—

Положение 1: регистрация на организации с обекти, разположени в повече от една държава-членка на ЕС (корпоративна регистрация в ЕС);

—

Положение 2: регистрации на отделни или корпоративни организации с обекти, разположени в трети държави (регистрация в трети държави) и

—

Положение 3: регистрации на организации с обекти, разположени както в държави-членки на ЕС, така и в трети държави (глобална регистрация).

—

идентификация на компетентния орган;

—

акредитация или лицензиране на проверяващите по околна среда, действащи извън ЕС;

—

координация между държавите-членки за тези процедури;

—

спазване на правните изисквания в трети държави;

—

подновяване, заличаване и спиране на корпоративни регистрации.

„Седалище“ означава управленски орган начело на организация с няколко обекта, който ръководи и координира основните дейности на организацията, като стратегическо планиране, комуникации, данъци, правни въпроси, маркетинг, финанси и други.

„Център за управление“ означава обект, различен от седалището на организацията с няколко обекта, определен специално за целите на регистрацията съгласно Регламента за EMAS, където се осигуряват контролът и координацията на схемата за управление по околна среда.

„Водещ компетентен орган“ означава компетентният орган, отговарящ за процедурата за корпоративна регистрация в ЕС, регистрация в трети държави и глобална регистрация.

—

При положение 1 (корпоративна регистрация в ЕС) водещият компетентен орган е компетентният орган от държавата-членка, в която се намира седалището или центърът за управление на кандидатстващата организация.

—

При регистрация в трети държави и глобална регистрация това е компетентният орган от държавата-членка, която предвижда регистрация на организации извън Общността и в която е акредитиран проверяващият. С други думи, първо, държавата-членка трябва да предвиди регистрация в трети държави и второ, трябва да са налице проверяващи, които са акредитирани или лицензирани за проверки в тези трети държави, където са разположени обектите, включени в процеса на регистрация.

3.1.1.

Организациите трябва винаги да спазват европейските и националните правни изисквания, приложими към обектите, включени в регистрацията по EMAS.

3.1.2.

В съответствие с приложение IV, раздел Б, буква ж) от Регламента за EMAS екологичната декларация съдържа позоваване на приложимите правни изисквания, свързани с околната среда.

3.1.3.

За да представи „веществени доказателства или документи за спазване на правните изисквания“, както е посочено в член 4, параграф 4 от Регламента за EMAS, организацията може да представи декларации от компетентните контролни органи, удостоверяващи, че няма доказателства за неспазване и/или че дружеството не участва в процедури по принудително изпълнение, съдебни процеси или процедури по подадени жалби. Проверяващите — като част от процедурата за проверка — проверяват всички екологични лицензи или разрешителни, приложими за организацията, или всякакви други доказателства в съответствие с правната система, действаща в държавата-членка, където е разположен обектът.

3.2.1.

При корпоративна регистрация в ЕС местоположението на седалището или на центъра за управление (в този ред) на организацията е от решаващо значение за определяне на водещия компетентен орган.

3.2.2.

При корпоративна регистрация в ЕС водещият компетентен орган си сътрудничи само с всички компетентни органи, разположени в държавите-членки, където се намират обектите, включени в процеса на корпоративна регистрация.

3.2.3.

Водещият компетентен орган отговаря за регистрацията и координира процедурата с другите съответни компетентни органи.

Водещият компетентен орган не регистрира, не спира, не заличава и не подновява регистрацията на дадена организация, ако компетентният орган от друга държава-членка, където са разположени обектите на организацията, включени в регистрацията, не е съгласен с регистрацията, спирането, заличаването или подновяването (вж. раздели 3.4 и 3.6 от настоящото ръководство). Както е посочено в раздел 3.4.6, водещият компетентен орган може също да реши да извърши процедура на корпоративна регистрация с по-малък обхват (например без спорния обект).

3.2.4.

Компетентните органи следва да координират своите дейности с органите по акредитация и лицензиращите органи в своите държави-членки, за да се гарантира, че както компетентния орган, така и органът по акредитация или лицензиращият орган са в състояние да изпълнят съответните си задачи по координиран начин.

3.2.5.

Не по-късно от шест месеца след приемането на настоящия ръководен документ общите принципи и конкретните процедури за координация между компетентните органи се изготвят и одобряват от Форума на компетентните органи. След това те се представят за приемане съгласно процедурата по регулиране с контрол, посочена в член 48, параграф 2 и член 49, параграф 3 от Регламента за EMAS.

3.2.6.

Форумът на компетентните органи разработва стандартизирани формуляри на всички официални езици на Европейския съюз за изпълнение на „процедурите за координация“, посочени по-горе. С цел да се даде възможност за ефикасна комуникация при свеждане до минимум на недоразуменията, дължащи се на езикови проблеми, стандартизираните формуляри ще се състоят главно в кутийки за отмятане и много малък брой „обяснителни“ полета, в които може да се напише свободен текст. Следва да се съхраняват писмени доказателства за тази комуникация под формата на обикновени писма, електронни писма или факсове в случай на спорове между компетентните органи.

Горепосочените формуляри следва да включват, като подлежащ на актуализация прикачен документ, списък на таксите, приложими за всички държави-членки.

3.3.1.

Общите правила, приложими към проверяващите по околна среда по EMAS, към тяхното акредитиране или лицензиране и към процеса на проверка, са установени в глави V и VI от Регламента за EMAS.

3.3.2.

Проверката на системата за управление по околна среда и заверката на екологичната декларация по EMAS трябва да се извършат от проверяващ по околна среда по EMAS, който е акредитиран или лицензиран за съответния обхват съгласно кодовете на NACE (2).

3.3.3.

При регистрация на организация с няколко обекта и дейности акредитацията на проверяващия(те) трябва да включва в обхвата си всички кодове по NACE на обектите и дейностите на организацията. Ако проверяващият не е акредитиран, нито лицензиран за всички съответни кодове по NACE, се включват други акредитирани проверяващи по околна среда според необходимостта в рамките на сътрудничеството за всеки конкретен случай. Организацията, кандидатстваща за регистрация, следва да реши дали иска да включи няколко акредитирани проверяващи, като има предвид член 4 от Регламента за EMAS. Освен причини като липсата на проверяващи, акредитирани за съответните кодове по NACE, организациите биха могли да имат и други причини за използване на няколко проверяващи (като например местен опит, познаване на езика или желание да се съчетае проверката по EMAS със сертификация по други стандарти). Всички сътрудничещи проверяващи са длъжни да подпишат декларацията, посочена в член 25, параграф 9 от Регламента за EMAS, и екологичната декларация по EMAS. Всеки участващ проверяващ отговаря за резултатите от тази част/тези части на проверката, която зависи/които зависят от неговата област на специализирани познания (най-често във връзка с конкретни кодове по NACE). Практиката всички проверяващи да са длъжни да подписват една и съща декларация дава възможност на водещия компетентен орган да идентифицира всички участващи проверяващи. Следователно водещият компетентен орган може да провери чрез сътрудничещите компетентни органи (които на свой ред съгласуват своите дейности с органите по акредитация и лицензиращите органи) дали всички участващи проверяващи са спазили задължението за предварително уведомяване съгласно член 23, параграф 2 от Регламента за EMAS. Това дава също възможност на водещия компетентен орган да провери дали кодовете по NACE на участващите проверяващи включват тези на въпросната организация.

3.3.4.

Проверяващите, които са акредитирани или лицензирани в една държава-членка, имат право да действат в други държави-членки. Проверяващите изпращат уведомление на органа по акредитация или лицензиращия орган, разположен в държавата-членка/държавите-членки, където възнамеряват да действат, най-малко четири седмици преди започване на своите дейности.

3.3.5.

Органът по акредитация или лицензиращият орган, упражняващ надзор над действащия(ите) в неговата държава-членка проверяващ(и), изпраща на компетентния орган в същата държава-членка доклад за извършен надзор в случай на проблеми/отрицателни резултати. Този компетентен орган препраща след това доклада за извършен надзор на водещия компетентен орган, отговарящ за корпоративната регистрация в ЕС.

3.3.6.

Ако по време на проверката за първата регистрация проверяващият открие неспазване на правните изисквания, той не подписва декларацията, посочена в член 25, параграф 9 от Регламента за EMAS, и екологичната декларация по EMAS.

3.3.7.

Ако проверяващият открие несъответствие през периода на валидност на регистрацията или по време на подновяването, той може да докладва на (водещия) компетентен орган, че въпросната организация не спазва вече изискванията на EMAS. По време на подновяване на регистрацията по EMAS проверяващият може да подпише декларацията, посочена в член 25, параграф 9, и актуализираната екологична декларация по EMAS само ако организацията докаже, че е взела мерки (например в сътрудничество с контролните органи) да осигури възстановяване на спазването на правните изисквания. Ако организацията не осигури достатъчно мерки за решаване на проблема със спазване на изискванията, проверяващият не заверява актуализираната декларация и не подписва нито нея, нито екологичната декларация по EMAS. С други думи, проверяващият по околна среда по EMAS подписва декларацията и заверява екологичната декларация по EMAS само в случай на пълно спазване на изискванията.

3.4.1.

Общите правила, приложими за регистрацията, са установени в глави II, III и IV от Регламента за EMAS.

3.4.2.

Организацията следва да се свърже на ранен етап с проверяващия(те) и с водещия компетентен орган за изясняване на езиковите проблеми във връзка с документите, необходими за регистрацията, като има предвид изискванията на член 5, параграф 3 и приложение IV, раздел Г от Регламента за EMAS.

3.4.3.

Водещият компетентен орган проверява информацията, съдържаща се в заявлението, и установява контакт по този въпрос с другите участващи компетентни органи. Това значи, че водещият компетентен орган бива информиран от участващите компетентни органи относно достоверността на информацията за въпросните национални обекти.

3.4.4.

Участващите компетентни органи проверяват, чрез своите органи по акредитация и лицензиращи органи, за своите собствени държави-членки, дали проверяващият(те), участващ(и) в процедурата за регистрация, е/са акредитиран(и) или лицензиран(и) за всички кодове по NACE, отнасящи се до процеса на регистрация. Това означава, че компетентният орган проверява дали проверяващият е съобщил (проверяващите са съобщили) точно и своевременно (най-малко четири седмици преди всяка проверка в държава-членка) информацията в съответствие с член 24, параграф 1 от Регламента за EMAS. Следователно компетентният орган трябва във всички случаи да изпрати на органа по акредитация или лицензиращия орган на своята държава-членка кратко съобщение, че има обекти за регистриране въз основа на дейностите по проверка/заверяване, извършени от проверяващи от други държави-членки. Ако компетентността на проверяващия не бъде потвърдена от органа по акредитация или лицензиращия орган, органът по акредитация или лицензиращият орган може да принуди проверяващия да спази съответните изисквания или да уведоми компетентния орган за проблема. Без тази минимална комуникационна връзка между компетентните органи и органите по акредитация и лицензиращите органи, както и между компетентните органи и водещия компетентен орган, е възможно да бъдат застрашени дейностите по надзора.

3.4.5.

Всички компетентни органи, участващи в процеса на регистрация, прилагат своите национални процедури, за да се уверят, че обектите, разположени в техните държави-членки, спазват изискванията на Регламента за EMAS. Те уведомяват водещия компетентен орган за своето решение (може да бъдат регистрирани/не може да бъдат регистрирани). В случай на отрицателно решение компетентният орган уведомява водещия компетентен орган за своите мотиви под формата на декларация. Тъй като тази декларация е обвързваща, водещият компетентен орган може или да реши да спре процедурата за корпоративна регистрация, докато не бъдат изпълнени изискванията на регламента (в който случай нито един от обектите няма да бъде регистриран по EMAS), или да уведоми организацията, че може да продължи с процедурата на корпоративна регистрация без оспорвания обект.

3.4.6.

След решението за регистрация водещият компетентен орган уведомява всички участващи национални компетентни органи, които уведомяват съответните си контролни органи.

Бележка:

Европейската комисия препоръчва участващите компетентни органи да обменят помежду си данните за връзка на съответните си контролни органи с цел по-лесен обмен на информация между компетентните органи и контролните органи, когато последните нямат данни за случаи на неспазване на изискванията.

3.4.7.

Мониторингът на спазването на правните изисквания на национално равнище се осигурява от националните контролни органи и от проверяващите по време на процеса на проверка. Ако тези органи установят случай на неспазване на правните изисквания, те трябва да уведомят националния компетентен орган, който на свой ред уведомява водещия компетентен орган.

3.4.8.

Ако компетентен орган в държавата-членка, където се намира обект на организацията, кандидатстваща за въпросната корпоративна регистрация, установи данни за нарушение на приложимите правни изисквания, жалби или всякаква друга информация във връзка с изискванията за регистрация, подновяване, спиране и заличаване, той незабавно изпраща на водещия компетентен орган доклад за извършен надзор, в който излага проблема.

3.4.9.

Някои държави-членки са длъжни да събират такси в съответствие със своето национално законодателство. Ето защо водещият компетентен орган не е в състояние да взема решения относно такси, които се определят в съответствие със законодателството на други държави-членки. Ролята на водещия компетентен орган по отношение на таксите се състои единствено в уведомяване на организацията за общата сума и отделните такси, платими на националните компетентни органи, участващи в процедурата за регистрация. Водещият компетентен орган уведомява освен това организацията, че всички участващи компетентни органи събират таксите за регистрация на националните обекти, участващи в процедурата за корпоративна регистрация, пряко от съответните национални обекти на кандидатстващата организация.

Всички участващи компетентни органи уведомяват водещия компетентен орган, че таксите са действително изплатени преди регистрацията, в съответствие с изискванията на член 5, параграф 2, буква г) от Регламента за EMAS.

Бележка:

Европейската комисия настоятелно препоръчва на всички държави-членки да проучват възможностите за намаляване на приложимите такси за организациите, които кандидатстват за корпоративна регистрация. При случаите на корпоративна регистрация само водещият компетентен орган ще има административни разходи, сравними с тези при обикновена регистрация, докато участващите компетентни органи ще са по-малко ангажирани и следователно ще имат по-малки разходи. По-малките такси ще направят по-атрактивни схемата на EMAS и корпоративната регистрация.

3.4.10.

Всички участващи компетентни органи следва да събират таксите за регистрация на националните обекти, участващи в процедурата за корпоративна регистрация, пряко от съответните национални обекти на кандидатстващата организация.

3.5.1.

Ако една регистрирана вече организация реши да започне процес на корпоративна регистрация в ЕС, водещият компетентен орган може, при поискване от организацията, да разшири обхвата на съществуващата регистрация, запазвайки по този начин съществуващия номер в националния регистър. Вписването следва да се запише и с новия регистрационен номер в националния регистър. В тези случаи всички останали участващи компетентни органи от държавите-членки, в които организацията има вече регистрирани обекти, осигуряват регистриране на съществуващите регистрации под новия регистрационен номер в съответните си регистри.

3.6.1.

Общите правила за спиране и заличаване, установени в член 15 от Регламента за EMAS, се прилагат към тази специфична процедура.

3.6.2.

За всяка жалба относно регистрираната организация се уведомява водещият компетентен орган.

3.6.3.

Всеки компетентен орган отговаря за процедурите, свързани с обектите на организацията в съответната държава-членка. Ако възникне случай, при който регистрацията на дадена организация трябва да бъде спряна или заличена от регистъра на EMAS, сътрудничещият компетентен орган уведомява за своето становище водещия компетентен орган с декларация. Това означава, че националните компетентни органи издават декларации само за съответните си национални обекти. Ако една от тези декларации потвърди, че даден национален обект не може да бъде регистриран, водещият компетентен орган започва процедурата за заличаване или спиране, като спазва изискванията на член 15 от Регламента за EMAS. Преди да вземе окончателно решение за заличаване или спиране на регистрацията на организацията, водещият компетентен орган следва да уведоми другите сътрудничещи компетентни органи, които участват, така че те да узнаят причините за спиране/заличаване от един или повече компетентни органи. Водещият компетентен орган следва също да уведоми седалището или центъра за управление на организацията относно взетото решение и причините за предложеното заличаване или спиране. След това водещият компетентен орган дава на организацията възможността да реши дали цялата организация да бъде заличена от регистъра на EMAS, или оспорваните обекти да бъдат извадени от обхвата на корпоративната регистрация.

3.6.4.

Споровете между отделните национални компетентни органи, участващи в процедурата за корпоративна регистрация, се решават във Форума на компетентните органи. Споровете между водещия компетентен орган и организацията се решават в съответствие с националното право на държавата, в която е разположен водещият компетентен орган. Споровете между организацията и отделните компетентни органи, например във връзка със спазването на правните изисквания при отделните национални обекти, включени в процедурата за корпоративна регистрация, се решават в съответствие с приложимото национално право на въпросната държава-членка. Споровете се решават съгласно изискванията на член 15 от Регламента за EMAS.

3.6.5.

Ако не може да се постигне уреждане на спора между участващите компетентни органи в рамките на Форума на компетентните органи, процедурата за регистрация може евентуално да продължи без оспорваните обекти.

3.7.1.

Екологичната декларация по EMAS и другите необходими документи се подават на официалния език (един от официалните езици) на държавата-членка, в която е разположен водещият компетентен орган (член 5, параграф 3). Ако организацията представи корпоративна екологична декларация с информация за отделните обекти, тази информация също се подава на официалния език (един от официалните езици) на държавите-членки, в които са разположени обектите.

4.1.1.

Организациите трябва винаги да спазват съответните европейски и национални правни изисквания на третите държави, в които са разположени обектите, включени в регистрацията по EMAS.

4.1.2.

С цел да се гарантира, че схемата на EMAS поддържа своето високо равнище на амбиция и достоверност, желателно е екологичните показатели на организацията от третата държава да постигнат равнище, което е максимално близко до това, което се изисква от организациите в ЕС по силата на съответното европейско и национално законодателство. Ето защо е желателно организациите извън Общността, освен позоваванията на приложимите национални екологични изисквания, да се позоват в екологичната декларация и на правните изисквания, свързани с околната среда, приложими за сходни организации в държавата-членка, където организацията възнамерява да представи заявление за регистрация (член 4, параграф 4 от Регламента за EMAS). Екологичните изисквания в този списък следва да се посочат като референтни стойности, когато се определят евентуално по-високи допълнителни целеви показатели, но те не са задължителни за оценката дали организацията спазва правните изисквания.

4.1.3.

В съответствие с приложение IV, раздел Б, буква ж) от Регламента за EMAS екологичната декларация на организациите съдържа позоваване на приложимите национални правни изисквания, свързани с околната среда.

4.1.4.

За обекти, разположени в трети държави, се препоръчва документните доказателства, посочени в член 4, параграф 4 от Регламента за EMAS, да се състоят от:

4.2.1.

Държавите-членки решават дали да предвидят регистрация в трети държави или не, в зависимост от своите средства и оперативни процедури. В този случай държавите-членки гарантират, че техните национални органи по акредитация или лицензиращи органи ще предвидят акредитация или лицензиране на проверяващи по околна среда за регистрация по EMAS в трети държави. Само държави-членки, които приемат принципа за „регистрация в трети държави“, имат право да регистрират организации, действащи в трети държави.

4.2.2.

Ако държавата-членка реши да предвиди регистрация в трети държави в съответствие с член 3, параграф 3 от Регламента за EMAS, възможността да се получи регистрация от тази конкретна държава-членка зависи на практика от осигуряването на акредитирани проверяващи. Потенциалният проверяващ следва да бъде акредитиран в онази държава-членка, която предвижда регистрация в трети държави, за тази конкретна трета държава и за конкретния(те) икономически сектор(и) (определен(и) чрез кодовете по NACE), при дадената процедура за регистрация.

Уточнение:

Това означава, че проверяващият, който извършва проверката в дадена трета държава, трябва да бъде акредитиран за тази конкретна трета държава от органа по акредитация или лицензиращия орган на държавата-членка, която предвижда регистрации от трети държави и в която организацията възнамерява да се регистрира.

4.2.3.

В акредитацията или в лиценза, които проверяващите могат да получат за трети държави, трябва да е посочено за кои трети държави е валиден документът, така че разрешението за регистрация да бъде в съответствие с разпоредбите на член 22, параграф 2 от Регламента за EMAS. Държавите-членки трябва да решат дали искат да издават отделни сертификати за всяка трета държава, или да издадат общ сертификат за акредитация с географско приложение, в което са посочени държавите, където проверяващите органи са акредитирани да действат.

Уточнение:

Като се вземе предвид член 22 („Допълнителни изисквания за проверяващи по околна среда, действащи в трети държави“), става ясно, че акредитацията/лицензирането за трети държави може да бъде само допълнителна акредитация/допълнително лицензиране към основна акредитация/основно лицензиране за Европа. Това означава, че акредитацията/лицензирането за трети държави се предоставя като допълнително изискване към общата акредитация/общото лицензиране в определен обхват и неговите изисквания. Следователно акредитацията/лицензирането за трети държави трябва да включва акредитация/лицензиране за една от държавите-членки и в определен обхват.

След като проверяващият бъде акредитиран или лицензиран в една държава-членка, той е свободен да извършва проверяващи дейности в други държави-членки в съответствие с член 24 от регламента.

4.3.1.

Държава-членка, която има повече от един компетентен орган, следва да определи на кой компетентен орган може да се представят заявления за регистрации в трети държави, като той трябва да съвпада с компетентния орган, определен в съответствие с раздел 5.3.1.

4.3.2.

Заявлението за регистрация в трети държави от организации с обекти, разположени само в трети държави, се представя на кой да е от компетентните органи, определени за тази цел в онези държави-членки, където са изпълнени следните условия:

4.3.3.

Компетентните органи следва да координират своите действия с органите по акредитация и лицензиращите органи в своите държави-членки, за да се гарантира, че когато държавите-членки предвиждат регистрация на организации от трети държави, както компетентният орган, така и органът по акредитация или лицензиращият орган ще са в състояние да изпълнят съответните си задачи по координиран начин.

4.4.1.

Общите правила, приложими към проверяващите по околна среда по EMAS, към тяхното акредитиране или лицензиране и към процеса на проверка, са установени в глави V и VI от Регламента за EMAS.

4.4.2.

Тези държави-членки, които разрешават регистрация в трети държави, трябва да въведат специална система за акредитация или лицензиране на проверяващи за трети държави. Акредитацията или лицензирането на проверяващите се дава за всяка държава поотделно като добавка към обща акредитация или общ лиценз в съответствие с изискванията, описани в настоящия раздел.

4.4.3.

Проверяващият(те) трябва да има(т) акредитация или лиценз за всички кодове по NACE на дейностите на организацията, свързани с обектите на тази организация, които ще бъдат включени в процедурата за регистрация. Поради потенциално широкия обхват на дейностите организациите имат възможността, ако намерят за добре, да използват няколко акредитирани проверяващи. Всъщност може да се окаже трудно, ако не и невъзможно, да се определи един-единствен проверяващ за всички дейности на големите организации. Ако проверяващият не е акредитиран, нито лицензиран самият той за всички съответни кодове по NACE, се включват други акредитирани проверяващи по околна среда според необходимостта в рамките на сътрудничеството за всеки конкретен случай. Организацията, кандидатстваща за регистрация, следва да реши дали иска да включи няколко акредитирани/лицензирани проверяващи, като има предвид член 4 от Регламента за EMAS. Освен причини като липсата на проверяващи, акредитирани за съответните кодове по NACE, организациите биха могли да имат и други причини (например местен опит, познаване на езика или желание да се съчетае проверката по EMAS със сертификация по други стандарти) за използване на няколко проверяващи.

4.4.4.

Всички сътрудничещи проверяващи са длъжни да подпишат декларацията, посочена в член 25, параграф 9, и екологичната декларация по EMAS. Всеки участващ проверяващ отговаря за резултатите от тази част/тези части на проверката, която зависи/които зависят от неговата област на специализирани познания (най-често във връзка с конкретни кодове по NACE). Практиката всички проверяващи да са длъжни да подписват една и съща декларация дава възможност на компетентния орган да идентифицира всички участващи проверяващи. Следователно компетентният орган може да провери чрез органите по акредитация и лицензиращите органи дали всички участващи проверяващи са спазили задължението за предварително уведомяване съгласно член 23, параграф 2 от Регламента за EMAS. Това дава също възможност на компетентния орган да провери дали кодовете по NACE на участващите проверяващи включват тези на въпросната организация.

4.4.5.

Проверяващите, които искат да действат в трети държави, трябва да получат специална акредитация или специален лиценз за въпросната конкретна държава като добавка към общата акредитация или общия лиценз в съответствие с изискванията, изложени в Регламента за EMAS. Това означава, че те трябва:

4.4.6.

Проверяващите — като част от процедурата за проверка — проверяват всички екологични лицензи или разрешителни, приложими за организацията, или всякакви други доказателства в съответствие с правната система, действаща в държавите, включени в обхвата на заявлението.

4.4.7.

В трети държави проверяващият, в допълнение към редовните си задължения, извършва по-специално задълбочена проверка на спазването на правните изисквания от страна на организацията и на нейните обекти, включени в процеса на регистрация. По този начин, като се има по-специално предвид съдържанието на член 13, параграф 2, буква в) от Регламента за EMAS, проверяващите трябва да се уверят, че няма налице доказателства за неспазване на приложимите правни изисквания, свързани с околната среда. Проверяващите следва да използват констатациите на контролните органи и трябва следователно да установят връзка с тези органи, за да получат подробна информация за спазването на правните изисквания. Проверяващият трябва да се увери, че е удовлетворен въз основа на получените доказателства, например чрез писмен доклад от компетентния контролен орган. Ако не се намерят доказателства за неспазване на правните изисквания, това се заявява в декларацията на проверяващия по околна среда за дейностите по проверка и заверяване (приложение VII към Регламента за EMAS). Тази декларация се подписва от проверяващия. Проверяващият е длъжен да се увери, че са изпълнени изискванията на Регламента за EMAS, като използва обичайните одитни техники, които следва да се прилагат в съответствие с Регламента за EMAS. С цел да се гарантира равнище на качество на регистрацията на обекти в трети държави, еднакво с това на сходни обекти в ЕС, проверяващият би могъл да обмисли извършването на оценка на риска.

4.4.8.

В съответствие с член 13, параграф 2, буква г) от Регламента за EMAS проверяващият следва да се увери, че не са налице съответни жалби от заинтересовани страни или че жалбите са били разрешени по удовлетворителен начин.

4.4.9.

Тези държави-членки, които предвиждат регистрация в трети държави, следва да обмислят въвеждането на мерки за укрепване на процеса на акредитация, с цел да се гарантира, че проверяващите, акредитирани за конкретни трети държави, имат необходимите познания за проверка дали организацията спазва приложимото национално законодателство в третата държава.

4.4.10.

Държавите-членки, които предвиждат регистрация в трети държави, може да обмислят въвеждането на незадължителни специфични разпоредби за засилване на проверката за спазване на правните изисквания и гарантиране на процес на регистрация, сходен с този в ЕС. Държавите-членки може по-специално да обмислят възможността за сключване на споразумения (двустранно споразумение, меморандум за разбирателство и пр.). Тези споразумения може да включват процедура за съобщаване на спазването на правните изисквания между съответния контролен орган в третата държава и държавата-членка, както и начин за уведомяване на компетентния орган на държавата-членка относно нарушения на приложимите правни изисквания във времето между първоначалната регистрация или подновяването и следващото подновяване.

4.4.11.

Най-малко шест седмици преди проверка или заверяване в трета държава проверяващият по околна среда уведомява органа по акредитация или лицензиращия орган в държавата-членка, в която организацията възнамерява да подаде заявление за регистрация или е регистрирана, за подробности по акредитацията или лиценза си, както и за времето и мястото на проверката или заверяването. Компетентният орган на държавата-членка, в която се предвижда да бъдат регистрирани обектите, може също да бъде уведомен.

4.4.12.

Ако проверяващият открие неспазване на правните изисквания по време на регистрацията, той не подписва екологичната декларация по EMAS и декларацията, посочена в член 25, параграф 9 от регламента.

4.4.13.

Ако проверяващият открие неспазване на правните изисквания през периода на валидност на регистрациите или по време на подновяването, той може да докладва на компетентния орган, че въпросната организация не спазва вече изискванията на EMAS. По време на подновяване проверяващият може да подпише декларацията, посочена в член 25, параграф 9, и актуализираната екологична декларация по EMAS само ако организацията докаже, че е взела достатъчно мерки (например в сътрудничество с контролните органи) да осигури възстановяване на спазването на правните изисквания. Ако организацията не може да докаже на проверяващия, че е взела достатъчно мерки, за да възстанови спазването на правните изисквания, той не заверява актуализираната декларация и не подписва нито тази декларация, нито екологичната декларация по EMAS.

4.5.1.

Организацията следва да се свърже на ранен етап с проверяващия(те) и с компетентния орган за изясняване на езиковите проблеми във връзка с документите, необходими за регистрацията, като има предвид изискванията на член 5, параграф 3 и приложение IV, раздел Г от Регламента за EMAS.

4.5.2.

Преди заявлението за регистрация да бъде изпратено на компетентния орган, организацията предоставя на проверяващия веществени доказателства или документи, че няма доказателства за неспазване на приложимите правни изисквания, свързани с околната среда, както е описано в раздел 4.1.4 от настоящото ръководство.

4.5.3.

След като е изпълнила изискванията на EMAS, и по-специално приложимите към процеса на регистрация изисквания, посочени в приложение II към регламента, и е получила заверка на екологичната декларация по EMAS от акредитиран или лицензиран проверяващ, организацията изпраща заявлението и съответните документи, включително приложения VI и VII, на компетентния орган за регистрация.

4.5.4.

Компетентният орган проверява информацията, съдържаща се в заявлението, като за тази цел обменя информация с националния орган по акредитация или с националния лицензиращ орган.

4.5.5.

Органът по акредитация или лицензиращият орган оценяват компетентността на проверяващия по околна среда с оглед на елементите, посочени в членове 20, 21 и 22 от Регламента за EMAS. Ако компетентността на проверяващия не бъде потвърдена, органът по акредитация или лицензиращият орган може да принуди проверяващия да спази съответните изисквания и да уведоми компетентния орган за проблема. И обратно, компетентният орган трябва във всички случаи да изпрати на органа по акредитация или лицензиращия орган кратко съобщение, че е получено заявление за регистрация и че има обекти на трети държави, подлежащи на регистрация. След като получи такова съобщение, органът по акредитация или лицензиращият орган трябва да съобщи на компетентния орган своите констатации относно участващия(те) проверяващ(и). Това улеснява окончателната проверка от компетентния орган дали проверяващият(те), участващ(и) в процедурата за регистрация, е/са акредитиран(и) или лицензиран(и) за всички кодове по NACE, отнасящи се до процеса на регистрация. Без тази минимална комуникация между компетентния орган и органа по акредитация или лицензиращия орган дейностите по надзора е възможно да бъдат застрашени.

4.5.6.

Компетентният орган, отговарящ за регистрацията, ще координира проверката на спазването на правните изисквания въз основа на информацията, предоставена на проверяващия от организацията. Само в случай че дадена държава-членка е сключила специални споразумения с трети държави, включващи клаузи, които позволяват на държавата-членка да установи връзка с контролните органи в третите държави, те могат да проверят спазването на правните изисквания непосредствено при контролните органи в третите държави. В противен случай компетентният орган трябва да разчита на проверяващия и/или на организацията, за да получи веществени доказателства или документи, доказващи спазването на приложимите правни изисквания.

4.6.1.

Компетентният орган спазва общите правила, установени в Регламента за EMAS относно заличаването и спирането.

4.6.2.

За всяка жалба относно регистрираната организация се уведомява компетентният орган.

4.6.3.

Организациите от трети държави, стремящи се към регистрация по EMAS и готови да започнат процедура за регистрация, трябва да приемат, че преди да се вземе каквото и да е решение компетентният орган може да поиска от проверяващия да се увери, че няма потенциални причини за заличаване или спиране, които може да се появят в третата държава, където са разположени обектите. Организацията сътрудничи и отговаря на всички въпроси относно евентуалните причини за спиране и заличаване, зададени от проверяващия или от компетентния орган. Организацията трябва също да бъде готова да поеме разходите за работата на проверяващия по изясняване на положението.

4.6.4.

Споразуменията, когато има подписани такива между държавата-членка, отговаряща за регистрацията, и третата държава, може да включват специални клаузи за осигуряване на правен мониторинг и активно уведомяване на компетентния орган за нарушения от контролните органи в третата държава.

4.6.5.

При всички положения, дори когато съществуват такива споразумения, проверяващият е отговорен за проверката на спазването на правните изисквания. Евентуалните жалби и несъответствия, които може да доведат до заличаване или спиране на регистрацията, трябва да бъдат включени в проверките за спазване на изискванията.

4.6.6.

Неправителствени организации, действащи в третата държава, може да предоставят консултации и да бъдат използвани като източник на информация. Във всеки случай проверяващият докладва на компетентния орган за всяка съответна информация, придобита по време на процеса на проверка.

4.7.1.

Екологичната декларация по EMAS и другите необходими документи се подават за целите на регистрацията на официалния език (един от официалните езици) на държавата-членка, в която е разположен компетентният орган (член 5, параграф 3). Ако организацията представи корпоративна екологична декларация с информация за отделните обекти, разположени в различни трети държави, тази информация също се подава на официалния език (един от официалните езици) на третите държави, в които са разположени обектите.

5.1.1.

Организациите трябва винаги да спазват европейските и националните правни изисквания, приложими към обектите, включени в регистрацията по EMAS.

5.1.2.

С цел да се гарантира, че схемата на EMAS поддържа своето високо равнище на амбиция и достоверност, желателно е екологичните показатели на организацията от трета държава да постигнат равнище, което е максимално близко до това, което се изисква от организациите в ЕС по силата на съответното европейско и национално законодателство. Ето защо е желателно организациите с обекти извън Общността, освен позоваванията на приложимите национални екологични изисквания, да се позоват в екологичната декларация и на правните изисквания, свързани с околната среда, приложими за сходни организации в държавата-членка, където организацията възнамерява да представи заявление за регистрация (член 4, параграф 4 от Регламента за EMAS). Екологичните изисквания в този списък следва да се посочат като референтни стойности, когато се определят по-високи допълнителни целеви показатели, но те не са от значение за оценката дали организацията спазва правните изисквания.

5.1.3.

За обекти, разположени в трети държави, документните доказателства, посочени в член 4, параграф 4 от регламента, следва да се състоят от:

5.2.1.

Прилагат се разпоредбите, описани в раздел 4.2 относно акредитацията и лицензирането по EMAS за трети държави.

5.3.1.

Държава-членка, която има повече от един компетентен орган, следва да определи на кой компетентен орган може да се представят заявления за глобална регистрация, като той трябва да съвпада с компетентния орган, определен в съответствие с раздел 4.3.1.

5.3.2.

Заявлението за глобална регистрация, т.е. от организации с обекти, разположени в държави-членки на ЕС и в трети държави, се представя на кой да е от компетентните органи, определени за тази цел в една от държавите-членки, където са изпълнени следните условия:

5.3.3.

Определянето на държавата-членка, където ще се намира компетентният орган, отговарящ за тази процедура, се прави въз основа на условията, изложени в следния ред на предпочитание:

5.3.4.

Ако заявлението обхваща повече от една държава-членка, трябва да бъде следвана процедурата за координация между участващите компетентни органи, установена в раздел 3.2. Тогава този компетентен орган ще действа като водещ компетентен орган по аспектите на процедурата, които са свързани с корпоративната регистрация в ЕС.

5.4.1.

Общите правила, приложими към проверяващите по околна среда по EMAS, към тяхното акредитиране или лицензиране и към процеса на проверка, са установени в глави V и VI от Регламента за EMAS.

5.4.2.

Тези държави-членки, които разрешават регистрация в трети държави, трябва да въведат специална система за акредитация или лицензиране на проверяващи за трети държави. Акредитацията или лицензирането на проверяващите се дава за всяка държава поотделно като добавка към обща акредитация или общ лиценз в съответствие с изискванията, описани в настоящия раздел.

5.4.3.

При глобална регистрация на организация с няколко обекта и дейности акредитацията на проверяващия(те) трябва да включва в обхвата си всички кодове по NACE на обектите и дейностите на организацията. За обекти в трети държави проверяващият(те) трябва да бъде(ат) акредитиран(и) или лицензиран(и) за всички трети държави и всички кодове по NACE на всички обекти, включени в глобалната регистрация в държавата-членка, където организацията възнамерява да подаде заявление за регистрация. Поради потенциално широкия обхват на дейностите организациите имат възможността, по своя преценка, да използват няколко акредитирани проверяващи. Всъщност може да се окаже трудно, ако не и невъзможно, да се определи един-единствен проверяващ за всички дейности на големите организации. Ако проверяващият не е акредитиран, нито лицензиран самият той за всички съответни кодове по NACE или държави, се включват други акредитирани проверяващи по околна среда според необходимостта в рамките на сътрудничеството за всеки конкретен случай. Организацията, кандидатстваща за регистрация, следва да реши дали иска да включи няколко акредитирани/лицензирани проверяващи, като има предвид член 4 от Регламента за EMAS. Освен причини като липсата на проверяващи, акредитирани за съответните кодове по NACE, организациите биха могли да имат и други причини (например местен опит, познаване на езика или желание да се съчетае проверката по EMAS със сертификация по други стандарти) за използване на няколко проверяващи.

5.4.4.

Всички сътрудничещи проверяващи са длъжни да подпишат декларацията, посочена в член 25, параграф 9 от Регламента за EMAS, и екологичната декларация по EMAS. Всеки участващ проверяващ отговаря за резултатите от тази/тези част(и) на проверката, която(ито) зависи(ят) от неговата област на специализирани познания (най-често във връзка с конкретни кодове по NACE). Практиката всички проверяващи да са длъжни да подписват една и съща декларация дава възможност на водещия компетентен орган да идентифицира всички участващи проверяващи. Следователно водещият компетентен орган може да провери чрез сътрудничещите компетентни органи (които на свой ред следва да координират своите дейности с органите по акредитация и лицензиращите органи) дали всички участващи проверяващи са спазили задължението за предварително уведомяване съгласно член 23, параграф 2 от Регламента за EMAS. Това дава също възможност на водещия компетентен орган да провери дали кодовете по NACE на участващите проверяващи включват тези на въпросната организация.

5.4.5.

Проверяващите, които искат да действат в трети държави, трябва да получат специална акредитация или специален лиценз за въпросната конкретна държава като добавка към общата акредитация или общия лиценз в съответствие с изискванията, изложени в Регламента за EMAS. Това означава, че те трябва:

5.4.6.

Проверяващите — като част от процедурата за проверка — проверяват всички екологични лицензи или разрешителни, приложими за организацията, или всякакви други доказателства в съответствие с правната система, действаща в държавите, включени в обхвата на заявлението.

5.4.7.

В трети държави проверяващият, в допълнение към редовните си задължения, извършва по-специално задълбочена проверка на спазването на правните изисквания от страна на организацията и на нейните обекти, включени в процеса на регистрация. По този начин, като се има по-специално предвид съдържанието на член 13, параграф 2, буква в) от Регламента за EMAS, проверяващите трябва да се уверят, че няма налице доказателства за неспазване на приложимите правни изисквания, свързани с околната среда. Проверяващите следва да използват констатациите на контролните органи и трябва следователно да установят връзка с тези органи, за да получат подробна информация за спазването на правните изисквания. Проверяващият трябва да се увери, че е удовлетворен въз основа на получените доказателства, например чрез писмен доклад от компетентния контролен орган. Ако не се намерят доказателства за неспазване на правните изисквания, това се заявява в декларацията на проверяващия по околна среда за дейностите по проверка и заверяване (приложение VII към Регламента за EMAS). Тази декларация се подписва от проверяващия. Проверяващият е длъжен да се увери, че са изпълнени изискванията на Регламента за EMAS, като използва обичайните одитни техники. С цел да се гарантира равнище на качество на регистрацията на обекти в трети държави, еднакво с това на обектите в ЕС, включени в регистрацията, проверяващият би могъл да обмисли извършването на оценка на риска.

5.4.8.

В съответствие с член 13, параграф 2, буква г) от Регламента за EMAS проверяващият следва да се увери, че не са налице съответни жалби от заинтересовани страни или че жалбите са били разрешени по удовлетворителен начин.

5.4.9.

Тези държави-членки, които предвиждат регистрация в трети държави (а следователно и глобална регистрация), следва да обмислят въвеждането на мерки за укрепване на процеса на акредитация, с цел да се гарантира, че проверяващите, акредитирани за конкретни трети държави, имат необходимите познания за проверка дали организацията спазва приложимото национално законодателство в третата държава.

5.4.10.

Държавите-членки, които предвиждат глобална регистрация, може да обмислят въвеждането на незадължителни специфични разпоредби за засилване на проверката за спазване на правните изисквания и гарантиране на процес на регистрация, сходен с този в ЕС. Държавите-членки може по-специално да обмислят възможността за сключване на споразумения (двустранно споразумение, меморандум за разбирателство и пр.). Тези споразумения може да включват процедура за съобщаване на спазването на правните изисквания между съответния контролен орган в третата държава и държавата-членка, както и начин за уведомяване на компетентния орган на държавата-членка относно нарушения на приложимите правни изисквания във времето между първоначалната регистрация или подновяването и следващото подновяване.

5.4.11.

Най-малко шест седмици преди проверка или заверяване в трета държава проверяващият по околна среда уведомява органа по акредитация или лицензиращия орган в държавата-членка, в която организацията възнамерява да подаде заявление за регистрация или е регистрирана, за подробности по акредитацията или лиценза си, както и за времето и мястото на проверката или заверяването. Допълнително проверяващият(те) трябва да съобщи(ят) подробности за акредитацията или лиценза си на всички органи по акредитация или лицензиращи органи на държавите-членки, в които са разположени участващите в регистрацията обекти.

5.4.12.

Ако проверяващият открие неспазване на правните изисквания по време на регистрацията, той не подписва екологичната декларация по EMAS и декларацията, посочена в член 25, параграф 9 от регламента.

5.4.13.

Ако проверяващият открие неспазване на правните изисквания през периода на валидност на регистрациите или по време на подновяването, той може да докладва на компетентния орган, че въпросната организация не спазва вече изискванията на EMAS. По време на подновяване проверяващият може да подпише декларацията, посочена в член 25, параграф 9, и актуализираната екологична декларация по EMAS само ако организацията докаже, че е взела достатъчно мерки (например в сътрудничество с контролните органи) да осигури възстановяване на спазването на правните изисквания. Ако организацията не може да докаже на проверяващия, че е взела достатъчно мерки, за да възстанови спазването на правните изисквания, той не заверява актуализираната декларация и не подписва нито тази декларация, нито екологичната декларация по EMAS.

5.5.1.

Организацията следва да се свърже на ранен етап с проверяващия(те) и с компетентния орган за изясняване на езиковите проблеми във връзка с документите, необходими за регистрацията, като има предвид изискванията на член 5, параграф 3 и приложение IV, раздел Г от Регламента за EMAS.

5.5.2.

Организацията представя веществени доказателства, че спазва правните изисквания, както е описано в раздел 5.1.3.

5.5.3.

След като е изпълнила изискванията на EMAS, и по-специално приложимите към процеса на регистрация изисквания, посочени в приложение II към регламента, и е получила заверка на екологичната декларация по EMAS от акредитиран или лицензиран проверяващ, организацията изпраща заявлението и съответните документи, включително приложения VI и VII, на (водещия) компетентен орган за регистрация.

5.5.4.

Компетентният орган, отговарящ за регистрацията, проверява информацията, съдържаща се в заявлението, като за тази цел обменя информация с националния орган по акредитация или с националния лицензиращ орган и ако е приложимо — с другите участващи компетентни органи. При необходимост проверяващият, отговарящ за проверката, може също да участва в този обмен на информация. Обикновените писма, електронните писма и факсовете са възможни варианти, но трябва да се съхраняват писмени доказателства за тази кореспонденция.

5.5.5.

Органите по акредитация и лицензиращите органи във всички участващи държави-членки оценяват компетентността на проверяващия по околна среда с оглед на елементите, посочени в членове 20, 21 и 22 от Регламента за EMAS. Ако компетентността на проверяващия не бъде потвърдена, органът по акредитация или лицензиращият орган може да принуди проверяващия да спази съответните изисквания и да уведоми националния компетентен орган за проблема. И обратно, компетентният орган трябва във всички случаи да изпрати на органа по акредитация или лицензиращия орган кратко съобщение, че е получено заявление за регистрация и че има обекти, подлежащи на регистрация. След като получи такова съобщение, органът по акредитация или лицензиращият орган трябва да съобщи на националния компетентен орган своите констатации относно участващия(те) проверяващ(и). Всички участващи национални компетентни органи на свой ред съобщават тази информация на водещия компетентен орган. Това улеснява окончателната проверка от участващите компетентни органи и водещия компетентен орган дали проверяващият(те), участващ(и) в процеса на регистрация, е/са акредитиран(и) или лицензиран(и) за всички кодове по NACE, отнасящи се до процеса на регистрация. Без тази минимална комуникация между компетентните органи и органите по акредитация или лицензиращите органи дейностите по надзора е възможно да бъдат застрашени.

5.5.6.

Компетентният орган, отговарящ за регистрацията, ще координира проверката на спазването на правните изисквания въз основа на информацията, предоставена на проверяващия от организацията. Само в случай че дадена държава-членка е сключила специални споразумения с трети държави, включващи клаузи, които позволяват на държавата-членка да установи връзка с контролните органи в третите държави, те могат да проверят спазването на правните изисквания непосредствено при контролните органи в третите държави. В противен случай компетентният орган трябва да разчита на проверяващия и/или на организацията, за да получи веществени доказателства или документи, доказващи спазването на приложимите правни изисквания.

5.5.7.

Ако е необходимо, след решението за регистрация водещият компетентен орган уведомява всички участващи национални компетентни органи, които уведомяват съответните си контролни органи.

5.5.8.

Когато няколко компетентни органа участват в процедурата за регистрация, се прилагат условията относно таксите, описани в раздел 3.4.

5.6.1.

Компетентният орган спазва общите правила, установени в Регламента за EMAS относно заличаването и спирането.

5.6.2.

За всяка жалба относно регистрираната организация се уведомява компетентният орган.

5.6.3.

Организациите от трети държави, стремящи се към регистрация по EMAS и готови да започнат процедура за регистрация, трябва да приемат, че преди да се вземе каквото и да е решение компетентните органи може да поискат от проверяващия да се увери, че няма потенциални причини за заличаване или спиране, които може да се появят в третата държава, където са разположени обектите. Организацията сътрудничи и отговаря на всички въпроси относно евентуалните причини за спиране и заличаване, зададени от проверяващия или от компетентния орган. Организацията трябва също да бъде готова да поеме разходите за работата на проверяващия по изясняване на положението.

5.6.4.

При всички положения, дори когато съществуват такива споразумения, проверяващият е отговорен за проверката на спазването на правните изисквания. Евентуалните жалби и несъответствия, които може да доведат до заличаване или спиране на регистрацията, трябва да бъдат включени в проверките на спазването на изискванията.

5.6.5.

Неправителствени организации, действащи в тази трета държава, може да предоставят консултации и да бъдат използвани като източник на информация. Във всеки случай проверяващият докладва на компетентния орган за всяка съответна информация, придобита по време на процеса на проверка.

5.7.1.

Екологичната декларация по EMAS и другите необходими документи се подават на официалния език (един от официалните езици) на държавата-членка, в която е разположен водещият компетентен орган (член 5, параграф 3). В допълнение, ако организацията представи корпоративна екологична декларация с информация за отделните обекти, информацията за обектите в ЕС се подава на официалния език (един от официалните езици) на държавите-членки, в които са разположени обектите, а информацията за обектите, разположени в трети държави, се подава за предпочитане на официалния език (един от официалните езици) на съответните трети държави.