Beslut av rådets generalsekreterare/höge representant för den gemensamma utrikes- och säkerhetspolitiken

Afgørelse truffet af Generalsekretæren for Rådet/Den Højtstående Repræsentant for den fælles udenrigs- og sikkerhedspolitik

av den 25 juni 2001

den 25. juni 2001

om en kodex för god förvaltningssed i de yrkesmässiga förbindelserna med allmänheten för generalsekretariatet vid Europeiska unionens råd och dess personal

om en kodeks for god forvaltningsskik for Generalsekretariatet for Rådet for Den Europæiske Union og dets personale for så vidt angår deres tjenstlige forbindelser med offentligheden

(2001/C 189/01)

(2001/C 189/01)

GENERALSEKRETERAREN FÖR EUROPEISKA UNIONENS RÅD HAR FATTAT DETTA BESLUT

GENERALSEKRETÆREN FOR RÅDET FOR DEN EUROPÆISKE UNION HAR -

med beaktande av Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen, särskilt artikel 207.2 i detta,

under henvisning til traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab, særlig artikel 207, stk. 2,

med beaktande av rådets arbetsordning, särskilt artikel 23 i denna, och

under henvisning til Rådets forretningsorden, særlig artikel 23, og

av följande skäl:

ud fra følgende betragtninger:

(1) Gemenskapsrättens bestämmelser om öppenhet och insyn bör iakttas fullt ut i det dagliga arbetet i rådets generalsekretariat (nedan kallat generalsekretariatet).

(1) Fællesskabslovgivningens bestemmelser om åbenhed og gennemskuelighed skal overholdes fuldt ud i det daglige arbejde i Generalsekretariatet for Rådet (i det følgende benævnt "generalsekretariatet").

(2) Erfarenheten har gett vid handen att vissa ansökningar från medborgare om allmän information inte omfattas av räckvidden för de regler för allmänhetens tillgång till rådets handlingar som anges i Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 1049/2001(1) av den 30 maj 2001 om allmänhetens tillgång till Europaparlamentets, rådets och kommissionens handlingar.

(2) Erfaringen har vist, at en række begæringer fra borgerne om generel information falder uden for reglerne om aktindsigt i Rådets dokumenter, som fastlagt i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1049/2001 af 30. maj 2001 om aktindsigt i Europa-Parlamentets, Rådets og Kommissionens dokumenter(1).

(3) Personalen bör få vägledning för de yrkesmässiga förbindelserna med allmänheten.

(3) Der bør fastlægges en vejlegning for medlemmer af personalet for så vidt angår deres tjenstlige forbindelser med offentligheden -

HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.

TRUFFET FØLGENDE AFGØRELSE:

Artikel 1

Artikel 1

Härmed antas en kodex för god förvaltningssed i de yrkesmässiga förbindelserna med allmänheten för generalsekretariatet vid Europeiska unionens råd och dess personal. Kodexen återges i bilagan.

Der vedtages hermed en kodeks for god forvaltningsskik for Generalsekretariatet for Rådet for så vidt angår dets tjenstlige forbindelser med offentligheden. Kodeksen findes i bilaget.

Artikel 2

Artikel 2

1. Detta beslut och den kodex som bifogas syftar till att underlätta genomförandet av rättigheter och skyldigheter som har sin grund i fördragen och i rättsakter som har antagits för tillämpningen av dessa, utan att ytterligare rättigheter tillkommer.

1. Formålet med denne afgørelse og kodeksen i bilaget er at lette gennemførelsen af de rettigheder og pligter, der følger af traktaten, og de akter, der vedtages med henblik på gennemførelsen heraf, uden at skabe yderligere rettigheder.

2. Beslutet skall inte ha företräde framför bestämmelser i Fördraget om Europeiska unionen, Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen, tjänsteföreskrifterna för tjänstemännen och anställningsvillkoren för övriga anställda i Europeiska gemenskaperna, Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 1049/2001 eller beslut som fattas av rådet om allmänhetens tillgång till rådets handlingar.

2. Afgørelsen har ikke forrang for bestemmelser i traktaten om Den Europæiske Union, traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab, vedtægten for tjenestemænd og ansættelsesvilkårene for de øvrige ansatte i De Europæiske Fællesskaber, Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1049/2001 eller nogen afgørelse, som Rådet måtte træffe vedrørende aktindsigt i Rådets dokumenter.

Artikel 3

Artikel 3

Inom generalsekretariatet skall nödvändiga åtgärder vidtas för att säkerställa att detta beslut och den kodex som bifogas

Der skal i generalsekretariatet træffes de nødvendige foranstaltninger til at sikre,

- offentliggörs i C-serien av Europeiska gemenskapernas officiella tidning, får så stor publicitet som möjligt och görs tillgängliga för allmänheten genom Internet,

- at afgørelsen og kodeksen i bilaget offentliggøres i De Europæiske Fællesskabers Tidende, C-udgaven, at offentligheden i videst muligt omfang gøres bekendt hermed, og at de gøres offentligt tilgængelige via Internettet

- iakttas av personalen.

- at afgørelsen og kodeksen iagttages af medlemmerne af personalet.

Artikel 4

Artikel 4

Den kodex för god förvaltningssed som bifogas detta beslut skall omprövas två år efter den dag då den blir gällande, mot bakgrund av de erfarenheter som gjorts vid genomförandet av kodexen.

Kodeksen for god forvaltningspolitik i bilaget tages op til fornyet behandling to år efter den dato, på hvilken den får virkning, på baggrund af erfaringerne med dens anvendelse.

Artikel 5

Artikel 5

Detta beslut blir gällande den 25 juni 2001.

Afgørelsen har virkning fra den 25. juni 2001.

Utfärdat i Bryssel den 25 juni 2001.

Udfærdiget i Bruxelles, den 25. juni 2001.

Generalsekreterare/höge representant

Generalsekretæren/Den Højtstående Repræsentant

Javier Solana

Javier Solana

(1) EGT L 145, 31.5.2001, s. 43.

(1) EFT L 145 af 31.5.2001, s. 43.

BILAGA

BILAG

Kodex för god förvaltningssed i de yrkesmässiga förbindelserna med allmänheten för generalsekretariatet vid Europeiska unionens råd och dess personal

Kodeks for god forvaltningsskik for Generalsekretariatet for Rådet for Den Europæiske Union og dets personale for så vidt angår deres tjenstlige forbindelser med offentligheden

Artikel 1

Artikel 1

Allmänna bestämmelser

Almindelige bestemmelser

1. I de yrkesmässiga förbindelserna med allmänheten skall personalen, det vill säga tjänstemän och övriga anställda vid rådets generalsekretariat som omfattas av tjänsteföreskrifterna för tjänstemän i Europeiska gemenskaperna och anställningsvillkoren för övriga anställda i Europeiska gemenskaperna (nedan kallade tjänsteföreskrifterna), iaktta bestämmelserna i denna kodex för god förvaltningssed (nedan kallad kodexen). Kontraktsanställda, experter som är utsända från nationella myndigheter, praktikanter osv. som arbetar för rådets generalsekretariat bör också låta sig vägledas av den.

1. I de tjenstlige forbindelser med offentligheden iagttager personalet, dvs. tjenestemænd og øvrige ansatte ved Generalsekretariatet for Rådet, der er omfattet af vedtægten for tjenstemænd og ansættelsesvilkårene for de øvrige ansatte ved De Europæiske Fællesskaber (i det følgende benævnt "vedtægten"), bestemmelserne i denne kodeks for god forvaltningsskik (i det følgende benævnt "kodeksen"). Kontraktansatte, eksperter udstationeret fra offentlige myndigheder i medlemsstaterne, praktikanter m.fl., som arbejder for Rådssekretariatet, bør også følgende kodeksens bestemmelser.

2. Förhållandet mellan rådets generalsekretariat och dess personal styrs enbart av tjänsteföreskrifterna.

2. Forbindelserne mellem Generalsekretariatet for Rådet og dets personale er udelukkende underlagt vedtægten.

Artikel 2

Artikel 2

Tillämpningsområde

Anvendelsesområde

I kodexen anges de allmänna principer för god förvaltningssed som skall tillämpas av personalen i de yrkesmässiga förbindelserna med allmänheten, utom när dessa förbindelser regleras genom särskilda bestämmelser, till exempel reglerna om tillgång till handlingar och om anbudsförfaranden.

Kodeksen fastlægger de generelle principper for god forvaltningsskik for medlemmer af personalet i deres tjenstlige forbindelser med offentligheden, undtagen når disse er underlagt særlige bestemmelser såsom reglerne for aktindsigt og offentligt udbud.

Artikel 3

Artikel 3

Icke-diskriminering

Ikke-forskelsbehandling

När personalen behandlar ansökningar och besvarar förfrågningar skall den se till att principen om likabehandling iakttas. Personer i samma situation skall behandlas på samma sätt, såvida inte särskild behandling är motiverad genom objektiva särdrag hos ärendet i fråga.

Når medlemmer af personalet behandler og besvarer henvendelser fra offentligheden, bør de sikre, at princippet om ligebehandling overholdes. Personer i samme situation behandles ens, medmindre objetive forhold ved den pågældende sag gør det berettiget at behandle den på en særlig måde.

Artikel 4

Artikel 4

Ärlighet, lojalitet och neutralitet

Redelighed, loyalitet og neutralitet

1. Personalen skall handla ärligt och förnuftigt.

1. Medlemmer af personalet skal handle redeligt og rimeligt.

2. I de yrkesmässiga förbindelserna med allmänheten och i överensstämmelse med sina skyldigheter (i synnerhet de som föreskrivs i artikel 11 i tjänsteföreskrifterna) skall personalen under alla omständigheter handla i Europeiska unionens och rådets intresse och får inte låta sig påverkas av personliga eller nationella överväganden eller av politiska påtryckningar eller uttrycka personliga juridiska åsikter.

2. I de tjenstlige forbindelser med offentligheden og i overensstemmelse med deres pligter (navnlig efter artikel 11 i vedtægten) skal medlemmer af personalet under alle omstændigheder handle i Den Europæiske Unions og Rådets interesse og ikke lade sig påvirke af personlige eller nationale betragtninger eller politisk pres eller give udtryk for personlige meninger af juridisk karakter.

Artikel 5

Artikel 5

Hövlighet

Høflighed

Personalen skall handla samvetsgrant, korrekt och hövligt samt vara tillgänglig. När personalen besvarar brev eller svarar i telefon eller vid all annan yrkesmässig kontakt med allmänheten skall de bemöda sig om att vara så hjälpsamma som möjligt.

Medlemmer af personalet skal handle samvittighedsfuldt, korrekt, høfligt og imødekommende. Når de besvarer korrespondance eller telefonopkald eller i forbindelse med enhver anden tjenstlig kontakt med offentligheden, skal de udvise størst mulig hjælpsomhed.

Artikel 6

Artikel 6

Tillhandahållande av information

Tilvejebringelse af oplysninger

1. Personalen skall ge allmänheten den information som begärs och som faller under deras ansvar. Den skall se till att informationen är så tydlig och begriplig som möjligt.

1. Medlemmer af personalet giver offentligheden de ønskede oplysninger, der ligger inden for deres ansvarsområde. De sørger for, at oplysningerne er så klare og forståelige som muligt.

2. En medlem av personalen som av sekretesskäl och/eller enligt tillämpliga regler (särskilt artikel 17 i tjänsteföreskrifterna) inte anser sig kunna lämna den begärda informationen skall meddela den berörda personen skälen till att informationen inte kan tillhandahållas.

2. Hvis et medlem af personalet af fortrolighedshensyn og/eller i medfør af gældende regler (navnlig artikel 17 i vedtægten) ikke mener, at han kan give de ønskede oplysninger, skal det over for vedkommende begrundes, hvorfor oplysningerne ikke kan udleveres.

3. När det ansöks om tillgång till rådets handlingar skall de särskilda reglerna för allmänhetens tillgång till handlingar tillämpas.

3. Når der anmodes om adgang til et rådsdokument, finder de særlige bestemmelser om aktindsigt anvendelse.

Artikel 7

Artikel 7

Besvarande av brev på samma språk som använts av allmänheten

Besvarelse af breve på borgernes sprog

I enlighet med artikel 21 i Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen skall rådets generalsekretariat besvara brev på samma språk som det ursprungliga brevet är skrivet på, förutsatt att det är skrivet på ett av gemenskapens officiella språk.

I overensstemmelse med EF-traktatens artikel 21 skal Generalsekretariatet for Rådet besvare breve på samme sprog, som det der er anvendt i det oprindelige brev, for så vidt dette er et af Fællesskabets officielle sprog.

Artikel 8

Artikel 8

Telefonsamtal

Telefonopkald

1. När medlemmar av personalen svarar i telefon skall de uppge namn och avdelning. De skall också ta reda på den uppringandes namn. Såvida inte sekretesskäl enligt artikel 6.2 lägger hinder i vägen, skall de tillhandahålla den begärda informationen eller hänvisa den uppringande till lämplig källa. Vid tveksamhet om huruvida informationen får tillhandahållas skall de dock rådgöra med överordnade eller hänvisa uppringande till sin chef.

1. Når medlemmer af personalet besvarer telefonopkald, meddeler de deres eget og kontorets navn. De skal også notere navnet på den opringende. Medmindre fortrolighedshensyn, jf. artikel 6, stk. 2, forhindrer det, skal de give de ønskede oplysninger eller henvise den opringende til den relevante kilde. Hvis der er tvivl om, hvorvidt oplysningerne må videregives, skal de rådføre sig med deres foresatte eller henvise til deres foresatte.

2. Om en muntlig förfrågan om information är otydlig eller komplicerad får den medlem av personalen som kontaktats be den sökande att formulera frågan skriftligen.

2. Hvis en mundtlig begæring om oplysninger er upræcis eller kompleks, anmoder det medlem af personalet, der modtager henvendelsen, vedkommende om at fremsætte begæringen skriftligt.

Artikel 9

Artikel 9

Skriftliga svar och tidsfrister

Skriftlige svar og frister herfor

1. Personalen skall utan dröjsmål och normalt inom 15 arbetsdagar efter mottagandet besvara alla ansökningar om information som riktas till generalsekretariatet.

1. Medlemmer af personalet skal straks og under normale forhold inden for 15 arbejdsdage efter modtagelsen besvare alle begæringer om oplysninger, der er rettet til generalsekretariatet.

2. Om ett motiverat svar inte kan ges inom den tid som anges i punkt 1 skall ansvarig personal snarast underrätta den sökande om detta. Den sökande skall i så fall ges ett slutgiltigt svar snarast möjligt.

2. Kan der ikke gives et begrundet svar inden for fristen i stk. 1, skal det ansvarlige medlem af personalet straks oplyse afsenderen herom. Denne skal i så fald have endeligt svar så hurtigt som muligt.

3. I svaret skall avdelningen och namnet på den person som ansvarar för ärendet anges.

3. Navnet på det kontor og det medlem af personalet, der behandler sagen, skal opgives i svaret.

4. Inget svar behöver ges om

4. Det er ikke nødvendigt at besvare henvendelser, når

- ett mycket stort antal identiska brev eller ansökningar har inkommit,

- der er modtaget er urimeligt antal ens breve eller begæringer

- ett svar redan har getts på samma ansökan från samma person,

- der allerede er givet et svar på den samme begæring fra den samme person

- ansökan är otillbörlig.

- begæringen er af upassende karakter.

5. Om en skriftlig ansökan inte omfattas av ansvarsområdet för den personal som mottar den, skall ansökan utan dröjsmål vidarebefordras till den behöriga avdelningen vid generalsekretariatet så att den avdelningen kan behandla ansökan.

5. Hvis en skriftlig begæring falder uden for ansvarsområdet for det medlem af personalet, der modtager den, sendes den omgående videre til behandling i den kompetente tjeneste i generalsekretariatet.

6. Om ansökan är otydlig eller komplicerad, får personalen be den sökande att förtydliga ansökan.

6. Hvis begæringen er upræcis eller kompleks, anmoder medlemmet af personalet afsenderen om at tydeliggøre begæringen.

7. Om personalen anser att en ansökan borde ha riktats till en annan institution, ett annat organ, en annan organisation eller en nationell förvaltning skall sökanden underrättas om detta, och ansökan skall omedelbart vidarebefordras till den institution, det organ eller den förvaltning som berörs.

7. Hvis medlemmet af personalet finder, at begæringen skulle være sendt til en anden institution, et andet organ, en anden organisation eller en national administration, skal borgeren have det at vide, og begæringen sendes omgående videre til vedkommende institution, organ eller administration.

Artikel 10

Artikel 10

Ansökningar från media

Anmodninger fra medierne

Pressavdelningen ansvarar för kontakterna med media. En medlem av personalen får dock besvara ansökningar från media som rör tekniska frågor som faller under dennes specifika ansvarsområde.

Pressetjenesten har ansvaret for kontakterne med medierne. Medlemmerne af personalet kan dog besvare anmodninger om oplysninger fra medierne vedrørende tekniske spørgsmål, der falder inden for deres specifikke ansvarsområde.

Artikel 11

Artikel 11

Dataskydd

Databeskyttelse

1. Personal som behandlar en enskilds personuppgifter skall iaktta bestämmelserna i Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 45/2001 av den 18 december 2000 om skydd för enskilda då gemenskapsinstitutionerna och gemenskapsorganen behandlar personuppgifter och om den fria rörligheten för sådana uppgifter(1).

1. Medlemmer af personalet, der behandler individuelle personoplysninger, iagttager bestemmelserne i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 45/2001 af 18. december 2000 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger i fællesskabsinstitutionerne og -organerne og om fri udveksling af sådanne oplysninger(1).

2. I överensstämmelse med den förordningen skall personalen avstå från att behandla personuppgifter för icke-legitima ändamål eller skicka sådana uppgifter till obehörig tredje man.

2. Medlemmer af personalet skal i overensstemmelse med nævnte forordning afholde sig fra at behandle personoplysninger til uretmæssige formål eller fra at fremsende sådanne oplysninger til uvedkommende tredjemænd.

(1) EGT L 8, 12.1.2001, s. 1.

(1) EFT L 8 af 12.1.2001, s. 1.