Règlement (CE) no 1049/2001 du Parlement européen et du Conseil

Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1049/2001

du 30 mai 2001

af 30. maj 2001

relatif à l'accès du public aux documents du Parlement européen, du Conseil et de la Commission

om aktindsigt i Europa-Parlamentets, Rådets og Kommissionens dokumenter

LE PARLEMENT EUROPÉEN ET LE CONSEIL DE L'UNION EUROPÉENNE,

EUROPA-PARLAMENTET OG RÅDET FOR DEN EUROPÆISKE UNION HAR -

vu le traité instituant la Communauté européenne, et notamment son article 255, paragraphe 2,

under henvisning til traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab, særlig artikel 255, stk. 2,

vu la proposition de la Commission(1),

under henvisning til forslag fra Kommissionen(1),

statuant conformément à la procédure visée à l'article 251 du traité(2),

i henhold til fremgangsmåden i traktatens artikel 251(2), og

considérant ce qui suit:

ud fra følgende betragtninger:

(1) Le traité sur l'Union européenne consacre la notion de transparence dans son article 1er, deuxième alinéa, selon lequel le traité marque une nouvelle étape dans le processus créant une union sans cesse plus étroite entre les peuples de l'Europe, dans laquelle les décisions sont prises dans le plus grand respect possible du principe d'ouverture et le plus près possible des citoyens.

(1) I traktaten om Den Europæiske Union fastslås princippet om åbenhed i artikel 1, stk. 2, hvori det hedder, at traktaten udgør en ny fase i processen hen imod en stadig snævrere union mellem de europæiske folk, hvor beslutningerne træffes så åbent som muligt og så tæt på borgerne som muligt.

(2) La transparence permet d'assurer une meilleure participation des citoyens au processus décisionnel, ainsi que de garantir une plus grande légitimité, efficacité et responsabilité de l'administration à l'égard des citoyens dans un système démocratique. La transparence contribue à renforcer les principes de la démocratie et le respect des droits fondamentaux tels qu'ils sont définis à l'article 6 du traité UE et dans la Charte des droits fondamentaux de l'Union européenne.

(2) Åbenheden giver borgerne bedre mulighed for at deltage i beslutningsprocessen og sikrer forvaltningen en større legitimitet, effektivitet og gør den mere ansvarlig over for borgerne i et demokratisk system. Åbenhed bidrager til at styrke principperne om demokrati og respekt for de grundlæggende frihedsrettigheder som fastsat i artikel 6 i EU-traktaten og i Den Europæiske Unions Charter om grundlæggende rettigheder.

(3) Les conclusions des réunions du Conseil européen de Birmingham, d'Edimbourg et de Copenhague ont souligné la nécessité d'assurer une plus grande transparence dans le travail des institutions de l'Union. Le présent règlement consolide les initiatives déjà prises par les institutions en vue d'améliorer la transparence du processus décisionnel.

(3) I konklusionerne fra de Europæiske Råd i Birmingham, Edinburgh og København understreges det, at det er nødvendigt at sikre større åbenhed i det arbejde, der udføres af Unionens institutioner. Med denne forordning konsolideres de initiativer, institutionerne allerede har taget med henblik på at øge gennemsigtigheden i beslutningsprocessen.

(4) Le présent règlement vise à conférer le plus large effet possible au droit d'accès du public aux documents et à en définir les principes généraux et limites conformément à l'article 255, paragraphe 2, du traité CE.

(4) Formålet med nærværende forordning er at give retten til aktindsigt størst mulig virkning og at fastsætte de generelle principper herfor og begrænsninger heri i overensstemmelse med EF-traktatens artikel 255, stk. 2.

(5) La question de l'accès aux documents ne faisant pas l'objet de dispositions dans le traité instituant la Communauté européenne du charbon et de l'acier et dans le traité instituant la Communauté européenne de l'énergie atomique, le Parlement européen, le Conseil et la Commission devraient, conformément à la déclaration n° 41 annexée à l'acte final du traité d'Amsterdam, s'inspirer du présent règlement pour ce qui est des documents concernant les activités couvertes par ces deux traités.

(5) Da spørgsmålet om aktindsigt ikke er genstand for bestemmelser i traktaten om oprettelse af Det Europæiske Kul- og Stålfællesskab og traktaten om oprettelse af Det Europæiske Atomenergifællesskab, bør Europa-Parlamentet, Rådet og Kommissionen i overensstemmelse med erklæring nr. 41, der er knyttet til Amsterdam-traktatens slutakt, lade sig lede af denne forordning hvad angår dokumenter vedrørende aktiviteter, der henhører under disse to traktater.

(6) Un accès plus large aux documents devrait être autorisé dans les cas où les institutions agissent en qualité de législateur, y compris sur pouvoirs délégués, tout en veillant à préserver l'efficacité du processus décisionnel des institutions. Dans toute la mesure du possible, ces documents devraient être directement accessibles.

(6) Adgangen til dokumenter bør udvides i de tilfælde, hvor institutionerne optræder som lovgivende myndighed, herunder i henhold til delegeret kompetence, uden at hensynet til institutionernes effektive beslutningsproces dog må tilsidesættes. Der bør i videst muligt omfang gives direkte adgang til sådanne dokumenter.

(7) Conformément aux articles 28, paragraphe 1, et 41, paragraphe 1, du traité UE, le droit d'accès est également applicable aux documents relevant de la politique étrangère et de sécurité commune et de la coopération policière et judiciaire en matière pénale. Chaque institution devrait respecter ses règles de sécurité.

(7) I overensstemmelse med EU-traktatens artikel 28, stk. 1, og 41, stk. 1, gælder retten til aktindsigt også i forbindelse med dokumenter, der vedrører den fælles udenrigs- og sikkerhedspolitik samt politisamarbejdet og det retlige samarbejde i kriminalsager. Hver enkelt institution bør overholde sine sikkerhedsforskrifter.

(8) Afin de garantir la pleine application du présent règlement à tous les domaines d'activité de l'Union, toutes les agences créées par les institutions devraient appliquer les principes définis par le présent règlement.

(8) For at sikre, at denne forordning finder anvendelse fuldt ud på alle Unionens aktiviteter bør alle organer, der er oprettet af institutionerne, anvende de principper, der er fastsat heri.

(9) Du fait de leur contenu extrêmement sensible, certains documents devraient faire l'objet d'un traitement particulier. Les modalités d'information du Parlement européen sur le contenu de ces documents devraient être réglées par voie d'accord interinstitutionnel.

(9) Visse dokumenter bør behandles efter en særlig procedure på grund af deres yderst følsomme indhold. Foranstaltninger til at informere Europa-Parlamentet om sådanne dokumenters indhold bør fastlægges ved interinstitutionel aftale.

(10) Afin d'améliorer la transparence des travaux des institutions, le Parlement européen, le Conseil et la Commission devraient donner accès non seulement aux documents établis par les institutions, mais aussi aux documents reçus par celles-ci. Dans ce contexte, il convient de rappeler que la déclaration n° 35 annexée à l'acte final du traité d'Amsterdam prévoit qu'un État membre peut demander à la Commission ou au Conseil de ne pas communiquer à des tiers un document émanant de cet État sans l'accord préalable de celui-ci.

(10) For at skabe større åbenhed i forbindelse med institutionernes arbejde bør Europa-Parlamentet, Rådet og Kommissionen give aktindsigt ikke blot i dokumenter, institutionerne har udarbejdet, men også i dokumenter, de har modtaget. I denne forbindelse bemærkes det, at erklæring nr. 35, der er knyttet til Amsterdam-traktatens slutakt, fastslår, at en medlemsstat kan anmode Kommissionen eller Rådet om ikke at meddele tredjemand et dokument fra denne stat uden dens forudgående samtykke.

(11) En principe, tous les documents des institutions devraient être accessibles au public. Toutefois, certains intérêts publics et privés devraient être garantis par le biais d'un régime d'exceptions. Il convient de permettre aux institutions de protéger leurs consultations et délibérations internes lorsque c'est nécessaire pour préserver leur capacité à remplir leurs missions. Lors de l'évaluation de la nécessité d'une exception, les institutions devraient tenir compte des principes consacrés par la législation communautaire en matière de protection des données personnelles dans tous les domaines d'activité de l'Union.

(11) Som udgangspunkt bør alle institutionernes dokumenter være offentligt tilgængelige. Visse offentlige og private interesser bør dog beskyttes gennem undtagelser. Institutionerne bør have mulighed for at beskytte deres interne konsultationer og drøftelser, når det er nødvendigt for at sætte dem i stand til at udføre deres opgaver. Ved vurderingen af undtagelserne bør institutionerne tage hensyn til de principper, der er fastlagt i Fællesskabets lovgivning om beskyttelse af personoplysninger inden for alle Unionens aktivitetsområder.

(12) Il convient que toutes les dispositions régissant l'accès aux documents des institutions soient conformes au présent règlement.

(12) Alle regler om aktindsigt i institutionernes dokumenter bør være i overensstemmelse med denne forordning.

(13) Afin d'assurer le plein respect du droit d'accès, il convient de prévoir l'application d'une procédure administrative en deux phases, assortie d'une possibilité de recours juridictionnel ou de plainte auprès du médiateur.

(13) For at sikre, at retten til aktindsigt fuldt ud respekteres, bør der gælde en administrativ procedure med to faser med yderligere mulighed for domstolsprøvelse eller klage til Ombudsmanden.

(14) Il convient que chaque institution prenne les mesures nécessaires pour informer le public des nouvelles dispositions en vigueur et former son personnel à assister les citoyens dans l'exercice des droits découlant du présent règlement. Afin de faciliter l'exercice de ces droits, il convient que chaque institution rende accessible un registre de documents.

(14) Hver institution bør træffe de nødvendige foranstaltninger til at informere offentligheden om de nye gældende bestemmelser og uddanne dens personale til at bistå borgerne, når de ønsker at udøve de rettigheder, der følger af denne forordning. For at gøre det lettere for borgerne at udøve deres rettigheder bør hver institution give adgang til et register over dokumenter.

(15) Même si le présent règlement n'a ni pour objet ni pour effet de modifier les législations nationales en matière d'accès aux documents, il est, toutefois, évident qu'en vertu du principe de coopération loyale régissant les rapports entre les institutions et les États membres, ces derniers devraient veiller à ne pas porter atteinte à la bonne application du présent règlement et respecter les règles de sécurité des institutions.

(15) Selv om denne forordning hverken tilsigter eller medfører en ændring af national lovgivning om aktindsigt, er det dog klart, at medlemsstaterne, i kraft af princippet om loyalt samarbejde, der anvendes i forbindelserne mellem institutionerne og medlemsstaterne, bør sørge for ikke at hindre anvendelsen af denne forordning, og at de bør overholde institutionernes sikkerhedsforskrifter.

(16) Le présent règlement s'applique sans préjudice du droit d'accès aux documents dont jouissent les États membres, les autorités judiciaires ou les organes d'enquête.

(16) Denne forordning berører ikke den eksisterende ret til aktindsigt for medlemsstater, dømmende myndigheder eller undersøgelsesorganer.

(17) En vertu de l'article 255, paragraphe 3, du traité CE, chaque institution élabore dans son règlement intérieur des dispositions particulières concernant l'accès à ses documents. La décision 93/731/CE du Conseil du 20 décembre 1993 relative à l'accès du public aux documents du Conseil(3), la décision 94/90/CECA, CE, Euratom de la Commission du 8 février 1994 relative à l'accès du public aux documents de la Commission(4), la décision 97/632/CE, CECA, Euratom du Parlement européen du 10 juillet 1997 relative à l'accès du public aux documents du Parlement européen(5), ainsi que les dispositions concernant le caractère confidentiel des documents relatifs à Schengen devraient donc être, le cas échéant, modifiées ou abrogées,

(17) I henhold til EF-traktaten indarbejder hver enkelt institution særlige bestemmelser vedrørende aktindsigt i institutionens dokumenter i sin forretningsorden. Rådets afgørelse 93/731/EF af 20. december 1993 om aktindsigt i Rådets dokumenter(3), Kommissionens afgørelse 94/90/EKSF, EF, Euratom af 8. februar 1994 om aktindsigt i Kommissionens dokumenter(4) og Europa-Parlamentets afgørelse 97/632/EF, EKSF, Euratom af 10. juli 1997 om aktindsigt i Europa-Parlamentets dokumenter(5) og reglerne vedrørende fortrolig behandling af Schengen-dokumenter bør derfor om nødvendigt ændres eller ophæves -

ONT ARRÊTÉ LE PRÉSENT RÈGLEMENT:

UDSTEDT FØLGENDE FORORDNING:

Article premier

Artikel 1

Objet

Formål

Le présent règlement vise à:

Formålet med denne forordning er:

a) définir les principes, les conditions et les limites, fondées sur des raisons d'intérêt public ou privé, du droit d'accès aux documents du Parlement européen, du Conseil et de la Commission (ci-après dénommés "institutions") prévu à l'article 255 du traité CE de manière à garantir un accès aussi large que possible aux documents;

a) at fastlægge de principper, betingelser og begrænsninger af hensyn til offentlige og private interesser, der skal gælde for retten til aktindsigt i Europa-Parlamentets, Rådets og Kommissionens dokumenter (herefter "institutionerne") som fastlagt ved EF-traktatens artikel 255 med henblik på at sikre den videst mulige aktindsigt i dokumenter

b) arrêter des règles garantissant un exercice aussi aisé que possible de ce droit, et

b) at fastsætte bestemmelser med henblik på at lette udøvelsen af denne ret mest muligt, og

c) promouvoir de bonnes pratiques administratives concernant l'accès aux documents.

c) at fremme god forvaltningsskik med hensyn til aktindsigt.

Article 2

Artikel 2

Bénéficiaires et champ d'application

Personer, der har ret til aktindsigt, og anvendelsesområde

1. Tout citoyen de l'Union et toute personne physique ou morale résidant ou ayant son siège dans un État membre a un droit d'accès aux documents des institutions, sous réserve des principes, conditions et limites définis par le présent règlement.

1. Enhver unionsborger og enhver fysisk eller juridisk person, der har bopæl eller hjemsted i en medlemsstat, har ret til aktindsigt i institutionernes dokumenter med forbehold af de principper, betingelser og begrænsninger, der er fastsat i denne forordning.

2. Les institutions peuvent, sous réserve des mêmes principes, conditions et limites, autoriser l'accès aux documents à toute personne physique ou morale non domiciliée ou n'ayant pas son siège dans un État membre.

2. Institutionerne kan med forbehold af de samme principper, betingelser og begrænsninger give aktindsigt i dokumenter til enhver fysisk eller juridisk person, der ikke har bopæl eller hjemsted i en medlemsstat.

3. Le présent règlement s'applique à tous les documents détenus par une institution, c'est-à-dire établis ou reçus par elle et en sa possession, dans tous les domaines d'activité de l'Union européenne.

3. Denne forordning finder anvendelse på alle dokumenter, som en institution er i besiddelse af, dvs. dokumenter, som den har udarbejdet eller modtaget, inden for alle Den Europæiske Unions aktivitetsområder.

4. Sans préjudice des articles 4 et 9, les documents sont rendus accessibles au public soit à la suite d'une demande écrite, soit directement sous forme électronique ou par l'intermédiaire d'un registre. En particulier, les documents établis ou reçus dans le cadre d'une procédure législative sont rendus directement accessibles conformément à l'article 12.

4. Med forbehold af artikel 4 og 9 gives der offentligheden adgang til dokumenterne, enten efter skriftlig begæring eller direkte i elektronisk form eller gennem et register. Navnlig skal der i overensstemmelse med artikel 12 sikres direkte adgang til dokumenter, som er udarbejdet eller modtaget i forbindelse med en lovgivningsprocedure.

5. Les documents qualifiés de sensibles selon la définition figurant à l'article 9, paragraphe 1, font l'objet d'un traitement particulier tel que prévu par cet article.

5. Følsomme dokumenter som defineret i artikel 9, stk. 1, behandles efter en særlig procedure i overensstemmelse med den nævnte artikel.

6. Le présent règlement s'entend sans préjudice des droits d'accès du public aux documents détenus par les institutions, découlant éventuellement d'instruments du droit international ou d'actes adoptés par les institutions en application de ces instruments.

6. Denne forordning berører ikke den ret til aktindsigt, der kan følge af folkeretlige instrumenter eller retsakter vedtaget af institutionerne til gennemførelse heraf, i dokumenter, som institutionerne er i besiddelse af.

Article 3

Artikel 3

Définitions

Definitioner

Aux fins du présent règlement, on entend par:

I denne forordning forstås ved:

a) "document": tout contenu quel que soit son support (écrit sur support papier ou stocké sous forme électronique, enregistrement sonore, visuel ou audiovisuel) concernant une matière relative aux politiques, activités et décisions relevant de la compétence de l'institution;

a) "dokument": ethvert indhold uanset medium (skrevet på papir eller opbevaret elektronisk, lyd- eller billedoptagelser, audiovisuelle optagelser) vedrørende emner, der har at gøre med politikker, aktiviteter og beslutninger, der henhører under institutionens kompetenceområde

b) "tiers": toute personne physique ou morale ou entité extérieure à l'institution concernée, y inclus les États membres, les autres institutions et organes communautaires ou non communautaires, et les pays tiers.

b) "tredjemand": enhver fysisk eller juridisk person eller enhed uden for den pågældende institution, herunder medlemsstaterne, andre institutioner og organer i eller uden for fællesskabsregi og tredjelande.

Article 4

Artikel 4

Exceptions

Undtagelser

1. Les institutions refusent l'accès à un document dans le cas où la divulgation porterait atteinte à la protection:

1. Institutionerne afslår at give aktindsigt i et dokument, hvis udbredelse ville være til skade for:

a) de l'intérêt public, en ce qui concerne:

a) beskyttelsen af offentlighedens interesser med hensyn til:

- la sécurité publique,

- offentlig sikkerhed

- la défense et les affaires militaires,

- forsvar og militære anliggender

- les relations internationales,

- internationale forbindelser

- la politique financière, monétaire ou économique de la Communauté ou d'un État membre;

- Fællesskabets eller en medlemsstats finanspolitik, valutapolitik eller økonomiske politik

b) de la vie privée et de l'intégrité de l'individu, notamment en conformité avec la législation communautaire relative à la protection des données à caractère personnel.

b) privatlivets fred og den enkeltes integritet, navnlig i henhold til Fællesskabets lovgivning om beskyttelse af personoplysninger.

2. Les institutions refusent l'accès à un document dans le cas où sa divulgation porterait atteinte à la protection:

2. Institutionerne afslår at give aktindsigt i et dokument, hvis udbredelse ville være til skade for beskyttelsen af:

- des intérêts commerciaux d'une personne physique ou morale déterminée, y compris en ce qui concerne la propriété intellectuelle,

- en fysisk eller juridisk persons forretningsmæssige interesser, herunder intellektuelle ejendomsrettigheder

- des procédures juridictionnelles et des avis juridiques,

- retslige procedurer og juridisk rådgivning

- des objectifs des activités d'inspection, d'enquête et d'audit,

- formålet med inspektioner, undersøgelser og revision

à moins qu'un intérêt public supérieur ne justifie la divulgation du document visé.

medmindre der er en mere tungtvejende offentlig interesse i udbredelsen af dokumentet.

3. L'accès à un document établi par une institution pour son usage interne ou reçu par une institution et qui a trait à une question sur laquelle celle-ci n'a pas encore pris de décision est refusé dans le cas où sa divulgation porterait gravement atteinte au processus décisionnel de cette institution, à moins qu'un intérêt public supérieur ne justifie la divulgation du document visé.

3. Der gives afslag på aktindsigt i dokumenter, der er udarbejdet af en institution til internt brug eller modtaget af en institution, og som vedrører en sag, hvori der endnu ikke er truffet afgørelse af institutionen, hvis dokumentets udbredelse ville være til alvorlig skade for institutionens beslutningsproces, medmindre der er en mere tungtvejende offentlig interesse i udbredelse af dokumentet.

L'accès à un document contenant des avis destinés à l'utilisation interne dans le cadre de délibérations et de consultations préliminaires au sein de l'institution concernée est refusé même après que la décision a été prise, dans le cas où la divulgation du document porterait gravement atteinte au processus décisionnel de l'institution, à moins qu'un intérêt public supérieur ne justifie la divulgation du document visé.

Der gives afslag på aktindsigt i dokumenter, der indeholder meningstilkendegivelser til internt brug som led i drøftelser og indledende konsultationer inden for den pågældende institution, selv efter at der er truffet afgørelse, hvis dokumentets udbredelse ville være til alvorlig skade for institutionens beslutningsproces, medmindre der er en mere tungtvejende offentlig interesse i udbredelse af dokumentet.

4. Dans le cas de documents de tiers, l'institution consulte le tiers afin de déterminer si une exception prévue au paragraphe 1 ou 2 est d'application, à moins qu'il ne soit clair que le document doit ou ne doit pas être divulgué.

4. Med hensyn til dokumenter fra tredjemand rådfører institutionen sig med tredjemanden for at vurdere, om en undtagelse i henhold til stk. 1 eller 2 finder anvendelse, medmindre det er indlysende, at dokumentet skal eller ikke skal udleveres.

5. Un État membre peut demander à une institution de ne pas divulguer un document émanant de cet État sans l'accord préalable de celui-ci.

5. En medlemsstat kan anmode institutionen om ikke at give aktindsigt i et dokument, som hidrører fra denne medlemsstat uden dens forudgående samtykke.

6. Si une partie seulement du document demandé est concernée par une ou plusieurs des exceptions susvisées, les autres parties du document sont divulguées.

6. Hvis kun dele af det ønskede dokument er omfattet af en undtagelse, skal den resterende del af dokumentet udleveres.

7. Les exceptions visées aux paragraphes 1, 2 et 3 s'appliquent uniquement au cours de la période durant laquelle la protection se justifie eu égard au contenu du document. Les exceptions peuvent s'appliquer pendant une période maximale de trente ans. Dans le cas de documents relevant des exceptions concernant la vie privée ou les intérêts commerciaux et de documents sensibles, les exceptions peuvent, si nécessaire, continuer de s'appliquer au-delà de cette période.

7. Undtagelserne som fastlagt i stk. 1-3 finder kun anvendelse i den periode, hvor beskyttelsen er begrundet i dokumentets indhold. Undtagelserne finder anvendelse i højst 30 år. Med hensyn til dokumenter, der er omfattet af undtagelserne vedrørende privatlivets fred eller forretningsmæssige interesser, og i tilfælde af følsomme dokumenter kan undtagelserne om nødvendigt finde anvendelse efter udløbet af dette tidsrum.

Article 5

Artikel 5

Documents dans les États membres

Dokumenter i medlemsstaterne

Lorsqu'un État membre est saisi d'une demande relative à un document en sa possession, émanant d'une institution, à moins qu'il ne soit clair que le document doit ou ne doit pas être fourni, l'État membre consulte l'institution concernée afin de prendre une décision ne compromettant pas la réalisation des objectifs du présent règlement.

Fremsættes der over for en medlemsstat begæring om aktindsigt i et dokument i dens besiddelse, som hidrører fra en institution, rådfører medlemsstaten sig, medmindre det er indlysende, at dokumentet skal eller ikke skal udleveres, med den pågældende institution for at træffe en afgørelse, som ikke bringer opfyldelsen af denne forordnings målsætning i fare.

L'État membre peut, au lieu de cela, soumettre la demande à l'institution.

Medlemsstaten kan i stedet henvise begæringen til institutionen.

Article 6

Artikel 6

Demandes d'accès

Begæringer

1. Les demandes d'accès aux documents sont formulées sous forme écrite, y compris par des moyens électroniques, dans l'une des langues énumérées à l'article 314 du traité CE et de façon suffisamment précise pour permettre à l'institution d'identifier le document. Le demandeur n'est pas obligé de justifier sa demande.

1. Begæring om aktindsigt skal indgives i skriftlig form, herunder elektronisk form, på et af de i EF-traktatens artikel 314 omhandlede sprog og være affattet tilstrækkelig præcist til, at institutionen kan identificere det ønskede dokument. Den, der fremsætter begæringen, er ikke forpligtet til at begrunde denne.

2. Si une demande n'est pas suffisamment précise, l'institution invite le demandeur à la clarifier et assiste celui-ci à cette fin, par exemple en lui donnant des informations sur l'utilisation des registres publics de documents.

2. Er en begæring ikke tilstrækkelig præcis, anmoder institutionen den, der har fremsat begæringen, om at præcisere denne og bistår vedkommende hermed, f.eks. ved at give oplysninger om anvendelse af offentlige registre over dokumenter.

3. En cas de demande portant sur un document très long ou sur un très grand nombre de documents, l'institution concernée peut se concerter avec le demandeur de manière informelle afin de trouver un arrangement équitable.

3. Vedrører en begæring et meget langt dokument eller et meget stort antal dokumenter, kan den pågældende institution sammen med den, der har fremsat begæringen, uformelt søge at nå frem til en rimelig løsning.

4. Les institutions assistent et informent les citoyens quant aux modalités de dépôt des demandes d'accès aux documents.

4. Institutionerne skal give borgerne oplysninger om og være dem behjælpelige med hensyn til, hvordan og hvor begæringer om aktindsigt kan indgives.

Article 7

Artikel 7

Traitement des demandes initiales

Behandling af oprindelige begæringer

1. Les demandes d'accès aux documents sont traitées avec promptitude. Un accusé de réception est envoyé au demandeur. Dans un délai de quinze jours ouvrables à partir de l'enregistrement de la demande, l'institution soit octroie l'accès au document demandé et le fournit dans le même délai conformément à l'article 10, soit communique au demandeur, dans une réponse écrite, les motifs de son refus total ou partiel et l'informe de son droit de présenter une demande confirmative conformément au paragraphe 2 du présent article.

1. En begæring om aktindsigt i et dokument skal behandles straks. En bekræftelse af modtagelsen fremsendes til den, der har fremsat begæringen. Inden 15 arbejdsdage fra registreringen af begæringen skal institutionen enten meddele den, der har fremsat begæringen, aktindsigt og inden for samme periode give adgang til det ønskede dokument i overensstemmelse med artikel 10 eller skriftligt begrunde, hvorfor der gives helt eller delvist afslag, og oplyse vedkommende om retten til at genfremsætte begæringen i henhold til stk. 2 i denne artikel.

2. En cas de refus total ou partiel, le demandeur peut adresser, dans un délai de quinze jours ouvrables suivant la réception de la réponse de l'institution, une demande confirmative tendant à ce que celle-ci révise sa position.

2. Giver institutionen den, der har fremsat begæringen, helt eller delvis afslag, kan vedkommende inden 15 arbejdsdage fra modtagelsen af institutionens svar genfremsætte begæringen over for institutionen med henblik på at få denne til at tage begæringen op til fornyet behandling.

3. À titre exceptionnel, par exemple lorsque la demande porte sur un document très long ou sur un très grand nombre de documents, le délai prévu au paragraphe 1 peut, moyennant information préalable du demandeur et motivation circonstanciée, être prolongé de quinze jours ouvrables.

3. I undtagelsestilfælde, f.eks. hvis begæringen vedrører meget lange dokumenter eller hvis der er tale om et meget stort antal dokumenter, kan den i stk. 1 nævnte frist forlænges med yderligere 15 arbejdsdage, forudsat at den, der har fremsat begæringen, på forhånd underrettes herom og gives en nærmere begrundelse.

4. L'absence de réponse de l'institution dans le délai requis habilite le demandeur à présenter une demande confirmative.

4. Har institutionen ikke afgivet svar inden for den fastsatte frist, kan den, der har fremsat begæringen, genfremsætte denne.

Article 8

Artikel 8

Traitement des demandes confirmatives

Behandling af genfremsatte begæringer

1. Les demandes confirmatives sont traitées avec promptitude. Dans un délai de quinze jours ouvrables à partir de l'enregistrement de la demande, l'institution soit octroie l'accès au document demandé et le fournit dans le même délai conformément à l'article 10, soit communique, dans une réponse écrite, les motifs de son refus total ou partiel. Si elle refuse totalement ou partiellement l'accès, l'institution informe le demandeur des voies de recours dont il dispose, à savoir former un recours juridictionnel contre l'institution et/ou présenter une plainte au médiateur, selon les conditions prévues respectivement aux articles 230 et 195 du traité CE.

1. En genfremsat begæring skal behandles straks. Inden 15 arbejdsdage fra registreringen af en sådan begæring skal institutionen enten meddele den, der har fremsat begæringen, aktindsigt og inden for samme periode give adgang til de ønskede dokumenter i overensstemmelse med artikel 10 eller skriftligt begrunde, hvorfor der gives helt eller delvist afslag. Afslår institutionen helt eller delvist begæringen om aktindsigt, oplyser den, den der har fremsat begæringen, om mulighederne for domstolsprøvelse af institutionens beslutning og/eller klage til Ombudsmanden efter reglerne i EF-traktatens artikel 230 og 195.

2. À titre exceptionnel, par exemple lorsque la demande porte sur un document très long ou sur un très grand nombre de documents, le délai prévu au paragraphe 1 peut, moyennant information préalable du demandeur et motivation circonstanciée, être prolongé de quinze jours ouvrables.

2. I undtagelsestilfælde, f.eks. hvis begæringen vedrører meget lange dokumenter eller hvis der er tale om et meget stort antal dokumenter, kan den i stk. 1 nævnte frist forlænges med 15 arbejdsdage, forudsat at den, der har fremsat begæringen, på forhånd underrettes herom og gives en nærmere begrundelse.

3. L'absence de réponse de l'institution dans le délai requis est considérée comme une réponse négative, et habilite le demandeur à former un recours juridictionnel contre l'institution et/ou à présenter une plainte au médiateur, selon les dispositions pertinentes du traité CE.

3. Har institutionen ikke afgivet svar inden for den fastsatte frist, anses dette for et afslag på begæringen, og den, der har fremsat begæringen, kan herefter iværksætte domstolsprøvelse af institutionens beslutning og/eller klage til Ombudsmanden efter reglerne i EF-traktaten.

Article 9

Artikel 9

Traitement des documents sensibles

Behandling af følsomme dokumenter

1. Les documents sensibles sont des documents émanant des institutions ou des agences créées par elles, des États membres, de pays tiers ou d'organisations internationales, classifiés "TRÈS SECRET/TOP SECRET", "SECRET" ou "CONFIDENTIEL" en vertu des règles en vigueur au sein de l'institution concernée protégeant les intérêts fondamentaux de l'Union européenne ou d'un ou plusieurs de ses États membres dans les domaines définis à l'article 4, paragraphe 1, point a), en particulier la sécurité publique, la défense et les questions militaires.

1. Følsomme dokumenter er dokumenter, der hidrører fra institutionerne eller de af dem oprettede organer, medlemsstater, tredjelande eller internationale organisationer, og som er klassificeret "TRÈS SECRET/TOP" "SECRET", "SECRET" eller "CONFIDENTIEL" i overensstemmelse med de forskrifter, den pågældende institution har fastsat, som beskytter Den Europæiske Unions eller en eller flere medlemsstaters væsentlige interesser inden for de i artikel 4, stk. 1, litra a), anførte områder, navnlig offentlig sikkerhed, forsvar og militære anliggender.

2. Dans le cadre des procédures prévues aux articles 7 et 8, les demandes d'accès à des documents sensibles sont traitées exclusivement par les personnes autorisées à prendre connaissance du contenu de ces documents. Sans préjudice de l'article 11, paragraphe 2, il appartient à ces personnes de préciser les références pouvant figurer dans le registre public concernant ces documents sensibles.

2. Begæringer om aktindsigt i følsomme dokumenter efter de i artikel 7 og 8 foreskrevne procedurer kan kun behandles af de personer, der har ret til at gøre sig bekendt med de pågældende dokumenter. Disse personer vurderer ligeledes med forbehold af artikel 11, stk. 2, hvilke henvisninger der kan gives til følsomme dokumenter i det offentlige register.

3. Les documents sensibles ne sont inscrits au registre ou délivrés que moyennant l'accord de l'autorité d'origine.

3. Følsomme dokumenter indføres kun i registret eller gøres kun offentligt tilgængelige med samtykke fra den, fra hvem dokumentet hidrører.

4. Toute décision d'une institution refusant l'accès à un document sensible est fondée sur des motifs ne portant pas atteinte aux intérêts dont la protection est prévue à l'article 4.

4. Når en institution afslår at give aktindsigt i et følsomt dokument, skal afgørelsen begrundes på en sådan måde, at de i artikel 4 beskyttede interesser ikke lider skade.

5. Les États membres prennent les mesures appropriées en vue d'assurer, dans le cadre du traitement des demandes de documents sensibles, le respect des principes énoncés dans le présent article et à l'article 4.

5. Medlemsstaterne træffer passende foranstaltninger for at sikre, at principperne i denne artikel og i artikel 4 overholdes i forbindelse med behandlingen af begæringer om aktindsigt i følsomme dokumenter.

6. Les règles prévues au sein des institutions concernant les documents sensibles sont rendues publiques.

6. Institutionernes bestemmelser om følsomme dokumenter offentliggøres.

7. La Commission et le Conseil informent le Parlement européen au sujet des documents sensibles conformément aux dispositions convenues entre les institutions.

7. Kommissionen og Rådet informerer Europa-Parlamentet om følsomme dokumenter i overensstemmelse med aftale herom mellem institutionerne.

Article 10

Artikel 10

Accès à la suite d'une demande

Aktindsigt efter begæring

1. L'accès aux documents s'exerce soit par consultation sur place, soit par délivrance d'une copie, y compris, le cas échéant, une copie électronique, selon la préférence du demandeur. Le coût de la réalisation et de l'envoi des copies peut être mis à la charge du demandeur. Il ne peut excéder le coût réel de la réalisation et de l'envoi des copies. La gratuité est de règle en cas de consultation sur place ou lorsque le nombre de copies n'excède pas 20 pages A4, ainsi qu'en cas d'accès direct sous forme électronique ou par le registre.

1. Den, der har fremsat begæringen, vælger, om aktindsigten skal udøves ved læsning på stedet eller ved udlevering af en kopi, herunder eventuelt en elektronisk kopi. Den, der har fremsat begæringen, kan pålægges at betale omkostningerne ved kopiering og fremsendelse af kopier. Gebyret må ikke overstige de faktiske omkostninger ved kopieringen og fremsendelsen. Læsning af dokumenter på stedet, kopier af mindre end 20 sider i A4-format og direkte adgang til dokumenter i elektronisk form eller gennem registret er gratis.

2. Si un document a déjà été divulgué par l'institution concernée et est aisément accessible pour le demandeur, l'institution peut satisfaire à son obligation d'octroyer l'accès aux documents en informant le demandeur des moyens d'obtenir le document souhaité.

2. Har den pågældende institution allerede gjort et dokument offentligt tilgængeligt, og kan den, der har fremsat begæringen, let få adgang hertil, kan institutionen opfylde sin forpligtelse til at give aktindsigt ved at oplyse vedkommende om, hvorledes denne kan få adgang til dokumentet.

3. Les documents sont fournis dans une version et sous une forme existantes (y compris électroniquement ou sous une autre forme: écriture braille, gros caractères ou enregistrement), en tenant pleinement compte de la préférence du demandeur.

3. Dokumenterne leveres i en eksisterende udgave og et eksisterende format (herunder i elektronisk form eller i et alternativt format såsom blindskrift, magnaprint eller bånd), idet der fuldt ud tages hensyn til, hvad den, der har fremsat begæringen, foretrækker.

Article 11

Artikel 11

Registres

Registre

1. Pour permettre aux citoyens de jouir de manière concrète des droits résultant du présent règlement, chaque institution rend accessible un registre de documents. Le registre devrait être accessible sous une forme électronique. Les références des documents sont inscrites au registre sans délai.

1. For at gøre borgernes udnyttelse af deres rettigheder i henhold til denne forordning effektiv giver hver institution adgang til et register over dokumenter. Der bør gives adgang til registret i elektronisk form. Henvisninger til dokumenterne indføres hurtigst muligt i registret.

2. Pour chaque document, le registre contient un numéro de référence (y compris, le cas échéant, la référence interinstitutionnelle), le thème abordé et/ou une brève description du contenu du document, ainsi que la date à laquelle le document a été reçu ou élaboré et inscrit au registre. Les références sont conçues de manière à ne pas porter atteinte à la protection des intérêts visés à l'article 4.

2. Registret skal for hvert dokument indeholde et referencenummer (herunder i givet fald den interinstitutionelle reference), emne og/eller en kort beskrivelse af dokumentets indhold samt den dato, hvor dokumentet blev modtaget eller udarbejdet og indført i registret. Henvisninger indføres på en sådan måde, at de ikke hindrer beskyttelsen af de i artikel 4 omhandlede interesser.

3. Les institutions prennent immédiatement les mesures nécessaires pour instaurer un registre qui doit être en service au plus tard le 3 juin 2002.

3. Institutionerne træffer straks de nødvendige foranstaltninger med henblik på oprettelse af registret, der skal tages i brug senest den 3. juni 2002.

Article 12

Artikel 12

Accès direct sous forme électronique ou par l'intermédiaire d'un registre

Direkte adgang i elektronisk form eller gennem et register

1. Les institutions mettent autant que possible les documents à la disposition directe du public, sous forme électronique ou par l'intermédiaire d'un registre conformément aux règles en vigueur au sein de l'institution concernée.

1. Institutionerne skal i videst muligt omfang give offentligheden direkte adgang til dokumenter i elektronisk form eller gennem et register i overensstemmelse med den pågældende institutions regler.

2. En particulier, les documents législatifs, c'est-à-dire les documents établis ou reçus dans le cadre de procédures visant à l'adoption d'actes légalement contraignants au sein des États membres ou pour ceux-ci, devraient être rendus directement accessibles, sous réserve des articles 4 et 9.

2. Navnlig lovgivningsdokumenter, dvs. dokumenter, der er udarbejdet eller modtaget som led i procedurer vedrørende vedtagelse af retsakter, som er bindende i eller for medlemsstaterne, bør med forbehold af artikel 4 og 9 gøres direkte tilgængelige.

3. Les autres documents, notamment les documents relatifs à l'élaboration de la politique ou de la stratégie, sont, autant que possible, rendus directement accessibles.

3. Om muligt bør andre dokumenter, navnlig dokumenter vedrørende udvikling af politik eller strategi, gøres direkte tilgængelige.

4. Lorsque l'accès direct n'est pas fourni par le registre, celui-ci indique, autant que possible, où se trouve le document.

4. I de tilfælde, hvor der ikke gives direkte adgang gennem registret, skal registret i videst muligt omfang angive, hvor dokumentet findes.

Article 13

Artikel 13

Publication au Journal officiel

Offentliggørelse i De Europæiske Fællesskabers Tidende

1. Sont publiés au Journal officiel, en plus des actes visés à l'article 254, paragraphes 1 et 2, du traité CE et à l'article 163, premier alinéa, du traité Euratom, sous réserve des articles 4 et 9 du présent règlement, les documents suivants:

1. Ud over de retsakter, der er nævnt i EF-traktatens artikel 254, stk. 1 og 2, og Euratom-traktatens artikel 163, første afsnit, og med forbehold af denne forordnings artikel 4 og 9, offentliggøres følgende dokumenter i De Europæiske Fællesskabers Tidende:

a) les propositions de la Commission;

a) forslag fra Kommissionen

b) les positions communes adoptées par le Conseil selon les procédures visées aux articles 251 et 252 du traité CE ainsi que leur exposé des motifs et les positions adoptées par le Parlement européen dans le cadre de ces procédures;

b) de fælles holdninger, som Rådet har fastlagt efter procedurerne i EF-traktatens artikel 251 og 252 og begrundelserne herfor samt Europa-Parlamentets holdninger i disse procedurer

c) les décisions-cadres et les décisions visées à l'article 34, paragraphe 2, du traité UE;

c) rammeafgørelser og afgørelser, der er nævnt i EU-traktatens artikel 34, stk. 2

d) les conventions établies par le Conseil conformément à l'article 34, paragraphe 2, du traité UE;

d) de konventioner, der er udarbejdet af Rådet i henhold til EU-traktatens artikel 34, stk. 2

e) les conventions signées entre États membres sur la base de l'article 293 du traité CE;

e) konventioner, der er undertegnet mellem medlemsstater i henhold til EF-traktatens artikel 293

f) les accords internationaux conclus par la Communauté ou conformément à l'article 24 du traité UE.

f) de internationale aftaler, som Fællesskabet har indgået, eller som er indgået i henhold til EU-traktatens artikel 24.

2. Sont publiés au Journal officiel, autant que possible, les documents suivants:

2. Så vidt muligt offentliggøres følgende dokumenter i De Europæiske Fællesskabers Tidende:

a) les initiatives présentées au Conseil par un État membre en vertu de l'article 67, paragraphe 1, du traité CE ou conformément à l'article 34, paragraphe 2, du traité UE;

a) de initiativer, som en medlemsstat forelægger Rådet i medfør af EF-traktatens artikel 67, stk. 1, eller EU-traktatens artikel 34, stk. 2

b) les positions communes visées à l'article 34, paragraphe 2, du traité UE;

b) de fælles holdninger, der er omhandlet i EU-traktatens artikel 34, stk. 2

c) les directives autres que celles visées à l'article 254, paragraphes 1 et 2, du traité CE, les décisions autres que celles visées à l'article 254, paragraphe 1, du traité CE, les recommandations et les avis.

c) andre direktiver end dem, der er nævnt i EF-traktatens artikel 254, stk. 1 og 2, andre beslutninger end dem, der er nævnt i EF-traktatens artikel 254, stk. 1, henstillinger og udtalelser.

3. Chaque institution est libre de définir dans son propre règlement intérieur les autres documents éventuels devant être publiés au Journal officiel.

3. Hver institution kan i sin forretningsorden fastsætte, hvilke yderligere dokumenter der skal offentliggøres i De Europæiske Fællesskabers Tidende.

Article 14

Artikel 14

Information

Information

1. Chaque institution prend les mesures requises pour informer le public des droits dont il bénéficie au titre du présent règlement.

1. Hver institution træffer de foranstaltninger, der er nødvendige for at informere borgerne om deres rettigheder i henhold til denne forordning.

2. Les États membres coopèrent avec les institutions pour informer les citoyens.

2. Medlemsstaterne samarbejder med institutionerne om at informere borgerne.

Article 15

Artikel 15

Pratique administrative au sein des institutions

Institutionernes forvaltningsskik

1. Les institutions développent de bonnes pratiques administratives en vue de faciliter l'exercice du droit d'accès garanti par le présent règlement.

1. Institutionerne skal udvikle god forvaltningsskik for at fremme udøvelsen af den ret til aktindsigt, der er garanteret ved denne forordning.

2. Les institutions créent une commission interinstitutionnelle chargée d'étudier les meilleures pratiques, d'aborder les différends éventuels et d'envisager les évolutions dans le domaine de l'accès public aux documents.

2. Institutionerne nedsætter et interinstitutionelt udvalg til at undersøge den bedste praksis, behandle eventuelle konflikter og drøfte den fremtidige udvikling vedrørende aktindsigt.

Article 16

Artikel 16

Reproduction de documents

Reproduktion af dokumenter

Le présent règlement s'applique sans préjudice de toute réglementation en vigueur dans le domaine du droit d'auteur pouvant limiter le droit du destinataire de reproduire ou d'utiliser les documents divulgués.

Denne forordning berører ikke eksisterende regler om ophavsret, som kan begrænse modtagerens ret til at reproducere eller gøre brug af frigivne dokumenter.

Article 17

Artikel 17

Rapports

Rapporter

1. Chaque institution publie un rapport annuel portant sur l'année écoulée, dans lequel sont mentionnés le nombre de refus d'accès aux documents opposés par l'institution et les motifs de ces refus, ainsi que le nombre de documents sensibles non inscrits au registre.

1. Hvert år offentliggør hver institution en rapport for det foregående år med angivelse af antallet af tilfælde, hvor institutionen har afslået aktindsigt, begrundelserne for sådanne afslag, og antallet af følsomme dokumenter, der ikke er indført i registret.

2. Au plus tard le 31 janvier 2004, la Commission publie un rapport sur la mise en oeuvre des principes du présent règlement et formule des recommandations, y compris, le cas échéant, des propositions de révision du présent règlement et d'un programme d'action contenant des mesures à prendre par les institutions.

2. Senest den 31. januar 2004 offentliggør Kommissionen en rapport om gennemførelsen af denne forordnings principper og fremsætter henstillinger, og om nødvendigt forslag til en revision af denne forordning og til et handlingsprogram for foranstaltninger, som institutionerne skal træffe.

Article 18

Artikel 18

Mesures d'application

Gennemførelsesforanstaltninger

1. Chaque institution adapte son règlement intérieur aux dispositions du présent règlement. Ces adaptations prennent effet le 3 décembre 2001.

1. Hver institution fastsætter i sin forretningsorden de nødvendige bestemmelser til gennemførelse af denne forordning. Bestemmelserne træder i kraft den 3. december 2001.

2. Dans un délai de six mois après l'entrée en vigueur du présent règlement, la Commission examine la conformité avec le présent règlement du règlement (CEE, Euratom) n° 354/83 du Conseil du 1er février 1983 concernant l'ouverture au public des archives historiques de la Communauté économique européenne et de la Communauté européenne de l'énergie atomique(6) afin d'assurer la préservation et l'archivage des documents dans les meilleures conditions possibles.

2. Senest seks måneder efter denne forordnings ikrafttrædelse undersøger Kommissionen, om Rådets forordning (EØF, Euratom) nr. 354/83 af 1. februar 1983 om åbning for offentligheden af de historiske arkiver for Det Europæiske Økonomiske Fællesskab og Det Europæiske Atomenergifællesskab(6) er i overensstemmelse med denne forordning for at sikre, at dokumenter bevares og arkiveres i videst mulig udstrækning.

3. Dans un délai de six mois après l'entrée en vigueur du présent règlement, la Commission examine la conformité avec le présent règlement des règles en vigueur concernant l'accès aux documents.

3. Senest seks måneder efter denne forordnings ikrafttrædelse undersøger Kommissionen, om eksisterende bestemmelser om aktindsigt er i overensstemmelse med denne forordning.

Article 19

Artikel 19

Entrée en vigueur

Ikrafttrædelse

Le présent règlement entre en vigueur le troisième jour suivant celui de sa publication au Journal officiel des Communautés européennes.

Denne forordning træder i kraft på tredjedagen efter offentliggørelsen i De Europæiske Fællesskabers Tidende.

Il est applicable à partir du 3 décembre 2001.

Den anvendes fra den 3. december 2001.

Le présent règlement est obligatoire dans tous ses éléments et directement applicable dans tout État membre.

Denne forordning er bindende i alle enkeltheder og gælder umiddelbart i hver medlemsstat.

Fait à Bruxelles, le 30 mai 2001.

Udfærdiget i Bruxelles, den 30. maj 2001.

Par le Parlement européen

For Europa-Parlamentet

La présidente

N. Fontaine

N. Fontaine

Formand

Par le Conseil

På Rådets vegne

Le président

B. Lejon

B. Lejon

Formand

(1) JO C 177 E du 27.6.2000, p. 70.

(1) EFT C 177 E af 27.6.2000, s. 70.

(2) Avis du Parlement européen du 3 mai 2001 (non encore paru au Journal officiel) et décision du Conseil du 28 mai 2001.

(2) Europa-Parlamentets udtalelse af 3.5.2001 (endnu ikke offentliggjort i EFT) og Rådets afgørelse af 28.5.2001.

(3) JO L 304 du 31.12.1993, p. 43. Décision modifiée en dernier lieu par la décision 2000/527/CE (JO L 212 du 23.8.2000, p. 9).

(3) EFT L 340 af 31.12.1993, s. 43. Afgørelsen er senest ændret ved afgørelse 2000/527/EF (EFT L 212 af 23.8.2000, s. 9).

(4) JO L 46 du 18.2.1994, p. 58. Décision modifiée par la décision 96/567/CE, CECA, Euratom (JO L 247 du 28.9.1996, p. 45).

(4) EFT L 46 af 18.2.1994, s. 58. Afgørelsen er senest ændret ved afgørelse 96/567/EF, EKSF, Euratom (EFT L 247 af 28.9.1997, s. 45).

(5) JO L 263 du 25.9.1997, p. 27.

(5) EFT L 263 af 25.9.1997, s. 27.

(6) JO L 43 du 15.2.1983, p. 1.

(6) EFT L 43 af 15.2.1983, s. 1.