[pic] | EUROPEAN COMMISSION |

[pic] | EUROPA-KOMMISSIONEN |

Brussels, 21.2.2011

Bruxelles, den 21.2.2011

COM(2011) 75 final

KOM(2011) 75 endelig

COMMUNICATION FROM THE COMMISSION TO THE EUROPEAN PARLIAMENT, THE COUNCIL, THE EUROPEAN ECONOMIC AND SOCIAL COMMITTEE AND THE COMMITTEE OF THE REGIONS

MEDDELELSE FRA KOMMISSIONEN TIL EUROPA-PARLAMENTET, RÅDET, DET EUROPÆISKE ØKONOMISKE OG SOCIALE UDVALG OG REGIONSUDVALGET

Better governance of the Single Market through greater administrative cooperation: A strategy for expanding and developing the Internal Market Information System (‘IMI’) Text with EEA relevance

Bedre styring af det indre marked gennem øget administrativt samarbejde:En strategi for at udbygge og udvikle informationssystemet for det indre marked (IMI)EØS-relevant tekst

SEC(2011) 206 final

SEK(2011) 206 endelig

COMMUNICATION FROM THE COMMISSION TO THE EUROPEAN PARLIAMENT, THE COUNCIL, THE EUROPEAN ECONOMIC AND SOCIAL COMMITTEE AND THE COMMITTEE OF THE REGIONS

MEDDELELSE FRA KOMMISSIONEN TIL EUROPA-PARLAMENTET, RÅDET, DET EUROPÆISKE ØKONOMISKE OG SOCIALE UDVALG OG REGIONSUDVALGET

Better governance of the Single Market through greater administrative cooperation: A strategy for expanding and developing the Internal Market Information System (‘IMI’) Text with EEA relevance.

Bedre styring af det indre marked gennem øget administrativt samarbejde:En strategi for at udbygge og udvikle informationssystemet for det indre marked (IMI)EØS-relevant tekst.

TABLE OF CONTENTS

INDHOLDSFORTEGNELSE

1. Introduction 3

1. Indledning 3

1.1. Single Market Act 3

1.1. En akt for det indre marked 3

1.2. Empowering administrative cooperation in the Single Market 3

1.2. Stærkere administrativt samarbejde i det indre marked 3

1.3. Unlocking the full potential of IMI 4

1.3. Frigøre det fulde potentiale af IMI 4

2. A strategy for further expansion 5

2. En strategi for yderligere ekspansion 5

2.1. Basic principles of IMI 5

2.1. Grundlæggende principper for IMI 6

2.2. Criteria for expansion 7

2.2. Kriterier for udvidelse 7

2.3. Potential new functions 7

2.3. Potentielle nye funktioner 8

2.4. Potential new policy areas 8

2.4. Potentielle nye politikområder 9

2.5. Synergies with existing IT tools/systems 8

2.5. Synergier med eksisterende it-værktøjer/systemer 9

2.6. Using existing functions for new purposes 9

2.6. Anvendelse af eksisterende funktioner til nye formål 10

3. Challenges of expansion 10

3. Udfordringer ved ekspansion 10

3.1. Guaranteeing personal data protection 10

3.1. Garantere beskyttelse af personoplysninger 10

3.2. Facilitating flexible expansion 11

3.2. Lette en fleksibel udvidelse 11

3.3. Securing adequate resources 11

3.3. Sikre tilstrækkelige ressourcer 11

3.4. Keeping it simple 12

3.4. Holde det enkelt 13

3.5. Involving all stakeholders 13

3.5. Inddrage alle interessenter 13

3.6. Ensuring a high level of system performance and security 15

3.6. Sikre et højt niveau af systemydeevne og -sikkerhed 15

4. Conclusions / Next steps 15

4. Konklusioner/Næste skridt 16

4.1. Administrative cooperation check 15

4.1. "Administrativt samarbejde-tjek" 16

4.2. Proposal for a legislative instrument for IMI 16

4.2. Forslag til en retsakt for IMI 16

4.3. Scope and timetable of planned expansion 16

4.3. Omfang af og tidsplan for den planlagte ekspansion 17

4.4. Further IT development 16

4.4. Yderligere it-udvikling 17

INTRODUCTION

Indledning

Single Market Act

En akt for det indre marked

European citizens and businesses benefit every day from the opportunities offered by the Single Market. To ensure that the market functions smoothly, Member State administrations need to work closely together by providing mutual assistance and exchanging information. The benefits of the single market will not materialise unless EU law is correctly applied and the rights it creates are upheld. Administrative cooperation between Member States is essential to create a truly borderless Single Market.

Europæiske borgere og virksomheder nyder hver dag godt af de muligheder, som det indre marked giver. For at sikre, at markedet fungerer gnidningsløst, skal medlemsstaternes forvaltninger arbejde tæt sammen ved at yde gensidig bistand og udveksle oplysninger. Fordelene ved det indre marked vil ikke materialisere sig, medmindre EU-retten anvendes korrekt, og de rettigheder, den skaber, respekteres. Administrativt samarbejde mellem medlemsstaterne er afgørende for at skabe et ægte indre marked uden grænser.

In its Communication "Towards a Single Market Act" which was adopted on 27 October 2010[1] the Commission announced, as one of 50 proposals, its ambition to achieve a ‘face-to-face’ electronic network for European administrations by setting out a strategy for extending the Internal Market Information (IMI) system. Developing IMI is one of the keys to promoting better governance of the Single Market since it facilitates efficient and day-to-day cross-border cooperation between national public authorities at all levels of government.

I sin meddelelse "På vej mod en akt for det indre marked", som blev vedtaget den 27. oktober 2010[1] meddelte Kommissionen som et af 50 forslag sin ambition om at oprette et elektronisk ansigt til ansigt-netværk mellem de europæiske myndigheder ved at opstille en strategi for udvidelsen af informationssystemet for det indre marked (IMI). Udvikling af IMI er en af nøglerne til at fremme en bedre styring af det indre marked, da det fremmer et effektivt og dag-til-dag grænseoverskridende samarbejde mellem de nationale offentlige myndigheder på alle niveauer i regeringen.

Empowering administrative cooperation in the Single Market

Stærkere administrativt samarbejde i det indre marked

The 2004 EU enlargement introduced ten new Member States, nine new official languages and an exponential increase in the number of bilateral relationships to be managed. It became evident that administrative cooperation could only work if supported by a modern, multilingual information system.[2] The European Commission, in partnership with Member States, developed the Internal Market Information system to support administrations in fulfilling their mutual assistance obligations.

EU-udvidelsen 2004 omfattede ti nye medlemsstater, ni nye officielle sprog og en eksponentiel stigning i antallet af bilaterale forbindelser, der skal forvaltes. Det blev klart, at det administrative samarbejde kun kan fungere, hvis det understøttes af et moderne, flersproget informationssystem[2]. Europa-Kommissionen udviklede, i partnerskab med medlemsstaterne, informationssystemet for det indre marked til støtte for forvaltninger i opfyldelsen af deres gensidige bistandsforpligtelser.

IMI was launched in February 2008 to support the revised Directive on the Recognition of Professional Qualifications (2005/36/EC) and since December 2009, Member States are legally obliged to use IMI to fulfil the information exchange obligations of the Services Directive (2006/123/EC) and Commission decision 2009/739/EC of 2 October 2009 setting out the practical arrangements for the exchange of information by electronic means between Member States under Chapter VI of the Services Directive. IMI currently has more than 5 700 registered competent authorities and 11 000 registered users.

IMI blev lanceret i februar 2008 for at understøtte det reviderede direktiv om anerkendelse af erhvervsmæssige kvalifikationer (2005/36/EF) og siden december 2009 er medlemsstaterne retligt forpligtet til at bruge IMI til at opfylde informationsudvekslingsforpligtelserne i tjenesteydelsesdirektivet (2006/123/EF) og Kommissionens beslutning 2009/739/EF af 2. oktober 2009 om fastlæggelse af de praktiske foranstaltninger med hensyn til elektronisk informationsudveksling mellem medlemsstaterne i henhold til kapitel VI i Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2006/123/EF om tjenesteydelser i det indre marked. IMI omfatter i øjeblikket mere end 5 700 registrerede kompetente myndigheder og 11 000 registrerede brugere.

IMI is a secure, reusable, multilingual, online electronic application developed by the Commission in partnership with the Member States. IMI allows national, regional and local authorities throughout the 30 EEA Member States to communicate quickly and easily with their counterparts across borders. IMI helps its users to (i) find the right authority to contact in another country, (ii) communicate with them using pre-translated sets of standard questions and answers and (iii) follow the progress of the information request through a tracking mechanism. IMI is designed as a flexible system that can easily be customised to support different areas of Single Market legislation which contain administrative cooperation provisions (see section I of accompanying Commission staff working document for further information).

IMI er en sikker, genbrugelig, flersproget, elektronisk onlineapplikation udviklet af Kommissionen i partnerskab med medlemsstaterne. IMI giver de nationale, regionale og lokale myndigheder i alle 30 EØS-lande mulighed for hurtigt og nemt at kommunikere med deres modparter på tværs af grænserne. IMI hjælper sine brugere til at i) finde den rigtige myndighed at kontakte i et andet land, ii) kommunikere med dem ved hjælp af præ-oversatte sæt af standardspørgsmål og -svar og iii) følge udviklingen af anmodningen om oplysninger via en trackingmekanisme. IMI er udformet som et fleksibelt system, der let kan tilpasses til at understøtte forskellige områder af det indre markeds lovgivning, som indeholder bestemmelser om administrativt samarbejde (se afsnit I i vedlagte arbejdsdokument fra Kommissionens tjenestegrene for yderligere oplysninger).

The idea behind IMI is to replace the very high number of bilateral relationships linking EU Member States with a single interface, the IMI network.

Ideen bag IMI er at erstatte det meget store antal bilaterale forbindelser, der knytter EU-medlemsstaterne sammen, med et enkelt interface, IMI-netværket.

One of the key advantages of IMI is to successfully overcome the main obstacles to cooperation, such as uncertainty about whom to contact, language barriers, different administrative and working cultures and a lack of established procedures for cooperation. Because of the involvement of Member States in devising the system, IMI offers uniform working methods agreed by every EU country.

En af de vigtigste fordele ved IMI er med succes at overvinde de største hindringer for samarbejde, såsom usikkerhed om, hvem der skal kontaktes, sprogbarrierer, forskellige administrative og arbejdsmæssige kulturer og en mangel på etablerede procedurer for samarbejdet. På grund af medlemsstaternes inddragelse i udformningen af systemet tilbyder IMI ensartede arbejdsmetoder, der er aftalt med hvert EU-land.

IMI is also flexible with regard to its organisational set-up in each Member State. The decentralised structure of the IMI network requires each participating country to nominate a national IMI coordinator (NIMIC) to manage overall IMI project coordination. Member States are free to appoint further coordinators at regional level or for individual legislative areas within IMI.

IMI er også fleksibel med hensyn til det organisatoriske set-up i hver medlemsstat. Den decentrale struktur af IMI-netværket kræver, at hvert af de deltagende lande skal udpege en national IMI-koordinator (NIMIC) til at administrere den samlede IMI-projektkoordinering. Medlemsstaterne kan frit udpege yderligere koordinatorer på regionalt niveau eller for de enkelte lovgivningsmæssige områder inden for IMI.

Unlocking the full potential of IMI

Frigøre det fulde potentiale af IMI

There is still considerable potential to be exploited in the two areas covered by IMI (Services and Professional Qualifications). More information about the ongoing effort in this field of activity can be found in the IMI Annual Report[3]. This Communication focuses on how IMI can help transform cross-border administrative cooperation in the internal market in a decisive manner and bring it up to speed with the requirements of the 21st century and expectations of EU citizens and businesses. In particular, this potential lies in the possibility to (1) add new policy areas to IMI, (2) develop new functions, (3) link IMI with other IT systems and (4) use existing IMI functions for new purposes. In this way, IMI can become a flexible toolkit at the service of administrative cooperation, contributing to the improved governance of the Internal Market. Where, in a particular legislative area, no information system exists to support administrative cooperation, reusing IMI instead of developing a new purpose-built system has a number of advantages:

Der er stadig et betydeligt potentiale, der mangler at blive udnyttet i de to områder, der er omfattet af IMI (tjenesteydelser og faglige kvalifikationer). Mere information om de igangværende bestræbelser på dette område aktivitet kan findes i IMI-årsrapporten[3]. Denne meddelelse fokuserer på, hvordan IMI kan hjælpe til at omdanne det administrative grænseoverskridende samarbejde i det indre marked på en afgørende måde og bringe det op på omgangshøjde med kravene i det 21. århundrede og EU-borgernes forventninger og virksomheder. Især ligger dette potentiale i muligheden for at 1) tilføje nye politikområder til IMI, 2) udvikle nye funktioner, 3) linke IMI med andre it-systemer og 4) anvende eksisterende IMI-funktioner til nye formål. På denne måde kan IMI blive en fleksibel værktøjskasse til gavn for administrativt samarbejde, der bidrager til bedre forvaltning af det indre marked. Når der på et bestemt lovgivningsområde ikke findes noget informationssystem til at støtte det administrative samarbejde, har genbrug af IMI i stedet for at udvikle en ny bygget til formålet system en række fordele:

(a) More cost efficient

a) Mere omkostningseffektivt

Greater efficiency in delivering public services is a key priority as pressure grows to reduce public expenditure and fiscal deficits. Customising a reusable system is clearly less expensive than developing an electronic information exchange tool from scratch (see section II of accompanying Commission staff working document for further information). A single network also delivers economies of scale through shared maintenance, user support, training and promotion.

Større effektivitet i at levere offentlige tjenester er en central prioritet efterhånden som presset for at reducere offentlige udgifter og budgetunderskud vokser. Tilpasning af et genbrugeligt system er klart billigere end at udvikle et værktøj til elektronisk udveksling af oplysninger fra bunden (se afsnit II i arbejdsdokumentet fra Kommissionens tjenestegrene for yderligere oplysninger). Et enkelt netværk giver også stordriftsfordele gennem fælles vedligeholdelse, brugersupport, uddannelse og formidlingsarbejde.

(b) More user friendly

b) Mere brugervenligt

Reusing IMI also generates many advantages for competent authorities. Authorities that have competence in several internal market policy areas are not presented with a proliferation of information systems. They have to learn to use only one new IT tool, they need to keep their contact details updated in only one place, and they can track and monitor all of their information exchanges with authorities abroad through a single portal. The more of their daily work that can be handled through IMI, the more useful IMI becomes to them, as infrequent use of any system means forgotten usernames and passwords and uncertainty about how exactly it should be used.

Genbrug af IMI genererer også mange fordele for de kompetente myndigheder. Myndigheder, der har kompetence på flere politikområder inden for det indre marked, stilles ikke over for mange forskellige informationssystemer. De skal kun lære at bruge ét nyt it-værktøj, de har kun brug for at holde deres kontaktoplysninger opdateret ét sted, og de kan spore og overvåge alle deres udvekslinger af oplysninger med myndigheder i udlandet gennem en enkelt portal. Jo mere af deres daglige arbejde, som kan håndteres gennem IMI, jo mere nyttigt bliver IMI for dem, eftersom sjælden brug af et system betyder glemte brugernavne og passwords og usikkerheden om, hvordan det præcis skal bruges.

(c) Faster, more predictable solutions

c) Hurtigere, mere forudsigelige løsninger

Developing a bespoke information system in response to an administrative cooperation need is generally a lengthy and unpredictable process. Delays and unexpected setbacks are quite common in IT development. Reusing an existing system will provide a speedier solution with more predictability because it is based on tried and tested technology.

Udvikling af et skræddersyet informationssystem som svar på et behov for administrativt samarbejde er generelt en langvarig og uforudsigelig proces. Forsinkelser og uventede tilbageslag er ret almindeligt i it-udvikling. Genbrug af et eksisterende system vil give en hurtigere løsning med mere forudsigelighed, fordi det er baseret på afprøvet og testet teknologi.

(d) Safer ground

d) Mere sikkert grundlag

IMI offers an online environment whose security and data protection safeguards, including purpose limitation and access controls, have proven reliable in practice. Valuable practical experience has also been gathered in organising the roll-out of modules to the end user, including organisational set-up, registration, training and user support, both by the Commission and by Member States.

IMI tilbyder et online-miljø, hvis sikkerheds- og databeskyttelsesmæssige sikkerhedsforanstaltninger, herunder formålsbegrænsning og adgangskontrol, har vist sig pålidelige i praksis. Værdifuld praktisk erfaring har også været samlet i organiseringen af udrulningen af moduler til slutbrugeren, herunder organisatorisk set-up, registrering, uddannelse og brugersupport, både af Kommissionen og medlemsstaterne.

(e) Low threshold for pilot projects

e) Lav tærskel for pilotprojekter

A final and important advantage of a ready-made system is that it provides the possibility to test the operational feasibility of a proposed solution without needing to invest time and resources in a prototype which may later be discarded. Even in areas where stakeholders agree on the need for an IT tool, the threshold for launching a ‘proof of concept’ pilot is relatively low. A pilot could be set up without IT development costs, reusing existing functionality within the system.

En sidste og vigtig fordel ved et færdiglavet system er, at det giver mulighed for at afprøve den operationelle gennemførlighed af den foreslåede løsning uden at skulle investere tid og ressourcer i en prototype, som senere måske skal kasseres. Selv i områder, hvor interessenterne er enige om behovet for et it-værktøj, er tærsklen for at lancere et "proof of concept" -pilotprojekt forholdsvis lav. Et pilotprojekt kunne gennem genbrug af eksisterende funktionaliteter i systemet oprettes uden it-udviklingsudgifter.

A strategy for further expansion

En strategi for yderligere ekspansion

While the benefits of expanding IMI to further policy areas are evident, it is essential that any future growth should take place in a controlled and sustainable manner. It is timely therefore to review the strategic objectives of IMI and to examine the actions needed to achieve these aims.

Mens fordelene ved at udvide IMI til yderligere politiske områder er indlysende, er det vigtigt, at enhver fremtidig vækst bør finde sted på en kontrolleret og bæredygtig måde. Det er derfor på tide at gennemgå de strategiske mål for IMI og at undersøge, hvilke tiltag der er nødvendige for at nå disse mål.

Basic principles of IMI

Grundlæggende principper for IMI

The following key principles of IMI should be taken into account before the system is further developed.

Følgende centrale principper for IMI bør tages i betragtning, før systemet udbygges yderligere.

(a) Reusability

a) Genbrugelighed

The aim of IMI is to help Member States meet their mutual assistance obligations in an efficient and effective manner at minimum resource cost and without building a separate information system to support each individual legal instrument. Where the same authorities are responsible for multiple areas of internal market legislation, they should not be presented with a proliferation of different administrative cooperation IT systems.

Formålet med IMI er at hjælpe medlemsstaterne med at opfylde deres forpligtelser til gensidig bistand på en effektiv og effektiv måde med minimale ressourceomkostninger og uden at skulle opbygge et særskilt informationssystem til støtte for hvert enkelt juridisk instrument. Hvor de samme myndigheder har ansvaret for flere områder af det indre marked, bør de ikke blive præsenteret for mange forskellige it-systemer til administrativt samarbejde.

(b) Organisational flexibility

b) Organisatorisk fleksibilitet

IMI is designed to be easy to adapt to an existing organisation. It provides the flexibility to adapt to the diverse administrative structures and cultures in Europe. Users do not require any prior knowledge of the administrative hierarchies in other Member States in order to exchange information.

IMI er designet til at være let at tilpasse til en eksisterende organisation. Det giver fleksibilitet til at tilpasse sig de forskellige administrative strukturer og kulturer i Europa. Brugerne behøver ikke at have noget forudgående kendskab til de administrative hierarkier i andre medlemsstater for at kunne udveksle oplysninger.

(c) Simple agreed procedures

c) Simple og aftalte procedurer

IMI reduces the administrative burden and makes it possible to implement policies that would otherwise be suffocated by the complexity of different national administrative procedures. This is achieved by agreeing simple standard workflows for cooperation.

IMI mindsker den administrative byrde og gør det muligt at gennemføre politikker, der ellers ville blive kvalt af kompleksiteten af de forskellige nationale administrative procedurer. Dette opnås ved at nå til enighed om enkle standardarbejdsgange for samarbejde.

(d) Multilingualism

d) Flersprogethed

Multilingualism is an essential element of the IMI service which is provided in 22 official EU languages. In addition to the pre-translated question/answer sets, which are derived from legislative provisions, users can provide additional free text information, comments and attached documents. To help users understand this information, IMI provides an online link to the Commission’s machine translation tool, ECMT[4]. The replacement of ECMT, currently under development, will expand the language pairs available today. IMI is involved in its development from the early stages as a test user service.

Flersprogethed er et væsentligt element i IMI-tjenesteydelsen, som leveres på 22 officielle EU-sprog. Ud over de præ-oversatte spørgsmål/svar-sæt, som er afledt af lovbestemmelser, kan brugerne yderligere indgive fritekstoplysninger og kommentarer og vedlægge dokumenter. For at hjælpe brugerne til at forstå disse oplysninger omfatter IMI et online-link til Kommissionens maskinoversættelsesværktøj CEMT[4]. Udskiftningen af CEMT, der i øjeblikket er under udvikling, vil udvide de sprogkombinationer, der i dag er til rådighed. IMI er som en test-brugerservice involveret i udviklingen af denne nye tjeneste fra begyndelsen.

(e) User friendliness

e) Brugervenlighed

IMI is designed to be user-friendly, intuitive and easy to use with minimal training (following the approach of airline reservation and online shopping systems). Current IT development aims to improve user friendliness based on user feedback.

IMI er designet til at være brugervenligt, intuitivt og nemt at bruge med minimal træning (efter fremgangsmåden i luftfartsselskabernes reservationssystemer og online-indkøbssystemer). Den nuværende it-udvikling har til formål at forbedre brugervenligheden baseret på tilbagemeldinger fra brugerne.

(f) Data protection

f) Databeskyttelse

IMI follows the ‘privacy by design’ approach, whereby privacy and data protection compliance are designed into the system right from the start rather than bolted on as an afterthought. As a result, IMI guarantees a high level of technical and procedural data protection.

IMI følger "privacy by design" -princippet, hvor overholdelse af privatlivets fred og databeskyttelse er designet ind i systemet lige fra starten i stedet for at være tilføjet efterfølgende. Som et resultat heraf garanterer IMI et højt niveau af teknisk og proceduremæssig databeskyttelse.

(g) No IT costs for users

g) Ingen it-omkostninger for brugerne

Working with IMI should only require a PC with internet access. There is no need to install specific software or hardware.

Arbejde med IMI bør kun kræve en pc med internetadgang. Der er ingen grund til at installere specifik soft- eller hardware.

Criteria for expansion

Kriterier for udvidelse

The outcome of the ongoing public debate regarding the Single Market Act in conjunction with the Europe 2020 strategy goals, and the conclusion of the European semester based on the Annual Growth Survey[5], will help to determine the priority areas for expansion.

Resultatet af den igangværende offentlige debat om det indre marked i forbindelse med Europa 2020-strategiens mål, og afslutningen af det europæiske semester baseret på den årlige vækstundersøgelse[5] vil bidrage til at bestemme de prioriterede områder for ekspansion.

From a technical point of view, there is no limit to the number of new areas that can be added to IMI, new functions that can be developed and links added to existing IT tools. However, there are organisational constraints to expansion. Further development has to be planned and the conceptual coherence of the system needs to be preserved. Therefore, the following criteria could serve to select and prioritise expansion areas:

Fra et teknisk synspunkt er der ingen grænse for antallet af nye områder, der kan føjes til IMI, nye funktioner, der kan udvikles, og links, der kan tilføjes til eksisterende it-værktøjer. Men der er organisatoriske begrænsninger for ekspansion. Yderligere udvikling skal planlægges og den konceptuelle sammenhæng i systemet skal bevares. Derfor kan følgende kriterier tjene til at udvælge og prioritere ekspansionsområder:

(1) The new user group should preferably be linked to or partly overlap with existing user groups so that expansion contributes to offering a multi-purpose tool for part of the user community;

1) Den nye brugergruppe skal helst være knyttet til eller have delvis overlapning med eksisterende brugergrupper, således at udvidelsen bidrager til at tilbyde et multi-purpose redskab for en del af brugerne.

(2) Priority should be given to adding areas that can use existing functions and that do not require any additional IT development;

2) Man bør prioritere at tilføre områder, der kan bruge de eksisterende funktioner, og som ikke kræver nogen yderligere it-udvikling.

(3) If adding a new legal area or supporting new tasks within existing areas requires the development of new functions, this should be done in a generic way so that the new module can be adapted easily for other user groups (no single-purpose developments);

3) Hvis tilføjelse af et nyt juridisk område eller støtte af nye opgaver inden for de eksisterende områder kræver udvikling af nye funktioner, bør dette ske på en generel måde, så det nye modul nemt kan tilpasses andre brugergrupper (ingen udvikling til enkeltformål).

(4) The costs of any further development needed should be justified by the expected added value of using IMI for the new or existing user groups and for the implementation of EU law and the benefits to citizens and businesses;

4) Omkostninger til eventuelle yderligere behov for udvikling bør være begrundet i den forventede merværdi ved at bruge IMI til nye eller eksisterende brugergrupper og til gennemførelse af EU-lovgivningen og fordelene for borgere og virksomheder.

(5) New areas and functions or links to other tools should not increase the complexity of the system for its users.

5) Nye områder og funktioner eller links til andre værktøjer må ikke øge kompleksiteten af systemet for dets brugere.

If there is a demand for using IMI for policy areas and purposes that are not compatible with these criteria and where no synergies with existing user communities can be expected, the option to make the software available to be developed separately from IMI should be examined.

Hvis der er en efterspørgsel efter at bruge IMI til politiske områder og formål, der ikke er forenelige med disse kriterier, og hvor ingen synergier med eksisterende brugerfællesskaber kan forventes, bør muligheden for at tilbyde softwaren som en udvikling adskilt fra IMI undersøges.

Po tential new functions

Potentielle nye funktioner

IMI provides a range of different function s for its users, namely:

IMI tilbyder en vifte af forskellige funktioner for sine brugere, nemlig:

(1) a one-to-one workflow for secure communication between two competent authorities on individual cases that may include personal data;

1) En én-til-én-arbejdsgang for sikker kommunikation mellem to kompetente myndigheder om de enkelte sager, der kan indeholde personlige data.

(2) an alert mechanism that allows competent authorities to warn other Member States of a serious risk caused by an economic operator to the proper and secure functioning of the Single Market;

2) En varslingsmekanisme, der tillader de kompetente myndigheder at advare andre medlemsstater om en alvorlig risiko forårsaget af en erhvervsdrivende for den korrekte og sikre funktion af det indre marked.

(3) an authority management module that enables Member States to register competent authorities as IMI users, assign roles to them in a manner compatible with their national administrative structures and update authority data;

3) Et myndighedsforvaltningsmodul, som giver medlemsstaterne mulighed for at registrere de kompetente myndigheder som IMI-brugere, tildele roller til dem på en måde, der er forenelig med de nationale administrative strukturer, og opdatere myndighedsdata.

(4) a searchable multilingual directory of national registers with information maintained by Member States on content, access conditions and contact details and providing direct links to those available online (as of February 2011).

4) En søgbar flersproget fortegnelse over nationale registre med oplysninger vedligeholdt af medlemsstaterne, om indhold, adgangsbetingelser og kontaktoplysninger med direkte links til dem, der findes online (pr. februar 2011).

Further examination of a wide range of other legal areas with administrative cooperation needs has shown that, in order to offer a comprehensive package of services within IMI, there will be a need for:

Yderligere undersøgelse af en lang række andre juridiske områder med behov for administrativt samarbejde har vist, at der, for at der kan tilbydes en samlet pakke af tjenester i IMI, vil være behov for:

(1) A generic workflow to support notification procedures (examples include Services, Intellectual property rights (IPR) enforcement; Electronic commerce, UCITS[6];

1) En generisk arbejdsgang for at støtte notifikationsprocedurer (eksempler omfatter tjenesteydelser, håndhævelse af intellektuel ejendomsret (IPR), elektronisk handel, UCITS[6]).

(2) A searchable database of information exchanged that does not include confidential or personal data;

2) En søgbar database over de udvekslede oplysninger, der ikke indeholder fortrolige eller personlige data.

(3) A technical means[7] which, when necessary, can be used by existing networks for administrative cooperation between Member States, to allow citizens, enterprises and organisations to interact with the competent authorities in order to supply information and retrieve data;

3) Et teknisk middel[7], som når det er nødvendigt kan bruges af eksisterende netværk for administrativt samarbejde mellem medlemsstaterne til at tillade borgere, virksomheder og organisationer at interagere med de kompetente myndigheder for at give oplysninger og hente data.

(4) A content syndication system that enables multiple use of part of the data, such as the contact details of competent authorities, by other systems and websites (for example, Your Europe).

4) Et indholdssyndikeringssystem, der åbner op for flerbrug af en del af dataene, såsom kontaktoplysninger på de kompetente myndigheder, af andre systemer og websteder (f.eks. Dit Europa).

For more information please refer to section III of the Commission staff working document which accompanies this Communication.

For mere information henvises til sektion III i arbejdsdokumentet fra Kommissionens tjenestegrene, som ledsager denne meddelelse.

Potential new policy areas

Potentielle nye politikområder

The Commission services have recently examined a number of policy areas where IMI appears to be a viable solution for improving the implementation of internal market legislation. Member States have also proposed a list of policy areas which they believe could benefit from the use of IMI as an information exchange tool (see section IV of the accompanying Commission Staff Working document). This list is indicative and provisional, further examination being needed to determine whether and how IMI could help improve cross-border cooperation in these areas.

Kommissionens tjenestegrene har for nylig gennemgået en række politikområder, hvor IMI synes at være en bæredygtig løsning for at forbedre gennemførelsen af det indre marked. Medlemsstaterne har også foreslået en liste over politiske områder, som de mener vil kunne drage fordel af brugen af IMI som værktøj til udveksling af oplysninger (se afsnit IV i arbejdsdokumentet fra Kommissionens tjenestegrene). Denne liste er vejledende og foreløbig, yderligere undersøgelser er nødvendige for at afgøre, om og hvordan IMI kan hjælpe med at forbedre det grænseoverskridende samarbejde på disse områder.

Synergies with existing IT tools/systems

Synergier med eksisterende it-værktøjer/systemer

Another avenue to be explored is the potential of IMI to complement the functionality offered by existing IT systems and vice versa. A useful first step would be to work towards a common authentication system for a wide range of tools currently being used by public administrations across the EU. This would greatly facilitate life for IMI users as they could access different Commission systems with the same username and password. The European Commission Authentication System (ECAS) is one such tool and is already used by a growing number of IT services including the European e-Justice portal and CIRCABC[8]

En anden vej, der skal udforskes, er potentialet i IMI til at supplere den funktionalitet, der tilbydes af de eksisterende it-systemer og vice versa. Et nyttigt første skridt ville være at arbejde hen imod en fælles godkendelse for en bred vifte af værktøjer, der i øjeblikket anvendes af offentlige myndigheder på tværs af EU. Det ville i høj grad lette livet for IMI-brugere, hvis de kunne få adgang til Kommissionens forskellige systemer med samme brugernavn og adgangskode. Europa-Kommissionens autentifikationssystem ECAS er et sådant redskab, og bruges allerede af et stigende antal it-tjenester, herunder den europæiske portal e-Justice og CIRCABC[8].

On a different level, synergies can be achieved by linking up with existing systems that are used by the same user groups, for instance the Regulated Professions Database in which Member States include lists of professions that are regulated at national level and contact details of competent authorities. This creates a partial overlap with IMI and duplication of work, for which a solution should be found.

På et andet niveau kan der skabes synergi ved at knytte sig til de eksisterende systemer, der anvendes af de samme brugergrupper, for eksempel databasen over de lovregulerede erhverv, hvor medlemsstaterne anfører lister over erhverv, der er reguleret på nationalt plan, og kontaktoplysninger for de kompetente myndigheder. Dette skaber en delvis overlapning med IMI og dobbeltarbejde, som der skal findes en løsning på.

An example of an area where complementary solutions should be considered is company law, where methods for improved cooperation between business registers in Europe have to be developed, based on existing work already done in the context of the European Business Register and BRITE[9] projects. Similarly, there would seem to be scope for a link between IMI and the e-Certis[10] database, which includes templates of national certificates that are used for cross-border public procurement.

Et eksempel på et område, hvor supplerende løsninger bør overvejes, er selskabsret, hvor metoder til bedre samarbejde mellem erhvervslivet registre i Europa skal udvikles, baseret på eksisterende arbejde, der allerede gjort inden for rammerne af European Business Register- og Brite -projekterne[9]. Ligeledes synes der at være mulighed for en sammenhæng mellem IMI og e-Certis [10]-databasen, som omfatter skabeloner af nationale certifikater, der anvendes til grænseoverskridende offentlige indkøb.

The possibility to complement IMI with the Trusted Exchange Platform project (eTrustExchange initiative from the ISA Work Programme) is another area which should be investigated. IMI currently supports the exchange of data and information between end-users. In addition to these features, eTrustExchange could provide Member States with the possibility to exchange information securely between existing systems and IMI.

Muligheden for at supplere IMI med Trusted Exchange Platform -projektet ( eTrustExchange -initiativet fra ISA-arbejdsprogrammet) er et andet område, som bør undersøges. IMI understøtter i øjeblikket udveksling af data og information mellem slutbrugere. Ud over disse funktioner kan eTrustExchange give medlemsstaterne mulighed for at udveksle oplysninger sikkert mellem eksisterende systemer og IMI.

Using existing function s for new purposes

Anvendelse af eksisterende funktioner til nye formål

Listening to public authorities at all levels regarding their experiences in implementing EU law could be an important source of feedback for improving the ease of implementing EU law. The current list of more than 5 700 competent authorities in IMI and their e-mail addresses, in combination with the IPM[11] on-line survey generator could be used as a tool to obtain input to impact assessments and policy evaluation, in agreement and close cooperation with the Member States.

Feedback fra de offentlige myndigheder på alle niveauer om deres erfaringer med gennemførelsen af EU-lovgivningen kan blive en vigtig kilde til forbedring af en let gennemførelsen af EU-retten. Den aktuelle liste med mere end 5 700 kompetente myndigheder i IMI og deres e-mail-adresser kunne i kombination med IPM[11]-undersøgelsesgeneratoren bruges som et redskab til at få input til konsekvensanalyser og politiske evalueringer, efter aftale og i tæt samarbejde med medlemsstaterne.

IMI users have expressed interest in conducting a general exchange of information which would not be based on a particular legislative instrument, but would contain questions of a general or horizontal nature; for example regarding administrative procedures in another Member State.

IMI-brugerne har udtrykt interesse for at gennemføre en generel udveksling af oplysninger, der ikke ville være baseret på et bestemt instrument, men som ville indeholde spørgsmål af generel eller horisontal karakter, for eksempel med hensyn til administrative procedurer i en anden medlemsstat.

The information exchange capabilities of IMI were developed for cross-border communication but are also used for communication between national public authorities as part of a wider cross-border exchange. There are no technical obstacles to using IMI for communication between national authorities and some Member States have expressed an interest in using IMI for this purpose on a wider scale. Purely national use of IMI would have to be addressed in a legal instrument as the different roles and responsibilities of the Commission and the Member States need to be clear and transparent.

IMI's kapacitet til udveksling af oplysninger er udviklet med henblik på grænseoverskridende kommunikation, men bruges også til kommunikation mellem de nationale offentlige myndigheder som led i en bredere grænseoverskridende udveksling. Der er ingen tekniske hindringer for at bruge IMI til kommunikation mellem de nationale myndigheder indbyrdes, og nogle medlemsstater har udtrykt en interesse i at anvende IMI til dette formål i større målestok. Rent national anvendelse af IMI vil skulle behandles i et juridisk instrument, eftersom de forskellige roller og ansvarsfordelingen mellem Kommissionen og medlemsstaterne skal være klar og gennemsigtig.

Challenges of expansion

Udfordringer VED EKSPANSION

Guaranteeing personal data protection

Garantere beskyttelse af personoplysninger

IMI is the first EU project that aims to create a general reusable framework for exchanging information between national administrations by means of an IT system. Much of the information currently exchanged includes personal data. IMI follows a ‘privacy by design’ approach whereby privacy and data protection compliance are designed into the system from the outset., including a strict application of the purpose limitation principle and appropriate access controls. Data protection considerations are also part of the daily use of the system and are included in the training materials. As a result, IMI guarantees a high level of technical and procedural data protection and IMI users are well acquainted with general data protection principles. The IMI website has a section dedicated to Data Protection where all relevant information is made available to readers.

IMI er det første EU-projekt, der har til formål at skabe en generel genbrugelig ramme for udveksling af oplysninger mellem de nationale administrationer ved hjælp af et it-system. Meget af den information, der udveksles i øjeblikket, omfatter personoplysninger. IMI følger en "privacy by design" -tilgang, hvor beskyttelse af privatlivets fred og overholdelse af databeskyttelse er designet ind i systemet fra starten, herunder en streng anvendelse af princippet om formålsbegrænsning og passende adgangskontrol. Databeskyttelsesovervejelser er også en del af den daglige brug af systemet og er inkluderet i undervisningsmaterialet. Som resultat heraf garanterer IMI et højt niveau af teknisk og proceduremæssig beskyttelse af data og IMI-brugere er godt bekendt med de generelle principper for databeskyttelse. IMI's websted har en sektion dedikeret til databeskyttelse, hvor alle relevante oplysninger stilles til rådighed for læserne.

Beyond practical data protection measures, there is a remaining concern about the legal basis for the operation of IMI, as expressed by the European Data Protection Supervisor (EDPS). Within the current approach, the purpose and the scope of information to be exchanged between authorities are set out in the Professional Qualifications and Services Directives and the specific rules to ensure full compliance with EU data protection law are included in two Commission decisions and a recommendation[12]. To avoid any obstacles to expanding IMI caused by data protection concerns, the Commission intends to submit a proposal for a European Parliament and Council Regulation in the first half of 2011. This horizontal legal instrument, to be adopted by Council and the European Parliament, will create a comprehensive data protection framework, providing a higher level of legal certainty especially in view of further expansion, in line with the suggestions of the EDPS.[13]

Ud over praktiske databeskyttelsesforanstaltninger er der fortsat betænkeligheder ved det juridiske grundlag for driften af IMI, som udtrykt af Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse (EDPS). Inden for den nuværende fremgangsmåde er formål og omfang af oplysninger, der skal udveksles mellem myndigheder, beskrevet i direktiverne om erhvervsmæssige kvalifikationer og tjenesteydelser, og for at sikre fuld overensstemmelse med EU's databeskyttelseslovgivning er de særlige regler medtaget i to beslutninger og en henstilling fra Kommissionen[12]. For at undgå, at databeskyttelsesaspekter hindrer en udvidelse af IMI, agter Kommissionen at forelægge et forslag til Europa-Parlamentets og Rådets forordning i første halvdel af 2011. Denne horisontale retsakt, som skal vedtages af Rådet og Europa-Parlamentet, vil skabe en omfattende databeskyttelsesramme, hvilket giver en højere grad af retssikkerhed, især med henblik på yderligere ekspansion, i overensstemmelse med forslagene fra EDPS[13].

Facilitating flexible expansion

Lette en fleksibel udvidelse

The Commission has examined how IMI could be used to improve the implementation of existing Internal Market legislation. While many directives would certainly benefit from reinforced administrative cooperation, the absence of a sufficiently specific legal basis for exchanging information between Member States in existing legislation is a considerable potential barrier to the use of IMI. Opening up directives just to include a reference to the use of IMI for their implementation is not an option.

Kommissionen har undersøgt, hvordan IMI kan bruges til at forbedre gennemførelsen af lovgivningen omkring det eksisterende indre marked. Mens mange direktiver sikkert vil drage fordel af styrket administrativt samarbejde, udgør manglen på et tilstrækkeligt konkret juridisk grundlag for udveksling af oplysninger mellem medlemsstaterne i den eksisterende lovgivning en betydelig potentiel hindring for brugen af IMI. Ændring af direktiver blot for at indsætte en henvisning til brugen af IMI til gennemførelsen heraf kan ikke betragtes som en mulighed.

The horizontal legal instrument mentioned above should address this problem by creating a general legal basis for using IMI for administrative cooperation to implement EU internal market legislation. All general aspects should be covered by the main body of the legal instrument, while the details concerning the specific legal areas to be included could be set out in annexes.

Det horisontale retlige instrument, der er nævnt ovenfor, bør løse dette problem ved at skabe et generelt retsgrundlag for at bruge IMI til administrativt samarbejde for at gennemføre EU's indre marked-lovgivning. Alle generelle aspekter bør være dækket af hoveddelen af det juridiske instrument, mens oplysninger vedrørende de særlige juridiske områder, der skal medtages, kunne blive fastlagt i bilag.

Securing adequate resources

Sikre tilstrækkelige ressourcer

(a) Financing

a) Finansiering

Expenditure for IMI covers development and improvement of the system, hosting IMI in the Commission Data Centre, maintenance, system administration, second-line support, training, communication and awareness raising (see section II of the accompanying Commission staff working document for further information)

Udgifterne til IMI dækker udvikling og forbedring af systemet, hosting af IMI i Kommissionens datacenter, vedligeholdelse, systemadministration, second-line support, uddannelse, kommunikation og oplysningsarbejde (se afsnit II i arbejdsdokumentet fra Kommissionens tjenestegrene for yderligere oplysninger).

The initial development cost of IMI was funded by the IDABC ( Interoperable Delivery of Pan-European e-Government Services to Public Administrations, Business and Citizens) programme, until it came to an end in 2009. Until July 2010, the Commission bore the costs associated with maintenance, second-line support, system administration, hosting, training, communication and awareness raising.

De oprindelige omkostninger til udvikling af IMI blev finansieret af Idabc-programmet (interoperabel levering af paneuropæiske e-forvaltningstjenester til offentlige myndigheder, virksomheder og borgere), indtil det udløb i 2009. Kommissionen har indtil juli 2010 betalt omkostningerne i forbindelse med vedligeholdelse, second-line support, systemadministration, hosting , uddannelse, kommunikation og oplysningsarbejde.

In July 2010, the ISA (Interoperability Solutions for European Public Administrations) programme (2010-2015)[14] agreed to finance IMI, funding the operation and improvement of the application in 2010. It is anticipated that the ISA programme will continue to provide funding for IMI until 2012, however this is subject to annual review of the overall programme priorities and available budget. The Commission continues to bear the cost of hosting, training, communication and awareness raising.

I juli 2010 accepterede ISA-programmet (interoperabilitetsløsninger for europæiske offentlige myndigheder) (2010-2015)[14] at finansiere IMI, gennem en finansiering af drift og forbedring af ansøgningen i 2010. Det forventes, at ISA-programmet vil fortsætte med at yde støtte til IMI indtil 2012, men dette er genstand for en årlig revision af det samlede programs prioriteringer og disponible budget. Kommissionen fortsætter med at bære omkostningerne ved hosting , uddannelse, kommunikation og oplysningsarbejde.

In view of the fact that use of the system is obligatory for the Services Directive, financing aspects will need to be clarified, in full compliance with the current financial programming and the forthcoming proposal for the next multiannual financial framework.

I betragtning af den kendsgerning, at brugen af systemet er obligatorisk for tjenesteydelsesdirektivet, kunne et specifikt juridisk instrument som nævnt ovenfor også afklare den fremtidige finansiering.

(b) Commission resources

b) Kommissionens ressourcer

The Commission has established a dedicated team responsible for overseeing the development and support of the IMI network. The services provided include a helpdesk for National IMI Coordinators, maintenance of the IMI database of question sets, translation management, provision of electronic self-training material for IMI end-users, management of the IMI website, organisation of training, awareness and networking events, production of promotional material, liaison with the units responsible for operational implementation of legislation and managing the legal and data protection aspects of IMI.

Kommissionen har etableret et særskilt team, der er ansvarligt for at føre tilsyn med udvikling og support af IMI-netværket. De leverede tjenesteydelser omfatter en helpdesk for nationale IMI-koordinatorer, vedligeholdelse af IMI-databasen indeholdende spørgsmålssæt, oversættelsesforvaltning, levering af elektronisk selvbetjenings-undervisningsmateriale for IMI-slutbrugere, forvaltning af IMI-hjemmesiden, tilrettelæggelse af uddannelses-, bevidstheds- og netværksarrangementer, fremstilling af reklamemateriale, samarbejde med de enheder, der er ansvarlige for den operationelle gennemførelse af lovgivningen og forvaltningen af de juridiske og databeskyttelsesmæssige aspekter af IMI.

In addition, the Commission provides human resources for hosting, maintaining and developing IMI. The provision and maintenance of a fully multilingual information system also has resource implications for the Commission’s translation services.

Hertil kommer, at Kommissionen yder de menneskelige ressourcer til hosting , vedligeholdelse og udbygning af IMI. Tilvejebringelsen og vedligeholdelsen af et fuldt flersproget informationssystem har også ressourcemæssige konsekvenser for Kommissionens oversættelsestjenester.

(c) National resources

c) Nationale ressourcer

The principal responsibility for the implementation and smooth running of IMI lies with the Member States, who need to invest in ensuring that the network functions effectively.

Hovedansvaret for gennemførelse og smidig afvikling af IMI ligger hos medlemsstaterne, der har behov for at investere i at sikre, at netværket fungerer effektivt.

Expanding IMI should take place gradually to avoid overloading Member State administrations. In planning the approach to expansion, the following factors should be considered:

Udvidelse af IMI bør ske gradvist for at undgå overbelastning af medlemsstaternes administrationer. I planlægningen af tilgangen til ekspansion bør følgende faktorer tages i betragtning:

- Expansion should take place in a carefully planned, step-by-step manner so that Member States have adequate time to ensure that all required steps have been identified and the necessary resources are in place to achieve the aims;

- Ekspansion bør foregå på en nøje planlagt, trin-for-trin måde, således at medlemsstaterne har tilstrækkelig tid til at sikre, at alle nødvendige skridt er blevet identificeret, og de nødvendige ressourcer er på plads for at nå målene.

- Member States should review their current national IMI organisation to ensure that it is fit for purpose in an expanded IMI network with a substantial and diverse pool of end-users;

- Medlemsstaterne bør genvurdere deres nuværende nationale IMI-organisation for at sikre, at den er egnet til formålet i et udvidet IMI-netværk med en betydelig og varieret mængde slutbrugere.

- The role of National IMI Coordinator (NIMIC) becomes more vital as IMI expands to support further policy areas and should be seen as fundamental to the smooth running of the internal market at national level. Feedback from IMI coordinators suggests that the role of NIMIC is not seen as critical in all Member States, with reported problems including inadequate resourcing, high turnover of personnel and insufficient political support for the role and its responsibilities. The horizontal legal instrument described above should look at strengthening the role of the National IMI Coordinator.

- Den nationale IMI-koordinators (NIMIC) rolle bliver mere afgørende, efterhånden som IMI udvides til at understøtte yderligere politikområder og bør ses som afgørende for et velfungerende indre marked på nationalt plan. Tilbagemeldinger fra IMI-koordinatorer tyder på, at rollen som NIMIC ikke ses som af afgørende betydning i alle medlemsstater, og der er meldt om problemer, herunder utilstrækkelige ressourcer, stor udskiftning af personale og utilstrækkelig politisk støtte til NIMIC’s rolle og ansvar. Det horisontale retlige instrument, der er beskrevet ovenfor, bør se nærmere på en styrkelse af de nationale IMI-koordinatorers rolle.

Keeping it simple

Holde det enkelt

Experience with IMI development so far has shown that there is always a risk of over-complicating IT solutions in a bid to satisfy the combined requirements, real or imagined, of all stakeholders. This does not necessarily lead to a user-friendly tool. It is better to start with a relatively simple application and adapt it if necessary once sufficient experience is gained.

Erfaring med IMI-udviklingen har hidtil vist, at der altid er en risiko for at over-komplicere it-løsninger i et forsøg på at opfylde de kombinerede krav, virkelige eller indbildte, for alle interessenter. Det er bedre at starte med en forholdsvis enkel applikation og om nødvendigt tilpasse den når tilstrækkelig erfaring er opnået.

Moreover, one of the strengths of IMI is that it breaks the process of cooperation down into simple, manageable, transparent steps in a workflow. Expanding IMI to new areas, adding new functions or creating links with other tools should not increase the complexity for users. Navigation should remain simple and intuitive.

Endvidere er en af IMI's styrker, at det bryder samarbejdsprocessen op i enkle, håndterbare, gennemsigtige trin i arbejdsgangen. En udvidelse af IMI til andre områder, tilføjelse af nye funktioner eller oprettelse af links til andre redskaber bør ikke gøre det mere kompliceret for brugerne. Det bør fortsat være enkelt og intuitivt at anvende systemet.

Before encoding procedures into software, the procedures should be examined to ensure that they are as streamlined as possible. The process should seek to uncover and eliminate bottlenecks and to increase efficiency wherever possible to avoid ending up with overly complicated IT modules that can only be used for a single purpose.

Før man indkoder procedurer i programmet, bør procedurer undersøges for at sikre, at de er så strømlinede som muligt. Processen bør søge så vidt muligt at afdække og fjerne flaskehalse og øge effektiviteten for at undgå at ende op med alt for komplicerede it-moduler, som kun kan anvendes til et enkelt formål.

For administrative cooperation to work smoothly, it is necessary to tackle, at an early stage in the legislative process, the practical implications for national regional and local authorities in implementing new legislation. Requirements for administrative cooperation should be sufficiently clear and operational and the need for an IT tool to support the process should be analysed. This process could also serve to share lessons learnt through practical experience of administrative cooperation and avoid repeating mistakes. The Commission will examine how a systematic ‘administrative cooperation check’ can best be included in its internal procedures.

For at administrativt samarbejde kan arbejde tilfredsstillende er det nødvendigt på et tidligt stadium i lovgivningsprocessen at tackle de praktiske konsekvenser i gennemførelsen af ny lovgivning for de nationale regionale og lokale myndigheder. Krav til administrativt samarbejde bør være tilstrækkelig klare og operationelle og behovet for et it-værktøj til at støtte processen bør analyseres. Denne proces kan også tjene til at dele erfaringer gennem praktisk erfaring med administrativt samarbejde og undgå at gentage fejl. Kommissionen vil undersøge, hvordan et systematisk "administrativt samarbejde-tjek" bedst kan medtages i dens interne procedurer.

Involving all stakeholders

Inddrage alle interessenter

The IMI project has many stakeholders and with the potential expansion to new policy areas, it will become more complex to manage. It is essential that the project has a transparent and effective governance structure and that all stakeholders understand the procedures and forums involved in reaching agreement on various aspects of the project.

IMI-projektet har mange interessenter og med den potentielle ekspansion til nye politikområder vil det blive mere kompliceret at håndtere. Det er vigtigt, at projektet har en gennemsigtig og effektiv styringsstruktur, og at alle interessenter forstår de procedurer og fora, der er involveret i at nå til enighed om forskellige aspekter af projektet.

(a) Daily management of the system

a) Daglig forvaltning af systemet

From a project governance perspective, the Commission is the ‘system owner’ of IMI, initiating, procuring, developing, operating, maintaining and supervising the budget for IMI, as well as ensuring that the needs of all stakeholders are adequately met.

Fra et "project governance" -perspektiv er Kommissionen "systemejer" af IMI, ansvarlig for indledning, indkøb, udvikling, drift, vedligeholdelse og tilsyn med budgettet for IMI, samt for at sikre, at behovet hos alle aktører er tilstrækkeligt opfyldt.

(b) Policy decisions

b) Politiske beslutninger

The IMI Steering committee includes representatives of all stakeholders in the IMI project (system owner, system supplier, Internal Market Advisory Committee (IMAC) and IMI users).

IMI-styringsudvalget består af repræsentanter for alle interessenter i IMI-projektet ("systemejeren", leverandøren af systemet, Det Rådgivende Udvalg for det Indre Marked (IMAC) og IMI-brugere).

The Steering Committee is responsible for:

Styringsudvalget er ansvarligt for:

- setting the strategic direction and priorities for the project, taking into consideration the priorities for improvement set by the IMAC IMI Working Group;

- fastlæggelsen af de strategiske mål og prioriteringer for projektet, under hensyntagen til de prioriteter for forbedring, der er fastsat af IMI-arbejdsgruppen under IMAC

- high-level monitoring and control;

- overvågning og kontrol på højt niveau

- representing the interests of the end users and ensuring that all stakeholders are involved in the planning process.

- repræsentere slutbrugernes interesser og sikre, at alle interessenter er involveret i planlægningsprocessen.

End users of IMI are represented in the Steering Committee by the Commission policy units responsible for the individual legislative areas supported by IMI (currently regulated professions and services).

Slutbrugerne af IMI er i styringsudvalget repræsenteret af de politiske enheder i Kommissionen, som har ansvar for de enkelte lovgivningsmæssige områder, der støttes af IMI (i øjeblikket lovregulerede erhverv og tjenester).

The Internal Market Advisory committee is represented on the IMI Steering Committee by the head of the Policy Development and Single Market Coordination Unit in DG MARKT.

Det Rådgivende Udvalg for det Indre Marked er i IMI-styringsudvalget repræsenteret af lederen af kontoret for koordinering af den politiske udvikling og det indre marked i GD MARKT.

(c) Advice and guidance from expert stakeholders

c) Rådgivning og vejledning fra ekspertinteressenter

Member State stakeholders are involved in the IMI project through various advisory committees and expert groups which provide advice and guidance to the Commission on IMI development.

Medlemsstaternes aktører er involveret i IMI-projektet gennem forskellige rådgivende udvalg og ekspertgrupper, som giver råd og vejledning til Kommissionen om udviklingen af IMI.

(1) General technical, management and policy input

1) Generelle tekniske, ledelsesmæssige og politiske input

The IMAC IMI Working Group was set up as a sub-group of the Internal Market Advisory Committee (IMAC) to advise the Commission on horizontal issues relating to IMI development.

IMI-arbejdsgruppen under IMAC blev nedsat som en undergruppe af Det Rådgivende Udvalg for det Indre Marked (IMAC) for at rådgive Kommissionen om horisontale spørgsmål vedrørende udviklingen af IMI.

Because IMI has been designed as a generic and reusable system encompassing potentially many diverse policy areas, it is important to retain a horizontal perspective when considering future development and expansion of the network. Ensuring that it retains a strong coordination structure is equally important. The IMAC IMI Working Group fulfils this role, representing national users of IMI across policy areas.

Fordi IMI er udformet som et generisk og genbrugeligt system, der potentielt omfatter mange forskellige politikområder, er det vigtigt at bevare et horisontalt perspektiv, når man overvejer den fremtidige udvikling og udbygning af IMI. Det er lige så vigtigt at sikre, at det bevarer en stærk koordineringsstruktur. IMI-arbejdsgruppen under IMAC udfylder denne rolle, der repræsenterer nationale brugere af IMI tværs af politikområder.

In general, all National IMI Coordinators are represented in this working group and act on behalf of all of IMI users in their Member State. The group’s responsibilities include:

Generelt er alle nationale IMI-koordinatorer repræsenteret i denne arbejdsgruppe og handler på vegne af alle IMI-brugere i deres medlemsstat. Gruppens ansvar omfatter:

- agreeing simplified procedures for administrative cooperation which form the basis of the IMI software development;

- aftale forenklede procedurer for administrativt samarbejde, som danner grundlag for IMI-softwareudviklingen

- monitoring progress, reporting on stakeholder commitment and results achieved;

- overvågning af udviklingen, rapportering om aktørernes engagement og de opnåede resultater

- providing feedback from the user community along with requests to improve the IMI application;

- give feedback fra brugerne sammen med anmodninger om at forbedre IMI-applikationen

- prioritising requests to improve the IMI software.

- prioritering af anmodninger om at forbedre IMI-softwaren.

(2) Sector specific input

2) Sektorspecifikke input

Currently three sector-specific expert groups have been involved in legal issues relating to the use of IMI in their area, to define the content of the exchange of information and the competent authorities to be involved in it. These groups are the Professional Qualifications coordinators committee, the expert group on the implementation of the Services Directive and a subgroup of the Expert Committee on Posting of Workers which was set up to examine possible options for a specific information exchange system to reinforce and enhance administrative cooperation under the Posting of Workers Directive.

I øjeblikket har tre sektorspecifikke ekspertgrupper været involveret i retlige spørgsmål i forbindelse med brugen af IMI på deres område, for at fastlægge indholdet af udvekslinger af oplysninger og de kompetente myndigheder, der inddrages i den. Disse grupper er koordinatorudvalget for de faglige kvalifikationer, ekspertgruppen om gennemførelse af direktivet om tjenesteydelser og en undergruppe af ekspertudvalget om udstationering af arbejdstagere, som blev nedsat for at undersøge mulighederne for et specifikt informationsudvekslingssystem til at styrke og effektivisere det administrative samarbejde under udstationeringsdirektivet.

(d) Developing the governance structure

d) Udvikling af styringsstrukturen

The structure as described has served the purposes of IMI very well until now and seems flexible enough to allow for further expansion. As IMI is expanded to include further policy areas, representatives of these user groups will be invited to join the IMI Steering Committee.

Den struktur, som er beskrevet her, har indtil nu tjent IMI's formål meget godt og synes fleksibel nok til at muliggøre en yderligere ekspansion. Efterhånden som IMI udvides til at omfatte yderligere politikområder, vil repræsentanter for disse brugergrupper blive inviteret til at deltage i IMI-styringsudvalget.

New advisory committees and expert groups representing these policy areas will also become involved in the project and their input will feed into the work undertaken by the IMAC IMI Working Group.

Nye rådgivende udvalg og ekspertgrupper, der repræsenterer disse politikområder, vil også blive inddraget i projektet, og deres bidrag vil indgå i det arbejde, som IMI-arbejdsgruppen under IMAC udfører.

As IMI grows and the number of end users increases, it becomes even more important to ensure that the real end users of IMI have the opportunity to provide feedback and input on the user-friendliness and further development of the system. As well as obtaining indirect user feedback via the National IMI Coordinators, the Commission employs various methods to engage directly with IMI users. These currently include surveys, training sessions, conferences and networking forums. Teleconferences and ‘webinars’ may also be useful in increasing the involvement of end users in the ongoing development of IMI.

I takt med at IMI vokser, og antallet af slutbrugere stiger, bliver det endnu mere vigtigt at sikre, at de reelle slutbrugere af IMI har mulighed for at give feedback og input om brugervenlighed og videreudvikling af systemet. Ud over opnåelse af indirekte feedback fra brugerne via de nationale IMI-koordinatorer anvender Kommissionen forskellige metoder til at engagere sig direkte med IMI-brugere. Disse omfatter i øjeblikket undersøgelser, kurser, konferencer og netværksfora. Telekonferencer og "webinarer" kan også være nyttige i øget inddragelse af slutbrugere i den løbende udvikling af IMI.

Ensuring a high level of system performance and security

Sikre et højt niveau af systemydeevne og -sikkerhed

(a) Performance

a) Ydeevne

As the number of users and volume of data in IMI grows, it is crucial to ensure that the performance of the system (e.g. response times) remains satisfactory. IMI has been designed to be a scalable system with up to 100 000 potential users at maturity, however the following precautions are being taken to mitigate the potential risk of an adverse impact on performance:

I takt med at antallet af brugere og mængden af data i IMI vokser, er det afgørende at sikre, at udførelsen af systemet (f.eks. svartider) fortsat er tilfredsstillende. IMI er blevet designet til at være et skalerbart system med op til 100 000 potentielle brugere ved fuld kapacitet, dog træffes der aktuelt følgende forholdsregler for at mindske den potentielle risiko for en negativ indvirkning på ydeevne:

- IMI is hosted on a dedicated server in the Commission Data Centre;

- IMI er hostet på en dedikeret server i Kommissionens datacenter.

- Performance of IMI is monitored on a regular basis and performance load tests are carried out before new system functionality is introduced;

- IMI's ydeevne overvåges regelmæssigt, og der udføres ydelsesbelastningsforsøg, før nye systemfunktionaliteter bliver indført.

- A technical audit of IMI will take place in 2011. It will address the system’s technical capability to support the number of competent authorities and users (and consequent data volumes) planned for the full maturity of the system at an acceptable level of performance and reliability.

- En teknisk gennemgang af IMI vil finde sted i 2011. Den vil omfatte systemets tekniske kapacitet til at støtte antallet af kompetente myndigheder og brugere (og deraf følgende datamængder) som planlagt ved fuld kapacitet af systemet på et acceptabelt niveau af ydeevne og pålidelighed.

(b) Security

b) Sikkerhed

Security is a major aspect of the design, maintenance and daily operation of the IMI system. IMI stores and processes personal data and other data that is not intended to be publicly available.

Sikkerhed er en vigtig del af udformning, vedligeholdelse og daglig drift af IMI-systemet. IMI lagrer og behandler personoplysninger og andre data, der ikke er beregnet til at blive offentligt tilgængelige.

A comprehensive Security Plan for IMI, drawn up in accordance with European and international security standards, defines the security requirements for the system and how they should be met. This plan will be reviewed annually to ensure that security levels are upheld as IMI expands.

En omfattende sikkerhedsplan for IMI, der er udarbejdet i overensstemmelse med europæiske og internationale sikkerhedsstandarder, definerer de sikkerhedsmæssige krav til systemet, og hvordan de skal opfyldes. Denne plan vil blive revideret hvert år for at sikre, at sikkerhedsniveauet opretholdes i takt med at IMI udvides.

CONCLUSIONS / NEXT STEPS

KONKLUSIONER/NÆSTE SKRIDT

Administrative cooperation check

"Administrativt samarbejde-tjek"

A more systematic approach is needed for better governance of the Internal Market via improved administrative cooperation. For this purpose, the practicalities of implementing new legislation by national, regional and local public authorities need to be considered at a sufficiently early stage in the legislative process. Requirements for administrative cooperation should be clear and practical and the need for an IT tool to support the process should be considered from the outset. If an IT tool is needed, preference should be given to using or adapting an existing tool, such as IMI if appropriate or one of the existing administrative cooperation systems (see section V of the accompanying Commission staff working document for further information) instead of developing a new single purpose tool from scratch.

En mere systematisk tilgang er nødvendig for en bedre styring af det indre marked via forbedret administrativt samarbejde. Til dette formål skal de praktiske aspekter af gennemførelsen af ny lovgivning af de nationale, regionale og lokale offentlige myndigheder blive behandlet på et tilstrækkeligt tidligt stadium i lovgivningsprocessen. Krav til administrativt samarbejde skal være klare og praktiske, og behovet for et it-værktøj til at støtte processen bør overvejes fra starten. Hvis et it-værktøj er nødvendigt, bør det foretrækkes at bruge eller tilpasse et eksisterende værktøj, eventuelt som IMI eller et af de eksisterende systemer til administrativ samarbejde (se afsnit V i arbejdsdokumentet fra Kommissionens tjenestegrene for yderligere oplysninger) i stedet for at udvikle et nyt værktøj til ét enkelt formål fra bunden.

The Commission will examine how a systematic administrative cooperation check can best be included in its internal procedures by December 2011.

Kommissionen vil inden december 2011 undersøge, hvordan et systematisk administrativt samarbejdstjek bedst kan indgå i dens interne procedurer.

Proposal for a legislative instrument for IMI

Forslag til en retsakt for IMI

As referred to in the Commission Communication "Towards a Single Market Act" of 27 October 2010, a general legal basis is needed to provide a comprehensive data protection framework consolidating the specific rules and procedures regarding the processing of personal data in IMI, establish a framework for flexible and transparent expansion of IMI to other legal areas and reinforce the role of the national IMI coordinator.

Som nævnt i Kommissionens meddelelse "På vej mod en akt for det indre marked" af 27. oktober 2010 er det nødvendigt at have et generelt retligt grundlag for at skaffe en omfattende databeskyttelsesramme, der konsoliderer de specifikke regler og procedurer for behandling af personoplysninger i IMI, samt at etablere en ramme for fleksibel og gennemsigtig udvidelse af IMI til andre juridiske områder, sikre en bæredygtig og forudsigelig finansiering af systemet og styrke den rolle, de nationale IMI-koordinator spiller.

The Commission will submit a proposal for a European Parliament and Council Regulation to create a general legal basis for IMI during the first semester of 2011.

Kommissionen vil i første halvår 2011 forelægge et forslag til Europa-Parlamentets og Rådets forordning til at skabe et generelt retsgrundlag for IMI.

Scope and timetable of planned expansion

Omfang af og tidsplan for den planlagte ekspansion

In parallel, the Commission will further explore, together with the Member States, which other policy areas may benefit from IMI (including under existing legislation) and which additional functions will need to be developed. The goal will be to establish a list of policy areas for which IMI is the appropriate technical solution. This should also include, in due course, an option to explore synergies and possible redundancies between existing IT tools in place at EU level for administrative cooperation in general.

Sideløbende hermed vil Kommissionen yderligere sammen med medlemsstaterne undersøge, om andre politiske områder kan drage nytte af IMI (herunder også i henhold til gældende lovgivning), og om det vil være nødvendigt at udvikle ekstra funktioner. Målet vil være at udarbejde en liste over politikområder, hvor IMI er den mest hensigtsmæssige tekniske løsning. Dette bør med tiden også omfatte en mulighed for at udforske synergier og mulige overlapninger mellem eksisterende it-værktøjer, der på EU-plan er på plads for administrativt samarbejde i almindelighed.

The Member States and the Commission will establish a timetable and roadmap for further development through the existing governance structure, based on the criteria for expansion as set out in this Communication and the priorities to be determined in the Single Market Act. A progress report will be included in the IMI annual report in February 2012.

Medlemsstaterne og Kommissionen vil via den eksisterende ledelsesstruktur og baseret på kriterierne for ekspansion som beskrevet i denne meddelelse og de prioriteter, der fastlægges i akten for det indre marked indføre en tids- og køreplan for den videre udvikling. En statusrapport vil blive medtaget i IMI-årsrapporten i februar 2012.

Further IT development

Yderligere it-udvikling

Further IT development will be based on the perspectives for expansion and will focus on developing functions that can be of use to a wide range of user groups. Where possible, existing IT tools will be reused to extend the functionality of IMI. The annual software development plans, to be discussed and agreed by the IMI steering committee, will be based on the long-term view of developing a generic administrative cooperation toolkit (see section III of the accompanying Commission staff working document for further information).

Yderligere it-udvikling vil være baseret på perspektiver for ekspansion og vil fokusere på at udvikle funktioner, som kan være til nytte for en bred vifte af brugergrupper. Hvor det er muligt, vil eksisterende it-værktøjer blive genanvendt til at udvide funktionaliteten i IMI. De årlige softwareudviklingsplaner, der skal drøftes og godkendes af IMI-styregruppen, vil blive baseret på en langsigtet udvikling af et generisk værktøj til administrativt samarbejde (se afsnit III i arbejdsdokumentet fra Kommissionens tjenestegrene for yderligere oplysninger).

The Commission will carry out a detailed technical analysis to determine the most appropriate architecture, including all elements of the generic administrative cooperation toolkit. A report will be published in December 2011.

Kommissionen vil foretage en detaljeret teknisk analyse for at fastlægge den mest passende arkitektur, herunder alle dele af det generiske værktøj til administrativt samarbejde. En rapport vil blive offentliggjort i december 2011.

[1] Commission Communication – Towards a Single Market Act for a highly competitive social market economy – 50 proposals for improving our work, business and exchanges with one another. COM(2010)608, 27.10.2010.

[1] Meddelelse fra Kommissionen – På vej mod en akt for det indre marked – For en social markedsøkonomi med høj konkurrenceevne – 50 forslag med henblik på at blive bedre til at arbejde, iværksætte og handle sammen. KOM(2010) 608 af 27.10.2010.

[2] At the Internal Market Advisory Committee (IMAC) meeting of Member States Director-Generals on 18 November 2003, the following operational conclusion was adopted: ‘The Chairman noted that it was agreed that there was a need to develop an information system to improve the exchange and management of internal market information, given that such a system is required to support the enhanced cooperation that will be necessary in an enlarged Single Market.’ .

[2] På mødet i Rådgivningsudvalget for det Indre Marked (IMAC) mellem medlemsstaternes generaldirektører den 18. november 2003 blev følgende operationelle konklusion vedtaget: "Formanden bemærkede, at der var enighed om, at der var behov for at udvikle et informationssystem til at forbedre udveksling og forvaltning af oplysninger i det indre marked, idet et sådant system er nødvendigt for at understøtte det forstærkede samarbejde, som vil være nødvendigt i et udvidet indre marked." .

[3] (see IMI Annual Report at http://ec.europa.eu/imi-net)

[3] (se IMI-årsrapporten på http://ec.europa.eu/imi-net).

[4] Following the judgment of the General Court of the European Union in case number T-19/07 on 16 December 2010, the use of ECMT has been suspended.

[4] Efter Den Europæiske Unions Domstols dom i sag nr. T-19/07 den 16. december 2010 er brugen af CEMT blevet suspenderet.

[5] COM(2011)11 of 12 January 2011

[5] KOM(2011) 11 af 12. januar 2011.

[6] Undertakings for Collective Investment in Transferable Securities

[6] Institutter for kollektiv investering i værdipapirer.

[7] Such a means of interaction will avoid duplication with existing e-Government portals such as the Points of Single Contact of the Services Directive (PSCs), and e-government projects such as SPOCS (Simple Procedures Online for Cross-border Services), PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online), instead seeking to reuse existing tools and establish synergies where possible.

[7] Sådan et middel til interaktion vil undgå overlapning med eksisterende e-regeringsportaler såsom kvikskranker i tjenesteydelsesdirektivet, og e-forvaltningsprojekter såsom de enkle onlineprocedurer for grænseoverskridende tjenester og PEPPOL ( Pan-European Public Procurement Online ), og i stedet søger at genbruge eksisterende værktøjer og skabe synergier, hvor det er muligt.

[8] CIRCABC (‘Communication and Information Resource Centre for Administrations, Businesses and Citizens’) is used to create collaborative workspaces where communities of users can work together over the web and share information and resources.

[8] CIRCABC er kommunikations- og informationsressourcecentre for myndigheder, virksomheder og borgere, der anvendes til at skabe kollektive arbejdsområder, hvor fællesskaber af brugere kan arbejde sammen via internettet og dele information og ressourcer.

[9] Business Register Interoperability Throughout Europe

[9] Interoperabilitet mellem erhvervsregistre i hele Europa.

[10] eCERTIS is a European Commission information system that helps users to identify the different certificates and attestations frequently requested in procurement procedures across the EEA

[10] eCERTIS er et informationssystem fra Europa-Kommissionen, der hjælper brugerne med at identificere de forskellige certifikater og attester, der ofte kræves i udbud i hele EØS.

[11] IPM (Interactive Policy Making) allows both Member State administrations and EU institutions to better understand the needs of citizens and enterprises. This system was put in place to facilitate the stakeholders’ consultation process by the use of easy-to-use and straightforward online questionnaires, making it easier both for respondents to participate and for policy makers to analyse the results.

[11] IPM (Interactive Policy Making) giver både medlemsstaternes administrationer og EU-institutionerne mulighed for bedre at forstå behovene hos borgere og virksomheder. Dette system blev indført for at lette de høringsprocessen af de interesserede ved hjælp af online-spørgeskemaer, der er lette at bruge og ligetil, som gør det lettere både for respondenter at deltage og for de politiske beslutningstagere at analysere resultaterne.

[12] European Commission Decision of 12.12.2007 concerning the implementation of IMI as regards the protection of personal data. Decision N°2008/49/EC, OJ L 13, 16.01.2008, p. 18. Commission Recommendation on data protection guidelines for the Internal Market Information System (IMI), Recommendation n°C (2009) 2041, 26.3.2009. European Commission Decision of 2.10.2009 setting out practical arrangements for the exchange of information by electronic means between Member States under Chapter VI of Directive 2006/123/EC of the European Parliament and of the Council on services in the internal market , Decision N° C(2009) 7493 (OJ L 263, 7.10.2009, p. 32)

[12] Kommissionens beslutning af 12.12.2007 om gennemførelse af informationssystemet for det indre marked (IMI) hvad angår beskyttelse af personoplysninger, beslutning 2008/49/EF, EUT L 13 af 16.1.2008, s. 18; Kommissionens henstilling om databeskyttelsesretningslinjer for informationssystemet for det indre marked (IMI), henstilling 2009/329/EF af 26.3.2009; Europa-Kommissionens beslutning af 2.10.2009 om fastlæggelse af de praktiske foranstaltninger med hensyn til elektronisk informationsudveksling mellem medlemsstaterne i henhold til kapitel VI i Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2006/123/EF om tjenesteydelser i det indre marked, beslutning 2009/739 (EUT L 263 af 7.10.2009, s. 32).

[13] Most recently in a letter of 27.07.2010 in response to the Commission report on the situation of data protection in the IMI system (COM(2010)170) (see data protection section at http://ec.europa.eu/imi-net for both texts)

[13] Senest i en skrivelse af 27.7.2010 som svar på Kommissionens rapport om situationen for databeskyttelse i IMI-systemet (KOM(2010) 170) (se databeskyttelsesafdelingen på http://ec.europa.eu/imi-net for begge tekster).

[14] Decision No 922/2009/EC, OJ L 260; 3.10.2009, p.20.

[14] Afgørelse nr. 922/2009/EF, EUT L 260 af 3.10.2009, s. 20.