer" die Länder, die in Artikel 1 Absatz 1 der Verordnung (EG) Nr. 1268/1999 aufgeführt sind;

b) "Nationaler Fonds" die vom Bewerberland eingesetzte Stelle, die als zuständige Behörde fungiert. Sie ist dem nationalen Anweisungsbefugten unterstellt, der die volle finanzielle Verantwortung und Haftung für die Mittel übernimmt. Der nationale Anweisungsbefugte fungiert als Anlaufstelle für den Austausch von finanziellen Auskünften zwischen der Kommission und dem Bewerberland;

c) "zuständige Behörde" die Einrichtung, die in jedem Bewerberland

i) für die Zwecke des Artikels 1 Absatz 2 der Verordnung (EG) Nr. 1663/95 die Zulassung der Sapard-Stelle erteilt, überwacht und entzieht, und

ii) eine bescheinigende Stelle ernennt;

d) "Sapard-Stelle" die Stelle, die vom Bewerberland eingerichtet wird und unter seiner Verantwortung tätig ist; sie übt zwei Funktionen, die Funktion der Durchführung und die der Zahlung, aus. In jedem Bewerberland darf nur eine Sapard-Stelle zugelassen werden;

e) "bescheinigende Stelle" die in der Wahrnehmung ihrer Aufgaben von der Sapard-Stelle unabhängige Stelle, die die Bescheinigung über die Rechnungen ausstellt, über die Verwaltungs- und Kontrollregelungen berichtet und den jeweiligen Finanzierungsanteil überprüft;

f) "mehrjährige Finanzierungsvereinbarung" die Vereinbarung, in der die für die Kofinanzierung von Sapard geltenden Bestimmungen niedergelegt sind;

g) "jährliche Finanzierungsvereinbarung" die Vereinbarung, in der auf der Grundlage der in den Haushaltsplan der Gemeinschaft eingesetzten Verpflichtungsermächtigungen die Mittelzuweisung für das betreffende Jahr festgelegt wird und mit der gegebenenfalls die Bestimmungen der mehrjährigen Finanzierungsvereinbarung ergänzt oder geändert werden;

h) "Sapard-Euro-Konto" das Konto, das der nationale Anweisungsbefugte unter seiner Verantwortung bei einem Finanzinstitut oder einer Finanzbehörde für die Zahlungen gemäß Artikel 8 einrichtet. Dieses Konto, auf das der marktübliche Zinssatz angewendet wird, ist ausschließlich für Transaktionen im Rahmen von Sapard bestimmt und wird in Euro geführt;

i) "Haushaltsjahr" das Kalenderjahr vom 1. Januar bis zum 31. Dezember.

KAPITEL 2

ÜBERTRAGUNG DER VERWALTUNG

Artikel 3

Übertragung der Verwaltung der Finanzhilfe

(1) Die Kommission prüft, ob die Bedingungen des Artikels 12 Absatz 2 der Verordnung (EG) Nr. 1266/1999 des Rates, im Folgenden "die Bedingungen" genannt, sowie die Vorschriften der Artikel 4 bis 6 und des Anhangs beachtet werden, bevor sie beschließt, die Bewerberländer mit der Verwaltung der Finanzhilfe zu beauftragen.

Um festzustellen, ob die in Unterabsatz 1 genannten Bedingungen und Vorschriften beachtet werden,

- untersucht die Kommission die für die Durchführung des Sapard-Programms eingesetzten Verfahren und Strukturen des Nationalen Fonds und der Sapard-Stelle sowie gegebenenfalls anderer Einrichtungen, denen Aufgaben gemäß Artikel 4 Absatz 4, Artikel 5 Absatz 3 und Artikel 6 Absatz 2 übertragen wurden;

- nimmt die Kommission Überprüfungen vor Ort vor.

(2) Die Entscheidung, einer Stelle die Verwaltung zu übertragen, kann vorläufig erlassen werden, sofern die Bedingungen, Funktionen und Kriterien des Anhangs sowie die Bestimmungen der Artikel 4 bis 6 dieser Verordnung erfuellt sind.

(3) Die Kommission kontrolliert, ob die Bedingungen und Vorschriften dieser Verordnung einschließlich ihres Anhangs auch weiterhin eingehalten werden. Sollten zu einem beliebigen Zeitpunkt diese Bedingungen nicht mehr erfuellt sein, so widerruft die Kommission unmittelbar ihre Entscheidung und

- geht keine neuen finanziellen Verpflichtungen im Namen der Gemeinschaft ein,

- stellt die Mittelübertragungen an das Bewerberland ein und

- nimmt gegebenenfalls Finanzkorrekturen gegen das Bewerberland vor.

Artikel 4

Aufgaben der zuständigen Behörde

(1) Zu den Aufgaben der zuständigen Behörde zählen mutatis mutandis die in Artikel 1 Absätze 3, 4, 6 und 7 der Verordnung (EG) Nr. 1663/95 genannten Aufgaben. Bis die geforderten Änderungen der Verwaltungs- und Buchführungsverfahren vorgenommen sind, kann die Zulassung vorläufig für eine Dauer erteilt werden, die entsprechend der Schwere des Problems festgelegt wird.

(2) Die Entscheidung der zuständigen Behörde über die Zulassung der Sapard-Stelle stützt sich auf eine Prüfung der Verfahren und Strukturen für die Verwaltung, Zahlung, Kontrolle und Buchführung einschließlich der Regelungen für die Projektauswahl, Ausschreibungsverfahren, Auftragsvergabe und die Einhaltung der Regeln des öffentlichen Auftragswesens unter Berücksichtigung der Kriterien des Anhangs. Diese Prüfung wird nach international anerkannten Prüfungsstandards vorgenommen. In den Fällen, in denen eine vorläufige Zulassung erteilt werden soll, müssen die Vorschriften des Anhangs hinreichend beachtet werden, insbesondere in Bezug auf die schriftlichen Verfahren, die Aufgabentrennung, die Kontrollen im Vorfeld der Genehmigung von Projekten und Zahlungen, die Zahlungsverfahren, die Buchführungsverfahren, die EDV-Sicherheit, die Innenrevision und gegebenenfalls das öffentliche Auftragswesen.

(3) Die zuständige Behörde überprüft die Zulassung und entzieht sie unverzüglich, wenn die Zulassungskriterien nicht mehr erfuellt sind. Sie setzt die Kommission unverzüglich davon in Kenntnis.

(4) Die zuständige Behörde kann andere Einrichtungen mit den Prüfungsaufgaben gemäß Absatz 2 beauftragen. Der nationale Anweisungsbefugte trägt in jedem Fall die Gesamtverantwortung.

Artikel 5

Aufgaben der Sapard-Stelle

(1) Die Durchführungsfunktion der Sapard-Stelle umfasst

- die Aufrufe zur Einreichung von Vorschlägen,

- die Projektauswahl,

- die Überprüfung von Anträgen auf die Genehmigung von Projekten im Hinblick auf deren Einhaltung der Vorschriften und Bedingungen, auf ihre Förderfähigkeit und auf ihre inhaltliche Vereinbarkeit mit dem genehmigten Sapard-Programm für die Landwirtschaft und die Entwicklung des ländlichen Raums, nachstehend "das Programm" genannt, sowie gegebenenfalls auf die Beachtung der Regeln für das öffentliche Auftragswesen,

- die Aufstellung der vertraglichen Verpflichtungen zwischen der Stelle und den potentiellen Begünstigten und die Erteilung der Genehmigung für den Beginn der Arbeiten,

- die Durchführung von Vor-Ort-Kontrollen vor und nach der Genehmigung des Projekts,

- die Überwachung des Fortgangs laufender Projekte,

- die Berichterstattung über die Fortschritte laufender Maßnahmen anhand von Indikatoren.

(2) Die Zahlungsfunktion der Sapard-Stelle umfasst

- die Prüfung der Zahlungsanträge,

- Vor-Ort-Kontrollen, um die Begründetheit einer Zahlung zu überprüfen,

- die Bewilligung der Zahlung,

- die Ausführung der Zahlung,

- die Verbuchung der Mittelbindung und der Zahlung,

- gegebenenfalls die Kontrolle der Begünstigten nach der Zahlung der Finanzhilfe, um festzustellen, ob die Voraussetzungen und Bedingungen der Förderung auch weiterhin eingehalten werden.

(3) Soweit die Durchführungs- und Zahlungsfunktionen nicht von einer einzigen Verwaltungsstelle ausgeübt werden, können sie von anderen Stellen übernommen werden, sofern Ziffer 2.3 des Anhangs beachtet wird. Die Ausführung der Zahlungen sowie die Verbuchung der Mittelbindungen und Zahlungen dürfen jedoch keinesfalls delegiert werden. Den Verfahren für die Projektgenehmigung, die Vor-OrtKontrollen und die Zahlungen muss eine geeignete Aufgabentrennung zugrunde liegen.

(4) Nach Zulassung der Sapard-Stelle legt die zuständige Behörde der Kommission jeden Vorschlag zur Änderung der Durchführungs- und/oder Zahlungsvorschriften dieser Stelle vor.

(5) Soweit die Sapard-Stelle nicht auch die Funktionen der Verwaltungsbehörde gemäß Artikel 9 der Verordnung (EG) Nr. 2759/1999 der Kommission(8) ausübt, übermittelt sie dieser Behörde die Informationen, die diese zur Ausübung ihrer Funktionen benötigt.

Artikel 6

Aufgaben der bescheinigenden Stelle

(1) Die Aufgaben der bescheinigenden Stelle umfassen

- die Ausstellung einer Bescheinigung über die Jahresrechnungen der Sapard-Stelle und das Sapard-Euro-Konto,

- die jährliche Berichterstattung darüber, inwieweit die Verwaltungs- und Kontrollregelungen der Sapard-Stelle geeignet sind, die Übereinstimmung der Ausgaben mit Artikel 8 Absatz 1 zu gewährleisten,

- die Überprüfung, ob der nationale Finanzierungsanteil gemäß Artikel 9 Absatz 1 ordnungsgemäß geleistet wurde.

(2) Bei der Ausführung dieser Ausgaben beachtet die bescheinigende Stelle die Bestimmungen des Artikels 3 der Verordnung (EG) Nr. 1663/95 und die Leitlinien der Kommission. Handelt es sich bei der benannten Stelle um den nationalen Rechnungshof oder eine gleichwertige Einrichtung, so kann dieser einige oder alle Prüfungsaufgaben gemäß Artikel 3 Absatz 1 der Verordnung (EG) Nr. 1663/95 an andere Einrichtungen delegieren, sofern eine ordnungsgemäße Erfuellung dieser Aufgaben gewährleistet ist. Die bescheinigende Stelle trägt in jedem Fall die Gesamtverantwortung.

(3) Die Bescheinigung über die Jahresrechnungen und der Prüfbericht gemäß Artikel 3 Absatz 1 der Verordnung (EG) Nr. 1663/95 und Artikel 13 Absatz 1 werden bis zum 15. April des jeweils folgenden Jahres erstellt und der Kommission bis spätestens 30. April vorgelegt.

KAPITEL 3

ZAHLUNG UND KONTROLLE

Artikel 7

Mittelbindungen

(1) Nach Erlass der Kommissionsentscheidung zur Genehmigung der Unterzeichnung jeder jährlichen Finanzierungsvereinbarung werden die entsprechenden Finanzmittel im Haushaltsplan der Gemeinschaft gebunden.

(2) Die erste jährliche Finanzierungsvereinbarung darf nur dann im Namen der Kommission unterzeichnet werden, wenn

- die Kommission das Programm genehmigt hat,

- beide Seiten die mehrjährige Finanzierungsvereinbarung unterzeichnet haben.

(3) Die Kommission gibt unter Berücksichtigung von Artikel 10 den entsprechenden Teil des gebundenen Betrags nach den Bestimmungen des Artikels 31 Absatz 2 Unterabsatz 2 der Verordnung (EG) Nr. 1260/1999 frei.

Artikel 8

Zahlungen der Kommission

(1) Für eine Kofinanzierung der Gemeinschaft kommen lediglich die Sapard-Mittel in Betracht, die im Einklang mit dem von der Kommission genehmigten Programm, der mehrjährigen und der jährlichen Finanzierungsvereinbarung sowie der Entscheidung der Kommission gemäß Artikel 3 Absatz 1 gewährt werden.

(2) Die Zahlungen werden in Euro ausschließlich auf das Sapard-Euro-Konto getätigt und stehen mit Artikel 32 Absatz 1, Absatz 2 Unterabsatz 2, Absatz 3, ausgenommen Buchstaben a) und d) und der zweit- und drittletzte Unterabsatz, sowie mit Absatz 4 Buchstaben a) und b) der Verordnung (EG) Nr. 1260/1999 des Rates im Einklang.

(3) Die Kommission leistet eine erste Anzahlung auf das Sapard-Euro-Konto. Diese Zahlung kann in mehr als einer Tranche erfolgen und beträgt höchstens 49 v. H. der im Anhang der Entscheidung 1999/595/EG(9) vom 20. Juli 1999 festgelegten jährlichen Zuteilung für das betreffende Bewerberland. Die Zahlung erfolgt erst, wenn die Entscheidung über die Zulassung der Sapard-Stelle gemäß Artikel 3 Absatz 1 ergangen ist und sowohl die mehrjährige als auch die erste jährliche Finanzierungsvereinbarung abgeschlossen wurde. Die Zahlung wird zurückgezahlt, wenn der Kommission binnen 18 Monaten nach dem Zeitpunkt dieser Zahlung kein Zahlungsantrag gemäß Artikel 10 vorliegt.

(4) Die weiteren Zahlungen werden nach den Bestimmungen des Artikels 10 getätigt.

(5) Umrechnungskosten, Bankgebühren und Wechselverluste kommen für eine Gemeinschaftsfinanzierung nicht in Betracht.

Artikel 9

Zahlungen der Sapard-Stelle

(1) Die Zahlungen der Sapard-Stelle an den Begünstigten

- werden in Landeswährung getätigt und gehen gegebenenfalls zu Lasten des Sapard-Euro-Kontos. Die Zahlung an den/die Begünstigten wird in der Regel binnen fünf Tagen nach dieser Kontobelastung angeordnet;

- stützen sich auf Erklärungen der vom Begünstigten getätigten Ausgaben. Solche Erklärungen betreffen ausschließlich Projekte, die nach Erlass der Entscheidung der Kommission gemäß Artikel 3 Absatz 1 ausgewählt, und Ausgaben, die nach diesem Zeitpunkt getätigt wurden.

Die Gemeinschaftsmittel werden gleichzeitig mit den nationalen Mitteln gezahlt. Im Falle von Begünstigten im öffentlichen Sektor kann der nationale Beitrag vor dem Gemeinschaftsbeitrag geleistet werden.

(2) Die insgesamt für die Einzelmaßnahmen und die Zuschüsse auf Projektebene bereitgestellten öffentlichen Mittel müssen auf Ebene der Sapard-Stelle leicht zu ermitteln sein.

(3) Die Sapard-Stelle führt Aufzeichnungen über jede Zahlung, bei denen mindestens folgende Daten erfasst werden:

- Betrag in Landeswährung,

- entsprechender Betrag in Euro.

(4) Von der Sapard-Stelle festgestellte zu hohe Zahlungen und besonders Beträge, die den fälligen Betrag überschreiten, werden unverzüglich im Sapard-Euro-Konto festgehalten und von den Zahlungsanträgen an die Kommission gemäß Artikel 10 in Abzug gebracht.

(5) Der Restbetrag der Unterstützung wird gemäß Artikel 32 Absatz 4 Buchstaben a) und b) der Verordnung (EG) Nr. 1260/1999 des Rates gezahlt, nachdem die Entscheidungen gemäß den Artikeln 13 und 14 erlassen wurden.

(6) Die Sapard-Stelle sorgt dafür, dass Zahlungsanträge der Begünstigten rechtzeitig bearbeitet werden. In den Fällen, in denen die Zahlung mehr als drei Monate nach Eingang der vollständigen Belegdokumente erfolgt, kann die Kofinanzierung der Gemeinschaft gemäß Artikel 4 Absatz 2 der Verordnung (EG) Nr. 296/96(10) gekürzt werden.

Artikel 10

Antrag auf eine Zahlung der Gemeinschaft

(1) Die Kommission berücksichtigt ausschließlich Zahlungsanträge, die vierteljährlich von der Sapard-Stelle ausgestellt, nach einem von der Kommission vorgegebenen Muster vorgelegt und vom nationalen Anweisungsbefugten innerhalb eines Monats nach Ablauf des Quartals an die Kommission weitergeleitet werden. Allerdings können zusätzliche Anträge dann eingereicht werden, wenn die Gefahr besteht, dass der Nettosaldo des Sapard-Euro-Kontos ausgeschöpft wird, bevor der nächste vierteljährliche Antrag bearbeitet wurde.

(2) Die Anträge müssen mindestens folgende Angaben enthalten:

- die Höhe der von der Sapard-Stelle im vorangegangenen Quartal an die Begünstigten gezahlten Beträge in Landeswährung und in Euro, aufgeschlüsselt nach Maßnahmen und nach dem nationalen und dem gemeinschaftlichen Beitrag,

- die nach der letzten Abbuchung noch auf dem Sapard-Euro-Konto verbleibenden Gemeinschaftsmittel,

- Einzelheiten zu noch ausstehenden Forderungen.

(3) Die Kommission prüft die Zahlungsanträge unter Berücksichtigung der Bedingungen des Artikels 32 Absatz 3 Buchstaben b), c), e) und f) der Verordnung (EG) Nr. 1260/1999.

(4) Vorbehaltlich der Prüfung gemäß Absatz 3 werden die gemeldeten Ausgaben von der Kommission grundsätzlich innerhalb von zwei Monaten nach Eingang eines gültigen Zahlungsantrags erstattet.

Artikel 11

Wechselkurs und Zinsen

(1) Für die Umrechnung zwischen Euro und Landeswährung wird der von der Europäischen Zentralbank veröffentlichte Wechselkurs verwendet.

- Für Zahlungen der Sapard-Stelle gilt der Kurs, der am zweitletzten Arbeitstag der Kommission des Monats veröffentlicht wurde, der dem Monat vorausging, in dem die betreffende Ausgabe in den Büchern der Sapard-Stelle verbucht wurde. Die Zahlung wird unter dem Datum des Tages verbucht, an dem die Zahlung an den Begünstigten angeordnet wird;

- für zu hohe Zahlungen der Sapard-Stelle gilt der Kurs, der am zweitletzten Arbeitstag der Kommission des Monats veröffentlicht wurde, der dem Monat vorausging, in dem die zu hohe Zahlung erstmals festgestellt wurde;

- für Beträge, die in den Rechnungsabschluss- und Konformitätsentscheidungen festgesetzt werden, gilt der Kurs, der am zweitletzten Arbeitstag der Kommission des Monats veröffentlicht wurde, der dem Monat vorausging, in dem die Entscheidung erlassen wurde.

(2) Bei einer Überschreitung der in Artikel 13 Absatz 5 und Artikel 14 Absatz 4 genannten Fristen werden auf ausstehende Beträge Zinsen in Höhe des von der Europäischen Zentralbank veröffentlichten Euribor für Dreimonatseinlagen zuzüglich eineinhalb Prozentpunkte erhoben. Bei diesem Zinssatz handelt es sich um den Monatsdurchschnitt in dem Monat, in dem die betreffende Entscheidung übermittelt wurde.

(3) Die Zinserträge des Sapard-Euro-Kontos werden ausschließlich für das Programm verwendet. Auf diese Zinserträge dürfen außer Steuern keine Abgaben erhoben werden.

Artikel 12

Maßnahmen auf Initiative der Kommission

In den Fällen, in denen die Kommission dem Bewerberland die jährliche Mittelzuweisung gemäß Artikel 7 Absatz 4 der Verordnung (EG) Nr. 1268/1999 nicht gewährt, trifft die Kommission eine Ad-hoc-Entscheidung über die Verwendung der nicht zugewiesenen Mittel.

Artikel 13

Rechnungsabschlussentscheidung

(1) Unbeschadet der Entscheidungen gemäß Artikel 14 erstellt das Bewerberland für jedes Haushaltsjahr eine jährliche Ausgabenerklärung nach einem von der Kommission vorgegebenen Muster zusammen mit einer Bescheinigung und einem Prüfbericht gemäß Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b) der Verordnung (EG) Nr. 1258/1999, Artikel 4 und Artikel 5 Absatz 1 Buchstaben a), c), e) und Absatz 2 der Verordnung (EG) Nr. 1663/95. Diese werden der Kommission vom nationalen Anweisungsbefugten übermittelt.

(2) Die in Absatz 1 genannten Unterlagen sind der Kommission bis zum 30. April des Jahres vorzulegen, das auf das betreffende Haushaltsjahr folgt.

Es gelten die Bestimmungen des Artikels 7 Absatz 1 erster und vorletzter Satz, Absatz 2 Buchstabe c) sowie Absätze 3 und 4 der Verordnung (EG) Nr. 296/96. Für das Haushaltsjahr "n" werden sämtliche Transaktionen berücksichtigt, die im Haushaltsjahr "n" in den Büchern der Sapard-Stelle verbucht wurden.

(3) Die Kommission schließt vor dem 30. September des auf das betreffende Haushaltsjahr folgenden Jahres die Rechnungen der Sapard-Stelle gemäß Artikel 7 Absatz 3 der Verordnung (EG) Nr. 1258/1999 und Artikel 7 der Verordnung (EG) Nr. 1663/95 ab, nachstehend die "Rechnungsabschlussentscheidung" genannt. Die Rechnungsabschlussentscheidung umfasst auch den Rechnungsabschluss des Sapard-Euro-Kontos. Außerdem werden damit die Beträge abgeschlossen, die gemäß Artikel 9 Absatz 4 und Artikel 11 Absatz 3 dem Sapard-Euro-Konto gutzuschreiben sind.

(4) Die Kommission teilt dem Bewerberland vor dem 31. Juli des Jahres, das auf das Haushaltsjahr folgt, die Ergebnisse ihrer Überprüfungen der von den Mitgliedstaaten vorgelegten Informationen mit. Kann die Kommission aus Gründen, die von dem Bewerberland zu vertreten sind, dessen Rechnungen nicht vor dem 30. September abschließen, so benachrichtigt sie das Bewerberland über die Untersuchungen, die sie vorschlägt vorzunehmen.

(5) Der mit der Rechnungsabschlussentscheidung festgelegte Betrag wird grundsätzlich einer der nachfolgenden Zahlungen der Kommission an das Bewerberland zugerechnet bzw. davon abgezogen. In den Fällen allerdings, in denen der mit dieser Entscheidung festgelegte, abzuziehende Betrag die Höhe der möglichen nachfolgenden Zahlungen übersteigt, wird der über den Restbetrag hinausgehende Betrag der Kommission innerhalb von zwei Monaten nach Mitteilung der Entscheidung in Euro gutgeschrieben. Die Kommission kann jedoch in Einzelfällen beschließen, den ihr gutzuschreibenden Betrag auf andere Zahlungen anzurechnen, die sie dem Bewerberland im Rahmen eines anderen Gemeinschaftsinstruments zu leisten hat.

Artikel 14

Konformitätsentscheidung

(1) Die Kommission kann entscheiden, Ausgaben von der Gemeinschaftsfinanzierung auszuschließen, wenn diese ihres Erachtens nicht im Einklang mit den Bestimmungen des Artikels 8 Absatz 1 getätigt wurden, nachstehend "Konformitätsentscheidung" genannt.

(2) Die Konformitätsprüfung wird gemäß den für die Anwendung von Artikel 7 Absatz 4 der Verordnung (EG) Nr. 1258/1999 und Artikel 8 der Verordnung (EG) Nr. 1663/95 geltenden Mechanismen und Verfahren vorgenommen.

(3) Eine Finanzkorrektur kann in der Form erfolgen, dass in den Fällen, in denen die Sapard-Stelle keine ordnungsgemäßen Kontrollen festgelegt oder durchgeführt hat, pauschale Berichtigungen vorgenommen werden, und dass es abgelehnt wird, die vorgesehene Finanzkorrektur mit Ausgaben für andere Projekte zu verrechnen.

(4) Der laut der Konformitätsentscheidung gemäß Absatz 1 wiedereinzuziehende Betrag wird dem nationalen Anweisungsbefugten mitgeteilt, der dafür sorgt, dass der Kommission binnen zwei Monaten nach Mitteilung der Entscheidung der Betrag in Euro gutgeschrieben wird. Der in der Entscheidung festgelegte Betrag darf dem Sapard-Programm nicht wieder zugewiesen werden. Die Kommission kann jedoch in Einzelfällen beschließen, den ihr gutzuschreibenden Betrag auf andere Zahlungen anzurechnen, die sie dem Bewerberland im Rahmen eines anderen Gemeinschaftsinstruments zu leisten hat.

Artikel 15

Vorschriften für die Aufzeichnungen und Kontrolle

(1) Die Sapard-Stelle und der Nationale Fonds halten die Unterlagen während eines Zeitraums von fünf Jahren nach der letzten Zahlung an den Begünstigten zur Verfügung der Kommission.

(2) Werden Kontrollen im Rahmen von Artikel 9 der Verordnung (EG) Nr. 1268/1999 vorgenommen, so gelten die Verordnung (Euratom, EG) Nr. 2185/96(11) sowie Artikel 8 Absätze 1 und 2 und Artikel 9 Absätze 1 und 2 der Verordnung (EG) Nr. 1258/1999 mutatis mutandis für die Durchführung des Sapard-Programms.

(3) Es wird von den Bewerberländern verlangt werden, die in der Verordnung (EG) Nr. 1681/94(12) der Kommission enthaltenen Regeln betreffend Unregelmäßigkeiten und die Einrichtungen eines einschlägigen Informationssystems anzuwenden.

Diese Verordnung ist in allen ihren Teilen verbindlich und gilt unmittelbar in jedem Mitgliedstaat.

Brüssel, den 7. Juni 2000

Für die Kommission

Franz Fischler

Mitglied der Kommission

(1) ABl. L 161 vom 26.6.1999, S. 87.

(2) ABl. L 161 vom 26.6.1999, S. 68.

(3) ABl. L 356 vom 31.12.1977, S. 1.

(4) ABl. L 160 vom 26.6.1999, S. 103.

(5) ABl. L 158 vom 8.7.1995, S. 6.

(6) ABl. L 273 vom 23.10.1999, S. 5.

(7) ABl. L 161 vom 26.6.1999, S. 1.

(8) ABl. L 331 vom 23.12.1999, S. 51.

(9) ABl. L 226 vom 27.8.1999, S. 23.

(10) ABl. L 39 vom 17.2.1996, S. 5.

(11) ABl. L 292 vom 15.11.1996, S. 2.

(12) ABl. L 178 vom 12.7.1994, S. 43.

ANHANG

FUNKTIONEN UND KRITERIEN FÜR DIE ZULASSUNG ALS SAPARD-STELLE

1 FUNKTIONEN

Die Sapard-Stelle hat bezüglich der Ausgaben im Rahmen von Sapard folgende Hauptfunktionen:

1.1 Bewilligung von Mittelbindungen und Zahlungen: Diese Funktion besteht in der Feststellung des Betrags, der einem Antragsteller oder Leistungserbringer in Übereinstimmung mit den Regeln der Finanzierungsvereinbarung, insbesondere den Vorschriften über die Zulässigkeit von Genehmigungsanträgen und Zahlungsforderungen, den Vorschriften über die Übereinstimmung mit den in der Genehmigung des entsprechenden Projekts vorgesehenen Mittelbindung, den Vorschriften über Ausschreibungs- und Auftragsvergabeverfahren sowie den Vorschriften über die Überprüfung der durchgeführten Arbeiten oder der erbrachten Leistungen, zu zahlen ist.

1.2 Ausführung der Zahlungen: Diese Funktion besteht in der Erteilung einer Anweisung an das Finanzinstitut der Sapard-Stelle oder gegebenenfalls an eine staatliche Zahlstelle, dem Antragsteller oder Leistungserbringer (oder deren Bevollmächtigten) den bewilligten Betrag auszuzahlen.

1.3 Verbuchung der Mittelbindungen und Zahlungen: Diese Funktion besteht in der Eintragung der Mittelbindung und Zahlung in der üblicherweise auf EDV-Träger unterhaltenen, gesonderten Buchführung der Sapard-Stelle sowie in der Erstellung periodischer Ausgabenübersichten, einschließlich der periodischen und der jährlichen Erklärungen an die Kommission. Die Buchführung verzeichnet ferner noch ausstehende Forderungen.

1.4 Kontrolle: Diese Funktion besteht in der Überprüfung der Vorgänge, auf denen die Anträge und Forderungen beruhen, um festzustellen, ob diese mit der Finanzierungsvereinbarung sowie den Vorschriften und Bedingungen der Mittelbindungen übereinstimmen. Diese Kontrolle umfasst gegebenenfalls Kontrollen im Vorfeld der Projektauswahl, Nachmessungen, Kontrollen der Menge und Qualität der gelieferten Waren bzw. der erbrachten Leistungen, Analysen oder Stichprobenkontrollen, Überprüfungen im Vorfeld der Zahlungen und jegliche besondere Auflage der Finanzierungsvereinbarung in Bezug auf die Zuschussfähigkeit von Ausgaben u. Ä. Um die Zuschussfähigkeit zu ermitteln, sind für Kontrollzwecke gegebenenfalls technische Überprüfungen vorzunehmen, wie die Beurteilung der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit und spezielle landwirtschaftliche, technische oder wissenschaftliche Kontrollen.

1.5 Berichterstattung: Diese Funktion soll gewährleisten, dass über die Fortschritte der einzelnen Projekte und Maßnahmen in einer Weise berichtet wird, die sicherstellt, dass die Maßnahmen tatsächlich und effizient durchgeführt werden.

2 KRITERIEN

2.1 Die Verwaltungsstruktur der Sapard-Stelle muss eine Trennung der drei Funktionen Bewilligung, Ausführung und Verbuchung vornehmen, wobei hierfür jeweils eine gesonderte Verwaltungseinheit geschaffen wird, deren spezielle Aufgaben in einem Organisationsplan festgelegt sind.

2.2 Die Sapard-Stelle wendet die folgenden Verfahren bzw. sonstige Verfahren an, die gleichwertige Garantien bieten:

2.2.1 Die Sapard-Stelle legt schriftlich ausführliche Verfahrensvorschriften für die Einreichung, die Erfassung und die Bearbeitung von Anträgen auf die Genehmigung von Projekten, Forderungen, Rechnungen sowie für Belegdokumente und Kontrollberichte fest, wobei alle Unterlagen zu beschreiben sind, die bei diesen Verfahren Verwendung finden.

Diese Verfahren müssen gewährleisten, dass nur Zahlungsforderungen oder ausgewählte Projekte bearbeitet werden, die den Kriterien genügen.

2.2.2 Die Aufgaben müssen so verteilt sein, dass kein Bediensteter zu irgendeinem Zeitpunkt und im Rahmen irgendeines Projekts für mehr als eine der drei Funktionen der Projektgenehmigung, Zahlungsbewilligung, Zahlung oder Verbuchung von Beträgen zuständig ist und dass kein Bediensteter eine dieser Funktionen ausübt, ohne dass seine Arbeit der Aufsicht eines zweiten Bediensteten untersteht. Die Zuständigkeiten eines jeden Bediensteten einschließlich der finanziellen Obergrenzen für seine Entscheidungsbefugnis sind schriftlich festzulegen. Für einschlägige Ausbildungsmaßnahmen ist zu sorgen. Für das an sensiblen Punkten eingesetzte Personal ist entweder im Rahmen der Personalpolitik eine Rotation oder eine verstärkte Dienstaufsicht vorzusehen.

2.2.3 Jedem für Bewilligungen zuständigen Bediensteten muss eine umfassende Prüfliste über die von ihm durchzuführenden Kontrollen vorliegen, und er hat den Belegdokumenten zu der jeweiligen Forderung eine Bescheinigung darüber beizufügen, dass die genannten Kontrollen vorgenommen worden sind. Diese Bescheinigung kann in elektronischer Form erfolgen, sofern die Bedingungen gemäß Ziffer 2.2.6 eingehalten werden.

Die Tätigkeiten aller Bediensteten sind von Dienstvorgesetzten nachweislich nachzuprüfen. Die Analyse, Bewertung und Genehmigung der Projekte ist schriftlich zu protokollieren. Der Analyse der Projekte sind die Grundsätze einer wirtschaftlichen Haushaltsführung zugrundezulegen.

2.2.4 Anträge oder Forderungen sind erst zu bewilligen, nachdem hinreichend kontrolliert wurde, ob sie mit den Finanzierungsvereinbarungen und dem Inhalt der Sapard-Programme im Einklang stehen. Dies umfasst zum einen die Kontrollen, die in den Bestimmungen über die spezifischen Maßnahmen vorgesehen sind, in deren Rahmen die Beihilfe beantragt wird, und zum anderen die Kontrollen, die erforderlich sind, um unter besonderer Berücksichtigung der bestehenden Risiken Betrugshandlungen und Unregelmäßigkeiten zu verhindern oder aufzudecken.

Im Rahmen der Bewilligungsfunktion sind Anträge auf die Beachtung der Vorschriften und Bedingungen, die Begründetheit, die Vollständigkeit der Unterlagen, die Richtigkeit der Belegdokumente, das Eingangsdatum usw. hin zu überprüfen.

Die vorgeschriebenen Kontrollen müssen in einer Prüfliste aufgeführt sein, und ihre Durchführung ist für die einzelnen Anträge/Forderungen oder für jede Gruppe von Anträgen oder Forderungen zu bescheinigen.

Die Kontrolle von erbrachten Leistungen bzw. gelieferten Waren umfasst

- eine Dokumentenkontrolle, um sicherzustellen, dass die auf der Rechnung eingetragenen Angaben zur Menge, Qualität und zum Preis der Waren oder Leistungen mit der Bestellung übereinstimmen,

- eine Warenkontrolle, um sicherzustellen, dass die Menge und Qualität der Waren oder Leistungen mit den Angaben der Rechnung/der Forderung übereinstimmen.

Die Erbringung von Leistungen kann auch fortlaufend kontrolliert werden, beispielsweise zum Zeitpunkt der ersten Zahlung oder wenn Zwischenzahlungen getätigt werden.

2.2.5 Durch entsprechende Verfahren ist sicherzustellen, dass Zahlungen ausschließlich an den Antragsteller, auf dessen Bankkonto oder an den Bevollmächtigten des Antragstellers geleistet werden. Innerhalb von fünf Arbeitstagen nach Verbuchung zu Lasten des Sapard-Euro-Kontos wird die Zahlungsüberweisung durch das Finanzinstitut der Sapard-Stelle, gegebenenfalls durch eine staatliche Kassenstelle oder durch auf dem Postweg übersandten Scheck ausgeführt. Durch entsprechende Verfahren ist sicherzustellen, dass die Zahlungsbeträge aller nicht ausgeführten Überweisungen oder nicht eingelöster Schecks dem Sapard-Euro-Konto wieder gutgeschrieben werden. Barzahlungen sind nicht zulässig. Die Genehmigung des Anweisungsbefugten und/oder seines Dienstvorgesetzten kann in elektronischer Form erfolgen, soweit bei den betreffenden EDV-Einrichtungen ein entsprechendes Sicherheitsniveau gewährleistet ist und die Identität des Unterzeichners in den elektronischen Aufzeichnungen festgehalten wird.

2.2.6 Werden Anträge, Forderungen oder Rechnungen rechnergestützt bearbeitet, so ist der Zugang zu dem EDV-System derart zu schützen und zu kontrollieren, dass

- alle in das System eingegebenen Daten gründlich validiert werden, um Eingabefehler aufdecken und berichtigen zu können;

- Daten nur von hierzu ermächtigten Bediensteten eingegeben, geändert oder validiert werden dürfen, denen persönliche Passwörter zugeteilt worden sind;

- die Identität eines jeden Bediensteten, der Daten oder Programme eingibt oder ändert, in ein Logbuch eingetragen wird. Zur Vermeidung von Missbrauch sind die Passwörter regelmäßig zu ändern. Die EDV-Systeme sind im Wege physischer Kontrollen gegen einen unbefugten Zugang zu schützen, und von den Daten müssen Sicherungskopien erstellt werden, die an einem gesonderten geschützten Ort aufzubewahren sind. Die eingegebenen Daten sind auf ihre Plausibilität hin zu testen, um widersprüchliche oder ungewöhnliche Daten aufzuspüren.

2.2.7 Durch entsprechende Verfahren ist sicherzustellen, dass Änderungen von Fördersätzen oder Vorschriften und Bedingungen für die Gewährung von Beihilfen erfasst und die Anweisungen, Datenbasen und Prüflisten rechtzeitig auf den neuesten Stand gebracht werden.

2.3 Die Bewilligungs- und/oder Kontrollfunktion kann anderen Einrichtungen übertragen werden, sofern die nachstehenden Bedingungen erfuellt sind:

2.3.1 Die Zuständigkeiten und Pflichten dieser anderen Einrichtungen, insbesondere hinsichtlich der Kontrolle und Überprüfung der Einhaltung der Finanzierungsvereinbarung, sind eindeutig definiert.

2.3.2 Die Einrichtungen müssen über wirksame Systeme verfügen, um ihre Aufgaben in zufriedenstellender Weise wahrnehmen zu können.

2.3.3 Die Einrichtungen müssen der Sapard-Stelle gegenüber ausdrücklich bestätigen, dass sie ihren Aufgaben tatsächlich nachkommen, und die hierzu eingesetzten Mittel beschreiben.

2.3.4 Die Sapard-Stelle wird regelmäßig und so rechtzeitig über die Ergebnisse der durchgeführten Kontrollen unterrichtet, dass stets beurteilt werden kann, ob diese Kontrollen ausreichend waren, bevor ein Zahlungsantrag bewilligt und beglichen bzw. eine Rechnung bezahlt wird. Die durchgeführten Arbeiten werden ausführlich in einem Bericht beschrieben, der jedem Antrag und jeder Forderung bzw. jeder Gruppe von Anträgen und Forderungen beigefügt wird, oder gegebenenfalls in einem Bericht, der ein ganzes Rechnungsjahr abdeckt. Dem Bericht liegt eine Bescheinigung über die Begründetheit der genehmigten Anträge und Forderungen sowie über Art, Umfang und Grenzen der verrichteten Arbeiten bei. Etwaige Waren- und/oder Verwaltungskontrollen sind aufzuführen und die Kontrollverfahren, die Ergebnisse aller Überprüfungen sowie die Maßnahmen zu beschreiben, die im Hinblick auf die festgestellten Abweichungen und Unregelmäßigkeiten getroffen wurden. Die der Sapard-Stelle vorgelegten Belegdokumente müssen hinreichende Gewähr dafür bieten, dass alle notwendigen Kontrollen erfolgt sind, um die Begründetheit der Forderungen oder Rechnungen zu gewährleisten, deren Zahlung bewilligt wurde.

2.3.5 Bevor die Sapard-Stelle ein Projekt genehmigt oder eine Ausgabe erstattet, muss sie sich davon überzeugt haben, dass die Verfahren der anderen Einrichtungen den Kriterien dieses Anhangs genügen.

2.3.6 Die Kriterien für die Beurteilung von Anträgen und ihre Rangfolge sind klar festzulegen und zu dokumentieren.

2.3.7 Werden Unterlagen zu bewilligten Forderungen, getätigten Ausgaben und durchgeführten Kontrollen bei den anderen Einrichtungen aufbewahrt, so muss durch geeignete, von diesen Einrichtungen und der Sapard-Stelle festgelegte Verfahren sichergestellt werden, dass der Ablageort aller derartigen Dokumente, die für besondere von der Sapard-Stelle getätigte Zahlungen bedeutsam sind, bekannt ist und die Dokumente zur Einsichtnahme in den Amtsräumen der Sapard-Stelle verfügbar gemacht werden können, wenn Personen oder Einrichtungen dies wünschen, die gewöhnlich zur Einsicht berechtigt sind. Zu diesen gehören

- die Bediensteten der Sapard-Stelle, die den Antrag bearbeiten;

- der Innenrevisionsdienst der Sapard-Stelle;

- die bescheinigende Stelle, die die Jahreserklärung der Sapard-Stelle beglaubigt;

- entsprechend beauftragte Bedienstete der Europäischen Union.

2.3.8 Zwischen der Sapard-Stelle und den Einrichtungen, denen die Sapard-Stelle bestimmte Funktionen übertragen hat, sind schriftliche Vereinbarungen zu treffen. In solchen Vereinbarungen ist eindeutig festzuhalten, welche Funktionen die entsprechende Einrichtung übernimmt und welche Belegdokumente und Berichte sie innerhalb vorgegebener Fristen an die Sapard-Stelle übermittelt. Das Gesamtsystem einschließlich der an andere Einrichtungen delegierten Funktionen sind in einem Organisationsplan festzuhalten.

In der Vereinbarung ist vorzusehen, dass Bediensteten der Kommission und des Rechnungshofs Zugang zu den Aufzeichnungen dieser Einrichtungen zu gewähren ist und dass diese Bediensteten berechtigt sind, Anträge zu überprüfen und die Projekte und Beihilfeempfänger zu kontrollieren.

2.4 Die Buchführungsverfahren müssen eine Gewähr dafür bieten, dass die der Kommission übermittelten Ausgabenerklärungen vollständig und richtig (richtiges Projekt oder richtige Kontobezeichnung) sind, dass sie rechtzeitig erfolgen und dass etwaige Fehler oder Auslassungen entdeckt und berichtigt werden, insbesondere durch Überprüfungen und Abgleiche, die in Zeitabständen von höchstens drei Monaten stattfinden.

Die Buchführungsverfahren der Sapard-Stelle gewährleisten, dass das Buchführungssystem für jedes Regionalbüro, jedes Projekt, jeden Vertrag oder jede Maßnahme/Teilmaßnahme in Euro und in Landeswährung einen Überblick über die Gesamtkosten, die getätigten Ausgaben, Teilzahlungen und Restzahlungen geben kann. Für die Fälle, in denen Arbeiten nicht bis zum vereinbarten Termin abgeschlossen werden, sind Fristen für die Streichung der Mittelbindungen festzusetzen. Diese Streichungen sind in geeigneter Weise im Buchführungssystem zu erfassen.

2.5 Die Sapard-Stelle verfügt über einen Innenrevisionsdienst. Die Aufgabe dieser Dienststelle bzw. gleichwertiger Verfahren liegt darin sicherzustellen, dass das interne Kontrollsystem der Sapard-Stelle wirksam funktioniert. Der Innenrevisionsdienst muss von den anderen Abteilungen der Sapard-Stelle unabhängig und der Leitung dieser Stelle unmittelbar unterstellt sein. Der Innenrevisionsdienst kontrolliert, ob die von der Sapard-Stelle geschaffenen Verfahren geeignet sind sicherzustellen, dass die Anträge mit dem Programm und der Finanzierungsvereinbarung übereinstimmen, und ob die Buchführung richtig und vollständig ist und sich auf dem neuesten Stand befindet. Die Kontrollen können sich auf ausgewählte Maßnahmen/Teilmaßnahmen und Stichproben von Geschäftsvorgängen beschränken, sofern durch ein Prüfprogramm sichergestellt wird, dass alle bedeutenden Bereiche, einschließlich der für die Bewilligung zuständigen Dienststellen/Einrichtungen und der Dienststellen, denen Aufgaben übertragen wurden, innerhalb eines Zeitraums von höchstens drei Jahren überprüft werden. Die Arbeiten des Innenrevisionsdienstes sind nach international anerkannten Prüfstandards durchzuführen und in Protokollen festzuhalten und müssen in Berichte und Empfehlungen an die Leitung der Sapard-Stelle münden. Die Prüfprogramme und -berichte sind der bescheinigenden Stelle und den zur Durchführung von finanziellen Prüfungen beauftragten Bediensteten der Europäischen Union zwecks ausschließlicher Beurteilung der Wirksamkeit der Innenrevision zur Verfügung zu stellen.

2.6 Die Regeln für die Vergabe von Dienstleistungs-, Bau- und Lieferaufträgen öffentlicher Einrichtungen im Bewerberland entsprechen den Regeln des Handbuchs der Kommission(1) "Dienstleistungs-, Liefer- und Bauafträge im Rahmen der Zusammenarbeit der Gemeinschaft zugunsten von Drittländern", ausgenommen das Erfordernis der vorherigen Genehmigung durch die Kommission.

2.7 Dienstleistungen, Bauarbeiten, Ausrüstungsgüter und Waren, die von Privatunternehmen erbracht bzw. geliefert werden, müssen aus der Gemeinschaft oder den in Artikel 1 Absatz 1 der Verordnung (EG) Nr. 1268/1999 genannten Ländern stammen. Dies gilt auch für Waren und Ausrüstungsgüter, die der Auftragnehmer zur Erfuellung eines Werk- oder Dienstleistungsauftrags erwirbt, wenn diese Waren und Ausrüstungsgüter nach Abschluss des Auftrags Eigentum des Projekts werden sollen.

2.8 Insbesondere für verfallene Sicherheiten, zurückgezahlte Zahlungen u. Ä. richtet die Sapard-Stelle ein System ein, mit dem alle dem Sapard-Euro-Konto zustehenden Beträge ausgewiesen werden und die entsprechenden Forderungen bis zum Zahlungseingang in einem Debitorenkonto verzeichnet werden. Das Debitorenkonto ist regelmäßig mit dem Ziel zu überprüfen, die Einziehung überfälliger Forderungen einzuleiten.

2.9 Die Sapard-Stelle trägt dafür Sorge, dass alle potentiellen Projektleiter/Projektträger über die bereitstehenden Fördermittel unterrichtet werden, um aus einer möglichst großen Zahl potentieller Projektmanager/Projektträger auswählen zu können. Bevor die Regelung anläuft, sind Standardantragsformulare anzufertigen, die klare Anweisungen für das Ausfuellen des Formulars sowie die Förderbedingungen enthalten.

2.10 Die Anträge der Begünstigten sind rechtzeitig zu bearbeiten.

2.11 Die Sapard-Stelle richtet geeignete Verfahren ein, um über den Fortgang der einzelnen Projekte und Maßnahmen und deren Annäherung an die zuvor festgelegten Indikatoren zu berichten. Diese Indikatoren werden erforderlichenfalls mit Zustimmung des Begleitausschusses geändert.

In Fällen, in denen sich die Verwirklichung der gesetzten Ziele verzögert, sind geeignete Maßnahmen zu treffen. Sämtliche getroffenen Maßnahmen sind ordnungsgemäß zu protokollieren.

Für eine rasche Berichterstattung über die Projekte und Maßnahmen ist ein geeignetes Managementinformationssystem einzusetzen. Die Berichte sind der Verwaltungsbehörde, dem Verwaltungsausschuss und der Kommission auf Wunsch zur Verfügung zu stellen.

(1) Sek(1999) 1801 endg. "Dienstleistungs-, Liefer- und Bauaufträge im Rahmen der Zusammenarbeit der Gemeinschaft zugunsten von Drittländern".

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