Regulation (EC) No 1049/2001 of the European Parliament and of the Council

Regolamento (CE) n. 1049/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio

of 30 May 2001

del 30 maggio 2001

regarding public access to European Parliament, Council and Commission documents

relativo all'accesso del pubblico ai documenti del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione

THE EUROPEAN PARLIAMENT AND THE COUNCIL OF THE EUROPEAN UNION,

IL PARLAMENTO EUROPEO E IL CONSIGLIO DELL'UNIONE EUROPEA,

Having regard to the Treaty establishing the European Community, and in particular Article 255(2) thereof,

visto il trattato che istituisce la Comunità europea, in particolare l'articolo 255, paragrafo 2,

Having regard to the proposal from the Commission(1),

vista la proposta della Commissione(1),

Acting in accordance with the procedure referred to in Article 251 of the Treaty(2),

deliberando secondo la procedura di cui all'articolo 251 del trattato(2),

Whereas:

considerando quanto segue:

(1) The second subparagraph of Article 1 of the Treaty on European Union enshrines the concept of openness, stating that the Treaty marks a new stage in the process of creating an ever closer union among the peoples of Europe, in which decisions are taken as openly as possible and as closely as possible to the citizen.

(1) L'articolo 1, secondo comma del trattato sull'Unione europea sancisce il concetto di trasparenza, secondo il quale il trattato segna una nuova tappa nel processo di creazione di un'unione sempre più stretta tra i popoli dell'Europa, in cui le decisioni siano adottate nel modo più trasparente possibile e più vicino possibile ai cittadini.

(2) Openness enables citizens to participate more closely in the decision-making process and guarantees that the administration enjoys greater legitimacy and is more effective and more accountable to the citizen in a democratic system. Openness contributes to strengthening the principles of democracy and respect for fundamental rights as laid down in Article 6 of the EU Treaty and in the Charter of Fundamental Rights of the European Union.

(2) Questa politica di trasparenza consente una migliore partecipazione dei cittadini al processo decisionale e garantisce una maggiore legittimità, efficienza e responsabilità dell'amministrazione nei confronti dei cittadini in un sistema democratico. La politica di trasparenza contribuisce a rafforzare i principi di democrazia e di rispetto dei diritti fondamentali sanciti dall'articolo 6 del trattato UE e dalla carta dei diritti fondamentali dell'Unione europea.

(3) The conclusions of the European Council meetings held at Birmingham, Edinburgh and Copenhagen stressed the need to introduce greater transparency into the work of the Union institutions. This Regulation consolidates the initiatives that the institutions have already taken with a view to improving the transparency of the decision-making process.

(3) Le conclusioni delle riunioni del Consiglio europeo di Birmingham, Edimburgo e Copenaghen hanno messo in evidenza la necessità di garantire una maggiore trasparenza nel lavoro delle istituzioni dell'Unione. Il presente regolamento consolida le iniziative già adottate dalle istituzioni al fine di migliorare la trasparenza del processo decisionale.

(4) The purpose of this Regulation is to give the fullest possible effect to the right of public access to documents and to lay down the general principles and limits on such access in accordance with Article 255(2) of the EC Treaty.

(4) Il presente regolamento mira a dare la massima attuazione al diritto di accesso del pubblico ai documenti e a definirne i principi generali e le limitazioni a norma dell'articolo 255, paragrafo 2, del trattato CE.

(5) Since the question of access to documents is not covered by provisions of the Treaty establishing the European Coal and Steel Community and the Treaty establishing the European Atomic Energy Community, the European Parliament, the Council and the Commission should, in accordance with Declaration No 41 attached to the Final Act of the Treaty of Amsterdam, draw guidance from this Regulation as regards documents concerning the activities covered by those two Treaties.

(5) La questione dell'accesso ai documenti non forma oggetto di disposizioni specifiche nel trattato che istituisce la Comunità europea del carbone e dell'acciaio e nel trattato che istituisce la Comunità europea per l'energia atomica, motivo per cui, secondo la dichiarazione n. 41 allegata all'atto finale del trattato di Amsterdam, il Parlamento europeo, il Consiglio e la Commissione dovrebbero ispirarsi al presente regolamento per quanto concerne i documenti inerenti alle attività contemplate da detti trattati.

(6) Wider access should be granted to documents in cases where the institutions are acting in their legislative capacity, including under delegated powers, while at the same time preserving the effectiveness of the institutions' decision-making process. Such documents should be made directly accessible to the greatest possible extent.

(6) Si dovrebbe garantire un accesso più ampio ai documenti nei casi in cui le istituzioni agiscono in veste di legislatore, anche in base a competenze delegate, preservando nel contempo l'efficacia del loro processo di formazione delle decisioni. Nella più ampia misura possibile tali documenti dovrebbero essere resi direttamente accessibili.

(7) In accordance with Articles 28(1) and 41(1) of the EU Treaty, the right of access also applies to documents relating to the common foreign and security policy and to police and judicial cooperation in criminal matters. Each institution should respect its security rules.

(7) A norma degli articoli 28, paragrafo 1 e 41, paragrafo 1, del trattato UE, il diritto d'accesso si applica altresì ai documenti relativi alla politica estera e di sicurezza comune, nonché alla cooperazione di polizia e giudiziaria in campo penale. Ciascuna istituzione dovrebbe rispettare le proprie norme di sicurezza.

(8) In order to ensure the full application of this Regulation to all activities of the Union, all agencies established by the institutions should apply the principles laid down in this Regulation.

(8) Per garantire la piena applicazione del presente regolamento a tutte le attività dell'Unione, i principi in esso stabiliti dovrebbero essere applicati da tutte le agenzie create dalle istituzioni.

(9) On account of their highly sensitive content, certain documents should be given special treatment. Arrangements for informing the European Parliament of the content of such documents should be made through interinstitutional agreement.

(9) Taluni documenti dovrebbero ricevere un trattamento speciale a motivo del loro contenuto particolarmente sensibile. È opportuno definire, tramite accordi interistituzionali, modalità per informare il Parlamento europeo in merito al contenuto di tali documenti.

(10) In order to bring about greater openness in the work of the institutions, access to documents should be granted by the European Parliament, the Council and the Commission not only to documents drawn up by the institutions, but also to documents received by them. In this context, it is recalled that Declaration No 35 attached to the Final Act of the Treaty of Amsterdam provides that a Member State may request the Commission or the Council not to communicate to third parties a document originating from that State without its prior agreement.

(10) Per dare un carattere più aperto ai lavori delle istituzioni, il Parlamento europeo, il Consiglio e la Commissione dovrebbero garantire l'accesso non solo ai documenti elaborati dalle istituzioni, ma anche ai documenti da esse ricevuti. In tale contesto, si ricorda che la dichiarazione n. 35 allegata all'atto finale del trattato di Amsterdam prevede che uno Stato membro possa chiedere alla Commissione o al Consiglio di non comunicare a terzi un documento che provenga da tale Stato senza il suo previo accordo.

(11) In principle, all documents of the institutions should be accessible to the public. However, certain public and private interests should be protected by way of exceptions. The institutions should be entitled to protect their internal consultations and deliberations where necessary to safeguard their ability to carry out their tasks. In assessing the exceptions, the institutions should take account of the principles in Community legislation concerning the protection of personal data, in all areas of Union activities.

(11) In linea di principio, tutti i documenti delle istituzioni dovrebbero essere accessibili al pubblico. Tuttavia, taluni interessi pubblici e privati dovrebbero essere tutelati mediante eccezioni. Si dovrebbe consentire alle istituzioni di proteggere le loro consultazioni e discussioni interne quando sia necessario per tutelare la propria capacità di espletare le loro funzioni. Nel valutare le eccezioni, le istituzioni dovrebbero tener conto dei principi esistenti nella legislazione comunitaria in materia di protezione dei dati personali, in tutti i settori di attività dell'Unione.

(12) All rules concerning access to documents of the institutions should be in conformity with this Regulation.

(12) Tutte le disposizioni concernenti l'accesso del pubblico ai documenti delle istituzioni dovrebbero conformarsi al presente regolamento.

(13) In order to ensure that the right of access is fully respected, a two-stage administrative procedure should apply, with the additional possibility of court proceedings or complaints to the Ombudsman.

(13) Per garantire il pieno rispetto del diritto d'accesso, si dovrebbe applicare un procedimento amministrativo in due fasi, con ulteriore possibilità di ricorso dinanzi al giudice o di denuncia presso il mediatore.

(14) Each institution should take the measures necessary to inform the public of the new provisions in force and to train its staff to assist citizens exercising their rights under this Regulation. In order to make it easier for citizens to exercise their rights, each institution should provide access to a register of documents.

(14) Ciascuna istituzione dovrebbe adottare i necessari provvedimenti per informare il pubblico in merito alle nuove disposizioni vigenti e per formare il proprio personale a dare assistenza ai cittadini che esercitano il loro diritto ai sensi del presente regolamento. Per rendere più agevole ai cittadini l'esercizio dei loro diritti, occorre in particolare che ciascuna istituzione renda accessibile un registro di documenti.

(15) Even though it is neither the object nor the effect of this Regulation to amend national legislation on access to documents, it is nevertheless clear that, by virtue of the principle of loyal cooperation which governs relations between the institutions and the Member States, Member States should take care not to hamper the proper application of this Regulation and should respect the security rules of the institutions.

(15) Il presente regolamento non si prefigge di modificare le normative nazionali in materia di accesso ai documenti. Tuttavia, è evidente che in virtù del principio di cooperazione leale nelle relazioni tra le istituzioni e gli Stati membri, questi dovranno fare in modo di non pregiudicare la corretta applicazione del presente regolamento e di rispettare le norme di sicurezza delle istituzioni.

(16) This Regulation is without prejudice to existing rights of access to documents for Member States, judicial authorities or investigative bodies.

(16) Il presente regolamento non pregiudica i diritti di accesso ai documenti riconosciuti a Stati membri, autorità giudiziarie od organismi investigativi.

(17) In accordance with Article 255(3) of the EC Treaty, each institution lays down specific provisions regarding access to its documents in its rules of procedure. Council Decision 93/731/EC of 20 December 1993 on public access to Council documents(3), Commission Decision 94/90/ECSC, EC, Euratom of 8 February 1994 on public access to Commission documents(4), European Parliament Decision 97/632/EC, ECSC, Euratom of 10 July 1997 on public access to European Parliament documents(5), and the rules on confidentiality of Schengen documents should therefore, if necessary, be modified or be repealed,

(17) A norma dell'articolo 255, paragrafo 3, del trattato CE, ciascuna istituzione definisce nel proprio regolamento interno disposizioni specifiche riguardanti l'accesso ai propri documenti. La decisione 93/731/CE del Consiglio, del 20 dicembre 1993, relativa all'accesso del pubblico ai documenti del Consiglio(3), la decisione 94/90/CECA, CE, Euratom della Commissione, dell'8 febbraio 1994, relativa all'accesso del pubblico ai documenti della Commissione(4), la decisione 97/632/CE, CECA, Euratom del Parlamento europeo, del 10 luglio 1997, relativa all'accesso del pubblico ai documenti del Parlamento europeo(5), e le disposizioni relative alla riservatezza dei documenti di Schengen dovrebbero quindi, se necessario, essere modificate o abrogate,

HAVE ADOPTED THIS REGULATION:

HANNO ADOTTATO IL PRESENTE REGOLAMENTO:

Article 1

Articolo 1

Purpose

Obiettivo

The purpose of this Regulation is:

L'obiettivo del presente regolamento è di:

(a) to define the principles, conditions and limits on grounds of public or private interest governing the right of access to European Parliament, Council and Commission (hereinafter referred to as "the institutions") documents provided for in Article 255 of the EC Treaty in such a way as to ensure the widest possible access to documents,

a) definire i principi, le condizioni e le limitazioni, per motivi di interesse pubblico o privato, che disciplinano il diritto di accesso ai documenti del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione (in prosieguo "le istituzioni") sancito dall'articolo 255 del trattato CE in modo tale da garantire l'accesso più ampio possibile;

(b) to establish rules ensuring the easiest possible exercise of this right, and

b) definire regole che garantiscano l'esercizio più agevole possibile di tale diritto e

(c) to promote good administrative practice on access to documents.

c) promuovere le buone prassi amministrative sull'accesso ai documenti.

Article 2

Articolo 2

Beneficiaries and scope

Destinatari e campo di applicazione

1. Any citizen of the Union, and any natural or legal person residing or having its registered office in a Member State, has a right of access to documents of the institutions, subject to the principles, conditions and limits defined in this Regulation.

1. Qualsiasi cittadino dell'Unione e qualsiasi persona fisica o giuridica che risieda o abbia la sede sociale in uno Stato membro ha un diritto d'accesso ai documenti delle istituzioni, secondo i principi, le condizioni e le limitazioni definite nel presente regolamento.

2. The institutions may, subject to the same principles, conditions and limits, grant access to documents to any natural or legal person not residing or not having its registered office in a Member State.

2. Secondo gli stessi principi, condizioni e limitazioni le istituzioni possono concedere l'accesso ai documenti a qualsiasi persona fisica o giuridica che non risieda o non abbia la sede sociale in uno Stato membro.

3. This Regulation shall apply to all documents held by an institution, that is to say, documents drawn up or received by it and in its possession, in all areas of activity of the European Union.

3. Il presente regolamento riguarda tutti i documenti detenuti da un'istituzione, vale a dire i documenti formati o ricevuti dalla medesima e che si trovino in suo possesso concernenti tutti i settori d'attività dell'Unione europea.

4. Without prejudice to Articles 4 and 9, documents shall be made accessible to the public either following a written application or directly in electronic form or through a register. In particular, documents drawn up or received in the course of a legislative procedure shall be made directly accessible in accordance with Article 12.

4. Fatti salvi gli articoli 4 e 9, i documenti sono resi accessibili al pubblico su domanda scritta ovvero direttamente, sotto forma elettronica o attraverso un registro. In particolare, i documenti formati o ricevuti nel corso di una procedura legislativa sono resi direttamente accessibili ai sensi dell'articolo 12.

5. Sensitive documents as defined in Article 9(1) shall be subject to special treatment in accordance with that Article.

5. I documenti sensibili quali definiti all'articolo 9, paragrafo 1, sono soggetti ad un trattamento speciale ai sensi di tale articolo.

6. This Regulation shall be without prejudice to rights of public access to documents held by the institutions which might follow from instruments of international law or acts of the institutions implementing them.

6. Il presente regolamento non pregiudica i diritti di accesso del pubblico a documenti in possesso delle istituzioni che possono derivare da strumenti di diritto internazionale o da atti delle istituzioni volti a dar loro esecuzione.

Article 3

Articolo 3

Definitions

Definizioni

For the purpose of this Regulation:

Ai fini del presente regolamento, valgono le seguenti definizioni:

(a) "document" shall mean any content whatever its medium (written on paper or stored in electronic form or as a sound, visual or audiovisual recording) concerning a matter relating to the policies, activities and decisions falling within the institution's sphere of responsibility;

a) "documento", qualsiasi contenuto informativo, a prescindere dal suo supporto (testo su supporto cartaceo o elettronico, registrazione sonora, visiva o audiovisiva) che verta su aspetti relativi alle politiche, iniziative e decisioni di competenza dell'istituzione;

(b) "third party" shall mean any natural or legal person, or any entity outside the institution concerned, including the Member States, other Community or non-Community institutions and bodies and third countries.

b) "terzo" qualsiasi persona fisica o giuridica, o qualsiasi entità esterna all'istituzione interessata, compresi gli Stati membri, le altre istituzioni e gli altri organi comunitari o non comunitari, nonché i paesi terzi.

Article 4

Articolo 4

Exceptions

Eccezioni

1. The institutions shall refuse access to a document where disclosure would undermine the protection of:

1. Le istituzioni rifiutano l'accesso a un documento la cui divulgazione arrechi pregiudizio alla tutela di quanto segue:

(a) the public interest as regards:

a) l'interesse pubblico, in ordine:

- public security,

- alla sicurezza pubblica,

- defence and military matters,

- alla difesa e alle questioni militari,

- international relations,

- alle relazioni internazionali,

- the financial, monetary or economic policy of the Community or a Member State;

- alla politica finanziaria, monetaria o economica della Comunità o di uno Stato membro;

(b) privacy and the integrity of the individual, in particular in accordance with Community legislation regarding the protection of personal data.

b) la vita privata e l'integrità dell'individuo, in particolare in conformità con la legislazione comunitaria sulla protezione dei dati personali.

2. The institutions shall refuse access to a document where disclosure would undermine the protection of:

2. Le istituzioni rifiutano l'accesso a un documento la cui divulgazione arrechi pregiudizio alla tutela di quanto segue:

- commercial interests of a natural or legal person, including intellectual property,

- gli interessi commerciali di una persona fisica o giuridica, ivi compresa la proprietà intellettuale,

- court proceedings and legal advice,

- le procedure giurisdizionali e la consulenza legale,

- the purpose of inspections, investigations and audits,

- gli obiettivi delle attività ispettive, di indagine e di revisione contabile,

unless there is an overriding public interest in disclosure.

a meno che vi sia un interesse pubblico prevalente alla divulgazione.

3. Access to a document, drawn up by an institution for internal use or received by an institution, which relates to a matter where the decision has not been taken by the institution, shall be refused if disclosure of the document would seriously undermine the institution's decision-making process, unless there is an overriding public interest in disclosure.

3. L'accesso a un documento elaborato per uso interno da un'istituzione o da essa ricevuto, relativo ad una questione su cui la stessa non abbia ancora adottato una decisione, viene rifiutato nel caso in cui la divulgazione del documento pregiudicherebbe gravemente il processo decisionale dell'istituzione, a meno che vi sia un interesse pubblico prevalente alla divulgazione.

Access to a document containing opinions for internal use as part of deliberations and preliminary consultations within the institution concerned shall be refused even after the decision has been taken if disclosure of the document would seriously undermine the institution's decision-making process, unless there is an overriding public interest in disclosure.

L'accesso a un documento contenente riflessioni per uso interno, facenti parte di discussioni e consultazioni preliminari in seno all'istituzione interessata, viene rifiutato anche una volta adottata la decisione, qualora la divulgazione del documento pregiudicherebbe seriamente il processo decisionale dell'istituzione, a meno che vi sia un interesse pubblico prevalente alla divulgazione.

4. As regards third-party documents, the institution shall consult the third party with a view to assessing whether an exception in paragraph 1 or 2 is applicable, unless it is clear that the document shall or shall not be disclosed.

4. Per quanto concerne i documenti di terzi, l'istituzione consulta il terzo al fine di valutare se sia applicabile una delle eccezioni di cui ai paragrafi 1 o 2, a meno che non sia chiaro che il documento può o non deve essere divulgato.

5. A Member State may request the institution not to disclose a document originating from that Member State without its prior agreement.

5. Uno Stato membro può chiedere all'istituzione di non comunicare a terzi un documento che provenga da tale Stato senza il suo previo accordo.

6. If only parts of the requested document are covered by any of the exceptions, the remaining parts of the document shall be released.

6. Se solo alcune parti del documento richiesto sono interessate da una delle eccezioni, le parti restanti del documento sono divulgate.

7. The exceptions as laid down in paragraphs 1 to 3 shall only apply for the period during which protection is justified on the basis of the content of the document. The exceptions may apply for a maximum period of 30 years. In the case of documents covered by the exceptions relating to privacy or commercial interests and in the case of sensitive documents, the exceptions may, if necessary, continue to apply after this period.

7. Le eccezioni di cui ai paragrafi 1, 2 e 3 si applicano unicamente al periodo nel quale la protezione è giustificata sulla base del contenuto del documento. Le eccezioni sono applicabili per un periodo massimo di 30 anni. Nel caso di documenti coperti dalle eccezioni relative alla vita privata o agli interessi commerciali e di documenti sensibili, le eccezioni possono continuare ad essere applicate anche dopo tale periodo, se necessario.

Article 5

Articolo 5

Documents in the Member States

Documenti negli Stati membri

Where a Member State receives a request for a document in its possession, originating from an institution, unless it is clear that the document shall or shall not be disclosed, the Member State shall consult with the institution concerned in order to take a decision that does not jeopardise the attainment of the objectives of this Regulation.

Qualora uno Stato membro riceva una domanda di accesso a un documento in suo possesso, che provenga da un'istituzione, e non sia chiaro se il documento debba o non debba essere divulgato, lo Stato membro consulta l'istituzione in questione onde adottare una decisione che non metta in pericolo gli obiettivi del presente regolamento.

The Member State may instead refer the request to the institution.

In alternativa, lo Stato membro può deferire all'istituzione la domanda di accesso.

Article 6

Articolo 6

Applications

Domande

1. Applications for access to a document shall be made in any written form, including electronic form, in one of the languages referred to in Article 314 of the EC Treaty and in a sufficiently precise manner to enable the institution to identify the document. The applicant is not obliged to state reasons for the application.

1. Le domande di accesso a un documento sono presentate in qualsiasi forma scritta, anche elettronica, in una delle lingue di cui all'articolo 314 del trattato CE e sono formulate in modo sufficientemente preciso per consentire all'istituzione di identificare il documento in oggetto. Il richiedente non è tenuto a motivare la domanda.

2. If an application is not sufficiently precise, the institution shall ask the applicant to clarify the application and shall assist the applicant in doing so, for example, by providing information on the use of the public registers of documents.

2. Qualora una domanda non sia sufficientemente precisa, l'istituzione può chiedere al richiedente di chiarirla e assisterlo in tale compito, per esempio fornendo informazioni sull'uso dei registri pubblici di documenti.

3. In the event of an application relating to a very long document or to a very large number of documents, the institution concerned may confer with the applicant informally, with a view to finding a fair solution.

3. Nel caso di una domanda relativa a un documento molto voluminoso o a un numero elevato di documenti, l'istituzione in questione può contattare informalmente il richiedente onde trovare una soluzione equa.

4. The institutions shall provide information and assistance to citizens on how and where applications for access to documents can be made.

4. Le istituzioni forniscono informazioni e assistenza ai cittadini sulle modalità e sul luogo di presentazione delle domande di accesso ai documenti.

Article 7

Articolo 7

Processing of initial applications

Esame delle domande iniziali

1. An application for access to a document shall be handled promptly. An acknowledgement of receipt shall be sent to the applicant. Within 15 working days from registration of the application, the institution shall either grant access to the document requested and provide access in accordance with Article 10 within that period or, in a written reply, state the reasons for the total or partial refusal and inform the applicant of his or her right to make a confirmatory application in accordance with paragraph 2 of this Article.

1. Le domande di accesso ai documenti sono trattate prontamente. Al richiedente viene inviato un avviso di ricevimento. Entro 15 giorni lavorativi dalla registrazione della domanda, l'istituzione concede l'accesso al documento richiesto e fornisce l'accesso ai sensi dell'articolo 10 entro tale termine, oppure, con risposta scritta, motiva il rifiuto totale o parziale e informa il richiedente del suo diritto di presentare una domanda di conferma ai sensi del paragrafo 2 del presente articolo.

2. In the event of a total or partial refusal, the applicant may, within 15 working days of receiving the institution's reply, make a confirmatory application asking the institution to reconsider its position.

2. Nel caso di un rifiuto totale o parziale, il richiedente può, entro 15 giorni lavorativi dalla ricezione della risposta dell'istituzione, chiedere alla stessa di rivedere la sua posizione, presentando una domanda di conferma.

3. In exceptional cases, for example in the event of an application relating to a very long document or to a very large number of documents, the time-limit provided for in paragraph 1 may be extended by 15 working days, provided that the applicant is notified in advance and that detailed reasons are given.

3. In casi eccezionali, per esempio nel caso di una domanda relativa a documenti molto voluminosi o a un numero elevato di documenti, il termine di 15 giorni lavorativi di cui al paragrafo 1 può essere prorogato di altri 15 giorni lavorativi, purché il richiedente ne sia previamente informato mediante comunicazione motivata in modo circostanziato.

4. Failure by the institution to reply within the prescribed time-limit shall entitle the applicant to make a confirmatory application.

4. In assenza di risposta nei termini da parte dell'istituzione, il richiedente ha facoltà di presentare una domanda di conferma.

Article 8

Articolo 8

Processing of confirmatory applications

Trattamento delle domande di conferma

1. A confirmatory application shall be handled promptly. Within 15 working days from registration of such an application, the institution shall either grant access to the document requested and provide access in accordance with Article 10 within that period or, in a written reply, state the reasons for the total or partial refusal. In the event of a total or partial refusal, the institution shall inform the applicant of the remedies open to him or her, namely instituting court proceedings against the institution and/or making a complaint to the Ombudsman, under the conditions laid down in Articles 230 and 195 of the EC Treaty, respectively.

1. Le domande confermative sono trattate prontamente. Entro 15 giorni lavorativi dalla loro registrazione, l'istituzione concede l'accesso al documento richiesto e gli fornisce l'accesso ai sensi dell'articolo 10 entro tale termine oppure, con risposta scritta, motiva il rifiuto totale o parziale. In caso di rifiuto totale o parziale, l'istituzione è tenuta ad informare il richiedente dei mezzi di cui questi dispone, vale a dire l'avvio di un ricorso giurisdizionale contro l'istituzione e/o la presentazione di una denuncia presso il mediatore, a norma degli articoli 230 e 195 del trattato CE.

2. In exceptional cases, for example in the event of an application relating to a very long document or to a very large number of documents, the time limit provided for in paragraph 1 may be extended by 15 working days, provided that the applicant is notified in advance and that detailed reasons are given.

2. In via eccezionale, per esempio nel caso di una domanda relativa a un documento molto voluminoso o ad un numero elevato di documenti, il termine di cui al paragrafo 1 può essere prorogato di 15 giorni lavorativi, purché il richiedente ne sia previamente informato mediante comunicazione motivata in modo circostanziato.

3. Failure by the institution to reply within the prescribed time limit shall be considered as a negative reply and entitle the applicant to institute court proceedings against the institution and/or make a complaint to the Ombudsman, under the relevant provisions of the EC Treaty.

3. In assenza di risposta nei termini da parte dell'istituzione, la domanda s'intende respinta e il richiedente ha il diritto di ricorrere in giudizio nei confronti dell'istituzione e/o presentare una denuncia al mediatore a norma dei pertinenti articoli del trattato CE.

Article 9

Articolo 9

Treatment of sensitive documents

Trattamento di documenti sensibili

1. Sensitive documents are documents originating from the institutions or the agencies established by them, from Member States, third countries or International Organisations, classified as "TRÈS SECRET/TOP SECRET", "SECRET" or "CONFIDENTIEL" in accordance with the rules of the institution concerned, which protect essential interests of the European Union or of one or more of its Member States in the areas covered by Article 4(1)(a), notably public security, defence and military matters.

1. Per documenti sensibili si intendono quei documenti provenienti dalle istituzioni o dalle agenzie da loro istituite, da Stati membri, paesi terzi o organismi internazionali, classificati come "CONFIDENTIEL" in virtù delle disposizioni dell'istituzione interessata che proteggono interessi essenziali dell'Unione europea o di uno o più Stati membri nei settori di cui all'articolo 4, paragrafo 1, lettera a), e in particolare, negli ambiti della sicurezza pubblica, della difesa e delle questioni militari.

2. Applications for access to sensitive documents under the procedures laid down in Articles 7 and 8 shall be handled only by those persons who have a right to acquaint themselves with those documents. These persons shall also, without prejudice to Article 11(2), assess which references to sensitive documents could be made in the public register.

2. Le domande di accesso a documenti sensibili nell'ambito delle procedure di cui agli articoli 7 e 8 sono trattate solo da persone che abbiano il diritto di venire a conoscenza di tali documenti. Fatto salvo l'articolo 11, paragrafo 2, tali persone valutano altresì in che modo si possa fare riferimento a documenti sensibili nel registro pubblico.

3. Sensitive documents shall be recorded in the register or released only with the consent of the originator.

3. I documenti sensibili sono iscritti nel registro o divulgati solo con il consenso dell'originatore.

4. An institution which decides to refuse access to a sensitive document shall give the reasons for its decision in a manner which does not harm the interests protected in Article 4.

4. L'eventuale decisione, da parte di un'istituzione, di rifiutare l'accesso a un documento sensibile è motivata in modo tale da non pregiudicare gli interessi tutelati all'articolo 4.

5. Member States shall take appropriate measures to ensure that when handling applications for sensitive documents the principles in this Article and Article 4 are respected.

5. Gli Stati membri adottano misure atte a garantire che nel trattamento delle domande concernenti documenti sensibili vengano rispettati i principi contenuti nel presente articolo e nell'articolo 4.

6. The rules of the institutions concerning sensitive documents shall be made public.

6. Le norme emanate dalle istituzioni riguardo ai documenti sensibili sono rese pubbliche.

7. The Commission and the Council shall inform the European Parliament regarding sensitive documents in accordance with arrangements agreed between the institutions.

7. La Commissione e il Consiglio informano il Parlamento europeo in merito ai documenti sensibili conformemente agli accordi conclusi fra le istituzioni.

Article 10

Articolo 10

Access following an application

Accesso a seguito di una domanda

1. The applicant shall have access to documents either by consulting them on the spot or by receiving a copy, including, where available, an electronic copy, according to the applicant's preference. The cost of producing and sending copies may be charged to the applicant. This charge shall not exceed the real cost of producing and sending the copies. Consultation on the spot, copies of less than 20 A4 pages and direct access in electronic form or through the register shall be free of charge.

1. L'accesso ai documenti avviene mediante consultazione sul posto oppure tramite rilascio di una copia, ivi compresa, se disponibile, una copia elettronica, in base alla preferenza del richiedente. Il costo della produzione e dell'invio delle copie può essere posto a carico del richiedente. L'onere non supera il costo effettivo della produzione e dell'invio delle copie. La consultazione in loco, la riproduzione di meno di 20 pagine di formato A4 e l'accesso diretto sotto forma elettronica o attraverso il registro sono gratuiti.

2. If a document has already been released by the institution concerned and is easily accessible to the applicant, the institution may fulfil its obligation of granting access to documents by informing the applicant how to obtain the requested document.

2. Se un documento è già stato divulgato dall'istituzione in questione ed è facilmente accessibile al richiedente, l'istituzione può soddisfare l'obbligo di concedere l'accesso ai documenti informando il richiedente in merito alle modalità con cui ottenere il documento richiesto.

3. Documents shall be supplied in an existing version and format (including electronically or in an alternative format such as Braille, large print or tape) with full regard to the applicant's preference.

3. I documenti vengono forniti in una versione e in un formato già esistenti (compreso quello elettronico o un formato alternativo, quale il braille, la stampa a grandi caratteri o il nastro magnetico), tenendo pienamente conto della preferenza espressa dal richiedente.

Article 11

Articolo 11

Registers

Registri

1. To make citizens' rights under this Regulation effective, each institution shall provide public access to a register of documents. Access to the register should be provided in electronic form. References to documents shall be recorded in the register without delay.

1. Affinché i cittadini possano esercitare effettivamente i diritti di cui godono in virtù del presente regolamento, ciascuna istituzione rende accessibile un registro di documenti. L'accesso al registro dovrebbe aver luogo in forma elettronica. I riferimenti ai documenti sono iscritti senza indugio nel registro.

2. For each document the register shall contain a reference number (including, where applicable, the interinstitutional reference), the subject matter and/or a short description of the content of the document and the date on which it was received or drawn up and recorded in the register. References shall be made in a manner which does not undermine protection of the interests in Article 4.

2. Per ciascun documento il registro contiene un numero di riferimento (compreso, qualora esistente, il riferimento interistituzionale), l'oggetto e/o una breve descrizione del contenuto del documento, nonché la data alla quale il documento è stato ricevuto o redatto e inserito nel registro. I riferimenti sono indicati secondo modalità che non pregiudicano la tutela degli interessi di cui all'articolo 4.

3. The institutions shall immediately take the measures necessary to establish a register which shall be operational by 3 June 2002.

3. Le istituzioni adottano immediatamente le misure necessarie a istituire un registro, che sarà operativo entro il 3 giugno 2002.

Article 12

Articolo 12

Direct access in electronic form or through a register

Accesso diretto sotto forma elettronica o attraverso il registro

1. The institutions shall as far as possible make documents directly accessible to the public in electronic form or through a register in accordance with the rules of the institution concerned.

1. Per quanto possibile, le istituzioni rendono direttamente accessibili al pubblico i documenti sotto forma elettronica o attraverso un registro, in conformità delle disposizioni previste dall'istituzione in questione.

2. In particular, legislative documents, that is to say, documents drawn up or received in the course of procedures for the adoption of acts which are legally binding in or for the Member States, should, subject to Articles 4 and 9, be made directly accessible.

2. In particolare, fatti salvi gli articoli 4 e 9, i documenti legislativi, vale a dire i documenti redatti o ricevuti nel corso delle procedure per l'adozione di atti giuridicamente vincolanti negli o per gli Stati membri, dovrebbero essere resi direttamente accessibili.

3. Where possible, other documents, notably documents relating to the development of policy or strategy, should be made directly accessible.

3. Per quanto possibile, gli altri documenti, in particolare quelli relativi alla formulazione di una politica o di una strategia, dovrebbero essere resi direttamente accessibili.

4. Where direct access is not given through the register, the register shall as far as possible indicate where the document is located.

4. Qualora l'accesso diretto non avvenga attraverso il registro, quest'ultimo, per quanto possibile, indica dove si trova il documento.

Article 13

Articolo 13

Publication in the Official Journal

Pubblicazione nella Gazzetta ufficiale

1. In addition to the acts referred to in Article 254(1) and (2) of the EC Treaty and the first paragraph of Article 163 of the Euratom Treaty, the following documents shall, subject to Articles 4 and 9 of this Regulation, be published in the Official Journal:

1. Fatti salvi gli articoli del presente regolamento, oltre agli atti di cui all'articolo 254 del trattato CE e all'articolo 163 del trattato Euratom, i seguenti documenti sono pubblicati nella Gazzetta ufficiale:

(a) Commission proposals;

a) le proposte della Commissione;

(b) common positions adopted by the Council in accordance with the procedures referred to in Articles 251 and 252 of the EC Treaty and the reasons underlying those common positions, as well as the European Parliament's positions in these procedures;

b) le posizioni comuni adottate dal Consiglio secondo le procedure di cui agli articoli 251 e 252 del trattato CE e le relative motivazioni e la posizione del Parlamento europeo nel quadro di tali procedure;

(c) framework decisions and decisions referred to in Article 34(2) of the EU Treaty;

c) le decisioni quadro e le decisioni di cui all'articolo 34, paragrafo 2, del trattato UE;

(d) conventions established by the Council in accordance with Article 34(2) of the EU Treaty;

d) le convenzioni stabilite dal Consiglio in base all'articolo 34, paragrafo 2, del trattato UE;

(e) conventions signed between Member States on the basis of Article 293 of the EC Treaty;

e) le convenzioni firmate tra Stati membri sulla base dell'articolo 293 del trattato CE;

(f) international agreements concluded by the Community or in accordance with Article 24 of the EU Treaty.

f) gli accordi internazionali conclusi dalla Comunità ovvero in base all'articolo 24 del trattato UE.

2. As far as possible, the following documents shall be published in the Official Journal:

2. Per quanto possibile, i seguenti documenti sono pubblicati nella Gazzetta ufficiale:

(a) initiatives presented to the Council by a Member State pursuant to Article 67(1) of the EC Treaty or pursuant to Article 34(2) of the EU Treaty;

a) le iniziative presentate al Consiglio da uno Stato membro a norma dell'articolo 67, paragrafo 1, del trattato CE ovvero dell'articolo 34, paragrafo 2, del trattato UE;

(b) common positions referred to in Article 34(2) of the EU Treaty;

b) le posizioni comuni di cui all'articolo 34, paragrafo 2, del trattato UE;

(c) directives other than those referred to in Article 254(1) and (2) of the EC Treaty, decisions other than those referred to in Article 254(1) of the EC Treaty, recommendations and opinions.

c) le direttive diverse da quelle previste all'articolo 254, paragrafi 1 e 2, del trattato CE, le decisioni diverse da quelle previste all'articolo 254, paragrafo 1, del trattato CE, le raccomandazioni e i pareri.

3. Each institution may in its rules of procedure establish which further documents shall be published in the Official Journal.

3. Nel proprio regolamento interno ciascuna istituzione può stabilire quali altri documenti debbano essere pubblicati nella Gazzetta ufficiale.

Article 14

Articolo 14

Information

Informazione

1. Each institution shall take the requisite measures to inform the public of the rights they enjoy under this Regulation.

1. Ciascuna istituzione adotta i provvedimenti necessari per informare il pubblico dei diritti di cui gode in virtù del presente regolamento.

2. The Member States shall cooperate with the institutions in providing information to the citizens.

2. Gli Stati membri cooperano con le istituzioni nel divulgare informazioni ai cittadini.

Article 15

Articolo 15

Administrative practice in the institutions

Prassi amministrativa nelle istituzioni

1. The institutions shall develop good administrative practices in order to facilitate the exercise of the right of access guaranteed by this Regulation.

1. Le istituzioni mettono a punto le buone prassi amministrative al fine di facilitare l'esercizio del diritto di accesso garantito dal presente regolamento.

2. The institutions shall establish an interinstitutional committee to examine best practice, address possible conflicts and discuss future developments on public access to documents.

2. Le istituzioni creano un comitato interistituzionale per esaminare le migliori prassi, affrontare eventuali divergenze e discutere i futuri sviluppi dell'accesso del pubblico ai documenti.

Article 16

Articolo 16

Reproduction of documents

Riproduzione di documenti

This Regulation shall be without prejudice to any existing rules on copyright which may limit a third party's right to reproduce or exploit released documents.

Il presente regolamento non pregiudica le disposizioni esistenti in materia di diritto d'autore, che possono limitare il diritto di terzi di riprodurre o sfruttare i documenti divulgati.

Article 17

Articolo 17

Reports

Relazioni

1. Each institution shall publish annually a report for the preceding year including the number of cases in which the institution refused to grant access to documents, the reasons for such refusals and the number of sensitive documents not recorded in the register.

1. Ciascuna istituzione pubblica annualmente una relazione riguardante l'anno precedente e comprendente il numero dei casi in cui ha rifiutato l'accesso ai documenti, i motivi di tali rifiuti, nonché il numero dei documenti sensibili non inseriti nel registro.

2. At the latest by 31 January 2004, the Commission shall publish a report on the implementation of the principles of this Regulation and shall make recommendations, including, if appropriate, proposals for the revision of this Regulation and an action programme of measures to be taken by the institutions.

2. Al più tardi entro il 31 gennaio 2004, la Commissione pubblica una relazione sull'applicazione dei principi del presente regolamento e formula raccomandazioni comprendenti, ove opportuno, proposte di revisione del presente regolamento e un programma d'azione contenente le misure che le istituzioni dovranno adottare.

Article 18

Articolo 18

Application measures

Efficacia

1. Each institution shall adapt its rules of procedure to the provisions of this Regulation. The adaptations shall take effect from 3 December 2001.

1. Ciascuna istituzione adatta il proprio regolamento interno alle disposizioni del presente regolamento. Tali adattamenti hanno effetto a decorrere dal 3 dicembre 2001.

2. Within six months of the entry into force of this Regulation, the Commission shall examine the conformity of Council Regulation (EEC, Euratom) No 354/83 of 1 February 1983 concerning the opening to the public of the historical archives of the European Economic Community and the European Atomic Energy Community(6) with this Regulation in order to ensure the preservation and archiving of documents to the fullest extent possible.

2. Entro sei mesi dall'entrata in vigore del presente regolamento, la Commissione esamina la conformità con il presente regolamento del regolamento (CEE, Euratom) n. 354/83 del Consiglio, del 1o febbraio 1983, che rende accessibili al pubblico gli archivi storici della Comunità economica europea e della Comunità europea dell'energia atomica(6), in modo da assicurare nella misura più ampia possibile la salvaguardia e l'archiviazione dei documenti.

3. Within six months of the entry into force of this Regulation, the Commission shall examine the conformity of the existing rules on access to documents with this Regulation.

3. Entro sei mesi dall'entrata in vigore del presente regolamento, la Commissione esamina la conformità con il presente regolamento delle disposizioni esistenti sull'accesso ai documenti.

Article 19

Articolo 19

Entry into force

Entrata in vigore

This Regulation shall enter into force on the third day following that of its publication in the Official Journal of the European Communities.

Il presente regolamento entra in vigore il terzo giorno successivo alla pubblicazione nella Gazzetta ufficiale delle Comunità europee.

It shall be applicable from 3 December 2001.

Esso si applica a decorrere dal 3 dicembre 2001.

This Regulation shall be binding in its entirety and directly applicable in all Member States.

Il presente regolamento è obbligatorio in tutti i suoi elementi e direttamente applicabile in ciascuno degli Stati membri.

Done at Brussels, 30 May 2001.

Fatto a Bruxelles, addì 30 maggio 2001.

For the European Parliament

Per il Parlamento europeo

The President

La Presidente

N. Fontaine

N. Fontaine

For the Council

Per il Consiglio

The President

Il Presidente

B. Lejon

B. Lejon

(1) OJ C 177 E, 27.6.2000, p. 70.

(1) GU C 177 E del 27.6.2000, pag. 70.

(2) Opinion of the European Parliament of 3 May 2001 (not yet published in the Official Journal) and Council Decision of 28 May 2001.

(2) Parere del Parlamento europeo del 3 maggio 2001 (non ancora pubblicato nella Gazzetta ufficiale) e decisione del Consiglio del 28 maggio 2001.

(3) OJ L 340, 31.12.1993, p. 43. Decision as last amended by Decision 2000/527/EC (OJ L 212, 23.8.2000, p. 9).

(3) GU L 340 del 31.12.1993, pag. 43. Decisione modificata da ultimo dalla decisione 2000/527/CE (GU L 212 del 23.8.2000, pag. 9).

(4) OJ L 46, 18.2.1994, p. 58. Decision as amended by Decision 96/567/EC, ECSC, Euratom (OJ L 247, 28.9.1996, p. 45).

(4) GU L 46 del 18.2.1994, pag. 58. Decisione modificata dalla decisione 96/567/CE, CECA, Euratom (GU L 247 del 28.9.1996, pag. 45).

(5) OJ L 263, 25.9.1997, p. 27.

(5) GU L 263 del 25.9.1997, pag. 27.

(6) OJ L 43, 15.2.1983, p. 1.

(6) GU L 43 del 15.2.1983, pag. 1.