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COMMUNICATION FROM THE COMMISSION ON THE COLLECTION AND USE OF EXPERTISE BY THE COMMISSION: PRINCIPLES AND GUIDELINES - "Improving the knowledge base for better policies"
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COMMUNICATION DE LA COMMISSION SUR L'OBTENTION ET L'UTILISATION D'EXPERTISE PAR LA COMMISSION: PRINCIPES ET LIGNES DIRECTRICES - "Améliorer la base de connaissances pour de meilleures politiques"
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Summary
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Résumé
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This Communication seeks to encapsulate and promote good practices related to the collection and use of expertise at all stages of Commission policy-making. It responds to a commitment made in the White paper on European Governance [1], reiterated in the Science and Society Action Plan. [2] The first objective is to help Commission departments mobilise and exploit the most appropriate expertise, with a view to establishing a sound knowledge base for better policies. The second objective is to uphold the Commission's determination that the process of collecting and using expert advice should be credible.
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La présente communication vise à identifier et à promouvoir les bonnes pratiques en ce qui concerne l'obtention et l'utilisation d'expertise à toutes les étapes de l'élaboration des politiques de la Commission. Elle répond à l'engagement pris dans le Livre blanc sur la gouvernance européenne [1] et réitéré dans le plan d'action "Science et société" [2]. Le premier objectif est d'aider les services de la Commission à mobiliser et à utiliser l'expertise la plus adéquate en vue d'établir une base de connaissances solide pour de meilleures politiques. Le second objectif est de mettre en avant la détermination de la Commission à assurer la crédibilité du processus d'obtention et d'utilisation d'avis d'experts.
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[1] COM(2001)428
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[1] COM(2001) 428.
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[2] COM(2001)714
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[2] COM(2001) 714.
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There are three components. The core principles of quality, openness and effectiveness should underpin all activities of the Commission in this domain. The set of guidelines should be used to help departments implement the principles. Finally, a series of practical questions should help departments design methods for collecting and using expert advice appropriate to the circumstances of specific cases.
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Il y a trois composantes. Les principes fondamentaux de qualité, d'ouverture et d'efficacité doivent sous-tendre toutes les activités de la Commission dans ce domaine. Les lignes directrices doivent être utilisées pour aider les services à appliquer les principes. Enfin, une série de questions pratiques doivent aider les services à mettre au point les méthodes pour recueillir et utiliser des avis d'experts adaptés aux situations spécifiques.
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The implementation of the principles and guidelines should be seen as an evolutionary process. A system for monitoring and review will therefore be needed to help improve methods on a continuous basis, and to judge how far objectives are being met.
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La mise en oeuvre des principes et des lignes directrices doit être considérée comme un processus évolutif. Il faudra donc prévoir un système de suivi et d'examen pour contribuer de façon continue à l'amélioration des méthodes, et évaluer la mesure dans laquelle les objectifs sont atteints.
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1. INTRODUCTION
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1. INTRODUCTION
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Background
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Historique
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Expertise forms an integral part of a dynamic knowledge-based society. Specialist know-how and skills help create new opportunities that can boost competitiveness and enhance our quality of life.
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L'expertise fait partie intégrante d'une société basée sur la connaissance dynamique. Le savoir-faire et les aptitudes des spécialistes contribuent à la création de nouvelles possibilités capables de renforcer la compétitivité et d'améliorer la qualité de la vie.
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It is the task of policy-makers to set up a regulatory environment in which these opportunities can be exploited in a sustainable manner for the common good. As a condition for success, it is crucial that policy choices are based and updated on the best available knowledge. This requires access to the right expertise at the right time.
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Il appartient aux décideurs de créer un environnement réglementaire dans lequel ces possibilités peuvent être exploitées durablement pour le bien commun. Pour assurer leur succès, il faut que les choix politiques reposent sur les meilleures connaissances disponibles et soient revus sur base de celles-ci.. À cette fin, il faut avoir accès à la bonne expertise au bon moment.
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The European Commission, with its pivotal role in proposing and overseeing the execution of European policies, maintains a high level of in-house expertise, but also frequently calls on external experts.
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La Commission européenne, dans son rôle pivot en matière de proposition et de suivi de l'exécution des politiques européennes, maintient un niveau élevé d'expertise interne, mais fait également souvent appel à des experts extérieurs.
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Sometimes these experts are asked to perform "classical" scientific assessments, [3] rooted in the natural or social sciences. This is often a rather straightforward process in which the questions to be addressed, the evidence considered and the interpretations made are all largely uncontroversial.
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Il est parfois demandé à ces experts d'effectuer des évaluations scientifiques "classiques" [3], fondées sur les sciences naturelles ou sociales. Il s'agit souvent d'une opération assez simple dans laquelle les questions à traiter, les éléments de preuve considérés et les interprétations sont tous largement non controversés.
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[3] A 'scientific assessment' implies recourse to methods and knowledge - no matter how uncertain - based on rigorous methods for testing hypothetical explanations of natural or social facts and systems.
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[3] Une "évaluation scientifique" implique l'utilisation de méthodes et de connaissances - indépendamment de leur degré de certitude - reposant sur des méthodes rigoureuses pour mettre à l'épreuve des explications hypothétiques de faits et systèmes naturels ou sociaux.
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On other occasions, however, these aspects are highly controversial. Recent history - from BSE to GMOs - has shown that difficult policy decisions must sometimes be made on contentious issues in the face of significant uncertainty. Scientific expertise is then as much about stating what is unknown, or uncertain with differing degrees of probability, as about setting out commonly agreed and accepted views. The Commission might be confronted by a panoply of conflicting expert opinions, coming variously from within the academic world, from those with practical knowledge, and from those with direct stakes in the policy issue. These opinions may be based on quite different starting assumptions, and quite different objectives. They may also link to issues that go beyond what is commonly regarded as 'scientific'.
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Dans d'autres cas, cependant, ces aspects sont très controversés. L'histoire récente (ESB, OGM, ...) a montré que des décisions politiques difficiles doivent parfois être prises pour des questions délicates alors qu'on manque de certitude. Le rôle de l'expertise scientifique dans de tels cas est tout autant de dire ce qui est inconnu ou incertain à des degrés de probabilité différents, que de fournir des avis unanimement acceptés. La Commission peut se retrouver face à un éventail d'avis d'experts divergents provenant du monde académique, d'hommes de terrain et de personnes directement intéressées dans la question en cause. Ces avis peuvent reposer sur des hypothèses de départ fort différentes, et viser des objectifs tout aussi divers. Ils peuvent également avoir des liens avec des questions qui vont au-delà de ce que l'on considère généralement comme "scientifique".
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Furthermore, no matter what seems to be the 'right' decision for those involved in the advisory process, it is essential that interested parties [4] and the public at large are themselves convinced that decisions are sound.
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En outre, peu importe que la décision soit "bonne" pour ceux qui participent au processus consultatif, il est essentiel que les parties intéressées [4] et le grand public soient eux-mêmes convaincus du bien-fondé des décisions.
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[4] An 'interested party' is an individual or group that is concerned or stands to be affected - directly or indirectly - by the outcome of a policy process; or represents the general interest of groups concerned by such an outcome, within and outside the EU.
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[4] On entend par "partie intéressée" un individu ou un groupe concerné ou susceptible de l'être, directement ou indirectement, par le résultat d'une politique, ou qui représente l'intérêt général de groupes concernés par ce résultat, à l'intérieur et à l'extérieur de l'UE.
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Increasingly, then, the interplay between policy-makers, experts, interested parties and the public at large is a crucial part of policy-making, and attention has to be focused not just on policy outcome but also on the process followed.
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Ainsi, l'interaction entre décideurs, experts, parties intéressées et grand public joue de plus en plus un rôle crucial dans la définition des politiques, et il importe de se concentrer non seulement sur les résultats, mais aussi sur le processus suivi.
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These issues were addressed by the Commission in its White Paper on European Governance, adopted in July 2001. In this, it was observed that:
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Ces aspects ont été abordés par la Commission dans son Livre blanc sur la gouvernance européenne, adopté en juillet 2001. Il était entre autre observé :
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'It is often unclear who is actually deciding - experts or those with political authority. At the same time, a better-informed public increasingly questions the content and independence of the expert advice that is given. These issues become more acute whenever the Union is required to apply the precautionary principle and play its role in risk assessment and risk management.'
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"Il n'est pas toujours simple de savoir qui décide en réalité? Les experts ou les personnes investies de pouvoirs publics? Par ailleurs, un public mieux informé met de plus en plus en doute le bien-fondé et l'indépendance des avis donnés par les experts. Ces problèmes gagnent en acuité chaque fois que l'Union est appelée à appliquer le principe de précaution et à jouer son rôle d'évaluation et de gestion des risques."
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The European Community has, of course, already done much to address past difficulties, particularly by revamping the system of scientific committees in the areas of food safety and consumer protection in 1997. More recently, the Community has taken this further by establishing the European Food Safety Authority (EFSA).
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La Communauté européenne a évidemment déjà fait beaucoup pour traiter les difficultés dans le passé, notamment par une révision de fond en comble du système de comités scientifiques dans les domaines de la sécurité alimentaire et de la protection des consommateurs en 1997. Plus récemment, la Communauté a encore franchi une étape supplémentaire en créant l'autorité européenne de sécurité des aliments (AESA).
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Nevertheless, the Commission believes that it is now time to further consolidate lessons learned from the past. The White Paper accordingly went on to announce that it would publish:
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La Commission estime néanmoins qu'il faut désormais consolider encore les leçons tirées du passé. C'est la raison pour laquelle elle déclare dans son Livre blanc qu'elle publiera:
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'...guidelines on collection and use of expert advice in the Commission to provide for the accountability, plurality and integrity of the expertise used. This should include the publication of the advice given. Over time these guidelines could form the basis for a common approach for all Institutions and Member States.'
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"...des lignes directrices pour l'obtention et l'utilisation de l'expertise par la Commission afin d'en assurer la responsabilité, le pluralisme et l'intégrité. Ces lignes directrices prévoiront notamment la publication des conseils prodigués par les experts. Elles pourraient constituer à terme la base d'une approche commune à toutes les institutions et aux États membres".
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This commitment was reiterated in the Commission's Science and Society Action Plan, published in December 2001.
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Cet engagement a été réitéré dans le plan d'action "Science et société" de la Commission publié en décembre 2001.
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This communication responds to that commitment. The first objective is to help Commission departments [5] mobilise and exploit the most appropriate expertise, with a view to establishing a sound knowledge base for better policies. The second objective is to uphold the Commission's determination that the process of collecting and using expert advice should be credible.
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La présente communication répond à cet engagement. Le premier objectif est d'aider les services de la Commission [5] à mobiliser et à utiliser l'expertise la plus indiquée pour créer une base de connaissances solide utile à l'amélioration des politiques. Le deuxième objectif est d'étayer la détermination de la Commission à assurer la crédibilité du processus d'obtention et d'utilisation d'avis d'experts.
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[5] 'Department' refers to any administrative entity within the European Commission (e.g. units, directorates, specialised services, DGs) that may be responsible for seeking or using expertise.
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[5] Par "service", on entend toute entité administrative au sein de la Commission européenne (par exemple unités, directions, services spécialisés, directions générales) pouvant être chargée d'obtenir ou d'utiliser des avis d'experts.
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As such, this communication will contribute to the objectives of the Commission's Better Regulation Action Plan. [6] In particular, it complements:
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La présente communication contribuera à ce titre à la réalisation des objectifs du plan d'action "Mieux légiférer" [6] de la Commission. Elle complète notamment:
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[6] COM(2002)275 and COM(2002)278
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[6] COM (2002)275 et COM (2002)278.
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- the general principles and minimum standards for consultation of interested parties, [7] which will govern the way the Commission conducts public consultations. To the extent that interested parties and the public at large may need to interact with experts, and may indeed be themselves sources of expertise, there will be a careful articulation between those minimum standards and these guidelines;
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- Les principes généraux et les normes minimales en matière de consultation des parties intéressées [7] qui régissent la manière dont la Commission mène les consultations publiques. Dans la mesure où les parties intéressées et le grand public ont besoin d'avis d'experts, et où ils peuvent eux-mêmes être sources d'expertise, on veillera attentivement à articuler ces normes minimales avec les présentes lignes directrices;
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[7] COM(2002) 704
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[7] COM (2002) 704
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- the plans to systematically assess the impact of policy initiatives - from inception to completion - by carrying out a thorough analysis of possible economic, social and environmental impacts, as well as an analysis of various regulatory options. Impact assessment may entail recourse to expertise [8] and help ensure that future policies are based on the best evidence available.
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- les plans visant à évaluer systématiquement les effets des initiatives politiques - du début à la fin - par une analyse approfondie des conséquences économiques, sociales et environnementales éventuelles, et des différentes options en matière de réglementation. L'évaluation des incidences peut exiger le recours à des experts [8], et contribuer à assurer que les futures politiques reposent sur les meilleures données disponibles.
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[8] COM (2002)276
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[8] COM (2002)276.
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At the same time, the Community is taking steps to boost European investment in research, with the aim of approaching 3% of GDP by 2010. [9] This will have an important effect on stimulating and maintaining a high level of scientific expertise, particularly in frontier technologies.
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Simultanément, la Commission prend des mesures pour promouvoir les investissements européens dans la recherche en vue d'approcher 3 % du PIB d'ici 2010 [9]. Cela contribuera fortement à encourager et à maintenir un niveau élevé d'expertise scientifique, notamment dans les technologies de pointe.
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[9] Conclusions of Barcelona European Council, 15-16 March 2002, and Commission's initial response, COM(2002)499, 11 September 2002.
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[9] Conclusions du Conseil européen de Barcelone des 15 et 16 mars 2002, et réponse initiale de la Commission (COM (2002) 499 du 11 septembre 2002).
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Current Practices
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Pratiques actuelles
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The European Union is constantly faced with policy questions that hinge to some extent on assessments embracing the natural or social sciences.
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L'Union européenne est confrontée en permanence à des questions liées peu ou prou à des évaluations faisant appel aux sciences naturelles ou sociales.
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Whilst the Treaty establishing the European Community recognises the importance of facts and data in relation to health and safety, environment and consumer protection (Articles 95(3) and 174(3) of the TEC) [10], in reality, expert assessments underpin an enormous range of issues. Examples include setting targets for air quality, authorising cosmetic products, establishing automobile safety standards, determining sustainable fish catches, developing strategies to tackle unemployment, and designing European research programmes. Issues increasingly cut across disciplines and responsibilities, requiring the Commission to seek out and integrate knowledge from difference sources. Similar needs may flow from the EC's adherence to international agreements.
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Le traité instituant la Communauté européenne reconnaît l'importance des faits et des données relatifs à la santé, à la sécurité, à l'environnement et à la protection des consommateurs (article 95, paragraphe 3, et article 174, paragraphe 3, du traité CE) [10], mais les évaluations d'experts couvrent en réalité un très large éventail de questions, telles que la fixation d'objectifs pour la qualité de l'air, l'autorisation de produits cosmétiques, la fixation de normes de sécurité pour les voitures, la fixation de quotas de pêche soutenables, l'élaboration de stratégies pour lutter contre le chômage, ou la conception de programmes de recherche européens. Les questions sont de plus en plus interdisciplinaires et touchent des niveaux de pouvoir différents, obligeant la Commission à rechercher et intégrer des connaissances provenant de sources diverses. Des besoins similaires peuvent découler de l'adhésion de la CE à des accords internationaux.
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[10] Issues related to ionising radiation and the disposal of radioactive waste are also covered by the EURATOM treaty (articles 31 and 37).
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[10] Les questions relatives aux radiations ionisantes et à l'élimination des déchets nucléaires sont également couvertes par le traité EURATOM (articles 31 et 37).
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Expertise may take many forms, including both scientific knowledge and that derived from practical experience. It may also relate to specific national or regional situations. Expertise may be brought to bear at any stage in the policy-making cycle, although different forms of expertise may be needed at different stages. Sometimes experts and representatives of interested parties are brought together in single groups. Sometimes they interact by way of workshops or other deliberative mechanisms. In addition, complementary expertise may be gathered during open consultations such as the publication of green and white papers.
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L'expertise peut prendre de nombreuses formes, notamment des connaissances scientifiques et des connaissances pratiques. Elle peut également avoir trait à des situations nationales ou régionales spécifiques. Il peut être fait appel à des experts à n'importe quelle étape du cycle d'élaboration des politiques, même si les formes d'expertise nécessaires peuvent différer selon les étapes. Des experts et des représentants des parties intéressées sont parfois réunis pour former un seul groupe. Ils interagissent parfois dans le cadre de séminaires ou d'autres mécanismes de délibération. En outre, une expertise complémentaire peut être réunie au cours de consultations ouvertes conduisant par exemple à la publication de Livres verts ou de Livres blancs.
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Acting at the European level introduces additional challenges. European approaches must accommodate the diversity of national situations. Questions of comparison, harmonisation, validation and interoperability are often key elements in the policy process.
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Une action au niveau européen suscite de nouveaux défis. Il faut tenir compte de la diversité des situations nationales. Les questions de comparaison, d'harmonisation, de validation et d'interopérabilité sont souvent essentielles au processus politique.
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Under the Commission's approach to the precautionary principle, [11] there is also a continuing need for the provision of expertise so that policies can be updated in the light of scientific and technical developments permitting a fuller risk assessment.
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L'application par la Commission du principe de précaution [11] engendre un besoin permanent d'expertise pour pouvoir adapter les politiques aux progrès scientifiques et techniques qui permettent de mieux évaluer les risques.
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[11] COM(2000)1
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[11] COM (2000)1.
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The measures set out in this communication must operate within the diversity of circumstances faced by the Commission. They should not be seen as imposing a 'one-size-fits-all' set of rules. Rather, they set out principles, guidelines and practical questions that encapsulate and promote good practices, helping to establish a more coherent approach across the directorates-general of the Commission within the context of existing legislation. By encouraging a pooling of effort, and by laying the groundwork for better policies, the application of the guidelines should result in a net saving of resources over the medium to long term.
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Les mesures visées dans la présente communication doivent tenir compte de la diversité des situations auxquelles la Commission est confrontée. Il ne s'agit pas d'imposer un ensemble de règles passe-partout. En réalité, ces mesures concernent les principes, les lignes directrices et les questions pratiques qui permettent, étant donné le droit existant, d'identifier et de promouvoir les bonnes pratiques aidant à établir une approche plus cohérente dans les différentes directions générales de la Commission. Du fait qu'elle encourage la mise en commun des efforts et pose les jalons de politiques meilleures, l'application des lignes directrices doit permettre d'économiser des ressources à moyen et à long terme.
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2. QUAND LES PRINCIPES FONDAMENTAUX ET LES LIGNES DIRECTRICES S'APPLIQUENT-ILS?
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2. WHEN DO THE CORE PRINCIPLES AND GUIDELINES APPLY?
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Les principes fondamentaux et les lignes directrices s'appliquent lorsque des services de la Commission obtiennent et utilisent l'avis d'experts ne provenant pas du service responsable.
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The core principles and guidelines apply whenever Commission departments collect and use advice of experts coming from outside the responsible department.
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Les principes et les lignes directrices couvrent ainsi l'obtention d'avis par le truchement de groupes ad hoc et de groupes d'experts permanents, de consultants extérieurs (personnes, groupes ou entreprises, éventuellement dans le cadre de contrats d'étude), et les cas dans lesquels ces mécanismes sont utilisés conjointement à une expertise interne (au sein des services de la Commission et du Centre commun de recherche).
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The principles and guidelines thus cover the collection of advice though ad hoc and permanent expert groups; external consultants (individuals, groups or companies, possibly using study contracts); and instances when these mechanisms are used in conjunction with in-house expertise (residing in Commission departments and in the Joint Research Centre).
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Dans la mesure du nécessaire, la fourniture d'avis d'un service de la Commission à un autre doit se faire conformément aux principes et aux lignes directrices, surtout lorsque ces avis jouent un rôle important pour un aspect sensible d'une politique. Les avis reçus des agences de l'UE (par exemple l'Agence européenne pour l'environnement, l'Autorité européenne de sécurité des aliments) doivent, le cas échéant, être utilisés d'une manière compatible avec les principes et les lignes directrices.
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As far as appropriate, the delivery of advice from one Commission department to another should be done in a manner consistent with the principles and guidelines, particularly when such advice would form a major input to a sensitive policy question. Advice received from EU agencies (e.g. European Environment Agency, European Food Safety Authority) should, where appropriate, be used in a manner consistent with the principles and guidelines.
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Les principes et les lignes directrices concernent le recours à l'expertise durant toutes les étapes du cycle d'élaboration des politiques: identification initiale des besoins d'une action ou d'une réponse (y inclus les exercices de prospective), mise en forme des options (y inclus l'évaluation des incidences), proposition d'une politique, mise en oeuvre des politiques, suivi de l'application et examen.
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The principles and guidelines are relevant to the involvement of expertise at all stages in the policy-making cycle, embracing the initial identification of the need for a policy action or response (including foresight exercises); shaping policy options (including impact assessment); policy proposal; policy implementation; and policy monitoring and review.
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Les principes et les lignes directrices ne sont pas des obligations légales. De même, ils ne s'appliquent pas aux étapes formelles de la prise de décision au sens du traité et d'autres textes communautaires. C'est la raison pour laquelle les procédures législatives formelles et l'exercice formel des pouvoirs de mise en oeuvre de la Commission avec l'aide de comités au titre de la "comitologie" [12] sont exclus.
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The principles and guidelines are not legally binding. Nor do they apply to the formal stages of decision-making as prescribed in the Treaty and in other Community legislation. Therefore, both formal legislative procedures and the formal exercise of the Commission's implementing powers with the assistance of 'comitology' committees [12] are excluded.
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[12] Décision 1999/468/CE du Conseil.
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[12] Council Decision 1999/468/EC
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Les normes minimales de la Commission en ce qui concerne la consultation du public (évoquée dans la section 1) s'appliquent aux consultations ouvertes du grand public, et aussi dans les cas où la Commission s'enquiert des avis de groupements relevant de la société civile et d'autres parties intéressées compte tenu des intérêts qu'ils représentent plutôt que de l'expertise qu'ils détiennent. En cas de doute quant à savoir si ce sont les normes minimales sur la consultation ou les lignes directrices qui sont applicables, les services de la Commission responsables devront fournir une orientation précise aux parties extérieures concernées.
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The Commission's minimum standards on public consultation (mentioned in section 1) apply in consultations of the public at large, and also when the Commission seeks the views of civil society groups and other interested parties because of the constituencies they represent, rather than because of the expertise they possess. Whenever there may be doubts as to whether the minimum standards on consultation or the guidelines on expertise apply, the Commission departments responsible will provide detailed guidance to the relevant external parties.
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À certaines étapes de l'élaboration des politiques, il peut être important de donner aux experts la possibilité d'entrer en contact avec les parties intéressées, par exemple par le biais de conférences, ainsi que l'illustre le schéma de la figure 1.
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At certain stages in the policy process it may be important to provide opportunities for experts to interact with interested parties, for example through conferences. This is shown diagrammatically in figure 1.
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>REFERENCE A UN GRAPHIQUE>
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>REFERENCE TO A GRAPHIC>
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Figure 1: La Commission peut consulter aussi bien des experts que les parties intéressées. Les experts peuvent être consultés à tout moment du cycle d'élaboration des politiques. Les normes minimales s'appliquent aux processus de consultation par lesquels la Commission souhaite obtenir des informations de la part des parties intéressées en vue d'élaborer ses politiques avant décision du collège des Commissaires.
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Figure 1: The Commission may consult both experts and interested parties. Consultation of experts can take place at any stage in the policy cycle. The minimum standards apply to consultation processes through which the Commission wishes to trigger input from interested parties to its policy-shaping prior to a decision of the College of Commissioners.
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Les présentes lignes directrices s'appliqueront à partir du 1er janvier 2003.
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The present guidelines will apply from 1 January 2003.
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3 PRINCIPES DE BASE QUE DOIVENT APPLIQUER LES SERVICES DE LA COMMISSION
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3. CORE PRINCIPLES TO BE APPLIED BY COMMISSION DEPARTMENTS
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Le Livre blanc sur la gouvernance européenne a mis en avant les principes de responsabilité, de pluralisme et d'intégrité devant être suivis lorsqu'il s'agit de recueillir et d'utiliser des avis d'experts. Ces principes s'inscrivent dans le cadre d'autres principes généraux permettant d'améliorer la gouvernance: ouverture, participation, efficacité, cohérence, proportionnalité et subsidiarité.Dans la présente section, ces principes ont été regroupés en trois principes fondamentaux. Les services de la Commission doivent toujours les appliquer lorsqu'ils recueillent et utilisent des avis d'experts dans les limites définies dans la section 2. Chaque principe fondamental est accompagné d'une présentation succincte, couvrant également les principes et les déterminants connexes.
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The White Paper on European Governance highlighted the principles of accountability, plurality and integrity to be used when collecting and using expert advice. This is set in the context of other general principles for better governance: openness, participation, effectiveness, coherence, proportionality and subsidiarity. In the section below, these principles have been regrouped into three core principles. These should always underpin the activities of the Commission departments whenever they collect and use expert advice within the scope defined in section 2. Each core principle is accompanied by a short explanation, including related principles and determinants.
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Qualité
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La Commission doit rechercher des avis d'un niveau de qualité élevé et approprié.
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Quality
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Trois critères permettent de déterminer la qualité d'un avis: l'excellence; la mesure dans laquelle les experts agissent d'une manière indépendante; le pluralisme.
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The Commission should seek advice of an appropriately high quality.
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Dans de nombreux cas, la qualité de l'expertise scientifique peut reposer simplement sur l'excellence des scientifiques, entérinée par le jugement des pairs, et compte tenu d'indicateurs tels que le nombre et l'impact de publications spécialisées. Cependant, pour assurer que la gamme d'expertise recueillie soit adéquate et réponde aux besoins, il peut également être utile de faire appel à des experts dont la réputation découle d'autres facteurs tels que par exemple la possession de connaissances pratiques.
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Three determinants of quality of advice can be distinguished: excellence; the extent to which experts act in an independent manner; and pluralism.
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C'est un truisme d'affirmer que personne n'est totalement "indépendant": il est impossible de faire totalement abstraction des acquis personnels - famille, culture, employeur, etc. On peut néanmoins attendre de la part des experts qu'ils agissent d'une manière indépendante dans la mesure du possible. Les experts peuvent bien évidemment toujours apporter avec eux des connaissances qu'ils possèdent du fait de leurs attaches familiales ou de leur nationalité: certains ont même d'ailleurs parfois été choisis précisément pour cette raison. Néanmoins, le but est de minimiser le risque de voir les intérêts personnels fausser les avis émis grâce à la mise en place de pratiques qui promeuvent l'intégrité, en énonçant explicitement tous les liens de dépendance, et en reconnaissant que, selon les cas, certains de ces liens auront plus d'impact que d'autres sur le processus d'élaboration des politiques.
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In many cases, the quality of scientific expertise can be based simply on the excellence of scientists, as endorsed by the judgement of peers, and taking account of indicators such as the number and impact of refereed publications. However, in ensuring that the breadth of assembled expertise is adequate and relevant for the task in hand, it may also be beneficial to include experts whose reputation stems from other factors. This includes, for example, those possessing practical knowledge.
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Le critère final de la qualité est le pluralisme. Dans la mesure du possible, il importe de veiller à la diversité des points de vue recueillis. Cette diversité peut découler de différences d'approche scientifique, de type d'expertise, de différentes attaches institutionnelles, ou d'opinions divergentes sur les hypothèses fondamentales concernant la question.
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It is a truism that no one is entirely 'independent': individuals can never entirely set aside all thoughts of their personal background - family, culture, employer, sponsor, etc. Nevertheless, as far as possible, experts should be expected to act in an independent manner. Experts can, of course, still bring to the table knowledge they hold by virtue of their affiliation, or nationality: indeed, experts may sometimes be selected for this very reason. Nevertheless, the aim is to minimise the risk of vested interests distorting the advice proffered by establishing practices that promote integrity, by making dependencies explicit, and by recognising that some dependencies - varying from issue to issue - could impinge on the policy process more than others.
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En fonction de la question et de l'étape du cycle de l'élaboration des politiques, le pluralisme se traduit également par la prise en compte de l'expertise multidisciplinaire et multisectorielle, ainsi que des avis minoritaires et non-conformistes. D'autres facteurs peuvent également jouer un rôle important, tels que les paramètres géographiques et culturelles, ainsi que les perspectives en matière de genre.
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The final determinant of quality is pluralism. Wherever possible, a diversity of viewpoints should be assembled. This diversity may result from differences in scientific approach, different types of expertise, different institutional affiliations, or contrasting opinions over the fundamental assumptions underlying the issue.
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Ouverture
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Depending on the issue and the stage in the policy cycle, pluralism also entails taking account of multi-disciplinary and multi-sectoral expertise, minority and non-conformist views. Other factors may also be important, such as geographical, cultural and gender perspectives.
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La Commission doit faire preuve d'ouverture lorsqu'elle recherche et utilise des avis d'experts
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Openness
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La transparence est une précondition-clé pour plus de responsabilité de toutes les parties concernées. La transparence est requise , notamment en ce qui concerne la manière dont les problèmes sont définis, les experts choisis et les résultats traités. L'ouverture exige également une stratégie de communication proactive - et adaptée aux problèmes en cause - dans laquelle la Commission doit s'efforcer en permanence d'expliquer aux parties intéressées et au grand public la manière dont elle utilise l'expertise. Dans cet esprit, tant les problèmes eux-mêmes que les avis reçus doivent être rendus intelligibles pour les non-spécialistes. Des principes généraux concernant l'accès du public aux documents existent [13].
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The Commission should be open in seeking and acting on advice from experts.
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[13] La diffusion de l'information devrait être conforme au Règlement (EC) N°1049/2001 concernant l'accès du public aux documents du Parlement Européen, du Conseil et de la Commission, et au Règlement (EC) 1045/2001 concernant la protection des données.
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Transparency is a key precondition for more accountability for all involved. Transparency is required, particularly in relation to the way issues are framed, experts are selected, and results handled. It also implies a strategy for proactive communication - adapted according to the issue - in which the Commission should constantly seek ways to better publicise and explain its use of expertise to interested parties and the public at large. As part of this, both the issues and the advice received should be made understandable to non-specialists. General principles for public access to documents have been established. [13]
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À l'intérieur du cadre institutionnel, la Commission est politiquement responsable de ses initiatives et ne doit pas donner l'impression de se réfugier derrière des avis d'experts.Elle doit au contraire pouvoir justifier et expliquer la façon dont les avis d'experts ont été pris en compte et les choix qu'elle a faits sur la base de ces avis. De même, la responsabilité s'étend aussi aux expertsqui doivent, notamment être disposés à justifier leurs avis en expliquant les éléments et raisonnements sur lesquels ils reposent.
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[13] Disclosure of information should be in accordance with Regulation (EC) No 1049/2001 regarding public access to European Parliament, Council and Commission documents, and Regulation (EC) 1045/2001 regarding data protection.
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La quête de l'ouverture réclame toutefois une certaine prudence. Il y a des cas où une ouverture excessive pourrait nuire à la qualité des avis, ou léser les intérêts légitimes de ceux qui sont engagés dans le processus. Le niveau d'ouverture doit ainsi être adapté aux tâches à effectuer (voir ci-dessous). Il importe néanmoins d'être toujours aussi transparent que possible sur les motifs conduisant à une ouverture réduite.
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Within the institutional framework, the Commission is politically responsible for its initiatives; it must not appear to 'hide behind' expert advice. Instead, the Commission must be capable of justifying and explaining the way expertise has been involved, and the choices it has made based on advice. In a similar way, accountability also extends to the experts themselves. They should, for example, be prepared to justify their advice by explaining the evidence and reasoning upon which it is based.
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Efficacité
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However, the pursuit of openness requires care. There are circumstances when too much openness could be detrimental to the quality of advice, or may damage the legitimate interests of those concerned with the process. The level of openness should also be tailored in proportion to the task in hand (see below). Nevertheless, in all these circumstances it is important to be as transparent as possible about the reasons for not being open.
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La Commission doit assurer que les méthodes qu'elle utilise pour obtenir et utiliser des avis d'experts soient efficaces
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Effectiveness
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Dans l'application des mesures introduites dans la présente communication, les services doivent s'efforcer d'utiliser efficacement des ressources limitées en mettant en balance les coûts à court terme (par exemple temps de travail du personnel) et les avantages à plus long terme (par exemple une mise en oeuvre plus facile de politiques solides).
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The Commission should ensure that its methods for collecting and using expert advice are effective.
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Les modalités de l'obtention et de l'utilisation d'avis d'experts doivent en conséquence être proportionnées aux tâches à réaliser, compte tenu du secteur concerné, de la question en débat et de l'étape du cycle d'élaboration de la politique.
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In following the measures introduced in this Communication, departments should strive to use limited resources effectively by weighing short-term costs (e.g. staff time) against anticipated longer-term gains (e.g. smoother implementation of robust policies).
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Ainsi, des méthodes conçues pour mettre en évidence, à un stade précoce, des questions en vue d'y apporter une réponse politique sont, par exemple, peu susceptibles de s'appliquer au suivi de politiques en cours. Des méthodes utilisables pour apporter de petites modifications techniques aux réglementations seront probablement inadaptées dans des cas sensibles pour lesquels les connaissances scientifiques peuvent être très incertaines et les enjeux élevés sous l'angle des conséquences politiques, sociales, économiques ou environnementales d'une décision au niveau politique.
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This means that arrangements for collecting and using expertise should be designed in proportion to the task in hand, taking account of the sector concerned, the issue in question, and the stage in the policy cycle.
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De toute manière, il faudra un système de suivi, d'évaluation d'examen continu pour pouvoir améliorer en permanence les méthodes. Ce système doit porter aussi bien sur le processus que sur les résultats. Selon la nature de la question en cause, il devra prendre en compte le point de vue des services de la Commission, des experts et des parties intéressées en reconnaissant qu'il se peut que ces différentes parties intéressées ne jugent pas nécessairement l'efficacité selon les mêmes critères.
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For example, methods designed to flag issues for attention and policy response at an early stage are unlikely to apply to the monitoring of existing policies. Methods suitable for minor technical changes to regulations will probably be inadequate in sensitive cases, when the underlying science may be highly uncertain and when also the 'stakes are high' in terms of the political, social, economic or environmental consequences of an eventual policy decision.
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>REFERENCE A UN GRAPHIQUE>
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In any case, a system of routine monitoring, evaluation and review will be needed to help improve methods on a continuous basis. Such as system should focus on both process and outcome. Depending on the nature of the issue, this needs to be done from the perspective of the Commission departments, the experts, and interested parties, recognising that these different stakeholders may not judge effectiveness by the same criteria.
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Les principes fondamentaux
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>REFERENCE TO A GRAPHIC>
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En résumé, la Commission doit toujours:
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The core principles
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i) rechercher des avis d'un niveau de qualité élevé et approprié
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In summary, the Commission should always:
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ii) faire preuve d'ouverture dans l'obtention et l'utilisation d'avis d'experts
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i) seek advice of an appropriately high quality
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iii) assurer que les méthodes qu'elle emploie pour recueillir et utiliser des avis d'experts soient efficaces et proportionnées.
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ii) be open in seeking and acting on advice from experts
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4 LIGNES DIRECTRICES POUR LES SERVICES DE LA COMMISSION
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iii) ensure that its methods for collecting and using expert advice are effective and proportionate.
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Les lignes directrices exposées ci-dessous reposent sur les principes précités. On trouvera dans l'annexe les modalités pratiques d'application pour les services.
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4. GUIDELINES TO BE APPLIED BY THE COMMISSION DEPARTMENTS
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Planification
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The following guidelines implement the above principles. Practical questions for departments to consider when applying the guidelines are given in the annex.
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1. La Commission doit maintenir un niveau adéquat d'expertise interne pour pouvoir se comporter comme un "client intelligent" lorsqu'elle organise et agit sur la base d'une expertise externe. Lorsque les services ne disposent pas de l'expertise nécessaire, ils doivent s'efforcer de la trouver dans d'autres services.
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Planning ahead
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2. Les questions dans le cadre des politiques exigeant des avis d'experts doivent être identifiées le plutôt possible. Des exercices de prospective peuvent être utiles à cet égard.
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1. The Commission should maintain an adequate level of in-house expertise. This enables it to act as an 'intelligent customer' when organising and acting on external expertise. If departments lack the necessary expertise, they should seek to have access to it in other departments.
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Préparatifs en vue de l'obtention d'avis d'experts
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2. Policy issues that require expert advice should be identified as early as possible. The use of foresight exercises may be helpful in this respect.
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3. La manière dont il est fait appel à des experts (experts internes, consultants, groupes d'experts, conférences, etc.) doit être déterminée par l'urgence, la complexité et la sensibilité de la question en cause [14].
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Preparing for the collection of expertise
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[14] Sans préjudice des cas dans lesquels le droit en vigueur exige la consultation de comités scientifiques spécifiques.
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3. The manner in which experts are involved (in-house, consultancy, expert group, conference, etc.) should be determined by the urgency, complexity and sensitivity of the policy issue. [14]
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4. Les autres services susceptibles d'être concernés doivent être invités à apporter une contribution.
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[14] Without prejudice to cases where the consultation of specific scientific committees is required under existing legislation.
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5. Les services doivent d'abord évaluer la mesure dans laquelle leurs besoins peuvent être satisfaits par un des mécanismes existants et conformes aux principes fondamentaux. Il peut s'agir de comités scientifiques permanents ou d'expertise interne, par exemple celle qui existe au Centre commun de recherche (CCR). Des mécanismes adéquats peuvent également être trouvés dans les États membres, les pays partenaires ou des organisations internationales.
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4. Other departments liable to be interested in the policy issue should be invited to contribute.
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6. Il importe de définir clairement la portée et les objectifs de l'intervention des experts ainsi que les questions qui leur seront soumises. Les services peuvent, le cas échéant, consulter les parties intéressées sur la formulation des questions et des hypothèses qui les sous-tendent, surtout en ce qui concerne les questions sensibles [15]. Les hypothèses pourront être réexaminées au cours des différentes étapes de l'élaboration de la politique.
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5. Departments should first assess the extent to which their needs can be met by any existing mechanisms conforming to the core principles. This may include permanent scientific committees, and in-house expertise, such as that available in the Joint Research Centre (JRC). Suitable mechanisms may also be found in the Member States, partner countries or international organisations.
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[15] Cela peut cependant ne pas s'appliquer aux contrats d'étude si les parties intéressées sont en situation de présenter ultérieurement des offres en vue de l'exécution des travaux.
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6. The scope and objective of the experts' involvement, and the questions they will address, should be set out clearly. Departments may wish to consult interested parties on the framing of the questions and underlying assumptions, particularly on sensitive issues [15]. These assumptions may need to be revisited as the policy process runs its course.
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7. Il importe de déterminer le profil de l'expertise nécessaire. La nature de la question en cause doit déterminer la composition optimale. Les services doivent néanmoins veiller à ce que les différentes disciplines ou secteurs concernés soient dûment reflétés dans les avis fournis. On pourra ainsi, par exemple, faire appel à des experts jouissant de connaissances pratiques acquises par la pratique quotidienne d'une activité.
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[15] However, this may not be appropriate for study contracts if the interested parties may later tender for the work.
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Identification et sélection des experts
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7. A scoping exercise should determine the profile of expertise required. The nature of the issue in question should determine the optimum mix. Nevertheless, departments should aim to ensure that the different disciplines and/or sectors concerned are duly reflected in the advice provided. This may involve, for example, those with practical knowledge gained from day-to-day involvement in an activity.
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8. Les services doivent "ratisser" le plus large possible pour trouver une expertise adéquate. Dans la mesure du possible, il importe de chercher un sang neuf et des idées nouvelles en s'adressant à des personnes n'appartenant pas aux milieux auxquels le service s'adresse habituellement. Les services doivent également veiller à ce que les groupes soient composés d'au moins 40 % des représentants des deux sexes [16].
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Identifying and selecting experts
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[16] Conformément à la décision de la Commission du 19 juin 2000 concernant l'équilibre entre les hommes et les femmes au sein des comités et des groupes d'experts qu'elle établit (JO L 154 du 27.6.2000, p. 34).
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8. Departments should cast their nets as widely as possible in seeking appropriate expertise. As far as possible, fresh ideas and insight should be sought by including individuals outside the department's habitual circle of contacts. Departments should also strive to ensure that groups are composed of at least 40% of each sex. [16]
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9. Il importe de prendre en considération aussi bien les avis orthodoxes que les avis divergents. Il faut toutefois opérer une distinction entre les tenants de théories complètement discréditées et ceux dont les idées apparaissent étayées par des éléments de preuve plausibles.
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[16] In line with Commission decision of 19 June 2000 (OJ L 154/34, 27.6.2000) relating to gender balance within committees and expert groups established by it.
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Gestion de la participation d'experts
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9. Both mainstream and divergent views should be considered. However, it is important to distinguish proponents of theories that have been comprehensively discredited from those whose ideas appear to be supported by plausible evidence.
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10. Lorsqu'ils font appel à des experts, les services doivent garder les traces du processus, notamment les mandats et les principales contributions des différents experts ou groupes d'experts.
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Managing the involvement of experts
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11. En consultation avec les experts eux-mêmes, la Commission doit établir si l'expertise réunie couvre les thèmes à traiter et si suffisamment d'informations et de données de base sont disponibles, et s'assurer que les tâches fixées soient bien comprises.
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10. When using expertise, departments should maintain a record of the process including the terms of reference and the main contributions of different experts or groups of experts.
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12. Les experts doivent immédiatement signaler s'ils ont un intérêt direct ou indirect dans la question en cause, ainsi que tout changement en ce domaineau cours des travaux. La Commission doit décider si un conflit d'intérêt quelconque est susceptible de compromettre la qualité des avis.
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11. The Commission should, in consultation with the experts themselves, determine whether the assembled expertise covers the topics to be addressed and whether sufficient pertinent background information and data are available and ensure that there is a clear understanding of the tasks assigned.
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Assurer l'ouverture
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12. Experts should declare immediately any direct or indirect interest in the issue at stake, as well as any relevant change in their circumstances after the work commences. The Commission must decide whether any conflict of interest would jeopardise the quality of the advice.
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13. Pour autant qu'aucune exception au droit d'accès ne s'applique [17], les principaux documents relatifs à l'utilisation d'experts sur une question, et notamment les avis eux-mêmes, doivent être mis à la disposition du public dès que possible. Les services doivent s'efforcer de fournir des traductions des documents, au moins sous forme de résumés, dans la mesure de ce qui est possible en pratique, et notamment lorsqu'il s'agit de questions sensibles. Des retards éventuels ou des contraintes pratiques interdisant la fourniture de traductions ne doivent pas empêcher la mise à disposition de documents dans leur langue d'origine.
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Ensuring openness
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[17] Règlement (CE) n° 1049/2001 du 30 mai 2001 relatif à l'accès du public aux documents du Parlement européen, du Conseil et de la Commission.
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13. The main documents associated with the use of expertise on a policy issue, and in particular the advice itself, should be made available to the public as quickly as possible, providing no exception to the right of access applies. [17] Departments should aim to provide translations of documents - at least in summary form - insofar as this is practically possible, and in particular on sensitive issues. Possible delays or practical constraints in providing translations should not preclude documents being made available in their source language.
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14. Les services doivent envisager de permettre au public d'assister à certaines réunions d'experts, en particulier lorsqu'il s'agit de questions sensibles.
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[17] Regulation (EC) No 1049/2001 of May 2001 regarding public access to European Parliament, Council and Commission documents.
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15. Les services doivent insister auprès des experts pour qu'ils indiquent clairement les éléments (par exemple sources, références) sur lesquels ils fondent leurs avis, ainsi que toute incertitude ou vue divergente persistante.
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14. Departments should consider allowing the public to observe certain expert meetings, particularly on sensitive policy issues.
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16. Les services doivent envisager la manière de promouvoir un débat sur la base d'informations complètes et structurées entre les décideurs, les experts et les parties intéressées (par exemple ateliers, conférences de consensus), en particulier lorsqu'il s'agit de questions sensibles.
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15. Departments should insist that experts clearly highlight the evidence (e.g. sources, references) upon which they base their advice, as well as any persisting uncertainty and divergent views.
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17. D'une manière générale, toute proposition présentée par les services à la Commission aux fins de décision doit être accompagnée d'une description des avis d'experts considérés, et de la manière dont la proposition en tient compte, notamment dans les cas où les avis n'ont pas été suivis. Dans la mesure du possible, ces informations doivent être rendues publiques lorsque la proposition de la Commission est adoptée officiellement.
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16. Departments should consider how to promote an informed and structured debate between policy-makers, experts and interested parties (e.g. workshops, consensus conferences), particularly on sensitive issues.
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5 Mise en oeuvre, suivi et examen des principes et lignes directrices
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17. As a general rule, any proposal submitted by departments for Commission decision should be accompanied by a description of the expert advice considered, and how the proposal takes this into account. This includes cases where advice has not been followed. As far as possible, the same information should be made public when the Commission's proposal is formally adopted.
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La mise en oeuvre des principes et des lignes directrices doit être considérée comme un processus évolutif. Il faudra ainsi mettre en place un système de suivi et d'examen pour améliorer en permanence les méthodes, et pour juger la mesure dans laquelle les objectifs ont été atteints. Ce système comprendra les fonctions suivantes:
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5. Implementation, monitoring and review of the principles and guidelines
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- Une collaboration interservices rassemblera l'expérience et promouvra une culture d'apprentissage mutuel, avec le cas échéant la mise sur pied d'actions de formation,. Des outils d'information seront utilisés pour rassembler et partager les informations nécessaires [18]
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Implementation of the principles and guidelines should be seen as an evolutionary process. A system for monitoring and review will therefore be needed to improve methods on a continuous basis, and to judge how far objectives are being met. The system will include the following functions:
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[18] Le plan d'action "Science et société" prévoit un certain nombre d'initiatives à cet égard, notamment le système pilote "Scientific Information for Policy Support in Europe"(SINAPSE), et un portail internet (guichet unique) fournissant un accès à des informations sur les procédures consultatives utilisées par les différents services de la Commission.
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- Inter-departmental collaboration will pool experience and promote a culture of mutual learning, including developing training actions as needed. Information tools will be used to help collect and share relevant information. [18]
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- Les directions générales mettront sur pied les procédures nécessaires pour évaluer l'expérience acquise dans la mise en oeuvre des lignes directrices, notamment les leçons tirées et les problèmes rencontrés.
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[18] The Science and Society Action Plan includes a number of relevant initiatives in this respect, including the pilot system 'Scientific Information for Policy Support in Europe' (SINAPSE), and a single web-portal ('one-stop-shop') providing access to information on advisory procedures Commission-wide.
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- Les directions générales rendront compte de l'expérience acquise dans la mise en oeuvre des lignes directrices en tant que contribution au rapport annuel sur la mise en oeuvre du plan d'action de la Commission intitulé "Mieux légiférer".
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- Directorates-General will establish procedures to assess the experience gained in implementing the guidelines, including lessons learned and problems encountered.
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- En 2005, la Commission organisera une évaluation indépendante de l'application des présentes lignes directrices, comprenant notamment un exercice d'étalonnage concernant les bonnes pratiques dans les États membres. Dans l'intervalle, il faudra également examiner la mesure dans laquelle les lignes directrices de la Commission pourraient former la base d'une approche commune pour une application plus large, au sens du livre blanc sur la gouvernance européenne.
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- Directorates-General will report on their experience in implementing the guidelines as part of their input to the annual reporting on the implementation of the Commission's "Better Regulation" Action Plan.
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- In 2005, the Commission will organise an independent evaluation of the application of the present guidelines, including benchmarking with respect to good practices in the Member States. Meanwhile, it will also be necessary to examine the extent to which the Commission's guidelines could form the basis of a common approach of wider application, as flagged in the White Paper on European Governance.
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ANNEXE
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QUESTIONS PRATIQUES
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ANNEX
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La présente section complète les principes de base et les lignes directrices en suggérant des questions pratiques et les meilleures pratiques à prendre en considération par les services lorsqu'ils requièrent et utilisent des avis l'experts. Ils sont indicatifs et ont pour but d'aider les services de la Commission à prendre les mesures adaptées aux circonstances de chaque cas.
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PRACTICAL QUESTIONS
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Le contenu de la cette section sera, le cas échéant, mis à jour à la lumière de l'expérience acquise lors de la mise en oeuvre des principes et des lignes directrices.
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This section complements the core principles and guidelines by suggesting practical questions and best practices for departments to consider when collecting and using expertise. These are indicative and intend to help Commission departments design arrangements appropriate to the circumstances of specific cases.
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Planification
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The content of this section will be updated as needed in the light experience in implementing the principles and guidelines.
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Disponibilités en personnel
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Planning ahead
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Existe-t-il une expertise interne suffisante pour satisfaire les besoins du service et lui permettre d'agir en tant que "client intelligent" d'avis extérieurs?
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Department's human resources
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Quelle est la tendance à long terme au niveau du personnel du service? La mobilité doit-elle renforcer ou réduire l'expertise interne? Des experts nationaux détachés peuvent-ils jouer un rôle? Le cas échéant, cela peut-il avoir des effets sur la "mémoire d'entreprise" du service et son indépendance perçue?
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Is there adequate in-house expertise to meet the department's needs and to allow the department to act as an 'intelligent customer' of external advice?
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Nécessité réelle de faire appel à de l'expertise extérieure
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What is the long-term trend in the department's human resources? Is the process of staff mobility likely to reinforce or reduce the available in-house expertise? Can national experts on detachment play a role? In which case, might this affect the department's 'corporate memory' and perceived independence?
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A-t-on correctement identifié l'expertise déjà disponible au sein de la Commission et au-delà? Quelles informations ou quelle assistance d'autres services pourraient-ils fournir? Des connaissances utiles ont-elles été acquises dans le cadre de programmes de recherche européens? Existe-t-il des outils [19] aptes à contribuer à la fourniture d'informations sur, par exemple, l'état de l'art, ou des avis antérieurs, etc.?
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Need for external advice in the first place
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[19] Par exemple le réseau pilote ouvert basé sur l'internet "SINAPSE" (voir plan d'action "Science et société").
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Has there been a proper scanning of what is already available both within and beyond the Commission? What background information or assistance could be provided from other departments? Has pertinent knowledge accumulated in European research programmes? Are there relevant information tools [19] that would help deliver information on, for example, the state of the art, or earlier advice etc?
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De l'expertise utile est-elle disponible dans d'autres services, tels que le CCR? L'appel à de l'expertise extérieure peut-il accroître la crédibilité du processus?
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[19] e.g. the pilot open internet-based network 'SINAPSE' (see Science and Society Action Plan)
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Amélioration du rapport coût/efficacité
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Can pertinent expertise be found in other departments, such as the JRC? Would the inclusion of external expertise enhance the credibility of the process?
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Y a-t-il lieu d'inviter d'autres services à apporter une contribution (par exemple lorsqu'il y a des questions concernant plusieurs services)? Y a-t-il eu des échanges d'informations sur des travaux d'experts antérieurs concernant la question traitée? Faut-il que les services coordonnent leurs approches en matière d'appel à des experts pour éviter tout double emploi inutile?
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Making the process more cost-effective
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Un groupage des questions ne permettrait-il pas de mieux utiliser les ressources? Peut-on le faire au cours de l'examen de la stratégie politique annuelle (en même temps que sont identifiées les initiatives exigeant des évaluations d'incidence)?
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Should other departments be invited to contribute (e.g. when there is a common interest in tackling cross-cutting issues)? Has information on previous expert input relevant to the issue in question been exchanged? Is there a need for departments to co-ordinate their approaches to experts to avoid unnecessary duplication?
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Des dispositions ont-elles été prises pour rendre facilement disponible sous une forme intelligible la base de connaissances du service (expertise interne, études, programmes, etc.)?
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Can resources be used more economically by grouping issues to be addressed? Can this be done during the screening of the Annual Policy Strategy (at the same time as policy initiatives requiring impact assessments are identified)?
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Have arrangements been made to make the department's own knowledge-base (in-house expertise, studies, programmes, etc.) readily available in an understandable form?
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Mécanismes d'alerte précoce pour détecter les questions émergentes
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Early warning mechanisms to detect emerging issues
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Le service surveille-t-il activement l'horizon? Le service est-il informé des activités de prospective scientifique et technologique?
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Is the department actively 'scanning the horizon' for emerging issues? Is your department informed about Science and Technology Foresight activities?
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- Conseil pratique:
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- Practical tip:
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Les activités européennes, nationales et régionales dans le domaine de la prospective et de l'évaluation scientifique et technologique fournissent une série d'analyses des développements de la science et de la technologie et de leurs implications socio-économiques [20].
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European, national and regional Science and Technology Foresight and assessment activities provide a range of analyses of developments in science and technology and their socio-economic implications. [20]
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[20] Voir les sites http://cordis.lu/rtd2002/foresight/ home.html et http://www.jrc.es/ welcome.html pour plus d'informations sur les exercices de prospective.
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[20] More information on foresight exercises can be found at http://cordis.lu/rtd2002/foresight/ home.html and http://www.jrc.es/ welcome.html
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Préparatifs en vue de l'obtention d'expertise
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Preparing for the collection of expertise
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Formulation des questions
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Framing the questions
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Toutes les facettes du problème ont-elles été correctement analysées et intégrées dans les questions soumises aux experts?
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Have all the facets of the problem been correctly analysed and formulated in the questions put to the experts?
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- Conseil pratique:
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- Practical tip:
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Dans l'évaluation des risques, tous les risques plausibles ont-ils été pris en considération? Les questions soumises aux experts en tiennent-elles compte? En pratique, il peut être nécessaire de trouver un compromis entre les avantages d'une approche large et le caractère limité des ressources.
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When assessing risks, have all plausible hazards been considered? Do the questions put to experts reflect this? In practice, the benefits of a broad-based approach may need to be balanced against resource limitations.
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Faut-il associer différents groupes (par exemple les parties intéressées ou les représentants de la société civile) à la formulation des questions? Si oui comment?
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Should different groups (e.g. interested parties, representatives of civil society) be associated with the formulation of the issue - and how?
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Choix de la bonne méthode
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Choosing the right method
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La question peut-elle être traitée correctement par des contacts avec un ou plusieurs experts (par le biais de questionnaires, de contrats d'experts, etc.), ou bien le traitement de la question peut-il être facilité par des discussions interactives et collégiales au sein de groupe d'experts constitués avec soin?
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Can the issue be adequately handled through contacts with individual or multiple experts (including questionnaire methods, expert contracts etc), or, alternatively, would the issue benefit from interactive and collegial discussions within carefully constituted expert panels?
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- Conseil pratique:
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- Practical tip:
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Des contacts informels peuvent donner rapidement des résultats. Ils sont souvent adaptés au tout début de l'élaboration des politiques, et pour des questions non sensibles. D'un autre côté, des groupes multidisciplinaires et multisectoriels favorisent une fécondation croisée d'idées, stimulent les débats et donnent lieu à des avis plus pointus. Ceci doit conduire à des avis meilleurs et accroître la crédibilité du processus.
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Informal contacts may provide rapid results, and are often appropriate at very early stages in the policy process, and for non-sensitive questions. On the other hand, multidisciplinary and multi-sectoral groups encourage a cross-fertilisation of ideas, stimulate debate and lead to sharpened opinions. This should result in better quality advice, as well as adding to the credibility of the process.
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Détermination de l'expertise nécessaire
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Determining the expertise required
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Qui doit déterminer la gamme d'expertises nécessaires? Des discussions internes ne suffiraient-elles pas? Serait-il utile de faire intervenir également les parties intéressées?
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Who should be involved in the scoping exercise to determine the range of expertise required? Would internal discussions be sufficient? Would it be beneficial also to involve interested parties?
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La question exige-t-elle une expertise provenant de disciplines ou de secteurs différents? Comment trouver le bon dosage?
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Does the issue require expertise from different disciplines or sectors? How should the right mix be established?
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Quels sont les critères de sélection (par exemple la renommée universitaire) et d'un rejet éventuel (par exemple les experts travaillant pour une entreprise risquant d'être concernée)?
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What should be the criteria for selection (e.g. level of academic achievement), and possible exclusion (e.g. those working for a company liable to be affected by an eventual policy decision)?
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Comment refléter des avis divergents? Dans quelle mesure les vues diverses ont-elle été représentées?
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How should diverging views be reflected? To what extent have any emerging views been represented?
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- Conseil pratique:
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- Practical tip:
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Une approche consiste à assurer que les tenants d'écoles de pensée différentes soient représentés parmi les experts. Une autre est d'organiser des rencontres pour permettre aux partisans d'idées "non orthodoxes" de dialoguer avec les partisans d'idées plus classiques.
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One approach is to ensure that adherents to different schools of thought are represented among the experts. Another is to arrange hearings whereby those with 'maverick' views can enter a dialogue with those from the mainstream.
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La question en cause exige-t-elle un ou plusieurs experts de chaque État membre? Tel peut être le cas lorsqu'il s'agit d'évaluer et de comparer des situations nationales.
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Does the policy issue require one or more experts from each Member State? This may be necessary when the emphasis is on assessing and comparing national situations.
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Est-il indiqué de faire appel à des experts en dehors de la communauté scientifique? Il peut s'agir, par exemple, de juristes, de spécialistes en éthique, ou de personnes disposant de connaissances pratiques acquises par l'exercice quotidien d'une activité.
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Is it appropriate to mobilise experts beyond the scientific community? These may include, for example, lawyers, ethicists, or those with practical knowledge gained from day-to-day involvement in an activity.
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- Conseil pratique:
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- Practical tip:
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Dans certains cas, il peut être indiqué de réunir des experts et des scientifiques dans un même groupe. Dans d'autres, il peut être préférable de faire travailler deux ou plusieurs groupes de manière indépendante, mais avec la possibilité, le cas échéant, de travailler ensemble. Le choix peut être fonction de l'étape du processus d'élaboration de politique dans lequel on se situe.
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In some cases, it may be appropriate to bring together experts and scientists in the same group. In others, two or more groups may work independently, but be given opportunities to interact at appropriate junctures. The choice may depend upon the stage in the policycycle.
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Faut-il faire appel à des experts extérieurs à l'Europe?
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Would it be relevant to involve experts from beyond Europe?
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- Conseil pratique:
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- Practical tip:
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Lorsque les implications d'une question politique dépassent le cadre européen, il peut être utile de faire appel à des experts provenant de pays tiers concernés. Ces experts peuvent utilement compléter l'expertise européenne dans d'autres cas également.
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When the implications of a policy issue go beyond Europe, it may well be beneficial to bring in experts from appropriate third countries. Such experts may usefully complement European expertise in other cases too.
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Identifier et choisir les experts
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Identifying and selecting experts
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Faut-il recourir à des appels à candidatures pour trouver l'expertise nécessaire pour formerles groupes d'experts? De tels appels ont-ils été diffusés le plus largement possible, notamment par des moyens électroniques? Des appels ouverts peuvent être particulièrement indiqués lorsqu'il s'agit de traiter des questions sensibles et que les groupes sont probablement appelés à exister pour un certain temps.
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Should open calls for candidates be published when seeking expertise for expert groups? Have any such calls been publicised as widely as possible, including by electronic means? Open calls may be particularly appropriate when dealing with sensitive issues and when groups are liable to stand for a reasonable period of time.
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L'expertise doit-elle être rassemblée sous la forme de travaux de consultance (études réalisées à la suite d'appels d'offres ouverts conformes aux règles applicables aux marchés publics) [21]?
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Should the expertise be collected in the form of consultancy work (studies following open calls for tender according to the relevant rules for public procurement)? [21]
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[21] Des règles spéciales peuvent être applicables aux agences de l'UE.
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[21] Special rules may apply to EU agencies.
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Les réseaux existants, tels que ceux créés par les programmes de recherche nationaux et européens, peuvent-ils être utilement exploités?
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Can existing networks, such as those created through national and European research programmes, be usefully exploited?
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Faut-il constituer un comité de sélection, avec, éventuellement, des "pairs" extérieurs, pour choisir les experts?
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Should a selection committee, possibly including external 'peers', be convened to help select suitable experts?
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Gérer l'implication des experts
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Managing the involvement of experts
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Comment traiter les modifications demandées par les experts et concernant leur plan de travail (suite par exemple à un progrès scientifique ou d'autres événements inattendus)? Que faire lorsque des experts estiment qu'ils ne peuvent dans les dans délais impartis qu'effectuer une partie du travail? S'il apparaît nécessaire de modifier le plan de travail, les modifications peuvent-elles être acceptées dans les délais prévus pour l'obtention de l'avis des experts? Par ailleurs, faut-il prévoir d'autres modalités pour examiner les questions non initialement couvertes?
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How will any modifications suggested by experts to their work plan be dealt with (e.g. because of recent scientific developments or other unanticipated issues)? What if the experts consider that they can only deal with part of the proposed work in the time available? If a modification to the work plan seems necessary, can it be agreed within any limits that may apply to the procurement of the expert services? Alternatively, should other arrangements be made to investigate the questions not covered?
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Les experts ont-ils besoin de données ou d'informations supplémentaires? Le service est-il raisonnablement en mesure de pallier ce manque ? Peut-il être fait appel à d'autres services (par exemple en exploitant les réseaux de recherche du programme-cadre)?
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Do the experts need additional data or information? Can the department make reasonable endeavours to supply whatever is missing? Can other departments help (e.g. by tapping into research networks of the Framework Programme)?
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- Conseil pratique:
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- Practical tip:
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L'expérience a montré que les services doivent parfois déployer d'importants efforts pour fournir les informations et les données dont ont besoin les experts. Il importe de ne pas partir du principe que les experts vont chercher et rassembler les informations eux-mêmes. Il importe ainsi d'en tenir compte dès la planification.
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Experience has shown that departments may have to go to some effort to provide the information and data upon which the experts will base their advice - it cannot assumed that the experts will seek and collect the information themselves. This should also be considered at the planning stage.
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Dans quels cas faut-il accepter que des experts supplémentaires soient cooptés à titre permanent ou temporaire pour faire partie du groupe? Une expertise intérieure peut-elle être mobilisée pour combler les lacunes dans les connaissances?
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In what circumstances should additional experts be permanently or temporarily co-opted to the group? Can in-house expertise be mobilised to fill the gap in knowledge?
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Faut-il financer de nouveaux travaux de recherche pour combler des lacunes importantes dans les connaissances?
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Should further research be financed to tackle significant gaps in knowledge?
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Tous les experts sont-ils convenablement engagés dans le processus? Le mandat est-il bien compris?
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Are all the experts suitably engaged in the process? Is the mandate well understood?
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- Conseil pratique:
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- Practical tip:
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La dynamique du groupe est importante, et le rôle du président est essentiel en la matière. Certains pourraient apporter une contribution moindre que prévue, voire se retirer complètement, s'ils considèrent que leurs interventions ne sont pas suffisamment reconnues.
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The dynamics of the group are important, and especially the role of the chairperson. Some individuals may contribute less than expected, or even withdraw completely, if they feel their contributions are not being sufficiently recognised.
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Faut-il que les experts signent une déclaration présentant les éventuels conflits d'intérêt? Le service a-t-il prévu comment réagir en cas de conflit?
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Should experts be required to sign a statement declaring possible conflicts of interest? Has the department considered what action to take if conflicts emerge?
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- Conseil pratique:
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- Practical tip:
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Une règle généraleserait d'exclure qu'un expert qui déclarerait un conflit d'intérêt potentiel préside un groupe ou joue le rôle de rapporteur. Il pourrait parfois être nécessaire de remplacer ces experts par d'autres, ou de les inviter à ne pas participer à certaines parties de la discussion.
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A possible general rule would be to exclude an expert declaring a conflict of interest from chairing a group, or acting as its rapporteur. It may also sometimes be necessary to replace such experts, or to require them to abstain from part of the discussion.
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Assurer l'ouverture
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Ensuring openness
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Quels documents importe-t-il de rendre directement disponibles?
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What documents should be made directly available?
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- Conseil pratique:
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- Practical tip:
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On pourrait envisager la liste de documents suivante:
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A checklist of documents to make directly available might include:
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- une note explicative sur la problématique en cause et le recours à l'avis d'experts, incluant notamment le calendrier et les informations sur les possibilités de consultation ouverte;
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- an explanatory note on the policy issue and the use of expert advice, including the timeframe and information on possible opportunities for open consultation;
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- un mandat;
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- terms of reference;
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- les critères utilisés pour choisir les experts;
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- criteria used for selecting the experts;
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- les noms des experts [22];
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- names of experts; [22]
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[22] La divulgation de l'identité des experts doit être conforme au règlement (CE) n° 45/2001 sur la protection des personnes à l'égard du traitement des données.
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[22] The disclosure of the identity of experts should be consistent with Regulation (EC) 45/2001 regarding data protection.
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- les déclarations d'intérêt;
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- declarations of interest;
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- les procès verbaux de réunions;
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- summary record of meetings;
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- les avis donnés (y inclus les avis divergents).
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- advice given (including any dissenting views).
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- Conseil pratique:
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- Practical tip:
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Dans certains cas, il pourrait être indiqué de ne pas divulguer l'identité des experts, par exemple pour les mettre à l'abri de toute pression extérieure indésirable ou pour protéger les intérêts légitimes des parties concernées par la procédure Toute interdiction de divulguer l'identité d'experts doit normalement être d'une durée limitée et être dûment justifiée.
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It may be appropriate, in some circumstances, to withhold the identity of experts, for example to protect them against undue external pressures or to protect the legitimate interests of those concerned with the process. Any embargo on the identity of experts should normally be limited in time, and duly justified.
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Le nécessaire a-t-il été fait pour assurer qu'aucune exception au droit d'accès ne risque de s'appliquer? Les informations économiquement sensibles ont-elles été dûment protégées?
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Has care been taken to ensure that no exception to the right of access is likely to apply? Has commercially sensitive information been suitably protected?
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Toutes les conséquences de la divulgation d'informations ont-elles été envisagées? Ne risque-t-on pas des effets négatifs non souhaités (par exemple le déclenchement d'une panique)? Ne serait-il néanmoins pas plus dangereux de ne pas divulguer certaines informations? Quelles informations seront-elles fournies sur les motifs d'une non-divulgation? Ces questions ont-elles été envisagées dans le cadre d'un plan relatif à la communication quant aux risques?
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Have the full consequences of disclosing information been considered? Might there be unintended negative effects (e.g. triggering public panic)? Would it nevertheless be more harmful to withhold information? What information will be provided on the reasons for any non-disclosure? Have these questions been considered as part of a plan for risk communication
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Où faut-il rendre directement disponibles les informations et les documents? Suffit-il de les mettre sur le site EUROPA du service concerné? Cette opération peut-elle être effectuée sans délai dès que les documents auront été finalisés, ou qu'une décision aura été prise de les diffuser sous forme de projets? Le site internet est-il suffisamment facile à consulter? Les informations peuvent-elles être fournies par un portail internet unique couvrant les cas où les services de la Commission requièrent l'avis d'experts (un "guichet unique") [23]?
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Where should information and documents be made directly available? Is it sufficient to post relevant documents on the EUROPA website of the lead department? Can this be done without delay once they have been finalised, or a decision taken to release them in draft form? Is the website sufficiently user-friendly? Can information be provided through a single web portal dealing with all occasions when expertise is used in Commission departments (a one-stop-shop)? [23]
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[23] Un portail de ce type a été envisagé dans le plan d'action "Science et société". Il pourrait être mis en oeuvre dans le cadre de "Science et société", pour compléter "Votre voix en Europe", qui concerne les consultations du public.
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[23] Such a portal has been envisaged in the Science and Society Action Plan. It could be implemented in the context of 'Science & Society', complementing the 'Your Voice in Europe' portal on public consultations.
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Le stade auquel se trouvent les documents est-il suffisamment clair (projet ou final, numéro de la version, sous la responsabilité des experts ou approuvé par le service de la Commission concerné, etc.).
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Is the status of the documents sufficiently clear (e.g. draft or final; revision number; under the responsibility of the experts or approved by the Commission department).
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Est-il indiqué, notamment dans les cas sensibles, de publier d'abord les avis d'experts sous une forme provisoire, pour une période de consultation donnée? Ce type de procédé a-t-il été annoncés clairement dès ledébut des travaux? Les experts ont-ils les moyens de réagir aux observations reçues?
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Is it appropriate, particularly in sensitive cases, to initially publish the experts' advice in provisional form for a specified consultation period? Have any such arrangements been clearly announced at the start of the process? Are arrangements in place for the experts to respond to comments received?
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Le public doit-il être autorisé à assister aux réunions?
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Should the public be allowed to observe at meetings?
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- Conseil pratique:
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- Practical tip:
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Pour les groupes d'experts permanents, on pourrait envisager de permettre l'accès du public à au moins une réunion par an. L'accès du public pourrait être limité lors des parties de réunions où sont examinées des informations confidentielles. Il pourrait également être nécessaire de prévoir un laps de temps suffisant pour que les experts puissent établir des relations de confiance mutuelle en dehors des feux de la rampe.
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One approach for standing expert groups could be to arrange for public access to at least one meeting a year. Public access may be restricted during any part of the meetings dealing with confidential information. It may also be necessary to allow a period for experts to build up a mutual trust outside the limelight.
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Les avis ont-ils suffisamment de substance et sont-ils suffisamment documentés?
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Is the advice properly substantiated and documented?
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Les avis doivent-ils être soumis à d'autres personnes aux fins de commentaires ou de validation? S'agira-t-il d'un examen scientifique par les paires? Est-il indiqué de soumettre les avis aux fins d'examen et de commentaires à un cercle d'experts et de parties intéressées élargi (procédé parfois appelé "examen par les paires élargi")? Des moyens sont-ils prévus pour enregistrer et évaluer des commentaires spontanés suite à la publication des avis?
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Should the advice be submitted to other persons for comments or validation? Will this be a scientific peer review? Is it appropriate to submit the advice to scrutiny and comments from a wider circle of experts and interested parties (a process sometimes known as 'extended peer review')? Have arrangements been put in place to record and assess unsolicited comments once advice has been published?
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La question exige-t-elle des contacts entre experts, parties intéressées et décideurs? Cet aspect peut-être particulièrement important pour les questions sensibles. Des procédures de participation [24] ont été utilisées avec succès au niveau national et régional. Des débats au niveau européen pourraient être utiles pour certaines questions.
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Does the issue require interaction between the experts, interested parties and policy-makers? This may be particularly important in sensitive cases. Participatory procedures [24] have been used successfully at national and regional level; some issues may benefit from European-level debates.
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[24] Le plan d'action "Science et société" de la Commission promouvra des initiatives de ce genre.
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[24] The Commission's Science and Society action plan will promote initiatives of this kind.
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Exploitation des avis reçus
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Acting on the advice received
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Quand le rôle des experts cesse-t-il?
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When is the involvement of experts finished?
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- Conseil pratique:
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- Practical tip:
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À un certain moment, la Commission doit émettre un jugement sur les avis et les opinions qu'elle a reçus. Dans le cas de questions sensibles, si des incertitudes subsistent, plusieurs possibilités existent. La Commission peut ainsi décider de demander de nouveaux avis, de financer de nouvelles recherches ou de faire une proposition provisoire en application du principe de précaution.
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At a certain point, the Commission must make a judgment on the advice and views it has received. In the face of persisting uncertainty on sensitive issues, options include a decision to seek yet further advice, to commission further research, or to make a provisional proposal in line with the precautionary principle.
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Comment la proposition de la Commission montre-t-elle la manière dont les avis d'experts ont été pris en considération? Cela peut-il être expliqué dans l'exposé des motifs, ou dans une annexe de la proposition? Les experts en ont-ils été informés de ce fait, ainsi que du résultat du processus auquel ils ont contribué?
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How does the Commission's policy proposal show how input from experts has been taken into account? Can this be described in the explanatory memorandum, or in an annex to the proposal? Have the experts themselves been informed of this, as well as the outcome of the process to which they have contributed?
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Des mesures adéquates ont-elles été prévues pour communiquer les résultats de le la consultation aux parties intéressées et au grand public? Une stratégie de communication a-t-elle été établie, notamment en ce qui concerne les rapports avec les médias? Cet aspect revêt une importance particulière dans les cas sensibles.
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Have appropriate arrangements been made to communicate the outcome of the policy process to interested parties and to the public at large? Has a communication strategy been established, including relations with the media? This is particularly important in sensitive cases.
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