Rakkomandazzjoni tal-Kunsill

ta' l- 14 ta' Novembru 2005

dwar azzjonijiet ta' prijorità biex tiżdied il-kooperazzjoni fil-qasam ta' l-arkivji fl-Ewropa

(2005/835/KE)

IL-KUNSILL TA' L-UNJONI EWROPEA,

Wara li kkunsidra t-Trattat li jistabbilixxi l-Komunità Ewropea, u b'mod partikolari t-tieni inċiż ta' l-Artikolu 151(5) tiegħu;

Wara li kkunsidra l-proposta mill-Kummissjoni,

Billi:

(1) Bħala riżultat tar-Riżoluzzjoni tal-Kunsill u tal-laqgħa tal-Ministri tal-Kultura fi ħdan il-Kunsill fl- 14 ta' Novembru 1991 dwar arranġamenti fir-rigward ta' l-arkivji [1] u Konklużjonijiet tal-Kunsill tas- 17 ta' Ġunju 1994 fir-rigward ta' kooperazzjoni akbar fil-qasam ta' l-arkivji [2] sar progress inizjali lejn kooperazzjoni akbar bejn l-Istati Membri fil-qasam ta' l-arkivji.

(2) Ir-Riżoluzzjoni tal-Kunsill tas- 6 ta' Mejju 2003 dwar l-arkivji fl-Istati Membri [3] saħqet dwar l-importanza ta' l-arkivji għall-fehim ta' l-istorja u l-kultura ta' l-Ewropa u għall- funzjonament demokratiku tas-soċjetà fi ħdan il-qafas tat-tkabbir ta' l-Unjoni fl- 1 ta' Mejju 2004.

(3) Saru fora multi-dixxiplinarji, fi ħdan qafas Komunitarju, dwar il-problemi involuti fl-amministrazzjoni, iż-żamma, il-konservazzjoni u l-irkupru ta' data li tista' tinqara b'magna, bil-parteċipazzjoni ta’ amministrazzjonijiet pubbliċi u servizzi ta’ l-arkivji nazzjonali, kif ukoll ta’ rappreżentanti mill-oqsma ta’ l-industrija u tar-riċerka.

(4) Ir-Riżoluzzjoni tal-Kunsill tas- 6 ta' Mejju 2003 ssottolinjat il-ħtieġa għal żvilupp ulterjuri ta' applikazzjonijiet u soluzzjonijiet tat-teknoloġija ta' l-informazzjoni u tal-komunikazzjoni fil-qasam ta' l-arkivji.

(5) Il-Kummissjoni tissottolinja x-xogħol li sar mill-istituzzjonijiet ta' l-Unjoni fil-qasam speċifiku ta' l-arkivji tal-films fl-Ewropa, li jinkludu r-Riżoluzzjoni tal-Kunsill ta' l- 24 ta' Novembru 2003 [4] dwar id-depożitu ta' xogħolijiet ċinematigrafiċi fl-Unjoni Ewropea u r-Rakkomandazzjoni tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill dwar il-wirt tal-films u l-kompetittività ta' attivitajiet industrijali relatati li ser jiġu adottati qabel l-aħħar ta' l-2005.

(6) Fir-Riżoluzzjoni tiegħu tas- 6 ta' Mejju 2003 l-Kunsill stieden ukoll lill-Kummissjoni biex tissottometti rapport dwar is-sitwazzjoni attwali u l-iżvilupp futur ta' l-arkivji fl-Unjoni mkabbra. Ir-"Rapport dwar l-arkivji fl-Unjoni Ewropea mkabbra", li ġie mfassal minn grupp ta' esperti mill-Istati Membri u adottat fi Frar 2005 [5], huwa bażi soda għal żvilupp ulterjuri ta' l-arkivji fl-Ewropa. Huwa jinkludi, fuq talba tal-Kunsill, proposti għal azzjonijiet u linji gwida prattiċi maħsuba biex tiżdied il-kooperazzjoni fuq livell Ewropew fl-qasam ta' l-arkivji.

B’DAN JIRRAKKOMANDA:

A. Grupp Ewropew dwar l-Arkivji, li jinkludi esperti maħtura mill-Istati Membri u l-istituzzjonijiet ta' l-Unjoni, għandu jiżgura kooperazzjoni u koordinazzjoni dwar kwistjonijiet ġenerali relatati ma' l-arkivji u segwitu tax-xogħol imsemmi fir-"Rapport dwar l-arkivji fl-Unjoni Ewropea mkabbra" ta' Frar 2005, u b'mod partikolari l-miżuri ta' prijorità msemmija fil-punt B ta' din ir-Rakkommandazzjoni. Fejn u meta xieraq, il-Grupp Ewropew dwar l-Arkivji għandu wkoll jikkoopera ma' networks oħra Ewropej rilevanti bħall-Grupp Nazzjonali tar-Rappreżentanti dwar id-Diġitizzazzjoni u l-Uffiċju Ewropew tal-Librerija, l-Informazzjoni u d-Dokumentazzjoni (EBLIDA).

B. Il-miżuri li ġejjin fil-qasam ta' l-arkivji:

(1) Il-konservazzjoni u l-prevenzjoni ta' ħsara lill-arkivji fl-Ewropa:

- żvilupp ta' pjan ta' azzjoni mudell mill-Grupp Ewropew dwar l-Arkivji biex jippromwovi miżuri ta' prevenzjoni ta' ħsara għal dokumenti u arkivji fil-kuntest ta' katastrofi naturali u inċidenti oħra ta' ħsara.

- promozzjoni mill-Grupp Ewropew dwar l-Arkivji ta' azzjonijiet fil-Komunità kollha għall-konservazzjoni u r-restawr ta' dokumenti u arkivji li saritilhom il-ħsara.

- stabbiliment u promozzjoni, mis-servizzi ta' l-arkivji nazzjonali ta' l-Istati Membri u s-servizzi ta' l-arkivji ta' l-istituzzjonijiet ta' l-Unjoni, ta' standards u speċifikazzjonijiet għall-kostruzzjoni ta' stabbilimenti ġodda mibnija għall-finijiet ta' l-arkivji.

(2) Rinfurzar ta' kooperazzjoni Ewropea interdixxiplinari dwar dokumenti u arkivji elettroniċi li għandhom jiġu żviluppati aktar, li jinkludi fi ħdan il-qafas tal-Pjan ta' Ħidma għall-Kultura tal-Kunsill, b'mod partikolari fir-rigward tal-koordinazzjoni tad-diġitalizzazzjoni [6]:

- tiżdied il-kooperazzjoni dwar is-salvagwardja ta’ l-awtentiċità, il-konservazzjoni għal żmien twil, u l-possibbiltà ta’ aċċess għal dokumenti u arkivji elettroniċi, b’mod partikolari billi jiġu aġġornati u estiżi l-ħtiġiet attwali għall-istabbiliment ta’ sistemi ta' amministrazzjoni ta’ dokumenti u arkivji eletrroniċi, bħal ma hi l-MoReq (Ħtiġiet-mudell għal sistemi ta' amministrazzjoni ta' dokumenti u arkivji elettroniċi), li jippromwovu amministrazzjoni pubblika aħjar u billi jkomplu jorganizzaw fora [7] dwar dokumenti u arkivji elettroniċi.

(3) Stabbiliment u żamma ta' Portal fuq l-Internet għal dokumenti u arkivji fl-Ewropa bħala prijorità:

- provvista, permezz tas-servizzi ta' l-arkivji nazzjonali ta' l-Istati Membri u tas-servizzi ta' l-arkivji ta' l-istituzzjonijiet ta' l-Unjoni, ta' Portal fuq l-Internet li għandu jagħti aċċess eħfef u trans-konfini għal dokumenti u arkivji ta' l-Istati Membri u l-istituzzjonijiet ta' l-Unjoni. Dak il-Portal fuq l-Internet jista' jiġi ospitat, jew fuq wieħed mis-servers tal-kompjuter ta' l-Unjoni Ewropea jew mis-servizz ta' l-arkivji nazzjonali ta' wieħed mill-Istati Membri.

(4) Promozzjoni ta' l-aħjar prattika fir-rigward tal-liġi nazzjonali u Ewropea dwar il-ġestjoni ta', u l-aċċess għal, dokumenti u arkivji; is-servizzi ta' l-arkivji nazzjonali ta' l-Istati Membri u s-servizzi ta' l-arkivji ta' l-istituzzjonijiet ta' l-Unjoni għandhom:

- jimmonitoraw abbozz ġdid ta' leġislazzjoni f'dak il-qasam li għandu jidħol fis-seħħ fi kwalunkwe Stat Membru, bil-għan li jiġu identifikati l-aħjar prattiċi speċjalment fir-rigward tal-ħtiġiet għall-amministrazzjoni ta' u l-aċċess għal dokumenti u arkivji.

- jagħqdu d-data dwar leġislazzjoni dwar l-arkivji u liġijiet oħra relatati fuq livell nazzjonali u Komunitarju u jiffaċilitaw il-konsultazzjoni tagħhom billi jistabbilixxu database biex jinkoraġġixxu d-disseminazzjoni ta' dik il-leġislazzjoni. Dik id-database tista' tiġi ospitata, jew fuq wieħed mis-servers tal-kompjuter ta' l-Unjoni Ewropea jew mis-servizz ta' l-arkivji nazzjonali ta' Stati Membru. Ikun tajjeb li wieħed jieħu kont tax-xogħol imwettaq fil-qafas tal-proġett Ewropew tad-data legali, promoss mill-fergħa Ewropea tal-Kunsill Internazzjonali ta' l-Arkivji, EURBICA, kif indikat fir-"Rapport dwar l-Arkivji fl-Unjoni Ewropea mkabbra" (azzjoni ta' prijorità 4.2).

(5) Adozzjoni ta' miżuri għall-prevenzjoni ta' serq ta' dokumenti ta' l-arkivji:

- żvilupp ta' pjan ta' azzjoni u ta' linji gwida komuni mis-servizzi ta' l-arkivji nazzjonali ta' l-Istati Membri li jippermettu l-iskambju ta' informazzjoni u l-aħjar prattiki għall-ġlieda kontra s-serq ta' dokumenti ta' l-arkivji u għall-faċilitazzjoni ta' l-irkupru ta' dokumenti misruqa.

Ċ. L-Istati Membri u l-istituzzjonijiet ta' l-Unjoni għandhom flimken jippromwovu l-implimentazzjoni tal-miżuri ta' prijorità identifikati fir-"Rapport dwar l-arkivji fl-Unjoni Ewropea mkabbra" ta' Frar 2005 u msemmija fil-punt B ta' din ir-Rakkommandazzjoni. l-implimentazzjoni ta' miżuri ta' prijorità ser tieħu kont tax-xogħol tal-gruppi stabbiliti fil-qafas ta' l-EBNA (Bord Ewropew ta' l-Arkivisti Nazzjonali), b'mod partikolari fir-rigward ta' kooperazzjoni fl-oqsma tas-sigurtà u l-konservazzjoni ta' l-arkivji u ta' l-introduzzjoni ta' portal Ewropew għall- aċċess għall-informazzjoni. L-adozzjoni ta' din ir-Rakkomandazzjoni u l-implimentazzjoni ta' dawn il-miżuri ma jimplikawx fihom infushom impenn ta' riżorsi ġodda tal-budget, la mill-Unjoni Ewropea u lanqas mill-Istati Membri. Fejn possibli u skond il-proċeduri rilivanti, l-Unjoni Ewropea ser tagħmel min kollox biex, taħt programmi eżistenti, tappoġġa proġetti li jimmirraw għall-implimetazzjoni ta' dawk il-miżuri

D. Mhux aktar tard minn tliet snin wara d-data ta' pubblikazzjoni ta' din ir-Rakkomandazzjoni, il-Grupp Ewropew dwar l-Arkivji għandu jippreżenta rapport ta' progress dwar l-implimentazzjoni tal-miżuri ta' prijorità msemmija fil-punt B.

Magħmula fi Brussel, nhar il- 14 ta' Novembru 2005.

Għall-Kunsill

Il-President

T. Jowell

[1] ĠU C 314, 5.12.1991, p. 2.

[2] ĠU C 235, 23.8.1994, p. 3.

[3] ĠU C 113, 13.5.2003, p. 2.

[4] ĠU C 295, 5.12.2003, p. 5.

[5] COM(2005) 52 finali.

[6] Konklużjonijiet tal-Kunsill dwar il-Pjan ta' Ħidma għall-Kultura 2005-2006 (dok.13839)

[7] DLM = Document Lifecycle Management (Ġestjoni taċ Ċiklu ta' Ħajja tad-Dokumenti)

--------------------------------------------------