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Brussels, 21.2.2011

Bruxelles, le 21.2.2011

COM(2011) 75 final

COMMUNICATION FROM THE COMMISSION TO THE EUROPEAN PARLIAMENT, THE COUNCIL, THE EUROPEAN ECONOMIC AND SOCIAL COMMITTEE AND THE COMMITTEE OF THE REGIONS

COMMUNICATION DE LA COMMISSION AU PARLEMENT EUROPÉEN, AU CONSEIL, AU COMITÉ ÉCONOMIQUE ET SOCIAL EUROPÉEN ET AU COMITÉ DES RÉGIONS

Better governance of the Single Market through greater administrative cooperation: A strategy for expanding and developing the Internal Market Information System (‘IMI’) Text with EEA relevance

Améliorer la gouvernance du marché unique en intensifiant la coopération administrative:Une stratégie pour étendre et développer le système d'information du marché intérieur (IMI)(Texte présentant de l'intérêt pour l'EEE)

SEC(2011) 206 final

COMMUNICATION FROM THE COMMISSION TO THE EUROPEAN PARLIAMENT, THE COUNCIL, THE EUROPEAN ECONOMIC AND SOCIAL COMMITTEE AND THE COMMITTEE OF THE REGIONS

COMMUNICATION DE LA COMMISSION AU PARLEMENT EUROPÉEN, AU CONSEIL, AU COMITÉ ÉCONOMIQUE ET SOCIAL EUROPÉEN ET AU COMITÉ DES RÉGIONS

Better governance of the Single Market through greater administrative cooperation: A strategy for expanding and developing the Internal Market Information System (‘IMI’) Text with EEA relevance.

Améliorer la gouvernance du marché unique en intensifiant la coopération administrative: Une stratégie pour étendre et développer le système d'information du marché intérieur (IMI) (Texte présentant de l'intérêt pour l'EEE)

TABLE OF CONTENTS

TABLE DES MATIÈRES

1. Introduction 3

1. Introduction 4

1.1. Single Market Act 3

1.1. L'Acte pour le marché unique 4

1.2. Empowering administrative cooperation in the Single Market 3

1.2. Permettre la coopération administrative dans le marché unique 4

1.3. Unlocking the full potential of IMI 4

1.3. Libérer tout le potentiel de l'IMI 5

2. A strategy for further expansion 5

2. Une stratégie d'expansion 7

2.1. Basic principles of IMI 5

2.1. Principes de base du système IMI 7

2.2. Criteria for expansion 7

2.2. Critères de développement 8

2.3. Potential new functions 7

2.3. Ajout de nouvelles fonctions 9

2.4. Potential new policy areas 8

2.4. Prise en charge éventuelle de nouvelles politiques 10

2.5. Synergies with existing IT tools/systems 8

2.5. Synergies avec les systèmes et outils informatiques existants 10

2.6. Using existing functions for new purposes 9

2.6. Utiliser les fonctions existantes à des fins nouvelles 11

3. Challenges of expansion 10

3. Extension du système: les défis à relever 12

3.1. Guaranteeing personal data protection 10

3.1. Garantir la protection des données à caractère personnel 12

3.2. Facilitating flexible expansion 11

3.2. Favoriser la souplesse 12

3.3. Securing adequate resources 11

3.3. Garantir des ressources suffisantes 13

3.4. Keeping it simple 12

3.4. Miser sur la simplicité 14

3.5. Involving all stakeholders 13

3.5. Faire participer toutes les parties prenantes 15

3.6. Ensuring a high level of system performance and security 15

3.6. Garantir un niveau élevé de performances et de sécurité 15

4. Conclusions / Next steps 15

4. Conclusions – prochaines étapes 15

4.1. Administrative cooperation check 15

4.1. Prise en compte systématique de la coopération administrative 15

4.2. Proposal for a legislative instrument for IMI 16

4.2. Proposition d'instrument législatif pour l'IMI 15

4.3. Scope and timetable of planned expansion 16

4.3. Portée et calendrier de l'extension prévue 15

4.4. Further IT development 16

4.4. Poursuite du développement du système informatique 15

INTRODUCTION

Single Market Act

L'Acte pour le marché unique

European citizens and businesses benefit every day from the opportunities offered by the Single Market. To ensure that the market functions smoothly, Member State administrations need to work closely together by providing mutual assistance and exchanging information. The benefits of the single market will not materialise unless EU law is correctly applied and the rights it creates are upheld. Administrative cooperation between Member States is essential to create a truly borderless Single Market.

Les citoyens et les entreprises de l'UE profitent tous les jours des avantages du marché unique. Pour que ce marché fonctionne au mieux, les administrations des États membres doivent travailler main dans la main en se prêtant mutuellement assistance et en échangeant leurs informations. Les avantages du marché unique ne se matérialiseront que si le droit de l'UE est correctement appliqué et les droits qu'il crée, respectés. La coopération administrative entre États membres est essentielle à la mise en place d'un marché unique réellement exempt de frontières.

In its Communication "Towards a Single Market Act" which was adopted on 27 October 2010[1] the Commission announced, as one of 50 proposals, its ambition to achieve a ‘face-to-face’ electronic network for European administrations by setting out a strategy for extending the Internal Market Information (IMI) system. Developing IMI is one of the keys to promoting better governance of the Single Market since it facilitates efficient and day-to-day cross-border cooperation between national public authorities at all levels of government.

Dans sa communication intitulée «Vers un Acte pour le Marché unique», qui a été adoptée le 27 octobre 2010[1], la Commission a annoncé, parmi 50 propositions, son ambition de créer un véritable réseau électronique de communication interactif ( face to face ) pour les administrations européennes, en proposant une stratégie de développement du système d'information du marché intérieur (IMI). Ce développement est en effet l'une des clés d'une meilleure gouvernance du marché unique, car l'IMI permet aux pouvoirs publics nationaux de coopérer quotidiennement et de manière efficace par delà les frontières, à tous les échelons administratifs.

Empowering administrative cooperation in the Single Market

Permettre la coopération administrative dans le marché unique

The 2004 EU enlargement introduced ten new Member States, nine new official languages and an exponential increase in the number of bilateral relationships to be managed. It became evident that administrative cooperation could only work if supported by a modern, multilingual information system.[2] The European Commission, in partnership with Member States, developed the Internal Market Information system to support administrations in fulfilling their mutual assistance obligations.

L'élargissement de 2004 ne s'est pas seulement traduit par l'adhésion de dix nouveaux États membres, mais aussi par l'ajout de neuf nouvelles langues officielles et par un accroissement exponentiel du nombre de relations bilatérales à gérer. Il est donc devenu évident que la coopération administrative ne pourrait fonctionner que si elle pouvait s'appuyer sur un système d'information moderne et multilingue[2]. La Commission européenne, en partenariat avec les États membres, a donc mis au point le système d'information du marché intérieur, afin d'aider les administrations à remplir leurs obligations d'assistance mutuelle.

IMI was launched in February 2008 to support the revised Directive on the Recognition of Professional Qualifications (2005/36/EC) and since December 2009, Member States are legally obliged to use IMI to fulfil the information exchange obligations of the Services Directive (2006/123/EC) and Commission decision 2009/739/EC of 2 October 2009 setting out the practical arrangements for the exchange of information by electronic means between Member States under Chapter VI of the Services Directive. IMI currently has more than 5 700 registered competent authorities and 11 000 registered users.

L'IMI a été lancé en février 2008 pour soutenir la mise en œuvre de la directive (révisée) relative à la reconnaissance des qualifications professionnelles (directive 2005/36/CE); depuis décembre 2009, les États membres sont aussi légalement tenus de l'utiliser pour leurs échanges d'informations au titre de la directive «services» (directive 2006/123/CE) et de la décision de la Commission 2009/739/CE du 2 octobre 2009 établissant les modalités pratiques des échanges d’informations par voie électronique entre les États membres prévus au chapitre VI de la directive «services». Plus de 5 700 autorités compétentes et 11 000 utilisateurs y sont actuellement inscrits.

IMI is a secure, reusable, multilingual, online electronic application developed by the Commission in partnership with the Member States. IMI allows national, regional and local authorities throughout the 30 EEA Member States to communicate quickly and easily with their counterparts across borders. IMI helps its users to (i) find the right authority to contact in another country, (ii) communicate with them using pre-translated sets of standard questions and answers and (iii) follow the progress of the information request through a tracking mechanism. IMI is designed as a flexible system that can easily be customised to support different areas of Single Market legislation which contain administrative cooperation provisions (see section I of accompanying Commission staff working document for further information).

L'IMI est une application en ligne sûre, multilingue et réutilisable, mise au point par la Commission en partenariat avec les États membres. Elle permet aux autorités nationales, régionales et locales des 30 États membres de l'EEE de communiquer rapidement et facilement avec leurs homologues étrangers, et notamment: i) d'identifier l'autorité à contacter dans un autre pays, ii) de communiquer avec elle à l'aide de jeux de questions/réponses standard déjà traduits et iii) de savoir où en est leur demande d'information, grâce à un mécanisme de suivi. Il s'agit d'un système souple, qui peut facilement s'adapter à différents domaines de la législation sur le marché unique pour lesquels une coopération administrative est prévue (pour de plus amples informations, voir la section I du document de travail des services de la Commission, ci-joint).

The idea behind IMI is to replace the very high number of bilateral relationships linking EU Member States with a single interface, the IMI network.

L'idée était de remplacer par une interface unique, le réseau IMI, la multitude de relations bilatérales existant entre les autorités des différents États membres de l'UE.

One of the key advantages of IMI is to successfully overcome the main obstacles to cooperation, such as uncertainty about whom to contact, language barriers, different administrative and working cultures and a lack of established procedures for cooperation. Because of the involvement of Member States in devising the system, IMI offers uniform working methods agreed by every EU country.

L'un des grands avantages de ce système est d'aplanir les principaux obstacles à la coopération: incertitude quant aux personnes à contacter, barrières linguistiques, diversité des cultures de travail et des cultures administratives et absence de procédures de coopération bien définies. Les États membres ayant été étroitement associés à la conception du système, l'IMI propose des méthodes de travail uniformes acceptées par tous.

IMI is also flexible with regard to its organisational set-up in each Member State. The decentralised structure of the IMI network requires each participating country to nominate a national IMI coordinator (NIMIC) to manage overall IMI project coordination. Member States are free to appoint further coordinators at regional level or for individual legislative areas within IMI.

La structure organisationnelle du système IMI peut aussi être adaptée à chaque État membre. La structure décentralisée du réseau impose à chaque pays participant de nommer un coordonnateur IMI national (NIMIC) pour gérer l'ensemble du projet, mais les États membres sont libres de désigner d'autres coordonnateurs au niveau régional, ou pour des domaines législatifs particuliers.

Unlocking the full potential of IMI

Libérer tout le potentiel de l'IMI

There is still considerable potential to be exploited in the two areas covered by IMI (Services and Professional Qualifications). More information about the ongoing effort in this field of activity can be found in the IMI Annual Report[3]. This Communication focuses on how IMI can help transform cross-border administrative cooperation in the internal market in a decisive manner and bring it up to speed with the requirements of the 21st century and expectations of EU citizens and businesses. In particular, this potential lies in the possibility to (1) add new policy areas to IMI, (2) develop new functions, (3) link IMI with other IT systems and (4) use existing IMI functions for new purposes. In this way, IMI can become a flexible toolkit at the service of administrative cooperation, contributing to the improved governance of the Internal Market. Where, in a particular legislative area, no information system exists to support administrative cooperation, reusing IMI instead of developing a new purpose-built system has a number of advantages:

Il reste encore un potentiel considérable à exploiter dans les deux domaines déjà couverts par l'IMI (services et qualifications professionnelles). Le rapport annuel sur le système IMI[3]fournit davantage d'informations sur les efforts entrepris en la matière. La présente communication porte essentiellement sur le rôle décisif que peut jouer ce système dans la transformation de la coopération administrative transnationale au sein du marché intérieur et dans sa mise en adéquation avec les impératifs du XXIe siècle et avec les attentes des citoyens et entreprises de l'UE. Ce potentiel réside notamment dans la possibilité 1) d'ajouter de nouveaux domaines politiques à ceux déjà couverts par le système; 2) de lui ajouter de nouvelles fonctions; 3) de le connecter avec d'autres systèmes informatiques; et 4) d'utiliser ses fonctions actuelles à des fins nouvelles. C'est ainsi que l'on pourra en faire un outil modulable au service de la coopération administrative, qui contribuera à une meilleure gouvernance du marché intérieur. Le fait de pouvoir utiliser l'IMI dans un domaine législatif où il n'existe pas de système d'information sur lequel puisse s'appuyer la coopération administrative, au lieu de créer un système ad hoc, présente plusieurs avantages, détaillés ci-après.

(a) More cost efficient

a) Un meilleur rapport coût-efficacité

Greater efficiency in delivering public services is a key priority as pressure grows to reduce public expenditure and fiscal deficits. Customising a reusable system is clearly less expensive than developing an electronic information exchange tool from scratch (see section II of accompanying Commission staff working document for further information). A single network also delivers economies of scale through shared maintenance, user support, training and promotion.

Parvenir à une plus grande efficience dans la prestation des services publics est une priorité absolue, compte tenu de la pression croissante en faveur d'une réduction des dépenses publiques et des déficits budgétaires. Il est évidemment moins coûteux d'adapter un système modulable que de mettre au point un outil électronique d'échange d'informations entièrement nouveau (voir la partie II du document de travail des services de la Commission, ci-joint). Un réseau unique permet aussi des économies d'échelle, notamment sur les coûts de maintenance, d'assistance aux utilisateurs, de formation et de promotion.

(b) More user friendly

b) Une plus grande convivialité

Reusing IMI also generates many advantages for competent authorities. Authorities that have competence in several internal market policy areas are not presented with a proliferation of information systems. They have to learn to use only one new IT tool, they need to keep their contact details updated in only one place, and they can track and monitor all of their information exchanges with authorities abroad through a single portal. The more of their daily work that can be handled through IMI, the more useful IMI becomes to them, as infrequent use of any system means forgotten usernames and passwords and uncertainty about how exactly it should be used.

L'utilisation du système d'information existant présente aussi de nombreux avantages pour les autorités compétentes. Celles qui sont responsables de plusieurs aspects du marché intérieur n'auront pas à gérer une pléthore de systèmes. Elles ne devront apprendre à maîtriser qu'un seul outil informatique, elles pourront conserver les coordonnées à jour de leurs contacts en un seul lieu et disposeront d'un portail unique pour retracer ou suivre le déroulement de tous leurs échanges d'informations avec des autorités étrangères. Plus elles pourront réaliser d'opérations routinières à l'aide du système IMI, plus celui-ci leur sera utile; à n'utiliser un système que de manière occasionnelle, l'on risque d'oublier noms d'utilisateurs et mots de passe et de ne plus savoir exactement comment procéder.

c) Des solutions plus rapides et plus fiables

Developing a bespoke information system in response to an administrative cooperation need is generally a lengthy and unpredictable process. Delays and unexpected setbacks are quite common in IT development. Reusing an existing system will provide a speedier solution with more predictability because it is based on tried and tested technology.

La mise au point d'un système d'information sur mesure pour répondre à un besoin de coopération administrative est un processus souvent long et semé d'aléas. Les retards et les revers sont monnaie courante dans ce domaine. L'utilisation d'un système existant constitue une solution plus rapide, mais aussi plus fiable, puisque fondée sur une technologie éprouvée.

(d) Safer ground

d) Une plus grande sécurité

IMI offers an online environment whose security and data protection safeguards, including purpose limitation and access controls, have proven reliable in practice. Valuable practical experience has also been gathered in organising the roll-out of modules to the end user, including organisational set-up, registration, training and user support, both by the Commission and by Member States.

Le système IMI constitue un environnement en ligne dont les dispositifs de sécurité et de protection des données (en particulier la limitation des finalités de traitement ou de transfert et les contrôles d'accès) ont déjà fait leurs preuves. Il a aussi permis à la Commission comme aux États membres d'acquérir une expérience précieuse en ce qui concerne l'offre de modules aux utilisateurs finaux (structure organisationnelle, inscription, formation et assistance aux utilisateurs).

(e) Low threshold for pilot projects

e) Un seuil de lancement peu élevé pour les projets pilotes

A final and important advantage of a ready-made system is that it provides the possibility to test the operational feasibility of a proposed solution without needing to invest time and resources in a prototype which may later be discarded. Even in areas where stakeholders agree on the need for an IT tool, the threshold for launching a ‘proof of concept’ pilot is relatively low. A pilot could be set up without IT development costs, reusing existing functionality within the system.

Enfin, l'un des grands avantages d'un système prêt à l'emploi est qu'il permet de vérifier la faisabilité d'une solution sans investir du temps et des ressources dans un prototype qui risque d'être abandonné ensuite. Même dans des domaines où les parties concernées reconnaissent la nécessité d'un outil informatique, le seuil à partir duquel il est possible de lancer un projet pilote pour en valider le concept est relativement bas. Un projet pilote pourrait donc être lancé sans coûts de développement, en utilisant une fonctionnalité existante du système.

A strategy for further expansion

UNE STRATÉGIE D'EXPANSION

While the benefits of expanding IMI to further policy areas are evident, it is essential that any future growth should take place in a controlled and sustainable manner. It is timely therefore to review the strategic objectives of IMI and to examine the actions needed to achieve these aims.

Les avantages d'un élargissement du système IMI à d'autres politiques sont évidents, mais il est essentiel que toute extension ou développement futur s'opère de façon maîtrisée et durable. Il est donc temps de réexaminer les objectifs stratégiques du système et de réfléchir aux mesures à prendre pour les atteindre.

Basic principles of IMI

Principes de base du système IMI

The following key principles of IMI should be taken into account before the system is further developed.

Le développement de l'IMI doit tenir compte des grands principes qui le sous-tendent.

(a) Reusability

a) Possibilité de réutilisation

The aim of IMI is to help Member States meet their mutual assistance obligations in an efficient and effective manner at minimum resource cost and without building a separate information system to support each individual legal instrument. Where the same authorities are responsible for multiple areas of internal market legislation, they should not be presented with a proliferation of different administrative cooperation IT systems.

Le but de l'IMI est d'aider les États membres à s'acquitter de leurs obligations d'assistance mutuelle de manière efficace et efficiente, à moindre coût, et sans avoir à créer de système d'information spécifique pour chaque instrument juridique. Les autorités responsables de plusieurs domaines de la législation relative au marché intérieur ne devraient pas se retrouver face une prolifération de systèmes d'information.

(b) Organisational flexibility

b) Souplesse organisationnelle

IMI is designed to be easy to adapt to an existing organisation. It provides the flexibility to adapt to the diverse administrative structures and cultures in Europe. Users do not require any prior knowledge of the administrative hierarchies in other Member States in order to exchange information.

Le système IMI est conçu pour pouvoir s'adapter facilement à toute organisation existante. Il est suffisamment souple pour s'adapter à la diversité des structures et cultures administratives en Europe. Ses utilisateurs peuvent échanger des informations sans avoir de connaissance préalable de la hiérarchie administrative des autres États membres.

c) Des procédures simples définies d'un commun accord

IMI reduces the administrative burden and makes it possible to implement policies that would otherwise be suffocated by the complexity of different national administrative procedures. This is achieved by agreeing simple standard workflows for cooperation.

L'IMI réduit les formalités administratives et permet la mise en œuvre de politiques qui, sans lui, seraient entravées par la complexité des différentes procédures administratives nationales. Ce résultat est obtenu grâce à la définition en commun de schémas de coopération ( workflows) simples et standardisés.

(d) Multilingualism

d) Multilinguisme

Multilingualism is an essential element of the IMI service which is provided in 22 official EU languages. In addition to the pre-translated question/answer sets, which are derived from legislative provisions, users can provide additional free text information, comments and attached documents. To help users understand this information, IMI provides an online link to the Commission’s machine translation tool, ECMT[4]. The replacement of ECMT, currently under development, will expand the language pairs available today. IMI is involved in its development from the early stages as a test user service.

Le multilinguisme est un élément essentiel du système IMI, qui fonctionne dans 22 langues officielles de l'UE. Outre les jeux de questions/réponses déjà traduits, qui se basent sur la législation, les utilisateurs peuvent fournir d'autres informations ou commentaires en texte libre et joindre des documents. Pour permettre aux utilisateurs de bien comprendre ces informations, le système IMI comporte un lien vers le service de traduction automatique de la Commission (ECMT)[4]. Ce service sera remplacé par un système, actuellement en cours d'élaboration, qui proposera davantage de couples de langues. Le système IMI participe depuis le début à son élaboration, en tant qu'utilisateur test.

(e) User friendliness

e) Convivialité

IMI is designed to be user-friendly, intuitive and easy to use with minimal training (following the approach of airline reservation and online shopping systems). Current IT development aims to improve user friendliness based on user feedback.

L'IMI a été conçu dans le but d'en faire un système convivial, intuitif et facile à utiliser moyennant un minimum de formation (à l'instar des systèmes de réservation des compagnies aériennes et des sites de vente en ligne). Des améliorations, inspirées des remarques des utilisateurs, sont en cours pour le rendre encore plus convivial.

(f) Data protection

f) Protection des données

IMI follows the ‘privacy by design’ approach, whereby privacy and data protection compliance are designed into the system right from the start rather than bolted on as an afterthought. As a result, IMI guarantees a high level of technical and procedural data protection.

L'IMI repose sur le principe du respect de la vie privée dès la conception (privacy by design) , qui veut que les mécanismes de protection de la vie privée et des données fassent d'emblée partie intégrante du système, au lieu d'y être rajoutés en cas de besoin. C'est ce qui lui permet de garantir un niveau élevé de protection des données tant du point de vue des techniques que des procédures.

(g) No IT costs for users

g) Absence de coûts informatiques pour les utilisateurs

Working with IMI should only require a PC with internet access. There is no need to install specific software or hardware.

L'utilisation du système ne requiert qu'un PC et un accès à internet; elle ne nécessite pas de logiciel ni de matériel particulier.

Criteria for expansion

Critères de développement

The outcome of the ongoing public debate regarding the Single Market Act in conjunction with the Europe 2020 strategy goals, and the conclusion of the European semester based on the Annual Growth Survey[5], will help to determine the priority areas for expansion.

La définition des axes prioritaires de développement du système dépendra, entre autres, des résultats du débat public en cours sur l'Acte pour le marché unique et sur les objectifs de la stratégie Europe 2020, et des conclusions du semestre européen basé sur l'examen annuel de la croissance[5].

From a technical point of view, there is no limit to the number of new areas that can be added to IMI, new functions that can be developed and links added to existing IT tools. However, there are organisational constraints to expansion. Further development has to be planned and the conceptual coherence of the system needs to be preserved. Therefore, the following criteria could serve to select and prioritise expansion areas:

D'un point de vue technique, rien ne limite le nombre de domaines, de fonctions ou de liens qu'il est possible de rajouter à l'IMI. En revanche, son développement est soumis à des contraintes organisationnelles. Il doit être planifié, de manière à préserver la cohérence conceptuelle du système. Les axes de développement de l'IMI pourraient donc être définis et hiérarchisés en fonction des critères suivants:

(1) The new user group should preferably be linked to or partly overlap with existing user groups so that expansion contributes to offering a multi-purpose tool for part of the user community;

1) Tout nouveau groupe d'utilisateurs devrait, de préférence, être lié ou recouper au moins en partie des groupes existants, afin que l'extension du système contribue à offrir un outil polyvalent à une partie au moins des utilisateurs;

(2) Priority should be given to adding areas that can use existing functions and that do not require any additional IT development;

2) Il conviendrait de privilégier l'ajout de domaines pouvant utiliser les fonctions existantes et ne nécessitant d'extension du système;

(3) If adding a new legal area or supporting new tasks within existing areas requires the development of new functions, this should be done in a generic way so that the new module can be adapted easily for other user groups (no single-purpose developments);

3) Si l'ajout d'un nouveau domaine juridique ou la réalisation de nouvelles tâches dans des domaines existants requiert la mise au point de nouvelles fonctions, il convient alors de rechercher une solution générique, de manière à ce que le nouveau module puisse facilement être adapté à d'autres groupes d'utilisateurs (pas de solutions monovalentes);

(4) The costs of any further development needed should be justified by the expected added value of using IMI for the new or existing user groups and for the implementation of EU law and the benefits to citizens and businesses;

4) Le coût de toute nouvelle extension doit être justifié par la valeur ajoutée que représenterait l'utilisation de l'IMI pour les groupes d'utilisateurs existants ou nouveaux et pour la mise en œuvre du droit de l'UE, ainsi que par les avantages qu'elle est censée procurer aux citoyens et aux entreprises;

(5) New areas and functions or links to other tools should not increase the complexity of the system for its users.

5) L'ajout de nouveaux domaines ou fonctions ou de liens vers d'autres outils ne doit pas compliquer le système du point de vue des utilisateurs.

If there is a demand for using IMI for policy areas and purposes that are not compatible with these criteria and where no synergies with existing user communities can be expected, the option to make the software available to be developed separately from IMI should be examined.

S'il existe une demande d'utilisation du système pour des politiques ou à des fins ne répondant pas à ces critères, et s'il n'y a pas de perspective de synergies avec les groupes d'utilisateurs existants, la possibilité de mettre au point des logiciels indépendamment du système doit être envisagée.

Po tential new functions

Ajout de nouvelles fonctions

IMI provides a range of different function s for its users, namely:

Le système IMI offre à ses utilisateurs toute une série de fonctions différentes:

(1) a one-to-one workflow for secure communication between two competent authorities on individual cases that may include personal data;

1) un système sécurisé de communication bilatérale permettant à deux autorités compétentes d'échanger des informations sur des cas particuliers, y compris, le cas échéant, des données personnelles;

(2) an alert mechanism that allows competent authorities to warn other Member States of a serious risk caused by an economic operator to the proper and secure functioning of the Single Market;

2) un mécanisme d'alerte permettant aux autorités compétentes d'avertir les autres États membres si un opérateur économique fait courir un risque sérieux à la sécurité et au bon fonctionnement du marché unique;

(3) an authority management module that enables Member States to register competent authorities as IMI users, assign roles to them in a manner compatible with their national administrative structures and update authority data;

3) un module de gestion des autorités utilisatrices, qui permet aux États membres d'inscrire des autorités compétentes en tant qu'utilisateurs de l'IMI, de leur assigner des rôles compatibles avec leur structure administrative nationale et d'actualiser les données les concernant;

(4) a searchable multilingual directory of national registers with information maintained by Member States on content, access conditions and contact details and providing direct links to those available online (as of February 2011).

4) un répertoire multilingue des registres nationaux, tenu à jour par les États membres en ce qui concerne le contenu, les conditions d'accès et les points de contact, et comportant des liens directs vers les registres accessibles en ligne (à partir de février 2011).

Further examination of a wide range of other legal areas with administrative cooperation needs has shown that, in order to offer a comprehensive package of services within IMI, there will be a need for:

Par ailleurs, l'examen de tout un éventail de domaines du droit nécessitant une coopération administrative a montré que pour offrir une gamme complète de services, l'IMI devra également comporter:

(1) A generic workflow to support notification procedures (examples include Services, Intellectual property rights (IPR) enforcement; Electronic commerce, UCITS[6];

1) un schéma (workflow) générique pour les procédures de notification (concernant, par exemple, les services, les droits de propriété intellectuelle, le commerce électronique ou les OPCVM)[6];

(2) A searchable database of information exchanged that does not include confidential or personal data;

2) une base de données consultable reprenant les informations échangées qui ne contiennent pas de données confidentielles ou personnelles;

(3) A technical means[7] which, when necessary, can be used by existing networks for administrative cooperation between Member States, to allow citizens, enterprises and organisations to interact with the competent authorities in order to supply information and retrieve data;

3) un système technique[7] que les réseaux existants pourront utiliser en cas de besoin pour la coopération administrative entre États membres, et qui permettra aux citoyens, aux entreprises et autres organisations d'interagir avec les autorités compétentes pour la fourniture d'informations ou la récupération de données;

(4) A content syndication system that enables multiple use of part of the data, such as the contact details of competent authorities, by other systems and websites (for example, Your Europe).

4) un système de syndication des contenus permettant à d'autres systèmes et sites internet («L'Europe est à vous», par exemple) d'utiliser certaines données, par exemple les coordonnées des autorités compétentes, à des fins diverses.

For more information please refer to section III of the Commission staff working document which accompanies this Communication.

Pour de plus amples informations à ce sujet, voir la partie III du document de travail des services de la Commission joint à la présente communication.

Potential new policy areas

Prise en charge éventuelle de nouvelles politiques

The Commission services have recently examined a number of policy areas where IMI appears to be a viable solution for improving the implementation of internal market legislation. Member States have also proposed a list of policy areas which they believe could benefit from the use of IMI as an information exchange tool (see section IV of the accompanying Commission Staff Working document). This list is indicative and provisional, further examination being needed to determine whether and how IMI could help improve cross-border cooperation in these areas.

Les services de la Commission ont récemment examiné un certain nombre de politiques pour lesquelles l'IMI semble être une bonne solution pour améliorer la mise en œuvre de la législation sur le marché intérieur. Les États membres ont aussi proposé une liste de domaines qui pourraient selon eux bénéficier de l'utilisation de l'IMI comme outil d'échange d'informations (voir la partie IV du document de travail des services de la Commission). Cette liste est cependant indicative et provisoire, car il convient de vérifier si l'IMI pourrait effectivement contribuer à améliorer la coopération transnationale dans ces domaines, et comment.

Synergies with existing IT tools/systems

Synergies avec les systèmes et outils informatiques existants

Another avenue to be explored is the potential of IMI to complement the functionality offered by existing IT systems and vice versa. A useful first step would be to work towards a common authentication system for a wide range of tools currently being used by public administrations across the EU. This would greatly facilitate life for IMI users as they could access different Commission systems with the same username and password. The European Commission Authentication System (ECAS) is one such tool and is already used by a growing number of IT services including the European e-Justice portal and CIRCABC[8]

Il conviendrait aussi de voir si des complémentarités réciproques seraient possibles entre l'IMI et les systèmes et outils informatiques existants. Dans cette optique, il serait utile, dans un premier temps, de réfléchir à un système d'authentification commun valable pour la plupart des outils actuellement employés par les administrations publiques au sein de l'UE. La tâche des utilisateurs du système IMI en serait grandement facilitée, puisqu'ils pourraient alors accéder à différents systèmes de la Commission avec le même nom d'utilisateur et le même mot de passe. Le système d'authentification de la Commission européenne (ECAS - European Commission Authentication System) est un exemple d'outil de ce type, qui est déjà utilisé par un nombre croissant de services informatiques, dont le portail européen e-Justice et le CIRCABC[8].

On a different level, synergies can be achieved by linking up with existing systems that are used by the same user groups, for instance the Regulated Professions Database in which Member States include lists of professions that are regulated at national level and contact details of competent authorities. This creates a partial overlap with IMI and duplication of work, for which a solution should be found.

À un autre niveau, il est possible d'obtenir des synergies par une connexion aux systèmes déjà utilisés par les mêmes groupes d'utilisateurs, comme la base de données des professions réglementées, que les États membres utilisent pour publier des listes de professions réglementées au niveau national, ainsi que les coordonnées des autorités compétentes. Ce système fait donc partiellement double-emploi avec le système IMI, et il convient de trouver une solution à ce problème.

An example of an area where complementary solutions should be considered is company law, where methods for improved cooperation between business registers in Europe have to be developed, based on existing work already done in the context of the European Business Register and BRITE[9] projects. Similarly, there would seem to be scope for a link between IMI and the e-Certis[10] database, which includes templates of national certificates that are used for cross-border public procurement.

Parmi les domaines pour lesquels il conviendrait de réfléchir à d'éventuelles complémentarités figure le droit des sociétés: les modes de coopération entre les registres du commerce en Europe doivent être améliorés, sur la base des progrès déjà réalisés dans le cadre du répertoire européen des entreprises et du projet BRITE[9]. De même, il devrait être possible de créer un lien entre le système IMI et la base de données e-Certis[10], qui rassemble des modèles de certificats nationaux utilisés dans le cadre des marchés publics transnationaux.

The possibility to complement IMI with the Trusted Exchange Platform project (eTrustExchange initiative from the ISA Work Programme) is another area which should be investigated. IMI currently supports the exchange of data and information between end-users. In addition to these features, eTrustExchange could provide Member States with the possibility to exchange information securely between existing systems and IMI.

Il conviendrait aussi de voir s'il est possible de compléter le système IMI en y rattachant le projet de plate-forme d’échange sécurisée de documents (qui s'inscrit dans le cadre de l'initiative pour l'échange sécurisé d'informations prévue dans le programme de travail ISA). Le système IMI permet actuellement l'échange de données et d'informations entre utilisateurs finaux. Une plate-forme d'échange sécurisée permettrait aussi aux États membres de faire transiter sans risque des informations entre les systèmes existants et l'IMI.

Using existing function s for new purposes

Utiliser les fonctions existantes à des fins nouvelles

Listening to public authorities at all levels regarding their experiences in implementing EU law could be an important source of feedback for improving the ease of implementing EU law. The current list of more than 5 700 competent authorities in IMI and their e-mail addresses, in combination with the IPM[11] on-line survey generator could be used as a tool to obtain input to impact assessments and policy evaluation, in agreement and close cooperation with the Member States.

L'expérience dont peuvent rendre compte les pouvoirs publics de tous niveaux concernant la mise en œuvre du droit de l'UE pourrait être une importante source d'inspiration pour l'élaboration de mesures visant à leur faciliter cette tâche. L'on pourrait ainsi mettre à profit la liste actuelle de l'IMI, qui contient plus de 5 700 autorités compétentes, ainsi que leurs adresses e-mail, et l'outil de lancement d'enquêtes en ligne du système IPM[11], pour recueillir des informations utiles à la réalisation d'analyses d'impact et à l'évaluation des politiques, en accord et en collaboration étroite avec les États membres.

IMI users have expressed interest in conducting a general exchange of information which would not be based on a particular legislative instrument, but would contain questions of a general or horizontal nature; for example regarding administrative procedures in another Member State.

Les utilisateurs du système IMI se sont déclarés intéressés par l'organisation d'un échange général d'informations qui ne ferait pas appel à un instrument législatif particulier, mais s'appuierait sur des questions générales ou transversales, et qui porterait par exemple sur les procédures administratives d'autres États membres.

The information exchange capabilities of IMI were developed for cross-border communication but are also used for communication between national public authorities as part of a wider cross-border exchange. There are no technical obstacles to using IMI for communication between national authorities and some Member States have expressed an interest in using IMI for this purpose on a wider scale. Purely national use of IMI would have to be addressed in a legal instrument as the different roles and responsibilities of the Commission and the Member States need to be clear and transparent.

Les capacités d'échange d'informations du système ont été mises au point pour la communication transnationale, mais elles permettent aussi aux pouvoirs publics d'un même pays de communiquer entre eux dans le cadre d'un échange transnational. Techniquement, rien n'empêche les autorités d'un même pays d'utiliser le système pour communiquer entre elles; certains États membres se disent d'ailleurs intéressés par une généralisation de cette fonction. L'utilisation du système dans un cadre purement national devrait toutefois être régie par un instrument juridique, car les rôles et les responsabilités respectifs de la Commission et des États membres doivent être clairs et connus de tous.

Challenges of expansion

EXTENSION DU SYSTÈME: LES DÉFIS À RELEVER

Guaranteeing personal data protection

Garantir la protection des données à caractère personnel

IMI is the first EU project that aims to create a general reusable framework for exchanging information between national administrations by means of an IT system. Much of the information currently exchanged includes personal data. IMI follows a ‘privacy by design’ approach whereby privacy and data protection compliance are designed into the system from the outset., including a strict application of the purpose limitation principle and appropriate access controls. Data protection considerations are also part of the daily use of the system and are included in the training materials. As a result, IMI guarantees a high level of technical and procedural data protection and IMI users are well acquainted with general data protection principles. The IMI website has a section dedicated to Data Protection where all relevant information is made available to readers.

L'IMI est le premier projet de l'Union européenne qui vise à créer un cadre général réutilisable pour l'échange d'informations entre administrations nationales par l'intermédiaire d'un système informatique. La plupart des informations qui transitent aujourd'hui par ce système contiennent des données à caractère personnel. Le système IMI est fondé sur l'approche privacy by design , grâce à laquelle le respect de la vie privée et des données est assuré dès la conception, notamment en appliquant rigoureusement le principe de limitation à des finalités spécifiques et en assurant un contrôle approprié des accès. La question de la protection des données fait, elle aussi, partie de l'utilisation quotidienne du système et est prise en compte dans le matériel de formation. En conséquence, l'IMI garantit un niveau élevé de protection technique et procédurale des données, et ses utilisateurs ont une bonne connaissance des principes généraux sur la protection des données. Le site qui lui est consacré contient une rubrique «Protection des données», qui donne accès à toutes les informations utiles.

Beyond practical data protection measures, there is a remaining concern about the legal basis for the operation of IMI, as expressed by the European Data Protection Supervisor (EDPS). Within the current approach, the purpose and the scope of information to be exchanged between authorities are set out in the Professional Qualifications and Services Directives and the specific rules to ensure full compliance with EU data protection law are included in two Commission decisions and a recommendation[12]. To avoid any obstacles to expanding IMI caused by data protection concerns, the Commission intends to submit a proposal for a European Parliament and Council Regulation in the first half of 2011. This horizontal legal instrument, to be adopted by Council and the European Parliament, will create a comprehensive data protection framework, providing a higher level of legal certainty especially in view of further expansion, in line with the suggestions of the EDPS.[13]

Au-delà des mesures pratiques de protection des données, l'absence de base juridique pour le fonctionnement du système demeure problématique, comme l'a fait observer le Contrôleur européen de la protection des données (CEPD). Dans le cadre de l'approche actuelle, la finalité et la portée des informations que doivent s'échanger les autorités sont définies dans les directives relatives aux qualifications professionnelles et aux services, et les règles spécifiques visant à assurer la pleine conformité du système avec le droit de l'Union en matière de protection des données figurent dans deux décisions et une recommandation de la Commission[12]. Pour éviter que les préoccupations liées à la protection des données n'entravent l'extension de l'IMI, la Commission entend présenter une proposition de règlement du Parlement européen et du Conseil au premier semestre 2011. Cet instrument juridique horizontal, qui devra être adopté par ces deux institutions, créera un cadre global pour la protection des données et améliorera ainsi la sécurité juridique du système, en particulier dans la perspective d'une nouvelle extension, conformément aux propositions du CEPD[13].

Facilitating flexible expansion

Favoriser la souplesse

The Commission has examined how IMI could be used to improve the implementation of existing Internal Market legislation. While many directives would certainly benefit from reinforced administrative cooperation, the absence of a sufficiently specific legal basis for exchanging information between Member States in existing legislation is a considerable potential barrier to the use of IMI. Opening up directives just to include a reference to the use of IMI for their implementation is not an option.

La Commission a examiné la manière dont l'IMI pourrait être utilisé pour améliorer la mise en œuvre de la législation existante concernant le marché intérieur. De nombreuses directives auraient certainement beaucoup à gagner d'une coopération administrative renforcée, mais l'absence d'une base juridique suffisamment précise pour l'échange d'informations entre États membres dans la législation existante constitue un obstacle potentiel considérable à l'utilisation de ce système. Une révision des directives dans le seul but d'y inclure une référence à l'utilisation de l'IMI pour leur mise en œuvre n'est pas envisageable.

The horizontal legal instrument mentioned above should address this problem by creating a general legal basis for using IMI for administrative cooperation to implement EU internal market legislation. All general aspects should be covered by the main body of the legal instrument, while the details concerning the specific legal areas to be included could be set out in annexes.

L'instrument juridique horizontal précité devrait résoudre ce problème en créant une base juridique générale pour l'utilisation de l'IMI aux fins de la coopération administrative en vue de mettre en œuvre la législation européenne relative au marché intérieur. Son dispositif devrait couvrir tous les aspects généraux, tandis que les détails concernant les domaines juridiques spécifiques à prendre en compte pourraient figurer en annexe.

Securing adequate resources

Garantir des ressources suffisantes

(a) Financing

a) Financement

Expenditure for IMI covers development and improvement of the system, hosting IMI in the Commission Data Centre, maintenance, system administration, second-line support, training, communication and awareness raising (see section II of the accompanying Commission staff working document for further information)

Les dépenses consacrées à l'IMI couvrent son développement et son perfectionnement, son hébergement dans le centre de calcul de la Commission, sa maintenance, son administration, le soutien de deuxième niveau, la formation, la communication et les campagnes d'information (pour en savoir plus à ce sujet, voir la partie II du document de travail des services de la Commission qui accompagne la présente communication).

The initial development cost of IMI was funded by the IDABC ( Interoperable Delivery of Pan-European e-Government Services to Public Administrations, Business and Citizens) programme, until it came to an end in 2009. Until July 2010, the Commission bore the costs associated with maintenance, second-line support, system administration, hosting, training, communication and awareness raising.

Les coûts initiaux du développement du système ont été financés par le programme IDABC ( Fourniture interopérable de services paneuropéens de gouvernement électronique aux administrations publiques, aux entreprises et aux citoyens ), jusqu'à son expiration en 2009. Jusqu'au mois de juillet 2010, c'est la Commission qui a supporté les coûts de maintenance, de soutien de deuxième niveau, d'administration, d'hébergement, de formation, de communication et d'information.

In July 2010, the ISA (Interoperability Solutions for European Public Administrations) programme (2010-2015)[14] agreed to finance IMI, funding the operation and improvement of the application in 2010. It is anticipated that the ISA programme will continue to provide funding for IMI until 2012, however this is subject to annual review of the overall programme priorities and available budget. The Commission continues to bear the cost of hosting, training, communication and awareness raising.

À partir de juillet 2010, l'exploitation et le perfectionnement de l'application IMI ont été financés par le programme ISA concernant des solutions d’interopérabilité pour les administrations publiques européennes (2010-2015)[14]. Il devrait en être ainsi jusqu'en 2012, étant toutefois entendu que le financement dépendra des décisions prises lors de l'examen annuel des grandes priorités du programme et du budget disponible. Les coûts d'hébergement, de formation, de communication et d'information restent à la charge de la Commission.

In view of the fact that use of the system is obligatory for the Services Directive, financing aspects will need to be clarified, in full compliance with the current financial programming and the forthcoming proposal for the next multiannual financial framework.

Étant donné que l'utilisation du système est obligatoire pour la directive «services», des précisions devront être apportées sur les aspects financiers, dans le plein respect de la programmation financière actuelle et de la proposition concernant le prochain cadre financier pluriannuel qui sera présentée prochainement.

(b) Commission resources

b) Ressources de la Commission

The Commission has established a dedicated team responsible for overseeing the development and support of the IMI network. The services provided include a helpdesk for National IMI Coordinators, maintenance of the IMI database of question sets, translation management, provision of electronic self-training material for IMI end-users, management of the IMI website, organisation of training, awareness and networking events, production of promotional material, liaison with the units responsible for operational implementation of legislation and managing the legal and data protection aspects of IMI.

La Commission a mis sur pied une équipe spécialement chargée de superviser le développement du réseau IMI et de fournir des services d'assistance: mise en place d'un bureau d'assistance pour les coordonnateurs IMI nationaux, maintenance de la base de données IMI contenant les questionnaires, gestion de la traduction, fourniture de matériel électronique d'autoformation pour les utilisateurs finaux, gestion du site web, organisation de la formation, des campagnes de sensibilisation et des manifestations de mise en réseau, production du matériel publicitaire, contacts avec les unités responsables de la mise en œuvre de la législation et gestion des aspects juridiques et de la protection des données.

In addition, the Commission provides human resources for hosting, maintaining and developing IMI. The provision and maintenance of a fully multilingual information system also has resource implications for the Commission’s translation services.

La Commission fournit également le personnel nécessaire pour l'hébergement, la maintenance et le développement du système. La fourniture et la maintenance d'un système d'information disponible dans toutes les langues de l'Union européenne ont également une incidence sur les ressources de son service de traduction.

c) Ressources nationales

The principal responsibility for the implementation and smooth running of IMI lies with the Member States, who need to invest in ensuring that the network functions effectively.

La responsabilité de la mise en œuvre et de l'exploitation de l'IMI incombe en premier lieu aux États membres, qui doivent réaliser les investissements indispensables pour garantir le bon fonctionnement du système.

Expanding IMI should take place gradually to avoid overloading Member State administrations. In planning the approach to expansion, the following factors should be considered:

Le processus d'extension du système devrait être progressif, afin d'éviter toute surcharge des administrations nationales. Il convient de définir la stratégie à suivre en tenant compte des paramètres suivants:

- Expansion should take place in a carefully planned, step-by-step manner so that Member States have adequate time to ensure that all required steps have been identified and the necessary resources are in place to achieve the aims;

- l'extension doit être soigneusement planifiée, étape par étape, de sorte que les États membres disposent d'un délai qui leur permette de définir toutes les mesures requises et de trouver les ressources nécessaires pour atteindre les objectifs visés;

- Member States should review their current national IMI organisation to ensure that it is fit for purpose in an expanded IMI network with a substantial and diverse pool of end-users;

- les États membres doivent évaluer l'organisation actuelle de l'IMI à l'échelle nationale, pour s'assurer qu'elle répond aux besoins d'un réseau élargi auquel auront accès un grand nombre et une grande variété d'utilisateurs finaux;

- The role of National IMI Coordinator (NIMIC) becomes more vital as IMI expands to support further policy areas and should be seen as fundamental to the smooth running of the internal market at national level. Feedback from IMI coordinators suggests that the role of NIMIC is not seen as critical in all Member States, with reported problems including inadequate resourcing, high turnover of personnel and insufficient political support for the role and its responsibilities. The horizontal legal instrument described above should look at strengthening the role of the National IMI Coordinator.

- l'extension de l'IMI à d'autres domaines politiques renforce le rôle du coordonnateur national (NIMIC), qui devrait être considéré comme un élément indispensable au bon fonctionnement du marché intérieur au niveau national; dans les observations qu'ils ont formulées, les coordonnateurs de l'IMI indiquent que leur fonction n'est pas jugée indispensable dans tous les États membres, certains se plaignant, par exemple, de l'inadéquation des ressources, de la rotation rapide du personnel ou du manque de soutien politique; l'instrument juridique horizontal décrit ci-dessus devrait notamment viser à renforcer le rôle des coordonnateurs nationaux.

Keeping it simple

Miser sur la simplicité

Experience with IMI development so far has shown that there is always a risk of over-complicating IT solutions in a bid to satisfy the combined requirements, real or imagined, of all stakeholders. This does not necessarily lead to a user-friendly tool. It is better to start with a relatively simple application and adapt it if necessary once sufficient experience is gained.

L'expérience acquise jusqu'à présent dans le développement de l'IMI montre qu'il existe toujours le risque de mettre au point des solutions informatiques exagérément complexes lorsque l'on essaie de satisfaire les exigences – réelles ou supposées – de toutes les parties prenantes. Le résultat obtenu n'est pas, loin s'en faut, un outil convivial. Il vaut mieux commencer avec une application relativement simple qu'on adaptera, si nécessaire, après avoir acquis une expérience suffisante.

Moreover, one of the strengths of IMI is that it breaks the process of cooperation down into simple, manageable, transparent steps in a workflow. Expanding IMI to new areas, adding new functions or creating links with other tools should not increase the complexity for users. Navigation should remain simple and intuitive.

De plus, l'IMI a ceci d'avantageux qu'il décompose le processus de coopération en étapes à la fois simples, gérables et transparentes. Son extension à d'autres domaines, l'ajout de nouvelles fonctions ou la création de liens avec d'autres outils ne doivent pas compliquer son utilisation. La navigation doit rester simple et intuitive.

Before encoding procedures into software, the procedures should be examined to ensure that they are as streamlined as possible. The process should seek to uncover and eliminate bottlenecks and to increase efficiency wherever possible to avoid ending up with overly complicated IT modules that can only be used for a single purpose.

Avant d'encoder les procédures sous forme de logiciels, il convient de les examiner pour s'assurer qu'elles sont aussi rationalisées que possible. Cet examen devrait permettre de détecter et de supprimer les goulets d'étranglement et d'accroître l'efficience lorsque cela est possible, afin d'éviter de créer des modules informatiques trop compliqués et à fonction unique.

For administrative cooperation to work smoothly, it is necessary to tackle, at an early stage in the legislative process, the practical implications for national regional and local authorities in implementing new legislation. Requirements for administrative cooperation should be sufficiently clear and operational and the need for an IT tool to support the process should be analysed. This process could also serve to share lessons learnt through practical experience of administrative cooperation and avoid repeating mistakes. The Commission will examine how a systematic ‘administrative cooperation check’ can best be included in its internal procedures.

Pour que la coopération administrative fonctionne bien, il est nécessaire de tenir compte, dès le début du processus législatif, des conséquences pratiques de la mise en œuvre de la nouvelle législation pour les autorités nationales, régionales et locales. Il convient d'élaborer des exigences suffisamment claires et concrètes en matière de coopération administrative, et d'examiner la nécessité de disposer d'un outil informatique pour soutenir ce processus. Cette étape pourrait aussi être l'occasion de partager les enseignements tirés de l'expérience concrète de la coopération administrative afin d'éviter de répéter certaines erreurs. La Commission examinera les moyens d'intégrer le plus efficacement possible dans ses procédures internes une prise en compte systématique des modalités de la coopération administrative.

Involving all stakeholders

Faire participer toutes les parties prenantes

The IMI project has many stakeholders and with the potential expansion to new policy areas, it will become more complex to manage. It is essential that the project has a transparent and effective governance structure and that all stakeholders understand the procedures and forums involved in reaching agreement on various aspects of the project.

Étant donné que le projet IMI concerne déjà de nombreuses parties, sa possible extension à de nouveaux domaines rendra sa gestion plus difficile. Il est impératif que ce projet dispose d'une structure de gouvernance transparente et efficace, et que toutes les parties concernées comprennent le fonctionnement des procédures et des instances de concertation qui permettent de parvenir à un accord sur les différents aspects du projet.

(a) Daily management of the system

a) Gestion quotidienne du système

From a project governance perspective, the Commission is the ‘system owner’ of IMI, initiating, procuring, developing, operating, maintaining and supervising the budget for IMI, as well as ensuring that the needs of all stakeholders are adequately met.

Du point de vue de la gouvernance, la Commission est «propriétaire» du système IMI: elle prend les initiatives, passe les marchés, développe, exploite et entretient le système, contrôle son budget, et veille à la satisfaction des besoins de toutes les parties concernées.

(b) Policy decisions

b) Décisions politiques

The IMI Steering committee includes representatives of all stakeholders in the IMI project (system owner, system supplier, Internal Market Advisory Committee (IMAC) and IMI users).

Le comité de direction de l'IMI comprend des représentants de toutes les parties concernées par le projet IMI (propriétaire du système, fournisseur du système, Comité consultatif pour le marché intérieur (CCMI) et utilisateurs du système).

The Steering Committee is responsible for:

Le comité de direction est chargé:

- setting the strategic direction and priorities for the project, taking into consideration the priorities for improvement set by the IMAC IMI Working Group;

- de déterminer les orientations et les priorités stratégiques du projet, en tenant compte des priorités définies par le groupe de travail du CCMI sur l'IMI pour améliorer le système;

- high-level monitoring and control;

- d'assurer un suivi et un contrôle de haut niveau;

- representing the interests of the end users and ensuring that all stakeholders are involved in the planning process.

- de représenter les intérêts des utilisateurs finaux et de veiller à ce que toutes les parties concernées participent au processus de planification.

End users of IMI are represented in the Steering Committee by the Commission policy units responsible for the individual legislative areas supported by IMI (currently regulated professions and services).

Les utilisateurs finaux de l'IMI sont représentés au sein du comité de direction par les unités politiques de la Commission responsables des domaines législatifs couverts par l'IMI (pour le moment, les professions réglementées et les services).

The Internal Market Advisory committee is represented on the IMI Steering Committee by the head of the Policy Development and Single Market Coordination Unit in DG MARKT.

Le Comité consultatif pour le marché intérieur est représenté au sein du comité de direction de l'IMI par le chef de l'unité «Élaboration et coordination de la politique du marché intérieur» de la DG MARKT.

c) Avis et orientations fournis par des experts

Member State stakeholders are involved in the IMI project through various advisory committees and expert groups which provide advice and guidance to the Commission on IMI development.

Des parties concernées dans les États membres participent au projet IMI par l'intermédiaire de plusieurs comités consultatifs et groupes d'experts qui fournissent des avis et des orientations à la Commission sur le développement du système.

(1) General technical, management and policy input

1) Contributions générales dans les domaines technique, politique et de gestion

The IMAC IMI Working Group was set up as a sub-group of the Internal Market Advisory Committee (IMAC) to advise the Commission on horizontal issues relating to IMI development.

Le groupe de travail du CCMI sur l'IMI a été créé en tant que sous-groupe du Comité consultatif pour le marché intérieur afin de donner à la Commission des conseils sur des thèmes horizontaux relatifs au développement de l'IMI.

Because IMI has been designed as a generic and reusable system encompassing potentially many diverse policy areas, it is important to retain a horizontal perspective when considering future development and expansion of the network. Ensuring that it retains a strong coordination structure is equally important. The IMAC IMI Working Group fulfils this role, representing national users of IMI across policy areas.

Puisque l'IMI a été conçu comme un système générique et réutilisable pouvant englober de nombreux domaines, toute réflexion sur la poursuite du développement et de l'extension du réseau doit être menée d'un point de vue horizontal. Il importe également que le système conserve une structure de coordination solide. Le groupe de travail du CCMI sur l'IMI remplit ce rôle, en représentant les utilisateurs nationaux de l'IMI dans tous les domaines politiques concernés.

In general, all National IMI Coordinators are represented in this working group and act on behalf of all of IMI users in their Member State. The group’s responsibilities include:

En général, tous les coordonnateurs IMI nationaux sont représentés dans ce groupe de travail et agissent pour le compte de tous les utilisateurs de l'IMI dans leur pays. Ce groupe a les responsabilités suivantes:

- agreeing simplified procedures for administrative cooperation which form the basis of the IMI software development;

- arrêter des procédures simplifiées pour la coopération administrative qui serviront de point de départ au développement des logiciels IMI;

- monitoring progress, reporting on stakeholder commitment and results achieved;

- suivre les avancées, élaborer des rapports sur les engagements pris par les parties concernées et sur les résultats obtenus;

- providing feedback from the user community along with requests to improve the IMI application;

- recueillir l'avis des utilisateurs et transmettre les demandes d'amélioration de l'application IMI;

- prioritising requests to improve the IMI software.

- classer les demandes d'amélioration des logiciels IMI par ordre de priorité.

(2) Sector specific input

2) Contributions sectorielles

Currently three sector-specific expert groups have been involved in legal issues relating to the use of IMI in their area, to define the content of the exchange of information and the competent authorities to be involved in it. These groups are the Professional Qualifications coordinators committee, the expert group on the implementation of the Services Directive and a subgroup of the Expert Committee on Posting of Workers which was set up to examine possible options for a specific information exchange system to reinforce and enhance administrative cooperation under the Posting of Workers Directive.

Actuellement, trois groupes d'experts sectoriels traitent des questions juridiques relatives à l'utilisation de l'IMI dans leur domaine, en vue de définir le contenu de l'échange d'informations et de déterminer quelles autorités compétentes y prendront part. Ces groupes sont: le comité des coordonnateurs pour les qualifications professionnelles, le groupe d'experts sur la mise en œuvre de la directive «services» et un sous-groupe du comité d'experts en matière de détachement de travailleurs, qui a été créé afin d'examiner si un système spécifique d'échange d'informations aiderait à renforcer et améliorer la coopération administrative au titre de la directive sur le détachement des travailleurs.

(d) Developing the governance structure

d) Développement de la structure de gouvernance

The structure as described has served the purposes of IMI very well until now and seems flexible enough to allow for further expansion. As IMI is expanded to include further policy areas, representatives of these user groups will be invited to join the IMI Steering Committee.

La structure décrite ci-dessus a parfaitement répondu aux besoins de l'IMI jusqu'à présent et semble suffisamment souple pour pouvoir être étendue. À mesure que l'IMI sera étendu à de nouveaux domaines, les représentants de ces groupes d'utilisateurs seront invités à rejoindre le comité de direction de l'IMI.

New advisory committees and expert groups representing these policy areas will also become involved in the project and their input will feed into the work undertaken by the IMAC IMI Working Group.

De nouveaux comités consultatifs et groupes d'experts représentant ces domaines participeront eux aussi au projet, et leurs contributions alimenteront les travaux menés par le groupe de travail du CCMI sur l'IMI.

As IMI grows and the number of end users increases, it becomes even more important to ensure that the real end users of IMI have the opportunity to provide feedback and input on the user-friendliness and further development of the system. As well as obtaining indirect user feedback via the National IMI Coordinators, the Commission employs various methods to engage directly with IMI users. These currently include surveys, training sessions, conferences and networking forums. Teleconferences and ‘webinars’ may also be useful in increasing the involvement of end users in the ongoing development of IMI.

À mesure que l'IMI s'étend et que le nombre de ses utilisateurs finaux augmente, il devient encore plus important de veiller à ce que les utilisateurs concrets du système aient la possibilité de donner leur avis sur sa convivialité et la poursuite de son extension. En plus d'obtenir un retour d'information indirect des utilisateurs par l'intermédiaire des coordonnateurs nationaux, la Commission emploie différentes méthodes pour communiquer directement avec les utilisateurs du système (enquêtes, formations, conférences et forums sociaux…). Les visioconférences et les «webinaires» peuvent aussi être utiles pour accroître la participation des utilisateurs finaux au développement actuel de l'IMI.

Ensuring a high level of system performance and security

Garantir un niveau élevé de performances et de sécurité

(a) Performance

a) Performances

As the number of users and volume of data in IMI grows, it is crucial to ensure that the performance of the system (e.g. response times) remains satisfactory. IMI has been designed to be a scalable system with up to 100 000 potential users at maturity, however the following precautions are being taken to mitigate the potential risk of an adverse impact on performance:

À mesure que le nombre d'utilisateurs et le volume de données dans l'IMI augmentent, il est essentiel de veiller à ce que les performances du système (délais de réponse, par exemple) demeurent satisfaisantes. L'IMI est un système modulable pouvant compter jusqu'à 100 000 utilisateurs; toutefois, les précautions suivantes ont été prises pour réduire le risque d'une incidence négative sur ses performances:

- IMI is hosted on a dedicated server in the Commission Data Centre;

- l'IMI est hébergé sur un serveur dédié dans le centre de calcul de la Commission;

- Performance of IMI is monitored on a regular basis and performance load tests are carried out before new system functionality is introduced;

- les performances de l'IMI sont contrôlées périodiquement et des essais de charge sont réalisés avant l'installation d'une nouvelle fonctionnalité;

- A technical audit of IMI will take place in 2011. It will address the system’s technical capability to support the number of competent authorities and users (and consequent data volumes) planned for the full maturity of the system at an acceptable level of performance and reliability.

- un audit technique du système aura lieu en 2011; il évaluera la capacité technique du système à prendre en charge, à un niveau acceptable de performance et de fiabilité, le nombre d'autorités compétentes et d'utilisateurs (et le volume de données correspondant) prévu au stade de sa pleine maturité.

(b) Security

b) Sécurité

Security is a major aspect of the design, maintenance and daily operation of the IMI system. IMI stores and processes personal data and other data that is not intended to be publicly available.

La sécurité constitue un aspect important de la conception, de la maintenance et du fonctionnement quotidien du système. L'IMI stocke et traite en effet des données à caractère personnel et d'autres données non destinées à la publication.

A comprehensive Security Plan for IMI, drawn up in accordance with European and international security standards, defines the security requirements for the system and how they should be met. This plan will be reviewed annually to ensure that security levels are upheld as IMI expands.

Un plan global de sécurité de l'IMI, élaboré conformément aux normes de sécurité européennes et internationales, définit les exigences de sécurité du système et la manière de s'y conformer. Ce plan sera réexaminé annuellement pour garantir le respect des niveaux de sécurité à mesure que l'IMI s'étendra.

CONCLUSIONS / NEXT STEPS

CONCLUSIONS – PROCHAINES ÉTAPES

Administrative cooperation check

Prise en compte systématique de la coopération administrative

A more systematic approach is needed for better governance of the Internal Market via improved administrative cooperation. For this purpose, the practicalities of implementing new legislation by national, regional and local public authorities need to be considered at a sufficiently early stage in the legislative process. Requirements for administrative cooperation should be clear and practical and the need for an IT tool to support the process should be considered from the outset. If an IT tool is needed, preference should be given to using or adapting an existing tool, such as IMI if appropriate or one of the existing administrative cooperation systems (see section V of the accompanying Commission staff working document for further information) instead of developing a new single purpose tool from scratch.

Une approche plus systématique est nécessaire pour améliorer la gouvernance du marché intérieur au moyen d'une coopération administrative renforcée. À cette fin, les modalités de mise en œuvre de toute nouvelle législation par les autorités nationales, régionales et locales doivent être envisagées suffisamment tôt dans le processus législatif. Il convient, dès le début, d'élaborer des exigences suffisamment claires et concrètes en matière de coopération administrative, et d'examiner la nécessité de disposer d'un outil informatique pour soutenir ce processus. Si un outil informatique est nécessaire, il convient de privilégier l'utilisation ou l'adaptation d'un outil existant, tel que l'IMI ou l'un des systèmes de coopération administrative déjà en place (pour plus d'informations, voir la partie V du document de travail des services de la Commission qui accompagne la présente communication), au lieu de créer ex nihilo un nouvel outil à fonction unique.

The Commission will examine how a systematic administrative cooperation check can best be included in its internal procedures by December 2011.

La Commission examinera d'ici à décembre 2011 comme intégrer le plus efficacement possible dans ses procédures internes la prise en compte systématique de la coopération administrative.

Proposal for a legislative instrument for IMI

Proposition d'instrument législatif pour l'IMI

As referred to in the Commission Communication "Towards a Single Market Act" of 27 October 2010, a general legal basis is needed to provide a comprehensive data protection framework consolidating the specific rules and procedures regarding the processing of personal data in IMI, establish a framework for flexible and transparent expansion of IMI to other legal areas and reinforce the role of the national IMI coordinator.

Ainsi que l'évoque la Commission dans sa communication intitulée «Vers un Acte pour le marché unique» du 27 octobre 2010, une base juridique générale est nécessaire pour fournir un cadre global de protection des données qui regroupe les différentes règles et procédures de traitement des données à caractère personnel dans l'IMI, établir un cadre permettant d'étendre le système à d'autres domaines juridiques de manière souple et transparente et renforcer le rôle du coordonnateur IMI national.

The Commission will submit a proposal for a European Parliament and Council Regulation to create a general legal basis for IMI during the first semester of 2011.

La Commission présentera au premier semestre 2011 une proposition de règlement du Parlement européen et du Conseil visant à créer une base juridique générale pour l'IMI.

Scope and timetable of planned expansion

Portée et calendrier de l'extension prévue

In parallel, the Commission will further explore, together with the Member States, which other policy areas may benefit from IMI (including under existing legislation) and which additional functions will need to be developed. The goal will be to establish a list of policy areas for which IMI is the appropriate technical solution. This should also include, in due course, an option to explore synergies and possible redundancies between existing IT tools in place at EU level for administrative cooperation in general.

Parallèlement, la Commission examinera plus avant, en collaboration avec les États membres, quels autres domaines pourraient tirer avantage de l'IMI (notamment en vertu de la législation existante) et quelles autres fonctions devront être développées. L'objectif consistera à dresser la liste des domaines pour lesquels l'IMI constitue la meilleure solution technique. Devrait également être envisagée, en temps utile, la possibilité d'examiner les synergies et les éventuels doubles emplois entre les outils informatiques déjà utilisés au niveau de l'Union européenne aux fins de la coopération administrative en général.

The Member States and the Commission will establish a timetable and roadmap for further development through the existing governance structure, based on the criteria for expansion as set out in this Communication and the priorities to be determined in the Single Market Act. A progress report will be included in the IMI annual report in February 2012.

Les États membres et la Commission établiront un calendrier et une feuille de route pour poursuivre le développement de l'IMI à partir de la structure de gouvernance existante, sur la base des critères énoncés dans la présente communication et des priorités à déterminer dans l'Acte pour le marché unique. Un rapport d'avancement sera inclus dans le rapport annuel sur l'IMI en février 2012.

Further IT development

Poursuite du développement du système informatique

Further IT development will be based on the perspectives for expansion and will focus on developing functions that can be of use to a wide range of user groups. Where possible, existing IT tools will be reused to extend the functionality of IMI. The annual software development plans, to be discussed and agreed by the IMI steering committee, will be based on the long-term view of developing a generic administrative cooperation toolkit (see section III of the accompanying Commission staff working document for further information).

La poursuite du développement informatique dépendra des perspectives d'extension et portera essentiellement sur la mise au point de fonctions pouvant servir à un large éventail d'utilisateurs. Le cas échéant, des outils informatiques existants seront réutilisés pour étendre les fonctionnalités du système IMI. Les plans annuels de développement des logiciels, qui doivent être examinés et convenus par le comité de direction de l'IMI, seront fondés sur la vision à long terme du développement d'une «boîte à outils» générique pour la coopération administrative (pour en savoir plus, voir la partie III du document de travail des services de la Commission qui accompagne la présente communication).

The Commission will carry out a detailed technical analysis to determine the most appropriate architecture, including all elements of the generic administrative cooperation toolkit. A report will be published in December 2011.

La Commission procédera à une analyse technique détaillée pour déterminer l'architecture la plus appropriée, et notamment tous les éléments de la boîte à outils générique en matière de coopération administrative. Elle publiera un rapport en décembre 2011.

[1] Commission Communication – Towards a Single Market Act for a highly competitive social market economy – 50 proposals for improving our work, business and exchanges with one another. COM(2010)608, 27.10.2010.

[1] Communication de la Commission: «Vers un Acte pour le Marché unique - Pour une économie sociale de marché hautement compétitive - 50 propositions pour mieux travailler, entreprendre et échanger ensemble», COM(2010) 608 du 27.10.2010.

[2] At the Internal Market Advisory Committee (IMAC) meeting of Member States Director-Generals on 18 November 2003, the following operational conclusion was adopted: ‘The Chairman noted that it was agreed that there was a need to develop an information system to improve the exchange and management of internal market information, given that such a system is required to support the enhanced cooperation that will be necessary in an enlarged Single Market.’ .

[2] Lors de sa réunion du 18 novembre 2003, le Comité consultatif pour le marché intérieur (CCMI), composé de directeurs généraux des États membres, a adopté la conclusion opérationnelle suivante: «Le président prend note de l'accord sur la nécessité de mettre au point un système d'information pour améliorer l'échange et la gestion des informations relatives au marché intérieur; un tel système est en effet indispensable à la coopération renforcée qui s'imposera dans un marché unique élargi» (traduction ad hoc) .

[3] (see IMI Annual Report at http://ec.europa.eu/imi-net)

[3] Voir le rapport annuel sur le système IMI à l'adresse http://ec.europa.eu/imi-net.

[4] Following the judgment of the General Court of the European Union in case number T-19/07 on 16 December 2010, the use of ECMT has been suspended.

[4] Suite à l'arrêt rendu le 16 décembre 2010 par le Tribunal de l'Union européenne dans l'affaire T-19/07, le service ECMT a été suspendu.

[5] COM(2011)11 of 12 January 2011

[5] COM(2011) 11 du 12 janvier 2011.

[6] Undertakings for Collective Investment in Transferable Securities

[6] Organismes de placement collectif en valeurs mobilières.

[7] Such a means of interaction will avoid duplication with existing e-Government portals such as the Points of Single Contact of the Services Directive (PSCs), and e-government projects such as SPOCS (Simple Procedures Online for Cross-border Services), PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online), instead seeking to reuse existing tools and establish synergies where possible.

[7] Ce système interactif ne devra pas faire double emploi avec les portails publics existants, tels que les guichets uniques prévus par la directive «services» et les projets d'administration en ligne du type SPOCS ( Simple Procedures Online for Cross-border Services - procédures électroniques simplifiées pour services transnationaux) ou PEPPOL ( Pan-European Public Procurement Online – marchés publics paneuropéens en ligne); il s'appuiera au contraire sur les outils existants et exploitera toutes les possibilités de synergies.

[8] CIRCABC (‘Communication and Information Resource Centre for Administrations, Businesses and Citizens’) is used to create collaborative workspaces where communities of users can work together over the web and share information and resources.

[8] Le CIRCABC ( Communication and Information Resource Centre for Administrations, Businesses and Citizens) permet de créer des espaces de collaboration où les communautés d'utilisateurs peuvent travailler ensemble sur la Toile et partager leurs ressources et leurs informations.

[9] Business Register Interoperability Throughout Europe

[9] Business Register Interoperability Throughout Europe (interconnection des registres du commerce de toute l'Europe).

[10] eCERTIS is a European Commission information system that helps users to identify the different certificates and attestations frequently requested in procurement procedures across the EEA

[10] e-CERTIS est un système d'information de la Commission européenne qui répertorie les différents certificats et attestations les plus souvent demandés lors des procédures de passation de marchés publics dans l'EEE.

[11] IPM (Interactive Policy Making) allows both Member State administrations and EU institutions to better understand the needs of citizens and enterprises. This system was put in place to facilitate the stakeholders’ consultation process by the use of easy-to-use and straightforward online questionnaires, making it easier both for respondents to participate and for policy makers to analyse the results.

[11] L'outil d'élaboration interactive des politiques IPM ( Interactive Policy Making ) permet aux administrations nationales comme aux institutions de l'UE de mieux comprendre les besoins des citoyens et des entreprises. Il a été mis in place pour faciliter la consultation des parties concernées: grâce à des questionnaires en ligne simples et d'un emploi aisé, il est plus facile pour les sondés de répondre aux enquêtes et pour les décideurs politiques d'en analyser les résultats.

[12] European Commission Decision of 12.12.2007 concerning the implementation of IMI as regards the protection of personal data. Decision N°2008/49/EC, OJ L 13, 16.01.2008, p. 18. Commission Recommendation on data protection guidelines for the Internal Market Information System (IMI), Recommendation n°C (2009) 2041, 26.3.2009. European Commission Decision of 2.10.2009 setting out practical arrangements for the exchange of information by electronic means between Member States under Chapter VI of Directive 2006/123/EC of the European Parliament and of the Council on services in the internal market , Decision N° C(2009) 7493 (OJ L 263, 7.10.2009, p. 32)

[12] Décision 2008/49/CE de la Commission européenne du 12.12.2007 concernant la mise en œuvre du système IMI en matière de protection des données à caractère personnel, JO L 13 du 16.1.2008, p. 18; recommandation C(2009) 2041 de la Commission du 26.3.2009 sur des lignes directrices en matière de protection des données pour le Système d’information sur le marché intérieur (IMI); décision 2009/739/CE de la Commission du 2.10.2009 établissant les modalités pratiques des échanges d’informations par voie électronique entre les États membres prévus au chapitre VI de la directive 2006/123/CE du Parlement européen et du Conseil relative aux services dans le marché intérieur, JO L 263 du 7.10.2009, p. 32).

[13] Most recently in a letter of 27.07.2010 in response to the Commission report on the situation of data protection in the IMI system (COM(2010)170) (see data protection section at http://ec.europa.eu/imi-net for both texts)

[13] Formulées dernièrement dans la lettre du 27.7.2010 adressée à la Commission en réponse à son rapport sur la situation en matière de protection des données dans le Système d'information du marché intérieur, [(COM(2010 170)] (ces deux documents peuvent être consultés dans la rubrique «Protection des données», à l'adresse suivante: http://ec.europa.eu/imi-net).

[14] Decision No 922/2009/EC, OJ L 260; 3.10.2009, p.20.

[14] Décision nº 922/2009/CE, JO L 260 du 3.10.2009, p. 20.

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