COMMUNICATION FROM THE COMMISSION ON THE COLLECTION AND USE OF EXPERTISE BY THE COMMISSION: PRINCIPLES AND GUIDELINES - "Improving the knowledge base for better policies"

ΑΝΑΚΟΙΝΩΣΗ ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ ΓΙΑ ΤΗ ΣΥΓΚΕΝΤΡΩΣΗ ΚΑΙ ΧΡΗΣΗ ΕΜΠΕΙΡΟΓΝΩΣΙΑΣ ΑΠΟ ΤΗΝ ΕΠΙΤΡΟΠΗ: ΑΡΧΕΣ ΚΑΙ ΚΑΤΕΥΘΥΝΤΗΡΙΕΣ ΓΡΑΜΜΕΣ - "Βελτίωση της βάσης γνώσεων για καλύτερες πολιτικές"

Summary

Περίληψη

This Communication seeks to encapsulate and promote good practices related to the collection and use of expertise at all stages of Commission policy-making. It responds to a commitment made in the White paper on European Governance [1], reiterated in the Science and Society Action Plan. [2] The first objective is to help Commission departments mobilise and exploit the most appropriate expertise, with a view to establishing a sound knowledge base for better policies. The second objective is to uphold the Commission's determination that the process of collecting and using expert advice should be credible.

Η παρούσα ανακοίνωση έχει σκοπό να ενσωματώσει και να προωθήσει τις ορθές πρακτικές όσον αφορά τη συγκέντρωση και χρήση εμπειρογνωσίας σε όλα τα στάδια χάραξης πολιτικής της Επιτροπής. Ανταποκρίνεται στη δέσμευση που ανέλαβε η Επιτροπή μέσω της Λευκής Βίβλου «Ευρωπαϊκή Διακυβέρνηση» [1] και την οποία επανέλαβε στο Πρόγραμμα Δράσης «Επιστήμη και Κοινωνία» [2]. Πρώτος στόχος είναι να βοηθηθούν οι υπηρεσίες της Επιτροπής να κινητοποιήσουν και να εκμεταλλευτούν την πλέον κατάλληλη εμπειρογνωσία, με σκοπό τη δημιουργία μιας σταθερής βάσης γνώσεων για καλύτερες πολιτικές. Δεύτερος στόχος είναι να υποστηριχθεί η αποφασιστικότητα της Επιτροπής να διασφαλίσει την αξιοπιστία της διαδικασίας συγκέντρωσης και χρήσης των γνωμοδοτήσεων των εμπειρογνωμόνων.

[1] COM(2001)428

[1] COM(2001)428

[2] COM(2001)714

[2] COM(2001)714

There are three components. The core principles of quality, openness and effectiveness should underpin all activities of the Commission in this domain. The set of guidelines should be used to help departments implement the principles. Finally, a series of practical questions should help departments design methods for collecting and using expert advice appropriate to the circumstances of specific cases.

Διαγράφονται τρεις συνιστώσες. Οι θεμελιώδεις αρχές της ποιότητας, της διαφάνειας και της αποτελεσματικότητας πρέπει να αποτελούν τη βάση όλων των δραστηριοτήτων της Επιτροπής στον εν λόγω τομέα. Το σύνολο των κατευθυντήριων γραμμών πρέπει να χρησιμοποιηθεί προκειμένου να βοηθηθούν οι υπηρεσίες να εφαρμόσουν τις εν λόγω αρχές. Τέλος, μια σειρά πρακτικών ερωτήσεων πρέπει να βοηθήσουν τις υπηρεσίες να σχεδιάσουν μεθόδους συγκέντρωσης και χρήσης των γνωμοδοτήσεων των εμπειρογνωμόνων οι οποίες θα είναι κατάλληλες ανάλογα με τις συνθήκες κάθε ειδικής περίστασης.

The implementation of the principles and guidelines should be seen as an evolutionary process. A system for monitoring and review will therefore be needed to help improve methods on a continuous basis, and to judge how far objectives are being met.

Η υλοποίηση των αρχών και των κατευθυντήριων γραμμών πρέπει να αντιμετωπιστεί ως μια εξελικτική διαδικασία. Ως εκ τούτου, θα χρειαστεί ένα σύστημα παρακολούθησης και επανεξέτασης προκειμένου να επιδιωχθεί η βελτίωση των μεθόδων με συνεχείς ρυθμούς και να κριθεί ο βαθμός επίτευξης των στόχων.

1. INTRODUCTION

1. ΕΙΣΑΓΩΓΗ

Background

Ιστορικό

Expertise forms an integral part of a dynamic knowledge-based society. Specialist know-how and skills help create new opportunities that can boost competitiveness and enhance our quality of life.

Η εμπειρογνωσία αποτελεί αναπόσπαστο μέρος μιας δυναμικής κοινωνίας που βασίζεται στη γνώση. Η τεχνογνωσία και οι ικανότητες των ειδικών θα συμβάλλουν στη δημιουργία νέων ευκαιριών οι οποίες μπορούν να προωθήσουν την ανταγωνιστικότητα και να βελτιώσουν την ποιότητα της ζωής μας.

It is the task of policy-makers to set up a regulatory environment in which these opportunities can be exploited in a sustainable manner for the common good. As a condition for success, it is crucial that policy choices are based and updated on the best available knowledge. This requires access to the right expertise at the right time.

Αποτελεί καθήκον των υπευθύνων χάραξης πολιτικής να δημιουργήσουν ένα κανονιστικό περιβάλλον μέσα στο οποίο οι εν λόγω ευκαιρίες μπορούν να αξιοποιηθούν με διαρκή τρόπο για το κοινό καλό. Αυτό που αποτελεί προϋπόθεση επιτυχίας και είναι κρίσιμης σημασίας είναι οι πολιτικές επιλογές να βασίζονται στις βέλτιστες διαθέσιμες γνώσεις και να ανανεώνονται. Απαιτείται πρόσβαση στη σωστή εμπειρογνωσία, τη σωστή στιγμή.

The European Commission, with its pivotal role in proposing and overseeing the execution of European policies, maintains a high level of in-house expertise, but also frequently calls on external experts.

Η Ευρωπαϊκή Επιτροπή, η οποία έχει κεντρικό ρόλο στην υπόδειξη και την επίβλεψη της υλοποίησης των ευρωπαϊκών πολιτικών, διαθέτει ένα υψηλό επίπεδο ενδοϋπηρεσιακής εμπειρογνωσίας, αλλά προσφεύγει επίσης συχνά σε εξωτερικούς εμπειρογνώμονες.

Sometimes these experts are asked to perform "classical" scientific assessments, [3] rooted in the natural or social sciences. This is often a rather straightforward process in which the questions to be addressed, the evidence considered and the interpretations made are all largely uncontroversial.

Ορισμένες φορές οι εν λόγω εμπειρογνώμονες καλούνται να διεξάγουν «κλασικές» επιστημονικές εκτιμήσεις, [3] οι οποίες εδράζονται στις φυσικές ή κοινωνικές επιστήμες. Πρόκειται συχνά μάλλον για μια απλή διαδικασία κατά την οποία οι ερωτήσεις που πρέπει να απαντηθούν, τα αποδεικτικά στοιχεία που λαμβάνονται υπόψη και οι ερμηνείες που δίνονται δεν προκαλούν γενικώς αμφισβητήσεις.

[3] A 'scientific assessment' implies recourse to methods and knowledge - no matter how uncertain - based on rigorous methods for testing hypothetical explanations of natural or social facts and systems.

[3] Η «επιστημονική εκτίμηση» συνεπάγεται προσφυγή σε μεθόδους και γνώσεις, ανεξαρτήτως του βαθμού βεβαιότητάς τους. Η εν λόγω εκτίμηση βασίζεται σε αυστηρές μεθόδους προκειμένου να υποβληθούν σε δοκιμασία οι υποθέσεις για την εξήγηση φυσικών ή κοινωνικών φαινομένων και συστημάτων.

On other occasions, however, these aspects are highly controversial. Recent history - from BSE to GMOs - has shown that difficult policy decisions must sometimes be made on contentious issues in the face of significant uncertainty. Scientific expertise is then as much about stating what is unknown, or uncertain with differing degrees of probability, as about setting out commonly agreed and accepted views. The Commission might be confronted by a panoply of conflicting expert opinions, coming variously from within the academic world, from those with practical knowledge, and from those with direct stakes in the policy issue. These opinions may be based on quite different starting assumptions, and quite different objectives. They may also link to issues that go beyond what is commonly regarded as 'scientific'.

Σε άλλες περιπτώσεις όμως οι εν λόγω πτυχές είναι έντονα αμφιλεγόμενες. Η πρόσφατη ιστορία - από την σπογγώδη εγκεφαλοπάθεια των βοοειδών (BSE) έως τους Γενετικά Τροποποιημένους Οργανισμούς (GMOs) - έδειξε ότι ενίοτε λαμβάνονται δύσκολες πολιτικές αποφάσεις για επίμαχα θέματα υπό συνθήκες μεγάλης αβεβαιότητας. Η επιστημονική εμπειρογνωσία χρησιμεύει εν προκειμένω τόσο για να δηλωθεί το άγνωστο ή το αβέβαιο, με διαφορετικό βαθμό πιθανότητας, όσο και να παρουσιαστούν οι κοινές και αποδεκτές απόψεις. Η Επιτροπή μπορεί να βρεθεί ενώπιον ενός συνόλου αντιφατικών γνωμοδοτήσεων εμπειρογνωμόνων που προέρχονται από διαφορετικούς χώρους, όπως από τον ακαδημαϊκό κόσμο, εμπειρογνώμονες που διαθέτουν πρακτικές γνώσεις και εμπειρογνώμονες που ενδιαφέρονται άμεσα για το συζητούμενο πολιτικό θέμα. Οι εν λόγω απόψεις μπορεί να βασίζονται σε αρκετά διαφορετικές αρχικές υποθέσεις και τελείως διαφορετικούς στόχους. Μπορούν επίσης να παραπέμπουν σε θέματα τα οποία εκτείνονται πέραν αυτού που κοινώς θεωρείται «επιστημονικό».

Furthermore, no matter what seems to be the 'right' decision for those involved in the advisory process, it is essential that interested parties [4] and the public at large are themselves convinced that decisions are sound.

Επιπλέον, δεν ενδιαφέρει ποια θεωρείται «σωστή» απόφαση από εκείνους που εμπλέκονται στη συμβουλευτική διαδικασία. σημασία έχει τα ενδιαφερόμενα μέρη [4] και το κοινό γενικότερα να πεισθούν για την ορθότητα των αποφάσεων.

[4] An 'interested party' is an individual or group that is concerned or stands to be affected - directly or indirectly - by the outcome of a policy process; or represents the general interest of groups concerned by such an outcome, within and outside the EU.

[4] Ως «ενδιαφερόμενο μέρος» νοείται το άτομο ή η ομάδα η οποία ενδιαφέρεται ή ενδέχεται να ενδιαφερθεί, άμεσα ή έμμεσα, για το αποτέλεσμα μιας πολιτικής διαδικασίας ή εκπροσωπεί το γενικότερο συμφέρον ομάδων οι οποίες ενδιαφέρονται για ένα τέτοιο αποτέλεσμα, εντός και εκτός της ΕΕ.

Increasingly, then, the interplay between policy-makers, experts, interested parties and the public at large is a crucial part of policy-making, and attention has to be focused not just on policy outcome but also on the process followed.

Συνεπώς, ολοένα και περισσότερο οι αλληλεπίδραση μεταξύ των υπευθύνων χάραξης πολιτικής, των εμπειρογνωμόνων, των ενδιαφερόμενων μερών και του κοινού γενικότερα αποτελεί κρίσιμης σημασίας στοιχείο της χάραξης πολιτικής και πρέπει να δοθεί προσοχή όχι μόνο στο αποτέλεσμα της πολιτικής, αλλά και στην ακολουθούμενη διαδικασία.

These issues were addressed by the Commission in its White Paper on European Governance, adopted in July 2001. In this, it was observed that:

Τα εν λόγω θέματα αντιμετωπίστηκαν από την Επιτροπή στη Λευκή Βίβλο «Ευρωπαϊκή Διακυβέρνηση», η οποία εκδόθηκε τον Ιούλιο του 2001. Στην Λευκή Βίβλο αναφέρεται:

'It is often unclear who is actually deciding - experts or those with political authority. At the same time, a better-informed public increasingly questions the content and independence of the expert advice that is given. These issues become more acute whenever the Union is required to apply the precautionary principle and play its role in risk assessment and risk management.'

«Συχνά δεν είναι σαφές ποιος λαμβάνει αποφάσεις στην πράξη: οι ειδικοί ή οι έχοντες πολιτική εξουσία. Ταυτόχρονα, ένα καλύτερα ενημερωμένο κοινό αμφισβητεί όλο και περισσότερο το περιεχόμενο και την ανεξαρτησία της γνώμης των ειδικών. Αυτά τα θέματα γίνονται πιο έντονα όταν η Ένωση πρέπει να εφαρμόσει τη αρχή της προφύλαξης και να διαδραματίσει το ρόλο της στην αξιολόγηση και τη διαχείριση του κινδύνου».

The European Community has, of course, already done much to address past difficulties, particularly by revamping the system of scientific committees in the areas of food safety and consumer protection in 1997. More recently, the Community has taken this further by establishing the European Food Safety Authority (EFSA).

Η Ευρωπαϊκή Κοινότητα έχει βεβαίως κάνει πολλά για την αντιμετώπιση των δυσκολιών του παρελθόντος, ειδικότερα με την πλήρη αναθεώρηση του συστήματος των επιστημονικών επιτροπών στους τομείς της ασφάλειας των τροφίμων και της προστασίας των καταναλωτών, το 1997. Πρόσφατα, η Κοινότητα έχει κάνει περαιτέρω βήματα θεσπίζοντας την Ευρωπαϊκή Αρχή για την Ασφάλεια των Τροφίμων (European Food Safety Authority (EFSA)).

Nevertheless, the Commission believes that it is now time to further consolidate lessons learned from the past. The White Paper accordingly went on to announce that it would publish:

Όμως, η Επιτροπή πιστεύει ότι είναι πλέον καιρός να αξιοποιηθούν ακόμη περισσότερο τα διδάγματα του παρελθόντος. Επ'αυτού, στη Λευκή Βίβλο αναγγέλλεται ότι η Επιτροπή θα δημοσιεύσει:

'...guidelines on collection and use of expert advice in the Commission to provide for the accountability, plurality and integrity of the expertise used. This should include the publication of the advice given. Over time these guidelines could form the basis for a common approach for all Institutions and Member States.'

«... κατευθυντήριες γραμμές για τη συλλογή και χρήση της γνώμης των ειδικών στην Επιτροπή για να διασφαλίσει τη λογοδότηση, την πολυφωνία και την ακεραιότητα της χρησιμοποιηθείσας εμπειρογνωμοσύνης. Επίσης, θα μπορούσε να δημοσιεύει τη γνώμη των ειδικών. Μακροπρόθεσμα, αυτές οι κατευθυντήριες γραμμές μπορούν να αποτελέσουν τη βάση κοινής προσέγγισης για όλα τα όργανα και τα κράτη μέλη».

This commitment was reiterated in the Commission's Science and Society Action Plan, published in December 2001.

Η εν λόγω δέσμευση επαναλήφθηκε στο πρόγραμμα δράσης της Επιτροπής «Επιστήμη και Κοινωνία», το οποίο δημοσιεύτηκε τον Δεκέμβριο του 2001.

This communication responds to that commitment. The first objective is to help Commission departments [5] mobilise and exploit the most appropriate expertise, with a view to establishing a sound knowledge base for better policies. The second objective is to uphold the Commission's determination that the process of collecting and using expert advice should be credible.

Η παρούσα ανακοίνωση αποτελεί απάντηση στην εν λόγω δέσμευση. Πρώτος στόχος είναι να βοηθηθούν οι υπηρεσίες της Επιτροπής [5] να κινητοποιήσουν και να εκμεταλλευτούν την πλέον κατάλληλη εμπειρογνωσία, με σκοπό τη δημιουργία μιας σταθερής βάσης γνώσεων για καλύτερες πολιτικές. Δεύτερος στόχος είναι να υποστηριχθεί η αποφασιστικότητα της Επιτροπής να διασφαλίσει την αξιοπιστία της διαδικασίας συγκέντρωσης και χρήσης των γνωμοδοτήσεων των εμπειρογνωμόνων.

[5] 'Department' refers to any administrative entity within the European Commission (e.g. units, directorates, specialised services, DGs) that may be responsible for seeking or using expertise.

[5] Ως «Υπηρεσία» νοείται οιαδήποτε διοικητική οντότητα εντός της Ευρωπαϊκής Επιτροπής (π.χ. Μονάδες, Διευθύνσεις, ειδικές υπηρεσίες, Γενικές Διευθύνσεις) που μπορεί να είναι υπεύθυνη για την αναζήτηση ή χρήση εμπειρογνωσίας.

As such, this communication will contribute to the objectives of the Commission's Better Regulation Action Plan. [6] In particular, it complements:

Σε αυτό το πνεύμα, η παρούσα ανακοίνωση θα συμβάλλει στους στόχους του σχεδίου δράσης της Επιτροπής: «Απλούστευση και βελτίωση του ρυθμιστικού περιβάλλοντος» [6]. Ειδικότερα συμπληρώνει:

[6] COM(2002)275 and COM(2002)278

[6] COM(2002)275 και COM(2002) 278

- the general principles and minimum standards for consultation of interested parties, [7] which will govern the way the Commission conducts public consultations. To the extent that interested parties and the public at large may need to interact with experts, and may indeed be themselves sources of expertise, there will be a careful articulation between those minimum standards and these guidelines;

- τις γενικές αρχές και τα ελάχιστα πρότυπα για τη διαβούλευση με τα ενδιαφερόμενα μέρη [7], οι οποίες θα διέπουν τον τρόπο με τον οποίο η Επιτροπή θα διεξάγει τις δημόσιες διαβουλεύσεις. Στο βαθμό που τα ενδιαφερόμενα μέρη και το κοινό γενικότερα ενδεχομένως χρειαστεί να αλληλεπιδράσουν με τους εμπειρογνώμονες, και ενδεχομένως να είναι οι ίδιοι πηγές εμπειρογνωσίας, θα υπάρξει μια προσεκτική διάρθρωση μεταξύ των ελάχιστων προτύπων και των εν λόγω κατευθυντήριων γραμμών.

[7] COM(2002) 704

[7] COM(2002)704

- the plans to systematically assess the impact of policy initiatives - from inception to completion - by carrying out a thorough analysis of possible economic, social and environmental impacts, as well as an analysis of various regulatory options. Impact assessment may entail recourse to expertise [8] and help ensure that future policies are based on the best evidence available.

- τα σχέδια για τη συστηματική αξιολόγηση του αντίκτυπου των πολιτικών πρωτοβουλιών - από τη σύλληψή τους έως την ολοκλήρωσή τους - διεξάγοντας μια εμπεριστατωμένη ανάλυση των πιθανών οικονομικών, κοινωνικών και περιβαλλοντικών επιπτώσεων, καθώς επίσης και ανάλυση των διαφόρων ρυθμιστικών επιλογών. Η εκτίμηση των επιπτώσεων ενδεχομένως να συνεπάγεται προσφυγή σε εμπειρογνωσία [8] και να συμβάλει ώστε να διασφαλιστεί ότι οι μελλοντικές πολιτικές θα βασίζονται στα βέλτιστα διαθέσιμα στοιχεία.

[8] COM (2002)276

[8] COM (2002)276

At the same time, the Community is taking steps to boost European investment in research, with the aim of approaching 3% of GDP by 2010. [9] This will have an important effect on stimulating and maintaining a high level of scientific expertise, particularly in frontier technologies.

Ταυτοχρόνως, η Κοινότητα λαμβάνει μέτρα για την προώθηση των ευρωπαϊκών επενδύσεων στην έρευνα, με σκοπό να επιτευχθεί το 3% του ΑΕΠ έως το 2010 [9]. Αυτό θα έχει σημαντικές επιπτώσεις στην ενθάρρυνση και τη διατήρηση ενός υψηλού επιπέδου επιστημονικής εμπειρογνωσίας, ειδικότερα στις τεχνολογίες αιχμής.

[9] Conclusions of Barcelona European Council, 15-16 March 2002, and Commission's initial response, COM(2002)499, 11 September 2002.

[9] Συμπεράσματα του Ευρωπαϊκού Συμβουλίου της Βαρκελώνης, 15-16 Μαρτίου 2002, και αρχική πρόταση της Επιτροπής COM(2002)499, της 11ης Σεπτεμβρίου 2002.

Υφιστάμενες πρακτικές

Current Practices

Η Ευρωπαϊκή Ένωση αντιμετωπίζει συνεχώς θέματα πολιτικής τα οποία άπτονται σε κάποιο βαθμό των εκτιμήσεων οι οποίες προσφεύγουν στις φυσικές ή τις κοινωνικές επιστήμες.

The European Union is constantly faced with policy questions that hinge to some extent on assessments embracing the natural or social sciences.

Ενώ η συνθήκη ίδρυσης της Ευρωπαϊκής Κοινότητας αναγνωρίζει τη σημασία των γεγονότων και των δεδομένων σε σχέση με την υγεία και την ασφάλεια, το περιβάλλον και την προστασία των καταναλωτών (άρθρο 35 παράγραφος 3 και άρθρο 174 παράγραφος 3 της συνθήκης ΕΚ) [10], στην πραγματικότητα, οι εκτιμήσεις των εμπειρογνωμόνων καλύπτουν ένα μεγάλο εύρος θεμάτων. Παραδείγματος χάριν, τον καθορισμό στόχων για την ποιότητα του αέρα, την έκδοση άδειας σε καλλυντικά προϊόντα, την θέσπιση προτύπων ασφαλείας για τα αυτοκίνητα, τον καθορισμό ποσοστώσεων στην αλιεία, την ανάπτυξη στρατηγικών για την αντιμετώπιση της ανεργίας, καθώς και τον σχεδιασμό ευρωπαϊκών ερευνητικών προγραμμάτων. Τα θέματα έχουν ολοένα και περισσότερο διεπιστημονικό χαρακτήρα και αφορούν διαφορετικά επίπεδα ευθυνών, απαιτώντας από την Επιτροπή να αναζητά και να ενσωματώνει γνώσεις από διαφορετικές πηγές. Παρόμοιες ανάγκες ενδεχομένως να προκύψουν από τη σύναψη διεθνών συμφωνιών εκ μέρους της ΕΚ.

Whilst the Treaty establishing the European Community recognises the importance of facts and data in relation to health and safety, environment and consumer protection (Articles 95(3) and 174(3) of the TEC) [10], in reality, expert assessments underpin an enormous range of issues. Examples include setting targets for air quality, authorising cosmetic products, establishing automobile safety standards, determining sustainable fish catches, developing strategies to tackle unemployment, and designing European research programmes. Issues increasingly cut across disciplines and responsibilities, requiring the Commission to seek out and integrate knowledge from difference sources. Similar needs may flow from the EC's adherence to international agreements.

[10] Τα θέματα που σχετίζονται με την ιονίζουσα ακτινοβολία και τη διάθεση ραδιενεργών αποβλήτων καλύπτονται επίσης από τη συνθήκη EURATOM (άρθρα 31 και 37).

[10] Issues related to ionising radiation and the disposal of radioactive waste are also covered by the EURATOM treaty (articles 31 and 37).

Η εμπειρογνωσία ενδέχεται να λάβει πολλές μορφές, όπως επιστημονικές γνώσεις και γνώσεις που είναι αποτέλεσμα πρακτικής. Μπορεί επίσης να σχετίζεται με ειδικές εθνικές ή περιφερειακές συνθήκες. Η εμπειρογνωσία μπορεί επίσης να αφορά οιοδήποτε στάδιο του κύκλου χάραξης πολιτικής, μολονότι ενδεχομένως να χρειαστούν διαφορετικές μορφές εμπειρογνωσίας σε διαφορετικά στάδια. Μερικές φορές οι εμπειρογνώμονες και οι εκπρόσωποι των ενδιαφερομένων μερών συνενώνονται σε ενιαίες ομάδες. Ενίοτε αλληλεπιδρούν στο πλαίσιο συναντήσεων εργασίας ή άλλων μηχανισμών λήψης αποφάσεων. Επιπλέον, μπορεί να συγκεντρωθεί συμπληρωματική εμπειρογνωσία κατά τη διάρκεια ανοικτών διαβουλεύσεων, όπως ενόψει της δημοσίευσης των Πράσινων και Λευκών Βίβλων.

Expertise may take many forms, including both scientific knowledge and that derived from practical experience. It may also relate to specific national or regional situations. Expertise may be brought to bear at any stage in the policy-making cycle, although different forms of expertise may be needed at different stages. Sometimes experts and representatives of interested parties are brought together in single groups. Sometimes they interact by way of workshops or other deliberative mechanisms. In addition, complementary expertise may be gathered during open consultations such as the publication of green and white papers.

Οι δράσεις σε ευρωπαϊκό επίπεδο εισάγουν νέες προκλήσεις. Οι ευρωπαϊκές προσεγγίσεις πρέπει να λαμβάνουν υπόψη την ποικιλία των εθνικών συνθηκών. Τα θέματα σύγκρισης, εναρμόνισης, επικύρωσης και διαλειτουργικότητας αποτελούν συχνά στοιχεία καίριας σημασίας για την πολιτική διαδικασία.

Acting at the European level introduces additional challenges. European approaches must accommodate the diversity of national situations. Questions of comparison, harmonisation, validation and interoperability are often key elements in the policy process.

Κατά την εφαρμογή από την Επιτροπή της αρχής της προφύλαξης [11], ανακύπτει επίσης η συνεχής ανάγκη παροχής εμπειρογνωσίας, ούτως ώστε οι πολιτικές να μπορούν να ανανεώνονται με γνώμονα τις επιστημονικές και τεχνικές εξελίξεις που επιτρέπουν την πληρέστερη εκτίμηση του κινδύνου.

Under the Commission's approach to the precautionary principle, [11] there is also a continuing need for the provision of expertise so that policies can be updated in the light of scientific and technical developments permitting a fuller risk assessment.

[11] COM(2000)1

[11] COM(2000)1

Τα μέτρα τα οποία παρουσιάζονται στην παρούσα ανακοίνωση πρέπει να λειτουργήσουν λαμβάνοντας υπόψη την ποικιλία των συνθηκών τις οποίες αντιμετωπίζει η Επιτροπή. Πρέπει να μην θεωρηθούν ως μέτρα τα οποία επιβάλλουν ένα σύνολο κανόνων «για όλες τις περιστάσεις». Στην πραγματικότητα θέτουν αρχές, κατευθυντήριες γραμμές και πρακτικά ζητήματα τα οποία ενσωματώνουν και προωθούν τις ορθές πρακτικές, και βοηθούν στην καθιέρωση μιας πιο συνεκτικής προσέγγισης εντός των Γενικών Διευθύνσεων της Επιτροπής στο πλαίσιο της υφιστάμενης νομοθεσίας. Δεδομένου ότι ενθαρρύνει την συνένωση των προσπαθειών και θέτει τις βάσεις για καλύτερες πολιτικές, η εφαρμογή των κατευθυντήριων γραμμών πρέπει να έχει ως αποτέλεσμα μια καθαρή εξοικονόμηση πόρων μεσοπρόθεσμα και μακροπρόθεσμα.

The measures set out in this communication must operate within the diversity of circumstances faced by the Commission. They should not be seen as imposing a 'one-size-fits-all' set of rules. Rather, they set out principles, guidelines and practical questions that encapsulate and promote good practices, helping to establish a more coherent approach across the directorates-general of the Commission within the context of existing legislation. By encouraging a pooling of effort, and by laying the groundwork for better policies, the application of the guidelines should result in a net saving of resources over the medium to long term.

2. ΠΟΤΕ ΕΦΑΡΜΟΖΟΝΤΑΙ ΟΙ ΘΕΜΕΛΙΩΔΕΙΣ ΑΡΧΕΣ ΚΑΙ ΚΑΤΕΥΘΥΝΤΗΡΙΕΣ ΓΡΑΜΜΕΣ;

2. WHEN DO THE CORE PRINCIPLES AND GUIDELINES APPLY?

Οι θεμελιώδεις αρχές και κατευθυντήριες γραμμές εφαρμόζονται κάθε φορά που οι υπηρεσίες της Επιτροπής συγκεντρώνουν και χρησιμοποιούν τις γνωμοδοτήσεις των εμπειρογνωμόνων που δεν προέρχονται από το εσωτερικό της αρμόδιας υπηρεσίας.

The core principles and guidelines apply whenever Commission departments collect and use advice of experts coming from outside the responsible department.

Οι αρχές και κατευθυντήριες γραμμές καλύπτουν συνεπώς τη συγκέντρωση γνωμοδοτήσεων μέσω ad hoc ομάδων εμπειρογνωμόνων και μονίμων ομάδων εμπειρογνωμόνων, εξωτερικών συμβούλων (άτομα, ομάδες ή εταιρείες, ενδεχομένως στο πλαίσιο συμβάσεων μελετών) και σε περιπτώσεις όπου οι εν λόγω μηχανισμοί χρησιμοποιούνται σε συνδυασμό με την εσωτερική εμπειρογνωσία (εντός των υπηρεσιών της Επιτροπής και του Κοινού Κέντρου Ερευνών).

The principles and guidelines thus cover the collection of advice though ad hoc and permanent expert groups; external consultants (individuals, groups or companies, possibly using study contracts); and instances when these mechanisms are used in conjunction with in-house expertise (residing in Commission departments and in the Joint Research Centre).

Στο μέτρο που είναι αναγκαίο, η παροχή γνωμοδοτήσεων από κάποια υπηρεσία της Επιτροπής σε άλλη πρέπει να γίνεται με τρόπο που να συνάδει με τις αρχές και τις κατευθυντήριες γραμμές, ειδικότερα όταν τέτοιου είδους γνωμοδοτήσεις συνιστούν το καθοριστικότερο μέρος των εισροών για ένα ευαίσθητο πολιτικό ζήτημα. Η γνωμοδοτήσεις οι οποίες λαμβάνονται από τους οργανισμούς της ΕΕ (π.χ. από τον Ευρωπαϊκό Οργανισμό Περιβάλλοντος, την Ευρωπαϊκή Αρχή για την Ασφάλεια των Τροφίμων), πρέπει κατά περίπτωση να χρησιμοποιούνται με τρόπο που να συνάδει με τις αρχές και τις κατευθυντήριες γραμμές.

As far as appropriate, the delivery of advice from one Commission department to another should be done in a manner consistent with the principles and guidelines, particularly when such advice would form a major input to a sensitive policy question. Advice received from EU agencies (e.g. European Environment Agency, European Food Safety Authority) should, where appropriate, be used in a manner consistent with the principles and guidelines.

Οι αρχές και οι κατευθυντήριες γραμμές αφορούν την εμπλοκή της εμπειρογνωσίας σε όλα τα στάδια του κύκλου χάραξης πολιτικής, όπου συμπεριλαμβάνεται ο αρχικός εντοπισμός της ανάγκης για πολιτική δράση ή αντιμετώπιση (συμπεριλαμβανομένης της ανάλυσης των προοπτικών), η διαμόρφωση των πολιτικών επιλογών (συμπεριλαμβανομένης της εκτίμησης των επιπτώσεων), οι προτάσεις για ανάληψη πολιτικής, η εφαρμογή των πολιτικών και η παρακολούθηση και επανεξέταση των πολιτικών.

The principles and guidelines are relevant to the involvement of expertise at all stages in the policy-making cycle, embracing the initial identification of the need for a policy action or response (including foresight exercises); shaping policy options (including impact assessment); policy proposal; policy implementation; and policy monitoring and review.

Οι αρχές και οι κατευθυντήριες γραμμές δεν είναι δεσμευτικές από νομική άποψη. Συνεπώς δεν εφαρμόζονται στα επίσημα στάδια χάραξης πολιτικής, κατά τα προβλεπόμενα από τη συνθήκη και την λοιπή κοινοτική νομοθεσία. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο αποκλείονται τόσο οι επίσημες νομοθετικές διαδικασίες, όσο και η επίσημη άσκηση των εκτελεστικών αρμοδιοτήτων της Επιτροπής με τη συνδρομή της «επιτροπολογίας» [12].

The principles and guidelines are not legally binding. Nor do they apply to the formal stages of decision-making as prescribed in the Treaty and in other Community legislation. Therefore, both formal legislative procedures and the formal exercise of the Commission's implementing powers with the assistance of 'comitology' committees [12] are excluded.

[12] Απόφαση 1999/468/ΕΚ του Συμβουλίου.

[12] Council Decision 1999/468/EC

Τα ελάχιστα πρότυπα της Επιτροπής όσον αφορά τη δημόσια διαβούλευση (αναφέρονται στο τμήμα 1) ισχύουν για τις διαβουλεύσεις με το κοινό γενικότερα, καθώς επίσης και όταν η Επιτροπή αναζητά τις απόψεις των ομάδων της κοινωνίας των πολιτών και άλλων ενδιαφερομένων μερών, λόγω των συμφερόντων που αυτοί εκπροσωπούν, παρά λόγω της εμπειρογνωσίας που κατέχουν. Όταν ενδεχομένως ανακύψουν αμφιβολίες σχετικά με το εάν ισχύουν τα ελάχιστα πρότυπα σχετικά με τις διαβουλεύσεις ή οι κατευθυντήριες γραμμές για την εμπειρογνωσία, οι αρμόδιες υπηρεσίες της Επιτροπής θα παράσχουν διεξοδική καθοδήγηση στα εκτός Επιτροπής ενδιαφερόμενα μέρη.

The Commission's minimum standards on public consultation (mentioned in section 1) apply in consultations of the public at large, and also when the Commission seeks the views of civil society groups and other interested parties because of the constituencies they represent, rather than because of the expertise they possess. Whenever there may be doubts as to whether the minimum standards on consultation or the guidelines on expertise apply, the Commission departments responsible will provide detailed guidance to the relevant external parties.

Σε ορισμένα στάδια της διαδικασίας χάραξης πολιτικής, μπορεί να είναι σημαντικό να δοθεί στους εμπειρογνώμονες η δυνατότητα αλληλεπίδρασης με τα ενδιαφερόμενα μέρη, παραδείγματος χάριν μέσω διασκέψεων. Αυτό απεικονίζεται παραστατικά στο σχήμα 1.

At certain stages in the policy process it may be important to provide opportunities for experts to interact with interested parties, for example through conferences. This is shown diagrammatically in figure 1.

>ΑΝΑΦΟΡΑ ΣΕ ΓΡΑΦΗΚΟ>

>REFERENCE TO A GRAPHIC>

Σχήμα 1: Η Επιτροπή μπορεί επίσης να συμβουλεύεται τόσο τους εμπειρογνώμονες όσο και τα ενδιαφερόμενα μέρη. Οι διαβουλεύσεις με τους εμπειρογνώμονες μπορούν να πραγματοποιούνται σε κάθε στάδιο του κύκλου χάραξης πολιτικής. Τα ελάχιστα πρότυπα εφαρμόζονται στις διαδικασίες διαβούλευσης μέσω των οποίων η Επιτροπή επιθυμεί να ενισχύσει την εισροή πληροφοριών εκ μέρους των ενδιαφερομένων μερών κατά τη διαμόρφωση της πολιτικής της, πριν από τη λήψη απόφασης από το Σώμα των Επιτρόπων.

Figure 1: The Commission may consult both experts and interested parties. Consultation of experts can take place at any stage in the policy cycle. The minimum standards apply to consultation processes through which the Commission wishes to trigger input from interested parties to its policy-shaping prior to a decision of the College of Commissioners.

Οι παρούσες κατευθυντήριες γραμμές θα εφαρμοστούν από την 1η Ιανουαρίου 2003.

The present guidelines will apply from 1 January 2003.

3. ΘΕΜΕΛΙΩΔΕΙΣ ΑΡΧΕΣ ΟΙ ΟΠΟΙΕΣ ΠΡΕΠΕΙ ΝΑ ΕΦΑΡΜΟΖΟΝΤΑΙ ΑΠΟ ΤΙΣ ΥΠΗΡΕΣΙΕΣ ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ

3. CORE PRINCIPLES TO BE APPLIED BY COMMISSION DEPARTMENTS

Η Λευκή Βίβλος «Ευρωπαϊκή Διακυβέρνηση» τονίζει τις αρχές της λογοδότησης, της πολυφωνίας και της ακεραιότητας οι οποίες πρέπει να εφαρμόζονται κατά τη συγκέντρωση και χρήση της γνώμης των ειδικών. Οι εν λόγω αρχές εγγράφονται στο πλαίσιο άλλων γενικών αρχών για καλύτερη διακυβέρνηση: διαφάνεια, συμμετοχή, αποτελεσματικότητα, συνοχή, αναλογικότητα και επικουρικότητα. Στο ακόλουθο τμήμα, αυτές οι αρχές έχουν ομαδοποιηθεί σε τρεις θεμελιώδεις αρχές. Αυτές πρέπει να αποτελούν πάντoτε τη βάση των δραστηριοτήτων των υπηρεσιών της Επιτροπής, κάθε φορά που οι εν λόγω υπηρεσίες συλλέγουν και χρησιμοποιούν γνωμοδοτήσεις ειδικών, στο πλαίσιο των ορίων που τίθενται στο τμήμα 2. Κάθε θεμελιώδης αρχή συνοδεύεται από σύντομη επεξήγηση, όπου εμπερικλείονται οι συναφείς αρχές και τα προσδιοριστικά της.

The White Paper on European Governance highlighted the principles of accountability, plurality and integrity to be used when collecting and using expert advice. This is set in the context of other general principles for better governance: openness, participation, effectiveness, coherence, proportionality and subsidiarity. In the section below, these principles have been regrouped into three core principles. These should always underpin the activities of the Commission departments whenever they collect and use expert advice within the scope defined in section 2. Each core principle is accompanied by a short explanation, including related principles and determinants.

Ποιότητα

Η Επιτροπή οφείλει να αναζητά εξαιρετικά υψηλής ποιότητας γνωμοδοτήσεις.

Quality

Διακρίνονται τρία καθοριστικά στοιχεία της ποιότητας των γνωμοδοτήσεων: αριστεία, βαθμός στον οποίο οι εμπειρογνώμονες δρουν ανεξάρτητα και πολυφωνία.

The Commission should seek advice of an appropriately high quality.

Σε πολλές περιπτώσεις, η ποιότητα της επιστημονικής εμπειρογνωσίας μπορεί να εδράζεται απλώς στην αριστεία των επιστημόνων, όπως αυτή επιβεβαιώνεται από τις κρίσεις ομολόγων τους, λαμβάνοντας υπόψη δείκτες όπως ο αριθμός και οι επιπτώσεις των δημοσιεύσεων οι οποίες αποτέλεσαν αντικείμενο κριτικής εξέτασης. Εντούτοις, προκειμένου να διασφαλιστεί ότι το εύρος της συγκεντρωθείσας εμπειρογνωσίας είναι κατάλληλο και σχετικό με το ανατεθέν καθήκον, είναι ενδεχομένως χρήσιμο να συμπεριληφθούν και εμπειρογνώμονες των οποίων η φήμη οφείλεται και σε άλλους παράγοντες. Παραδείγματος χάριν, οι εμπειρογνώμονες που διαθέτουν πρακτικές γνώσεις.

Three determinants of quality of advice can be distinguished: excellence; the extent to which experts act in an independent manner; and pluralism.

Είναι κοινοτοπία ότι κανείς δεν είναι απολύτως «ανεξάρτητος»: τα άτομα δεν μπορούν ποτέ να βάλουν στην άκρη οριστικά αντιλήψεις που απορρέουν από το προσωπικό τους ιστορικό - την οικογένειά τους, την κουλτούρα τους, τον εργοδότη τους, τον χορηγό τους, κλπ. Όμως, στο μέτρο του δυνατού, αναμένεται από τους εμπειρογνώμονες να ενεργούν με ανεξάρτητο τρόπο. Οι εμπειρογνώμονες μπορούν βεβαίως να καταθέσουν γνώσεις τις οποίες διαθέτουν χάρη στους οικογενειακούς τους δεσμούς ή χάρη στην εθνικότητά τους: πράγματι, μπορεί μερικές φορές οι εμπειρογνώμονες να επιλέγονται γι'αυτόν ακριβώς τον λόγο. Εντούτοις, σκοπός είναι να ελαχιστοποιηθεί ο κίνδυνος που προέρχεται από τα προσωπικά συμφέροντα τα οποία μπορεί να διαστρεβλώσουν την παρεχόμενη γνωμοδότηση, με την καθιέρωση πρακτικών οι οποίες προωθούν την ακεραιότητα, με τη ρητή παραδοχή όλων των εξαρτήσεων και με την αναγνώριση ότι ορισμένοι χώροι - διαφορετικοί ανάλογα με το θέμα - επηρεάζουν περισσότερο από άλλους την πολιτική διαδικασία.

In many cases, the quality of scientific expertise can be based simply on the excellence of scientists, as endorsed by the judgement of peers, and taking account of indicators such as the number and impact of refereed publications. However, in ensuring that the breadth of assembled expertise is adequate and relevant for the task in hand, it may also be beneficial to include experts whose reputation stems from other factors. This includes, for example, those possessing practical knowledge.

Το τελευταίο καθοριστικό στοιχείο της ποιότητας είναι η πολυφωνία. Όπου είναι δυνατόν, πρέπει να συλλεχθεί μια ποικιλία απόψεων. Η εν λόγω ποικιλία μπορεί να είναι απόρροια διαφορών ως προς την επιστημονική προσέγγιση, διαφορετικών τύπων εμπειρογνωσίας, διαφορετικών θεσμικών δεσμών ή να πρόκειται για αντικρουόμενες απόψεις επί των θεμελιωδών υποθέσεων που αποτελούν το θεωρητικό υπόβαθρο ενός θέματος.

It is a truism that no one is entirely 'independent': individuals can never entirely set aside all thoughts of their personal background - family, culture, employer, sponsor, etc. Nevertheless, as far as possible, experts should be expected to act in an independent manner. Experts can, of course, still bring to the table knowledge they hold by virtue of their affiliation, or nationality: indeed, experts may sometimes be selected for this very reason. Nevertheless, the aim is to minimise the risk of vested interests distorting the advice proffered by establishing practices that promote integrity, by making dependencies explicit, and by recognising that some dependencies - varying from issue to issue - could impinge on the policy process more than others.

Ανάλογα με το θέμα και το στάδιο του κύκλου χάραξης πολιτικής, η πολυφωνία συνεπάγεται επίσης ότι θα λαμβάνεται υπόψη η πολυεπιστημονική και πολυκλαδική εμπειρογνωσία, καθώς και οι μειοψηφούσες και οι μη συμβατικές απόψεις. Μπορεί επίσης να είναι σημαντικοί και άλλοι παράγοντες, όπως οι γεωγραφικές και πολιτιστικές πτυχές και οι πτυχές ισότητας μεταξύ των δύο φύλων.

The final determinant of quality is pluralism. Wherever possible, a diversity of viewpoints should be assembled. This diversity may result from differences in scientific approach, different types of expertise, different institutional affiliations, or contrasting opinions over the fundamental assumptions underlying the issue.

Διαφάνεια

Depending on the issue and the stage in the policy cycle, pluralism also entails taking account of multi-disciplinary and multi-sectoral expertise, minority and non-conformist views. Other factors may also be important, such as geographical, cultural and gender perspectives.

Η Επιτροπή πρέπει να εφαρμόζει την αρχή της διαφάνειας κατά την αναζήτηση και χρήση των γνωμοδοτήσεων των εμπειρογνωμόνων.

Openness

Η διαφάνεια αποτελεί κύρια προϋπόθεση για την διασφάλιση υψηλού επιπέδου λογοδότησης όλων των εμπλεκομένων, ειδικότερα σε σχέση με τον τρόπο με τον οποίο διατυπώνονται τα θέματα, επιλέγονται οι εμπειρογνώμονες και πραγματοποιείται η αξιοποίηση των αποτελεσμάτων. Αυτό συνεπάγεται επίσης την πρόβλεψη μιας επικοινωνιακής στρατηγικής - η οποία θα προσαρμόζεται ανάλογα με το θέμα - σύμφωνα με την οποία η Επιτροπή πρέπει συνεχώς να αναζητεί τρόπους για την καλύτερη δημοσιοποίηση και εξήγηση της χρήσης της εμπειρογνωσίας στα ενδιαφερόμενα μέρη και στο κοινό γενικότερα. Σε αυτό το πνεύμα, τόσο τα ζητήματα όσο και οι γνωμοδοτήσεις που έχουν ληφθεί πρέπει να γίνονται κατανοητά από τους μη ειδικούς. Οι γενικές αρχές για την πρόσβαση του κοινού στα έγγραφα έχουν ήδη θεσπιστεί [13].

The Commission should be open in seeking and acting on advice from experts.

[13] Η αποκάλυψη πληροφοριών πρέπει να πραγματοποιείται σύμφωνα με τον κανονισμό (ΕΚ) 1049/2001 για την πρόσβαση του κοινού στα έγγραφα.

Transparency is a key precondition for more accountability for all involved. Transparency is required, particularly in relation to the way issues are framed, experts are selected, and results handled. It also implies a strategy for proactive communication - adapted according to the issue - in which the Commission should constantly seek ways to better publicise and explain its use of expertise to interested parties and the public at large. As part of this, both the issues and the advice received should be made understandable to non-specialists. General principles for public access to documents have been established. [13]

Εντός του θεσμικού πλαισίου, η Επιτροπή είναι αρμόδια από πολιτική άποψη για τις πρωτοβουλίες που αναλαμβάνει. δεν πρέπει να φαίνεται ότι «κρύβεται πίσω από» τις γνωμοδοτήσεις των εμπειρογνωμόνων. Αντιθέτως, η Επιτροπή πρέπει να είναι σε θέση να δικαιολογήσει και να εξηγήσει τον τρόπο με τον οποίο έχει χρησιμοποιηθεί η εμπειρογνωσία, καθώς και τις επιλογές οι οποίες έχουν γίνει με βάση τις γνωμοδοτήσεις. Παρομοίως, η λογοδότηση επεκτείνεται και στους ίδιους τους εμπειρογνώμονες. Παραδείγματος χάριν, πρέπει να είναι σε θέση να δικαιολογήσουν τη γνωμοδότησή τους εξηγώντας τα στοιχεία και τους συλλογισμούς στους οποίους αυτή βασίζεται.

[13] Disclosure of information should be in accordance with Regulation (EC) No 1049/2001 regarding public access to European Parliament, Council and Commission documents, and Regulation (EC) 1045/2001 regarding data protection.

Εντούτοις, η επιδίωξη διαφάνειας απαιτεί προσοχή. Υπάρχουν περιπτώσεις όπου η υπερβολική διαφάνεια μπορεί να αποβεί επιζήμια για την ποιότητα των γνωμοδοτήσεων ή ενδεχομένως να βλάψει τα έννομα συμφέροντα όσων εμπλέκονται στη διαδικασία. Το επίπεδο διαφάνειας πρέπει επίσης να προσαρμόζεται ανάλογα με το προς εκτέλεση καθήκον (βλέπε παρακάτω). Εντούτοις, σε όλες αυτές τις περιπτώσεις, είναι σημαντικό να μπορεί κανείς να είναι όσο το δυνατόν περισσότερο σαφής όσον αφορά τους λόγους για τους οποίους αναγκάζεται να μην τηρεί την αρχή της διαφάνειας.

Within the institutional framework, the Commission is politically responsible for its initiatives; it must not appear to 'hide behind' expert advice. Instead, the Commission must be capable of justifying and explaining the way expertise has been involved, and the choices it has made based on advice. In a similar way, accountability also extends to the experts themselves. They should, for example, be prepared to justify their advice by explaining the evidence and reasoning upon which it is based.

Αποτελεσματικότητα

However, the pursuit of openness requires care. There are circumstances when too much openness could be detrimental to the quality of advice, or may damage the legitimate interests of those concerned with the process. The level of openness should also be tailored in proportion to the task in hand (see below). Nevertheless, in all these circumstances it is important to be as transparent as possible about the reasons for not being open.

Η Επιτροπή πρέπει να διασφαλίσει την αποτελεσματικότητα των μεθόδων που χρησιμοποιεί κατά τη συγκέντρωση και χρήση των γνωμοδοτήσεων των εμπειρογνωμόνων.

Effectiveness

Εφαρμόζοντας τα μέτρα τα οποία θεσπίζονται με την παρούσα ανακοίνωση, οι υπηρεσίες πρέπει να καταβάλουν προσπάθειες ώστε να χρησιμοποιήσουν αποτελεσματικά τους περιορισμένους πόρους, σταθμίζοντας το βραχυπρόθεσμο κόστος (π.χ. χρόνος εργασίας προσωπικού) και τα προσδοκώμενα μακροπρόθεσμα οφέλη (π.χ. πιο ευέλικτη εφαρμογή άκαμπτων πολιτικών).

The Commission should ensure that its methods for collecting and using expert advice are effective.

Αυτό σημαίνει ότι οι λεπτομέρειες όσον αφορά τη συγκέντρωση και χρήση εμπειρογνωσίας πρέπει να σχεδιαστούν ανάλογα με τα καθήκοντα που έχουν αναληφθεί, λαμβάνοντας υπόψη τον σχετικό τομέα, το προς συζήτηση θέμα, καθώς επίσης και το στάδιο του κύκλου χάραξης πολιτικής.

In following the measures introduced in this Communication, departments should strive to use limited resources effectively by weighing short-term costs (e.g. staff time) against anticipated longer-term gains (e.g. smoother implementation of robust policies).

Παραδείγματος χάριν, οι μέθοδοι οι οποίες έχουν εκπονηθεί προκειμένου να φέρουν στο προσκήνιο θέματα με σκοπό να αποτελέσουν αντικείμενο προσοχής και να τους δοθεί πολιτική απάντηση σε κάποιο πρόωρο στάδιο, δεν είναι δυνατόν να εφαρμοστούν για την παρακολούθηση των υφιστάμενων πολιτικών. Οι μέθοδοι οι οποίες είναι κατάλληλες για ελάσσονος σημασίας τεχνικές αλλαγές των κανονιστικών διατάξεων ενδεχομένως να είναι ακατάλληλες για ευαίσθητες περιπτώσεις κατά τις οποίες το επιστημονικό υπόβαθρο μπορεί να χαρακτηρίζεται από υψηλό βαθμό αβεβαιότητας ή επίσης όταν «τα διακυβευόμενα είναι μεγάλα» όσον αφορά τις πολιτικές, κοινωνικές, οικονομικές και περιβαλλοντικές επιπτώσεις μιας ενδεχόμενης πολιτικής απόφασης.

This means that arrangements for collecting and using expertise should be designed in proportion to the task in hand, taking account of the sector concerned, the issue in question, and the stage in the policy cycle.

Εν πάση περιπτώσει, θα χρειαστεί ένα σύστημα συνήθους παρακολούθησης, αξιολόγησης και επανεξέτασης που θα συμβάλλει συνεχώς στη βελτίωση των μεθόδων. Ένα τέτοιο σύστημα πρέπει να επικεντρώνεται τόσο στην διαδικασία όσο και στο αποτέλεσμα. Ανάλογα με τη φύση του θέματος, πρέπει να αναληφθεί δράση σύμφωνα με τις απόψεις των υπηρεσιών της Επιτροπής, των εμπειρογνωμόνων και των ενδιαφερόμενων μερών, αναγνωρίζοντας ότι οι εν λόγω διαφορετικοί άμεσα ενδιαφερόμενοι ενδεχομένως να μην κρίνουν την αποτελεσματικότητα με τα ίδια κριτήρια.

For example, methods designed to flag issues for attention and policy response at an early stage are unlikely to apply to the monitoring of existing policies. Methods suitable for minor technical changes to regulations will probably be inadequate in sensitive cases, when the underlying science may be highly uncertain and when also the 'stakes are high' in terms of the political, social, economic or environmental consequences of an eventual policy decision.

Οι θεμελιώδεις αρχές

In any case, a system of routine monitoring, evaluation and review will be needed to help improve methods on a continuous basis. Such as system should focus on both process and outcome. Depending on the nature of the issue, this needs to be done from the perspective of the Commission departments, the experts, and interested parties, recognising that these different stakeholders may not judge effectiveness by the same criteria.

Συνοπτικά, η Επιτροπή πρέπει πάντα:

>REFERENCE TO A GRAPHIC>

i) να αναζητεί γνωμοδοτήσεις οι οποίες διακρίνονται από τη δέουσα υψηλή ποιότητα

The core principles

ii) να είναι ανοικτή κατά την αναζήτηση και χρήση των γνωμοδοτήσεων των εμπειρογνωμόνων

In summary, the Commission should always:

>ΑΝΑΦΟΡΑ ΣΕ ΓΡΑΦΗΚΟ>

i) seek advice of an appropriately high quality

iii) να διασφαλίζει ότι οι μέθοδοι που χρησιμοποιεί για τη συγκέντρωση και χρήση των γνωμοδοτήσεων των εμπειρογνωμόνων είναι αποτελεσματικές και ανάλογες

ii) be open in seeking and acting on advice from experts

4. ΚΑΤΕΥΘΥΝΤΗΡΙΕΣ ΓΡΑΜΜΕΣ ΟΙ ΟΠΟΙΕΣ ΠΡΕΠΕΙ ΝΑ ΕΦΑΡΜΟΖΟΝΤΑΙ ΑΠΟ ΤΙΣ ΥΠΗΡΕΣΙΕΣ ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ

iii) ensure that its methods for collecting and using expert advice are effective and proportionate.

Οι ακόλουθες κατευθυντήριες γραμμές εδράζονται στις προαναφερθείσες αρχές. Τα πρακτικά θέματα τα οποία πρέπει να λαμβάνουν υπόψη οι υπηρεσίες κατά την εφαρμογή των κατευθυντήριων γραμμών παρατίθενται στο παράρτημα.

4. GUIDELINES TO BE APPLIED BY THE COMMISSION DEPARTMENTS

Προγραμματισμός

The following guidelines implement the above principles. Practical questions for departments to consider when applying the guidelines are given in the annex.

1. Η Επιτροπή πρέπει να διατηρήσει ένα κατάλληλο επίπεδο εσωτερικής εμπειρογνωσίας. Αυτό θα την καταστήσει ικανή να ενεργεί ως «έξυπνος πελάτης» όταν αναλαμβάνει την οργάνωση και τη χρήση εξωτερικής εμπειρογνωσίας. Εάν οι υπηρεσίες έχουν έλλειψη αναγκαίας εμπειρογνωσίας, πρέπει να προσπαθήσουν να την αναζητήσουν σε άλλες υπηρεσίες.

Planning ahead

2. Τα θέματα πολιτικής τα οποία απαιτούν γνωμοδοτήσεις εμπειρογνωμόνων πρέπει να καθορίζονται το συντομότερο δυνατόν. Οι δραστηριότητες ανάλυσης προοπτικών μπορεί να είναι επωφελείς από αυτή την άποψη.

1. The Commission should maintain an adequate level of in-house expertise. This enables it to act as an 'intelligent customer' when organising and acting on external expertise. If departments lack the necessary expertise, they should seek to have access to it in other departments.

Προετοιμασία της συγκέντρωσης εμπειρογνωσίας

2. Policy issues that require expert advice should be identified as early as possible. The use of foresight exercises may be helpful in this respect.

3. Ο τρόπος με τον οποίο εμπλέκονται οι εμπειρογνώμονες (εσωτερικοί εμπειρογνώμονες, σύμβουλοι, ομάδες εμπειρογνωμόνων, διασκέψεις, κλπ.) πρέπει να καθοριστεί ανάλογα με τον επείγοντα χαρακτήρα, την πολυπλοκότητα και την ευαισθησία του πραγματευόμενου θέματος [14].

Preparing for the collection of expertise

[14] Με την επιφύλαξη των περιπτώσεων όπου απαιτούνται, δυνάμει της υφιστάμενης νομοθεσίας, διαβουλεύσεις με ειδικές επιστημονικές επιτροπές.

3. The manner in which experts are involved (in-house, consultancy, expert group, conference, etc.) should be determined by the urgency, complexity and sensitivity of the policy issue. [14]

4. Οι άλλες υπηρεσίες οι οποίες μπορεί να ενδιαφέρονται για το πραγματευόμενο θέμα πρέπει να κληθούν να καταθέσουν την εισήγησή τους.

[14] Without prejudice to cases where the consultation of specific scientific committees is required under existing legislation.

5. Οι υπηρεσίες πρέπει πρωτίστως να αξιολογούν τον βαθμό στον οποίο μπορούν να ικανοποιήσουν τις ανάγκες τους μέσω οιωνδήποτε υφιστάμενων μηχανισμών οι οποίοι συμμορφούνται με τις θεμελιώδεις αρχές. Εδώ μπορούν να περιλαμβάνονται οι μόνιμες επιστημονικές επιτροπές και οι εσωτερικοί εμπειρογνώμονες, όπως συμβαίνει στην περίπτωση του Κοινού Κέντρου Ερευνών (ΚΚΕρ). Κατάλληλοι μηχανισμοί μπορούν επίσης να εξευρεθούν στα κράτη μέλη, στις συνδεδεμένες χώρες ή στους διεθνείς οργανισμούς.

4. Other departments liable to be interested in the policy issue should be invited to contribute.

6. Πρέπει να οριστούν με σαφήνεια το πεδίο δράσης και ο στόχος της συμμετοχής των εμπειρογνωμόνων, καθώς και τα θέματα με τα οποία αυτοί θα ασχοληθούν. Οι υπηρεσίες μπορούν ενδεχομένως να προσφεύγουν στα ενδιαφερόμενα μέρη για τον καθορισμό των θεμάτων και των υποκείμενων θεωρητικών υποθέσεων, ειδικότερα για ευαίσθητα θέματα [15]. Οι θεωρητικές υποθέσεις μπορεί να χρειαστεί να επανεξεταστούν κατά την διάρκεια διεξαγωγής της πολιτικής διαδικασίας.

5. Departments should first assess the extent to which their needs can be met by any existing mechanisms conforming to the core principles. This may include permanent scientific committees, and in-house expertise, such as that available in the Joint Research Centre (JRC). Suitable mechanisms may also be found in the Member States, partner countries or international organisations.

[15] Εντούτοις, αυτό μπορεί να μην ενδείκνυται για τις συμβάσεις ανάθεσης μελετών, εάν τα ενδιαφερόμενα μέρη υποβάλλουν ενδεχομένως αργότερα προσφορά για το έργο.

6. The scope and objective of the experts' involvement, and the questions they will address, should be set out clearly. Departments may wish to consult interested parties on the framing of the questions and underlying assumptions, particularly on sensitive issues [15]. These assumptions may need to be revisited as the policy process runs its course.

7. Μέσω μιας δράσης διερεύνησης πρέπει να καθοριστούν τα χαρακτηριστικά της απαιτούμενης εμπειρογνωσίας. Η φύση του προς συζήτηση θέματος πρέπει να καθορίζει τη βέλτιστη σύνθεση. Όμως, οι υπηρεσίες πρέπει να επιδιώκουν να διασφαλίσουν ότι οι διάφορες σχετικές επιστήμες ή/και κλάδοι αντικατοπτρίζονται δεόντως στις παρεχόμενες συμβουλές. Παραδείγματος χάριν, στους εμπειρογνώμονες μπορεί να περιλαμβάνονται και όσοι έχουν πρακτικές γνώσεις τις οποίες έχουν αποκτήσει από την καθημερινή τους ενασχόληση με κάποια δραστηριότητα.

[15] However, this may not be appropriate for study contracts if the interested parties may later tender for the work.

Εξεύρεση και επιλογή εμπειρογνωμόνων

7. A scoping exercise should determine the profile of expertise required. The nature of the issue in question should determine the optimum mix. Nevertheless, departments should aim to ensure that the different disciplines and/or sectors concerned are duly reflected in the advice provided. This may involve, for example, those with practical knowledge gained from day-to-day involvement in an activity.

8. Οι υπηρεσίες πρέπει να «απλώνουν τα δίχτυα τους» όσο το δυνατόν μακρύτερα κατά την αναζήτηση της κατάλληλης εμπειρογνωσίας. Στο μέτρο του δυνατού, πρέπει να αναζητώνται φρέσκιες ιδέες και αντιλήψεις προσφεύγοντας σε άτομα τα οποία βρίσκονται εκτός του συνήθους κύκλου επαφών της υπηρεσίας. Οι υπηρεσίες πρέπει επίσης να καταβάλουν προσπάθειες προκειμένου να διασφαλίσουν ότι οι ομάδες απαρτίζονται τουλάχιστον κατά 40% από άτομα και των δύο φύλων. [16]

Identifying and selecting experts

[16] Σύμφωνα με την απόφαση της Επιτροπής, της 19ης Ιουνίου 2000 (ΕΕ L 154/34, 27.6.2000), περί της ισόρροπης συμμετοχής των δύο φύλων στις επιτροπές και στις ομάδες εμπειρογνωμόνων που αυτή ιδρύει.

8. Departments should cast their nets as widely as possible in seeking appropriate expertise. As far as possible, fresh ideas and insight should be sought by including individuals outside the department's habitual circle of contacts. Departments should also strive to ensure that groups are composed of at least 40% of each sex. [16]

9. Πρέπει να λαμβάνονται υπόψη τόσο οι επικρατούσες όσο και οι αποκλίνουσες απόψεις. Εντούτοις, είναι σημαντικό να γίνεται διάκριση μεταξύ των υπέρμαχων θεωριών οι οποίες έχουν απαξιωθεί πλήρως και εκείνων των οποίων οι ιδέες φαίνεται να στηρίζονται σε πειστική τεκμηρίωση.

[16] In line with Commission decision of 19 June 2000 (OJ L 154/34, 27.6.2000) relating to gender balance within committees and expert groups established by it.

Διαχείριση της συμμετοχής των εμπειρογνωμόνων

9. Both mainstream and divergent views should be considered. However, it is important to distinguish proponents of theories that have been comprehensively discredited from those whose ideas appear to be supported by plausible evidence.

10. Κατά τη χρήση της εμπειρογνωσίας, οι υπηρεσίες πρέπει να καταγράφουν τη διαδικασία, συμπεριλαμβανομένων των όρων της εντολής και των κυριότερων παρεμβάσεων των διαφόρων εμπειρογνωμόνων ή ομάδων εμπειρογνωμόνων.

Managing the involvement of experts

11. Η Επιτροπή πρέπει, κατόπιν διαβουλεύσεως με τους ίδιους τους εμπειρογνώμονες, να καθορίσει εάν η συγκεντρωθείσα εμπειρογνωσία καλύπτει τα θέματα τα οποία πρέπει να αντιμετωπιστούν και εάν διατίθενται επαρκείς και κατάλληλες υποστηρικτικές πληροφορίες και δεδομένα, καθώς και να διασφαλίσει ότι έχει επιτευχθεί πλήρης κατανόηση των καθηκόντων που έχουν ανατεθεί.

10. When using expertise, departments should maintain a record of the process including the terms of reference and the main contributions of different experts or groups of experts.

12. Οι εμπειρογνώμονες πρέπει να δηλώσουν πάραυτα εάν έχουν οιαδήποτε άμεσα ή έμμεσα συμφέροντα σε σχέση με το πραγματευόμενο θέμα, καθώς επίσης και οιαδήποτε αλλαγή συνθηκών μετά από την έναρξη των εργασιών. Η Επιτροπή πρέπει να αποφασίσει εάν οιαδήποτε σύγκρουση συμφερόντων μπορεί να θέσει σε κίνδυνο την ποιότητα της γνωμοδότησης.

11. The Commission should, in consultation with the experts themselves, determine whether the assembled expertise covers the topics to be addressed and whether sufficient pertinent background information and data are available and ensure that there is a clear understanding of the tasks assigned.

Διασφάλιση της διαφάνειας

12. Experts should declare immediately any direct or indirect interest in the issue at stake, as well as any relevant change in their circumstances after the work commences. The Commission must decide whether any conflict of interest would jeopardise the quality of the advice.

13. Tα κυριότερα έγγραφα που αφορούν τη χρήση εμπειρογνωσίας για ένα συγκεκριμένο θέμα πολιτικής και, ειδικότερα, την ίδια τη γνωμοδότηση πρέπει να διατίθενται στο κοινό το συντομότερο δυνατόν, υπό την προϋπόθεση ότι δεν ισχύει καμία εξαίρεση όσον αφορά το δικαίωμα πρόσβασης [17]. Οι υπηρεσίες πρέπει να επιδιώκουν να παράσχουν μεταφράσεις των εγγράφων - τουλάχιστον σε συνοπτική μορφή- στο μέτρο που αυτό είναι δυνατόν από πρακτική άποψη και ειδικότερα επί ευαίσθητων θεμάτων. Πιθανές καθυστερήσεις ή πρακτικοί περιορισμοί που δυσχεραίνουν την παροχή μεταφράσεων δεν πρέπει να εμποδίζουν την διάθεση των εγγράφων στη γλώσσα του πρωτοτύπου.

Ensuring openness

[17] Κανονισμός (ΕΚ) αριθ. 1049/2001, της 30ής Μαΐου 2001, για την πρόσβαση του κοινού στα έγγραφα του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου, του Συμβουλίου και της Επιτροπής.

13. The main documents associated with the use of expertise on a policy issue, and in particular the advice itself, should be made available to the public as quickly as possible, providing no exception to the right of access applies. [17] Departments should aim to provide translations of documents - at least in summary form - insofar as this is practically possible, and in particular on sensitive issues. Possible delays or practical constraints in providing translations should not preclude documents being made available in their source language.

14. Οι υπηρεσίες πρέπει να μελετήσουν τον τρόπο με τον οποίο θα επιτρέψουν στο κοινό να παρευρίσκεται σε ορισμένες συνεδριάσεις εμπειρογνωμόνων, ειδικότερα αυτές που αφορούν ευαίσθητα πολιτικά θέματα.

[17] Regulation (EC) No 1049/2001 of May 2001 regarding public access to European Parliament, Council and Commission documents.

15. Οι υπηρεσίες πρέπει να επιμένουν ώστε οι εμπειρογνώμονες να παρουσιάζουν με σαφήνεια τα στοιχεία (παραδείγματος χάριν πηγές, παραπομπές) επί των οποίων βασίζουν τη γνωμοδότησή τους, καθώς επίσης και τις αβεβαιότητες που εξακολουθούν να υφίστανται ή τις αποκλίνουσες απόψεις.

14. Departments should consider allowing the public to observe certain expert meetings, particularly on sensitive policy issues.

16. Οι υπηρεσίες πρέπει να μελετήσουν τον τρόπο με τον οποίο θα προωθήσουν έναν σωστά διαρθρωμένο διάλογο βάσει στοιχείων μεταξύ των υπευθύνων χάραξης πολιτικής, των εμπειρογνωμόνων και των ενδιαφερομένων μερών (π.χ. συναντήσεις εργασίας, διασκέψεις κατά τις οποίες επιδιώκεται η επίτευξη συναίνεσης), ειδικότερα για ευαίσθητα θέματα.

15. Departments should insist that experts clearly highlight the evidence (e.g. sources, references) upon which they base their advice, as well as any persisting uncertainty and divergent views.

17. Κατά γενικό κανόνα, οιαδήποτε πρόταση η οποία υποβάλλεται από τις υπηρεσίες στην Επιτροπή για λήψη απόφασης πρέπει να συνοδεύεται από περιγραφή των γνωμοδοτήσεων των εμπειρογνωμόνων που ελήφθησαν και του τρόπου με τον οποίο η πρόταση λαμβάνει υπόψη τις εν λόγω γνωμοδοτήσεις. Αφορά και τις περιπτώσεις όπου η γνωμοδότηση δεν ελήφθη υπόψη. Στο μέτρο του δυνατού, οι ίδιες πληροφορίες πρέπει να διατίθενται στο κοινό μετά από την επίσημη έγκριση της πρότασης της Επιτροπής.

16. Departments should consider how to promote an informed and structured debate between policy-makers, experts and interested parties (e.g. workshops, consensus conferences), particularly on sensitive issues.

5. Εφαρμογή, παρακολούθηση και επανεξέταση των αρχών και των κατευθυντήριων γραμμών

17. As a general rule, any proposal submitted by departments for Commission decision should be accompanied by a description of the expert advice considered, and how the proposal takes this into account. This includes cases where advice has not been followed. As far as possible, the same information should be made public when the Commission's proposal is formally adopted.

Η εφαρμογή των αρχών και των κατευθυντήριων γραμμών πρέπει να θεωρείται ως μια εξελικτική διαδικασία. Κατά συνέπεια θα χρειαστεί ένα σύστημα παρακολούθησης και επανεξέτασης προκειμένου οι μέθοδοι να βελτιώνονται συνεχώς και να κρίνεται ο βαθμός επίτευξης των στόχων. Το σύστημα θα ενσωματώνει τις ακόλουθες λειτουργίες:

5. Implementation, monitoring and review of the principles and guidelines

- πρακτική της αμοιβαίας μάθησης, όπως ενδεχομένως η υλοποίηση δράσεων επιμόρφωσης. Θα χρησιμοποιηθούν εργαλεία ενημέρωσης τα οποία θα συμβάλλουν στη συλλογή και την κοινή χρήση των απαραίτητων πληροφοριών [18].

Implementation of the principles and guidelines should be seen as an evolutionary process. A system for monitoring and review will therefore be needed to improve methods on a continuous basis, and to judge how far objectives are being met. The system will include the following functions:

[18] Το σχέδιο δράσης «Επιστήμη και Κοινωνία» περιλαμβάνει εν προκειμένω πολλές σχετικές πρωτοβουλίες, μεταξύ των οποίων το πιλοτικό σύστημα «Επιστημονικές πληροφορίες για την υποστήριξη πολιτικών στην Ευρώπη» (SINAPSE), καθώς και την ενιαία πύλη στον Παγκόσμιο Ιστό («ενιαία θυρίδα»), η οποία παρέχει πρόσβαση σε πληροφορίες όσον αφορά τις συμβουλευτικές διαδικασίες σε ολόκληρη την Επιτροπή.

- Inter-departmental collaboration will pool experience and promote a culture of mutual learning, including developing training actions as needed. Information tools will be used to help collect and share relevant information. [18]

- Οι Γενικές Διευθύνσεις θα θεσπίσουν διαδικασίες αξιολόγησης της πείρας που έχει αποκτηθεί κατά την υλοποίηση των κατευθυντήριων γραμμών, καθώς και των διδαγμάτων που έχουν αντληθεί και των προβλημάτων που έχουν προκύψει.

[18] The Science and Society Action Plan includes a number of relevant initiatives in this respect, including the pilot system 'Scientific Information for Policy Support in Europe' (SINAPSE), and a single web-portal ('one-stop-shop') providing access to information on advisory procedures Commission-wide.

- Οι Γενικές Διευθύνσεις θα υποβάλουν εκθέσεις όσον αφορά τις εμπειρίες τους κατά την υλοποίηση των κατευθυντήριων γραμμών ως μέρος της συνεισφοράς τους στην ετήσια έκθεση για την εφαρμογή του σχεδίου δράσης της Επιτροπής «Απλούστευση και βελτίωση του ρυθμιστικού περιβάλλοντος».

- Directorates-General will establish procedures to assess the experience gained in implementing the guidelines, including lessons learned and problems encountered.

- Το 2005, η Επιτροπή θα διοργανώσει μια ανεξάρτητη αξιολόγηση με θέμα την εφαρμογή των εν λόγω κατευθυντήριων γραμμών, όπου θα συμπεριλαμβάνεται η συγκριτική αξιολόγηση των ορθών πρακτικών στα κράτη μέλη. Εν τω μεταξύ, είναι επίσης αναγκαίο να εξεταστεί ο βαθμός στον οποίο οι κατευθυντήριες γραμμές της Επιτροπής μπορούν να αποτελέσουν τη βάση μιας κοινής προσέγγισης για μια ευρύτερη εφαρμογή, όπως τονίζεται στην Λευκή Βίβλο «Ευρωπαϊκή Διακυβέρνηση».

- Directorates-General will report on their experience in implementing the guidelines as part of their input to the annual reporting on the implementation of the Commission's "Better Regulation" Action Plan.

- In 2005, the Commission will organise an independent evaluation of the application of the present guidelines, including benchmarking with respect to good practices in the Member States. Meanwhile, it will also be necessary to examine the extent to which the Commission's guidelines could form the basis of a common approach of wider application, as flagged in the White Paper on European Governance.

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ

ΠΡΑΚΤΙΚΑ ΘΕΜΑΤΑ

ANNEX

Το εν λόγω τμήμα συμπληρώνει τις θεμελιώδεις αρχές και τις κατευθυντήριες γραμμές υποδεικνύοντας τα πρακτικά θέματα και τις βέλτιστες πρακτικές τις οποίες πρέπει να λάβουν υπόψη οι υπηρεσίες κατά τη συγκέντρωση και χρήση της εμπειρογνωσίας. Τα εν λόγω πρακτικά θέματα έχουν ενδεικτικό χαρακτήρα και έχουν σκοπό να βοηθήσουν τις υπηρεσίες της Επιτροπής να λάβουν τα κατάλληλα μέτρα ανάλογα με τις συνθήκες κάθε συγκεκριμένης περίστασης.

PRACTICAL QUESTIONS

Το περιεχόμενο του παρόντος τμήματος θα ενημερωθεί, εφόσον χρειαστεί, με γνώμονα την πείρα που θα αποκτηθεί κατά την εφαρμογή των αρχών και των κατευθυντήριων γραμμών.

This section complements the core principles and guidelines by suggesting practical questions and best practices for departments to consider when collecting and using expertise. These are indicative and intend to help Commission departments design arrangements appropriate to the circumstances of specific cases.

Προγραμματισμός

The content of this section will be updated as needed in the light experience in implementing the principles and guidelines.

Οι ανθρώπινοι πόροι των υπηρεσιών

Planning ahead

Υπάρχει κατάλληλη εσωτερική εμπειρογνωσία η οποία πληροί τις ανάγκες της υπηρεσίας και επιτρέπει στην υπηρεσία να λειτουργήσει ως «νοήμων πελάτης» εξωτερικών γνωμοδοτήσεων;

Department's human resources

Ποια είναι η μακροπρόθεσμη τάση όσον αφορά τους ανθρώπινους πόρους της υπηρεσίας; Η κινητικότητα του προσωπικού είναι πιθανόν να ενισχύσει ή να μειώσει τη διαθέσιμη εσωτερική εμπειρογνωσία; Μπορούν οι αποσπασμένοι εθνικοί εμπειρογνώμονες να διαδραματίσουν κάποιο ρόλο; Σε ποια περίπτωση ενδεχομένως αυτό θα έχει επιπτώσεις στην «εταιρική μνήμη» της υπηρεσίας και στον τρόπο που αντιλαμβάνεται την ανεξαρτησία της;

Is there adequate in-house expertise to meet the department's needs and to allow the department to act as an 'intelligent customer' of external advice?

Πραγματική ανάγκη για αναζήτηση εξωτερικών γνωμοδοτήσεων

What is the long-term trend in the department's human resources? Is the process of staff mobility likely to reinforce or reduce the available in-house expertise? Can national experts on detachment play a role? In which case, might this affect the department's 'corporate memory' and perceived independence?

Έχει ήδη διεξαχθεί η κατάλληλη έρευνα ώστε να γνωρίζουμε την εμπειρογνωσία που διατίθεται τόσο εντός όσο και εκτός της Επιτροπής; Ποιες υποστηρικτικές πληροφορίες ή συνδρομή θα μπορούσαν να παράσχουν οι άλλες υπηρεσίες; Έχουν συσσωρευθεί κατάλληλες γνώσεις στο πλαίσιο των ευρωπαϊκών ερευνητικών προγραμμάτων; Υπάρχουν σχετικά πληροφοριακά εργαλεία [19] τα οποία θα μπορούσαν να βοηθήσουν στην παροχή πληροφοριών, παραδείγματος χάριν, όσον αφορά τις πλέον σύγχρονες τάσεις ή την παροχή πρόωρων γνωμοδοτήσεων, κλπ.;

Need for external advice in the first place

[19] Π.χ. το ανοικτό πιλοτικό δίκτυο με βάση το Ίντερνετ «SINAPSE» (βλέπε Σχέδιο Δράσης «Επιστήμη και Κοινωνία»).

Has there been a proper scanning of what is already available both within and beyond the Commission? What background information or assistance could be provided from other departments? Has pertinent knowledge accumulated in European research programmes? Are there relevant information tools [19] that would help deliver information on, for example, the state of the art, or earlier advice etc?

Μπορεί να βρεθεί κατάλληλη εμπειρογνωσία σε άλλες υπηρεσίες, όπως το Κοινό Κέντρο Ερευνών (ΚΚΕρ); Μπορεί η χρήση εξωτερικής εμπειρογνωσίας να αυξήσει την αξιοπιστία της διαδικασίας;

[19] e.g. the pilot open internet-based network 'SINAPSE' (see Science and Society Action Plan)

Η διαδικασία καθίσταται αποτελεσματικότερη ως προς το κόστος

Can pertinent expertise be found in other departments, such as the JRC? Would the inclusion of external expertise enhance the credibility of the process?

Πρέπει να κληθούν οι άλλες υπηρεσίες να συμβάλουν (π.χ. όταν υπάρχουν κοινά συμφέροντα στην αντιμετώπιση αλληλοσυνδεόμενων θεμάτων); Έχει γίνει ανταλλαγή πληροφοριών οι οποίες αφορούν προηγούμενες γνωμοδοτήσεις εμπειρογνωμόνων σχετικά με το πραγματευόμενο θέμα; Υπάρχει ανάγκη συντονισμού των προσεγγίσεων των υπηρεσιών όσον αφορά την προσφυγή σε εμπειρογνώμονες ώστε να αποφευχθεί η άσκοπη επανάληψη προσπαθειών;

Making the process more cost-effective

Μπορούν οι πόροι να χρησιμοποιηθούν με οικονομικότερο τρόπο ομαδοποιώντας τα προς αντιμετώπιση θέματα; Μπορεί αυτό να γίνει κατά τη διάρκεια του ελέγχου της ετήσιας πολιτικής στρατηγικής (ενώ συγχρόνως προσδιορίζονται οι πολιτικές πρωτοβουλίες που απαιτούν εκτίμηση των επιπτώσεων);

Should other departments be invited to contribute (e.g. when there is a common interest in tackling cross-cutting issues)? Has information on previous expert input relevant to the issue in question been exchanged? Is there a need for departments to co-ordinate their approaches to experts to avoid unnecessary duplication?

Έχουν ληφθεί μέτρα προκειμένου η εσωτερική βάση γνώσεων της υπηρεσίας (ενδοϋπηρεσιακή εμπειρογνωσία, μελέτες, προγράμματα, κλπ.) να είναι εύκολα διαθέσιμη σε κατανοητή μορφή;

Can resources be used more economically by grouping issues to be addressed? Can this be done during the screening of the Annual Policy Strategy (at the same time as policy initiatives requiring impact assessments are identified)?

Μηχανισμοί έγκαιρης προειδοποίησης για τον εντοπισμό των θεμάτων που προκύπτουν

Have arrangements been made to make the department's own knowledge-base (in-house expertise, studies, programmes, etc.) readily available in an understandable form?

Η υπηρεσία «διερευνά τον ορίζοντα» με ενεργητικό τρόπο για τον εντοπισμό των θεμάτων που προκύπτουν; Η υπηρεσία είναι ενήμερη για τις δραστηριότητες στον τομέα των επιστημονικών και τεχνολογικών προοπτικών;

Early warning mechanisms to detect emerging issues

- Πρακτική συμβουλή:

Is the department actively 'scanning the horizon' for emerging issues? Is your department informed about Science and Technology Foresight activities?

Οι ευρωπαϊκές, εθνικές και περιφερειακές δραστηριότητες στον τομέα των επιστημονικών και τεχνολογικών προοπτικών και της εκτίμησής τους παρέχουν ένα εύρος αναλύσεων όσον αφορά τις εξελίξεις στην επιστήμη και την τεχνολογία, καθώς και τις κοινωνικοοικονομικές τους επιπτώσεις [20].

- Practical tip:

[20] Περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τις δραστηριότητες ανάλυσης προοπτικών διατίθενται στη διεύθυνση http://cordis.lu/rtd2002/foresight/home.html και http://www.jrc.es/welcome.html

European, national and regional Science and Technology Foresight and assessment activities provide a range of analyses of developments in science and technology and their socio-economic implications. [20]

Προετοιμασία για τη συγκέντρωση εμπειρογνωσίας

[20] More information on foresight exercises can be found at http://cordis.lu/rtd2002/foresight/ home.html and http://www.jrc.es/ welcome.html

Διατύπωση ερωτήσεων

Preparing for the collection of expertise

Έχουν όλες οι πτυχές του προβλήματος αναλυθεί σωστά και ενσωματώνονται στις ερωτήσεις οι οποίες τίθενται στους εμπειρογνώμονες;

Framing the questions

- Πρακτική συμβουλή:

Have all the facets of the problem been correctly analysed and formulated in the questions put to the experts?

Κατά την εκτίμηση των κινδύνων, έχουν μελετηθεί όλοι οι ενδεχόμενοι κίνδυνοι; Οι ερωτήσεις που τίθενται στους εμπειρογνώμονες λαμβάνουν υπόψη τους εν λόγω κινδύνους; Στην πράξη μπορεί να χρειαστεί να επιτευχθεί εξισορρόπηση ανάμεσα στα οφέλη μιας ευρείας προσέγγισης και στους περιορισμένους πόρους.

- Practical tip:

Πρέπει οι διάφορες ομάδες (π.χ. ενδιαφερόμενα μέρη, εκπρόσωποι της κοινωνίας των πολιτών) να εμπλακούν στη διατύπωση του προβλήματος και με ποιο τρόπο;

When assessing risks, have all plausible hazards been considered? Do the questions put to experts reflect this? In practice, the benefits of a broad-based approach may need to be balanced against resource limitations.

Επιλογή της σωστής μεθόδου

Should different groups (e.g. interested parties, representatives of civil society) be associated with the formulation of the issue - and how?

Μπορεί το θέμα να αντιμετωπιστεί σωστά μέσω επαφών με έναν ή περισσότερους εμπειρογνώμονες (συμπεριλαμβάνονται οι μέθοδοι όπου χρησιμοποιείται ερωτηματολόγιο, οι επαφές με εμπειρογνώμονες, κλπ.) ή εναλλακτικά να αντληθούν οφέλη για το θέμα από τις διαδραστικές και συλλογικές συζητήσεις στο πλαίσιο ομάδων εμπειρογνωμόνων που έχουν συσταθεί με προσεκτικό τρόπο;

Choosing the right method

- Πρακτική συμβουλή:

Can the issue be adequately handled through contacts with individual or multiple experts (including questionnaire methods, expert contracts etc), or, alternatively, would the issue benefit from interactive and collegial discussions within carefully constituted expert panels?

Οι άτυπες επαφές μπορεί να δώσουν γρήγορα αποτελέσματα και είναι συχνά κατάλληλες στα πολύ πρώιμα στάδια της πολιτικής διαδικασίας και για μη ευαίσθητα θέματα. Από την άλλη πλευρά, οι πολυεπιστημονικές και πολυκλαδικές ομάδες ενθαρρύνουν την αμοιβαία και γόνιμη παραγωγή ιδεών, ενισχύουν τον διάλογο και οδηγούν σε εμπεριστατωμένες απόψεις. Αυτό έχει ως αποτέλεσμα γνωμοδοτήσεις καλύτερης ποιότητας, προσδίδοντας επιπλέον αξιοπιστία στη διαδικασία.

- Practical tip:

Προσδιορισμός της απαιτούμενης εμπειρογνωσίας

Informal contacts may provide rapid results, and are often appropriate at very early stages in the policy process, and for non-sensitive questions. On the other hand, multidisciplinary and multi-sectoral groups encourage a cross-fertilisation of ideas, stimulate debate and lead to sharpened opinions. This should result in better quality advice, as well as adding to the credibility of the process.

Ποιος πρέπει να συμμετάσχει στη διερεύνηση προκειμένου να καθοριστεί το εύρος της απαιτούμενης εμπειρογνωσίας; Μήπως αρκούν οι ενδοϋπηρεσιακές συζητήσεις; Θα ήταν μήπως επωφελές να συμμετάσχουν και τα ενδιαφερόμενα μέρη;

Determining the expertise required

Απαιτεί το θέμα εμπειρογνωσία η οποία προέρχεται από διαφορετικές επιστήμες ή τομείς; Πώς μπορεί να επιτευχθεί η σωστή σύνθεση;

Who should be involved in the scoping exercise to determine the range of expertise required? Would internal discussions be sufficient? Would it be beneficial also to involve interested parties?

Ποια θα πρέπει να είναι τα κριτήρια επιλογής (π.χ. επίπεδο ακαδημαϊκών επιτευγμάτων), καθώς και ενδεχόμενου αποκλεισμού (π.χ. εμπειρογνώμονες οι οποίοι εργάζονται για κάποια εταιρεία που μπορεί να επηρεαστεί από ενδεχόμενη πολιτική απόφαση);

Does the issue require expertise from different disciplines or sectors? How should the right mix be established?

Πώς πρέπει να εκφράζονται οι αποκλίνουσες απόψεις; Σε ποιο βαθμό εκπροσωπούνται οι οιεσδήποτε απόψεις που εκφράζονται;

What should be the criteria for selection (e.g. level of academic achievement), and possible exclusion (e.g. those working for a company liable to be affected by an eventual policy decision)?

- Πρακτική συμβουλή:

How should diverging views be reflected? To what extent have any emerging views been represented?

Μια προσέγγιση είναι να διασφαλιστεί ότι μεταξύ των εμπειρογνωμόνων εκπροσωπούνται υπέρμαχοι διαφορετικών σχολών σκέψης. Μια άλλη προσέγγιση είναι να οργανωθούν συναντήσεις κατά τις οποίες όσοι εκφράζουν «ανορθόδοξες» απόψεις να μπορούν να ανοίξουν διάλογο με όσους εκφράζουν επικρατούσες απόψεις.

- Practical tip:

Το πολιτικό θέμα απαιτεί έναν ή περισσότερους εμπειρογνώμονες από κάθε κράτος μέλος; Πρόκειται για την περίπτωση όπου πρέπει να δοθεί έμφαση στην εκτίμηση και σύγκριση των συνθηκών σε εθνικό επίπεδο.

One approach is to ensure that adherents to different schools of thought are represented among the experts. Another is to arrange hearings whereby those with 'maverick' views can enter a dialogue with those from the mainstream.

Είναι σωστό να κινητοποιηθούν εμπειρογνώμονες εκτός της επιστημονικής κοινότητας; Σε αυτούς μπορούν να περιλαμβάνονται, παραδείγματος χάριν, δικηγόροι, ειδικοί σε θέματα ηθικής ή όσοι έχουν πρακτικές γνώσεις τις οποίες έχουν αποκτήσει από την καθημερινή τους ενασχόληση με κάποια δραστηριότητα.

Does the policy issue require one or more experts from each Member State? This may be necessary when the emphasis is on assessing and comparing national situations.

- Πρακτική συμβουλή:

Is it appropriate to mobilise experts beyond the scientific community? These may include, for example, lawyers, ethicists, or those with practical knowledge gained from day-to-day involvement in an activity.

Σε ορισμένες περιπτώσεις μπορεί να είναι σωστό να συνυπάρχουν εμπειρογνώμονες και επιστήμονες στην ίδια ομάδα. Σε άλλες περιπτώσεις, δύο ή περισσότερες ομάδες μπορούν να εργάζονται ανεξάρτητα, αλλά να τους δοθεί η ευκαιρία να αλληλεπιδράσουν την κατάλληλη στιγμή. Η επιλογή μπορεί να εξαρτηθεί από το στάδιο του κύκλου χάραξης πολιτικής.

- Practical tip:

Θα ήταν σωστό να συμμετάσχουν μη Ευρωπαίοι εμπειρογνώμονες;

In some cases, it may be appropriate to bring together experts and scientists in the same group. In others, two or more groups may work independently, but be given opportunities to interact at appropriate junctures. The choice may depend upon the stage in the policycycle.

- Πρακτική συμβουλή:

Would it be relevant to involve experts from beyond Europe?

Όταν οι συνέπειες ενός πολιτικού θέματος εκτείνονται πέραν των ορίων της Ευρώπης, μπορεί ενδεχομένως να είναι χρήσιμο να κληθούν εμπειρογνώμονες από τις ενδεικνυόμενες τρίτες χώρες. Οι εν λόγω εμπειρογνώμονες μπορούν να συμπληρώσουν επωφελώς την ευρωπαϊκή εμπειρογνωσία και σε άλλες επίσης περιπτώσεις.

- Practical tip:

Εξεύρεση και επιλογή εμπειρογνωμόνων

When the implications of a policy issue go beyond Europe, it may well be beneficial to bring in experts from appropriate third countries. Such experts may usefully complement European expertise in other cases too.

Πρέπει να δημοσιευθούν ανοικτές προσκλήσεις υποβολής υποψηφιοτήτων για την εξεύρεση εμπειρογνωμόνων που θα συμμετάσχουν στις ομάδες εμπειρογνωμόνων; Έχουν τέτοιου είδους προσκλήσεις δημοσιοποιηθεί με τον ευρύτερο δυνατό τρόπο, όπως δια των ηλεκτρονικών μέσων; Οι ανοικτές προσκλήσεις μπορεί να είναι οι πλέον κατάλληλες όταν μελετώνται ευαίσθητα θέματα και όταν οι ομάδες συγκροτούνται για να διαρκέσουν για εύλογο χρονικό διάστημα.

Identifying and selecting experts

Πρέπει η εμπειρογνωσία να συγκεντρωθεί υπό μορφή εργασιών διαβούλευσης (μελέτες που πραγματοποιούνται κατόπιν ανοικτών προσκλήσεων υποβολής προσφορών σύμφωνα με τους κανόνες που ισχύουν για τη σύναψη δημοσίων συμβάσεων) [21];

Should open calls for candidates be published when seeking expertise for expert groups? Have any such calls been publicised as widely as possible, including by electronic means? Open calls may be particularly appropriate when dealing with sensitive issues and when groups are liable to stand for a reasonable period of time.

[21] Για τους οργανισμούς της ΕΕ μπορούν να εφαρμοστούν ειδικοί κανόνες.

Should the expertise be collected in the form of consultancy work (studies following open calls for tender according to the relevant rules for public procurement)? [21]

Μπορούν τα υφιστάμενα δίκτυα, όπως εκείνα που δημιουργήθηκαν από τα εθνικά και ευρωπαϊκά ερευνητικά προγράμματα, να αξιοποιηθούν με χρήσιμο τρόπο;

[21] Special rules may apply to EU agencies.

Πρέπει να συσταθεί μια επιτροπή επιλογής, η οποία ενδεχομένως να περιλαμβάνει εξωτερικούς «ομολόγους», προκειμένου να συνδράμει στην επιλογή των κατάλληλων εμπειρογνωμόνων;

Can existing networks, such as those created through national and European research programmes, be usefully exploited?

Διαχείριση της συμμετοχής των εμπειρογνωμόνων

Should a selection committee, possibly including external 'peers', be convened to help select suitable experts?

Με ποιον τρόπο πρέπει να αντιμετωπιστούν οι οιεσδήποτε τροποποιήσεις που υποδεικνύουν οι εμπειρογνώμονες στο σχέδιο εργασίας τους (π.χ. λόγω πρόσφατων επιστημονικών εξελίξεων ή άλλων απρόβλεπτων γεγονότων); Τι πρέπει να γίνει εάν οι εμπειρογνώμονες εκτιμούν ότι μπορούν να ασχοληθούν μόνο με ένα μέρος του προτεινόμενου έργου εντός του διαθέσιμου χρόνου; Εάν η τροποποίηση του σχεδίου εργασίας φαίνεται αναγκαία, μπορεί να γίνει εντός των ορίων που ενδεχομένως ισχύουν για την παροχή των υπηρεσιών των εμπειρογνωμόνων; Πρέπει εναλλακτικά να ληφθούν άλλα μέτρα προκειμένου να εξεταστούν τα θέματα που δεν έχουν καλυφθεί;

Managing the involvement of experts

Χρειάζονται οι εμπειρογνώμονες επιπλέον δεδομένα ή πληροφορίες; Μπορεί η υπηρεσία να καταβάλει εύλογες προσπάθειες προκειμένου να παράσχει ο,τιδήποτε λείπει; Μπορούν να βοηθήσουν οι άλλες υπηρεσίες (π.χ. αξιοποιώντας τα ερευνητικά δίκτυα του προγράμματος πλαισίου);

How will any modifications suggested by experts to their work plan be dealt with (e.g. because of recent scientific developments or other unanticipated issues)? What if the experts consider that they can only deal with part of the proposed work in the time available? If a modification to the work plan seems necessary, can it be agreed within any limits that may apply to the procurement of the expert services? Alternatively, should other arrangements be made to investigate the questions not covered?

- Πρακτική συμβουλή:

Do the experts need additional data or information? Can the department make reasonable endeavours to supply whatever is missing? Can other departments help (e.g. by tapping into research networks of the Framework Programme)?

Η πείρα έχει δείξει ότι οι υπηρεσίες πρέπει μερικές φορές να καταβάλλουν προσπάθειες για να παράσχουν πληροφορίες και δεδομένα επί των οποίων οι εμπειρογνώμονες θα βασίσουν τις γνωμοδοτήσεις τους. Δεν είναι σωστό οι ίδιοι οι εμπειρογνώμονες να αναζητούν και να συγκεντρώνουν τις πληροφορίες. Αυτό το στοιχείο πρέπει επίσης να μελετηθεί στη φάση του προγραμματισμού.

- Practical tip:

Κάτω από ποιες συνθήκες πρέπει οι συμπληρωματικοί εμπειρογνώμονες να εισέρχονται μόνιμα ή προσωρινά στην ομάδα; Μπορούν οι εσωτερικοί εμπειρογνώμονες να κινητοποιηθούν ώστε να καλύψουν το κενό γνώσεων;

Experience has shown that departments may have to go to some effort to provide the information and data upon which the experts will base their advice - it cannot assumed that the experts will seek and collect the information themselves. This should also be considered at the planning stage.

Έχουν όλοι οι εμπειρογνώμονες εμπλακεί δεόντως στη διαδικασία; Είναι η εντολή που τους δόθηκε πλήρως κατανοητή;

In what circumstances should additional experts be permanently or temporarily co-opted to the group? Can in-house expertise be mobilised to fill the gap in knowledge?

- Πρακτική συμβουλή:

Should further research be financed to tackle significant gaps in knowledge?

Η δυναμική της ομάδας είναι σημαντική και ιδιαιτέρως ο ρόλος του προέδρου. Ορισμένα άτομα μπορεί να συμβάλουν λιγότερο από το αναμενόμενο ή ακόμη και να αποσυρθούν οριστικά εάν αισθανθούν ότι οι παρεμβάσεις τους δεν αναγνωρίζονται επαρκώς.

Are all the experts suitably engaged in the process? Is the mandate well understood?

Πρέπει να απαιτηθεί από τους εμπειρογνώμονες να υπογράψουν δήλωση για ύπαρξη πιθανής σύγκρουσης συμφερόντων; Έχει μελετήσει η υπηρεσία τα μέτρα που θα λάβει εάν ανακύψουν συγκρούσεις;

- Practical tip:

- Πρακτική συμβουλή:

The dynamics of the group are important, and especially the role of the chairperson. Some individuals may contribute less than expected, or even withdraw completely, if they feel their contributions are not being sufficiently recognised.

Ίσως ένας γενικός κανόνας θα ήταν να αποκλειστεί ο εμπειρογνώμονας ο οποίος δηλώνει σύγκρουση συμφερόντων από την προεδρία μιας ομάδας ή από την ανάληψη ρόλου εισηγητή της ομάδας. Μπορεί επίσης μερικές φορές να παραστεί ανάγκη αντικατάστασης των εν λόγω εμπειρογνωμόνων ή να απαιτηθεί από αυτούς να απόσχουν από μέρος της συζήτησης.

Should experts be required to sign a statement declaring possible conflicts of interest? Has the department considered what action to take if conflicts emerge?

Διασφάλιση της διαφάνειας

- Practical tip:

Ποια έγγραφα πρέπει να καθίστανται αμέσως διαθέσιμα;

A possible general rule would be to exclude an expert declaring a conflict of interest from chairing a group, or acting as its rapporteur. It may also sometimes be necessary to replace such experts, or to require them to abstain from part of the discussion.

- Πρακτική συμβουλή:

Ensuring openness

Ο κατάλογος των εγγράφων τα οποία πρέπει να διατίθενται αμέσως μπορεί να περιλαμβάνει:

What documents should be made directly available?

- ένα επεξηγηματικό σημείωμα σχετικά με το πολιτικό θέμα και τη χρήση της γνωμοδότησης εμπειρογνωμόνων, όπου θα συμπεριλαμβάνεται το χρονοδιάγραμμα και οι πληροφορίες για πιθανή ύπαρξη δυνατότητας ανοικτών διαβουλεύσεων.

- Practical tip:

- οι όροι της εντολής .

A checklist of documents to make directly available might include:

- τα κριτήρια τα οποία χρησιμοποιήθηκαν για την επιλογή των εμπειρογνωμόνων.

- an explanatory note on the policy issue and the use of expert advice, including the timeframe and information on possible opportunities for open consultation;

- τα ονόματα των εμπειρογνωμόνων [22].

- terms of reference;

[22] Η αποκάλυψη της ταυτότητας των εμπειρογνωμόνων πρέπει να είναι σύμφωνη με τον κανονισμό (ΕΚ) 45/2001 σχετικά με την προστασία των δεδομένων.

- criteria used for selecting the experts;

- οι δηλώσεις περί σύγκρουσης συμφερόντων.

- names of experts; [22]

- συνοπτικά πρακτικά των συνεδριάσεων.

[22] The disclosure of the identity of experts should be consistent with Regulation (EC) 45/2001 regarding data protection.

- οι παρεχόμενες γνωμοδοτήσεις (συμπεριλαμβανομένων των όποιων διισταμένων απόψεων).

- declarations of interest;

- Πρακτική συμβουλή:

- summary record of meetings;

Μπορεί να είναι σωστό σε ορισμένες περιπτώσεις να μην αποκαλυφθεί η ταυτότητα των εμπειρογνωμόνων, παραδείγματος χάριν, προκειμένου να προστατευθούν από ανεπιθύμητες εξωτερικές πιέσεις ή προκειμένου να προστατευθούν τα έννομα συμφέροντα αυτών τους οποίους αφορά η διαδικασία. Οιαδήποτε απόκρυψη της ταυτότητας των εμπειρογνωμόνων πρέπει κανονικά να περιορίζεται χρονικά και να δικαιολογείται δεόντως.

- advice given (including any dissenting views).

Έχει ληφθεί μέριμνα προκειμένου να διασφαλιστεί ότι δεν μπορεί να εφαρμοστεί καμία εξαίρεση όσον αφορά το δικαίωμα πρόσβασης; Έχουν προστατευθεί κατάλληλα οι ευαίσθητες από εμπορική άποψη πληροφορίες;

- Practical tip:

Έχουν μελετηθεί όλες οι συνέπειες της αποκάλυψης πληροφοριών; Υπάρχουν ενδεχομένως κάποια ανεπιθύμητα αρνητικά αποτελέσματα (π.χ. πρόκληση πανικού στο κοινό); Μολαταύτα, μήπως θα ήταν πιο επιζήμια η κατακράτηση πληροφοριών; Τι είδους πληροφορίες θα παρασχεθούν όσον αφορά τους λόγους της μη αποκάλυψης; Έχουν τα εν λόγω θέματα μελετηθεί ως μέρος του σχεδίου κοινοποίησης κινδύνων;

It may be appropriate, in some circumstances, to withhold the identity of experts, for example to protect them against undue external pressures or to protect the legitimate interests of those concerned with the process. Any embargo on the identity of experts should normally be limited in time, and duly justified.

Πού πρέπει οι πληροφορίες και τα έγγραφα να διατίθενται αμέσως; Αρκεί να δημοσιεύονται τα σχετικά έγγραφα στον ιστότοπο EUROPA της σχετικής υπηρεσίας; Μπορεί η εν λόγω δημοσιοποίηση να γίνει χωρίς καθυστέρηση εφόσον έχουν ολοκληρωθεί ή έχει ληφθεί απόφαση για κοινοποίησή τους, σε ανεπίσημη μορφή; Είναι ο ιστότοπος επαρκώς φιλικός προς τον χρήστη; Μπορούν οι πληροφορίες να παρέχονται μέσω μιας ενιαίας πύλης στον Παγκόσμιο Ιστό η οποία θα ασχολείται με όλες τις περιπτώσεις όπου γίνεται χρήση εμπειρογνωσίας από τις υπηρεσίες της Επιτροπής (μια ενιαία θυρίδα) [23];

Has care been taken to ensure that no exception to the right of access is likely to apply? Has commercially sensitive information been suitably protected?

[23] Μια τέτοιου είδους πύλη σχεδιάστηκε στο πλαίσιο του σχεδίου δράσης «Επιστήμη και Κοινωνία». Μπορεί να εφαρμοστεί στο πλαίσιο της «Επιστήμης και Κοινωνίας» συμπληρώνοντας την πύλη «Your Voice in Europe» (Η φωνή σου στην Ευρώπη) για τις δημόσιες διαβουλεύσεις.

Have the full consequences of disclosing information been considered? Might there be unintended negative effects (e.g. triggering public panic)? Would it nevertheless be more harmful to withhold information? What information will be provided on the reasons for any non-disclosure? Have these questions been considered as part of a plan for risk communication

Είναι αρκετά σαφές το στάδιο εκπόνησης των εγγράφων (π.χ. σχέδιο ή τελικό έγγραφο, αριθμός αναθεώρησης, υπό την ευθύνη των εμπειρογνωμόνων ή εγκεκριμένο από την υπηρεσία της Επιτροπής);

Where should information and documents be made directly available? Is it sufficient to post relevant documents on the EUROPA website of the lead department? Can this be done without delay once they have been finalised, or a decision taken to release them in draft form? Is the website sufficiently user-friendly? Can information be provided through a single web portal dealing with all occasions when expertise is used in Commission departments (a one-stop-shop)? [23]

Ενδείκνυται, ειδικότερα για ευαίσθητα θέματα, να δημοσιεύονται αρχικά οι γνωμοδοτήσεις των εμπειρογνωμόνων σε προσωρινή μορφή για συγκεκριμένη περίοδο διαβούλευσης; Έχουν τέτοιες διευθετήσεις αναγγελθεί σαφώς κατά την έναρξη της διαδικασίας; Έχουν ληφθεί μέτρα ούτως ώστε οι εμπειρογνώμονες να μπορούν να απαντούν σε παρατηρήσεις που θα τους υποβάλλονται;

[23] Such a portal has been envisaged in the Science and Society Action Plan. It could be implemented in the context of 'Science & Society', complementing the 'Your Voice in Europe' portal on public consultations.

Πρέπει να επιτραπεί στο κοινό να παρίσταται στις συνεδριάσεις;

Is the status of the documents sufficiently clear (e.g. draft or final; revision number; under the responsibility of the experts or approved by the Commission department).

- Πρακτική συμβουλή:

Is it appropriate, particularly in sensitive cases, to initially publish the experts' advice in provisional form for a specified consultation period? Have any such arrangements been clearly announced at the start of the process? Are arrangements in place for the experts to respond to comments received?

Μια προσέγγιση όσον αφορά τις μόνιμες ομάδες εμπειρογνωμόνων θα ήταν να επιτραπεί στο κοινό η πρόσβαση σε μία τουλάχιστον συνεδρίαση κατ'έτος. Η πρόσβαση του κοινού μπορεί να περιορίζεται κατά τη διάρκεια διαστημάτων των συνεδριάσεων κατά τα οποία εξετάζονται απόρρητες πληροφορίες. Μπορεί επίσης να παραστεί ανάγκη να προβλεφθεί για τους εμπειρογνώμονες μια περίοδος κατά την οποία θα δημιουργήσουν μεταξύ τους δεσμούς αμοιβαίας εμπιστοσύνης μακριά από τα φώτα της δημοσιότητας.

Should the public be allowed to observe at meetings?

Είναι οι γνωμοδοτήσεις ουσιαστικές και τεκμηριωμένες όπως αρμόζει;

- Practical tip:

Πρέπει οι γνωμοδοτήσεις να υποβάλλονται σε άλλα άτομα για διατύπωση παρατηρήσεων ή επικύρωση; Θα πάρει αυτό τη μορφή μιας επανεξέτασης από ομολόγους; Ενδείκνυται να υποβάλλονται οι γνωμοδοτήσεις σε έλεγχο και διατύπωση παρατηρήσεων από ευρύτερο κύκλο εμπειρογνωμόνων και ενδιαφερόμενων μερών (διαδικασία η οποία ορισμένες φορές είναι γνωστή ως «εκτενής επανεξέταση από ομολόγους»); Έχουν ληφθεί μέτρα ώστε να καταγράφονται και να αξιολογούνται οι παρατηρήσεις οι οποίες δεν έχουν ζητηθεί, μετά από τη δημοσιοποίηση των γνωμοδοτήσεων;

One approach for standing expert groups could be to arrange for public access to at least one meeting a year. Public access may be restricted during any part of the meetings dealing with confidential information. It may also be necessary to allow a period for experts to build up a mutual trust outside the limelight.

Απαιτεί το θέμα επαφές μεταξύ των εμπειρογνωμόνων, των ενδιαφερόμενων μερών και των υπευθύνων χάραξης πολιτικής; Αυτό μπορεί να είναι ιδιαιτέρως σημαντικό για ευαίσθητες υποθέσεις. Έχουν οι συμμετοχικές διαδικασίες [24] χρησιμοποιηθεί επιτυχώς σε εθνικό και περιφερειακό επίπεδο; Οι συζητήσεις σε ευρωπαϊκό επίπεδο μπορούν να αποβούν επωφελείς για ορισμένα θέματα.

Is the advice properly substantiated and documented?

[24] Το σχέδιο δράσης της Επιτροπής «Επιστήμη και Κοινωνία» θα προωθήσει αυτού του είδους τις πρωτοβουλίες.

Should the advice be submitted to other persons for comments or validation? Will this be a scientific peer review? Is it appropriate to submit the advice to scrutiny and comments from a wider circle of experts and interested parties (a process sometimes known as 'extended peer review')? Have arrangements been put in place to record and assess unsolicited comments once advice has been published?

Αξιοποίηση των γνωμοδοτήσεων που έχουν ληφθεί

Does the issue require interaction between the experts, interested parties and policy-makers? This may be particularly important in sensitive cases. Participatory procedures [24] have been used successfully at national and regional level; some issues may benefit from European-level debates.

Πότε ολοκληρώνεται η συμμετοχή των εμπειρογνωμόνων;

[24] The Commission's Science and Society action plan will promote initiatives of this kind.

- Πρακτική συμβουλή:

Acting on the advice received

Κάποια στιγμή η Επιτροπή πρέπει να κρίνει τις γνωμοδοτήσεις και τις απόψεις τις οποίες έχει λάβει. Σε περίπτωση που εξακολουθεί να υπάρχει αβεβαιότητα για κάποια ευαίσθητα θέματα, μεταξύ των επιλογών που υπάρχουν είναι να ληφθεί απόφαση για επιδίωξη περαιτέρω γνωμοδότησης, να ανατεθεί η διεξαγωγή περαιτέρω έρευνας ή να υποβληθεί μια προσωρινή πρόταση η οποία θα εφαρμόζει την αρχή της προφύλαξης.

When is the involvement of experts finished?

Με ποιον τρόπο η πολιτική πρόταση της Επιτροπής καταδεικνύει τον τρόπο με τον οποίο οι γνωμοδοτήσεις εκ μέρους των εμπειρογνωμόνων έχουν ληφθεί υπόψη; Μπορεί αυτό να περιγραφεί σε μια αιτιολογική έκθεση ή στο παράρτημα της πρότασης; Έχουν ήδη οι εμπειρογνώμονες ενημερωθεί επ'αυτού, καθώς επίσης και για την έκβαση της διαδικασίας στην οποία συμμετείχαν;

- Practical tip:

Έχουν ληφθεί τα κατάλληλα μέτρα ώστε να κοινοποιηθεί η έκβαση της διαδικασίας στα ενδιαφερόμενα μέρη και στο κοινό γενικότερα; Έχει θεσπιστεί στρατηγική επικοινωνίας, ειδικότερα όσον αφορά τις σχέσεις με τα μέσα μαζικής επικοινωνίας; Αυτή η πτυχή είναι ιδιαιτέρως σημαντική για τις ευαίσθητες υποθέσεις.

At a certain point, the Commission must make a judgment on the advice and views it has received. In the face of persisting uncertainty on sensitive issues, options include a decision to seek yet further advice, to commission further research, or to make a provisional proposal in line with the precautionary principle.

How does the Commission's policy proposal show how input from experts has been taken into account? Can this be described in the explanatory memorandum, or in an annex to the proposal? Have the experts themselves been informed of this, as well as the outcome of the process to which they have contributed?

Have appropriate arrangements been made to communicate the outcome of the policy process to interested parties and to the public at large? Has a communication strategy been established, including relations with the media? This is particularly important in sensitive cases.