Beschluss der Europäischen Umweltagentur

vom 20. März 2000

zur Aufstellung eines Kodex für gute Verwaltungspraxis der Agentur

(2000/529/EG)

DIE EUROPÄISCHE UMWELTAGENTUR,

gestützt auf die im Vertrag von Amsterdam, insbesondere in Artikel 1 des Vertrags über die Europäische Union und Artikel 21 des EG-Vertrags, enthaltenen Vorschriften über die Offenheit,

gestützt auf die von Roy Perry, Berichterstatter fiir den Bericht des Petitionsausschusses über seine Beratungen in der Sitzungsperiode 1996-1997(1), ergriffene Initiative und die von ihm erhobene Forderung nach einem Kodex für gute Verwaltungspraxis,

gestützt auf die Entschließung des Europäischen Parlaments vom 16. Juli 1998 zum jährlichen Tätigkeitsbericht (1997) des Europäischen Bürgerbeauftragten (C4-0270/98)(2),

gestützt auf die vom Europäischen Bürgerbeauftragten aus eigener Initiative durchgeführte Untersuchung, bei der er der Frage nachging, ob in den verschiedenen Institutionen und Organen der Gemeinschaft, ein von den Beamten in ihren Beziehungen zur Öffentlichkeit zu befolgender Kodex für gute Verwaltungspraxis vorhanden ist und für die Öffentlichkeit zugänglich ist,

gestützt auf die Entschließung des Europäischen Parlaments vom 15. April 1999 zum jährlichen Tätigkeitsbericht (1998) des Europäischen Bürgerbeauftragten (C4-0138/99),

gestützt auf den bestehenden Verhaltenskodex für den Zugang der Öffentlichkeit zu Kommissionsdokumenten im Anhang zum Beschluss (94/90/EGKS, EG, Euratom(3)),

in der Erwägung nachstehender Gründe:

Der Grundsatz der Offenheit wurde mit dem Vertrag von Amsterdam ausdrücklich im Vertrag über die Europäische Union verankert, indem erklärt wird, dass der Vertrag eine neue Stufe bei der Verwirklichung einer immer engeren Union darstellt, in der die Entscheidungen möglichst offen und möglichst bürgernah getroffen werden.

Die Europäische Kommission beabsichtigt gleichermaßen eine Reform der Verfahren der Verwaltung der Europäischen Gemeinschaft, um diesem Grundsatz vollständig zu entsprechen.

Es sollte ein von den Beamten in ihren Beziehungen zur Öffentlichkeit zu befolgender Kodex mit den Grundprinzipien für eine gute Verwaltungspraxis verabschiedet werden, um die Verwaltung bürgernäher zu gestalten und eine bessere Qualität der Verwaltung zu gewährleisten.

Ein solcher Kodex ist sowohl für die Bediensteten nützlich, da sie ausführlich über die im Kontakt mit der Öffentlichkeit zu beachtenden Regeln in Kenntnis gesetzt werden, als auch für die Bürger, da sie über die Verhaltensnormen informiert werden, von denen sie bei ihren Kontakten mit der Verwaltung der Europäischen Gemeinschaft ausgehen dürfen.

Ein solcher Kodex kann nur dann Wirkung zeigen, wenn es sich um ein öffentlich zugängliches Dokument für die Bürger handelt und er in Form eines Beschlusses - genau wie der vorstehend genannte Beschluss über den Zugang der Öffentlichkeit zu Kommissionsdokumenten - veröffentlicht wird.

Das Parlament begrüßt in seinen Entschließungen C4-0270/98 und C4-0138/99 die Initiative für einen Kodex der europäischen Institutionen und Organe für gute Verwaltungspraxis, und hat die dringende Notwendigkeit unterstrichen, so rasch wie möglich einen solchen Kodex auszuarbeiten.

Das Parlament hat gleichermaßen die Notwendigkeit unterstrichen, dass ein solcher Kodex für alle europäischen Institutionen möglichst identisch, allen europäischen Bürgern zugänglich sein und im Amtsblatt veröffentlicht werden muss.

Die Verordnung (EWG) Nr. 1210/90 des Rates vom 7. Mai 1999 zur Errichtung einer Europäischen Umweltagentur und eines Europäischen Umweltinformations- und Umweltbeobachtungsnetzes, geändert durch Verordnung (EG) Nr. 933/1999, insbesondere Artikel 17, in dem es heißt: "Das Personal der Agentur unterliegt den Verordnungen und Regelungen für die Beamten und sonstigen Bediensteten bei den Europäischen Gemeinschaften", die Verordnungen und Regelungen für die Beamten und sonstigen Bediensteten bei den Europäischen Gemeinschaften und der Beschluss des Verwaltungsrats der Europäischen Umweltagentur über den öffentlichen Zugriff auf Dokumente der Europäischen Umweltagentur vom 21. März 1997(4) sind gleichermaßen spezifische Rechtsgrundlagen dieses Verhaltenskodex.

Es ist daher wünschenswert, einen Kodex mit den Grundsätzen für gute Verwaltungspraxis aufzustellen, der von den Bediensteten der EUA in ihren Beziehungen zur Öffentlichkeit eingehalten werden sollte, und diesen Kodex öffentlich zugänglich zu machen -

HAT FOLGENDES BESCHLOSSEN:

Artikel 1

Allgemeine Vorschrift

In seinen Beziehungen zur Öffentlichkeit beachtet das Personal der Europäischen Umweltagentur die Grundsätze, die im vorliegenden Beschluss niedergelegt sind und die den Kodex für gute Verwaltungspraxis (nachstehend als "der Kodex" bezeichnet) bilden.

Artikel 2

Persönlicher Geltungsbereich

(1) Der Kodex gilt, in ihren Beziehungen zur Öffentlichkeit, für alle Beamten und sonstigen Bediensteten, auf die das Statut der Beamten und die Beschäftigungsbedingungen für die sonstigen Bediensteten Anwendung finden. Im folgenden bezieht sich der Begriff "Beamte" sowohl auf die Beamten als auch auf die sonstigen Bediensteten.

(2) Die Europäische Umweltagentur ergreift die notwendigen Maßnahmen, um zu gewährleisten, dass die Vorschriften dieses Kodex auch für die Personen Anwendung finden, die für sie tätig sind, z. B. auf Personen, die im Rahmen von privatrechtlichen Verträgen beschäftigt werden, von den nationalen öffentlichen Diensten abgestellte Sachverständige und Praktikanten.

(3) Der Begriff "Öffentlichkeit" bezieht sich auf natürliche und juristische Personen unabhängig davon, ob sie ihren Wohnsitz bzw. ihren eingetragenen Sitz in einem Mitgliedstaat haben oder nicht.

Artikel 3

Sachlicher Geltungsbereich

(1) Der vorliegende Kodex enthält die allgemeinen Grundsätze guter Verwaltungspraxis, die auf die Gesamtheit der Beziehungen der Beamten der Europäischen Umweltagentur zur Öffentlichkeit Anwendung finden, sofern sie nicht spezifischen Vorschriften unterliegen.

(2) Die im vorliegenden Kodex dargelegten Grundsätze gelten nicht für die Beziehungen zwischen der Europäischen Umweltagentur und ihren Beamten. Diese Beziehungen unterliegen den Vorschriften des Statuts der Beamten.

Artikel 4

Rechtmäßigkeit

Der Beamte handelt nach dem Grundsatz der Rechtmäßigkeit und wendet die in den Rechtsvorschriften der Gemeinschaft niedergelegten Regeln und Verfahren an. Der Beamte achtet insbesondere darauf, dass Beschlüsse, die die Rechte oder Interessen von Einzelpersonen beeinträchtigen, eine rechtliche Grundlage haben und ihr Inhalt mit den geltenden Rechtsvorschriften übereinstimmt.

Artikel 5

Nichtdiskriminierung

(1) Bei der Behandlung von Ersuchen der Öffentlichkeit und bei der Beschlussfassung gewährleistet der Beamte, dass der Grundsatz der Gleichbehandlung beachtet wird. Einzelpersonen, die sich in der gleichen Situation befinden, werden auf vergleichbare Weise behandelt.

(2) Wird bei der Behandlung ein Unterschied gemacht, stellt der Beamte sicher, dass diese unterschiedliche Behandlung durch die objektiven wesentlichen Eigenschaften des betreffenden Falles gerechtfertigt ist.

(3) Der Beamte enthält sich insbesondere jeder ungerechtfertigten unterschiedlichen Behandlung von Einzelpersonen aus Gründen der Nationalität, des Geschlechts, der rassischen oder ethnischen Herkunft, der Religion oder des Glaubens, einer Behinderung, des Alters oder der sexuellen Ausrichtung.

Artikel 6

Verhältnismäßigkeit

(1) Bei der Beschlussfassung stellt der Beamte sicher, dass die getroffenen Maßnahmen in einem angemessenen Verhältnis zum angestrebten Ziel stehen. Der Beamte vermeidet es insbesondere, die Rechte der Bürger einzuschränken oder ihnen Belastungen aufzuerlegen, wenn diese Einschränkungen oder Belastungen nicht in einem angemessenen Verhältnis zum Zweck der durchgeführten Maßnahmen stehen.

(2) Bei der Beschlussfassung achtet der Beamte auf einen angemessenen Ausgleich zwischen den Belangen von Privatpersonen und dem allgemeinen öffentlichen Interesse.

Artikel 7

Kein Missbrauch von Befugnissen

Befugnisse dürfen ausschließlich zur Erreichung der Ziele ausgeübt werden, für die sie in den einschlägigen Vorschriften übertragen worden sind. Der Beamte sieht insbesondere davon ab, von den Befugnissen für Zwecke Gebrauch zu machen, für die keine rechtliche Grundlage besteht bzw. die nicht mit einem öffentlichen Interesse begründet werden können.

Artikel 8

Unparteilichkeit und Unabhängigkeit

(1) Der Beamte handelt unparteiisch und unabhängig. Der Beamte enthält sich jeder willkürlichen Handlung, die sich nachteilig auf Einzelpersonen auswirkt, sowie jeder Form der Vorzugsbehandlung, mit welchen Gründen auch immer sie motiviert sein mag.

(2) Der Beamte lässt sich nicht von äußeren Einfluessen irgendwelcher Art, einschließlich politischer Einfluesse, oder von persönlichen Interessen, leiten.

(3) Der Beamte enthält sich der Mitwirkung an einem Beschluss über eine Angelegenheit, die seine eigenen Interessen bzw. die Interessen von Familienangehörigen, Verwandten, Freunden und Bekannten betrifft.

Artikel 9

Objektivität

Bei der Beschlussfassung berücksichtigt der Beamte alle wesentlichen Faktoren und misst jedem von ihnen das ihm gebührende Gewicht bei; alle nicht zur Sache gehörenden Umstände finden keine Berücksichtigung.

Artikel 10

Rechtmäßige Erwartungen und folgerichtiges Handeln

(1) Der Beamte handelt, in seiner eigenen Verwaltungspraxis und im Verhältnis zur Verwaltungstätigkeit der Europäischen Umweltagentur, folgerichtig. Der Beamte hält sich an die regulären Verwaltungspraktiken der Institution, sofern nicht berechtigte Gründe dafür vorliegen, in einem Einzelfall von diesen Praktiken abzuweichen.

(2) Der Beamte beachtet die berechtigten und billigen Erwartungen die die Öffentlichkeit, in Anbetracht des Handelns der Europäischen Umweltagentur in der Vergangenheit, hegt.

Artikel 11

Fairness

Der Beamte sollte fair und vernünftig handeln.

Artikel 12

Höflichkeit

(1) Der Beamte legt in den Beziehungen zur Öffentlichkeit ein dienstleistungsorientiertes, korrektes, höfliches und zugängliches Verhalten an den Tag. Bei der Beantwortung von Schriftverkehr, Telefongesprächen und E-Mails bemüht sich der Beamte so weit wie möglich, hilfsbereit zu sein und die an ihn gerichteten Fragen zu beantworten.

(2) Ist der Beamte nicht für die betreffende Angelegenheit verantwortlich, verweist er den Bürger an den zuständigen Beamten.

(3) Tritt ein Fehler auf, der die Rechte oder Interessen einer Einzelperson beeinträchtigt, entschuldigt sich der Beamte dafür.

Artikel 13

Beantwortung von Schreiben in der Sprache des Bürgers

Der Beamte stellt sicher, dass jeder Bürger der Union bzw. jede Einzelperson, die sich in einer der Vertragssprachen schriftlich an die Europäische Umweltagentur wendet, eine Antwort in der gleichen Sprache erhält.

Artikel 14

Empfangsbestätigung und Angabe des zuständigen Beamten

(1) Für jedes an die Institution gerichtete Schreiben bzw. jede ihr übermittelte Beschwerde wird innerhalb einer Frist von zwei Wochen eine Empfangsbestätigung ausgestellt, es sei denn, dass innerhalb dieser Frist eine inhaltlich fundierte Antwort übermittelt werden kann.

(2) In der Antwort bzw. der Empfangsbestätigung werden der Name und die Telefonnummer des Beamten angegeben, der mit der Angelegenheit befasst ist, sowie seine bzw. ihre Dienststelle.

(3) Keine Empfangsbestätigung und keine Antwort muss in Fällen übermittelt werden, in denen Schreiben bzw. Beschwerden aufgrund ihrer übermäßigen Zahl, wegen ständiger Wiederholung oder ihres sinnlosen Charakters den Tatbestand des Missbrauchs erfuellen.

Artikel 15

Verpflichtung zur Weiterleitung an die zuständige Dienststelle der Institution

(1) Wird ein Schreiben oder eine Beschwerde an die Europäische Umweltagentur an ein Programm oder eine Abteilung übermittelt, das bzw. die nicht zur Behandlung des Schreibens bzw. der Beschwerde befugt ist, tragen ihre Dienststellen dafür Sorge, dass die Akte unverzüglich an die zuständige Dienststelle der Agentur weitergeleitet wird.

(2) Die Dienststelle, bei der das Schreiben bzw. die Beschwerde ursprünglich eingegangen ist, setzt den Verfasser von dieser Weiterleitung in Kenntnis und gibt den Namen und die Telefonnummer des Beamten an, an den die Akte weitergeleitet worden ist.

(3) Wird ein Schreiben oder eine Beschwerde an die Europäische Umweltagentur übermittelt, zu dessen bzw. deren Behandlung die Europäische Umweltagentur nicht befugt ist, tragen ihre Dienststellen dafür Sorge, dass das Schreiben an die zuständige europäische Einrichtung weitergeleitet wird und der Absender darüber in Kenntnis gesetzt wird, an wen die Akte weitergeleitet wurde.

Artikel 16

Recht auf Anhörung und Abgabe von Erklärungen

(1) In Fällen, in denen die Rechte oder Interessen von Einzelpersonen berührt werden, stellt der Beamte sicher, dass die Rechte auf Einrede auf jeder Stufe des Beschlussfassungsverfahrens respektiert werden.

(2) Jede Einzelperson hat in Fällen, in denen ein Beschluss gefasst werden muss, der seine Rechte oder Interessen berührt, das Recht, schriftliche Bemerkungen zu unterbreiten und erforderlichenfalls mündliche Anmerkungen vorzutragen, ehe der Beschluss gefasst wird.

Artikel 17

Angemessene Frist für die Beschlussfassung

(1) Der Beamte stellt sicher, dass über jedes Ersuchen bzw. jede Beschwerde an die Institution innerhalb einer angemessenen Frist, unverzüglich und auf keinen Fall später als zwei Monate nach dem Datum des Eingangs ein Beschluss gefasst wird. Die gleiche Regelung gilt für die Beantwortung von Schreiben von Einzelpersonen.

(2) Kann über eine an die Europäische Umweltagentur gerichtete Forderung oder Beschwerde wegen des komplexen Charakters der aufgeworfenen Fragen nicht innerhalb der vorstehend genannten Frist beschlossen werden, unterrichtet der Beamte den Verfasser so rasch wie möglich. In diesem Falle sollte ein abschließender Beschluss dem Verfasser in der kürzestmöglichen Zeit mitgeteilt werden.

Artikel 18

Verpflichtung zur Begründung von Beschlüssen

(1) Für jeden Beschluss der Europäischen Umweltagentur, der sich nachteilig auf die Rechte oder Interessen einer Einzelperson auswirken kann, sind die Gründe zu nennen, auf die sich der Beschluss stützt; dazu sind die relevanten Tatsachen und die Rechtsgrundlage des Beschlusses eindeutig anzugeben.

(2) Der Beamte sieht von Beschlüssen ab, die sich auf nicht ausreichende oder vage Gründe stützen und die keine individuelle Argumentation enthalten.

(3) Ist es wegen der großen Anzahl von Personen, die von ähnlichen Beschlüssen betroffen sind, nicht möglich, die Gründe für den Beschluss im Detail mitzuteilen, und werden deshalb Standardantworten erteilt, stellt der Beamte sicher, dass er anschließend dem Bürger, der ausdrücklich darum bittet, eine individuelle Argumentation liefert.

Artikel 19

Angabe der Berufungsmöglichkeiten

(1) Ein Beschluss der Europäischen Umweltagentur, der sich nachteilig auf die Rechte oder Interessen einer Einzelperson auswirken kann, enthält eine Angabe der Möglichkeiten, Berufung gegen den Beschluss einzulegen. Angegeben werden insbesondere die Art der Rechtsmittel, die Gremien, vor denen sie in Anspruch genommen werden können, sowie die Fristen für ihre Inanspruchnahme.

(2) In den Beschlüssen ist insbesondere auf die Möglichkeit Gerichtsverfahren einzuleiten und Beschwerden an den Bürgerbeauftragten zu richten, gemäß der in den Artikeln 230 und 195 des Vertrags zur Gründung der Europäischen Gemeinschaft festgelegten Bedingungen, hinzuweisen.

Artikel 20

Mitteilung des Beschlusses

(1) Der Beamte stellt sicher, dass Beschlüsse, die die Rechte oder Interessen von Einzelpersonen beeinträchtigen, der betreffenden Person bzw. den betreffenden Personen schriftlich mitgeteilt werden, sobald der Beschluss gefasst worden ist.

(2) Der Beamte sieht so lange davon ab, den Beschluss anderen Adressaten mitzuteilen, bis die betreffende Person bzw. die betreffenden Personen unterrichtet worden ist bzw. sind.

Artikel 21

Datenschutz

(1) Der Beamte, der mit personenbezogenen Daten umgeht, die einen Bürger betreffen, beachtet die Grundsätze der Richtlinie 95/46/EG über den Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr.

(2) Der Beamte sieht insbesondere davon ab, personenbezogene Daten für unrechtmäßige Zwecke zu verarbeiten bzw. solche Daten an unbefugte Personen weiterzuleiten.

Artikel 22

Informationsbegehren

(1) Der Beamte stellt, sofern er für die betreffende Angelegenheit verantwortlich ist, Einzelpersonen die von ihnen angeforderten Informationen zur Verfügung. Der Beamte stellt sicher, dass die übermittelte Information klar und verständlich ist.

(2) Ist ein mündlich vorgetragenes Informationsbegehren zu kompliziert oder zu umfassend, legt der Beamte der betreffenden Person nahe, ihren Antrag schriftlich zu formulieren.

(3) Kann ein Beamter die angeforderte Information wegen ihres vertraulichen Charakters nicht offenlegen, teilt er der betreffenden Person gemäß Artikel 18 dieses Kodex die Gründe mit, warum er die Information nicht liefern kann.

(4) Informationsbegehren zu Fragen, für die er nicht verantwortlich ist, leitet der Beamte an die zuständige Person weiter und gibt deren Namen und Telefonnummer an. Der Beamte leitet Informationsbegehren, die eine andere Institution oder ein anderes Organ der Gemeinschaft betreffen, an diese Institution bzw. dieses Organ weiter.

(5) Gegebenenfalls verweist der Beamte - je nach Gegenstand des Begehrens - die Person, die um Informationen bittet, an die Dienststelle der Institution, die für die Information der Öffentlichkeit zuständig ist.

Artikel 23

Anträge auf öffentlichen Zugang zu Dokumenten

(1) Wird der Zugang zu Dokumenten der Europäischen Umweltagentur beantragt, gewährt der Beamte den Zugang zu diesen Dokumenten gemäß dem Beschluss des Verwaltungsrats der Europäischen Agentur über den öffentlichen Zugriff auf Dokumente der EUA vom 21. März 1997(5).

(2) Kann der Beamte einem mündlichen Antrag auf Zugang zu Dokumenten nicht nachkommen, wird dem Bürger nahegelegt, seinen Antrag schriftlich zu formulieren.

Artikel 24

Führung angemessener Verzeichnisse

Die Abteilungen der Europäischen Umweltagentur haben angemessene Verzeichnisse über ihren Postein- und -ausgang, die ihnen zugestellten Dokumente und die von ihnen ergriffenen Maßnahmen zu führen.

Artikel 25

Öffentlicher Zugang zu dem Kodex

(1) Die Europäische Umweltagentur ergreift die erforderlichen Maßnahmen, um zu gewährleisten, dass dieser Kodex die weitestmögliche Verbreitung unter den Bürgern erfährt. Sie stellt insbesondere die Verbreitung einer Broschüre mit dem Titel "Kodex für gute Verwaltungspraxis der Europäischen Umweltagentur" sicher; in der Broschüre wird der Kodex erläutert, und im Anhang wird der volle Text des Kodex wiedergegeben.

(2) Die Europäische Umweltagentur stellt jedem Bürger, der dies beantragt, eine Kopie des Kodex zur Verfügung.

Artikel 26

Recht auf Beschwerde beim Europäischen Bürgerbeauftragten

Gegen jedwedes Versäumnis eines Beamten, den in diesem Kodex dargelegten Grundsätzen nachzukommen, kann gemäß Artikel 195 des Vertrags zur Gründung der Europäischen Gemeinschaft und dem Statut des Europäischen Bürgerbeauftragten eine Beschwerde an den Europäischen Bürgerbeauftragten gerichtet werden(6).

Artikel 27

Revision

Dieser Beschluss ist nach zweijähriger Anwendung Gegenstand einer Revision. Im Jahr 2002 unterbreitet der Exekutivdirektor in Vorbereitung dieser Revision dem Europäischen Bürgerbeauftragten einen Bericht über die Umsetzung des Beschlusses im Zeitraum 2000-2002.

Artikel 28

Inkrafttreten

Dieser Beschluss wurde vom Verwaltungsrat der Europäischen Umweltagentur am 20. März 2000 angenommen und tritt nach Veröffentlichung im Amtsblatt der Europäischen Gemeinschaften am 20. Juni 2000 in Kraft.

Geschehen zu Kopenhagen, 20. März 2000.

Für den Verwaltungsrat der EUA

Kees Zoeteman

Vorsitzender

Für die Europäische Umweltagentur

Domingo Jiménez-Beltrán

Exekutivdirektor

(1) A4-0190/97.

(2) ABl. C 292 vom 21.9.1998, S. 168.

(3) ABl. L 46 vom 18.2.1994, S. 58.

(4) ABl. C 282 vom 18.9.1997, S. 5.

(5) Siehe Fußnote 4.

(6) Beschluss 94/262/EGKS, EG, Euratom des Europäischen Parlamentes vom 9. März 1994 über die Regelungen und allgemeinen Bedingungen für die Ausübung der Aufgaben des Bürgerbeauftragten (ABl. L 113 vom 4.5.1994, S. 15).