*****

RAADETS FORORDNING (EOEF, EURATOM) Nr. 354/83

af 1. februar 1983

om aabning for offentligheden af de historiske arkiver for Det europaeiske oekonomiske Faellesskab og Det europaeiske Atomenergifaellesskab

RAADET FOR DE EUROPAEISKE

FAELLESSKABER HAR -

under henvisning til trakten om oprettelse af Det europaeiske oekonomiske Faellesskab, saerlig artikel 235,

under henvisning til traktaten om oprettelse af Det europaeiske Atomenergifaellesskab, saerlig artikel 203,

under henvisning til forslag fra Kommissionen (1),

under henvisning til udtalelse fra Europa-Parlamentet (2), og

ud fra foelgende betragtninger:

I forbindelse med gennemfoerelsen af deres opgaver er der i institutionerne under Det europaeiske Faellesskab og Det europaeiske Atomenergifaellesskab henlagt en omfattende samlig arkivalier; disse udgoer et aktiv for naevnte Faellesskaber, som begge har status som juridisk person;

det er almindelig praksis saavel i medlemsstaterne som i internationale organisationer at goere arkiverne offentligt tilgaengelige efter en vis aarraekke; der boer indfoeres faelles reler vedroerende aabning af De europaeiske Faellesskabers historiske arkiver for offentligheden;

en del af de dokumenter og aktstykker, som hidroerer fra institutionerne under Det europaeiske oekonomiske Faellesskab og Det europaeiske Atomenergifaellesskab, befinder sig materielt i medlemsstaternes arkiver; disse stater anvender forskellige regler med hensyn til frister og betingelser for offentlighedens adgang til deres arkiver; det boer undgaas, at klassificerede dokumenter og aktstykker, hidroerende fra Faellesskabernes institutioner, bliver offentligt tilgaengelige gennem nationale arkiver paa betingelser, der er lempeligere end dem, der er fastlagt i denne forordning;

udnyttelse og kritisk analyse af De europaeiske Faellesskabers arkiver vil ikke alene tjene den historiske forskning i almindelighed, men kan samtidig lette interesserede kredses indsats paa faellesskabsplan og derved bidrage til en mere hensigtsmaessig virkeliggoerelse af Faellessskabernes maal som helhed;

traktaterne indeholder ikke saerlig hjemmel til at indfoere faelles bestemmelser paa dette omraade;

der boer kun fastsaettes visse grundprincipper, og det boer overlades til hver enkelt faellesskabsinstitution at fastsaette de naermere bestemmelser, som viser sig noedvendige for gennemfoerelsen af disse principper paa internt plan -

UDSTEDT FOELGENDE FORORDNING:

Artikel 1

1. Institutionerne under Det europaeiske oekonomiske Faellesskab og Det europaeiske Atomenergifaellesskab, i det foelgende benaevnt »institutionerne«, opretter historiske arkiver og goer dem offentligt tilgaengelige paa de i denne forordning fastlagte betingelser efter udloebet af en frist paa tredive aar regnet fra dokumenternes eller aktstykkernes udstedelsesdato. Ved anvendelsen af denne forordning sidestilles Det oekonomiske og sociale Udvalg og Revisionsretten med de institutioner, der er naevnt i artikel 4, stk. 1, i traktaten om oprettelse af Det europaeiske oekonomiske Faellesskab og i artikel 3, stk. 1, i traktaten om oprettelse af Det europaeiske Atomenergifaellesskab.

2. Ved anvendelsen af denne forordning forstaas ved udtrykket:

a) »De europaeiske Faellesskabers arkiver«: Arkivalier omfattende alle dokumenter og aktstykker af enhver art, uanset deres form eller materielle fremtraeden, som er udarbejdet eller modtaget af en af institutionerne, af en af deres repraesentanter eller af en af deres ansatte i embeds medfoer, og som vedroerer aktiviteter inden for rammerne af Det europaeiske oekonomiske Faellesskab og/eller Det europaeiske Atomenergifaellesskab (i det foelgende benaevnt »De europaeiske Faellesskaber«);

b) »historiske arkiver«: Arkivalier omfattende den del af De europaeiske Faellesskabers arkiver, som paa de betingelser, der er fastlagt i artikel 7 i denne forordning, er blevet udtaget til fortsat opbevaring.

3. De dokumenter og aktstykker, som frit kunne stilles til raadighed foer udloebet af den i stk. 1 naevnte frist, skal fortsat uden nogen begraensning vaere offentligt tilgaengelige.

4. Efter udloebet af den i stk. 1 fastsatte frist paa tredive aar aabnes der adgang til de historiske arkiver for enhver, som anmoder herom, og som er villig til at overholde de interne regler, der i saa henseende gaelder i de enkelte institutioner.

5. De historiske arkivalier er tilgaengelige i form af kopier. Institutionerne kan dog give adgang til de originale dokumenter og aktstykker, hvis vedkommende goer en speciel og behoerigt begrundet interesse gaeldende.

Artikel 2

Denne forordning finder ikke anvendelse paa sagsakter vedroerende ansatte i De europaeiske Faellesskaber eller paa dokumenter og aktstykker, der indeholder oplysninger om en bestemt persons privatliv eller arbejdsforhold.

Artikel 3

1. Undtaget fra offentlighedens adgang er:

a) dokumenter og aktstykker, som er klassificeret i henhold til en af de hemmeligholdelsesordninger, der er omhandlet i artikel 10 i Raadets forordning nr. 3 af 31. juli 1958 om anvendelse af artikel 24 i traktaten om oprettelse af Det europaeiske Atomenergifaellesskab (1), og som ikke er blevet nedklassificeret;

b) kontrakter, der forelaegges eller indgaas af Euratoms Forsyningsagentur i henhold til bestemmelserne i kapitel VI i traktaten om oprettelse af Det europaeiske Atomenergifaellesskab;

c) dokumenter og aktstykker vedroerende sager forelagt for De europaeiske Faellesskabers domstol som doemmende myndighed.

2. Undtaget fra offentlighedens adgang er endvidere dokumenter og aktstykker, som i henhold til andre regler og anden praksis, der i saa henseende gaelder inden for de enkelte institutioner, anses som fortrolige eller tilhoerende en strengere kategori, forudsat at de ikke er blevet nedklassificeret i medfoer af artikel 5.

Artikel 4

1. Dokumenter og aktstykker, som paa det tidspunkt, hvor en af institutionerne blev bekendt hermed, var omfattet af tavshedspligten eller af forretningshemmeligheden, bliver ikke offentligt tilgaengelige efter udloebet af trediveaarsfristen, medmindre den institution, som har kendskab til disse dokumenter eller aktstykker, forinden har underrettet den paagaeldende person eller virksomhed om, at den har til hensigt at goere dem offentligt tilgaengelige, og denne person eller virksomhed ikke har fremsat indsigelse inden for en frist, der skal fastsaettes i de i artikel 9 omhandlede gennemfoerelsesbestemmelser.

2. Stk. 1 finder ligeledes anvendelse paa dokumenter og aktstykker, som er udarbejdet af en institution, og som indeholder oplysninger, der er omfattet af tavshedspligten eller forretningshemmeligheden.

Artikel 5

1. De enkelte institutioner skal med henblik paa at sikre overholdelsen af den i artikel 1, stk. 1, naevnte frist paa tredive aar i behoerig tid og senest i det femogtyvende aar efter et dokuments eller aktstykkes udstedelsesdato underkaste de dokumenter og aktstykker, som stadig anses for fortrolige eller tilhoerende en strengere kategori, en naermere undersoegelse med henblik paa at traeffe afgoerelse om en eventuel nedklassificering. Dokumenter og aktstykker, der ikke er blevet nedklassificeret ved en foerste gennemgang, skal undersoeges med regelmaessige mellemrum og mindst hvert femte aar.

2. Hvad angaar dokumenter og aktstykker, der hidroerer fra en medlemsstat eller en anden institution, skal institutionerne overholde den klassificering, som vedkommende medlemsstat sller institution maatte have foretaget. For at sikre videst mulig adgang til De europaeiske Faellesskabers arkiver kan institutionerne og medlemsstaterne dog vedtage fremgangsmaader for nedklassificering af saadanne dokumenter og aktstykker i henhold til kriterier fastsat ved faelles overenskomst.

Artikel 6

1. Medlemsstaterne afstaar fra at goere klassificerede dokumenter og aktstykker, som ikke er blevet nedklassificeret, og som hidroerer fra institutionerne og materielt befinder sig i medlemsstaternes offentlige arkiver, tilgaengelige for offentligheden paa betingelser, der er lempeligere end dem, der er fastsat i artikel 1 til 5.

2. Stk. 1 finder ligeledes anvendelse paa medlemsstaternes dokumenter og aktstykker, som helt eller delvis gengiver indholdet af de i stk. 1 naevnte dokumenter.

Artikel 7

Senest femten aar efter udstedelsen overfoerer de enkelte institutioner de dokumenter og aktstykker, der befinder sig i deres loebende arkiver, til de historiske arkiver. Efter kriterier, som de enkelte institutioner opstiller i henhold til artikel 9, sorteres disse dokumenter og aktstykker for at udskille dem, der skal opbevares, fra dem, der ikke har nogen administrativ eller historisk interesse.

Artikel 8

1. Hver institution kan placere sine historiske arkiver paa det sted, hvor den finder det mest hensigtsmaessigt.

2. Hver institution skal efter anmodning stille et komplet saet mikrofilmkopier af sine historiske arkivalier til raadighed for medlemsstaterne og de andre institutioner, for saa vidt der ikke er tale om den medlemsstat, hvor institutionen er beliggende, eller om institutioner, der er beliggende i samme medlemsstat, og de paagaeldende arkivalier er offentligt tilgaengelige i medfoer af denne forordning.

Artikel 9

Hver institution er befoejet til paa internt plan at fastsaette gennemfoerelsesbestemmelserne for denne forordning.

Denne forordning er bindende i alle enkeltheder og gaelder umiddelbart i hver medlemsstat.

Udfaerdiget i Bruxelles, den 1. februar 1983.

Paa Raadets vegne

O. SCHLECHT

Formand

(1) EFT nr. C 132 af 2. 6. 1981, s. 6.

(2) EFT nr. C 327 af 14. 12. 1981, s. 45.

(1) EFT nr. 17 af 6. 10. 1958, s. 406/58.