Kommissionens förordning (EG) nr 792/2009

av den 31 augusti 2009

om närmare bestämmelser för medlemsstaternas anmälningar till kommissionen av uppgifter och dokument inom ramen för genomförandet av den gemensamma organisationen av marknaderna, systemet för direktstöd, främjandet av försäljning av jordbruksprodukter och ordningarna för de yttersta randområdena och de mindre Egeiska öarna

EUROPEISKA GEMENSKAPERNAS KOMMISSION HAR ANTAGIT DENNA FÖRORDNING

med beaktande av fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen,

med beaktande av rådets förordning (EG) nr 247/2006 av den 30 januari 2006 om särskilda åtgärder inom jordbruket till förmån för unionens yttersta randområden [1], särskilt artikel 25,

med beaktande av rådets förordning (EG) nr 1405/2006 av den 18 september 2006 om särskilda åtgärder inom jordbruket till förmån för de mindre Egeiska öarna och om ändring av förordning (EG) nr 1782/2003 [2], särskilt artikel 14,

med beaktande av rådets förordning (EG) nr 1234/2007 av den 22 oktober 2007 om upprättande av en gemensam organisation av jordbruksmarknaderna och om särskilda bestämmelser för vissa jordbruksprodukter ("enda förordningen om de gemensamma organisationerna av marknaden") [3], särskilt artikel 192.2 jämförd med artikel 4,

med beaktande av rådets förordning (EG) nr 3/2008 av den 17 december 2007 om informationskampanjer och säljfrämjande åtgärder för jordbruksprodukter på den inre marknaden och i tredjeland [4], särskilt artikel 15,

med beaktande av rådets förordning (EG) nr 73/2009 av den 19 januari 2009 om upprättande av gemensamma bestämmelser för system för direktstöd för jordbrukare inom den gemensamma jordbrukspolitiken och om upprättande av vissa stödsystem för jordbrukare, om ändring av förordningarna (EG) nr 1290/2005, (EG) nr 247/2006 och (EG) nr 378/2007 samt om upphävande av förordning (EG) nr 1782/2003 [5], särskilt artikel 142 q, och

av följande skäl:

(1) Eftersom kommissionen och medlemsstaterna i allmänhet använder ny informations- och kommunikationsteknik, särskilt när det gäller kommunikation med de behöriga nationella myndigheter som ansvarar för genomförandet av den gemensamma jordbrukspolitiken, är de dokument som innehas av kommissionen och medlemsstaterna allt oftare i elektronisk eller digital form.

(2) Kommissionen har intensifierat sina ansträngningar för att utveckla datorsystem som gör det möjligt att hantera dokument och förfaranden elektroniskt i sina interna arbetsrutiner och i sina förbindelser med de myndigheter som är involverade i den gemensamma jordbrukspolitiken. Parallellt har medlemsstaterna på nationell nivå utvecklat datorsystem för att uppfylla kraven till följd av den delade förvaltningen av den gemensamma jordbrukspolitiken.

(3) Mot bakgrund av detta och behovet av att samtliga berörda aktörer förvaltar den gemensamma jordbrukspolitiken på ett enhetligt och harmoniserat sätt bör ett regelverk med gemensamma bestämmelser införas för de informationssystem som inrättas för anmälan av uppgifter och dokument till kommissionen från medlemsstaterna och de myndigheter eller organ som de utnämnt inom ramen för den gemensamma jordbrukspolitiken.

(4) För att dessa mål ska uppnås på ett ändamålsenligt sätt bör tillämpningsområdet för detta regelverk fastställas, i fråga om både lagstiftningen och de berörda aktörerna.

(5) När det gäller lagstiftningen fastställs i förordningarna (EG) nr 247/2006, (EG) nr 1405/2006, (EG) nr 1234/2007, (EG) nr 3/2008 och (EG) nr 73/2009 och deras genomförandebestämmelser (nedan kallade förordningarna inom ramen för den gemensamma jordbrukspolitiken) en rad skyldigheter för medlemsstaterna att till kommissionen anmäla de uppgifter och dokument som krävs för genomförandet av de förordningarna. Dessa förordningar bör således beaktas i enlighet med deras respektive särdrag.

(6) När det gäller de berörda aktörerna förutsätter de rättigheter och skyldigheter som anges i förordningarna inom ramen för den gemensamma jordbrukspolitiken, i fråga om både kommissionen och medlemsstaterna samt deras behöriga myndigheter och organ, att de individer och myndigheter som ansvarar för verksamheter och vidtagna åtgärder identifieras exakt.

(7) I förordningarna inom ramen för den gemensamma jordbrukspolitiken fastställs i allmänhet att uppgifter bör överföras elektroniskt eller via ett informationssystem, men förordningarna anger inte nödvändigtvis principerna för detta. För att uppnå konsekvens och en god förvaltning samt förenkla förfarandena för användarna och de myndigheter som ansvarar för systemen, bör följaktligen gemensamma principer för samtliga inrättade informationssystem fastställas.

(8) För att dokument ska kunna erkännas som giltiga av kommissionen och medlemsstaterna bör det vara möjligt att garantera dokumentens och de tillhörande metadatas äkthet, integritet och läsbarhet under hela den period de måste bevaras.

(9) För att garantera detta bör de myndigheter eller individer som har rätt att skicka meddelanden alltid vara identifierade i informationssystemen, med utgångspunkt i deras befogenheter. Ansvaret för denna process för identifiering måste ligga hos de behöriga myndigheter som avses i respektive förordning inom ramen för den gemensamma jordbrukspolitiken. För att möjliggöra en god förvaltning bör emellertid medlemsstaterna och kommissionen fastställa villkoren för att utnämna godkända individer, och utnämningen ske via ett enda samordningsorgan. Vidare bör villkoren för att bevilja tillträdesrätt till kommissionens informationssystem anges.

(10) Med tanke på den rad olika anmälningsskyldigheter som avses inom denna förordnings tillämpningsområde kommer informationssystemen att göras tillgängliga successivt för medlemsstaternas behöriga myndigheter. Skyldigheten att anmäla via dessa informationssystem bör börja gälla när respektive bestämmelser i förordningarna inom ramen för den gemensamma jordbrukspolitiken föreskriver att den här förordningen ska tillämpas.

(11) Dokument måste hanteras i enlighet med reglerna om skydd av personuppgifter. I detta syfte bör de allmänna reglerna i gemenskapslagstiftningen, i synnerhet Europaparlamentets och rådets direktiv 95/46/EG av den 24 oktober 1995 om skydd för enskilda personer med avseende på behandling av personuppgifter och om det fria flödet av sådana uppgifter [6], Europaparlamentets och rådets direktiv 2002/58/EG av den 12 juli 2002 om behandling av personuppgifter och integritetsskydd inom sektorn för elektronisk kommunikation (direktiv om integritet och elektronisk kommunikation) [7], Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 1049/2001 av den 30 maj 2001 om allmänhetens tillgång till Europaparlamentets, rådets och kommissionens handlingar [8] och Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 45/2001 av den 18 december 2000 om skydd för enskilda då gemenskapsinstitutionerna och gemenskapsorganen behandlar personuppgifter och om den fria rörligheten för sådana uppgifter [9] vara tillämpliga.

(12) De åtgärder som föreskrivs i denna förordning är förenliga med yttrandena från förvaltningskommittén för direktstöd och förvaltningskommittén för den gemensamma organisationen av jordbruksmarknaderna.

HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.

KAPITEL I

TILLÄMPNINGSOMRÅDE OCH DEFINITIONER

Artikel 1

Syfte och tillämpningsområde

I denna förordning fastställs regler för medlemsstaternas fullgörande av kommunikationsskyldigheter gentemot kommissionen enligt nedanstående rättsakter när det gäller anmälningar via informationssystem av uppgifter och dokument (nedan kallade dokument).

- Förordning (EG) nr 247/2006 och dess genomförandebestämmelser.

- Förordning (EG) nr 1405/2006 och dess genomförandebestämmelser.

- Förordning (EG) nr 1234/2007 och dess genomförandebestämmelser.

- Förordning (EG) nr 3/2008 och dess genomförandebestämmelser.

- Förordning (EG) nr 73/2009 och dess genomförandebestämmelser.

Artikel 2

Definitioner

I denna förordning gäller följande definitioner:

a) anmälningsskyldighet : medlemsstaternas skyldighet att lämna dokument till kommissionen i enlighet med den gemenskapslagstiftning som avses i artikel 1.

b) behöriga myndigheter : de myndigheter eller organ som medlemsstaterna utnämnt som ansvariga för att fullgöra anmälningsskyldigheten.

c) myndighet som ansvarar för informationssystemen : den myndighet, avdelning eller person eller det organ som inom kommissionen ansvarar för att godkänna och använda systemet och som identifieras för detta ändamål i systemet.

d) metadata : de uppgifter som beskriver dokumentens sammanhang, innehåll och struktur och hur de hanteras med tiden.

KAPITEL II

KOMMISSIONENS INFORMATIONSSYSTEM, TILLTRÄDESRÄTT OCH DOKUMENTENS ÄKTHET

Artikel 3

Kommissionens informationssystem

Vid fullgörande av anmälningsskyldigheter ska dokument anmälas till kommissionen via de informationssystem som gjorts tillgängliga för de behöriga myndigheterna, nedan kallade informationssystem, från och med den dag det i enlighet med respektive anmälningsskyldighet är obligatoriskt att använda dessa system i enlighet med denna förordning.

Artikel 4

Tillträdesrätt och samordningsorgan

1. Medlemsstaternas behöriga myndigheter ska ansvara för att bevilja tillträdesrätt och bekräfta identiteten för dem som har rätt att få tillträde till informationssystemen (nedan kallade användare).

2. När det gäller tillträde till systemen ska varje medlemsstat

a) utnämna ett enda samordningsorgan som ansvarar för att

i) i fråga om varje system, godkänna den tillträdesrätt som beviljats av och i förekommande fall uppdateras av de behöriga myndigheterna, samt godkänna den bekräftade identiteten för de användare som har tillträdesrätt till systemen,

ii) till kommissionen anmäla vilka behöriga myndigheter och användare som har tillträdesrätt till systemen,

b) informera kommissionen om det samordningsorgan den har utnämnt samt organets kontaktuppgifter.

Efter det att tillträdesrätten har godkänts ska den aktiveras av den myndighet som ansvarar för informationssystemen.

Artikel 5

Upprättande och anmälan av dokument

1. Dokument ska upprättas och anmälas enligt informationssystemens förfaranden med användning av de förlagor eller metoder som användarna får tillgång till via dessa system, under medlemsstatens behöriga myndighets ansvar och i enlighet med den tillträdesrätt som myndigheterna i fråga beviljar. Dessa förlagor och metoder ska anpassas och göras tillgängliga efter det att användarna av respektive system har underrättats.

2. Vid force majeure eller exceptionella omständigheter och särskilt om informationssystemet inte fungerar eller anslutningen inte är varaktig får medlemsstaten lämna dokument till kommissionen i pappersform eller på annat elektroniskt sätt. Vid inlämning i pappersform eller på annat elektroniskt sätt ska en motiverad underrättelse i förväg skickas till kommissionen i god tid före anmälningsfristen.

Artikel 6

Dokumentens äkthet

De dokument som anmäls eller innehas via ett informationssystem i enlighet med denna förordning ska erkännas som äkta om den person som skickat dokumentet är vederbörligen identifierad och dokumentet har upprättats och anmälts i enlighet med denna förordning.

KAPITEL III

INTEGRITET OCH LÄSBARHET MED TIDEN OCH SKYDD AV PERSONUPPGIFTER

Artikel 7

Integritet och läsbarhet med tiden

Informationssystemen ska skydda integriteten hos de dokument som anmäls och innehas.

Informationssystemen ska särskilt garantera följande:

a) De ska göra det möjligt att entydigt identifiera varje användare och ska innefatta effektiva åtgärder för kontroll av tillträdesrätt, i syfte att ge skydd mot olagligt, skadligt eller obehörigt tillträde till eller en olaglig, skadlig eller obehörig radering, ändring eller förflyttning av dokument, filer, metadata och etapper i förfarandet.

b) De ska vara utrustade med system för fysiskt skydd mot intrång och miljöolyckor samt med ett programvarubaserat skydd mot it-attacker.

c) De ska på olika sätt förhindra otillåtna ändringar och innehålla integritetsmekanismer som gör det möjligt att kontrollera om ett dokument har ändrats med tiden.

d) De ska innehålla en verifieringskedja för varje väsentlig etapp i förfarandet.

e) De ska skydda lagrade uppgifter i en miljö som är säker sett till både fysiska och programvarubaserade egenskaper, i enlighet med b.

f) De ska innehålla tillförlitliga förfaranden för formatkonvertering och förflyttning av data, så att dokument är läsbara och tillgängliga under hela den föreskrivna lagringsperioden.

g) De ska innefatta en tillräckligt detaljerad och aktuell funktionsdokumentation och teknisk dokumentation avseende användningen av systemet och dess egenskaper, och denna dokumentation ska alltid vara tillgänglig för de organisationsenheter som ansvarar för de funktionella och tekniska specifikationerna.

Artikel 8

Skydd av personuppgifter

Bestämmelserna i den här förordningen ska gälla utan att det påverkar tillämpningen av förordningarna (EG) nr 45/2001 och (EG) nr 1049/2001, direktiv 95/46/EG och 2002/58/EG och de bestämmelser som antagits i enlighet med de rättsakterna.

KAPITEL IV

SLUTBESTÄMMELSE

Artikel 9

Ikraftträdande

Denna förordning träder i kraft den sjunde dagen efter det att den har offentliggjorts i Europeiska unionens officiella tidning.

Denna förordning är till alla delar bindande och direkt tillämplig i alla medlemsstater.

Utfärdad i Bryssel den 31 augusti 2009.

På kommissionens vägnar

Mariann Fischer Boel

Ledamot av kommissionen

[1] EUT L 42, 14.2.2006, s. 1.

[2] EUT L 265, 26.9.2006, s. 1.

[3] EUT L 299, 16.11.2007, s. 1.

[4] EUT L 3, 5.1.2008, s. 1.

[5] EUT L 30, 31.1.2009, s. 16.

[6] EGT L 281, 23.11.1995, s. 31.

[7] EGT L 201, 31.7.2002, s. 37.

[8] EGT L 145, 31.5.2001, s. 43.

[9] EGT L 8, 12.1.2001, s. 1.

--------------------------------------------------