52007DC0501

[pic] | KOMISJA WSPÓLNOT EUROPEJSKICH |

Bruksela, dnia 5.9.2007

KOM(2007) 501 wersja ostateczna

KOMUNIKAT KOMISJI DO PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO, RADY, EUROPEJSKIEGO KOMITETU EKONOMICZNO-SPOŁECZNEGO I KOMITETU REGIONÓW

W SPRAWIE POLITYKI W ZAKRESIE BUDYNKÓW SŁUŻB KOMISJI W BRUKSELI I LUKSEMBURGU

KOMUNIKAT KOMISJI DO PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO, RADY, EUROPEJSKIEGO KOMITETU EKONOMICZNO-SPOŁECZNEGO I KOMITETU REGIONÓW

W SPRAWIE POLITYKI W ZAKRESIE BUDYNKÓW SŁUŻB KOMISJI W BRUKSELI I LUKSEMBURGU

1. WPROWADZENIE

W 1997 r. w Amsterdamie państwa członkowskie podjęły decyzję o wyznaczeniu Brukseli na oficjalną siedzibę Komisji oraz potwierdziły decyzję z dnia 8 kwietnia 1965 r. w sprawie ustanowienia siedziby niektórych służb Komisji w Luksemburgu.

Od tego czasu Komisja trzykrotnie określała główne założenia swojej polityki w zakresie budynków. W komunikatach w sprawie polityki w zakresie budynków w Brukseli i Luksemburgu z 1996 r., w sprawie polityki w zakresie budynków w Brukseli z 1999 r. oraz w sprawie polityki w zakresie budynków i infrastruktury Komisji w Brukseli z 2003 r.[1], Komisja podkreśliła i potwierdziła następujące cele:

- racjonalne zakwaterowanie służb i lepsze warunki pracy personelu;

- intensyfikację polityki nabywania budynków;

- rozważenie wpływu polityki Komisji w zakresie budynków na środowisko miejskie Brukseli poprzez wzmocnienie dialogu z władzami belgijskimi.

Od 2003 r. sytuacja w Brukseli i Luksemburgu zmieniła się do tego stopnia, że zachodzi potrzeba dostosowania obecnej polityki w omawianej dziedzinie do bieżących celów i zmian na rynku nieruchomości. Komisja dąży również do dalszej harmonizacji polityki wprowadzanej w życie w Brukseli i Luksemburgu, zdając sobie jednocześnie sprawę ze specyfiki każdego z tych miejsc.

Największe zmiany zauważyć można w odniesieniu do takich kwestii jak średnia cena rynkowa, łączna powierzchnia lokali zajmowanych przez Komisję w obu miejscach, większa uwaga skierowana na sprawy związane ze środowiskiem naturalnym i konieczność zredukowania emisji dwutlenku węgla przez Komisję, na sprawy związane z zapewnieniem bezpieczeństwa oraz współpracę z władzami państw przyjmujących.

Biorąc pod uwagę powyższe kwestie Komisja pragnie określić w niniejszym komunikacie główne kierunki swojej polityki i główne potrzeby w przyszłości, koncentrując się w szczególności na następujących elementach:

- zdefiniowanie długoterminowego planu strategicznego w zakresie potrzeb lokalowych. Plan ten będzie stanowił dla Komisji podstawę przy określaniu wymogów i dokonywaniu wyboru odnośnie przyszłego usytuowania budynków oraz rozwoju projektów w dziedzinie nieruchomości.

- dalsza racjonalizacja wysiłków związanych z obecnym portfelem nieruchomości, głównie poprzez skoncentrowanie służb Komisji w mniejszej liczbie większych budynków. Takie działanie pozwoli na bardziej wydajne wykorzystanie powierzchni w nowoczesnych, dostosowanych do potrzeb Komisji budynkach;

- w Brukseli: przyczynienie się do stworzenia przez władze belgijskie planu rewitalizacji „dzielnicy europejskiej”. Proponowane jest obecnie, aby dzielnica ta pozostała głównym miejscem lokalizacji Komisji w Brukseli. To centrum działalności powinno zostać uzupełnione przez powstanie niewielkiej liczby znaczących skupisk budynków poza „dzielnicą europejską”, które pozwolą rozszerzyć obecność Komisji w tym mieście na większy obszar i wpłynąć na zmniejszenie cen nieruchomości;

- w Luksemburgu: potwierdzenie roli dzielnicy Kirchberg jako głównej lokalizacji Komisji w tym mieście;

- zmiana metody nabywania nieruchomości, która pozwoli na jak najlepsze wykorzystanie środków finansowych – szczególnie poprzez optymalne wykorzystanie pozycji negocjacyjnej – oraz zapewni przejrzystość procedur względem rynku nieruchomości (zostanie ona wprowadzona w życie od dnia 1 stycznia 2008 r.);

- połączenie wyżej wymienionych elementów powinno przyczynić się do znacznie bardziej skutecznego wprowadzania w życie szeregu zasad omawianej polityki – w szczególności do zapewnienia przyjaznych środowisku budynków wysokiej jakości i lepszych warunków dla personelu w miejscu pracy.

Wszystkie wspomniane elementy wzajemnie się uzupełniają. Dzięki bieżącej współpracy z władzami lokalnymi – w przypadku Belgii szczególnie z władzami regionu Brukseli – które zaangażowane są we wprowadzanie w życie niniejszej strategii, Komisja będzie w stanie zapewnić znaczny i trwały rozwój w obszarze polityki w zakresie budynków, z korzyścią dla samej instytucji, jej pracowników oraz państw przyjmujących.

2. OBECNA SYTUACJA

2.1. Istniejąca sytuacja

2.1.1. Bruksela

Pod koniec czerwca 2007 r. Komisja zajmowała w Brukseli 61 budynków o przybliżonej łącznej powierzchni 865 000 m2, w których pracowało ogółem prawie 22 000 osób (urzędnicy i personel kontraktowy)[2] . Większość budynków to budynki małe lub bardzo małe (o powierzchni poniżej 15 000 m2 w przypadku jednej trzeciej z nich), tylko osiem posiada powierzchnię wynoszącą ponad 20 000 m2. Lokale Komisji w Brukseli[3] usytuowane są głównie w trzech miejscach[4]:

- w „dzielnicy europejskiej”[5] (710 000 m2 i prawie 19 000 pracowników);

- w obszarze Beaulieu (80 000 m2 i 2 000 pracowników);

- w obszarze ulic Rue de Genève/Da Vinci (56 500 m2 i 1 250 pracowników).

2.1.2. Luksemburg

W Luksemburgu pod koniec czerwca 2007 r. Komisja zajmowała pięć budynków o łącznej powierzchni biurowej około 125 000 m2, w których pracowało ogółem nieco ponad 3 740 osób (urzędnicy i personel kontraktowy). Budynki Komisji usytuowane są głównie w dwóch różnych miejscach na terenie Luksemburga: w dzielnicach Kirchberg i Gasperich.

2.1.3. Zachodzące zmiany

W ciągu ostatniej dekady Komisja prowadziła ogólną politykę nabywania budynków opartą głównie na zasadzie dzierżawy wieczystej, zawieranej najczęściej na okres 27 lat. Niemniej jednak obecna sytuacja ma wiele słabych punktów, na które wskazywał w swoich sprawozdaniach Europejski Trybunał Obrachunkowy i które zostały potwierdzone w wynikach badań przeprowadzonych przez służbę audytu wewnętrznego w 2007 r. Mimo że w przeszłości przyjęto komunikaty w sprawie polityki w zakresie budynków, wprowadzenie w życie zasad, na których się one opierały – i które częściowo odzwierciedla niniejszy dokument – okazało się w praktyce bardzo utrudnione w odniesieniu do wielu budynków, ponieważ większość z nich jest zbyt mała lub nie nadaje się do odpowiedniej adaptacji. Należy również dodać, że znaczące zmiany mogły zostać z powodzeniem wprowadzone jedynie przy aktywnej współpracy i w porozumieniu z odpowiednimi władzami państw przyjmujących, z którymi jednak w przeszłości nie nawiązano wystarczającego dialogu.

Istniejące podejście, określone w poprzednich komunikatach w sprawie polityki w zakresie budynków, musi zostać wzmocnione i zracjonalizowane przez:

- zdefiniowanie wystarczająco długoterminowego planu w zakresie potrzebnej powierzchni lokalowej w celu uniknięcia fragmentarycznych zakupów lub wynajmu budynków; realizacją tego zadania zajmą się głównie Biuro Infrastruktury i Logistyki w Brukseli (OIB) oraz Biuro Infrastruktury i Logistyki w Luksemburgu (OIL) w oparciu o wieloletnie ramowe zasady polityki (MAPF, Multi Annual Policy Framework ), zatwierdzane przez komitety zarządzające tych biur[6];

- dokładniejsze badanie rynku, wzrost przejrzystości i konkurencji w odniesieniu do udzielania zamówień na budynki[7];

- zmniejszenie liczby budynków Komisji w „dzielnicy europejskiej” w Brukseli, aby nie powodować wzrostu cen nieruchomości;

- wzięcie pod uwagę całkowitych kosztów ponoszonych w pełnym okresie eksploatacji budynku, łącznie ze znacznymi przyszłymi kosztami renowacji, które w wielu przypadkach będą konieczne przed skorzystaniem z opcji zakupu lub końcem umowy użytkowania. Badania na ten temat zostaną przeprowadzone przed końcem 2008 r.;

- wzmocnienie obecnych wysiłków mających na celu zmniejszenie rozproszenia służb Komisji w bardzo wielu budynkach, które powoduje wzrost kosztów zarządzania infrastrukturą ICT i usług powiązanych, konieczność zapewnienia niepotrzebnie dodatkowej powierzchni, niemożliwość osiągnięcia przez Komisję korzyści efektu skali, zazwyczaj leżących w zasięgu tak dużej organizacji, zredukowanie widocznej symbolicznej obecności instytucji w państwach przyjmujących oraz utrudnienie temu ostatniemu planowania urbanistycznego;

- wzięcie pod uwagę potrzeby nawiązania i zacieśnienia stosunków partnerskich z władzami kraju przyjmującego, w szczególności z władzami regionu Bruxelles-Capitale Znaczną rolę w tym względzie zaczęła odgrywać grupa zadaniowa „EU–Belgia”[8];

- wzięcie pod uwagę potrzeby dalszego wzmacniania wysiłków prowadzących do wzrostu wydajności zużycia energii, które odzwierciedlają rosnącą w ostatnich latach wagę instrumentów służących przeciwdziałaniu zmianom klimatycznym.

Dzięki wprowadzeniu w życie powyższego podejścia powinna nastąpić prawdziwa poprawa sytuacji. Wraz z powstaniem większych i wydajniejszych budynków oraz ze wzrostem zdolności do pełnego wykorzystania naszej pozycji na rynku nieruchomości poprzez wzmocnienie na różnych szczeblach koniecznych elementów konkurencji (włączając w to dokładniejsze badanie rynku), możliwe stanie się wprowadzenie koniecznych ulepszeń w budynkach, aby odpowiadały one potrzebom Komisji i jej pracowników oraz były zgodne z założeniami ogólnej polityki UE.

2.2. Przyszłe potrzeby lokalowe w Brukseli i Luksemburgu

Krótko-, średnio – i długoterminowe potrzeby lokalowe Komisji stanowią od 2003 r. temat kompleksowego wieloletniego planu (MAPF)[9], który co roku podlega uaktualnieniu zgodnie z cyklem planowania i programowania strategicznego. Plan ten wskazuje liczbę potrzebnych w każdym roku metrów kwadratowych oraz daty wygaśnięcia umów leasingu, umów najmu i innych porozumień[10]. Tego rodzaju długoterminowe planowanie, obejmujące okres 15 lat, będzie coraz ważniejszym, podstawowym instrumentem pomagającym Komisji w podejmowaniu głównych decyzji strategicznych. Wszystkie przyszłe decyzje dotyczące lokalizacji, nowych średnioterminowych projektów i ewentualnego utworzenia nowych siedzib, będą musiały być oparte i pozostawać w zgodzie z powyższym planem.

Bruksela

Oprócz ponad 2 500 pracowników, którzy w wyniku przystąpienia 10 nowych państw członkowskich w 2004 r. rozpoczęli lub rozpoczną pracę w Komisji w okresie od 2004-2008 r., oczekiwanych jest kolejnych 850 nowych pracowników w związku z przystąpieniem Bułgarii i Rumunii w 2007 r. Planowany wzrost liczby pracowników spowoduje, że w następnych trzech latach dodatkowe zapotrzebowanie w zakresie powierzchni biurowej[11] wyniesie ok. 35 000 m2. W tym kontekście szczególna uwaga poświęcona zostanie tworzeniu nowych lokali konferencyjnych.

Luksemburg

Oprócz pracowników, którzy w wyniku przystąpienia 10 nowych państw członkowskich w 2004 r. rozpoczęli lub rozpoczną pracę w Komisji w okresie od 2004 do 2008 r., oczekiwanych jest kolejnych 200 nowych pracowników, głównie w związku z ostatnim rozszerzeniem UE o kolejne dwa państwa. Przy wzięciu pod uwagę niedoboru powierzchni, oznacza to potrzebę zwiększenia powierzchni biurowej o 12 000 m2.

Konsolidacja infrastruktury informatycznej i ulokowanie systemów informatycznych różnych dyrekcji generalnych w centrum przetwarzania danych będzie wymagało wzięcia pod uwagę możliwości znacznej rozbudowy zarówno centrum przetwarzania danych, jak i związanego z nim nowego centrum kopii zapasowych w odległości pozwalającej na całkowicie bezpieczne zastosowanie połączeń o bardzo dużej przepustowości. Zostaną one umieszczone odpowiednio w nowych budynkach Komisji, a zwłaszcza w Jean Monnet 2. Dokładna analiza określająca rentowność tego przedsięwzięcia zostanie uaktualniona w 2007 r. Mimo tego, aby sprostać wymogom bezpieczeństwa infrastruktury informatycznej, Komisja zastanawia się nad wynajęciem tzw. kabin („IT Rooms”).

3. ZWIęKSZENIE WYDAJNOśCI I SPÓJNOśCI POPRZEZ SKONCENTROWANIE SŁUżB KOMISJI W MNIEJSZEJ LICZBIE WIęKSZYCH BUDYNKÓW

Obecnie istniejący portfel nieruchomości powinien zostać znacznie zracjonalizowany poprzez skupienie służb Komisji w mniejszej liczbie dużych budynków (co do zasady każdy z budynków lub kompleksów budynków powinien mieć powierzchnię przynajmniej 50-100 tys.m2). Obecnie wydajność budynków (zwłaszcza jeśli chodzi o stosunek powierzchni użytkowej netto do ogólnego metrażu) znacznie się między sobą różni, będąc w wielu przypadkach bardzo ograniczona przez mały rozmiar budynków. Należy unikać rozproszenia tych samych dyrekcji generalnych w wielu budynkach i dążyć do sytuacji, w której wszystkie służby danej DG będą mieściły się w jednym budynku. Przy przyznawaniu nowych budynków pierwszeństwo powinny mieć dyrekcje generalne ulokowane w mniej wydajnych budynkach. Powstanie w ten sposób znaczny potencjał dla podniesienia wydajności (wydajniejsze użytkowanie powierzchni, wspólne korzystanie z różnych udogodnień, skonsolidowana i wspólna infrastruktura ICT i usługi powiązane, koszty ochrony budynków i kontroli osób do nich wchodzących, zarządzanie budynkami, zużycie wody, ogrzewanie i klimatyzacja, oświetlenie, windy i inne) bez wywierania negatywnego wpływu na pracowników i z możliwością wygenerowania oszczędności.

4. ZWIęKSZENIE ZDOLNOśCI KOMISJI DO DZIAłANIA NA RYNKU NIERUCHOMOśCI

Istnieją dwa zasadnicze sposoby, które powinny pomóc Komisji w rozwinięciu zdolności do działania na rynku nieruchomości i do wyciągnięcia jak największych korzyści z jej pozycji negocjacyjnej w zakresie zamówień i finansowania.

4.1. Wzrost konkurencji na rynku nieruchomości: nowe podejście do kwestii kupna i wynajmu budynków

Istniejące procedury zamówień pozostają w pełnej zgodności z przepisami rozporządzenia finansowego (art. 91 rozporządzenia finansowego[12] oraz art. 116 ust. 1 i art. 126 ust. 1 lit. h) zasad wykonania). Jednakże, co potwierdziła również służba audytu wewnętrznego, procedury te są określone w sposób, który nie jest w stanie zapewnić ani wystarczającej przejrzystości, ani wszystkich koniecznych elementów pełnej konkurencji dla osiągnięcia jak najlepszego wykorzystania środków finansowych. Z tego powodu Komisja uważa za konieczne zwiększenie zarówno przejrzystości, jak i konkurencji w zakresie procedur wynajmu i kupna budynków. W związku z tym proponuje się opracowanie nowego podejścia w celu udoskonalenia określonych przez prawodawcę procedur dotyczących zawierania umów o wykonanie robót budowlanych poprzez wprowadzenie elementu systematycznego rozpoznania rynku dzięki publikacji zawiadomień o poszukiwaniu budynków oraz poprzez dalsze usystematyzowanie i ścisłe ustalenie procedur wewnątrz Komisji.

Podejście przedstawione w niniejszym komunikacie ma na celu zapewnienie utrzymania koniecznej swobody decyzyjnej Komisji w kwestii zamówień publicznych w zakresie nieruchomości, przy dążeniu do uzyskania jak najlepszego stosunku ceny do jakości. Pozostając w granicach procedur przewidzianych przez rozporządzenie finansowe i jego przepisy wykonawcze, proponowane podejście ściśle określa i rozwija zawarte w tej procedurze fazy rozpoznania rynku i negocjacji. Zaletą tego sposobu jest przestrzeganie obecnych ram prawodawczych oraz większa przejrzystość procedury.

Proponuje się również, aby po trzech latach stosowania poddać nowe podejście ocenie – szczególnie z punktu widzenia jego skuteczności.

Proponowane podejście oparte jest na czterech zasadach:

- lepszego informowania podmiotów na rynku poprzez coroczne publikowanie danych o przewidywanym zapotrzebowaniu lokalowym Komisji na rok bieżący i kolejne cztery lata. Informacje te będą publikowane w Dzienniku Urzędowym UE oraz na odpowiednich stronach internetowych Komisji na początku każdego roku jako uzupełnienie systematycznych badań rynku w dziedzinie dostępnych nieruchomości przeprowadzanych przez OIB/OIL;

- większej konkurencji między uczestnikami rynku dzięki systematycznemu publikowaniu w Dzienniku Urzędowym UE i na odpowiednich stronach internetowych Komisji danych o konkretnych potrzebach w odniesieniu do każdego nowego projektu w dziedzinie nieruchomości oraz dzięki wprowadzeniu zasady systematycznego negocjowania warunków finansowych z kilkoma oferentami równocześnie;

- większej przejrzystości procedur, zarówno na zewnątrz, jak i wewnątrz, szczególnie dzięki systematycznemu publikowaniu następujących informacji:

- minimalnych wymogów dotyczących każdego konkretnego projektu;

- kryteriów wykluczenia;

- wyniku procedury przetargowej.

- bliższej współpracy i stosunków pomiędzy określonymi działami Komisji, zaangażowanymi w powołanie multidyscyplinarnego Komitetu ds. Nieruchomości, którego zadaniem będzie przedstawianie wyznaczonemu urzędnikowi zatwierdzającemu[13] opinii na każdym z etapów nowej metody, w szczególności na temat:

- specyfikacji i funkcji każdego z projektów przed publikacją;

- kryteriów, które będą stosowane podczas oceny każdego z projektów;

- sposobu oceny i wyboru projektów, które zostaną dopuszczone do negocjacji;

- ostatecznego wyboru zwycięskiego projektu.

Komitet będzie miał możliwość wystąpienia w każdym momencie, a szczególnie w trakcie głównych etapów postępowania, o przeprowadzenie ekspertyzy wewnętrznej i/lub zewnętrznej[14] odnośnie każdej kwestii natury technicznej i/lub finansowej.

Proponowane podejście przewiduje sześć etapów:

- Etap wstępny: określenie wieloletniego zapotrzebowania i publikacja tych danych w Dzienniku Urzędowym UE i na odpowiednich stronach internetowych Komisji.

- Etap 1: określenie rocznego zapotrzebowania w oparciu o etap wstępny;

- Etap 2: publikacja danych na temat szczegółowego zapotrzebowania;

- Etap 3: analiza wszystkich otrzymanych projektów; zaakceptowanie/odrzucenie projektów; porównawcza analiza finansowa wszystkich ważnych ofert i wstępny wybór trzech projektów;

- Etap 4: analiza techniczna i negocjacje finansowe w zakresie trzech wybranych projektów i wybór jednego z nich w celu rozpoczęcia etapu 5;

- Etap 5: analiza techniczna i analiza potrzeb budżetowych, projekt umowy o wykonanie projektu wyłonionego w etapie 4;

- Etap 6: konsultacje między służbami dotyczące wyników etapu 5 oraz podpisanie umowy.

Po zakończeniu etapów 1, 2, 3, 4 i 5 Komitet ds. Nieruchomości wyda opinię doradczą.

Komisja zastrzega sobie prawo – w każdym momencie i na podstawie odpowiedniego uzasadnienia – do podjęcia decyzji o niestosowaniu tej nowej metody – w całości lub w części – w celu zapewnienia jak najlepszego wykorzystania środków finansowych.

Ponadto w celu dalszego zwiększenia przejrzystości i zapewnienia uczestnikom rynku pełnych informacji na temat procedur Komisji, Komisja opublikuje w 2008 r. przewodnik po procedurach, wyjaśniający działanie nowej metody i warunki stosowane przy leasingu/zakupie budynków. Przewodnik ten będzie spełniał dwojaki cel:

1. w jednym miejscu zgromadzone i wyjaśnione zostaną procedury wewnętrzne i ramy prawne wynikające z rozporządzenia finansowego[15]w, dotyczące zamówień publicznych na odpłatne korzystanie lub zakup budynków.

2. określone zostaną ogólne warunki, których przestrzegać musi Komisja kupując lub biorąc w odpłatne użytkowanie budynki, a także przedstawione zostaną mające zastosowanie procedury.

4.2. Przegląd możliwości lepszych rozwiązań i mechanizmów w zakresie finansowania

Podstawowe kryterium w trakcie negocjacji w zakresie budynków stanowią poniesione koszty. W związku z tym Komisja na bieżąco monitoruje tendencje na rynku i poszukuje możliwości zachowania równowagi pomiędzy zapotrzebowaniem na powierzchnie lokalowe a perspektywami budżetowymi.

Bazując na dotychczasowych doświadczeniach, Komisja będzie zasadniczo kontynuować obecną politykę w zakresie nabywania budynków, określoną w poprzednich latach. Poza stabilnością osiągniętą dzięki tej polityce, Komisja stworzyła nowy sposób finansowania zakupów: „zakupy w ramach odroczonych terminów płatności”[16], który zarówno pod względem prawnym, jak i finansowym jest łatwiejszy do wprowadzenia w życie niż poprzednia instytucja prawna dzierżawy wieczystej. Niezależnie od tego, w celu zachowania pewnej elastyczności, Komisja ma zamiar zachować niektóre wynajęte lub użytkowane budynki. Badania mające na celu określenie korzystnej równowagi pomiędzy zakupem, wynajmem a użytkowaniem, zostaną ukończone w 2008 r. Ich wyniki posłużą do dalszej poprawy działań Komisji w obszarze nieruchomości.

Jednakże w celu pełnego wyciągnięcia potencjalnych korzyści z polityki w zakresie nabywania należy wziąć pod uwagę całkowity koszt cyklu życia budynków. Umowy nabycia, zawarte przykładowo na okres 27 lat, znacznie przekraczają oczekiwany czas życia budynków biurowych, szacowany na ok. 20 lat do momentu, w którym konieczny staje się dokładny remont. Ta polityka w zakresie nabywania budynków będzie więc miała wpływ na przyszłe koszty utrzymania i modernizacji, w związku z faktem, że Komisja będzie zmuszona do uwzględnienia w swoim ogólnym długoletnim planowaniu przyszłych prac remontowych w posiadanych przez siebie budynkach oraz tymczasowych rozwiązań lokalowych dla pracowników zmuszonych opuścić budynki na czas tych prac. Konieczność – nawet tymczasowego – opuszczenia budynków, które wymagają remontu, będzie miała wpływ na portfel nieruchomości, szczególnie jeśli zaistnieje potrzeba krótkoterminowego wynajmu i/lub sprzedaży. W celu poradzenia sobie z tą szczególną sytuacją Komisja będzie musiała przewidzieć odpowiednie mechanizmy oraz dokładnie przeanalizować je pod względem technicznej, prawnej i finansowej wykonalności.

Podczas gdy zakup będzie nadal stanowił podstawowy sposób pozyskiwania budynków, szczegółowo badane będą również możliwości zastosowania nowych metod finansowania, równolegle z mechanizmami stosowanymi dotychczas. Te metody obejmują dwa rodzaje działań:

- zawarcie umowy dzierżawy zawierającej umowę o świadczenie usług, w której właściciel budynku gwarantowałby utrzymywanie budynku w odpowiednim stanie w czasie obowiązywania umowy lub zawarcie partnerstwa publiczno-prywatnego.

- zawarcie porozumienia finansowego przy pomocy Europejskiego Banku Inwestycyjnego zgodnie z zaleceniem Europejskiego Trybunału Obrachunkowego.

5. PODEJśCIE STRATEGICZNE W ZAKRESIE LOKALIZACJI BUDYNKÓW

5.1. Komisja w Brukseli

W związku z wymaganiami w zakresie wydajności oraz w świetle dostępnych środków finansowych, Komisja na przestrzeni wielu lat prowadziła politykę ograniczonego zróżnicowania i decentralizacji swoich powierzchni biurowych poza „dzielnicą europejską”, rozwijając dodatkowe niewielkie skupiska w innych dzielnicach Brukseli, w których rozwój urbanistyczny jest równie ważny. W kontekście tworzenia przejrzystej długoterminowej strategii potrzebne jest teraz zmienione podejście. W tym celu należy wziąć pod uwagę trzy możliwości:

5.1.1. Utrzymanie i dalszy rozwój jednej lokalizacji budynków Komisji w „dzielnicy europejskiej”, w której skupione zostałyby wszystkie służby oprócz archiwów i służb pomocniczych.

Dobrą stroną takiego rozwiązania jest możliwość silnego symbolicznego zaznaczenia obecności Komisji w Brukseli i zapewnienie spójności, tożsamości i maksymalizacji korzyści skali. Jego wprowadzenie w życie doprowadziłoby do zmniejszenia konieczności przemieszczania się po Brukseli, a także spodobałoby się pracownikom, których większość pragnęłaby pracować w dzielnicy europejskiej[17]. Rozwiązanie to wymagałoby znacznego przegrupowania istniejących i budowy wielu nowych budynków. Należy jednak podkreślić, że przeprowadzenie zmian na tak dużą skalę będzie niewykonalne, chyba że Komisja przyjmie nowe podejście w zakresie użytkowania powierzchni, które doprowadzi do znacznego zmniejszenia ogólnego zapotrzebowania lokalowego. Co ważne, skoncentrowanie wszystkich budynków na jednym terenie ograniczyłoby elastyczność Komisji w zakresie sprostania przyszłemu zapotrzebowaniu lokalowemu, zmniejszyłoby w pewnym zakresie możliwość dalszej rozbudowy, a także spowodowałoby wzrost cen nieruchomości. Trudniejsza również mogłaby się stać integracja ze środowiskiem lokalnym.

5.1.2. Rozwiązanie polegające na utworzeniu kilku lokalizacji budynków Komisji, oparte na dalszym rozwoju „dzielnicy europejskiej” jako głównej siedziby w połączeniu z utworzeniem maksymalnie trzech dużych skupisk w innych miejscach.

Takie rozwiązanie potwierdziłoby rolę „dzielnicy europejskiej” jako głównej lokalizacji Komisji w Brukseli i wymagałoby znacznego przegrupowania istniejących budynków oraz budowy nowych, podobnie jak w rozwiązaniu opisanym w ppkt 5.1.1. Wokół główniej lokalizacji stworzone zostałyby kolejne – maksymalnie trzy – inne skupiska (zgodnie z zasadami polityki określonymi w pkt 6 poniżej). Masa krytyczna każdego z tych skupisk powinna być odpowiednia, aby projekty te okazały się rentowne i doprowadziły do wytworzenia koniecznych korzyści skali – budynki w nich zlokalizowane powinny mieć powierzchnię łączną od 100 000 do 250 000 m2.

Wyznaczenie odpowiednich terenów musiałoby przebiegać w bliskiej współpracy z władzami regionalnymi i lokalnymi, wstępne badanie wskazuje jednak, że istnieje kilka potencjalnych terenów, na których w przeciągu następnych 5 do 10 lat mogłyby powstać budynki Komisji. Mimo że niniejsze rozwiązanie ma pewne minusy (dodatkowe przemieszczanie się między różnymi lokalizacjami, geograficzne rozproszenie pracowników i mogłoby spowodować dodatkowe koszty związane z koniecznością zapewnienia w przyszłości odrębnej infrastruktury socjalnej (jak np. stołówki) w każdym z tych miejsc), przyniosłoby ono także znaczne korzyści, wychodząc naprzeciw stwierdzeniom Trybunału Obrachunkowego o konieczności dywersyfikacji w celu zatrzymania wzrostu cen na rynku nieruchomości w „dzielnicy europejskiej” przez wprowadzenie silnego elementu konkurencji. Władze państwa przyjmującego również z radością przyjęłyby lepszą możliwość zapewnienia zróżnicowanego wykorzystania gruntów w „dzielnicy europejskiej”.

5.1.3. Stworzenie jednej nowej lokalizacji dla wszystkich działań Komisji poza „dzielnicą europejską”

To rozwiązanie polegałoby na wybudowaniu nowego „miasteczka europejskiego” na terenach pod ponowną zabudowę/terenach niezagospodarowanych leżących poza „dzielnicą europejską”. Jego zaletą byłoby skupienie wszystkich działów i pracowników na dostosowanym do potrzeb Komisji nowoczesnym osiedlu, zapewniłoby ono zarówno elastyczność, jak i możliwość rozbudowy i/lub reorganizacji służb. Wstępne badanie pokazało, że istnieje potencjalnie kilka odpowiednich terenów. Podejście to ma jednakże kilka poważnych wad: czas potrzebny na znalezienie terenu, planowanie i budowę jest bardzo długi, a więc tego typu osiedle nie mogłoby powstać w rozsądnym czasie. Ponadto budynki Komisji mogłyby znaleźć się w znacznej odległości od innych instytucji.

***

Na obecnym etapie najkorzystniejszym rozwiązaniem wydaje się rozwiązanie omówione w ppkt 5.1.2.

5.2. Komisja w Luksemburgu

W latach 90-tych wzrost liczby pracowników i konieczność opuszczenia niektórych budynków zajmowanych przez Komisję na Plateau du Kirchberg sprawiły, że Komisja musiała częściowo przenieść się do południowej części miasta, do dzielnicy Gasperich. Ostateczna decyzja co do lokalizacji drugiego skupiska służb Komisji zapadła wraz z zakupem budynku EUROFORUM, przeznaczonego na potrzeby DG TREN oraz innych działów Komisji wymagających zapewnienia wysokiego stopnia ochrony. W perspektywie średnioterminowej Komisja przewiduje opuszczenie zajmowanych przez siebie mniejszych budynków w rejonie Gasperich, po zakończeniu budowy nowego budynku Jean Monnet (JMO2) na Plateau du Kirchberg.

Pozwolenie na eksploatację istniejącego budynku JMO1 wygasa w 2014 r. Zajmowanie tego budynku przez Komisję w latach 2007-2014 zostanie sformalizowane poprzez podpisanie umowy najmu z Funduszem na rzecz urbanizacji dzielnicy Kirchberg.

Budynek JMO2 o łącznej powierzchni 120 000 m2 zastąpi budynek JMO1. Powstanie on w dzielnicy Kirchberg na działce, która najprawdopodobniej zostanie zaproponowana Komisji przez państwo luksemburskie za symboliczną cenę 1 euro. Protokół ustaleń określi uzgodnienia robocze między Luksemburgiem a Komisją.

Infrastruktura socjalna na Plateau du Kirchberg powstała w latach 80-tych i koniec jej eksploatacji nastąpi po 2010 roku. W związku z tym pod koniec 2007 roku Komisja przeprowadzi badania wstępne w celu ustalenia lokalizacji i zdefiniowania potrzeb na kolejnych kilka lat. Na razie zaproponowano rozwiązania tymczasowe, takie jak powiększenie istniejących ośrodków opieki nad dziećmi. Komisja wraz z innymi instytucjami powinna ponadto rozważyć możliwość powstania międzyinstytucjonalnego ośrodka aktywności społecznej.

5.3. Agencje

Została podjęta ogólna wewnętrzna debata na temat agencji, agencji wykonawczych i innych rodzajów działalności wymagających powierzchni biurowej (np. dla pracowników zatrudnionych przy programach badawczych). W oparciu o jej wyniki będą musiały zostać zdefiniowane wszystkie elementy polityki w zakresie budynków znajdujące zastosowanie w takich przypadkach, a także rola OIB i OIL oraz zainteresowanych służb Komisji. Biorąc pod uwagę obecną wiedzę fachową OIB i OIL, można się spodziewać, że będą one odpowiedzialne za pozyskiwanie powierzchni biurowych dla agencji wykonawczych i zarządzanie tymi powierzchniami na podstawie umów o poziomie świadczonych usług określających między innymi wynagrodzenie za świadczone usługi.

6. ZASADY POLITYKI ARCHITEKTONICZNEJ I LOKALOWEJ

KORZYśCI ZE WZROSTU WYDAJNOśCI PORTFELA NIERUCHOMOśCI W POłąCZENIU ZE ZMNIEJSZENIEM LICZBY ZAJMOWANYCH BUDYNKÓW STWARZAJą MOżLIWOść REALIZACJI POLITYKI W ZAKRESIE BUDYNKÓW OPIERAJąCEJ SIę NA WIELU śCIśLE POWIąZANYCH ZASADACH POLITYKI I ZARZąDZANIA. ŁąCZNIE TWORZą ONE CAłOśCIOWE I ZRÓWNOWAżONE PODEJśCIE, KTÓRE powinno ułatwić wprowadzenie zasadniczych ulepszeń w kwestii jakości i rodzaju budynków, a co za tym idzie także w odniesieniu do warunków pracy zajmującego je personelu. Zasady te będą stanowiły punkty odniesienia dla konstruowania i nabywania nowych budynków oraz będą służyły jako podstawa konkurencji między potencjalnymi skupiskami budynków Komisji.

Po pierwsze i najważniejsze, głównym celem Komisji jest zapewnienie jak najskuteczniejszego wykorzystania środków finansowych zarówno w odniesieniu do obecnego, jak i przyszłego portfela nieruchomości. Poprzez wprowadzenie w życie zasad polityki określonych w niniejszym komunikacie, Komisja pragnie w przyszłości zapewnić posiadanie bardziej wydajnych budynków, w których będzie w stanie zagwarantować pracownikom równie dobre warunki niezależnie od usytuowania budynku, przy jednoczesnym pełnym przestrzeganiu zobowiązań nałożonych przez porozumienie osiągnięte przez państwa członkowskie w ramach perspektywy finansowej.

Długoterminowym celem tych działań jest umożliwienie Komisji podniesienia jakości budynków oraz zwiększenia wartości jej środków trwałych poprzez wybór wyłącznie budynków o wysokiej jakości, dużej wydajności i strategicznym położeniu, dokonany zgodnie z odpowiednimi procedurami i w wyniku negocjacji, przy pełnej zgodności z ograniczeniami budżetowymi.

6.1. Funkcjonalność i udogodnienia dla pracowników

Budynki zajmowane przez Komisję stanowią silny symbol obecności instytucji i wywierają znaczny wpływ na środowisko urbanistyczne, w którym są usytuowane. W związku z tym budynki Komisji nie powinny stanowić dysonansu w krajobrazie, ale pozytywnie wpisywać się w pejzaż miasta. Jako kluczowy uczestnik rynku nieruchomości, Komisja ustanowi bardzo wysokie standardy własnej rozbudowy, starając się polepszyć jakoś ć swojego otoczenia i stworzyć pozytywny obraz Europy w oczach obywateli oraz zapewnić nowoczesne i wygodne środowisko pracy dla personelu i gości. Przyszła polityka Komisji w zakresie budynków powinna w związku z tym opierać się na następujących zasadach:

6.1.1. Jakość budynków

Projekty budynków Komisji (a szczególnie sztandarowe projekty) powinny odpowiadać bardzo wysokim standardom architektonicznym, dzięki którym w sposób symboliczny odpowiednio zaznaczona zostanie obecność instytucji oraz zapewnione zostanie powstanie budynków o wysokiej wydajności. Komisja jest zdania, że uzyskanie projektów o odpowiednio wysokim standardzie będzie możliwe poprzez organizację przez nią konkursów architektonicznych i/lub zasiadanie w jury takich konkursów w przypadku każdej planowanej większej rozbudowy. Sposób ten nie powinien w perspektywie długoterminowej powodować dodatkowych kosztów, musi on pozostać neutralny z punktu widzenia budżetu. Koszty będą oceniane w zakresie możliwych korzyści w odniesieniu do jakości, funkcjonalności i wydajności.

6.1.2. Integracja ze środowiskiem urbanistycznym

Budynki Komisji powinny całkowicie komponować się ze otoczeniem urbanistycznym w jakim się znajdują, ułatwiając osiągnięcie odpowiednich proporcji pomiędzy budynkami biurowymi, mieszkalnymi i handlowymi, oferując przestrzeń publiczną i ułatwiając integrację społeczną pracowników Komisji w państwie przyjmującym. Umożliwienie jak najbardziej zróżnicowanego użytkowania budynków wymaga bliskiej współpracy z władzami lokalnymi i urbanistami w celu pełnego wzięcia pod uwagę wartości reprezentowanych i chronionych przez instytucje europejskie, obrazu Komisji oraz wymogów bezpieczeństwa.

6.1.3. Komfort środowiska pracy

Przestrzegając w pełni ograniczeń budżetowych należy poświęcić jednak odpowiednio dużą uwagę kwestiom środowiska pracy, w którym przebywają pracownicy poprzez wprowadzenie, tam gdzie to możliwe, bardziej elastycznych rozwiązań oraz zapewnienie przyjemnego, zdrowego i nowoczesnego środowiska pracy, które będzie jednocześnie atrakcyjne i motywujące. Jeśli rozwiązanie przedstawione w ppkt 5.1.2. zostanie w obecnym kształcie wprowadzone w życie, należy w odpowiednich przypadkach rozważyć nowe sposoby umeblowania biur i organizacji przestrzeni, a szczególnie zaprojektowanie stanowisk pracy odpowiednich dla otwartych powierzchni biurowych. Oczekuje się, że upowszechnienie się takich sposobów pracy, jak praca na odległość, elastyczny czas pracy oraz praca w zmniejszonym wymiarze godzin, będzie miało wpływ na zapotrzebowanie Komisji w zakresie powierzchni biurowej. Odpowiednie służby powinny w związku z tym przeprowadzić i przedstawić analizę wpływu nowych sposobów pracy na jakość warunków pracy oraz na możliwość poczynienia oszczędności. Wyniki tej analizy zostaną przedstawione w sprawozdaniu.

Część zysków spowodowanych przez wzrost wydajności powinna zostać zainwestowana w polepszenie jakości środowiska pracy i dobrego samopoczucia pracowników – poczynając od użytych materiałów i instalacji, aż po wyposażenie biur.

6.1.4. Dostęp dla niepełnosprawnych

Ogromne znaczenie ma dostępność budynków Komisji dla osób niepełnosprawnych. Wszystkie nowo nabyte budynki muszą być łatwo dostępne dla osób niepełnosprawnych, zaś już istniejące budynki będą w miarę możliwości stopniowo dostosowywane w tym zakresie.

6.1.5. Udogodnienia socjalne

Polityka Komisji w zakresie dobrego samopoczucia w pracy[18] ma na celu ułatwienie pogodzenia życia prywatnego z zawodowym przy wzięciu pod uwagę zmieniającego się stosunku do pracy i sposobów jej wykonywania oraz zmian zachodzących w pojmowaniu roli kobiety i mężczyzny.

Zapewnienie wysokiej jakości ośrodków opieki nad dziećmi stanowi zasadniczy element polityki Komisji w zakresie dobrego samopoczucia pracowników. Aby zapewnić odpowiednią liczbę miejsc potrzebnych w żłobkach, świetlicach i na zajęciach organizowanych podczas wakacji szkolnych, Komisja musi utrzymać obecnie działające ośrodki opieki nad dziećmi oraz otworzyć nowe.

Mimo że znaleziono kilka tymczasowych rozwiązań problemu niewystarczającej liczby miejsc w żłobkach, Komisja musi rozpocząć budowę nowego żłobka w dzielnicy europejskiej i w jej najbliższym sąsiedztwie, zgodnie z nową polityką lokalizacji budynków. Wstępnie szacuje się, że istnieje potrzeba szybkiego zapewnienia struktur, które będą w stanie przyjąć 450 dzieci. Dokument określający stan przyszłych projektów w tej dziedzinie zostanie opracowany przed końcem 2007 roku i przedstawiony władzom budżetowym[19].

Komisja nadal zapewniać będzie funkcjonowanie kawiarni oraz samoobsługowych stołówek w miejscach pracy lub ich najbliższym otoczeniu, oferujących pracownikom szeroki asortyment zdrowych posiłków i przekąsek wysokiej jakości.

6.1.6. Szkoły europejskie i świetlice

Kluczowe znaczenie ma zapewnienie przez szkoły europejskie w Brukseli i Luksemburgu liczby miejsc, która w pełni pozwoliłaby sprostać zapotrzebowaniu. Zaplanowanie i otwarcie na czas nowych szkół oraz usytuowanie ich w pobliżu głównych miejsc działalności Komisji i/lub dzielnic, w których mieszka wielu pracowników Komisji (zgodnie z polityką Komisji w tym zakresie), będzie wymagało znacznego zaangażowania ze strony władz państw przyjmujących. Takie podejście pozwoli wziąć pod uwagę uzasadnione potrzeby pracowników oraz ich dzieci oraz pomoże zmniejszyć zanieczyszczenie związane z transportem (patrz ppkt 6.2.2 poniżej).

Jeśli chodzi o opiekę nad dziećmi po zajęciach lekcyjnych, to istniejąca infrastruktura została tymczasowo uzupełniona przez krótkoterminowe rozwiązanie, a powstanie centralnej świetlicy i/lub innych obiektów w przyszłej czwartej szkole europejskiej przewidywane jest dopiero w dalszej przyszłości. Polityka włączania ośrodków opieki pozalekcyjnej do szkół europejskich będzie kontynuowana. Istniejące w Luksemburgu obiekty zostaną rozbudowane w przeciągu następnych kilku lat. Dodatkowo w latach 2007-2010, wraz z budową drugiej szkoły europejskiej, powstanie nowa zintegrowana świetlica zapewniająca opiekę nad dziećmi w trakcie dnia i po zajęciach lekcyjnych.

6.1.7. Bezpieczeństwo i zdrowie

Priorytetem Komisji pozostaje zdrowie i bezpieczeństwo pracowników, dlatego ważne jest spełnianie[20] przez nią odpowiednich norm i standardów krajowych oraz zgodność z własnymi inicjatywami w zakresie zdrowia publicznego, w szczególności w odniesieniu do zdrowej diety, aktywności fizycznej oraz odpowiedniej ergonomii w miejscu pracy. Komisja jest na przykład skłonna przeanalizować możliwość współtworzenia centrum sportowego na szczeblu międzyinstytucjonalnym. Ponadto szczególna uwaga poświęcona zostanie kwestiom związanym z zanieczyszczeniem powietrza.

W związku ze znacznym wzrostem w ostatnich kilku latach liczby niebezpiecznych zdarzeń i ataków zarówno w Europie, jak i na świecie, Komisja świadoma jest konieczności zabezpieczenia swoich pracowników oraz nieruchomości. Skuteczne, proporcjonalne środki bezpieczeństwa odpowiadające przeprowadzonej ocenie zagrożenia budynków i służb nadal będą integralną częścią polityki planowania i funkcjonowania już istniejących oraz przyszłych siedzib Komisji. podstawą tych środków będzie między innymi zadbanie o to, aby nowo skonstruowane budynki zostały zaprojektowane w sposób umożliwiający ich dostosowanie do wszystkich wymogów bezpieczeństwa, szczególnie w zakresie kontroli wstępu.

6.2. Zmniejszenie emisji dwutlenku węgla przez Komisję

Istnieje możliwość dalszego znacznego zredukowania emisji dwutlenku węgla przez instytucje dzięki strategii polityki w zakresie budynków, przy wzięciu pod uwagę trzech obszarów: emisji z budynków, optymalizacji połączeń transportu publicznego oraz wyższej synergii w zakresie zarządzania budynkami. Zgodnie ze średniookresowym przeglądem szóstego wspólnotowego programu działań w zakresie środowiska naturalnego[21], Komisja określi strategię zredukowania własnej emisji dwutlenku węgla. Elementy strategii odnoszące się do budynków Komisji pozostaną w zgodzie z zasadami określonymi w niniejszym komunikacie.

6.2.1. Redukcja emisji

Bardzo istotne jest, aby emisja dwutlenku węgla przez budynki Komisji była nadal ograniczana w jak największym stopniu oraz aby nowe projekty odpowiadały jak najwyższym standardom w dziedzinie ochrony środowiska, aż do zupełnego zaprzestania emisji dwutlenku węgla. Takie działania przyniosą podwójne korzyści: nastąpi redukcja emisji gazów cieplarnianych oraz zmniejszenie bieżących wydatków na energię.

- w odniesieniu do już istniejących budynków Komisja od dawna zaangażowana jest w zapewnienie zrównoważonego rozwoju, zarówno przez swoje działania prawodawcze i polityczne, jak i przez codzienne zarządzanie; dowodem tych działań są takie inicjatywy w dziedzinie środowiska, jak decyzja[22] z września 2001 r. o rozpoczęciu projektu pilotażowego wdrażającego rozporządzenie w sprawie systemu zarządzania środowiskiem i audytu środowiskowego (EMAS, Eco-Management and Audit System )[23]. Zaowocowała ona uznaniem siedmiu budynków w Brukseli[24] za odpowiadające normom EMAS, przy jednoczesnym zachęceniu 3 500 pracowników oraz kontrahentów Komisji do zachowań przyjaznych środowisku zarówno w pracy, jak i we wszystkich innych dziedzinach życia. Komisja stawia sobie za cel stopniowe rozszerzenie systemu EMAS na główne budynki, a wszystkie remonty zostaną skoncentrowane wokół zagadnienia efektywności energetycznej.

- w odniesieniu do nowych oraz remontowanych budynków , Komisja przyjmie zintegrowane synergiczne podejście, które obejmie wszystkie etapy cyklu życia budynku, od zastosowania w budowie materiałów nadających się do powtórnego użytku lub recyclingu po racjonalne wykorzystanie zasobów naturalnych, jak np. energii (określonych w dyrektywie 2002/91/WE).

6.2.2. Mobilność

Lokalizacja budynków oraz ich integracja z siecią transportu publicznego jest bardzo ważnym czynnikiem z punktu widzenia zmniejszenia negatywnego wpływu Komisji oraz jej pracowników na środowisko. Główne budynki oraz tereny, na których mieści się Komisja, powinny w związku z tym zostać usytuowane w pobliżu węzłów przesiadkowych takich środków transportu publicznego, jak kolej, metro czy kolej miejska lub posiadać doskonałe połączenia z siecią transportu publicznego. Powinno to umożliwić korzystanie z transportu publicznego zarówno w drodze do pracy i z pracy, jak i pomiędzy budynkami Komisji a innymi instytucjami UE oraz w drodze do szkół europejskich i żłobków. W tym kontekście Komisja pragnie podkreślić, że nie tylko żłobki, ale także szkoły europejskie powinny być usytuowane w pobliżu głównych miejsc jej działalności oraz skupisk mieszkalnych pracowników w celu zmniejszenia negatywnego wpływu transportu na środowisko (oraz aby ułatwić pracownikom pogodzenie życia prywatnego z zawodowym).

Powinien również zostać zapewniony bezpieczny dojazd do budynków rowerem, najlepiej w ramach istniejącej lokalnej sieci ścieżek rowerowych. W tym kontekście niezbędne jest podjęcie przez władze krajowe koniecznych kroków dla zapewnienia dostępności wystarczających połączeń transportu publicznego i innej infrastruktury, w ramach istniejącego planu Komisji 2006-2009[25] w sprawie poruszania się pracowników po Brukseli, który wspiera i uzupełnia istniejące inicjatywy mające na celu promowanie korzystania z transportu publicznego i innych zrównoważonych środków transportu. Należy podjąć dalsze kroki w celu rozwijania inicjatywy Eurobus w Brukseli oraz zawarcia porozumienia z władzami miejskimi Luksemburga w sprawie korzystania pracowników Komisji z transportu publicznego.

6.2.3. Synergia w zarządzaniu budynkami

Aby ułatwić zintegrowane zarządzanie budynkami Komisji należy we wszystkich możliwych przypadkach korzystać z najnowszych osiągnięć technicznych, w szczególności poprzez użycie zintegrowanych platform w ramach protokołu internetowego w celu zintegrowania różnych systemów zarządzania budynkami (alarmów, sieci IT, kontroli wstępu, konserwacji i funkcjonowania itp.) Wprowadzenie wspólnych systemów pozwoli dalej zmniejszyć zużycie energii, a także umożliwi inne oszczędności dzięki wydajniejszemu zarządzaniu i eksploatowaniu budynków.

7. WDRAżANIE POLITYKI KOMISJI W ZAKRESIE BUDYNKÓW;

7.1. Współpraca między zainteresowanymi stronami

7.1.1. Współpraca z władzami belgijskimi

Komisja przywiązuje wielką wagę do polepszenia jakości życia swoich pracowników oraz mieszkańców dzielnicy europejskiej. Komisja pragnie wpłynąć na polepszenie wyglądu oraz zwiększenie integracji urbanistycznej swoich brukselskich budynków. Będzie ona mogła sprostać temu zadaniu jedynie przy wsparciu ze strony władz belgijskich, od którego w dużym stopniu zależy pomyślna realizacja niniejszej strategii.

W związku z tym Komisja zachęca władze belgijskie do dalszego wzmacniania koordynacji na wszystkich szczeblach w celu zapewnienia coraz większej spójności pomiędzy różnymi elementami polityki w zakresie przyjmowania instytucji europejskich w Belgii. Szczególny nacisk należy położyć na konieczność włączenia do pojęcia obecności europejskich instytucji w Belgii aspektów związanych zarówno z budynkami biurowymi (infrastruktura i logistyka), jak i z samymi pracownikami. Ten ostatni aspekt obejmuje w szczególności żłobki i przedszkola (za które odpowiada Komisja Europejska, ale co do których rola władz belgijskich obejmuje zapewnienie budynków, przede wszystkim udzielenie koniecznych pozwoleń) oraz szkoły europejskie (w stosunku do których Belgia jako państwo przyjmujące posiada jasno określone zobowiązania wynikające z konwencji międzyrządowej).

Ponadto Komisja polega na władzach belgijskich w kwestii podjęcia koniecznych środków dla polepszenia ogólnych możliwości transportowych mających znaczenie dla Komisji i jej pracowników. Ponieważ Komisja nie ma kompetencji w tej dziedzinie i jej pole manewru jest ograniczone, to władze belgijskie muszą zapewnić dalszy rozwój nowych pomysłów i projektów w tym zakresie.

Komisja nadal będzie aktywnie uczestniczyć w takich inicjatywach, jak grupa robocza UE-Belgia, utworzona w celu ułatwienia dialogu między instytucjami a władzami państwa przyjmującego, a także „Fonds Quartier européen” (utworzony pod patronatem Fundacji Króla Baudouina), który promuje współpracę, dialog i wymianę oraz wspiera działania w kierunku wzrostu przejrzystości. W związku z powyższym władze belgijskie zostaną wezwane do wyznaczenia odpowiednich organów, do których Komisja zwracać się będzie w niektórych kwestiach operacyjnych i które pomogą w monitorowaniu postępów w ich rozwiązywaniu.

7.1.2. Współpraca z władzami luksemburskimi

W stosunkach z władzami luksemburskimi pośredniczy Ministerstwo Spraw Zagranicznych, które zapewnia koordynację z innymi ministerstwami krajowymi i organami publicznymi. Sekretarz Generalny Ministerstwa Spraw Zagranicznych regularnie uczestniczy w spotkaniach kierowników administracyjnych instytucji europejskich oraz innych organów usytuowanych w Luksemburgu. Pozwala to na zapewnienie koordynacji polityki w zakresie budynków zarówno w obrębie instytucji, jak i z władzami lokalnymi. Komisja pragnie zachęcić władze luksemburskie do kontynuowania współpracy w celu znalezienia satysfakcjonujących rozwiązań dla nierozstrzygniętych jeszcze kwestii.

7.1.3. Współpraca z innymi instytucjami europejskimi

Komisja posiada długie i cenne doświadczenie we współpracy z innymi instytucjami, którą zamierza nadal kontynuować. Ze źródeł Komisji wynika, że jeśli chodzi o współpracę międzyinstytucjonalną, w innych instytucjach UE panuje wysoki poziom zadowolenia z usług świadczonych przez Komisję. Istnieje zgoda co do tego, że współpraca międzyinstytucjonalna w dziedzinach podlegających Biurom Infrastruktury i Logistyki w Brukseli oraz Infrastruktury i Logistyki w Luksemburgu powinna być prowadzona w oparciu o konkretne potrzeby, a instytucje nie powinny mieć obowiązku współpracowania, chyba że dobrowolnie podejmą taką decyzję. Żadna instytucja nie zasygnalizowała do tej pory potrzeby utworzenia innego – w pełni międzyinstytucjonalnego – biura, które miałoby prowadzić działania obecnie realizowane przez wspomniane wyżej biura Komisji. Niemniej jednak Komisja jest gotowa podjąć rozmowy na temat ewentualnych sposobów przyszłej współpracy w oparciu o konkretne inicjatywy, mające na celu doprowadzenie do wzrostu korzyści z efektu skali. W tym kontekście, biorąc pod uwagę konkretne potrzeby, należałoby określić rolę i zadania poszczególnych instytucji, łącznie z koniecznym nakładem pracy i korzyściami możliwymi do osiągnięcia przez każdą z nich.

7.2. Przegląd norm budowlanych i warunków lokalowych

W celu zapewnienia wprowadzenia w życie głównych zasad polityki przedstawionej w niniejszym komunikacie, wymagania architektoniczne polityki Komisji w zakresie budynków zostaną określone w nowym dokumencie w sprawie polityki architektonicznej, który powstanie pod koniec 2008 r., stanowiąc uzupełnienie podręcznika norm budowlanych ( Building Standards Manual , MIT)[26]. Ten ostatni zostanie sprawdzony pod kątem zgodności z najnowszymi osiągnięciami technicznymi i wytycznymi w zakresie zdrowia i bezpieczeństwa. Dodatkowo służby Komisji przyjmą kodeks warunków lokalowych, który ujednolici zasady i kryteria techniczne przyznawania powierzchni biurowych dyrekcjom generalnym i służbom Komisji w Brukseli i Luksemburgu, a także opracują nowy program w celu oceny, a w razie konieczności poprawy, „dobrego stanu” budynków. W ramach proponowanego podejścia wszystkie nowe projekty będą podlegały ocenie pod względem zgodności ze standardami i normami określonymi w podręczniku norm budowlanych i kodeksie warunków lokalowych.

[1] SEK(1996) 1095, KOM(1999) 713, KOM(2003) 755.

[2] Łącznie z takimi budynkami, jak centrum konferencyjne, archiwa historyczne, budynki logistyczne i zaplecze socjalne. Powierzchnia biurowa zajmowana przez pracowników Komisji to 804 000 m2 w 51 budynkach.

[3] Biura i inne lokale.

[4] Niektóre budynki, jak archiwa historyczne, kabiny IT, o łącznej powierzchni ok. 18 500 m2, są usytuowane w innych miejscach.

[5] „Dzielnica europejska” obejmuje obszar pomiędzy Cour St Michel, Madou Tower, Boulevard Clovis a Square de Meêus.

[6] Zgodnie z decyzją Komisji K(2003)570/5 z dnia 22 lipca 2003 r. ustanawiającą reguły administracyjne obowiązujące OIB. Biorąc pod uwagę wpływ tego typu decyzji na budżet, proponowane jest, aby opinia komitetu zarządzającego każdego z tych biur była przedstawiona na podstawie wstępnej zgody DG BUDG na ogólny budżet MAPF.

[7] Patrz ppkt 4.1.

[8] Patrz ppkt. 7.1.1.

[9] Na razie plan ten bierze pod uwagę tylko lokale potrzebne Komisji, z wyłączeniem agencji wykonawczych.

[10] Łącznie z remontami mającymi miejsce po przekroczeniu ekonomicznego czasu życia budynku.

[11] Patrz ppkt 2.1.

[12] Artykuł ten określa zasady przyznawania i procedury w obszarze zamówień publicznych.

[13] Dyrektor OIB i dyrektor OIL.

[14] W tym celu zawarte zostaną umowy ramowe między OIB i OIL a wyspecjalizowanymi konsultantami.

[15] Rozporządzenie Rady nr 1605/2002.

[16] System odroczonych terminów płatności pozwala Komisji na zakup budynków i spłacanie ich ceny przez wiele (zazwyczaj 27) lat. Prawo własności przenoszone jest na Komisję w dniu zakupu.

[17] Ankieta „Polityka lokalizacji budynków Komisji w Brukseli” przeprowadzona wśród pracowników między 17 stycznia a 2 lutego 2007 r.

[18] SEK(2006) 500.

[19] Dokument ten nakreśli specyfikę sytuacji w odniesieniu do dwóch głównych opóźniających się projektów (Cornet-Leman, Wagon-Lits).

[20] Kontrolowane przez DG Admin.

[21] KOM(2007) 225.

[22] Decyzja Komisji K(2001)2591 z dnia 7 września 2001 r. w sprawie wytycznych dotyczących wykonania rozporządzenia dopuszczającego dobrowolny udział organizacji w systemie zarządzania środowiskiem i audytu środowiskowego we Wspólnocie (EMAS).

[23] Rozporządzenie (WE) nr 761/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 19 marca 2001 r. dopuszczające dobrowolny udział organizacji w systemie zarządzania środowiskiem i audytu środowiskowego we Wspólnocie (EMAS).

[24] BERL, BRE2, BU-5/9, GUIM, HTWG, MO34 i SC11.

[25] SEK(2006) 344 – 14.3.2006 r.

[26] Podręcznik ten, który został poprawiony w czerwcu 2004 r., jest dokumentem referencyjnym i narzędziem pomagającym ocenić stopień, w jakim projekty budynków przedstawione Komisji spełniają wymierne kryteria, odnoszące się w szczególności do wymogów technicznych, komfortu i bezpieczeństwa.