Rakkomandazzjoni tal-Kunsill

Recomendación del Consejo

ta' l- 14 ta' Novembru 2005

de 14 de noviembre de 2005

dwar azzjonijiet ta' prijorità biex tiżdied il-kooperazzjoni fil-qasam ta' l-arkivji fl-Ewropa

relativa a medidas prioritarias para aumentar la cooperación en el ámbito de los archivos en Europa

(2005/835/KE)

(2005/835/CE)

IL-KUNSILL TA' L-UNJONI EWROPEA,

EL CONSEJO DE LA UNIÓN EUROPEA,

Wara li kkunsidra t-Trattat li jistabbilixxi l-Komunità Ewropea, u b'mod partikolari t-tieni inċiż ta' l-Artikolu 151(5) tiegħu;

Visto el Tratado constitutivo de la Comunidad Europea y, en particular, su artículo 151, apartado 5, segundo guión,

Wara li kkunsidra l-proposta mill-Kummissjoni,

Vista la propuesta de la Comisión,

Billi:

Considerando lo siguiente:

(1) Bħala riżultat tar-Riżoluzzjoni tal-Kunsill u tal-laqgħa tal-Ministri tal-Kultura fi ħdan il-Kunsill fl- 14 ta' Novembru 1991 dwar arranġamenti fir-rigward ta' l-arkivji [1] u Konklużjonijiet tal-Kunsill tas- 17 ta' Ġunju 1994 fir-rigward ta' kooperazzjoni akbar fil-qasam ta' l-arkivji [2] sar progress inizjali lejn kooperazzjoni akbar bejn l-Istati Membri fil-qasam ta' l-arkivji.

(1) Como resultado de la Resolución del Consejo y de los Ministros de Cultura reunidos en el seno del Consejo, de 14 de noviembre de 1991, sobre disposiciones en materia de archivos [1], y de las conclusiones del Consejo de 17 de junio de 1994 sobre una mayor cooperación en el ámbito de los archivos [2], se han alcanzado progresos iniciales en favor de una mayor cooperación entre los Estados miembros en el ámbito de los archivos.

(2) Ir-Riżoluzzjoni tal-Kunsill tas- 6 ta' Mejju 2003 dwar l-arkivji fl-Istati Membri [3] saħqet dwar l-importanza ta' l-arkivji għall-fehim ta' l-istorja u l-kultura ta' l-Ewropa u għall- funzjonament demokratiku tas-soċjetà fi ħdan il-qafas tat-tkabbir ta' l-Unjoni fl- 1 ta' Mejju 2004.

(2) La Resolución del Consejo de 6 de mayo de 2003 sobre los archivos en los Estados miembros [3] destacó la importancia de los archivos para entender la historia y cultura de Europa y para el funcionamiento democrático de la sociedad dentro del marco de la ampliación de la Unión el 1 de mayo de 2004.

(3) Saru fora multi-dixxiplinarji, fi ħdan qafas Komunitarju, dwar il-problemi involuti fl-amministrazzjoni, iż-żamma, il-konservazzjoni u l-irkupru ta' data li tista' tinqara b'magna, bil-parteċipazzjoni ta’ amministrazzjonijiet pubbliċi u servizzi ta’ l-arkivji nazzjonali, kif ukoll ta’ rappreżentanti mill-oqsma ta’ l-industrija u tar-riċerka.

(3) Se han celebrado a escala comunitaria foros multidisciplinares sobre los problemas relacionados con la gestión, almacenamiento, conservación y recuperación de datos legibles por máquina, con la participación de administraciones públicas y de los servicios de los archivos nacionales, así como de representantes de la industria y la investigación.

(4) Ir-Riżoluzzjoni tal-Kunsill tas- 6 ta' Mejju 2003 ssottolinjat il-ħtieġa għal żvilupp ulterjuri ta' applikazzjonijiet u soluzzjonijiet tat-teknoloġija ta' l-informazzjoni u tal-komunikazzjoni fil-qasam ta' l-arkivji.

(4) La Resolución del Consejo de 6 de mayo de 2003 insistía en la necesidad de seguir desarrollando los instrumentos y soluciones de las tecnologías de la información y de la comunicación en el ámbito de los archivos.

(5) Il-Kummissjoni tissottolinja x-xogħol li sar mill-istituzzjonijiet ta' l-Unjoni fil-qasam speċifiku ta' l-arkivji tal-films fl-Ewropa, li jinkludu r-Riżoluzzjoni tal-Kunsill ta' l- 24 ta' Novembru 2003 [4] dwar id-depożitu ta' xogħolijiet ċinematigrafiċi fl-Unjoni Ewropea u r-Rakkomandazzjoni tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill dwar il-wirt tal-films u l-kompetittività ta' attivitajiet industrijali relatati li ser jiġu adottati qabel l-aħħar ta' l-2005.

(5) La Comisión destaca el trabajo realizado por las instituciones de la Unión en el ámbito específico de los archivos cinematográficos en Europa, como la Resolución del Consejo de 24 de noviembre de 2003 [4] sobre el registro de películas en la Unión Europea y la Recomendación del Parlamento Europeo y del Consejo relativa al patrimonio cinematográfico y la competitividad de las actividades industriales relacionadas, que se adoptará antes del término de 2005.

(6) Fir-Riżoluzzjoni tiegħu tas- 6 ta' Mejju 2003 l-Kunsill stieden ukoll lill-Kummissjoni biex tissottometti rapport dwar is-sitwazzjoni attwali u l-iżvilupp futur ta' l-arkivji fl-Unjoni mkabbra. Ir-"Rapport dwar l-arkivji fl-Unjoni Ewropea mkabbra", li ġie mfassal minn grupp ta' esperti mill-Istati Membri u adottat fi Frar 2005 [5], huwa bażi soda għal żvilupp ulterjuri ta' l-arkivji fl-Ewropa. Huwa jinkludi, fuq talba tal-Kunsill, proposti għal azzjonijiet u linji gwida prattiċi maħsuba biex tiżdied il-kooperazzjoni fuq livell Ewropew fl-qasam ta' l-arkivji.

(6) Asimismo, en la Resolución de 6 mayo de 2003, el Consejo invitó a la Comisión a que le presentara un informe sobre la situación actual y la evolución futura de los archivos en la Unión ampliada. El "Informe sobre los archivos en la Unión Europea ampliada", que fue redactado por un grupo de expertos de los Estados miembros y se adoptó en febrero de 2005 [5], constituye una sólida base para el desarrollo posterior de los archivos en Europa. Incluye, a petición del Consejo, propuestas de medidas y directrices prácticas destinadas a incrementar la cooperación a escala europea en este ámbito.

B’DAN JIRRAKKOMANDA:

RECOMIENDA:

A. Grupp Ewropew dwar l-Arkivji, li jinkludi esperti maħtura mill-Istati Membri u l-istituzzjonijiet ta' l-Unjoni, għandu jiżgura kooperazzjoni u koordinazzjoni dwar kwistjonijiet ġenerali relatati ma' l-arkivji u segwitu tax-xogħol imsemmi fir-"Rapport dwar l-arkivji fl-Unjoni Ewropea mkabbra" ta' Frar 2005, u b'mod partikolari l-miżuri ta' prijorità msemmija fil-punt B ta' din ir-Rakkommandazzjoni. Fejn u meta xieraq, il-Grupp Ewropew dwar l-Arkivji għandu wkoll jikkoopera ma' networks oħra Ewropej rilevanti bħall-Grupp Nazzjonali tar-Rappreżentanti dwar id-Diġitizzazzjoni u l-Uffiċju Ewropew tal-Librerija, l-Informazzjoni u d-Dokumentazzjoni (EBLIDA).

A. Mediante un Grupo Europeo de Archivos, compuesto por expertos nombrados por los Estados miembros y las instituciones de la Unión, se garantizará la cooperación y coordinación de los asuntos generales relativos a los archivos, así como el seguimiento del trabajo mencionado en el "Informe sobre los archivos en la Unión Europea ampliada" de febrero de 2005, y en particular las medidas prioritarias recogidas en la letra B de la presente Recomendación. Según y cuando proceda, el Grupo Europeo de Archivos habrá de cooperar también con otras redes europeas correspondientes, tales como el Grupo de Representantes Nacionales sobre Digitalización y la Oficina Europea de Asociaciones de Bibliotecas, Información y Documentación (EBLIDA).

B. Il-miżuri li ġejjin fil-qasam ta' l-arkivji:

B. Las medidas siguientes en el ámbito de los archivos:

(1) Il-konservazzjoni u l-prevenzjoni ta' ħsara lill-arkivji fl-Ewropa:

1) Conservación y prevención de daños en los archivos de Europa:

- żvilupp ta' pjan ta' azzjoni mudell mill-Grupp Ewropew dwar l-Arkivji biex jippromwovi miżuri ta' prevenzjoni ta' ħsara għal dokumenti u arkivji fil-kuntest ta' katastrofi naturali u inċidenti oħra ta' ħsara.

- elaboración por el Grupo Europeo de Archivos de un plan de acción modelo para fomentar las medidas de prevención de daños a documentos y archivos dentro del contexto de catástrofes naturales y otros incidentes perjudiciales,

- promozzjoni mill-Grupp Ewropew dwar l-Arkivji ta' azzjonijiet fil-Komunità kollha għall-konservazzjoni u r-restawr ta' dokumenti u arkivji li saritilhom il-ħsara.

- fomento por el Grupo Europeo de Archivos de medidas a escala comunitaria en favor de la conservación y restauración de documentos y archivos dañados,

- stabbiliment u promozzjoni, mis-servizzi ta' l-arkivji nazzjonali ta' l-Istati Membri u s-servizzi ta' l-arkivji ta' l-istituzzjonijiet ta' l-Unjoni, ta' standards u speċifikazzjonijiet għall-kostruzzjoni ta' stabbilimenti ġodda mibnija għall-finijiet ta' l-arkivji.

- establecimiento y fomento por los servicios nacionales de archivos de los Estados miembros y los servicios de archivos de las instituciones de la Unión de normas y requisitos para la construcción de nuevos edificios de archivos a tal efecto.

(2) Rinfurzar ta' kooperazzjoni Ewropea interdixxiplinari dwar dokumenti u arkivji elettroniċi li għandhom jiġu żviluppati aktar, li jinkludi fi ħdan il-qafas tal-Pjan ta' Ħidma għall-Kultura tal-Kunsill, b'mod partikolari fir-rigward tal-koordinazzjoni tad-diġitalizzazzjoni [6]:

2) Mayor cooperación interdisciplinaria europea en materia de documentos y archivos electrónicos, también en el marco del plan de trabajo del Consejo en el ámbito de la Cultura, en particular en lo que se refiere a la coordinación de la digitalización [6]:

- tiżdied il-kooperazzjoni dwar is-salvagwardja ta’ l-awtentiċità, il-konservazzjoni għal żmien twil, u l-possibbiltà ta’ aċċess għal dokumenti u arkivji elettroniċi, b’mod partikolari billi jiġu aġġornati u estiżi l-ħtiġiet attwali għall-istabbiliment ta’ sistemi ta' amministrazzjoni ta’ dokumenti u arkivji eletrroniċi, bħal ma hi l-MoReq (Ħtiġiet-mudell għal sistemi ta' amministrazzjoni ta' dokumenti u arkivji elettroniċi), li jippromwovu amministrazzjoni pubblika aħjar u billi jkomplu jorganizzaw fora [7] dwar dokumenti u arkivji elettroniċi.

- aumento de la cooperación en favor de la salvaguardia de la autenticidad, la conservación a largo plazo y la disponibilidad de documentos y archivos electrónicos, en particular mediante la actualización y ampliación de los actuales requisitos para poner en marcha sistemas de gestión de documentos y archivos electrónicos, tales como MoReq (Modelo de requisitos para sistemas de gestión de documentos electrónicos de archivo), que fomenten una mejor administración pública, y mediante la organización de foros DLM [7] sobre documentos y archivos electrónicos.

(3) Stabbiliment u żamma ta' Portal fuq l-Internet għal dokumenti u arkivji fl-Ewropa bħala prijorità:

3) Establecimiento y mantenimiento como prioridad de un portal de Internet en Europa dedicado a archivos y documentos:

- provvista, permezz tas-servizzi ta' l-arkivji nazzjonali ta' l-Istati Membri u tas-servizzi ta' l-arkivji ta' l-istituzzjonijiet ta' l-Unjoni, ta' Portal fuq l-Internet li għandu jagħti aċċess eħfef u trans-konfini għal dokumenti u arkivji ta' l-Istati Membri u l-istituzzjonijiet ta' l-Unjoni. Dak il-Portal fuq l-Internet jista' jiġi ospitat, jew fuq wieħed mis-servers tal-kompjuter ta' l-Unjoni Ewropea jew mis-servizz ta' l-arkivji nazzjonali ta' wieħed mill-Istati Membri.

- creación, a través de los servicios nacionales de archivos de los Estados miembros y de los servicios de archivos de las instituciones de la Unión, de un portal de Internet que proporcione acceso fácil y transfronterizo a documentos y archivos de los Estados miembros y de las instituciones de la Unión. Ese portal de Internet podría albergarse o bien en uno de los servidores informáticos de la Unión Europea, o bien en uno de los servicios de archivos de un Estado miembro.

(4) Promozzjoni ta' l-aħjar prattika fir-rigward tal-liġi nazzjonali u Ewropea dwar il-ġestjoni ta', u l-aċċess għal, dokumenti u arkivji; is-servizzi ta' l-arkivji nazzjonali ta' l-Istati Membri u s-servizzi ta' l-arkivji ta' l-istituzzjonijiet ta' l-Unjoni għandhom:

4) Fomento de las mejores prácticas en lo que se refiere a la legislación nacional y europea relativa a la gestión de documentos y archivos y el acceso a ellos; los servicios nacionales de archivos de los Estados miembros y los servicios de archivos de las instituciones de la Unión deberán:

- jimmonitoraw abbozz ġdid ta' leġislazzjoni f'dak il-qasam li għandu jidħol fis-seħħ fi kwalunkwe Stat Membru, bil-għan li jiġu identifikati l-aħjar prattiċi speċjalment fir-rigward tal-ħtiġiet għall-amministrazzjoni ta' u l-aċċess għal dokumenti u arkivji.

- controlar que los nuevos proyectos de legislación en este ámbito se aplican en todos los Estados miembros, a fin de conseguir las mejores prácticas, en particular respecto a los requisitos de la gestión del acceso a documentos y archivos,

- jagħqdu d-data dwar leġislazzjoni dwar l-arkivji u liġijiet oħra relatati fuq livell nazzjonali u Komunitarju u jiffaċilitaw il-konsultazzjoni tagħhom billi jistabbilixxu database biex jinkoraġġixxu d-disseminazzjoni ta' dik il-leġislazzjoni. Dik id-database tista' tiġi ospitata, jew fuq wieħed mis-servers tal-kompjuter ta' l-Unjoni Ewropea jew mis-servizz ta' l-arkivji nazzjonali ta' Stati Membru. Ikun tajjeb li wieħed jieħu kont tax-xogħol imwettaq fil-qafas tal-proġett Ewropew tad-data legali, promoss mill-fergħa Ewropea tal-Kunsill Internazzjonali ta' l-Arkivji, EURBICA, kif indikat fir-"Rapport dwar l-Arkivji fl-Unjoni Ewropea mkabbra" (azzjoni ta' prijorità 4.2).

- vincular los datos relativos a la legislación sobre archivos y demás leyes relacionadas a escala nacional y comunitaria y facilitar su consulta mediante la creación de una base de datos para fomentar así la difusión de esa legislación. La base de datos podría albergarse o bien en uno de los servidores informáticos de la Unión Europea, o bien en un servicio nacional de archivos de un Estado miembro. Se recomienda tener en cuenta el trabajo emprendido en el marco del proyecto europeo sobre datos jurídicos por la rama europea del Consejo Internacional de Archivos, EURBICA, según se indica en el "Informe sobre los archivos en la Unión Europea ampliada" (medida prioritaria 4.2).

(5) Adozzjoni ta' miżuri għall-prevenzjoni ta' serq ta' dokumenti ta' l-arkivji:

5) Adopción de medidas para evitar el robo de documentos de archivo:

- żvilupp ta' pjan ta' azzjoni u ta' linji gwida komuni mis-servizzi ta' l-arkivji nazzjonali ta' l-Istati Membri li jippermettu l-iskambju ta' informazzjoni u l-aħjar prattiki għall-ġlieda kontra s-serq ta' dokumenti ta' l-arkivji u għall-faċilitazzjoni ta' l-irkupru ta' dokumenti misruqa.

- elaboración por los servicios nacionales de archivos de los Estados miembros de un plan de acción y de directrices comunes que permitan el intercambio de información y de mejores prácticas a fin de luchar contra el robo de documentos de archivo y fomentar la recuperación de documentos robados.

Ċ. L-Istati Membri u l-istituzzjonijiet ta' l-Unjoni għandhom flimken jippromwovu l-implimentazzjoni tal-miżuri ta' prijorità identifikati fir-"Rapport dwar l-arkivji fl-Unjoni Ewropea mkabbra" ta' Frar 2005 u msemmija fil-punt B ta' din ir-Rakkommandazzjoni. l-implimentazzjoni ta' miżuri ta' prijorità ser tieħu kont tax-xogħol tal-gruppi stabbiliti fil-qafas ta' l-EBNA (Bord Ewropew ta' l-Arkivisti Nazzjonali), b'mod partikolari fir-rigward ta' kooperazzjoni fl-oqsma tas-sigurtà u l-konservazzjoni ta' l-arkivji u ta' l-introduzzjoni ta' portal Ewropew għall- aċċess għall-informazzjoni. L-adozzjoni ta' din ir-Rakkomandazzjoni u l-implimentazzjoni ta' dawn il-miżuri ma jimplikawx fihom infushom impenn ta' riżorsi ġodda tal-budget, la mill-Unjoni Ewropea u lanqas mill-Istati Membri. Fejn possibli u skond il-proċeduri rilivanti, l-Unjoni Ewropea ser tagħmel min kollox biex, taħt programmi eżistenti, tappoġġa proġetti li jimmirraw għall-implimetazzjoni ta' dawk il-miżuri

C. Los Estados miembros y las instituciones de la Unión deberán fomentar en común la aplicación de las medidas prioritarias definidas en el "Informe sobre los archivos en la Unión Europea ampliada" de febrero de 2005 y mencionado en la letra B de la presente Recomendación. Esta aplicación de medidas prioritarias tendrá en cuenta el trabajo de los grupos creados dentro del marco de la EBNA (Consejo Europeo de Archiveros Nacionales), sobre todo en lo que respecta a la cooperación en los ámbitos de la seguridad y conservación de los archivos y en el de la creación de un portal europeo de acceso a la información. La adopción de la presente Recomendación y la aplicación de dichas medidas no suponen de por sí un compromiso de nuevos recursos presupuestarios por parte de la Unión Europea o los Estados miembros. En la medida de lo posible y de conformidad con los procedimientos correspondientes, la Unión Europea procurará apoyar, al amparo de los programas existentes, proyectos destinados a la aplicación de dichas medidas.

D. Mhux aktar tard minn tliet snin wara d-data ta' pubblikazzjoni ta' din ir-Rakkomandazzjoni, il-Grupp Ewropew dwar l-Arkivji għandu jippreżenta rapport ta' progress dwar l-implimentazzjoni tal-miżuri ta' prijorità msemmija fil-punt B.

D. A más tardar tres años después de la fecha de publicación de la presente Recomendación, el Grupo Europeo de Archivos presentará un informe sobre la marcha de los trabajos respecto a la aplicación de las medidas prioritarias mencionadas en la letra B.

Magħmula fi Brussel, nhar il- 14 ta' Novembru 2005.

Hecho en Bruselas, el 14 de noviembre de 2005.

Għall-Kunsill

Por el Consejo

Il-President

La Presidenta

T. Jowell

T. Jowell

[1] ĠU C 314, 5.12.1991, p. 2.

[1] DO C 314 de 5.12.1991, p. 2.

[2] ĠU C 235, 23.8.1994, p. 3.

[2] DO C 235 de 23.8.1994, p. 3.

[3] ĠU C 113, 13.5.2003, p. 2.

[3] DO C 113 de 13.5.2003, p. 2.

[4] ĠU C 295, 5.12.2003, p. 5.

[4] DO C 295 de 5.12.2003, p. 5.

[5] COM(2005) 52 finali.

[5] COM(2005) 52 final.

[6] Konklużjonijiet tal-Kunsill dwar il-Pjan ta' Ħidma għall-Kultura 2005-2006 (dok.13839)

[6] Conclusiones del Consejo sobre el plan de trabajo en el ámbito de la cultura 2005-2006 (doc. 13839/04).

[7] DLM = Document Lifecycle Management (Ġestjoni taċ Ċiklu ta' Ħajja tad-Dokumenti)

[7] DLM = Gestión del ciclo de vida de los documentos (Document Lifecycle Management).

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