Kommissionens forordning (EF) nr. 2222/2000

af 7. juni 2000

om finansielle gennemførelsesbestemmelser til Rådets forordning (EF) nr. 1268/1999 om fællesskabsstøtte til førtiltrædelsesforanstaltninger inden for landbrug og udvikling af landdistrikter i ansøgerlandene i Central- og Østeuropa i førtiltrædelsesperioden

KOMMISSIONEN FOR DE EUROPÆISKE FÆLLESSKABER HAR -

under henvisning til traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab,

under henvisning til Rådets forordning (EF) nr. 1268/1999 af 21. juni 1999 om fællesskabsstøtte til førtiltrædelsesforanstaltninger inden for landbrug og udvikling af landdistrikter i ansøgerlandene i Central- og Østeuropa i førtiltrædelsesperioden(1), særlig artikel 9, stk. 2, og artikel 12, stk. 2, og

ud fra følgende betragtninger:

(1) Ifølge artikel 11, stk. 1, i forordning (EF) nr. 1266/1999 om samordning af støtten til ansøgerlandene i Central- og Østeuropa i førtiltrædelsesperioden(2) forvalter Kommissionen fællesskabsstøtten efter reglerne i finansforordningen om De Europæiske Fællesskabers almindelige budget(3), navnlig artikel 114. Ifølge artikel 9, stk. 1, i forordning (EF) nr. 1268/1999 skal den finansielle støtte være i overensstemmelse med principperne i Rådets forordning (EF) nr. 1258/1999 af 17. maj 1999 om finansiering af den fælles landbrugspolitik(4). Den forordning vedrører både Garanti- og Udviklingssektionen af Den Europæiske Garanti- og Udviklingsfond for Landbruget, men den indeholder især særlige bestemmelser for Garantisektionen, som falder ind under afsnit VIII i finansforordningen.

(2) Det er hensigten, at gennemførelsen af Sapard skal have en institutionsbyggende virkning i de berørte lande. Ifølge det særlige tiltrædelsesprogram for landbrug og udvikling af landdistrikter (Sapard) skal hvert af de ti ansøgerlande, der er nævnt i artikel 1, stk. 1, i forordning (EF) nr. 1268/1999, opfølge en lang række projekter, som hver især har en forholdsvis begrænset finansiel dimension. Forvaltningsopgaver bør derfor uddelegeres til ansøgerlandene, og i artikel 12, stk. 2, i forordning (EF) nr. 1266/1999 åbnes der mulighed for at overdrage forvaltningen til dem. Sapard bør derfor forvaltes gennem kontorer i ansøgerlandene, jf. den decentraliserede forvaltning.

(3) Minimumskriterierne og -betingelserne for den decentraliserede forvaltning i henhold til artikel 12, stk. 2, i forordning (EF) nr. 1266/1999 er fastsat i forordningens bilag. Kriterierne og betingelserne svarer til dem, som de udbetalende organer skal opfylde i henhold til de regler for EUGFL, Garantisektionen, der er fastsat i bilaget til Kommissionens forordning (EF) nr. 1663/95(5), senest ændret ved forordning (EF) nr. 2245/1999(6). På denne baggrund bør hvert ansøgerlands kontor organiseres efter de bestemmelser, der gælder for EUGFL, Garantisektionen.

(4) De i forordning (EF) nr. 1663/95 fastsatte bestemmelser for EUGFL, Garantisektionen, vedrører især betalingsfunktionen. Kontorerne i ansøgerlandene bør dog kunne udføre denne funktion og en gennemførelsesfunktion. Der bør derfor opstilles passende kriterier også for denne funktion.

(5) Godkendelse bør også kunne indrømmes midlertidigt under forudsætning af, at visse kriterier overholdes.

(6) For at Kommissionen kan give afkald på den forhåndsgodkendelse, der er fastsat i artikel 12, stk. 1, i forordning (EF) nr. 1266/1999, og overdrage støtteforvaltningen til et ansøgerland, skal den nationale godkendelse af Sapard-kontoret i ansøgerlandet godkendes.

(7) Eksisterende strukturer i ansøgerlandene bør så vidt muligt anvendes til at udføre visse finansielle transaktioner. I hvert af disse lande findes der allerede en national fond, hvortil Phare-midlerne overføres, og i punkt 2 v) i bilaget til forordning (EF) nr. 1266/1999 er det fastsat, at den nationale anvisningsberettigede bærer det fulde finansielle ansvar for midlerne. Som led i Sapard bør den nationale fond i hvert ansøgerland derfor være den kompetente myndighed, som godkender Sapar-kontoret og efterfølgende overvåger, at godkendelseskriterierne overholdes. Den nationale anvisningsberettigede vil være kontaktleddet for finansielle oplysninger mellem Kommissionen og ansøgerlandet.

(8) Efter artikel 31, stk. 2, i Rådets forordning (EF) nr. 1260/1999 af 21. juni 1999 om vedtagelse af generelle bestemmelser for strukturfondene(7) indgås den første forpligtelse, når Kommissionen vedtager sin beslutning om godkendelse af støtten. Under disse omstændigheder og under hensyn til den måde, hvorpå Fællesskabets budgetforpligtelse udløses, kan denne model anses for at være en fyldestgørende model, som skal anvendes på Sapard med de fornødne ændringer.

(9) Ifølge artikel 12, stk. 2, i forordning (EF) nr. 1266/1999 skal Kommissionen foretage efterfølgende kontrol. Proceduren for EUGFL's regnskabsafslutning er et effektivt system til at revidere de decentraliserede kontorers betalinger og om nødvendigt at inddrive uretmæssige eller uberettigede betalinger fra ansøgerlandene.

(10) Gennemførelsesbestemmelserne for Sapard bør fastsættes i bilaterale aftaler, der indgås mellem Kommissionen og hvert ansøgerland. Kommissionen og hvert ansøgerland bør derfor udarbejde en flerårig finansieringsaftale, hvori betingelserne for anvendelse af Sapard-bidrag fastlægges. Det finansielle bidrag fra Fællesskabet bør fastlægges i årlige finansieringsaftaler.

(11) For at beskytte Fællesskabets finansielle interesser bør ansøgerlandene have lignende forpligtelser som medlemsstaterne med hensyn til EF-revisorers kontrol af Sapard-midlerne.

(12) De i denne forordning fastsatte foranstaltninger er i overensstemmelse med udtalelse fra Forvaltningskomitéen for Den Europæiske Udviklings- og Garantifond for Landbruget (EUGFL) -

UDSTEDT FØLGENDE FORORDNING:

KAPITEL 1

GENERELLE BESTEMMELSER

Artikel 1

Forordningens anvendelsesområde

1. Denne forordning fastlægger, på hvilke betingelser forvaltningen af den støtte, som er fastsat i forordning (EF) nr. 1268/1999, overdrages til kontorer i de ti ansøgerlande, der er omhandlet i forordningens artikel 1, stk. 1, jf. artikel 12, stk. 2, i forordning (EF) nr. 1266/1999.

2. Kommissionen vil kræve, at ansøgerlandene overholder disse betingelser, ved at indføje dem i de finansieringsaftaler, der indgås med hvert land.

Artikel 2

Definitioner

I denne forordning gælder følgende:

a) "ansøgerlandene" er de lande, der er nævnt i artikel 1, stk. 1, i forordning (EF) nr. 1268/1999

b) "den nationale fond" er det organ, der udpeges af ansøgerlandet og underlægges den nationale anvisningsberettigede, som bærer det fulde finansielle ansvar for midlerne. Fonden fungerer også som den kompetente myndighed. Den nationale anvisningsberettigede er kontaktled for finansielle oplysninger mellem Kommissionen og ansøgerlandet

c) "den kompetente myndighed" er det organ, der i ansøgerlandet:

i) udsteder, overvåger og tilbagetrækker godkendelsen af Sapard-kontoret med henblik på artikel 1, stk. 2, i forordning (EF) nr. 1663/95, og

ii) udpeger et attesterende organ

d) "Sapard-kontoret" er det organ, der oprettes af ansøgerlandet og fungerer på dets ansvar, og som udfører to funktioner: gennemførelse og betaling. Kun ét Sapard-kontor kan godkendes ad gangen i hvert ansøgerland

e) det "attesterende organ" er det organ, der fungerer uafhængigt af Sapard-kontoret, og som attesterer regnskaberne, rapporterer om forvaltnings- og kontrolsystemer og overvåger medfinansieringselementerne

f) den "flerårige finansieringsaftale" er den aftale, hvori de bestemmelser, som Sapard-medfinansieringen skal overholde, opstilles

g) den "årlige finansieringsaftale" er den aftale, der fastsætter den finansielle tildeling for det pågældende år på grundlag af bevillingerne på Fællesskabets budget, og som i givet fald supplerer og ændrer bestemmelserne i den flerårige finansieringsaftale

h) "Sapard-eurokontoen" er den konto, som den nationale anvisningsberettigede på sit ansvar opretter i et pengeinstitut, og som bærer renter på normale handelsvilkår og er bestemt til at modtage de i artikel 8 nævnte betalinger, og som udelukkende anvendes til Sapard-transaktioner og føres i euro

i) "regnskabsåret" svarer til kalenderåret fra 1. januar til 31. december.

KAPITEL 2

OVERDRAGELSE AF FORVALTNING

Artikel 3

Overdragelse af støtteforvaltning

1. Kommissionen efterprøver, at betingelserne i artikel 12, stk. 2, i forordning (EF) nr. 1266/1999, i det følgende benævnt "betingelserne", og bestemmelserne i artikel 4 til 6 i og bilagene til nærværende forordning overholdes, inden den beslutter, at støtteforvaltningen overdrages til ansøgerlandene.

Med henblik på at fastslå, at de i første afsnit nævnte betingelser og bestemmelser er overholdt:

- undersøger Kommissionen den nationale fonds procedurer og strukturer vedrørende gennemførelsen af Sapard-programmet og Sapard-kontorets procedurer og strukturer og i givet fald procedurer og strukturer for andre organer, som er blevet tildelt opgaver i henhold til artikel 4, stk. 4, artikel 5, stk. 3, og artikel 6, stk. 2

- udfører Kommissionen kontrol på stedet.

2. Beslutningen om at overdrage forvaltningen til et kontor kan træffes på et foreløbigt grundlag, hvis betingelserne, funktionerne og de væsentlige kriterier i bilaget til denne forordning og bestemmelserne i artikel 4 til 6 er overholdt.

3. Kommissionen overvåger, at betingelserne og bestemmelserne i denne forordning (inklusive bilaget) fortsat overholdes. Hvis det på noget tidspunkt viser sig, at de ikke længere overholdes, trækker Kommissionen straks beslutningen tilbage, og den:

- indgår ikke mere nye finansielle forpligtelser på Fællesskabets vegne

- overfører ikke mere midler til ansøgerlandet

- gennemfører i givet fald passende finansielle korrektioner over for ansøgerlandet.

Artikel 4

Den kompetente myndigheds opgaver

1. Den kompetente myndigheds opgaver omfatter dem, der er opstillet i artikel 1, stk. 3, 4, 6 og 7, i forordning (EF) nr. 1663/95, med de fornødne ændringer. Godkendelse kan indrømmes foreløbigt for en periode, der fastsættes i forhold til problemets omfang under gennemførelsen af eventuelle nødvendige ændringer af administrations- og regnskabssystemer.

2. Den kompetente myndigheds beslutning om at godkende Sapard-kontoret træffes på grundlag af en undersøgelse af administrations-, betalings-, kontrol- og regnskabsprocedurer og -strukturer, som omfatter ordninger for udvælgelse af projekter, gennemførelse af udbud, indgåelse af kontrakter og overholdelse af indkøbsregler, der tager hensyn til kriterierne i bilaget. Undersøgelsen gennemføres efter internationalt godkendte revisionsnormer. Hvis en foreløbig godkendelse påtænkes, skal bestemmelserne i bilaget, herunder forpligtelserne for skriftlige procedurer, adskillelse af opgaver, kontrol før projektgodkendelse og betaling, betalingsprocedurer, regnskabsprocedurer, edb-sikkerhed, intern revision og i givet fald regler for offentlige indkøb, være overholdt på tilfredsstillende vis.

3. Den kompetente myndighed overvåger og trækker straks godkendelsen tilbage, hvis godkendelseskriterierne ikke længere overholdes, og den underretter straks Kommissionen herom.

4. Den kompetente myndighed kan uddelegere de i stk. 2 omhandlede undersøgelsesopgaver til andre organer. Den nationale anvisningsberettigede bærer under alle omstændigheder det overordnede ansvar.

Artikel 5

Sapard-kontorets opgaver

1. Sapard-kontorets gennemførelsesopgaver omfatter følgende:

- det indkalder ansøgninger

- det udvælger projekter

- det kontrollerer ansøgninger om godkendelse af projekter i forhold til vilkår og betingelser, støtteberettigelse og i forhold til indholdet i det godkendte Sapard-program for landbrug og udvikling af landdistrikter, i det følgende benævnt "programmet", herunder i givet fald regler om offentlige indkøb

- det fastlægger de kontraktlige forpligtelser mellem kontoret og eventuelle modtagere, og det godkender, at arbejdet påbegyndes

- det gennemfører kontrol på stedet både før og efter projektgodkendelsen

- det følger forløbet af projekter under gennemførelse

- det rapporterer om forløbet af foranstaltninger under gennemførelse i forhold til indikatorer.

2. Sapard-kontorets betalingsopgaver omfatter følgende:

- det kontrollerer betalingsanmodninger

- det udfører kontrol på stedet for at fastslå retten til betaling

- det godkender betaling

- det udfører betaling

- det bogfører forpligtelser og betalinger

- det udfører i givet fald kontrol af modtagere efter betaling af støtte for at fastslå, om vilkår og betingelser for støtteydelse fortsat overholdes.

3. Hvis gennemførelses- og betalingsfunktionerne ikke udføres inden for samme administrative struktur, kan de udføres af andre parter, forudsat bestemmelserne i bilagets punkt 2.3 overholdes. Gennemførelse af betalinger og bogføring af forpligtelser og betalinger må under ingen omstændigheder uddelegeres. Projektgodkendelse, kontrol på stedet og betalinger skal indebære en passende adskillelse af opgaver.

4. Den kompetente myndighed forelægger Kommissionen eventuelle forslag til ændringer af gennemførelses- og/eller betalingsordningerne for Sapard-kontoret efter dets godkendelse.

5. Hvis Sapard-kontoret ikke også fungerer som forvaltningsmyndighed, jf. artikel 9 i Kommissionens forordning (EF) nr. 2759/1999(8), meddeler det denne myndighed de oplysninger, som den har brug for til at udføre sine opgaver.

Artikel 6

Det attesterende organs opgaver

1. Det attesterende organ udfører følgende opgaver:

- det attesterer Sapard-kontorets årsregnskaber og Sapard-eurokontoen

- det afgiver hvert år en rapport om, hvorvidt Sapard-kontorets ledelse og kontrolsystemer på fyldestgørende måde kan sikre, at udgifterne er i overensstemmelse med artikel 8, stk. 1

- det kontrollerer, at det nationale medfinansieringselement, der er nævnt i artikel 9, stk. 1, er til stede og forskriftsmæssigt.

2. Det attesterende organ udfører sine opgaver efter bestemmelserne i artikel 3 i forordning (EF) nr. 1663/95 og Kommissionens retningslinjer. Hvis det udpegede organ er det nationale revisionskontor eller et tilsvarende organ, kan det uddelegere hele eller en del af den undersøgelsesopgave, der er nævnt i artikel 3, stk. 1, i forordning (EF) nr. 1663/95, til andre organer, forudsat opgaverne udføres effektivt. Det attesterende organ bærer under alle omstændigheder det overordnede ansvar.

3. Attesten for årsregnskaberne og revisionsrapporten, jf. artikel 3, stk. 1, i forordning (EF) nr. 1663/95 og artikel 13, stk. 1, udfærdiges inden den 15. april det følgende år og meddeles Kommissionen senest den 30. april.

KAPITEL 3

BETALING OG KONTROL

Artikel 7

Budgetforpligtelser

1. Kommissionens beslutning om at godkende underskrivelsen af hver årlig finansieringsaftale udløser forpligtelse til bevillinger på Fællesskabets budget.

2. Den første årlige finansieringsaftale kan kun underskrives på Kommissionens vegne, hvis følgende betingelser er opfyldt:

- Kommissionen har godkendt programmet, og

- den flerårige finansieringsaftale er blevet underskrevet af begge parter.

3. Kommissionen kan annullere enhver del af en forpligtelse efter bestemmelserne i artikel 31, stk. 2, andet afsnit, i forordning (EF) nr. 1260/1999, idet den tager hensyn til betingelserne i artikel 10.

Artikel 8

Betalinger fra Kommissionen

1. Kun Sapard-støtte, der ydes i henhold til bestemmelserne i det af Kommissionen godkendte program, i de flerårige og årlige finansieringsaftaler og i henhold til Kommissionens beslutning, jf. artikel 3, stk. 1, medfinansieres af Fællesskabet.

2. Betalinger overføres i euro til Sapard-eurokontoen og i overensstemmelse med artikel 32, stk. 1, artikel 32, stk. 2, andet afsnit, artikel 32, stk. 3, med undtagelse af litra a), og næstsidste og tredjesidste afsnit, og i overensstemmelse med artikel 32, stk. 4, litra a) og litra b), i forordning (EF) nr. 1260/1999.

3. Kommissionen overfører et første acontobeløb til Sapard-eurokontoen. Denne betaling, der kan foretages som mere end én rate, overstiger ikke 49 % af den første årlige tildeling til det pågældende ansøgerland, jf. bilaget til Kommissionens beslutning 1999/595/EF(9). Betaling sker på den betingelse, at den i artikel 3, stk. 1, omhandlede beslutning om godkendelsen af Sapard-kontoret er truffet, og efter at den flerårige finansieringsaftale og den første årlige finansieringsaftale er blevet indgået. Beløbet tilbagebetales, hvis Kommissionen ikke har modtaget en betalingsansøgning i henhold til artikel 10 inden atten måneder efter betalingsdatoen.

4. Efterfølgende betalinger foretages efter reglerne i artikel 10.

5. Fællesskabets medfinansiering dækker ikke omvekslingsomkostninger, bankgebyrer og valutatab.

Artikel 9

Betalinger fra Sapard-kontoret

1. Betalinger fra Sapard-kontoret til modtageren:

- foretages i national valuta og debiteres på passende vis Sapard-eurokontoen. Betalingsordren til modtageren udstedes generelt inden fem dage efter denne debitering

- baseres på anmeldelser af udgifter, der er afholdt af modtageren. Sådanne anmeldelser omfatter kun projekter, der er udvalgt, og udgifter, der er betalt fra datoen for Kommissionens beslutning, jf. artikel 3, stk. 1.

Fællesskabets bidrag ydes samtidigt med det nationale bidrag. For modtagere i den offentlige sektor kan det nationale bidrag dog ydes før Fællesskabets bidrag.

2. Det samlede offentlige bidrag til de enkelte foranstaltninger og til tilskud på projektniveau skal kunne identificeres i Sapard-kontoret.

3. Sapard-kontoret fører regnskab med hver betaling, der mindst omfatter følgende oplysninger:

- beløb i national valuta

- det tilsvarende beløb i euro.

4. Overbetalinger, dvs. betalinger, der er større end det skyldige beløb, og som bemærkes af Sapard-kontoret, registreres straks på Sapard-eurokontoen og fratrækkes i betalingsansøgninger til Kommissionen, jf. artikel 10.

5. Restbeløbet af støtten betales i henhold til artikel 32, stk. 4, litra a) og litra b), i forordning (EF) nr. 1260/1999, og efter at de i artikel 13 og 14 nævnte beslutninger er truffet.

6. Sapard-kontoret foretager rettidig behandling af modtagernes betalingsanmodninger. Hvis perioden mellem modtagelsen af alle bilag og udstedelsen af betalingsordren overstiger tre måneder, kan Fællesskabets medfinansiering nedsættes i henhold til artikel 4, stk. 2, i Kommissionens forordning (EF) nr. 296/96(10).

Artikel 10

Ansøgning om betaling fra Fællesskabet

1. Kommissionen tager kun hensyn til betalingsansøgninger, som Sapard-kontoret udfærdiger pr. kvartal, og som indgives på den af Kommissionen udfærdigede blanket og videresendes af den nationale anvisningsberettigede til Kommissionen inden en måned efter udgangen af hvert kvartal. Supplerende ansøgninger kan kun indsendes, hvis det er berettiget i forhold til risikoen for, at nettobalancen på Sapard-eurokontoen udnyttes, inden den næste kvartalsansøgning er blevet behandlet.

2. Ansøgningerne indeholder mindst følgende oplysninger:

- det udgiftsbeløb, som Sapard-kontoret har betalt til modtagerne i det foregående kvartal, opdelt både i national valuta og euro, efter foranstaltning og det nationale og Fællesskabets bidrag

- restbeløbet af EF-midler på Sapard-eurokontoen efter den seneste udbetaling

- oplysninger om gæld, der skal inddrives.

3. Kommissionen kontrollerer betalingsansøgningerne, idet den tager hensyn til betingelserne i artikel 32, stk. 3, litra b), litra c), litra e) og litra f), i forordning (EF) nr. 1260/1999.

4. De i betalingsansøgningerne anførte udgifter refunderes af Kommissionen i princippet inden to måneder efter modtagelsen af en tilfredsstillende ansøgning, når den i stk. 3 nævnte kontrol er foretaget.

Artikel 11

Vekselkurs og rente

1. Kursen for omregning mellem euro og national valuta er den vekselkurs, der offentliggøres af Den Europæiske Centralbank:

- for betalinger fra Sapard-kontoret, på Kommissionens næstsidste arbejdsdag i måneden før den måned, hvor udgiften bogføres i Sapard-kontorets regnskaber. Den dato, hvor betalingsordren til modtageren udstedes, er den, der fremgår af regnskaberne

- for Sapard-kontorets overbetalinger, på Kommissionens næstsidste arbejdsdag i måneden før den måned, hvor overbetalingen først blev konstateret

- for beløb, der fastsættes ved regnskabsafslutning eller ved beslutninger om forskriftsmæssig regnskabsafslutning, på Kommissionens næstsidste arbejdsdag i måneden før den måned, hvor beslutningen blev truffet.

2. Hvis fristerne i artikel 13, stk. 5, og artikel 14, stk. 4, ikke overholdes, betales der for hvert udestående beløb en rente svarende til den af Den Europæiske Centralbank offentliggjorte Euribor-sats for tre måneders opsigelse + 1,5 procentpoint. Satsen er lig med det månedlige gennemsnit i den måned, hvor den i disse artikler nævnte beslutning blev meddelt.

3. Renteafkast af Sapard-eurokontoen anvendes kun til programmet. Et sådant afkast kan kun nedsættes med afgifter af beskatningsmæssig art.

Artikel 12

Foranstaltninger på Kommissionens initiativ

I tilfælde, hvor Kommissionen ikke tildeler ansøgerlandet det fulde årlige beløb, der er fastsat i artikel 7, stk. 4, i forordning (EF) nr. 1268/1999, træffer Kommissionen ad hoc-beslutninger om anvendelsen af de beløb, der ikke tildeles.

Artikel 13

Beslutning om regnskabsafslutning

1. For hvert regnskabsår udfærdiger ansøgerlandet en årsopgørelse på en blanket, der udarbejdes af Kommissionen, en attest og en revisionsrapport som fastsat i artikel 6, stk. 1, litra b), i forordning (EF) nr. 1258/1999, artikel 4 og artikel 5, stk. 1, litra a), litra c) og litra e), og artikel 5, stk. 2, i forordning (EF) nr. 1663/95, og den nationale anvisningsberettigede videresender dem til Kommissionen, uden at dette berører de i artikel 14 nævnte beslutninger.

2. Kommissionen modtager de i stk. 1 nævnte dokumenter senest den 30. april året efter det pågældende regnskabsår.

Bestemmelserne i artikel 7, stk. 1, første og næstsidste punktum, artikel 7, stk. 2, litra c), og artikel 7, stk. 3 og stk. 4, i forordning (EF) nr. 296/96 finder anvendelse. For regnskabsåret "n" tages alle transaktioner, der blev registreret i Sapard-kontorets regnskaber i regnskabsåret "n", i betragtning.

3. Inden den 30. september året efter det pågældende regnskabsår afslutter Kommissionen Sapard-kontorets regnskaber i overensstemmelse med artikel 7, stk. 3, i forordning (EF) nr. 1258/1999 og artikel 7 i forordning (EF) nr. 1663/95, i det følgende benævnt "beslutning om regnskabsafslutning". Beslutningen om regnskabsafslutning omfatter også afslutning af Sapard-eurokontoen. Den foretager også opgørelse af det beløb, der skal krediteres Sapard-eurokontoen i henhold til artikel 9, stk. 4, og artikel 11, stk. 3.

4. Inden den 31. juli i året efter regnskabsåret meddeler Kommissionen det pågældende ansøgerland resultaterne af dens kontrol af de indsendte oplysninger. Hvis Kommissionen af grunde, der kan tilskrives det pågældende tredjeland, ikke kan afslutte et ansøgerlands regnskaber inden den 30. september, underretter Kommissionen det pågældende ansøgerland om de yderligere undersøgelser, den påtænker at gennemføre.

5. Det beløb, der fastsættes ved beslutningen om regnskabsafslutning, lægges normalt til eller trækkes fra beløbet for Kommissionens efterfølgende betalinger til ansøgerlandet. Hvis det beløb, der fastsættes ved beslutningen, og som skal fratrækkes, overstiger beløbet for mulige efterfølgende betalinger, krediteres det beløb, der ikke dækkes af restbeløbet, Kommissionen i euro inden to måneder efter meddelelsen af beslutningen. Kommissionen kan dog sag for sag beslutte, at et beløb, som skal krediteres den, kan fratrækkes de betalinger, som Kommissionen skal foretage til ansøgerlandet i henhold til et EF-instrument.

Artikel 14

Beslutning om forskriftsmæssig regnskabsafslutning

1. Kommissionen træffer beslutning om de udgifter, der skal udelukkes fra Fællesskabets medfinansiering, hvis den skønner, at udgifterne ikke er blevet afholdt i overensstemmelse med de i artikel 8, stk. 1, nævnte bestemmelser, i det følgende benævnt "beslutning om forskriftsmæssig regnskabsafslutning".

2. Procedurerne for forskriftsmæssig regnskabsafslutning gennemføres i overensstemmelse med gældende ordninger og procedurer for anvendelse af artikel 7, stk. 4, i forordning (EF) nr. 1258/1999 og artikel 8 i forordning (EF) nr. 1663/95.

3. En finansiel korrektion kan omfatte anvendelse af en fast korrektion i tilfælde, hvor kontrollen ikke er korrekt fastslået eller gennemført af Sapard-kontoret, og udligning af en forventet finansiel korrektion med udgifter til andre projekter kan afvises.

4. Det beløb, der skal inddrives i overensstemmelse med beslutningen om forskriftsmæssig regnskabsafslutning, jf. stk. 1, meddeles den nationale anvisningsberettigede, der sikrer, at beløbet krediteres Kommissionen i euro inden to måneder efter meddelelse af beslutningen. Det i beslutningen fastsatte beløb omfordeles ikke til Sapard-programmet. Kommissionen kan dog sag for sag beslutte, at et beløb, som skal krediteres den, kan fratrækkes de betalinger, som Kommissionen skal foretage til ansøgerlandet i henhold til et EF-instrument.

Artikel 15

Registrering og kontrol

1. Sapard-kontoret og den nationale fond opbevarer dokumenter og stiller dem til rådighed for Kommissionen i en periode på fem år efter datoen for den endelige betaling til modtageren.

2. Når der gennemføres kontrol i henhold til artikel 9 i forordning (EF) nr. 1268/1999, anvendes bestemmelserne i artikel 8, stk. 1 og stk. 2, og artikel 9, stk. 1 og stk. 2, i forordning (EF) nr. 1258/1999, og Rådets forordning (Euratom, EF) nr. 2185/96(11) anvendes med de fornødne ændringer på gennemførelsen af Sapard-programmet.

3. Det vil blive krævet, at ansøgerlandene anvender, med de fornødne ændringer bestemmelserne i Kommissionens forordning (EF) nr. 1681/94 vedrørende uregelmæssigheder og oprettelse af et informationssystem på dette område(12).

Denne forordning er bindende i alle enkeltheder og gælder umiddelbart i hver medlemsstat.

Udfærdiget i Bruxelles, den 7. juni 2000.

På Kommissionens vegne

Franz Fischler

Medlem af Kommissionen

(1) EFT L 161 af 26.6.1999, s. 87.

(2) EFT L 161 af 26.6.1999, s. 68.

(3) EFT L 356 af 31.12.1977, s. 1.

(4) EFT L 160 af 26.6.1999, s. 103.

(5) EFT L 158 af 8.7.1995, s. 6.

(6) EFT L 273 af 23.10.1999, s. 5.

(7) EFT L 161 af 26.6.1999, s. 1.

(8) EFT L 331 af 23.12.1999, s. 51.

(9) EFT L 226 af 27.8.1999, s. 23.

(10) EFT L 39 af 17.2.1996, s. 5.

(11) EFT L 292 af 15.11.1996, s. 2.

(12) EFT L 178 af 12.7.1994, s. 43.

BILAG

FUNKTIONER OG KRITERIER FOR GODKENDELSE AF ET SAPARD-KONTOR

1. FUNKTIONER

Sapard-kontoret har følgende hovedfunktioner i forbindelse med Sapard-udgifter:

1.1. Godkendelse af forpligtelser og betalinger: formålet med denne funktion er at fastslå, hvilket beløb der skal betales en ansøger eller leverandør i overensstemmelse med finansieringsaftalens bestemmelser, navnlig bestemmelserne om støtteberettigelsen af ansøgninger om godkendelse og betalingsanmodninger, overholdelse af indgåede forpligtelser vedrørende projektgodkendelser, udbuds- og kontraktindgåelsesprocedurer og kontrol af udførte arbejder eller leverede ydelser.

1.2. Gennemførelse af betalinger: formålet med denne funktion er at udfærdige anvisninger til kontorets bank eller i givet fald et offentligt betalingskontor om at betale det godkendte beløb til ansøgeren eller leverandøren (eller deres befuldmægtigede).

1.3. Regnskabserlæggelse for forpligtelser og betalinger: formålet med denne funktion er at registrere forpligtelsen og betalingen i kontorets særskilte regnskaber for Sapard-udgifter, som normalt føres på edb, og at udarbejde periodiske oversigter over udgifter, herunder de periodiske og årlige opgørelser til Kommissionen. I regnskaberne registreres også nærmere oplysninger om den gæld, der skal inddrives.

1.4. Kontrol: formålet med denne funktion er at kontrollere de forhold, som ansøgninger og betalingsanmodninger er baseret på, for at fastslå, om de er i overensstemmelse med finansieringsaftalens bestemmelser og vilkårene og betingelserne i forpligtelsen. Kontrollen omfatter i givet fald kontrol før projektudvælgelse, genopmåling, kontrol af mængde og kvalitet af leverede varer eller ydelser, analyse eller kontrol af stikprøver, forudbetalingskontrol og eventuelle særlige bestemmelser i finansieringsaftalen med hensyn til støtteberettigelsen af udgifter osv. For at fastslå retten til betaling omfatter kontrollen i givet fald undersøgelser af teknisk art, som kan indebære økonomiske og finansielle vurderinger og kontrol af en specifik landbrugsmæssig, teknisk eller videnskabelig karakter.

1.5. Rapportering: formålet med denne funktion er at sikre, at der rapporteres om forløbet af individuelle projekter og foranstaltninger på en sådan måde, at foranstaltningen gennemføres effektivt.

2. KRITERIER

2.1. Sapard-kontorets administrative strukturer opdeles i tre funktioner, nemlig for godkendelse, udførelse og regnskabserlæggelse, der hver skal henhøre under særskilte administrative underafdelinger, hvis ansvarsområder defineres i organisationsplanen.

2.2. Sapard-kontoret indfører følgende procedurer eller andre procedurer, der giver tilsvarende garantier:

2.2.1. Sapard-kontoret udarbejder udførlige skriftlige procedurer for modtagelse, registrering og behandling af ansøgninger om projektgodkendelse, betalingsanmodninger, fakturaer og dokumentation samt kontrolrapporter, hvorved alle dokumenter, der skal anvendes, beskrives.

Procedurerne bør sikre, at kun anmodninger om betaling eller udvalgte projekter, der opfylder kriterierne, behandles.

2.2.2. Arbejdsområderne opdeles på en sådan måde, at en embedsmand på intet tidspunkt for noget projekt får ansvaret for mere end et af ansvarsområderne i forbindelse med godkendelsen af projekter, godkendelsen af betalinger, betaling eller bogføring af betalinger, og at ingen embedsmand udfører mere end én af disse opgaver, uden at en anden embedsmand fører tilsyn med hans arbejde. Hver embedsmands ansvarsområder defineres skriftligt, og der fastlægges finansielle grænser for hans ansvarsområde. Personaleuddannelsen skal være fyldestgørende, og der skal være en turnusordning for personale, der beklæder kritiske poster, eller alternativt skærpet kontrol.

2.2.3. Hver embedsmand, der er ansvarlig for godkendelse, skal råde over en udførlig checkliste over den kontrol, han skal udføre, og han skal i dokumentationen vedrørende betalingsanmodningerne vedlægge en attestering af, at kontrollen er udført. Attesteringen kan foretages elektronisk, hvis betingelserne i punkt 2.2.6 opfyldes.

Der skal være bevis for, at et overordnet medlem af personalet har kontrolleret arbejdet. Analysen, vurderingen og godkendelsen af projekter skal foreligge i skriftlig form. Projektet analyseres ud fra principperne om sund og effektiv forvaltning.

2.2.4. En ansøgning/betalingsanmodning godkendes først, når en fyldestgørende kontrol har fastslået, at den overholder finansieringsaftalens bestemmelser og Sapard-programmets indhold. Denne kontrol omfatter den kontrol, der er foreskrevet i bestemmelserne for den specifikke foranstaltning, der ansøges om støtte for, og den kontrol, der er påkrævet for at forebygge og påvise svig og uregelmæssigheder, idet der især tages hensyn til de dermed forbundne risici.

Som led i godkendelsesfunktionen underkastes ansøgninger kontrol, som fastslår deres overholdelse af vilkår og betingelse, støtteberettigelse, dokumentationens fuldstændige og korrekte karakter, modtagelsesdato osv.

Enhver kontrol, der skal udføres, opføres på en checkliste, og resultaterne attesteres for hver ansøgning/betalingsanmodning eller gruppe deraf.

Hvad leverede varer og/eller ydelser angår, bør kontrollen omfatte:

- dokumentkontrol, der sikrer, at fakturaens data om varernes eller ydelsernes mængde, kvalitet og pris svarer til det, der er bestilt

- fysisk kontrol, der sikrer, at varernes eller ydelsernes mængde og kvalitet svarer til det, der er anført på fakturaen/betalingsanmodningen.

Denne kontrol kan også udføres løbende under leveringen af ydelserne, dvs. når de første eller mellemliggende rater betales.

2.2.5. Procedurerne bør sikre, at betaling kun sker til ansøgeren, dennes bank eller befuldmægtigede. Betaling udføres af kontorets bank eller i givet fald et offentligt betalingskontor, eller checken sendes pr. post senest fem arbejdsdage efter, at beløbet er blevet debiteret Sapard's konto. Der skal indføres procedurer, som sikrer, at alle betalinger, for hvilke der ikke foretages overførsler, eller checks ikke indløses, krediteres Sapard-eurokontoen. Betaling må ikke ske kontant. Den anvisningsberettigede og/eller dennes overordnede kan foretage godkendelse i elektronisk form, hvis et tilfredsstillende sikkerhedsniveau for denne metode kan opnås, og underskriverens identitet registreres elektronisk.

2.2.6. Hvis ansøgninger, betalingsanmodninger og fakturaer behandles i et edb-system, beskyttes og kontrolleres adgangen til edb-systemet på en sådan måde, at:

- alle oplysninger, der indlæses, valideres fyldestgørende for at sikre, at indlæsningsfejl opdages og korrigeres

- data kun kan indlæses, ændres og valideres af dertil bemyndigede embedsmænd, der tildeles individuelle passwords

- identiteten af hver embedsmand, der indlæser eller ændrer data eller programmer, registreres i en log. Passwords udskiftes med regelmæssige mellemrum for at undgå misbrug. Edb-systemer beskyttes ved fysisk kontrol, så uvedkommende ikke får adgang, og backup-kopier af data opbevares et særskilt, sikret sted. Indlæsning af data kontrolleres ved logisk kontrol, der afslører uoverensstemmende eller usædvanlige data.

2.2.7. Procedurer bør sikre, at ændringer af satser eller vilkår og betingelser registreres, og at instrukser, databaser og checklister ajourføres rettidigt.

2.3. Godkendelses- og kontrolfunktionen kan helt eller delvis uddelegeres til andre organer, hvis følgende betingelser opfyldes:

2.3.1. Disse andre organers ansvar og forpligtelser skal være klart defineret, navnlig med hensyn til kontrol af overholdelsen af finansieringsaftalens bestemmelser.

2.3.2. Organerne råder over effektive systemer til at sikre, at de opfylder deres forpligtelser på tilfredsstillende vis.

2.3.3. Organerne bekræfter udtrykkeligt over for kontoret, at de faktisk opfylder deres forpligtelser, og de beskriver de anvendte midler.

2.3.4. Sapard-kontoret underrettes med regelmæssige mellemrum og rettidigt om resultaterne af den udførte kontrol, således at den altid er fyldestgørende, inden der træffes afgørelse om godkendelse og betaling af en fordring, eller en faktura betales. Det udførte arbejde beskrives udførligt i en rapport, der ledsager hver ansøgning og betalingsanmodning eller gruppe af ansøgninger eller betalingsanmodninger, eller i givet fald i en rapport, der dækker et år. Rapporten ledsages af et dokument, der attesterer støtteberettigelsen for de godkendte ansøgninger og betalingsanmodninger, og det udførte arbejdes art, omfang og begrænsninger. Den udførte fysiske og/eller administrative kontrol skal påvises, de anvendte metoder skal beskrives, og resultaterne af alle inspektioner og de foranstaltninger, der er truffet med hensyn til afvigelser og uregelmæssigheder, skal indberettes. Den dokumentation, der forelægges kontoret, skal være så udtømmende, at den garanterer, at den foreskrevne kontrol af støtteberettigelsen af betalingsanmodningerne eller af fakturaer, der er godkendt til betaling, er blevet udført.

2.3.5. Sapard-kontoret bør, inden projektet godkendes og udgifterne betales, være overtydet om, at de andre organer har fulgt procedurer, som opfylder de kriterier, der er fastsat i dette bilag.

2.3.6. Kriterier for vurdering af ansøgninger og deres prioritering bør være klart defineret og dokumenteret.

2.3.7. Hvis dokumenter, der vedrører godkendte betalingsanmodninger, forpligtede udgifter og udført kontrol, opbevares af de andre organer, fastlægger disse organer og kontoret procedurer for at sikre, at placeringen af alle sådanne dokumenter, der vedrører de af kontoret gennemførte betalinger, registreres, og at disse dokumenter er tilgængelige i kontorets lokaler efter anmodning fra de personer og organer, der normalt har ret til at kontrollere dem, herunder:

- det personale i kontoret, der beskæftiger sig med betalingsanmodninger

- kontorets interne revisionstjeneste

- det attesterende organ, der attesterer kontorets årsregnskab

- befuldmægtigede EU-embedsmænd.

2.3.8. Skriftlige aftaler skal indgås mellem Sapard-kontoret under hensyn til bestemmelserne, og de organer, hvortil Sapard-kontorets funktioner er blevet uddelegeret. I sådanne aftaler bør det klart beskrives, hvilke funktioner der skal udføres af det pågældende organ, og hvilke dokumenter og rapporter der skal sendes til Sapard-organet inden for bestemte frister. Det samlede system, herunder de uddelegerede funktioner, der udføres af andre organer, skal beskrives i en organisationsplan.

Aftalen bør give embedsmænd fra Kommissionen og Revisionsretten adgang til de oplysninger, som de pågældende organer ligger inde med, og give disse embedsmænd mulighed for at undersøge ansøgninger og kontrollere projekter og støttemodtagere.

2.4. Regnskabsprocedurerne bør sikre, at anmeldelser af udgifter til Kommissionen er fuldstændige, nøjagtige (korrekt projekt eller kontobetegnelse) og rettidige, og at eventuelle fejl og udeladelser opdages og korrigeres, især gennem kontrol og afstemning, der udføres mindst hver tredje måned.

Sapard-kontorets regnskabsprocedurer bør sikre, at regnskabssystemet for hvert regionalt kontor, hvert projekt, hver kontrakt eller hver foranstaltning/delforanstaltning kan udarbejde de samlede omkostninger, de forpligtede udgifter, udbetalte forskud og restbetalinger i euro og national valuta. Der sættes frister for annullering af forpligtelser, hvis arbejdet ikke udføres inden fristens udløb. Annulleringer registreres på passende vis i regnskabssystemet.

2.5. Sapard-kontoret råder over en intern revisionstjeneste. Formålet med denne tjeneste eller tilsvarende procedurer er at sikre, at kontorets system for intern kontrol fungerer effektivt. Den interne revisionstjeneste skal være uafhængig af kontorets andre afdelinger og rapportere direkte til kontorets øverste ledelse. Den interne revisionstjeneste kontrollerer, at de af kontoret indførte procedurer på tilfredsstillende vis sikrer, at der føres kontrol med overholdelsen af programmer og finansieringsaftale, og at regnskaberne er nøjagtige, fuldstændige og rettidige. Kontrollen kan begrænses til udvalgte foranstaltninger/delforanstaltninger og stikprøver af transaktioner, hvis det ved en revisionsplan sikres, at alle væsentlige områder, herunder de afdelinger/organer, der er ansvarlige for godkendelsen, og de afdelinger, hvortil funktioner er uddelegeret, dækkes i en periode på højst tre år. Arbejdet i tjenesten udføres efter internationalt anerkendte revisionsnormer, registreres i arbejdsdokumenter og munder ud i rapporter og henstillinger til kontorets øverste ledelse. Revisionsplanerne og -rapporterne stilles til rådighed for det attesterende organ og EU-embedsmænd, der er bemyndiget til at udføre finansrevision, og udelukkende med det formål at vurdere den interne revisions effektivitet.

2.6. Reglerne for offentlige organers indkøb af ydelser, arbejder og leverancer i ansøgerlandet skal svare til reglerne i Kommissionens vejledning om kontrakter om ydelser, leverancer og arbejder, der indgås i forbindelse med Fællesskabets samarbejde med tredjelande(1), bortset fra kravet om Kommissionens forhåndsgodkendelse.

2.7. Ydelser, arbejder, maskiner og leverancer, som private virksomheder indkøber, skal stamme fra Fællesskabet eller de lande, der er omhandlet i artikel 1, stk. 1, i forordning (EF) nr. 1268/1999. Det samme gælder for leverancer og materiel, som indkøbes af en kontrahent for arbejds- eller ydelseskontrakter, hvis leverancerne og materiellet skal overgå til projektets ejendom, når kontrakterne er fuldført.

2.8. For så vidt angår inddragne sikkerheder, tilbagebetalte osv., indfører kontoret et system for fastlæggelse af alle beløb, der skal betales til Sapard-eurokontoen, og for registrering i debitorregnskaber af alle sådanne fordringer, inden de betales. Debitorregnskaberne kontrolleres med regelmæssige mellemrum med henblik på at inddrive forfaldne beløb.

2.9. Sapard-kontoret offentliggør, at der vil kunne ydes støtte til alle potentielle projektledere eller -forvaltere, så at den bredest mulige udvælgelse heraf kan opnås. Inden ordningen iværksættes, udfærdiges der standardansøgningsblanketter med klare retningslinjer for udfyldelse og betingelserne for at blive taget i betragtning.

2.10. Ansøgninger fra modtagere behandles rettidigt.

2.11. Sapard-kontoret indfører et passende system for at rapportere om forløbet af hvert projekt og hver foranstaltning i forhold til fastlagte indikatorer. Disse indikatorer kan i givet fald ændres, hvis det godkendes af overvågningsudvalget.

Hvis frister for fastlagte mål ikke overholdes, træffes der foranstaltninger. Alle foranstaltninger, der træffes, registreres på passende måde.

Der anvendes et passende ledelsesinformationssystem, der sikrer en hurtig udarbejdelse af passende rapporter om projekter og foranstaltninger. Rapporterne stilles efter anmodning til rådighed for forvaltningsmyndigheden, overvågningudvalget og Kommissionen.

(1) SEC (1999) 1801 final "Service, supply and work contracts concluded within the framework of community cooperation for the third countries."