Elektronisk forvaltning (eller "e-forvaltning") er en af prioriteterne i handlingsplanen eEurope 2005. Målet er desuden at bidrage til mere effektive offentlige serviceydelser af højere kvalitet for at nedbringe ventetiden for brugerne og øge gennemskueligheden og ansvarligheden i den offentlige administration.

For at vi kan udnytte potentialet i e-forvaltning fuldt ud, er det nødvendigt at afdække hindringerne for online-adgang til offentlige serviceydelser i medlemsstaterne og at stille forslag til aktiviteter, der kan fremskynde indførelsen af e-forvaltning. Dette er formålet med den meddelelse fra Kommissionen, der beskrives i det følgende.

Meddelelse fra Kommissionen til Rådet, Europa-Parlamentet, Det Europæiske Økonomiske og Sociale Udvalg og Regionsudvalget - E-forvaltningens betydning for Europas fremtid, 26. september 2003 [KOM(2003) 567 endelig - ikke offentliggjort i Den Europæiske Unions Tidende].

"E-Forvaltning" * er defineret som anvendelse af informations- og kommunikationsteknologi * (ikt) i den offentlige administration i sammenhæng med organisatorisk omstilling og udvikling af nye kvalifikationer hos de ansatte. Målet er at forbedre de offentlige serviceydelser såvel som at styrke den demokratiske proces og støtte de offentlige politikker.

I alle medlemsstater har man gjort fremskridt med at bringe offentlige serviceydelser på nettet. Den gennemsnitlige online-tilgængelighed er steget fra 45 % til 60 % mellem oktober 2001 og oktober 2002.

Med hensyn til tjenesteydelser for befolkningen har e-forvaltning allerede nu vist sine fordele i borgernes dagligdag. E-Forvaltning gør det ikke blot nemmere at indhente oplysninger fra offentlige instanser, men letter i høj grad også borgernes transaktioner på grund af den reducerede ventetid. Desuden skaber e-forvaltning en direkte kontakt mellem borgerne og beslutningstagerne. Via online-fora, virtuelle debatrum og elektronisk stemmeafgivelse kan borgerne give udtryk for deres synspunkter og stille spørgsmål direkte til de politiske beslutningstagere. En fælles indgangsportal * er gradvist ved at blive normen for serviceydelser til borgerne.

For så vidt angår serviceydelser til erhvervslivet, medfører den øgede kvalitet i de elektroniske administrative serviceydelser en produktivitetsstigning og øget konkurrenceevne hos virksomhederne. Det skyldes de lavere omkostninger til de offentlige serviceydelser, men også virksomhedernes lavere omkostninger til transaktionerne (tid og arbejde). Elektronisk behandling af told og moms og elektroniske selvangivelser har således den fordel, at procedurerne fremskyndes, og kvaliteten er steget. Online-serviceydelserne for virksomheder er længere fremme i udviklingen og mere avancerede end ydelserne for borgerne.

Med hensyn til serviceydelser fra myndighed til myndighed styrker e-forvaltning samarbejdet mellem nationale, regionale og lokale myndigheder, men også mellem EF-institutionerne. De regionale og lokale myndigheder er ofte længere fremme med onlineserviceydelser. Udviklingen af e-forvaltning på regionalt og lokalt plan er for øvrigt en af strukturfondenes prioriteter og udgør ca. 30 % af udgifterne vedrørende informationssamfundet i mål 1-regioner og 20% i mål 2-regioner.

Kommissionen har opstillet en række hovedspørgsmål, som skal løses for at gøre det muligt at ophæve hindringerne for udbredelsen af e-forvaltning.

Forudsætningen for at udbrede anvendelsen af online-serviceydelser er, at alle borgere får fuld adgang til disse ydelser. Spørgsmålet er så meget desto vigtigere, fordi risikoen for en "it-kløft" - på grund af den ulige adgang til information og it - er særdeles reel. Derfor er undervisning af afgørende betydning for, at borgerne kan få det nødvendige it-kendskab, så de kan udnytte alle fordelene ved e-forvaltning. It-kompetence er et af hovedmålene for eLearning-programmet. Øget adgang til onlineserviceydelser forudsætter en styrkelse af multiplatformsstrategien (adgang til ydelser via forskellige platforme såsom pc'er, digital-tv, mobilterminaler, offentlig internetadgang osv.).

Offentlige serviceydelser kan ikke ydes online, hvis ikke der findes et miljø, der garanterer brugerne sikker adgang. Offentlige institutioner bør altid sørge for, at digitale kommunikationsforbindelser og transaktioner er sikre, og at persondata forbliver beskyttede. Privatlivsbeskyttende teknologier bør styrkes i forbindelse med e-forvaltning, bl.a. gennem de relevante EU-programmer. Net- og informationssikkerhed, bekæmpelse af cyberkriminalitet (es de en fr) og pålidelighed er forudsætninger for et velfungerende informationssamfund og følgelig centrale politiske emner inden for EU.

Offentlige indkøb er et område, hvor anvendelse af ikt kan være specielt fordelagtigt. De traditionelle former for offentlige indkøb er langvarige, komplicerede og meget ressourcekrævende. Brugen af ikt i offentlige indkøb kan derfor øge effektiviteten og kvaliteten og give mere valuta for pengene og derved medføre væsentlige besparelser for skatteyderne. Mangelen på klare EU-regler har hidtil været en hindring for udbredelsen af elektroniske offentlige indkøb i Europa. Vedtagelsen af den nye lovpakke om offentlige indkøb, der omfatter specifikke regler for elektroniske offentlige indkøb, burde blive et vendepunkt for udbredelsen af elektroniske offentlige indkøb i Europa.

Fælleseuropæiske tjenesteydelser er vigtige redskaber til at øge mobiliteten i det indre marked og fremme unionsborgerskabet. Der er allerede nu indført forskellige former for fælleseuropæiske tjenesteydelser. Her kan bl.a. nævntes EURES, der er den europæiske portal for mobilitet på beskæftigelsesområdet, og PLOTEUS om uddannelsesmuligheder i Europa. Levering af fælleseuropæiske tjenesteydelser kan dog vise sig at være et følsomt spørgsmål. For eksempel kan det være et problem, hvis en tjeneste er udviklet ud fra en medlemsstats nationale perspektiv og tradition alene (f.eks. sprogligt), da den så kan være vanskeligt tilgængelig for borgere og virksomheder fra andre medlemsstater. Derfor er det vigtigt, at der i udformningen af sådanne fælleseuropæiske tjenesteydelser tages hensyn til borgere fra de forskellige medlemsstater. Samtidig er det vigtigt, at der indføres et reelt samarbejde mellem medlemsstaternes administrationer, og der indføres infrastrukturer, som muliggør interoperabilitet.

Interoperabilitet betyder, at systemer, informationer og arbejdsmetoder er indbyrdes sammenkoblet. Interoperable informationssystemer gør det således muligt at integrere levering af tjenesteydelser via en fælles indgangsportal *, uanset hvor mange forskellige administrationssystemer eller -instanser der deltager. Men interoperabilitet er ikke kun et teknisk spørgsmål om at sammenkoble computernet: det omfatter også organisatoriske aspekter såsom nødvendigheden af at sikre et samspil med partnerorganisationer, der meget vel kan have en anden intern organisation og driftsform. Indførelse af e-forvaltning på europæisk plan forudsætter også fælles standarder og specifikationer. De fleste medlemsstater har allerede taget denne udfordring op ved at indføre nationale rammer for interoperabilitet i e-forvaltning, som på europæisk plan suppleres af udviklingen af en europæisk interoperabilitetsramme.

Ovenstående spørgsmål er de centrale i Kommissionens plan for e-forvaltning. Foranstaltningerne skal dog suppleres med mere tværgående aktioner.

God praksis omfatter teknologiske, organisatoriske, retlige og uddannelsesmæssige elementer og kræver et langsigtet engagement fra alle centrale involverede parter. Udveksling af erfaringer og overtagelse af eksempler på bedste praksis kan betyde store besparelser, når man går i gang med at indføre e-forvaltning i fuld skala. Desuden baner man derigennem vej for fremtidig interoperabilitet og samspil mellem administrationerne.

En række europæiske initiativer og programmer vedrører e-forvaltning. Det drejer sig bl.a. om dele af det sjette rammeprogram for forskning og teknologisk udvikling, (eTEN (es de en fr)) og IDA samt investeringer i regionale indsatsområder gennem strukturfondene. Ifølge Kommissionen er denne investering lille sammenlignet med den samlede investering, der foretages - eller burde foretages - i e-forvaltning på europæisk plan.

Der bruges årligt i EU ca. 30 mia. EUR på ikt i den offentlige administration. Heraf anvendes en hurtigt voksende andel, i dag ca. 5 mia. EUR, til e-forvaltning. Kommissionen bemærker desuden, at disse udgifter bør ledsages af en meget større investering i organisation og menneskelige ressourcer. Det vil derfor være nødvendigt at investere flere snese milliarder årligt. Støtten på europæisk plan bør derfor sigte mod at give den meget større investering på nationalt plan størst mulig virkning.

Dokumentets nøglebegreber

E-forvaltning: Elektronisk forvaltning går ud på at udnytte informations- og kommunikationsteknologi til at forbedre kvaliteten i de offentlige serviceydelser og gøre dem lettere tilgængelige. E-forvaltning kan nedsætte omkostningerne, både for virksomhederne og det offentlige, og lette transaktionerne mellem det offentlige og borgerne. Desuden medvirker e-forvaltning til at gøre den offentlige sektor mere åben og gennemskuelig, så borgerne bedre kan forstå, hvad der foregår i statsadministrationen, og så denne i højere grad stilles til ansvar over for borgerne.
Informations- og kommunikationsteknologi (ikt): Ikt omfatter en bred vifte af tjenester, applikationer, teknologier, udstyr og software, bl.a. telefoni og internet, fjernundervisning og tv samt computere, net og software, der er nødvendige for at anvende teknologierne. Disse teknologier er i færd med at revolutionere de sociale, kulturelle og økonomiske strukturer, idet de fører til nye måder at håndtere information og viden på og at tilrettelægge erhvervsaktiviteter mv. på.
Fælles indgangsportal: et samlet adgangspunkt til internettet for et givet emneområde. Brug af portalen kræver ikke kendskab til, hvordan de forskellige administrationsenheder, der leverer oplysningerne til offentligheden, er organiseret.

Meddelelse fra Kommissionen af 25. april 2006, Handlingsplan for e-forvaltning under i2010-initiativet - Hurtigere indførelse af e-forvaltning i EU til fordel for alle [KOM(2006) 173 endelig - ikke offentliggjort i Den Europæiske Unions Tidende].

Formålet med denne handlingsplan, der blev vedtaget i 2006, er at effektivisere og modernisere de offentlige administrationer, så de bedre kan opfylde borgernes behov. Der foreslås en række særlige foranstaltninger samt en køreplan med det mål at fremskynde indførelsen af e-forvaltning i Europa. Handlingsplanen udpeger fem indsatsområder:

Uafhængig rapport om e-forvaltning i EU-medlemsstaterne af 27. juni 2005 (GOPA-Cartermill).

Rapporten [EN] indeholder en samling faktablade om de enkelte medlemsstater, der er udarbejdet af Observationscentret for E-forvaltning. For hvert land gives en oversigt over den aktuelle situation og de fremskridt, der er sket inden for e-forvaltning.

Ifølge en undersøgelse gennemført for Kommissionen i 2005 er over 90 % af udbyderne af offentlige serviceydelser nu til stede på internettet, og 40 % af de grundlæggende offentlige serviceydelser er fuldt interaktive. Undersøgelsen fremhæver således de betydelige fremskridt, der er sket i udformningen og udbuddet af offentlige serviceydelser på nettet overalt i EU. Endvidere er forskellene i udbuddet af serviceydelser mellem de nye medlemsstater og EU-15 mindsket kraftigt og vil sandsynligvis snart være helt udlignet. Udfordringen bliver nu at sikre, at e-forvaltningsydelserne udnyttes i så vid udstrækning og så ofte som muligt, så virksomhedernes og borgernes transaktioner med det offentlige forenkles.

Ifølge en omfattende undersøgelse, der blev offentliggjort i januar 2004 (EN) [PDF], er borgere og virksomheder mest tilfredse med de offentlige administrationer, der kombinerer brugen af informations- og kommunikationsteknologi til at levere nye serviceydelser med en omlægning af arbejdet.

Denne storstilede undersøgelse, der er finansieret som led i evalueringen af eEurope-handlingsplanen, er gennemført i samtlige EU-medlemsstater på grundlag af en fælles liste over 20 grundlæggende offentlige serviceydelser, der ifølge handlingsplanen skulle stilles til rådighed via internet. Undersøgelsen omfatter 29 indgående studier af konkrete eksempler på bedste praksis. Blandt disse kan nævnes de betydelige besparelser, der er opnået i Finland og Det Forenede Kongerige i forbindelse med tilmelding til videregående uddannelser.

Kommissionens konklusion er, at de offentlige administrationer ved at tilrettelægge arbejdet anderledes og udnytte informations- og kommunikationsteknologi kan nedbringe omkostningerne og øge effektiviteten samt opnå større fleksibilitet og skabe en enklere organisationsstruktur. Dette udmønter sig i praktiske fordele for offentligheden og virksomhederne i form af færre besøg på de offentlige kontorer og hurtigere, billigere, lettere tilgængelige og mere effektive serviceydelser. Desuden opstår der færre fejl, systemerne er lettere at bruge, og brugerkontrollen øges.

See also