Decision of the High Representative of the Union for Foreign Affairs and Security Policy

Unionin ulkoasioiden ja turvallisuuspolitiikan korkean edustajan päätös,

of 19 July 2011

annettu 19 päivänä heinäkuuta 2011,

on the rules regarding access to documents

asiakirjoihin tutustumista koskevista säännöistä

2011/C 243/08

2011/C 243/08

THE HIGH REPRESENTATIVE,

KORKEA EDUSTAJA, joka

Having regard to the Council Decision 2010/427/EU of 26 July 2010 establishing the organisation and functioning of the European External Action Service, in particular Article 11(1) thereof,

ottaa huomioon Euroopan ulkosuhdehallinnon organisaatiosta ja toiminnasta 26 päivänä heinäkuuta 2010 annetun neuvoston päätöksen (2010/427/EU) ja erityisesti sen 11 artiklan 1 kohdan,

HAS ADOPTED THIS DECISION:

ON HYVÄKSYNYT TÄMÄN PÄÄTÖKSEN:

Article 1

1 artikla

Scope

Soveltamisala

1. Any citizen of the Union, or any natural or legal person residing or having its registered office in a Member State, shall have a right of access to EEAS documents according to the principles, conditions and limits laid down in Regulation (EC) No 1049/2001 of the European Parliament and of the Council [1] ("the Regulation") and the specific provisions laid down in these rules. This right of access concerns documents held by the EEAS, namely, documents drawn up or received by it and in its possession.

1. Jokaisella unionin kansalaisella sekä jokaisella luonnollisella henkilöllä, joka asuu jossain jäsenvaltiossa, sekä jokaisella oikeushenkilöllä, jolla on sääntömääräinen kotipaikka jossain jäsenvaltiossa, on oikeus tutustua Euroopan ulkosuhdehallinnon, jäljempänä "EUH", asiakirjoihin asetuksessa (EY) N:o 1049/2001 Euroopan parlamentin ja neuvoston [1], jäljempänä "asetus", määriteltyjen periaatteiden, edellytysten ja rajoitusten sekä näissä säännöissä vahvistettujen erityissäännösten mukaisesti. Oikeus tutustua asiakirjoihin koskee EUH:n käytössä olevia asiakirjoja, toisin sanoen sen laatimia tai vastaanottamia taikka sen hallussa olevia asiakirjoja.

2. Pursuant to Article 2(2) of the Regulation, any natural or legal person not residing, or not having their registered office, in one of the Member States shall, subject to the same principles, conditions and limits, enjoy the same right of access to EEAS documents on the same terms, with the exception of the right to make a complaint to the European Ombudsman.

2. Asetuksen 2 artiklan 2 kohdan mukaisesti sellaisella luonnollisella henkilöllä, joka ei asu missään jäsenvaltiossa, tai oikeushenkilöllä, jolla ei ole sääntömääräistä kotipaikkaa missään jäsenvaltiossa, on oikeus tutustua EUH:n asiakirjoihin samojen periaatteiden, edellytysten ja rajoitusten asettamien ehtojen mukaisesti, lukuun ottamatta oikeutta tehdä kantelu Euroopan oikeusasiamiehelle.

Article 2

2 artikla

Making an application

Hakemuksen tekeminen

1. An application for access to an EEAS document shall be sent by post to Access to Documents Coordinator, CHAR 15/11, European External Action Service, Rue de la Loi 170, 1046 Brussels, Belgium, by e-mail using the application form on the EEAS website, or by fax to +32 22979893.

1. Hakemus saada tutustua EUH:n asiakirjaan on lähetettävä postitse osoitteeseen Access to Documents Coordinator, CHAR 15/11, European External Action Service, Rue de la Loi 170, Brussels 1046, Belgium, sähköpostitse käyttäen EUH:n verkkosivustolla olevaa hakemuslomaketta tai faksitse numeroon +32 22979893.

2. As soon as the application is registered, an acknowledgement of receipt shall be sent to the applicant (unless the application can be answered in substance in the same time frame).

2. Hakijalle lähetetään heti hakemuksen kirjaamisen jälkeen vastaanottoilmoitus (paitsi jos hakemukseen voidaan vastata samassa ajassa).

Article 3

3 artikla

Time limits

Määräajat

1. The EEAS shall answer initial and confirmatory applications within 15 working days of the date of registration of the application.

1. EUH vastaa alkuperäisiin ja uudistettuihin hakemuksiin 15 työpäivän kuluessa hakemuksen kirjaamisesta.

2. If an application is imprecise, as referred to in Article 6(2) of the Regulation, the EEAS shall invite the applicant to provide additional information to make it possible to identify the documents requested; the deadline for reply shall run only from the time when the EEAS has this information.

2. Jos hakemus ei ole riittävän täsmällinen asetuksen 6 artiklan 2 kohdassa tarkoitetulla tavalla, EUH kehottaa hakijaa toimittamaan lisätietoja, jotta pyydetyt asiakirjat voidaan yksilöidä; vastauksen määräaika alkaa vasta EUH:n saatua nämä tiedot.

3. In exceptional cases, as set out in Articles 7(3) or 8(2) of the Regulation, the deadlines may be extended by 15 working days, in particular:

3. Asetuksen 7 artiklan 3 kohdan ja 8 artiklan 2 kohdan mukaisesti määräaikoja voidaan poikkeuksellisesti jatkaa viidellätoista työpäivällä erityisesti seuraavissa tapauksissa:

(a) in the case of complex or bulky applications;

a) hakemus on monimutkainen ja laaja,

(b) if a request requires consultation of a Union delegation; or

b) hakemus edellyttää unionin edustuston kuulemista tai

(c) if consultation of a third party is required.

c) hakemus edellyttää kolmannen osapuolen kuulemista.

The applicant must be informed of any such extension and of the reasons for it.

Hakijalle on ilmoitettava määräajan pidentämisestä ja syyt siihen.

Article 4

4 artikla

Handling of replies

Vastausten käsittely

1. Answers to initial applications shall be handled by the Access to Documents Coordinator.

1. Asiakirjakoordinaattori (Access to Documents Coordinator) käsittelee vastaukset alkuperäisiin hakemuksiin.

2. Answers to confirmatory applications shall be decided upon by the Chief Operating Officer, on the advice of the Access to Documents Coordinator.

2. Vastauksista uudistettuihin hakemuksiin päättää hallintopääjohtaja (Chief Operating Officer) asiakirjakoordinaattorin neuvosta.

Article 5

5 artikla

Negative response

Kielteinen vastaus

If the answer to an application is even partly negative, it shall state the reasons for the refusal based on one of the exceptions set out in the Regulation, and inform the applicant of his right to submit a confirmatory application (in the case of an answer to an initial application) or the other remedies available to him (in the case of an answer to a confirmatory application).

Jos vastaus hakemukseen on edes osittain kielteinen, siinä ilmoitetaan asetuksessa mainittuun poikkeukseen perustuvat syyt hakemuksen hylkäämiseen ja siinä ilmoitetaan hakijalle tämän oikeudesta esittää uudistettu hakemus (silloin kun on kyse vastauksesta alkuperäiseen hakemukseen) tai tämän käytettävissä olevista muutoksenhakukeinoista (silloin kun on kyse vastauksesta uudistettuun hakemukseen).

Article 6

6 artikla

Third party documents held by the EEAS

EUH:n hallussa olevat kolmansien osapuolten asiakirjat

1. Where the EEAS receives an application for a document which it holds, but which originates from a third party, the third party shall be consulted unless it is clear that the document shall or shall not be disclosed, in light of the exceptions set out in the Regulation.

1. Silloin kun EUH vastaanottaa hakemuksen, joka koskee sen hallussa olevaa kolmannelta osapuolelta peräisin olevaa asiakirjaa, kyseistä kolmatta osapuolta kuullaan, paitsi jos on selvää, että asiakirja on luovutettava tai sitä ei tule luovuttaa asetuksessa mainittujen poikkeusten perusteella.

2. The application shall be granted without consultation of the third party if the document has already been made public by its author, or under the Regulation or similar provisions.

2. Hakemus hyväksytään kuulematta kolmatta osapuolta, jos asiakirjan laatija on jo julkaissut sen, taikka asetuksen tai vastaavien säännösten nojalla.

3. In any case, the third party must be consulted if the document is covered by Article 9 of the Regulation, or if the document originates from a Member State and the Member State has requested the EEAS not to disclose the document without its prior agreement under Article 4(5) of the Regulation. Such a request by a Member State must be made in writing.

3. Kolmatta osapuolta on kuitenkin kuultava, jos asiakirja on asetuksen 9 artiklassa tarkoitettu asiakirja tai jos asiakirja on peräisin jäsenvaltiosta, joka on pyytänyt asetuksen 4 artiklan 5 kohdan mukaisesti EUH:ta olemaan luovuttamatta sitä ilman sen etukäteen antamaa suostumusta. Jäsenvaltion on tehtävä tällainen pyyntö kirjallisesti.

4. The third party shall be consulted in writing (including by e-mail) and be given a reasonable time limit for reply, taking into account the deadlines on the EEAS for its reply, as set out in Article 3 above. The third party shall give its opinion in writing (including by e-mail).

4. Kolmatta osapuolta kuullaan kirjallisesti (myös sähköpostitse) ja kolmannelle osapuolelle annetaan kohtuullinen määräaika vastaamiseen ottaen huomioon EUH:n vastausta koskevat 3 artiklassa vahvistetut määräajat. Kolmannen osapuolen on esitettävä kantansa kirjallisesti (myös sähköpostitse).

5. In the absence of a reply from the third party within the time limit, or if the third party is unidentifiable or untraceable, the EEAS shall decide on the application in light of the exceptions set out in the Regulation, taking into account the legitimate interests of the third party on the basis of the information at the disposal of the EEAS.

5. Jos kolmas osapuoli ei ole vastannut määräaikaan mennessä tai kolmatta osapuolta ei voida tunnistaa tai tavoittaa, EUH tekee hakemusta koskevan päätöksen asetuksessa vahvistettuja poikkeuksia noudattaen ja ottaen huomioon kolmannen osapuolen oikeutetut edut niiden tietojen perusteella, jotka EUH:lla on käytettävissään.

6. If the EEAS intends to give access to a document against the wishes of the third party, it shall inform the third party of its intention to disclose the document within the deadline applicable under the Regulation, and of the remedies available to the third party to oppose disclosure.

6. Jos EUH aikoo sallia asiakirjaan tutustumisen vastoin kolmannen osapuolen toiveita, se ilmoittaa kolmannelle osapuolelle aikomuksestaan luovuttaa asiakirja asetuksen mukaisesti sovellettavassa määräajassa sekä kolmannen osapuolen käytettävissä olevista muutoksenhakukeinoista, joiden avulla se voi vastustaa asiakirjan sisällön luovuttamista.

Article 7

7 artikla

Consultation of the EEAS

EUH:n kuuleminen

1. Requests for consultation of the EEAS by a Member State or another institution, body, office or agency of the Union which has received an application for a document within its possession but which originates from the EEAS, shall be sent by post to Access to Documents Coordinator, CHAR 15/11, European External Action Service, Rue de la Loi 170, Brussels 1046, Belgium, by e-mail to EEAS-ACCESS-TO-DOCUMENTS@eeas.europa.eu or by fax to +32 22979893.

1. Unionin jäsenvaltion tai toisen toimielimen, elimen tai laitoksen pyynnöt kuulla EUH:ta silloin, kun unionin jäsenvaltio tai toinen toimielin, elin tai laitos on vastaanottanut hakemuksen saada tutustua sen hallussa olevaan asiakirjaan, joka on peräisin EUH:lta, lähetetään postitse osoitteeseen Access to Documents Coordinator, CHAR 15/11, European External Action Service, Rue de la Loi 170, Brussels 1046, Belgium, sähköpostitse osoitteeseen EEAS-ACCESS-TO-DOCUMENTS@eeas.europa.eu tai faksitse numeroon +32 22979893.

2. The EEAS shall give its opinion promptly, taking into account any time limit applicable for answer, and at the latest within five working days.

2. EUH ilmoittaa kantansa nopeasti ottaen huomioon vastaukseen sovellettavan määräajan ja viimeistään viiden työpäivän kuluessa.

Article 8

8 artikla

Classified documents

Turvaluokitellut asiakirjat

1. Where an application for access to a document concerns a document covered by Article 9 of the Regulation or another document classified under the EEAS security rules, it shall be handled by officials entitled to acquaint themselves with the document.

1. Jos hakemus saada tutustua asiakirjaan koskee asetuksen 9 artiklassa tarkoitettua asiakirjaa tai muuta EUH:n turvallisuussääntöjen nojalla luokiteltua asiakirjaa, hakemuksen käsittelevät virkamiehet, joilla on oikeus perehtyä kyseiseen asiakirjaan.

2. Reasons shall be given on the basis of the exceptions listed in Article 4 of the Regulation for any decision refusing access to all or part of a classified document. If the requested document cannot be refused on the basis of those exceptions, the official handling the application shall ensure that the document is declassified before it is sent to the applicant.

2. Päätös hylätä kokonaan tai osittain tutustuminen turvaluokiteltuun asiakirjaan perustellaan asetuksen 4 artiklassa lueteltujen poikkeusten perusteella. Jos asiakirjaan tutustumista ei voida hylätä näiden poikkeusten perusteella, hakemusta käsittelevä virkamies huolehtii, että kyseinen asiakirja luokitellaan uudelleen ennen kuin se luovutetaan hakijalle.

Article 9

9 artikla

Modalities of access

Asiakirjoihin tutustumista koskevat säännöt

1. Documents to which access is to be granted shall be sent by mail, fax, or e-mail. If the documents requested are voluminous or difficult to handle, the applicant may be invited to consult them where they are held. Such consultation shall be free.

1. Asiakirjat, joihin tutustuminen sallitaan, lähetetään postitse, faksitse tai sähköpostitse. Jos hakemus koskee suurta asiakirjamäärää tai vaikeasti käsiteltäviä asiakirjoja, hakijaa voidaan kehottaa tutustumaan asiakirjoihin siellä, missä niitä säilytetään. Tällainen tutustuminen on maksutonta.

2. If the document has been published, an answer may consist of the publication references to it, including the web address where it may be found.

2. Jos asiakirja on julkaistu, vastauksessa voidaan ilmoittaa sen julkaisuviitteet, kuten sen internet-osoite.

3. If the volume of the document exceeds 20 pages, the applicant may be charged a fee of EUR 0,10 per page, plus carriage costs. The charges for other media shall be decided on a case by case basis, but shall not exceed a reasonable amount.

3. Jos asiakirja on pidempi kuin 20 sivua, hakijalta voidaan periä maksu, joka on 0,10 EUR sivulta ja johon lisätään postimaksu. Muulla tavoin toimitetuista asiakirjoista perittävistä maksuista päätetään tapauskohtaisesti, mutta ne ovat kohtuullisia.

Article 10

10 artikla

Register of documents

Asiakirjarekisteri

1. The EEAS shall maintain a register of documents, as provided for in Article 11 of the Regulation, accessible via the EEAS website.

1. EUH ylläpitää asetuksen 11 artiklan mukaisesti asiakirjarekisteriä, johon on pääsy EUH:n verkkosivustolta.

2. In line with Article 9 of the Regulation, documents covered by that provision shall be recorded in the register only with the consent of the originator.

2. Asiakirjat, joihin sovelletaan asetuksen 9 artiklaa, kirjataan rekisteriin kyseisen artiklan mukaisesti ainoastaan sen tahon suostumuksella, jolta asiakirja on peräisin.

Article 11

11 artikla

Effect

Voimaantulo

This decision shall take effect on the day of its adoption.

Tämä päätös tulee voimaan päivänä, jona se hyväksytään.

Done at Brussels, 19 August 2011.

Tehty Brysselissä 19 päivänä elokuuta 2011.

The High Representative

Korkea edustaja

C. Ashton

C. Ashton

[1] OJ L 145, 31.5.2001, p. 43.

[1] EYVL L 145, 31.5.2001, s. 43.

--------------------------------------------------

--------------------------------------------------