Forvaltnings- og kontrolsystemerne for strukturfondenes interventioner

Bestemmelserne i forordningen har til formål at sikre, at de forvaltnings- og kontrolsystemer, der findes for strukturfondenes interventioner, fungerer efter hensigten. Disse systemer er indført af medlemsstaterne. De gør det muligt at harmonisere normerne for attestering af udgifter, for hvilke der anmodes om betalinger fra strukturfondene.

DOKUMENT

Kommissionens forordning (EF) nr. 438/2001 af 2. marts 2001 om gennemførelsesbestemmelser til Rådets forordning (EF) nr. 1260/1999 for så vidt angår forvaltnings- og kontrolsystemerne for strukturfondenes interventioner.

RESUMÉ

Kommissionen er ansvarlig for budgettets gennemførelse i overensstemmelse med normerne for forsvarlig økonomisk forvaltning.

Decentral forvaltning

I perioden 2000-2006 forstærkes den decentraliserede forvaltning af interventionerne i henhold til den generelle strukturfondsforordning. Denne decentralisering omfatter en forbedring af kontrolordningerne, som henhører under medlemsstaterne. Kommissionen påser, at de indførte systemer er effektive.

Forordningen indeholder bestemmelser om tilrettelæggelsen på nationalt, regionalt og lokalt plan af følgende strukturer:

• forvaltningsmyndigheder (offentlige eller private myndigheder eller organer, som har til opgave at forvalte en intervention)
• betalingsmyndigheder (offentlige eller private myndigheder eller organer, som har til opgave at udfærdige og fremlægge betalingsanmodninger og modtage betalinger fra Kommissionen)
• formidlende organer (offentlige eller private organer eller tjenester, der udfører opgaver på vegne af en forvaltnings- eller betalingsmyndighed i forhold til endelige støttemodtagere eller organisationer eller virksomheder, der gennemfører operationerne).

Forvaltnings- og kontrolsystemer:

Hver medlemsstat forelægger forvaltnings- og betalingsmyndighederne samt de formidlende organer en vejledning om forvaltnings- og kontrolsystemernes tilrettelæggelse. Disse systemer omfatter en definition, en tildeling og en adskillelse af funktionerne i den pågældende organisation samt procedurer, som gør det muligt at kontrollere:

• leveringen af de medfinansierede produkter eller tjenester
• rigtigheden af de anmeldte udgifter
• udgifternes overensstemmelse med medlemsstaternes og EU's regler om udgifternes støtteberettigelse, offentlige indkøb, statsstøtte, miljøbeskyttelse og lige muligheder.

Medlemsstaterne giver Kommissionen meddelelse om denne vejledning. Kommissionen efterprøver alle de trufne foranstaltningers overensstemmelse med den gældende EU-ret. Medlemsstaterne underretter Kommissionen om de procedurer og foranstaltninger, der er truffet vedrørende:

• modtagelse, efterprøvning og godkendelse af anmodningerne om godtgørelse af udgifter
• anvisning til betaling, gennemførelse og bogføring af betalingerne til støttemodtagerne
• revision af forvaltnings- og kontrolsystemerne.

Revision

Medlemsstaternes forvaltnings- og kontrolsystemer skal sikre en revision, der gør det muligt at:

• afstemme de samlede beløb, der attesteres over for Kommissionen, med de enkelte udgiftskonteringer og tilhørende bilag
• kontrollere tildelingen og overførslerne af de disponible EU-midler og nationale midler
• have en række oplysninger til rådighed som f.eks. regnskaber over de udgifter, som de endelige støttemodtagere faktisk har afholdt for hver finansieret operation.

Forvaltningsmyndigheden påser, at alle regnskabsdokumenter stilles til rådighed for Kommissionen i indtil tre år efter betalingen af restbeløbet vedrørende en intervention.

Forvaltnings- eller betalingsmyndigheden fører regnskab over beløb, der skal tilbagebetales af allerede udbetalte EU-midler og sikrer, at beløbene hurtigt tilbagebetales.

Udgiftsattestering

En person eller afdeling under betalingsmyndigheden, som er uafhængig af enhver afdeling, der godkender betalingsanmodninger, udsteder attester for mellemliggende og endelige udgiftsanmeldelser.

Udgiftsanmeldelsen omfatter udelukkende udgifter:

• som inden for støtteberettigelsesperioden faktisk er blevet afholdt af de endelige støttemodtagere i form af betalinger og dokumenteret ved kvitterede fakturaer
• der er afholdt for operationer, som er udvalgt til medfinansiering under den pågældende intervention
• der i påkommende tilfælde vedrører foranstaltninger, for hvilke Kommissionen officielt har godkendt al statsstøtte.

Stikprøvekontrol af operationerne

Medlemsstaterne tilrettelægger kontrol af operationerne for at kontrollere de indførte forvaltnings- og kontrolsystemers effektivitet.

Ved udvælgelsen af en repræsentativ stikprøve for de godkendte operationer tages der hensyn til, at det er nødvendigt at kontrollere operationer af forskellig type, og til en række påviste risikofaktorer. Mindst én gang i hver periode underkastes de vigtigste formidlende organer og endelige støttemodtagere en kontrol.

Medlemsstaterne efterprøver:

• forvaltnings- og kontrolsystemernes praktiske anvendelse og effektivitet
• overensstemmelse mellem regnskabsposteringerne og de tilhørende bilag
• tilstedeværelse af en tilstrækkelig revision
• opfyldelse af EU's bestemmelser for et passende antal individuelle udgiftsposter med hensyn til art og afholdelsestidspunkt
• overensstemmelse mellem operationens faktiske gennemførelse og målene i anmodningen om EU-medfinansiering
• overensstemmelse med EU's retsforskrifter og politikker (konkurrence, offentlige indkøb, miljø, lighed mellem mænd og kvinder), herunder satserne for strukturfondenes deltagelse på grundlag af interventionens lokalisering og egenart
• faktisk national og/eller regional medfinansiering.

Erklæring ved interventionens afslutning

Den person eller afdeling, der har til opgave at udstede erklæringen om afslutning af interventionen, baserer sin afgørelse på en undersøgelse af forvaltnings- og kontrolsystemerne.

Hvis der konstateres svagheder, således at det hverken er muligt at godkende anmodningen om betaling af restbeløbet eller den endelige udgiftsattest, gives der i erklæringen et skøn over problemets omfang og finansielle virkninger.

Form og indhold af regnskabsoplysningerne

Regnskaberne opbevares så vidt muligt datamatisk og tjener til dokumentkontrol og kontrol på stedet. Kommissionen aftaler regnskabernes indhold, overførselsmidlerne og den periode, der kræves til udvikling af det nødvendige edb-system, med hver medlemsstat. Den garanterer oplysningernes fortrolighed og sikkerhed.

Efter skriftlig anmodning fra Kommissionen fremsender medlemsstaterne regnskaberne til den senest 10 arbejdsdage efter modtagelsen af anmodningen.

TILHØRENDE DOKUMENTER

Meddelelse fra Kommissionen af 6. september 2004 til Europa-Parlamentet og Rådet med titlen: "Medlemsstaternes og Kommissionens ansvar i forbindelse med den delte forvaltning af strukturfondene og Samhørighedsfonden - Nuværende situation og perspektiver for den nye programmeringsperiode efter 2006" [KOM(2004) 580 - Ikke offentliggjort i Den Europæiske Unions Tidende].

Meddelelse fra Kommissionen af 25. april 2003 om forenkling, præcisering, koordinering og fleksibilitet vedrørende forvaltning af strukturpolitikkerne 2000-2006 [K(2003) 1255 - Ikke offentliggjort i Den Europæiske Unions Tidende].

Kommissionens forordning (EF) nr. 448/2001 af 2. marts 2001 om gennemførelsesbestemmelser til Rådets forordning (EF) nr. 1260/1999 for så vidt angår proceduren for finansielle korrektioner af interventioner under strukturfondene [De Europæiske Fællesskabers Tidende L 64 af 6.3.2001]. I denne forordning fastlægges proceduren for finansielle korrektioner af interventioner under strukturfondene. Disse korrektioner foretages enten af medlemsstaterne eller af Kommissionen.

Seneste ajourføring: 20.12.2005