Rakkomandazzjoni tal-Kunsill

Rådets rekommendation

ta' l- 14 ta' Novembru 2005

av den 14 november 2005

dwar azzjonijiet ta' prijorità biex tiżdied il-kooperazzjoni fil-qasam ta' l-arkivji fl-Ewropa

om prioriterade åtgärder för att öka samarbetet på arkivområdet i Europa

(2005/835/KE)

(2005/835/EG)

IL-KUNSILL TA' L-UNJONI EWROPEA,

EUROPEISKA UNIONENS RÅD UTFÄRDAR DENNA REKOMMENDATION

Wara li kkunsidra t-Trattat li jistabbilixxi l-Komunità Ewropea, u b'mod partikolari t-tieni inċiż ta' l-Artikolu 151(5) tiegħu;

med beaktande av fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen, särskilt artikel 151.5 andra strecksatsen,

Wara li kkunsidra l-proposta mill-Kummissjoni,

med beaktande av kommissionens förslag, och

Billi:

av följande skäl:

(1) Bħala riżultat tar-Riżoluzzjoni tal-Kunsill u tal-laqgħa tal-Ministri tal-Kultura fi ħdan il-Kunsill fl- 14 ta' Novembru 1991 dwar arranġamenti fir-rigward ta' l-arkivji [1] u Konklużjonijiet tal-Kunsill tas- 17 ta' Ġunju 1994 fir-rigward ta' kooperazzjoni akbar fil-qasam ta' l-arkivji [2] sar progress inizjali lejn kooperazzjoni akbar bejn l-Istati Membri fil-qasam ta' l-arkivji.

(1) Till följd av den resolution som rådet och kulturministrarna, församlade i rådet, utfärdade den 14 november 1991 om bestämmelser för arkiven [1] och rådets slutsatser av den 17 juni 1994 om ökat samarbete på arkivområdet [2] har framsteg börjat göras mot ett ökat samarbete mellan medlemsstaterna på arkivområdet.

(2) Ir-Riżoluzzjoni tal-Kunsill tas- 6 ta' Mejju 2003 dwar l-arkivji fl-Istati Membri [3] saħqet dwar l-importanza ta' l-arkivji għall-fehim ta' l-istorja u l-kultura ta' l-Ewropa u għall- funzjonament demokratiku tas-soċjetà fi ħdan il-qafas tat-tkabbir ta' l-Unjoni fl- 1 ta' Mejju 2004.

(2) I rådets resolution av den 6 maj 2003 om arkiv i medlemsstaterna [3] framhålls arkivens betydelse för förståelsen av Europas kultur och historia och för att samhället skall kunna fungera på ett demokratiskt sätt inom ramen för utvidgningen av unionen den 1 maj 2004.

(3) Saru fora multi-dixxiplinarji, fi ħdan qafas Komunitarju, dwar il-problemi involuti fl-amministrazzjoni, iż-żamma, il-konservazzjoni u l-irkupru ta' data li tista' tinqara b'magna, bil-parteċipazzjoni ta’ amministrazzjonijiet pubbliċi u servizzi ta’ l-arkivji nazzjonali, kif ukoll ta’ rappreżentanti mill-oqsma ta’ l-industrija u tar-riċerka.

(3) Tvärvetenskapliga forum har arrangerats på gemenskapsnivå om problem i samband med hantering, lagring, bevarande och återsökning av maskinläsbara data med deltagande från offentliga förvaltningar och nationella arkivinstitutioner samt företrädare för näringsliv och forskning.

(4) Ir-Riżoluzzjoni tal-Kunsill tas- 6 ta' Mejju 2003 ssottolinjat il-ħtieġa għal żvilupp ulterjuri ta' applikazzjonijiet u soluzzjonijiet tat-teknoloġija ta' l-informazzjoni u tal-komunikazzjoni fil-qasam ta' l-arkivji.

(4) I rådets resolution av den 6 maj 2003 framhålls behovet av ytterligare utveckling av IKT-tillämpningar och IKT-lösningar på arkivområdet.

(5) Il-Kummissjoni tissottolinja x-xogħol li sar mill-istituzzjonijiet ta' l-Unjoni fil-qasam speċifiku ta' l-arkivji tal-films fl-Ewropa, li jinkludu r-Riżoluzzjoni tal-Kunsill ta' l- 24 ta' Novembru 2003 [4] dwar id-depożitu ta' xogħolijiet ċinematigrafiċi fl-Unjoni Ewropea u r-Rakkomandazzjoni tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill dwar il-wirt tal-films u l-kompetittività ta' attivitajiet industrijali relatati li ser jiġu adottati qabel l-aħħar ta' l-2005.

(5) Kommissionen betonar det arbete som utförts av EU-institutionerna på det specifika området för filmarkiv, bland annat genom rådets resolution av den 24 november 2003 om deposition av filmverk i Europeiska unionen [4] och Europaparlamentets och rådets rekommendation om filmarvet och konkurrenskraften i därtill kopplade branscher som kommer att antas före utgången av 2005.

(6) Fir-Riżoluzzjoni tiegħu tas- 6 ta' Mejju 2003 l-Kunsill stieden ukoll lill-Kummissjoni biex tissottometti rapport dwar is-sitwazzjoni attwali u l-iżvilupp futur ta' l-arkivji fl-Unjoni mkabbra. Ir-"Rapport dwar l-arkivji fl-Unjoni Ewropea mkabbra", li ġie mfassal minn grupp ta' esperti mill-Istati Membri u adottat fi Frar 2005 [5], huwa bażi soda għal żvilupp ulterjuri ta' l-arkivji fl-Ewropa. Huwa jinkludi, fuq talba tal-Kunsill, proposti għal azzjonijiet u linji gwida prattiċi maħsuba biex tiżdied il-kooperazzjoni fuq livell Ewropew fl-qasam ta' l-arkivji.

(6) I sin resolution av den 6 maj 2003 uppmanar rådet även kommissionen att lägga fram en rapport om den rådande situationen och den framtida utvecklingen för arkiven i den utvidgade unionen. Den rapport om arkiven i det utvidgade EU som utarbetades av en grupp experter från medlemsstaterna och som antogs i februari 2005 [5] ger en god grund för den fortsatta utvecklingen av arkiven i Europa. På kommissionens begäran innehåller den förslag till praktiska åtgärder och riktlinjer som syftar till att öka arkivsamarbetet på EU-nivå.

B’DAN JIRRAKKOMANDA:

HÄRIGENOM REKOMMENDERAS FÖLJANDE.

A. Grupp Ewropew dwar l-Arkivji, li jinkludi esperti maħtura mill-Istati Membri u l-istituzzjonijiet ta' l-Unjoni, għandu jiżgura kooperazzjoni u koordinazzjoni dwar kwistjonijiet ġenerali relatati ma' l-arkivji u segwitu tax-xogħol imsemmi fir-"Rapport dwar l-arkivji fl-Unjoni Ewropea mkabbra" ta' Frar 2005, u b'mod partikolari l-miżuri ta' prijorità msemmija fil-punt B ta' din ir-Rakkommandazzjoni. Fejn u meta xieraq, il-Grupp Ewropew dwar l-Arkivji għandu wkoll jikkoopera ma' networks oħra Ewropej rilevanti bħall-Grupp Nazzjonali tar-Rappreżentanti dwar id-Diġitizzazzjoni u l-Uffiċju Ewropew tal-Librerija, l-Informazzjoni u d-Dokumentazzjoni (EBLIDA).

A. En europeisk arkivgrupp med experter som utses av medlemsstaterna och EU-institutionerna bör säkerställa samarbete och samordning när det gäller allmänna arkivfrågor och följa upp det arbete som avses i rapporten om arkiven i den utvidgade Europeiska unionen från februari 2005 och särskilt de prioriterade åtgärder som nämns i punkt B i den här rekommendationen. Om och när det är lämpligt bör europeiska arkivgruppen också samarbeta med andra berörda europeiska nätverk, till exempel National Representatives Group on Digitisation och European Bureau of Library, Information and Documentation (EBLIDA).

B. Il-miżuri li ġejjin fil-qasam ta' l-arkivji:

B. Åtgärder på arkivområdet:

(1) Il-konservazzjoni u l-prevenzjoni ta' ħsara lill-arkivji fl-Ewropa:

1. Bevarande av arkiven i Europa och förebyggande av skador på dem:

- żvilupp ta' pjan ta' azzjoni mudell mill-Grupp Ewropew dwar l-Arkivji biex jippromwovi miżuri ta' prevenzjoni ta' ħsara għal dokumenti u arkivji fil-kuntest ta' katastrofi naturali u inċidenti oħra ta' ħsara.

- Europeiska arkivgruppen bör utarbeta en modell till handlingsplan för att främja åtgärder för att förebygga skador på dokument och arkiv vid naturkatastrofer och andra skadehändelser.

- promozzjoni mill-Grupp Ewropew dwar l-Arkivji ta' azzjonijiet fil-Komunità kollha għall-konservazzjoni u r-restawr ta' dokumenti u arkivji li saritilhom il-ħsara.

- Europeiska arkivgruppen bör främja gemenskapsomfattande åtgärder för bevarande och restaurering av skadade dokument och arkiv.

- stabbiliment u promozzjoni, mis-servizzi ta' l-arkivji nazzjonali ta' l-Istati Membri u s-servizzi ta' l-arkivji ta' l-istituzzjonijiet ta' l-Unjoni, ta' standards u speċifikazzjonijiet għall-kostruzzjoni ta' stabbilimenti ġodda mibnija għall-finijiet ta' l-arkivji.

- Medlemsstaternas nationella arkivinstitutioner och EU-institutionernas arkivinstitutioner bör utarbeta och verka för standarder och specifikationer för byggandet av nya arkivlokaler.

(2) Rinfurzar ta' kooperazzjoni Ewropea interdixxiplinari dwar dokumenti u arkivji elettroniċi li għandhom jiġu żviluppati aktar, li jinkludi fi ħdan il-qafas tal-Pjan ta' Ħidma għall-Kultura tal-Kunsill, b'mod partikolari fir-rigward tal-koordinazzjoni tad-diġitalizzazzjoni [6]:

2. Vidareutveckling av ett utökat europeiskt tvärvetenskapligt samarbete om elektroniska dokument och arkiv, bland annat inom ramen för rådets arbetsplan för kultur, särskilt när det gäller samordning av digitaliseringen [6]:

- tiżdied il-kooperazzjoni dwar is-salvagwardja ta’ l-awtentiċità, il-konservazzjoni għal żmien twil, u l-possibbiltà ta’ aċċess għal dokumenti u arkivji elettroniċi, b’mod partikolari billi jiġu aġġornati u estiżi l-ħtiġiet attwali għall-istabbiliment ta’ sistemi ta' amministrazzjoni ta’ dokumenti u arkivji eletrroniċi, bħal ma hi l-MoReq (Ħtiġiet-mudell għal sistemi ta' amministrazzjoni ta' dokumenti u arkivji elettroniċi), li jippromwovu amministrazzjoni pubblika aħjar u billi jkomplu jorganizzaw fora [7] dwar dokumenti u arkivji elettroniċi.

- Samarbete för att säkerställa elektroniska dokuments och arkivs autenticitet, långsiktiga bevarande och tillgänglighet bör utökas, särskilt genom att de gällande kraven för upprättandet av elektroniska system för dokument- och arkivhantering uppdateras och utvidgas, t.ex. MoReq ("Model requirements for electronic document and archives management systems"), som främjar en bättre offentlig förvaltning, samt genom att DLM-forum [7] om elektroniska dokument och arkiv även fortsättningsvis organiseras.

(3) Stabbiliment u żamma ta' Portal fuq l-Internet għal dokumenti u arkivji fl-Ewropa bħala prijorità:

3. Upprättande och underhåll av en Internetportal för dokument och arkiv i Europa som en prioritet:

- provvista, permezz tas-servizzi ta' l-arkivji nazzjonali ta' l-Istati Membri u tas-servizzi ta' l-arkivji ta' l-istituzzjonijiet ta' l-Unjoni, ta' Portal fuq l-Internet li għandu jagħti aċċess eħfef u trans-konfini għal dokumenti u arkivji ta' l-Istati Membri u l-istituzzjonijiet ta' l-Unjoni. Dak il-Portal fuq l-Internet jista' jiġi ospitat, jew fuq wieħed mis-servers tal-kompjuter ta' l-Unjoni Ewropea jew mis-servizz ta' l-arkivji nazzjonali ta' wieħed mill-Istati Membri.

- Medlemsstaternas nationella arkivinstitutioner och EU-institutionernas arkivinstitutioner bör tillhandahålla en Internetportal som skulle underlätta tillgången till medlemsstaternas och EU-institutionernas dokument och arkiv, även över nationsgränserna. En av Europeiska unionens datorservrar eller den nationella arkivinstitutionen i en medlemsstat skulle kunna fungera som värd för Internetportalen.

(4) Promozzjoni ta' l-aħjar prattika fir-rigward tal-liġi nazzjonali u Ewropea dwar il-ġestjoni ta', u l-aċċess għal, dokumenti u arkivji; is-servizzi ta' l-arkivji nazzjonali ta' l-Istati Membri u s-servizzi ta' l-arkivji ta' l-istituzzjonijiet ta' l-Unjoni għandhom:

4. Främjande av bästa praxis med beaktande av nationell lagstiftning och EG-rätt i fråga om hantering av och tillgång till dokument och arkiv. Medlemsstaternas nationella arkivinstitutioner och EU-institutionernas arkivinstitutioner bör

- jimmonitoraw abbozz ġdid ta' leġislazzjoni f'dak il-qasam li għandu jidħol fis-seħħ fi kwalunkwe Stat Membru, bil-għan li jiġu identifikati l-aħjar prattiċi speċjalment fir-rigward tal-ħtiġiet għall-amministrazzjoni ta' u l-aċċess għal dokumenti u arkivji.

- i syfte att finna bästa praxis bevaka förslag till ny lagstiftning på området som någon medlemsstat avser att genomföra, särskilt i fråga om krav på hantering av och tillgång till dokument och arkiv,

- jagħqdu d-data dwar leġislazzjoni dwar l-arkivji u liġijiet oħra relatati fuq livell nazzjonali u Komunitarju u jiffaċilitaw il-konsultazzjoni tagħhom billi jistabbilixxu database biex jinkoraġġixxu d-disseminazzjoni ta' dik il-leġislazzjoni. Dik id-database tista' tiġi ospitata, jew fuq wieħed mis-servers tal-kompjuter ta' l-Unjoni Ewropea jew mis-servizz ta' l-arkivji nazzjonali ta' Stati Membru. Ikun tajjeb li wieħed jieħu kont tax-xogħol imwettaq fil-qafas tal-proġett Ewropew tad-data legali, promoss mill-fergħa Ewropea tal-Kunsill Internazzjonali ta' l-Arkivji, EURBICA, kif indikat fir-"Rapport dwar l-Arkivji fl-Unjoni Ewropea mkabbra" (azzjoni ta' prijorità 4.2).

- sammanställa uppgifter om arkivlagstiftning och annan närbesläktad lagstiftning på nationell nivå och på gemenskapsnivå och underlätta sökningar i uppgifterna genom att en databas upprättas i syfte att främja spridning av lagstiftningen. En av Europeiska unionens datorservrar eller den nationella arkivinstitutionen i en medlemsstat skulle kunna fungera som värd för databasen. Det arbete som har utförts inom ramen för det europeiska rättsdataprojektet med stöd av den europeiska grenen av det internationella arkivrådet, EURBICA, bör beaktas enligt rapporten om arkiven i den utvidgade Europeiska unionen (prioriterad åtgärd 4.2).

(5) Adozzjoni ta' miżuri għall-prevenzjoni ta' serq ta' dokumenti ta' l-arkivji:

5. Antagande av åtgärder för att förhindra stöld av arkiverade dokument:

- żvilupp ta' pjan ta' azzjoni u ta' linji gwida komuni mis-servizzi ta' l-arkivji nazzjonali ta' l-Istati Membri li jippermettu l-iskambju ta' informazzjoni u l-aħjar prattiki għall-ġlieda kontra s-serq ta' dokumenti ta' l-arkivji u għall-faċilitazzjoni ta' l-irkupru ta' dokumenti misruqa.

- De nationella arkivinstitutionerna i medlemsstaterna bör utarbeta en handlingsplan och gemensamma riktlinjer för utbyte av information och bästa praxis i syfte att bekämpa stöld av arkiverade dokument och verka för att stulna dokument återfås.

Ċ. L-Istati Membri u l-istituzzjonijiet ta' l-Unjoni għandhom flimken jippromwovu l-implimentazzjoni tal-miżuri ta' prijorità identifikati fir-"Rapport dwar l-arkivji fl-Unjoni Ewropea mkabbra" ta' Frar 2005 u msemmija fil-punt B ta' din ir-Rakkommandazzjoni. l-implimentazzjoni ta' miżuri ta' prijorità ser tieħu kont tax-xogħol tal-gruppi stabbiliti fil-qafas ta' l-EBNA (Bord Ewropew ta' l-Arkivisti Nazzjonali), b'mod partikolari fir-rigward ta' kooperazzjoni fl-oqsma tas-sigurtà u l-konservazzjoni ta' l-arkivji u ta' l-introduzzjoni ta' portal Ewropew għall- aċċess għall-informazzjoni. L-adozzjoni ta' din ir-Rakkomandazzjoni u l-implimentazzjoni ta' dawn il-miżuri ma jimplikawx fihom infushom impenn ta' riżorsi ġodda tal-budget, la mill-Unjoni Ewropea u lanqas mill-Istati Membri. Fejn possibli u skond il-proċeduri rilivanti, l-Unjoni Ewropea ser tagħmel min kollox biex, taħt programmi eżistenti, tappoġġa proġetti li jimmirraw għall-implimetazzjoni ta' dawk il-miżuri

C. Medlemsstaterna och EU-institutionerna bör gemensamt verka för genomförandet av de prioriterade åtgärder som anges i rapporten om arkiven i den utvidgade Europeiska unionen från februari 2005 och som det hänvisas till under B i denna rekommendation. Vid genomförandet av prioriterade åtgärder kommer hänsyn att tas till arbetet i de arbetsgrupper som inrättats inom ramen för EBNA (European Board of National Archivists), särskilt samarbetet när det gäller säkerhet och bevarande av arkiv och införandet av en europeisk informationsportal. Antagandet av denna rekommendation och genomförandet av dessa åtgärder innebär inte i sig ett löfte om nya budgetmedel från Europeiska unionen eller medlemsstaterna. När det är möjligt och i enlighet med relevanta förfaranden kommer Europeiska unionen att under befintliga program sträva efter att stödja projekt i syfte att genomföra dessa åtgärder.

D. Mhux aktar tard minn tliet snin wara d-data ta' pubblikazzjoni ta' din ir-Rakkomandazzjoni, il-Grupp Ewropew dwar l-Arkivji għandu jippreżenta rapport ta' progress dwar l-implimentazzjoni tal-miżuri ta' prijorità msemmija fil-punt B.

D. Senast tre år efter dagen för offentliggörandet av denna rekommendation bör Europeiska arkivgruppen lägga fram en lägesrapport om genomförandet av de prioriterade åtgärder som anges i punkt B.

Magħmula fi Brussel, nhar il- 14 ta' Novembru 2005.

Utfärdad i Bryssel den 14 november 2005.

Għall-Kunsill

På rådets vägnar

Il-President

T. Jowell

T. Jowell

Ordförande

[1] ĠU C 314, 5.12.1991, p. 2.

[1] EGT C 314, 5.12.1991, s. 2.

[2] ĠU C 235, 23.8.1994, p. 3.

[2] EGT C 235, 23.8.1994, s. 3.

[3] ĠU C 113, 13.5.2003, p. 2.

[3] EUT C 113, 13.5.2003, s. 2.

[4] ĠU C 295, 5.12.2003, p. 5.

[4] EUT C 295, 5.12.2003, s. 5.

[5] COM(2005) 52 finali.

[5] KOM(2005) 52 slutlig.

[6] Konklużjonijiet tal-Kunsill dwar il-Pjan ta' Ħidma għall-Kultura 2005-2006 (dok.13839)

[6] Rådets slutsatser om arbetsplanen för kultur 2005–2006 (dok. 13839/04).

[7] DLM = Document Lifecycle Management (Ġestjoni taċ Ċiklu ta' Ħajja tad-Dokumenti)

[7] DLM = Document Lifecycle Management.

--------------------------------------------------

--------------------------------------------------