Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1700/2003

af 22. september 2003

om ændring af forordning (EØF, Euratom) nr. 354/83 om åbning for offentligheden af de historiske arkiver for Det Europæiske Økonomiske Fællesskab og Det Europæiske Atomenergifællesskab

RÅDET FOR DEN EUROPÆISKE UNION HAR -

under henvisning til traktaten om Det Europæiske Fællesskab, særlig artikel 308,

under henvisning til traktaten om oprettelse af Det Europæiske Atomenergifællesskab, særlig artikel 203,

under henvisning til forslag fra Kommissionen,

under henvisning til udtalelse fra Europa-Parlamentet, og

ud fra følgende betragtninger:

(1) I medfør af EF-traktatens artikel 255 har alle unionsborgere og alle fysiske og juridiske personer, der har bopæl eller hjemsted i en medlemsstat, ret til aktindsigt i dokumenter fra Europa-Parlamentet, Rådet og Kommissionen.

(2) De generelle principper og de begrænsninger, der gælder for aktindsigt i Europa-Parlamentets, Rådets og Kommissionens dokumenter, er fastsat i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1049/2001(1).

(3) I medfør af forordning (EF) nr. 1049/2001 finder de undtagelser fra retten til aktindsigt, der er fastsat i forordningen, anvendelse i højst 30 år, uanset hvor dokumenterne opbevares. Undtagelserne vedrørende beskyttelse af privatlivets fred eller forretningsmæssige interesser samt de specifikke bestemmelser om følsomme dokumenter kan dog om nødvendigt finde anvendelse efter udløbet af dette tidsrum.

(4) Ifølge forordning (EØF, Euratom) nr. 354/83(2) gøres visse kategorier af dokumenter ikke offentligt tilgængelige ved udløbet af fristen på 30 år efter dokumenternes udstedelsesdato. I henhold til artikel 18, stk. 2, i forordning (EF) nr. 1049/2001 skal disse udelukkelsesbestemmelser bringes i overensstemmelse med de undtagelser fra retten til aktindsigt, der er fastsat i nævnte forordning.

(5) Ved anvendelsen af forordning (EØF, Euratom) nr. 354/83 skal Det Europæiske Økonomiske og Sociale Udvalg, Regionsudvalget og de agenturer og lignende organer, der oprettes af Fællesskabets lovgivningsmyndighed, fremover sidestilles med de institutioner, der er nævnt i artikel 7, stk. 1, i traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab.

(6) Forordning (EØF, Euratom) nr. 354/83 bør ændres i overensstemmelse hermed -

UDSTEDT FØLGENDE FORORDNING:

Artikel 1

I forordning (EØF, Euratom) nr. 354/83 foretages følgende ændringer:

1) Artikel 1, stk. 1, samt stk. 2, og stk. 3, affattes således:

"Artikel 1

1. Formålet med denne forordning er at sikre, at dokumenter af historisk eller administrativ værdi bevares og så vidt muligt gøres tilgængelige for offentligheden.

Med henblik på at opfylde denne målsætning opretter hver af institutionerne under Det Europæiske Fællesskab og Det Europæiske Atomenergifællesskab, samt Det Europæiske Økonomiske og Sociale Udvalg, Regionsudvalget og de agenturer og lignende organer, der oprettes af Fællesskabets lovgivningsmyndighed, i det følgende benævnt 'institutionerne', sine historiske arkiver og gør dem offentligt tilgængelige på de i denne forordning fastlagte betingelser efter udløbet af en frist på 30 år regnet fra dokumenternes udstedelsesdato.

2. Ved anvendelsen af denne forordning forstås ved udtrykket:

a) 'EF-institutionernes arkiver': arkivalier omfattende alle dokumenter af enhver art, uanset deres form eller materielle fremtræden, som er udarbejdet eller modtaget af en af institutionerne, af en af deres repræsentanter eller af en af deres ansatte i embeds medfør, og som vedrører aktiviteter inden for rammerne af Det Europæiske Fællesskab og/eller Det Europæiske Atomenergifællesskab (i det følgende benævnt 'EF-institutionerne')

b) 'EF-institutionernes historiske arkiver': den del af EF-institutionernes arkiver som er blevet udvalgt til permanent opbevaring, jf. artikel 7.

3. De dokumenter, som var stillet til rådighed før udløbet af den i stk. 1 nævnte frist, skal fortsat være offentligt tilgængelige uden nogen begrænsning."

2) Artikel 2 affattes således:

"Artikel 2

1. Med hensyn til dokumenter, der er omfattet af undtagelsen vedrørende privatlivets fred og den enkeltes integritet, som fastlagt i artikel 4, stk. 1, litra b), i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1049/2001 af 30. maj 2001 om aktindsigt i Europa-Parlamentets, Rådets og Kommissionens dokumenter(3), samt undtagelsen vedrørende en fysisk eller juridisk persons forretningsmæssige interesser, herunder intellektuelle ejendomsrettigheder, som fastlagt i artikel 4, stk. 2, første led, i forordning (EF) nr. 1049/2001, kan disse undtagelser finde anvendelse på hele dokumentet eller en del heraf efter udløbet af perioden på 30 år, hvis betingelserne for anvendelsen af undtagelserne fortsat er opfyldt.

2. Dokumenter, der er omfattet af undtagelsen vedrørende privatlivets fred og den enkeltes integritet, som fastlagt i artikel 4, stk. 1, litra b), i forordning (EF) nr. 1049/2001, herunder sagsakter vedrørende ansatte i De Europæiske Fællesskaber, kan gøres tilgængelige i overensstemmelse med bestemmelserne i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 45/2001 af 18. december 2000 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger i fællesskabsinstitutionerne og -organerne og om fri udveksling af sådanne oplysninger(4), særlig artikel 4 og 5.

3. Inden institutionen beslutter at gøre dokumenter, hvis udbredelse kan skade en fysisk eller juridisk persons forretningsmæssige interesser, herunder intellektuelle ejendomsrettigheder, som fastlagt i artikel 4, stk. 2, første led, i forordning (EF) nr. 1049/2001, offentligt tilgængelige, underretter den i overensstemmelse med gennemførelsesbestemmelser, som fastlægges af hver enkelt institution, den pågældende person om, at den har til hensigt at gøre dokumenterne offentligt tilgængelige. Disse dokumenter gøres ikke offentligt tilgængelige, hvis institutionen i betragtning af bemærkninger fra den pågældende person mener, at udbredelsen af dokumenterne ville skade disse forretningsmæssige interesser, medmindre der er en mere tungtvejende offentlig interesse i udbredelsen af dokumenterne.

4. Følsomme dokumenter som omhandlet i artikel 9 i forordning (EF) nr. 1049/2001 er tilgængelige med de begrænsninger, der er fastsat i den nævnte artikel."

3) Artikel 3 affattes således:

"Artikel 3

Undtaget fra offentlighedens adgang er dokumenter, som er klassificeret i overensstemmelse med artikel 10 i Rådets forordning nr. 3 af 31. juli 1958 om anvendelse af artikel 24 i traktaten om oprettelse af Det Europæiske Atomenergifællesskab(5), og som ikke er blevet nedklassificeret."

4) Artikel 4 ophæves.

5) Artikel 5 affattes således:

"Artikel 5

De enkelte institutioner skal med henblik på at sikre overholdelsen af den i artikel 1, stk. 1, nævnte frist på 30 år i behørig tid og senest i det femogtyvende år efter et dokuments udstedelsesdato underkaste de dokumenter, der er klassificeret i henhold til den pågældende institutions regler, en nærmere undersøgelse med henblik på at træffe afgørelse om en eventuel afklassificering. Dokumenter, der ikke er blevet afklassificeret ved en første gennemgang, skal jævnligt og mindst hvert femte år tages op til fornyet overvejelse."

6) Artikel 6 affattes således:

"Artikel 6

Hvis en medlemsstat efter udløbet af den i artikel 1, stk. 1, nævnte frist på 30 år, agter at gøre dokumenter offentligt tilgængelige, som hidrører fra institutionerne og er omfattet af artikel 2 og 3, rådfører den sig med den pågældende institution for at træffe en afgørelse, som ikke bringer opfyldelsen af denne forordnings målsætning i fare."

7) Artikel 7 affattes således:

"Artikel 7

Senest femten år efter udstedelsen overfører de enkelte institutioner de dokumenter, der befinder sig i deres løbende arkiver, til deres historiske arkiver. Efter kriterier, som de enkelte institutioner opstiller i henhold til artikel 9, sorteres disse dokumenter for at udvælge dem, der bør opbevares, i forhold til dem, der er uden administrativ eller historisk interesse."

8) Artikel 9 affattes således:

"Artikel 9

1. Hver institution er beføjet til at fastsætte interne gennemførelsesbestemmelser til denne forordning. Institutionerne gør så vidt muligt deres arkiver tilgængelige via elektroniske midler. De opbevarer også de dokumenter, som eksisterer i formater, der er tilpasset særlige behov (blindskrift, magnaprint eller bånd).

2. Hver institution offentliggør hvert år oplysninger om sine aktiviteter med hensyn til historiske arkiver."

Artikel 2

Denne forordning træder i kraft på tyvendedagen efter offentliggørelsen i Den Europæiske Unions Tidende.

Denne forordning er bindende i alle enkeltheder og gælder umiddelbart i hver medlemsstat.

Udfærdiget i Bruxelles, den 22. september 2003.

På Rådets vegne

F. Frattini

Formand

(1) EFT L 145 af 31.5.2001, s. 43.

(2) EFT L 43 af 15.2.1983, s. 1.

(3) EFT L 145 af 31.5.2001, s. 43.

(4) EFT L 8 af 12.1.2002, s. 1.

(5) EFT 17 af 6.10.1958, s. 406/58.

BILAG

RÅDETS ERKLÆRING

Rådet erindrer om, at denne forordning ikke berører deponeringskontrakten af 17. december 1984 mellem De Europæiske Fællesskaber og Det Europæiske Universitetsinstitut.