Rakkomandazzjoni tal-Kunsill

Recommandation du Conseil

ta' l- 14 ta' Novembru 2005

du 14 novembre 2005

dwar azzjonijiet ta' prijorità biex tiżdied il-kooperazzjoni fil-qasam ta' l-arkivji fl-Ewropa

relative à des actions prioritaires en vue d’une coopération renforcée dans le domaine des archives en Europe

(2005/835/KE)

(2005/835/CE)

IL-KUNSILL TA' L-UNJONI EWROPEA,

LE CONSEIL DE L’UNION EUROPÉENNE,

Wara li kkunsidra t-Trattat li jistabbilixxi l-Komunità Ewropea, u b'mod partikolari t-tieni inċiż ta' l-Artikolu 151(5) tiegħu;

vu le traité instituant la Communauté européenne, et notamment son article 151, paragraphe 5, deuxième tiret,

Wara li kkunsidra l-proposta mill-Kummissjoni,

vu la proposition de la Commission,

Billi:

considérant ce qui suit:

(1) Bħala riżultat tar-Riżoluzzjoni tal-Kunsill u tal-laqgħa tal-Ministri tal-Kultura fi ħdan il-Kunsill fl- 14 ta' Novembru 1991 dwar arranġamenti fir-rigward ta' l-arkivji [1] u Konklużjonijiet tal-Kunsill tas- 17 ta' Ġunju 1994 fir-rigward ta' kooperazzjoni akbar fil-qasam ta' l-arkivji [2] sar progress inizjali lejn kooperazzjoni akbar bejn l-Istati Membri fil-qasam ta' l-arkivji.

(1) La résolution du Conseil et des ministres de la culture réunis au sein du Conseil du 14 novembre 1991 sur des dispositions concernant les archives [1] ainsi que les conclusions du Conseil du 17 juin 1994 concernant une coopération accrue dans le domaine des archives [2] ont débouché sur la réalisation de progrès initiaux sur la voie d’une coopération accrue entre les États membres dans le domaine des archives.

(2) Ir-Riżoluzzjoni tal-Kunsill tas- 6 ta' Mejju 2003 dwar l-arkivji fl-Istati Membri [3] saħqet dwar l-importanza ta' l-arkivji għall-fehim ta' l-istorja u l-kultura ta' l-Ewropa u għall- funzjonament demokratiku tas-soċjetà fi ħdan il-qafas tat-tkabbir ta' l-Unjoni fl- 1 ta' Mejju 2004.

(2) La résolution du Conseil du 6 mai 2003 relative aux archives dans les États membres [3] a souligné l’importance des archives pour la compréhension de l’histoire et de la culture européennes, ainsi que pour le fonctionnement démocratique de la société dans le cadre de l’élargissement de l’Union, le 1er mai 2004.

(3) Saru fora multi-dixxiplinarji, fi ħdan qafas Komunitarju, dwar il-problemi involuti fl-amministrazzjoni, iż-żamma, il-konservazzjoni u l-irkupru ta' data li tista' tinqara b'magna, bil-parteċipazzjoni ta’ amministrazzjonijiet pubbliċi u servizzi ta’ l-arkivji nazzjonali, kif ukoll ta’ rappreżentanti mill-oqsma ta’ l-industrija u tar-riċerka.

(3) Des forums pluridisciplinaires consacrés aux problèmes ayant trait à la gestion, au stockage, à la conservation et à la consultation des données lisibles par machine ont été organisés à l’échelon communautaire avec la participation d’administrations publiques et de services d’archives nationaux, ainsi que de représentants des secteurs de l’industrie et de la recherche.

(4) Ir-Riżoluzzjoni tal-Kunsill tas- 6 ta' Mejju 2003 ssottolinjat il-ħtieġa għal żvilupp ulterjuri ta' applikazzjonijiet u soluzzjonijiet tat-teknoloġija ta' l-informazzjoni u tal-komunikazzjoni fil-qasam ta' l-arkivji.

(4) La résolution du Conseil du 6 mai 2003 a mis l’accent sur la nécessité de développer de nouvelles applications et solutions faisant appel aux technologies de l’information et de la communication dans le secteur des archives.

(5) Il-Kummissjoni tissottolinja x-xogħol li sar mill-istituzzjonijiet ta' l-Unjoni fil-qasam speċifiku ta' l-arkivji tal-films fl-Ewropa, li jinkludu r-Riżoluzzjoni tal-Kunsill ta' l- 24 ta' Novembru 2003 [4] dwar id-depożitu ta' xogħolijiet ċinematigrafiċi fl-Unjoni Ewropea u r-Rakkomandazzjoni tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill dwar il-wirt tal-films u l-kompetittività ta' attivitajiet industrijali relatati li ser jiġu adottati qabel l-aħħar ta' l-2005.

(5) La Commission met en exergue le travail accompli par les institutions de l’Union dans le domaine spécifique des archives cinématographiques en Europe, notamment la résolution du Conseil du 24 novembre 2003 relative au dépôt d’œuvres cinématographiques dans l’Union européenne [4] et la recommandation du Parlement européen et du Conseil sur le patrimoine cinématographique et la compétitivité des activités industrielles connexes, qui sera adoptée avant la fin de l’année 2005.

(6) Fir-Riżoluzzjoni tiegħu tas- 6 ta' Mejju 2003 l-Kunsill stieden ukoll lill-Kummissjoni biex tissottometti rapport dwar is-sitwazzjoni attwali u l-iżvilupp futur ta' l-arkivji fl-Unjoni mkabbra. Ir-"Rapport dwar l-arkivji fl-Unjoni Ewropea mkabbra", li ġie mfassal minn grupp ta' esperti mill-Istati Membri u adottat fi Frar 2005 [5], huwa bażi soda għal żvilupp ulterjuri ta' l-arkivji fl-Ewropa. Huwa jinkludi, fuq talba tal-Kunsill, proposti għal azzjonijiet u linji gwida prattiċi maħsuba biex tiżdied il-kooperazzjoni fuq livell Ewropew fl-qasam ta' l-arkivji.

(6) Dans sa résolution du 6 mai 2003, le Conseil invitait également la Commission à présenter un rapport sur la situation actuelle et future des archives au sein de l’Union élargie. Le "rapport sur les archives dans l’Union européenne élargie", élaboré par un groupe d’experts des États membres et adopté en février 2005 [5], constitue une base solide pour le développement futur des archives en Europe. À la demande du Conseil, il comprend des propositions d’actions concrètes et d’orientations en vue d’une coopération renforcée dans le secteur des archives au niveau européen,

B’DAN JIRRAKKOMANDA:

RECOMMANDE ce qui suit:

A. Grupp Ewropew dwar l-Arkivji, li jinkludi esperti maħtura mill-Istati Membri u l-istituzzjonijiet ta' l-Unjoni, għandu jiżgura kooperazzjoni u koordinazzjoni dwar kwistjonijiet ġenerali relatati ma' l-arkivji u segwitu tax-xogħol imsemmi fir-"Rapport dwar l-arkivji fl-Unjoni Ewropea mkabbra" ta' Frar 2005, u b'mod partikolari l-miżuri ta' prijorità msemmija fil-punt B ta' din ir-Rakkommandazzjoni. Fejn u meta xieraq, il-Grupp Ewropew dwar l-Arkivji għandu wkoll jikkoopera ma' networks oħra Ewropej rilevanti bħall-Grupp Nazzjonali tar-Rappreżentanti dwar id-Diġitizzazzjoni u l-Uffiċju Ewropew tal-Librerija, l-Informazzjoni u d-Dokumentazzjoni (EBLIDA).

A. Un groupe d’archivistes européen, constitué d’experts désignés par les États membres et les institutions de l’Union, devrait assurer la coopération et la coordination en ce qui concerne les questions d’ordre général ayant trait aux archives, ainsi que le suivi des travaux visés dans le "rapport sur les archives dans l’Union européenne élargie" de février 2005, et plus particulièrement des mesures prioritaires citées au point B de la présente recommandation. Le cas échéant, le groupe d’archivistes européen devrait également coopérer avec d’autres réseaux européens compétents en la matière, tels que le Groupe des représentants nationaux sur la numérisation du patrimoine culturel et scientifique et le Bureau européen des bibliothèques et des associations d’information et de documentation (Eblida).

B. Il-miżuri li ġejjin fil-qasam ta' l-arkivji:

B. Il convient de prendre les mesures ci-après dans le domaine des archives:

(1) Il-konservazzjoni u l-prevenzjoni ta' ħsara lill-arkivji fl-Ewropa:

1) Conservation des archives en Europe et prévention des dommages qu’elles peuvent subir:

- żvilupp ta' pjan ta' azzjoni mudell mill-Grupp Ewropew dwar l-Arkivji biex jippromwovi miżuri ta' prevenzjoni ta' ħsara għal dokumenti u arkivji fil-kuntest ta' katastrofi naturali u inċidenti oħra ta' ħsara.

- élaboration par le groupe d’archivistes européen d’un plan d’action type visant à promouvoir des mesures permettant de prévenir les dommages que des catastrophes naturelles et d’autres incidents préjudiciables peuvent occasionner aux documents et aux archives,

- promozzjoni mill-Grupp Ewropew dwar l-Arkivji ta' azzjonijiet fil-Komunità kollha għall-konservazzjoni u r-restawr ta' dokumenti u arkivji li saritilhom il-ħsara.

- promotion par le groupe d’archivistes européen d’actions de conservation et de restauration des documents et des archives endommagés à l’échelle communautaire,

- stabbiliment u promozzjoni, mis-servizzi ta' l-arkivji nazzjonali ta' l-Istati Membri u s-servizzi ta' l-arkivji ta' l-istituzzjonijiet ta' l-Unjoni, ta' standards u speċifikazzjonijiet għall-kostruzzjoni ta' stabbilimenti ġodda mibnija għall-finijiet ta' l-arkivji.

- élaboration et promotion, par les services d’archives nationaux des États membres et les services d’archives des institutions de l’Union, de normes et de spécifications applicables à la construction de nouveaux locaux spécifiquement conçus pour l’archivage.

(2) Rinfurzar ta' kooperazzjoni Ewropea interdixxiplinari dwar dokumenti u arkivji elettroniċi li għandhom jiġu żviluppati aktar, li jinkludi fi ħdan il-qafas tal-Pjan ta' Ħidma għall-Kultura tal-Kunsill, b'mod partikolari fir-rigward tal-koordinazzjoni tad-diġitalizzazzjoni [6]:

2) Renforcement de la coopération interdisciplinaire à l’échelle européenne en matière de documents et d’archives électroniques, qui doit être poursuivie, y compris dans le cadre du plan de travail en faveur de la culture du Conseil, notamment en ce qui concerne la coordination en matière de numérisation [6]:

- tiżdied il-kooperazzjoni dwar is-salvagwardja ta’ l-awtentiċità, il-konservazzjoni għal żmien twil, u l-possibbiltà ta’ aċċess għal dokumenti u arkivji elettroniċi, b’mod partikolari billi jiġu aġġornati u estiżi l-ħtiġiet attwali għall-istabbiliment ta’ sistemi ta' amministrazzjoni ta’ dokumenti u arkivji eletrroniċi, bħal ma hi l-MoReq (Ħtiġiet-mudell għal sistemi ta' amministrazzjoni ta' dokumenti u arkivji elettroniċi), li jippromwovu amministrazzjoni pubblika aħjar u billi jkomplu jorganizzaw fora [7] dwar dokumenti u arkivji elettroniċi.

- intensification de la collaboration afin d’assurer l’authenticité, la conservation à long terme et la disponibilité des documents et des archives électroniques, notamment par la mise à jour et l’extension des exigences actuelles en vue de la création de systèmes de gestion de documents et d’archives électroniques tels que le MoReq (Model Requirements ou spécifications types pour la gestion des documents et archives électroniques) pour une meilleure gestion du secteur public, ainsi que par la poursuite des forums DLM [7] consacrés aux documents et aux archives électroniques.

(3) Stabbiliment u żamma ta' Portal fuq l-Internet għal dokumenti u arkivji fl-Ewropa bħala prijorità:

3) Création et maintenance, à titre prioritaire, d’un portail internet donnant accès à des documents et à des archives en Europe:

- provvista, permezz tas-servizzi ta' l-arkivji nazzjonali ta' l-Istati Membri u tas-servizzi ta' l-arkivji ta' l-istituzzjonijiet ta' l-Unjoni, ta' Portal fuq l-Internet li għandu jagħti aċċess eħfef u trans-konfini għal dokumenti u arkivji ta' l-Istati Membri u l-istituzzjonijiet ta' l-Unjoni. Dak il-Portal fuq l-Internet jista' jiġi ospitat, jew fuq wieħed mis-servers tal-kompjuter ta' l-Unjoni Ewropea jew mis-servizz ta' l-arkivji nazzjonali ta' wieħed mill-Istati Membri.

- fourniture, par l’intermédiaire des services d’archives nationaux des États membres et des services d’archives des institutions de l’Union, d’un portail internet permettant un accès plus aisé et transfrontalier aux documents et aux archives des États membres et des institutions de l’Union. Ce portail pourrait être hébergé soit sur l’un des serveurs informatiques de l’Union européenne, soit par le service d’archives national d’un État membre.

(4) Promozzjoni ta' l-aħjar prattika fir-rigward tal-liġi nazzjonali u Ewropea dwar il-ġestjoni ta', u l-aċċess għal, dokumenti u arkivji; is-servizzi ta' l-arkivji nazzjonali ta' l-Istati Membri u s-servizzi ta' l-arkivji ta' l-istituzzjonijiet ta' l-Unjoni għandhom:

4) Promotion des meilleures pratiques en ce qui concerne la législation nationale et européenne en matière de gestion des documents et des archives et d’accès à ceux-ci; les services d’archives nationaux des États membres et les services d’archives des institutions de l’Union devraient:

- jimmonitoraw abbozz ġdid ta' leġislazzjoni f'dak il-qasam li għandu jidħol fis-seħħ fi kwalunkwe Stat Membru, bil-għan li jiġu identifikati l-aħjar prattiċi speċjalment fir-rigward tal-ħtiġiet għall-amministrazzjoni ta' u l-aċċess għal dokumenti u arkivji.

- examiner les nouveaux projets législatifs que les différents États membres vont adopter dans ce domaine, dans le but de recenser les meilleures pratiques, en particulier pour ce qui est des exigences en matière de gestion des documents et des archives et d’accès à ceux-ci,

- jagħqdu d-data dwar leġislazzjoni dwar l-arkivji u liġijiet oħra relatati fuq livell nazzjonali u Komunitarju u jiffaċilitaw il-konsultazzjoni tagħhom billi jistabbilixxu database biex jinkoraġġixxu d-disseminazzjoni ta' dik il-leġislazzjoni. Dik id-database tista' tiġi ospitata, jew fuq wieħed mis-servers tal-kompjuter ta' l-Unjoni Ewropea jew mis-servizz ta' l-arkivji nazzjonali ta' Stati Membru. Ikun tajjeb li wieħed jieħu kont tax-xogħol imwettaq fil-qafas tal-proġett Ewropew tad-data legali, promoss mill-fergħa Ewropea tal-Kunsill Internazzjonali ta' l-Arkivji, EURBICA, kif indikat fir-"Rapport dwar l-Arkivji fl-Unjoni Ewropea mkabbra" (azzjoni ta' prijorità 4.2).

- relier entre elles les données relatives aux législations et autres réglementations connexes sur les archives, au niveau tant national que communautaire, et faciliter la consultation de ces données en créant une base de données afin d’encourager la diffusion de ces actes législatifs. Cette base de données pourrait être hébergée soit sur l’un des serveurs informatiques de l’Union européenne, soit par le service d’archives national d’un État membre. Il convient de prendre en considération les travaux entrepris dans le cadre du projet de base de données européenne sur la législation concernant les archives, appuyé par la branche européenne du Conseil international des archives, Eurbica, comme indiqué dans le "rapport sur les archives dans l’Union européenne élargie" (action prioritaire 4.2).

(5) Adozzjoni ta' miżuri għall-prevenzjoni ta' serq ta' dokumenti ta' l-arkivji:

5) Adoption de mesures de prévention contre le vol de documents d’archives:

- żvilupp ta' pjan ta' azzjoni u ta' linji gwida komuni mis-servizzi ta' l-arkivji nazzjonali ta' l-Istati Membri li jippermettu l-iskambju ta' informazzjoni u l-aħjar prattiki għall-ġlieda kontra s-serq ta' dokumenti ta' l-arkivji u għall-faċilitazzjoni ta' l-irkupru ta' dokumenti misruqa.

- élaboration par les services d’archives nationaux des États membres d’un plan d’action et d’orientations communes qui permettront l’échange d’informations et de meilleures pratiques afin de lutter contre le vol des documents d’archives et de faciliter la récupération des documents volés.

Ċ. L-Istati Membri u l-istituzzjonijiet ta' l-Unjoni għandhom flimken jippromwovu l-implimentazzjoni tal-miżuri ta' prijorità identifikati fir-"Rapport dwar l-arkivji fl-Unjoni Ewropea mkabbra" ta' Frar 2005 u msemmija fil-punt B ta' din ir-Rakkommandazzjoni. l-implimentazzjoni ta' miżuri ta' prijorità ser tieħu kont tax-xogħol tal-gruppi stabbiliti fil-qafas ta' l-EBNA (Bord Ewropew ta' l-Arkivisti Nazzjonali), b'mod partikolari fir-rigward ta' kooperazzjoni fl-oqsma tas-sigurtà u l-konservazzjoni ta' l-arkivji u ta' l-introduzzjoni ta' portal Ewropew għall- aċċess għall-informazzjoni. L-adozzjoni ta' din ir-Rakkomandazzjoni u l-implimentazzjoni ta' dawn il-miżuri ma jimplikawx fihom infushom impenn ta' riżorsi ġodda tal-budget, la mill-Unjoni Ewropea u lanqas mill-Istati Membri. Fejn possibli u skond il-proċeduri rilivanti, l-Unjoni Ewropea ser tagħmel min kollox biex, taħt programmi eżistenti, tappoġġa proġetti li jimmirraw għall-implimetazzjoni ta' dawk il-miżuri

C. Les États membres et les institutions de l’Union devraient encourager de concert la mise en œuvre des mesures prioritaires recensées dans le "rapport sur les archives dans l’Union européenne élargie" de février 2005 et visées au point B de la présente recommandation. La mise en œuvre de ces mesures tiendra compte des travaux menés par les groupes mis en place dans le cadre de l’EBNA (Bureau européen des archivistes nationaux), notamment sur la coopération en matière de sécurité et de conservation des archives et sur la création d’un portail européen d’accès à l’information. L’adoption de la présente recommandation et la mise en œuvre de ces mesures n’impliquent pas en soi un engagement de nouvelles ressources budgétaires, ni de la part de l’Union européenne ni de la part des États membres. Dans la mesure du possible et conformément aux procédures applicables, l’Union européenne s’efforcera, dans le cadre des programmes existants, d’appuyer les projets visant à mettre en œuvre ces mesures.

D. Mhux aktar tard minn tliet snin wara d-data ta' pubblikazzjoni ta' din ir-Rakkomandazzjoni, il-Grupp Ewropew dwar l-Arkivji għandu jippreżenta rapport ta' progress dwar l-implimentazzjoni tal-miżuri ta' prijorità msemmija fil-punt B.

D. Au plus tard trois ans après la date de publication de la présente recommandation, le groupe d’archivistes européen devrait présenter un rapport sur les progrès réalisés dans la mise en œuvre des mesures prioritaires visées au point B.

Magħmula fi Brussel, nhar il- 14 ta' Novembru 2005.

Fait à Bruxelles, le 14 novembre 2005.

Għall-Kunsill

Par le Conseil

Il-President

La présidente

T. Jowell

T. Jowell

[1] ĠU C 314, 5.12.1991, p. 2.

[1] JO C 314 du 5.12.1991, p. 2.

[2] ĠU C 235, 23.8.1994, p. 3.

[2] JO C 235 du 23.8.1994, p. 3.

[3] ĠU C 113, 13.5.2003, p. 2.

[3] JO C 113 du 13.5.2003, p. 2.

[4] ĠU C 295, 5.12.2003, p. 5.

[4] JO C 295 du 5.12.2003, p. 5.

[5] COM(2005) 52 finali.

[5] COM(2005) 52 final.

[6] Konklużjonijiet tal-Kunsill dwar il-Pjan ta' Ħidma għall-Kultura 2005-2006 (dok.13839)

[6] Conclusions du Conseil relatives au plan de travail en faveur de la culture 2005-2006 (doc. 13839/04).

[7] DLM = Document Lifecycle Management (Ġestjoni taċ Ċiklu ta' Ħajja tad-Dokumenti)

[7] DLM = Document Lifecycle Management (gestion du cycle de vie des documents).

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