EUR-Lex Access to European Union law
This document is an excerpt from the EUR-Lex website
Document 52013DC0453
COMMUNICATION FROM THE COMMISSION TO THE EUROPEAN PARLIAMENT, THE COUNCIL, THE EUROPEAN ECONOMIC AND SOCIAL COMMITTEE AND THE COMMITTEE OF THE REGIONS End-to-end e-procurement to modernise public administration
MEDDELELSE FRA KOMMISSIONEN TIL EUROPA-PARLAMENTET, RÅDET, DET EUROPÆISKE ØKONOMISKE OG SOCIALE UDVALG OG REGIONSUDVALGET Ende-til-ende e-indkøb med henblik på en modernisering af den offentlige administration
MEDDELELSE FRA KOMMISSIONEN TIL EUROPA-PARLAMENTET, RÅDET, DET EUROPÆISKE ØKONOMISKE OG SOCIALE UDVALG OG REGIONSUDVALGET Ende-til-ende e-indkøb med henblik på en modernisering af den offentlige administration
/* COM/2013/0453 final */
MEDDELELSE FRA KOMMISSIONEN TIL EUROPA-PARLAMENTET, RÅDET, DET EUROPÆISKE ØKONOMISKE OG SOCIALE UDVALG OG REGIONSUDVALGET Ende-til-ende e-indkøb med henblik på en modernisering af den offentlige administration /* COM/2013/0453 final */
1. Indledning I denne meddelelse gøres der rede for, hvor
langt man er kommet med gennemførelsen af "ende-til-ende e-indkøb"[1] (fra den elektroniske
offentliggørelse af meddelelser til elektronisk betaling) i Unionen, jf.
meddelelsen fra 2012 om "En strategi for offentlige e-indkøb"[2]. Meddelelsen indeholder
foranstaltninger, som bør træffes af Unionen og af medlemsstaterne for at kunne
gennemføre overgangen til ende-til-ende e-indkøb. Forvaltningen af offentlige indkøb er af stor
politisk betydning i den nuværende kontekst, hvor der sker en finanspolitisk
konsolidering. Da de offentlige udgifter for varer, arbejde og tjenesteydelser
udgør 19 % af EU's BNP[3],
kan en mere effektiv forvaltning heraf bidrage betydeligt til at forbedre den generelle
effektivitet i forbindelse med de offentlige udgifter. Den nuværende krise
giver medlemsstaterne mulighed for yderligere at foretage strukturelle
ændringer i deres administration med det formål at reducere andelen af de
offentlige udgifter i deres BNP, samtidig med at der suppleres med opsparede
ressourcer, der investeres i vækstforøgende politikker. Verdensbanken
skønner, at e-indkøb kan medføre besparelser fra 6 til 13,5 % af de
samlede offentlige udgifter til indkøb[4]. En effektiv offentlig administration er en
central del i forbindelse med EU-økonomiens konkurrenceevne.
Moderniseringen af den offentlige administration blev udpeget som et af de fem
prioriterede områder i Kommissionens årlige vækstundersøgelse for 2012 og 2013[5]. Både reformen af offentlige
indkøb, digitaliseringen af den offentlige administration, nedbringelsen af den
administrative byrde og den øgede transparens bidrager alt sammen til mere
vækst. Overgangen til "ende-til-ende
e-indkøb" kan medføre betydelige besparelser, lette den strukturelle
nytænkning inden for visse områder af den offentlige administration og bidrage
til mere vækst ved at åbne det indre marked og ved at fremme innovation og
forenkling. Den kan også lette de små og mellemstore virksomheders deltagelse i
offentlige indkøb ved at reducere den administrative byrde, ved at øge
transparensen i forbindelse med forretningsmuligheder og ved at sænke
omkostningerne for deltagelse. Ende-til-ende e-indkøb handler ikke om at
gennemføre et it-projekt, som bare er en kopi af papirbaserede processer; det
er en mulighed for fundamentalt at underkaste den offentlige administrations
opbygning en nytænkning. Ende-til-ende e-indkøb spiller derfor en klar rolle
i forbindelse med ovennævnte prioriterede områder og kan bidrage til målene i Europa-2020-strategien
om bæredygtig vækst. For at kunne drage fordel af e-indkøb[6] og som led i moderniseringen af
de lovgivningsmæssige rammer for offentlige indkøb[7] foreslog Kommissionen i
slutningen af 2011 at gøre faserne med e-bekendtgørelse[8], e-adgang til dokumenter om
indkøb[9]
og e-indgivelse[10]
for obligatoriske. Kommissionen har nu vedtaget et forslag, der sigter mod at
digitalisere endnu en fase af indkøbsprocessen, nemlig e-fakturering. Dette
forslag, der var planlagt i akten for det indre marked II fra 2012 har til
formål at opnå en overgang til alle offentlige køberes obligatoriske accept af
e-fakturering inden for en frist, der ligger så tæt som muligt på e-indkøbet.
Det vil maksimere fordelene for EU's økonomi og gøre det muligt for europæiske
virksomheder og ordregivende myndigheder fuldt ud at drage fordel af det
digitaliserede indre marked. Moderniseringen
af de lovgivningsmæssige rammer for offentlige indkøb og forslaget om e-fakturering
beskæftiger sig med de vigtigste elementer i forbindelse med digitaliseringen
af offentlige indkøb. E-betaling er i vid udstrækning allerede behandlet i
lovgivningen om det fælleseuropæiske betalingsområde (SEPA), hvorimod
e-ordreafgivelse afhænger af gennemførelsen af e-kataloger, som er indeholdt i
lovforslaget om offentlige indkøb. Den tilbageværende proces (e-arkivering)
afhænger af e-fakturering, hvilket bekræfter behovet for at tage sig af
sidstnævnte først. Derfor planlægger Kommissionen på dette stade ikke lovforslag
om en digitalisering af den resterende proces, selv om det endelige mål er, at
hele indkøbsprocessen gøres elektronisk fra e-bekendtgørelse til e-betaling. Kommissionen
vil imidlertid holde øje med den fremtidige udvikling inden for disse områder
og kan beslutte at træffe foranstaltninger, hvis den anser det for nyttigt
eller nødvendigt. Medlemsstaterne spiller den centrale rolle med hensyn til at gennemføre
ende-til-ende e-indkøb, da de er nødt til at etablere realiserbare strategier
til forvaltning af overgangen. De fleste strategier, som allerede er blevet
etableret, indeholder ingen handlingsplaner for driftsmæssige anliggender. Af
de 22 medlemsstater, som har udarbejdet strategier for e-indkøb, har kun 8
fastsat mål for indførelsen af e-indkøb. 2. ende-til-ende e-indkøb som et
middel til modernisering af den offentlige administration Medlemsstaterne bør gribe muligheden for at
gennemføre ende-til-ende e-indkøb for at forbedre den måde, hvorpå de
offentlige indkøb gennemføres, og, hvad der er vigtigere, for grundlæggende at
modernisere den måde, som deres offentlige administrationer fungerer på. For at
opnå den størst mulige fordel er det nødvendigt at anlægge en strategisk og holistisk
tilgang og fastsætte den mest hensigtsmæssige politik og de lovgivningsmæssige
rammer og sikre styring og koordinering. For eksempel skal de politiske valg
træffes således, at de sikrer en nem adgang til offentlige indkøb for
virksomhederne. Det kan opnås ved at offentliggøre alle nationale offentlige
indkøb på et websted eller ved at etablere flere websteder, som udveksler
oplysninger. Ende-til-ende e-indkøb gør det muligt at
nyplanlægge hele indkøbsproceduren, hvilket vil kunne påvirke graden af
(de)centralisering af de offentlige indkøb i medlemsstaterne[11]. Ende-til-ende e-indkøb kan generelt forbedre
den administrative effektivitet ved at begrænse varigheden fra køb til
betaling, ved at reducere den administrative byrde og ved at forbedre
kontrollen. Det kan atter reducere muligheden for korruption og skattesvig, øge
datasikkerheden og nedbringe antallet af tvister[12]. Det centrale indkøbsorgan i
Lombardia vurderede i 2009, at indførelsen af e-indkøb bragte varigheden af
indkøbsprocedurerne ned med 26 % og varigheden af tvister ned med
88 %. Desuden letter digitaliseringen tilsynet med
offentlige indkøb og derigennem en betydelig del af de offentlige udgifter. I
Portugal er det muligt gennem portalen for offentlige indkøb "Base"[13] at føre tilsyn med udgifterne
i forbindelse med offentlige indkøb og mængden og udarbejdelsen af statistikker
over de forskellige former for indkøb og de virksomheder, der vinder et udbud
osv. Ende-til-ende e-indkøb kan også have
afsmittende virkninger og forårsage en mere omfattende digitalisering af myndighedernes
tjenester, hvilket resulterer i mere effektive borger- og forretningsvenlige
offentlige tjenester. Det kan også stimulere fornyelse og bidrage til at opnå
målene i den digitale dagsorden for Europa[14]
og handlingsplanen for e-forvaltning 2011-2015[15]. Indførelsen af e-fakturering kan bidrage til fuldautomatiseringen
af andre processer efter udbudstildelingen gennem afsmittende virkninger, som
f.eks. e-ordregivelse, e-betalinger og e-arkivering. Endvidere kan
e-certifikater[16]
etableres som en digital "kvikskranke" for alle certifikater, der
anmodes om i forbindelse med offentlige indkøb. De ordregivende myndigheder vil
ikke længere have behov for at anmode om dokumenter fra virksomheder, da disse
er tilgængelige online. Disse e-certifikater kan anvendes af andre offentlige
administrationer end de ordregivende myndigheder, hvilket betyder forenkling og
reducerer den administrative byrde. I Italien vurderes et sådant system at
kunne medføre besparelser på op til 1,2 mia. EUR pr. år for virksomhederne[17]. Anvendelsen af e-certifikater
hos UGAP, der er et fransk centralt indkøbsorgan, reducerede de administrative
omkostninger med 35 %, og tildelingsprocessen blev reduceret med 10 dage. En række lande er allerede begyndt at
gennemføre ende-til-ende indkøb. Der kan opnås større fordele, hvis man kan
undgå koeksistensen af parallelle systemer (elektronisk og i papirform). 3. Ende-til-ende e-indkøb som et
middel til at øge de små og mellemstore virksomheders deltagelse i offentlige
indkøb Et flertal af de små og mellemstore
virksomheder er sådant udstyret, at de kan anvende ende-til-ende indkøb,
hvilket gør det muligt for disse at drage fordel af anvendelsen. I henhold til
Eurostat-tal fra 2013[18]
var det i 2012 kun 4,6 % af de små og mellemstore virksomheder, der ikke havde
adgang til internettet. E-fakturering kan især reducere omkostningerne
og gøre det mindre komplekst at sende fakturaer; det kan også begrænse fejl via
automatisering, og det forenkler revision og skatteinddrivelse. Sidstnævnte
reducerer atter den administrative byrde for virksomhederne, som vejer tungt på
de små og mellemstore virksomheder. En række studier viser, at de små og
mellemstore virksomheder synes, at e-indkøb er en fordel[19]. Positive aspekter, som de små og mellemstore virksomheder har
omtalt, omfatter hurtigere adgang til en større mængde udbudsmuligheder og
proceduremæssig forenkling. Erfaringen fra de lande, hvor e-indkøb er almindelig
praksis (f.eks. Portugal og Irland) er generelt positiv. I Sydkorea øgedes
andelen af små og mellemstore virksomheder inden for offentlige indkøb med
20 % mellem 2003 (da der blev indført e-indkøb) og 2010. På trods af disse automatiske fordele bør der
træffes foranstaltninger på EU-plan, på nationalt og regionalt plan for at
lette adgangen for de små og mellemstore virksomheder til ende-til-ende e-indkøb
(jf. afsnit 5). Især bør medlemsstaterne fremme e-fakturering, der har lave
omkostninger og er let at anvende, og e-indkøbstjenester for at minimisere
potentielle omkostninger og reducere kompleksiteten. 4. Begrænset anvendelse af
ende-til-ende e-indkøb, men hurtig vækst 4.1. Den
aktuelle situation vedrørende e-fakturering Da fordelene ved e-fakturering bliver mere og
mere anerkendte, har en række medlemsstater truffet initiativer til at indføre
det. E-fakturering inden for offentlige indkøb er i øjeblikket obligatorisk i
en vis udstrækning i Danmark, Sverige og Finland og vil blive obligatorisk i
Østrig (på forbundsstatsplan) og i Italien fra 2014. Nederlandene har udviklet
en portal (Digipoort), hvor e-fakturaer kan sendes til centraladministrationen,
og der træffes i øjeblikket skridt til at medtage regionale og lokale organer. I
Frankrig og i Tjekkiet kan myndighederne beslutte at tillade e-fakturaer, hvis
de ønsker det. Andre lande, f.eks. Spanien, Belgien, Irland og Tyskland, tager
også skridt til en mere udbredt anvendelse af e-fakturering inden for
offentlige indkøb. På trods af disse bestræbelser er indførelsen
af e-fakturering inden for offentlige indkøb stadig begrænset i Unionen. Ifølge
oplysninger fra Eurostat anvender kun 12 % af virksomhederne den
elektroniske måde, når de sender fakturaer til eller modtager fakturaer fra
offentlige myndigheder. Ifølge en anden kilde tyder det på, at e-fakturering i
Europa tegner sig for kun 4-15 % af alle udvekslede fakturaer. Virksomheder, der sender og modtager både e-fakturaer
i en standardstruktur, der egner sig til automatisk behandling, og elektroniske
oplysninger til eller fra offentlige myndigheder i 2011 (Kilde: Eurostat) Desuden har de lande, som har givet tilladelse
til indførelsen af e-fakturering, ofte gjort dette ud fra deres egne nationale
e-faktureringsstandarder, som i de fleste tilfælde ikke er interoperable. Det
har ført til fragmenteringen af det indre marked og dermed forøget
omkostningerne og gjort e-fakturering inden for tværnationale offentlige indkøb
mere komplekst. Potentielt betydningsfulde besparelser for alle aktører
realiseres ikke. Kommissionens meddelelse af 2010 om
"Udnyttelse af fordelene ved elektronisk fakturering i Europa"[20] har det mål, at e-fakturering skal
blive den fremherskende faktureringsmåde senest i 2020 i Europa og indeholder
en plan for at øge indførelsen. Kommissionen har nu vedtaget et forslag, som
sigter mod at gøre e-fakturering til standardfaktureringsmetoden for offentlige
indkøb (jf. 5.1). 4.2. Den
aktuelle situation for e-indkøb E-bekendtgørelse og e-adgang til dokumenter i
forbindelse med indkøb er generelt tilgængelige over hele Unionen, selv om
disse funktioner i nogle medlemsstater ikke anvendes ved alle procedurer og
indkøb. 22 medlemsstater har allerede gjort brugen af e-bekendtgørelse
obligatorisk et godt stykke tid, inden EU-lovgivningen trådte i kraft. En
undersøgelse, der blev udført for Europa-Kommissionen i 2013[21], vurderer, at udbredelsesgraden
af e- indgivelse i Unionen var på ca. 10 %[22] i 2011 (+13 % sammenlignet
med 2010). Litauen, Portugal, Sverige og Det Forenede
Kongerige har gjort markante fremskridt, eftersom udbredelsen blev anslået til
at være over 30 % i 2011. I de fleste lande var udbredelsen imidlertid på under
5 %, mens 4 medlemsstater ikke havde mulighed for e-indgivelse inden for
offentlige indkøb i 2012, nemlig Bulgarien, Grækenland, Ungarn og Slovenien. I de fleste medlemsstater (15) er e-indgivelse frivillig. Kun Portugal
har gjort det obligatorisk for alle ordreafgivende myndigheder og indkøb, men
kun over et vist minimumsbeløb. 5 medlemsstater har indført det i særlige
tilfælde. Anvendelsen af e-indkøb i Portugal skønnes at medføre besparelser på
6 til 18 % af de samlede udgifter til offentlige indkøb. E-indkøb er også
blevet obligatorisk på regionalt plan (f.eks. Flandern, Lombardiet).
Landespecifikke oplysninger om e-indkøb findes på adressen: http://ec.europa.eu/internal_market/publicprocurement/docs/eprocurement/d2-annex-eprocurement-country-profiles-final_en.pdf Samlet set er markedet for indkøb særdeles
fragmenteret[23]
og komplekst og tegner sig for en lang række forskellige procedurer,
it-teknologier og certificeringskrav, der anvender en praksis, som ikke fuldt
ud udnytter de muligheder, der tilbydes af it-teknologier. Den ubesværede
anvendelse af e-indkøbsordninger og deres interoperabilitet er nøgleelementer,
der gør det muligt at sikre en omfattende indførelse af e-indkøb og store
besparelser og fordele. For at overvinde den ringe grad af indførelse
og tackle risici ved markedsfragmentering foreslog Kommissionen som en del af
moderniseringen af direktiverne for offentlige indkøb, at gøre e-indkøb
obligatorisk senest medio 2016 og fremme interoperabiliteten heraf. Forslaget
drøftes i øjeblikket med Europa-Parlamentet og Rådet. Den nøjagtige deadline
for gennemførelsen af e-indkøb er stadig under forhandling, men Europa-Parlamentet
og Rådet er enige om princippet med hensyn til at afslutte overgangen til
e-indkøb. Efter det lovgivningsmæssige forslag fremlagde Kommissionen en
meddelelse, som indeholdt foranstaltninger, der skal støtte gennemførelsen af
e-indkøb i Unionen (jf. bilaget om status for gennemførelsen af aktionerne).
Kommissionen offentliggjorde også en rapport med titlen "The Golden Book
of e-procurement presenting best practice"[24]. Desuden udstedte
Kommissionens Ekspertgruppe vedrørende E-Udbud henstillinger, der skal forenkle
den måde, hvorpå der udføres e-indkøb, især for de små og mellemstore
virksomheder og tværnationale leverandører[25].
Begge rapporter viser sig at være effektive med hensyn til at forbedre
e-indkøbsløsninger. 5. Mulige foranstaltninger Kommissions forslag om at gøre e-bekendtgørelse,
e-adgang og e-indgivelse obligatoriske og foranstaltningerne i meddelelsen
"En strategi for e-indkøb" er vigtige skridt i retning af at kunne
udnytte de fordele, som der tilbydes gennem e-indkøb. Kommissionen træffer nu en række
foranstaltninger for yderligere at gøre det muligt med ende-til-ende e-indkøb,
herunder også et lovforslag om at gøre e-fakturering til reglen frem for
undtagelsen inden for offentlige indkøb og ikkelovgivningsmæssige
foranstaltninger, der har til formål yderligere at støtte medlemsstaternes gennemførelse
af ende-til-ende e-indkøb. Disse aktioner beskrives i det efterfølgende[26]. 5.1. Gøre
e-fakturering til reglen snarere end undtagelsen inden for offentlige indkøb Baseret på ekstrapoleringen af nationale
evalueringer af fordele[27]
skønner Kommissionen, at vedtagelsen af e-fakturering inden for offentlige
indkøb på tværs af Unionen vil kunne medføre besparelser på op til 2,3 mia.
EUR. For at kunne udnytte disse fordele har
Kommissionen vedtaget et forslag, der skal gøre e-fakturering til standardfaktureringsmåden
for offentlige indkøb. Gennem afsmittende virkninger bør dette også gøre det
lettere for alle markedsoperatører at indføre e-fakturering. Den valgte
tilgang har to sider. For det første foreslås det at give Den Europæiske
Standardiseringsorganisation (CEN) til opgave at udvikle en ny europæisk
e-faktureringsstandard, hvorved oplysningerne i en e-faktura standardiseres for
at fjerne interoperabilitetsspørgsmålene mellem nationale standarder, hvilket
er væsentligt for at kunne realisere den tværnationale interoperabilitet og
sikre en overholdelse af retsreglerne. For det andet indeholder forslaget
bestemmelser om at gøre det obligatorisk for medlemsstaternes myndigheder at
godtage e-fakturaer, som opfylder reglerne i forbindelse med den nye europæiske
standard. Europa-Kommissionen foreslår, at disse forpligtelser træder i kraft
på et tidspunkt så tæt som muligt på den frist for forpligtelserne i
forbindelse med e-indkøb som er fastlagt af direktiverne om offentlige indkøb. Denne tilgang til gennemførelsen af
e-fakturering har til formål at give alle aktører tid til at opfylde de
operationelle udfordringer, samtidig med at det skal sikres, at alle
medlemsstater kommer godt igennem overgangsperioden. Kommissionen opfordrer
medlemsstaterne til at iværksætte det nødvendige forberedende arbejde snarest
muligt for at sikre rettidig efterlevelse af disse bestemmelser. Den
henstiller, at medlemsstaterne gør e-fakturering obligatorisk for alle
aktører, så snart de har etableret den nødvendige indfrastruktur for at kunne
udnytte disse investeringer så hurtigt som muligt. Imidlertid bør
medlemsstaterne samtidig træffe alle nødvendige skridt til at sikre, at det
ikke medfører unødvendige ekstraomkostninger eller bliver en unødvendig byrde
for de små og mellemstore virksomheder. Kommissionen tager situationen senest 5
år efter fristen for overgangen op til overvejelse for at kunne vurdere, om der
er sket fremskridt med hensyn til gennemførelsen af e-fakturering. Nøgleaktioner: (1)
Europa-Parlamentet og Rådet skal lægge sig fast
på nye rammebestemmelser, der gør det obligatorisk at godtage e-fakturaer, der
opfylder en ny europæisk standard. 5.2. Standardiseringsarbejdet
Lovforslagene om e-fakturering og om e-indkøb
er en nødvendig, men ikke en tilstrækkelig betingelse for den vellykkede
gennemførelse af ende-til-ende e-indkøb i Unionen. En række
ikkelovgivningsmæssige foranstaltninger til støtte for gennemførelsen af
ende-til-ende e-indkøb er nødvendige. Der er især behov for yderligere
standardiseringsarbejde for at gøre gennemførelsen af det lovgivningsmæssige
forslag om e-fakturering mulig. CEN skal derfor udføre det nødvendige
standardiseringsarbejde på baggrund af et mandat fra Kommissionen, som vil
blive udarbejdet på et senere tidspunkt. Dette mandat vil omfatte en liste over
minimumskrav, som skal indarbejdes i standarden. Arbejdet vil derefter blive
udført i henhold til standardiserede CEN-procedurer for udarbejdelse af nye
europæiske standarder. Da en sådan standard kun kan vedtages af et teknisk
udvalg, vil beslutningen om, hvorvidt et eksisterende udvalg kan påtage sig
denne opgave eller, om der skal nedsættes et nyt, blive truffet af CEN. CEN bør
også fortsætte sit arbejde med e-indkøb med henblik på at forenkle
e-indkøbsløsninger, fremme de små og mellemstore virksomheders deltagelse og
forbedre tilsynet med offentlige indkøb via e-indkøbsordningerne. Kommissionen
vil fortsætte med at finansiere projekter, som fremmer udviklingen af ende-til-ende
e-indkøb i Unionen som f.eks. e-SENS[28]
og vil sikre, at det relevante CEN-arbejde indarbejdes i dette projekt. Medlemsstaterne bør fremme anvendelsen af
CEN-standarden i deres egne lande for at sikre en fuldstændig interoperabilitet
i forbindelse med ende-til-ende e-indkøb. Som led i den flerårige finansielle ramme har
Kommissionen foreslået at lancere programmet "Connecting
Europe-faciliteten" (CEF)[29].
Hensigten er at støtte investeringer i den infrastruktur, der kræves for at
levere tværnationale offentlige tjenester, herunder e-indkøb og e-fakturering.
ved at øge interoperabiliteten i forbindelse med tværnationale processer. Det
kan medvirke til at fremme en standardisering af ende-til-ende e-indkøb ud over
de områder, der er omfattet af den kommende lovgivning og bidrage til at
begrænse nationale løsninger, der ikke er interoperable. Nøgleaktioner: (2)
Den Europæiske Standardiseringsorganisation
(CEN) skal udføre det nødvendige
standardiseringsarbejde for at gøre det muligt at gennemføre lovforslaget om
e-fakturering inden for offentlige indkøb. CEN skal yderligere standardisere
e-indkøb for at gøre det nemmere for de små og mellemstore virksomheder at
anvende det. (3)
Europa-Kommissionen skal finansiere projekter,
som fremmer udviklingen af interoperable e-faktureringsløsninger i Unionen
(s-SENS). (4)
Europa-Kommissionen skal finansiere og
understøtte udviklingen af infrastruktur til ende-til-ende e-indkøb (herunder
e-fakturering) i hele Europa via den foreslåede Connecting
Europe-facilitet (CEF). 5.3. Nationale
strategier for ende-til-ende e-indkøb Medlemsstaterne spiller en central rolle med hensyn til at sikre, at
ende-til-ende e-indkøb bliver til virkelighed. Kommissionen opfordrer derfor
medlemsstaterne til at etablere nationale strategier med detaljerede
handlingsplaner for at sikre gennemførelsen af e-indkøb og af e-fakturering
inden for de frister, der blev fastsat i direktiverne om offentlige indkøb og
e-fakturering. Ved at etablere disse strategier bliver det muligt at tage det
nuværende komplekse system med hensyn til ende-til-ende e-indkøb op til
overvejelse (løsninger, der er fragmenterede, undertiden brugervenlige og
ikke-interoperable) for yderligere at rationalisere offentlige indkøb og sørge
for en omfattende modernisering af den offentlige administration. For at kunne omsætte disse strategier til
praksis bør der indføres specifikke handlingsplaner med henblik på: ·
Fastsættelse af delmål
for anvendelse af e-indkøb og e-fakturering for at kunne føre tilsyn med, hvor
langt man er nået med hensyn til de mål, der er fastsat i direktiverne om
offentlige indkøb og e-fakturering. ·
Forvaltning af overgangsperioden ved at vælge en strategi, hvorved fordelene ved ende-til-ende e-indkøb
maksimeres. Europa-Kommissionen iværksætter en undersøgelse for at udpege
de strategier for e-indkøb og e-fakturering, som viser sig at være de
mest vellykkede. Det vil støtte medlemsstaterne, når de skal
evaluere deres egne politikker. ·
Fremme af forenkling, formindskelse af den
administrative byrde og de små og mellemstore virksomheders og de tværnationale
leverandørers deltagelse i ende-til-ende e-indkøb ved
at tage højde for resultaterne i undersøgelsen "The Golden Book" og resultaterne
fra ekspertgruppen vedrørende e-udbud (jf. slutningen af afsnit 4.2). ·
Fremme af udviklingen og anvendelsen af
e-certifikater. Anvendelsen af værktøj, f.eks. PEPPOL[30] Virtual Company dossier (VCD)[31], vil kunne medvirke til at
etablere disse. ·
Føre tilsyn med de offentlige indkøb, der er
foretaget, og de centrale resultatindikatorer (dvs. de
små og mellemstore virksomheders deltagelse, fordele ved ende-til-ende e-indkøb)
på nationalt plan ved at anvende oplysninger, der er genereret af
e-indkøbsordninger for at opnå besparelser og større transparens. ·
Etablering af uddannelsesprogrammer for virksomheder (især for de små og mellemstore virksomheder) og de
ordregivende myndigheder med henblik på at støtte disse i overgangsperioden.
Medlemsstaterne har mulighed for at anvende strukturfonde til at finansiere
uddannelse og, om nødvendigt, etablere den nødvendige infrastruktur. For at
drage fordel af denne mulighed bør de prioriterede områder indgå i de
fremtidige driftsprogrammer, som gennemfører strukturfondene for perioden
2014-2020. ·
Opfyldelse af målene for det indre marked inden
for rammerne af de nationale strategier. Europa-Kommissionen
offentliggør nøgleprincipper, som skal gælde for alle e-indkøbsordninger i
Europa, således at disse er kompatible med det indre marked. Retningslinjerne
vil beskæftige sig med følgende emner: Nemmere adgang for tværnationale
leverandører (f.eks. bør e-indkøbsordninger ikke indeholde nationale specifikke
datafelter, som kan blokere adgangen for udenlandske virksomheder), nemmere
adgang for små og mellemstore virksomheder, interoperabilitetskrav osv. Medlemsstaterne
bør sikre, at deres nationale strategier håndhæver disse retningslinjer. Nøgleaktioner: (5)
Medlemsstater skal etablere nationale strategier
og detaljerede handlingsplaner for ende-til-ende e-indkøb for at sikre gennemførelsen inden for de frister, der er fastsat i
direktiverne om offentlige indkøb og e-fakturering. (6)
Europa-Kommissionen iværksætter en undersøgelse,
som udpeger de strategier i Europa, der er de mest vellykkede inden for
e-indkøb og e-fakturering. (7)
Medlemsstaterne skal overveje muligheden for at
anvende strukturfondene til at finansiere uddannelse (især for de små og
mellemstore virksomheder), styrke den administrative kapacitet og opbygge
infrastruktur ved at inkludere disse prioriterede
områder i deres driftsprogrammer efter behov. (8)
Europa-Kommissionen vil offentliggøre nøgleprincipper,
som skal gælde for alle e-indkøbsordninger i Europa, således at disse er kompatible
med det indre marked. 5.4. Udveksling
af bedste praksis Kommissionen vil fortsætte sit arbejde inden
for EU-multistakeholderforummet om e-fakturering og vil etablere et tilsvarende
forum for e-indkøb. Disse fora vil medvirke til at udpege yderligere
standardiseringsarbejde, koordinere europæiske og nationale initiativer og vil
udveksle den bedste praksis. De forskellige fora vil samle nøgleaktørerne i
forbindelse med ende-til-ende e-indkøb: nationale politiske beslutningstagere,
virksomhedsrepræsentanter/organisationer for små og mellemstore virksomheder,
ordregivende myndigheder/ købere, udbydere af e-indkøbs- og e-faktureringsløsninger,
standardiseringsorganer osv. Kommissionen vil også iværksætte en
undersøgelse, hvor den bedste praksis udpeges inden for området
e-indkøbsværktøjer, f.eks. e-auktioner[32]
og e-kataloger[33].
Disse værktøjer misbruges undertiden - for eksempel hvis tilbud under en
e-auktionsprocedure offentliggøres for tidligt i processen, kan det medføre
samordning på leverandørniveau. I undersøgelsen vil det kunne klarlægges,
hvordan disse værktøjer kan anvendes bedst muligt for at øge fordelene så meget
som muligt. Kommissionen går forud med et godt eksempel på
området e-indkøb og e-fakturering. Kommissionen vil gennemføre fuldstændige
e-indkøb (herunder e-meddelelse, e-adgang og e-indgivelse) senest medio 2015
som anført i meddelelsen af 2012[34].
E-fakturering har været anvendt i forbindelse med indkøb af it-relaterede varer
og tjenesteydelser siden 2009, hvilket har medført betydeligere besparelser,
hurtigere behandlingstid, manglende dataindkodning osv. Kommissionen udvider
gradvist den obligatoriske anvendelse af e-fakturering til andre områder af
Kommissionens indkøbsprocesser. Disse løsninger vil blive gjort tilgængelige
for medlemsstaterne i et åbent forum med henblik på at reducere
investeringsomkostninger. Nøgleaktioner: (9)
Europa-Kommissionen skal fortsætte sit arbejde
inden for EU-multistakeholderforummet om e-fakturering. Europa-Kommissionen
skal etablere et tilsvarende forum for e-indkøb for at udpege yderligere
standardiseringsarbejde, koordinere europæiske og nationale initiativer og
udveksle den bedste praksis. (10)
Kommissionen skal også iværksætte en
undersøgelse, hvor den bedste praksis udpeges inden for området
e-indkøbsværktøjer, f.eks. e-auktioner og e-kataloger. 6. Konklusion For at opnå de store fordele, som tilbydes gennem ende-til-ende
e-indkøb, er det vigtigt at etablere en effektiv retlig ramme på EU-plan.
Kommissionen opfordrer derfor medlemsstaterne og Europa-Parlamentet til at
vedtage det nye forslag om e-fakturering inden for offentlig indkøb så hurtigt
som muligt; Det vil være et klart politisk signal for deres engagement i forbindelse
med overgangsperioden. Imidlertid kan man kun udnytte fordelene, hvis
medlemsstaterne indfører strategier, der skal forvalte overgangsperioden og håndtere
driftsmæssige udfordringer. Bilag:
Status for gennemførelse af aktionerne i meddelelsen "En strategi for
e-indkøb" Nøgleaktioner || Gennemførelsestatus 1) Europa-Parlamentet og Rådet skal lægge sig fast på nye rammebestemmelser, der kræver fuld overgang til elektroniske offentlige indkøb. Frist: vedtagelse senest ved udgangen af 2012. || Igangværende: Forslaget drøftes i denne tid med Europa-Parlamentet og Rådet; der opnås måske et kompromis medio 2013. 2) Hvis det er nødvendigt, skal Kommissionen harmonisere de tekniske krav ved hjælp af delegerede retsakter. Frist: efter vedtagelsen af nye direktiver. || Gennemførelse efter vedtagelsen af de reviderede direktiver om offentlige indkøb. 3) Kommissionen skal foreslå nye rammebestemmelser for elektronisk identifikation, autentificering og signaturer. Frist: senest i andet kvartal af 2012. || Udført: Forslag vedtaget den 4. juni 2012[35]. Forslaget drøftes i denne tid i Europa-Parlamentet og Rådet. 4) e-TEG (ekspertgruppen) skal fremsætte anbefalinger til fremme af "optimale" e-indkøbssystemer, der tillader adgang på tværs af grænserne, og som alle virksomheder nemt kan anvende. Frist: senest i begyndelsen af 2013. || Udført: Rapport offentliggjort[36]. 5) Kommissionen skal offentliggøre en rapport om bedste e-indkøbspraksis og skal fremme den i Unionen. Frist: senest medio 2013. || Udført: Rapport offentliggjort[37]. Nøgleaktioner || Nøgleaktioner 6) Kommissionen skal understøtte bæredygtigheden i PEPPOL-komponenterne fra og med medio 2012. || Udført: Der blev etableret "Open PEPPOL" som en nonprofit international organisation under belgisk lov, og dets arbejde pågår i øjeblikket. Kommissionen støtter fortsat PEPPOL-udviklingen gennem aktioner i ISA-programmet. 7) Kommissionen skal finansiere og understøtte udviklingen af e-indkøbsinfrastruktur i hele Europa via Connecting Europe-faciliteten (CEF). Europa-Kommissionen skal lancere projekter fra og med 2014-2015. || Igangværende: Forslaget om at etablere CEF blev vedtaget af Kommissionen i slutningen af 2011 og ændret i maj 2013; forslaget er i øjeblikket til drøftelse i forbindelse med den nye flerårige finansielle ramme for 2014-2020. 8) Kommissionen skal fremme anvendelsen af strukturfondene til fremme af indførelsen af offentlige e-indkøb i hele Europa i overensstemmelse med den fælles strategiske ramme for 20 14 20 20. || Udført: En række nationale programmer indeholder allerede henvisninger til e-indkøb. 9) Kommissionen skal indføre en omfattende formidlingsstrategi om e-indkøb. || Igangværende: Kommissionen tilrettelagde begivenheder: konference på højt niveau om e-indkøb (juni 2012); seminar om e-indkøb (december 2012). Kommissionen deltog i mange konferencer og anvendte forskellige netværk til at formidle oplysningerne (f.eks. Europe Enterprise Network). 10) Kommissionen skal arrangere en årlig konference om offentlige e-indkøb, første gang medio 2012. || Udført: Konferencen blev afholdt medio 2012 med 350 deltagere. Konference nr. 2 forventes afholdt den 18. september 2013. 11) Kommissionen skal lægge fundamentet til elektroniske systemer til overvågning af udgifter til offentlige indkøb i realtid. Frist: senest medio 2013. || Igangværende: Europa-Kommissionen bestilte en undersøgelse, som vil blive afsluttet medio 2013. 12) Kommissionen skal offentliggøre en årlig rapport om offentlige e-indkøb. Frist: første rapport medio 2013. || Udført: Se afsnit 4 i denne meddelelse. 13) Kommissionen skal implementere fuldt elektroniske offentlige indkøb senest medio 2015 (et år før medlemsstaternes frist). || Igangværende: e-bekendtgørelse og e-adgang til dokumenter er operationelle. For e-indgivelse indledes der en pilotfase medio 2013. Nøgleaktioner || Gennemførelsestatus 14) Kommissionen skal stille sine e-indkøbsløsninger til rådighed for medlemsstater, der opbygger en infrastruktur, for at reducere deres investeringsudgifter. || Igangværende: Belgien har vedtaget e-Prior, som er Kommissionens e-indkøbssystem. Norge og Irland tester i øjeblikket e-Prior. 15) Kommissionen skal fremme internationale dialoger på reguleringsområdet om åbne e-indkøbssystemer og aktivt overvåge relevant internationalt standardiseringsarbejde. || Igangværende: Der er indledt dialoger med USA, Kina og UN/CEFACT[38]. [1] Ende-til-ende e-indkøb er anvendelsen af elektroniske
meddelelser og transaktionsbehandling i den offentlige sektors organisationer
ved indkøb af varer og tjenesteydelser eller ved udbud af offentlige bygge- og
anlægskontrakter fra bekendtgørelse til betaling. [2] http://ec.europa.eu/internal_market/publicprocurement/docs/eprocurement/strategy/COM_2012_en.pdf. [3] http://ec.europa.eu/internal_market/publicprocurement/docs/modernising_rules/public-procurement-indicators-2011_en.pdf. [4] http://ec.europa.eu/internal_market/publicprocurement/docs/eprocurement/conferences/speeches/robert-hunja_en.pdf.
[5] Meddelelser KOM(2011) 815 endelig og COM(2012) 750
final. [6] Dette dokument henviser til e-indkøb som
e-bekendtgørelse, e-adgang (til dokumenter om indkøb) og e-indgivelse, der er
defineret i det følgende. [7] http://ec.europa.eu/internal_market/publicprocurement/modernising_rules/reform_proposals_en.htm
[8] Elektronisk offentliggørelse af meddelelser om udbud for
så vidt angår offentlige indkøb. [9] Offentliggørelse af dokumentation på nettet om
offentlige indkøb, som f.eks. udbudsbetingelser. [10] Elektronisk afgivelse af tilbud fra virksomheder, når de
besvarer et udbud. [11] Omlægningen til centralisering er en igangværende
udvikling, der yderligere støttes af indførelsen af e-indkøb. [12] Listen over fordele er ikke udtømmende: Nedbringelse af
CO2-emissioner, åbning af internationale markeder osv. [13] www.base.gov.pt [14] Den digitale dagsorden for Europa, KOM(2010) 245, sigter
mod at øge EU-borgernes og -virksomhedernes anvendelse af
e-forvaltningstjenester inden 2015. [15] Handlingsplan for e-forvaltning 2011-2015 - KOM(2010) 743. [16] Rolece i Spanien, den franske tjeneste, e-Attestation, og
AVCP (Autorità Vigilanza Contratti Pubblici) Virtual Company Passport i
Italien. [17] Et skøn udarbejdet af AVCP ud fra en række virksomheder og
udbud, det gennemsnitlige antal deltagere pr. virksomhed, omkostninger ved
dokumentudstedelse og til personale. [18] http://epp.eurostat.ec.europa.eu/portal/page/portal/information_society/data/comprehensive_databases. [19] Den nationale undersøgelse af e-indkøb i Portugal (2012)
viser, at 78 % af de små og mellemstore virksomheder har indberettet om
mere åbenhed og 50 % om øget konkurrence. Jf. også: http://ec.europa.eu/enterprise/policies/sme/business-environment/files/smes_access_to_public_procurement_final_report_2010_en.pdf [20] http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=COM:2010:0712:FIN:da:PDF.
[21] Undersøgelsen er udført af IDC Italia og Capgemini: http://ec.europa.eu/dgs/internal_market/tenders/2011-097-c/download_en.htm.
[22] Udbredelsen skønnes at være værdien af de offentlige
indkøb, hvortil virksomhederne afgav bud elektronisk i Unionen, delt med den
samlede værdi af de offentlige indkøb i Unionen. [23] Der er mellem 250 000 og 300 000 ordregivende
myndigheder i Unionen. [24] http://ec.europa.eu/internal_market/publicprocurement/e-procurement/golden-book/index_en.htm [25] http://ec.europa.eu/internal_market/publicprocurement/e-procurement/expert/index_en.htm
[26] Alle de aktioner, der er foreslået i dette dokument, er i
overensstemmelse og kompatible med den nuværende flerårige finansielle ramme
(FFR: 2007-2013) og med forslaget til den nye FFR 2014-2020. [27] Besvarelser fra svenske og danske nationale fora om
e-fakturering indkommet i forbindelse med EMSF-høringerne. [28] e-SENS har til formål at konsolidere de vigtigste
resultater af de eksisterende storstilede pilotprojekter under rammeprogrammet
for konkurrenceevne og innovation. http://www.esens.eu. Afhængig af, hvem der
skriver under på den "store aftale" (som er ved at blive afsluttet),
vil e-SENS være et projekt, der medfinansieres af Unionen. [29] Jf. KOM(2011) 676, KOM(2011) 665 og COM(2013) 329 af 28.
maj 2013. [30] http://www.peppol.eu/. [31] http://www.peppol.eu/peppol_components/virtual-company-dossier [32] Elektroniske auktioner er en særlige indkøbsprocedure, som
er fuldt elektronisk. [33] Elektroniske kataloger er et middel til at modtage og
evaluere tilbud i en struktureret form - i katalogform. [34] Jf. meddelelse COM(2012) 179 final omhandlet i fodnote
2. [35] http://europa.eu/newsroom/calendar/event/363056/commission-adopts-proposed-regulation-on-eid-and-esignature
[36] http://ec.europa.eu/internal_market/publicprocurement/e-procurement/expert/index_en.htm [37] http://ec.europa.eu/internal_market/publicprocurement/e-procurement/golden-book/index_en.htm
[38] http://www.unece.org/cefact.html