[pic] | COMMISSION OF THE EUROPEAN COMMUNITIES |

[pic] | COMMISSION DES COMMUNAUTÉS EUROPÉENNES |

Brussels, 29.10.2009

Bruxelles, le 29.10.2009

COM(2009) 590 final

COM(2009) 590 final

REPORT FROM THE COMMISSION

RAPPORT DE LA COMMISSION

ANNUAL REPORT OF THE INSTRUMENT FOR STRUCTURAL POLICY FOR PRE-ACCESSION (ISPA) 2008 [SEC(2009)1443]

RAPPORT ANNUEL DE 2008 SUR L’INSTRUMENT STRUCTUREL DE PRÉADHÉSION (ISPA) [SEC(2009)1443]

TABLE OF CONTENTS

TABLE DES MATIÈRES

1. New ISPA projects 5

1. Nouveaux projets ISPA 6

2. New Commitments 5

2. Nouveaux engagements 6

3. Projects funded between 2005-2008 5

3. Projets financés entre 2005 et 2008 6

4. Payments 6

4. Paiements 7

5. Summary tables 7

5. Tableaux récapitulatifs 8

6. Forms and methods of providing technical assistance 8

6. Formes et méthodes de fourniture de l’assistance technique 9

7. Technical assistance on the initiative of the beneficiary country 8

7. Assistance technique à l’initiative du pays bénéficiaire 9

8. Technical assistance on the initiative of the Commission 9

8. Assistance technique à l’initiative de la Commission 10

9. Implementation 10

9. Exécution 11

10. Project monitoring 10

10. Contrôle des projets 11

11. Financial management and control, including EDIS 11

11. Gestion et contrôle financiers (dont EDIS ) 12

12. Risk assessment 11

12. Évaluation des risques 13

13. European Court of Auditors Findings 12

13. Conclusions de la Cour des comptes européenne 13

14. Co-financing partners – EIB, EBRD and KfW 12

14. Partenaires de cofinancement – BEI, BERD et KfW 13

15. Public procurement 13

15. Marchés publics 14

16. Competition policy 13

16. Politique de concurrence 14

17. Environment policy 13

17. Politique de l’environnement 14

18. Transport policy 14

18. Politique des transports 15

19. Publicity actions 15

19. Mesures de publicité 16

Introduction

Introduction

Following the Brussels European Council in June 2004, which awarded c andidate country status to Croatia, the country benefited from ISPA as of 1st January 2005. Croatia thus followed the previous ISPA beneficiary countries which received ISPA assistance from when the instrument was launched in 2000. On January 1st 2007 Bulgaria and Romania became members of the European Union and ceased being beneficiaries of pre-accession funding including ISPA. The accession of these two countries left Croatia as the only remaining recipient of ISPA funding. This report therefore only covers the ISPA activities carried out by Croatia.

La Croatie, à laquelle le Conseil européen de Bruxelles de juin 2004 a accordé le statut de pays candidat , bénéficie du concours de l’ISPA depuis le 1er janvier 2005. Elle s’inscrit ainsi dans le sillage des précédents pays bénéficiaires de l’aide de l’ISPA depuis la création de cet instrument, en l’an 2000. Le 1er janvier 2007, la Bulgarie et la Roumanie sont devenues membres de l’Union européenne et ont cessé de recevoir des crédits au titre de leur préadhésion, et notamment de l’ISPA. Depuis l’adhésion de ces deux pays, la Croatie demeure le seul bénéficiaire du financement de l’ISPA. Le présent rapport couvre donc uniquement les activités de l’ISPA en Croatie.

The year 2008 witnessed a significant improvement in the pace of project implementation in Croatia with several major contracts being signed, physical implementation commencing and the first interim payments being made. Tendering and contracting is still slower than desirable, reflects continuing poor management and coordination, as well as a shortage of suitable staff. Despite the problems however, steady progress was made during the year. At the start of 2008 11 out of a total of 24 tenders foreseen for all projects had been either commenced or concluded with 3 works contracts having been signed and under implementation. By the end of 2008 however, the number of tenders either launched or concluded had risen to 18 with a total of 13 contracts having been signed and implementation ongoing. Furthermore it needs to be noted that tendering and contracting was completed for 3 out of the 6 ISPA projects.

L’année 2008 a été marquée par une amélioration notable de la vitesse de réalisation des projets en Croatie grâce à la signature de plusieurs marchés importants, au démarrage concret des projets et au versement des premiers paiements intermédiaires. Les procédures d’appels d’offres et d’attributions de marché demeurent tout de même plus lentes qu’il ne le faudrait, ce qui reflète les lacunes en matière de gestion et de coordination, ainsi qu’un manque de personnel qualifié. Toutefois, en dépit de ces problèmes, des progrès réguliers ont été réalisés au cours de l’année. Au début de l’année 2008, sur un total de 24 appels d’offres prévus pour tous les projets, 11 avaient été lancés ou conclus, parmi lesquels trois marchés de travaux qui avaient été signés et étaient en cours d’exécution. À la fin de l’année 2008 en revanche, le nombre d’appels d’offres ayant été lancés ou conclus était passé à 18, parmi lesquels 13 marchés signés et en cours d’exécution. En outre, il convient de noter que les procédures d’appel d’offres et de passation des marchés ont pu être clôturées pour trois projets ISPA sur six.

The transformation of the Implementing Agency from the Central Finance and Contracting Unit (CFCU - a body established within the structures of the Ministry of Finance) to the Central Finance and Contracting Agency (CFCA - a government agency) does not seem to have had the immediate effect that was anticipated. Despite the fact that salary levels in the new agency are higher than in other government institutions the CFCA has still had trouble both recruiting suitable staff and retaining them. In an attempt to improve the situation additional recruitment efforts were intensified and further training of staff took place with the assistance of the European Commission (EC) Delegation.

La transformation de l’Agence exécutive, à savoir l’Unité centrale de financement et de passation des marchés (UCFP – une entité faisant partie de la structure du ministère des Finances), en Agence centrale de financement et de passation des marchés (ACFP – une agence gouvernementale) ne semble pas avoir eu l’effet immédiat escompté. En dépit du fait que le niveau des salaires soit plus élevé dans la nouvelle agence que dans d’autres institutions publiques, l’ACFP a tout de même rencontré des difficultés à la fois pour recruter du personnel qualifié et pour le conserver. Dans un souci d’amélioration de la situation, les efforts de recrutement ont été intensifiés et des formations avancées du personnel ont été assurées avec l’aide de la délégation de la Commission européenne (CE).

Another contributory factor affecting the progress of ISPA project implementation has been the preparations for the introduction of the Instrument for Pre-Accession Assistance (IPA). It has to be acknowledged that these preparations to some extent diverted the attention of some of the key bodies involved in implementing the ISPA projects due to the necessity to reorganise their staff and to obtain accreditation for the management of IPA funds.

Par ailleurs, les préparatifs pour l’introduction de l’instrument d’aide de préadhésion (IAP) constituent un autre facteur faisant obstacle à la progression de la mise en œuvre des projets ISPA. Force est de constater que, d’une certaine manière, ces préparatifs ont détourné l’attention de certains des acteurs clés engagés dans la mise en œuvre des projets ISPA, compte tenu de la nécessité pour ces derniers de réorganiser leur personnel et d’obtenir une accréditation pour la gestion des fonds de l’IAP.

ISPA budget

Budget de l’ISPA

In accordance with the Commission’s activity based accounting system, the budget for the ISPA instrument was provided for by two budget lines: the functional budget line B13.01.04.02 and the operational budget line B13.05.01.01. The first line contains the means for covering Technical Assistance (TA) administrative expenses mainly for reinforcing EC Delegations. This ended in 2006. The second budget line encompasses payment appropriations made available for the effective implementation and operation of ISPA for Croatia.

Conformément au système comptable de la Commission, établi sur la base des activités, les ressources allouées à l’ISPA relevaient de deux lignes budgétaires: la ligne B13.01.04.02 (dépenses de gestion administrative) et la ligne B13.05.01.01 (dépenses opérationnelles). La première prévoit les crédits destinés aux dépenses administratives au titre de l’assistance technique (AT), essentiellement le renforcement des délégations de la CE. Elle a été close en 2006. La deuxième englobe les crédits de paiement dégagés pour la mise en place et le fonctionnement effectifs de l’ISPA en Croatie.

Budget line B13.05.01.01, amounting to €7,888,041.30 in 2008, covers all expenses for co-financing infrastructure projects (measures).

La ligne budgétaire B13.05.01.01, dont le montant en 2008 était de 7 888 041,30 euros, couvre toutes les dépenses liées au cofinancement des projets d’infrastructures (mesures).

Table 1 : ISPA budget in 2008 – in Euro

Tableau 1 - Budget de l’ISPA en 2008 (en euros)

Budget line | Payments implemented |

Ligne budgétaire | Paiements effectués |

Functional budget line B13.01.04.02 (closed in 2006) | 0 |

Dépenses de gestion administrative B13.01.04.02 (ligne close en 2006) | 0 |

Operational budget line B13.05.01.01 | 7,888,041.30 |

Dépenses opérationnelles B13.05.01.01 | 7 888 041,30 |

Total | 7,888,041.30 |

Total | 7 888 041,30 |

Project funding

Financement de projets

1. NEW ISPA PROJECTS

1. NOUVEAUX PROJETS ISPA

No new ISPA projects were adopted in 2008.

Aucun nouveau projet ISPA n’a été adopté en 2008.

2. NEW COMMITMENTS

2. NOUVEAUX ENGAGEMENTS

NO NEW COMMITMENTS WERE MADE IN 2008 FOR PROJECTS EITHER IN THE ENVIRONMENT OR TRANSPORT SECTORS SINCE THE ISPA INSTRUMENT ENDED IN 2006.

Aucun nouvel engagement n’a été effectué pour des projets en 2008, que ce soit dans le domaine de l’environnement ou dans celui des transports, car l’ISPA a pris fin en 2006.

3. PROJECTS FUNDED BETWEEN 2005-2008

3. PROJETS FINANCÉS ENTRE 2005 ET 2008

Between 2005 and 2006, the Commission approved a total of 6 projects on the basis of proposals submitted by Croatia. Of these projects, 3 concern the environment sector, 2 the transport sector, and 1 horizontal TA measure (for the organisation of the statutory monitoring committees and supporting ISPA implementing agencies). The total eligible investment cost of these projects is €123.052 million, with a total of €59 million, or 47.9%, being allocated as ISPA grants. By the end of 2006, the Commission had committed 100% of the ISPA funds set aside for Croatia covering the period 2005 to 2006 with the commitments distributed in a balanced manner between the environment and transport sectors.

Entre 2005 et 2006, la Commission européenne a approuvé un total de six projets proposés par la Croatie. Parmi ceux-ci, trois concernent l’environnement et deux les transports, le dernier étant consacré à une mesure horizontale d’assistance technique (organisation des comités de suivi obligatoires et soutien aux agences exécutives d’ISPA). Les dépenses d’investissements admissibles de ces projets s’élèvent dans l’ensemble à 123,052 millions d’euros, l’aide allouée par l’ISPA représentant au total 59 millions (47,9 %). À la fin de l’année 2006, la Commission avait engagé la totalité des crédits ISPA réservés à la Croatie pour la période 2005-2006, et ceci de manière équilibrée entre les secteurs de l’environnement et des transports.

Table 2 : Projects approved in Croatia in 2005-2006[1] – in Euro

Tableau 2 - Projets approuvés en Croatie entre 2005 et 2006[1] (en euros)

Transport | 2 | 76,502,738 | 29,271,310 | 38.26 | 29,271,310 |

Transports | 2 | 76 502 738 | 29 271 310 | 38,26 | 29 271 310 |

Horizontal TA | 1 | 262,335 | 262,335 | 100 | 262,335 |

Mesure horizontale d’AT | 1 | 262 335 | 262 335 | 100 | 262 335 |

Environment | 3,043,266 | 2,443,261.00 | 5,486,527.00 |

Environnement | 3 043 266 | 2 443 261,00 | 5 486 527,00 |

Transport | 2,975,344 | 5,412,008.30 | 8,387,352.30 |

Transports | 2 975 344 | 5 412 008,30 | 8 387 352,30 |

TA | 177,096 | 32,772.00 | 209,868.00 |

AT | 177 096 | 32 772,00 | 209 868,00 |

Total | 6,195,706 | 7,888,041.30 | 14,083,747.30 |

Total | 6 195 706 | 7 888 041,30 | 14 083 747,30 |

5. SUMMARY TABLES

5. TABLEAUX RÉCAPITULATIFS

Table 4 presented below provides an overview of the ISPA interventions for both the year 2008 and for the period 2005-2008.

Le tableau 4 ci-dessous fournit une synthèse des interventions de l’ISPA pour 2008 et pour la période 2005-2008.

Table 4 : Projects decided in Croatia in 2005-2008 – in Euro

Tableau 4 - Projets approuvés en Croatie entre 2005 et 2008 (en euros)

Sub-sector | N° of projects | Eligible cost | ISPA contribution | 2008 | 2005 – 2008 |

Sous-secteurs | Nombre de projets | Coûts admissibles | Participation de l’ISPA | 2008 | 2005 – 2008 |

Water | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

Eau | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

Water & wastewater incl. treatment | 1 | 36,000,000 | 22,500,000 | 0 | 2,250,000 | 22,500,000 | 4,500,000 |

Eau et eaux usées y compris leur traitement | 1 | 36 000 000 | 22 500 000 | 0 | 2 250 000 | 22 500 000 | 4 500 000 |

Wastewater treatment plant | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

Station d’épuration des eaux | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

Solid waste | 1 | 8,823,601 | 6,000,049 | 0 | 0 | 6,000,049 | 600,005 |

Déchets solides | 1 | 8 823 601 | 6 000 049 | 0 | 0 | 6 000 049 | 600 005 |

Air quality | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

Qualité de l’air | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

Horizontal | 1 | 1,464,100 | 966,306 | 0 | 193,261 | 966,306 | 386,522 |

Mesures horizontales | 1 | 1 464 100 | 966 306 | 0 | 193 261 | 966 306 | 386 522 |

Sector total | 3 | 46,287,701 | 29,466,355 | 0 | 2,443,261.00 | 29,466,355 | 5,486,527 |

Total du secteur | 3 | 46 287 701 | 29 466 355 | 0 | 2 443 261,00 | 29 466 355 | 5 486 527 |

Transport |

Transports |

Road | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

Route | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

Rail | 1 | 75,761,000 | 28,789,180 | 0 | 5,412,008.3 | 28,789,180 | 8,290,926.3 |

Rail | 1 | 75 761 000 | 28 789 180 | 0 | 5 412 008,3 | 28 789 180 | 8 290 926,3 |

Road and rail | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

Transports routier et ferroviaire | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

Inland waterways | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

Transport par voie navigable | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

Airports | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

Aéroports | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

Horizontal | 1 | 741,738 | 482,130 | 0 | 0 | 482,130 | 96,426,00 |

Mesures horizontales | 1 | 741 738 | 482 130 | 0 | 0 | 482,130 | 96 426 00 |

Sector total | 2 | 76,502,738 | 29,271,310 | 0 | 5,412,008.3 | 29,271,310 | 8,387,352.3 |

Total du secteur | 2 | 76 502 738 | 29 271 310 | 0 | 5 412 008,3 | 29 271 310 | 8 387 352,3 |

Horizontal |

Mesures horizontales |

TA | 1 | 262,335 | 262,335 | 0 | 32,772 | 262,335 | 209,868 |

AT | 1 | 262 335 | 262 335 | 0 | 32,772 | 262,335 | 209 868 |

Sector total | 1 | 1,464,100 | 966,306 | 0 | 193,262.00 | 966,306 | 386,522.00 |

Total du secteur | 1 | 1 464 100 | 966 306 | 0 | 193 262,00 | 966 306 | 386 522,00 |

Transport |

Transports |

Sector total | 1 | 741,738 | 482,130 | 0 | 0 | 482,130 | 96,426.00 |

Total du secteur | 1 | 741 738 | 482 130 | 0 | 0 | 482 130 | 96 426,00 |

Horizontal TA |

Mesure horizontale d’AT |

Sector Total | 1 | 262,335 | 262,335 | 0 | 32,772.00 | 262,335 | 209,868.00 |

Total du secteur | 1 | 262 335 | 262 335 | 0 | 32 772,00 | 262 335 | 209 868,00 |

TOTAL |3 | 2,468,173 |1,710,771 |0 |226,034.00 |1,710,771 |692,816.00 | | 8. TECHNICAL ASSISTANCE ON THE INITIATIVE OF THE COMMISSION

TOTAL |3 | 2 468 173 |1 710 771 |0 |226 034,00 |1 710 771 |692 816,00 | | 8. ASSISTANCE TECHNIQUE À L’INITIATIVE DE LA COMMISSION

Since the beginning of ISPA, technical assistance activities carried out on the initiative, or on behalf of the Commission, have been concentrated on enabling the EC Delegation to perform its ex-ante control procedures (including project appraisal) in accordance with the standards required for the management of Community funds. No such technical assistance measures have been funded by ISPA since 2006. All such technical assistance measures since that time have been financed from IPA.

Depuis le lancement de l’ISPA, les mesures d’assistance technique lancées à l’initiative de la Commission ou pour le compte de cette dernière visent particulièrement à permettre à la délégation de la CE de mener à bien ses procédures de contrôle ex ante (y compris l’évaluation du projet) conformément aux normes requises pour la gestion des fonds communautaires. Aucune mesure d’assistance technique de ce genre n’a été financée par l’ISPA depuis 2006; à compter de cette date, toutes ont été financées par l’IAP.

Management and implementation

Gestion et exécution

9. IMPLEMENTATION

9. EXÉCUTION

The first two projects in Croatia were approved in December 2005 with a final four being approved in July and September 2006. By the end of 2008 physical implementation had commenced on 4 out of the 6 ISPA projects including 2 out of the 3 infrastructure projects. In addition tenders were in progress for a further 5 contracts including the final 2 projects which as yet have no contracts concluded.

En Croatie, les deux premiers projets ont été approuvés en décembre 2005; quatre autres projets ont été acceptés en juillet et septembre 2006. À la fin de l’année 2008, quatre des six projets ISPA avaient concrètement démarré, y compris deux des trois projets d’infrastructures. En outre, des appels d’offres étaient en cours pour cinq marchés supplémentaires, y compris les deux projets finals pour lesquels aucun marché n’a été signé à l’heure actuelle.

The speed of tendering out individual contracts remained erratic. In one instance the signature of the main works contract for a project had to be put back due to delays in concluding the corresponding supervision contract. With other tenders there have been delays due to the necessity to resubmit evaluation reports and to issue corrigenda to the tender documents. On another instance a tender was severely delayed due to a lack of suitable bids. These latter problems however, are typical for any tendering processes and reflect the still relative inexperience of the CFCA in project implementation and therefore too much significance should not be attributed to them. Clearly the most significant fact to note is that now most of the projects have entered the implementation stage which represents a significant milestone in the implementation of ISPA in Croatia.

La vitesse d’attribution des marchés reste irrégulière. Dans un cas, la signature du marché de travaux principal a dû être repoussée en raison de retards dans la conclusion du contrat de supervision correspondant. D’autres marchés ont fait état de retards dus à la nécessité de soumettre de nouveaux rapports d’évaluation et d’apporter des corrections aux cahiers des charges. Dans un autre cas, un marché a pris beaucoup de retard en raison du manque d’offres valables. Les problèmes visés ci-dessus sont toutefois courants dans toutes les procédures d’appels d’offres et démontrent la relative inexpérience de l’AFCA en matière d’exécution de projets, c’est pourquoi il convient de ne pas y accorder trop d’importance. L’élément important à retenir ici est le fait que la plupart des projets sont désormais dans leur phase d’exécution, ce qui représente une étape cruciale dans la réalisation des projets cofinancés par l’ISPA en Croatie.

From the start of 2008 the ISPA implementing agency in Croatia continued to suffer from a lack of suitably experienced staff and poor management. Problems also continue to be experienced as a result of the lack of experience of the final beneficiaries in preparing and running international tenders. To their credit the Croatian authorities have tried to address these problems by replacing staff as necessary and intensifying training activities for final beneficiaries.

Depuis le début de l’année 2008, l’Agence exécutive de l’ISPA en Croatie a encore pâti d’un manque de personnel qualifié et de lacunes en matière de gestion. L’inexpérience des bénéficiaires finaux dans l’élaboration et la réalisation d’appels d’offres internationaux a également continué de poser des problèmes. À leur décharge, les autorités croates ont tenté de résoudre ces problèmes en procédant (si nécessaire) au remplacement de membres du personnel et en intensifiant les activités de formation pour les bénéficiaires finaux.

10. PROJECT MONITORING

10. CONTRÔLE DES PROJETS

Overall monitoring and evaluation of the progress and effectiveness of implementation is supported by regular meetings in the EC Delegation offices, monitoring reports submitted by the implementing bodies, site visits by Commission staff and formal monitoring through the twice yearly ISPA Monitoring Committee meetings in Croatia, as well as the receipt of Annual ISPA Reports for each project from the implementing authority.

Le suivi global et l’évaluation de l’état d’avancement des projets et de l’efficacité de leur réalisation prennent diverses formes: réunions régulières dans les locaux de la délégation de la CE, rapports de suivi des organes chargés de l’exécution des projets, visites sur place par le personnel de la Commission, suivi formel lors des réunions semestrielles organisées par le comité de suivi de l’ISPA en Croatie et réception pour chaque projet des rapports annuels ISPA de l’Agence exécutive.

Until the management of ISPA funds is fully decentralised (using the Extended Decentralised management Implementation System – EDIS with only ex-post control by the Commission), the staff of the EC Delegation in Croatia will continue to play an important role in supervising the daily management, implementation and monitoring of ISPA measures. Due to the inconsistent and continuing unreliable management of ISPA measures by the Croatian authorities it is felt that the continuation of ex-ante controls for tendering and contracting will be necessary for the immediate future. The preparations for the move to EDIS will be dependent on an improvement in the functioning of the current Decentralised management Implementation System (DIS) structure with ex-ante controls by the EC Delegation. In this context it is not anticipated that EDIS will be achieved for Croatia before the second half of 2010.

Jusqu’à ce que la gestion des crédits ISPA soit totalement décentralisée (par l’intermédiaire du régime EDIS – système de mise en œuvre décentralisée étendue – dont les contrôles ex post sont réalisés uniquement par la Commission), le personnel de la délégation de la CE en Croatie continuera de jouer un rôle majeur dans le contrôle de la gestion quotidienne, de la réalisation et du suivi des mesures bénéficiant du soutien de l’ISPA. Dans un avenir immédiat, il conviendra probablement de poursuivre les contrôles ex ante sur les appels d’offres et les attributions de marchés, eu égard à la gestion, qui continue d’être irrégulière et peu fiable, par les autorités croates des mesures bénéficiant du soutien de l’ISPA. Les préparatifs du passage au régime EDIS seront subordonnés à une amélioration du fonctionnement de la structure DIS dont les contrôles ex post sont réalisés par la délégation de la CE. Ainsi, le régime EDIS ne devrait pas être totalement appliqué en Croatie avant le second semestre de 2010.

Two ISPA Monitoring Committees were held in Croatia in 2008; in June and November respectively. The main points to emerge from the meetings were: a significant improvement in contracting out the projects and in the amount of payments being made; the necessity to extend the N+2 rule for one project due to complications in the tendering process which were outside the control of the Contracting Authority; the fact that all the Article 8 conditions contained in the Financing Memoranda for all ISPA projects had been fulfilled; the necessity to submit modification requests for two Financing Memoranda; the necessity to improve the quality of the data contained in the ISPA monitoring reports, as well as their presentation; the necessity to tender out the remaining infrastructure contracts in order to ensure all the works are carried out within the eligibility periods of the respective financing memoranda. It has to be noted that a number of unexpected setbacks were experienced during the tendering process creating particular difficulties with two of the infrastructure projects. However, in contrast the largest ISPA project is now fully contracted out and implementation of the works is steadily advancing.

Deux réunions du comité de suivi ISPA ont été tenues en Croatie en 2008, en juin et en novembre. Ces réunions ont principalement fait ressortir: une amélioration notable au niveau de l’attribution des marchés et du montant des paiements versés, la nécessité d’étendre la règle N+2 pour un projet en raison de complications lors de la procédure d’appel d’offres qui ne dépendaient pas du pouvoir adjudicateur, le fait que toutes les conditions visées à l’article 8 des protocoles de financement de la totalité des projets ISPA ont été respectées, la nécessité de présenter des demandes de modification pour deux protocoles de financement, la nécessité d’améliorer la qualité des données contenues dans les rapports de suivi de l’ISPA, ainsi que leur présentation, et la nécessité de procéder aux appels d'offres pour le restant des marchés relatifs aux projets d’infrastructures, afin que tous les travaux soient réalisés dans les périodes d’admissibilité visées dans leurs protocoles de financement respectifs. Il convient de noter qu’un certain nombre d’incidents se sont produits lors de la procédure d’appel d’offres, ce qui a engendré des difficultés particulières pour deux des projets d’infrastructures. En revanche, des contrats ont désormais été signés pour l’intégralité du projet ISPA le plus volumineux et l’exécution des travaux progresse constamment.

11. FINANCIAL MANAGEMENT AND CONTROL, INCLUDING EDIS

11. GESTION ET CONTRÔLE FINANCIERS (DONT EDIS )

The principal requirements for both the financial management and control and the treatment of irregularities are governed by the provisions of the ISPA Regulation and of Annex III of the Financing Memorandum, as applicable under the regime of ex-ante control by the Commission. These requirements are close to those applicable to the Cohesion Fund and the Structural Funds. The key elements relate to the establishment of internal financial control systems and procedures that can ensure transparent and non-discriminatory procurement procedures, the accuracy of declared expenditure, adequate internal audit capability, sufficient audit trail and appropriate treatment of irregularities.

Les principales dispositions régissant la gestion et le contrôle financiers, ainsi que le traitement des irrégularités, sont établies par le règlement ISPA et l’annexe III du protocole de financement, tels qu’applicables en vertu du régime de contrôle ex ante de la Commission. Ces dispositions sont proches de celles en vigueur pour les interventions du Fonds de cohésion et des Fonds structurels. Elles portent pour l’essentiel sur la mise en place de systèmes et de procédures internes de contrôle financier garantissant la transparence et l’absence de discrimination dans la passation des marchés publics, l’exactitude des dépenses déclarées, des capacités d’audit internes appropriées, une piste d’audit suffisante et un traitement adéquat des irrégularités.

Due to the slow progress in ISPA project implementation it was decided that no ISPA audits would be carried out in Croatia during 2008. The main emphasis for the audit unit in the Directorate General for Regional Policy for 2008 related to the preparations for the introduction of IPA in Croatia. Nevertheless, an internal audit of the EC Delegation in Zagreb did take place. The main conclusion of this audit was that ISPA projects were being managed effectively by the Delegation. Furthermore it was recommended that the EC Delegation apply more pressure to the Croatian authorities to speed up project implementation, as well as provide additional training to the implementing body in relation to quality control. One other observation related to the difficulty the EC Delegation had experienced in securing suitable staff. This resulted from the lengthy, inflexible and restrictive recruitment procedures that the EC Delegation is obliged to use.

Étant donné les faibles progrès observés dans la réalisation des projets cofinancés par l’ISPA, il a été décidé de ne pas mener d’audits pour cet instrument en 2008 en Croatie. En 2008, l’unité d’audit de la direction générale de la politique régionale a principalement mis l’accent sur les préparatifs pour l’introduction de l’IAP en Croatie. Néanmoins, un audit interne de la délégation de la CE à Zagreb a tout de même eu lieu. Il en est ressorti pour l’essentiel que les projets ISPA étaient gérés de manière efficace par la délégation. En outre, il a été recommandé à la délégation de la CE de faire davantage pression sur les autorités croates en vue d’accélérer l’exécution des projets et de prévoir des formations supplémentaires en matière de contrôle de qualité pour les organes chargés de l’exécution des projets. Une observation a également été émise concernant les difficultés rencontrées par la délégation de la CE pour recruter du personnel qualifié. Ce problème s’explique par les procédures longues, rigides et restrictives que la délégation de la CE est tenue d'appliquer.

DIS

DIS

The requirement for the DIS accreditation of the implementing agency in Croatia, the CFCA, follows the stipulations of Article 164 of the Financial Regulation. DIS accreditation was awarded by the Commission on 13th February 2006.

L’exigence d’accréditation DIS de l’AFCA, l’Agence exécutive de l’ISPA en Croatie, est régie par les dispositions de l’article 164 du règlement financier. La Commission a accordé cette accréditation le 13 février 2006.

12. RISK ASSESSMENT

12. ÉVALUATION DES RISQUES

The audit strategy planned for 2008 and subsequent years has been based on the results of an analysis of the state of ISPA implementation and the related objectives of the Audit Directorate of DG Regional Policy. The audit strategy sets out the objectives which are defined by the senior management of DG Regional Policy. These objectives are defined on the basis of detailed discussions with the operational directorates during which information on potential risk is shared. The audit strategy then sets out the actions to achieve the objectives, taking account of the risks identified. In general, risk is minimized by implementing this strategy. No audits were carried out in 2008 due to the limited progress in implementation.

La stratégie d’audit prévue pour 2008 et les années suivantes se fonde sur les résultats d’une analyse de l’état d’avancement des interventions de l’ISPA et les objectifs connexes de la direction chargée de l’audit au sein de la direction générale «Politique régionale». La stratégie d’audit se fixe des objectifs définis par les directeurs de la DG «Politique régionale». La définition de ces objectifs repose sur un dialogue approfondi avec les directions opérationnelles donnant lieu à un échange d’informations sur les risques potentiels. La stratégie d’audit détermine ensuite les actions devant permettre d’atteindre les objectifs, compte tenu des risques décelés. En règle générale, l’application de la stratégie réduit ces risques. En 2008, compte tenu des avancées limitées observées dans l’exécution des projets, aucun audit n’a été réalisé.

Under the system of ex-ante approval, priority is given to ensuring that sufficient control procedures are put in place regarding project implementation and payments. However, the management of pre-accession funds carries an inherent risk since the funds are delivered by a variety of organisations and systems. Eligibility of expenditure is determined by compliance with rules and conditions fixed at Community and national level which can lead to complexity and risk of misinterpretation. Currently the Croatian authorities plan to submit an application for the waiving of ex-ante controls during the second half of 2010 for ISPA projects in accordance with the provisions of Regulation 1266/1999.

Dans le contexte du système d’approbation ex ante, la priorité est de vérifier que des procédures suffisantes de contrôle ont bien été mises en place pour l’exécution des projets et les paiements. Cependant, la gestion des fonds de préadhésion comporte un risque intrinsèque puisque ces derniers sont fournis par toute une palette d’organismes et de systèmes. L’admissibilité des dépenses est déterminée par rapport aux règles et conditions fixées aux niveaux communautaire et national, ce qui peut aboutir à une situation complexe et engendrer des erreurs d’interprétation. Actuellement, les autorités croates prévoient de demander la levée des contrôles ex ante pendant le second semestre de l’année 2010 pour les projets cofinancés par l’ISPA, conformément aux dispositions du règlement (CE) n° 1266/1999.

13. EUROPEAN COURT OF AUDITORS FINDINGS

13. CONCLUSIONS DE LA COUR DES COMPTES EUROPÉENNE

No missions or audits were carried out in Croatia during 2008.

Aucune mission ni aucun audit n’ont été réalisés en Croatie en 2008.

14. CO-FINANCING PARTNERS – EIB, EBRD AND KFW

14. PARTENAIRES DE COFINANCEMENT – BEI, BERD ET KFW

Given their expertise in project preparation and implementation, the Commission has maintained regular contact with these lending institutions, both at a horizontal level to co-ordinate policy and methodological issues related to programming and implementation, and at country level. The specialist skills of these Banks in structuring grant/loan combinations of funding, including public-private partnership arrangements, is highly useful for improving the quality of projects funded from ISPA. Nevertheless the EIB is not involved in any ISPA project in Croatia.

La Commission a maintenu des contacts réguliers avec ces institutions de prêt qui ont une expérience avérée de la préparation et de la mise en œuvre des projets, et ceci tant à l’échelon national que pour la coordination transversale des questions de stratégie et de méthodologie relatives à la programmation et à la réalisation des projets. Les compétences techniques de ces banques dans la mise au point de combinaisons subventions/prêts, y compris des accords de partenariat public-privé, sont extrêmement précieuses pour améliorer la qualité des projets soutenus par l’ISPA. Néanmoins, la BEI ne participe à aucun des projets ISPA en Croatie.

The EBRD is the only IFI which is actively involved in an ISPA project in Croatia with the provision of a €10 mln. loan for an environmental project approved in 2005 – the Karlovac Water and Wastewater Treatment Programme.

La BERD est la seule institution financière internationale qui participe activement à un projet soutenu par l’ISPA en Croatie, par l’intermédiaire d’un prêt de 10 millions d’euros accordé dans le contexte d’un projet approuvé en 2005 dans le secteur de l’environnement – le programme de distribution et d’assainissement des eaux de Karlovac.

Contribution to Community policies

Contribution aux politiques communautaires

15. PUBLIC PROCUREMENT

15. MARCHÉS PUBLICS

From the start of ISPA, the fulfilment of legal requirements for sound, fair and transparent public procurement as enshrined in the PRAG has proved to be a major challenge. In many cases, ensuring compliance with EU procurement principles has lead to delays in the implementation of ISPA projects. The Commission services -especially the EC Delegation in Zagreb - had to intervene frequently, not only to check that procedures were correctly applied but also to rectify errors, to liaise with dissatisfied bidders, and to explain to the implementing agency how the procedures concerned should be implemented. Regularly, the quality of the tender documents needed to be improved resulting in the very late announcement or completion of tenders. The cumulative effect of these interventions has been additional delays to the implementation process.

Depuis le lancement de l’ISPA, l’exécution des obligations juridiques d’équilibre, de transparence et de loyauté applicables aux marchés publics, telles qu’elles sont définies dans le guide PRAG, s’est révélée être un défi majeur. Dans de nombreux cas, le respect des principes communautaires de mise en concurrence a provoqué des retards dans la réalisation des projets soutenus par l’ISPA. Les services de la Commission – plus particulièrement la délégation de la CE à Zagreb – ont dû intervenir fréquemment, non seulement pour s’assurer de la bonne exécution des procédures, mais aussi pour rectifier des erreurs, servir d’intermédiaires avec des soumissionnaires mécontents et expliquer à l’Agence exécutive la façon dont les procédures devaient être appliquées. La qualité des dossiers d’appels d’offres a régulièrement dû être améliorée, ce qui s’est traduit par une publication ou une conclusion très tardives de ces derniers. L’effet cumulé de ces interventions a entraîné des retards supplémentaires dans l’exécution des projets.

The ex-ante approval by the Commission which governs the tendering and contracting of ISPA projects is therefore entirely justified until the conditions exist for EDIS to be granted (see above). Under the ex-ante system of approval and in line with the DIS decision for the conferral of management, only the CFCA plays the role of the contracting authority responsible for project implementation, whereas the Commission endorses each step of the procurement process. It follows that, although the Commission is not a contracting partner, it bears shared responsibility for the procedural correctness of the procurement process (without the Commission’s approval, contracts concluded between beneficiaries and contractors are not valid).

Tant que les conditions d’octroi du régime EDIS n’auront pas été établies (voir ci-dessus), l’approbation ex ante par la Commission des modalités de mise en concurrence et de passation des marchés pour les projets cofinancés par l’ISPA est donc entièrement justifiée. Dans le système d’approbation ex ante et conformément à la décision DIS sur l’octroi des compétences de gestion, seule l’AFCA assume la fonction de pouvoir adjudicateur responsable de l’exécution des projets, la Commission approuvant quant à elle chacune des phases de la procédure de passation des marchés publics. Aussi, bien que la Commission ne soit pas une partie contractante, elle partage la responsabilité de veiller à la bonne exécution de la passation des marchés (en l’absence d’approbation de la Commission, les contrats conclus entre les bénéficiaires et les entrepreneurs ne sont pas valables).

16. COMPETITION POLICY

16. POLITIQUE DE CONCURRENCE

As the ISPA assistance is directed primarily to cover public expenditure - or equivalent - concerning utility projects, this does not generally raise problems of incompatibility with the Community rules on competition. Unless the rules on public procurement are infringed, and provided free access to such infrastructure is guaranteed for all operators meeting the necessary technical and legal conditions, such assistance does not confer any special advantage to specific firms.

L’aide de l’ISPA étant pour l’essentiel destinée à couvrir des dépenses publiques, ou équivalentes, concernant des services collectifs, elle ne pose normalement aucun problème d’incompatibilité avec les dispositions communautaires en matière de concurrence. Dans la mesure où les règles d’attribution des marchés publics sont respectées et pour autant que le libre accès aux infrastructures soit garanti à tous les opérateurs réunissant les conditions techniques et juridiques nécessaires, cette aide ne procure en général aucun avantage particulier à des entreprises spécifiques.

17. ENVIRONMENT POLICY

17. POLITIQUE DE L’ENVIRONNEMENT

By providing direct assistance to priority projects for the environment, ISPA also contributes to the implementation of environmental policy and to the compliance with EU standards in Croatia. Experience gained through project development and implementation develops administrative capacity and accelerates sector reform in the environment sector. In particular, administrative capacity is being strengthened with regard to environmental investment planning and prioritisation. Steady progress has also been made in the correct implementation of the EIA directive (Council Directive 85/337/EEC of 27th June 1985 on the assessment of the effects of certain public and private projects on the environment), particularly the aspects related to public consultation. It is hoped that ISPA will in these ways contribute towards progress in environmental protection in Croatia.

En fournissant une assistance directe aux projets prioritaires de protection de l’environnement, l’ISPA favorise l’application de la politique de l’environnement et la mise aux normes européennes en Croatie. L’expérience acquise grâce à l’élaboration et à la réalisation de projets renforce les capacités administratives et accélère la réforme du secteur de l’environnement. Cette amélioration des ressources administratives concerne notamment la programmation des investissements et la définition des priorités en matière d’environnement. Des progrès constants ont également été accomplis en faveur de la bonne application de la directive relative à l’EIE (directive 85/337/CEE du Conseil du 27 juin 1985 concernant l’évaluation des incidences de certains projets publics et privés sur l’environnement), notamment pour les aspects liés aux consultations publiques. L’ISPA contribuera ainsi, espère-t-on, à l’amélioration de la protection de l’environnement en Croatie.

It is important to emphasise that, as far as Croatia is concerned, the introduction of IPA, with its greater number of bodies and a stream of additional projects, the provision of sufficient financial and human resources for implementation (including monitoring, inspection, the provision of permits and reporting) needs to be ensured.

Il est important de souligner qu’en vue de l’introduction de l’IAP, qui entraînera un accroissement du nombre d’organismes concernés et un afflux de projets supplémentaires, la Croatie doit réserver à la réalisation des projets les ressources financières et humaines suffisantes (y compris pour le suivi, l’inspection, la délivrance des autorisations et la rédaction des rapports).

18. TRANSPORT POLICY

18. POLITIQUE DES TRANSPORTS

The transport networks in Croatia, agreed in accordance with TINA (Transport Infrastructure Needs Assessment) and REBIS (Regional Balkans Infrastructure Study) were constructed around the framework of pan-European corridors. Several of them run across the territory of Croatia including Corridors VII (the Danube river), X (Salzburg-Ljubljana-Zagreb-Beograd-Nis-Skopje-Veles-Thessaloniki, including branch Xa) as well as Corridor V, which has two branches in Croatia (Vb - Budapest, Zagreb Rijeka, and Vc - Budapest, Sarajevo, Ploče). These networks were used as the planning basis for the national transport strategy for ISPA purposes. As a consequence the single ISPA transport project forms part of the TINA and REBIS networks, i.e. it concerns the construction or rehabilitation of a section, nodal point or access relating to the networks. The TEN-T networks for Croatia are based on SEETO (South East Europe Transport Observatory) recommendations.

Les réseaux de transport en Croatie, approuvés conformément à l’évaluation «TINA» des besoins en infrastructures de transport (Transport Infrastructure Needs Assessment) et à l’étude «REBIS» sur les infrastructures dans la région des Balkans (Regional Balkans Infrastructure Study), se sont développés autour des corridors paneuropéens de transport. Plusieurs de ces derniers traversent en effet le territoire croate, dont le corridor VII (le Danube), le corridor X (Salzbourg-Ljubljana-Zagreb-Belgrade-Nis-Skopje-Veles-Thessalonique, y compris la branche Xa) et le corridor V, qui a deux branches en Croatie (Vb: Budapest, Zagreb Rijeka et Vc: Budapest, Sarajevo, Ploče). Ces réseaux ont servi de base de planification à la stratégie de transport national élaborée pour l’ISPA. En conséquence, le seul projet de l’ISPA dans le domaine des transports fait partie des réseaux TINA et REBIS, autrement dit, il concerne la construction ou la réhabilitation de sections, de points nodaux ou de bretelles d’accès reliés aux réseaux. Les réseaux RTE-T en Croatie ont été conçus à partir des recommandations de l’Observatoire des transports de l’Europe du Sud-Est (SEETO).

Co-ordination among pre-accession instruments

Coordination entre les instruments de préadhésion

As required by the Coordination Regulation[2], the Commission ensures close co-ordination among the three pre-accession instruments, PHARE, SAPARD and ISPA. In line with the provisions of this Regulation, the PHARE Management Committee plays a special role in general co-ordination of the three pre-accession instruments.

Ainsi que l’imposent les dispositions du règlement sur la coordination de l’assistance[2], la Commission est chargée d’établir une coordination étroite entre les trois instruments PHARE, SAPARD et ISPA de préadhésion. Conformément aux dispositions dudit règlement, le comité de gestion PHARE joue un rôle particulier dans la coordination générale des trois instruments de préadhésion.

Co-ordination with the (PHARE) Joint Monitoring Committee

Coordination avec le comité mixte de suivi (PHARE)

The Joint Monitoring Committee is responsible for co-ordinating the monitoring of each pre-accession instrument and for assessing the overall progress of EU–funded assistance in the beneficiary countries. The Committee issues recommendations to the ISPA Committee or to the Commission when relevant.

Le comité mixte de suivi assure la coordination du suivi des instruments de préadhésion et l’évaluation des progrès généraux de l’assistance financée par l’Union européenne dans les pays bénéficiaires. Le comité formule, le cas échéant, des recommandations à l’intention du comité ISPA et de la Commission.

Co-ordination with EC Delegations

Coordination avec les délégations de la CE

Periodic meetings were organised by the Commission services (DGs Enlargement, External Relations and Regional Policy) with the experts in the Delegations responsible for PHARE and ISPA to discuss programming and implementation issues, in particular those related to tendering and contracting.

Les services de la Commission (DG Élargissement, Relations extérieures et Politique régionale) ont organisé des réunions périodiques avec les experts des délégations responsables du programme PHARE et de l’ISPA afin d’examiner des questions de programmation et de mise en œuvre, concernant notamment les appels d’offres et l’attribution des marchés.

Co-ordination with the IPA instrument

Coordination avec l’instrument IAP

In order to ensure the efficient coordination of activities and the prevention of duplication the two ISPA Monitoring Committees held in Croatia in 2008 were organised alongside the IPA Sectoral Monitoring Committees for the Regional Development component. In addition it should be noted that 2 of the technical assistance measures being funded through ISPA relate to the preparation of project pipelines for implementation using IPA co-finance. In this way it is hoped that there will be a smooth transition from the ISPA to the IPA instruments and the uninterrupted implementation of measures in the respective sectors.

Afin de garantir la bonne coordination des activités et d’éviter tout double emploi, les deux réunions du comité de suivi ISPA qui se sont tenues en Croatie en 2008 ont été organisées en parallèle avec celles du comité de suivi sectoriel de l’IAP chargé de la composante «Développement régional». En outre, il est à noter que deux des mesures d’assistance technique bénéficiant de l’aide de l’ISPA ont trait à la préparation de réserves de projets en vue d’une réalisation cofinancée par l’IAP. La transition entre l’ISPA et l’IPA devrait donc se faire en douceur, sans que les mesures en cours dans les secteurs concernés ne s’interrompent.

19. PUBLICITY ACTIONS

19. MESURES DE PUBLICITÉ

One publicity action took place in 2008 with regard to the ISPA projects. A ceremony was held at the Deletovci railway station in Eastern Croatia marking the commencement of construction works on the Vinkovci to Tovarnik to State Border Railway Rehabilitation project, being the first ISPA project to start in Croatia. The Croatian Ministers for Finance and Transport and the Head of the EC Delegation in Croatia addressed the assembled guests and media representatives. A presentation of the project was also made by the works Supervising Engineer. The event was highly successful and was widely covered in the Croatian media.

En 2008, une mesure de publicité a été consacrée à des projets cofinancés par l’ISPA. Une cérémonie a été organisée à la gare de Deletovci, dans l’est de la Croatie, afin de marquer le début des travaux de construction du projet de remise en état de la ligne ferroviaire reliant Vinkovci à Tovarnik, le premier projet ISPA à démarrer dans le pays. Les ministres croates des Finances et des Transports et le chef de la délégation de la CE en Croatie se sont exprimés devant les invités et les représentants des médias. Une présentation du projet a également été effectuée par l’ingénieur chargé de la supervision des travaux. La manifestation a été un succès et a largement été diffusée dans les médias croates.

[1] No projects have been approved since 2006 due to the ending in that year of the ISPA programme.

[1] Aucun projet n’a été approuvé depuis 2006, année où le programme ISPA a pris fin.

[2] Council Regulation (EC) N° 1266/1999 of 21 June 1999 on co-ordinating aid to the applicant countries in the framework of the pre-accession strategy.

[2] Règlement (CE) n° 1266/1999 du Conseil du 21 juin 1999 sur la coordination de l’assistance aux pays candidats dans le cadre de la stratégie de préadhésion.