BIJLAGE

1.   TECHNISCH CONCEPT BETREFFENDE GEGEVENSEIGENDOM

Ten aanzien van de relatie tussen enerzijds de lidstaat die verantwoordelijk is voor de invoer van gegevens in het VIS en anderzijds die gegevens is het technische concept betreffende gegevenseigendom van toepassing.

De eigenaar van de gegevens wordt aangegeven door de identificatiecode van de verantwoordelijke lidstaat toe te voegen aan de gegevens in het visumaanvraagdossier.

De eigenaar van een visumaanvraag en van de daarop betrekking hebbende beslissingen van de visumautoriteiten wordt in het VIS geregistreerd bij de aanmaak van het aanvraagdossier dan wel de invoer van een daarop betrekking hebbende beslissing in het VIS, en kan daarna niet meer worden gewijzigd.

2.   INVOER VAN GEGEVENS EN KOPPELING VAN AANVRAGEN

2.1.   Invoer van gegevens bij de aanvraag

Wanneer een aanvraag wordt ingediend bij de autoriteit van een lidstaat die een andere lidstaat vertegenwoordigt, wordt bij de invoer van de gegevens in het VIS en de daaropvolgende communicatie over het desbetreffende aanvraagdossier de identificatiecode van de vertegenwoordigde lidstaat opgegeven. Deze identificatiecode wordt opgeslagen als het attribuut „represented User” uit dezelfde codetabel als de lidstaat die de gegevens in het VIS invoert.

Alle aanvraagdossiers die overeenkomstig artikel 8, lid 4, van de VIS-verordening zijn gekoppeld, hebben dezelfde lidstaat als eigenaar.

Wanneer een lidstaat vingerafdrukken kopieert uit een in het VIS geregistreerd aanvraagdossier, wordt hij eigenaar van het nieuwe aanvraagdossier waarin de vingerafdrukken worden gekopieerd.

2.2.   Invoer van gegevens na de aanvraag

Wanneer een beslissing tot afgifte van een visum, tot afbreking van de behandeling van een visumaanvraag, tot weigering van een visum, tot nietigverklaring of intrekking van een visum of tot verkorting of verlenging van de geldigheidsduur ervan overeenkomstig de artikelen 10 tot en met 14 van de VIS-verordening, wordt genomen door een lidstaat die een andere lidstaat vertegenwoordigt, omvatten de gegevens die in het VIS worden opgenomen ook de identificatiecode van de vertegenwoordigde lidstaat. Deze identificatiecode is afkomstig uit dezelfde codetabel als de lidstaat die de gegevens in het VIS invoert.

Beslissingen tot afgifte van een visum, tot verlenging van de geldigheidsduur van een visum met een nieuwe visumsticker en tot verkorting van de geldigheidsduur van een visum met een nieuwe visumsticker worden in het VIS ingevoerd met vermelding van de gegevens van de visumsticker, met dezelfde lidstaat als eigenaar.

Het nummer van de in het VIS in te voeren visumsticker overeenkomstig artikel 10, lid 1, onder e), van de VIS-verordening dient te voldoen aan Verordening (EG) nr. 856/2008 van de Raad (1), dat wil zeggen een 9-cijferig nationaal visumstickernummer gevolgd door de drielettercode van de lidstaat van afgifte (2), inclusief eventuele voorafgaande nullen tot het maximum van 9 cijfers voor het nationale visumstickernummer.

2.3.   Koppeling van aanvragen

2.3.1.   Koppeling van aanvragen indien een eerdere aanvraag is geregistreerd

Slechts de lidstaat die eigenaar is van het aanvraagdossier mag een koppeling tot stand brengen met één of meer andere aanvraagdossiers betreffende dezelfde aanvrager, dan wel ter correctie een koppeling verwijderen, zulks overeenkomstig artikel 8, lid 3, van de VIS-verordening.

De vingerafdrukken van de aanvrager worden uit de gekoppelde aanvraag gekopieerd naar de nieuwe aanvraag, maar uitsluitend wanneer de vingerafdrukken minder dan 59 maanden oud zijn. Indien vingerafdrukken die niet ouder zijn dan 59 maanden in een aanvraagdossier gekopieerd zijn uit een eerder aanvraagdossier, mag de koppeling tussen de aanvraagdossiers niet worden verwijderd.

2.3.2.   Koppeling van aanvragen van samen reizende personen

Voor het koppelen van aanvraagdossiers van personen die samen reizen, overeenkomstig artikel 8, lid 4, van de VIS-verordening, worden de aanvraagnummers in het VIS ingevoerd samen met de juiste waarde voor de soort groep, dat wil zeggen gezinsleden of andere reizigers. Alleen de lidstaat die eigenaar is van het aanvraagdossier of de aanvraagdossiers van de afzonderlijke aanvragers binnen een groep kan een groep creëren of, ter correctie, een koppeling tussen de groepsleden verwijderen.

2.4.   Procedures wanneer bepaalde gegevens om wettelijke redenen niet vereist zijn of feitelijk niet kunnen worden verstrekt

Overeenkomstig artikel 8, punt 5, van de VIS-verordening wordt in de tekstvelden met de hand „niet van toepassing” vermeld of, indien beschikbaar, wordt deze waarde uit een codetabel geselecteerd. Indien het gegevensveld uit meer dan één onderdeel bestaat, wordt deze vermelding in elk daarvan aangebracht.

Voor het geval dat vingerafdrukken niet vereist zijn of feitelijk niet kunnen worden verstrekt, worden overeenkomstig artikel 8, lid 5, van de VIS-verordening de volgende twee Booleaanse velden in het VIS geïmplementeerd:

—	„fingerprintsNotRequired”;

—	„fingerprintsNotApplicable”.

De waarde van deze velden wordt ingesteld volgens de onderstaande tabel, die in de volgende drie mogelijke situaties voorziet:

—	vingerafdrukken dienen te worden verstrekt;

—	vingerafdrukken zijn om wettelijke redenen niet vereist;

—	vingerafdrukken kunnen feitelijk niet worden verstrekt.

Veld in het VIS	Vingerafdrukken dienen te worden verstrekt	Vingerafdrukken zijn om wettelijke redenen niet vereist	Vingerafdrukken kunnen feitelijk niet worden verstrekt
„fingerprintsNotRequired”	FALSE	TRUE	FALSE
„fingerprintsNotApplicable”	FALSE	TRUE	TRUE

Daarnaast wordt in het vrije tekstveld „ReasonForFingerprintNotApplicable” de eigenlijke reden van het niet van toepassing zijn vermeld.

Wanneer een lidstaat overeenkomstig artikel 48, lid 3, van de VIS-verordening slechts de in artikel 5, lid 1, onder a) en b), van die verordening bedoelde gegevens doorgeeft, wordt de afwezigheid van de in artikel 5, lid 1, onder c), bedoelde gegevens aangegeven door de vermelding „niet van toepassing”, aangevuld met een verwijzing naar artikel 48, lid 3, van de VIS-verordening in het vrije tekstveld, waarmee wordt aangegeven dat verstrekking van die gegevens om wettelijke redenen niet vereist is. De desbetreffende velden moeten als volgt worden ingevuld: „FingerprintsNotRequired” TRUE en „FingerprintsNotApplicable” TRUE.

3.   TOEGANG TOT GEGEVENS

Er kan worden gezocht en gegevens kunnen worden opgevraagd aan de hand van de datum van een asielaanvraag voor de doeleinden bedoeld in artikel 21, lid 2, van de VIS-verordening. Daarnaast kunnen, uitsluitend voor de in punt 2.3.2 bedoelde groepen van reizigers die tot één gezin behoren (echtgenoten en/of kinderen), aanvragen worden opgevraagd die overeenkomstig artikel 8, lid 4, van de VIS-verordening zijn gekoppeld.

4.   WIJZIGING, VERWIJDERING EN VERVROEGDE VERWIJDERING VAN GEGEVENS OVEREENKOMSTIG ARTIKEL 24 VAN DE VIS-VERORDENING

De volgende in het VIS geregistreerde gegevens kunnen niet worden gewijzigd:

—	het nummer van de aanvraag;

—	het nummer van de visumsticker;

—	de aard van de beslissing;

—	de vertegenwoordigde lidstaat (indien van toepassing);

—	de lidstaat die de gegevens in het VIS heeft ingevoerd.

Indien de bovenstaande gegevens moeten worden gecorrigeerd, wordt het aanvraagdossier of de gegevens betreffende beslissingen van de visumautoriteiten verwijderd en wordt een nieuw dossier gecreëerd. Slechts de lidstaat die eigenaar is van de gegevens in het aanvraagdossier kan het dossier verwijderen.

5.   REGISTRATIE VAN GEGEVENSVERWERKENDE HANDELINGEN EN TOEGANG TOT DE GEREGISTREERDE INFORMATIE

5.1.   Registratie van gegevensverwerkende handelingen

Elke gegevensverwerkende handeling in het VIS wordt in het register opgenomen in de vorm van een veld „TypeOfAction”, met inbegrip van het doel van de toegang, zulks overeenkomstig artikel 34, lid 1, van de VIS-verordening.

Bij de registratie wordt het tijdstip vermeld waarop de registratie geschiedt. Aan de hand van deze tijdsvermelding worden later de te verwijderen registraties geïdentificeerd.

Voor alle gegevensverwerkende handelingen wordt de autoriteit die de gegevens invoert of opvraagt, geregistreerd. De gebruiker en het centrale VIS worden in het register gespecificeerd als zender of ontvanger.

In het register worden geen andere operationele gegevens opgenomen dan de autoriteit die de gegevens invoert of opvraagt en het visumaanvraagnummer. Overeenkomstig artikel 34, lid 1, van de VIS-verordening worden het soort toegezonden gegevens en het soort bij het zoeken gebruikte gegevens opgeslagen.

Wanneer in het VIS registraties worden aangetroffen, als bedoeld in artikel 34, lid 2, van de VIS-verordening, waarbij het veld „TypeOfAction” de vermelding „Delete Application” of „Automatic Deletion” bevat, berekent het VIS of na het verstrijken van de bewaringstermijn bedoeld in artikel 23, lid 1, van de VIS-verordening één jaar is verlopen, waarna het VIS de registratie verwijdert indien dat het geval is. Alle registraties van gegevensverwerkende handelingen met hetzelfde aanvraagnummer worden tegelijkertijd verwijderd overeenkomstig artikel 34, lid 2, van de VIS-verordening, tenzij die registraties voor reeds aangevangen controleprocedures noodzakelijk zijn.

Registraties van gegevensverwerkende handelingen mogen niet worden gewijzigd of verwijderd totdat één jaar is verlopen na het verstrijken van de in artikel 23, lid 1, van de VIS-verordening bedoelde bewaringstermijn.

5.2.   Toegang tot de registratie van gegevensverwerkende handelingen

De toegang tot registraties die door de beheersautoriteit overeenkomstig artikel 34, lid 1, van de VIS-verordening worden bijgehouden, wordt beperkt tot daartoe gemachtigde ambtenaren van het VIS en de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming. Deze bepaling is van overeenkomstige toepassing op de registratie van de toegang tot registraties.

---

(1)  PB L 235 van 2.9.2008, blz. 1.

(2)  Behalve voor Duitsland: de landcode van Duitsland is „D”.