Verwaltungs- und Kontrollsysteme bei Strukturfondsinterventionen

Mit den Bestimmungen der Verordnung soll das einwandfreie Funktionieren der Verwaltungs- und Kontrollsysteme bei Strukturfondsinterventionen gewährleistet werden. Diese Systeme werden von den Mitgliedstaaten eingerichtet. Hiermit kann eine einheitliche Qualität bei den Bescheinigungen der Ausgaben gewährleistet werden, für die Zahlungen der Strukturfonds beantragt werden.

RECHSTAKT

Verordnung (EG) Nr. 438/2001 der Kommission vom 2. März 2001 mit Durchführungsvorschriften zur Verordnung (EG) Nr. 1260/1999 des Rates in Bezug auf die Verwaltungs- und Kontrollsysteme bei Strukturfondsinterventionen.

ZUSAMMENFASSUNG

Die Kommission führt den Haushaltsplan entsprechend den Grundsätzen der wirtschaftlichen Haushaltsführung aus.

Dezentralisierte Verwaltung

Die Verordnung mit allgemeinen Bestimmungen über die Strukturfonds sieht für den Planungszeitraum 2000-2006 eine weitere Dezentralisierung der Verwaltung der Strukturinterventionen vor. Dies setzt voraus, dass die Kontrollsysteme der Mitgliedstaaten verbessert werden. Die Kommission vergewissert sich der Wirksamkeit und des ordnungsgemäßen Funktionierens der eingerichteten Systeme.

Die Verordnung enthält Vorschriften über die Organisation folgender Strukturen auf nationaler, regionaler oder lokaler Ebene:

• der Verwaltungsbehörden (öffentlich-rechtliche oder privatrechtliche Behörden oder Stellen, die mit der Verwaltung einer Intervention beauftragt sind);
• der Zahlstellen (öffentlich-rechtliche oder privatrechtliche Stellen oder Einrichtungen, die beauftragt sind, Auszahlungsanträge zu erstellen und einzureichen und Zahlungen der Kommission zu empfangen;
• der zwischengeschalteten Stellen (öffentlich-rechtliche oder privatrechtliche Einrichtungen oder Dienste, die für Rechnung von Verwaltungsbehörden oder Zahlstellen Aufgaben gegenüber Endbegünstigten oder den die Operationen durchführenden Einrichtungen oder Unternehmen ausführen).

Verwaltungs- und Kontrollsysteme

Jeder Mitgliedstaat lässt den Verwaltungsbehörden, Zahlstellen und zwischengeschalteten Stellen Leitlinien hinsichtlich der Verwaltungs- und Kontrollsysteme zukommen. Diese Systeme sehen die Definition, Zuweisung und Trennung von Aufgaben innerhalb der betreffenden Organisation sowie Verfahren vor, um zu überprüfen, ob

• die kofinanzierten Wirtschaftsgüter oder Dienstleistungen geliefert bzw. erbracht worden sind;
• die gemeldeten Ausgaben richtig sind;
• die Ausgaben den nationalen und Gemeinschaftsvorschriften hinsichtlich der Zuschussfähigkeit der Ausgaben, der Vergabe öffentlicher Aufträge, der staatlichen Beihilfen, des Schutzes der Umwelt und der Gleichstellung von Männern und Frauen entsprechen.

Die Mitgliedstaaten übermitteln der Kommission ihre Leitlinien. Die Kommission vergewissert sich, dass sämtliche getroffenen Maßnahmen mit den geltenden Gemeinschaftsvorschriften im Einklang stehen. Die Mitgliedstaaten unterrichten die Kommission über die Verfahren und die getroffenen Maßnahmen in Bezug auf:

• die Annahme, Prüfung und Bestätigung der Anträge auf Erstattung von Ausgaben;
• die getroffenen Maßnahmen zur Bewilligung, Ausführung und Verbuchung der Zahlungen an Begünstigte;
• die Prüfung der Verwaltungs- und Kontrollsysteme.

Prüfung

Die Verwaltungs- und Kontrollsysteme der Mitgliedstaaten müssen eine Prüfung gewährleisten, die es ermöglicht,

• die der Kommission bescheinigten Gesamtbeträge mit den einzelnen Kostenaufstellungen und Belegen abzugleichen;
• die Zuteilung und Überweisung der von der Gemeinschaft und den Mitgliedstaaten bereitgestellten Mittel zu überprüfen;
• über Informationen zu verfügen, zum Beispiel die Buchführungsunterlagen über die von den Endbegünstigten tatsächlich getätigten Ausgaben für jede finanzierte Operation.

Nach Auszahlung des Restbetrags für eine Intervention bewahrt die Verwaltungsbehörde drei Jahre lang sämtliche Buchführungsunterlagen zur Einsicht durch die Kommission auf.

Die Verwaltungsbehörde oder die Zahlstelle führt Buch über alle Beträge, die von bereits getätigten Zahlungen aus Gemeinschaftszuschüssen wieder einzuziehen sind, und stellt sicher, dass die betreffenden Beträge rasch eingezogen werden.

Ausgabenbescheinigungen

Die Bescheinigungen der Ausgaben zu Zwischen- und Abschlusszahlungen werden von einer Person oder Abteilung der Zahlstelle erstellt, die in ihrer Funktion von allen Dienststellen, die Zahlungsanträge bewilligen, unabhängig ist.

Die Ausgabenerklärung enthält nur Ausgaben,

• die während des für die Zuschussfähigkeit der Ausgaben festgesetzten Zeitraums tatsächlich getätigt wurden, und zwar in Form der von den Endbegünstigten getätigten Ausgaben, welche durch quittierte Rechnungen belegt werden können;
• die für Operationen getätigt wurden, die im Rahmen der betreffenden Intervention für eine Kofinanzierung ausgewählt wurden;
• die gegebenenfalls nur Maßnahmen betreffen, für die alle staatlichen Beihilfen von der Kommission offiziell genehmigt wurden.

Stichprobenkontrollen bei Operationen

Die Mitgliedstaaten sorgen für die Durchführung von Kontrollen, um die Wirksamkeit der vorhandenen Verwaltungs- und Kontrollsysteme nachzuprüfen.

Bei der Auswahl einer repräsentativen Stichprobe der genehmigten Operationen wird der Notwendigkeit, in angemessenem Verhältnis Operationen verschiedener Typen zu prüfen, sowie etwaigen festgestellten Risikofaktoren Rechnung getragen. Die wichtigsten zwischengeschalteten Stellen und Endbegünstigten werden während des gesamten Zeitraums mindestens einmal kontrolliert.

Die Mitgliedstaaten überprüfen Folgendes:

• die Anwendung und Wirksamkeit der Verwaltungs- und Kontrollsysteme in der Praxis;
• die Übereinstimmung der Buchführungsunterlagen mit den entsprechenden Belegen;
• das Vorhandensein einer ausreichenden Prüfung;
• bei einer angemessenen Anzahl von Ausgabenposten die Übereinstimmung der Art und des Zeitpunkts der Ausgaben mit den Gemeinschaftsvorschriften;
• die Übereinstimmung der tatsächlichen Zweckbestimmung der Operation mit der in dem Kofinanzierungsantrag beschriebenen Zweckbestimmung;
• die Einhaltung der Gemeinschaftsvorschriften und -politiken (Wettbewerb, öffentliche Aufträge, Umwelt, Gleichstellung von Männern und Frauen), insbesondere in Bezug auf die nach Standort und Art der Intervention differenzierte Beteiligung der Strukturfonds;
• die tatsächliche Bereitstellung der nationalen und/oder regionalen Kofinanzierungsbeiträge.

Vermerk zum Abschluss einer Intervention

Die Person oder Stelle, die den Vermerk zum Abschluss einer Intervention zu erstellen hat, stützt ihre Entscheidung auf eine Prüfung der Verwaltungs- und Kontrollsysteme.

Kann die Gültigkeit des Antrags auf die Auszahlung des Restbetrags sowie der abschließenden Ausgabenerklärung aufgrund von Mängeln nicht bestätigt werden, so wird in dem Vermerk eine Schätzung des Umfangs des Problems sowie seiner finanziellen Auswirkungen vorgenommen.

Form und Inhalt der Buchführungsdaten

Die Buchführungsunterlagen sind soweit möglich in computergestützter Form zum Zweck der Durchführung von Akten- und Vor-Ort-Kontrollen bereitzuhalten. Die Kommission einigt sich mit jedem Mitgliedstaat über den Inhalt der Aufzeichnungen, die Modalitäten der Übermittlung und den benötigten Zeitraum für die Entwicklung der Computer-Systeme. Sie gewährleistet, dass die Informationen vertraulich behandelt und sicher aufbewahrt werden.

Auf schriftliche Anfrage der Kommission übermitteln die Mitgliedstaaten die Aufzeichnungen innerhalb von 10 Arbeitstagen ab Eingang der Anfrage.

VERBUNDENE RECHTSAKTE

Mitteilung der Kommission vom 6. September 2004 an das Europäische Parlament und den Rat - „Die Zuständigkeiten der Mitgliedstaaten und der Kommission bei der geteilten Verwaltung im Rahmen der Strukturfonds und des Kohäsionsfonds - Heutiger Stand und Vorausschau für den neuen Programmplanungszeitraum nach 2006" [KOM(2004) 580 - Nicht im Amtsblatt veröffentlicht]

Mitteilung der Kommission vom 25. April 2003 - „Vereinfachung, Klärung, Koordinierung und Flexibilität der Verwaltung der Strukturpolitik 2000-2006" [K(2003) 1255 - Nicht im Amtsblatt veröffentlicht]

Verordnung (EG) Nr. 448/2001 der Kommission vom 2. März 2001 mit Durchführungsvorschriften zur Verordnung (EG) Nr. 1260/1999 des Rates hinsichtlich des Verfahrens für die Vornahme von Finanzkorrekturen bei Strukturfondsinterventionen [Amtsblatt L 64 vom 6.3.2001]

Mit dieser Verordnung wird das Verfahren für die Vornahme von Finanzkorrekturen bei Strukturfondsinterventionen festgesetzt. Diese Finanzkorrekturen werden entweder durch die Mitgliedstaaten oder durch die Kommission vorgenommen.

Letzte Änderung: 20.12.2005