SONDERBERICHT Nr. 23/98 über von der Kommission verwaltete Informations- und Kommunikationsmaßnahmen, zusammen mit den Antworten der Kommission (vorgelegt gemäß Artikel 188 C Absatz 4 Unterabsatz 2 des EG-Vertrags) (98/C 393/03)

EINLEITUNG

1. Geprüft wurden die auf Dauer angelegten allgemeinen Informations- und Kommunikationstätigkeiten (B3-3 0 0 "Allgemeine Informationsmaßnahmen und Maßnahmen im Bereich der Öffentlichkeitsarbeit betreffend die Europäische Union", B3-3 0 1 "Informationsrelais" und B3-3 0 2 "Informationsprogramme für Drittländer") sowie spezifische Informationsmaßnahmen (B3-3 0 6: Prince-Programm zur Information des Europäischen Bürgers - "Informationsmaßnahmen für spezifische Politiken"). Zu den auf Dauer angelegten allgemeinen Informations- und Kommunikationsmaßnahmen gehört die Information über Tätigkeiten der Europäischen Union, um den europäischen Bürger allgemein über Europa zu unterrichten. Die spezifischen bzw. vorrangigen Informationsmaßnahmen betreffen spezifische Gemeinschaftspolitiken von punktuellem Interesse ("Bürger Europas", "Euro und Europa gemeinsam aufbauen"). Diese Tätigkeiten und Maßnahmen werden von der GD X wahrgenommen. Außerdem trägt die GD X die Gesamtverantwortung für die interne Koordinierung der Informations- und Kommunikationsmaßnahmen.

2. Die auf Dauer angelegten Informations- und Kommunikationstätigkeiten sind wie folgt aufgeteilt:

a) Allgemeine Informationsmaßnahmen und Maßnahmen im Bereich der Öffentlichkeitsarbeit betreffend die Europäische Union (B3-3 0 0)

Dazu gehören Informationsmaßnahmen und auf europäischer Ebene durchgeführte Maßnahmen, die von der Kommission zusammen mit den anderen europäischen Organen durchgeführt werden und der Information der europäischen Bürger über Europa dienen. An der Projektentwicklung sind Verwaltungsreferate der GD X beteiligt, die dezentrale Durchführung findet teilweise auch unter Beteiligung der Kommissionsvertretungen in den Mitgliedstaaten statt.

b) Informationsrelais (B3-3 0 1)

Die Mittel dienen vor allem der Finanzierung auf Dauer angelegter Informationsmaßnahmen über spezifische Vereinbarungen mit vier Informationsnetzen:

i) Info-Points Europa (IPE) (1);

ii) Agrarrelais-Förderung des ländlichen Raums (RIPC) (2);

iii) Urban-Netzwerk (UF) (3);

iv) EU-Beratungsstellen (ICE) (4).

c) Informationsprogramme für Drittländer (B3-3 0 2)

Veranschlagt sind Mittel zur Finanzierung von Maßnahmen zur Förderung des Images der Gemeinschaft, die sich an bestimmte Zielgruppen und strategische Multiplikatoren (Universitäten und Schulen, Industrie- und Handelskammern, Gewerkschaften und berufsständische Organisationen sowie Innungen) in Ländern außerhalb der Europäischen Union wenden. Die GD X hat eine Reihe regionaler Informationsstrategien entwickelt, die an die besonderen Bedingungen der großen Weltgemeinschaften angepaßt sind, indem spezifische Ziele und Schlüsselmeldungen für jede Region und die dort lebenden wichtigsten Zielgruppen formuliert werden. Die insgesamt in der Haushaltslinie B3-3 0 2 veranschlagten Mittel werden teils von den Delegationen außerhalb der Gemeinschaft, teils unmittelbar von den Zentralreferaten der GD X ausgegeben.

3. Spezifische Maßnahmen gehören zu dem Prince-Programm (B3-3 0 6). Die Mittel bei dieser Maßnahme dienen der Finanzierung von drei Informationskampagnen ("Bürger Europas", "Euro und Europa gemeinsam aufbauen"), die im Oktober 1995 gemeinsam vom Europäischen Parlament und der Kommission eingeleitet wurden, um die Erörterung wichtiger Themen zu fördern. Für die Verwaltung dieser Maßnahme wurde ad hoc eine spezielle Task Force innerhalb der GD X eingerichtet. Die Prince-Task-Force arbeitet eng mit der GD XV (für Bürger Europas) und der GD II (für den Euro) zusammen, ist jedoch vollständig für die dritte Kampagne verantwortlich (Europa gemeinsam aufbauen). Die Mittel für diese Kampagnen wurden unter Aufsicht einer aus Mitgliedern des Europäischen Parlaments und der Kommission bestehenden Lenkungsgruppe bereitgestellt, die für die Koordinierung der drei Kampagnen zuständig ist. Das Prince-Programm wird dezentral mit Hilfe eines Systems von Vereinbarungen mit verschiedenen Mitgliedstaaten, durch Beteiligung der Kommissionsvertretungen in den Mitgliedstaaten und über verschiedene, von der GD X/B/3 unterstützte Informationsnetze durchgeführt. Für alle drei Kampagnen wurde von der Prince Task-Force ein Kommunikationsplan erarbeitet und von der beratenden Arbeitsgruppe angenommen. Auf der Grundlage dieser Kommunikationspläne wurden in den Jahren 1996 bzw. 1997 insgesamt 235 bzw. 662 Vorhaben durchgeführt.

4. Die Prüfung umfaßt den Zeitraum 1995-1997, d. h. fast 300 Mio ECU an Verpflichtungsermächtigungen für den Dreijahreszeitraum. Die Prüfungen wurden bei den Kommissionsdienststellen der GD X sowie bei fünf Kommissionsvertretungen (Belgien, Deutschland, Spanien, Frankreich und Vereinigtes Königreich) durchgeführt.

ENTWICKLUNG UND AUSFÜHRUNG DES HAUSHALTSPLANS

5. Vor 1995 gab es keine zusammenhängende Haushaltspolitik hinsichtlich der Informationsmaßnahmen. Auf Wunsch des allgemeinen Inspektionsdienstes erstellte die GD XIX im Jahre 1995 zum ersten Mal ein Verzeichnis der für Informationsmaßnahmen überall in der Kommission bereitgestellten Haushaltsmittel. Seither wurde jährlich eine ähnliche Maßnahme durchgeführt; die Ergebnisse werden dem Lenkungsausschuß für Informations- und Kommunikationspolitik übermittelt. Grundlage für die Berechnung ist die Grundgesamtheit der SINCOM-Zahlungen durch Identifizierung der Ausgaben im Zusammenhang mit Informationsmaßnahmen, die durch Anwendung spezifischer analytischer Codes bei sämtlichen Abteilungen der Gemeinschaft festgestellt werden. Die von der GD XIX vorgelegten konsolidierten Daten zeigen bei den Informationsmaßnahmen folgende Entwicklung:

a) 1995: 137 040 143 ECU;

b) 1996: 158 116 392 ECU;

c) 1997: 189 926 270 ECU.

Für den geprüften Zeitraum konnte nicht bestimmt werden, wieviele Verpflichtungsermächtigungen insgesamt zur Verfügung standen, die Informationsmaßnahmen in der Kommission zugewiesen werden sollten. Im unmittelbar von der GD X verwalteten Bereich der Informationspolitik machten die von der Prüfung durch den Hof betroffenen vier Maßnahmen die in den Tabellen 1, 2 und 3 dargestellten haushaltsmäßigen Entwicklungen durch.

6. Ein Teil der geplanten Mittel für die Haushaltslinien B3-3 0 0 und B3-3 0 6 wird in eine Reserve (Kapitel B0-4 0) eingestellt, wobei spezifische Verfahren erforderlich sind, ehe die Mittel von der Haushaltsbehörde freigegeben werden. Dies geschieht üblicherweise im zweiten Halbjahr des Haushaltsjahres, was den Dienstbetrieb des Finanzreferats innerhalb der GD X negativ beeinflußt und zu einer niedrigen Durchführungsrate der Zahlungen führt. Dies gilt vor allem für die Ausführung des Prince-Programms im Jahre 1996.

7. Nicht alle Informationsnetze für auf Dauer angelegte Informationsmaßnahmen werden aus der Haushaltslinie B3-3 0 1 finanziert; einige werden aus der Haushaltslinie B3-3 0 0 kofinanziert. Damit grundsätzliche Haushaltsprinzipien eingehalten werden und ein kohärentes und wirksames Gesamtmanagement gewährleistet ist, sollten die Informationsnetze vollständig aus einer einzigen Haushaltslinie finanziert werden.

RECHTLICHER RAHMEN

8. Kennzeichnend für die Durchführung von Maßnahmen im Rahmen der Informations- und Kommunikationspolitik ist der unzureichende rechtliche Rahmen. Die Rechtsgrundlage im Haushaltsplan selbst bezieht sich auf die Artikel 126 und 127 des Vertrags, die jedoch nichts mit Informations- und Kommunikationspolitik zu tun haben, sondern dort geht es um Bildung, berufliche Bildung und Jugendliche. Die Kommission hat die Gesamtziele der Informationspolitik nicht ausreichend definiert, nicht genug Hinweise auf die in diesem Sektor anzuwendenden Verwaltungssysteme und Regeln gegeben und zuwenig Angaben gemacht, welche indikativen Mittel verfügbar wären oder wie sie auf die einzelnen Ziele verteilt werden sollten. Die GD X brachte lediglich einige grobe Leitlinien in den Mitteilungen SEK(93) 916/9 ("Informations- und Kommunikationspolitik der Kommission: Ein neuer Ansatz") und SEK(93) 1248/3 heraus ("Informationsplanungsmechanismus"). Aus diesen Mitteilungen wird deutlich, daß die Kommission für die Kommunikationspolitik keine koordinierte Gesamtstrategie besaß, wie sie ihre politischen Ziele vermitteln wollte; außerdem mußte ein geeigneter Mechanismus - die Informationsplanung - geschaffen werden, um den Herausforderungen auf diesem Sektor begegnen zu können, damit sichergestellt wird, daß die Informations- und Kommunikationsdimension in sämtliche Kommissionspolitiken mit Bezug nach außen integriert wird. Weiter sollte bei der Neuorganisation der GD X deutlich zwischen den Konzeptions- und den Durchführungsaufgaben unterschieden werden; die Kommissionsvertretungen in der Gemeinschaft sollten verstärkt werden und eine führende Rolle im Hinblick auf die in ihren Ländern betriebenen Informationsnetze spielen.

9. Weitere Vorschläge wurden erarbeitet, mit denen neue Verfahren und Strukturen angewandt werden sollen:

a) SEK(94) 80/4 über Funktionsweise und Aufgaben der Kommissionsvertretungen in den Mitgliedstaaten.

b) SEK(94) 82/4 mit allgemeinen Zielen der Informations- und Kommunikationsmaßnahmen für Drittländer.

c) SEK(94) 488 zur Einrichtung des operationellen Rahmens für Informationsnetze.

10. Der Hof stellte bei seiner Beurteilung des Betriebs dieser neuen Verfahren und Strukturen folgende Hindernisse für eine wirksame und wirtschaftliche Umsetzung fest:

a) Die Informationsplanung ist in Form interner Dokumente konzipiert, die nur als operationelle Anleitung dienen; eine direkte Verbindung zur Haushaltsausführung der Mittel in der Haushaltslinie B3-3 0 0 besteht nicht.

b) Die Kommissionsvertretungen in den Mitgliedstaaten sollten eine angemessene Rolle bei der Verbreitung der aus Brüssel stammenden Informationen spielen; dazu müssen die Befugnisse der GD X im Verhältnis zu den Kommissionsvertretungen geklärt werden.

c) Das in der Mitteilung SEK(94) 488 vorgesehene operationelle Handbuch "Verbindungsstellen" wurde von der GD X noch nicht ausgearbeitet.

11. Am 11. Oktober 1995 nahm die Kommission die Mitteilung SEK(95) 1672 über die Informationsmaßnahmen im Rahmen des Prince-Programms an. Es wurde jedoch kein rechtliches Instrument geschaffen, mit dem der Ablauf dieser spezifischen Informationsmaßnahmen geregelt werden könnte.

PRÜFUNGSERGEBNISSE

Unklare Zielsetzungen

12. Eine ausreichende Definition der durch die Finanzierung von Maßnahmen und Vorhaben aus der Haushaltslinie B3-3 0 0 zu erreichenden Ziele gibt es nicht. In der Praxis wurden Projekte finanziert, die keine nachweisbare Verbindung zu Maßnahmen der Informationspolitik hatten. Die Einrichtung des "Informationsplanungsmechanismus" (SEK(93) 1248/3) hätte als grundlegender Referenzrahmen genutzt werden sollen, um eine Reihe von Maßnahmen und Vorhaben festzulegen, die aus der Haushaltslinie B3-3 0 0 finanziert werden sollen.

Funktionsweise der Informationsnetze

Überblick über das System

13. Tabelle 4 zeigt die nach Mitgliedstaaten und Art des Netzes aufgeschlüsselten Informationsnetze, die von der GD X bezuschußt werden. Die Netze sind ein wichtiges Werkzeug innerhalb der Informationspolitik der Kommission, dennoch bleiben vor allem im Vereinigten Königreich und in Deutschland Bereiche frei, in denen noch mehr Netze aufgebaut werden müssen. Gleichzeitig ist auf regionale Ausgewogenheit bei der geographischen Verteilung der vier verschiedenen Netze zu achten. Zwar gibt es in den Mitgliedstaaten andere Informationsstrukturen, etwa die öffentlichen Bibliotheken im Vereinigten Königreich, doch gehören diese nicht zum europäischen Netz und sind folglich nicht verpflichtet, die in den spezifischen Vereinbarungen der Kommission festgelegten Anforderungen zu erfuellen.

14. Die Modernisierung der Informationspolitik der Kommission sollte auf einem wirksamen System von Informationsnetzen beruhen; hier sollte die mit den Europa-Informationszentren in Paris, Lissabon und Berlin gewonnene Erfahrung überall in der Gemeinschaft genutzt werden. Es sollte ein Hoechstbetrag für jährliche Zuweisungen eingeführt werden. Tabelle 5 zeigt die Unterstützung der Gemeinschaft für die Informationszentren im Zeitraum 1992-1997.

15. Mehrere Kommissionsabteilungen unterstützen die EU-Beratungsstelle in Paris; insgesamt liegt der Gemeinschaftsbeitrag zwischen 44 % und 51 % der Haushaltseinnahmen 1992-1997. Dieses Zentrum sollte der Kommission als Modell für ähnliche Projekte in anderen Mitgliedstaaten dienen und arbeitet vor allem auf zwei Gebieten: Unterstützung des Netzes für die Informationsrelais in Frankreich sowie Herstellung und Verteilung von Informationsdokumenten für die breite Öffentlichkeit.

16. Der Hof beurteilt die Dokumentations- und Informationsmaßnahmen des Zentrums insgesamt positiv. Allerdings hält der Hof die Finanzierungsgrundlage des Zentrums für weniger angemessen. Im Dezember 1991 beschlossen die französischen Regierungsbehörden und die Kommission, die Mietkosten zu 2/3 auf den nationalen Haushalt und zu 1/3 auf den Gemeinschaftshaushalt aufzuteilen, während andere laufende Kosten zu gleichen Teilen getragen werden sollten. Diese Vereinbarung wurde 1994 geändert, als der Gemeinschaftsbeitrag zur Miete auf 50 % anstieg, da die staatlichen Behörden ihren Teil der ursprünglichen Vereinbarung nicht einhalten konnten. Gleichzeitig wurde die Höhe der Miete überprüft und anschließend gesenkt. Über die Miete wurde 1997 ein zweites Mal mit dem Ergebnis einer weiteren Senkung verhandelt. Trotz der Mietsenkungen ist der Hof der Auffassung, daß die Kommission diese proportionale Änderung der Kofinanzierung nicht hätte hinnehmen dürfen (5); auch hätte sie nicht einseitig die Verantwortung für die Deckung des kumulierten Defizits des Zentrums bis 31. Dezember 1997 übernehmen sollen (6).

17. Zeitweise hat das Zentrum auch Cash-flow-Probleme, da der im April und Oktober fällige staatliche Beitrag häufig verspätet eintrifft. Zwar ist die Anwendung des Kofinanzierungsprinzips begrüßenswert, doch gibt es keinen Grund, warum die staatlichen Beiträge Monate nach den mit der Kommission vereinbarten Terminen hätten gezahlt werden sollen.

Vereinbarungen über Informationsnetze

18. Es gibt je nach Art des Netzes drei verschiedene schriftliche Vereinbarungen zwischen der Kommission und den Mitgliedstaaten, doch enthalten alle eine deutliche Beschreibung der Funktionen des Netzes, ein Berichtssystem auf Halbjahres- und Jahresbasis sowie die Bedingungen über die zu gewährende finanzielle Unterstützung. Dennoch wurde das System der Vereinbarungen nicht auf alle Netze angewandt; Ende 1997 warteten noch 34 Info-Points, ein landwirtschaftliches Informationszentrum und zwei Urban-Netzwerke auf die Unterzeichnung der jeweiligen Vereinbarung. Die Vereinbarungen mit den Urban-Netzwerken wurden alle sehr spät im Dezember 1997 unterzeichnet, wodurch die Mittelüberweisung von der GD XII stark verzögert und folglich die Durchführung der Informationsmaßnahmen über diese Urban-Netzwerke in Frage gestellt wurde. Es fehlt an Harmonisierung zwischen den drei verschiedenen Vereinbarungen hinsichtlich der Höhe der finanziellen Unterstützung (Starthilfen und laufende Beträge).

19. In Deutschland weiß die Kommissionsvertretung wenig über die von der GD X/B/3 entwickelten Leitlinien. Die in Bonn und Erfurt eingerichteten Info-Points haben nicht nur die Standardvereinbarung nicht unterzeichnet, sondern erhielten auch Zuschüsse, die zwei- bis dreimal höher als normal lagen. Beim Info-Point Bonn deckt der Zuschuß aus dem Gemeinschaftshaushalt 100 % der Kosten ab, die vorgeschriebenen Vergabebeirat-Verfahren wurden mißachtet.

20. In Spanien war der Aufbau der Info-Points auf die Einrichtung eines EDV-Netzes auf der Ebene der "Diputaciones" ausgerichtet. Im Zeitraum 1995-1997 wurden fünf "Diputaciones" ausgewählt, welche die erste Phase des Netzes mit einer Mittelbindung von insgesamt 145 000 ECU durchführen sollten. Nach zwei Jahren waren die gebundenen Mittel noch nicht verwendet worden. Derzeit wird ein neuer Ansatz auf regionaler Ebene eingeführt.

21. Im Vereinigten Königreich vergab die Kommissionsvertretung in London zwei Verträge an ein Unternehmen, das die Londoner Vertretung mit Verwaltungskapazität zur Unterhaltung des nationalen Informationsnetzes versorgt und es beim Programm für Nachfolgemaßnahmen unterstützt. Der erste, am 15. Dezember 1993 unterzeichnete Vertrag führte zu einer Gesamtzahlung von 1 045 752 ECU, obwohl in der Stellungnahme Nr. 818/93 des Vergabebeirats zu dem Vertrag, geändert durch die Stellungnahmen Nr. 877/95 und Nr. 700/96, ein Hoechstbetrag von 909 500 ECU festgesetzt worden war. Anschließend wurde am 30. Oktober 1996 eine begrenzte Ausschreibung veröffentlicht, und diesmal wurden die maximalen Ausgaben auf 3 242 925 ECU für einen Fünfjahreszeitraum angehoben. Auf dieser Grundlage erhielt dasselbe Unternehmen am 11. April 1997 einen zweiten Vertrag. Die beiden Verträge zusammen entsprechen Ausgaben von mindestens 4 Mio ECU über acht Jahre.

22. In der Vertragsformulierung (Standarddienstleistungen und zusätzliche Dienstleistungen) werden dem Vertragsnehmer Daueraufgaben delegiert, welche die Londoner Vertretung selbst wahrnehmen sollte. Die Zahlungen an den Vertragsnehmer beruhen lediglich auf Rechnungen für geleistete Dienste und dürftigen Vierteljahresberichten. In der Buchführung läßt sich kein Nachweis der Ausgaben im Zusammenhang mit dem Vertrag finden. Die Kommission sollte prüfen, ob es kostengünstiger wäre, wenn die Vertretung in London die Arbeit selbst ausführt.

23. Bisher nahm die GD X nicht systematisch die allgemeinen Vertragsbedingungen aus den Musterverträgen der Kommission in ihre Vereinbarungen auf. In einigen Fällen wurden Zahlungen automatisch getätigt, ohne daß spezifische Anforderungen an die Belege dieser Ausgaben gestellt wurden. Überdies waren in einigen Verträgen weder Prüfungsrechte der Kommissionsdienststellen noch des Rechnungshofes festgelegt, was gegen die Bestimmungen der Finanzregelung verstößt.

Prince-Vereinbarungen

24. Bezüglich des Prince-Programms wurde das System der Vereinbarungen mit einigen Mitgliedstaaten bei den beiden Aspekten angewandt, für die ein dezentraler Managementansatz gewählt worden war: Euro und Europa gemeinsam aufbauen (siehe Tabelle 6).

25. Der Hauptvorteil, Vereinbarungen mit den Mitgliedstaaten zu unterzeichnen, um Maßnahmen nach dem Prince-Programm durchzuführen, liegt darin, daß die Operationen weniger verstreut stattfinden, was vor allem bei der Haushaltslinie B3-3 0 0 für die Durchführung auf Dauer angelegter Informationsmaßnahmen kennzeichnend ist; außerdem wird das Prinzip der Kofinanzierung systematisch angewandt, obwohl für den Rest der Vorhaben innerhalb des Prince-Programms das Ziel eines Zuschusses von 50 % der Gesamtkosten keine Mußregel ist.

26. Im Zeitraum 1995-1997 betraf das System der Vereinbarungen insgesamt 15 Vorhaben mit einem Betrag von 29,3 Mio ECU bzw. 25 % der insgesamt dem Prince-Programm zugewiesenen Mittel. Ein verstärkter Einsatz dieses Mechanismus wäre im Sinne des Kosten-Nutzen-Verhältnisses begrüßenswert und würde die Verwaltungsarbeit auf Kommissionsebene erleichtern, wenn die Grundsätze der Subsidiarität der Kofinanzierung ordnungsgemäß angewandt würden.

Bewertung und Inspektionsmaßnahmen

27. Im geprüften Zeitraum (1995-1997) nahm die GD X im Bereich Informationspolitik nur wenige Bewertungen vor, und dann nur für Maßnahmen innerhalb der Haushaltslinien B3-3 0 1 und B3-3 0 2. Zu wenig Beachtung finden die Durchführung von Informationsvorhaben an Ort und Stelle und die Begleitung der Maßnahmen der Kommissionsvertretungen. Kontrollbesuche bei den Kommissionsvertretungen durch die zentralen Abteilungen werden im Rahmen des Vermerks Nr. 1887 vom 13. März 1995 durchgeführt, den der Generaldirektor der GD X im Benehmen mit dem Inspektionsdienst erlassen hat. Im Zeitraum 1995-1997 wurden nur vier Kommissionsvertretungen besucht (1996: Spanien und Vereinigtes Königreich; 1997: Frankreich und Portugal).

Kontrollrahmen der Gemeinschaftsunterstützung

28. Im Zeitraum 1995-1997 war für die Zuweisung der Zuschüsse eine schwache vertragliche Absicherung kennzeichnend; die Verträge basierten lediglich auf zwei Rundschreiben der GD X aus den Jahren 1993 und 1995. Das Referat GD X/I hat vor kurzem ein Vademekum für Zuschüsse herausgegeben, das mit Wirkung von 1998 angewandt werden soll. Auf der Grundlage einer Stichprobenauswahl von Vorhaben, die sowohl bei der zentralen Einheit als auch bei den Kommissionsvertretungen geprüft wurden, hat der Hof verschiedene Punkte festgestellt, die bei der Anwendung des neuen Vademekums für Zuschüsse berücksichtigt werden sollten.

29. Von wenigen Ausnahmen abgesehen (Jugendvorhaben und einige Prince-Maßnahmen), wurden die Zuschüsse im Zeitraum 1995-1997 ohne Garantie für deutliche Transparenz durch Anwendung eines Systems von Aufrufen gewährt.

30. Im Rundschreiben der GD X Nr. 6268 vom 13. Oktober 1993 wurde die Schaffung einer direkten Abhängigkeit der Endempfänger von der Kommission nicht empfohlen, doch stellte der Hof einige wenige Fälle fest, in denen laut Prüfung dieselben Empfänger in aufeinanderfolgenden Jahren unterstützt wurden.

31. Im Rundschreiben Nr. 6268 der GD X vom 13. Oktober 1993 wurde eine Zuschuß-Hoechstgrenze von 50 % der Kosten der Vorhaben festgelegt. Im Rundschreiben Nr. 2074 vom 17. März 1995 wurden drei verschiedene Zuschußebenen angegeben:

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Diese Rundschreiben sind nicht eindeutig genug, da die Berechnungsgrundlage zur Festsetzung des Zuschusses nicht definiert worden ist. Um eine einheitliche und gleichförmige Behandlung aller Antragsteller zu erreichen, ist die Definition einer einzigen Berechnungsbasis unerläßlich. Anträge und Genehmigungen für geprüfte Vorhaben beruhten manchmal auf einer Vollkostenrechnung (Gesamtkosten), zuweilen auch auf der direkten Kostenrechnung (zusätzlich vom Projekt verursachte Kosten). Das führt im letzten Fall, verglichen mit der Berechnung auf der Grundlage der Vollkostenrechnung, meist zu einer höheren Zuschußrate, z. B. 80 % für Vorhaben einiger deutscher Stiftungen.

32. Durch diese Vorgaben im System kann es zu erheblichen Schwankungen im Zuschußbereich kommen. Bei der vom Hof geprüften Stichprobe der Vorhaben wurden im Zeitraum 1995-1997 folgende Schwankungen festgestellt:

a) In Deutschland schwankten die Zuschüsse zwischen 25 % und 100 % der Gesamtkosten der Vorhaben.

b) In Spanien schwankten die Zuschüsse zwischen 13 % und 84 % der Vorhabenskosten.

c) In Belgien reichte die Spanne von 9 % bis 100 % der Vorhabenskosten.

d) Im Vereinigten Königreich betrugen die Schwankungen zwischen 11 % und 75 % der Vorhabenskosten.

Überdies war in keiner Akte der geprüften Fälle, in denen die Zuschußrate die festgesetzte Hoechstgrenze von 50 % der Gesamtkosten überschritt, eine zufriedenstellende Begründung zu finden.

SCHLUSSFOLGERUNG UND EMPFEHLUNGEN

33. Die Informationspolitik der EU in den Mitgliedstaaten wird hauptsächlich durch die Kommissionsvertretungen umgesetzt. Die durch die Finanzierung von Maßnahmen oder Vorhaben aus den Haushaltslinien B3-3 0 0 und B3-3 0 1 zu erreichenden Ziele sind unzureichend definiert; praktisch wurden einige Vorhaben finanziell unterstützt, die keine nachweisbare Verbindung zu Maßnahmen der Informationspolitik hatten. Die Einrichtung der Informationsplanungsmechanismen (SEK(93) 1248/3) hätte als Basisreferenzrahmen zur Erstellung einer Reihe von Maßnahmen/Vorhaben genutzt werden sollen, die aus der Haushaltslinie B3-3 0 0 finanziert werden müssen (siehe Ziffern 8-12).

34. Ein verbessertes Bewertungssystem ist erforderlich, um die Wirksamkeit der Gemeinschaftsausgaben zur Erreichung der Ziele bei Zielgruppen zu gewährleisten. Dies wird umso wichtiger, als in Zukunft die Finanzierung informationspolitischer Maßnahmen zunehmen dürfte. In der Zentrale der GD X müssen Beurteilungsmethoden und Begleitsysteme verbessert werden. Das Bewertungs- und Inspektionssystem ist durch folgende Maßnahmen zu stärken:

a) Weiterentwicklung des jährlichen Bewertungsplans für die auf Dauer angelegten (B3-3 0 0, B3-3 0 1, B3-3 0 2) und für die spezifischen (B3-306) Maßnahmen der Informationspolitik;

b) verstärkte Überprüfung der Verwendung der Mittel der GD X durch einen regelmäßigen Prüfbesuch bei jeder Kommissionsvertretung (siehe Ziffer 27).

35. Bei den in den jährlichen Arbeitsprogrammen der GD X festgelegten Informationsmaßnahmen der Kommission fehlten Standardvorgaben für:

a) Durchführungsverfahren;

b) Projektauswahlverfahren;

c) Umfang des Gemeinschaftsbeitrags;

d) zu belastende Haushaltslinie;

e) Zuschußfähigkeit der getätigten Ausgaben (siehe Ziffern 28-32).

36. Um die Verwaltungsverfahren zu vereinfachen sowie Transparenz und Gleichbehandlung der Endempfänger zu gewährleisten, sollte die Kommission folgende Maßnahmen ergreifen:

a) verstärkter Einsatz von Aufrufen zur Auswahl der Endempfänger;

b) Ausarbeitung eines standardisierten Finanzberichtsbogens, in dem die Kategorien der zuschußfähigen Ausgaben festgelegt sind und der vom Empfänger als Grundlage für die Erstellung des Schlußberichts verwendet werden kann;

c) Festlegung einer Zuschußrate, die auf einer einheitlichen Berechnungsmethode beruht, für die Vorhaben, ausgenommen lediglich die Informationsnetze, die über einen Pauschalzuschuß finanziert werden;

d) Begrenzung des Vorschusses auf einen vernünftigen Prozentsatz des genehmigten Zuschußbetrags;

e) Festlegung eines Hoechstsatzes des zuschußfähigen Gemeinkostenanteils an den Gesamtausgaben (siehe Ziffern 28-32).

37. Abgesehen von der teilweisen Ausnahme für die Informationsnetze fehlt es grundsätzlich an einem angemessenen, systematischen Regelwerk für die Verträge mit den Empfängern. Künftige Verträge sollten deutlichere und strengere Finanzvereinbarungen enthalten, insbesondere in zwei Hauptbereichen mit besonderem Risiko:

a) die Höhe der zulässigen Gemeinkosten;

b) Verwendung tatsächlicher Zahlen statt Haushaltszahlen im Schlußbericht (siehe Ziffern 28, 31-32).

38. Die finanzielle Umsetzung der Vereinbarungen innerhalb des Prince-Programms muß durch strenge Regeln abgesichert werden, insbesondere hinsichtlich der Höhe der getätigten Ausgaben, die Vorschüsse auslösen, der Zeiträume für die Zuschußfähigkeit und der Gemeinkosten (siehe Ziffern 24-26).

39. Die Kommissionsvertretungen müssen sowohl bei der Finanzierung der auf Dauer angelegten Netze als auch bei den Prince-Informationsmaßnahmen eine Vorreiterrolle übernehmen. Dazu muß die Kommission den Rahmen der Politik und Finanzplanung schaffen, um so die Gesamtziele der Informationspolitik, die Managementsysteme und die indikativ verfügbaren Mittel zu definieren und diese Mittel auf die einzelnen Ziele aufzuteilen. Gleichzeitig muß die GD X ihre interne Koordinierungsrolle ausbauen, damit die Informations- und Kommunikationsmaßnahmen der Kommission tatsächlich verbessert werden.

Dieser Bericht wurde vom Rechnungshof in seiner Sitzung vom 14. und 15. Oktober 1998 in Luxemburg angenommen.

Für den Rechnungshof

Bernhard FRIEDMANN

Präsident

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(1) Die Info-Points unterrichten die breite Öffentlichkeit grundlegend über die Europäische Union und ihre Politik und verteilen Veröffentlichungen der Kommission zu allgemeinen Themen.

(2) Die Agrarrelais bzw. landwirtschaftlichen Informationszentren dienen der Information aller Bereiche der ländlichen Gesellschaft über die Europäische Union und insbesondere über die verschiedenen Politiken und Programme der Union, die sie unmittelbar betreffen könnten.

(3) Über die Urban-Netzwerke sollen im Bürgerbereich aktive Menschen und auch andere Mitbürger als Multiplikatoren in die Strategie der EU eingebunden werden, um auf eine Entwicklung hinzuwirken, bei der die Umwelt und unsere natürlichen Ressourcen respektiert werden. Die Netzwerke sind bei lokalen Einrichtungen untergebracht, die Erfahrung in der lokalen Entwicklung und Öffentlichkeitsarbeit haben.

(4) Die Beratungsstellen wurden gemeinsam von der Kommission und den Behörden in den Gastländern eingerichtet. Sie befinden sich in den Hauptstädten und sollen die breite Öffentlichkeit informieren, auf Informationsanfragen von Interessengruppen antworten und Treffpunkt für Sitzungen, Schulungen und sonstige Veranstaltungen rund um Europafragen sein. Bisher wurden drei Zentren in Paris, Lissabon und Berlin eröffnet.

(5) Als Folge stieg der Gemeinschaftsanteil an der Miete von 33 % auf 50 %.

(6) Das Defizit betrug 150 000 ECU.

(7) Aufhebung der in Haushaltsposten B0-4 0 blockierten Reserve in zwei Phasen:

- 23 Mio ECU am 15. Mai 1996.

- 12 Mio ECU am 8. Oktober 1996.

(8) Aufhebung der in Haushaltsposten B0-4 0 blockierten Reserve in zwei Phasen:

- 5 Mio ECU am 21. Mai 1997.

- 6 Mio ECU am 22. Juli 1997.

(9) Aufhebung der in Haushaltsposten B0-4 0 blockierten Reserve in einer Rate:

- 15 Mio ECU am 10. September 1997.

(10) Einschließlich 150 000 ECU zur Abdeckung eines außergewöhnlichen Bilanzzuschusses aus den Mitteln für 1998.

(11) Einschließlich eines außergewöhnlichen Bilanzzuschusses zur Deckung des Defizits 1996, der im März 1998 zur Verfügung gestellt wurde.

ANTWORTEN DER KOMMISSION

EINLEITUNG

1. Die Informations- und Kommunikationspolitik der Europäischen Kommission basiert seit 1993 auf einem neuen Konzept. Den Generaldirektionen obliegt die Information über die in ihrem Aufgabenbereich getroffenen Maßnahmen. Die GD X ist für allgemeine Informationsmaßnahmen und die Koordinierung der Informations- und Kommunikationspolitik zuständig.

Ein rechtlicher Rahmen wurde durch verschiedene Mitteilungen geschaffen, von denen sechs zwischen 1993 und 1997 und eine 1998 angenommen wurden. Diese Mitteilungen behandeln die verschiedenen Aspekte dieser Politik (allgemeines Konzept, Informationspläne, Rolle der EU-Vertretungen in den Mitgliedstaaten, Information von Drittländern, Informationsnetze und Verbindungsstellen, vorrangige Informationsmaßnahmen, Informationsstrategie für den Euro). Außerdem wurden in diesen Mitteilungen die allgemeinen Ziele, die Verwaltungssysteme und die anzuwendenden Regeln festgelegt.

Im Rahmen dieser Politik arbeitet die Kommission in allen Bereichen, in denen dies möglich ist, mit den anderen Organen zusammen. Besonders eng ist diese Zusammenarbeit mit den Dienststellen des Parlaments. So erstattet die Kommission dem Parlament regelmäßig Bericht. Mit Blick auf die Harmonisierung der Informationsmaßnahmen finden gemeinsame Sitzungen mit dem Rat und den Verantwortlichen der Informations- und Kommunikationspolitik in den Mitgliedstaaten statt. Somit erfolgt auf europäischer Ebene eine externe Koordinierung.

Außerdem ist die kommissionsinterne Koordinierung in den vergangenen Jahren stark ausgebaut worden. Der betreffende Lenkungsausschuß tritt regelmäßig zusammen. Bei neuen Gemeinschaftsinitiativen müssen Informationspläne aufgestellt werden. Derzeit wird ein integriertes Programm für die gesamte Informationspolitik durchgeführt. Die Informationsmaßnahmen für verwandte Politikbereiche der Gemeinschaft werden in Arbeitsgruppen koordiniert.

Die allgemeinen Ziele (Dezentralisierung, Koordinierung, Einsatz neuer Medien usw.) werden in dem bereits erwähnten rechtlichen Rahmen definiert. Darüber hinaus legt die Kommission jedes Jahr spezifische Ziele für ihre allgemeine Informationspolitik fest. So lag das Schwergewicht 1998 auf TV-Maßnahmen, direkten Bürgeraktionen ("call center"), frauenspezifischen Maßnahmen und der Koordinierung der Informationsnetze in ganz Europa.

Die Dezentralisierung gehört zu den Hauptzielen der Informationspolitik. Sie wird schrittweise durchgeführt. So wurden den EU-Vertretungen in den Mitgliedstaaten mehr Aufgaben übertragen, über 800 Verbindungsstellen in der Union eingerichtet, mit den Mitgliedstaaten Vereinbarungen über gemeinsame Aktionen getroffen und die Bürger stärker an den Informationsmaßnahmen der Union beteiligt.

Aufgrund der neuen Technologien, insbesondere des Internets, können viele Bürger, vor allem Jugendliche, erreicht werden, ohne daß hohe Kosten anfallen. Die Kommission engagiert sich bereits seit 1995 in diesem Bereich. Die mehrsprachige Internet-Seite Europa ist für ihre ausgezeichnete Qualität bekannt.

Im Rahmen des Programms Prince sind zusammen mit dem Europäischen Parlament vorrangige Informationsmaßnahmen erarbeitet worden. Hierdurch konnten die Bürger der Union gezielt über wichtige aktuelle Themen (Rechte der EU-Bürger, Vertrag von Amsterdam, Euro) informiert, die Zusammenarbeit mit dem Parlament weiter ausgebaut und gemeinsam mit den Mitgliedstaaten durchzuführende Informationskampagnen (vor allem über den Euro) entwickelt werden.

Mit Blick auf eine effizientere Verwaltung wurde unter anderem 1997 der Leitfaden für die Verwaltung von Finanzhilfen im Informations- und Kommunikationsbereich erarbeitet. Alle Forderungen des Rechnungshofs auf dem Gebiet der Verwaltung sind bereits mit dem Inkrafttreten dieses Leitfadens am 1. Januar 1998 umgesetzt worden.

Die Kommission hat mit ihrer Informations- und Kommunikationspolitik der rasanten Entwicklung in diesem Bereich Rechnung getragen und wird dies auch künftig tun. Dies gilt sowohl für ihre Strategie und Ziele als auch für die Organisation und Verwaltung der Maßnahmen.

2. a) Seit der Neuorganisation der GD X vom 1. August 1997 werden die Büros der Europäischen Union in den Mitgliedstaaten als "Vertretungen" bezeichnet.

b) Neben den vom Rechnungshof erwähnten Stellen werden noch drei weitere Arten von Verbindungsstellen aus Mitteln der Haushaltslinie B3-3 0 1 finanziert:

- die Europahäuser unter Leitung der Internationalen Föderation der Europahäuser (FIME);

- die nationalen Sektionen der Europäischen Bewegung;

- die Europäischen Dokumentationszentren (EDZ).

ENTWICKLUNG UND AUSFÜHRUNG DES HAUSHALTSPLANS

5. Seit 1993 basiert die Informations- und Kommunikationspolitik der Kommission auf einem neuen Konzept (SEK 93 916/9 und 1248/3), nach dem die verschiedenen Generaldirektionen entsprechend ihrer Aufgabenbereiche für spezifische Informationsmaßnahmen und die GD X für allgemeine Informationsmaßnahmen und die Koordinierung der Informations- und Kommunikationspolitik zuständig sind. Dieses Konzept setzte voraus, daß die Haushaltsmittel für spezifische Informationsmaßnahmen der Kommission dezentral verwendet werden können.

Daher wurde ab 1995 ein Verzeichnis der für Informations- und Kommunikationsmaßnahmen eingesetzten Haushaltsmittel erstellt. Die verstärkte Bereitstellung von Mitteln zwischen 1995 und 1997 ist vor allem auf das neu geschaffene Programm Prince zurückzuführen.

In Ergänzung dieses Verzeichnisses hat die Kommission 1998 nach vorheriger Befragung aller Dienststellen ein integriertes Programm der Informationsmaßnahmen eingeleitet, das ein Gesamtkonzept für die Informationspolitik bietet.

Ab dem kommenden Haushaltsjahr werden die für die einzelnen Informationsmaßnahmen vorgesehenen Mittel ebenfalls im Rahmen dieses integrierten Programms erfaßt. Dieser Aufstellung können bereits zu Jahresbeginn die Verpflichtungsermächtigungen für sämtliche Informationsmaßnahmen der Kommission entnommen werden.

6. Seit 1996 hat die Haushaltsbehörde stets Haushaltsmittel für Informationsmaßnahmen in eine Reserve eingestellt, was sich in der Tat negativ auf den Haushaltsvollzug und die Verwaltung der Maßnahmen ausgewirkt hat, zumal die entsprechenden Mittel nach dem Beschluß zur Freigabe der Reserve nicht sofort zur Verfügung stehen.

7. Die Kommission räumt ein, daß sämtliche allgemeinen Informationsmaßnahmen der Verbindungsstellen aus einer einzigen Haushaltslinie finanziert werden sollten, was seit 1998 der Fall ist. In der Vergangenheit konnte dies wegen der zum Teil unpräzisen Erläuterungen des Haushaltsplans nicht immer so gehandhabt werden.

RECHTLICHER RAHMEN

8. In der Mitteilung der Kommission an die Haushaltsbehörde über die Rechtsgrundlagen und Hoechstbeträge (SEK (94) 1106) wird der allgemeine rechtliche Rahmen der Informations- und Kommunikationspolitik wie folgt definiert: "Einige Maßnahmen werden von der Kommission aufgrund von Verpflichtungen durchgeführt, die ihr als für die Umsetzung der Gemeinschaftspolitik zuständigem Organ aus dem Vertrag erwachsen. Als Beispiel sei hier die Informationspolitik genannt, die der Öffentlichkeit die Gemeinschaftsaktionen näherbringen soll. In diesem Bereich handelt die Kommission eigenständig und hält es daher nicht für erforderlich, für die einzelnen Maßnahmen Rechtsgrundlagen vorzusehen."

Seit 1993 hat die Kommission auf dieser Grundlage mehrere Mitteilungen (sechs zwischen 1993 und 1997 und eine 1998) angenommen, die ein neues Konzept für die Informationspolitik, die allgemeinen Ziele dieser Politik, entsprechende Verwaltungssysteme und die Regeln enthalten, die sie dann bei der Durchführung der Maßnahmen im Rahmen der Haushaltslinien für den Bereich Information und Kommunikation angewandt hat.

Die Kommission hatte festgestellt, daß die verschiedenen Maßnahmen vor 1993 nicht ausreichend koordiniert wurden, und beschlossen, dieses Defizit zu beseitigen. Schrittweise wurden entsprechende Mechanismen geschaffen. Für Kommissionsinitiativen wurden Informationspläne aufgestellt, für die ab 1996 neue Vorschriften galten. Der Lenkungsausschuß für Information und Kommunikation tritt seit seiner Einsetzung regelmäßig zusammen. Außerdem wurde ein integriertes Jahresprogramm der Informationsmaßnahmen (siehe Ziff. 5) aufgestellt, und es wurden Arbeitsgruppen des Lenkungsausschusses gebildet, welche die Informationsmaßnahmen für die einzelnen Politikbereiche koordinieren.

Die GD X wurde am 1. August 1997 umstrukturiert. Nunmehr ist eine Direktion für das Informationskonzept und die Koordinierung zwischen den verschiedenen Dienststellen zuständig. Die Vertretungen erhielten zusätzliche Aufgaben und sollen insbesondere die jeweiligen Verbindungsstellen koordinieren.

9. 1998 hat die GD X die Ziele für ihre eigenen Informations- und Kommunikationsmaßnahmen festgelegt.

10. a) Informationspläne sind Dokumente, welche die Generaldirektionen der GD X zur Genehmigung vorlegen. Sie werden erstellt, wenn Generaldirektionen der Kommission Initiativen vorschlagen. Da es sich hierbei um sektorspezifische Initiativen handelt, werden sie im Einklang mit der Mitteilung SEK(93) 916/9 in der Regel nicht aus der Haushaltslinie B3-3 0 0 (allgemeine Informationsmaßnahmen) finanziert.

Die Informationspläne, einschließlich desjenigen der GD X, werden in ein Jahresprogramm (siehe Ziff. 8) aufgenommen, durch das ein Zusammenhang zwischen den betreffenden Maßnahmen und der Haushaltslinie B3-3 0 0 hergestellt wird.

b) Die Informationsverbreitung gehört seit jeher zu den wichtigen Aufgaben der einst als "Presse- und Informationsbüros" bezeichneten Vertretungen, welche die Informationen entsprechend dem Bedarf des jeweiligen Landes auswerten müssen. Sie tragen somit zu einer effizienteren Informationsverbreitung bei (Erarbeitung regionaler Broschüren, Koordinierung der Informationsnetze usw.).

In diesem Zusammenhang sei erwähnt, daß die hierarchischen Strukturen im Zuge der Neuorganisation vom 1. August 1997 ausgebaut worden sind. Die Vertretungen sind der GD X, insbesondere der Direktion X/B (Informationsnetze) unterstellt. Ihre Aufgaben werden in der Mitteilung SEK(94) 80/4 erläutert.

Im Hinblick auf das operative Handbuch "Verbindungsstellen" ist folgendes anzumerken:

- Ein systematisches und kohärentes Konzept ist bereits weitgehend umgesetzt worden;

- das Handbuch wird Ende 1998 fertiggestellt.

11. Das Programm Prince wird im Rahmen der Informations- und Kommunikationspolitik durchgeführt, für die keine Rechtsgrundlage erforderlich ist (siehe Ziff. 8). Neben der vom Hof erwähnten Mitteilung hat die Kommission 1998 auch die Mitteilung über die Informationsstrategie zum Euro (KOM(98) 39) angenommen.

PRÜFUNGSERGEBNISSE

Unklare Zielsetzungen

12. Die Ziele sind von der Kommission selbst in ihren während des Prüfungszeitraums vorgelegten Mitteilungen festgelegt worden (siehe Ziff. 8 und 9).

Die Generaldirektion X legt jährlich die Ziele für ihre eigenen Maßnahmen fest. Die entsprechenden Mittel werden auf der Grundlage eines von den zuständigen Referaten und den Vertretungen vorgelegten Jahresprogrammentwurfs genehmigt. Im Vordergrund stehen hierbei die Prioritäten der Kommission.

1998 liegt das Schwergewicht auf TV-Maßnahmen, direkten Bürgeraktionen, frauenspezifischen Maßnahmen und der Koordinierung der Maßnahmen der Verbindungsstellen (Publikationen, Kolloquien, Seminare, Messen oder Ausstellungen).

Die Kommission ist bereit, die jährlichen Zielvorgaben noch genauer zu definieren. Die Kriterien für die Förderfähigkeit von Projekten hat sie bereits in ihrem Leitfaden für Finanzhilfen vom 1. Januar 1998 festgelegt.

Wie unter Ziff. 8 und 10a erläutert, werden die Informationspläne einschließlich desjenigen der GD X in ein Jahresprogramms aufgenommen, durch das ein Zusammenhang zwischen den Informationsmaßnahmen und der Haushaltslinie B3-3 0 0 hergestellt wird.

Funktionsweise der Informationsnetze

Überblick über das System

13. Die GD X achtet stets darauf, daß bei der Einrichtung neuer Verbindungsstellen das geographische Gleichgewicht zwischen den Mitgliedstaaten und den verschiedenen Regionen gewahrt wird. Hierbei berücksichtigt sie auch Verbindungsstellen wie die Eurodesks, die Europäischen Informations- und Beratungsstellen für Verbraucher oder die Euro-Info-Zentren, für die andere Generaldirektionen der Kommission (GD XIII, XVI, XXII, XXIII, XXIV) zuständig sind.

Entsprechend der Dezentralisierungspolitik ist nationalen Besonderheiten unbedingt Rechnung zu tragen.

- So stützt sich das EU-Informationssystem im Vereinigten Königreich, dessen Bürger sich vorzugsweise in den "Public Libraries" informieren, auf die insgesamt 180 Bibliotheken, die von der Vertretung in den Bereichen Technik, Dokumentation sowie Aus- und Fortbildung unterstützt werden.

- In Deutschland sind Informationen über die EU bislang vor allem über die 33 deutschen Europahäuser verbreitet worden (ein Drittel der Europahäuser der FIME befindet sich in Deutschland). Derzeit werden fünf Info-Points und drei Foren für den ländlichen Raum (Carrefours) eingerichtet. Der Ausbau der Informationsnetze soll Ende 1999 abgeschlossen sein. Insgesamt wird das deutsche Netz dann ein Dutzend Info-Points und fünfzehn oder sechzehn Carrefours umfassen. Mehrere weitere Vorschläge Deutschlands zur Einrichtung von Informationsstellen wurden als nicht geeignet abgelehnt.

Nach Auffassung der Kommission ist somit das geographische Gleichgewicht gewährleistet (siehe auch Ziff. 2 Buchstabe b)).

14. Die Kommission ist nicht der Ansicht, daß ein Hoechstbetrag für diese Form von Zuschüssen festgelegt werden sollte, deren Höhe von dem Budget abhängt, das auf den jährlichen Versammlungen genehmigt wird, auf denen die Kommission vertreten ist.

15. Das Informationszentrum in Paris ist eines von mehreren Modellen. Wie ein Netz von Verbindungsstellen in einem Mitgliedstaat aufzubauen ist, hängt von verschiedenen Parametern und insbesondere den nationalen Besonderheiten ab. Entsprechend diesen Parametern kommen mehrere Modelle in Betracht.

16. Nach Auffassung der Kommission entfiel ein zu Hoher Anteil an den gesamten Unkosten von Sources d'Europe auf die Miete. Daher kam sie zunächst nur für ein Drittel der Miete auf. 1994 wurde die Miete zum ersten Mal gesenkt, woraufhin die Kommission beschloß, die Mietkosten zur Hälfte zu tragen.

1997 wurde die Miete erneut ausgehandelt und zum zweiten Mal gesenkt. Diese Verhandlungen fanden im Rahmen eines Gesamtplans zur Förderung des Informationszentrums statt, der folgende Maßnahmen umfaßte:

- Neuaushandlung der Miete;

- Begleichung der Schulden infolge der Verzugszinsen aus dem Jahr 1994 (durch den französischen Staat über die Depositenkasse);

- Deckung des Ende 1997 aufgelaufenen Defizits (durch die Kommission);

- Beschluß zur Gewährung eines zusätzlichen Zuschusses ab 1998 durch die Depositenkasse und somit durch den französischen Staat;

- Neufestlegung der Aufgaben des Zentrums;

- Evaluierung der Maßnahmen nach einem Jahr.

Nach Auffassung der Kommission ist dieser Plan in bezug auf die Verpflichtungen der Gründungsmitglieder des Zentrums, nämlich der französischen Regierung und der Kommission, ausgewogen und dürfte die Finanzierung des Defizits von Ende 1997 ermöglichen.

17. Die Zuschüsse werden jeweils zweimal jährlich gezahlt: von der Kommission im Januar und im Juli und von der französischen Regierung normalerweise im April und im Oktober.

Vereinbarungen über Informationsnetze

18. Einige Vereinbarungen konnten vor allem deshalb nicht rechtzeitig unterzeichnet werden, weil eine Evaluierung der gesamten Politik der Verbindungsstellen und der Tätigkeiten jeder einzelnen Verbindungsstelle vorgenommen und die Frage der Kofinanzierung dieser Stellen hinlänglich geklärt werden mußte.

Bislang wurden für alle Foren für den ländlichen Raum (Carrefours) und alle städtischen Foren Vereinbarungen unterzeichnet. Mit den Info-Points finden immer noch Beratungen statt, um bis Ende 1998 einheitliche Bedingungen zu schaffen. Voraussetzung für jede Neueröffnung eines Info-Points ist die Unterzeichnung der Vereinbarung.

Die Kommission teilt die Auffassung des Rechnungshofs, daß die mit den Verbindungsstellen zu schließenden Verträge und die Höhe der finanziellen Unterstützung einheitlich festgelegt werden sollten.

19. Die Vertretung in Deutschland hat den allgemeinen Empfehlungen der Brüsseler Dienststellen durchaus Rechnung getragen. Das deutsche Konzept orientiert sich an der politischen Struktur Deutschlands. Einige Verbindungsstellen auf der Ebene der Bundesländer dienen als regionale EU-Informationszentren. Dies hat dazu geführt, daß die betreffenden Verbindungsstellen andere Maßnahmen durchführen und im Einvernehmen mit dem Leiter der Vertretung und den Dienststellen in Brüssel für diese Verbindungsstellen Modalitäten festgelegt wurden, die sich von denen der örtlichen Verbindungsstellen unterscheiden. Die regionalen Informationszentren müssen höhere Zuschüsse erhalten und die Rechtsvorschriften entsprechend angepaßt werden.

Der Info-Point Bonn ist für die Informationsversorgung der ehemaligen Bundeshauptstadt von großer Bedeutung. Bislang konnte noch kein Partner für die Verwaltung dieser Verbindungsstelle gefunden werden. Wegen seiner großen Bedeutung mußte die Kommission diesen Info-Point deshalb direkt verwalten und mit Dienstleistungserbringern Verträge abschließen. Die Finanzierung erfolgt somit in vollem Umfang durch die Kommission.

20. Nachdem die Kommission mehrmals versucht hatte, örtliche Konzepte festzulegen, hat sie eine Strategie für ganz Spanien erarbeitet, die sich auf Kooperationsvereinbarungen mit den autonomen Regionen stützt. Bei der Einrichtung neuer Info-Points und Carrefours wird dieser Strategie Rechnung getragen. Die seinerzeit vorgenommenen Mittelbindungen für Zuschüsse auf der Ebene der Diputaciones sind inzwischen aufgehoben worden.

Für den fehlgeschlagenen Aufbau des Städtischen Forums Gent/Antwerpen ist nicht die Kommission, sondern die Aufnahmeeinrichtung verantwortlich. Eine Einziehungsanordnung ist erteilt worden.

21. Das für die Betreuung der Verbindungsstellen im Vereinigten Königreich ausgewählte Unternehmen sollte zwischen 1993 und 1997 eine Mobile Information Unit einrichten. Da dieser Auftrag nicht Bestandteil des Rahmenvertrags war, wurde die vom Vergabebeirat festgesetzte Ausgabenhöhe überschritten. Diese Situation ist inzwischen bereinigt und der betreffende Posten seit 1997 in den vom Vergabebeirat gebilligten Vertrag aufgenommen worden.

Anders als im Vertrag von 1993 wurden in der neuen Ausschreibung umfassendere Leistungen (Verwaltung von weitaus mehr Verbindungsstellen) gefordert, welche die höheren Ausgaben rechtfertigen. Das betreffende Unternehmen erhielt 1997 den Zuschlag, weil sein Angebot das einzige war, das alle geforderten Leistungen enthielt und die Ausschreibungskriterien erfuellte.

Nach Auffassung der Kommission ist die im Rahmen einer ordnungsgemäß abgewickelten Ausschreibung festgesetzte Vertragssumme angesichts der umfangreichen Aufgaben, die dem Vertragsnehmer übertragen worden sind, durchaus gerechtfertigt.

22. Der Vertragsnehmer ist vor allem für logistische Aufgaben und für die Durchführung von Informationsmaßnahmen zuständig. Daß es sich hierbei um Daueraufgaben handelt, ergibt sich aufgrund des permanenten Charakters der Verbindungsstellen. Dies bedeutet jedoch nicht unbedingt, daß diese Aufgaben von der Vertretung ausgeführt werden müssen. Der Vertragsnehmer bringt sein Wissen und seine Erfahrungen ein. Die von ihm wahrgenommenen Aufgaben (Aussuchen und Anmieten von Konferenzsälen, Versenden von Einladungen, Montage von Ausstellungsständen, Versorgen des Mobile Information Centre mit dem benötigten Material) sollten extern vergeben werden.

Die Vertretung hat im Zusammenhang mit diesem Vertrag eine Reihe von Maßnahmen, zum Beispiel ein detailliertes monatliches "Reporting", eingeführt.

Nach dem derzeitigen Sachstand ist dieser Vertrag daher nach Auffassung der Kommission unter dem Aspekt der Kosteneffizienz durchaus gerechtfertigt. Sie ist jedoch bereit, eine eingehendere Prüfung vorzunehmen.

23. Seit mehreren Haushaltsjahren werden bei jeder neuen Auftragsvergabe die Bestimmungen des Vergabebeirat-Leitfadens und der Mustervertrag der Kommission zugrunde gelegt. Besondere Beachtung gilt hierbei den Bedingungen für die Tätigung der Zahlungen.

Bewertung und Inspektionsmaßnahmen

27. Seit 1993 stellt die GD X Mittel für die Überprüfung der Auswirkungen ihrer Informationsmaßnahmen bereit. Im Rahmen einer Ausschreibung konnten zehn Rahmenverträge mit externen Unternehmen unterzeichnet werden, die sich auf Bewertungen spezialisiert haben.

Die Bewertung der Informationspolitik ist Bestandteil des Gesamtevaluierungsplans der GD X. Hiervon betroffen sind die Haushaltslinien B3-3 0 0, B3-3 0 1, B3-303 und B3-306. Im Zeitraum der Prüfung durch den Rechnungshof wurden in folgenden Bereichen Bewertungen durchgeführt:

- Werbematerial;

- Verbindungsstellen;

- Contact Magazine;

- Informationsmaßnahmen in vier Regionen der Welt.

Außerdem wurde dem Europäischen Parlament eine Übersicht über die Informationsmaßnahmen der Vertretungen in den Jahren 1994, 1995 und 1996 übermittelt.

Ab 1998 stehen auf dem Programm:

- Europe by Satellite;

- Referentennetz;

- Schaffung eines permanenten Evaluierungssystems für die Verbindungsstellen;

- vorrangige Informationsmaßnahmen.

Zur Zeit überarbeitet die Kommission (GD X) ihr Konzept für die Kontrolle der Zuschußempfänger und der geförderten Projekte. Sie plant drei Arten von Kontrollen:

1. die übliche Kontrolle der Unterlagen einschließlich einer beglaubigten Übersicht über die Einnahmen und Ausgaben;

2. bei problematischen oder hoch bezuschußten Projekten und stichprobenweise bei den übrigen Vorhaben Kontrolle eines Teils der Belege;

3. bei Unregelmäßigkeiten Kontrolle vor Ort.

Das Konzept für die Überprüfungen der Vertretungen wird 1998 von der Generalinspektion der Dienststellen und der GD X gemeinsam überarbeitet. Das aktualisierte Konzept wird die Grundlage für künftige Kontrollen bilden. Derzeit prüft die Kommission, ob die Zahl der Finanzaudits erhöht werden sollte.

Kontrollrahmen der Gemeinschaftsunterstützung

28. Seit Jahren muß jeder Zuschußempfänger eine Erklärung unterzeichnen, in der seine Verpflichtungen gegenüber der Kommission und unter anderem auch das Recht des Rechnungshofs auf Durchführung von Kontrollen aufgeführt sind. Diese Erklärung bildete von 1995 bis 1997 den vertraglichen Rahmen.

Die GD X hat 1997 einen Leitfaden für Finanzhilfen erarbeitet. Seit Inkrafttreten dieses Leitfadens am 1. Januar 1998 ist bei Vergabe eines Zuschusses von beiden Vertragsparteien ein Finanzierungsabkommen zu unterzeichnen.

29. Die Kommission hat in den Bereichen ihrer Zuständigkeit (Kultur, audiovisuelle Medien, Information) nach und nach Aufforderungen zur Einreichung von Vorschlägen für die Vergabe von Zuschüssen veröffentlicht. Gemäß dem Rundschreiben Nr. 2074 (der GD X) vom 17. März 1995 soll dieses Verfahren im Bereich Information zunehmend angewandt werden. Der entsprechende Leitfaden sieht vor, daß in diesem Bereich für alle zu vergebenden Zuschüsse (mit Ausnahme einiger genau zu definierender und ordnungsgemäß zu begründender Fälle) eine Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen zu veröffentlichen ist.

30. Die Kommission teilt die Auffassung des Hofs, daß im Rahmen der Informations- und Kommunikationsmaßnahmen nicht mehrfach Zuschüsse an dieselbe Stelle vergeben werden sollten. Dieser Grundsatz gilt jedoch nicht für die Verbindungsstellen. Die Kommission sucht in diesem Fall vielmehr Einrichtungen, die mehrere Jahre lang die Öffentlichkeit über die Europäische Union informieren können.

31. Mit dem Rundschreiben Nr. 2074 vom 17. März 1995 sollte nicht die Zuschuß-Hoechstgrenze angehoben, sondern ihre Anwendung erläutert werden. So sollten je nach Betrag und Beteiligungssatz die Kriterien für die Kosteneffizienz sowie die Zeichnungsbefugnisse festgelegt werden.

Bis zum Inkrafttreten des Leitfadens am 1. Januar 1998 sind mitunter tatsächlich unterschiedliche Berechnungsgrundlagen bei der Ermittlung der Zuschuß-Hoechstgrenze zugrunde gelegt worden. Daher ist die Berechnungsgrundlage im Leitfaden nun genau definiert worden.

32. Wie bereits erwähnt, wird das System für die Zuschußvergabe in dem seit 1. Januar 1998 geltenden Leitfaden eingehend beschrieben. Nach Auffassung der Kommission sind in bestimmten Fällen höhere Beteiligungssätze (über 50 %) jedoch durchaus zu rechtfertigen.

Die allgemeine Zuschuß-Hoechstgrenze (50 % der Projektkosten) wird in der Regel eingehalten. 1997 wurde diese Hoechstgrenze bei über 90 % der Zuschüsse aus Mitteln der Haushaltslinie B3-3 0 0 nicht überschritten.

Insbesondere bei den Maßnahmen im Rahmen des Programms Prince und hierbei vor allem bei den Aktionen im Zusammenhang mit dem Euro haben die Priorität dieses Programms und die Wirkung dieser Unionsmaßnahmen die Auswahlgremien zumindest in der Anlaufphase veranlaßt, in einigen Fällen einen Beteiligungssatz von über 50 % zu genehmigen.

SCHLUSSFOLGERUNG UND EMPFEHLUNGEN

33. Die allgemeinen Ziele der Informationspolitik wurden von der Kommission in mehreren Mitteilungen erläutert, von denen sechs zwischen 1993 und 1997 und eine 1998 angenommen wurden.

Die Generaldirektion X legt jährlich die Ziele für ihre eigenen Maßnahmen fest. Die entsprechenden Mittel werden auf der Grundlage eines von den zuständigen Referaten und den Vertretungen vorgelegten Jahresprogrammentwurfs genehmigt. Im Vordergrund stehen hierbei die Prioritäten der Kommission.

Die Kommission ist bereit, die jährlichen Zielvorgaben noch genauer zu definieren.

Die Kriterien für die Förderfähigkeit von Projekten hat sie bereits in ihrem Leitfaden für Finanzhilfen vom 1. Januar 1998 festgelegt.

Die Informationspläne einschließlich desjenigen der GD X sind bereits in ein Jahresprogramms aufgenommen worden, durch das ein Zusammenhang zwischen den Informationsmaßnahmen und der Haushaltslinie B3-3 0 0 hergestellt werden soll.

34. a) Die Kommission wird den derzeitigen Evaluierungsplan weiterentwickeln. Zu diesem Zweck wurde in der GD X im Rahmen der Neuorganisation vom 1. August 1997 ein Bereich Evaluierung geschaffen.

b) Die Vertretungen sollen wie bereits geschehen auch künftig von der GD X und der Generalinspektion der Dienststellen überprüft werden. Das Konzept für diese Kontrollen wird derzeit überarbeitet. Die GD X prüft, ob die Zahl der Finanzaudits erhöht werden sollte.

35. Die GD X hat die unter a), b), c) und d) genannten Standardvorgaben in den 1997 erstellten Leitfaden für Finanzhilfen aufgenommen, der am 1. Januar 1998 in Kraft getreten ist. Welche Haushaltslinie zu belasten ist (Buchstabe d), ergibt sich aus dem Haushaltsplan und den entsprechenden Erläuterungen.

36. Allen Forderungen des Hofs in bezug auf die Transparenz und die Verwaltungsverfahren wird in der Kommission seit Inkrafttreten des GD-X-Leitfadens für Finanzhilfen am 1. Januar 1998 Rechnung getragen.

37. Allen Forderungen des Hofs in bezug auf die Verträge mit Zuschußempfängern wird in der Kommission seit Inkrafttreten des GD-X-Leitfadens für Finanzhilfen am 1. Januar 1998 Rechnung getragen.

38. Alle Forderungen des Hofs wurden in dem seit 1. Januar 1998 geltenden Leitfaden für Finanzhilfen berücksichtigt, der auch für das Programm Prince maßgebend ist.

39. Die Vertretungen spielen bereits bei der Einrichtung der Verbindungsstellen und der Durchführung des Programms Prince eine wichtige Rolle (Koordinierung der Maßnahmen vor Ort, Informationsmanagement für die Verbindungsstellen, begleitende Überwachung der Prince-Übereinkommen mit den Mitgliedstaaten). Um insbesondere in der Anfangsphase dieser beiden Aktionen eine effizientere Bewirtschaftung zu erreichen, zieht es die Kommission vorläufig vor, die Mittel weiterhin zentral zu verwalten.

Es gibt einen rechtlichen Rahmen für Informations- und Kommunikationsmaßnahmen. Dieser Rahmen war Gegenstand mehrerer Mitteilungen, von denen sechs zwischen 1993 und 1997 und eine 1998 angenommen wurden. Die Kommission will die Durchführung der vorgesehenen Maßnahmen vorantreiben und gegebenenfalls neue definieren. Die GD X hat - unter anderem für den finanziellen Bereich - jährliche Zielvorgaben festgelegt und mit einem integrierten Jahresprogramm der Informationsmaßnahmen der Kommission, wie vom Hof empfohlen, die Koordination zwischen den Generaldirektionen bereits entscheidend verbessert.