Regras relativas ao acesso aos documentos da Europol

(2007/C 72/17)

O CONSELHO DE ADMINISTRAÇÃO DA EUROPOL,

Tendo em conta a Convenção Europol e, nomeadamente, o seu artigo 32.o A,

Tendo em conta a proposta do Director da Europol,

Considerando que:

(1) Nos termos do artigo 32.o A da Convenção Europol, sob proposta do Director da Europol, o Conselho de Administração aprova, por maioria de dois terços dos seus membros, as regras relativas ao acesso aos documentos da Europol por parte dos cidadãos da União e das pessoas singulares ou colectivas que residam ou tenham a sua sede no território de um Estado-Membro, tendo em conta os princípios e os limites definidos no regulamento do Parlamento Europeu e do Conselho relativo ao acesso do público aos documentos do Parlamento Europeu, do Conselho e da Comissão, aprovado com base no artigo 255.o do Tratado que institui a Comunidade Europeia.

(2) O Tratado da União Europeia (a seguir designado "Tratado UE") consagra a noção de abertura no segundo parágrafo do artigo 1.o, nos termos do qual o Tratado assinala uma nova etapa no processo de criação de uma união cada vez mais estreita entre os povos da Europa, em que as decisões serão tomadas de uma forma tão aberta quanto possível e ao nível mais próximo possível dos cidadãos.

(3) Esta abertura permite assegurar uma melhor participação dos cidadãos no processo de decisão e garantir uma maior legitimidade, eficácia e responsabilidade da Administração perante os cidadãos num sistema democrático. A abertura contribui para o reforço dos princípios da democracia e do respeito dos direitos fundamentais consagrados no artigo 6.o do Tratado UE, no artigo 255.o do Tratado que institui a Comunidade Europeia (a seguir designado "Tratado CE") e no artigo 42.o da Carta dos Direitos Fundamentais da União Europeia.

(4) Nos termos do n.o 1 do artigo 41.o do Tratado UE, o direito de acesso é igualmente aplicável no que respeita aos documentos relativos à cooperação policial e judiciária em matéria penal.

(5) O Regulamento (CE) n.o 1049/2001 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 30 de Maio de 2001, relativo ao acesso do público aos documentos do Parlamento Europeu, do Conselho e da Comissão [1] (a seguir designado "Regulamento (CE) n.o 1049/2001") define os princípios, as condições e os limites que regem o direito de acesso aos documentos do Parlamento Europeu, do Conselho e da Comissão. O artigo 32.o A da Convenção Europol tem em conta os princípios e limites definidos neste Regulamento.

(6) Em princípio, todos os documentos deverão ser acessíveis ao público. No entanto, determinados interesses públicos e privados devem ser protegidos através de excepções. A Europol deve poder, se necessário, salvaguardar a sua capacidade de desempenhar as suas funções.

(7) A fim de assegurar plenamente o respeito do direito de acesso, é necessário estabelecer um procedimento administrativo em duas fases, com possibilidade adicional de queixa ao Provedor de Justiça Europeu.

(8) A presente regulamentação não prejudica o artigo 19.o da Convenção Europol sobre o direito de acesso aos dados.

ADOPTOU A PRESENTE REGULAMENTAÇÃO:

Artigo 1.o

Definições

Para os efeitos da presente regulamentação, entende-se por:

(a) "Documento Europol "ou "documento", qualquer conteúdo, seja qual for o seu suporte (documento escrito em suporte de papel ou electrónico, registo sonoro, visual ou audiovisual) sobre assuntos relativos às políticas, acções e decisões da competência da Europol;

(b) "Terceiros", qualquer pessoa singular ou colectiva ou qualquer entidade exterior à Europol, incluindo os Estados-Membros, outras instituições, órgãos ou agências da União Europeia, as organizações internacionais e os Estados terceiros;

(c) "Documentos classificados da Europol", documentos a que foi atribuído um dos seguintes níveis de classificação: "Europol RESERVADO", "Europol CONFIDENCIAL", "Europol SECRETO "ou "Europol MUITO SECRETO", nos termos da regulamentação em matéria de protecção do sigilo das informações da Europol.

Artigo 2.o

Objectivo

A presente regulamentação tem por objectivo:

(a) Definir os princípios, as condições e os limites que, por razões de interesse público ou privado, regem o direito de acesso aos documentos da Europol, de modo a que o acesso aos documentos seja o mais amplo possível;

(b) Estabelecer normas que garantam que o exercício deste direito seja o mais fácil possível; e

(c) Promover boas práticas administrativas em matéria de acesso aos documentos.

Artigo 3.o

Beneficiários e âmbito de aplicação

1. Todos os cidadãos da União e todas as pessoas singulares ou colectivas que residam ou tenham a sua sede social num Estado-Membro têm direito de acesso aos documentos do Europol, sob reserva dos princípios, condições e limites estabelecidos na presente regulamentação.

2. A Europol pode conceder acesso aos documentos, sob reserva dos mesmos princípios, condições e limites, a qualquer pessoa singular ou colectiva que não resida ou não tenha a sua sede social num Estado-Membro.

3. A presente regulamentação é aplicável a todos os documentos na posse da Europol, ou seja, aos documentos elaborados ou recebidos pela Europol que se encontrem na sua posse, em todos os domínios de actividade da Europol.

4. As pessoas que solicitam especificamente o acesso a dados que lhes dizem exclusivamente respeito não são abrangidas pela presente regulamentação. Nesses casos é aplicável o procedimento previsto no artigo 19.o da Convenção Europol.

5. Sem prejuízo do estabelecido no artigo 4.o, os documentos serão acessíveis ao público, quer mediante pedido por escrito, quer directamente por via electrónica, nos termos do artigo 11.o.

Artigo 4.o

Excepções

1. A Europol recusará o acesso aos documentos cuja divulgação pudesse prejudicar a protecção:

(a) Do interesse público, no que respeita:

- à segurança pública,

- ao desempenho adequado das funções da Europol,

- aos inquéritos e actividades operacionais de terceiros,

- à defesa e às questões militares,

- às relações internacionais,

- à política financeira, monetária ou económica da Comunidade ou de um Estado-Membro;

(b) Da vida privada e da integridade do indivíduo.

2. A Europol recusará o acesso aos documentos cuja divulgação pudesse prejudicar a protecção de:

- interesses comerciais das pessoas singulares ou colectivas, incluindo a propriedade intelectual,

- processos judiciais e consultas jurídicas,

- objectivos de outras actividades de inspecção, inquérito e auditoria, além das referidas no n.o 1, alínea a),

excepto quando um interesse público superior imponha a divulgação.

3. O acesso a documentos, elaborados pela Interpol para uso interno ou por ela recebidos, relacionados com uma matéria sobre a qual a Europol não tenha decidido, será recusado, caso a sua divulgação pudesse prejudicar gravemente o processo decisório da Europol, excepto quando um interesse público superior imponha a divulgação.

O acesso a documentos que contenham pareceres para uso interno, como parte de deliberações e de consultas preliminares na Europol, será recusado mesmo após ter sido tomada a decisão, caso a sua divulgação pudesse prejudicar gravemente o processo decisório da Europol, excepto quando um interesse público superior imponha a divulgação.

4. No que diz respeito a documentos emanados na totalidade ou em parte de terceiros, a Europol consultará os terceiros em causa tendo em vista avaliar se qualquer das excepções previstas nos n.os 1, 2 ou 3 é aplicável. No caso de um documento emanado de um Estado-Membro ou de um Estado terceiro ou organização com o qual a Europol celebrou um acordo de cooperação, a Europol não divulgará o documento sem o consentimento escrito do Estado-Membro, Estado terceiro ou organização em causa.

5. Quando só algumas partes do documento pedido forem abrangidas por qualquer das excepções, as restantes partes do documento serão divulgadas.

6. As excepções previstas nos n.os 1 a 3 só são aplicáveis durante o período em que a protecção se justifique com base no conteúdo do documento. As excepções podem ser aplicadas, no máximo, durante 30 anos. No que se refere aos documentos abrangidos pelas excepções relativas à vida privada e à integridade do indivíduo ou a interesses comerciais e aos documentos classificados da Europol, as excepções podem, se necessário, ser aplicáveis após aquele período.

Artigo 5.o

Documentos da Europol nos Estados-Membros e nos Estados terceiros ou organizações com os quais a Europol celebrou um acordo de cooperação

Sempre que um Estado-Membro ou um Estado terceiro ou organização com o qual a Europol tenha celebrado um acordo de cooperação receba um pedido de acesso a um documento emanado da Europol que esteja na sua posse, a Europol tomará as medidas adequadas para que esses terceiros consultem a Europol, a fim de tomar uma decisão que não prejudique a realização dos objectivos da presente regulamentação. A Europol tomará também as medidas adequadas para que os Estados terceiros ou organizações com os quais a Europol tenha celebrado um acordo de cooperação não divulguem o documento sem o consentimento escrito da Europol. A Europol assegurará que esta obrigação seja reflectida nos acordos de cooperação celebrados entre a Europol e Estados terceiros e organizações.

O Estado-Membro pode, em alternativa, remeter o pedido para a Europol.

Artigo 6.o

Pedidos

1. Os pedidos de acesso a documentos devem ser apresentados sob qualquer forma escrita, na qual se incluem os pedidos sob forma electrónica, numa das línguas referidas no n.o 1 do artigo 33.o da Convenção Europol e de forma suficientemente precisa para que a Europol possa identificar os documentos. O requerente não é obrigado a declarar as razões do pedido.

2. Se o pedido não for suficientemente preciso, a Europol solicitará ao requerente que lhe forneça informações adicionais que permitam identificar os documentos solicitados; o prazo de resposta estabelecido no artigo 7.o só começará a contar a partir da data de recepção pela Europol dessas informações adicionais.

3. No caso do pedido de um documento muito extenso ou de um elevado número de documentos, a Europol poderá concertar-se informalmente com o requerente tendo em vista encontrar uma solução equitativa.

4. A Europol deve prestar informações e assistência aos cidadãos sobre como e onde podem apresentar os pedidos de acesso a documentos. Serão disponibilizadas orientações no sítio Internet da Europol.

Artigo 7.o

Processamento dos pedidos iniciais

1. Os pedidos de acesso a quaisquer documentos devem ser prontamente tratados. Será enviado ao requerente um aviso de recepção. No prazo de 30 dias úteis a contar da data de registo do pedido, a Europol concederá acesso ao documento solicitado e facultará, dentro do mesmo prazo, o acesso ao mesmo nos termos do artigo 10.o ou, mediante resposta por escrito, indicará os motivos pelos quais recusa total ou parcialmente o acesso e informará o requerente do seu direito de reclamar mediante pedido confirmativo ao abrigo do n.o 3 do presente artigo.

2. A título excepcional, por exemplo no caso do pedido de um documento muito extenso ou de um elevado número de documentos, o prazo previsto no n.o 1 pode ser prorrogado por 30 dias úteis, mediante informação prévia do requerente e fundamentação circunstanciada.

3. No caso de recusa total ou parcial, o requerente pode dirigir à Europol, no prazo de 30 dias úteis a contar da data de recepção da resposta da Europol, um pedido confirmativo no sentido de esta rever a sua posição.

4. A falta de resposta da Europol no prazo prescrito dá ao requerente o direito de reclamar mediante pedido confirmativo.

Artigo 8.o

Processamento dos pedidos confirmativos

1. Os pedidos confirmativos devem ser prontamente tratados. No prazo de 30 dias úteis a contar da data de registo do pedido, a instituição concederá acesso ao documento solicitado e facultará, dentro do mesmo prazo, o acesso ao mesmo nos termos do artigo 10.o ou, mediante resposta por escrito, indicará os motivos pelos quais recusa total ou parcialmente o acesso.

2. A título excepcional, por exemplo no caso do pedido de um documento muito extenso ou de um elevado número de documentos, o prazo previsto no n.o 1 pode ser prorrogado por 30 dias úteis, mediante informação prévia do requerente e fundamentação circunstanciada.

Artigo 9.o

Documentos classificados da Europol

1. Os pedidos de acesso a documentos classificados da Europol no âmbito dos procedimentos previstos nos artigos 7.o e 8.o serão tratados exclusivamente por pessoas da Europol autorizadas a tomar conhecimento do conteúdo desses documentos, nos termos do disposto no Manual de Segurança da Europol.

2. Os documentos classificados da Europol não serão automaticamente objecto de uma recusa de acesso. Cada um dos documentos classificados será examinado, para verificar se é aplicável alguma das excepções previstas no artigo 4.o. Os documentos classificados não serão divulgados a menos que tenham sido desclassificados, nos termos do artigo 10.o da Regulamentação em matéria de protecção do sigilo das informações da Europol. O acesso a documentos classificados de terceiros será sujeito ao mecanismo de consulta previsto no n.o 4 do artigo 4.o.

3. Quando a Europol decida recusar total ou parcialmente o acesso a um documento classificado, deve fundamentar essa decisão de forma que não prejudique os interesses protegidos ao abrigo do artigo 4.o.

Artigo 10.o

Acesso na sequência de um pedido

1. O acesso aos documentos pode ser exercido mediante emissão de uma cópia, incluindo, quando exista, uma cópia electrónica, segundo a preferência do requerente. As cópias de menos de 20 páginas A4 e o acesso directo sob forma electrónica ou através de registo serão gratuitos. Nos outros casos, será cobrado ao requerente o custo real de produção e envio das cópias.

2. Se um documento já tiver sido divulgado pela Europol ou pelo terceiro em causa e for facilmente acessível pelo requerente, a Europol poderá cumprir a sua obrigação de possibilitar o acesso aos documentos informando o requerente sobre a forma de obter o documento solicitado.

3. Os documentos serão fornecidos numa versão e num formato existentes (inclusive em formato electrónico ou outro formato alternativo, tal como Braille, letras grandes ou banda magnética) e numa das versões linguísticas disponíveis, segundo a preferência do requerente.

Artigo 11.o

Acesso directo sob forma electrónica

1. A Europol fornecerá acesso a um registo de documentos acessíveis ao público e, tanto quanto possível, tornará os documentos directamente acessíveis sob forma electrónica.

2. Em especial, os documentos legislativos, ou seja os documentos elaborados ou recebidos no âmbito de procedimentos tendo em vista a aprovação de actos juridicamente vinculativos, deverão ser tornados directamente acessíveis, sem prejuízo do disposto no artigo 4.o.

Artigo 12.o

Execução

A execução da presente regulamentação estará sujeita a uma decisão do Director da Europol, que determinará, nomeadamente, a intervenção dos órgãos da Europol no tratamento dos pedidos de acesso do público a estes documentos.

Artigo 13.o

Informação

A Europol tomará as medidas necessárias para informar o público dos direitos de que este beneficia ao abrigo da presente regulamentação.

Artigo 14.o

Reprodução dos documentos

A presente regulamentação aplica-se sem prejuízo das normas em vigor em matéria de direitos de autor que possam limitar o direito de terceiros reproduzirem ou explorarem os documentos divulgados.

Artigo 15.o

Entrada em vigor

A presente regulamentação entra em vigor em 19 de Abril de 2007.

Feito na Haia em 20 de Março de 2007.

Hans-Jürgen Förster

Presidente do Conselho de Administração

[1] JO L 145 de 31.5.2001, p. 43

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