Règlement (CE) no 1049/2001 du Parlement européen et du Conseil

Regolamento (CE) n. 1049/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio

du 30 mai 2001

del 30 maggio 2001

relatif à l'accès du public aux documents du Parlement européen, du Conseil et de la Commission

relativo all'accesso del pubblico ai documenti del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione

LE PARLEMENT EUROPÉEN ET LE CONSEIL DE L'UNION EUROPÉENNE,

IL PARLAMENTO EUROPEO E IL CONSIGLIO DELL'UNIONE EUROPEA,

vu le traité instituant la Communauté européenne, et notamment son article 255, paragraphe 2,

visto il trattato che istituisce la Comunità europea, in particolare l'articolo 255, paragrafo 2,

vu la proposition de la Commission(1),

vista la proposta della Commissione(1),

statuant conformément à la procédure visée à l'article 251 du traité(2),

deliberando secondo la procedura di cui all'articolo 251 del trattato(2),

considérant ce qui suit:

considerando quanto segue:

(1) Le traité sur l'Union européenne consacre la notion de transparence dans son article 1er, deuxième alinéa, selon lequel le traité marque une nouvelle étape dans le processus créant une union sans cesse plus étroite entre les peuples de l'Europe, dans laquelle les décisions sont prises dans le plus grand respect possible du principe d'ouverture et le plus près possible des citoyens.

(1) L'articolo 1, secondo comma del trattato sull'Unione europea sancisce il concetto di trasparenza, secondo il quale il trattato segna una nuova tappa nel processo di creazione di un'unione sempre più stretta tra i popoli dell'Europa, in cui le decisioni siano adottate nel modo più trasparente possibile e più vicino possibile ai cittadini.

(2) La transparence permet d'assurer une meilleure participation des citoyens au processus décisionnel, ainsi que de garantir une plus grande légitimité, efficacité et responsabilité de l'administration à l'égard des citoyens dans un système démocratique. La transparence contribue à renforcer les principes de la démocratie et le respect des droits fondamentaux tels qu'ils sont définis à l'article 6 du traité UE et dans la Charte des droits fondamentaux de l'Union européenne.

(2) Questa politica di trasparenza consente una migliore partecipazione dei cittadini al processo decisionale e garantisce una maggiore legittimità, efficienza e responsabilità dell'amministrazione nei confronti dei cittadini in un sistema democratico. La politica di trasparenza contribuisce a rafforzare i principi di democrazia e di rispetto dei diritti fondamentali sanciti dall'articolo 6 del trattato UE e dalla carta dei diritti fondamentali dell'Unione europea.

(3) Les conclusions des réunions du Conseil européen de Birmingham, d'Edimbourg et de Copenhague ont souligné la nécessité d'assurer une plus grande transparence dans le travail des institutions de l'Union. Le présent règlement consolide les initiatives déjà prises par les institutions en vue d'améliorer la transparence du processus décisionnel.

(3) Le conclusioni delle riunioni del Consiglio europeo di Birmingham, Edimburgo e Copenaghen hanno messo in evidenza la necessità di garantire una maggiore trasparenza nel lavoro delle istituzioni dell'Unione. Il presente regolamento consolida le iniziative già adottate dalle istituzioni al fine di migliorare la trasparenza del processo decisionale.

(4) Le présent règlement vise à conférer le plus large effet possible au droit d'accès du public aux documents et à en définir les principes généraux et limites conformément à l'article 255, paragraphe 2, du traité CE.

(4) Il presente regolamento mira a dare la massima attuazione al diritto di accesso del pubblico ai documenti e a definirne i principi generali e le limitazioni a norma dell'articolo 255, paragrafo 2, del trattato CE.

(5) La question de l'accès aux documents ne faisant pas l'objet de dispositions dans le traité instituant la Communauté européenne du charbon et de l'acier et dans le traité instituant la Communauté européenne de l'énergie atomique, le Parlement européen, le Conseil et la Commission devraient, conformément à la déclaration n° 41 annexée à l'acte final du traité d'Amsterdam, s'inspirer du présent règlement pour ce qui est des documents concernant les activités couvertes par ces deux traités.

(5) La questione dell'accesso ai documenti non forma oggetto di disposizioni specifiche nel trattato che istituisce la Comunità europea del carbone e dell'acciaio e nel trattato che istituisce la Comunità europea per l'energia atomica, motivo per cui, secondo la dichiarazione n. 41 allegata all'atto finale del trattato di Amsterdam, il Parlamento europeo, il Consiglio e la Commissione dovrebbero ispirarsi al presente regolamento per quanto concerne i documenti inerenti alle attività contemplate da detti trattati.

(6) Un accès plus large aux documents devrait être autorisé dans les cas où les institutions agissent en qualité de législateur, y compris sur pouvoirs délégués, tout en veillant à préserver l'efficacité du processus décisionnel des institutions. Dans toute la mesure du possible, ces documents devraient être directement accessibles.

(6) Si dovrebbe garantire un accesso più ampio ai documenti nei casi in cui le istituzioni agiscono in veste di legislatore, anche in base a competenze delegate, preservando nel contempo l'efficacia del loro processo di formazione delle decisioni. Nella più ampia misura possibile tali documenti dovrebbero essere resi direttamente accessibili.

(7) Conformément aux articles 28, paragraphe 1, et 41, paragraphe 1, du traité UE, le droit d'accès est également applicable aux documents relevant de la politique étrangère et de sécurité commune et de la coopération policière et judiciaire en matière pénale. Chaque institution devrait respecter ses règles de sécurité.

(7) A norma degli articoli 28, paragrafo 1 e 41, paragrafo 1, del trattato UE, il diritto d'accesso si applica altresì ai documenti relativi alla politica estera e di sicurezza comune, nonché alla cooperazione di polizia e giudiziaria in campo penale. Ciascuna istituzione dovrebbe rispettare le proprie norme di sicurezza.

(8) Afin de garantir la pleine application du présent règlement à tous les domaines d'activité de l'Union, toutes les agences créées par les institutions devraient appliquer les principes définis par le présent règlement.

(8) Per garantire la piena applicazione del presente regolamento a tutte le attività dell'Unione, i principi in esso stabiliti dovrebbero essere applicati da tutte le agenzie create dalle istituzioni.

(9) Du fait de leur contenu extrêmement sensible, certains documents devraient faire l'objet d'un traitement particulier. Les modalités d'information du Parlement européen sur le contenu de ces documents devraient être réglées par voie d'accord interinstitutionnel.

(9) Taluni documenti dovrebbero ricevere un trattamento speciale a motivo del loro contenuto particolarmente sensibile. È opportuno definire, tramite accordi interistituzionali, modalità per informare il Parlamento europeo in merito al contenuto di tali documenti.

(10) Afin d'améliorer la transparence des travaux des institutions, le Parlement européen, le Conseil et la Commission devraient donner accès non seulement aux documents établis par les institutions, mais aussi aux documents reçus par celles-ci. Dans ce contexte, il convient de rappeler que la déclaration n° 35 annexée à l'acte final du traité d'Amsterdam prévoit qu'un État membre peut demander à la Commission ou au Conseil de ne pas communiquer à des tiers un document émanant de cet État sans l'accord préalable de celui-ci.

(10) Per dare un carattere più aperto ai lavori delle istituzioni, il Parlamento europeo, il Consiglio e la Commissione dovrebbero garantire l'accesso non solo ai documenti elaborati dalle istituzioni, ma anche ai documenti da esse ricevuti. In tale contesto, si ricorda che la dichiarazione n. 35 allegata all'atto finale del trattato di Amsterdam prevede che uno Stato membro possa chiedere alla Commissione o al Consiglio di non comunicare a terzi un documento che provenga da tale Stato senza il suo previo accordo.

(11) En principe, tous les documents des institutions devraient être accessibles au public. Toutefois, certains intérêts publics et privés devraient être garantis par le biais d'un régime d'exceptions. Il convient de permettre aux institutions de protéger leurs consultations et délibérations internes lorsque c'est nécessaire pour préserver leur capacité à remplir leurs missions. Lors de l'évaluation de la nécessité d'une exception, les institutions devraient tenir compte des principes consacrés par la législation communautaire en matière de protection des données personnelles dans tous les domaines d'activité de l'Union.

(11) In linea di principio, tutti i documenti delle istituzioni dovrebbero essere accessibili al pubblico. Tuttavia, taluni interessi pubblici e privati dovrebbero essere tutelati mediante eccezioni. Si dovrebbe consentire alle istituzioni di proteggere le loro consultazioni e discussioni interne quando sia necessario per tutelare la propria capacità di espletare le loro funzioni. Nel valutare le eccezioni, le istituzioni dovrebbero tener conto dei principi esistenti nella legislazione comunitaria in materia di protezione dei dati personali, in tutti i settori di attività dell'Unione.

(12) Il convient que toutes les dispositions régissant l'accès aux documents des institutions soient conformes au présent règlement.

(12) Tutte le disposizioni concernenti l'accesso del pubblico ai documenti delle istituzioni dovrebbero conformarsi al presente regolamento.

(13) Afin d'assurer le plein respect du droit d'accès, il convient de prévoir l'application d'une procédure administrative en deux phases, assortie d'une possibilité de recours juridictionnel ou de plainte auprès du médiateur.

(13) Per garantire il pieno rispetto del diritto d'accesso, si dovrebbe applicare un procedimento amministrativo in due fasi, con ulteriore possibilità di ricorso dinanzi al giudice o di denuncia presso il mediatore.

(14) Il convient que chaque institution prenne les mesures nécessaires pour informer le public des nouvelles dispositions en vigueur et former son personnel à assister les citoyens dans l'exercice des droits découlant du présent règlement. Afin de faciliter l'exercice de ces droits, il convient que chaque institution rende accessible un registre de documents.

(14) Ciascuna istituzione dovrebbe adottare i necessari provvedimenti per informare il pubblico in merito alle nuove disposizioni vigenti e per formare il proprio personale a dare assistenza ai cittadini che esercitano il loro diritto ai sensi del presente regolamento. Per rendere più agevole ai cittadini l'esercizio dei loro diritti, occorre in particolare che ciascuna istituzione renda accessibile un registro di documenti.

(15) Même si le présent règlement n'a ni pour objet ni pour effet de modifier les législations nationales en matière d'accès aux documents, il est, toutefois, évident qu'en vertu du principe de coopération loyale régissant les rapports entre les institutions et les États membres, ces derniers devraient veiller à ne pas porter atteinte à la bonne application du présent règlement et respecter les règles de sécurité des institutions.

(15) Il presente regolamento non si prefigge di modificare le normative nazionali in materia di accesso ai documenti. Tuttavia, è evidente che in virtù del principio di cooperazione leale nelle relazioni tra le istituzioni e gli Stati membri, questi dovranno fare in modo di non pregiudicare la corretta applicazione del presente regolamento e di rispettare le norme di sicurezza delle istituzioni.

(16) Le présent règlement s'applique sans préjudice du droit d'accès aux documents dont jouissent les États membres, les autorités judiciaires ou les organes d'enquête.

(16) Il presente regolamento non pregiudica i diritti di accesso ai documenti riconosciuti a Stati membri, autorità giudiziarie od organismi investigativi.

(17) En vertu de l'article 255, paragraphe 3, du traité CE, chaque institution élabore dans son règlement intérieur des dispositions particulières concernant l'accès à ses documents. La décision 93/731/CE du Conseil du 20 décembre 1993 relative à l'accès du public aux documents du Conseil(3), la décision 94/90/CECA, CE, Euratom de la Commission du 8 février 1994 relative à l'accès du public aux documents de la Commission(4), la décision 97/632/CE, CECA, Euratom du Parlement européen du 10 juillet 1997 relative à l'accès du public aux documents du Parlement européen(5), ainsi que les dispositions concernant le caractère confidentiel des documents relatifs à Schengen devraient donc être, le cas échéant, modifiées ou abrogées,

(17) A norma dell'articolo 255, paragrafo 3, del trattato CE, ciascuna istituzione definisce nel proprio regolamento interno disposizioni specifiche riguardanti l'accesso ai propri documenti. La decisione 93/731/CE del Consiglio, del 20 dicembre 1993, relativa all'accesso del pubblico ai documenti del Consiglio(3), la decisione 94/90/CECA, CE, Euratom della Commissione, dell'8 febbraio 1994, relativa all'accesso del pubblico ai documenti della Commissione(4), la decisione 97/632/CE, CECA, Euratom del Parlamento europeo, del 10 luglio 1997, relativa all'accesso del pubblico ai documenti del Parlamento europeo(5), e le disposizioni relative alla riservatezza dei documenti di Schengen dovrebbero quindi, se necessario, essere modificate o abrogate,

ONT ARRÊTÉ LE PRÉSENT RÈGLEMENT:

HANNO ADOTTATO IL PRESENTE REGOLAMENTO:

Article premier

Articolo 1

Objet

Obiettivo

Le présent règlement vise à:

L'obiettivo del presente regolamento è di:

a) définir les principes, les conditions et les limites, fondées sur des raisons d'intérêt public ou privé, du droit d'accès aux documents du Parlement européen, du Conseil et de la Commission (ci-après dénommés "institutions") prévu à l'article 255 du traité CE de manière à garantir un accès aussi large que possible aux documents;

a) definire i principi, le condizioni e le limitazioni, per motivi di interesse pubblico o privato, che disciplinano il diritto di accesso ai documenti del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione (in prosieguo "le istituzioni") sancito dall'articolo 255 del trattato CE in modo tale da garantire l'accesso più ampio possibile;

b) arrêter des règles garantissant un exercice aussi aisé que possible de ce droit, et

b) definire regole che garantiscano l'esercizio più agevole possibile di tale diritto e

c) promouvoir de bonnes pratiques administratives concernant l'accès aux documents.

c) promuovere le buone prassi amministrative sull'accesso ai documenti.

Article 2

Articolo 2

Bénéficiaires et champ d'application

Destinatari e campo di applicazione

1. Tout citoyen de l'Union et toute personne physique ou morale résidant ou ayant son siège dans un État membre a un droit d'accès aux documents des institutions, sous réserve des principes, conditions et limites définis par le présent règlement.

1. Qualsiasi cittadino dell'Unione e qualsiasi persona fisica o giuridica che risieda o abbia la sede sociale in uno Stato membro ha un diritto d'accesso ai documenti delle istituzioni, secondo i principi, le condizioni e le limitazioni definite nel presente regolamento.

2. Les institutions peuvent, sous réserve des mêmes principes, conditions et limites, autoriser l'accès aux documents à toute personne physique ou morale non domiciliée ou n'ayant pas son siège dans un État membre.

2. Secondo gli stessi principi, condizioni e limitazioni le istituzioni possono concedere l'accesso ai documenti a qualsiasi persona fisica o giuridica che non risieda o non abbia la sede sociale in uno Stato membro.

3. Le présent règlement s'applique à tous les documents détenus par une institution, c'est-à-dire établis ou reçus par elle et en sa possession, dans tous les domaines d'activité de l'Union européenne.

3. Il presente regolamento riguarda tutti i documenti detenuti da un'istituzione, vale a dire i documenti formati o ricevuti dalla medesima e che si trovino in suo possesso concernenti tutti i settori d'attività dell'Unione europea.

4. Sans préjudice des articles 4 et 9, les documents sont rendus accessibles au public soit à la suite d'une demande écrite, soit directement sous forme électronique ou par l'intermédiaire d'un registre. En particulier, les documents établis ou reçus dans le cadre d'une procédure législative sont rendus directement accessibles conformément à l'article 12.

4. Fatti salvi gli articoli 4 e 9, i documenti sono resi accessibili al pubblico su domanda scritta ovvero direttamente, sotto forma elettronica o attraverso un registro. In particolare, i documenti formati o ricevuti nel corso di una procedura legislativa sono resi direttamente accessibili ai sensi dell'articolo 12.

5. Les documents qualifiés de sensibles selon la définition figurant à l'article 9, paragraphe 1, font l'objet d'un traitement particulier tel que prévu par cet article.

5. I documenti sensibili quali definiti all'articolo 9, paragrafo 1, sono soggetti ad un trattamento speciale ai sensi di tale articolo.

6. Le présent règlement s'entend sans préjudice des droits d'accès du public aux documents détenus par les institutions, découlant éventuellement d'instruments du droit international ou d'actes adoptés par les institutions en application de ces instruments.

6. Il presente regolamento non pregiudica i diritti di accesso del pubblico a documenti in possesso delle istituzioni che possono derivare da strumenti di diritto internazionale o da atti delle istituzioni volti a dar loro esecuzione.

Article 3

Articolo 3

Définitions

Definizioni

Aux fins du présent règlement, on entend par:

Ai fini del presente regolamento, valgono le seguenti definizioni:

a) "document": tout contenu quel que soit son support (écrit sur support papier ou stocké sous forme électronique, enregistrement sonore, visuel ou audiovisuel) concernant une matière relative aux politiques, activités et décisions relevant de la compétence de l'institution;

a) "documento", qualsiasi contenuto informativo, a prescindere dal suo supporto (testo su supporto cartaceo o elettronico, registrazione sonora, visiva o audiovisiva) che verta su aspetti relativi alle politiche, iniziative e decisioni di competenza dell'istituzione;

b) "tiers": toute personne physique ou morale ou entité extérieure à l'institution concernée, y inclus les États membres, les autres institutions et organes communautaires ou non communautaires, et les pays tiers.

b) "terzo" qualsiasi persona fisica o giuridica, o qualsiasi entità esterna all'istituzione interessata, compresi gli Stati membri, le altre istituzioni e gli altri organi comunitari o non comunitari, nonché i paesi terzi.

Article 4

Articolo 4

Exceptions

Eccezioni

1. Les institutions refusent l'accès à un document dans le cas où la divulgation porterait atteinte à la protection:

1. Le istituzioni rifiutano l'accesso a un documento la cui divulgazione arrechi pregiudizio alla tutela di quanto segue:

a) de l'intérêt public, en ce qui concerne:

a) l'interesse pubblico, in ordine:

- la sécurité publique,

- alla sicurezza pubblica,

- la défense et les affaires militaires,

- alla difesa e alle questioni militari,

- les relations internationales,

- alle relazioni internazionali,

- la politique financière, monétaire ou économique de la Communauté ou d'un État membre;

- alla politica finanziaria, monetaria o economica della Comunità o di uno Stato membro;

b) de la vie privée et de l'intégrité de l'individu, notamment en conformité avec la législation communautaire relative à la protection des données à caractère personnel.

b) la vita privata e l'integrità dell'individuo, in particolare in conformità con la legislazione comunitaria sulla protezione dei dati personali.

2. Les institutions refusent l'accès à un document dans le cas où sa divulgation porterait atteinte à la protection:

2. Le istituzioni rifiutano l'accesso a un documento la cui divulgazione arrechi pregiudizio alla tutela di quanto segue:

- des intérêts commerciaux d'une personne physique ou morale déterminée, y compris en ce qui concerne la propriété intellectuelle,

- gli interessi commerciali di una persona fisica o giuridica, ivi compresa la proprietà intellettuale,

- des procédures juridictionnelles et des avis juridiques,

- le procedure giurisdizionali e la consulenza legale,

- des objectifs des activités d'inspection, d'enquête et d'audit,

- gli obiettivi delle attività ispettive, di indagine e di revisione contabile,

à moins qu'un intérêt public supérieur ne justifie la divulgation du document visé.

a meno che vi sia un interesse pubblico prevalente alla divulgazione.

3. L'accès à un document établi par une institution pour son usage interne ou reçu par une institution et qui a trait à une question sur laquelle celle-ci n'a pas encore pris de décision est refusé dans le cas où sa divulgation porterait gravement atteinte au processus décisionnel de cette institution, à moins qu'un intérêt public supérieur ne justifie la divulgation du document visé.

3. L'accesso a un documento elaborato per uso interno da un'istituzione o da essa ricevuto, relativo ad una questione su cui la stessa non abbia ancora adottato una decisione, viene rifiutato nel caso in cui la divulgazione del documento pregiudicherebbe gravemente il processo decisionale dell'istituzione, a meno che vi sia un interesse pubblico prevalente alla divulgazione.

L'accès à un document contenant des avis destinés à l'utilisation interne dans le cadre de délibérations et de consultations préliminaires au sein de l'institution concernée est refusé même après que la décision a été prise, dans le cas où la divulgation du document porterait gravement atteinte au processus décisionnel de l'institution, à moins qu'un intérêt public supérieur ne justifie la divulgation du document visé.

L'accesso a un documento contenente riflessioni per uso interno, facenti parte di discussioni e consultazioni preliminari in seno all'istituzione interessata, viene rifiutato anche una volta adottata la decisione, qualora la divulgazione del documento pregiudicherebbe seriamente il processo decisionale dell'istituzione, a meno che vi sia un interesse pubblico prevalente alla divulgazione.

4. Dans le cas de documents de tiers, l'institution consulte le tiers afin de déterminer si une exception prévue au paragraphe 1 ou 2 est d'application, à moins qu'il ne soit clair que le document doit ou ne doit pas être divulgué.

4. Per quanto concerne i documenti di terzi, l'istituzione consulta il terzo al fine di valutare se sia applicabile una delle eccezioni di cui ai paragrafi 1 o 2, a meno che non sia chiaro che il documento può o non deve essere divulgato.

5. Un État membre peut demander à une institution de ne pas divulguer un document émanant de cet État sans l'accord préalable de celui-ci.

5. Uno Stato membro può chiedere all'istituzione di non comunicare a terzi un documento che provenga da tale Stato senza il suo previo accordo.

6. Si une partie seulement du document demandé est concernée par une ou plusieurs des exceptions susvisées, les autres parties du document sont divulguées.

6. Se solo alcune parti del documento richiesto sono interessate da una delle eccezioni, le parti restanti del documento sono divulgate.

7. Les exceptions visées aux paragraphes 1, 2 et 3 s'appliquent uniquement au cours de la période durant laquelle la protection se justifie eu égard au contenu du document. Les exceptions peuvent s'appliquer pendant une période maximale de trente ans. Dans le cas de documents relevant des exceptions concernant la vie privée ou les intérêts commerciaux et de documents sensibles, les exceptions peuvent, si nécessaire, continuer de s'appliquer au-delà de cette période.

7. Le eccezioni di cui ai paragrafi 1, 2 e 3 si applicano unicamente al periodo nel quale la protezione è giustificata sulla base del contenuto del documento. Le eccezioni sono applicabili per un periodo massimo di 30 anni. Nel caso di documenti coperti dalle eccezioni relative alla vita privata o agli interessi commerciali e di documenti sensibili, le eccezioni possono continuare ad essere applicate anche dopo tale periodo, se necessario.

Article 5

Articolo 5

Documents dans les États membres

Documenti negli Stati membri

Lorsqu'un État membre est saisi d'une demande relative à un document en sa possession, émanant d'une institution, à moins qu'il ne soit clair que le document doit ou ne doit pas être fourni, l'État membre consulte l'institution concernée afin de prendre une décision ne compromettant pas la réalisation des objectifs du présent règlement.

Qualora uno Stato membro riceva una domanda di accesso a un documento in suo possesso, che provenga da un'istituzione, e non sia chiaro se il documento debba o non debba essere divulgato, lo Stato membro consulta l'istituzione in questione onde adottare una decisione che non metta in pericolo gli obiettivi del presente regolamento.

L'État membre peut, au lieu de cela, soumettre la demande à l'institution.

In alternativa, lo Stato membro può deferire all'istituzione la domanda di accesso.

Article 6

Articolo 6

Demandes d'accès

Domande

1. Les demandes d'accès aux documents sont formulées sous forme écrite, y compris par des moyens électroniques, dans l'une des langues énumérées à l'article 314 du traité CE et de façon suffisamment précise pour permettre à l'institution d'identifier le document. Le demandeur n'est pas obligé de justifier sa demande.

1. Le domande di accesso a un documento sono presentate in qualsiasi forma scritta, anche elettronica, in una delle lingue di cui all'articolo 314 del trattato CE e sono formulate in modo sufficientemente preciso per consentire all'istituzione di identificare il documento in oggetto. Il richiedente non è tenuto a motivare la domanda.

2. Si une demande n'est pas suffisamment précise, l'institution invite le demandeur à la clarifier et assiste celui-ci à cette fin, par exemple en lui donnant des informations sur l'utilisation des registres publics de documents.

2. Qualora una domanda non sia sufficientemente precisa, l'istituzione può chiedere al richiedente di chiarirla e assisterlo in tale compito, per esempio fornendo informazioni sull'uso dei registri pubblici di documenti.

3. En cas de demande portant sur un document très long ou sur un très grand nombre de documents, l'institution concernée peut se concerter avec le demandeur de manière informelle afin de trouver un arrangement équitable.

3. Nel caso di una domanda relativa a un documento molto voluminoso o a un numero elevato di documenti, l'istituzione in questione può contattare informalmente il richiedente onde trovare una soluzione equa.

4. Les institutions assistent et informent les citoyens quant aux modalités de dépôt des demandes d'accès aux documents.

4. Le istituzioni forniscono informazioni e assistenza ai cittadini sulle modalità e sul luogo di presentazione delle domande di accesso ai documenti.

Article 7

Articolo 7

Traitement des demandes initiales

Esame delle domande iniziali

1. Les demandes d'accès aux documents sont traitées avec promptitude. Un accusé de réception est envoyé au demandeur. Dans un délai de quinze jours ouvrables à partir de l'enregistrement de la demande, l'institution soit octroie l'accès au document demandé et le fournit dans le même délai conformément à l'article 10, soit communique au demandeur, dans une réponse écrite, les motifs de son refus total ou partiel et l'informe de son droit de présenter une demande confirmative conformément au paragraphe 2 du présent article.

1. Le domande di accesso ai documenti sono trattate prontamente. Al richiedente viene inviato un avviso di ricevimento. Entro 15 giorni lavorativi dalla registrazione della domanda, l'istituzione concede l'accesso al documento richiesto e fornisce l'accesso ai sensi dell'articolo 10 entro tale termine, oppure, con risposta scritta, motiva il rifiuto totale o parziale e informa il richiedente del suo diritto di presentare una domanda di conferma ai sensi del paragrafo 2 del presente articolo.

2. En cas de refus total ou partiel, le demandeur peut adresser, dans un délai de quinze jours ouvrables suivant la réception de la réponse de l'institution, une demande confirmative tendant à ce que celle-ci révise sa position.

2. Nel caso di un rifiuto totale o parziale, il richiedente può, entro 15 giorni lavorativi dalla ricezione della risposta dell'istituzione, chiedere alla stessa di rivedere la sua posizione, presentando una domanda di conferma.

3. À titre exceptionnel, par exemple lorsque la demande porte sur un document très long ou sur un très grand nombre de documents, le délai prévu au paragraphe 1 peut, moyennant information préalable du demandeur et motivation circonstanciée, être prolongé de quinze jours ouvrables.

3. In casi eccezionali, per esempio nel caso di una domanda relativa a documenti molto voluminosi o a un numero elevato di documenti, il termine di 15 giorni lavorativi di cui al paragrafo 1 può essere prorogato di altri 15 giorni lavorativi, purché il richiedente ne sia previamente informato mediante comunicazione motivata in modo circostanziato.

4. L'absence de réponse de l'institution dans le délai requis habilite le demandeur à présenter une demande confirmative.

4. In assenza di risposta nei termini da parte dell'istituzione, il richiedente ha facoltà di presentare una domanda di conferma.

Article 8

Articolo 8

Traitement des demandes confirmatives

Trattamento delle domande di conferma

1. Les demandes confirmatives sont traitées avec promptitude. Dans un délai de quinze jours ouvrables à partir de l'enregistrement de la demande, l'institution soit octroie l'accès au document demandé et le fournit dans le même délai conformément à l'article 10, soit communique, dans une réponse écrite, les motifs de son refus total ou partiel. Si elle refuse totalement ou partiellement l'accès, l'institution informe le demandeur des voies de recours dont il dispose, à savoir former un recours juridictionnel contre l'institution et/ou présenter une plainte au médiateur, selon les conditions prévues respectivement aux articles 230 et 195 du traité CE.

1. Le domande confermative sono trattate prontamente. Entro 15 giorni lavorativi dalla loro registrazione, l'istituzione concede l'accesso al documento richiesto e gli fornisce l'accesso ai sensi dell'articolo 10 entro tale termine oppure, con risposta scritta, motiva il rifiuto totale o parziale. In caso di rifiuto totale o parziale, l'istituzione è tenuta ad informare il richiedente dei mezzi di cui questi dispone, vale a dire l'avvio di un ricorso giurisdizionale contro l'istituzione e/o la presentazione di una denuncia presso il mediatore, a norma degli articoli 230 e 195 del trattato CE.

2. À titre exceptionnel, par exemple lorsque la demande porte sur un document très long ou sur un très grand nombre de documents, le délai prévu au paragraphe 1 peut, moyennant information préalable du demandeur et motivation circonstanciée, être prolongé de quinze jours ouvrables.

2. In via eccezionale, per esempio nel caso di una domanda relativa a un documento molto voluminoso o ad un numero elevato di documenti, il termine di cui al paragrafo 1 può essere prorogato di 15 giorni lavorativi, purché il richiedente ne sia previamente informato mediante comunicazione motivata in modo circostanziato.

3. L'absence de réponse de l'institution dans le délai requis est considérée comme une réponse négative, et habilite le demandeur à former un recours juridictionnel contre l'institution et/ou à présenter une plainte au médiateur, selon les dispositions pertinentes du traité CE.

3. In assenza di risposta nei termini da parte dell'istituzione, la domanda s'intende respinta e il richiedente ha il diritto di ricorrere in giudizio nei confronti dell'istituzione e/o presentare una denuncia al mediatore a norma dei pertinenti articoli del trattato CE.

Article 9

Articolo 9

Traitement des documents sensibles

Trattamento di documenti sensibili

1. Les documents sensibles sont des documents émanant des institutions ou des agences créées par elles, des États membres, de pays tiers ou d'organisations internationales, classifiés "TRÈS SECRET/TOP SECRET", "SECRET" ou "CONFIDENTIEL" en vertu des règles en vigueur au sein de l'institution concernée protégeant les intérêts fondamentaux de l'Union européenne ou d'un ou plusieurs de ses États membres dans les domaines définis à l'article 4, paragraphe 1, point a), en particulier la sécurité publique, la défense et les questions militaires.

1. Per documenti sensibili si intendono quei documenti provenienti dalle istituzioni o dalle agenzie da loro istituite, da Stati membri, paesi terzi o organismi internazionali, classificati come "CONFIDENTIEL" in virtù delle disposizioni dell'istituzione interessata che proteggono interessi essenziali dell'Unione europea o di uno o più Stati membri nei settori di cui all'articolo 4, paragrafo 1, lettera a), e in particolare, negli ambiti della sicurezza pubblica, della difesa e delle questioni militari.

2. Dans le cadre des procédures prévues aux articles 7 et 8, les demandes d'accès à des documents sensibles sont traitées exclusivement par les personnes autorisées à prendre connaissance du contenu de ces documents. Sans préjudice de l'article 11, paragraphe 2, il appartient à ces personnes de préciser les références pouvant figurer dans le registre public concernant ces documents sensibles.

2. Le domande di accesso a documenti sensibili nell'ambito delle procedure di cui agli articoli 7 e 8 sono trattate solo da persone che abbiano il diritto di venire a conoscenza di tali documenti. Fatto salvo l'articolo 11, paragrafo 2, tali persone valutano altresì in che modo si possa fare riferimento a documenti sensibili nel registro pubblico.

3. Les documents sensibles ne sont inscrits au registre ou délivrés que moyennant l'accord de l'autorité d'origine.

3. I documenti sensibili sono iscritti nel registro o divulgati solo con il consenso dell'originatore.

4. Toute décision d'une institution refusant l'accès à un document sensible est fondée sur des motifs ne portant pas atteinte aux intérêts dont la protection est prévue à l'article 4.

4. L'eventuale decisione, da parte di un'istituzione, di rifiutare l'accesso a un documento sensibile è motivata in modo tale da non pregiudicare gli interessi tutelati all'articolo 4.

5. Les États membres prennent les mesures appropriées en vue d'assurer, dans le cadre du traitement des demandes de documents sensibles, le respect des principes énoncés dans le présent article et à l'article 4.

5. Gli Stati membri adottano misure atte a garantire che nel trattamento delle domande concernenti documenti sensibili vengano rispettati i principi contenuti nel presente articolo e nell'articolo 4.

6. Les règles prévues au sein des institutions concernant les documents sensibles sont rendues publiques.

6. Le norme emanate dalle istituzioni riguardo ai documenti sensibili sono rese pubbliche.

7. La Commission et le Conseil informent le Parlement européen au sujet des documents sensibles conformément aux dispositions convenues entre les institutions.

7. La Commissione e il Consiglio informano il Parlamento europeo in merito ai documenti sensibili conformemente agli accordi conclusi fra le istituzioni.

Article 10

Articolo 10

Accès à la suite d'une demande

Accesso a seguito di una domanda

1. L'accès aux documents s'exerce soit par consultation sur place, soit par délivrance d'une copie, y compris, le cas échéant, une copie électronique, selon la préférence du demandeur. Le coût de la réalisation et de l'envoi des copies peut être mis à la charge du demandeur. Il ne peut excéder le coût réel de la réalisation et de l'envoi des copies. La gratuité est de règle en cas de consultation sur place ou lorsque le nombre de copies n'excède pas 20 pages A4, ainsi qu'en cas d'accès direct sous forme électronique ou par le registre.

1. L'accesso ai documenti avviene mediante consultazione sul posto oppure tramite rilascio di una copia, ivi compresa, se disponibile, una copia elettronica, in base alla preferenza del richiedente. Il costo della produzione e dell'invio delle copie può essere posto a carico del richiedente. L'onere non supera il costo effettivo della produzione e dell'invio delle copie. La consultazione in loco, la riproduzione di meno di 20 pagine di formato A4 e l'accesso diretto sotto forma elettronica o attraverso il registro sono gratuiti.

2. Si un document a déjà été divulgué par l'institution concernée et est aisément accessible pour le demandeur, l'institution peut satisfaire à son obligation d'octroyer l'accès aux documents en informant le demandeur des moyens d'obtenir le document souhaité.

2. Se un documento è già stato divulgato dall'istituzione in questione ed è facilmente accessibile al richiedente, l'istituzione può soddisfare l'obbligo di concedere l'accesso ai documenti informando il richiedente in merito alle modalità con cui ottenere il documento richiesto.

3. Les documents sont fournis dans une version et sous une forme existantes (y compris électroniquement ou sous une autre forme: écriture braille, gros caractères ou enregistrement), en tenant pleinement compte de la préférence du demandeur.

3. I documenti vengono forniti in una versione e in un formato già esistenti (compreso quello elettronico o un formato alternativo, quale il braille, la stampa a grandi caratteri o il nastro magnetico), tenendo pienamente conto della preferenza espressa dal richiedente.

Article 11

Articolo 11

Registres

Registri

1. Pour permettre aux citoyens de jouir de manière concrète des droits résultant du présent règlement, chaque institution rend accessible un registre de documents. Le registre devrait être accessible sous une forme électronique. Les références des documents sont inscrites au registre sans délai.

1. Affinché i cittadini possano esercitare effettivamente i diritti di cui godono in virtù del presente regolamento, ciascuna istituzione rende accessibile un registro di documenti. L'accesso al registro dovrebbe aver luogo in forma elettronica. I riferimenti ai documenti sono iscritti senza indugio nel registro.

2. Pour chaque document, le registre contient un numéro de référence (y compris, le cas échéant, la référence interinstitutionnelle), le thème abordé et/ou une brève description du contenu du document, ainsi que la date à laquelle le document a été reçu ou élaboré et inscrit au registre. Les références sont conçues de manière à ne pas porter atteinte à la protection des intérêts visés à l'article 4.

2. Per ciascun documento il registro contiene un numero di riferimento (compreso, qualora esistente, il riferimento interistituzionale), l'oggetto e/o una breve descrizione del contenuto del documento, nonché la data alla quale il documento è stato ricevuto o redatto e inserito nel registro. I riferimenti sono indicati secondo modalità che non pregiudicano la tutela degli interessi di cui all'articolo 4.

3. Les institutions prennent immédiatement les mesures nécessaires pour instaurer un registre qui doit être en service au plus tard le 3 juin 2002.

3. Le istituzioni adottano immediatamente le misure necessarie a istituire un registro, che sarà operativo entro il 3 giugno 2002.

Article 12

Articolo 12

Accès direct sous forme électronique ou par l'intermédiaire d'un registre

Accesso diretto sotto forma elettronica o attraverso il registro

1. Les institutions mettent autant que possible les documents à la disposition directe du public, sous forme électronique ou par l'intermédiaire d'un registre conformément aux règles en vigueur au sein de l'institution concernée.

1. Per quanto possibile, le istituzioni rendono direttamente accessibili al pubblico i documenti sotto forma elettronica o attraverso un registro, in conformità delle disposizioni previste dall'istituzione in questione.

2. En particulier, les documents législatifs, c'est-à-dire les documents établis ou reçus dans le cadre de procédures visant à l'adoption d'actes légalement contraignants au sein des États membres ou pour ceux-ci, devraient être rendus directement accessibles, sous réserve des articles 4 et 9.

2. In particolare, fatti salvi gli articoli 4 e 9, i documenti legislativi, vale a dire i documenti redatti o ricevuti nel corso delle procedure per l'adozione di atti giuridicamente vincolanti negli o per gli Stati membri, dovrebbero essere resi direttamente accessibili.

3. Les autres documents, notamment les documents relatifs à l'élaboration de la politique ou de la stratégie, sont, autant que possible, rendus directement accessibles.

3. Per quanto possibile, gli altri documenti, in particolare quelli relativi alla formulazione di una politica o di una strategia, dovrebbero essere resi direttamente accessibili.

4. Lorsque l'accès direct n'est pas fourni par le registre, celui-ci indique, autant que possible, où se trouve le document.

4. Qualora l'accesso diretto non avvenga attraverso il registro, quest'ultimo, per quanto possibile, indica dove si trova il documento.

Article 13

Articolo 13

Publication au Journal officiel

Pubblicazione nella Gazzetta ufficiale

1. Sont publiés au Journal officiel, en plus des actes visés à l'article 254, paragraphes 1 et 2, du traité CE et à l'article 163, premier alinéa, du traité Euratom, sous réserve des articles 4 et 9 du présent règlement, les documents suivants:

1. Fatti salvi gli articoli del presente regolamento, oltre agli atti di cui all'articolo 254 del trattato CE e all'articolo 163 del trattato Euratom, i seguenti documenti sono pubblicati nella Gazzetta ufficiale:

a) les propositions de la Commission;

a) le proposte della Commissione;

b) les positions communes adoptées par le Conseil selon les procédures visées aux articles 251 et 252 du traité CE ainsi que leur exposé des motifs et les positions adoptées par le Parlement européen dans le cadre de ces procédures;

b) le posizioni comuni adottate dal Consiglio secondo le procedure di cui agli articoli 251 e 252 del trattato CE e le relative motivazioni e la posizione del Parlamento europeo nel quadro di tali procedure;

c) les décisions-cadres et les décisions visées à l'article 34, paragraphe 2, du traité UE;

c) le decisioni quadro e le decisioni di cui all'articolo 34, paragrafo 2, del trattato UE;

d) les conventions établies par le Conseil conformément à l'article 34, paragraphe 2, du traité UE;

d) le convenzioni stabilite dal Consiglio in base all'articolo 34, paragrafo 2, del trattato UE;

e) les conventions signées entre États membres sur la base de l'article 293 du traité CE;

e) le convenzioni firmate tra Stati membri sulla base dell'articolo 293 del trattato CE;

f) les accords internationaux conclus par la Communauté ou conformément à l'article 24 du traité UE.

f) gli accordi internazionali conclusi dalla Comunità ovvero in base all'articolo 24 del trattato UE.

2. Sont publiés au Journal officiel, autant que possible, les documents suivants:

2. Per quanto possibile, i seguenti documenti sono pubblicati nella Gazzetta ufficiale:

a) les initiatives présentées au Conseil par un État membre en vertu de l'article 67, paragraphe 1, du traité CE ou conformément à l'article 34, paragraphe 2, du traité UE;

a) le iniziative presentate al Consiglio da uno Stato membro a norma dell'articolo 67, paragrafo 1, del trattato CE ovvero dell'articolo 34, paragrafo 2, del trattato UE;

b) les positions communes visées à l'article 34, paragraphe 2, du traité UE;

b) le posizioni comuni di cui all'articolo 34, paragrafo 2, del trattato UE;

c) les directives autres que celles visées à l'article 254, paragraphes 1 et 2, du traité CE, les décisions autres que celles visées à l'article 254, paragraphe 1, du traité CE, les recommandations et les avis.

c) le direttive diverse da quelle previste all'articolo 254, paragrafi 1 e 2, del trattato CE, le decisioni diverse da quelle previste all'articolo 254, paragrafo 1, del trattato CE, le raccomandazioni e i pareri.

3. Chaque institution est libre de définir dans son propre règlement intérieur les autres documents éventuels devant être publiés au Journal officiel.

3. Nel proprio regolamento interno ciascuna istituzione può stabilire quali altri documenti debbano essere pubblicati nella Gazzetta ufficiale.

Article 14

Articolo 14

Information

Informazione

1. Chaque institution prend les mesures requises pour informer le public des droits dont il bénéficie au titre du présent règlement.

1. Ciascuna istituzione adotta i provvedimenti necessari per informare il pubblico dei diritti di cui gode in virtù del presente regolamento.

2. Les États membres coopèrent avec les institutions pour informer les citoyens.

2. Gli Stati membri cooperano con le istituzioni nel divulgare informazioni ai cittadini.

Article 15

Articolo 15

Pratique administrative au sein des institutions

Prassi amministrativa nelle istituzioni

1. Les institutions développent de bonnes pratiques administratives en vue de faciliter l'exercice du droit d'accès garanti par le présent règlement.

1. Le istituzioni mettono a punto le buone prassi amministrative al fine di facilitare l'esercizio del diritto di accesso garantito dal presente regolamento.

2. Les institutions créent une commission interinstitutionnelle chargée d'étudier les meilleures pratiques, d'aborder les différends éventuels et d'envisager les évolutions dans le domaine de l'accès public aux documents.

2. Le istituzioni creano un comitato interistituzionale per esaminare le migliori prassi, affrontare eventuali divergenze e discutere i futuri sviluppi dell'accesso del pubblico ai documenti.

Article 16

Articolo 16

Reproduction de documents

Riproduzione di documenti

Le présent règlement s'applique sans préjudice de toute réglementation en vigueur dans le domaine du droit d'auteur pouvant limiter le droit du destinataire de reproduire ou d'utiliser les documents divulgués.

Il presente regolamento non pregiudica le disposizioni esistenti in materia di diritto d'autore, che possono limitare il diritto di terzi di riprodurre o sfruttare i documenti divulgati.

Article 17

Articolo 17

Rapports

Relazioni

1. Chaque institution publie un rapport annuel portant sur l'année écoulée, dans lequel sont mentionnés le nombre de refus d'accès aux documents opposés par l'institution et les motifs de ces refus, ainsi que le nombre de documents sensibles non inscrits au registre.

1. Ciascuna istituzione pubblica annualmente una relazione riguardante l'anno precedente e comprendente il numero dei casi in cui ha rifiutato l'accesso ai documenti, i motivi di tali rifiuti, nonché il numero dei documenti sensibili non inseriti nel registro.

2. Au plus tard le 31 janvier 2004, la Commission publie un rapport sur la mise en oeuvre des principes du présent règlement et formule des recommandations, y compris, le cas échéant, des propositions de révision du présent règlement et d'un programme d'action contenant des mesures à prendre par les institutions.

2. Al più tardi entro il 31 gennaio 2004, la Commissione pubblica una relazione sull'applicazione dei principi del presente regolamento e formula raccomandazioni comprendenti, ove opportuno, proposte di revisione del presente regolamento e un programma d'azione contenente le misure che le istituzioni dovranno adottare.

Article 18

Articolo 18

Mesures d'application

Efficacia

1. Chaque institution adapte son règlement intérieur aux dispositions du présent règlement. Ces adaptations prennent effet le 3 décembre 2001.

1. Ciascuna istituzione adatta il proprio regolamento interno alle disposizioni del presente regolamento. Tali adattamenti hanno effetto a decorrere dal 3 dicembre 2001.

2. Dans un délai de six mois après l'entrée en vigueur du présent règlement, la Commission examine la conformité avec le présent règlement du règlement (CEE, Euratom) n° 354/83 du Conseil du 1er février 1983 concernant l'ouverture au public des archives historiques de la Communauté économique européenne et de la Communauté européenne de l'énergie atomique(6) afin d'assurer la préservation et l'archivage des documents dans les meilleures conditions possibles.

2. Entro sei mesi dall'entrata in vigore del presente regolamento, la Commissione esamina la conformità con il presente regolamento del regolamento (CEE, Euratom) n. 354/83 del Consiglio, del 1o febbraio 1983, che rende accessibili al pubblico gli archivi storici della Comunità economica europea e della Comunità europea dell'energia atomica(6), in modo da assicurare nella misura più ampia possibile la salvaguardia e l'archiviazione dei documenti.

3. Dans un délai de six mois après l'entrée en vigueur du présent règlement, la Commission examine la conformité avec le présent règlement des règles en vigueur concernant l'accès aux documents.

3. Entro sei mesi dall'entrata in vigore del presente regolamento, la Commissione esamina la conformità con il presente regolamento delle disposizioni esistenti sull'accesso ai documenti.

Article 19

Articolo 19

Entrée en vigueur

Entrata in vigore

Le présent règlement entre en vigueur le troisième jour suivant celui de sa publication au Journal officiel des Communautés européennes.

Il presente regolamento entra in vigore il terzo giorno successivo alla pubblicazione nella Gazzetta ufficiale delle Comunità europee.

Il est applicable à partir du 3 décembre 2001.

Esso si applica a decorrere dal 3 dicembre 2001.

Le présent règlement est obligatoire dans tous ses éléments et directement applicable dans tout État membre.

Il presente regolamento è obbligatorio in tutti i suoi elementi e direttamente applicabile in ciascuno degli Stati membri.

Fait à Bruxelles, le 30 mai 2001.

Fatto a Bruxelles, addì 30 maggio 2001.

Par le Parlement européen

Per il Parlamento europeo

La présidente

La Presidente

N. Fontaine

N. Fontaine

Par le Conseil

Per il Consiglio

Le président

Il Presidente

B. Lejon

B. Lejon

(1) JO C 177 E du 27.6.2000, p. 70.

(1) GU C 177 E del 27.6.2000, pag. 70.

(2) Avis du Parlement européen du 3 mai 2001 (non encore paru au Journal officiel) et décision du Conseil du 28 mai 2001.

(2) Parere del Parlamento europeo del 3 maggio 2001 (non ancora pubblicato nella Gazzetta ufficiale) e decisione del Consiglio del 28 maggio 2001.

(3) JO L 304 du 31.12.1993, p. 43. Décision modifiée en dernier lieu par la décision 2000/527/CE (JO L 212 du 23.8.2000, p. 9).

(3) GU L 340 del 31.12.1993, pag. 43. Decisione modificata da ultimo dalla decisione 2000/527/CE (GU L 212 del 23.8.2000, pag. 9).

(4) JO L 46 du 18.2.1994, p. 58. Décision modifiée par la décision 96/567/CE, CECA, Euratom (JO L 247 du 28.9.1996, p. 45).

(4) GU L 46 del 18.2.1994, pag. 58. Decisione modificata dalla decisione 96/567/CE, CECA, Euratom (GU L 247 del 28.9.1996, pag. 45).

(5) JO L 263 du 25.9.1997, p. 27.

(5) GU L 263 del 25.9.1997, pag. 27.

(6) JO L 43 du 15.2.1983, p. 1.

(6) GU L 43 del 15.2.1983, pag. 1.