BILAG

FINANSIELLE BESTEMMELSER FOR DET EUROPÆISKE FORSVARSAGENTUR

INDHOLDSFORTEGNELSE

ANVENDELSESOMRÅDE

AFSNIT I

DET ALMINDELIGE BUDGETS PRINCIPPER

Artikel 1

Det almindelige budget

Artikel 2

Det operationelle budget

Artikel 3

Finansiel ramme

Artikel 4

Vedtagelse af det almindelige budget

Artikel 5

Formålsbestemte indtægter

Artikel 6

Agenturets forvaltning af udgifter på en deltagende medlemsstats vegne

Artikel 7

Bidrag

Artikel 8

Budgetoverskud

Artikel 9

Budgetprincipper

Artikel 10

Regnskabsprincipper

Artikel 11

Fremførsler

Artikel 12

Ændringsbudget

Artikel 13

Det reviderede budget

AFSNIT II

GENNEMFØRELSEN AF DET ALMINDELIGE BUDGET

KAPITEL 1

Regnskabspersonale

Artikel 14

Princippet om adskillelse af funktioner

Artikel 15

Den anvisningsberettigedes rolle

Artikel 16

Den anvisningsberettigedes ansvar

Artikel 17

Adskillelse af indledning og kontrol

Artikel 18

Procedurer for forvaltning og intern kontrol

Artikel 19

Regnskabsførerens rolle

Artikel 20

Regnskabsførerens ansvar

KAPITEL 2

Regnskabspersonalets ansvar

Artikel 21

Almindelige bestemmelser

Artikel 22

Bestemmelser for anvisningsberettigede, der er bemyndiget ved delegation

Artikel 23

Bestemmelser for regnskabsførere

KAPITEL 3

Indtægter

Artikel 24

Overdragelse af agenturets indtægter

Artikel 25

Overslag over fordringer

Artikel 26

Fastlæggelse af fordringer

Artikel 27

Anvisning af indtægter

Artikel 28

Inddrivelse af midler

Artikel 29

Morarenter

KAPITEL 4

Udgifter

Artikel 30

Generelle principper

Artikel 31

Definition af budgetmæssig forpligtelse

Artikel 32

Forpligtelsesprocedure

Artikel 33

Anvisning af forpligtelser

Artikel 34

Fastsættelse af udgifter

Artikel 35

Anvisning af udgifter

Artikel 36

Betaling af udgifter

Artikel 37

Betalingsfrist

KAPITEL 5

Edb-systemer

Artikel 38

Regnskabssoftware

KAPITEL 6

Intern revision

Artikel 39

Den interne revisors rolle

Artikel 40

Den interne revisors ansvar

AFSNIT III

REGNSKABSAFLÆGGELSE OG ÅRLIG REVISION

Artikel 41

Tidsplan for budget og regnskabsaflæggelse

Artikel 42

Kvartalsvis regnskabsaflæggelse

Artikel 43

Revisorkollegiet

Artikel 44

Årlig revision

Artikel 45

Afsluttende artikel

ANVENDELSESOMRÅDE:

De finansielle bestemmelser for Det Europæiske Forsvarsagentur gennemfører og supplerer relaterede artikler om finansielle aspekter fra Rådets fælles aktion 2004/551/FUSP af 12. juli 2004 om oprettelse af Det Europæiske Forsvarsagentur (1) (»FA«).

AFSNIT I

DET ALMINDELIGE BUDGETS PRINCIPPER

Artikel 1

Det almindelige budget

1.   Det almindelige budget består af indtægter og udgifter for et regnskabsår.

2.   Det almindelige budget overholder fuldt ud de begrænsninger, der er fastsat i agenturets finansielle ramme, og som er godkendt af Rådet, jf. artikel 3.

3.   Udgifterne består af bevillinger til personale, drift, operationelle bevillinger og formålsbestemte reserver; indtægterne består af diverse indtægter, herunder tilbageholdelser i personalets vederlag samt renter, der er påløbet agenturets bankkonti; og bidrag fra de medlemsstater, der deltager i agenturet (»deltagende medlemsstater«).

4.   Driftsbudgettet er det almindelige budget med undtagelse af det operationelle budget, som defineret i artikel 2.

Artikel 2

Det operationelle budget

1.   Det operationelle budget er en del af det almindelige budget og består af bevillinger til ekstern rådgivning, navnlig operationel analyse, som er af afgørende betydning for, at agenturet kan udføre sine opgaver, samt udgifter til specifikke forskningsmæssige og teknologiske aktiviteter til fælles gavn for alle deltagende medlemsstater, navnlig tekniske casestudier og feasibilityforundersøgelser.

2.   Den daglige leder underretter jævnligt styringskomitéen om nuværende og fremtidige aktiviteter under det operationelle budget.

Artikel 3

Finansiel ramme

Rådet godkender hvert tredje år med enstemmighed en finansiel ramme for agenturet i de kommende tre år. Denne finansielle ramme opstiller aftalte prioriteter og fastsætter et retligt bindende loft. Den første finansielle ramme omfatter perioden 2007-2009.

Artikel 4

Vedtagelse af det almindelige budget

1.   Agenturets øverste leder forelægger senest den 30. juni hvert år styringskomitéen et samlet overslag over forslaget til almindeligt budget for det følgende år, som fuldt ud tager hensyn til den finansielle ramme.

2.   Agenturets øverste leder forelægger et forslag til almindeligt budget for styringskomitéen inden den 30. september hvert år. Forslaget skal indeholde:

a)

de bevillinger, der skønnes nødvendige: i) til dækning af agenturets driftsudgifter, personaleudgifter og mødeudgifter ii) til ekstern rådgivning, navnlig operationel analyse, som er af afgørende betydning for, at agenturet kan udføre sine opgaver, samt udgifter til specifikke forskningsmæssige og teknologiske aktiviteter til fælles gavn for alle deltagende medlemsstater, navnlig tekniske casestudier og feasibilityforundersøgelser

b)	et overslag over de indtægter, der er nødvendige til dækning af udgifterne.

3.   Styringskomitéen søger at sikre, at de bevillinger, der er omhandlet i stk. 2, litra a), nr. ii), udgør en væsentlig andel af de samlede bevillinger, der er omhandlet i stk. 2. Disse bevillinger skal afspejle de faktiske behov og gøre det muligt for agenturet at spille en operationel rolle.

4.   Forslaget til almindeligt budget skal indeholde en detaljeret stillingsfortegnelse og detaljerede begrundelser.

5.   Styringskomitéen kan med enstemmighed træffe afgørelse om, at forslaget til almindeligt budget desuden skal dække et bestemt projekt eller program, hvis dette klart er til fælles gavn for alle deltagende medlemsstater.

6.   Bevillingerne fordeles på afsnit og kapitler, der grupperer udgifterne efter deres art eller bestemmelse, og som efter behov underinddeles i artikler.

7.   Hvert afsnit kan indeholde et kapitel med overskriften »formålsbestemte reserver«. Disse bevillinger opføres, når der af vægtige grunde hersker usikkerhed om størrelsen af de bevillinger, der er behov for, eller om muligheden for at anvende de opførte bevillinger.

8.   Indtægterne består af:

a)	diverse indtægter

b)	bidrag, der skal betales af de deltagende medlemsstater baseret på bruttonationalindkomst (BNI)-nøglen.

Forslaget til almindeligt budget skal indeholde posteringsmuligheder til formålsbestemte indtægter, og beløbet skal så vidt muligt anføres.

9.   Styringskomitéen vedtager forslaget til almindeligt budget senest den 31. december hvert år inden for den finansielle ramme for agenturet. Styringskomitéen har i den forbindelse agenturets øverste leder eller en repræsentant, som denne udpeger inden for Generalsekretariatet for Rådet, eller et medlem af styringskomitéen, som bliver opfordret hertil af den øverste leder, som formand. Den daglige leder bekendtgør, at budgettet er vedtaget, og meddeler de deltagende medlemsstater dette.

10.   Såfremt forslaget til almindeligt budget ikke er vedtaget ved regnskabsårets begyndelse, kan der på grundlag af hver hovedkonto eller anden inddeling afholdes månedlige udgifter på indtil en tolvtedel af det forrige regnskabsårs bevillinger. Dog kan agenturet højst råde over beløb svarende til en tolvtedel af de beløb, der er opført i det forslag til almindeligt budget, som er under udarbejdelse. Styringskomitéen kan med kvalificeret flertal på forslag af den daglige leder tillade udgifter, der overstiger denne tolvtedel. Den daglige leder kan indkalde de bidrag, der er nødvendige for at dække de bevillinger, der er godkendt i medfør af dette stykke; disse bidrag betales senest 30 dage efter indkaldelsen af bidrag.

Artikel 5

Formålsbestemte indtægter

1.   Agenturet kan med et specifikt formål for øje i sit almindelige budget modtage finansielle bidrag til dækning af andre omkostninger end dem, der er omhandlet i artikel 4, stk. 2, litra a), nr. i),

a)	fra Den Europæiske Unions almindelige budget fra sag til sag under fuld overholdelse af de regler, procedurer og beslutningsprocesser, der gælder herfor

b)	fra medlemsstaterne, tredjelande eller andre tredjeparter.

2.   Formålsbestemte indtægter må kun anvendes til det specifikke formål, de er afsat til.

Artikel 6

Agenturets forvaltning af udgifter på en deltagende medlemsstats vegne

1.   Styringskomitéen kan på forslag af den daglige leder eller en deltagende medlemsstat beslutte, at de deltagende medlemsstater på kontraktbasis kan overdrage agenturet den administrative og finansielle forvaltning af visse aktiviteter inden for dets ansvarsområde.

2.   Styringskomitéen kan i sin beslutning bemyndige agenturet til at indgå kontrakter på visse deltagende medlemsstaters vegne. Den kan bemyndige agenturet til forinden at indkalde de nødvendige midler hos de pågældende deltagende medlemsstater til opfyldelse af de kontrakter, der er indgået.

Artikel 7

Bidrag

1.   Fastsættelse af bidrag, hvor BNI-nøglen finder anvendelse

1.1.

Hvor BNI-nøglen finder anvendelse, fastsættes fordelingen af bidrag mellem de deltagende medlemsstater, fra hvilke der indkaldes bidrag, efter fordelingsnøglen baseret på bruttonationalindkomsten, jf. artikel 28, stk. 3, i traktaten om oprettelse af Den Europæiske Union, og i overensstemmelse med Rådets afgørelse 2000/597/EF, Euratom af 29. september 2000 om ordningen for De Europæiske Fællesskabers egne indtægter (2) eller enhver anden rådsafgørelse, som måtte træde i stedet for denne.

1.2.

Grundlaget for beregningen af hvert bidrag skal være kolonnen »Egne indtægter på grundlag af BNI« i »Oversigt over det almindelige budgets finansiering efter type af egne indtægter og medlemsstat« i De Europæiske Fællesskabers senest vedtagne budget. Bidraget for hver af de deltagende medlemsstater, fra hvilke der indkaldes bidrag, fastsættes i forhold til, hvor stor en del vedkommende medlemsstats BNI udgør af den samlede BNI i de deltagende medlemsstater, fra hvilke der indkaldes bidrag.

2.   Tidsplan for indbetaling af bidrag

2.1.	Bidrag til finansiering af Den Europæiske Unions almindelige budget indbetales af de deltagende medlemsstater i tre lige store rater, henholdsvis inden den 15. februar, den 15. juni og den 15. oktober i det pågældende regnskabsår.

2.2.	Hvis der vedtages et ændringsbudget, indbetaler de deltagende medlemsstater de nødvendige bidrag senest 60 dage efter indkaldelsen af bidrag.

2.3.	De enkelte deltagende medlemsstater udreder bankgebyrerne i forbindelse med indbetalingen af deres egne bidrag.

Artikel 8

Budgetoverskud

Et eventuelt budgetoverskud fra et regnskabsår, som skyldes en forskel mellem indtægter og udgifter, betragtes som et tilgodehavende, der står til rådighed for de deltagende medlemsstater, og gives tilbage til dem i form af et nedslag i det tredje bidrag i det efterfølgende regnskabsår (15. oktober).

Artikel 9

Budgetprincipper

1.   Budgetterne, der opstilles i euro, er de dokumenter, der for hvert regnskabsår angiver og godkender de samlede indtægter og udgifter, der administreres af agenturet.

2.   Bevillingerne på budgettet gælder for ét regnskabsår, der begynder den 1. januar i et kalenderår og slutter den 31. december samme år.

3.   Der skal på hvert budget være balance mellem indtægter og udgifter. Samtlige indtægter og udgifter opføres på det relevante budget uden indbyrdes modregning.

4.   Budgettet omfatter opdelte bevillinger, der består af forpligtelsesbevillinger og betalingsbevillinger, samt ikke-opdelte bevillinger.

5.   Forpligtelsesbevillingerne dækker de samlede omkostninger ved de retlige forpligtelser, der indgås i det pågældende regnskabsår. Forpligtelserne kan imidlertid indgås samlet eller som årlige trancher. Forpligtelserne opføres i regnskabet på grundlag af de retlige forpligtelser, der er indgået indtil den 31. december.

6.   Betalingsbevillingerne dækker de betalinger, der er nødvendige til opfyldelse af retlige forpligtelser, der er indgået i det pågældende og/eller tidligere regnskabsår. Betalingerne opføres på regnskabet på grundlag af de budgetforpligtelser, der er indgået indtil den 31. december.

7.   Regnskabsårets indtægter opføres på regnskabet for det pågældende regnskabsår på grundlag af de beløb, der oppebæres i løbet af regnskabsåret.

8.   Enhver indtægt og udgift skal konteres en budgetpost og må ikke overstige beløbet for de dér opførte bevillinger.

9.   Bevillingerne skal anvendes i overensstemmelse med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning, dvs. i overensstemmelse med principperne om sparsommelighed, produktivitet og effektivitet.

10.   Behandling af aktiver og afskrivning: i budgetmæssig sammenhæng opføres alle udgifter i forbindelse med erhvervelse af aktiver på budgettet, efterhånden som de afholdes; der anvendes ikke omkostningsførte afskrivninger.

Artikel 10

Regnskabsprincipper

1.   Årsregnskaberne opstilles i overensstemmelse med Den Europæiske Unions almindeligt anerkendte regnskabsprincipper, herunder navnlig:

a)	princippet om »going concern«, der betyder, at det antages, at agenturet har ubegrænset levetid

b)	forsigtighedsprincippet, der betyder, at aktiver eller provenuer ikke overvurderes, og at passiver eller udgifter ikke undervurderes

c)

princippet om kontinuitet i regnskabsmetoderne, der betyder, at strukturen i de elementer, der indgår i årsregnskabet, samt de anvendte regnskabsmetoder og værdiansættelsesregler ikke må ændres fra det ene regnskabsår til det andet. Kommissionens regnskabsfører kan kun undtagelsesvis afvige fra princippet om kontinuitet i de anvendte metoder, bl.a. når den nye opstillingsmåde giver et bedre billede af de pågældende regnskabstransaktioner

d)

princippet om anvendelse af sammenlignelige oplysninger, der betyder, at der for hver post i årsregnskabet også skal angives beløbet for den tilsvarende post i det foregående regnskabsår. Når opstillingen eller klassificeringen af et af elementerne i årsregnskabet ændres, omgrupperes de tilsvarende beløb for det foregående regnskabsår og gøres sammenlignelige

e)	princippet om væsentlighed, der betyder, at alle transaktioner af væsentlig betydning for den information, der ønskes tilvejebragt, opføres i årsregnskabet. Om transaktionen er væsentlig vurderes i forhold til dens art eller beløbsstørrelse

f)

bruttoprincippet, der betyder, at der ikke må ske modregning mellem fordringer og gæld eller mellem tab og vinding, undtagen hvis der er tale om tab og vinding, der skyldes samme transaktion, lignende transaktioner eller dækningstransaktioner, og forudsat at ingen af enkelttransaktionerne er væsentlige

g)	princippet om indhold frem for formalia, der betyder, at de regnskabsmæssige begivenheder, der registreres i årsregnskabet, skal opstilles efter deres økonomiske beskaffenhed

h)	periodiseringsprincippet, der betyder, at transaktioner og begivenheder bogføres i det øjeblik, de finder sted, og ikke ved den faktiske betaling eller inkassering

i)	princippet om, at aktiver og afskrivninger skal kunne spores, der betyder, at agenturet skal føre fortegnelser, der viser mængden og værdien af alle de materielle, immaterielle og finansielle aktiver, herunder eventuelle afskrivninger.

2.   Hvis regnskabsførerne i et konkret tilfælde finder, at der er grund til at fravige de regnskabsprincipper, der er omhandlet i stk. 1, begrundes og nævnes fravigelsen.

Artikel 11

Fremførsler

1.   Bevillinger, der ikke er udnyttet ved udgangen af det regnskabsår, for hvilket de er opført, bortfalder.

2.   For så vidt angår forpligtelsesbevillinger, som der ved regnskabsårets afslutning endnu ikke er indgået forpligtelser for, kan der dog fremføres beløb, der svarer til forpligtelsesbevillinger, for hvilke størstedelen af de forberedende etaper forud for indgåelsen af forpligtelsen, dvs. udvælgelsen af potentielle kontrahenter, er afsluttet pr. 31. december. Der kan indgås forpligtelser for disse beløb indtil den 31. marts det følgende år.

3.   For så vidt angår betalingsbevillinger kan der fremføres beløb, der er nødvendige til opfyldelse af tidligere indgåede forpligtelser eller forpligtelser, som er knyttet til fremførte forpligtelsesbevillinger, når de bevillinger, der er opført under de pågældende poster på budgettet for det følgende regnskabsår, ikke kan dække behovet. Særlige bevillinger må kun fremføres en gang.

4.   Bevillinger opført under reserven og bevillinger vedrørende personaleudgifter kan ikke fremføres.

5.   Uudnyttede formålsbestemte indtægter og disponible bevillinger pr. 31. december hidrørende fra disse indtægter, der er omhandlet i artikel 5, fremføres automatisk og må kun anvendes til de specifikke formål, som de er bestemt til. Disponible bevillinger, der svarer til fremførte formålsbestemte indtægter, skal anvendes først.

6.   Den daglige leder skal hvert år senest den 15. februar fremsætte forslag til styringskomitéen vedrørende fremførsler. Styringskomitéen træffer afgørelse senest den 15. marts.

Artikel 12

Ændringsbudget

1.   I tilfælde af uundgåelige, usædvanlige eller uforudsete omstændigheder kan den daglige leder fremsætte et forslag til ændringsbudget inden for den finansielle ramme, som beskrevet i artikel 3.

2.   Forslag til ændringsbudget opstilles, fremsættes, vedtages og meddeles efter samme procedure som det almindelige budget inden for den finansielle ramme. Styringskomitéen behandler forslaget under hensyn til, hvor meget sagen haster.

3.   Hvis den finansielle ramme skønnes at være utilstrækkelig som følge af usædvanlige og uforudsete omstændigheder, forelægger styringskomitéen under fuld hensyntagen til reglerne i artikel 4, stk. 2 og 3, et ændringsbudget, som Rådet vedtager med enstemmighed.

Artikel 13

Det reviderede budget

1.   Om nødvendigt kan den daglige leder forelægge styringskomitéen et revideret budget for indeværende regnskabsår, der er baseret på de faktiske udgifter afholdt i de første ni måneder og de anslåede udgifter frem til udløbet af det pågældende regnskabsår inden for grænserne af det vedtagne budget.

2.   Den daglige leder kan foretage overførsler fra et afsnit til et andet, dog højst på 10 % af regnskabsårets bevillinger, eller fra et kapitel til et andet eller fra en artikel til en anden.

3.   Den daglige leder underretter styringskomitéen om sine hensigter, tre uger før han eller hun foretager de i stk. 2 omhandlede overførsler. Hvis der foreligger behørigt motiverede grunde, som en deltagende medlemsstat har gjort opmærksom på inden denne frist, træffer styringskomitéen afgørelse.

4.   Den daglige leder kan foretage overførsler inden for artikler og foreslå styringskomitéen andre overførsler.

AFSNIT II

GENNEMFØRELSEN AF DET ALMINDELIGE BUDGET

KAPITEL 1

Regnskabspersonale

Artikel 14

Princippet om adskillelse af funktioner

Funktionerne som anvisningsberettiget og regnskabsfører er adskilte og indbyrdes uforenelige.

Artikel 15

Den anvisningsberettigedes rolle

1.   Den daglige leder udøver funktionen som anvisningsberettiget på agenturets vegne.

2.   Agenturet bestemmer i sine interne administrative regler, hvilke ansatte på et passende niveau den daglige leder under iagttagelse af betingelserne i agenturets forretningsorden vil uddelegere funktionen som anvisningsberettiget til, samt omfanget af de uddelegerede beføjelser.

3.   Den anvisningsberettigedes beføjelser må kun uddelegeres til personale ansat direkte af agenturet på tidsbegrænsede ansættelseskontrakter og udvalgt blandt statsborgere fra de deltagende medlemsstater, jf. artikel 11, stk. 3, nr. 3.1, i Rådets fælles aktion 2004/551/FUSP.

4.   De ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede må kun handle inden for de grænser, der er fastsat i fuldmagtsdokumentet. Den ved delegation bemyndigede kompetente anvisningsberettigede kan bistås i sit hverv af en eller flere ansatte, der har til opgave under den anvisningsberettigedes ansvar at udføre visse transaktioner, der er nødvendige for budgetgennemførelsen og regnskabsaflæggelsen.

Artikel 16

Den anvisningsberettigedes ansvar

1.   Den anvisningsberettigede skal sørge for, at indtægter modtages og udgifter afholdes i overensstemmelse med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning, herunder principperne om sparsommelighed, produktivitet og effektivitet, og sikre deres lovlighed og formelle rigtighed.

2.   Afholdelse af udgifter omfatter, at den ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede indgår budgetmæssige og retlige forpligtelser, fastsætter udgifter og anviser betalinger samt foretager de handlinger, der er nødvendige forud for anvendelsen af bevillingerne.

3.   Modtagelse af indtægter omfatter udfærdigelse af overslag over fordringer, fastlæggelse af udestående fordringer og udstedelse af indtægtsordrer. Den omfatter om nødvendigt også afkald på konstaterede fordringer.

4.   Den ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede etablerer i overensstemmelse med minimumsstandarder fastsat af agenturet og under hensyn til de risici, der er forbundet med forvaltningsmiljøet og arten af de finansierede foranstaltninger, en organisatorisk struktur samt interne forvaltnings- og kontrolsystemer og -procedurer, der er tilpasset opgaverne, herunder om nødvendigt efterfølgende kontrol. Inden der gives tilladelse til en transaktion, skal dens operationelle og finansielle aspekter kontrolleres af andre ansatte end den ansatte, der har indledt transaktionen. Indledning og forudgående og efterfølgende kontrol af en transaktion er adskilte funktioner.

5.   Alle ansatte med ansvar for kontrollen med den økonomiske forvaltning skal have den nødvendige faglige kompetence. De skal overholde agenturets kodeks af faglige standarder.

6.   Enhver ansat, der deltager i den økonomiske forvaltning og kontrollen med transaktionerne, og som mener, at en beslutning, som hans eller hendes overordnede pålægger ham eller hende at føre ud i livet eller acceptere, er i modstrid med gældende regler, med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning eller med de faglige regler, han eller hun skal overholde, underretter skriftligt den bemyndigede anvisningsberettigede herom. Hvis denne ikke reagerer, underretter den ansatte skriftligt den instans, der er omhandlet i artikel 22, stk. 3. Er der tale om en ulovlig aktivitet, svig eller bestikkelse, der vil kunne skade agenturets interesser, underretter han eller hun de myndigheder og instanser, der er fastsat i den gældende lovgivning.

7.   Den anvisningsberettigede redegør over for styringskomitéen for sin virksomhed i en årsberetning, der ledsages af oplysninger om de finansielle forhold og forvaltningen. Denne beretning skal redegøre for resultaterne af de gennemførte transaktioner i forhold til de opstillede mål og for de dermed forbundne risici samt for, hvordan de disponible ressourcer er udnyttet, og hvorledes det interne kontrolsystem har fungeret. Den interne revisor gør sig bekendt med årsberetningen og med de øvrige nævnte oplysninger.

Artikel 17

Adskillelse af indledning og kontrol

1.   Ved indledning af en transaktion forstås samtlige handlinger, der udføres af de i artikel 16, stk. 4 og 5, omhandlede ansatte, og som går forud for den ved delegation bemyndigede kompetente anvisningsberettigedes iværksættelse af foranstaltninger til gennemførelse af budgettet.

2.   Ved forudgående kontrol af en transaktion forstås den samlede forudgående kontrol, som foretages af den ved delegation bemyndigede kompetente anvisningsberettigede med henblik på at kontrollere transaktionens operationelle og finansielle aspekter.

3.   Hver transaktion er genstand for mindst én forudgående kontrol. Formålet med denne kontrol er bl.a. at fastslå:

a)

at udgifter og indtægter er forskriftsmæssige og i overensstemmelse med gældende bestemmelser, navnlig i budgettet og i de relevante ordninger, men også i alle retsakter vedtaget til gennemførelse af de berørte traktater og gældende lovgivning, og — i givet fald — i overensstemmelse med kontraktmæssige bestemmelser.

b)	at princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning er overholdt.

4.   Den efterfølgende kontrol på grundlag af dokumenter og om nødvendigt på stedet har til formål at sikre, at de transaktioner, der finansieres over budgettet, er korrekt gennemført, og at bl.a. de kriterier, der er omhandlet i stk. 3, er overholdt. Denne kontrol kan foretages stikprøvevis på grundlag af en risikoanalyse.

5.   De tjenestemænd og øvrige ansatte, der er ansvarlige for den i stk. 2 og 4 omhandlede kontrol, er forskellige fra dem, der udfører de i stk. 1 omhandlede iværksættelsesopgaver og er ikke sidstnævntes underordnede.

Artikel 18

Procedurer for forvaltning og intern kontrol

De interne forvaltnings- og kontrolsystemer og -procedurer tager sigte på:

a)	gennemførelse af målsætningerne for agenturets politikker, programmer og foranstaltninger i overensstemmelse med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning

b)	overholdelse af EU-lovgivningen og af de kontrolstandarder, som agenturet har fastsat

c)	beskyttelse af agenturets aktiver og data

d)	forebyggelse og afsløring af uregelmæssigheder, fejl og svig

e)	identificering og forebyggelse af risici i forbindelse med forvaltningen

f)	fremlæggelse af troværdige finansielle og administrative oplysninger

g)	opbevaring af bilag knyttet til og affødt af budgetgennemførelsen og bilag vedrørende transaktioner til gennemførelse af budgettet

h)	opbevaring af dokumenter vedrørende de krævede forhåndsgarantier til fordel for agenturet og udarbejdelse af en tidsplan, der muliggør et passende tilsyn med de nævnte garantier.

Artikel 19

Regnskabsførerens rolle

Agenturet udpeger en regnskabsfører, der tilhører det personale, som er ansat direkte af agenturet på tidsbegrænsede ansættelseskontrakter og udvalgt blandt statsborgere fra de deltagende medlemsstater, jf. artikel 11, stk. 3, nr. 3.1, i fælles aktion 2004/551/FUSP. Regnskabsføreren udnævnes af styringskomitéen på grundlag af sine særlige kvalifikationer, som skal være dokumenteret ved kvalifikationsbeviser eller tilsvarende faglig erfaring.

Artikel 20

Regnskabsførerens ansvar

1.   Regnskabsføreren har i agenturet ansvaret for:

a)	korrekt gennemførelse af betalinger, inkassering af indtægter og inddrivelse af fastlagte fordringer, herunder morarenter som omhandlet i artikel 29

b)	udarbejdelse og forelæggelse af årsregnskabet

c)	regnskabsføring

d)	fastlæggelse af regnskabsreglerne og -metoderne samt regnskabskontoplanen

e)	udformning og godkendelse af regnskabssystemer og, når det er relevant, godkendelse af de systemer, som den anvisningsberettigede har udformet med henblik på at levere eller dokumentere regnskabsmæssige oplysninger

f)	likviditetsstyring.

2.   Regnskabsføreren modtager fra de anvisningsberettigede, som garanterer pålideligheden heraf, alle oplysninger, der er nødvendige for opstillingen af et årsregnskab, der giver et retvisende billede af agenturets formue og budgetgennemførelsen.

3.   Regnskabsføreren er den eneste, der har beføjelse til at forvalte midler og værdier. Han eller hun er ansvarlig for deres opbevaring.

4.   Regnskabsføreren kan under udførelsen af sine opgaver uddelegere visse af sine funktioner til personale ansat direkte af agenturet på tidsbegrænsede ansættelseskontrakter og udvalgt blandt statsborgere fra de deltagende medlemsstater, jf. artikel 11, stk. 3, nr. 3.1, i fælles aktion 2004/551/FUSP. Fuldmagtsdokumentet definerer de opgaver, der overdrages de befuldmægtigede.

KAPITEL 2

Regnskabspersonalets ansvar

Artikel 21

Almindelige bestemmelser

1.   Den myndighed, der har udnævnt og ved delegation bemyndiget en anvisningsberettiget, kan når som helst midlertidigt eller permanent inddrage den pågældende bemyndigelse, uden at dette indskrænker muligheden for eventuelle disciplinære foranstaltninger.

2.   Den myndighed, der har udnævnt en regnskabsfører, kan når som helst midlertidigt eller permanent suspendere ham eller hende fra vedkommendes funktioner, uden at dette indskrænker muligheden for eventuelle disciplinære foranstaltninger.

3.   Bestemmelserne i dette kapitel indskrænker ikke det strafferetlige ansvar, som de i denne artikel nævnte ansatte kan pådrage sig efter gældende national ret og efter gældende bestemmelser om beskyttelse af De Europæiske Fællesskabers finansielle interesser og om bekæmpelse af bestikkelse, som involverer tjenestemænd ved De Europæiske Fællesskaber eller i de deltagende medlemsstater.

4.   De anvisningsberettigede og regnskabsførerne er disciplinært og økonomisk ansvarlige. Er der tale om en ulovlig aktivitet, svig eller bestikkelse, der vil kunne skade agenturets interesser, indbringes sagen for de myndigheder og instanser, der er fastsat i den gældende lovgivning.

Artikel 22

Bestemmelser for anvisningsberettigede, der er bemyndiget ved delegation

1.   Det kan pålægges den anvisningsberettigede helt eller delvis at erstatte tab, som påføres agenturet som følge af grove personlige fejl ved udøvelsen af eller i forbindelse med hvervet, navnlig hvis den anvisningsberettigede ikke overholder disse finansielle bestemmelser, når han eller hun konstaterer tilstedeværelse af udestående fordringer eller udsteder indtægtsordrer, indgår en udgiftsforpligtelse eller underskriver en betalingsordre. Det samme gælder, hvis han eller hun som følge af en grov personlig fejl undlader at udarbejde et dokument, der indebærer skabelse af en fordring, eller hvis han eller hun undlader at udstede eller uberettiget forsinker udstedelsen af indtægtsordrer, eller hvis han eller hun undlader at udstede eller uberettiget forsinker udstedelsen af en betalingsordre og hermed påfører agenturet et civilretligt ansvar over for tredjemand.

2.   Hvis en ved delegation bemyndiget anvisningsberettiget finder, at han eller hun anmodes om at træffe en beslutning, som er i strid med gældende regler eller med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning, skal vedkommende give den fuldmagtsgivende myndighed skriftlig meddelelse herom. Hvis den fuldmagtsgivende myndighed skriftligt giver den ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede en begrundet instruks om at træffe den ovenfor omhandlede beslutning, vil sidstnævnte ikke blive draget til ansvar. Er der tale om en ulovlig aktivitet, svig eller bestikkelse, der vil kunne skade agenturets interesser, underretter han eller hun de myndigheder og instanser, der er fastsat i den gældende lovgivning.

3.   Med henblik på at afgøre, om der foreligger en økonomisk uregelmæssighed, og hvilke følger en sådan uregelmæssighed eventuelt skal have, opretter agenturet en særlig og i operationel henseende selvstændig instans. På grundlag af udtalelsen fra denne instans afgør agenturet, om der skal træffes foranstaltninger med henblik på at fastslå, om disciplinært eller økonomisk ansvar kan gøres gældende. Hvis instansen har opdaget systemrelaterede problemer, sender den en rapport ledsaget af henstillinger til den anvisningsberettigede og til den ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede, hvis førstnævnte ikke er involveret, samt til den interne revisor.

Artikel 23

Bestemmelser for regnskabsførere

Det kan pålægges regnskabsføreren helt eller delvis at erstatte tab, som påføres agenturet som følge af grove personlige fejl ved udøvelsen af eller i forbindelse med hvervet. Navnlig er nedenstående fejl ansvarspådragende, hvis:

a)	der sker tab eller beskadigelse af midler, værdier og dokumenter, som han eller hun har ansvaret for

b)	bankkonti uretmæssigt ændres af den pågældende

c)	den pågældende inkasserer eller betaler beløb, der ikke er i overensstemmelse med de dertil svarende indtægts- eller betalingsordrer

d)	den pågældende ikke inkasserer skyldige indtægter.

KAPITEL 3

Indtægter

Artikel 24

Overdragelse af agenturets indtægter

Indtægter bestående af diverse indtægter og de deltagende medlemsstaters bidrag opføres på det almindelige budget i form af et overslag udtrykt i euro. De deltagende medlemsstaters bidrag skal dække de samlede bevillinger i Den Europæiske Unions almindelige budget efter fratrækning af diverse indtægter.

Artikel 25

Overslag over fordringer

1.   Forud for enhver foranstaltning eller situation, der kan skabe eller ændre en fordring for agenturet, udarbejder den kompetente anvisningsberettigede et overslag over fordringen.

2.   For sådanne beløb udsteder den kompetente anvisningsberettigede en indtægtsordre.

Artikel 26

Fastlæggelse af fordringer

1.   Fastlæggelse af en fordring er den handling, hvorved den ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede:

a)	kontrollerer eksistensen af debitors gæld

b)	fastslår eller kontrollerer gældens tilstedeværelse og størrelse

c)	kontrollerer, at gælden er forfalden.

2.   Agenturets indtægter og enhver fordring, der er opgjort og forfalden til betaling, fastlægges ved en indtægtsordre, der sendes til regnskabsføreren, efterfulgt af en debetnota, der stiles til debitor, begge udarbejdet af den kompetente anvisningsberettigede.

3.   Uretmæssigt udbetalte beløb inddrives.

Artikel 27

Anvisning af indtægter

1.   Anvisning af indtægter er den handling, hvorved den ved delegation bemyndigede kompetente anvisningsberettigede ved udstedelse af en indtægtsordre giver regnskabsføreren instruks om at inddrive en fordring, som han eller hun har fastlagt.

2.   Agenturet kan formalisere fastlæggelsen af en fordring på andre end stater ved en beslutning, der kan tvangsfuldbyrdes i henhold til de civilretlige regler, der gælder i den stat, på hvis område den fuldbyrdes.

Artikel 28

Inddrivelse af midler

1.   Regnskabsføreren tager sig af de indtægtsordrer, der er behørigt udstedt af den kompetente anvisningsberettigede med henblik på inddrivelse af fordringer. Han eller hun skal sikre, at agenturets indtægter bliver indbetalt, og sørge for, at dets krav bevares.

Regnskabsføreren inddriver beløb, der vedrører alle agenturets fordringer.

2.   Når den kompetente anvisningsberettigede påtænker at give afkald på at inddrive en fastlagt fordring, skal han eller hun sikre sig, at afkaldet er formelt korrekt og i overensstemmelse med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning og om proportionalitet, efter de procedurer og i henhold til de kriterier, der fastsættes i gennemførelsesbestemmelserne. Beslutninger om afkald skal begrundes.

Artikel 29

Morarenter

1.   Enhver fordring, der ikke er betalt på forfaldsdagen, er rentebærende efter stk. 2 og 3.

2.   Rentesatsen for fordringer, der ikke er betalt på forfaldsdagen, er den sats, som Den Europæiske Centralbank pr. den første kalenderdag i forfaldsmåneden anvender på sine væsentligste refinansieringstransaktioner, og som offentliggøres i Den Europæiske Unions Tidende, C-udgaven, forhøjet med:

a)	syv procentpoint, når baggrunden for fordringen er en offentlig indkøbs- og tjenesteydelseskontrakt

b)	tre og et halvt procentpoints i alle andre tilfælde.

3.   Rentebeløbet beregnes fra den kalenderdag, der følger efter forfaldsdagen for fordringen som anført i debetnotaen, til den kalenderdag, hvor hele gælden er tilbagebetalt.

4.   Enhver delvis betaling fratrækkes først morarenterne som beregnet efter stk. 2 og 3.

5.   I tilfælde af bøder, og hvor debitor i stedet for at foretage en midlertidig betaling stiller en finansiel garanti, der er godtaget af regnskabsføreren, er den rentesats, der finder anvendelse fra forfaldsdatoen, den i stk. 2 omhandlede sats forhøjet med halvandet procentpoint.

6.   Med henblik på at forhindre morarenter i forbindelse med de deltagende medlemsstaters bidrag sender agenturet den oprindelige undertegnede skriftlige indkaldelse af bidrag til de deltagende medlemsstater mindst 30 dage inden ratedatoen, som omhandlet i artikel 7, stk. 2.1.

KAPITEL 4

Udgifter

Artikel 30

Generelle principper

1.   Enhver udgift omfatter indgåelse af en forpligtelse, fastsættelse af udgiften, anvisning til betaling og betaling.

2.   Forud for indgåelsen af en udgiftsforpligtelse skal der foreligge en finansieringsafgørelse vedtaget af agenturet eller de myndigheder, som dette har bemyndiget.

Artikel 31

Definition af budgetmæssig forpligtelse

1.   En budgetmæssig forpligtelse består i at give de bevillinger, der er nødvendige for gennemførelsen af senere betalinger til indfrielse af en retlig forpligtelse. En retlig forpligtelse er den handling, hvorved den anvisningsberettigede indgår eller fastlægger en forpligtelse, der medfører udgifter. Den budgetmæssige og den retlige forpligtelse indgås af samme anvisningsberettigede undtagen i behørigt begrundede tilfælde, der er anført i gennemførelsesbestemmelserne.

2.   Der er tale om en specifik budgetmæssig forpligtelse, hvis modtageren og udgiftens størrelse er bestemt. Der er tale om en samlet budgetmæssig forpligtelse, hvis mindst ét af de elementer, der er nødvendige for at identificere en specifik forpligtelse, ikke er bestemt. En budgetmæssig forpligtelse er foreløbig, hvis den har til formål at dække løbende administrationsudgifter, for hvilke enten beløbet eller de endelige modtagere ikke er endeligt bestemt.

3.   Budgetmæssige forpligtelser i forbindelse med foranstaltninger, hvis gennemførelse strækker sig over mere end ét regnskabsår, kan kun opdeles i årlige trancher over flere regnskabsår, hvis basisretsakten åbner mulighed for det, og der er tale om administrationsudgifter. Når den budgetmæssige forpligtelse på denne måde opdeles i årlige trancher, nævnes det i den retlige forpligtelse, undtagen hvis der er tale om personaleudgifter.

Artikel 32

Forpligtelsesprocedure

1.   I forbindelse med enhver foranstaltning med udgiftsvirkning for budgettet skal den kompetente anvisningsberettigede indgå en budgetmæssig forpligtelse, før han indgår en retlig forpligtelse over for tredjemand.

2.   De samlede budgetmæssige forpligtelser dækker alle omkostninger, som følger af de dertil svarende specifikke retlige forpligtelser, der indgås frem til den 31. december i år n + 1.

Specifikke retlige forpligtelser knyttet til specifikke budgetmæssige forpligtelser eller foreløbige budgetmæssige forpligtelser skal indgås senest den 31. december i år n, jf. dog artikel 31, stk. 3.

Ved udløbet af de perioder, der er anført i første og andet afsnit, frigør den kompetente anvisningsberettigede den uudnyttede del af disse budgetmæssige forpligtelser.

Når der vedtages en specifik retlig forpligtelse, der er en opfølgning af en samlet forpligtelse, skal den kompetente anvisningsberettigede, inden han eller hun underskriver, registrere beløbet i bevillingsregnskabet og afskrive det på den samlede forpligtelse.

3.   Ved retlige forpligtelser indgået i forbindelse med foranstaltninger, hvis gennemførelse strækker sig over mere end ét regnskabsår, og de dertil svarende budgetmæssige forpligtelser fastsættes der, undtagen for personaleudgifter, en tidsfrist for indfrielse i overensstemmelse med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning.

Den del af sådanne forpligtelser, der ikke er indfriet seks måneder efter denne frist, frigøres og de dertil svarende bevillinger bortfalder.

Hvis en retlig forpligtelse herefter ikke har givet anledning til nogen betaling i en periode på tre år, frigøres den af den kompetente anvisningsberettigede.

Artikel 33

Anvisning af forpligtelser

1.   Ved vedtagelsen af en budgetmæssig forpligtelse sikrer den kompetente anvisningsberettigede sig:

a)	at konteringen er korrekt

b)	at bevillingerne er til stede

c)	at udgiften er i overensstemmelse med traktatens bestemmelser, budgettet, disse bestemmelser og gældende lovgivning

d)	at princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning er overholdt.

2.   Ved registreringen af en retlig forpligtelse sikrer den anvisningsberettigede sig:

a)	at forpligtelsen er dækket af en dertil svarende budgetmæssig forpligtelse

b)	at udgiften er formelt korrekt og i overensstemmelse med traktatens bestemmelser, budgettet, disse bestemmelser og gældende lovgivning

c)	at princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning er overholdt.

Artikel 34

Fastsættelse af udgifter

Fastsættelse af en udgift er den handling, hvorved den kompetente anvisningsberettigede:

a)	kontrollerer kreditors adkomst

b)	fastslår eller kontrollerer fordringens tilstedeværelse og størrelse

c)	kontrollerer, at fordringen er forfalden.

Artikel 35

Anvisning af udgifter

Anvisning af udgifter er den handling, hvorved den kompetente anvisningsberettigede efter at have sikret sig, at bevillingerne er til stede, ved udstedelse af en betalingsordre giver regnskabsføreren instruks om at betale en udgift, som han eller hun har fastsat.

Artikel 36

Betaling af udgifter

1.   Det skal dokumenteres, at den til betalingen svarende foranstaltning er i overensstemmelse med basisretsakten eller kontrakten, og betalingen skal dække én eller flere af følgende transaktioner:

a)	betaling af hele det skyldige beløb

b)	betaling i en eller flere mellemliggende betalinger.

2.   De forskellige typer af betalinger, der er omhandlet i stk. 1, opføres særskilt i regnskabet på betalingstidspunktet.

3.   Regnskabsføreren foretager betalingerne inden for rammerne af de disponible midler.

Artikel 37

Betalingsfrist

1.   Skyldige beløb betales inden for en frist af højst 45 kalenderdage at regne fra den dato, hvor den kompetente anvisningsberettigedes bemyndigede tjeneste registrerer en gyldig betalingsanmodning; som betalingsdato anses den dato, hvor agenturets konto debiteres.

En betalingsanmodning er ikke gyldig, hvis ét eller flere væsentlige elementer mangler.

2.   Uanset stk. 1 fastsættes den i dette stykke omhandlede frist til 30 kalenderdage for betalinger vedrørende levering af tjenesteydelser eller varer, medmindre andet er fastsat i kontrakten.

3.   For så vidt angår kontrakter og aftaler, hvor betalingen er afhængig af godkendelsen af en rapport, begynder de i stk. 1 og 2 fastsatte frister først at løbe fra det tidspunkt, hvor den pågældende rapport er godkendt, enten eksplicit, ved at modtageren er blevet underrettet herom, eller implicit, ved at den i kontrakten fastsatte frist for godkendelse er udløbet uden at være blevet suspenderet ved et formelt dokument fremsendt til modtageren.

Fristen for godkendelse kan ikke overstige:

a)	20 kalenderdage ved ukomplicerede kontrakter vedrørende levering af varer og tjenesteydelser

b)	45 kalenderdage ved andre kontrakter og aftaler om tilskud

c)	60 kalenderdage ved kontrakter, hvor det er særlig vanskeligt at vurdere de tekniske ydelser.

4.   Den nævnte betalingsfrist kan, på ethvert tidspunkt i løbet af den i stk. 1 anførte periode, suspenderes af den kompetente anvisningsberettigede, hvis denne underretter kreditorerne om, at betalingsanmodningen ikke kan imødekommes, enten fordi der ikke er tale om noget skyldigt beløb, eller fordi de relevante bilag ikke er forelagt. Hvis den anvisningsberettigede får en viden, der bringer ham i tvivl om lovligheden af de udgifter, der er anført på en betalingsanmodning, kan han suspendere betalingsfristen, indtil han har foretaget yderligere kontrol, herunder kontrol på stedet, med henblik på inden betalingen at sikre sig udgifternes lovlighed. Den anvisningsberettigede underretter snarest muligt betalingsmodtageren.

Den resterende betalingsfrist begynder igen at løbe fra den dato, hvor den korrekt udfærdigede betalingsanmodning er registreret for første gang.

5.   Ved udløbet af de i stk. 1 og 2 omhandlede betalingsfrister kan kreditor inden for en frist af to måneder efter modtagelsen af den forsinkede betaling anmode om renter efter følgende bestemmelser:

a)	rentesatserne er de satser, der er omhandlet i artikel 29, stk. 2, første afsnit.

b)	renterne skal betales for den periode, der går fra kalenderdagen efter udløbet af betalingsfristen og indtil betalingsdatoen.

Bestemmelsen i dette stykkes første afsnit gælder ikke for de deltagende medlemsstater.

KAPITEL 5

Edb-systemer

Artikel 38

Regnskabssoftware

1.   Agenturets regnskabssoftware skal afspejle principperne i disse finansielle bestemmelser.

2.   Dokumenter kan underskrives med en sikret elektronisk procedure.

KAPITEL 6

Intern revision

Artikel 39

Den interne revisors rolle

1.   Agenturet opretter en intern revisionsfunktion, der skal udøves under overholdelse af de relevante internationale standarder. Den interne revisor, der udpeges af agenturet, er over for dette ansvarlig for at kontrollere, at systemerne og procedurerne til gennemførelse af budgettet fungerer tilfredsstillende. Den interne revisor kan hverken være anvisningsberettiget eller regnskabsfører.

2.   Agenturet fastsætter særlige regler for den interne revisor, der sikrer den pågældende fuldstændig uafhængighed under udøvelsen af hvervet og bestemmer ansvarsområdet.

Artikel 40

Den interne revisors ansvar

1.   Den interne revisor rådgiver agenturet med hensyn til risikostyring ved at afgive uafhængige udtalelser om forvaltnings- og kontrolsystemernes kvalitet og ved at fremsætte henstillinger til forbedring af betingelserne for transaktionernes gennemførelse og til fremme af en forsvarlig økonomisk forvaltning.

Den interne revisor har navnlig til opgave:

a)	at vurdere, om de interne forvaltningssystemer er hensigtsmæssige og effektive, og i hvilket omfang tjenestegrenene har formået at gennemføre politikker, programmer og foranstaltninger set i relation til de dermed forbundne risici

b)	at vurdere hensigtsmæssigheden og kvaliteten af de interne kontrol- og revisionssystemer, der anvendes på alle budgetgennemførelsestransaktioner.

2.   Den interne revisors hverv dækker alle agenturets aktiviteter og tjenestegrene. Han eller hun har fuldstændig og ubegrænset adgang til alle oplysninger, der er nødvendige for udførelsen af vedkommendes opgaver, om nødvendigt på stedet.

3.   Den interne revisor aflægger beretning til agenturet om resultatet af sine undersøgelser og anfører heri eventuelle henstillinger. Agenturet sørger for, at henstillinger på baggrund af revisionsarbejdet følges op. Den interne revisor forelægger endvidere agenturet en årlig intern revisionsberetning, der angiver det antal og de typer interne revisioner, der er foretaget, de henstillinger, der er fremsat, og den opfølgning, der har fundet sted på baggrund af disse henstillinger.

4.   Den daglige leder sender hvert år styringskomitéen en beretning, der opsummerer det antal og de typer interne revisioner, der er foretaget, de henstillinger, der er fremsat, og den opfølgning, der har fundet sted på baggrund af disse henstillinger.

AFSNIT III

REGNSKABSAFLÆGGELSE OG ÅRLIG REVISION

Artikel 41

Tidsplan for budget og regnskabsaflæggelse

Agenturet fremlægger følgende dokumenter for styringskomitéen:

a)	senest den 15. februar et forslag om fremførsler, jf. artikel 11

b)	senest den 30. juni et samlet overslag over forslaget til almindeligt budget for det følgende år, jf. artikel 4. stk. 1

c)	senest den 30. september et forslag til almindeligt budget for det følgende regnskabsår, jf. artikel 4, stk. 9

d)	om nødvendigt efter regnskabsårets første ni måneder et revideret budget for indeværende regnskabsår, jf. artikel 13

e)	kvartalsvise regnskabsrapporter, jf. artikel 42

f)	rapporter om det operationelle budget, jf. artikel 2

g)	den reviderede regnskabsrapport, der er godkendt af styringskomitéen den 1. september, jf. artikel 44.

Artikel 42

Kvartalsvis regnskabsaflæggelse

Den daglige leder forelægger hver tredje måned styringskomitéen en oversigt over modtagelsen af indtægter og afholdelsen af udgifter i løbet af de seneste tre måneder og siden regnskabsårets begyndelse.

Artikel 43

Revisorkollegiet

1.   Efter afslutningen af hvert regnskabsår foretages der er ekstern revision af de indtægter og udgifter, som agenturet administrerer, herunder også af driftsbudgettet og det operationelle budget.

2.   Revisorkollegiet består af tre revisorer fra tre forskellige deltagende medlemsstater, der i det fornødne omfang understøttes af medarbejdere, der arbejder under deres ansvar.

3.   Revisorkollegiets medlemmer udpeges for en periode af tre på hinanden følgende revisionsperioder, undtagen de første medlemmer, der udpeges for henholdsvis tre, to og en revisionsperiode. Der sørges for, at der sker en retfærdig rotation mellem de deltagende medlemsstater, der ønsker at sende revisorer.

4.   Styringskomitéen udpeger revisorkollegiet blandt de kandidater, som de deltagende medlemsstater foreslår. Kandidaterne skal helst tilhøre de deltagende medlemsstaters øverste nationale revisionsmyndighed og frembyde tilstrækkelig garanti for pålidelighed og uvildighed. De skal være til rådighed, så de kan udføre opgaver på agenturets vegne, når det bliver nødvendigt. Ved udførelsen af disse opgaver:

a)	aflønnes kollegiets medlemmer fortsat af det organ, de er udlånt fra, og får udelukkende deres rejseudgifter refunderet af agenturet i et omfang, der svarer til de bestemmelser, der gælder for De Europæiske Fællesskabers tjenestemænd i den tilsvarende lønklasse

b)	kan de kun anmode om eller modtage instrukser fra styringskomitéen; inden for rammerne af revisionsmandatet er revisorkollegiet og dets medlemmer helt uafhængige og eneansvarlige for gennemførelsen af den eksterne revision

c)	har de kun referat til styringskomitéen med hensyn til udførelsen af deres opgaver

d)	kontrollerer de, at de indtægter og udgifter, der administreres af agenturet, afholdes i overensstemmelse med gældende lovgivning og principperne om forsvarlig økonomisk forvaltning og i overensstemmelse med principperne om sparsommelighed, produktivitet og effektivitet.

5.   Revisorkollegiet vælger hvert år sin formand for det kommende regnskabsår. Det fastsætter selv de regler, der skal gælde for de revisioner, der udføres af dets medlemmer, i overensstemmelse med de højeste internationale revisionsstandarder. Kollegiet godkender de revisionsrapporter, der udarbejdes af dets medlemmer, inden de fremsendes til den daglige leder og styringskomitéen.

6.   Revisorerne skal beskytte klassificerede oplysninger, som de måtte få kendskab til under deres revision, i overensstemmelse med de regler, der gælder for sådanne oplysninger.

7.   Revisorerne har omgående og uden varsel adgang til dokumenter og indholdet af enhver form for databærer vedrørende disse indtægter og udgifter, herunder eventuelle skriftlige dokumenter, der er omhandlet i artikel 22, samt til de lokaler, hvor disse dokumenter og databærere opbevares. De kan tage kopi heraf. De personer, der deltager i effektueringen af agenturets indtægter og udgifter, yder den daglige leder og de personer, der har til opgave at revidere disse udgifter, den nødvendige bistand til gennemførelsen af deres opgave. Udgifterne til revisionen afholdes over agenturets almindelige budget.

8.   Styringskomitéen kan på forslag af den daglige leder eller en medlemsstat til enhver tid som et supplement udpege eksterne revisorer, hvis mandat eller ansættelsesvilkår det fastlægger.

Artikel 44

Årlig revision

1.   Senest den 31. marts efter regnskabsårets afslutning udarbejder den daglige leder et udkast til den årlige regnskabsrapport, som han forelægger revisorkollegiet til behandling og udtalelse.

Det Europæiske Forsvarsagenturs regnskabsrapport består af forskellige afdelinger, nærmere bestemt:

a)	årsberetningen, der beskriver regnskabsårets væsentlige elementer

b)	forvaltningsregnskabet skal for hvert enkelt budget, der administreres af agenturet, angive bevillinger, udgifter, som der er indgået forpligtelser for, og som er betalt, samt diverse indtægter og indtægter fra medlemsstater og andre parter

c)	balancen skal ved regnskabsårets udgang vise de aktiver, der tilhører agenturet, og dets passiver, idet der tages hensyn til afskrivning og eventuel afhændelse.

2.   Senest den 15. juni efter regnskabsårets afslutning forelægger revisorkollegiet den daglige leder sin årlige revisionsberetning, der indeholder udtalelse om og bemærkninger til udkastet til den regnskabsrapport, der er omhandlet i stk. 1.

3.   Senest den 15. juli efter regnskabsårets afslutning forelægger den daglige leder den reviderede regnskabsrapport og revisionsberetning for styringskomitéen sammen med sine svar.

4.   Senest den 1. september efter regnskabsårets afslutning godkender styringskomitéen den reviderede regnskabsrapport og meddeler decharge til den daglige leder og regnskabsføreren for regnskabsåret.

5.   Når styringskomitéen har godkendt offentliggørelsen af den reviderede regnskabsrapport, meddeles dette i Den Europæiske Unions Tidende.

6.   Regnskabsføreren opbevarer samtlige regnskaber og løsørefortegnelser i en periode på fem år fra datoen for meddelelsen af den pågældende decharge.

Artikel 45

Afsluttende artikel

Disse finansielle bestemmelser vedrører ikke gældende foranstaltninger truffet af medlemsstaterne i henhold til artikel 296 i traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab eller i henhold til artikel 10 og 14 i Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2004/18/EF af 31. marts 2004 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter (3).

---

(1)  EUT L 245 af 17.7.2004, s. 17.

(2)  EFT L 253 af 7.10.2000, s. 42.

(3)  EUT L 134 af 30.4.2004, s. 114. Ændret ved Rådets direktiv 2006/97/EF (EUT L 363 af 20.12.2006, s. 107).

REGLERNE FOR INDGÅELSE AF OFFENTLIGE KONTRAKTER OG REGLERNE FOR FINANSIELLE BIDRAG FRA DET EUROPÆISKE FORSVARSAGENTURS OPERATIONELLE BUDGET (»AGENTURET«)

INDHOLDSFORTEGNELSE

KAPITEL 1

GENERELLE BESTEMMELSER

Artikel 1

Definitioner og anvendelsesområde

Artikel 2

Tildelingsprincippet og kontrakter opdelt i partier

Artikel 3

Offentliggørelse

Artikel 4

Procedurer for indgåelse af kontrakterne

Artikel 5

Beløbsgrænser og vurdering af kontraktens værdi

Artikel 6

Udbud

Artikel 7

Deltagelse i udbud

Artikel 8

WTO-aftalen om offentlige indkøb

Artikel 9

Udelukkelseskriterier

Artikel 10

Ingen interessekonflikt eller urigtige oplysninger

Artikel 11

Central database

Artikel 12

Administrative eller økonomiske sanktioner

Artikel 13

Udvælgelseskriterier og tildelingsprocedurer

Artikel 14

Generelle udbudsprincipper

Artikel 15

Kontakter mellem agenturet og ansøgerne eller de bydende

Artikel 16

Meddelelse til ansøgere og bydende

Artikel 17

Annullering eller undladelse af procedure

Artikel 18

Garantier

Artikel 19

Fejlbehæftet procedure

KAPITEL 2

GENNEMFØRELSESBESTEMMELSER

Artikel 20

Rammeaftaler og enkeltkontrakter

Artikel 21

Offentliggørelse af kontrakter, der er omfattet af direktiv 2004/18/EF

Artikel 22

Offentliggørelse af kontrakter, der ikke er omfattet af direktiv 2004/18/EF

Artikel 23

Offentliggørelse af meddelelser og bekendtgørelser

Artikel 24

Andre former for offentliggørelse

Artikel 25

Typer af procedurer, der anvendes ved indgåelse af kontrakter

Artikel 26

Antallet af ansøgere ved begrænset udbud eller procedure med forhandling

Artikel 27

Ordninger for procedure med forhandling

Artikel 28

Projektkonkurrence

Artikel 29

Dynamisk indkøbssystem

Artikel 30

Konkurrencepræget dialog

Artikel 31

Tilfælde, hvor man kan anvende proceduren med forhandling uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse

Artikel 32

Tilfælde, hvor man kan anvende proceduren med forhandling efter forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse

Artikel 33

Indkaldelse af interessetilkendegivelser

Artikel 34

Kontrakter af lav værdi

Artikel 35

Beløbsgrænser i forbindelse med forhåndsmeddelelser

Artikel 36

Beløbsgrænser, der anvendes i forbindelse med procedurerne i direktiv 2004/18/EF

Artikel 37

Udbudsdokumenter

Artikel 38

Tekniske specifikationer

Artikel 39

Prisrevision

Artikel 40

Administrative og økonomiske sanktioner

Artikel 41

Beviser

Artikel 42

Udvælgelseskriterier

Artikel 43

Økonomisk og finansiel kapacitet

Artikel 44

Teknisk og faglig kapacitet

Artikel 45

Bestemmelser og kriterier for ordretildeling

Artikel 46

Anvendelse af elektronisk auktion

Artikel 47

Unormalt lave bud

Artikel 48

Frist for modtagelse af bud og ansøgninger om deltagelse

Artikel 49

Frister for adgang til udbudsdokumenterne

Artikel 50

Frister i hastetilfælde

Artikel 51

Bestemmelser om kommunikation

Artikel 52

Åbning af bud og ansøgninger om deltagelse

Artikel 53

Bedømmelsesudvalg for bud og ansøgninger om deltagelse

Artikel 54

Artikel 296 i TEF

KAPITEL 3

REGLER OM FINANSIELLE BIDRAG FRA DET OPERATIONELLE BUDGET

Artikel 55

Anvendelsesområde

Artikel 56

Bedømmelse af forslag

Artikel 57

Indholdet af indkaldelser af forslag

Artikel 58

Ansøgning om finansielt bidrag

Artikel 59

De bestemmelser, der skal være indeholdt i aftaler om finansielt bidrag

Artikel 60

Dokumentation i forbindelse med betalingsanmodninger

KAPITEL 1

GENERELLE BESTEMMELSER

Artikel 1

Definitioner og anvendelsesområde

1.   Offentlige kontrakter er gensidigt bebyrdende kontrakter, der indgås skriftligt af agenturet i dets egenskab af ordregivende myndighed med henblik på mod betaling af en pris, der helt eller delvis afholdes over det almindelige budgettet, at opnå levering af varer eller fast ejendom, udførelse af bygge- og anlægsarbejder eller levering af tjenesteydelser.

Offentlige kontrakter vedrører:

a)	køb eller leje af en ejendom

b)

indkøb

c)	bygge- og anlægsarbejder

d)	tjenesteydelser.

2.

a) Aftaler om fast ejendom vedrører køb, tinglyst langtidslejemål samt leasing eller leje med eller uden forkøbsret af byggegrunde, eksisterende bygninger eller andre former for fast ejendom. b) Indkøbskontrakter vedrører køb, leasing eller leje med eller uden forkøbsret af varer. En kontrakt, der vedrører levering af varer og sekundært montering og installation, betragtes som en indkøbskontrakt. c) Bygge- og anlægskontrakter vedrører udførelse eller både udførelse og projektering af et eller flere bygge- og anlægsarbejder, der er forbundet med en af de aktiviteter, der er omhandlet i bilag I til Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2004/18/EF af 31. marts 2004 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter (1) men også udførelse ved et hvilket som helst middel af et bygge- og anlægsarbejde, der opfylder de krav, agenturet har angivet. Bygge- og anlægsarbejder er resultatet af et sæt bygge- og anlægsaktiviteter bestemt til i sig selv at udfylde en økonomisk eller teknisk funktion. d) Tjenesteydelseskontrakter vedrører alle de intellektuelle eller ikke-intellektuelle tjenesteydelser, der ikke omfattes af indkøbskontrakter, bygge- og anlægskontrakter og kontrakter om fast ejendom. Disse tjenesteydelser er opregnet i bilag IIA og IIB til direktiv 2004/18/EF. e) En kontrakt, der omfatter både varer og tjenesteydelser, betragtes som en tjenesteydelseskontrakt, hvis værdien af de pågældende tjenesteydelser overstiger værdien af de varer, der indgår i kontrakten. En kontrakt, der vedrører tjenesteydelser, og som kun omfatter arbejder, der er sekundære i forhold til hovedformålet med kontrakten, betragtes som en tjenesteydelseskontrakt. En kontrakt, der både omfatter tjenesteydelser, som henhører under bilag IIA, og tjenesteydelser, som henhører under bilag IIB i direktiv 2004/18/EF, betragtes som henhørende under bilag IIA, hvis værdien af de tjenesteydelser, der er anført i dette bilag, overstiger værdien af de tjenesteydelser, der er anført i bilag IIB. f) Beskrivelsen af de forskellige former for kontrakter er baseret på det referencenomenklatur, som udgøres af det fælles glossar for offentlige indkøbskontrakter (CPV), som er omhandlet i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 2195/2002 (2). I tilfælde af uoverensstemmelser mellem CPV-nomenklaturen og Den Statistiske Nomenklatur for Økonomiske Aktiviteter i De Europæiske Fællesskaber (NACE-nomenklaturen), der er omhandlet i bilag I til direktiv 2004/18/EF, eller mellem CPV-nomenklaturen og CPC-nomenklaturen (den midlertidige udgave), der er omhandlet i bilag II til samme direktiv, gælder henholdsvis NACE-nomenklaturen og CPC-nomenklaturen. g) Udtrykkene »kontrahent«, »leverandør« og »tjenesteyder« betegner enhver fysisk eller juridisk person eller offentlig enhed eller sammenslutning af sådanne personer og/eller enheder, der tilbyder henholdsvis udførelse af bygge- og/eller anlægsarbejder, varer eller tjenesteydelser på markedet. Udtrykket »erhvervsdrivende« omfatter både begreberne »kontrahent«, »leverandør« og »tjenesteyder«. En erhvervsdrivende, der fremsætter et bud, betegnes »bydende«. Den, der anmoder om at kunne deltage i et begrænset udbud, herunder en konkurrencepræget dialog, eller en procedure med forhandling, betegnes »ansøger«. h) Udtrykket »operationelt budget« henviser til artikel 2 i de finansielle bestemmelser for Det Europæiske Forsvarsagentur og »driftsbudgettet« henviser til det almindelige budget (som defineret i artikel 1 i de finansielle bestemmelser for Det Europæiske Forsvarsagentur) fraregnet det operationelle budget. i) Udtrykket »forsvarsrelateret kontrakt« henviser til en kontrakt, der indgås af agenturet på områder, hvor medlemsstaterne kan påberåbe sig undtagelsesbestemmelsen i artikel 10 i direktiv 2004/18/EF.

Artikel 2

Tildelingsprincippet og kontrakter opdelt i partier

1.   Offentlige kontrakter, der helt eller delvis finansieres over det almindelige budget, skal overholde principperne om klarhed og åbenhed, proportionalitet, ligebehandling og ikke-forskelsbehandling.

2.   Kontrakterne skal indgås på grundlag af bud indkaldt fra så bred en kreds som muligt undtagen i de tilfælde, hvor proceduren med forhandling, som omhandlet i artikel 4, stk. 1, litra f), finder anvendelse.

3.   En kontrakts anslåede værdi må ikke fastsættes med den hensigt at fritage kontrakten fra at være omfattet af de forpligtelser, der er fastsat i disse bestemmelser. En kontrakt må heller ikke opdeles med dette formål.

4.   Når genstanden for en indkøbskontrakt, en tjenesteydelseskontrakt eller en bygge- og anlægskontrakt er opdelt i flere partier, som er genstand for hver sin kontrakt, skal værdien af hvert enkelt parti tages i betragtning ved den samlede vurdering af, om kontraktens værdi ligger under eller over den relevante beløbsgrænse.

Er partiernes samlede værdi lig med eller større end de beløbsgrænser, der er omhandlet i artikel 36, finder artikel 3 og 4 anvendelse på hvert enkelt parti, undtagen på partier, hvis anslåede værdi er under 80 000 EUR for tjenesteydelses- eller indkøbskontrakter eller under 1 million EUR for bygge- og anlægskontrakter, forudsat at den samlede værdi af disse undtagne partier ikke overstiger 20 % af den samlede værdi af alle de delkontrakter, der indgår i det pågældende udbud.

5.   Når et påtænkt køb af ensartede leverancer kan opsplittes i en række sideløbende kontrakter om adskilte partier, tages den samlede anslåede værdi af alle disse partier som grundlag for fastsættelsen af den relevante beløbsgrænse.

Artikel 3

Offentliggørelse

1.   Med undtagelse af hemmelige kontrakter og andre bestemmelser fastsat heri om forsvarsrelaterede kontrakter offentliggøres alle kontrakter, hvis værdi ligger over de beløbsgrænser, der er fastsat i direktiv 2004/18/EF, i Den Europæiske Unions Tidende.

Forudgående offentliggørelse kan kun undlades i tilfælde af kontrakter med lav værdi, der er nævnt i artikel 34, eller medmindre andet er fastsat heri.

Offentliggørelse af visse oplysninger efter tildeling af ordren kan undlades i tilfælde, hvor det ville være til hinder for anvendelse af lovgivningen, være i modstrid med offentlighedens, agenturets eller EU's interesse, være til skade for offentlige eller private virksomheders legitime forretningsmæssige interesser eller kunne hindre en loyal konkurrence mellem disse.

2.   Kontrakter, hvis værdi ligger under de beløbsgrænser, der er fastsat i artikel 34, skal offentliggøres på passende måde, medmindre andet er fastlagt heri.

Artikel 4

Procedurer for indgåelse af kontrakterne

Proceduren for indgåelse af kontrakter antager en af følgende former:

a)	offentligt udbud

b)	begrænset udbud

c)	projektkonkurrence

d)	dynamisk indkøbssystem

e)	konkurrencepræget dialog

f)	procedure med forhandling.

Artikel 5

Beløbsgrænser og vurdering af kontraktens værdi

1.   Medmindre andet er fastsat heri for forsvarsrelaterede kontrakter, fastlægger direktiv 2004/18/EF de beløbsgrænser, der bestemmer:

a)	offentliggørelsesreglerne som omhandlet i artikel 3

b)	valget af procedure som omhandlet i artikel 4

c)	de dertil hørende tidsfrister.

2.   Det er den enkelte ved delegation eller subdelegation bemyndigede anvisningsberettigede, der vurderer, om de i stk. 1 omhandlede beløbsgrænser er nået.

3.   Ved beregningen af en kontrakts anslåede værdi medregner agenturet kontrahentens samlede anslåede vederlag.

Når en kontrakt indeholder optioner eller mulighed for fornyelse, er grundlaget for beregningen det højest tilladte beløb, inklusive udnyttelse af optionsretten og fornyelse.

Dette skøn foretages på tidspunktet for afsendelsen af udbudsbekendtgørelsen eller, hvis der ikke kræves en sådan offentliggørelse, på det tidspunkt, hvor agenturet indleder tildelingsproceduren.

4.   I forbindelse med rammeaftaler og dynamiske indkøbssystemer skal der tages hensyn til maksimumsværdien af alle de kontrakter, der forventes tildelt inden for rammeaftalens eller det dynamiske indkøbssystems løbetid.

5.   Når det drejer sig om tjenesteydelseskontrakter, tages der hensyn til følgende:

a)	for så vidt angår forsikringer, den præmie, der skal betales, og andre former for vederlag

b)	for så vidt angår banktjenesteydelser og andre finansielle tjenesteydelser, honorarer, provisioner, renter og andre former for vederlag

c)	for så vidt angår kontrakter, der indebærer projektering, honorarer, provisioner og andre former for vederlag.

6.   Ved tjenesteydelsesaftaler, hvori der ikke er angivet en samlet værdi, eller indkøbskontrakter om leasing eller leje af varer beregnes kontraktens anslåede værdi:

a)

når der er tale om tidsbegrænsede kontrakter: i) på grundlag af den samlede værdi for hele kontraktperioden, forudsat at denne ikke overstiger henholdsvis 48 måneder for tjenesteydelser eller 12 måneder for indkøb ii) på grundlag af den samlede værdi inklusive varernes anslåede restværdi, når det drejer sig om indkøbskontrakter med en varighed på over 12 måneder

b)	når der er tale om tidsubegrænsede kontrakter eller, for tjenesteydelsers vedkommende, kontrakter med en løbetid på over 48 måneder, på grundlag af den månedlige værdi multipliceret med 48.

7.   For tjenesteydelses- eller indkøbskontrakter, der indgås med regelmæssige mellemrum, eller som skal fornyes inden for et bestemt tidsrum, sker beregningen på grundlag af:

a)

enten den samlede faktiske værdi af en serie lignende kontrakter, der er indgået i løbet af de foregående 12 måneder eller det foregående regnskabsår for samme kategori af tjenesteydelser eller varer, så vidt muligt korrigeret under hensyntagen til forventede ændringer for så vidt angår mængde eller værdi i løbet af de 12 måneder, der følger efter indgåelsen af den oprindelige kontrakt, eller

b)	den samlede anslåede værdi af de successive kontrakter, der indgås i løbet af de 12 måneder, der følger efter den første tjenesteydelse eller leverance, eller i løbet af kontraktperioden, hvis denne er over 12 måneder.

8.   Ved bygge- og anlægskontrakter skal der foruden værdien af bygge- og anlægsarbejderne tages hensyn til den samlede anslåede værdi af de til arbejdets udførelse nødvendige materialer, som stilles til entreprenørens rådighed af agenturet.

Artikel 6

Udbud

Der skal i udbudsdokumenterne være en fuldstændig, klar og præcis beskrivelse af, hvad kontrakten drejer sig om.

Artikel 7

Deltagelse i udbud

1.   Deltagelsen i udbuddet er åben på lige vilkår for alle fysiske og juridiske personer, der er omfattet af traktaterne, og for alle fysiske og juridiske personer i tredjelande, der har indgået en særlig aftale med De Europæiske Fællesskaber om offentlige indkøb, idet deres deltagelse sker på de i den særlige aftale fastsatte betingelser.

2.   Deltagelse i udbudsprocedurer vedrørende forsvarsrelaterede kontrakter er kun åben på lige vilkår for fysiske og juridiske personer, der har den teknologiske og/eller industrielle basis, der er relevant for den relaterede kontrakt, på et område tilhørende en af Den Europæiske Unions medlemsstater eller på et tredjelands område, og som har indgået en administrativ ordning med agenturet om, at fysiske og juridiske personer fra det pågældende land må deltage i udbudsprocedurer vedrørende forsvarsrelaterede kontrakter på de i denne ordning fastsatte betingelser.

3.   Sammenslutninger af erhvervsdrivende kan afgive bud eller indgive ansøgning. Agenturet kan ikke kræve, at sammenslutninger af erhvervsdrivende har en bestemt juridisk form for at kunne afgive et bud eller indgive en ansøgning om deltagelse, men den valgte sammenslutning kan pålægges at antage en bestemt juridisk form, når den har fået tildelt kontrakten, hvis denne omdannelse er nødvendig for, at kontrakten kan gennemføres korrekt.

Artikel 8

WTO-aftalen om offentlige indkøb

Hvis den multilaterale aftale om offentlige indkøb, der er indgået i Verdenshandelsorganisationens regi, finder anvendelse, kan også statsborgere i de lande, der har ratificeret denne aftale, deltage på de i aftalen fastsatte betingelser, medmindre der er tale om forsvarsrelaterede kontrakter.

Artikel 9

Udelukkelseskriterier

1.   Fra deltagelse i kontrakter udelukkes enhver ansøger eller bydende:

a)

hvis bo er under konkurs, likvidation, skifte eller tvangsakkord uden for konkurs eller er begæret taget under en af disse behandlinger, som har indstillet sin erhvervsvirksomhed, eller som befinder sig i en lignende situation i henhold til en tilsvarende procedure fastsat i national lovgivning eller nationale forskrifter

b)	som ved en retskraftig dom er dømt for et strafbart forhold, der rejser tvivl om hans faglige hæderlighed

c)	som i forbindelse med udøvelsen af sit erhverv har begået en alvorlig fejl, som agenturet bevisligt har konstateret

d)	som ikke har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af bidrag til sociale sikringsordninger eller skat i henhold til retsforskrifterne i det land, hvor han er etableret, i agenturets land eller i det land, hvor kontrakten skal effektueres

e)	som ved en retskraftig dom er dømt for svig, bestikkelse, deltagelse i en kriminel organisation eller en hvilken som helst anden form for ulovlig aktivitet, der skader Fællesskabets eller agenturets finansielle interesser

f)	som i forbindelse med indgåelse af en anden kontrakt finansieret over fællesskabsbudgettet eller agenturets almindelige budget er fundet skyldig i grov misligholdelse, idet han ikke har overholdt sine kontraktlige forpligtelser.

2.   Ansøgere og bydende skal dokumentere, at de ikke befinder sig i en af de i stk. 1 nævnte situationer, jf. dog artikel 41.

Artikel 10

Ingen interessekonflikt eller urigtige oplysninger

Fra tildeling af en ordre udelukkes enhver ansøger eller bydende, der i forbindelse med indgåelsen af den pågældende kontrakt:

a)	befinder sig i en interessekonflikt

b)	har afgivet urigtige oplysninger ved meddelelsen af de oplysninger, som agenturet har krævet med henblik på deres deltagelse i den pågældende kontrakt, eller ikke har forelagt de krævede oplysninger.

Artikel 11

Central database

Agenturet opretter en central database med detaljerede oplysninger om ansøgere og bydende, der befinder sig i en af de situationer, der er nævnt i artikel 9 og 10. Det eneste formål med denne database er under iagttagelse af fællesskabsbestemmelserne om behandling af personoplysninger at sikre en korrekt anvendelse af artikel 9 og 10.

Artikel 12

Administrative eller økonomiske sanktioner

Ansøgere eller bydende, der befinder sig i en af de i artikel 9 og 10 nævnte udelukkelsessituationer, kan af agenturet pålægges administrative eller økonomiske sanktioner efter at have fået lejlighed til at fremsætte deres bemærkninger.

Sanktionerne kan bestå i:

a)	udelukkelse af ansøgeren eller den bydende fra kontrakter finansieret over agenturets almindelige budget i en periode på højst fem år

b)

finansielle sanktioner over for kontrahenten i det tilfælde, der er omhandlet i artikel 9, stk. 1, litra f), og over for ansøgeren eller den bydende i de tilfælde, der er omhandlet i artikel 10, når der er tale om virkelig alvorlige forhold, dog således at sanktionerne ikke kan overstige værdien af den pågældende kontrakt.

De pålagte sanktioner skal stå i forhold til kontraktens størrelse og alvoren af de begåede fejl.

Artikel 13

Udvælgelseskriterier og tildelingsprocedurer

1.   De udvælgelseskriterier, der skal gøre det muligt at vurdere ansøgernes og de bydendes kapacitet, og de tildelingskriterier, der skal gøre det muligt at vurdere buddenes indhold, skal være fastlagt på forhånd og angivet i udbudsdokumenterne.

2.   En ordre kan tildeles på grundlag af et udbud, hvor udbyderen antager det billigste bud, eller på grundlag af et udbud, hvor udbyderen antager det økonomisk mest fordelagtige bud.

Artikel 14

Generelle udbudsprincipper

1.   Reglerne for afgivelse af bud skal sikre, at der bliver tale om reel konkurrence, og at buddenes indhold hemmeligholdes, indtil de alle åbnes samtidig.

2.   Agenturet kan i henhold til artikel 18 kræve en forhåndsgaranti af de bydende for at sikre sig, at de står ved deres bud.

3.   Bortset fra kontrakter med en værdi på 60 000 EUR eller derunder, skal ansøgninger om deltagelse eller bud åbnes af et udvalg udpeget til dette formål. Alle bud eller ansøgninger, som udvalget erklærer ikke-forskriftsmæssige, afvises.

4.   Alle ansøgninger eller bud, som udvalget erklærer forskriftsmæssige, vurderes efter de udvælgelses- og tildelingskriterier, der på forhånd er fastsat i udbudsdokumenterne, af et udvalg udpeget til dette formål, der indstiller ordremodtageren.

Artikel 15

Kontakter mellem agenturet og ansøgerne eller de bydende

1.   Under hele udbudsproceduren skal eventuelle kontakter mellem agenturet og ansøgerne eller de bydende foregå på en måde, der sikrer klarhed, åbenhed og ligebehandling, jf. betingelserne i stk. 2 og 3. Sådanne kontakter må ikke medføre ændring af aftalebetingelserne eller indholdet af det oprindelige bud.

2.   Inden udløbet af fristen for indgivelse af bud kan agenturet for så vidt angår de supplerende dokumenter og oplysninger, der er omhandlet i artikel 49:

a)	på de bydendes foranledning give supplerende oplysninger, som udelukkende har til formål at præcisere, hvad kontrakten drejer sig om, og disse oplysninger skal på samme dato meddeles alle de bydende, der har udbedt sig udbudsbetingelserne

b)

på egen foranledning, hvis den bliver opmærksom på fejl, unøjagtigheder, udeladelser eller andre konkrete mangler i udformningen af udbudsbekendtgørelsen, opfordringen til at afgive bud eller udbudsbetingelserne, underrette alle de interesserede parter herom, forudsat at det sker på samme dato og på nøjagtig de samme vilkår, som gælder for indkaldelsen af bud.

3.   Hvis, efter åbningen af buddene, et bud gør det nødvendigt at indhente yderligere oplysninger, eller hvis åbenlyse skrivefejl i affattelsen af buddet skal rettes, kan agenturet kontakte den bydende, men denne kontakt må ikke føre til en ændring af vilkårene i buddet.

4.   I alle tilfælde, hvor der har været en sådan kontakt, udfærdiges der et notat, der vedlægges sagen.

5.   Hvad angår kontrakter om juridiske tjenesteydelser som omhandlet i bilag IIB til direktiv 2004/18/EF og forsvarsrelaterede kontrakter, kan agenturet tage de nødvendige kontakter til de bydende for at kontrollere udvælgelses- og/eller tildelingskriterierne.

Artikel 16

Meddelelse til ansøgere og bydende

1.   Den kompetente anvisningsberettigede udpeger ordremodtageren under overholdelse af de udvælgelses- og tildelingskriterier, der på forhånd er fastsat i udbudsdokumenterne, samt af reglerne for indgåelse af offentlige kontrakter.

2.   Agenturet skal oplyse alle ansøgere og bydende, hvis ansøgning eller bud er blevet afvist, om årsagen hertil, og den skal oplyse alle bydende, der har fremsat et forskriftsmæssigt bud, og som skriftligt anmoder herom, om de kvaliteter og relative fordele, der kendetegner det valgte bud, samt opgive navnet på ordremodtageren. Meddelelse af visse oplysninger kan imidlertid undlades i tilfælde, hvor det ville være til hinder for anvendelse af lovgivningen, være i modstrid med offentlighedens, agenturets eller EU's interesse, være til skade for offentlige eller private virksomheders legitime forretningsmæssige interesser eller kunne hindre loyal konkurrence mellem disse.

Agenturet skal samtidig med, at de afviste ansøgere eller bydende underrettes om, at deres bud eller ansøgninger er blevet afvist, underrette de valgte bydende om tildelingsafgørelsen og præcisere, at denne afgørelse ikke er et tilsagn fra agenturets side.

Artikel 17

Annullering eller undladelse af procedure

Agenturet kan, så længe en kontrakt ikke er underskrevet, enten undlade at indgå kontrakten eller annullere den pågældende udbudsprocedure, uden at ansøgerne eller de bydende kan gøre krav på nogen form for godtgørelse. En eventuel beslutning herom skal begrundes og meddeles ansøgerne eller de bydende.

Artikel 18

Garantier

1.   Agenturet kan og skal i visse tilfælde, der fastsættes nedenfor, kræve en forhåndsgaranti af kontrahenterne med henblik på:

a)	at sikre, at kontrakten gennemføres på tilfredsstillende måde

b)	at begrænse de økonomiske risici, der er forbundet med periodeafgrænsningsposter.

2.   Agenturet kan kræve en tilbudsgaranti svarende til 1-2 % af den pågældende kontrakts samlede værdi. Tilbudsgarantien frigøres ved tildelingen af kontrakten. Garantien bringes i anvendelse, hvis der ikke er afgivet bud ved udløbet af den herfor fastsatte frist, eller hvis budget senere trækkes tilbage.

3.   Hvis der af leverandører, kontrahenter eller tjenesteydere kræves en forhåndsgaranti, skal denne dække et beløb og en periode, der er tilstrækkelig til, at garantien kan bringes i anvendelse. Garantien stilles af en godkendt bank eller et godkendt pengeinstitut. Den kan erstattes af en personlig selvskyldnerkaution stillet af tredjemand, der kan accepteres af agenturet. Garantien udtrykkes i euro. Garantien skal sikre, at banken, pengeinstituttet eller tredjemand indtræder som uigenkaldelig selvskyldnerkautionist, eller hæfter umiddelbart for kontrahentens forpligtelser.

4.   Den anvisningsberettigede kan kræve en opfyldelsesgaranti i overensstemmelse med de sædvanlige forretningsbetingelser, der gælder for indkøbs- og tjenesteydelseskontrakter og i overensstemmelse med de særlige aftalebetingelser, der gælder for bygge- og anlægskontrakter. En sådan garanti er obligatorisk for bygge- og anlægskontrakter til en værdi af over 345 000 EUR. En garanti svarende til 10 % af kontraktens samlede værdi kan oprettes efterhånden ved tilbageholdelse i de foretagne udbetalinger. Der kan i stedet i forbindelse med den endelige betaling tilbageholdes et beløb, der tjener som garanti indtil den endelige aflevering af tjenesteydelser, leverancer eller bygge- og anlægsarbejder. Garantierne frigøres på de betingelser, der er fastsat i kontrakten, undtagen i de tilfælde, hvor kontrakten ikke gennemføres, gennemføres på utilfredsstillende måde eller gennemføres med forsinkelse. I så fald tilbageholdes en del af garantien svarende til det lidte tab.

5.   Der kræves en garanti i forbindelse med periodeafgrænsningsposter, der overstiger 150 000 EUR eller i de tilfælde, der er omhandlet i artikel 42, stk. 6.

Når kontrahenten er et offentligt organ, kan den kompetente anvisningsberettigede dog afhængigt af sin risikovurdering undlade at kræve denne forpligtelse opfyldt.

Garantien frigøres i takt med, at periodeafgrænsningsposten afvikles ved modregning i mellemliggende betalinger eller saldobetalinger til kontrahenten på de betingelser, der er fastsat i kontrakten.

Artikel 19

Fejlbehæftet procedure

1.   Hvis indgåelsen eller gennemførelsen af en kontrakt er behæftet med enten væsentlige fejl eller uregelmæssigheder eller med svig, suspenderer agenturet gennemførelsen af den pågældende kontrakt. Kontrakter suspenderes for at undersøge, om formodede væsentlige fejl og uregelmæssigheder eller svig virkelig er begået. Hvis formodningen viser sig ubegrundet, genoptages opfyldelsen af kontrakten snarest muligt (og agenturet forlænger tidsfristen for kontrakten).

2.   Hvis sådanne fejl, uregelmæssigheder eller svigagtige fremgangsmåder kan tilskrives kontrahenten, kan agenturet endvidere nægte at foretage en udbetaling eller inddrive allerede udbetalte beløb i et omfang, der er proportionalt med alvoren af de pågældende fejl, uregelmæssigheder eller svigagtige fremgangsmåder.

3.   Som væsentlig fejl eller uregelmæssighed betragtes enhver overtrædelse af en kontraktbestemmelse eller regel, der skyldes en handling eller udeladelse, der er eller kan være til skade for agenturets budget.

KAPITEL 2

GENNEMFØRELSESBESTEMMELSER

Artikel 20

Rammeaftaler og enkeltkontrakter

1.   Ved »rammeaftale« forstås en aftale indgået mellem agenturet og en eller flere erhvervsdrivende med det formål at fastsætte vilkårene for de kontrakter, der skal indgås i løbet af en given periode, især med hensyn til pris og i givet fald påtænkte mængder. Når en rammeaftale indgås med flere erhvervsdrivende, skal der være mindst tre, forudsat at der er et tilstrækkeligt antal erhvervsdrivende, der opfylder udvælgelseskriterierne, og/eller et tilstrækkeligt antal relevante tilbud, der opfylder tildelingskriterierne.

En rammeaftale med flere erhvervsdrivende kan have form af adskilte kontrakter, som indgås på identiske vilkår.

Rammeaftaler må højst gælde for en periode på fire år, undtagen i særlige tilfælde, som er behørigt begrundet navnlig i rammeaftalens formål.

Agenturet må ikke anvende rammeaftaler i urimeligt omfang eller på en måde, der forhindrer, begrænser eller fordrejer konkurrencen.

Rammeaftaler sidestilles med indkøbskontrakter for så vidt angår tildelingsproceduren, herunder offentliggørelse.

2.   Enkeltkontrakter baseret på rammeaftaler indgås på de betingelser, der er fastsat i rammeaftalen, og kun mellem agenturet og de erhvervsdrivende, der oprindelig var parter i rammeaftalen.

Når der indgås enkeltkontrakter må parterne ikke foretage væsentlige ændringer i rammeaftalens vilkår, navnlig ikke i det i stk. 3 omhandlede tilfælde.

3.   Når en rammeaftale indgås med en enkelt erhvervsdrivende, indgås enkeltkontrakter på de vilkår, der er fastsat i rammeaftalen.

Agenturet kan i forbindelse med indgåelsen af sådanne enkeltkontrakter skriftligt konsultere den erhvervsdrivende, der er part i rammeaftalen, og om nødvendigt anmode ham om at komplettere sit tilbud.

4.   Enkeltkontrakter baseret på rammeaftaler, som indgås med en række erhvervsdrivende, tildeles i overensstemmelse med følgende ordninger:

a)	på grundlag af de vilkår, der er fastsat i rammeaftalen, uden at der iværksættes en fornyet konkurrence

b)	hvis ikke alle vilkårene er fastsat i rammeaftalen, efter at der er iværksat en fornyet konkurrence mellem parterne på grundlag af de samme vilkår, der om nødvendigt præciseres, og i givet fald på andre vilkår, der anføres i udbudsbetingelserne i rammeaftalen.

For hver enkeltkontrakt der indgås efter ordningerne i stk. 1, litra b), konsulterer agenturet skriftligt de erhvervsdrivende, der kan gennemføre kontrakten og fastsætter en tilstrækkelig lang frist til indgivelse af tilbud. Buddene indsendes skriftligt. Agenturet tildeler hver enkeltkontrakt til den bydende, der har afgivet det bedste tilbud på grundlag af tildelingskriterier, der er fastsat i udbudsbetingelserne i rammeaftalen.

5.   Kun i forbindelse med enkeltkontrakter indgået på grundlag af rammeaftaler skal der på forhånd være indgået en budgetmæssig forpligtelse.

Artikel 21

Offentliggørelse af kontrakter, der er omfattet af direktiv 2004/18/EF

1.   I tilfælde af kontrakter, der er omfattet af direktiv 2004/18/EF, skal der offentliggøres en forhåndsmeddelelse, en udbudsbekendtgørelse og en meddelelse om ordretildeling.

2.   En forhåndsmeddelelse er en meddelelse, hvorved agenturet til orientering oplyser den forventede samlede værdi af de kontrakter — fordelt på kategorier af tjenesteydelser eller produktgrupper — og de væsentligste karakteristika ved de bygge- og anlægskontrakter, de forventer at indgå i løbet af regnskabsåret. Forhåndsmeddelelsen er kun obligatorisk, hvis den forventede samlede værdi af kontrakterne er lig med eller overstiger beløbsgrænserne i artikel 35, og hvis agenturet agter at gøre brug af muligheden for at afkorte tidsfristen for modtagelse af bud i overensstemmelse med artikel 48, stk. 4.

Forhåndsmeddelelsen sendes til Kontoret for De Europæiske Fællesskabers Officielle Publikationer (Publikationskontoret) så hurtigt som muligt og under alle omstændigheder inden den 31. marts i hvert regnskabsår for så vidt angår indkøbs- og tjenesteydelseskontrakter og så hurtigt som muligt efter afgørelsen om godkendelse af programmet for så vidt angår bygge- og anlægskontrakter.

Hvis agenturet offentliggør forhåndsmeddelelsen i sin køberprofil, sender det elektronisk i det format og efter de fremsendelsesregler, der er anført i bilag VIII, nr. 3, til direktiv 2004/18/EF, en meddelelse til Publikationskontoret om, at der offentliggøres en forhåndsmeddelelse i en køberprofil.

3.   Agenturet tilkendegiver gennem en udbudsbekendtgørelse, at det agter at igangsætte en udbudsprocedure. Når det drejer sig om kontrakter, hvis anslåede beløb er lig med eller større end de beløbsgrænser, der er omhandlet i artikel 36, stk. 1, litra a) og c), er en udbudsbekendtgørelse obligatorisk. Den er ikke obligatorisk i forbindelse med enkeltkontrakter indgået på grundlag af en rammeaftale.

Hvis agenturet ønsker at indgå en enkeltkontrakt, der er baseret på et dynamisk indkøbssystem, tilkendegiver det sin hensigt herom ved en forenklet udbudsbekendtgørelse.

Når der er fri, direkte og fuld elektronisk adgang til udbudsdokumenterne, bl.a. i de dynamiske indkøbssystemer, som er omhandlet i artikel 29, anføres den internetadresse, der giver adgang til dokumenterne, i udbudsbekendtgørelsen.

Er der tale om et offentligt udbud, angives i udbudsbekendtgørelsen dato, klokkeslæt og sted for åbningsudvalgets møde, som de bydende kan deltage i, med undtagelse af forsvarsrelaterede kontrakter.

Hvis agenturet ønsker at afholde en projektkonkurrence, offentliggør det en meddelelse herom.

4.   Resultaterne af udbudsproceduren meddeles i en særlig meddelelse om ordretildeling. For kontrakter, hvis værdi er lig med eller større end de beløbsgrænser, der er fastsat i artikel 36, er en sådan meddelelse obligatorisk. Den er ikke obligatorisk i forbindelse med enkeltkontrakter indgået på grundlag af en rammeaftale.

Meddelelsen om ordretildelingen sendes til Publikationskontoret senest 48 kalenderdage efter procedurens afslutning, regnet fra det tidspunkt, hvor kontrakten underskrives.

Meddelelser vedrørende kontrakter, der er baseret på et dynamisk indkøbssystem, kan dog samles kvartalsvis. I sådanne tilfælde sendes de til Publikationskontoret senest 48 kalenderdage efter udløbet af hvert kvartal.

Hvis agenturet har afholdt en projektkonkurrence, sender det en meddelelse til Publikationskontoret om resultaterne af konkurrencen.

5.   Meddelelser og bekendtgørelser udformes efter de standardformularer, som Kommissionen har vedtaget i henhold til direktiv 2004/18/EF.

Artikel 22

Offentliggørelse af kontrakter, der ikke er omfattet af direktiv 2004/18/EF

1.   Kontrakter, hvis værdi ligger under de beløbsgrænser, der er fastsat i artikel 35 og 36, og tjenesteydelseskontrakter, der er nævnt i bilag IIB til direktiv 2004/18/EF samt forsvarsrelaterede kontrakter med undtagelse af hemmelige kontrakter, skal offentliggøres på en sådan måde, at der sikres fri konkurrence og upartiskhed under udbudsproceduren. Dette indebærer, at der:

a)	hvis der ikke er offentliggjort en udbudsbekendtgørelse som omhandlet i artikel 21, offentliggøres en meddelelse om indkaldelse af interessetilkendegivelse, når der er tale om kontrakter med en lignende genstand, hvis værdi ligger over eller er lig med det beløb, der er angivet i artikel 33, stk. 1

b)	årligt offentliggøres en liste over kontrahenter med angivelse af den tildelte ordres genstand og beløb for kontrakter, hvis værdi er lig med eller ligger over 25 000 EUR.

Offentliggørelse, jf. stk. 1, litra b), er ikke obligatorisk for enkeltkontrakter baseret på en rammeaftale eller for forsvarsrelaterede kontrakter.

2.   I forbindelse med kontrakter om fast ejendom offentliggøres årligt en særskilt liste over kontrahenter med angivelse af genstanden for den tildelte ordre og kontraktbeløbet. I forbindelse med kontrakter, der er erklæret hemmelige i henhold til artikel 31, stk. 1, litra j), sendes der årligt til styringskomitéen en særskilt liste over kontrahenter med angivelse af genstanden for den tildelte ordre og kontraktbeløbet.

3.   Med undtagelse af forsvarsrelaterede kontrakter sendes oplysninger om kontrakter til en værdi, der ligger over eller er lig med det beløb, der er angivet i ovennævnte artikel 33, stk. 1, til Publikationskontoret. Det skal ske senest den 31. marts efter afslutningen af regnskabsåret for så vidt angår de årlige lister over kontrahenter.

For de øvrige kontrakter, med undtagelse af hemmelige kontrakter, foretages den forudgående offentliggørelse og offentliggørelsen af den årlige liste over kontrahenter på agenturets hjemmeside på internettet; den efterfølgende offentliggørelse finder sted senest den 31. marts i det følgende regnskabsår. Offentliggørelsen kan også finde sted i Den Europæiske Unions Tidende.

Artikel 23

Offentliggørelse af meddelelser og bekendtgørelser

1.   Publikationskontoret offentliggør, i Den Europæiske Unions Tidende, de meddelelser og bekendtgørelser, der er omhandlet i artikel 21 og 22, senest 12 kalenderdage, efter at de er afsendt.

Den i stk. 1 omhandlede frist nedsættes til fem kalenderdage i forbindelse med de hasteprocedurer, der er omhandlet i artikel 50.

2.   Agenturet skal kunne dokumentere afsendelsesdatoen.

Artikel 24

Andre former for offentliggørelse

1.   Ud over de foranstaltninger til offentliggørelse, som er angivet i artikel 21, 22 og 23, kan kontrakter gøres til genstand for offentliggørelse af enhver anden form for meddelelse, herunder i elektronisk form. Der skal i den forbindelse henvises til den udbudsbekendtgørelse, der er offentliggjort i Den Europæiske Unions Tidende som omhandlet i artikel 23, og offentliggørelsen af meddelelsen må ikke ligge forud for udbudsbekendtgørelsen, der er den eneste autentiske.

2.   En sådan meddelelse må ikke indebære nogen forskelsbehandling mellem ansøgere eller bydende eller indeholde andre oplysninger end dem, der er indeholdt i ovennævnte udbudsbekendtgørelse, hvis en sådan er blevet offentliggjort i Den Europæiske Unions Tidende.

Artikel 25

Typer af procedurer, der anvendes ved indgåelse af kontrakter

1.   Tildelingen af en ordre sker for offentligt og begrænset udbud og proceduren med forhandling (herunder konkurrencepræget dialog) efter offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende eller — for proceduren med forhandling uden offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse — eventuelt efter en projektkonkurrence.

2.   Et udbud er offentligt, hvis alle interesserede erhvervsdrivende kan afgive bud. Det gælder også for dynamiske indkøbssystemer, jf. artikel 29. Udbuddet er begrænset, hvis alle erhvervsdrivende kan anmode om at deltage, men kun de ansøgere, der opfylder de udvælgelseskriterier, der er omhandlet i artikel 42, og som — samtidigt og skriftligt — opfordres hertil af agenturet, kan afgive bud eller fremlægge en løsning i henhold til den procedure med konkurrencepræget dialog, som er omhandlet i artikel 30.

Udvælgelsesproceduren kan enten gennemføres i forbindelse med hver enkelt kontrakt, også i tilfælde af konkurrencepræget dialog, eller med henblik på opstilling af en liste over egnede ansøgere som led i den procedure, der er omhandlet i artikel 33.

3.   Ved procedurer med forhandling vælger agenturet selv, hvilke bydende det vil henvende sig til blandt dem, der opfylder udvælgelseskriterierne i artikel 42, og forhandler kontraktvilkårene med én eller flere af disse.

Ved procedurer med forhandling, hvor der er offentliggjort en udbudsbekendtgørelse som omhandlet i artikel 32, opfordrer agenturet samtidigt og skriftligt de udvalgte ansøgere til at forhandle.

4.   Projektkonkurrence er en procedure, hvorved agenturet, navnlig inden for arkitekt- og ingeniørarbejde eller databehandling, kan skaffe sig en plan eller et projekt, der foreslås af et vurderingsudvalg efter udskrivning af en konkurrence med eller uden prisuddeling.

Artikel 26

Antallet af ansøgere ved begrænset udbud eller procedure med forhandling

1.   Ved begrænset udbud, herunder den procedure, der er omhandlet i artikel 33, må antallet af ansøgere, der opfordres til at byde, ikke være mindre end fem, forudsat at der er et tilstrækkeligt antal ansøgere, der opfylder udvælgelseskriterierne.

Agenturet kan desuden fastsætte, at det maksimale antal bydende skal være 20, afhængigt af kontraktgenstanden og udvalgt efter objektive og ikke-diskriminerende udvælgelseskriterier. I dette tilfælde meddeles det maksimale og minimale antal ansøgere og kriterierne i udbudsbekendtgørelsen eller indkaldelsen af interessetilkendegivelser, jf. artikel 21 og 22.

Under alle omstændigheder skal antallet af ansøgere, der opfordres til at byde, være tilstrækkelig stort til at sikre reel konkurrence.

2.   Ved proceduren med forhandling og ved et begrænset udbud efter konkurrencepræget dialog må antallet af ansøgere, der opfordres til at forhandle eller byde, ikke være mindre end tre, forudsat at der er et tilstrækkeligt antal ansøgere, der opfylder udvælgelseskriterierne.

Under alle omstændigheder skal antallet af ansøgere, der opfordres til at byde, være tilstrækkelig stort til at sikre reel konkurrence.

Bestemmelserne i første og andet afsnit gælder ikke for:

a)	kontrakter, hvis værdi udgør et meget lille beløb som omhandlet i artikel 34, stk. 3

b)	kontrakter om juridiske tjenesteydelser som omhandlet i bilag IIB til direktiv 2004/18/EF

c)	kontrakter, der er erklæret hemmelige, jf. artikel 31, stk. 1, litra j)

d)	de tilfælde, der er omhandlet i artikel 31, hvor agenturet har ret til kun at forhandle med en enkelt bydende eller til kun at indgå kontrakt med en enkelt erhvervsdrivende.

3.   Hvis antallet af ansøgere, der opfylder udvælgelseskriterierne eller minimumskravene, er lavere end det minimumsantal, der er angivet i stk. 1 og 2, kan agenturet gå videre med proceduren ved at opfordre den eller de ansøgere, der er i besiddelse af den krævede kapacitet, til at afgive tilbud. Agenturet må til gengæld ikke lade proceduren omfatte andre erhvervsdrivende, som ikke har ansøgt om deltagelse, eller ansøgere, som ikke er i besiddelse af den krævede kapacitet.

Artikel 27

Ordninger for procedure med forhandling

Agenturet forhandler med de bydende om de afgivne bud med henblik på at tilpasse dem til de krav, der er angivet i udbudsbekendtgørelsen, jf. artikel 21, eller i udbudsbetingelserne og eventuelle supplerende dokumenter, med det formål at finde frem til det økonomisk mest fordelagtige bud. Agenturet sikrer, at der ikke sker forskelsbehandling af de bydende under forhandlingerne.

Når agenturet i henhold til artikel 32 kan indgå kontrakter med anvendelse af en forhandlingsprocedure efter at have offentliggjort en udbudsbekendtgørelse, kan det lade proceduren afvikle med forhandling i etaper med henblik på at begrænse antallet af tilbud, der skal forhandles, på grundlag af de tildelingskriterier, der er indeholdt i udbudsbekendtgørelsen eller i udbudsbetingelserne. Muligheden for at gøre brug af denne fremgangsmåde skal være anført i udbudsbekendtgørelsen eller udbudsbetingelserne.

Artikel 28

Projektkonkurrence

1.   Reglerne for afholdelse af projektkonkurrencer meddeles dem, der har tilkendegivet, at de er interesserede i at deltage i konkurrencen. Antallet af ansøgere, der opfordres til at deltage, skal sikre reel konkurrence.

2.   Vurderingsudvalget udpeges af den kompetente anvisningsberettigede. Vurderingsudvalget består udelukkende af fysiske personer, der er uafhængige af deltagerne i projektkonkurrencen. Hvis der kræves bestemte faglige kvalifikationer for at deltage i en konkurrence, skal mindst en tredjedel af vurderingsudvalgets medlemmer have samme eller tilsvarende kvalifikationer.

Vurderingsudvalget afgiver sine udtalelser i fuld uafhængighed. Dets udtalelser vedtages på grundlag af de projekter, der forelægges anonymt af ansøgerne, og alene ud fra de kriterier, der er fastsat i bekendtgørelsen om projektkonkurrencen.

3.   Vurderingsudvalget anfører i en rapport, der underskrives af medlemmerne, de projekter, som den foreslår på grundlag af hvert enkelt projekts fordele, og knytter hertil sine bemærkninger. Ansøgerne forbliver anonyme, indtil vurderingsudvalget har afgivet udtalelse. Vurderingsudvalget kan anmode ansøgerne om at besvare spørgsmål, som er anført i rapporten, for at klarlægge et projekt. Der udarbejdes en fuldstændig rapport over den dialog, som følger heraf.

4.   Agenturet træffer derefter en afgørelse, hvori navn og adresse på den udvalgte ansøger anføres sammen med begrundelsen for dette valg set i lyset af de kriterier, der på forhånd var meddelt i bekendtgørelsen om projektkonkurrencen, specielt hvis agenturet afviger fra forslagene i vurderingsudvalgets udtalelse.

Artikel 29

Dynamisk indkøbssystem

1.   Et dynamisk indkøbssystem, som omhandlet i artikel 1, stk. 6, og i artikel 33 i direktiv 2004/18/EF, er en fuldt elektronisk indkøbsproces for almindelige indkøb, der under hele sin varighed er åben for enhver erhvervsdrivende, der opfylder udvælgelseskriterierne og har afgivet et vejledende bud, der er i overensstemmelse med udbudsbetingelserne og de eventuelle supplerende dokumenter. De vejledende bud kan til enhver tid forbedres, forudsat de stadig er i overensstemmelse med udbudsbetingelserne.

2.   Med henblik på indførelsen af det dynamiske indkøbssystem offentliggør agenturet en udbudsbekendtgørelse, hvori det præciseres, at der er tale om et dynamisk indkøbssystem, og som indeholder en henvisning til den internetadresse, der giver fri, direkte og fuld adgang til udbudsbetingelserne og alle supplerende dokumenter fra offentliggørelsen af udbudsbekendtgørelsen og indtil systemets udløb.

I udbudsbetingelserne præciseres det blandt andet, hvilken art indkøb der er omfattet af systemet, og der anføres alle nødvendige oplysninger om indkøbssystemet, det anvendte elektroniske udstyr og de tekniske ordninger og specifikationer for tilslutning.

3.   Agenturet giver under hele det dynamiske indkøbssystems varighed alle erhvervsdrivende mulighed for at afgive et vejledende tilbud med henblik på at blive optaget i systemet på de betingelser, der er omhandlet i stk. 1. Det afslutter vurderingen senest 15 dage efter, at det vejledende tilbud er afgivet. Det kan dog forlænge vurderingsperioden, forudsat at der ikke i mellemtiden foretages noget udbud.

Agenturet underretter snarest muligt de bydende om, at de er blevet optaget i det dynamiske indkøbssystem eller om, at deres tilbud er blevet afslået.

4.   Hver enkelt kontrakt skal udbydes. Inden dette udbud iværksættes, offentliggør agenturet en forenklet udbudsbekendtgørelse, hvori alle de berørte erhvervsdrivende opfordres til at afgive et vejledende tilbud inden for en frist på mindst 15 dage fra datoen for afsendelsen af den forenklede udbudsbekendtgørelse. Agenturet iværksætter først et udbud, når det har afsluttet vurderingen af alle de vejledende tilbud, der er afgivet inden for denne frist.

Agenturet opfordrer alle de bydende, der er optaget i systemet, til at afgive et bud inden for en rimelig frist. Det tildeler kontrakten til den bydende, der har afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud, på grundlag af de tildelingskriterier, der er angivet i den udbudsbekendtgørelse, der anvendes ved indførelsen af det dynamiske indkøbssystem. Disse kriterier kan eventuelt præciseres i opfordringen til at afgive bud.

5.   Varigheden af et dynamisk indkøbssystem må ikke overstige fire år undtagen i særlige behørigt begrundede tilfælde.

Agenturet må ikke anvende dette system på en måde, der kan forhindre, begrænse eller fordreje konkurrencen.

Der må ikke pålægges interesserede erhvervsdrivende eller parterne i systemet noget administrationsgebyr.

Artikel 30

Konkurrencepræget dialog

1.   I tilfælde af særlig komplekse kontrakter kan agenturet, i den udstrækning det mener, at direkte anvendelse af et offentligt udbud eller de eksisterende betingelser for begrænset udbud ikke gør det muligt at tildele kontrakten til den, der har afgivet det økonomisk mest fordelagtige bud, gøre brug af konkurrencepræget dialog som omhandlet i artikel 29 i direktiv 2004/18/EF.

En kontrakt betragtes som »særlig kompleks«, når agenturet ikke er i stand til objektivt at præcisere de tekniske vilkår, der kan opfylde deres behov og formål, eller præcisere de retlige og/eller finansielle forhold i forbindelse med projektet.

2.   Agenturet offentliggør en udbudsbekendtgørelse, hvori de meddeler deres behov og krav, som de definerer i denne bekendtgørelse og/eller i et beskrivende dokument.

3.   Agenturet indleder med de ansøgere, som opfylder de i artikel 42 omhandlede udvælgelseskriterier, en dialog med henblik på at indkredse og fastslå, hvordan deres behov bedst kan opfyldes.

Under dialogen sikrer agenturet, at alle bydende behandles ens, og at de foreslåede løsninger og andre oplysninger, som en deltager i dialogen har meddelt, behandles fortroligt, medmindre deltageren samtykker i, at de videregives.

Agenturet kan bestemme, at udbuddet skal forløbe i flere på hinanden følgende faser for at begrænse antallet af løsninger, der skal diskuteres under dialogen, på grundlag af de tildelingskriterier, der er indeholdt i udbudsbekendtgørelsen eller i det beskrivende dokument, hvis denne mulighed er anført i udbudsbekendtgørelsen eller i det beskrivende dokument.

4.   Efter at have underrettet deltagerne om, at dialogen er afsluttet, opfordrer agenturet deltagerne til at afgive deres endelige bud på grundlag af den løsning eller de løsninger, der er forelagt og præciseret under dialogen. Disse tilbud skal indeholde alle de elementer, der er nødvendige for projektets udførelse.

På agenturets anmodning kan disse bud afklares, præciseres og tilpasses, uden at dette dog medfører, at der ændres ved grundlæggende elementer i buddet eller udbuddet, som ikke vil kunne ændres uden fare for konkurrencefordrejning eller forskelsbehandling.

Efter anmodning fra agenturet kan den bydende, hvis tilbud er valgt som det økonomisk mest fordelagtige, blive bedt om at præcisere visse aspekter af tilbuddet eller bekræfte forpligtelser, som er indeholdt i tilbuddet, forudsat at dette ikke bevirker, at væsentlige aspekter af tilbuddet eller udbuddet ændres, og at det ikke fører til konkurrencefordrejning eller forskelsbehandling.

5.   Agenturet kan træffe bestemmelse om priser eller betalinger til deltagerne i dialogen.

Artikel 31

Tilfælde, hvor man kan anvende proceduren med forhandling uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse

1.   Agenturet kan uanset kontraktens forventede værdi anvende proceduren med forhandling uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i følgende tilfælde:

a)

når der, i forbindelse med et offentligt eller begrænset udbud, enten slet ikke er afgivet bud eller ikke er afgivet egnede bud, efter afslutningen af det oprindelige udbud, forudsat at de oprindelige kontraktvilkår som anført i de udbudsdokumenter, der er omhandlet i artikel 37, ikke ændres væsentligt

b)	når gennemførelsen af kontrakten af tekniske eller kunstneriske grunde eller af årsager, der vedrører beskyttelsen af enerettigheder, kun kan overdrages til en bestemt erhvervsdrivende

c)

i det omfang det er strengt nødvendigt, når det i forbindelse med kontrakter, der er omfattet af direktiv 2004/18/EF, af tvingende grunde som følge af uforudseelige begivenheder, der ikke kan tilskrives agenturet, er umuligt at overholde de tidsfrister, der gælder ved de andre former for udbud, og som er omhandlet i artikel 48, 49 og 50

d)	når en tjenesteydelseskontrakt indgås efter en projektkonkurrence og i henhold til de gældende regler skal tildeles vinderen eller en af vinderne af konkurrencen, i hvilket fald alle vinderne af konkurrencen opfordres til at deltage i forhandlingerne

e)	ved supplerende tjenesteydelser eller arbejder, som ikke indgår i det oprindeligt planlagte projekt eller den oprindelige kontrakt, men som på grund af uforudsete forhold er blevet nødvendige for udførelsen af tjenesteydelsen eller bygge- og anlægsarbejdet, jf. stk. 2

f)

ved nye tjenesteydelser eller arbejder, der er en gentagelse af tilsvarende tjenesteydelser eller bygge- og anlægsarbejder, og som overdrages til den erhvervsdrivende, der fik tildelt den oprindelige kontrakt af agenturet, forudsat at disse tjenesteydelser eller arbejder er i overensstemmelse med det oprindelige projekt, og at dette projekt var omfattet af en oprindelig kontrakt, som var indgået i henhold til procedurerne for offentlige eller begrænsede udbud, jf. stk. 3

g)

ved indkøbskontrakter: i) ved supplerende leverancer til delvis fornyelse af sædvanlige leverancer eller installationer eller til udvidelse af allerede foretagne leverancer eller installationer, når et leverandørskifte ville gøre det nødvendigt for agenturet at anskaffe udstyr, som på grund af en forskel i teknisk beskaffenhed ville medføre teknisk uforenelighed eller uforholdsmæssigt store tekniske vanskeligheder ved drift og vedligeholdelse; varigheden af sådanne kontrakter må ikke overstige tre år ii) når de pågældende varer alene er fremstillet med henblik på forskning, forsøg, undersøgelse eller udvikling, bortset fra prøvekørsel til påvisning af en vares handelsmæssige levedygtighed og serieproduktion til dækning af forsknings- og udviklingsomkostninger iii) når der er tale om varer, der noteres og købes på en varebørs iv) ved indkøb på særlig fordelagtige vilkår, enten hos en leverandør, der endeligt indstiller sin erhvervsvirksomhed, eller hos de tilsynsførende eller kuratorerne i en konkursbehandling, en tvangsakkord eller en tilsvarende behandling i henhold til den nationale lovgivning

h)	ved kontrakter om fast ejendom, efter undersøgelse af det lokale marked

i)	ved kontrakter om juridiske tjenesteydelser som omhandlet i bilag IIB til direktiv 2004/18/EF, forudsat at de offentliggøres på passende vis

j)

ved kontrakter, som agenturet erklærer hemmelige, eller hvis udførelse skal ledsages af særlige sikkerhedsforanstaltninger i overensstemmelse med gældende administrative bestemmelser, eller når beskyttelsen af agenturets, en eller flere deltagende medlemsstaters eller EU's væsentlige interesser kræver det

k)	ved kontrakter til en værdi af 60 000 EUR eller derunder

l)	ved kontrakter om tjenesteydelser vedrørende forskning og udvikling, der ikke er omfattet af direktiv 2004/18/EF

m)	ved kontrakter, som hverken er omfattet af direktiv 2004/18/EF eller omhandlet andetsteds i dette stykke, og hvor der er offentliggjort en indkaldelse af interessetilkendegivelser

n)

ved kontrakter, som kun kan indgås med en bestemt erhvervsdrivende, fordi der er foretaget væsentlige indledende investeringer i forbindelse med forsvarsmateriel eller -teknologi, med unikke og specifikke forsvarsfaciliteter, eller fordi der skal tages hensyn til sikring af forsyningssikkerheden for forsvarsmateriel eller teknologi eller for at videreudvikle en innovativ forsvarsteknologi, som udvikles af en sådan erhvervsdrivende

o)	når Europa-Kommissionen eller en anden europæisk eller international organisation eller organ har indgået en aftale med en bestemt erhvervsdrivende inden for sikkerhedsforskning, og det er hensigtsmæssigt at indgå en forskningskontrakt vedrørende forskning med den samme erhvervsdrivende

p)	ved forsvarsrelaterede kontrakter, som skal indgå i et program eller et projekt, som forvaltes i samarbejde med en anden international organisation.

2.   Ved supplerende tjenesteydelser eller arbejder, jf. stk. 1, litra e), kan agenturet anvende proceduren med forhandling uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse, forudsat at ordren tildeles den kontrahent, som udfører den oprindelige kontrakt:

a)	når sådanne supplerende kontrakter ikke teknisk eller økonomisk kan adskilles fra den oprindelige kontrakt uden væsentlige ulemper for agenturet, eller

b)	når sådanne tjenesteydelser eller arbejder, til trods for at de kan adskilles fra den oprindelige kontrakt, er absolut nødvendige af hensyn til dennes fuldstændige gennemførelse.

Bortset fra forsvarsrelaterede kontrakter må den samlede værdi af supplerende kontrakter ikke overstige 50 % af værdien af den oprindelige kontrakt.

3.   I de tilfælde, der er nævnt i stk. 1, litra f), skal muligheden for at anvende en sådan procedure med forhandling angives allerede i forbindelse med det oprindelige udbud, og den samlede anslåede værdi af de supplerende kontrakter skal tages i betragtning i forbindelse med de beløbsgrænser, der er omhandlet i artikel 36. Denne fremgangsmåde kan kun benyttes inden for en periode på tre år efter indgåelsen af den oprindelige kontrakt.

Artikel 32

Tilfælde, hvor man kan anvende proceduren med forhandling efter forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse

1.   Hvis agenturet har offentliggjort en udbudsbekendtgørelse, kan det uanset kontraktens forventede værdi anvende proceduren med forhandling i følgende tilfælde:

a)

når der som svar på et offentligt eller begrænset udbud eller en konkurrencepræget dialog, som er afsluttet, er afgivet bud, som ikke er forskriftsmæssige eller er uantagelige navnlig i forhold til udvælgelses- eller tildelingskriterierne, forudsat at de oprindelige udbudsbetingelser, som dem, der er anført i de udbudsdokumenter, der er omhandlet i artikel 37, ikke ændres væsentligt, jf. dog stk. 2

b)	i undtagelsestilfælde, når det drejer sig om arbejder, indkøb eller tjenesteydelser, hvor ydelsernes art eller de dermed forbundne risici medfører, at den bydende ikke på forhånd kan fastsætte en samlet pris

c)

når den tjenesteydelse, der skal præsteres, specielt inden for områderne finansielle tjenesteydelser og intellektuelle tjenesteydelser, er af en sådan art, at kontrakten ikke kan specificeres tilstrækkelig nøjagtigt til, at den kan indgås ved at vælge det bedste bud i henhold til reglerne for offentligt eller begrænset udbud

d)	ved kontrakter om bygge- og anlægsarbejder, når det pågældende arbejde udelukkende udføres med henblik på forsøg, forskning eller videreudvikling, og ikke for at sikre rentabilitet eller dække forsknings- og udviklingsomkostninger

e)	ved de tjenesteydelseskontrakter, der er omhandlet i bilag IIB til direktiv 2004/18/EF, jf. dog artikel 31, stk. 1, litra i) og j)

f)	dette anfægter ikke artikel 31, stk. 1, for så vidt angår forsvarsrelaterede kontrakter, hvor der hverken er offentliggjort en indkaldelse af interessetilkendegivelse eller en forhåndsmeddelelse.

2.   I de tilfælde, der er nævnt i stk. 1, litra a), kan agenturet undlade at offentliggøre en udbudsbekendtgørelse, hvis proceduren med forhandling omfatter alle bydende og kun de bydende, der opfylder udvælgelseskriterierne, og som under det forudgående udbud har afgivet bud, der opfylder udbudsprocedurens formelle krav.

Artikel 33

Indkaldelse af interessetilkendegivelser

1.   Indkaldelse af interessetilkendegivelser er en metode til udvælgelse af ansøgere, der opfordres til at afgive bud i forbindelse med fremtidige begrænsede udbud vedrørende kontrakter til en værdi af 60 000 EUR eller derover, jf. dog artikel 31 og 32. Indkaldelse af interessetilkendegivelser skal også, jf. artikel 31 og 32, anvendes til at udvælge ansøgere, der opfordres til at afgive bud i forbindelse med fremtidige udbud vedrørende forsvarsrelaterede kontrakter, uanset kontraktens værdi eller om der anvendes begrænset udbud eller procedure med forhandling.

2.   En liste opstillet på grundlag af en indkaldelse af interessetilkendegivelser er gyldig i højst tre år fra det tidspunkt, hvor Kontoret for De Europæiske Fællesskabers Officielle Publikationer får tilsendt den meddelelse, der er omhandlet i artikel 22, stk. 1, litra a), eller hvor den offentliggøres på agenturets hjemmeside. Enhver interesseret person kan når som helst, indtil tre måneder før listens gyldighedsperiode udløber, indgive en ansøgning. En sådan liste kan inddeles i underkategorier, alt efter hvilken kontrakttype listen er gyldig for.

3.   I forbindelse med hver enkeltkontrakt opfordrer agenturet enten alle ansøgere, der er opført på listen, eller visse af dem, udvalgt efter objektive og ikke-diskriminerende kriterier afpasset efter kontrakten, til at afgive bud.

Artikel 34

Kontrakter af lav værdi

1.   Under driftsbudgettet kan kontrakter til en værdi af 60 000 EUR eller derunder og for det operationelle budgets vedkommende under 137 000 EUR indgås efter procedure med forhandling og henvendelse til mindst fem ansøgere, jf. dog artikel 31 og 32.

Hvis agenturet efter høring af ansøgerne kun modtager ét bud, som er administrativt og teknisk gyldigt, kan kontrakten indgås, forudsat at tildelingskriterierne er overholdt.

2.   Under driftsbudgettet kan kontrakter til en værdi af 25 000 EUR eller derunder og for det operationelle budgets vedkommende under 60 000 EUR indgås efter procedure med forhandling og henvendelse til mindst tre ansøgere.

3.   Under driftsbudgettet kan kontrakter til en værdi af 3 500 EUR eller derunder og for det operationelle budgets vedkommende under 5 000 EUR indgås efter indhentning af blot ét bud.

4.   Betalinger af beløb, der er mindre end eller lig med 200 EUR kan for udgiftsposter bestå i, at udgifter blot betales i henhold til faktura, uden forudgående godtagelse af tilbud.

Artikel 35

Beløbsgrænser i forbindelse med forhåndsmeddelelser

Grænserne for offentliggørelse af en forhåndsmeddelelse er som følger:

a)	750 000 EUR for de indkøbs- og tjenesteydelseskontrakter, der er anført i bilag IIA til direktiv 2004/18/EF

b)	5 278 000 EUR for bygge- og anlægskontrakter.

Artikel 36

Beløbsgrænser, der anvendes i forbindelse med procedurerne i direktiv 2004/18/EF

De grænser, der er nævnt i artikel 5, er som følger:

a)	137 000 EUR for de indkøbs- og tjenesteydelseskontrakter, der er anført i bilag IIA til direktiv 2004/18/EF, undtagen de kontrakter om tjenesteydelser vedrørende forskning og udvikling, der er anført i nævnte bilags kategori 8

b)	211 000 EUR for de tjenesteydelseskontrakter, der er anført i bilag IIB til direktiv 2004/18/EF og de kontrakter om tjenesteydelser vedrørende forskning og udvikling, der er anført i kategori 8 i bilag IIA til det nævnte direktiv

c)	5 278 000 EUR for bygge- og anlægsarbejder.

Artikel 37

Udbudsdokumenter

1.   Udbudsdokumenterne består som et minimum af:

a)	opfordringen til at afgive bud eller til at forhandle eller deltage i dialogen som led i proceduren i artikel 30

b)

de dertil knyttede udbudsbetingelser, der i et bilag indeholder de generelle betingelser, der gælder for kontrakter, eller hvis der er tale om konkurrencepræget dialog, jf. artikel 30, et dokument, der beskriver agenturets behov og krav eller en henvisning til den hjemmeside, hvor sådanne specifikationer eller dokumenter kan konsulteres

c)	standardkontrakten.

Udbudsdokumenterne indeholder en henvisning til den offentliggørelse, der har fundet sted i henhold til artikel 21-24.

2.   Opfordringen til at afgive bud eller til at forhandle eller deltage i dialogen angiver mindst:

a)

de nærmere regler for afgivelse og udformning af bud, bl.a. sidste afleveringsfrist (dato og klokkeslæt), eventuelt krav om anvendelse af standardformular, de dokumenter, der skal vedlægges, herunder dokumentation for den finansielle, økonomiske, tekniske og faglige kapacitet, der er omhandlet i artikel 42, hvis denne dokumentation ikke er præciseret i udbudsbekendtgørelsen, og den adresse, hvortil buddene skal sendes

b)	at afgivelse af et bud er ensbetydende med accept af udbudsbetingelserne og de generelle betingelser, der er omhandlet i stk. 1, og at den bydende, i tilfælde af, at han får tildelt ordren, er bundet af det afgivne bud under kontraktens gennemførelse

c)	buddenes gyldighedsperiode, hvori den bydende skal stå ved alle betingelserne i sit bud

d)	at enhver kontakt mellem agenturet og den bydende er forbudt under udbudsproceduren, undtagen i særlige tilfælde, idet der endvidere angives de nøjagtige betingelser for aflæggelse af et eventuelt besøg på stedet

e)	ved konkurrencepræget dialog den dato og den adresse, der er fastsat for indledningen af høringen.

3.   Udbudsbetingelserne indeholder mindst oplysninger om:

a)

de udelukkelses- og udvælgelseskriterier, der gælder for kontrakten, undtagen hvis der er tale om et begrænset udbud, herunder efter en konkurrencepræget dialog, eller en procedure med forhandling med offentliggørelse af forhåndsmeddelelse som omhandlet i artikel 32; i disse tilfælde angives de pågældende kriterier alene i udbudsbekendtgørelsen eller indkaldelsen af interessetilkendegivelser

b)	tildelingskriterierne og deres relative vægtning eller i givet fald den prioriterede rækkefølge, disse kriterier tillægges, med det vigtigste først, hvis dette ikke er angivet i udbudsbekendtgørelsen

c)	de tekniske specifikationer, der er omhandlet i artikel 38

d)

hvilke mindstekrav de alternative bud skal opfylde i forbindelse med tildelingsprocedurer, hvor ordren tildeles den bydende, der har afgivet det økonomisk mest fordelagtige bud som omhandlet i artikel 45, stk. 2, når agenturet i udbudsbekendtgørelsen har meddelt, at sådanne alternative bud er tilladt

e)

en erklæring om, at afgørelsen af 10. november 2004 truffet af repræsentanterne for medlemsstaternes regeringer, forsamlet i Rådet, om privilegier og immuniteter for Det Europæiske Forsvarsagentur og dets personale suppleret med en tillægsprotokol indgået mellem Kongeriget Belgien og agenturet finder anvendelse

f)	bevisreglerne i forbindelse med adgangen til at deltage i udbud på de betingelser, der er fastsat i artikel 41

g)	i de dynamiske indkøbssystemer, som er omhandlet i artikel 29, hvilken art indkøb der er tale om, samt alle de nødvendige oplysninger om indkøbssystemet, det anvendte elektroniske udstyr og de tekniske ordninger og specifikationer for tilslutning.

4.   Standardkontrakten indeholder bl.a. oplysninger om:

a)	de sanktioner, der finder anvendelse i tilfælde af, at kontrakten misligholdes

b)	de oplysninger, som fakturaerne eller de dertil knyttede bilag skal indeholde

c)	den lovgivning, kontrakten er undergivet, og den domstol, der er kompetent i tilfælde af tvister.

5.   Agenturet kan kræve oplyst, hvor stor en del af kontrakten den bydende agter at give i underentreprise, og hvem underleverandørerne er.

6.   I forbindelse med fremsendelsen af tekniske specifikationer til interesserede erhvervsdrivende, ved udvælgelse af erhvervsdrivende og ved tildelingen af kontrakter kan agenturet stille krav til beskyttelse af den fortrolige eller klassificerede karakter af de oplysninger, det fremsender.

7.   Med forbehold af bestemmelserne vedrørende forpligtelser med hensyn til offentliggørelse af oplysninger om indgåede kontrakter og meddelelse til ansøgere og bydende, må agenturet ikke offentliggøre oplysninger, som de erhvervsdrivende har fremsendt, og som de har betegnet som fortrolige; sådanne oplysninger omfatter navnlig tekniske hemmeligheder, forretningshemmeligheder og fortrolige aspekter af tilbud eller ansøgninger om deltagelse. Klassificerede oplysninger, der udveksles mellem agenturet og ansøgerne eller de bydende, anvendes, fremsendes, lagres, behandles og beskyttes i henhold til Rådets afgørelse 2001/264/EF af 19. marts 2001 om vedtagelse af Rådets sikkerhedsforskrifter (3).

Artikel 38

Tekniske specifikationer

1.   De tekniske specifikationer skal sikre ansøgerne og de bydende lige adgang og må ikke i urimelig grad hindre, at offentlige indkøbskontrakter åbnes for konkurrence. Specifikationerne definerer de karakteristika, som kræves af en vare, en tjenesteydelse, et materiale eller et arbejde set i lyset af den brug, som agenturet agter at gøre heraf.

2.   De i stk. 1, omhandlede karakteristika omfatter:

a)	kvalitetsniveauer

b)	overholdelse af miljøkrav

c)	når det er muligt, kriterier vedrørende adgangsmuligheder for handicappede eller udformning for alle brugere

d)	niveauer og procedurer for vurdering af overholdelsen af standarder

e)	brugsegenskaber

f)	sikkerhed og dimensioner, herunder — for indkøbskontrakter — handelsbetegnelser og brugervejledninger, samt — for alle kontrakter — terminologi, symboler, afprøvning og afprøvningsmetoder, emballage, mærkning og etikettering, produktionsprocesser og -metoder

g)

for bygge- og anlægskontrakter procedurer til kvalitetssikring samt regler for udformning og beregning af bygge- og anlægsarbejder, afprøvning, kontrol og godkendelse samt konstruktionsteknik og -metoder og alle andre tekniske forhold, som agenturet ved almindelige eller særlige bestemmelser kan fastsætte vedrørende de færdige arbejder og de materialer og dele, der indgår heri.

3.   De tekniske specifikationer fastsættes på følgende måde:

a)

enten under henvisning til europæiske standarder, europæiske tekniske godkendelser eller fælles tekniske specifikationer, hvis sådanne findes, eller til internationale standarder eller andre tekniske referencerammer udarbejdet af europæiske standardiseringsorganer eller eventuelt af tilsvarende nationale organer. Hver henvisning ledsages af udtrykket »eller tilsvarende«, eller

b)	under angivelse af præcise krav med hensyn til ydeevne eller funktioner, der kan omfatte miljøegenskaber og skal være tilstrækkelig præcise til, at de bydende kan afgøre, hvad kontrakten drejer sig om og til, at agenturet kan give tilslag, eller

c)	ved en kombination af begge dele.

4.   Når agenturet benytter sig af muligheden for at henvise til de specifikationer, der er omhandlet i stk. 3, litra a), kan det ikke afvise et bud med den begrundelse, at det ikke er i overensstemmelse med nævnte specifikationer, når den bydende eller ansøgeren, på en for agenturet tilfredsstillende måde, ved hjælp af ethvert relevant middel beviser, at han opfylder krav svarende til de stillede.

En passende måde kan være teknisk dokumentation fra producenten eller en afprøvningsrapport fra et anerkendt organ.

5.   Når agenturet benytter sig af muligheden for at fastsætte præcise krav med hensyn til ydeevne eller funktion, jf. stk. 3, litra b), kan det ikke afvise et bud, der er i overensstemmelse med en national standard, der gennemfører en europæisk standard, en europæisk teknisk godkendelse, fælles tekniske specifikationer, internationale standarder eller andre tekniske referencerammer, der er udformet af et europæisk standardiseringsorgan, hvis de nævnte specifikationer vedrører kravene med hensyn til ydeevne eller funktion.

Den bydende skal på en passende måde godtgøre til agenturets tilfredshed, at tilbuddet opfylder agenturets krav til funktionsdygtighed og funktionelle krav. En passende måde kan være teknisk dokumentation fra producenten eller en afprøvningsrapport fra et anerkendt organ.

6.   Når agenturet fastsætter miljøegenskaber i form af funktionsdygtighed eller funktionelle krav kan det anvende detaljerede specifikationer eller om nødvendigt dele heraf som fastlagt i de europæiske og multinationale eller nationale miljømærker eller ethvert andet miljømærke, forudsat at følgende betingelser er opfyldt:

a)	De anvendte specifikationer er egnede til at definere egenskaberne ved de varer eller ydelser, som kontrakten handler om.

b)	Kravene til mærket er udviklet på grundlag af videnskabelig information.

c)	Miljømærkerne vedtages gennem en proces, i hvilken alle berørte parter, såsom statslige institutioner, forbrugere, fabrikanter, detailhandlere og miljøorganisationer, kan deltage.

d)	Miljømærkerne er tilgængelige for alle interesserede parter.

Agenturet kan angive, at de varer eller tjenesteydelser, der er forsynet med et miljømærke, anses for at opfylde de tekniske specifikationer, der er fastlagt i udbudsbetingelserne. Agenturet accepterer enhver anden passende dokumentation, såsom teknisk dokumentation fra fabrikanten eller en prøvningsrapport fra et anerkendt organ.

7.   Med henblik på stk. 4, 5 og 6 defineres et anerkendt organ som et prøvningslaboratorium, et kalibreringslaboratorium eller et inspektions- og certificeringsorgan, som opfylder gældende europæiske standarder.

8.   De tekniske specifikationer må ikke, bortset fra i undtagelsestilfælde, hvor kontraktens genstand berettiger til det, angive et bestemt fabrikat, en bestemt oprindelse eller en bestemt fremstillingsproces, og de må ikke henvise til et bestemt varemærke, et bestemt patent, en bestemt type, oprindelse eller produktion på en måde, der kunne favorisere eller udelukke visse produkter eller erhvervsdrivende. I tilfælde, hvor det er umuligt at angive en tilstrækkelig præcis eller forståelig definition af kontraktens genstand, skal en sådan angivelse eller reference ledsages af udtrykket »eller tilsvarende«.

Artikel 39

Prisrevision

1.   Det skal af udbudsdokumenterne fremgå, om buddet skal være til fast pris uden mulighed for revision.

2.   I modsat fald angives i udbudsdokumenterne, hvilke betingelser eller fremgangsmåder der gælder for revision af prisen i løbet af kontraktperioden. Agenturet tager i den forbindelse navnlig hensyn til:

a)	kontraktens art og de økonomiske konjunkturer, hvorunder den skal gennemføres

b)	arbejdsopgavernes og kontraktens art og varighed

c)	sine økonomiske interesser.

Artikel 40

Administrative og økonomiske sanktioner

1.   Ansøgere, bydende og kontrahenter, der har afgivet urigtige erklæringer, eller som har gjort sig skyld i grov forsømmelse ved ikke at overholde deres kontraktmæssige forpligtelser i forbindelse med en tidligere kontrakt, kan, uden at det berører muligheden for at anvende kontraktmæssige sanktioner, udelukkes fra kontrakter finansieret over agenturets almindelige budget i en periode på højst to år regnet fra det tidspunkt, hvor forseelsen er konstateret og bekræftet gennem en kontradiktorisk dialog med kontrahenten.

Denne periode kan forlænges til tre år i tilfælde af en ny forseelse inden for de første fem år efter den første forseelse.

Bydende og ansøgere, der har afgivet urigtige erklæringer, pålægges desuden økonomiske sanktioner svarende til 2-10 % af den samlede værdi af den ordre, der skal tildeles.

Kontrahenter, som har gjort sig skyld i grov forsømmelse ved ikke at overholde deres kontraktmæssige forpligtelser, pålægges økonomiske sanktioner svarende til 2-10 % af den pågældende kontrakts værdi.

Denne sats kan forhøjes til 4-20 % i tilfælde af en ny forseelse inden for de første fem år efter den første forseelse.

2.   I de tilfælde, der er omhandlet i artikel 9, stk. 1, litra a), c) og d), udelukkes ansøgere eller bydende fra kontrakter i en periode på højst to år regnet fra det tidspunkt, hvor forseelsen er konstateret og bekræftet gennem en kontradiktorisk dialog med kontrahenten.

I de tilfælde, der er omhandlet i artikel 9, stk. 1, litra b) og e), udelukkes ansøgere eller bydende fra kontrakter i en periode på mindst et år og højst fire år regnet fra forkyndelsen af dommen.

Disse perioder kan forlænges til fem år i tilfælde af en ny forseelse inden for de første fem år efter den første forseelse eller første dom.

3.   Artikel 9, stk. 1, litra e), dækker følgende tilfælde:

a)	de tilfælde af svig, der er omhandlet i artikel 1 i konventionen om beskyttelse af De Europæiske Fællesskabers finansielle interesser som udarbejdet ved Rådets retsakt af 26. juli 1995 (4)

b)	de tilfælde af bestikkelse, der er omhandlet i artikel 3 i konventionen om bekæmpelse af bestikkelse, der involverer tjenestemænd ved De Europæiske Fællesskaber eller i Den Europæiske Unions medlemsstater som udarbejdet ved Rådets retsakt af 26. maj 1997 (5)

c)	de tilfælde, hvor en person deltager i en kriminel organisation således som defineret i artikel 2, stk. 1, i Rådets fælles aktion 98/733/RIA af 21. december 1998 om at gøre det strafbart at deltage i en kriminel organisation i Den Europæiske Unions medlemsstater (6)

d)	de tilfælde, hvor der sker hvidvaskning af penge således som defineret i artikel 1 i Rådets direktiv 91/308/EØF af 10. juni 1991 om forebyggende foranstaltninger mod anvendelse af det finansielle system til hvidvaskning af penge (7).

Artikel 41

Beviser

1.   Agenturet godkender som tilstrækkeligt bevis for, at den ansøger eller bydende, som kontrakten er indgået med, ikke befinder sig i en af de situationer, der er nævnt i artikel 9, stk. 1, litra a), b), eller e), fremlæggelse af en straffeattest af nyere dato eller eventuelt et tilsvarende dokument af nyere dato udstedt af en kompetent retslig eller administrativ myndighed i hjemlandet eller det tidligere opholdsland, hvoraf det fremgår, at disse krav er opfyldt. Agenturet godkender som tilstrækkeligt bevis for, at ansøgeren eller den bydende ikke befinder sig i en af de situationer, der er nævnt i artikel 9, stk. 1, litra d), en attest af nyere dato udstedt af den kompetente myndighed i det pågældende land.

Hvis det dokument eller den attest, der er omhandlet i første afsnit, ikke udstedes af det pågældende land, kan i det i de andre udelukkelsessituationer, der er omhandlet i artikel 9, erstattes af en erklæring afgivet under ed eller eventuelt af en højtidelig erklæring, der af vedkommende afgives for en kompetent retslig eller administrativ myndighed, for en notar eller for en kompetent faglig organisation i hjemlandet eller et tidligere opholdsland.

2.   For kontrakter med en værdi på under 60 000 EUR, som hører under driftsbudgettet, og for kontrakter med en værdi på under 137 000 EUR, som hører under det operationelle budget, kan agenturet afhængigt af den anvisningsberettigedes risikoanalyse anmode ansøgere eller bydende om kun et fremlægge en erklæring på tro og love om, at de ikke befinder sig i en af de situationer, der er omhandlet i artikel 9 og 10.

Hvis der er tale om en sammenslutning af erhvervsdrivende kan agenturet uanset kontraktens værdi acceptere, at lederen af sammenslutningen fremlægger de dokumenter, der kræves i henhold til stk. 1, forudsat at denne leder påtager sig at hæfte solidarisk med alle sammenslutningens medlemmer under udbudsproceduren og gennemførelsen af en eventuel efterfølgende kontrakt, samt under forudsætning af at sammenslutningens andre medlemmer over for agenturet erklærer på tro og love, at de ikke befinder sig i en af de situationer, der er omhandlet i artikel 9 og 10.

3.   I overensstemmelse med den nationale lovgivning i det land, hvor ansøgeren eller den bydende er etableret, vedrører de i stk. 1 nævnte dokumenter juridiske og/eller fysiske personer, herunder eventuelt, hvis agenturet finder det nødvendigt, virksomhedsledere eller enhver anden person, der har beføjelse til at repræsentere eller kontrollere den bydende eller ansøgeren, eller til at træffe beslutninger på dennes vegne.

4.   Hvis agenturet er i tvivl om, hvorvidt ansøgerne eller de bydende befinder sig i en udelukkelsessituation, kan det selv henvende sig til de kompetente myndigheder, der er omhandlet i stk. 1, for at indhente de oplysninger om situationen, som det finder nødvendige.

5.   Agenturet kan undlade at forlange, at ansøgeren eller den bydende fremlægger dokumentation som omhandlet i stk. 1, hvis et sådant bevis allerede er blevet fremlagt med henblik på en anden udbudsprocedure, og hvis dokumenternes udstedelsesdato ligger mindre end et år tilbage, og de stadig er gyldige.

I sådanne tilfælde skal ansøgeren eller den bydende erklære på tro og love, at dokumentationen allerede er fremlagt i forbindelse med en tidligere udbudsprocedure, og bekræfte, at der ikke er sket ændringer i hans situation.

6.   De bydende skal angive, i hvilken stat de har hjemsted eller bopæl, og forelægge dokumentation herfor som krævet i henhold til lovene i den pågældende stat.

Artikel 42

Udvælgelseskriterier

1.   Agenturet opstiller klare og ikke-diskriminerende udvælgelseskriterier.

2.   Udvælgelseskriterierne anvendes i alle udbudsprocedurer for at vurdere ansøgerens eller den bydendes finansielle, økonomiske, tekniske og faglige kapacitet.

Agenturet kan fastsætte minimale kapacitetsniveauer, hvorunder ansøgere ikke kan udvælges.

3.   Enhver bydende eller ansøger kan blive anmodet om at dokumentere, at han, i henhold til national ret, har tilladelse til at fremstille kontraktgenstanden: optagelse i handels- eller erhvervsregisteret eller erklæring afgivet under ed eller attesteret, medlemskab af en bestemt organisation, udtrykkelig tilladelse, optagelse i momsregistreret.

4.   Agenturet anfører i udbudsbekendtgørelsen, indkaldelsen af interessetilkendegivelser eller opfordringen til at afgive bud, hvilke former for dokumentation det har valgt at acceptere som bevis for bydendes eller ansøgeres retlige status og retsevne.

5.   Omfanget af de oplysninger, som agenturet udbeder sig som bevis for ansøgerens eller den bydendes finansielle, økonomiske, tekniske og faglige kapacitet og de i stk. 2 krævede minimale kapacitetsniveauer, må ikke gå videre end kontraktens genstand, og der skal tages hensyn til de erhvervsdrivendes legitime interesser, navnlig for så vidt angår beskyttelse af virksomhedens tekniske og handelsmæssige hemmeligheder.

6.   For kontrakter med en værdi på eller under 60 000 EUR, som hører under driftsbudgettet, og for kontrakter med en værdi på eller under 137 000 EUR, som hører under det operationelle budget, kan agenturet afhængigt af den anvisningsberettigedes risikoanalyse vælge ikke at anmode ansøgere eller bydende om at fremlægge dokumentation for deres finansielle, økonomiske, tekniske og faglige kapacitet. I så fald kan der ikke foretages nogen forudbetaling eller mellemliggende betaling.

7.   Agenturet kan ud fra hensynet til de særlige krav til en korrekt gennemførelse af en kontrakt anmode om følgende supplerende oplysninger om ansøgere, bydende eller deres eventuelle underleverandører: en gyldig sikkerhedsgodkendelse af en facilitet på det relevante niveau og sikkerhedsgodkendelse af de personer, der deltager i gennemførelsen af kontrakt, oplysninger om deres teknologiske eller industrielle basis på enhver deltagende medlemsstats område. Kravene anføres i udbudsbekendtgørelsen, indkaldelsen af interessetilkendegivelser eller opfordringen til at afgive bud.

8.   Hvad angår forsvarsrelaterede kontrakter kan agenturet på en gennemsigtig og ikke-diskriminerende måde tilskynde til sammenslutninger af erhvervsdrivende, der opfylder betingelserne i artikel 7, stk. 2, og fremme principper, der minder om agenturets adfærdskodeks for forsyningskæden, for at opmuntre til øget konkurrence og lige muligheder for alle leverandører, også for små og mellemstore virksomheder (SMV) i forsyningskæden. Henvisninger til principper, der minder om agenturets adfærdskodeks for forsyningskæden, kan præciseres i udbudsbekendtgørelsen, indkaldelsen af interessetilkendegivelser eller opfordringen til at afgive bud.

Artikel 43

Økonomisk og finansiel kapacitet

1.   Bevis for den finansielle og økonomiske kapacitet kan bl.a. bestå i et eller flere af følgende dokumenter:

a)	relevante bankerklæringer eller bevis for relevant arbejdsskadeforsikring

b)	fremlæggelse af virksomhedens balance eller uddrag heraf for mindst de seneste to afsluttede regnskabsår, såfremt offentliggørelse af balancen er foreskrevet i selskabslovgivningen i det land, hvor den erhvervsdrivende er etableret

c)	en erklæring om virksomhedens samlede omsætning og omsætningen for så vidt angår de bygge- og anlægsarbejder, leverancer eller tjenesteydelser, som aftalen vedrører, og som er udført i løbet af de seneste tre regnskabsår.

2.   Hvis den bydende eller ansøgeren af en særlig grund, som agenturet anser for gyldig, ikke er i stand til at fremlægge den af agenturet krævede dokumentation, kan han godtgøre sin økonomiske og finansielle kapacitet ved ethvert andet middel, som agenturet finder egnet.

3.   En erhvervsdrivende kan eventuelt og med henblik på en bestemt kontrakt fremlægge oplysninger om andre virksomhedsenheders kapacitet, uanset hvilken retlig forbindelse der består mellem den erhvervsdrivende og disse enheder. Den erhvervsdrivende skal i så fald over for agenturet bevise, at han råder over tilstrækkelige midler til kontraktens gennemførelse, f.eks. ved at påvise disse enheders forpligtelse til at stille disse midler til hans rådighed.

En sammenslutning af erhvervsdrivende kan på de samme betingelser, der er fastsat i artikel 7, stk. 2, gøre brug af kapaciteterne hos medlemmerne af sammenslutningen eller af andre enheder.

Artikel 44

Teknisk og faglig kapacitet

1.   De erhvervsdrivendes tekniske og faglige kapacitet vurderes og kontrolleres i overensstemmelse med stk. 2. og 3. Ved udbud med henblik på indkøb, der kræver opsætning eller installation, ydelse af tjenester og/eller udførelse af bygge- og anlægsarbejder vurderes denne kapacitet bl.a. under hensyn til de erhvervsdrivendes faglige viden, effektivitet, erfaring og pålidelighed.

2.   De erhvervsdrivendes tekniske og faglige kapacitet kan, afhængigt af arten, mængden eller omfanget og anvendelsen af de varer, tjenesteydelser eller bygge- og anlægsarbejder, der skal leveres eller udføres, dokumenteres ved følgende dokumenter:

a)	eksamens- og kvalifikationsbeviser for tjenesteyderen eller entreprenøren og/eller deres medarbejdere og især for den eller de personer, der er ansvarlige for udførelsen af tjenesteydelserne eller arbejdet

b)

forelæggelse af en liste over: i) de betydeligste tjenesteydelser eller leverancer, der er udført i løbet af de sidste tre år, med angivelse af beløb og tidspunkt samt den offentlige eller private modtager ii) de arbejder, der er udført i løbet af de sidste fem år, med angivelse af beløb, tidspunkt og sted. Listen over de væsentligste arbejdsopgaver, der er udført, skal ledsages af attester for tilfredsstillende udførelse, hvori det skal præciseres, om arbejderne er blevet udført fagligt korrekt og i overensstemmelse med kontraktvilkårene

c)	en beskrivelse af det tekniske udstyr, det værktøj og materiel, der er blevet anvendt til gennemførelse af en tjenesteydelseskontrakt eller en bygge- og anlægskontrakt

d)	en beskrivelse af det tekniske udstyr og de foranstaltninger, der gennemføres for at sikre kvaliteten af leverancer og tjenesteydelser, samt en beskrivelse af tjenesteyderens eller entreprenørens undersøgelses- og forskningsfaciliteter

e)	angivelse af de teknikere eller tekniske organer, tjenesteyderen eller entreprenøren disponerer over, især dem, der har ansvaret for kvalitetskontrollen, uanset om de hører til virksomheden eller ej

f)

for så vidt angår levering af varer: prøver, beskrivelser og/eller autentiske fotografier og/eller attester udstedt af officielle kvalitetskontrolinstitutter eller -tjenester, hvis kompetence er anerkendt, og som attesterer, at varerne er i overensstemmelse med gældende specifikationer eller standarder

g)	en erklæring om tjenesteyderens eller entreprenørens årlige gennemsnitlige antal beskæftigede og antallet af ledere, med tal for de sidste tre år

h)	angivelse af, hvor stor en del af kontrakten tjenesteyderen eller entreprenøren eventuelt agter at give i underentreprise

i)	angivelse, men udelukkende i relevante tilfælde, af de miljøstyringsforanstaltninger, som den erhvervsdrivende kan anvende ved udførelsen af kontrakten, når der er tale om offentlige bygge- og anlægskontrakter og offentlige tjenesteydelseskontrakter.

Hvis den i litra b), nr. i), nævnte modtager var agenturet, skal der fremlægges dokumentation for tjenesteydelserne eller leverancerne i form af attester udstedt eller medunderskrevet af den kompetente myndighed.

3.   Hvis de tjenesteydelser eller vareleverancer, der skal udføres, er komplekse, eller hvis de undtagelsesvis skal tjene et særligt formål, kan den tekniske og faglige kapacitet dokumenteres ved en kontrol foretaget af agenturet eller på dettes vegne af et kompetent officielt organ i det land, hvor tjenesteyderen eller leverandøren er etableret, med forbehold af dette organs samtykke. Denne kontrol vedrører tjenesteyderens tekniske kapacitet eller leverandørens produktionskapacitet og om nødvendigt hans undersøgelses- og forskningsfaciliteter og de foranstaltninger, han har truffet til kontrol af kvaliteten.

4.   Hvis agenturet kræver, at der skal fremlægges attester udstedt af uafhængige organer til attestering af den erhvervsdrivendes overholdelse af bestemte kvalitetsstandarder, henviser agenturet til kvalitetssikringssystemer, der bygger på de europæiske standarder på området og er certificeret af organer, som opfylder de europæiske standarder for certificering.

5.   Kræver agenturet forelæggelse af attester udstedt af uafhængige organer, hvorved det godtgøres, at den erhvervsdrivende opfylder visse miljøledelsesstandarder, henviser agenturet til fællesskabsordningen for miljøledelse og miljørevision (EMAS), som er fastsat i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 761/2001 (8) eller til miljøledelsesstandarder baseret på de relevante europæiske eller internationale standarder certificeret af organer i overensstemmelse med fællesskabslovgivningen eller de europæiske eller internationale standarder vedrørende certificering. Agenturet anerkender tilsvarende attester udstedt af organer, som er etableret i andre medlemsstater. De accepterer ligeledes andre former for dokumentation for tilsvarende miljøledelsesforanstaltninger, der forelægges af de erhvervsdrivende.

6.   Tjenesteyderen eller entreprenøren kan eventuelt og med henblik på en bestemt kontrakt fremlægge oplysninger om andre virksomhedsenheders kapacitet, uanset hvilken retlig forbindelse der består mellem den pågældende og disse enheder. Han skal i så fald over for agenturet bevise, at han råder over tilstrækkelige midler til kontraktens gennemførelse, f.eks. ved at påvise disse enheders forpligtelse til at stille disse midler til hans rådighed.

En sammenslutning af erhvervsdrivende som omhandlet i artikel 7, stk. 2, kan på de samme betingelser gøre brug af kapaciteterne hos medlemmerne af sammenslutningen eller af andre enheder.

Artikel 45

Bestemmelser og kriterier for ordretildeling

1.   Kontrakter kan tildeles på to forskellige måder, jf. dog artikel 10:

a)	enten efter den automatiske tildelingsprocedure, hvor ordren tildeles til det billigste bud blandt de bud, der er forskriftsmæssige og opfylder udbudsbetingelserne

b)	eller også vælges det økonomisk mest fordelagtige bud.

2.   Det økonomisk mest fordelagtige bud er det, der frembyder den bedste kombination af kvalitet og pris, under hensyntagen til kriterier, der er begrundet i aftalens genstand, som f.eks. pris, teknisk værdi, æstetiske og funktionelle kvaliteter, miljømæssige karakteristika, driftsomkostninger, leverings- eller færdiggørelsesfrist, kundeservice og teknisk assistance.

3.   Agenturet skal i udbudsbekendtgørelsen, i udbudsbetingelserne eller i det beskrivende dokument angive den relative vægtning af hvert af de kriterier, der anvendes ved bestemmelsen af det økonomisk mest fordelagtige bud. Denne vægtning kan angives som en ramme med et passende maksimalt udsving.

Den relative vægtning af priskriteriet i forhold til andre kriterier må ikke føre til, at priskriteriet neutraliseres ved ordretildelingen, uden at dette dog berører de tariffer, som institutionen har fastsat for vederlag for visse tjenesteydelser, såsom tjenesteydelser fra evalueringseksperter.

Hvis det i særlige undtagelsestilfælde ikke er teknisk muligt at foretage en sådan vægtning, f.eks. på grund af kontraktgenstanden, kan agenturet nøjes med at angive de anvendte kriterier i prioriteret rækkefølge.

4.   Hvad forsvarsrelaterede kontrakter angår vil det fundamentale kriterium for udvælgelse af kontrahenten være den økonomisk mest fordelagtige løsning for det pågældende krav, idet der bl.a. tages hensyn til omkostninger (både anskaffelses- og livscyklusomkostninger), teknisk overensstemmelse, kvalitetssikring og leveringsplan samt, hvor det er relevant, forsyningssikkerhed og den tilgang, der foreslås for udvælgelse af forsyningskilder for så vidt angår principperne for adfærdskodeksen for forsyningskæden.

Artikel 46

Anvendelse af elektronisk auktion

1.   Ved offentlige udbud, begrænsede udbud eller udbud med forhandling i de i artikel 32, stk. 1, litra a), omhandlede tilfælde kan agenturet beslutte, at der anvendes elektronisk auktion inden tildelingen af en offentlig kontrakt, jf. artikel 54 i direktiv 2004/18/EF, når kontraktspecifikationerne kan fastsættes nøjagtigt.

Elektronisk auktion kan anvendes på samme betingelser ved en fornyet konkurrence mellem parterne i en rammeaftale, jf. artikel 20 og ved udbud af kontrakter, der skal indgås inden for det dynamiske indkøbssystem, der er omhandlet i artikel 29.

Den elektroniske auktion vedrører enten priserne alene, når kontrakten tildeles på grundlag af den laveste pris eller priserne og/eller værdien af de elementer i buddene, der er anført i udbudsbetingelserne, når kontrakten tildeles på grundlag af det økonomisk mest fordelagtige bud.

2.   Hvis agenturet beslutter at anvende elektronisk auktion, anføres dette i udbudsbekendtgørelsen.

Udbudsbetingelserne indeholder blandt andet følgende oplysninger:

a)	de elementer, hvis værdier der holdes elektronisk auktion over, for så vidt disse elementer er kvantificerbare, således at de kan udtrykkes i tal eller procentdele

b)	de eventuelle grænser for de værdier, som kan fremlægges, således som de fremgår af specifikationer af kontraktens genstand

c)	de oplysninger, der vil blive stillet til tilbudsgivernes rådighed under den elektroniske auktion, og på hvilket tidspunkt de i givet fald stilles til rådighed

d)	de oplysninger, der er relevante for afholdelsen af den elektroniske auktion

e)	de betingelser, på hvilke tilbudsgiverne kan byde, og især den mindste forskel mellem tilbuddene, som i givet fald kræves

f)	de relevante oplysninger om det elektroniske udstyr, der anvendes, og om betingelser og tekniske specifikationer for tilslutning.

3.   Før agenturet afholder den elektroniske auktion, foretager det en første fuldstændig vurdering af tilbuddene efter de tildelingskriterier og den vægtning heraf, der er fastlagt.

Alle de bydende, der har afgivet antagelige tilbud, skal på en og samme tid opfordres elektronisk til at fremlægge nye priser og/eller nye værdier; opfordringen skal indeholde alle de oplysninger, der er relevante for den individuelle tilslutning til det anvendte elektroniske system, og præcisere datoen og begyndelsestidspunktet for auktionen. Den elektroniske auktion kan finde sted i flere på hinanden følgende faser. Elektronisk auktion må tidligst indledes to hverdage efter afsendelsen af opfordringen til at afgive bud.

4.   Når tildelingen sker på grundlag af det økonomisk mest fordelagtige bud, ledsages opfordringen af resultatet af den fulde vurdering af den berørte bydendes bud udført i overensstemmelse med den vægtning, der er omhandlet i artikel 45, stk. 3, første afsnit.

Opfordringen skal ligeledes indeholde den matematiske formel, der ved elektronisk auktion bestemmer den automatiske omklassificering på grundlag af de nye priser og/eller nye værdier. Denne formel indarbejder vægtningen af alle de kriterier, der er fastsat, med henblik på at afgøre, hvilket tilbud der er det økonomisk mest fordelagtige, således som angivet i udbudsbekendtgørelsen eller i udbudsbetingelserne; med henblik herpå skal eventuelle rammer for vægtningens udsving imidlertid forudgående udtrykkes ved en bestemt værdi.

Såfremt alternative bud er tilladt, skal en formel angives særskilt for hvert alternative bud.

5.   Under hver fase af en elektronisk auktion giver agenturet kontinuerligt og omgående alle tilbudsgiverne i det mindste de oplysninger, der giver dem mulighed for på et hvilket som helst tidspunkt at kende deres respektive klassificering. Agenturet kan ligeledes give andre oplysninger om andre afgivne priser eller værdier, hvis dette er angivet i udbudsbetingelserne. Agenturet kan ligeledes på et hvilket som helst tidspunkt give meddelelse om antallet af deltagere i auktionen. Agenturet må imidlertid under ingen omstændigheder give oplysning om tilbudsgivernes identitet under afviklingen af en elektronisk auktions forskellige faser.

6.   Agenturet afslutter den elektroniske auktion efter en eller flere af følgende fremgangsmåder:

a)	i opfordringen til at deltage i auktionen angiver agenturet den dato og det tidspunkt, der er fastsat på forhånd

b)

når agenturet ikke modtager flere nye priser eller nye værdier, der imødekommer kravene om mindste forskel i tilbuddene. I så fald præciserer agenturet i opfordringen til at deltage i auktionen den frist, det vil overholde fra modtagelsen af den sidst afgivne pris eller værdi, inden det afslutter den elektroniske auktion

c)	når det antal auktionsfaser, der er fastsat i opfordringen til at deltage i auktionen, er gennemført.

Når agenturet har besluttet, at den elektroniske auktion skal afsluttes i overensstemmelse med litra c), eventuelt kombineret med fremgangsmåden i litra b), indeholder opfordringen til at deltage i auktionen tidsplanen for hver auktionsfase.

7.   Efter afslutningen af den elektroniske auktion tildeler agenturet i overensstemmelse med artikel 45 kontrakten på baggrund af resultaterne af den elektroniske auktion.

Agenturet må ikke misbruge en elektronisk auktion eller anvende den på en måde, der kan forhindre, begrænse eller fordreje konkurrencen, eller på en måde, der kan ændre kontraktens genstand, således som den er udbudt ved offentliggørelsen af udbudsbekendtgørelsen og fastlagt i udbudsbetingelserne.

Artikel 47

Unormalt lave bud

1.   Hvis bud vedrørende en bestemt kontrakt forekommer at være unormalt lave, skal agenturet, inden den, alene på dette grundlag, afviser sådanne bud, skriftligt anmode om de oplysninger om de pågældende buds sammensætning, som den anser for relevante, og ved en kontradiktorisk procedure kontrollere buddets sammensætning under hensyntagen til de fremsatte begrundelser. Disse oplysninger kan bl.a. vedrøre overholdelsen af bestemmelser vedrørende jobbeskyttelse og arbejdsforhold i øvrigt, der gælder på det sted, hvor ydelsen skal leveres.

Agenturet kan bl.a. tage hensyn til begrundelser vedrørende:

a)	besparelser i forbindelse med produktionsmetoden, den måde tjenesteydelserne udføres på eller byggeprocessen

b)	de anvendte tekniske løsninger eller de usædvanlig gunstige betingelser, den bydende arbejder under

c)	buddets originalitet.

2.   Hvis agenturet fastslår, at et unormalt lavt bud skyldes ydelse af statsstøtte, kan den ikke afvise det pågældende bud med denne ene begrundelse, medmindre den bydende er ude af stand til — inden for en rimelig frist, som fastsættes af agenturet — at dokumentere, at der er tale om en støtte, hvis udbetaling er endelig, og som er ydet efter de procedurer og beslutninger, der er fastsat i fællesskabslovgivningen om statsstøtte.

Artikel 48

Frist for modtagelse af bud og ansøgninger om deltagelse

1.   Fristerne for modtagelse af bud og ansøgninger om deltagelse, fastsat i kalenderdage af agenturet, skal være tilstrækkeligt lange til, at de interesserede har rimelig tid til at udarbejde og afgive deres bud, idet der bl.a. skal tages hensyn til kontraktens kompleksitet og til, om det er nødvendigt at aflægge besøg på stedet eller på stedet konsultere dokumenter knyttet til udbudsbetingelserne.

2.   Ved offentlige udbud med henblik på kontrakter, hvis værdi er lig med eller overstiger de beløbsgrænser, der er fastsat i artikel 36, skal fristen for modtagelse af bud være mindst 52 dage regnet fra datoen for afsendelsen af udbudsbekendtgørelsen.

3.   Ved begrænsede udbud, herunder tilfælde med konkurrencepræget dialog som omhandlet i artikel 30 og i udbud med forhandling efter forudgående udbudsbekendtgørelse med henblik på kontrakter, hvis værdi er lig med eller overstiger de beløbsgrænser, der er fastsat i artikel 36, skal fristen for modtagelse af bud være mindst 37 dage regnet fra datoen for afsendelsen af opfordringen til at afgive bud.

Ved begrænsede udbud med henblik på kontrakter, hvis værdi er lig med eller overstiger de beløbsgrænser, der er fastsat i artikel 36, skal fristen for modtagelse af bud være mindst 40 dage regnet fra datoen for afsendelsen af opfordringen til at afgive bud.

For så vidt angår begrænset udbud og procedure med behandling efter indkaldelse af interessetilkendegivelse som omhandlet i artikel 33 skal fristen for modtagelse af bud være mindst 21 dage regnet fra datoen for afsendelsen af opfordringen til at afgive bud.

4.   Hvis agenturet i overensstemmelse med artikel 21, stk. 2, har fremsendt en forhåndsmeddelelse til offentliggørelse, eller hvis det selv offentliggør en forhåndsmeddelelse om sin køberprofil, kan fristen for modtagelse af bud som udgangspunkt forkortes til 36 dage men kan under ingen omstændigheder være på under 22 dage regnet fra datoen for afsendelsen af udbudsbekendtgørelsen eller opfordringen til at afgive bud.

Den forkortelse af fristen, der er omhandlet i første afsnit, er kun mulig, hvis forhåndsmeddelelsen opfylder følgende betingelser:

a)	Den indeholder alle de oplysninger, der kræves i udbudsbekendtgørelsen, i det omfang disse oplysninger foreligger ved offentliggørelsen af meddelelsen.

b)	Den er blevet sendt til offentliggørelse mindst 52 dage og højst 12 måneder inden afsendelsen af udbudsbekendtgørelsen.

5.   Fristerne for modtagelse af bud kan forkortes med fem dage, hvis der allerede fra det tidspunkt, hvor udbudsbekendtgørelsen eller indkaldelsen af interessetilkendegivelser offentliggøres, er fri og direkte elektronisk adgang til hele udbudsmaterialet.

Artikel 49

Frister for adgang til udbudsdokumenterne

1.   Forudsat at der er anmodet herom i god tid inden udløbet af fristen for afgivelse af bud, sendes udbudsbetingelser eller de beskrivende dokumenter, jf. proceduren i artikel 30, senest seks kalenderdage efter, at der er modtaget anmodning herom, til alle erhvervsdrivende, der har anmodet om udbudsbetingelserne eller tilkendegivet, at de ønsker at deltage i dialogen eller afgive et bud, jf. stk. 4. Agenturet er ikke forpligtet til at svare på anmodninger om dokumenter, som er indgivet mindre end fem arbejdsdage inden udløbet af fristen for afgivelse af bud.

2.   Forudsat at der er anmodet herom i god tid inden udløbet af fristen for afgivelse af bud eller ansøgninger om deltagelse, sendes de supplerende oplysninger om indkaldelsen af tilbud eller ansøgninger om at deltage på en og samme tid til alle de erhvervsdrivende, der senest seks dage inden den relevante frist har udvist interesse for at deltage i proceduren eller — for anmodninger om oplysninger, der er modtaget mindre end otte kalenderdage inden fristen — snarest muligt efter modtagelsen af anmodningen. Agenturet er ikke forpligtet til at svare på anmodninger om supplerende oplysninger, som er indgivet mindre end fem arbejdsdage inden udløbet af den relevante frist.

3.   Hvis udbudsbetingelserne og de supplerende dokumenter eller oplysninger — uanset af hvilken grund — ikke kan fremsendes inden for de i stk. 1 og 2 fastsatte frister, eller hvis der kun kan afgives bud efter besigtigelse på stedet eller efter gennemsyn på stedet af bilagsmateriale til udbudsbetingelserne, skal de frister for modtagelse af bud, der er omhandlet i artikel 48, forlænges, så samtlige erhvervsdrivende kan få kendskab til alle oplysninger, der er nødvendige for udarbejdelsen af buddene. En sådan forlængelse offentliggøres på passende måde, efter bestemmelserne i artikel 21-24.

4.   Ved offentlige udbud, herunder i dynamiske indkøbssystemer som omhandlet i artikel 29, finder stk. 1 ikke anvendelse, hvis der er fri, fuld og direkte elektronisk adgang til alle udbudsdokumenterne og de supplerende dokumenter. I så fald skal den udbudsbekendtgørelse, der er omhandlet i artikel 21, stk. 3, angive den internetadresse, der giver adgang til disse dokumenter.

Samtidig har alle erhvervsdrivende, der har anmodet om udbudsbetingelserne eller tilkendegivet, at de ønsker at afgive bud, fri og direkte adgang til samtlige supplerende dokumenter og oplysninger, så snart disse foreligger.

Artikel 50

Frister i hastetilfælde

1.   Når det i behørigt begrundede hastetilfælde er umuligt at overholde de frister, der er omhandlet i artikel 48, stk. 3, for begrænset udbud og procedure med forhandling, når der offentliggøres en udbudsbekendtgørelse, samt for proceduren med forhandling uden offentliggørelse for forsvarsrelaterede kontrakter, kan agenturet fastsætte følgende frister angivet i kalenderdage:

a)	For modtagelse af ansøgninger om deltagelse kan fristen ikke være mindre end 15 dage regnet fra datoen for afsendelsen af udbudsbekendtgørelsen eller ti dage, hvis bekendtgørelsen sendes elektronisk til Kontoret for De Europæiske Fællesskabers Officielle Publikationer.

b)	For modtagelse af bud kan fristen ikke være mindre end ti dage regnet fra datoen for opfordringen til at afgive bud.

2.   I forbindelse med begrænsede udbud og hasteprocedurer med forhandling meddeles eventuelle supplerende oplysninger om udbudsbetingelserne alle ansøgere eller bydende senest fire kalenderdage inden udløbet af den frist, der er fastsat for modtagelse af bud, forudsat at der er anmodet om oplysningerne rettidigt.

Artikel 51

Bestemmelser om kommunikation

1.   Reglerne for afgivelse af bud og ansøgninger om deltagelse fastlægges af agenturet, som kan vælge én kommunikationsform. Bud og ansøgninger om deltagelse kan indgives pr. brev eller sendes elektronisk. Desuden kan ansøgninger om deltagelse sendes pr. fax. Ansøgninger om deltagelse, der indgives pr. fax eller elektronisk, skal bekræftes pr. brev afsendt inden udløbet af de frister, der er omhandlet i artikel 48.

De valgte kommunikationsmidler skal være ikke-diskriminerende og må ikke begrænse de erhvervsdrivendes adgang til tildelingsproceduren.

Det valgte kommunikationsmiddel skal gøre det muligt at sikre, at følgende betingelser er opfyldt:

a)	at hvert bud indeholder alle de oplysninger, der er nødvendige for at vurdere det

b)	at dataintegriteten sikres

c)	at buddenes fortrolighed bevares, og at agenturet først får kendskab til buddenes indhold efter udløbet af den frist, der er fastsat for afgivelse af bud.

Agenturet kan kræve, at bud, der er sendt elektronisk, forsynes med en avanceret elektronisk signatur, jf. Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 1999/93/EF (9).

2.   Når agenturet tillader elektronisk indgivelse af bud og ansøgninger om deltagelse, skal de anvendte redskaber og deres tekniske karakteristika være ikke-diskriminerende, almindeligt tilgængelige og kompatible med almindeligt anvendte produkter inden for informations- og kommunikationsteknologi. Oplysninger vedrørende de specifikationer, der er nødvendige for indgivelse af bud og ansøgninger om deltagelse, herunder kryptering, stilles til rådighed for de bydende eller ansøgerne.

Endvidere skal systemer til modtagelse af bud og ansøgninger om deltagelse være i overensstemmelse med kravene i bilag X til direktiv 2004/18/EF.

3.   Når buddene eller ansøgningerne indgives pr. brev, kan ansøgerne eller de bydende indgive deres bud eller ansøgning om deltagelse:

a)	enten pr. anbefalet brev, i hvilket tilfælde den relevante dato er datoen for agenturets faktiske modtagelse (inden for normal kontortid) af det anbefalede brev, eller

b)

ved aflevering på agenturets adresse, enten direkte eller gennem ansøgeren eller den bydendes befuldmægtigede, herunder kurertjeneste, i hvilket tilfælde agenturet angiver, hvilken tjeneste ansøgningerne om deltagelse eller buddene skal afleveres til mod dateret og underskrevet kvittering, og at den relevante dato er datoen for agenturets faktiske modtagelse (inden for normal kontortid) af ansøgningerne eller buddene.

4.   For at sikre fortroligheden og undgå problemer i de tilfælde, hvor bud sendes pr. brev, skal udbudsbekendtgørelsen indeholde følgende passus:

Artikel 52

Åbning af bud og ansøgninger om deltagelse

1.   Alle ansøgninger om deltagelse og bud, der overholder bestemmelserne i artikel 51, stk. 1 og 2, åbnes.

2.   For alle kontrakter, hvis værdi ligger over 60 000 EUR, udpeger den kompetente anvisningsberettigede et særligt udvalg til at åbne buddene.

Det udvalg, der åbner buddene, skal bestå af mindst tre personer, der repræsenterer mindst to organisatoriske afdelinger i agenturet, som ikke er hierarkisk forbundne med hinanden, hvoraf mindst én ikke hører ind under den kompetente anvisningsberettigede. Disse personer skal undgå enhver interessekonflikt.

3.   Hvis ansøgningerne om deltagelse eller buddene sendes pr. brev eller med kurertjeneste eller afleveres på adressen, skal et eller flere medlemmer af udvalget parafere de dokumenter, der beviser hvornår (dato og klokkeslæt) hvert enkelt bud er modtaget.

Desuden paraferer de:

a)	enten hver side i hvert enkelt bud, eller

b)	omslaget og siderne i den finansielle oversigt, der er vedlagt hvert bud. En tjeneste, der er uafhængig af den anvisningsberettigede tjeneste, sikrer det originale buds integritet ved anvendelse af enhver egnet teknik.

Ved ordretildeling i overensstemmelse med artikel 45, stk. 1, litra a), bekendtgøres prisen i de bud, der opfylder betingelserne.

Udvalgets medlemmer underskriver protokollen om åbning af buddene, og i protokollen angives det, hvilke bud der opfylder henholdsvis ikke opfylder betingelserne, og der gives en begrundelse for de tilfælde, hvor et bud afvises, fordi det ikke opfylder betingelserne med hensyn til aflevering af bud som omhandlet i artikel 51.

Artikel 53

Bedømmelsesudvalg for bud og ansøgninger om deltagelse

1.   Alle ansøgninger om deltagelse og bud, der erklæres forskriftsmæssige, vurderes og rangordnes af et bedømmelsesudvalg, som er nedsat for hver af de to etaper, på grundlag af henholdsvis udelukkelses- og udvælgelseskriterier og tildelingskriterier, der er meddelt på forhånd.

Bedømmelsesudvalget udpeges af den kompetente anvisningsberettigede og skal afgive rådgivende udtalelse om alle kontrakter, hvis værdi ligger over den beløbsgrænse, der er omhandlet i artikel 34, stk. 2.

2.   Bedømmelsesudvalget skal bestå af mindst tre personer, der repræsenterer mindst to organisatoriske afdelinger i agenturet, som ikke er hierarkisk forbundne med hinanden, hvoraf mindst én ikke hører ind under den kompetente anvisningsberettigede. Disse personer skal undgå enhver interessekonflikt. Bedømmelsesudvalget kan bestå af de samme medlemmer som det udvalg, der åbner buddene.

Den kompetente anvisningsberettigede kan beslutte at lade udvalget bistå af eksterne eksperter. Den kompetente anvisningsberettigede sikrer sig, at disse eksperter ikke har nogen interessekonflikter.

3.   Ansøgninger om deltagelse og bud afvises, hvis de ikke indeholder de hovedelementer, der kræves i henhold til udbudsdokumenterne, eller ikke opfylder de særlige krav for det pågældende udbud, der er fastsat heri.

Bedømmelsesudvalget eller agenturet kan imidlertid anmode ansøgeren eller den bydende om at supplere eller præcisere den forelagte dokumentation vedrørende udelukkelses- og udvælgelseskriterierne, inden for en frist, som det fastsætter.

4.   I tilfælde af unormalt lave bud som omhandlet i artikel 47 udbeder bedømmelsesudvalget sig nærmere oplysninger om buddets sammensætning.

Artikel 54

Artikel 296 i EF-traktaten

Nærværende finansielle bestemmelser vedrører ikke gældende foranstaltninger truffet af medlemsstaterne i henhold til artikel 296 i traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab eller i henhold til artikel 10 og 14 i direktiv 2004/18/EF.

KAPITEL 3

REGLER OM FINANSIELLE BIDRAG FRA DET OPERATIONELLE BUDGET

Artikel 55

Anvendelsesområde

1.   Agenturet kan over sit operationelle budget bidrage til projekter, som skal medvirke til at nå et mål, der indgår i agenturets årlige arbejdsprogram, som udvikles og samfinansieres af private eller offentlige enheder i en deltagende medlemsstat eller i samarbejde med en anden europæisk institution eller international organisation.

2.   Styringskomitéen træffer afgørelse om det beløb, der kan anvendes som finansielt bidrag over det operationelle budget. Hvert projekt kan kun opnå ét finansielt bidrag fra agenturet.

3.   De finansielle bidrag fra agenturet skal være omfattet af en skriftlig aftale med modtageren.

4.   Der ydes finansielle bidrag efter indkaldelse af forslag, undtagen når Europa-Kommissionen eller en anden europæisk eller international organisation eller organ har indgået en aftale med en bestemt erhvervsdrivende inden for sikkerheds- eller forsvarsforskning, og det er hensigtsmæssigt for agenturet at yde et finansielt bidrag til den samme erhvervsdrivende.

5.   Der kan kun ydes finansielt bidrag til et allerede påbegyndt projekt i tilfælde, hvor ansøgeren kan dokumentere, at det var nødvendigt at igangsætte projektet, inden aftalen blev undertegnet. I disse tilfælde må tilskudsberettigede udgifter dog ikke ligge forud for datoen for indgivelsen af ansøgningen om finansielt bidrag, undtagen i behørigt begrundede undtagelsestilfælde. Der kan ikke ydes finansielle bidrag med tilbagevirkende kraft til allerede afsluttede projekter.

6.   Finansielle bidrag må ikke finansiere samtlige omkostninger i forbindelse med projektet. Projektet skal indebære samfinansiering. Modtageren skal dokumentere omfanget af den samfinansiering, der er ydet, enten i form af egne indtægter eller i form af finansielle overførsler fra tredjemand. Den anvisningsberettigede kan i særlige, velbegrundede tilfælde godkende samfinansiering i form af naturalydelser. I dette tilfælde må værdiansættelsen af ydelserne ikke overstige de faktiske omkostninger dokumenteret ved regnskabsbilag.

7.   Et finansielt bidrag må ikke have til formål eller bevirke, at de samlede indtægter overstiger omkostningerne ved det pågældende projekt, opgjort på det tidspunkt, hvor der fremsættes anmodning om den endelige betaling af det finansielle bidrag til et projekt.

8.   Følgende bestemmelser finder tilsvarende anvendelse på proceduren for ydelse af finansielt bidrag og undertegnelse af aftalen med modtageren: artikel 2, stk. 1, artikel 7, 9, 10, 12, 15, 16, 17, 18, 19, 22, 40, 41, 42, 43, 44, 48, 50, 51, 52 og 53, når den ordning, der skal anvendes for de finansielle bidrag, i givet fald er ordningen for forsvarsrelaterede kontrakter.

Artikel 56

Bedømmelse af forslag

1.   Forslagene bedømmes på grundlag af udvælgelses- og tildelingskriterier, der er meddelt på forhånd og offentliggjort i indkaldelsen af forslag af et dertil nedsat bedømmelsesudvalg for at afgøre, hvilke forslag der kan finansieres.

2.   Udvælgelseskriterierne, der offentliggøres sammen med indkaldelsen af forslag, gør det muligt at vurdere ansøgerens finansielle og tekniske kapacitet til at gennemføre det foreslåede projekt. Ansøgeren skal råde over stabile finansieringskilder, som er tilstrækkelige til, at han kan opretholde sine aktiviteter i hele den periode, hvor projektet gennemføres, eller i hele det regnskabsår, hvortil der ydes finansielt bidrag, og til, at han kan deltage i finansieringen heraf. Ansøgeren skal råde over de faglige kompetencer og kvalifikationer, der er nødvendige, for at han kan fuldføre det foreslåede projekt.

3.   Tildelingskriterierne udformes således, at de gør det muligt at yde finansielle bidrag til de projekter, der maksimerer den samlede effektivitet af agenturets årlige arbejdsprogram, som de sikrer gennemførelsen af. Kriterierne defineres desuden på en sådan måde, at de sikrer en forsvarlig forvaltning af agenturets midler, og på en sådan måde, at det senere er muligt at evaluere dem.

4.   Når bedømmelsen er afsluttet, udvælger den kompetente anvisningsberettigede modtageren og fastsætter det finansielle bidrag på grundlag af bedømmelsen.

Artikel 57

Indholdet af indkaldelser af forslag

1.   Indkaldelserne af forslag skal beskrive:

a)	de mål, der forfølges

b)	kriterierne for støtteberettigelse, udvælgelse og ydelse samt den relevante dokumentation

c)	de nærmere regler for den finansiering, som agenturet yder

d)	de nærmere regler og sidste frist for indgivelse af forslag, den dato, hvor projekterne kan igangsættes, og den dato, hvor tildelingsproceduren forventes afsluttet.

2.   Indkaldelserne af forslag offentliggøres på Det Europæiske Forsvarsagenturs hjemmeside på internettet og eventuelt via ethvert andet passende medium, herunder Den Europæiske Unions Tidende, for at nå ud til den bredest mulige kreds af potentielle modtagere.

Artikel 58

Ansøgning om finansielt bidrag

1.   Ansøgningen indgives på den angivne måde og i overensstemmelse med de kriterier, der er fastsat i indkaldelsen af forslag.

2.   Ansøgningen skal godtgøre ansøgerens status som juridisk person samt hans finansielle og tekniske kapacitet til at gennemføre det foreslåede projekt. Med det formål anmoder den anvisningsberettigede potentielle modtagere om en erklæring på tro og love. Desuden vedlægges ansøgningen driftsregnskabet, balancen for det seneste afsluttede regnskabsår og enhver anden form for dokumentation, som der anmodes om i indkaldelsen af forslag, og som afhænger af udfaldet af den analyse af forvaltningsrisiciene, som den kompetente anvisningsberettigede udarbejder.

3.   Projektets budget eller det driftsbudget, der vedlægges ansøgningen, skal udvise ligevægt mellem udgifter og indtægter og klart angive de omkostninger, der er berettigede til finansiering over agenturets budget.

4.   Hvis et finansielt bidrag er på over 25 000 EUR, skal ansøgningen ledsages af en ekstern revisionsrapport udarbejdet af en autoriseret revisor. Heri godkendes regnskabet for det seneste disponible regnskabsår, og der gives en vurdering af ansøgerens finansielle levedygtighed. Dette stykke finder kun anvendelse i forbindelse med den første ansøgning, som en bestemt modtager indgiver til en anvisningsberettiget i løbet af ét og samme regnskabsår. Den kompetente anvisningsberettigede kan på grundlag af en analyse af forvaltningsrisiciene fritage følgende modtagere fra denne forpligtelse: offentlige organer og EU-institutioner eller internationale organisationer.

5.   Ansøgeren skal angive, hvilke andre finansieringskilder og tilskudsbeløb den pågældende nyder godt af eller har ansøgt om i samme regnskabsår til dækning af det samme eller andre projekter eller til dækning af sine løbende aktiviteter.

Artikel 59

De bestemmelser, der skal være indeholdt i aftaler om finansielt bidrag

I aftalen om finansielt bidrag fastsættes bl.a.:

a)	aftalens genstand

b)	hvem modtageren er

c)	aftalens løbetid, dvs.: i) datoen for dens ikrafttræden og udløb ii) begyndelsesdatoen og projektets varighed

d)	det maksimale finansielle bidrag, og

e)	en detaljeret beskrivelse af projektet

f)

de generelle betingelser, der gælder for alle aftaler af samme type, og som navnlig omfatter intellektuelle ejendomsrettigheder, fastsættelse af den lovgivning aftalen er undergivet, og af den domstol, der er kompetent i tilfælde af tvist, modtagerens accept af den kontrol, der udføres af Det Europæiske Forsvarsagentur og dets revisorer, samt regler om efterfølgende offentliggørelse som omhandlet i artikel 3

g)	det anslåede finansielle bidrag og en specificering af de støtteberettigede omkostninger ved projektet

h)	udbetalingstempoet under hensynstagen til de økonomiske risici, projektets varighed og gennemførelsesgrad samt de udgifter, modtageren har afholdt

i)	modtagerens forpligtelser, bl.a. vedrørende forsvarlig økonomisk forvaltning og aflæggelse af rapporter om aktiviteter og økonomisk forvaltning

j)	nærmere regler og frister for Det Europæiske Forsvarsagenturs godkendelse af sådanne rapporter og udbetaling af midler

k)	bestemmelser om, at Det Europæiske Forsvarsagentur og dets revisorer har beføjelse til at foretage kontrol af dokumenter og på stedet af alle kontrahenter og underleverandører, der har modtaget midler fra agenturet.

Artikel 60

Dokumentation i forbindelse med betalingsanmodninger

1.   For hvert finansielt bidrag, hvor der er sket en opdeling af finansieringen, forudsætter hver ny udbetaling, at mindst 70 % af den foregående forfinansiering er udnyttet. Ved anmodning om en ny udbetaling aflægger modtageren regnskab over de udgifter, han har afholdt.

2.   Modtageren erklærer på tro og love, at oplysningerne i hans betalingsanmodninger er fuldstændige, troværdige og retvisende. Han erklærer også, at de afholdte omkostninger kan betragtes som støtteberettigede i overensstemmelse med aftalen om finansielt bidrag, og at betalingsanmodningerne er underbygget af passende bilag, som kan kontrolleres.

3.   I forbindelse med enhver udbetaling kan den kompetente anvisningsberettigede på grundlag af sin risikoanalyse kræve en ekstern revision af årsregnskabet og de tilgrundliggende regnskaber, udført af en autoriseret revisor. Revisionsrapporten vedlægges betalingsanmodningen vedrørende et finansielt bidrag til et projekt eller vedrørende et driftstilskud. Formålet er at attestere, at de omkostninger, som modtageren har opført i det årsregnskab, som betalingsanmodningen støttes på, er reelle, nøjagtige og støtteberettigede i overensstemmelse med aftalen om finansielt bidrag.

Den kompetente anvisningsberettigede kan desuden på grundlag af sin risikoanalyse fritage offentlige organer og andre EU-institutioner samt internationale organisationer fra kravet om en ekstern revision.

4.   Det finansielle bidrag bliver først endeligt, når institutionen har godkendt de endelige rapporter og regnskaber, uden at dette dog begrænser institutionens mulighed for senere at gennemføre kontrol.

---

(1)  EUT L 134 af 30.4.2004, s. 114. Ændret ved Rådets direktiv 2006/97/EF (EUT L 363 af 20.12.2006, s. 107).

(2)  EFT L 340 af 16.12.2002, s. 1.

(3)  EFT L 101 af 11.4.2001, s. 1. Senest ændret ved afgørelse 2007/438/EF (EUT L 164 af 26.6.2007, s. 24).

(4)  EFT C 316 af 27.11.1995, s. 48.

(5)  EFT C 195 af 25.6.1997, s. 1.

(6)  EFT L 351 af 29.12.1998, s. 1.

(7)  EFT L 166 af 28.6.1991, s. 77. Ændret ved Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2001/97/EF (EFT L 344 af 28.12.2001, s. 76).

(8)  EFT L 114 af 24.4.2001, s. 1.

(9)  EFT L 13 af 19.1.2000, s. 12.